Sifat Sistem Pengendalian Manajemen (1)
MAKALAH RANGKUMAN MATA KULIAH
BAB 1
SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
DIRINGKAS OLEH :
ELIANA KISAMA IRAWATI
F0313027
SEMESTER GENAP 2015/2016
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
BAB 1
SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Di dalam sistem pengendalian manajemen terdapat unsur-unsur
system yang meliputi perencanaan strategis; pembulatan anggaran;
alokasi sumber daya; pengukuran; evaluasi dan penghargaan atas
kinberja; alokasi pusat tanggung jawab; dan penetapan harga transfer.
Pada setiap organisasi yang mempraktikkan desentralisasi, maka
organisasi tersebut harus menggunakan pengendalian manajemen.
Terdapat dua pandangan yang beragumentasi mengenai sistem
pengendalian internal yaitu pertama, system pengendalian manajemen
dikembangkan melalui proses formal dan rasional dan kedua
pengendalian manajemen dikembangkan melalui proses eksperimentasi.
Proses formal dan rasional menyiratkan bahwa strategi menentukan
desain system manajemen perusahaan. Sedangkan sebaliknya pandangan
yang lain mengatakan strategi muncul melalui eksperimentasi yang
dipengaruhi oleh system manajemen perusahaan, sehingga system
pengendalian manajemen dapat mempengaruhi perkembangan strategi.
Perusahaan yang menggunakan proses formal dan rasional untuk
mengembangkan strategi kemudian setelah itu mendesain system
pengendalian manajemen untuk melaksanakan strategi tersebut adalah
perusahaan yang beroperasi dalam konteks industry dan perubahan
lingkunganya yang terjadi dapat diprediksikan. Perusahaan sering
mengalamai kesulitan untuk merumuskan strategi di awal kemudian
mendesain system manajemen untuk melaksanakan strategi yang dipilih
untuk perusahaan yang mengalami perubahan lingkungan yang cepat
berubah. Untuk itu dalam hal ini perusahaan memproses strategi dengan
eksperimentasi dan proses di luar rencana yang secara signifikan
dipengaruhi oleh sistem pengendalian manajemen perusahaan yang telah
ada sebelum merumuskan strategi.
Dalam buku ini mencakup pentingnya materi yang tidak dapat
disangkal lagi dan diterima secara luas oleh perusahaan, tetapi terdapat
beberapa perusahaan yang memiliki strategi yang bagus namun tidak
diimplementasikan karena jauh lebih mahal dan memakan waktu yang
banyak dari apa yang diantisipasi, sehingga tidak peduli betapa baiknya
maksud strategi tersebut, jika tidak menjadi kenyataan hal tersebut
adalah sia-sia. Perusahaan yang berkinerja tinggi berhasil dalam
pelaksanaanya lah yang memiliki strategi yang baik. Perusahaan –
perusahaan yang jatuh seperti Tyco, Global Crossing,WorldCom, dan
enron adalah contoh perusahaan yang mengalami kegagaln karena
kelalaian
dalam
pengendalian.
Kelalain
tersebut
terletak
pada
kompensasi CEO dan manajemen puncak perusahaan-perusahaan yang
berkaitan erat dengan opsi saham yang membuat para eksekutif
termotivasi untuk memanipulasi keuangan untuk mempertahankan harga
saham dalam waktu jangka pendek. Dan contoh perusahaan yang
memiliki strategi yang baik adalah perusahaan kelas dunia seperti
Emerson Electric, Lincoln Electric, New York Times, dell computer,
Wal-mart, 3M corporation, Worthington industries, Southwest Airlines,
Cisco systems, dan analog devices yang telah berhasil dalam waktu
jangka panjang karena mengembangkan strategi yang baik dan bukan
hal itu saja, tetapi hal yang lebih penting bahwa mereka merancang
system dan proses yang mampu memberikan energy kepada karyawan
untuk melaksanakan strategi tersebut secara efektif. Studi kasus di
dalam perusahaan –perusahaan juga akan dibahas untuk memahami
implementasi dari setiap perusahaan. Di dalam penyelidikan perusahaan
dotcom yang ada terjadi bias karena memberikan terlalu banyak
perhatian pada pengembangan strategi tetapi hanya terlalu sedikit pada
pelaksanaannya. Dotcom tidak memperhatiakan perkembangan model
bisnis baru yang sedang diteliti yang merupakan hal biasa untuk
mendiagnosis kematian perusahaan dan kegagalan itu cepat disamakan
dengan model-model bisnis yang gagal. Perusahaan – perusahaan
seharusnya memperhatikan perhatian yang lebih banyak pada alokasi
sumber daya, pembuatan anggaran, pengukuran kinerja, dan alat-alat
pengendalian manajemen kunci lainnya dalam mengimplementasikan
strategi ketika perusahaan melakukan persiapan generasi kedua.
PENGENDALIAN
Dalam pengendalian ini di ibaratkan atau di gambarkan seperti
mengemudi mobil yaitu tekan pedal gas maka mobil akan berjalan lebih
cepat, jika tekan pedal rem maka mobil akan secara perlahan berhenti.
Hal ini berarti mobil dapat dikendalikan secara kecepatan dan arah, jika
bebrapa tidak berfungsi maka mobil tersebut tidak dapat bekerja dengan
baik sesuai dengan kendali atau akan berada di lauar kendali. Organisasi
seperti mobil yang harus berada dalam suatu kendali yaitu harus ada
perangkat-perangkat
untuk
memastikan
bahwa
tujuan
strategis
organisasi dapat tercapai. Tetapi yang merupakan hal pembeda dalam
mengendalikan organisasi dan mobil adalah mengendalikan organisasi
jauh lebih rumit daripada mengemudi sebuah mobil.
