ANALISIS SISTEM EVALUASI PROGRAM STUDI BERBASIS EVALUASI DIRI (EPSBED) DALAM MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA PADA PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA (Studi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik USBRJ)
ANALISIS SISTEM EVALUASI PROGRAM STUDI BERBASIS EVALUASI DIRI
(EPSBED) DALAM MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA
PADA PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA
(Studi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik USBRJ)
Lies Kumara Dewi
Eka Ubaya Taruna Rauf
Dosen Tetap Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
Abstrak
Sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) adalah sebagai alat
bantu untuk menyusun laporan program studi. Program aplikasi ini dimaksudkan untuk
memudahkan perguruan tinggi dalam menyusun laporan EPSBED termasuk dapat
digunakan oleh perguruan tinggi Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai Bandar Lampung
umumnya dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
Bandar Lampung khususnya untuk mengarsipkan data mahasiswa. Penelitian ini bertujuan
untuk mengetahui sistem evaluasi program studi berbasis evaluasi diri dan untuk
mengetahui pelayanan kepada mahasiswa pada Program Studi Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Penelitian ini menggunakan metode penelitian
kualitatif, dengan tujuan memperoleh data. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui
bahwa EPSBED pada Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai adalah User Friendly, sesuai dengan kebutuhan
Perguruan Tinggi, menekan Biaya Operasional, berbasis Web/Jaringan. Kemudian
diketahui juga bahwa sistem EPSBED dapat meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
pada Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik seperti a)
Memberikan pelayanan yang tepat. b) Memberikan pelayanan yang cepat. c) Murah, dalam
arti mahasiswa memperoleh apa yang diinginkan dengan biaya murah. d) Memberikan
pelayanan dengan ramah.
Kata kunci : sistem, pelayanan, program studi
EVALUATION SYSTEM ANALYSIS OF STUDY PROGRAM BASED ON SELF
EVALUATION (EPSBED) IN IMPROVING SERVICES TO STUDENTS AT STATE
ADMINISTRATION STUDY PROGRAM
(Study at the Faculty of Social and Political Sciences of Sang Bumi Ruwa Jurai University)
Lies Kumara Dewi
Eka Ubaya Taruna Rauf
Lecturer of Faculty of Social Science and Political Science Sang Bumi Ruwa Jurai University
Abstract
Evaluation System Based on Self Evaluation Study Program (EPSBED) is a tool for
preparing reports of study programs. This application program is intended to facilitate
universities in preparing EPSBED report including can be used by universities of Sang
Bumi Ruwa University Jurai Bandar Lampung generally and Faculty of Social and
Political Sciences Sang Earth Ruwa Jurai Bandar Lampung especially to archive student
data. This study aims to determine the evaluation system of self-evaluation based study
program and to know the service to students in the State Administration Program Faculty
of Social and Political Sciences. This study uses qualitative research methods, with the aim
of obtaining data. Based on the results of the research can be seen that EPSBED on State
Administration Studies Program Faculty of Social and Political Sciences Sang Earth Ruwa
Jurai University is User Friendly, in accordance with the needs of Higher Education,
pressing Operational Costs, Web-based / Network. Then it is also known that EPSBED
system can improve services to students in the State Administration Program Faculty of
Social and Political Sciences such as a) Providing appropriate services. b) Provide fast
service. c) Cheap, in the sense that students get what they want at a low cost. d) Provide
friendly service.
Keywords: system, service, study program
A. Pendahuluan
prasarana
Salah satu program studi yang ada di
peralatan, kelengkapan, dan benda-
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
benda
adalah
memudahkan
program
Administrasi
studi
Ilmu
yang
berada
Negara
adalah
yang
pendidikan.
segala
macam
digunakan
untuk
penyelenggaraan
Dimana
prasarana
Politik. Agar Program Studi Ilmu
dalam melayani mahasiswa seperti
Administrasi Negara mau dipilih atau
terlihat
direkomendasikan
tempat
akademis di jurusan, pelayanan KRS,
belajar perlu diberikan pelayanan yang
KHS dan Nilai yang masih dinilai
berkualitas
mahasiswa.
kurang efisien, serta kurangnya sarana
Kondisi riil di lapangan terlihat masih
dan prasarana pendukung pelayanan.
banyak pelayanan yang diberikan oleh
Penilaian seperti ini perlu dilakukan
Program
Studi
pembuktian lebih lanjut dan pendapat
Negara
yang
terhadap
Ilmu
Administrasi
dinilai
sebagian
pada
masih
dan
dibawah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
sebagai
dirasakan
sarana
prosedur
kurang
pengurusan
sebagian mahasiswa tersebut belum
tentu bisa mewakili kenyataan yang
mahasiswa belum maksimal.
sebenarnya. Agar hal ini bisa terjawab
Dimana sarana adalah segala macam
peralatan
yang
memudahkan
pelajaran.
macam
penyampaian
Jika
mahasiswa,
digunakan
dilihat
sarana
peralatan
mahasiswa
untuk
dari
adalah
yang
untuk
materi
sudut
segala
digunakan
memudahkan
mempelajari mata kuliah sedangkan
perlu
dilakukan
suatu
penelitian
tentang penilaian mahasiswa jurusan
Ilmu Administrasi Negara terhadap
kualitas
pelayanan
terhadap
mahasiswa, sehingga bisa mewakili
persepsi
mahasiswa
keseluruhan.
Universitas Sang Bumi
Ruwa
Jurai
juga
dituntut
secara
dalam
menghasilkan
sumber
daya
yang
mendistribusikan
informasi
Sebagai
berkualitas dengan cara meningkatkan
perguruan tinggi yang mumpuni dalam
mutu pelayanan terhadap mahasiswa.
bidang pendidikan, Universitas Sang
Mutu layanan dapat dinilai dari atribut
Bumi Ruwa Jurai Bandar Lampung,
kualitas
telah
pelayanan
yang
diberikan
membuat
sistem
informasi
kepada mahasiswa yang salah satunya
manejemen akademik stand alone.
berupa sistem aplikasi EPSBED.
Dengan adanya sistem informasi ini,
proses manajemen data akademik lebih
Sistem EPSBED ini adalah sebagai alat
bantu
untuk
menyusun
laporan
efisien dari pada cara manual yang
dilakukan.
program studi, program aplikasi ini
dimaksudkan
untuk
memudahkan
Seperti halnya sistem informasi stand
menyusun
alone yang lain, sistem informasi
laporan EPSBED, untuk mengarsipkan
akademik yang telah dibuat tersebut
data mahasiswa. Dengan fasilitas yang
mempunyai
ada pada EPSBED
mahasiswa
perguruan
tinggi
dalam
dimana program
kelemahan
atau
yaitu,
orang
yang
aplikasi ini dapat menyimpan alamat
membutuhkan data harus datang ke
lengkap dan foto mahasiswa pada
kantor
setiap
Fakultas
perguruan
tinggi
sehingga
BAAK
Universitas
terlebih
dahulu
atau
untuk
mempermudah mencarian data data
mendapatkan data yang diinginkan.
jika diperlukan. Paparan lain yang
Untuk mengatasi kelemahan tersebut
dapat dimanfaatkan adalah tampilan
maka
profil program studi setiap semester,
informasi akademik secara online,
statistik dosen, dan mahasiswa di
yaitu
perguruan
Universitas Sang
Berbasis EPSBED dimana sistem ini
Bumi Ruwa Jurai Bandar Lampung
dirancang untuk membantu Fakultas
khususnya Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu
Ilmu
informasi
Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
merupakan kumpulan elemen yang
Bandar Lampung untuk memberikan
berbeda-beda dan saling berhubungan
informasi akademik secara online.
satu sama lain yang membentuk satu
Sistem informasi ini diharapkan dapat
kesatuan untuk meng integrasikan data,
membantu
memproses,
mengetahui data-data akademik seperti
tinggi
Politik.
dan
Sistem
menyimpan
serta
diperlukan
Sistem
Sosial
adanya
Informasi
dan
Akademik
Ilmu
mahasiswa
sistem
Politik
untuk
KRS,
KHS
ataupun
nilai
tanpa
Studi Administrasi Negara Fakultas
mendatangi kantor BAAK Universitas
Ilmu
atau Sub Bagian Akademik Fakultas
Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai.
terlebih
dahulu.
waktu
karena
tanpa
harus
mendatangi kantor BAAK Universitas
atau Sub Bagian Akademik Fakultas.
