Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Pengarsipan: Studi Kasus Fakultas Biologi UKSW
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
(STUDI KASUS: FAKULTAS BIOLOGI UKSW)
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
Untuk memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer
Oleh:
Ruth Gabriella Damayanti
NIM : 562014052
Program Studi Diploma Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2017
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
(STUDI KASUS: FAKULTAS BIOLOGI UKSW)
Laporan Tugas Akhir
Oleh:
Ruth Gabriella Damayanti
NIM : 562014052
Program Studi Diploma Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2017
i
ii
iii
iv
Kata Pengantar
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha
Esa atas berkat, rahmat dan anugerah yang diberikan selama ini
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan Tugas
Akhir yang berjudul “Sistem Informasi Pengarsipan (Studi
Kasus: Fakultas Biologi UKSW)” dengan baik. Penulisan laporan
Tugas Akhir ini dimaksudkan guna memenuhi salah satu
persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Komputer pada
Program Studi Diploma III Teknik Informatika, Fakultas
Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
Penulisan Laporan Tugas Akhir ini tidak akan terselesaikan
dengan baik tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak. Oleh
karena itu, penulis ingin menyampaikan terimakasih kepada:
1.
Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa memberkati dalam
proses penulisan Laporan Tugas Akhir ini.
2.
Dr. Dharmaputra T. Palekahelu, M.Pd. selaku dekan
Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya
Wacana.
3.
Sri Winarso Martyas Edi, S.Kom, M.Cs. selaku ketua
program studi Diploma III Teknik Informatika.
4.
Drs. Prihanto Ngesti Basuki, M.Kom, selaku Dosen
Pembimbing Laporan Tugas Akhir yang telah berkenan
memberikan bimbingan dan pengarahan.
5.
Segenap Dosen Fakultas Teknologi Informasi UKSW
v
terkhusus Dosen Program Studi Diploma III Teknik
Informatika yang telah memberikan dan mengajarkan ilmu
yang berguna dan bermanfaat bagi penulis.
6.
Segenap Dosen dan Pegawai Fakultas Biologi UKSW yang
membantu memberikan informasi dan bantuan lainnya
kepada penulis.
7.
Keluarga yang telah memberikan dukungan moral, materil
dan doa untuk keberhasilan penulis dalam menyelesaikan
laporan tugas akhir.
8.
Teman-teman Diploma III Teknik Informatika yang telah
memberikan dukungan, bantuan dan kebersamaan yang telah
terjalin bersama.
9.
Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu.
Laporan Tugas akhir ini masih jauh dari kata sempurna,
oleh karena itu, kritik serta saran yang membangun sangat
diharapkan oleh penulis sebagai acuan untuk pembuatan laporan
yang lebih baik kedepannya. Besar harapan penulis agar laporan
ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
Salatiga, 7 Agustus 2017
Ruth Gabriella Damayanti
vi
Daftar Isi
Hal
Judul .......................................................................................... i
Lembar Pengesahan ................................................................. ii
Pernyataan Tidak Plagiat .......................................................... iii
Pernyataan Persetujuan Akses .................................................. iv
Kata Pengantar ......................................................................... v
Daftar Isi .................................................................................. vii
Daftar Gambar........................................................................... x
Daftar Tabel ..............................................................................xiv
Daftar Lampiran ........................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .............................................................. 1
1.2 Tujuan ........................................................................... 3
1.3 Rumusan Masalah ......................................................... 4
1.4 Batasan Masalah............................................................ 4
1.5 Metodologi .................................................................... 5
1.6 Jadwal Penelitian........................................................... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu ..................................................... 9
2.2 Landasan Teori ............................................................. 11
BAB III PERANCANGAN SISTEM
3.1 Pengumpulan Kebutuhan .............................................. 17
3.2 Ruang Lingkup Aplikasi ............................................... 19
3.3 Konsep Rancangan Aplikasi ......................................... 20
vii
3.3.1 Gambaran Umum ................................................. 20
