HUBUNGAN TEKONOLOGI PERKANTORAN DAN SARA

HUBUNGAN TEKONOLOGI PERKANTORAN DAN SARANA PRASANA
KANTOR DALAM PENINGKATAN KINERJA
THE RELATIONSHIP BETWEEN OFFICE TECHNOLOGY AND OFICE
FACILITIES INFRASTRUCTURE IN IMPROVING EMPLOYEES’ PERFORMANCE

Oleh
Dela Igna Abdilla
165211004
Program Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung
Email: delaabdilla@gmail.com
Abstrak
Sarana dan prasarana kantor sangat penting di era modern seperti sekarang. Banyak sekali
sarana dan prasana yang lebih canggih untuk melancarkan kelangsungan kegiatan kantor agar
terlaksana dengan efisien dan efektif. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana
hubungan antara Sarana Prasarana dan Teknologi terhadap kinerja karyawan dalam
kehidupan perkantoran. Metode yang digunakan yaitu metode tinjauan pustaka. Informasi
didapatkan dengan membuat kerangka berfikir dengan memilih tinjauan pustaka yang tepat
dari beberapa referensi buku dan jurnal yang sudah ada, lalu mengutip dengan baik dan
benar. Tanpa adanya sarana dan prasana akan mustahil tujuan akan tercapai, akan lebih
efektif dan efisien jika diberi teknologi perkantoran yang canggih. Dengan adanya teknologi

perkantoran beban pekerjaan karyawan akan sedikit berkurang dan akan menciptakan suatu
kemudahan dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Diharapkan setiap perusahaan harus lebih
mementingkan hal yang berkaitan dengan sarana prasana kantor demi meningkatkan kinerja
karyawannya.
Kata Kunci : Sarana dan Prasarana, Teknologi, Kinerja Karyawan
Abstract
Office facilities and infrastructure are very important in today's modern era. Lots of facilities
and infrastructure are more sophisticated to expedite the continuity of office activities to run
efficiently and effectively. This study aims to determine how the relationship between
facilities Infrastructure and Technology toward the employee performance in the office life.
The method used is literature review method. Information is gained by creating a thinking
framework by selecting a proper literature review of some existing reference books and
journals, then quoting them correctly. In the absence of facilities and infrastructure will be
impossible to achieve goals. It will be more effective and efficient if the office is given
sophisticated technology. With the existence of the office technology, the workload of
employees will decrease and it will create an ease in performing office work. It is expected
that every company should be more concerned with matters relating to office facilities to
improve the employees’ performance.
Keywords: Facilities and Infrastructure, Technology, Employee Performance

PENDAHULUAN
Hal yang sangat mendukung dalam
kelancaran kegiatan sebuah kantor adalah
Sarana dan Prasarana. Sarana dan
prasarana kantor memang sangat penting
di era modern seperti sekarang. Banyak
sekali sarana dan prasana yang lebih
canggih dan efisien untuk melancarkan
kelangsungan kegiatan kantor. Ketika kita
bekerja di sebuah kantor pasti kita
meninjau terlebih dahulu apakah sarana
dan prasana yang akan kita pakai ini
menunjang atau bahkan sebaliknya. Maka
dari itu perlu adanya keseimbangan antara
keahlian dengan sarana dan prasana yang
akan kita pakai nantinya. Keahlian dengan
sarana dan prasarana akan berhubungan
langsung dengan peningkatan mutu dari
produk atau jasa yang akan dihasilkan.
Menurut

Chaniago
(2013:49)
“Sarana dan Prasarana kantor adalah
sesuatu berupa fisik yang menyebabkan
orang dapat bekerja untuk mencapai tujuan
dari kantor”. Dalam hal ini bahwa
karyawan, baik yang berada pada level
manajer maupun level bawah, merupakan
sumber daya yang paling berharga. Semua
pekerjaan kantor dilaksanakan oleh semua
pihak yang ada di kantor, tentunya sarana
dan prasana juga dipakai oleh seluruh
pihak yang akan melakukan pekerjaan di
kantor. Tanpa adanya sarana dan prasana
akan mustahil tujuan akan tercapai, akan
lebih efektif dan efisien jika diberi
teknologi perkantoran yang canggih.
Dengan adanya teknologi perkantoran
beban pekerjaan karyawan akan sedikit
berkurang dan akan menciptakan suatu

kemudahan
dalam
melaksanakan
pekerjaan kantor. Karyawan tidak akan
kebosanan dan akan mengurangi keletihan
bekerja apabila harus mengerjakan
pekerjaan yang berulang-ulang dan
banyak, mereka bisa berisitirahat sebentar
seperti bermain game di laptop yang

