ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS L
ANALISIS DAN PERANCANGAN PROSES BISNIS LAYANAN
PENDAFTARAN PENDUDUK MENGGUNAKAN METODE
TOGAF ADM (STUDI KASUS : DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL KOTA MALANG)
Titi Mangesthi Rahayu 1), Suprapto, S.T, M.T 2), Aditya Rachmadi S.ST., M.TI
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Jl. Veteran No.8 Malang, Informatika, Gedung A FILKOM – UB
Email : unotiti94@gmail.com1)
3)
ABSTRAK
Sebagai lembaga pemerintahan yang bertugas mengelola data kependudukan,
khususnya masyarakat Kota Malang, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
(Dispendukcapil) Kota Malang belum memiliki sistem informasi dan teknologi
informasi yang terintegrasi untuk mendukung aktivitasnya. Kurang lancarnya
penyampaian informasi yang terjadi antara pihak Dispendukcapil dengan
masyarakat atau bahkan antar stakeholder yang ada pada internal Dispendukcapil
sendiri, serta waktu yang dibutuhkan untuk mengelola informasi mengakibatkan
pelayanan terhadap masyarakat menjadi kurang efisien. Berdasarkan fakta yang
ada, maka akan dibuat penelitian yang bertujuan untuk meng menghasilkan
perencanaan arsitektur enterprise,untuk membantu Dispendukcapil dalam
melaksanakan pelayanan publik.
Pada penelitian ini, perencanaan arsitektur
enterprise dibuat menggunakan TOGAF (The Open Group Architecture Framework)
dengan metode ADM (Architecture Development Method). Perencanaan arsitektur
enterprise ini akan menghasilkan blueprint arsitektur bisnis yang meliputi
Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, dan Business
Architecture.
Kata kunci : Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Dispendukcapil, Arsitektur, Enterprise, TOGAF 9, ADM.
Sipil
Kota
Malang,
ABSTRACT
As a government agency tasked with managing the population data, especially the
people of Malang , Department of Population and Civil Registration (Dispendukcapil)
Malang haven’t had information systems and integrated information technology to
support its activities. Lacking the smooth delivery of information that occurs
between the Dispendukcapil with people or even among the stakeholders on the
internal Dispendukcapil itself, as well as the time needed to manage information
resulting in service to the community becomes inefficient. Based on the facts, it will
be made of research that aims to make a clicking enterprise architecture planning,
to help Dispendukcapil in carrying out public services. In this research, enterprise
architecture planning created using TOGAF (The Open Group Architecture
Framework) with ADM method (Architecture Development Method). This enterprise
architecture planning will generate business architecture blueprint covering the
1
Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, and Business
Architecture.
Key words : Department of Population and Civil Registration, Dispendukcapil,
Architecture, Enterprise, TOGAF 9, ADM.
1. PENDAHULUAN
masing kantor Kelurahan telah memiliki
SIAK, tetapi, fungsi SIAK sendiri belum
terintegrasi ke Dispendukcapil. Fungsi
SIAK di kantor Kelurahan hanya sebagai
mesin pencari data penduduk saja. Proses
verifikasi dan validasi yang dilakukan oleh
Kepala Seksi (Kasie) dan Kepala Bidang
(Kabid) pada layanan Dispendukcapil pun
memerlukan waktu yang cukup lama.
Karena berkas-berkas pemohon tidak
langsung diserahkan ke Kasie, setelah
diproses di Operator Kependudukan Dinas.
Berkas-berkas tersebut akan ditumpuk
sampai beberapa pemohon, kemudian
akan diserahkan ke Kasie untuk dilakukan
proses verifikasi dan validasi. Proses ini
juga masih dilakukan secara manual,
sehingga dapat memperlambat proses
layanan Dispendukcapil.
1.1Latar Belakang
Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil (Dispendukcapil) adalah salah satu
dinas yang melaksasnakan tugas pokok
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan
urusan pemerintah daerah di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil. Di
dalam
Dispendukcapil
Kota
Malang
terdapat 3 bidang utama yaitu bidang
kependudukan, bidang pencatatan, dan
bidang pengelolaan informasi pendataan
kependudukan [PER-08]. Banyaknya tugas
dan fungsi yang harus dijalankan oleh
Dispendukcapil Kota Malang menjadi
landasan kuat perlunya pemodelan dan
perbaikan proses bisnis yang ada untuk
meningkatkan
kegiatan
operasional
Dispendukcapil baik dari segi proses bisnis
utama maupun pendukungnya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan
para pegawai Dispendukcapil Kota Malang,
proses
pelayanan
yang
ada
Dispendukcapil
Kota
Malang
telah
menggunakan sistem layanan satu pintu.
Sehingga, pemohon dapat mengurus
dokumen
kependudukan
hanya
di
Kelurahan
saja.
Selanjutnya,
proses
layanan
pembuatan
dokumen
kependudukan akan diproses kembali oleh
Operator Dispendukcapil Kelurahan. Selain
itu,
lingkungan
Dispendukcapil
Kota
Malang saat ini telah memanfaatkan
Sistem Adminitrasi Kependudukan atau
sering disebut dengan SIAK sebagai
penggerak bisnis utama di dalam proses
pengelolaan layanan Dispendukcapil.
Karena lingkup pelayanan yang luas,
tentunya
masih
banyak
sekali
permasalahan kompleks yang terjadi
dalam proses pelayanan Dispendukcapil
Kota
Malang
khususnya
bagian
kependudukan. Hal ini dapat mengurangi
efisensi kinerja pegawai karena pola pikir
yang masih manual dan dari segi waktu
penyelesaian terbilang cukup lama karena
tingkat kebutuhan akan optimalisasi
proses bisnis akan semakin meningkat
dari waktu ke waktu.
Perencanaan
arsitektur
pada
penelitian ini hanya difokuskan pada
pemodelan arsitektur proses bisnis. Pada
pemodelan
arsitektur
proses
bisnis
sebaiknya
memakai
metode
atau
framework
yang
dapat
digunakan,
sehingga dapat mengelola sistem yang
kompleks dan menyelaraskan antara TI
dan proses bisnis yang ada. Oleh karena
itu pada penelitian ini diusulkan untuk
menggunakan
The
Open
Group
Architecture Framework (TOGAF). Hasil
output pada penelitian ini adalah blueprint
rekomendasi pemodelan proses bisnis
untuk pengembangan sistem informasi
Tetapi, pada kenyataannya prosesproses tersebut belum saling terintegrasi
dalam suatu sistem. Sebagai contoh,
pelayanan satu pintu yang menempatkan
Operator Dispendukcapil Kelurahan di
tiap-tiap
kantor
Kelurahan,
akan
mengantar dokumen-dokumen penduduk
pukul 13.30 setiap hari kerja ke
Dispendukcapil
Kota
Malang
untuk
diproses lebih lanjut. Padahal, masing-
2
yang strategis sebagai perbaikan kinerja
Dispendukcapil Kota Malang.
2. Proses bisnis yang dibahas dalam
penelitian ini hanya pada layanan yang
ada di Bidang Kependudukan Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Malang, yaitu :
a. Penerbitan Kartu Keluarga (KK)
b. Penerbitan Kartu Tanda Penduduk
(KTP) (khusus, KTP yang hilang)
c. Pelaporan Pendaftaran Perpindahan
Penduduk dan Pelaporan Pindah
Datang Penduduk
d. Pendaftaran WNI Pindah Keluar antar
Kota/Kab/Provinsi
e. Pendaftaran Penduduk Pindah ke Luar
Negeri
f. Pendaftaran Penduduk Rentan (Orang
Terlantar)
g. Pendaftaran Pindah ke Luar Negeri
(SKPLN) untuk Orang Asing
h. Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Luar Negeri (Orang Asing Ijin Tinggal
Terbatas)
i. Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Luar Negeri (Orang Asing Ijin Tinggal
Tetap)
3. Hasil yang dikeluarkan berupa blue
print rekomendasi pemodelan proses
bisnis untuk pengembangan sistem
informasi yang strategis sebagai
perbaikan kinerja Dispendukcapil Kota
Malang.
4. Fase yang digunakan pada metode
TOGAF ADM (The Open Group
Architecture Framework Architecture
Development Method) hanya sampai
Business Architecture
5. Pemodelan proses bisnis layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Kota Malang ini menggunakan model
BPMN (Business Process Model and
Notation) ver 2.0.
6. Analisa yang dilakukan pada penelitian
ini hanya untuk kebutuhan pemodelan
arsitektur bisnis.
7. Arsitektur bisnis yang digambarkan
hanya arsitektur yang memiliki issue
atau masalah yang signifikan.
8. Simulias diagram BPMN menggunakan
aplikasi Bizagi Modeler ver 3.0.
9. Jarak waktu kedatangan pada saat
simulasi proses bisnis as-is dan to-be
tidak didefinisikan.
1.2Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang
telah dijabarkan di atas, maka rumusan
masalah yang dapat dirumuskan adalah
sebagai berikut :
1. Bagaimana proses analisa untuk
pemodelan
Layanan
Pendaftaran
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang
dengan menggunakan kerangka kerja
TOGAF ADM 9?
2. Bagaimana memodelkan proses bisnis
yang sudah ada pada layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Kota Malang ?
3. Bagaimana analisa gap dan perbaikan
proses bisnis yang saat ini berjalan
pada layanan pendaftaran penduduk
Dispendukcapil Kota Malang ?
1.3Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah
dijabarkan di atas, tujuan diadakannya
penelitian ini adalah:
1. Menganalisa
proses
bisnis
pada
Layanan
Pendaftaran
Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dengan
menggunakan TOGAF ADM 9.
2. Memodelkan proses bisnis yang sudah
ada
pada
layanan
pendaftaran
penduduk Dispendukcapil Kota Malang.
3. Menganalisa
dan
memberikan
rekomendasi
perbaikan
untuk
memberikan kontribusi pada proses
bisnis yang sudah berjalan pada
layanan
pendaftaran
penduduk
Dispendukcapil Kota Malang.
1.4Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas
dapat diperoleh batasan masalah sebagai
berikut :
1. Data yang akan diolah merupakan
data
sampel
berdasarkan
hasil
wawancara dari para karyawan yang
ada di Dispendukcapil Kota Malang dan
kantor
Kelurahan,
SOP
(Standar
Operasional Prosedur) Dispendukcapil
Kota Malang tahun 2014, SOP (Standar
Operasional Prosedur) Dispendukcapil
Kota Malang tahun 2015, serta SP
(Standar Pelayanan) tahun 2015.