3.3.2 Pengguna Aplikasi ............................................... 21
3.4 Perancangan Antar Muka Aplikasi ............................... 22
3.4.1 Form Login (T2) .................................................. 22
3.4.2 Form Menu Utama User (T1) .............................. 23
3.4.3 Form Menu Utama Admin (T1)........................... 28
3.4.4 Form Arsip detail (T3) ......................................... 33
3.4.5 Form Edit Kategori (T4) ..................................... 34
3.4.6 Form Tambah Baru Kategori (T5)....................... 34
3.4.7 Form Account Pengguna (T6).............................. 35
3.4.8 Form Ubah Kata Sandi (T7) ................................ 36
3.4.9 Form Preview Arsip (T8)..................................... 37
3.4.10 Form Profil (T9)................................................. 38
3.4.11 Jaringan Semantik Tampilan.............................. 39
3.5 Perancangan Proses Bisnis............................................ 39
3.6 Perancangan Basis Data ................................................ 45
3.7 Model Distribusi Aplikasi............................................. 48
BAB IV HASIL DAN ANALISIS
4.1 Implementasi Sistem.................................................... 51
4.1.1 Implementasi Basis Data ...................................... 51
4.1.2 Implementasi UI .................................................. 56
4.1.2.1 Form Login................................................... 56
4.1.2.2 Menu Utama User ........................................ 60
4.1.2.3 Menu Utama Admin ..................................... 60
4.1.2.4 Form Arsip Detail......................................... 66
viii
4.1.2.5 Form Edit Kategori....................................... 67
4.1.2.6 Form Kategori detail .................................... 68
4.1.2.7 Form Account Pengguna .............................. 69
4.1.2.8 Form Ubah Kata Sandi ................................. 70
4.1.2.9 Form Preview Arsip ..................................... 71
4.1.2.10 Form Profil ................................................. 72
4.2 Pengujian Sistem ......................................................... 72
4.3 Analisa Sistem ............................................................. 78
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ................................................................. 79
5.2 Saran ........................................................................... 80
Daftar Pustaka ........................................................................... 81
Lampiran .................................................................................. 83
ix
Daftar Gambar
Hal
Gambar 2.1 Ilustrasi metode waterfall ................................. 13
Gambar 3.1 Proses pengarsipan surat masuk di Fakultas
Biologi UKSW.................................................... 17
Gambar 3.2 Proses pembuatan surat keluar hingga proses
pengarsipan di Fakultas Biologi UKSW............. 18
Gambar 3.3 Rancangan form login ......................................... 22
Gambar 3.4 Rancangan menu utama untuk user .................... 23
Gambar 3.5 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 &
tabcontrol2.......................................................... 23
Gambar 3.6 Rancangan tabpages cari dan lihat arsip............. 24
Gambar 3.7 Rancangan tabpages agenda surat ..................... 25
Gambar 3.8 Rancangan tabpages buat nomor surat ............... 26
Gambar 3.9 Rancangan tabpages petunjuk ............................ 27
Gambar 3.10 Rancangan menu utama untuk admin................. 28
Gambar 3.11 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 &
tabcontrol2.......................................................... 29
Gambar 3.12 Rancangan tabpages pengaturan arsip................ 29
Gambar 3.13 Rancangan tabpage kelola pengguna ................. 31
Gambar 3.14 Rancangan tabpage pengaturan pengguna ......... 32
Gambar 3.15 Rancangan form arsip detail ............................... 33
Gambar 3.16 Rancangan form edit kategori ............................. 34
Gambar 3.17 Rancangan form tambah baru kategori ............... 34
Gambar 3.18 Rancangan form account pengguna.................... 35
x
Gambar 3.19 Rancangan form ubah kata sandi ........................ 36
Gambar 3.20 Rancangan form preview arsip............................ 37
Gambar 3.21 Rancangan form profil ........................................ 38
Gambar 3.22 Jaringan semantik tampilan aplikasi untuk hak
akses admin......................................................... 39
Gambar 3.23 Jaringan semantik tampilan aplikasi untuk hak
akses user ............................................................ 39
Gambar 3.24 Use case diagram aplikasi dengan hak akses