Berdasarkan
deskripsi
dirumuskan
permasalahan sebagai
di
atas,
berikut : ”Apakah Sistem Evaluasi
Program Studi Berbasis Evaluasi Diri
(EPSBED)
dapat
meningkatkan
pelayanan terhadap mahasiswa pada
Program
Studi
Ilmu
Administrasi
Negara Fakultas
Ilmu
Sosial
Ilmu
Dan
Ilmu
Politik
Sehingga
dimungkinkan dapat mengurangi biaya
dan
Sosial
dan
Politik Universitas Sang Bumi
C. Pembahasan
1. Pengertian Sistem
Davis,
Gordon
B.
(2005:
114).
menyatakan sistem adalah “Set of
components (subsystems or elementary
parts) that operate together to achieve
a common objective (or multiple
objectives).”
kumpulan
Sistem
kesatuan
adalah
dan
suatu
perangkat
hubungan satu sama lain. Dimana
tujuan (goal) sistem merupakan target
atau sasaran akhir yang ingin dicapai
oleh suatu sistem. Suatu sistem pasti
mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau
Ruwa Jurai”.
suatu sistem tidak mempunyai sasaran,
B. Metode Penelitian
maka operasi sistem tidak akan ada
Penelitian ini menggunakan metode
gunanya. Sasaran dari sistem sangat
penelitian kualitatif, dengan tujuan
menentukan
memperoleh
Metode
dibutuhkan sistem dan keluaran yang
pengumpulan data dalam penelitian ini
akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
menggunakan observasi, wawancara,
dikatakan
dokumentasi dan studi kepustakaan.
sasaran atau tujuannya.
Analisis
yang
data.
digunakan
yaitu memberikan penjabaran terhadap
hasil jawaban dari informan dengan
uraian kalimat tentang Sistem Epsbed
Kepada
Meningkatkan
berhasil
masukan
bila
yang
mengenai
dalam
penelitian ini adalah analisis kualitatif,
Dalam
sekali
Pelayanan
Mahasiswa Pada Program
Sistem
dapat
diklasifikasikan
dari
beberapa sudut pandang, diantaranya
sebagai berikut ini :
1.
Sistem
diklasifikasikan
sebagai
sistem abstrak (abstract system)
dan sistem fisik (physical system)
2.
Sistem
diklasifikasikan
sebagai
2. Evaluasi Program Studi Berbasis
sistem alamiah (natural system)
Evaluasi Diri (EPSBED)
dan sistem buatan manusia (human
Panduan
made system)
3.
Sistem
diklasifikasikan
sistem
tertentu
sebagai
(deterministic
system) dan sistem tak tentu
4.
Sistem
diklasifikasikan
sebagai
sistem tertutup (closed system) dan
sistem terbuka (open system)
Aplikasi
EPSBED, Dirjen Dikti, Kemendiknas,
(2010
:
1)
menyebutkan
bahwa
Program aplikasi EPSBED adalah alat
bantu
(probabilistic system)
Penggunaan
untuk
menyusun
laporan
program studi sebagaimana yang diatur
dalam keputusan Dirjen Pendidikan
Tinggi
SK34/DIKTI/Kep/2002.
Sebagai alat bantu, program aplikasi ini
Sistem mempunyai beberapa prinsipprinsip antara lain sebagai berikut :
1. Sistem yang dikembangkan adalah
untuk manajemen
2.
Sistem yang dikembangkan adalah
investasi modal yang besar
a. Semua alternatif yang ada harus
perguruan
untuk
tinggi
memudahkan
dalam
laporan
EPSBED,
mereka
yang
menyusun
khususnya
belum
bagi
mampu
mengembangkan perangkat lunaknya
sendiri
dalam
pengelolaan
data
perguruan tinggi masing-masing.
diinvestigasi
3.
dimaksudkan
b. Investasi yang terbaik harus
Tim
bernilai
menyebutkan bahwa Evaluasi Program
Sistem
yang
dikembangkan
Studi
EPSBED,
(2009
Berbasis
:
Evaluasi
30)
Diri
memerlukan orang yang terdidik
(EPSBED) adalah Sistem Informasi
Tahapan kerja dan tugas-tugas
Akademik yang merupakan sistem
yang harus dilakukan dalam proses
yang mengolah data dan melakukan
pengembangan sistem
proses
Proses pengembangan sistem tidak
melibatkan antara mahasiswa, dosen,
harus urut
administrasi akademik, keuangan dan
6.
Jangan takut membatalkan proyek
data atribut lainnya.
7.
Dokumentasi harus ada untuk
4.
5.
kegiatan
pedoman dalam pengembangan
Berdasarkan
sistem
Pengembangan
akademik
informasi
Sistem
dari
yang
Pusat
Informasi
Akademik Direktorat Akademik (SK
DIKTI
No.
34/DIKTI/Kep/2002,
4.
Untuk
melakukan
kegiatan
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
akademik yang terstruktur dan
Kemendiknas
informatif
EPSBED
Tahun
2010
Berbasis
sistem
Windows
,
sehingga
dapat
dihasilkan proses kerja yang lebih
mempunyai keunggulan antara lain :
baik
dan
maksimal
dengan
1. User Friendly;
menggunakan penyimpanan data
2. Sesuai dengan kebutuhan Perguruan
yang tersentralisasi yang dapat
memudahkan
Tinggi;
3. Kompatibel dengan laporan DIKTI
kegiatan
penambahan data, pencarian dan
publishing
(SK-034);
data
dengan
menggunakan teknologi komputer.
4. Menekan Biaya Operasional;
EPSBED
dapat
5. Berbasis Web/Jaringan;
Sistem
6. Bebas biaya lisensi untuk komputer
dalam sebuah jaringan lokal (LAN)
maupun
client;
digunakan
internet
sehingga
7. Dikembangkan secara konsisten;
memudahkan koordinasi dan efekti
8. Perbaikan Bug/Error jarak jauh.
kerja. Disain tampilan dan menu-menu
Sistem EPSBED mudah dioperasikan
Adapun tujuan evaluasi program studi
berbasis evaluasi diri adalah sebagai
berikut : (Gatot Santoso, 2001 : 2)
1.
tidak menghilangkan
informasi
penting
disampaikan.
Untuk mengontrol ijin operasional
apakah sebuah perguruan tinggi
memenuhi atau tidak untuk diberi
ijin operasional
2.
dengan
internal dalam menyelenggarakan
ingin
Dirancang
untuk
mengakomodasi
kebutuhan
sistem
akademik
Perguruan
Tinggi
seperti
kuliah,
Untuk meningkatkan kemampuan
yang
pada
sistem
format
pengambilan
mata
transkrip
nilai,
pengelolaan data mahasiswa, KRS,
KHS, pengelolaan program studi.
PT.
3.