nantinya akan menumbuhkan semangat
lagi ketika mereka bosan.
Sementara itu jika kita melihat dari
fungsinya sarana dan prasarana kantor
akan memotivasi para karyawannya untuk
bekerja lebih giat lagi dan mencapai tujuan
yang maksimal. Jika digabungkan dengan
teknologi perkantoran yang canggih maka
karyawan tidak perlu banyak waktu untuk
memelihara sarana dan prasana yang

mereka gunakan nantinya. Mereka akan
menjadi lebih produktif terhadap pekerjaan
yang mereka kerjakan, kita bisa menilai
tingkat produktifitas karyawan ini dilihat
dari seberapa besar kemauan mereka
terhadap pekerjaan yang akan mereka
kerjakan. Jika mereka tidak sama sekali
ada kemauan, maka pekerjaan kantor yang
akan mereka kerjakan tidak akan
terselesaikan dengan baik.
Kemauan
karyawan bisa bertambah dengan adanya
sarana dan prasarana yang baik, ketika
karyawan menyusun tempat kerja,
menyusun alat-alat kantor pada letak yang
tepat, dan pengaturan tempat kerja, maka
akan menciptakan kemauan atau semangat
untuk bekerja. Dengan adanya teknologi
karyawan bisa menata ulang tempat
bekerja mereka ketika mereka bosan.

Dalam pencapaian efektivitas kerja
dan efisiensi kerja, banyak sekali faktor
yang menentukan sehingga tujuan utama
dari sebuah kantor ini tercapai, mulai dari
hubungan sarana prasarana dengan
keahlian karyawan dalam bekerja, lalu
sarana prasana dan teknologi perkantoran,
kemauan karyawan dengan teknologi
perkantoran yang dipakai ketika karyawan
bekerja, itu suatu kolaborasi yang akan
memudahkan semua pekerjaan kantor.
Berdasarkan penjelasan yang sudah
penulis jelaskan diatas, penulis ingin
mengetahui lebih dalam mengenai
keterkaitan antara sarana prasana dan
teknologi perkantoran dalam mencapai

kinerja karyawan yang baik, penulis akan
lebih berfokus pada sarana dan prasarana
dan teknologi perkantoran, maka dari itu

penulis akan mengkaji dalam jurnal yang
berjudul
“HUBUBUNGAN
TEKONOLOGI
PERKANTORAN
DENGAN SARANA DAN PRASANA
KANTOR DALAM PENINGKATAN
KINERJA”.
PEMBAHASAN
Pekerjaan kantor yang berulangulang dan banyak pasti membutuhkan
dukungan sarana dan prasarana yang baik
dan memadai. Menurut Kamus Besar
Bahasa Indonesia (KBBI), “Sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai
alat dalam mencapai maksud dan tujuan.
Sedangkan Prasarana adalah segala sesuatu
yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses dalam
pekerjaan kantor (usaha, pembangunan,
proyek)”. Antara sarana dan prasarana

keduanya saling berkaitan dan tidak dapat
dipisahkan. Kita bisa membedakannya dari
segi benda mati dan bergerak. Sarana lebih
ditujukan kepada benda-benda yang
bergerak, sedangkan prasarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang tidak
bergerak
(mati). Walaupun
dalam
prasarana benda-bendanya tidak bergerak,
karyawan harus bisa mentaati atau
melakukan sesuatu sesuai dengan aturan
dengan teliti karena prasana ini biasanya
digunakan untuk jangka waktu yang
panjang, seperti SOP (Standar Operating
Procedure) buku petunjuk pelaksanaan
kantor dan lain sebagainya.
Sarana
Sarana berupa alat, merupakan
sarana yang berarti alat yang dipakai

secara
langsung
oleh
karyawan,
pemakaiannya pun terbilang gampang
habis atau bisa habis dalam jangka waktu
yang pendek, jenis alat ini adalah alat yang
mencakup
dalam
proses
kegiatan
pelaksanaan kegiatan kantor, perlengkapan
kantor, dan bahan pakai habis. Misalnya
saja yang masuk ke dalam golongan jenis

ini adalah kursi, meja, alat tulis untuk
mencatat sebuah laporan atau tinta bahkan
kertas untuk membuat suatu laporana/
surat, selanjutnya tempat penyimpanan
dokumen/arsip atau teknologi seperti

komputer/laptop
yang
memang
membutuhkan
waktu
lebih
dalam
pemeliharannya jika rusak. Semua alat ini
sangat mendukung dalam pelaksanaan
kegiatan kantor dan kinerja pegawai akan
lebih baik. Tetapi masih ada saja karyawan
yang memang belum bisa memanfaatkan
bahkan memakai/menjalankan sarana yang
disediakan oleh kantor. Maka dari itu perlu
adanya pelatihan atau sekedar memberi
karyawan cara kerja dan pemakaiannya
agar alat tersebut bisa di manfaatkan.
Prasarana
Prasarana merupakan benda mati
atau non fisik yang menjadi pedoman,