sebagai user......................................................... 40
Gambar 3.25 Use case diagram aplikasi dengan hak akses
sebagai admin ..................................................... 41
Gambar 3.26 Proses pengarsipan, ubah data arsip, hapus
arsip dan pencarian arsip..................................... 42
Gambar 3.27 Activity diagram, proses login............................. 44
Gambar 3.28 Rancangan basis data .......................................... 45
Gambar 3.29 Arsitektur sistem ................................................. 48
Gambar 3.30 Pendistribusian aplikasi ...................................... 49
Gambar 3.31 Skema rencana penempatan aplikasi .................. 50
Gambar 4.1 Desain tabel hak akses detail .............................. 51
Gambar 4.2 Data tabel hak akses detail.................................. 51
Gambar 4.3 Desain tabel login pengguna............................... 52
Gambar 4.4 Desain tabel profil pengguna .............................. 52
Gambar 4.5 Desain tabel info arsip ........................................ 53
Gambar 4.6 Desain tabel aktivitas pengguna ......................... 53
Gambar 4.7 Desain tabel recyclebin....................................... 54
xi
Gambar 4.8 Desain tabel kategori detail................................. 54
Gambar 4.9 Desain tabel no surat........................................... 55
Gambar 4.10 Data dalam tabel no surat.................................... 55
Gambar 4.11 Capture column properties field id hak akses .... 56
Gambar 4.12 Tampilan awal form login................................... 57
Gambar 4.13 Tampilan form login dengan password dalam
bentuk simbol (*) ................................................ 58
Gambar 4.14 Tampilan form login saat menampilkan
password yang sesungguhnya............................. 59
Gambar 4.15 Tampilan form login jika username atau
password salah.................................................... 59
Gambar 4.16 Tampilan awal menu utama untuk user .............. 60
Gambar 4.17 Tampilan awal menu utama untuk admin........... 60
Gambar 4.18 Tampilan hasil pencarian arsip ........................... 62
Gambar 4.19 Tampilan tabpage agenda surat ......................... 62
Gambar 4.20 Tampilan tabpage pengaturan arsip................... 63
Gambar 4.21 Tampilan tabpage buat nomor surat .................. 64
Gambar 4.22 Tampilan tabpage kelola pengguna ................... 64
Gambar 4.23 Tampilan tabpage pengaturan pengguna........... 65
Gambar 4.24 Tampilan tabpage petunjuk ............................... 66
Gambar 4.25 Tampilan form arsip detail.................................. 66
Gambar 4.26 Tampilan form edit kategori ............................... 67
Gambar 4.27 Tampilan form kategori detail............................. 68
Gambar 4.28 Tampilan form account pengguna ...................... 69
Gambar 4.29 Tampilan form ubah kata sandi........................... 70
xii
Gambar 4.30 Tampilan form preview arsip .............................. 71
Gambar 4.31 Tampilan form preview arsip .............................. 72
xiii
Daftar Tabel
Hal
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian....................................................... 7
Table 3.1 Tabel Fitur-fitur pada Admin & User ....................... 21
Table 4.1 Hasil Pengujian Blackbox Testing Aplikasi Sistem
Informasi Pengarsipan .............................................. 73
xiv
Daftar Lampiran
Hal
Lampiran 1 Lembar Bimbingan Tugas Akhir ......................... 83
Lampiran 2 Surat Keterangan Ijin pengambilan data di
Fakultas Biologi UKSW ...................................... 84
Lampiran 3 Kode Program ...................................................... 85
xv
(STUDI KASUS: FAKULTAS BIOLOGI UKSW)
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
Untuk memperoleh Gelar Ahli Madya Komputer
Oleh:
Ruth Gabriella Damayanti
NIM : 562014052
Program Studi Diploma Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2017
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
(STUDI KASUS: FAKULTAS BIOLOGI UKSW)
Laporan Tugas Akhir
Oleh:
Ruth Gabriella Damayanti
NIM : 562014052
Program Studi Diploma Teknik Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2017
i
ii
iii
iv
Kata Pengantar
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha
Esa atas berkat, rahmat dan anugerah yang diberikan selama ini
sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan Tugas
Akhir yang berjudul “Sistem Informasi Pengarsipan (Studi
Kasus: Fakultas Biologi UKSW)” dengan baik. Penulisan laporan
Tugas Akhir ini dimaksudkan guna memenuhi salah satu
persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya Komputer pada
Program Studi Diploma III Teknik Informatika, Fakultas
Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga.