2. TINJAUAN PUSTAKA
3
2.1
Dinas
Kependudukan
dan
Pencatatan Sipil Kota Malang
Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Malang merupakan salah satu
dinas
yang
bekerja
dalam
bidang
pengelolaan
data
kependudukan
masyarakat Kota Malang. Dalam tugas
kesehariannya ada pelayanan untuk KK,
KTP, dan Akte Kelahiran, Akte Kematian,
Akte Perkawinan dan yang berhubungan
dengan data kependudukan.
Adapun uraian tugas pokok dari masingmasing unsur dalam organisasi Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dapat
diuraikan sebagai berikut :
1.
Kepala Dinas mempunyai tugas
menyelenggarakan tugas pokok dan
fungsi, mengkoordinasikan dan melakukan
pengendalian internal terhadap unit kerja
di bawahnya serta melasanakan tugas lain
yang diberikan oleh Walikota sesuai tugas
dan fungsinya.
2. Sekretariat
melaksanakan
tugas
pokok pengelolaan administrasi umum
meliputi umum meliputi penyusunan
program, ketatalaksanaan, ketatausahaan,
keuangan, kepegawaian, urusan rumah
tangga, perlengkapan, kehumasan dan
kepustakaan serta kearsipan.
3. Bidang
Pencatatan
Sipil
melaksanakan
tugas
pokok
penyelengaraan pelayanan Catatan Sipil.
4. Bidang Kependudukan melaksanakan
tugas pokok pengelolaan pendataan dan
dokumentasi
penduduk,
pendaftaran
penduduk, serta mobilitas penduduk.
5. Bidang
Pengelolaan
Informasi
Administrasi Kependudukan melaksanakan
tugas pokok pengelolaan sistem informasi
administrasi
kependudukan
dan
diseminasi informasi kependudukan dan
pencatatan sipil.
TOGAF merupakan sebuah framework
– metode yang detail sekaligus tools
pendukung
yang
digunakan
untuk
mengembangkan arsitektur perusahaan.
TOGAF dikembangkan oleh para anggota
The Open Group, yang bekerja dalam
Architecture.[OPE-09]
Kerangka kerja The Open Group
Architecture Framework (TOGAF) versi 9.1
sebagai kerangka kerja penyusunan
rancangan. TOGAF sebagai kerangka kerja
perancangan arsitektur memiliki beberapa
karateristik, antara lain [MAR-12]:
1. Termasuk dalam 3 kerangka kerja
perancangan arsitektur yang paling
sering digunakan.
2. Merupakan
kerangka
kerja
yang
bersifat open-standard.
3. Fokus pada siklus implementasi (ADM)
dan proses.
4. Bersifat netral.
5. Diterima
oleh
masyarakat
internasional secara luas.
6. Pendekatannya bersifat menyeluruh.
7. Memiliki alat-alat bantu (tools) untuk
perencanaan dan proses yang lengkap.
2.4
Architecture
Method
2.2 Enterprise Architecture
Enterprise
Architecture
(EA)
merupakan kegiatan pengorganisasian
data yang dipergunakan dan dihasilkan
oleh organisasi yang mencakup tujuan
proses bisnis dari organisasi tersebut dan
merupakan sebiah blueprint
yang
menjelaskan bagaimana elemen IT dan
manajemen informasi bekerjasa sebagai
satu kesatuan.[COO-96]
Development
Gambar 1. Siklus TOGAF Architecture
Development Method (ADM) [THE-16]
Architecture
Development
Method
(ADM) merupakan inti dari TOGAF sebagai
hasil konstribusi dari banyak praktisi
arsitektur teknologi informasi di dunia.
2.3 TOGAF
4
Secara spesifik ADM dirancang untuk
memenuhi kebutuhan bisnis dan teknologi
informasi
berskala
enterprise.
ADM
dilengkapi dengan banyak alat bantu
(tools) baik dalam perencanaan maupun
prosesnya [MAR-12]
Tahapan dari TOGAF ADM secara
ringkas bisa dijelaskan sebagai berikut
[YUN-09]:
a. Architecture Vision
Menciptakan keseragaman pandangan
mengenai
pentingnya
arsitektur
enterprise
untuk
mencapai
tujuan
organisasi yang dirumuskan dalam bentuk
strategi serta menentukan lingkup dari
arsitektur yang akan dikembangkan.
b. Business Architecture
Mendefinisikan kondisi awal arsitektur
bisnis, menentukan model bisnis atau
aktivitas
bisnis
yang
diinginkan
berdasarkan skenario bisnis. Pada tahap
ini tools dan metode umum untuk
pemodelan seperti: BPMN bisa digunakan
untuk
membangun
model
yang
diperlukan.
c. Information System Architecture
Pada tahapan ini lebih menekankan pada
aktivitas bagaimana arsitektur sistem
informasi dikembangkan. Pendefinisian
arsitektur sistem informasi dalam tahapan
ini meliputi arsitektur data dan arsitektur
aplikasi yang akan digunakan oleh
organisasi.
d. Technology Architecture
Membangun arsitektur teknologi yang
diinginkan, dimulai dari penentuan jenis
kandidat
teknologi
yang
diperlukan
dengan
menggunakan
Technology
Portfolio Catalog yang meliputi perangkat
lunak dan perangkat keras.
e. Opportunities and Solution
keputusan terhadap kebutuhan utama dan
pendukung dalam organisasi terhadap
impelemtasi sistem informasi.
g. Implementation Governance
Menyusun
rekomendasi
untuk
pelaksanaan tatakelola implementasi yang
sudah
dilakukan,
tatakelola
yang
dilakukan meliputi tatakelola organisasi,
tatakelola
teknologi
informasi,
dan
tatakelola arsitektur.
h. Arcitecture Change Management
Menetapkan
rencana
manajemen
arsitektur dari sistem yang baru dengan
cara melakukan pengawasan terhadap
perkembangan teknologi dan perubahan
lingkungan
organisasi,
baik
internal
maupun eksternal serta menentukan
apakah
akan
dilakukan
siklus
pengembangan
arsitektur
enterprise
berikutnya.
2.5
Business
Process
Modelling
Notation
BPMN adalah singkatan dari Business
Process Modeling Notation, yaitu suatu
metodologi baru yang dikembangkan oleh
Business Process Modeling Initiative
sebagai suatu standard baru pada
pemodelan proses bisnis, dan juga
sebagai alat desain pada sistem yang
kompleks seperti sistem e-Business yang
berbasis pesan (message-based). Tujuan
utama dari BPMN adalah menyediakan
notasi yang mudah digunakan dan bisa
dimengerti oleh semua orang yang terlibat
dalam bisnis, yang meliputi bisnis analis
yang
memodelkan
proses
bisnis,
pengembang teknik yang membangun
sistem yang melaksanakan bisnis, dan
berbagai tingkatan manajemen yang
harus dapat membaca dan memahami
proses diagram dengan cepat sehingga
dapat membantu dalam pengambilan
keputusan [ROS-07].
Pada tahapan ini lebih menekan pada
manfaat yang diperoleh dari arsitektur
enterprise yang meliputi arsitektur bisnis,
arsitektur data, arsitektur aplikasi dan
arsitektur teknologi, sehingga menjadi
dasar bagi stakeholder untuk memilih dan
menentukan
arsitektur
yang
akan
diimplementasikan.
f. Migration Planning
Pada tahapan ini akan dilakukan penilaian
dalam menentukan rencana migrasi dari
suatu sistem informasi. Biasanya pada
tahapan
ini
untuk
pemodelannya
menggunakaan matrik penilaian dan
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1Studi Literatur dan Identifikasi
Masalah
Pada tahap studi literatur dilakukan
untuk
mendapatkan
landasan
dan
kerangka berfikir dalam penelitian yang
dilakukan. Referensi didapatkan dari
jurnal, artikel, buku-buku dan situs web
yang berhubungan dengan penelitian.
5
Kemudian dilakukan identifikasi masalah
dari permasalahan yang ada di tempat
penelitian.
management
adalah
melakukan
identifikasi bisnis layanan pendaftaran
penduduk Dispendukcapil Kota Malang
dengan
metode
value
chain
dan
wawancara stakeholder, melakukan issue
layanan
pendaftaran
penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dengan
observasi dan wawancara berdasarkan
value chain analysis, membuat konsep
solusi meliputi konsep solusi bisnis dan
solusi sistem informasi berdasarkan issue
organisasi saat ini.
3.2Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data adalah cara
penulis untuk mendapatkan data yang
dibutuhkan
ketika
penelitian.
Pengumpulan data sangat penting dalam
proses analisa proses bisnis. Pada
penelitian ini dilakukan pengumpulan data
dengan cara :
1. Observasi (Pengamatan)
2. Interview (Wawancara)
3.5Architecture Vision
Tahap
inisiasi
dari
siklus
pengembangan arsitektur yang mencakup
pendefinisian ruang lingkup, identifikasi
stakeholder
dan
kebutuhan
bisnis,
menguraikan tujuan bisnis, pemicu bisnis,
menggambarkan batasan dari rancangan
arsitektur yang akan dikembangkan dan
pengajuan persetujuan untuk memulai
pengembangan arsitektur.
3.3Preliminary Phase
Tahap
persiapan
dalam
proses
perencanaan menentukan ruang lingkup
EA yang akan dikembangkan, menentukan
komitmen
dengan
manajemen
perusahaan dalam perancangan EA, dan
mendefinisikan prinsip-prinsip arsitektur
enterprise.
Prinsip-prinsip perencanaan arsitektur
enterprise memiliki sifat yang umum yang
digunakan untuk melakukan tahap awal
pada
pengembangan
arsitektur
enterprise.
Prinsip
tersebut
menggambarkan karateristik serta tujuan
arsitektur SI/TI yang akan dikembangkan.