Elemen – elemen sistem pengendalian di gambarkan pada bagan yaitu
antara perusahaan yang sedang dikendalikan terjadi hubungan timbal
balik dengan perangkat kendali. Di dalam hubungan timbal balik
tersebut
terdapat
elemen
detector
dan
effector
untuk
sistem
pengendalian dan perangkat kendali terdapat assessor untuk elemen
system pengendalian.
Contro
l
device
2. Assessor:
Comparison
with standard
3. Efector:
Behaviour
alteration, if
needed
1. Detector:
What is
happening?
Entity
being
controlle
d
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki
4.
Communicatio
n network:
transmit the
information
empat
elemen
penyusunnya :
1. Pelacak (detector) atau sensor adalah suatu perangkat pada sistem
pengendalian yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi
dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai
(assessor)
adalah
suatu
perangkat
pada
sistem
pengendalian yang menentukan signifikansi dari peristiwa actual
dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector adalah suatu perangkat pada sistem pengendalian yang
disebut dengan umpan balik karena mengubah perilaku jika
assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal
tersebut.
4. Jaringan komunikasi adalah perangkat pada sistem pengendalian
yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan
antara assessor dan effector.
Penjelasan mengenai elemen-elemen tersebut berfungsi dengan tingkat
kerumitan yang semakin meningkat digambarkan pada contoh
thermostat yang mengatur suhu ruangan, proses biologis yang mengatur
suhu tubuh, dan pengendara mobil yang mengatur arah dan kecepatan
kendaraan.
Thermostat terdiri dari komponen :
1. Termometer sebagai detector yaitu yang mengukur suhu ruangan
2. Assessor yang berfungsi membandingkan suhu ruangan dengan
standar yang diterima mengenai suhu yang seharusnya
3. Effector dalam thermostat yang mendorong pemanas untuk
memancarkan panas jika suhu actual lebih rendah dari suhu
standar atau mengaktifkan pendingin jika suhu actual lebih tinggi
dari standard dan juga yang mematikan alat-alat ini ketika suhu
ruangan telah sesuai dengan suhu standar
4. Jaringan komunikasi dalam penerapan thermostat yaitu yang
meneruskan informasi dari thermometer ke assessor dan dari
assessor ke elemen pemanas atau pendingin.
Suhu tubuh. Di dalam suhu tubuh terdapat elemen-elemn mekanisme
pengendalian dengan mana tubuh berusaha untuk mempertahankan
standar tersebut meliputi :
1. Detector dalam suhu tubuh adalah saraf sensorik yang tersebar di
seluruh tubuh
2. Assessor dalam suhu tubuh adalah hypothalamus yang berpusat
di otak yang berfungsi membandingkan antara informasi yang
diterima detector dengan suhu tubuh standar
3. Effector dalam suhu tubuh adalah otot-otot dan organ tubuh yang
berfungsi mengurangi suhu tubuh ketika melebihi suatu standar
dengan cara bernapas terengah-engah dan berkeringat, serta
dengan membuka pori-pori kulit dan meningkatkan suhu tubuh
ketika turun di bawah standar dengan cara menggigil dan
menutup pori-pori kulit
4. Sistem komunikasi dalam suhu tubuh yang menyeluruh dari
jaringan saraf
Sistem pada suhu tubuh bersifat otomatis sebagaimana mestinya dengan
teratur sendirinya,sehingga system tersebut akan secara otomatis
mengoreksi penyimpangan dari standar tanpa memerluka usaha secara
sadar .
Pengendara mobil. Sistem pengendalian pengendara mobil bertindak
sebagai:
1. Sensor pada pengendara mobil adalah mata pengendara yang
mengukur kecepatan actual dengan cara mengamati speedometer
2. Assessor pada pengendara mobil adalah otak pengendara yang
membandingkan kecepatan actual dengan kecepatan yang
ditetapkan oleh hokum, dan mendeteksi adanya penyimpangan
dari standar.
3. Effector pada pengendara mobil adalah mengarahkan kaki
pengendara untuk melepas atau menekan pedal gas
4. Sistem iformasi adalah pada saat pengendara mengubah system
komunikasi yang menyebarkan informasi dari mata ke otak dan
otak ke kaki.
Dari ketiga hal contoh di atas yang merupakan hal terumit untuk
pengendaliannya adalah pengendara mobil karena tidak adanya
kepastian mengenai tindakan apa yang akan diarahkan oleh otak setelah
menerima dan mengevaluasi informasi dari detertor atau mata
pengendara.
Manajemen
Suatu organisasi tidak hanya terdiri daru satu orang saja, tetapi terdiri
dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai
tujuan bersama di dalam organisasi tersebut, yang biasanya organisasi
bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang
memuaskan. Organisai dipimpin oleh manajer dengan CEO pada posisi
puncak dan para manajer setiap bagian atau unit bisnis, department,
bagian,dan subunit lainnya berada di bawah CEO dalam suatu bagan
organisasi. Seluruh manajer dalam setiap bagan organisasi selain CEO
merupakan atasan dan bawahan sekaligus mereka bertugas mengawasi
kinerja dari orang – orang yang ada di dalam unitnya, dan mereka akan
diawasi oleh manajer kepada siapa mereka melapor. Di dalam bagan
organisasi, CEO yanag akan memutuskan secara keseluruhan strategi
yang memungkinkan organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer
diseluruh tingkatan atau bagian memastikan bahwa orang-orang yang
mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.
Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana
Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen
yang sama dengan elemen pada sistem pengendalian yang lebih
sederhana yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnyayang terdiri
dari detector, assessor, effector dan system komunikasi, namun
bagaimanapu terdapat perbedaan yang signifikan antara proses
pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana, yaitu :
1. Tidak sama halnya seperti thermostat atau sistem suhu tubuh
yang di gambarkan di atas, faktanya standar tidaklah ditetapkan
terlebih dahulu melainkan standar tersebut merupakan proses
perencanaan yang sadar. Oleh karena itu, pengendalian dalam
suatu organisasi meliputi perencanan standar.
2. Seperti halnya mengendalikan mobil oleh pengendra mobil,
pengendalian manajemen tidak bersifat otomatis.
3. Tidak seperti pengendalian sebuah mobil oleh pengendara yang
merupakan suatu fungsi yang dilakukan oleh seorang individu,
pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu
di dalam suatu organisasi. Pengendalian manajemen harus
memastikan bahwa setiap bagan dalam struktur organisasi
bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya.
4. Koneksi
dari
diterimanya
kebutuhan
akan
tindakan
ke
ditetapkannya tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil
yang diinginkan mungkin bukan sesuatu yang jelas dilihat,tetapi
hal yang tidak jelas. Manajer di umpamakan sebagai kotak hitam
karena tidak dapat diketahui apa tindakan yang akan di ambil
oleh manajer tertentu dalam suatu bagian ketika terjadi sebuah
perbedaan yang signifikan antara hasil actual dengan hasil yang
diharapkan, atau tindakan apa yang akan di ambil orang lain
sebagai respon terhadap tanda atau sinyal dari manajernya pada
bagian itu.
5. Banyak pengendalian manajemen yang merupakan pengendalian
diri sendiri, yaitu pengendalian tidak dilakukan oleh suatu
perangkat pengatur eksternal tetapi oleh par manajer yang
menggunakan penilaian mereka sendiri yang tidak mengikuti
instruksi dari atasan.
Sistem
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitive untuk
melaksanakan suatu atau kelompok aktivitas tertentu. Sistem memiliki
karakteristik berupa suatu rangkaian langkah-langkah yang saling
berirama, terkoordinasi, dan berulang yang dimaksudkan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu di dalam suatu organisasi. Bebrapa
tindakan manajemen bersifat tidak sistematis karena pada umumnya
manajer menhadapi situasi dimana aturan tidak terdefinisikan dengan
baik sehingga harus menggunkan penilaian yang terbaik mereka untuk
memutuskan tindakan apa yang akan diambil.
BATAS-BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen didefinisikan dengan membedakannya dari
dua sistem atau kegiatan lain yang juga memerlukan suatu perencanaan
dan pengendalian. Pengendalian manajemen terletak antara formulasi
strategi dan pengendalian tugas dimana formulasi strategi memiliki sifat
akhir produk yaitu tujuan, strategi dan kebijakan; pengendalian tugas
memiliki sifat akhir produk yaitu kinerja yang efisien dan efektif dari
tugas-tugas individual dan pengendalian manajemen terletak di antara
kedua hal tersebut yang memiliki sifat akhir produk yaitu penerapan
strategi. Formulasi tugas disini memfokuskan pada jangka panjang,
pengendalian tugas memfokuskan pada kegiatan jangka pendek dan
untuk pengendalian manajemen terletak di antara kedua jangka waktu
tersebut.
Strategy
formulatio
n
Manageme
nt control
Task
control
Goals,strategies,
and policies
Implementation
of strategies
Efficient and efective
performance of individual
task
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan suatu proses dengan mana para
manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk dapat
mengimplementasikan strategi organisasi. Proses ini mengandung
beberapa aspek yaitu :
Kegiatan Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen terdapat 6 kegiatan yaitu :
1. Merencanakan apa yang akan dan seharusnya dilakukan oleh
organisasi
2. Mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas yang ada dari beberapa
bagian organisasi
3. Mengkomunikasikan informasi yang ada
4. Mengevaluasi setiap informasi
5. Memutuskan tindakan apa yang akan dan seharusnya diambil jika
ada suatu masalah dan hal lainnya
6. Mempengaruhi orang-orrang untuk mengubah perilaku mereka
dalam organisasi
Keselarasan Tujuan
Proses pengendalian manajemen bukan merupakan hal yang bersifat
mekanis melainkan suatu proses yang meliputi interaksi antar individu
yang tidak dapat digambarkan secara mekanis. Masalah pengendalian
utama adalah bagaimana mempengaruhi individu dalam suatu organisasi
untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara
sedemikian rupa sehingga sekaligus akan membantu pencapaian tujuan
organisasi. Keselarasan tujuan berarti tujuan seseorang anggota
organisasi seharusnya konsisten atau selaras dengan tujuan organisasi
itu sendiri.
Perangkat Penerapan Strategi
Pengendalian manajemen di dalam suatu organisasi memfokuskan pada
pelaksanaan
strategi
dan
menjadi
perangkat
manajer
dalam
mengimplementasikan strategi yang diinginkan.