Penulisan Laporan Tugas Akhir ini tidak akan terselesaikan
dengan baik tanpa adanya bantuan dari berbagai pihak. Oleh
karena itu, penulis ingin menyampaikan terimakasih kepada:
1.
Tuhan Yang Maha Esa yang senantiasa memberkati dalam
proses penulisan Laporan Tugas Akhir ini.
2.
Dr. Dharmaputra T. Palekahelu, M.Pd. selaku dekan
Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya
Wacana.
3.
Sri Winarso Martyas Edi, S.Kom, M.Cs. selaku ketua
program studi Diploma III Teknik Informatika.
4.
Drs. Prihanto Ngesti Basuki, M.Kom, selaku Dosen
Pembimbing Laporan Tugas Akhir yang telah berkenan
memberikan bimbingan dan pengarahan.
5.
Segenap Dosen Fakultas Teknologi Informasi UKSW
v
terkhusus Dosen Program Studi Diploma III Teknik
Informatika yang telah memberikan dan mengajarkan ilmu
yang berguna dan bermanfaat bagi penulis.
6.
Segenap Dosen dan Pegawai Fakultas Biologi UKSW yang
membantu memberikan informasi dan bantuan lainnya
kepada penulis.
7.
Keluarga yang telah memberikan dukungan moral, materil
dan doa untuk keberhasilan penulis dalam menyelesaikan
laporan tugas akhir.
8.
Teman-teman Diploma III Teknik Informatika yang telah
memberikan dukungan, bantuan dan kebersamaan yang telah
terjalin bersama.
9.
Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu.
Laporan Tugas akhir ini masih jauh dari kata sempurna,
oleh karena itu, kritik serta saran yang membangun sangat
diharapkan oleh penulis sebagai acuan untuk pembuatan laporan
yang lebih baik kedepannya. Besar harapan penulis agar laporan
ini dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
Salatiga, 7 Agustus 2017
Ruth Gabriella Damayanti
vi
Daftar Isi
Hal
Judul .......................................................................................... i
Lembar Pengesahan ................................................................. ii
Pernyataan Tidak Plagiat .......................................................... iii
Pernyataan Persetujuan Akses .................................................. iv
Kata Pengantar ......................................................................... v
Daftar Isi .................................................................................. vii
Daftar Gambar........................................................................... x
Daftar Tabel ..............................................................................xiv
Daftar Lampiran ........................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang .............................................................. 1
1.2 Tujuan ........................................................................... 3
1.3 Rumusan Masalah ......................................................... 4
1.4 Batasan Masalah............................................................ 4
1.5 Metodologi .................................................................... 5
1.6 Jadwal Penelitian........................................................... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Penelitian Terdahulu ..................................................... 9
2.2 Landasan Teori ............................................................. 11
BAB III PERANCANGAN SISTEM
3.1 Pengumpulan Kebutuhan .............................................. 17
3.2 Ruang Lingkup Aplikasi ............................................... 19
3.3 Konsep Rancangan Aplikasi ......................................... 20
vii
3.3.1 Gambaran Umum ................................................. 20
3.3.2 Pengguna Aplikasi ............................................... 21
3.4 Perancangan Antar Muka Aplikasi ............................... 22
3.4.1 Form Login (T2) .................................................. 22
3.4.2 Form Menu Utama User (T1) .............................. 23
3.4.3 Form Menu Utama Admin (T1)........................... 28
3.4.4 Form Arsip detail (T3) ......................................... 33
3.4.5 Form Edit Kategori (T4) ..................................... 34