patokan ataupun standar bagi karyawan
yang sedang bekerja di sebuah kantor.
Dengan adanya prasarana kantor karyawan
bisa melaksanakan kegiatan kantor sesuai
dengan aturan dan tata tertib yang berlaku
di kantor tersebut. Misalnya saja
peraturan-peraturan yang sudah dibuat
oleh kantor, operational books, manual
kantor, dan SOP (Standar Operating
Procedure).
Bisa kita simpulkan bahwa
hubungan antara Sarana dan Prasarana
kantor memang tidak bisa dipisahkan dari
karyawan yang sedang bekerja di kantor.
Karyawan kantor akan memaksimalkan
skillnya
bila
mana
sarana
dan
prasarananya menunjang dan tercukupi
dengan baik. Skill karyawan akan
maksimal dan akan menghasilkan produk
atau jasa yang bermutu itu tergantung dari
sarana dan prasarana yang mereka
gunakan. Sarana dan prasarana kantor akan
memudahkan
karyawan
dalam
melaksanakan kegiatan kantor, karyawan
akan bekerja dengan se-efektiv dan seefisien mungkin agar tercapai seluruh
tujuan kantor. Jangan sampai karyawan
yang bekerja keras dan menghasilkan

produk atau jasa yang bagus, tetapi akibat
ketidak nyamanan karyawan dengan
sarana dan prasarana yang kantor sediakan
karyawan malah keluar di tengah jalan. Itu
hal yang buruk jika banyak karyawan yang
keluar masuk perusahaan.

Jenis-Jenis Sarana Dan Prasarana

-

a. Peralatan dan Perlengkapan didalam
Kantor
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau
bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga
menghasilkan suatu pekerjaan yang
diharapkan selesai lebih cepat, lebih
tepat dan lebih baik. Agar seluruh
pelaksanaan kegiatan kantor berjalan
dengan
seefektiv
dan
seefisien
mungkin.
Peralatan/perlengkapan
kantor dapat dibagi dalam beberapa
kelompok, yaitu sebagai berikut:
1. Barang Lembaran/Helaian
- Kertas (Paper)
Kertas akan digunakan dalam
kegiatan kantor dengan ukuran
yang memang sudah ditentukan
dalam perkantoran. Biasanya
kertas yang dipakai itu adalah
kertas yang ukurannya A4.
Sudah pasti dalam kegiatan
kator kertas sangat banyak
digunakan
seperti
untuk
membuat surat ataupun laporan.
- Folio Bergaris

-

Carbon paper ini adalah
lembaran yang digunakan untuk
meminimalisir pekerjaan dalam
penggandaan dokumen. Kertas
karbon digunakan tepat dibawah
kertas yang sedang kita isi/tulis
dan secara otomatis akan
tercopy pada kertas selanjutnya.
Kertas Stensil
Kertas Stensil adalah kertas
yang meminimalisir dalam
penggandaan dokumen sama
seperti kertas karbon. Tetapi
yang membedakannya adalah
kertas stensil ini digunakan
untuk menggandakan kertas

yang besar (biasanya untuk
penggandaan surat)

-

Formulir
Sebuah lembaran yang sudah
terdapat tulisan berupa isian
biasanya seperti kertas untuk
data diri.

-

Plastik Transparan

Kertas karbon (Carbon Paper)

Sebuah lembaran transparan dan
digunakan untuk meletakkan
huruf dan angka yang telah di
print di suatu alat yaitu OHP
(Over
Head
Proyektor).

-

Biasanya
digunakan
untuk
memperlihatkan
huruf
dan
angka pada saat rapat.
Amplop (Evelope)
Amplop
digunakan
untuk
membungkus surat-surat yang
akan
dikirimkan
kepada
perusahaan maupun instansi
lain, sehingga isi dalam amplop
tersebut (surat) bisa terlindungi
dan terjaga kerahasiaannya. Dan
tidak akan terbaca oleh pihak
yang
memang
tidak
berkepentingan.

2. Alat Tulis Kantor
Peralatan/perlengkapan kantor yang
berbentuk non lembaran (bukan
berupa kertas lembaran), yaitu shiny
stamp, ballpoint, lem, clip, pensil,
spidol,
penghapus,
penggaris,
rautan, gunting, pemotong kertas
(cutter), stempel, pembuka surat
(letter opener), pelubang kertas dll.