Untuk
pendidikan
sebagai
pengendalian
secara
bentuk
mutu
nasional,
akuntabilitas
3. Pelayanan
Undang-Undang Nomor 25 Tahun
2009
Tentang
Pelayanan
Publik,
penyelenggara pendidikan kepada
menyatakan bahwa Pelayanan publik
pihak yang berkepentingan.
adalah
kegiatan
atau
rangkaian
kegiatan dalam rangka pemenuhan
kebutuhan pelayanan sesuai dengan
terbuka agar diketahui dan dipahami
peraturan
oleh masyarakat.
perundang-undangan
bagi
setiap warganegara dan penduduk atas
barang,
jasa,
dan/atau
pelayanan
administratif yang disediakan oleh
Pelayanan yang baik adalah pelayanan
yaitu bersifat efisiensi yaitu persyaratan
pelayanan dibatasi pada hal-hal yang
penyelenggara pelayanan
berkaitan langsung dengan pencapaian
Pelayanan yang baik dan efektif dapat
sasaran
dilihat dari ciri-ciri atau karakteristik
pengulangan kelengkapan persyaratan
dalam
yaitu
dari satuan unit kerja lain. Pelayanan
kesederhanaan yaitu apabila prosedur
yang baik harus bersifat ekonomis
dan
yaitu
pelaksanaannya
tata
cara
pelayanan
umum
pelayanan
pengenaan
dan
mencegah
biaya
ditetapkan
diselenggarakan secara mudah, lancar,
secara wajar dengan memperhatikan
cepat,
nilai
tidak
berbelit-belit,
mudah
barang
dan
jasa
pelayanan,
dipahami dan mudah dilaksanakan.
kondisi dan kemampuan masyarakat
Pelayanan
untuk
yang
jelas
dan
ada
membayar
serta
ketentuan
kepastiannya yakni dalam hal prosedur
peraturan perundang-undangan yang
atau tata caranya, persyaratannya baik
berlaku. Pelayanan yang baik harus
teknis maupun administratif, unit kerja
bersifat adil dan merata yaitu cakupan
atau pejabat yang bertanggung jawab
atau jangkauan pelayanan diupayakan
untuk memberikannya, rincian biaya
agar
atau tarif pelayanan dan tata cara
pelayanan yang baik adalah pelayanan
pembayarannya serta jadwal waktu
yang
penyelesaiannya.
pelaksanaan
seluas
selalu
mungkin.
tepat
Kemudian
waktu
pelayanan
artinya
diselesaikan
dalam waktu yang telah ditentukan.
Keamanan artinya proses serta hasil
pelayanan umum dapat memberikan
Menurut
keamanan dan kenyamanan serta dapat
menyebutkan bahwa pelayanan adalah
memberikan kepastian hukum bagi
“Proses pemenuhan kebutuhan melalui
penggunanya Pelayanan yang baik dan
aktivitas orang lain secara langsung”.
efektif
adanya
Pelayanan juga merupakan kegiatan
yang
yang dilakukan oleh seseorang atau
berkaitan dengan proses pelayanan
sekelompok orang dengan landasan
umum wajib diinformasikan secara
foktor
mempunyai
keterbukaan
yaitu
ciri
hal-hal
Moenir
material
melalui
(2002:16)
sistem,
prosedur dan metode tertentu dalam
34/DIKTI/Kep/2002,
rangka usaha memenuhi kepentingan
program studi pada setiap semester
orang lain sesuai dengan haknya,
harus menggunakan data elektronik.
sedangkan
Oleh karena itu, semenjak tahun 2002
orang
yang
memberi
pelaporan
perguruan tinggi telah melaksanakan
pelayanan disebut dengan pelayan.
kewajibannya dalam pelaporan kinerja
Menurut pendapat Agus Dwiyanto
bahwa efektivitas pelayanan dapat
diukur dengan menggunakan beberapa
kriteria :
program
studinya
struktur basis data tertentu. Struktur
basis data tersebut telah dibakukan dan
dikemas
1. Tepat,
dalam
arti
apa
yang
menggunakan
dalam
sebuah
sistem
pelaporan EPSBED.
diberikan atau dilakukan benarbenar sesuai dengan apa yang
Terlepas dari kebutuhan pembuatan
dibutuhkan.
laporan
EPSBED
program
aplikasi
2. Cepat,
dalam
arti
memperoleh
masyarakat
apa
yang
setiap
semester,
EPSBED
dapat
digunakan oleh perguruan tinggi untuk
mengarsipkan data mahasiswa. Dengan
diinginkannya dengan cepat.
masyarakat
fasilitas yang ditambahkan, program
memperoleh apa yang diinginkan
aplikasi ini dapat menyimpan alamat
dengan biaya murah.
lengkap dan foto mahasiswa dan dosen
3. Murah,
dalam
arti
4. Ramah, dalam arti pelayanan atau
hubungan
dengan
antara
dan
lain yang dapat dimanfaatkan adalah
dilakukan
tampilan profil program studi setiap
petugas
masyarakat
pada setiap perguruan tinggi. Paparan
dengan sopan dan berpedoman pada
semester,
etika profesi”.
mahasiswa di perguruan tinggi.
Sistem
Informasi
Akademik
yang
statistik
mahasiswa
dan
Program
akademik
mahasiswa,
yang
proses
dari
Studi
Ilmu
ke
tahun
Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
administrasi,
Politik Universitas Sang Bumi Ruwa
keuangan dan data atribut lainnya.
Jurai
Sesuai dengan yang diatur dalam SK
mengedepankan
Dirjen
khususnya
DIKTI
tahun
antara
melibatkan
dosen,
kegiatan
dan
Seiring semakin meningkatnya jumlah
merupakan sistem yang mengolah data
melakukan
dosen,
No.
dituntut
sistem
untuk
sistem
yang
lebih
informasi
berkaitan
dengan mahasiswa seperti penyusunan
kerja dan biaya untuk alat tulis
Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil Studi
kantor.
dan Pelacakan nilai mahasiswa baru
4) Berbasis Web/Jaringan : Sistem
maupun pindahan yang kesemuanya
EPSBED dapat digunakan dalam
dapat
sebuah
di
Evaluasi
program
melalui
Program
Studi
sistem
Berbasis
Evaluasi Diri.
maupun
jaringan
lokal
internet
(LAN)
sehingga
memudahkan koordinasi dan efekti
kerja.
Sistem EPSBED Berbasis Windows
yang diterapkan pada Program Studi
Mendukung uraian
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
mengetahui
Ilmu
mengenai Analisis Sistem Evaluasi
Sosial
dan
Ilmu
Politik
di
keadaan
atas untuk
di
lapangan
mempunyai keunggulan antara lain :
Program Studi Berbasis Evaluasi Diri
1) User Friendly : Disain tampilan
(Epsbed) Pada Program Studi Ilmu
dan menu Sistem EPSBED mudah
Administrasi Negara, berikut ini akan
dioperasikan
disajikan jawaban 40 (empat puluh)
dengan
tidak
menghilangkan informasi penting.
2) Sesuai
dengan
kebutuhan
Perguruan
Tinggi
:
Sistem
EPSBED
dirancang
untuk
mengakomodasi kebutuhan sistem
akademik pada Perguruan Tinggi
seperti sistem pengambilan mata
kuliah,
format
orang mahasiswa sebagai berikut :
transkrip
nilai,
pengelolaan data mahasiswa, KRS,
KHS, pengelolaan program studi
Berdasarkan
jawaban
responden,
diketahui bahwa sebanyak 35 (tiga
puluh lima) mahasiswa (87,5%) dari 40
(empat puluh) responden menyatakan
pegawai yang ada Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik sudah memadai.
Sebanyak 5 (lima) mahasiswa (12,5%)
menyatakan kurang memadai, maka
dan lain-lain.
3) Menekan Biaya
Operasional :
Sistem EPSBED terbukti efektif
memangkas
biaya
operasional
pengelolaan
data
akademik
terutama dalam hal efektifitas
pegawai yang ada pada Program Studi
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik sudah
memadai.
Dari 40 (empat puluh) mahasiswa
responden penelitian, sebanyak 25
mahasiswa (62,5%) menyatakan sistem
tepat waktu, sebaliknya tidak ada
pengurusan administrasi melalui sistem
responden yang menyatakan bawah
EPSBED adalah cukup cepat dan tidak
Sistem EBSBED dalam pelayanan
menyulitkan, sebanyak 10 mahasiswa
tehadap
(25,0%) menyatakan kurang bahwa
lamban.
mahasiswa
adalah
sangat
pegawai kurang cepat dalam mengurus
persyaratan administrasi melalui sistem
EPSBED. Selanjutnya 5 mahasiswa
(12,5%) beranggapan bahwa sistem
pengurusan administrasi masih berjalan
sangat lamban sehingga menghambat
Sebanyak 29 (dua puluh sembilan)
mahasiswa (72,5%) menyatakaan sikap
yang ditunjukkan oleh pegawai dalam
memberikaan
Evaluasi
pelayanaan
Program
sistem
Studi
Berbasis
Evaluasi Diri (EPSBED) adalah sopan.
proses pembelajaran.