3.4.6 Form Tambah Baru Kategori (T5)....................... 34
3.4.7 Form Account Pengguna (T6).............................. 35
3.4.8 Form Ubah Kata Sandi (T7) ................................ 36
3.4.9 Form Preview Arsip (T8)..................................... 37
3.4.10 Form Profil (T9)................................................. 38
3.4.11 Jaringan Semantik Tampilan.............................. 39
3.5 Perancangan Proses Bisnis............................................ 39
3.6 Perancangan Basis Data ................................................ 45
3.7 Model Distribusi Aplikasi............................................. 48
BAB IV HASIL DAN ANALISIS
4.1 Implementasi Sistem.................................................... 51
4.1.1 Implementasi Basis Data ...................................... 51
4.1.2 Implementasi UI .................................................. 56
4.1.2.1 Form Login................................................... 56
4.1.2.2 Menu Utama User ........................................ 60
4.1.2.3 Menu Utama Admin ..................................... 60
4.1.2.4 Form Arsip Detail......................................... 66
viii
4.1.2.5 Form Edit Kategori....................................... 67
4.1.2.6 Form Kategori detail .................................... 68
4.1.2.7 Form Account Pengguna .............................. 69
4.1.2.8 Form Ubah Kata Sandi ................................. 70
4.1.2.9 Form Preview Arsip ..................................... 71
4.1.2.10 Form Profil ................................................. 72
4.2 Pengujian Sistem ......................................................... 72
4.3 Analisa Sistem ............................................................. 78
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan ................................................................. 79
5.2 Saran ........................................................................... 80
Daftar Pustaka ........................................................................... 81
Lampiran .................................................................................. 83
ix
Daftar Gambar
Hal
Gambar 2.1 Ilustrasi metode waterfall ................................. 13
Gambar 3.1 Proses pengarsipan surat masuk di Fakultas
Biologi UKSW.................................................... 17
Gambar 3.2 Proses pembuatan surat keluar hingga proses
pengarsipan di Fakultas Biologi UKSW............. 18
Gambar 3.3 Rancangan form login ......................................... 22
Gambar 3.4 Rancangan menu utama untuk user .................... 23
Gambar 3.5 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 &
tabcontrol2.......................................................... 23
Gambar 3.6 Rancangan tabpages cari dan lihat arsip............. 24
Gambar 3.7 Rancangan tabpages agenda surat ..................... 25
Gambar 3.8 Rancangan tabpages buat nomor surat ............... 26
Gambar 3.9 Rancangan tabpages petunjuk ............................ 27
Gambar 3.10 Rancangan menu utama untuk admin................. 28
Gambar 3.11 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 &
tabcontrol2.......................................................... 29
Gambar 3.12 Rancangan tabpages pengaturan arsip................ 29
Gambar 3.13 Rancangan tabpage kelola pengguna ................. 31
Gambar 3.14 Rancangan tabpage pengaturan pengguna ......... 32
Gambar 3.15 Rancangan form arsip detail ............................... 33
Gambar 3.16 Rancangan form edit kategori ............................. 34
Gambar 3.17 Rancangan form tambah baru kategori ............... 34
Gambar 3.18 Rancangan form account pengguna.................... 35
x
Gambar 3.19 Rancangan form ubah kata sandi ........................ 36
Gambar 3.20 Rancangan form preview arsip............................ 37
Gambar 3.21 Rancangan form profil ........................................ 38
Gambar 3.22 Jaringan semantik tampilan aplikasi untuk hak