Tekanan Finansial dan Nonfinansial
Sistem pengendalian manajemen terdiri atas kinerja finansial dan
nonfinansial. Dalam hal ini dimensi finansial memfokuskan pada hasil
moneter,laba bersih,pengembalian modal dll,tetapi secara actual seluruh
subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial berupa mutu produk,
pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan
semangat kerja karyawan.
Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
Peranan
pengendalian
manajemen
adalah
untuk
memastikan
pelaksanaan strategi yang telah dipilih atau pengimplementasikannya
strategi tersebut. Dalam lingkungan yang cepat berubah terdapat
informasi pengendalian manajemen terutama yang bersifat nonfinansial
juga dapat menjadi penyedia dasar bagi pertimbangan strategi baru.
Pengendalian hari ini
Strategi masa depan
Perumusan Strategi
Proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai
tujuan merupakan formulasi strategi. Strategi sangat diperlukan dalam
mencapai tujuan suatu organisasi karena merupakan perencanaan yang
besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan
pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior yang
telah direncanakan. Manajemen perlu memberikan keputusan-keputusan
strategis yang akan dilakukan ke depannya. Adanya ancama dan
kesempatan menimbulkan kebutuhan untuk memformulasikan strategi
yang merupakan respon terhadap hal tersebut. Strategi dalam
menghadapi ancaman dan kesempatan yang ada dapat muncul dari mana
saja dan kapan saja yang tidak semata-mata dari riset dan
pengembangan atau staf perusahaan pusat.
Perbedaan antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen
Dalam hal ini perbedaan terletak pada proses yang dilakukannya yaitu
pada formulasi strategi merupak proses pengambilan keputusan strategi
baru dan untuk pengendalian manajemen adalah proses implementasi
strategi tersebut. Sehinggan dalam hal ini dpat di ambil kesimpulan
bahwa formulasi strategi dilakukan sebelum pengendalian manajemen
yang merupakan proses implementasi strategi yang telah matang pada
formulasi strategi.
Pengendalian Tugas
Proses dalam memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan
secara efektif dan efisien adalah pengendalian tugas. Pengendalian tugas
berorientasi pada transaksi yang melibatkan kinerja dari tugas individual
sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian
manajemen. Pengawasan merupakan bagian dari pengendalian tugas
agar aturan-aturan diikuti. Kegiatan pengendalian tugas banyak yang
bersifat ilmiah yaitu keputusan optimaal atau tindakan yang tepat perlu
di ambil dalam organisasi untuk membawa kondisi diluar kendali
kembali ke kondisi ynag diinginkan atau merupakan tujuan organisasi
dan dapat diprediksikan dalam batasan yang dapat diterima.
Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen
Perbedaan terletak pada system, yaitu pengendalian tugas lebih bersifat
ilmiah, sedangkan pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan
menjadi suatu ilmu. Secara definisi juga terdapat perbedaan, yaitu dalam
pengendalian manajemen melibatkan perilaku setiap manajer sedangkan
pengendalian tugas tidak melibatkan manusia sama sekali. Apabila
fokus terletak pada unit organisasional hal ini adalah pengendalian
manajemen dan dalam pengendalian tugas focus terletak pada tugas
spesifik dilakukan oloeh unit-unti organisasional ini. Dan apabila hal
tersebut berkaitan dengan dengan aktivitas para manajer yang
didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa ynag harus dilakukan
dalam kendala strategi secara umum adalah penegndalian manajemen
dan pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu yang
sebagian
besar
membutuhkan
sedikit
atau
tidak
sama
seklai
pertimbangan dalam pelaksanaannya.
Dampak Internet terhadap pengendalian manajemen
Hal ini diawali dengan ditemukannya telepon yang sangat bermanfaat
untuk komunikasi jarak jauh sehingga setelah adanya revolusi informasi
yang sangat cepat ditemukannya internet. Internet menyediakan manfaat
utama yang tidak didapat dari telepon :
1. Akses secara mudah dan cepat dalam setiap pengiriman data dan
hal-hal lainnya
2. Komunikasi multi target karena internet memiliki jangkauan ynag
sangat luas; satu situs pada internet dapat menjangkau jutaan
orang
3. Komunikasi berbiaya rendah yang dapat menghubungkan dengan
banyak orang dibelahan dunia ini tanpa mengeluarkan biaya yang
banyak
4. Kemampuan menampilkan citra tertentu. Telepon tidak dapat
menampilkan citra, tetapi pada internet situs web dapat melihat
gambar-gambar yang mendukung komunikasi
5. Pergeseran Kekuatan dan kendali terhadap individu. Hal ini dapat
terjadi karena pelanggan menjadi “raja” yang dapat menggunakan
situs we selama 24 jam sehari dengan sangat fleksible.
Internet juga telah mengubah perdagangan komersial yang meluas
Pengaruh internet pada pengendalian manajemen dalam suatu organisasi
adalah system pengendalian manajemen meliputi informasi dan
organisasi memerluka sebuah infrastruktur untuk memproses informasi
tersebut yang telah disediakan oleh internet. Hal ini membuat
pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan cepat dengan kesalahan
yang sedikit. Dan melalui internet seorang manajer dapat mencari data,
menganalisis data, berkomunikasi dll dengan mudah sehingga para
manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya
secara pribadi.