3. Berbentuk Buku
- Buku Catatan (Black Note)
- Buku Pedoman Organisasi
- Buku Tamu
- Buku Agenda Surat
4. Mesin Kantor
Beberapa mesin kantor memang
pada umumnya digunakan untuk
pekerjaan secara mekanik, elektrik,
dan magnetik. Menurut Gie
(2000:229) mesin kantor dapat
digolongkan sebagai berikut:
- Typewriter (Mesin Tik)
- Dictating
Machine
(Mesin
Dikte)
- Calculating Machine (Mesin
Hitung)
- Mailing Machine (Mesin untuk
keperluan surat menyurat)
- Duplicating Machine (Mesin
penggandaan wakat)
- Communication
Equipment
(Mesin komunikasi)

Pengelolaan Sarana dan Prasarana
yang ada didalam Kantor
Pengelolaan sarana dan prasarana
memang sangat dibutuhkan agar semua
kegiatan kantor terlaksana dengan lancar,
sebaliknya jika pengelolaan sarana dana
prasarana tidak baik maka tidak akan
mendapatkan manfaat dan malah akan
terbengkalai atau membuang uang seraya
barang itu sudah dibeli. Pengelolaan yang
baik, efektif dan efisien mutlak diperlukan,
mulai dari perencanaan, pelaksanaan
hingga pengawasan agar berjalan dengan
lancar. Tujuan diadakannya pengelolaan
sarana dan prasarana kantor yaitu untuk
melancarkan pelaksanaan kegiatan kantor
secara efisien dan baik. Pengelolaan bisa
mempermudah karyawan agar tidak terjadi
kerusakan yang fatal, baik yang bersifat
administrasi maupun teknik operasional.
Dalam pengelolaan sarana dan prasarana
kantor ada beberapa hal yang harus
dilakukan, yaitu :
a. Pengadaan/Creating
Pengadaan merupakan kegiatan
menyediakan semua alat dan barang
yang dibutuhkan untuk menunjang
pelaksaan tugas, dan telah direncanakan
sebelumnya. Menurut Donald J.
Bowersox, (2001:67) “sebelum kantor
menyediakan semua alat dan barang
yang dibutuhkan, proses perencanaan
merupakan satu proses yang harus
ditempuh agar pengadaan yang ada
menjadi berguna dan pengadaan yang
ada tidak akan terbengkalai lalu tidak
akan
memboroskan
anggaran
perusahaan”. Pengadaan ini dilakukan
sesuai dengan kebutuhan masing-masing
kantor dan prosedur kantor tersebut.

b. Penyimpanan/Saving
Penyimpanan merupakan suatu
kegiatan
yang
dilakukan
untuk
menyimpan hasil dari kegiatan kantor

baik dari hasil kantor itu sendiri, barang
yang dibeli di instansi lain, atau yang
diperoleh ketika kantor meminta bantuan
pada instansi lain. Tujuan penyimpanan
barang/bahan kantor antara lain :
-

Agar tidak terjadi kehilangan
barang.
Agar barang tidak cepat rusak.
Memudahkan
dalam
pengawasan.
Agar tersusun dengan rapi
sehingga mudah ditemukan
apabila barang tersebut dicari.
Memudahkan dalam analisis
barang.

Ketika
melakukan
kegiatan
penyimpanan maka ada hal yang harus
dilakukan terlebih dahulu, yaitu:
1. Klasifikasi
Seperti halnya karyawan
menyimpan
arsip/dokumen,
penyimpanan sarana dan prasana
juga perlu adanya klasifikasi, seperti
kode identifikasi barang agar jika
ada barang yang terlihat sama tidak
akan tertukar.
2. Tempat Penyimpanan
Ketika menyimpan sarana
dan prasarana karyawan tidak boleh
sembarang menyimpan barang di
tempat yang belum ditentukan.
Harus adanya syarat seperti
keamanan, pengendalian dan tata
cara penyimpannnya itu sendiri.
c. Pemeliharaan/Maintenance
Pemeliharaan
merupakan
kegiatan untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor akan tetap dalam
keadaan baik untuk jangka waktu yang
panjang. Sama halnya penyimpanan,
pemeliharaan
ini
bertujuan
agar
barang/bahan yang ada tidak akan cepat
rusak karena hama/cuaca, agar barang
tidak kadaluarsa dan tahan, agar barang

tidak hilang jika sering melakukan
kegiatan mengecek barang, agar sarana
dan prasarana tidak akan mudah kotor
dan akan selalu bersih.
d. Distribusi/ Distribute
Distribusi merupakan kegiatan
dimana barang/bahan akan disalurkan
dari
penyimpanan
untuk
dipakai/direalisasikan ke karyawan yang
membutuhkan dengan kata lain ini
adalah
pemanfaatan
sarana
dan
prasarana kantor. Agar penyaluran
sarana dan prasarana terselenggara
dengan lancar maka harus dilakukan
kerjasama yang erat antara karyawan
yang akan menggunakan barang/bahan
dan para petuugas penyimpanan seperti,
karyawan harus memberi tahu petugas
dengan jelas apa saja yang dibutuhkan
untuk memperlancar proses penyaluran,
lalu petugas penyimpanan harus lebih
cekatan untuk memproses permintaan
yang sudah diberitahkan oleh karyawan
agar tidak ada yang tertinggal atau
kurang dan mengirimkannya dengan
lancar kepada karyawan.
e. Penggunaan/Inventarisasi
Ketika karyawan membutuhkan
suatu barang dan tidak di disetujui, itu
karena memang ada barang yang tidak
semua karyawan bisa pakai/ tidak
sembarang orang. Maka dari itu
penggunaan
barang
digolongkan
menjadi
dua
golongan
yaitu
penggunaan/inventaris yang habis pakai
dan penggunaan/inventaris yang tidak
habis sekali pakai atau bisa dipakai
dalam jangka waktu yang panjang.
Teknologi Perkantoran
Dalam bahasa Perancis, Teknologi
adalah La Teknique yang berarti semua
proses yang dilaksanakan dalam upaya
untuk mewujudkan sesuatu secara rasional.
Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1),
“Teknologi yaitu cara melakukan sesuatu

