Sistem Informasi Peminjaman Barang Milik

JURNAL
SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN BARANG MILIK NEGARA
BPK RI PERWAKILAN PROVINSI SUMATERA BARAT
Barri Royhanan(1), Suardinata(2), Firmansyah Putra(2)
Program Studi Sistem Informasi, STMIK Indonesia Padang
Jalan Khatib Sulaiman Dalam No. 1, Padang
email: barri.royhanan@gmail.com
ABSTRACT
To realize e-BPK necessary infrastructure adequate employment, one of which is
information technology tools to carry out inspection tasks and activities. The BPK RI Perwakilan
Provinsi Sumatera Barat provide loans of State Property to be taken while conducting the inspection
of local entities to support the duties and functions of examiners. The system that is being applied to
the borrowing and the return BMN has several problems, including: 1) There is still done manually
by officers storage of goods, namely in making the letter loan agreement and the minutes of the
refund by entering one at a request of borrowing or repayment so it takes time long enough, 2)
Often an error in the numbering of the loan agreement and the minutes of the returns that cause
double numbering, 3) The delay in the making of a loan agreement and the minutes of the refund of
State Property by officers resulted in delays in the performance of employees who borrow. Based on
the problems occurred researchers have built applications based on Information Systems Loan
State Property BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat is capable of handling the above
problems are: 1) Implementing a computerized system in the process of borrowing State Property,

2) prevent / avoid in order to avoid numbering double State Property loan agreement and the
minutes of the return of State Property, 3) Helping to accelerate the process of borrowing and
repayment State Property. Thus the officers storage of goods can be more effective and efficient in
their work as well as in monitoring borrowing and return of goods.
Keywords: system, information, borrowing, state property, php, mysql
Sistem yang diterapkan pada peminjaman
maupun pengembalian BMN masih dilakukan
secara manual oleh petugas penyimpan
barang, yaitu dalam pembuatan surat
perjanjian peminjaman dan berita acara
pengembalian dilakukan dengan cara
mengetik satu per satu permintaan
peminjaman atau pengembalian sehingga
dibutuhkan waktu yang cukup lama.
Dengan sistem peminjaman yang masih
dilakukan secara manual sering terjadi
kesalahan dalam penomoran surat perjanjian
dan/atau berita acara pengembalian yaitu
penomoran ganda yang menyebabkan tidak
sahnya surat perjanjian dan berita acara

pengembalian secara hukum.
Kemudian seiring dengan semakin banyaknya
permintaan
peminjaman
barang
saat
pemeriksaan pegawai di suatu entitas baik
perangkat Teknologi Informasi (TI) maupun

I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Badan Pemeriksa Keuangan atau BPK adalah
lembaga negara yang bertugas memeriksa
pengelolaan dan tanggung jawab tentang
keuangan Negara. Hal tersebut tercantum
dalam Pasal 1 Undang-Undang Republik
Indonesia Nomor 15 Tahun 2006 tentang
Badan Pemeriksa Keuangan.
Dalam rangka mewujudkan e-BPK diperlukan
sarana dan prasarana kerja yang memadai,

salah satunya adalah layananan perangkat
teknologi informasi untuk menjalankan tugas
dan aktivitas pemeriksaan. Untuk itu BPK RI
Perwakilan
Provinsi
Sumatera
Barat
memberikan pinjaman Barang Milik Negara
(BMN) untuk dibawa saat pelaksanaan
pemeriksaan
setempat
pada
entitas
pemeriksaan untuk menunjang tugas dan
fungsi pemeriksa.
(1)
(2)

Mahasiswa STMIK Indonesia Padang
Dosen STMIK Indonesia Padang

1

alat ukur digital, petugas penyimpan barang
dalam proses pembuatan surat perjanjian
peminjaman dan berita acara pengembalian
barang semakin banyak. Sehingga sering
terjadi tidak dapat diselesaikan langsung oleh
petugas penyimpan barang yang dampaknya
mengakibatkan peminjam dalam hal ini
adalah pemeriksa tidak dapat tiba di tempat
pemeriksaan atau entitas yang diperiksa tepat
waktu.
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi solusi
dalam membantu petugas penyimpan barang
dalam
pembuatan
surat
perjanjian
peminjaman BMN dan berita acara

pengembalian BMN. Dengan demikian
petugas penyimpan barang dapat lebih efektif
dan efisien dalam bekerja.