Prinsip-prinsip yang akan digunakan
sebagai acuan pengembangan, adalah :
1. Keutamaan Prinsip
2. Memaksimalkan Manfaat untuk
Organisasi dan Stakeholder
3. Manajemen
Informasi
adalah
Kepentingan Setiap Unit
4. Keberlangsungan Bisnis
5. Aplikasi yang Umum Digunakan
6. Berorientasi pada Layanan
7. Sesuai
dengan
Hukum
yang
Berlaku
8. Tanggung Jawab TI
3.6Business Architecture
Tahap ini dilakukan pendefinisian
terhadap kondisi awal, arsitektur bisnis,
menetukan model bisnis, aktivitas bisnis
yang diinginkan berdasarkan skenario
bisnis. Langkah – langkah tahap ini adalah
menguraikan deskripsi arsitektur bisnis
perusahaan
saat
ini
(as-is),
mengembangkan arsitektur bisnis yang
ingin dicapai (to-be), menganalisis gap
antara arsitektur saat ini dan tujuan, dan
menentukan candidate roadmap.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1Preliminary Phase
Mendefinisikan
prinsip-prinsip
arsitektur untuk dasar perancangan model
arsitektur
enterprise
pada
layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Kota Malang. Karena penelitian hanya
berfokus pada aristektur bisnis, maka
prinsip arsitektur yang didefinisikan hanya
prinsi bisnis saja, yang dapat dilihat pada
tabel 1.
Nama
Sesuai dengan aturan
dan kebijakan yang
berlaku
3.4Requirement Management
Identifikasi fungsional yang harus ada
untuk merealisasikan konsep solusi atas
permasalahan organisasi. Tahap ini sangat
penting karena dalam melakukan aktivitas
identifikasi pada perusahaan akan sering
muncul ketidakpastian infromasi yang
diberikan stakeholder maupun yang
disampaikan arsitek.
Adapun langkah – langkah yang
dilakukan
dalamm
requirement
6
Statemen
t/
Pernyata
an
Proses manajemen
informasi pada
instansi harus
mematuhi semua
undang-undang,
kebijakan, dan
peraturan
Rationale
/
Alasan
Manajemen informasi
yang ada pada Dinas
harus sesuai dengan
undang-undang,
kebijakan dan
peraturan yang
berlaku.
analysis,dan membuat konsep solusi
meliputi konsep solusi bisnis dan solusi
sistem
informasi
berdasarkan
issue
organisasi saat ini.
Activit
Business
SI
Issues
y
Solution
Solution
Pendaft
aran
Orang
Asing
Datang
dari
Luar
Negeri
(Tinggal
Terbata
s)
Implicati
on/
Implikasi
Manajemen informasi
yang terlibat harus
memastikan bahwa
perbaikan proses
bisnis pada instansi
sudah sesuai dengan
aturan dan kebijakan
yang ada. Instansi
harus berhati-hati
untuk menaati hukum,
peraturan, dan
kebijakan eksternal
mengenai kumpulan,
retensi dan
manajemen data.
Perubahan dalam
hukum dan perubahan
peraturan dapat
mendorong perubahan
dalam proses atau
aplikasi.
Tabel 1. Principle Catalog
4.2Requirement Management
Tahap
ini
akan
megidentifikasi
kebutuhan dalam perencanaan arsitektur
enterprise untuk Dispendukcapil Kota
Malang. Kebutuhan data yang diperlukan
didapat dari hasil wawancara, observasi,
dan
dokumen
Dispendukcapil
Kota
Malang. Langkah-langkah pada tahap ini
adalah melakukan identifikasi bisnis
layanan
pendaftaran
penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dengan
metode value chain dan wawancara
stakeholder,melakukan
issue
layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Kota Malang dengan observasi dan
wawancara berdasarkan value chain
7
Efisiensi
waktu
dan
efektifit
as
pemerik
saan
berkas
permoh
onan
Pemanfaat
an aplikasi
untuk
melakuka
n
verifikasi
dan
validasi
terkait
berkas
permohon
an.
Sehingga
berkas
tidak perlu
dicetak
dulu,
kemudian
diberikan
kepada
kasi
Pembuatan
aplikasi
pada
bagian
Kasie,
sehingga
dapat
terintegrasi
dengan
pihak
operator
Dnas dalam
verifikasi
dan
validasinya
Informas
i yang
kurang
jelas
mengen
ai
berkas
permoh
onan
Pemanfaat
an
website
kelurahan
yang
memberik
an
informasi
yang jelas
pada
semua
layanan,
dan
informasi
secara
tertulis di
Kelurahan
Pemberian
informasi
yang
lengkap per
layanan
mulai dari
persyaratan
hingga alur
layanan
pada
website
Dispendukc
apil dan 57
Website
Kelurahan
Efisiensi
waktu
dan
efektifit
as
petugas
registra
di
Keluraha
Petugas
registra
mengguna
kan
sebuah
sistem
yang
terintegra
si oleh
Penambaha
n fungsi
pada SIAK
yang dapat
mengintegr
asikan
sistem yang
ada di
Kelurahan
n
Dispenduk
capil,
sehingga
semua
berkas
pemohon
dapat
dikirim
dalam
bentuk
data
digital
Tabel 2. Konsep Solusi Bisnis
kekurangan atau kesalahan, maka
petugas
pelayanan
akan
mengembalikan ke pemohon, untuk
dilengkapi kembali. Jika semua berkas
dan form telah benar, maka petugas
pelayanan akan memberi paraf.
3. Pemohon mengambil nomor antrian
pada mesin antrian yang telah
disiapkan oleh pihak Dispendukcapil.
4. Operator
Dispendukcapil
akan
memverifikasi dan memvalidasi ulang
berkas persyaratan dan form yang
telah diberi paraf oleh petugas
pelayanan. Jika terdapat kekurangan,
maka akan dikembalikan kembali ke
petugas pelayanan untuk diproses
ulang. Jika semua berkas sudah
lengkap dan benar, maka operator
dispendukcapil akan membuat surat
tanda bukti pengambilan SKTT.
5. Operator akan memanggil pemohon
sesuai dengan nomor antrian mereka
masing-masing untuk menyerahkan
surat tanda bukti pengambilan SKTT.
6. Setelah menyerahkan surat tanda
bukti, operator akan menginputkan
data pemohon ke SIAK.
7. Operator membuat dan mencetak
Surat Keterangan Tinggal Terbatas
(SKTT).
8. Dokumen SKTT diserahkan ke Kasie
Pendataan dan Dokumentasi untuk
diperiksa kembali beserta berkasberkas persyaratan. Jika ada kesalahan
pada berkas persyaratan maka akan
dikembalikan
ke
Operator
Dispendukcapil Dinas untuk diproses
kembali. Jika berkas persyaratan
pemohon dan dokumen SKTT telah
benar, maka Kasie akan memberi
paraf. Dokumen SKTT dan berkas
persyaratan akan diserahkan ke Kabid
Kependudukan
untuk
diperiksa
kembali.
9. Jika ada kesalahan pada dokumen
SKTT dan berkas persyaratan akan
dikembalikan kembali ke Kasie untuk
dilakukan proses ulang. Jika dokumen
SKTT dan berkas persyaratan benar,
maka Kabid akan memberikan paraf.
10. Setelah semua dokumen diperiksa oleh
Kasie
dan
Kabid,
serta
telah
dinyatakan benar, maka SKTT akan
diserahkan ke Kepala Dinas untuk
ditandatangani.
dengan
Dispendukc
apil
dan Solusi SI
4.3Architecture Vision
Pada
langkah
ini
akan
dilakukan
identifikasi stakeholder yang terlibat pada
layanan
pendaftaran
penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dan peran
yang dilakukan, profil organisasi, visi, misi,
tujuan serta sasaran dai organisasi, dan
analisa value chain, yang dapat dilihat
pada gambar 2.
Gambar 2. Analisa Value Chain
4.4Business Architecture
Pada tahap ini akan mendefinisikan
arsitektur proses bisnis saat ini (as-is),
analisa gap antara as-is dan to-be,
serta mendefinisikan arsitektur bisnis
yang sesuai dengan target yang
diharapkan (to-be). Berikut adalah
contoh dari gambaran bisnis proses
as-is, yang dapat dilihat pada gambar
3.
1. Pemohon akan menyerahkan semua
persyaratan ke Dispendukcapil dan
mengisi formulir FR.1-62.
2. Petugas pelayanan menerima berkas
persyaratan dan form dari pemohon.
Kemudian
akan
diverifikasi
kelengkapan berkas persayaratan dan
pengisian
form.
Jika
terdapat
8
11. Dokumen
SKTT
yang
telah
ditandatangani oleh Kepala Dinas akan
diserahkan ke Operator Kependudukan
Dinas.
12. Pemohon akan memberikan surat
tanda bukti pengambilan SKTT untuk
mengambil SKTT mereka.
13. Kemudian copy SKTT akan diserahkan
oleh Operator Kependudukan Dinas ke
ke
Kelurahan
melalui
Operator
Dispendukcapil Kelurahan.
14. Staf front office akan mencatat data
pemohon di Buku Harian Peristiwa
Kependudukan dan Peristiwa Penting,
Buku Induk Penduduk,dan Buku Mutasi
Penduduk
diharapkan. Setelah ditemukan adanya
gap, selanjutnya adalah menggambarkan
arsitektur bisnis usulan
(to-be) dan
mensimulasikan perbandingannya waktu
yang dibutuhkan dengan pemanfaatan
SDM nya.
1. Pemohon akan mendaftar melalui situs
wesite yaitu SLKO (Sistem Layanan
Kependudukan
Online).
Kemudian,
memilih beberapa pilihan menu yang
telah ada pada situs website tersebut.
Kemudian, mengisi form pendaftaran
dan menguploas berkas persyaratan
dalam bentuk digital ke sistem.
2. Memasukkan NIK pemohon, sebelum
mencetak
tanda
bukti
menu
Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Luar Negeri (Orang Asing Tinggal
Terbatas). sudah terdaftar di KTP
elektronik atau belum. Setelah itu,
pemohon dapat melakukan cetak
tanda bukti Pendaftaran Orang Asing
Datang dari Luar Negeri (Orang Asing
Tinggal Terbatas).
3. Operator Kependudukan Dinas akan
mendapatkan notifikasi berupa pesan
bahwa ada pemohon baru yang telah
melakukan entry pada sistem.
4. Operator Kependudukan Dinas akan
melakukan validasi dan verifikasi
berkas persyaratan lainya yang telah
diupload. Jika terjadi kesalahan, maka
Operator Kependudukan Dinas akan
mengirim notifikasi ke sistem dan SMS.