Sebanyak 5 (lima) mahasiswa (12,5%)
Sebanyak
35
(tiga
puluh
lima)
menyatakan cukup sopan. Selanjutnya
mahasiswa (87,5%) dari 40 (empat
1
puluh)
beranggapan
responden
kemampuan
pelaksanaan
menyatakan
pegawai
pelayanan
dalam
administrasi
(satu)
ditunjukkan
mahasiswa
bahwa
oleh
Evaluasi
Program
sangat
Evaluasi
Diri
Sebanyak
5
(lima)
mahasiswa (12,5%) menyatakan cukup
sikap
pegawai
yang
dalam
memberikan pelayaanan dengan sistem
dengan menggunakan sistem EPSBED
baik.
(1,50%)
Studi
Berbasis
(EPSBED)
masih
dirasakan kurang sopan.
baik, dan 0% beranggapan bahwa
kemampuan
pelaksanaan
pegawai
pelayanan
dalam
administrasi
dengan sisstem EPSBED masih dalam
kategori baik.
Sebanyak
27
mahasiswa
(67,5%)
menyatakaa
daahwa
dalam
memberikan
pelayanan
perlakuan
pegawai
baik,
ramah
dan
menyenangkan. Sebaliknya sebanyak 8
Dari 40 (empat puluh) mahasiswa
mahasiswa
responden penelitian, sebanyak 25
perilaku pegawai dalam memberikan
mahasiswa (62,5%) menyatakan sistem
pelayana
EPSBED dalam pelayanan pengurusan
cukup baik. Sebanyak 5 mahasiswa
administrasi adalah dalam kategori
(12,5%) menyatakan terkesan tidak
cepat dan tepat waktu. Sebanyak 15
baik.
mahasiswa (37%) menyatakan kurang
(20,0%)
dengan
menyatakan
sistem
EPSBED
Fasilitas yang ada dalam mendukung
sudah sangta baik. Dimana 7 orang
pelayanan
dengan
pegawai (50.00%) program studi ilmu
sistem
EPSBED,
adminnistrasi negara fakultas ilmu
mahasiswa
(25,00%)
sosial dan ilmu politik universitas sang
menyatakan memadai, sebanyak 26
bumi ruwa jurai menyatakan sudah
mahasiswa
cepat, 3 orang pegawai (25,00%)
mahasiswa
menggunakan
sebanyak
cukup
10
(65,00%)
memadai
mahasiswa
dan
menyatakan
4
menyatakan kurang cepat dan sebanyak
menyatakan
3 orang pegawai (25,00%) menyatakan
sebanyak
(10,00%)
kurang atau belum memadai.
tidak cepat.
Sebanyak 20 (dua puluh) mahasiswa
Pemahaman mahasiswa tentang sistem
(50,00%) menyatakan merasa puas
epsbed sudah cukup baik. Sebanyak 11
dengan sistem EPSBED. Sebanyak 15
pegawai
(lima
(37%)
mahasiswa sudah paham akan sistem
menyatakan cukup puas dan sebanyak
epsbed, sebanyak 1 pegawai (08,00%)
5
menyatakan tidak paham dikarenakan
belas)
(lima)
mahasiswa
mahasiswa
(12,5%)
(92,00%)
menyatakan
masih ada mahasiswa yang jarang
menyatakan tidak puas.
masuk.
Tingkat
kesungguhan
tanggungjawab
sangat
Sumber daya manusia di Program Studi
yang menyatakan
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
ditunjukkan
baik, sedangkan
cukup baik
dan
adalah 10 mahasiswa
Ilmu
Sosial
dan
Ilmu
Politik
(25.00%) dan sebanyak 4 mahasiswa
Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
(10,00%) menyatakan tidak baik
khususnya yang menangani sistem
Evaluasi
Tingkat
ketelitian
dan
kecermatan
dalam melayani mahasiswa melalui
sistem epsbed sangat baik, sebanyak 5
(lima)
mahasiswa
(12,00%)
menyatakan cukup baik sedangkan 0%
responden menyatakan tidak ada.
Pelayanan
yang
diberikan
kepada
mahasiswa melalui sistem evaluasi
program studi berbasis evaluasi diri
Program
Studi
Berbasis
Evaluasi Diri (EPSBED) kurang cukup
dimana sebanyak 8 (delapan) pegawai
(68,00) menyatakan kurang cukup,
sebanyak 2 (dua) pegawai (16,00%)
menyatakan cukup dan sebanyak 2
(dua) pegawai (16,00) menyatakan
tidak cukup.
Fasilitas dan sarana penunjang yaang
menunjang
ada Program Studi Ilmu Administrasi
menambah sumber daya manusia yang
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
ada
Politik Universitas Sang Bumi Ruwa
sebanding dengan jumlah mahasiswa.
Jurai khususnya menangani masalah
Hendaknya sistem evaluasi program
sistem
studi berbasis evaluasi diri
Evaluasi
Berbasis
Program
Evaluasi
Diri
Studi
(EPSBED)
sarana
dibagian
meningkatkan
dan
prasarana,
EPSBED
pelayanan
sehingga
dalam
terhadap
sudah memadai. Sebaliknya sebanyak 2
mahasiswa dilakukan dengan tepat,
(dua) pegawai (16,00%) menyaatakan
cepat, murah atau ekonomis, juga
fasilitas
ramah.
sarana
penunjang
belum
memadai.
Daftar Pustaka
D. Penutup
Agus
Sistem
Evaluasi
Program
Studi
Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) pada
Program Studi Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
berdasarkan
bahwa
jawaban
pegawainya
mahasiswa,
masih
menjadi terlambat. Pelayanan kepada
mahasiswa program studi Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik berdasarkan jawaban, dimana
masih
kurang
Ananta
Budhi
Bahtiar,
2009,
Pengantar Sistem Pelayanan,
Restu Agung, Jakarta.
Barata, Atep Adya, 2006, Dasar-Dasar
Pelayanan
Prima,
Cetakan
Ketiga,
November
2006,
Gramedia, Jakarta.
kurang,
sehingga dalam pengurusan KRS, KHS
pegawai
Dwiyanto, 1995, Kriteria
Pelayanan. Gramedia Jakarta.
cepat,
di
samping pegawai yang menjalankan
Davis, Gordon B. 2005, Sistem
Informasi Untuk Pengambilan
Keputusan.
Gunung
Agung
Jakarta.
Dirjen Dikti, Kemendiknas. 2010,
Panduan Penggunaan Aplikasi
EPSBED. Jakarta.
Faisal Tamin, 2003, Standarisasi
Pelayanan.
Rhineka
Cipta
Bandung.
EPSBED hanya satu ditambah sarana
prasarana belum memadai. Oleh sebab
itu disarakan hendaknya pihak Program
Studi
Administrasi
Negara
dapat
berkoordinasi dengan pihak rektorat
atau yayasan dalam hal anggaran untuk
Gatot Santoso, 2001, Seputar Evaluasi
Diri dan Cara Kerja Berbasis
Evaluasi Diri. Yogyakarta.
Jogiyanto, 1990, Analisis dan Disain
Sistem Informasi, Andi Offset
Yogyakarta.
Koentjaraningrat,
1994,
Analisis
Kuantitatif Dalam Variabel,
Rhineka Cipta Bandung.
Tim EPSBED, 2009, Sistem Informasi
Akademik, Jakarta
Undang-Undang Nomor 25 Tahun
2009 Tentang Pelayanan Publik
Keputusan Menteri Pemberdayagunaan
Aparatur Pemerintah No 63
Tahun 2004 Tentang Pedoman
Penyelenggaraan
Pelayanan
Publik dan Rancangan UndangUndang
Tentang
Pelayanan
Publik
Kepmenpan
No.