maupun berupa barang yang dapat dijadikan
milik negara berhubung dengan pelaksanaan
hak dan kewajiban tersebut”.
Barang Milik Negara (BMN) menurut UU
No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara adalah semua barang yang dibeli atau
diperoleh atas beban APBN atau berasal dari
perolehan lainnya yang sah.
C. PHP
PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext
Preprocessor yang digunakan sebagai bahasa
server-side script dalam pengembangan web
yang disisipkan dalam dokumen HTML.
Penggunaan PHP memungkinkan web dapat
dibuat dinamis sehingga maintenance situs
web tersebut menjadi lebih mudah dan efisien

(Kasiman Peranginangin, 2006:1).
PHP diciptakan pertama kali oleh Rasmus
Lerdroft pada tahun 1994, awalnya PHP
digunakan mencatat jumlah serta untuk
mengetahui siapa saja pengunjung pada
homepage-nya. Rasmus Lerdroft adalah
pendukung open source, oleh kerena itu ia
mengeluarkan PHP versi 1.0 secara gratis
kemudian menambah kemampuan PHP 1.0
dan meluncurkan PHP 2.0.
Pada tahun 1996, PHP telah banyak
digunakan dalam website di dunia, sebuah
kelompok pengembang software yang terdiri
dari Rasmus, Zend Suraski, Andi Gutman,
Stig Bakken, Shane Caraveo, dan Jim
Winstead
bekerja
sama
untuk
menyempurnakan PHP 2.0 dan pada tahun

1998 PHP 3.0 diluncurkan.
Penyempurnaan terus dilakukan sehingga
pada tahun 2000 dikeluarkan PHP 4.0 yang
lebih lengkap lagi dibandingkan dengan versi
sebelumnya. Perubahan yang paling mendasar
pada PHP 4.0 adalah terintegrasinya ”Zend
Engine” yang dibuat oleh Zend Suraski dan
Andi
Gutmans
yang
merupakan
penyempurnaan dari PHP3 scripting engine.
Perubahan lainnya adalah build in HTTP
session, tidak lagi menggunakan library
tambahan seperti pada PHP3. Tujuan dari
bahasa scripting ini adalah untuk membuat
aplikasi-aplikasi yang dijalankan di atas
teknologi web.
Dalam hal ini, aplikasi akan memberikan hasil
pada web browser, tetapi prosesnya secara

keseluruhan dijalankan oleh web server.

B. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah
sebagai berikut:
1. Untuk menerapkan sistem komputerisasi
dalam proses peminjaman Barang Milik
Negara;
2. Untuk mencegah / menghindari agar
tidak terjadi penomoran ganda dan
kesalahan penenulisan referensi barang
pada surat perjanjian peminjaman BMN
dan berita acara pengembalian BMN;
3. Untuk membantu mempercepat proses
peminjaman Barang Milik Negara pada
BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera
Barat.
II. LANDASAN TEORI
A. Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu komponen

yang saling berkaitan antara satu dengan
lainnya melalui proses, dimana proses
tersebut menghasilkan data yang memiliki
nilai.
B. Barang Milik Negara
Barang Milik Negara, atau yang biasa
disingkat BMN, merupakan bagian tak
terpisahkan
dari
Keuangan
Negara
sebagaimana tertuang dalam pasal 1 Undangundang Nomor 17 Tahun 2003 tentang
Keuangan Negara disebutkan bahwa:
“Keuangan Negara adalah semua hak dan
kewajiban negara yang dapat dinilai dengan
uang, serta segala sesuatu baik berupa uang
2

mendukung perintah SELECT dan WHERE
dalam query.