BAB 1
SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
DIRINGKAS OLEH :
ELIANA KISAMA IRAWATI
F0313027
SEMESTER GENAP 2015/2016
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
BAB 1
SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
Di dalam sistem pengendalian manajemen terdapat unsur-unsur
system yang meliputi perencanaan strategis; pembulatan anggaran;
alokasi sumber daya; pengukuran; evaluasi dan penghargaan atas
kinberja; alokasi pusat tanggung jawab; dan penetapan harga transfer.
Pada setiap organisasi yang mempraktikkan desentralisasi, maka
organisasi tersebut harus menggunakan pengendalian manajemen.
Terdapat dua pandangan yang beragumentasi mengenai sistem
pengendalian internal yaitu pertama, system pengendalian manajemen
dikembangkan melalui proses formal dan rasional dan kedua
pengendalian manajemen dikembangkan melalui proses eksperimentasi.
Proses formal dan rasional menyiratkan bahwa strategi menentukan
desain system manajemen perusahaan. Sedangkan sebaliknya pandangan
yang lain mengatakan strategi muncul melalui eksperimentasi yang
dipengaruhi oleh system manajemen perusahaan, sehingga system
pengendalian manajemen dapat mempengaruhi perkembangan strategi.
Perusahaan yang menggunakan proses formal dan rasional untuk
mengembangkan strategi kemudian setelah itu mendesain system
pengendalian manajemen untuk melaksanakan strategi tersebut adalah
perusahaan yang beroperasi dalam konteks industry dan perubahan
lingkunganya yang terjadi dapat diprediksikan. Perusahaan sering
mengalamai kesulitan untuk merumuskan strategi di awal kemudian
mendesain system manajemen untuk melaksanakan strategi yang dipilih
untuk perusahaan yang mengalami perubahan lingkungan yang cepat
berubah. Untuk itu dalam hal ini perusahaan memproses strategi dengan
eksperimentasi dan proses di luar rencana yang secara signifikan
dipengaruhi oleh sistem pengendalian manajemen perusahaan yang telah
ada sebelum merumuskan strategi.
Dalam buku ini mencakup pentingnya materi yang tidak dapat
disangkal lagi dan diterima secara luas oleh perusahaan, tetapi terdapat
beberapa perusahaan yang memiliki strategi yang bagus namun tidak
diimplementasikan karena jauh lebih mahal dan memakan waktu yang
banyak dari apa yang diantisipasi, sehingga tidak peduli betapa baiknya
maksud strategi tersebut, jika tidak menjadi kenyataan hal tersebut
adalah sia-sia. Perusahaan yang berkinerja tinggi berhasil dalam
pelaksanaanya lah yang memiliki strategi yang baik. Perusahaan –
perusahaan yang jatuh seperti Tyco, Global Crossing,WorldCom, dan
enron adalah contoh perusahaan yang mengalami kegagaln karena
kelalaian
dalam
pengendalian.
Kelalain
tersebut
terletak
pada
kompensasi CEO dan manajemen puncak perusahaan-perusahaan yang
berkaitan erat dengan opsi saham yang membuat para eksekutif
termotivasi untuk memanipulasi keuangan untuk mempertahankan harga
saham dalam waktu jangka pendek. Dan contoh perusahaan yang
memiliki strategi yang baik adalah perusahaan kelas dunia seperti
Emerson Electric, Lincoln Electric, New York Times, dell computer,
Wal-mart, 3M corporation, Worthington industries, Southwest Airlines,
Cisco systems, dan analog devices yang telah berhasil dalam waktu
jangka panjang karena mengembangkan strategi yang baik dan bukan
hal itu saja, tetapi hal yang lebih penting bahwa mereka merancang
system dan proses yang mampu memberikan energy kepada karyawan
untuk melaksanakan strategi tersebut secara efektif. Studi kasus di
dalam perusahaan –perusahaan juga akan dibahas untuk memahami
implementasi dari setiap perusahaan. Di dalam penyelidikan perusahaan
dotcom yang ada terjadi bias karena memberikan terlalu banyak
perhatian pada pengembangan strategi tetapi hanya terlalu sedikit pada
pelaksanaannya. Dotcom tidak memperhatiakan perkembangan model
bisnis baru yang sedang diteliti yang merupakan hal biasa untuk
mendiagnosis kematian perusahaan dan kegagalan itu cepat disamakan
dengan model-model bisnis yang gagal. Perusahaan – perusahaan
seharusnya memperhatikan perhatian yang lebih banyak pada alokasi
sumber daya, pembuatan anggaran, pengukuran kinerja, dan alat-alat
pengendalian manajemen kunci lainnya dalam mengimplementasikan
strategi ketika perusahaan melakukan persiapan generasi kedua.
PENGENDALIAN
Dalam pengendalian ini di ibaratkan atau di gambarkan seperti
mengemudi mobil yaitu tekan pedal gas maka mobil akan berjalan lebih
cepat, jika tekan pedal rem maka mobil akan secara perlahan berhenti.
Hal ini berarti mobil dapat dikendalikan secara kecepatan dan arah, jika
bebrapa tidak berfungsi maka mobil tersebut tidak dapat bekerja dengan
baik sesuai dengan kendali atau akan berada di lauar kendali. Organisasi
seperti mobil yang harus berada dalam suatu kendali yaitu harus ada
perangkat-perangkat
untuk
memastikan
bahwa
tujuan
strategis
organisasi dapat tercapai. Tetapi yang merupakan hal pembeda dalam
mengendalikan organisasi dan mobil adalah mengendalikan organisasi
jauh lebih rumit daripada mengemudi sebuah mobil.