untuk memenuhi kebutuhan manusia
dengan bantuan alat dan akal sehingga
seakan
–
akan
memperpanjang,
memperkuat atau membuat lebih ampuh
anggota tubuh, panca indera, dan otak
manusia”. Jadi bisa kita simpulkan bahwa
teknologi ini akan mempermudah manusia
dalam mengerjakan suatu kegiatan, baik
itu secara pribadi maupun dalam
pekerjaan.
Secara etimologis kantor berasal
dari bahasa Belanda “kantoor” yang berarti
ruang tempat orang bekerja, tempat
kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan
lain sebagainya. Secara praktis kantor
merupakan tempat orang-orang melakukan
kegiatan/ aktivitas yang berhubungan
dengan pelayanan berbagai keterangan dan
diberikan pada yang membutuhkannya.
Menurut Atmosudirdjo “bahwa pengertian
dari kantor adalah unit organisasi yang
terdiri atas tempat, staf personil, dan
operasi ketatausahaan guna membantu
pemimpin dalam mencapai tujuan kantor”.
Bisa kita simpulkan bahwa
pengertian dari Teknologi Perkantoran
adalah teknologi yang dibuat atau
dirancang untuk diaplikasikan dalam
kegiatan / aktivitas perkantoran guna
mempermudah pekerjaan yang ada
dikantor. Seperti menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan bahan – bahan keterangan
secara efisien dan efektif dengan
menggunakan teknologi yang canggih
yaitu mesin – mesin kantor.

Jenis-Jenis Teknologi Perkantoran
Sedarmayanti
(2001:52)
menyatakan “Tiga jenis mesin yang
umumnya terdapat di kantor yaitu, Labour
Saving Machine, Money Saving dan Time
Saving Machine”.
1. Labour Saving Machine (Mesin
Penghemat Tenaga Kerja)
Mesin yang di desain khusus untuk
digerakkan oleh listrik atau baterai.

Mesin ini akan mengurangi beban
manusia karena akan menghemat
tenaga, fisik, dan pikiran manusia.
Mesin-mesin ini biasanya dipergunakan
untuk unit-unit yang besar seperti
pergudangan, bangunan, pembuatan
bahan, komputer dan lain sebagainya
yang ada pada pekerjaan-pekerjaan
yang
bersifat
administratif
(paperwork).
Tetapi,
di
setiap
perusahaan dalam penggunaan mesin
pasti masih ada mesin yang memang
masih digerakkan/ dioperasikan oleh
manusia, biasanya mesin-mesin kecil
dan disebut Mesin Mekanik.
2. Money
Saving
(Mesin
Untuk
Menghemat Anggaran)
Mesin yang di desain sebagai mesinmesin untuk mass-production. Biasanya
kantor menggunakan mesin ini karena
untuk menghemat pengeluaran uang.
Penggunan mesin ini di samping mesinmesin engineering/ bersifat teknik dan
tahan dalam jangka waktu yang panjang
sepeti mesin-mesin komputer, mesin
pintal, mesin pengganda dan lain
sebagainya.
3. Time Saving Machine (Mesin Untuk
Menghemat Waktu)
Mesin
yang
di
desain
untuk
memanfaatkan penggunaan waktu agar
karyawan tidak usah membuang-buang
waktunya hanya untuk mengoperasikan
mesin ini. Misalnya saja seperti mesin
foto kopi, komputer, mesin pengganda,
alat komunikasi dan lain sebaginya.

Teknologi Perkantoran bisa digolongkan
menurut sifatnya, yaitu sebagai beikut:
1. Mesin Untuk Menghimpun (Collecting)
Mesin ini digunakan untuk membantu
karyawan
dalam
mengusaahakan
tersedianya
segala
keterangan.
Contohnya : Pembuka surat, mesin
penjilid, pemotong kertas, stepler,
Hechtmachine, stapler remover.