63/KEP/M.PAN/7/2003 Tentang
Manajemen Pelayanan Publik
(EPSBED) DALAM MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA MAHASISWA
PADA PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA
(Studi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik USBRJ)
Lies Kumara Dewi
Eka Ubaya Taruna Rauf
Dosen Tetap Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
Abstrak
Sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) adalah sebagai alat
bantu untuk menyusun laporan program studi. Program aplikasi ini dimaksudkan untuk
memudahkan perguruan tinggi dalam menyusun laporan EPSBED termasuk dapat
digunakan oleh perguruan tinggi Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai Bandar Lampung
umumnya dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
Bandar Lampung khususnya untuk mengarsipkan data mahasiswa. Penelitian ini bertujuan
untuk mengetahui sistem evaluasi program studi berbasis evaluasi diri dan untuk
mengetahui pelayanan kepada mahasiswa pada Program Studi Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Penelitian ini menggunakan metode penelitian
kualitatif, dengan tujuan memperoleh data. Berdasarkan hasil penelitian dapat diketahui
bahwa EPSBED pada Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai adalah User Friendly, sesuai dengan kebutuhan
Perguruan Tinggi, menekan Biaya Operasional, berbasis Web/Jaringan. Kemudian
diketahui juga bahwa sistem EPSBED dapat meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa
pada Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik seperti a)
Memberikan pelayanan yang tepat. b) Memberikan pelayanan yang cepat. c) Murah, dalam
arti mahasiswa memperoleh apa yang diinginkan dengan biaya murah. d) Memberikan
pelayanan dengan ramah.
Kata kunci : sistem, pelayanan, program studi
EVALUATION SYSTEM ANALYSIS OF STUDY PROGRAM BASED ON SELF
EVALUATION (EPSBED) IN IMPROVING SERVICES TO STUDENTS AT STATE
ADMINISTRATION STUDY PROGRAM
(Study at the Faculty of Social and Political Sciences of Sang Bumi Ruwa Jurai University)
Lies Kumara Dewi
Eka Ubaya Taruna Rauf
Lecturer of Faculty of Social Science and Political Science Sang Bumi Ruwa Jurai University
Abstract
Evaluation System Based on Self Evaluation Study Program (EPSBED) is a tool for
preparing reports of study programs. This application program is intended to facilitate
universities in preparing EPSBED report including can be used by universities of Sang
Bumi Ruwa University Jurai Bandar Lampung generally and Faculty of Social and
Political Sciences Sang Earth Ruwa Jurai Bandar Lampung especially to archive student
data. This study aims to determine the evaluation system of self-evaluation based study
program and to know the service to students in the State Administration Program Faculty
of Social and Political Sciences. This study uses qualitative research methods, with the aim
of obtaining data. Based on the results of the research can be seen that EPSBED on State
Administration Studies Program Faculty of Social and Political Sciences Sang Earth Ruwa
Jurai University is User Friendly, in accordance with the needs of Higher Education,
pressing Operational Costs, Web-based / Network. Then it is also known that EPSBED
system can improve services to students in the State Administration Program Faculty of
Social and Political Sciences such as a) Providing appropriate services. b) Provide fast
service. c) Cheap, in the sense that students get what they want at a low cost. d) Provide
friendly service.
Keywords: system, service, study program
A. Pendahuluan
prasarana
Salah satu program studi yang ada di
peralatan, kelengkapan, dan benda-
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
benda
adalah
memudahkan
program
Administrasi
studi
Ilmu
yang
berada
Negara
adalah
yang
pendidikan.
segala
macam
digunakan
untuk
penyelenggaraan
Dimana
prasarana
Politik. Agar Program Studi Ilmu
dalam melayani mahasiswa seperti
Administrasi Negara mau dipilih atau
terlihat
direkomendasikan
tempat
akademis di jurusan, pelayanan KRS,
belajar perlu diberikan pelayanan yang
KHS dan Nilai yang masih dinilai
berkualitas
mahasiswa.
kurang efisien, serta kurangnya sarana
Kondisi riil di lapangan terlihat masih
dan prasarana pendukung pelayanan.
banyak pelayanan yang diberikan oleh
Penilaian seperti ini perlu dilakukan
Program
Studi
pembuktian lebih lanjut dan pendapat
Negara
yang
terhadap
Ilmu
Administrasi
dinilai
sebagian
pada
masih
dan
dibawah Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
sebagai
dirasakan
sarana
prosedur
kurang
pengurusan
sebagian mahasiswa tersebut belum
tentu bisa mewakili kenyataan yang
mahasiswa belum maksimal.
sebenarnya. Agar hal ini bisa terjawab
Dimana sarana adalah segala macam
peralatan
yang
memudahkan
pelajaran.
macam
penyampaian
Jika
mahasiswa,
digunakan
dilihat
sarana
peralatan
mahasiswa
untuk
dari
adalah
yang
untuk
materi
sudut
segala
digunakan
memudahkan
mempelajari mata kuliah sedangkan
perlu
dilakukan
suatu
penelitian
tentang penilaian mahasiswa jurusan
Ilmu Administrasi Negara terhadap
kualitas
pelayanan
terhadap
mahasiswa, sehingga bisa mewakili
persepsi
mahasiswa
keseluruhan.
Universitas Sang Bumi
Ruwa
Jurai
juga
dituntut
secara
dalam
menghasilkan
sumber
daya
yang
mendistribusikan
informasi
Sebagai
berkualitas dengan cara meningkatkan
perguruan tinggi yang mumpuni dalam
mutu pelayanan terhadap mahasiswa.
bidang pendidikan, Universitas Sang
Mutu layanan dapat dinilai dari atribut
Bumi Ruwa Jurai Bandar Lampung,
kualitas
telah
pelayanan
yang
diberikan
membuat
sistem
informasi
kepada mahasiswa yang salah satunya
manejemen akademik stand alone.
berupa sistem aplikasi EPSBED.
Dengan adanya sistem informasi ini,
proses manajemen data akademik lebih
Sistem EPSBED ini adalah sebagai alat
bantu
untuk
menyusun
laporan
efisien dari pada cara manual yang
dilakukan.
program studi, program aplikasi ini
dimaksudkan
untuk
memudahkan
Seperti halnya sistem informasi stand
menyusun
alone yang lain, sistem informasi
laporan EPSBED, untuk mengarsipkan
akademik yang telah dibuat tersebut
data mahasiswa. Dengan fasilitas yang
mempunyai
ada pada EPSBED
mahasiswa
perguruan
tinggi
dalam
dimana program
kelemahan
atau
yaitu,
orang
yang
aplikasi ini dapat menyimpan alamat
membutuhkan data harus datang ke
lengkap dan foto mahasiswa pada
kantor
setiap
Fakultas
perguruan
tinggi
sehingga
BAAK
Universitas
terlebih
dahulu
atau
untuk
mempermudah mencarian data data
mendapatkan data yang diinginkan.
jika diperlukan. Paparan lain yang
Untuk mengatasi kelemahan tersebut
dapat dimanfaatkan adalah tampilan
maka
profil program studi setiap semester,
informasi akademik secara online,
statistik dosen, dan mahasiswa di
yaitu
perguruan
Universitas Sang
Berbasis EPSBED dimana sistem ini
Bumi Ruwa Jurai Bandar Lampung
dirancang untuk membantu Fakultas
khususnya Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu
Ilmu
informasi
Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
merupakan kumpulan elemen yang
Bandar Lampung untuk memberikan
berbeda-beda dan saling berhubungan
informasi akademik secara online.
satu sama lain yang membentuk satu
Sistem informasi ini diharapkan dapat
kesatuan untuk meng integrasikan data,
membantu
memproses,
mengetahui data-data akademik seperti
tinggi
Politik.
dan
Sistem
menyimpan
serta
diperlukan
Sistem
Sosial
adanya
Informasi
dan
Akademik
Ilmu
mahasiswa
sistem
Politik
untuk
KRS,
KHS
ataupun
nilai
tanpa
Studi Administrasi Negara Fakultas
mendatangi kantor BAAK Universitas
Ilmu
atau Sub Bagian Akademik Fakultas
Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai.
terlebih
dahulu.
waktu
karena
tanpa
harus
mendatangi kantor BAAK Universitas
atau Sub Bagian Akademik Fakultas.