5. Pemohon akan melakukan edit data
pada menu edit Pendaftaran Orang
Asing Datang dari Luar Negeri (Orang
Asing Tinggal Terbatas).
6. Jika data sudah valid, maka Operator
akan mencetak dokumen SKTT.
7. Operator Kependudukan Dinas akan
memberikan approval pada sistem,
yang berfungsi untuk memberikan
notifikasi bahwa berkas persyaratan
dan dokumen SKTT telah divalidasi dan
diverifikasi
oleh
Operator
Kependudukan Dinas.
8. Setelah itu, pada sistem Kasie
Pendataan dan Dokumentasi akan
terdapat notifikasi, bahwa berkas
tersebut
telah
divalidasi
dan
diverifikasi
oleh
Operator
Kependudukan Dinas. Kasie akan
melakukan validasi dan verifikasi ulang
melalui sistem. Jika berkas persyaratan
Gambar 3. Proses Bisnis Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is
Setelah semua proses bisnis telah
didefinisikan maka akan dilakukan analisa
gap untuk mengetahui gap antara kondisi
bisnis saat ini dan target bisnis yang
9
dan dokumen SKTT telah disetujui
Kasie, maka Kasie akan memberi
approval pada sistem.
9. Kemudian,
pada
sistem
Kabid
Kependudukan
akan
terdapat
notifikasi, bahwa berkas tersebut telah
divalidasi dan diverifikasi oleh Kasie
Pendataan dan Dokumentasi. Kabid
akan melakukan validasi dan verifikasi
ulang melalui sistem. Jika berkas
persyaratan dan dokumen SKTT telah
disetujui Kabid, maka Kabid akan
memberi approval pada sistem.
10. Pada sistem Operator Kependudukan
Dinas akan terdapat notifikasi bahwa
dokumen dan berkas persyaratan telah
divalidasi dan diverifikasi oleh Kasie
dan
Kabid,
kemudian,
Operator
Kependudukan Dinas dapat mencetak
dokumen SKTT.
11. Dokumen tersebut akan diserahkan ke
Kepala Dinas untuk ditandatangani.
Setelah
dokumen
ditandatangani,
operator Kependudukan Dinas akan
memberi stempel.
12. Pemohon dapat mengambil dokumen
setelah mendapatkan pemberitahuan
melalui layanan SMS dan sistem dari
Dispendukcapil.
13. Operator Kependudukan Dinas akan
mengubah copy SKTT ke dalam bentuk
digital untuk dikirim ke Kelurahan
sebagai arsip.
14. Pemohon mengambil nomor antrian,
kemudian, Operator Kependudukan
Dinas akan memanggil pemohon
sesuai dengan nomor antrian.
15. Pemohon menyerahkan kartu tanda
bukti Pendaftaran Orang Asing Datang
dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal
Terbatas) beserta berkas persyaratan
yang telah diupload ke sistem.
Kemudian, Operator Kependudukan
Dinas akan menyerahkan dokumen
SKTT.
16. Operator
Kependudukan
Dinas
mengirim berkas copy SKTT ke
Kelurahan melalui sistem.
17. Operator Dispendukcapil Kelurahan
akan mendapatkan notifikasi dan
melakukan approval bahwa data SKTT
telah diterima.
18. Kemudian, Operator Dispendukcapil
Kelurahan
akan
mencetak
data
pendaftaran pemohon dan copy SKTT
sebagai
arsip
Kelurahan.
Data
pendaftaran pemohon secara otomatis
akan ada di sistem yang ada di
Kelurahan,
ketika
Kabid
telah
melakukan approval pada sistem.
Gambar 3. Proses Bisnis Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is
Dan untuk hasil perbandingan simulasi
untuk Layanan Pendaftaran Pindah dari
Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas)
dapat dilihat pada tabel 3 dan 4.
Kelurah
an
Dispendukcapi
l
Instances
Started
42
Instances
Completed
10
Min. Time
1h 15m
5d 15h 5m
Max. Time
1h 59m
21d 15h 49m
Avg. Time
1h 19m
25s
17d 2h 45m 48s
Tabel
3.
Waktu
Proses
Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is
10
Keluraha
n
mana yang harus diperbaiki pada
proses bisnis yang ada sekarang, dan
menggambarkan proses bisnis to-be
atau target yang diharapkan oleh
Layanan
Pendaftaran
Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang.
2. Berdasarkan hasil wawancara dan
observasi pada Layanan Pendaftaran
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang
terdapat 11 layanan, tetapi pada
penelitian ini hanya fokus kepada 9
layanan saja, yang memiliki banya
permasalahan. Untuk menggambarkan
proses bisnis yang ada saat ini,
digambarkan
dalam
BPMN
menggunakan tools Bizagi 3.0.
3. Analisa
gap
dilakukan
sebelum
memodelkan
proses
bisnis
yang
diharapkan
untuk
menunjukkan
kesenjangan yang
terjadi
antara
proses bisnis saat ini dan target proses
bisnis yang diharapkan. Sehingga pada
proses bisnis yang diusulkan telah
sesuai dengan kebutuhan bisnis Dinas.
Taget proses bisnis yang diharapkan
pada Layanan Pendaftaran Penduduk
Dispendukcapil
Kota
Malang
didapatkan dari hasil wawancara
kepada pihak Dispendukcapil dan
dokumen Rencana Strategi (Renstra).
Proses bisnis yang akan datang akan
digambarkan
dalam
BPMN
menggunakan tools Bizagi 3.0.
Dispendukc
apil
Instances
Started
42
Instances
Completed
42
Min. Time
7m
1d 6h 59m
Max. Time
9m
3d 18h 47m
Avg. Time
7m 8s
2d 11h 29m
12s
Tabel
4.
Waktu
Proses
Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) to-be
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan pada
penelitian ini dalam bab sebelumnya
dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagi
berikut ini :
1. Dengan melakukan tahap-tahap yang
ada di TOGAF , yaitu fase preliminary,
requirement
management,
architecture vision, dan business
architecture menghasilkan analisaanalisa mengenai isu yang ada di
Bidang Kependudukan Dispendukcapil
serta stakeholder yang akan terkena
dampak dari proses perbaikan, dan
pemodelan proses bisnis yang terjadi
saat ini. Pada fase requirement
management menjelaskan bisnis inti
yang ada pada Layanan Pendaftaran
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang,
issue/masalah yang terjadi pada
Layanan
Pendaftaran
Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang, dan
konsep solusi seperti apa untuk
menangani issue atau permasalahan
tersebut. Pada fase architecture vision
akan menghasilkan stakeholder map
matrix dan analisa value chain pada
Layanan
Pendaftaran
Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang. Fase
business architecture menggambarkan
proses bisnis yang ada pada Layanan
Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil
Kota Malang sekarang, analisa gap
yang menjelaskan aktivitas-aktivitas
5.2 SARAN
Saran yang dapat diberika untuk
penelitian yang selanjutnya adalah :
1. Fase ini dilakukan sampai pada fase
Information Systems Architecture, fase
Technology
Architecture,
fase
Opportunities and Solutions, fase
Migration
Planning,
fase
Implementation Governance, dan fase
Architecture Change Management. Hal
ini
dilakukan
agar
pada
saat
pengimplentasian arsitekur enterprise
pada Layanan Pendaftaran Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang lebih
mudah.
2. Perlu dikembangkan kembali prinsip
arsitektur untuk prinsip data, prinsip
aplikasi, dan prinsip teknologi.
DAFTAR PUSTAKA.
11
[KUR-14]
Indah, Kurniawati H. 2014.
“Perancangan Arsitektur Enterprise
Poliklinik Universitas Brawijaya (UB)
menggunakan metode Zachman
Framework”, Program Studi Teknik
Informatika
Program
Teknlogi
Informasi dan Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya.
[WID-07]
Widodo, Aris Puji. 2007.
“Enterprise
Architecture
Model
untuk
Aplikasi
Government”,Jurusan
Ilmu
Komputer Fakultas Matematika dan
Ilmu Pengetahuan Alam Universitas
Diponegoro.
[YUN-09]
Yunis, Roni dan Kridanto
Surendro.
2009.
“Perancangan
Model
Enterprise
Architecture
Dengan
Togaf
Architecture
Development Method”, Jurusan
Sistem Informasi STMIK-Mikroskil,
Program Studi Teknik Informatika,
STEI ITB.
[PER-08]
Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 25 Tahun 2008,
“Tentang Persyaratan dan Tata
Cara Pendaftaran Penduduk dan
Pencatatan
Sipil”.
[Online],
(http:dispendukcapil.malangkota.g
o.id, diakses 28 September 2015)
[RAD-15]
Radityo,Handika
Satwika.
2015. “Analisa dan Perancangan
Proses Bisnis Sistem Informasi
Layanan Rawat Inap di Rumah
Sakit Tk. IV (DKT) Madiun”, Program
Studi Teknik Informatika Program
Teknlogi
Informasi
dan
Ilmu
Komputer Universitas Brawijaya.
[RIS-13]
Rismawati, Rosita. 2013.
“Perencanaan Arsitektur Bisnis Di
Bidang
Medis
Rumah
Sakit
Muhammadiyah
Surabaya”,
Jurusan Sistem Informasi Fakultas
Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Universitas Airlangga.
[ROI-15]
Roiyan
Fauzi,
Achmad.
2015.
“Perancangan
Model
Arsitektur Enterprise pada UD.ABC
dengan
TOGAF
Architecture
Development Method”,
Program
Magister
Manajemen
Teknologi
Institut
Teknologi
Sepuluh
November Surabaya.
[SUP-10]
Supriyana,
Iyan.
2010.