2. Mesin Untuk Mencatat (Record)
Mesin ini digunakan untuk membantu
karyawan
dalam
membubuhkan
keterangan-keterangan yang diperlukan
sehingga berwujud tulisan yang akan
dibaca,
dikirim
dan
disimpan.
Contohnya : Mesin pencetak perangko,
stempel, Mesin pencatat uang kas,
Mesin perekan gambar / suara, scanner.
Mesin Mesin pencatat waktu (Time
recorder), penulis nominal cek, Mesin
pencatat kehadiran, alat penghitung.
3. Mesin Untuk Mengolah (Process)
Mesin ini digunakan untuk membantu
karyawan dalam mengolah keteranganketerangan berupa angka yang nantinya
akan disajikan/ disampaikan kepada
pihak-pihak yang terlibat. Contohnya :
Mesin jumlah, Mesin penghitung uang,
Timbangan elektronik, Mesin hitung,
Mesin timbangan surat, dan Komputer.
4. Mesin
Untuk
Menggandakan
(Duplicate)
Mesin ini digunakan untuk membantu
karyawan dalam menggandakan berupa
informasi
kepada
pihak
lain.
Contohnya: Mesin fotocopy, Risograph,
Mesin stensil (Stencil duplicator),
Mesin
stensil
spiritus
(Spirit
duplicator), Mesin perekam sheet,
Printer, Electronik copy board.
5. Mesin Untuk Mengirim (Sending)
Mesin ini digunakan untuk membantu
karyawan dalam hal mengirim atau
meberitahuakn
informasi
tentang
barang/jasa atau bahkan informasi
penting kepada pihak lain. Contohnya:
Telepon,Teleprinter,Faxsimile/Telecopi
er, Telefoto, Handy talky (ht), Mesin
presentasi (ohp, lcd, slide proyektor,
film strip), Handphone.

6. Mesin Untuk Menyimpan (Save)
Mesin ini digunakan untuk membantu
karyawan dalam hal menaruh barang/
warkat. Contohnya : Komputer,
Mikrofilm, Mesin penghancur kertas,
Pelubang ketas (perforator), Hard disk,
Compact disk, Fire Proof Safe
(penyimpan dokumen tahan api), Flopy
disk, Flash disk, Mobile Filling System.
Selain mesin-mesin diatas ada mesin yang
memang diperlukan untuk membuat para
karyawan dari level manajer maupun level
bawah ini akan memberikan kenyamanan
dan keamanan, yaitu sebagai berikut:
-

Mesin penyimpanan uang (brankas)
Closed Circuit Television (CCTV)
Alarm
Mesin Laminating
MikroFilm
Petty Cash Box
Pengaman Data
Automatic Teller Machine (ATM)
Air Conditioner (AC)
Kipas Angin (Fan)
Loudspeaker
Air Curtain (Tirai Udara)

Perawatan dan Pemeliharaan Teknologi
Kantor
Tentunya ketika membeli teknologi kantor
harus ada pemeliharaan dan perawatan
yang baik agar mesin-mesin yang nantinya
dipakai akan awet dalam jangka waktu
yang panjang. Mesin-mesin pun akan
jarang terjadi kerusakan dan akan terhindar
dari kehilangan karena akan dikontrol
terus. Jika dipelihara maka mesin-mesin
pun akan tersimpan dengan teratur dan
pekerjaan pun akan terselesaikan dengan
baik, efisien dan efektif.
Macam-Macam Pemeliharaan atau
Perawatan Barang
- Menurut kurun waktunya pemeliharaan
dibagi menjadi 2, yaitu: pemeliharaan

sehari-hari dan pemeliharaan berkala.
Pemeliharaan
sehari-hari
adalah
kegiatan
memelihara
teknologi
perkantoran dalam jangka waktu yang
sedikit, biasanya diperlihara setiap hari
atau 1 kali dalam sehari. Sedangkan
Pemeliharaan berkala adalah kegiatan
memelihara teknologi perkantoran
dalam jangka waktu yang sudah
ditentukan misalnya 1 bulan sekali atau
6 bulan sekali.
- Menurut jenis barangnya, dibedakan
dalam 2 bentuk, yaitu: barang bergerak
dan barang tidak bergerak. Barang
bergerak adalah kegiatan memelihara
mesin-mesin yang pengaplikasiaannya
itu khusus untuk mesin yang bergerak
biasanya membutuhkan tenaga yang
lebih. Sedangkan Barang tidak bergerak
adalah sebaliknya hanya untuk jenis
mesin-mesin
kantor
yang
tidak
bergerak.
Cara Memelihara dan Merawat Barang
Kantor
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan
ketika karyawan harus memelihara dan
merawat barang kantor, yaitu sebagai
berikut:
- Ketika ada barang yang rusak, maka
sebagai karyawan harus bisa cepatcepat untuk memperbaikinya. Jika tidak
bisa, maka karyawan harus langsung
meminta bantuan pada orang yang
sudah ahli.
- Mesin-mesin kantor akan terawat jika
kita sebagai pihak yang sudah
menggunakan mesin-mesin tersebut
selalu membersihkannya secara teratur,
karena akan membuat mesin-mesin itu
terjaga dari kerusakan ketika ada
kotoran yang sudah lama tidak
dibersihkan.
- Dalam hal tata penyimpanannya kita
harus memperhatikan dengan sangat
baik, benar dan teratur sesuai dengan
kode yang sudah ditentukan masingmasing. Karena akan memudahkan