Berdasarkan
deskripsi
dirumuskan
permasalahan sebagai
di
atas,
berikut : ”Apakah Sistem Evaluasi
Program Studi Berbasis Evaluasi Diri
(EPSBED)
dapat
meningkatkan
pelayanan terhadap mahasiswa pada
Program
Studi
Ilmu
Administrasi
Negara Fakultas
Ilmu
Sosial
Ilmu
Dan
Ilmu
Politik
Sehingga
dimungkinkan dapat mengurangi biaya
dan
Sosial
dan
Politik Universitas Sang Bumi
C. Pembahasan
1. Pengertian Sistem
Davis,
Gordon
B.
(2005:
114).
menyatakan sistem adalah “Set of
components (subsystems or elementary
parts) that operate together to achieve
a common objective (or multiple
objectives).”
kumpulan
Sistem
kesatuan
adalah
dan
suatu
perangkat
hubungan satu sama lain. Dimana
tujuan (goal) sistem merupakan target
atau sasaran akhir yang ingin dicapai
oleh suatu sistem. Suatu sistem pasti
mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau
Ruwa Jurai”.
suatu sistem tidak mempunyai sasaran,
B. Metode Penelitian
maka operasi sistem tidak akan ada
Penelitian ini menggunakan metode
gunanya. Sasaran dari sistem sangat
penelitian kualitatif, dengan tujuan
menentukan
memperoleh
Metode
dibutuhkan sistem dan keluaran yang
pengumpulan data dalam penelitian ini
akan dihasilkan sistem. Suatu sistem
menggunakan observasi, wawancara,
dikatakan
dokumentasi dan studi kepustakaan.
sasaran atau tujuannya.
Analisis
yang
data.
digunakan
yaitu memberikan penjabaran terhadap
hasil jawaban dari informan dengan
uraian kalimat tentang Sistem Epsbed
Kepada
Meningkatkan
berhasil
masukan
bila
yang
mengenai
dalam
penelitian ini adalah analisis kualitatif,
Dalam
sekali
Pelayanan
Mahasiswa Pada Program
Sistem
dapat
diklasifikasikan
dari
beberapa sudut pandang, diantaranya
sebagai berikut ini :
1.
Sistem
diklasifikasikan
sebagai
sistem abstrak (abstract system)
dan sistem fisik (physical system)
2.
Sistem
diklasifikasikan
sebagai
2. Evaluasi Program Studi Berbasis
sistem alamiah (natural system)
Evaluasi Diri (EPSBED)
dan sistem buatan manusia (human
Panduan
made system)
3.
Sistem
diklasifikasikan
sistem
tertentu
sebagai
(deterministic
system) dan sistem tak tentu
4.
Sistem
diklasifikasikan
sebagai
sistem tertutup (closed system) dan
sistem terbuka (open system)
Aplikasi
EPSBED, Dirjen Dikti, Kemendiknas,
(2010
:
1)
menyebutkan
bahwa
Program aplikasi EPSBED adalah alat
bantu
(probabilistic system)
Penggunaan
untuk
menyusun
laporan
program studi sebagaimana yang diatur
dalam keputusan Dirjen Pendidikan
Tinggi
SK34/DIKTI/Kep/2002.
Sebagai alat bantu, program aplikasi ini
Sistem mempunyai beberapa prinsipprinsip antara lain sebagai berikut :
1. Sistem yang dikembangkan adalah
untuk manajemen
2.
Sistem yang dikembangkan adalah
investasi modal yang besar
a. Semua alternatif yang ada harus
perguruan
untuk
tinggi
memudahkan
dalam
laporan
EPSBED,
mereka
yang
menyusun
khususnya
belum
bagi
mampu
mengembangkan perangkat lunaknya
sendiri
dalam
pengelolaan
data
perguruan tinggi masing-masing.
diinvestigasi
3.
dimaksudkan
b. Investasi yang terbaik harus
Tim
bernilai
menyebutkan bahwa Evaluasi Program
Sistem
yang
dikembangkan
Studi
EPSBED,
(2009
Berbasis
:
Evaluasi
30)
Diri
memerlukan orang yang terdidik
(EPSBED) adalah Sistem Informasi
Tahapan kerja dan tugas-tugas
Akademik yang merupakan sistem
yang harus dilakukan dalam proses
yang mengolah data dan melakukan
pengembangan sistem
proses
Proses pengembangan sistem tidak
melibatkan antara mahasiswa, dosen,
harus urut
administrasi akademik, keuangan dan
6.
Jangan takut membatalkan proyek
data atribut lainnya.
7.
Dokumentasi harus ada untuk
4.
5.
kegiatan
pedoman dalam pengembangan
Berdasarkan
sistem
Pengembangan
akademik
informasi
Sistem
dari
yang
Pusat
Informasi
Akademik Direktorat Akademik (SK
DIKTI
No.
34/DIKTI/Kep/2002,
4.
Untuk
melakukan
kegiatan
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
akademik yang terstruktur dan
Kemendiknas
informatif
EPSBED
Tahun
2010
Berbasis
sistem
Windows
,
sehingga
dapat
dihasilkan proses kerja yang lebih
mempunyai keunggulan antara lain :
baik
dan
maksimal
dengan
1. User Friendly;
menggunakan penyimpanan data
2. Sesuai dengan kebutuhan Perguruan
yang tersentralisasi yang dapat
memudahkan
Tinggi;
3. Kompatibel dengan laporan DIKTI
kegiatan
penambahan data, pencarian dan
publishing
(SK-034);
data
dengan
menggunakan teknologi komputer.
4. Menekan Biaya Operasional;
EPSBED
dapat
5. Berbasis Web/Jaringan;
Sistem
6. Bebas biaya lisensi untuk komputer
dalam sebuah jaringan lokal (LAN)
maupun
client;
digunakan
internet
sehingga
7. Dikembangkan secara konsisten;
memudahkan koordinasi dan efekti
8. Perbaikan Bug/Error jarak jauh.
kerja. Disain tampilan dan menu-menu
Sistem EPSBED mudah dioperasikan
Adapun tujuan evaluasi program studi
berbasis evaluasi diri adalah sebagai
berikut : (Gatot Santoso, 2001 : 2)
1.
tidak menghilangkan
informasi
penting
disampaikan.
Untuk mengontrol ijin operasional
apakah sebuah perguruan tinggi
memenuhi atau tidak untuk diberi
ijin operasional
2.
dengan
internal dalam menyelenggarakan
ingin
Dirancang
untuk
mengakomodasi
kebutuhan
sistem
akademik
Perguruan
Tinggi
seperti
kuliah,
Untuk meningkatkan kemampuan
yang
pada
sistem
format
pengambilan
mata
transkrip
nilai,
pengelolaan data mahasiswa, KRS,
KHS, pengelolaan program studi.
PT.
3.