“Perencanaan
Model
Arsitektur
Bisnis, Arsitektur Sistem Informasi
dan Arsitektur Teknologi dengan
Menggunakan TOGAF: Studi Kasus
Bakosurtanal”, Jurnal Generic
[THE-16] The Open Group. (2016). The
Open Group TOGAF 9.`. Retrieved
April 2,2016,from The Open Group
TOGAF
9.1
Website
:https//pubs.opengroup.org/archite
cture/togaf9-doc/arch/index.html
12
PENDAFTARAN PENDUDUK MENGGUNAKAN METODE
TOGAF ADM (STUDI KASUS : DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL KOTA MALANG)
Titi Mangesthi Rahayu 1), Suprapto, S.T, M.T 2), Aditya Rachmadi S.ST., M.TI
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Jl. Veteran No.8 Malang, Informatika, Gedung A FILKOM – UB
Email : unotiti94@gmail.com1)
3)
ABSTRAK
Sebagai lembaga pemerintahan yang bertugas mengelola data kependudukan,
khususnya masyarakat Kota Malang, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
(Dispendukcapil) Kota Malang belum memiliki sistem informasi dan teknologi
informasi yang terintegrasi untuk mendukung aktivitasnya. Kurang lancarnya
penyampaian informasi yang terjadi antara pihak Dispendukcapil dengan
masyarakat atau bahkan antar stakeholder yang ada pada internal Dispendukcapil
sendiri, serta waktu yang dibutuhkan untuk mengelola informasi mengakibatkan
pelayanan terhadap masyarakat menjadi kurang efisien. Berdasarkan fakta yang
ada, maka akan dibuat penelitian yang bertujuan untuk meng menghasilkan
perencanaan arsitektur enterprise,untuk membantu Dispendukcapil dalam
melaksanakan pelayanan publik.
Pada penelitian ini, perencanaan arsitektur
enterprise dibuat menggunakan TOGAF (The Open Group Architecture Framework)
dengan metode ADM (Architecture Development Method). Perencanaan arsitektur
enterprise ini akan menghasilkan blueprint arsitektur bisnis yang meliputi
Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, dan Business
Architecture.
Kata kunci : Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Dispendukcapil, Arsitektur, Enterprise, TOGAF 9, ADM.
Sipil
Kota
Malang,
ABSTRACT
As a government agency tasked with managing the population data, especially the
people of Malang , Department of Population and Civil Registration (Dispendukcapil)
Malang haven’t had information systems and integrated information technology to
support its activities. Lacking the smooth delivery of information that occurs
between the Dispendukcapil with people or even among the stakeholders on the
internal Dispendukcapil itself, as well as the time needed to manage information
resulting in service to the community becomes inefficient. Based on the facts, it will
be made of research that aims to make a clicking enterprise architecture planning,
to help Dispendukcapil in carrying out public services. In this research, enterprise
architecture planning created using TOGAF (The Open Group Architecture
Framework) with ADM method (Architecture Development Method). This enterprise
architecture planning will generate business architecture blueprint covering the
1
Preliminary Phase, Requirement Management, Architecture Vision, and Business
Architecture.
Key words : Department of Population and Civil Registration, Dispendukcapil,
Architecture, Enterprise, TOGAF 9, ADM.
1. PENDAHULUAN
masing kantor Kelurahan telah memiliki
SIAK, tetapi, fungsi SIAK sendiri belum
terintegrasi ke Dispendukcapil. Fungsi
SIAK di kantor Kelurahan hanya sebagai
mesin pencari data penduduk saja. Proses
verifikasi dan validasi yang dilakukan oleh
Kepala Seksi (Kasie) dan Kepala Bidang
(Kabid) pada layanan Dispendukcapil pun
memerlukan waktu yang cukup lama.
Karena berkas-berkas pemohon tidak
langsung diserahkan ke Kasie, setelah
diproses di Operator Kependudukan Dinas.
Berkas-berkas tersebut akan ditumpuk
sampai beberapa pemohon, kemudian
akan diserahkan ke Kasie untuk dilakukan
proses verifikasi dan validasi. Proses ini
juga masih dilakukan secara manual,
sehingga dapat memperlambat proses
layanan Dispendukcapil.
1.1Latar Belakang
Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil (Dispendukcapil) adalah salah satu
dinas yang melaksasnakan tugas pokok
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan
urusan pemerintah daerah di bidang
kependudukan dan pencatatan sipil. Di
dalam
Dispendukcapil
Kota
Malang
terdapat 3 bidang utama yaitu bidang
kependudukan, bidang pencatatan, dan
bidang pengelolaan informasi pendataan
kependudukan [PER-08]. Banyaknya tugas
dan fungsi yang harus dijalankan oleh
Dispendukcapil Kota Malang menjadi
landasan kuat perlunya pemodelan dan
perbaikan proses bisnis yang ada untuk
meningkatkan
kegiatan
operasional
Dispendukcapil baik dari segi proses bisnis
utama maupun pendukungnya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan
para pegawai Dispendukcapil Kota Malang,
proses
pelayanan
yang
ada
Dispendukcapil
Kota
Malang
telah
menggunakan sistem layanan satu pintu.
Sehingga, pemohon dapat mengurus
dokumen
kependudukan
hanya
di
Kelurahan
saja.
Selanjutnya,
proses
layanan
pembuatan
dokumen
kependudukan akan diproses kembali oleh
Operator Dispendukcapil Kelurahan. Selain
itu,
lingkungan
Dispendukcapil
Kota
Malang saat ini telah memanfaatkan
Sistem Adminitrasi Kependudukan atau
sering disebut dengan SIAK sebagai
penggerak bisnis utama di dalam proses
pengelolaan layanan Dispendukcapil.
Karena lingkup pelayanan yang luas,
tentunya
masih
banyak
sekali
permasalahan kompleks yang terjadi
dalam proses pelayanan Dispendukcapil
Kota
Malang
khususnya
bagian
kependudukan. Hal ini dapat mengurangi
efisensi kinerja pegawai karena pola pikir
yang masih manual dan dari segi waktu
penyelesaian terbilang cukup lama karena
tingkat kebutuhan akan optimalisasi
proses bisnis akan semakin meningkat
dari waktu ke waktu.
Perencanaan
arsitektur
pada
penelitian ini hanya difokuskan pada
pemodelan arsitektur proses bisnis. Pada
pemodelan
arsitektur
proses
bisnis
sebaiknya
memakai
metode
atau
framework
yang
dapat
digunakan,
sehingga dapat mengelola sistem yang
kompleks dan menyelaraskan antara TI
dan proses bisnis yang ada. Oleh karena
itu pada penelitian ini diusulkan untuk
menggunakan
The
Open
Group
Architecture Framework (TOGAF). Hasil
output pada penelitian ini adalah blueprint
rekomendasi pemodelan proses bisnis
untuk pengembangan sistem informasi
Tetapi, pada kenyataannya prosesproses tersebut belum saling terintegrasi
dalam suatu sistem. Sebagai contoh,
pelayanan satu pintu yang menempatkan
Operator Dispendukcapil Kelurahan di
tiap-tiap
kantor
Kelurahan,
akan
mengantar dokumen-dokumen penduduk
pukul 13.30 setiap hari kerja ke
Dispendukcapil
Kota
Malang
untuk
diproses lebih lanjut. Padahal, masing-
2
yang strategis sebagai perbaikan kinerja
Dispendukcapil Kota Malang.
2. Proses bisnis yang dibahas dalam
penelitian ini hanya pada layanan yang
ada di Bidang Kependudukan Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Malang, yaitu :
a. Penerbitan Kartu Keluarga (KK)
b. Penerbitan Kartu Tanda Penduduk
(KTP) (khusus, KTP yang hilang)
c. Pelaporan Pendaftaran Perpindahan
Penduduk dan Pelaporan Pindah
Datang Penduduk
d. Pendaftaran WNI Pindah Keluar antar
Kota/Kab/Provinsi
e. Pendaftaran Penduduk Pindah ke Luar
Negeri
f. Pendaftaran Penduduk Rentan (Orang
Terlantar)
g. Pendaftaran Pindah ke Luar Negeri
(SKPLN) untuk Orang Asing
h. Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Luar Negeri (Orang Asing Ijin Tinggal
Terbatas)
i. Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Luar Negeri (Orang Asing Ijin Tinggal
Tetap)
3. Hasil yang dikeluarkan berupa blue
print rekomendasi pemodelan proses
bisnis untuk pengembangan sistem
informasi yang strategis sebagai
perbaikan kinerja Dispendukcapil Kota
Malang.
4. Fase yang digunakan pada metode
TOGAF ADM (The Open Group
Architecture Framework Architecture
Development Method) hanya sampai
Business Architecture
5. Pemodelan proses bisnis layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Kota Malang ini menggunakan model
BPMN (Business Process Model and
Notation) ver 2.0.
6. Analisa yang dilakukan pada penelitian
ini hanya untuk kebutuhan pemodelan
arsitektur bisnis.
7. Arsitektur bisnis yang digambarkan
hanya arsitektur yang memiliki issue
atau masalah yang signifikan.
8. Simulias diagram BPMN menggunakan
aplikasi Bizagi Modeler ver 3.0.
9. Jarak waktu kedatangan pada saat
simulasi proses bisnis as-is dan to-be
tidak didefinisikan.
1.2Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang
telah dijabarkan di atas, maka rumusan
masalah yang dapat dirumuskan adalah
sebagai berikut :
1. Bagaimana proses analisa untuk
pemodelan
Layanan
Pendaftaran
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang
dengan menggunakan kerangka kerja
TOGAF ADM 9?
2. Bagaimana memodelkan proses bisnis
yang sudah ada pada layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Kota Malang ?
3. Bagaimana analisa gap dan perbaikan
proses bisnis yang saat ini berjalan
pada layanan pendaftaran penduduk
Dispendukcapil Kota Malang ?
1.3Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah yang telah
dijabarkan di atas, tujuan diadakannya
penelitian ini adalah:
1. Menganalisa
proses
bisnis
pada
Layanan
Pendaftaran
Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dengan
menggunakan TOGAF ADM 9.
2. Memodelkan proses bisnis yang sudah
ada
pada
layanan
pendaftaran
penduduk Dispendukcapil Kota Malang.
3. Menganalisa
dan
memberikan
rekomendasi
perbaikan
untuk
memberikan kontribusi pada proses
bisnis yang sudah berjalan pada
layanan
pendaftaran
penduduk
Dispendukcapil Kota Malang.
1.4Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah di atas
dapat diperoleh batasan masalah sebagai
berikut :
1. Data yang akan diolah merupakan
data
sampel
berdasarkan
hasil
wawancara dari para karyawan yang
ada di Dispendukcapil Kota Malang dan
kantor
Kelurahan,
SOP
(Standar
Operasional Prosedur) Dispendukcapil
Kota Malang tahun 2014, SOP (Standar
Operasional Prosedur) Dispendukcapil
Kota Malang tahun 2015, serta SP
(Standar Pelayanan) tahun 2015.