pengguna untuk menemukan kembali
maupun disimpan kembali mesin-mesin
tersebut.
- Ketika karyawan menggunakan mesinmesin kantor maka harus menggunakan
dan mengoperasikannya sesuai dengan
aturan dan petunjuk yang sudah
ditentukan. Maka mesin-mesin pun
akan terawat dan terpelihara dan tidak
gampang rusak.
Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor
Memang
untuk
memelihara
atau
memperbaiki mesin-mesin kantor yang
rusak, banyak sekali cara yang bisa
dilakukan. Agar mesin tesebut bisa
terpelihara dan diperbaiki dengan lebih
baik maka ada 3 cara yang harus ditempuh,
yaitu sebagai berikut:
- Servis Perorangan
Maksud dari service perorangan ini
adalah kegiatan memperbaiki mesin
kantor oleh individu/perorangan.
-Servis Kantor (Company operatedservice)
Service
kantor
adalah
kegiatan
memperbaiki mesin kantor oleh orang
yang ahli namun orang tersebut berada
dipihak kantor/ orang dalam. Kebijakan
ini dikeluarkan agar meminimalisir
kendala-kendala seperti biaya atau yang
lainnya.
-Kontrak Pemeliharaan
Kontrak Pemeliharaan adalah kegiatan
memperbaiki mesin kantor secara sistem
kontrak dengan pihak yang berkaitan.
Langkah – Langkah Dalam Memelihara
Mesin Kantor
- Bersihkan semua kotoran dengan
menggunakan kain atau lap yang
menempel pada badan mesin.
- Bersihkan detail-detail komponen yang
ada pada mesin, yang sulit untuk
dibersihkan.
Bersihkanlah
menggunakan sikat bulu yang halus.

- Periskalah komponen dalam mesin
yang akan dipergunakan, persika
sampai semua komponennya berjalan
dengan normal.
- Periksalah
komponen-komponen
pendukung yang ada pada mesin.
Contohnya tinta yang harus diganti jika
akan habis.
- Harus mempergunakan mesin sesuai
kemampuannya/ jangan dipaksa apabila
tidak bisa.
- Kita bisa memberi minyak pada
komponen-komponen mesin tertentu
agar mudah dioperasikan.
- Apabila mesin dalam keadaan yang
sudah tidak diapakai, maka matikanlah
mesin tersebut terlebih dahulu agar
mengehmat
listrik
(mesin yang
digerakkan oleh listrik).
Keuntungan dan Kerugian dalam
menggunakan Teknologi Perkantoran
Dibawah ini akan dipaparkan keuntungan
(dampak positif) dan kerugian (dampak
negative)
dari
penggunaan
teknologi/mesin-mesin dalam perkantoran,
yaitu sebagai berikut:
Keuntungan dalam menggunakan
Teknologi Perkantoran
Dalam Bidang Ketenagakerjaan, yaitu:
1. Mutu kerja dari kantor tersebut akan
meningkat.
2. Akan meningkatkan kedisiplinan yang
tinggi dan kegairahan/ semangat untuk
bekerja.
3. Akan meringankan beban pikiran
karyawan dan tenaga karyawan itu
sendiri.
Dalam Bidang Prosedur Kerja, yaitu:
1. Pekerjaan akan terlaksana dengan
lancar.
2. Pekerjaan akan terselesaikan dengan
cepat dan tepat.
3. Memperpendek/menyederhanakan
waktu dalam menyelesaikan prosedur
kerja.

4. Akan
meningkatkan
ketelitiaan
karyawan
5. Akan mengurangi rasa bosan.
Memang beberapa mesin terlihat
membosakan, tetapi jika pekerjaan
yang dilakukan itu cepat. Maka
kemungkinan rasa bosan yang dialami
aka berkurang.
Dalam Hasil Kerja, yaitu:
1. Jumlah dari hasil pekerjaan akan
meningkat tinggi.
2. Mutu dari hasil pekerjaan akan
meningkat.
3. Akan mendapatkan keseragaman
dalam ukuran, bentuk dan jenis
pekrjaannya.
4. Hasil pekerjaan akan tampak lebih
baik
dikerjaan
oleh
mesin
dibandingkan dengan hasil manual.
Kerugian
dalam
Teknologi Perkantoran