Untuk
pendidikan
sebagai
pengendalian
secara
bentuk
mutu
nasional,
akuntabilitas
3. Pelayanan
Undang-Undang Nomor 25 Tahun
2009
Tentang
Pelayanan
Publik,
penyelenggara pendidikan kepada
menyatakan bahwa Pelayanan publik
pihak yang berkepentingan.
adalah
kegiatan
atau
rangkaian
kegiatan dalam rangka pemenuhan
kebutuhan pelayanan sesuai dengan
terbuka agar diketahui dan dipahami
peraturan
oleh masyarakat.
perundang-undangan
bagi
setiap warganegara dan penduduk atas
barang,
jasa,
dan/atau
pelayanan
administratif yang disediakan oleh
Pelayanan yang baik adalah pelayanan
yaitu bersifat efisiensi yaitu persyaratan
pelayanan dibatasi pada hal-hal yang
penyelenggara pelayanan
berkaitan langsung dengan pencapaian
Pelayanan yang baik dan efektif dapat
sasaran
dilihat dari ciri-ciri atau karakteristik
pengulangan kelengkapan persyaratan
dalam
yaitu
dari satuan unit kerja lain. Pelayanan
kesederhanaan yaitu apabila prosedur
yang baik harus bersifat ekonomis
dan
yaitu
pelaksanaannya
tata
cara
pelayanan
umum
pelayanan
pengenaan
dan
mencegah
biaya
ditetapkan
diselenggarakan secara mudah, lancar,
secara wajar dengan memperhatikan
cepat,
nilai
tidak
berbelit-belit,
mudah
barang
dan
jasa
pelayanan,
dipahami dan mudah dilaksanakan.
kondisi dan kemampuan masyarakat
Pelayanan
untuk
yang
jelas
dan
ada
membayar
serta
ketentuan
kepastiannya yakni dalam hal prosedur
peraturan perundang-undangan yang
atau tata caranya, persyaratannya baik
berlaku. Pelayanan yang baik harus
teknis maupun administratif, unit kerja
bersifat adil dan merata yaitu cakupan
atau pejabat yang bertanggung jawab
atau jangkauan pelayanan diupayakan
untuk memberikannya, rincian biaya
agar
atau tarif pelayanan dan tata cara
pelayanan yang baik adalah pelayanan
pembayarannya serta jadwal waktu
yang
penyelesaiannya.
pelaksanaan
seluas
selalu
mungkin.
tepat
Kemudian
waktu
pelayanan
artinya
diselesaikan
dalam waktu yang telah ditentukan.
Keamanan artinya proses serta hasil
pelayanan umum dapat memberikan
Menurut
keamanan dan kenyamanan serta dapat
menyebutkan bahwa pelayanan adalah
memberikan kepastian hukum bagi
“Proses pemenuhan kebutuhan melalui
penggunanya Pelayanan yang baik dan
aktivitas orang lain secara langsung”.
efektif
adanya
Pelayanan juga merupakan kegiatan
yang
yang dilakukan oleh seseorang atau
berkaitan dengan proses pelayanan
sekelompok orang dengan landasan
umum wajib diinformasikan secara
foktor
mempunyai
keterbukaan
yaitu
ciri
hal-hal
Moenir
material
melalui
(2002:16)
sistem,
prosedur dan metode tertentu dalam
34/DIKTI/Kep/2002,
rangka usaha memenuhi kepentingan
program studi pada setiap semester
orang lain sesuai dengan haknya,
harus menggunakan data elektronik.
sedangkan
Oleh karena itu, semenjak tahun 2002
orang
yang
memberi
pelaporan
perguruan tinggi telah melaksanakan
pelayanan disebut dengan pelayan.
kewajibannya dalam pelaporan kinerja
Menurut pendapat Agus Dwiyanto
bahwa efektivitas pelayanan dapat
diukur dengan menggunakan beberapa
kriteria :
program
studinya
struktur basis data tertentu. Struktur
basis data tersebut telah dibakukan dan
dikemas
1. Tepat,
dalam
arti
apa
yang
menggunakan
dalam
sebuah
sistem
pelaporan EPSBED.
diberikan atau dilakukan benarbenar sesuai dengan apa yang
Terlepas dari kebutuhan pembuatan
dibutuhkan.
laporan
EPSBED
program
aplikasi
2. Cepat,
dalam
arti
memperoleh
masyarakat
apa
yang
setiap
semester,
EPSBED
dapat
digunakan oleh perguruan tinggi untuk
mengarsipkan data mahasiswa. Dengan
diinginkannya dengan cepat.
masyarakat
fasilitas yang ditambahkan, program
memperoleh apa yang diinginkan
aplikasi ini dapat menyimpan alamat
dengan biaya murah.
lengkap dan foto mahasiswa dan dosen
3. Murah,
dalam
arti
4. Ramah, dalam arti pelayanan atau
hubungan
dengan
antara
dan
lain yang dapat dimanfaatkan adalah
dilakukan
tampilan profil program studi setiap
petugas
masyarakat
pada setiap perguruan tinggi. Paparan
dengan sopan dan berpedoman pada
semester,
etika profesi”.
mahasiswa di perguruan tinggi.
Sistem
Informasi
Akademik
yang
statistik
mahasiswa
dan
Program
akademik
mahasiswa,
yang
proses
dari
Studi
Ilmu
ke
tahun
Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
administrasi,
Politik Universitas Sang Bumi Ruwa
keuangan dan data atribut lainnya.
Jurai
Sesuai dengan yang diatur dalam SK
mengedepankan
Dirjen
khususnya
DIKTI
tahun
antara
melibatkan
dosen,
kegiatan
dan
Seiring semakin meningkatnya jumlah
merupakan sistem yang mengolah data
melakukan
dosen,
No.
dituntut
sistem
untuk
sistem
yang
lebih
informasi
berkaitan
dengan mahasiswa seperti penyusunan
kerja dan biaya untuk alat tulis
Kartu Rencana Studi, Kartu Hasil Studi
kantor.
dan Pelacakan nilai mahasiswa baru
4) Berbasis Web/Jaringan : Sistem
maupun pindahan yang kesemuanya
EPSBED dapat digunakan dalam
dapat
sebuah
di
Evaluasi
program
melalui
Program
Studi
sistem
Berbasis
Evaluasi Diri.
maupun
jaringan
lokal
internet
(LAN)
sehingga
memudahkan koordinasi dan efekti
kerja.
Sistem EPSBED Berbasis Windows
yang diterapkan pada Program Studi
Mendukung uraian
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
mengetahui
Ilmu
mengenai Analisis Sistem Evaluasi
Sosial
dan
Ilmu
Politik
di
keadaan
atas untuk
di
lapangan
mempunyai keunggulan antara lain :
Program Studi Berbasis Evaluasi Diri
1) User Friendly : Disain tampilan
(Epsbed) Pada Program Studi Ilmu
dan menu Sistem EPSBED mudah
Administrasi Negara, berikut ini akan
dioperasikan
disajikan jawaban 40 (empat puluh)
dengan
tidak
menghilangkan informasi penting.
2) Sesuai
dengan
kebutuhan
Perguruan
Tinggi
:
Sistem
EPSBED
dirancang
untuk
mengakomodasi kebutuhan sistem
akademik pada Perguruan Tinggi
seperti sistem pengambilan mata
kuliah,
format
orang mahasiswa sebagai berikut :
transkrip
nilai,
pengelolaan data mahasiswa, KRS,
KHS, pengelolaan program studi
Berdasarkan
jawaban
responden,
diketahui bahwa sebanyak 35 (tiga
puluh lima) mahasiswa (87,5%) dari 40
(empat puluh) responden menyatakan
pegawai yang ada Program Studi Ilmu
Administrasi Negara Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik sudah memadai.
Sebanyak 5 (lima) mahasiswa (12,5%)
menyatakan kurang memadai, maka
dan lain-lain.
3) Menekan Biaya
Operasional :
Sistem EPSBED terbukti efektif
memangkas
biaya
operasional
pengelolaan
data
akademik
terutama dalam hal efektifitas
pegawai yang ada pada Program Studi
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik sudah
memadai.
Dari 40 (empat puluh) mahasiswa
responden penelitian, sebanyak 25
mahasiswa (62,5%) menyatakan sistem
tepat waktu, sebaliknya tidak ada
pengurusan administrasi melalui sistem
responden yang menyatakan bawah
EPSBED adalah cukup cepat dan tidak
Sistem EBSBED dalam pelayanan
menyulitkan, sebanyak 10 mahasiswa
tehadap
(25,0%) menyatakan kurang bahwa
lamban.
mahasiswa
adalah
sangat
pegawai kurang cepat dalam mengurus
persyaratan administrasi melalui sistem
EPSBED. Selanjutnya 5 mahasiswa
(12,5%) beranggapan bahwa sistem
pengurusan administrasi masih berjalan
sangat lamban sehingga menghambat
Sebanyak 29 (dua puluh sembilan)
mahasiswa (72,5%) menyatakaan sikap
yang ditunjukkan oleh pegawai dalam
memberikaan
Evaluasi
pelayanaan
Program
sistem
Studi
Berbasis
Evaluasi Diri (EPSBED) adalah sopan.
proses pembelajaran.