2. TINJAUAN PUSTAKA
3
2.1
Dinas
Kependudukan
dan
Pencatatan Sipil Kota Malang
Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kota Malang merupakan salah satu
dinas
yang
bekerja
dalam
bidang
pengelolaan
data
kependudukan
masyarakat Kota Malang. Dalam tugas
kesehariannya ada pelayanan untuk KK,
KTP, dan Akte Kelahiran, Akte Kematian,
Akte Perkawinan dan yang berhubungan
dengan data kependudukan.
Adapun uraian tugas pokok dari masingmasing unsur dalam organisasi Dinas
Kependudukan dan Pencatatan Sipil, dapat
diuraikan sebagai berikut :
1.
Kepala Dinas mempunyai tugas
menyelenggarakan tugas pokok dan
fungsi, mengkoordinasikan dan melakukan
pengendalian internal terhadap unit kerja
di bawahnya serta melasanakan tugas lain
yang diberikan oleh Walikota sesuai tugas
dan fungsinya.
2. Sekretariat
melaksanakan
tugas
pokok pengelolaan administrasi umum
meliputi umum meliputi penyusunan
program, ketatalaksanaan, ketatausahaan,
keuangan, kepegawaian, urusan rumah
tangga, perlengkapan, kehumasan dan
kepustakaan serta kearsipan.
3. Bidang
Pencatatan
Sipil
melaksanakan
tugas
pokok
penyelengaraan pelayanan Catatan Sipil.
4. Bidang Kependudukan melaksanakan
tugas pokok pengelolaan pendataan dan
dokumentasi
penduduk,
pendaftaran
penduduk, serta mobilitas penduduk.
5. Bidang
Pengelolaan
Informasi
Administrasi Kependudukan melaksanakan
tugas pokok pengelolaan sistem informasi
administrasi
kependudukan
dan
diseminasi informasi kependudukan dan
pencatatan sipil.
TOGAF merupakan sebuah framework
– metode yang detail sekaligus tools
pendukung
yang
digunakan
untuk
mengembangkan arsitektur perusahaan.
TOGAF dikembangkan oleh para anggota
The Open Group, yang bekerja dalam
Architecture.[OPE-09]
Kerangka kerja The Open Group
Architecture Framework (TOGAF) versi 9.1
sebagai kerangka kerja penyusunan
rancangan. TOGAF sebagai kerangka kerja
perancangan arsitektur memiliki beberapa
karateristik, antara lain [MAR-12]:
1. Termasuk dalam 3 kerangka kerja
perancangan arsitektur yang paling
sering digunakan.
2. Merupakan
kerangka
kerja
yang
bersifat open-standard.
3. Fokus pada siklus implementasi (ADM)
dan proses.
4. Bersifat netral.
5. Diterima
oleh
masyarakat
internasional secara luas.
6. Pendekatannya bersifat menyeluruh.
7. Memiliki alat-alat bantu (tools) untuk
perencanaan dan proses yang lengkap.
2.4
Architecture
Method
2.2 Enterprise Architecture
Enterprise
Architecture
(EA)
merupakan kegiatan pengorganisasian
data yang dipergunakan dan dihasilkan
oleh organisasi yang mencakup tujuan
proses bisnis dari organisasi tersebut dan
merupakan sebiah blueprint
yang
menjelaskan bagaimana elemen IT dan
manajemen informasi bekerjasa sebagai
satu kesatuan.[COO-96]
Development
Gambar 1. Siklus TOGAF Architecture
Development Method (ADM) [THE-16]
Architecture
Development
Method
(ADM) merupakan inti dari TOGAF sebagai
hasil konstribusi dari banyak praktisi
arsitektur teknologi informasi di dunia.
2.3 TOGAF
4
Secara spesifik ADM dirancang untuk
memenuhi kebutuhan bisnis dan teknologi
informasi
berskala
enterprise.
ADM
dilengkapi dengan banyak alat bantu
(tools) baik dalam perencanaan maupun
prosesnya [MAR-12]
Tahapan dari TOGAF ADM secara
ringkas bisa dijelaskan sebagai berikut
[YUN-09]:
a. Architecture Vision
Menciptakan keseragaman pandangan
mengenai
pentingnya
arsitektur
enterprise
untuk
mencapai
tujuan
organisasi yang dirumuskan dalam bentuk
strategi serta menentukan lingkup dari
arsitektur yang akan dikembangkan.
b. Business Architecture
Mendefinisikan kondisi awal arsitektur
bisnis, menentukan model bisnis atau
aktivitas
bisnis
yang
diinginkan
berdasarkan skenario bisnis. Pada tahap
ini tools dan metode umum untuk
pemodelan seperti: BPMN bisa digunakan
untuk
membangun
model
yang
diperlukan.
c. Information System Architecture
Pada tahapan ini lebih menekankan pada
aktivitas bagaimana arsitektur sistem
informasi dikembangkan. Pendefinisian
arsitektur sistem informasi dalam tahapan
ini meliputi arsitektur data dan arsitektur
aplikasi yang akan digunakan oleh
organisasi.
d. Technology Architecture
Membangun arsitektur teknologi yang
diinginkan, dimulai dari penentuan jenis
kandidat
teknologi
yang
diperlukan
dengan
menggunakan
Technology
Portfolio Catalog yang meliputi perangkat
lunak dan perangkat keras.
e. Opportunities and Solution
keputusan terhadap kebutuhan utama dan
pendukung dalam organisasi terhadap
impelemtasi sistem informasi.
g. Implementation Governance
Menyusun
rekomendasi
untuk
pelaksanaan tatakelola implementasi yang
sudah
dilakukan,
tatakelola
yang
dilakukan meliputi tatakelola organisasi,
tatakelola
teknologi
informasi,
dan
tatakelola arsitektur.
h. Arcitecture Change Management
Menetapkan
rencana
manajemen
arsitektur dari sistem yang baru dengan
cara melakukan pengawasan terhadap
perkembangan teknologi dan perubahan
lingkungan
organisasi,
baik
internal
maupun eksternal serta menentukan
apakah
akan
dilakukan
siklus
pengembangan
arsitektur
enterprise
berikutnya.
2.5
Business
Process
Modelling
Notation
BPMN adalah singkatan dari Business
Process Modeling Notation, yaitu suatu
metodologi baru yang dikembangkan oleh
Business Process Modeling Initiative
sebagai suatu standard baru pada
pemodelan proses bisnis, dan juga
sebagai alat desain pada sistem yang
kompleks seperti sistem e-Business yang
berbasis pesan (message-based). Tujuan
utama dari BPMN adalah menyediakan
notasi yang mudah digunakan dan bisa
dimengerti oleh semua orang yang terlibat
dalam bisnis, yang meliputi bisnis analis
yang
memodelkan
proses
bisnis,
pengembang teknik yang membangun
sistem yang melaksanakan bisnis, dan
berbagai tingkatan manajemen yang
harus dapat membaca dan memahami
proses diagram dengan cepat sehingga
dapat membantu dalam pengambilan
keputusan [ROS-07].
Pada tahapan ini lebih menekan pada
manfaat yang diperoleh dari arsitektur
enterprise yang meliputi arsitektur bisnis,
arsitektur data, arsitektur aplikasi dan
arsitektur teknologi, sehingga menjadi
dasar bagi stakeholder untuk memilih dan
menentukan
arsitektur
yang
akan
diimplementasikan.
f. Migration Planning
Pada tahapan ini akan dilakukan penilaian
dalam menentukan rencana migrasi dari
suatu sistem informasi. Biasanya pada
tahapan
ini
untuk
pemodelannya
menggunakaan matrik penilaian dan
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1Studi Literatur dan Identifikasi
Masalah
Pada tahap studi literatur dilakukan
untuk
mendapatkan
landasan
dan
kerangka berfikir dalam penelitian yang
dilakukan. Referensi didapatkan dari
jurnal, artikel, buku-buku dan situs web
yang berhubungan dengan penelitian.
5
Kemudian dilakukan identifikasi masalah
dari permasalahan yang ada di tempat
penelitian.
management
adalah
melakukan
identifikasi bisnis layanan pendaftaran
penduduk Dispendukcapil Kota Malang
dengan
metode
value
chain
dan
wawancara stakeholder, melakukan issue
layanan
pendaftaran
penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dengan
observasi dan wawancara berdasarkan
value chain analysis, membuat konsep
solusi meliputi konsep solusi bisnis dan
solusi sistem informasi berdasarkan issue
organisasi saat ini.
3.2Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data adalah cara
penulis untuk mendapatkan data yang
dibutuhkan
ketika
penelitian.
Pengumpulan data sangat penting dalam
proses analisa proses bisnis. Pada
penelitian ini dilakukan pengumpulan data
dengan cara :
1. Observasi (Pengamatan)
2. Interview (Wawancara)
3.5Architecture Vision
Tahap
inisiasi
dari
siklus
pengembangan arsitektur yang mencakup
pendefinisian ruang lingkup, identifikasi
stakeholder
dan
kebutuhan
bisnis,
menguraikan tujuan bisnis, pemicu bisnis,
menggambarkan batasan dari rancangan
arsitektur yang akan dikembangkan dan
pengajuan persetujuan untuk memulai
pengembangan arsitektur.
3.3Preliminary Phase
Tahap
persiapan
dalam
proses
perencanaan menentukan ruang lingkup
EA yang akan dikembangkan, menentukan
komitmen
dengan
manajemen
perusahaan dalam perancangan EA, dan
mendefinisikan prinsip-prinsip arsitektur
enterprise.
Prinsip-prinsip perencanaan arsitektur
enterprise memiliki sifat yang umum yang
digunakan untuk melakukan tahap awal
pada
pengembangan
arsitektur
enterprise.
Prinsip
tersebut
menggambarkan karateristik serta tujuan
arsitektur SI/TI yang akan dikembangkan.