Elemen – elemen sistem pengendalian di gambarkan pada bagan yaitu
antara perusahaan yang sedang dikendalikan terjadi hubungan timbal
balik dengan perangkat kendali. Di dalam hubungan timbal balik
tersebut
terdapat
elemen
detector
dan
effector
untuk
sistem
pengendalian dan perangkat kendali terdapat assessor untuk elemen
system pengendalian.
Contro
l
device
2. Assessor:
Comparison
with standard
3. Efector:
Behaviour
alteration, if
needed
1. Detector:
What is
happening?
Entity
being
controlle
d
Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki
4.
Communicatio
n network:
transmit the
information
empat
elemen
penyusunnya :
1. Pelacak (detector) atau sensor adalah suatu perangkat pada sistem
pengendalian yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi
dalam proses yang sedang dikendalikan.
2. Penilai
(assessor)
adalah
suatu
perangkat
pada
sistem
pengendalian yang menentukan signifikansi dari peristiwa actual
dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau
ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.
3. Effector adalah suatu perangkat pada sistem pengendalian yang
disebut dengan umpan balik karena mengubah perilaku jika
assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal
tersebut.
4. Jaringan komunikasi adalah perangkat pada sistem pengendalian
yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan
antara assessor dan effector.
Penjelasan mengenai elemen-elemen tersebut berfungsi dengan tingkat
kerumitan yang semakin meningkat digambarkan pada contoh
thermostat yang mengatur suhu ruangan, proses biologis yang mengatur
suhu tubuh, dan pengendara mobil yang mengatur arah dan kecepatan
kendaraan.
Thermostat terdiri dari komponen :
1. Termometer sebagai detector yaitu yang mengukur suhu ruangan
2. Assessor yang berfungsi membandingkan suhu ruangan dengan
standar yang diterima mengenai suhu yang seharusnya
3. Effector dalam thermostat yang mendorong pemanas untuk
memancarkan panas jika suhu actual lebih rendah dari suhu
standar atau mengaktifkan pendingin jika suhu actual lebih tinggi
dari standard dan juga yang mematikan alat-alat ini ketika suhu
ruangan telah sesuai dengan suhu standar
4. Jaringan komunikasi dalam penerapan thermostat yaitu yang
meneruskan informasi dari thermometer ke assessor dan dari
assessor ke elemen pemanas atau pendingin.
Suhu tubuh. Di dalam suhu tubuh terdapat elemen-elemn mekanisme
pengendalian dengan mana tubuh berusaha untuk mempertahankan
standar tersebut meliputi :
1. Detector dalam suhu tubuh adalah saraf sensorik yang tersebar di
seluruh tubuh
2. Assessor dalam suhu tubuh adalah hypothalamus yang berpusat
di otak yang berfungsi membandingkan antara informasi yang
diterima detector dengan suhu tubuh standar
3. Effector dalam suhu tubuh adalah otot-otot dan organ tubuh yang
berfungsi mengurangi suhu tubuh ketika melebihi suatu standar
dengan cara bernapas terengah-engah dan berkeringat, serta
dengan membuka pori-pori kulit dan meningkatkan suhu tubuh
ketika turun di bawah standar dengan cara menggigil dan
menutup pori-pori kulit
4. Sistem komunikasi dalam suhu tubuh yang menyeluruh dari
jaringan saraf
Sistem pada suhu tubuh bersifat otomatis sebagaimana mestinya dengan
teratur sendirinya,sehingga system tersebut akan secara otomatis
mengoreksi penyimpangan dari standar tanpa memerluka usaha secara
sadar .
Pengendara mobil. Sistem pengendalian pengendara mobil bertindak
sebagai:
1. Sensor pada pengendara mobil adalah mata pengendara yang
mengukur kecepatan actual dengan cara mengamati speedometer
2. Assessor pada pengendara mobil adalah otak pengendara yang
membandingkan kecepatan actual dengan kecepatan yang
ditetapkan oleh hokum, dan mendeteksi adanya penyimpangan
dari standar.
3. Effector pada pengendara mobil adalah mengarahkan kaki
pengendara untuk melepas atau menekan pedal gas
4. Sistem iformasi adalah pada saat pengendara mengubah system
komunikasi yang menyebarkan informasi dari mata ke otak dan
otak ke kaki.
Dari ketiga hal contoh di atas yang merupakan hal terumit untuk
pengendaliannya adalah pengendara mobil karena tidak adanya
kepastian mengenai tindakan apa yang akan diarahkan oleh otak setelah
menerima dan mengevaluasi informasi dari detertor atau mata
pengendara.
Manajemen
Suatu organisasi tidak hanya terdiri daru satu orang saja, tetapi terdiri
dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai
tujuan bersama di dalam organisasi tersebut, yang biasanya organisasi
bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang
memuaskan. Organisai dipimpin oleh manajer dengan CEO pada posisi
puncak dan para manajer setiap bagian atau unit bisnis, department,
bagian,dan subunit lainnya berada di bawah CEO dalam suatu bagan
organisasi. Seluruh manajer dalam setiap bagan organisasi selain CEO
merupakan atasan dan bawahan sekaligus mereka bertugas mengawasi
kinerja dari orang – orang yang ada di dalam unitnya, dan mereka akan
diawasi oleh manajer kepada siapa mereka melapor. Di dalam bagan
organisasi, CEO yanag akan memutuskan secara keseluruhan strategi
yang memungkinkan organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.
Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer
diseluruh tingkatan atau bagian memastikan bahwa orang-orang yang
mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan.
Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana
Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen
yang sama dengan elemen pada sistem pengendalian yang lebih
sederhana yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnyayang terdiri
dari detector, assessor, effector dan system komunikasi, namun
bagaimanapu terdapat perbedaan yang signifikan antara proses
pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana, yaitu :
1. Tidak sama halnya seperti thermostat atau sistem suhu tubuh
yang di gambarkan di atas, faktanya standar tidaklah ditetapkan
terlebih dahulu melainkan standar tersebut merupakan proses
perencanaan yang sadar. Oleh karena itu, pengendalian dalam
suatu organisasi meliputi perencanan standar.
2. Seperti halnya mengendalikan mobil oleh pengendra mobil,
pengendalian manajemen tidak bersifat otomatis.
3. Tidak seperti pengendalian sebuah mobil oleh pengendara yang
merupakan suatu fungsi yang dilakukan oleh seorang individu,
pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu
di dalam suatu organisasi. Pengendalian manajemen harus
memastikan bahwa setiap bagan dalam struktur organisasi
bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya.
4. Koneksi
dari
diterimanya
kebutuhan
akan
tindakan
ke
ditetapkannya tindakan yang diperlukan untuk memperoleh hasil
yang diinginkan mungkin bukan sesuatu yang jelas dilihat,tetapi
hal yang tidak jelas. Manajer di umpamakan sebagai kotak hitam
karena tidak dapat diketahui apa tindakan yang akan di ambil
oleh manajer tertentu dalam suatu bagian ketika terjadi sebuah
perbedaan yang signifikan antara hasil actual dengan hasil yang
diharapkan, atau tindakan apa yang akan di ambil orang lain
sebagai respon terhadap tanda atau sinyal dari manajernya pada
bagian itu.
5. Banyak pengendalian manajemen yang merupakan pengendalian
diri sendiri, yaitu pengendalian tidak dilakukan oleh suatu
perangkat pengatur eksternal tetapi oleh par manajer yang
menggunakan penilaian mereka sendiri yang tidak mengikuti
instruksi dari atasan.
Sistem
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitive untuk
melaksanakan suatu atau kelompok aktivitas tertentu. Sistem memiliki
karakteristik berupa suatu rangkaian langkah-langkah yang saling
berirama, terkoordinasi, dan berulang yang dimaksudkan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu di dalam suatu organisasi. Bebrapa
tindakan manajemen bersifat tidak sistematis karena pada umumnya
manajer menhadapi situasi dimana aturan tidak terdefinisikan dengan
baik sehingga harus menggunkan penilaian yang terbaik mereka untuk
memutuskan tindakan apa yang akan diambil.
BATAS-BATAS PENGENDALIAN MANAJEMEN
Pengendalian manajemen didefinisikan dengan membedakannya dari
dua sistem atau kegiatan lain yang juga memerlukan suatu perencanaan
dan pengendalian. Pengendalian manajemen terletak antara formulasi
strategi dan pengendalian tugas dimana formulasi strategi memiliki sifat
akhir produk yaitu tujuan, strategi dan kebijakan; pengendalian tugas
memiliki sifat akhir produk yaitu kinerja yang efisien dan efektif dari
tugas-tugas individual dan pengendalian manajemen terletak di antara
kedua hal tersebut yang memiliki sifat akhir produk yaitu penerapan
strategi. Formulasi tugas disini memfokuskan pada jangka panjang,
pengendalian tugas memfokuskan pada kegiatan jangka pendek dan
untuk pengendalian manajemen terletak di antara kedua jangka waktu
tersebut.
Strategy
formulatio
n
Manageme
nt control
Task
control
Goals,strategies,
and policies
Implementation
of strategies
Efficient and efective
performance of individual
task
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan suatu proses dengan mana para
manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk dapat
mengimplementasikan strategi organisasi. Proses ini mengandung
beberapa aspek yaitu :
Kegiatan Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen terdapat 6 kegiatan yaitu :
1. Merencanakan apa yang akan dan seharusnya dilakukan oleh
organisasi
2. Mengkoordinasikan aktivitas – aktivitas yang ada dari beberapa
bagian organisasi
3. Mengkomunikasikan informasi yang ada
4. Mengevaluasi setiap informasi
5. Memutuskan tindakan apa yang akan dan seharusnya diambil jika
ada suatu masalah dan hal lainnya
6. Mempengaruhi orang-orrang untuk mengubah perilaku mereka
dalam organisasi
Keselarasan Tujuan
Proses pengendalian manajemen bukan merupakan hal yang bersifat
mekanis melainkan suatu proses yang meliputi interaksi antar individu
yang tidak dapat digambarkan secara mekanis. Masalah pengendalian
utama adalah bagaimana mempengaruhi individu dalam suatu organisasi
untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi mereka dengan cara
sedemikian rupa sehingga sekaligus akan membantu pencapaian tujuan
organisasi. Keselarasan tujuan berarti tujuan seseorang anggota
organisasi seharusnya konsisten atau selaras dengan tujuan organisasi
itu sendiri.
Perangkat Penerapan Strategi
Pengendalian manajemen di dalam suatu organisasi memfokuskan pada
pelaksanaan
strategi
dan
menjadi
perangkat
manajer
dalam
mengimplementasikan strategi yang diinginkan.