g. Security, MySQL memiliki beberapa
lapisan skuritas seperti level subnetmask,
nama host, dan ijin akses user dengan
sistem perijinan yang mendetail serta
password terenkripsi.
h. Scalability dan limits, MySQL mampu
menangani database dalam skala besar,
dengan julah record lebih dari 50 juta dan
60 tabel serta 5 milyar baris. Selain itu
batasan indeks yang ditampung mencapai
32 indeks pada tiap tabelnya.
i. Connectivity, MySQL dapat melakukan
koneksi dengan client menggunakan
protocol TCP/IP, Unix socket (Unix), dan
Namaed Pipes (NT).
j. Localization, MySQL dapat mendeteksi
pesan kesalahan (error code) pada client
dengan menggunakan lebih dari 20 bahasa.
k. Interface, MySQL memiliki interface
(antar muka) terhadap berbagai aplikasi

dan
bahasa
pemrograman
dengan
menggunakan fungsi API (Application
Programming Interface).
l. Client dan tools, MySQL dilengkapi
dengan berbagai tools yang dapat
digunakan untuk administrasi database.
m. Struktur Tabel, MySQL memiliki struktur
table yang lbih fleksibel dalam menangani
ALTER TABEL.

Versi terbaru adalah PHP 5.0 yang
pengembangannya di sisi keamanan dan
mengarah ke pemrograman yang terstruktur
dan bersifat OOP (Object Oriented Program)
yaitu pemrograman yang berorientasi pada
objek.
D. MySQL
MySQL
adalah
Relational
Database
Management System (RDBMS) yang
didistribusikan secara gratis dibawah lisensi
GPL (General Public License). Dimana setiap
orang bebas untuk menggunakan MySQL
namun tidak boleh dijadikan produk turunan
yang bersifat closed source atau komersial
(Prasetyo, 2003:1).
MySQL dikembangkan pada tahun 1994 oleh
perusahaan Swedia bernama MySQL AB,
yang pada saat itu bernama TcX DataKonsult
AB. Tujuan awal dikembangkannya MySQL
adalah untuk mengembangkan aplikasi web
untuk klien, TcX adalah perusahaan
pengembang software dan konsultan database
(Prasetyo, 2003:2).
Sebagai database server yang memiliki
konsep database modern, menurut (Prasetyo,
2003:2-3). MySQL memiliki banyak sekali
keistemewaan, antara lain:
a. Portability, MySQL dapat berjalan stabil
pada berbagai sistem operasi.
b. Open Source, MySQL didistribusikan
secara gratis dibawah lisensi GPL sehingga
dapat digunakan secara bebas.
c. Multiuser, MySQL dapat digunakan oleh
beberapa user dalam waktu yang
bersamaan tanpa mengalami masalah atau
konflik. Hal ini memungkinkan sebuah
database server MySQL dapat diakses
klien secara bersamaan.
d. Performance Tuning, MySQL memiliki
kecepatan yang sangat bagus dalam
menangani query sederhana.
e. Column Type, MySQL memiliki tipe
kolom yang sangat komplek seperti signed
atau unsigned, float, char, double, varchar,
text, date, time, year, set, serta enum.
f. Command and Function, MySQL memiliki
operator dan fungsi secara penuh yang

III. ANALISA SISTEM
Analisa sistem merupakan penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian – bagian komponen dengan maksud
untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan – pemasalahan, kesempatan –
kesempatan, hambatan – hambatan serta
kebutuhan – kebutuhan yang telah terjadi
untuk dapat diusulkan perbaikan pada sistem
yang akan dibangun.
A. Sistem Informasi yang Sedang
Berjalan
Aliran Sistem Informasi (ASI) sistem
peminjaman BMN yang sedang diterapkan
adalah sebagai berikut:

3

Diagram Aliran Sistem Informasi (ASI) Lama Peminjaman dan
Pengembalian BMN BPK RI Perwakilan Prov. Sumatera Barat
Dengan mengidentifikasi sistem yang
membutuhkan waktu ± 60 menit
pelayanan sedangkan waktu yang
sedang berjalan dapat diketahui kelemahandiperlukan terbatas yaitu tidak lebih dari
kelemahan pada sistem yang sedang berjalan
satu hari dalam melayani seluruh
tersebut, sehingga bisa dilakukan perbaikan
pemeinjam dalam satu hari;
atau usulan sistem baru. Berikut hasil analisa
sistem yang sedang berjalan:
2. Sering terjadi kesalahan penomoran
dalam surat perjanjian peminjaman BMN
1. Peminjaman Barang Milik Negara
dan berita acara pengembalian BMN,
(BMN) masih dilakukan secara manual
yaitu penomoran ganda dimana dua surat
oleh petugas penyimpan barang sehingga
atau lebih memiliki nomor yang sama
dalam proses peminjaman memerlukan
dan kesalahan dalam penulisan referensi
waktu yang lama yaitu setiap peminjam
4

barang yang mengakibatkan surat
perjanjian dan berita acara tersebut tidak
sah secara hukum;
Sebab lambatnya pembuatan surat perjanjian
peminjaman BMN dan berita acara
pengembalian
BMN
oleh
petugas
mengakibatkan
terhambatnya
kinerja
pegawai yang meminjam.

maupun dalam menghasilkan informasi secara
cepat, tepat dan akurat.
Sistem yang baru telah bersifat komputerisasi
yang pengolahan datanya menggunakan suatu
program aplikasi komputer yang dirancang
dengan menggunakan bahasa pemograman
PHP yang lebih optimal dan dapat mengakses
data dengan cepat untuk menghasilkan
informasi-informasi yang berinteraksi satu
dengan lainnya sehingga membentuk satu
kesatuan sistem yang disebut dengan
Database.

B. Hasil Analisis Sistem
Pada sistem yang sedang berjalan proses
peminjaman maupun pengembalian BMN
dibutuhkan waktu yang cukup lama, sebagai
salah satu contoh yaitu dalam pembuatan
SPP-BMN atau BAP-BMN yang dibuat
secara manual sehingga dibutuhkan waktu
yang cukup lama.
Berdasarkan permasalahan dan kendala yang
terjadi pada sistem yang berjalan selama ini,
maka diusulkan suatu sistem baru yang dapat
memberikan kemudahan-kemudahan baik
dalam melakukan proses pengolahan data

C. Sistem Informasi yang Diusulkan
Untuk mengatasi masalah pada sistem yang
ada pada saat ini, diperlukan perancangan
untuk membangun suatu sistem yang baru
agar kebutuhan pada sistem ini terpenuhi.
Sistem baru yang diusulkan digambarkan
dengan Aliran Sistem Informasi (ASI) sebagai
berikut:

Diagram Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru Peminjaman dan
Pengembalian BMN BPK RI Perwakilan Prov. Sumatera Barat
5

B. Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran tentang
suatu sistem yang akan dirancang dalam
suatu organisasi yang memperlihatkan
batasan sistem, entity-entity eksternal yang
berinteraksi dengan sistem dan informasi
umum yang mengalir diantara entity dan
sistem. Pada Context Diagram Sistem
Informasi Peminjaman BMN BPK RI
Perwakilan Provinsi Sumatera Barat dapat
dilihat bagaimana sistem tersebut dimulai
dan dimana sistem berakhir. Adapun bentuk
Context Diagram dapat dilihat pada gambar
berikut ini :

D. Keunggulan Sistem yang Diusulkan
Keunggulan sistem yang diusulkan ini
adalah sebagai berikut :
1. Sistem dapat memberikan informasi
keberadaan BMN kepada petugas BMN.
2. Sistem dapat membantu dalam proses
pembuatan SPP-BMN dan BAP-BMN
dengan cepat.
3. Efisiensi dalam penggunaan waktu dan
tenaga.
4. Kecepatan, ketelitian dan ketepatan
dalam memproses data maupun dalam
pencarian data.
IV. PERANCANGAN SISTEM
A. Hierarchy Input Proses Output (HIPO)
Hierarchy Input Proses Output (HIPO)
merupakan gambaran dari modul program
yang akan dirancang pada sistem pengolahan
data secara komputerisasi. Teknik ini
mempunyai beberapa tujuan utama. Pertama
adalah untuk menggambarkan hubungan antar
fungsi dalam program secara hierarchy.
Sasaran kedua adalah untuk menentukan
fungsi-fungsi yang harus ada dalam
pengembangan sistem. Dan sasaran ketiga
adalah untuk mendapatkan gambaran input
dari sistem dan output yang akan dihasilkan.
HIPO pada Sistem Informasi Peminjaman
BMN BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera
Barat adalah seperti pada gambar berikut ini:

C. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram
yang menggunakan notasi-notasi yang
menggambarkan arus dari sistem. Data Flow
Diagram
sering
digunakan
untuk
menggambarkan suatu sistem secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik,
dimana data tersebut disimpan. Adapun Data
Flow Diagram level 0 dari sistem yang baru
dapat dilihat pada gambar berikut ini :

6

dimasukan adalah data yang benar. Berikut
tabel pengujian pengisian data:

D. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah
diagram yang menggambarkan hubungan
antara objek-objek dalam suatu database yang
saling berhubungan atau perancangan basis
data
dengan
menjelaskan
kelompokkelompok data dan relasi antar data. Entity
Relationship Diagram ini mempunyai tiga
komponen utama yaitu Entity, Relation dan
Atribute. Adapun Entity Relationship
Diagram dari Sistem Informasi Peminjaman
BMN BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera
Barat ini dapat dilihat dari gambar berikut ini:
Id_user

Acc_pengelola

Tgl_minta

No_Inv

Brg_diminta

Data yang
dimasukan
belum
lengkap

Tgl_Pinjam

No_spp_bap

Nip_user

Tgl_Kembali

No_Pinjam

Status
M

Peminjaman
M

Nama_user

E-mail

Id_user

Password

1

Melakukan

Data
Masukan
Keyword
yang
dimasukan
benar

Petugas

1
No_Inv

NIP

Melakukan

Melakukan

Memiliki

Nama_Brg
Nama
M

1
Unit

Pegawai

Kasus dan Hasil Pengujian
Yang
Pengamatan
Diharapkan
Menampilkan
Muncul pesan
pesan “Data
“Data Barang
Berhasil
Berhasil
Ditambahkan” Ditambahkan”
Menampilkan
Muncul pesan
“Data Belum
“Data Barang
Seluruhnya
Belum
Dimasukkan”
Seluruhnya
Dimasukkan”

Kesimpulan
[X] Diterima
[ ] Ditolak

[X] Diterima
[ ] Ditolak

B. Pengujian Pencarian Data
Proses pencarian hanya dilakukan untuk
mencari data barang dan data pegawai.
Berikut tabel pengujian pencarian data:

Hari Pinjam

NIP

M

Data
Masukan
Data yang
dimasukan
benar

M

Merk

Keyword
yang
dimasukan
belum
lengkap

Barang

Pengembalian

No_Seri
Jabatan

No_Kembali

Telat

Pass_pegawai

No_Pinjam

TglKembali

Perlengkapan
Kondisi
Hari Kembali
Status

Kasus dan Hasil Pengujian
Yang
Pengamatan
Diharapkan
Pencarian
Menampilkan
berhasil dan
data
menampilkan
yang dicari
data yang
dicari
Pencarian
Tidak ada data
tidak berhasil. dan muncul
Data kosong
pesan
“Pencarian tidak
ditemukan”

Kesimpulan
[X] Diterima
[ ] Ditolak

[X] Diterima
[ ] Ditolak

Penandatangan
Id_penandatangan

Nama_PJ

Nama_pengelola

NIP_PJ

NIP_Pengelola

Jab_PJ

VI. Penutup
A. Kesimpulan
Dari hasil penelitian pada Kantor BPK RI
Perwakilan Provinsi Sumatera Barat tentang
peminjaman Barang Milik Negara (BMN),
maka dapat diambil kesimpulan sebagai
berikut:
1. Dengan sistem informasi yang baru dapat
mengolah data dan menghasilkan output
dengan lebih cepat yaitu ± 5 menit
(apabila petugas dan pengelola barang
berada di kantor).
2. Dengan sistem yang baru, kemungkinan
terjadi kesalahan dalam penomoran dan
kesalahan penulisan referensi barang
dalam surat perjanjian peminjaman BMN
dan berita acara pengembalian BMN
dapat diminimalisir karena penomoran
dilakukan secara automatis by system dan
referensi barang diambil dari database
barang.