Prinsip-prinsip yang akan digunakan
sebagai acuan pengembangan, adalah :
1. Keutamaan Prinsip
2. Memaksimalkan Manfaat untuk
Organisasi dan Stakeholder
3. Manajemen
Informasi
adalah
Kepentingan Setiap Unit
4. Keberlangsungan Bisnis
5. Aplikasi yang Umum Digunakan
6. Berorientasi pada Layanan
7. Sesuai
dengan
Hukum
yang
Berlaku
8. Tanggung Jawab TI
3.6Business Architecture
Tahap ini dilakukan pendefinisian
terhadap kondisi awal, arsitektur bisnis,
menetukan model bisnis, aktivitas bisnis
yang diinginkan berdasarkan skenario
bisnis. Langkah – langkah tahap ini adalah
menguraikan deskripsi arsitektur bisnis
perusahaan
saat
ini
(as-is),
mengembangkan arsitektur bisnis yang
ingin dicapai (to-be), menganalisis gap
antara arsitektur saat ini dan tujuan, dan
menentukan candidate roadmap.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1Preliminary Phase
Mendefinisikan
prinsip-prinsip
arsitektur untuk dasar perancangan model
arsitektur
enterprise
pada
layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Kota Malang. Karena penelitian hanya
berfokus pada aristektur bisnis, maka
prinsip arsitektur yang didefinisikan hanya
prinsi bisnis saja, yang dapat dilihat pada
tabel 1.
Nama
Sesuai dengan aturan
dan kebijakan yang
berlaku
3.4Requirement Management
Identifikasi fungsional yang harus ada
untuk merealisasikan konsep solusi atas
permasalahan organisasi. Tahap ini sangat
penting karena dalam melakukan aktivitas
identifikasi pada perusahaan akan sering
muncul ketidakpastian infromasi yang
diberikan stakeholder maupun yang
disampaikan arsitek.
Adapun langkah – langkah yang
dilakukan
dalamm
requirement
6
Statemen
t/
Pernyata
an
Proses manajemen
informasi pada
instansi harus
mematuhi semua
undang-undang,
kebijakan, dan
peraturan
Rationale
/
Alasan
Manajemen informasi
yang ada pada Dinas
harus sesuai dengan
undang-undang,
kebijakan dan
peraturan yang
berlaku.
analysis,dan membuat konsep solusi
meliputi konsep solusi bisnis dan solusi
sistem
informasi
berdasarkan
issue
organisasi saat ini.
Activit
Business
SI
Issues
y
Solution
Solution
Pendaft
aran
Orang
Asing
Datang
dari
Luar
Negeri
(Tinggal
Terbata
s)
Implicati
on/
Implikasi
Manajemen informasi
yang terlibat harus
memastikan bahwa
perbaikan proses
bisnis pada instansi
sudah sesuai dengan
aturan dan kebijakan
yang ada. Instansi
harus berhati-hati
untuk menaati hukum,
peraturan, dan
kebijakan eksternal
mengenai kumpulan,
retensi dan
manajemen data.
Perubahan dalam
hukum dan perubahan
peraturan dapat
mendorong perubahan
dalam proses atau
aplikasi.
Tabel 1. Principle Catalog
4.2Requirement Management
Tahap
ini
akan
megidentifikasi
kebutuhan dalam perencanaan arsitektur
enterprise untuk Dispendukcapil Kota
Malang. Kebutuhan data yang diperlukan
didapat dari hasil wawancara, observasi,
dan
dokumen
Dispendukcapil
Kota
Malang. Langkah-langkah pada tahap ini
adalah melakukan identifikasi bisnis
layanan
pendaftaran
penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dengan
metode value chain dan wawancara
stakeholder,melakukan
issue
layanan
pendaftaran penduduk Dispendukcapil
Kota Malang dengan observasi dan
wawancara berdasarkan value chain
7
Efisiensi
waktu
dan
efektifit
as
pemerik
saan
berkas
permoh
onan
Pemanfaat
an aplikasi
untuk
melakuka
n
verifikasi
dan
validasi
terkait
berkas
permohon
an.
Sehingga
berkas
tidak perlu
dicetak
dulu,
kemudian
diberikan
kepada
kasi
Pembuatan
aplikasi
pada
bagian
Kasie,
sehingga
dapat
terintegrasi
dengan
pihak
operator
Dnas dalam
verifikasi
dan
validasinya
Informas
i yang
kurang
jelas
mengen
ai
berkas
permoh
onan
Pemanfaat
an
website
kelurahan
yang
memberik
an
informasi
yang jelas
pada
semua
layanan,
dan
informasi
secara
tertulis di
Kelurahan
Pemberian
informasi
yang
lengkap per
layanan
mulai dari
persyaratan
hingga alur
layanan
pada
website
Dispendukc
apil dan 57
Website
Kelurahan
Efisiensi
waktu
dan
efektifit
as
petugas
registra
di
Keluraha
Petugas
registra
mengguna
kan
sebuah
sistem
yang
terintegra
si oleh
Penambaha
n fungsi
pada SIAK
yang dapat
mengintegr
asikan
sistem yang
ada di
Kelurahan
n
Dispenduk
capil,
sehingga
semua
berkas
pemohon
dapat
dikirim
dalam
bentuk
data
digital
Tabel 2. Konsep Solusi Bisnis
kekurangan atau kesalahan, maka
petugas
pelayanan
akan
mengembalikan ke pemohon, untuk
dilengkapi kembali. Jika semua berkas
dan form telah benar, maka petugas
pelayanan akan memberi paraf.
3. Pemohon mengambil nomor antrian
pada mesin antrian yang telah
disiapkan oleh pihak Dispendukcapil.
4. Operator
Dispendukcapil
akan
memverifikasi dan memvalidasi ulang
berkas persyaratan dan form yang
telah diberi paraf oleh petugas
pelayanan. Jika terdapat kekurangan,
maka akan dikembalikan kembali ke
petugas pelayanan untuk diproses
ulang. Jika semua berkas sudah
lengkap dan benar, maka operator
dispendukcapil akan membuat surat
tanda bukti pengambilan SKTT.
5. Operator akan memanggil pemohon
sesuai dengan nomor antrian mereka
masing-masing untuk menyerahkan
surat tanda bukti pengambilan SKTT.
6. Setelah menyerahkan surat tanda
bukti, operator akan menginputkan
data pemohon ke SIAK.
7. Operator membuat dan mencetak
Surat Keterangan Tinggal Terbatas
(SKTT).
8. Dokumen SKTT diserahkan ke Kasie
Pendataan dan Dokumentasi untuk
diperiksa kembali beserta berkasberkas persyaratan. Jika ada kesalahan
pada berkas persyaratan maka akan
dikembalikan
ke
Operator
Dispendukcapil Dinas untuk diproses
kembali. Jika berkas persyaratan
pemohon dan dokumen SKTT telah
benar, maka Kasie akan memberi
paraf. Dokumen SKTT dan berkas
persyaratan akan diserahkan ke Kabid
Kependudukan
untuk
diperiksa
kembali.
9. Jika ada kesalahan pada dokumen
SKTT dan berkas persyaratan akan
dikembalikan kembali ke Kasie untuk
dilakukan proses ulang. Jika dokumen
SKTT dan berkas persyaratan benar,
maka Kabid akan memberikan paraf.
10. Setelah semua dokumen diperiksa oleh
Kasie
dan
Kabid,
serta
telah
dinyatakan benar, maka SKTT akan
diserahkan ke Kepala Dinas untuk
ditandatangani.
dengan
Dispendukc
apil
dan Solusi SI
4.3Architecture Vision
Pada
langkah
ini
akan
dilakukan
identifikasi stakeholder yang terlibat pada
layanan
pendaftaran
penduduk
Dispendukcapil Kota Malang dan peran
yang dilakukan, profil organisasi, visi, misi,
tujuan serta sasaran dai organisasi, dan
analisa value chain, yang dapat dilihat
pada gambar 2.
Gambar 2. Analisa Value Chain
4.4Business Architecture
Pada tahap ini akan mendefinisikan
arsitektur proses bisnis saat ini (as-is),
analisa gap antara as-is dan to-be,
serta mendefinisikan arsitektur bisnis
yang sesuai dengan target yang
diharapkan (to-be). Berikut adalah
contoh dari gambaran bisnis proses
as-is, yang dapat dilihat pada gambar
3.
1. Pemohon akan menyerahkan semua
persyaratan ke Dispendukcapil dan
mengisi formulir FR.1-62.
2. Petugas pelayanan menerima berkas
persyaratan dan form dari pemohon.
Kemudian
akan
diverifikasi
kelengkapan berkas persayaratan dan
pengisian
form.
Jika
terdapat
8
11. Dokumen
SKTT
yang
telah
ditandatangani oleh Kepala Dinas akan
diserahkan ke Operator Kependudukan
Dinas.
12. Pemohon akan memberikan surat
tanda bukti pengambilan SKTT untuk
mengambil SKTT mereka.
13. Kemudian copy SKTT akan diserahkan
oleh Operator Kependudukan Dinas ke
ke
Kelurahan
melalui
Operator
Dispendukcapil Kelurahan.
14. Staf front office akan mencatat data
pemohon di Buku Harian Peristiwa
Kependudukan dan Peristiwa Penting,
Buku Induk Penduduk,dan Buku Mutasi
Penduduk
diharapkan. Setelah ditemukan adanya
gap, selanjutnya adalah menggambarkan
arsitektur bisnis usulan
(to-be) dan
mensimulasikan perbandingannya waktu
yang dibutuhkan dengan pemanfaatan
SDM nya.
1. Pemohon akan mendaftar melalui situs
wesite yaitu SLKO (Sistem Layanan
Kependudukan
Online).
Kemudian,
memilih beberapa pilihan menu yang
telah ada pada situs website tersebut.
Kemudian, mengisi form pendaftaran
dan menguploas berkas persyaratan
dalam bentuk digital ke sistem.
2. Memasukkan NIK pemohon, sebelum
mencetak
tanda
bukti
menu
Pendaftaran Orang Asing Datang dari
Luar Negeri (Orang Asing Tinggal
Terbatas). sudah terdaftar di KTP
elektronik atau belum. Setelah itu,
pemohon dapat melakukan cetak
tanda bukti Pendaftaran Orang Asing
Datang dari Luar Negeri (Orang Asing
Tinggal Terbatas).
3. Operator Kependudukan Dinas akan
mendapatkan notifikasi berupa pesan
bahwa ada pemohon baru yang telah
melakukan entry pada sistem.
4. Operator Kependudukan Dinas akan
melakukan validasi dan verifikasi
berkas persyaratan lainya yang telah
diupload. Jika terjadi kesalahan, maka
Operator Kependudukan Dinas akan
mengirim notifikasi ke sistem dan SMS.
5. Pemohon akan melakukan edit data
pada menu edit Pendaftaran Orang
Asing Datang dari Luar Negeri (Orang
Asing Tinggal Terbatas).