Tekanan Finansial dan Nonfinansial
Sistem pengendalian manajemen terdiri atas kinerja finansial dan
nonfinansial. Dalam hal ini dimensi finansial memfokuskan pada hasil
moneter,laba bersih,pengembalian modal dll,tetapi secara actual seluruh
subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial berupa mutu produk,
pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan
semangat kerja karyawan.
Bantuan dalam mengembangkan strategi baru
Peranan
pengendalian
manajemen
adalah
untuk
memastikan
pelaksanaan strategi yang telah dipilih atau pengimplementasikannya
strategi tersebut. Dalam lingkungan yang cepat berubah terdapat
informasi pengendalian manajemen terutama yang bersifat nonfinansial
juga dapat menjadi penyedia dasar bagi pertimbangan strategi baru.
Pengendalian hari ini
Strategi masa depan
Perumusan Strategi
Proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai
tujuan merupakan formulasi strategi. Strategi sangat diperlukan dalam
mencapai tujuan suatu organisasi karena merupakan perencanaan yang
besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan
pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior yang
telah direncanakan. Manajemen perlu memberikan keputusan-keputusan
strategis yang akan dilakukan ke depannya. Adanya ancama dan
kesempatan menimbulkan kebutuhan untuk memformulasikan strategi
yang merupakan respon terhadap hal tersebut. Strategi dalam
menghadapi ancaman dan kesempatan yang ada dapat muncul dari mana
saja dan kapan saja yang tidak semata-mata dari riset dan
pengembangan atau staf perusahaan pusat.
Perbedaan antara formulasi strategi dan pengendalian manajemen
Dalam hal ini perbedaan terletak pada proses yang dilakukannya yaitu
pada formulasi strategi merupak proses pengambilan keputusan strategi
baru dan untuk pengendalian manajemen adalah proses implementasi
strategi tersebut. Sehinggan dalam hal ini dpat di ambil kesimpulan
bahwa formulasi strategi dilakukan sebelum pengendalian manajemen
yang merupakan proses implementasi strategi yang telah matang pada
formulasi strategi.
Pengendalian Tugas
Proses dalam memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan
secara efektif dan efisien adalah pengendalian tugas. Pengendalian tugas
berorientasi pada transaksi yang melibatkan kinerja dari tugas individual
sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian
manajemen. Pengawasan merupakan bagian dari pengendalian tugas
agar aturan-aturan diikuti. Kegiatan pengendalian tugas banyak yang
bersifat ilmiah yaitu keputusan optimaal atau tindakan yang tepat perlu
di ambil dalam organisasi untuk membawa kondisi diluar kendali
kembali ke kondisi ynag diinginkan atau merupakan tujuan organisasi
dan dapat diprediksikan dalam batasan yang dapat diterima.
Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen
Perbedaan terletak pada system, yaitu pengendalian tugas lebih bersifat
ilmiah, sedangkan pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan
menjadi suatu ilmu. Secara definisi juga terdapat perbedaan, yaitu dalam
pengendalian manajemen melibatkan perilaku setiap manajer sedangkan
pengendalian tugas tidak melibatkan manusia sama sekali. Apabila
fokus terletak pada unit organisasional hal ini adalah pengendalian
manajemen dan dalam pengendalian tugas focus terletak pada tugas
spesifik dilakukan oloeh unit-unti organisasional ini. Dan apabila hal
tersebut berkaitan dengan dengan aktivitas para manajer yang
didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa ynag harus dilakukan
dalam kendala strategi secara umum adalah penegndalian manajemen
dan pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu yang
sebagian
besar
membutuhkan
sedikit
atau
tidak
sama
seklai
pertimbangan dalam pelaksanaannya.
Dampak Internet terhadap pengendalian manajemen
Hal ini diawali dengan ditemukannya telepon yang sangat bermanfaat
untuk komunikasi jarak jauh sehingga setelah adanya revolusi informasi
yang sangat cepat ditemukannya internet. Internet menyediakan manfaat
utama yang tidak didapat dari telepon :
1. Akses secara mudah dan cepat dalam setiap pengiriman data dan
hal-hal lainnya
2. Komunikasi multi target karena internet memiliki jangkauan ynag
sangat luas; satu situs pada internet dapat menjangkau jutaan
orang
3. Komunikasi berbiaya rendah yang dapat menghubungkan dengan
banyak orang dibelahan dunia ini tanpa mengeluarkan biaya yang
banyak
4. Kemampuan menampilkan citra tertentu. Telepon tidak dapat
menampilkan citra, tetapi pada internet situs web dapat melihat
gambar-gambar yang mendukung komunikasi
5. Pergeseran Kekuatan dan kendali terhadap individu. Hal ini dapat
terjadi karena pelanggan menjadi “raja” yang dapat menggunakan
situs we selama 24 jam sehari dengan sangat fleksible.
Internet juga telah mengubah perdagangan komersial yang meluas
Pengaruh internet pada pengendalian manajemen dalam suatu organisasi
adalah system pengendalian manajemen meliputi informasi dan
organisasi memerluka sebuah infrastruktur untuk memproses informasi
tersebut yang telah disediakan oleh internet. Hal ini membuat
pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan cepat dengan kesalahan
yang sedikit. Dan melalui internet seorang manajer dapat mencari data,
menganalisis data, berkomunikasi dll dengan mudah sehingga para
manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya
secara pribadi.