Jab_pengelola

V. PENGUJIAN SISTEM
Pengujian sistem merupakan proses yang
bertujuan untuk memastikan apakah sistem
yang dibangun sudah sesuai dengan
kebutuhan pengguna. Pengujian Sistem
Informasi Peminjaman Barang Milik Negara
BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera Barat
menggunakan data uji berupa sebuah data
masukan pada program aplikasi yang telah
dibuat. Berikut adalah pengujian sistem
informasi pelaksanaan peminjaman Barang
Milik Negara BPK RI Perwakilan Provinsi
Sumatera Barat:
A. Pengujian Pengisian Data
Pengujian
pengisian
data
merupakan
pengujian untuk memastikan bahwa data yang
7

Yogyakarta: Penerbit CV. Andi
Offset.
[7] Kasiman Peranginangin. (2006).
Aplikasi WEB denan PHP dan
MySQL. Yogyakarta: Penerbit CV.
Andi Offset.
[8] Tata Sutabri. (2012). Konsep Sistem
Informasi. Yogyakarta: Penerbit CV.
Andi Offset.

3. Dengan sistem yang baru, proses
peminjaman dapat menjadi efektif dan
efisien, serta media penyimpanan dapat
lebih aman dan terjaga dalam jangka
waktu yang lama.
B. Saran
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan
secara langsung, maka penulis mengajukan
saran yang mungkin bermanfaat untuk
kemajuan Sistem Informasi Peminjaman
BMN BPK RI Perwakilan Provinsi Sumatera
Barat dimasa mendatang, yaitu:
1. Untuk pengembangan aplikasi, agar
dalam penginputan barang yang akan
dipinjam pada proses peminjaman dapat
dilakukan
menggunakan
barcode
sehingga proses input bisa lebih cepat.
2. Dan kedepannya Sistem Informasi
Peminjaman BMN BPK RI Perwakilan
Provinsi
Sumatera
Barat,
dapat
terintegrasi dengan Sistem Informasi
Manajemen Keuangan Barang Milik
Negara (Simak BMN) agar dapat
memperoleh data barang yang lebih
akurat.

BIODATA PENULIS
Barri Royhanan
Lahir di Jombang 22 Juni 1986. Menjalani
pendidikannya di Sekolah
Dasar Negeri 1 Perak,
Sekolah Lanjutan Tingkat
Pertama Negeri 1 Perak,
Sekolah
Menengah
Kejuruan
Negeri
1
Jombang Jurusan Teknik
Elektronika.
Sekarang
tengah
menyelesaikan
pendidikan Strata Satu di Program Studi
Sistem Informasi, STMIK Indonesia Padang
angkatan 2013 dan bekerja pada Badan
Pemeriksa Keuangan Perwakilan Provinsi
Sumatera Barat.

DAFTAR PUSTAKA
[1] Al-Bahra
Bin
Ladjamudin.
(2005). Analisis dan Desain Sistem
Informasi. Yogyakarta: Penerbit
Graha Ilmu.
[2] Bimo Sunarfrihantono. (2002). PHP
Dan
MySQL
Untuk
Web.
Yogyakarta: Penerbit CV. Andi
Offset.
[3] Didik Dwi Prasetyo. (2003). Tip dan
Trik Kolaborasi PHP dan MySQL.
Jakarta: Penerbit PT. Elex Media
Komputindo.
[4] Jogiyanto HM. (2005). Analisis dan
Desain
Sistem
Informasi:
pendekatan dan terstruktur teori
dan
praktik
aplikasi
bisnis.
Yogyakarta: Penerbit CV. Andi
Offset.
[5] Jogiyanto HM. (2006). Analisis &
Desain Sistem Informasi, edisi ke
tiga. Yogyakarta: Penerbit CV. Andi
Offset.
[6] Jogiyanto Hartono Mustakini. (2009).
Sistem
Informasi
Teknologi.
8