6. Jika data sudah valid, maka Operator
akan mencetak dokumen SKTT.
7. Operator Kependudukan Dinas akan
memberikan approval pada sistem,
yang berfungsi untuk memberikan
notifikasi bahwa berkas persyaratan
dan dokumen SKTT telah divalidasi dan
diverifikasi
oleh
Operator
Kependudukan Dinas.
8. Setelah itu, pada sistem Kasie
Pendataan dan Dokumentasi akan
terdapat notifikasi, bahwa berkas
tersebut
telah
divalidasi
dan
diverifikasi
oleh
Operator
Kependudukan Dinas. Kasie akan
melakukan validasi dan verifikasi ulang
melalui sistem. Jika berkas persyaratan
Gambar 3. Proses Bisnis Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is
Setelah semua proses bisnis telah
didefinisikan maka akan dilakukan analisa
gap untuk mengetahui gap antara kondisi
bisnis saat ini dan target bisnis yang
9
dan dokumen SKTT telah disetujui
Kasie, maka Kasie akan memberi
approval pada sistem.
9. Kemudian,
pada
sistem
Kabid
Kependudukan
akan
terdapat
notifikasi, bahwa berkas tersebut telah
divalidasi dan diverifikasi oleh Kasie
Pendataan dan Dokumentasi. Kabid
akan melakukan validasi dan verifikasi
ulang melalui sistem. Jika berkas
persyaratan dan dokumen SKTT telah
disetujui Kabid, maka Kabid akan
memberi approval pada sistem.
10. Pada sistem Operator Kependudukan
Dinas akan terdapat notifikasi bahwa
dokumen dan berkas persyaratan telah
divalidasi dan diverifikasi oleh Kasie
dan
Kabid,
kemudian,
Operator
Kependudukan Dinas dapat mencetak
dokumen SKTT.
11. Dokumen tersebut akan diserahkan ke
Kepala Dinas untuk ditandatangani.
Setelah
dokumen
ditandatangani,
operator Kependudukan Dinas akan
memberi stempel.
12. Pemohon dapat mengambil dokumen
setelah mendapatkan pemberitahuan
melalui layanan SMS dan sistem dari
Dispendukcapil.
13. Operator Kependudukan Dinas akan
mengubah copy SKTT ke dalam bentuk
digital untuk dikirim ke Kelurahan
sebagai arsip.
14. Pemohon mengambil nomor antrian,
kemudian, Operator Kependudukan
Dinas akan memanggil pemohon
sesuai dengan nomor antrian.
15. Pemohon menyerahkan kartu tanda
bukti Pendaftaran Orang Asing Datang
dari Luar Negeri (Orang Asing Tinggal
Terbatas) beserta berkas persyaratan
yang telah diupload ke sistem.
Kemudian, Operator Kependudukan
Dinas akan menyerahkan dokumen
SKTT.
16. Operator
Kependudukan
Dinas
mengirim berkas copy SKTT ke
Kelurahan melalui sistem.
17. Operator Dispendukcapil Kelurahan
akan mendapatkan notifikasi dan
melakukan approval bahwa data SKTT
telah diterima.
18. Kemudian, Operator Dispendukcapil
Kelurahan
akan
mencetak
data
pendaftaran pemohon dan copy SKTT
sebagai
arsip
Kelurahan.
Data
pendaftaran pemohon secara otomatis
akan ada di sistem yang ada di
Kelurahan,
ketika
Kabid
telah
melakukan approval pada sistem.
Gambar 3. Proses Bisnis Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is
Dan untuk hasil perbandingan simulasi
untuk Layanan Pendaftaran Pindah dari
Luar Negeri (Orang Asing Tinggal Terbatas)
dapat dilihat pada tabel 3 dan 4.
Kelurah
an
Dispendukcapi
l
Instances
Started
42
Instances
Completed
10
Min. Time
1h 15m
5d 15h 5m
Max. Time
1h 59m
21d 15h 49m
Avg. Time
1h 19m
25s
17d 2h 45m 48s
Tabel
3.
Waktu
Proses
Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) as-is
10
Keluraha
n
mana yang harus diperbaiki pada
proses bisnis yang ada sekarang, dan
menggambarkan proses bisnis to-be
atau target yang diharapkan oleh
Layanan
Pendaftaran
Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang.
2. Berdasarkan hasil wawancara dan
observasi pada Layanan Pendaftaran
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang
terdapat 11 layanan, tetapi pada
penelitian ini hanya fokus kepada 9
layanan saja, yang memiliki banya
permasalahan. Untuk menggambarkan
proses bisnis yang ada saat ini,
digambarkan
dalam
BPMN
menggunakan tools Bizagi 3.0.
3. Analisa
gap
dilakukan
sebelum
memodelkan
proses
bisnis
yang
diharapkan
untuk
menunjukkan
kesenjangan yang
terjadi
antara
proses bisnis saat ini dan target proses
bisnis yang diharapkan. Sehingga pada
proses bisnis yang diusulkan telah
sesuai dengan kebutuhan bisnis Dinas.
Taget proses bisnis yang diharapkan
pada Layanan Pendaftaran Penduduk
Dispendukcapil
Kota
Malang
didapatkan dari hasil wawancara
kepada pihak Dispendukcapil dan
dokumen Rencana Strategi (Renstra).
Proses bisnis yang akan datang akan
digambarkan
dalam
BPMN
menggunakan tools Bizagi 3.0.
Dispendukc
apil
Instances
Started
42
Instances
Completed
42
Min. Time
7m
1d 6h 59m
Max. Time
9m
3d 18h 47m
Avg. Time
7m 8s
2d 11h 29m
12s
Tabel
4.
Waktu
Proses
Layanan
Pendaftaran Pindah dari Luar Negeri
(Orang Asing Tinggal Terbatas) to-be
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan pada
penelitian ini dalam bab sebelumnya
dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagi
berikut ini :
1. Dengan melakukan tahap-tahap yang
ada di TOGAF , yaitu fase preliminary,
requirement
management,
architecture vision, dan business
architecture menghasilkan analisaanalisa mengenai isu yang ada di
Bidang Kependudukan Dispendukcapil
serta stakeholder yang akan terkena
dampak dari proses perbaikan, dan
pemodelan proses bisnis yang terjadi
saat ini. Pada fase requirement
management menjelaskan bisnis inti
yang ada pada Layanan Pendaftaran
Penduduk Dispendukcapil Kota Malang,
issue/masalah yang terjadi pada
Layanan
Pendaftaran
Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang, dan
konsep solusi seperti apa untuk
menangani issue atau permasalahan
tersebut. Pada fase architecture vision
akan menghasilkan stakeholder map
matrix dan analisa value chain pada
Layanan
Pendaftaran
Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang. Fase
business architecture menggambarkan
proses bisnis yang ada pada Layanan
Pendaftaran Penduduk Dispendukcapil
Kota Malang sekarang, analisa gap
yang menjelaskan aktivitas-aktivitas
5.2 SARAN
Saran yang dapat diberika untuk
penelitian yang selanjutnya adalah :
1. Fase ini dilakukan sampai pada fase
Information Systems Architecture, fase
Technology
Architecture,
fase
Opportunities and Solutions, fase
Migration
Planning,
fase
Implementation Governance, dan fase
Architecture Change Management. Hal
ini
dilakukan
agar
pada
saat
pengimplentasian arsitekur enterprise
pada Layanan Pendaftaran Penduduk
Dispendukcapil Kota Malang lebih
mudah.
2. Perlu dikembangkan kembali prinsip
arsitektur untuk prinsip data, prinsip
aplikasi, dan prinsip teknologi.
DAFTAR PUSTAKA.
11
[KUR-14]
Indah, Kurniawati H. 2014.
“Perancangan Arsitektur Enterprise
Poliklinik Universitas Brawijaya (UB)
menggunakan metode Zachman
Framework”, Program Studi Teknik
Informatika
Program
Teknlogi
Informasi dan Ilmu Komputer
Universitas Brawijaya.
[WID-07]
Widodo, Aris Puji. 2007.
“Enterprise
Architecture
Model
untuk
Aplikasi
Government”,Jurusan
Ilmu
Komputer Fakultas Matematika dan
Ilmu Pengetahuan Alam Universitas
Diponegoro.
[YUN-09]
Yunis, Roni dan Kridanto
Surendro.
2009.
“Perancangan
Model
Enterprise
Architecture
Dengan
Togaf
Architecture
Development Method”, Jurusan
Sistem Informasi STMIK-Mikroskil,
Program Studi Teknik Informatika,
STEI ITB.
[PER-08]
Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 25 Tahun 2008,
“Tentang Persyaratan dan Tata
Cara Pendaftaran Penduduk dan
Pencatatan
Sipil”.
[Online],
(http:dispendukcapil.malangkota.g
o.id, diakses 28 September 2015)
[RAD-15]
Radityo,Handika
Satwika.
2015. “Analisa dan Perancangan
Proses Bisnis Sistem Informasi
Layanan Rawat Inap di Rumah
Sakit Tk. IV (DKT) Madiun”, Program
Studi Teknik Informatika Program
Teknlogi
Informasi
dan
Ilmu
Komputer Universitas Brawijaya.
[RIS-13]
Rismawati, Rosita. 2013.
“Perencanaan Arsitektur Bisnis Di
Bidang
Medis
Rumah
Sakit
Muhammadiyah
Surabaya”,
Jurusan Sistem Informasi Fakultas
Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
Universitas Airlangga.
[ROI-15]
Roiyan
Fauzi,
Achmad.
2015.
“Perancangan
Model
Arsitektur Enterprise pada UD.ABC
dengan
TOGAF
Architecture
Development Method”,
Program
Magister
Manajemen
Teknologi
Institut
Teknologi
Sepuluh
November Surabaya.
[SUP-10]
Supriyana,
Iyan.
2010.
“Perencanaan
Model
Arsitektur
Bisnis, Arsitektur Sistem Informasi
dan Arsitektur Teknologi dengan
Menggunakan TOGAF: Studi Kasus
Bakosurtanal”, Jurnal Generic
[THE-16] The Open Group. (2016). The
Open Group TOGAF 9.`. Retrieved
April 2,2016,from The Open Group
TOGAF
9.1
Website
:https//pubs.opengroup.org/archite
cture/togaf9-doc/arch/index.html
12