akses admin......................................................... 39
Gambar 3.23 Jaringan semantik tampilan aplikasi untuk hak
akses user ............................................................ 39
Gambar 3.24 Use case diagram aplikasi dengan hak akses
sebagai user......................................................... 40
Gambar 3.25 Use case diagram aplikasi dengan hak akses
sebagai admin ..................................................... 41
Gambar 3.26 Proses pengarsipan, ubah data arsip, hapus
arsip dan pencarian arsip..................................... 42
Gambar 3.27 Activity diagram, proses login............................. 44
Gambar 3.28 Rancangan basis data .......................................... 45
Gambar 3.29 Arsitektur sistem ................................................. 48
Gambar 3.30 Pendistribusian aplikasi ...................................... 49
Gambar 3.31 Skema rencana penempatan aplikasi .................. 50
Gambar 4.1 Desain tabel hak akses detail .............................. 51
Gambar 4.2 Data tabel hak akses detail.................................. 51
Gambar 4.3 Desain tabel login pengguna............................... 52
Gambar 4.4 Desain tabel profil pengguna .............................. 52
Gambar 4.5 Desain tabel info arsip ........................................ 53
Gambar 4.6 Desain tabel aktivitas pengguna ......................... 53
Gambar 4.7 Desain tabel recyclebin....................................... 54
xi
Gambar 4.8 Desain tabel kategori detail................................. 54
Gambar 4.9 Desain tabel no surat........................................... 55
Gambar 4.10 Data dalam tabel no surat.................................... 55
Gambar 4.11 Capture column properties field id hak akses .... 56
Gambar 4.12 Tampilan awal form login................................... 57
Gambar 4.13 Tampilan form login dengan password dalam
bentuk simbol (*) ................................................ 58
Gambar 4.14 Tampilan form login saat menampilkan
password yang sesungguhnya............................. 59
Gambar 4.15 Tampilan form login jika username atau
password salah.................................................... 59
Gambar 4.16 Tampilan awal menu utama untuk user .............. 60
Gambar 4.17 Tampilan awal menu utama untuk admin........... 60
Gambar 4.18 Tampilan hasil pencarian arsip ........................... 62
Gambar 4.19 Tampilan tabpage agenda surat ......................... 62
Gambar 4.20 Tampilan tabpage pengaturan arsip................... 63
Gambar 4.21 Tampilan tabpage buat nomor surat .................. 64
Gambar 4.22 Tampilan tabpage kelola pengguna ................... 64
Gambar 4.23 Tampilan tabpage pengaturan pengguna........... 65
Gambar 4.24 Tampilan tabpage petunjuk ............................... 66
Gambar 4.25 Tampilan form arsip detail.................................. 66
Gambar 4.26 Tampilan form edit kategori ............................... 67
Gambar 4.27 Tampilan form kategori detail............................. 68
Gambar 4.28 Tampilan form account pengguna ...................... 69
Gambar 4.29 Tampilan form ubah kata sandi........................... 70
xii
Gambar 4.30 Tampilan form preview arsip .............................. 71
Gambar 4.31 Tampilan form preview arsip .............................. 72
xiii
Daftar Tabel
Hal
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian....................................................... 7
Table 3.1 Tabel Fitur-fitur pada Admin & User ....................... 21
Table 4.1 Hasil Pengujian Blackbox Testing Aplikasi Sistem
Informasi Pengarsipan .............................................. 73
xiv
Daftar Lampiran
Hal
Lampiran 1 Lembar Bimbingan Tugas Akhir ......................... 83
Lampiran 2 Surat Keterangan Ijin pengambilan data di
Fakultas Biologi UKSW ...................................... 84
Lampiran 3 Kode Program ...................................................... 85
xv