menggunakan

Ketika
menggunakan
teknologi
perkantoran pastinya akan terasa sekali
jika ada kerugian/ dampak negatif yang
akan dialami nantinya. Terutama dalam
bidang ketenagakerjaan dan dalam hal
biaya/anggaran, yaitu sebagai berikut:
1. Akan sulit mendapatkan atau bahkan
mencari karyawan yang memang
memiliki tingkat keterampilan tertentu.
2. Akan meningkatkan pengangguran,
karena banyak pekerjaan yang biasanya
manual dikerjakan oleh manusia lalu
tergantikan oleh teknologi yang
canggih.
3. Mesin-Mesin tertentu harganya sangat
mahal.
4. Ketika menggunakan mesin-mesin
kantor biasanya perlu membeli mesinmesin penunjang lain yang akan
mempermudah pengaplikasiannya. Jika
begitu maka akan keluar dana yang
lebih banyak lagi.
5. Akan menimbulkan ketergantungan
pada mesin-mesin kantor tersebut
(sudah nyaman), dan ini akan berakibat
pemborosan.

6. Kurangnya fleksibilitas pada beberapa
metode mesin.
7. Mesin-mesin tidak bisa dipindahkan
dari bagian yang satu ke bagian yang
lain ketimbang dengan karyawan.
8. Kecerdasan manusia memang tidak bisa
digantikan oleh mesin. Maka dari iu
pekerjaan tidak dapat terselesaikan jika
membutuhkan kecerdasan yang tinggi.
9. Jika tidak memakai dinding yang
khusus maka akan menyebabakan suara
gaduh dalam kantor.

KESIMPULAN
Sarana dan Prasarana maupun
Teknologi adalah hal yang sangat penting
di kehidupan perkantoran. Keduanya akan
mempermudah pekerjaan karyawan guna
mencapai tujuan dari kantor tersebut.
Sarana
merupakan
alat
untuk
mempermudah pekerjaan kantor yang
sifatnya
bergerak
seperti,
mesin.
Sedangkan Prasarana merupakan alat
untuk mempemudah pekerjaan kantor yang
sifatnya tidak bergerak seperti, gedung.
Dan Teknologi adalah suatu alat yang
dibuat dari penerapan cara atau
pengetahuan dalam mengerjakan sesuatu
agar kebutuhan manusia terpenuhi
misalnya, komputer. Sarana Prasaran dan
Teknologi
Perkantoran
sangatlah
berhubungan dan saling berkaitan,
memingat bahwa Sarana prasana itu
mencakup ke dalam Teknologi.

DAFTAR PUSTAKA

Kamus Besar Bahasa Indonesia. (2002). Jakarta: Balai Pustaka.
Akpomi, M., & Ordu, P. (2009). Modern office technology and the secretary's productivity in
private business organizations. African Journal of Business Management, Vol. 3 (8),
pp. 333-339.
Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: AKBAR LIMAS
PERKASA.
Goenable. (2012, Mei 1). Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Kantor.
Retrieved Desember 5, 2017, from
http://goenable.wordpress.com/2012/01/03/pemanfaatan-teknologi-informasi-dalammanajemen-kantor/.
Hanafiah, H. (2016). Urgensi Teknologi Dalam Peningkatan Efisiensi Mengelola Kantor.
hanihanaf.blogspot.co.id.
Indriani, N. (2015, Maret 7). Retrieved Desember 6, 2017, from "Perkembangan Teknologi
Perkantoran": http://nikenindriani106/blogspot.co.id/2015/04/perkembanganteknologi-perkantoran.html.
Miftachudin, A. (7 April 2015). Perkembangan Teknologi Perkantoran. Diunduh 5 Desember
2017 dari http://ahmadadelagi.blogspot.co.id/2015/04/perkembangan-teknologiperkantoran.html.
Moekijat, D. (1995). TATA LAKSANA KANTOR. Mandar Maju.
Paaramita, A. B. (2013). Jurnal Administrasi Perkantoran (JPAP). Penerapan Model
Pembelajaran Langsung Pada Kompetensi Dasar Mengoperasikan Peralatan
Perkantoran Pada Mesin Ketik Manual Untuk Meningkatkan Hasil Belajar Siswa
Kelas X APK 3 di SMK PAWIYATAN SURABAYA, Vol 1 No 1.
Priansa, D. J., & Garnida, D. A. (2013). MANAJEMEN PERKANTORAN Efektif, Efisien, dan
Profesional. Bandung: ALFABETA.
Suyatnar. (2012, Juni 9). Retrieved Desember 6, 2017, from "Pengaruh Penerapan Teknologi
Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern terhdap Produktivitas Kerja
Pegawai": https://suyatnar.wordpress.com/2012/06/09/teknologi/.
Triwahyuni, Y. (2015). Pengaruh Manajemen Prasarana Kantor Terhadap Kegiatan
Operasional Kantor dan Produktivitas Pegawai. Tugas Jurnal Prasarana Kantor.
Wikipedia. (n.d.). Teknologi. Retrieved Desember 6, 2017, from
https://id.wikipedia.org/wiki/Teknologi
Zhen, C. (2014). Principles Of Facilities Management. Facilities Management Vol. 13 .