Sebanyak 5 (lima) mahasiswa (12,5%)
Sebanyak
35
(tiga
puluh
lima)
menyatakan cukup sopan. Selanjutnya
mahasiswa (87,5%) dari 40 (empat
1
puluh)
beranggapan
responden
kemampuan
pelaksanaan
menyatakan
pegawai
pelayanan
dalam
administrasi
(satu)
ditunjukkan
mahasiswa
bahwa
oleh
Evaluasi
Program
sangat
Evaluasi
Diri
Sebanyak
5
(lima)
mahasiswa (12,5%) menyatakan cukup
sikap
pegawai
yang
dalam
memberikan pelayaanan dengan sistem
dengan menggunakan sistem EPSBED
baik.
(1,50%)
Studi
Berbasis
(EPSBED)
masih
dirasakan kurang sopan.
baik, dan 0% beranggapan bahwa
kemampuan
pelaksanaan
pegawai
pelayanan
dalam
administrasi
dengan sisstem EPSBED masih dalam
kategori baik.
Sebanyak
27
mahasiswa
(67,5%)
menyatakaa
daahwa
dalam
memberikan
pelayanan
perlakuan
pegawai
baik,
ramah
dan
menyenangkan. Sebaliknya sebanyak 8
Dari 40 (empat puluh) mahasiswa
mahasiswa
responden penelitian, sebanyak 25
perilaku pegawai dalam memberikan
mahasiswa (62,5%) menyatakan sistem
pelayana
EPSBED dalam pelayanan pengurusan
cukup baik. Sebanyak 5 mahasiswa
administrasi adalah dalam kategori
(12,5%) menyatakan terkesan tidak
cepat dan tepat waktu. Sebanyak 15
baik.
mahasiswa (37%) menyatakan kurang
(20,0%)
dengan
menyatakan
sistem
EPSBED
Fasilitas yang ada dalam mendukung
sudah sangta baik. Dimana 7 orang
pelayanan
dengan
pegawai (50.00%) program studi ilmu
sistem
EPSBED,
adminnistrasi negara fakultas ilmu
mahasiswa
(25,00%)
sosial dan ilmu politik universitas sang
menyatakan memadai, sebanyak 26
bumi ruwa jurai menyatakan sudah
mahasiswa
cepat, 3 orang pegawai (25,00%)
mahasiswa
menggunakan
sebanyak
cukup
10
(65,00%)
memadai
mahasiswa
dan
menyatakan
4
menyatakan kurang cepat dan sebanyak
menyatakan
3 orang pegawai (25,00%) menyatakan
sebanyak
(10,00%)
kurang atau belum memadai.
tidak cepat.
Sebanyak 20 (dua puluh) mahasiswa
Pemahaman mahasiswa tentang sistem
(50,00%) menyatakan merasa puas
epsbed sudah cukup baik. Sebanyak 11
dengan sistem EPSBED. Sebanyak 15
pegawai
(lima
(37%)
mahasiswa sudah paham akan sistem
menyatakan cukup puas dan sebanyak
epsbed, sebanyak 1 pegawai (08,00%)
5
menyatakan tidak paham dikarenakan
belas)
(lima)
mahasiswa
mahasiswa
(12,5%)
(92,00%)
menyatakan
masih ada mahasiswa yang jarang
menyatakan tidak puas.
masuk.
Tingkat
kesungguhan
tanggungjawab
sangat
Sumber daya manusia di Program Studi
yang menyatakan
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
ditunjukkan
baik, sedangkan
cukup baik
dan
adalah 10 mahasiswa
Ilmu
Sosial
dan
Ilmu
Politik
(25.00%) dan sebanyak 4 mahasiswa
Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
(10,00%) menyatakan tidak baik
khususnya yang menangani sistem
Evaluasi
Tingkat
ketelitian
dan
kecermatan
dalam melayani mahasiswa melalui
sistem epsbed sangat baik, sebanyak 5
(lima)
mahasiswa
(12,00%)
menyatakan cukup baik sedangkan 0%
responden menyatakan tidak ada.
Pelayanan
yang
diberikan
kepada
mahasiswa melalui sistem evaluasi
program studi berbasis evaluasi diri
Program
Studi
Berbasis
Evaluasi Diri (EPSBED) kurang cukup
dimana sebanyak 8 (delapan) pegawai
(68,00) menyatakan kurang cukup,
sebanyak 2 (dua) pegawai (16,00%)
menyatakan cukup dan sebanyak 2
(dua) pegawai (16,00) menyatakan
tidak cukup.
Fasilitas dan sarana penunjang yaang
menunjang
ada Program Studi Ilmu Administrasi
menambah sumber daya manusia yang
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
ada
Politik Universitas Sang Bumi Ruwa
sebanding dengan jumlah mahasiswa.
Jurai khususnya menangani masalah
Hendaknya sistem evaluasi program
sistem
studi berbasis evaluasi diri
Evaluasi
Berbasis
Program
Evaluasi
Diri
Studi
(EPSBED)
sarana
dibagian
meningkatkan
dan
prasarana,
EPSBED
pelayanan
sehingga
dalam
terhadap
sudah memadai. Sebaliknya sebanyak 2
mahasiswa dilakukan dengan tepat,
(dua) pegawai (16,00%) menyaatakan
cepat, murah atau ekonomis, juga
fasilitas
ramah.
sarana
penunjang
belum
memadai.
Daftar Pustaka
D. Penutup
Agus
Sistem
Evaluasi
Program
Studi
Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) pada
Program Studi Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sang Bumi Ruwa Jurai
berdasarkan
bahwa
jawaban
pegawainya
mahasiswa,
masih
menjadi terlambat. Pelayanan kepada
mahasiswa program studi Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik berdasarkan jawaban, dimana
masih
kurang
Ananta
Budhi
Bahtiar,
2009,
Pengantar Sistem Pelayanan,
Restu Agung, Jakarta.
Barata, Atep Adya, 2006, Dasar-Dasar
Pelayanan
Prima,
Cetakan
Ketiga,
November
2006,
Gramedia, Jakarta.
kurang,
sehingga dalam pengurusan KRS, KHS
pegawai
Dwiyanto, 1995, Kriteria
Pelayanan. Gramedia Jakarta.
cepat,
di
samping pegawai yang menjalankan
Davis, Gordon B. 2005, Sistem
Informasi Untuk Pengambilan
Keputusan.
Gunung
Agung
Jakarta.
Dirjen Dikti, Kemendiknas. 2010,
Panduan Penggunaan Aplikasi
EPSBED. Jakarta.
Faisal Tamin, 2003, Standarisasi
Pelayanan.
Rhineka
Cipta
Bandung.
EPSBED hanya satu ditambah sarana
prasarana belum memadai. Oleh sebab
itu disarakan hendaknya pihak Program
Studi
Administrasi
Negara
dapat
berkoordinasi dengan pihak rektorat
atau yayasan dalam hal anggaran untuk
Gatot Santoso, 2001, Seputar Evaluasi
Diri dan Cara Kerja Berbasis
Evaluasi Diri. Yogyakarta.
Jogiyanto, 1990, Analisis dan Disain
Sistem Informasi, Andi Offset
Yogyakarta.
Koentjaraningrat,
1994,
Analisis
Kuantitatif Dalam Variabel,
Rhineka Cipta Bandung.
Tim EPSBED, 2009, Sistem Informasi
Akademik, Jakarta
Undang-Undang Nomor 25 Tahun
2009 Tentang Pelayanan Publik
Keputusan Menteri Pemberdayagunaan
Aparatur Pemerintah No 63
Tahun 2004 Tentang Pedoman
Penyelenggaraan
Pelayanan
Publik dan Rancangan UndangUndang
Tentang
Pelayanan
Publik
Kepmenpan
No.
63/KEP/M.PAN/7/2003 Tentang
Manajemen Pelayanan Publik