SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN S
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN SEBAGAI IMPLEMENTASI E-GOVERNMENT DALAM
PELAYANAN BKN DI BIDANG KEPEGAWAIAN
KATA PENGANTAR
Sembah sujud taat setia hanya kepada Allah SWT, kuasa tunggal alam sejagat raya. Tuhan dengan sifat
kemahaan-Nya, otoriter, absolute, dan sifat rahim-Nya yang merata di setiap makhluk-Nya. Sehingga
pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Pariwisata
yang berjudul SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN SEBAGAI IMPLEMENTASI EGOVERNMENT DALAM PELAYANAN BKN DI BIDANG KEPEGAWAIAN.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan tugas
ini. Ucapan terima kasih penulis tujukan kepada :
1. Saripudin, Spd.mt, selaku dosen Mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Pariwisata
2. Orang tua tercinta yang senantiasa mendukung baik moril dan materil.
3. Rekan-rekan di Manajemen Pemasaran Pariwisata yang senantiasa
membantu dan mendukung.
Penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi penulis.
Bandung, April 2009
Penulis
ABSTRAKSI
Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen adalah sebuah Organisasi, keberadaan dan
kelancaran aktifitas pegawai dalam kegiatan organisasi tersebut. Sistem Kepegawaian di pemerintahan
adalah untuk kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung Pelaksanaan fungsi dari
manajemen sebuah organisasi, keberadaan dan Kelancaran aktifitas administrasi. Pemanfaatan teknologi
informasi dapat menghasilkan efisiensi berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh
kecepatan dan ketepatan waktu, pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang
dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi
pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi. Sistem
informasi manajemen kepegawaian merupakan suatu aplikasi perangkat lunak (Software) yang
dipergunakan untuk mengelola data-data kepegawaian di lingkungan Pemerintah Daerah yang
terintegrasi dan menyeluruh. Beberapa fitur utama yang tersedia pada aplikasi ini diantaranya
pengelolaan data umum, pengelolaan data mutasi, pengelolaan data pegawai, pengelolaan data laporan,
pengelolaan data surat keputusan, serta manajemen data pengguna aplikasi. Di beberapa fitur-fitur yang
telah disebutkan, Sistem Informasi Kepegawaian menyediakan fasilitas untuk mencetak data sebagai
bahan untuk laporan.
Sistem informasi manajemen kepegawaian dalam BKN (Badan Kepegawaian Negara) merupakan
implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di bidang kepegawaian secara transparan dan
objektif. System ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, khusus untuk
meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian. Sistem informasi manajemen kepegawaian
bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di BKN. Permasalan yang ada diantaranya
adalah PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini menggambarkan buruknya administrasi
kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau berhenti data kepegawaiannya tidak
diperbaharui. Data PNS tidak up todate, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang
ada saling berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi, maupun
Pemerintah Daerah.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 0
ABSTRAKSI 1
DAFTAR ISI 2
BAB I PENDAHULUAN 3
1.1 Latar Belakang 3
1.2 Tujuan 4
1.3 Ruang Lingkup 4
BAB II LANDASAN TEORI 5
2.1 Pencatatan data Kepegawaian 5
2.2 Pengertian SIMPEG 6
2.3 Komponen SIM 6
2.4 Tujuan dan Manfaat 7
2.5 Peranan Teknologi Informasi dalam pengembangan SIMPEG 8
BAB III PEMBAHASAN 11
3.1 Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sebagai Implementasi E- Government dalam
Pelayanan BKN di Bidang Kepegawaian 11
3.2 Layanan Umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 13
3.3 Pembangunan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) 13
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 17
4.1 Kesimpulan 17
4.2 Saran 18
DAFTAR PUSTAKA 19
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah lembaga pemerintah pusat yang dibentuk untuk melaksanakan
tugas pemerintahan tertentu dari Presiden. BKN berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Presiden dan dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. BKN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di
bidang manajemen kepegawaian Negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. BKN menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional dibidang kepegawaian dan penyelenggaraan koordinasi
identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan
pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil, Penyelenggaraan administrasi
kepegawaian pejabat Negara dan mantan pejabat Negara, Penyelenggaraan administrasi dan system
informasi manajemen kepegawaian dan mutasi antar propinsi dan penyelenggaraan koordinasi
penyusunan norma standar dan prosedur, Penyelenggaraan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan
perundang-undangan dibidang kepegawaian kepada instansi pemerintah dan koordinasi kegiatan
fungsional dalam pelaksanaan tugas BKN, pelancaran kegiatan instansi pemerintah dibidang administrasi
kepegawaian, penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum dibidang perencanaan
umum ketatausahaan organisasi dan tata laksana kepegawaian keuangan kearsipan persandingan
perlengakapan dan rumah tangga, penyelenggaraan administrasi kepegawaian secara nasional dan
perencanaan kebijakan dan pemantauan pemanfaatan pendidikan dan pelatihan structural, serta
pengawasan dan pengendalian norma standar dan prosedur kepegawaian.
1.2 Tujuan
Sistem informasi manajemen (SIM) muncul di tahun 1970-an untuk memusatkan pada system informasi
berbasis-komputer bagi para manajer. SIM mengkombinasikan teori-teori pengetahuan computer,
pengetahuan manajemen, dan operasi riset dengan suatu orientasi praktis ke arah pengembangan solusi
system atas permasalahan nyata dan mengelola sumber-sumber teknologi informasi. Juga perlu
diperhatikan isu-isu perilaku yang melingkupi pengembangan, penggunaan, dan dampak system
informasi yang disebabkan oleh sosiologi, ekonomi, dan psikologi.
Sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di
bidang kepegawaian bertujuan untuk mengatasi berbagai masalah yang ada dan untuk menyajikan
informasi yang terkait dengan kepegawaian serta mengatur segala jenis bentuk permasalahan PNS yang
menjadi salah satu akibat membengkaknya keuangan Negara. Meningkatkan efektivitas kegiatan
pengolahan data kepegawaian agar lebih terarah dan terpadu, serta mempermudah operasi dalam
mengolah data yang berhubungan dengan segala ketentuan kepegawaian.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup Sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai implementasi E-Government dalam
pelayanan BKN di bidang kepegawaian meliputi:
? Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sebagai Implementasi E-Government dalam
Pelayanan BKN di Bidang Kepegawaian
? Tujuan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
? Layanan umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
? Pembangunan system aplikasi pelayanan kepegawaian (SAPK)
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pencatatan data Kepegawaian
Manfaat pencatatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana untuk menyimpan data kepegawaian
secara sistimatis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Data kepegawaian diolah
menjadi informasi kepegawaian, sangat diperlukan untuk bahan pembinaan pegawai. Pengelolaan
kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis administratif selalu berhubungan dengan data,
dalam bentuk yang tercetak maupun data elektronik. Kegiatan administrasi kepegawaian akan
berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun keseluruhan. Seringkali perubahan
perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi yang lain. Keberadaan
perangkat komputer tidak banyak membantu karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing
pelaksana dan tidak ada kesatuan plaltform dalam penyimpanannya. Akibatnya dalam hal data pokok
sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya bahkan terjadi kesalahan.
Sangat penting peranan Data Kepegawaian dalam rangka melaksanakan Pembinaan pegawai Negeri Sipil
sehingga perlu adanya Pembentukan sistem pencatatan Kepegawaian dapat dilaksanankan dengan 2
(dua) cara yaitu:
Secara Manual : merupakan pelaksanaan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan
dilaksanakan secara manual , dengan media Buku Induk, File / Tata Naskah perorangan yang disimpan
dalam unit almari khusus
Secara Elektronik : merupakan pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan dalam Media
Komputer
Berdasarkan keadaan di atas, dibangun suatu program aplikasi komputer yang kita namakan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian disimgkat SIMPEG. Program ini memungkinkan kita menghimpun
data tiap PNS, merekam perubahan yang terjadi, serta menyimpannya dalam satu himpunan data
(disebut database). Dari database tersebut bisa dijadikan sumber data dalam pelaksanaan administrasi
kepegawaian maupun output yang dapat dijadikan informasi untuk membantu pembuatan kebijakan
kepegawaian.
2.2 Pengertian SIMPEG
Yang dimaksud dengan SIM adalah segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan,
pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam
menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi.
2.3 Komponen SIM
a. Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna mnagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan
mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk
memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.
b. Teknologi Informasi (hardware dan software)
Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim
ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya.
Informasi
Sumber Daya Manusia (brainware)
Sedangkan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi
terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia
dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka
mendukung administrasi kepegawaian.
Lingkup Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
1. Sistem informasi dan aplikasi
2. Sarana komputer dan penunjang
3. Sarana komunikasi
4. Organisasi dan Sumber Daya Manusia pelaksana
5. Pembiayaan
6. Dukungan Manajemen
2.4 Tujuan dan Manfaat
- Tujuan SIMPEG di Lingkup Pemerintahan
Sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal dan terintegrasi? secara nasional dapat
menjawab berbagai informasi tentang PNS yang dibutuhkan oleh para pengambil kebijakkan untuk
perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan PNS.
Sistem informasi manajemen kepegawaian dapat menjamin penyelenggraan? kebijakkan di bidang
manajemen kepegawaian baik secara organisasional, wilayah maupun nasional dan pada gilirannya
menjadi perekat bangsa dalam NKRI.
Mewujudkan data PNS yang akurat disetiap instansi baik di pusat? maupun daerah yang terintegrasi
secara nasional dab untuk bahan dalam penyusunan standar kompetensi dan klasifikasi jabatan.
Meningkatkan pelayanan dibidang kepegawaian secara transparan dan? objektif sehingga setiap PNS
dapat dengan mudah mendapatkan informasi tentang kepegawaian.
Mewujudkan identitas tunggal (multi guna), kartu pegawai elektronik? dalam bentuk smart card yang
mendukung peningkatan mutu, pelayanan kepegawaian dan kesejahteraan PNS secara nasional.
- Manfaat SIMPEG
? Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian.
? Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi.
? Pengelolaan data yang lebih mudah
? Memberikan system kesejahteraan yang optimal sesuai prestasi yang dicapai
- Keuntungan SIMPEG Online (Berbasis Intranet/ Internet)
? Dapat memelihara satu data besar secara bersama-sama
? Kesalahan / data yang kurang valid dapat dimonitor dan dikoreksi bersama
? Dapat melakukan pertukaran data dan file
? Berbagi sumber daya misalnya pemakaian satu printer untuk beberapa komputer yang terhubung
dalam jaringan computer
? Mempermudah komunikasi dalam suatu lingkungan kerja, misalnya dengan adanya program E-mail
atau Chatting
Apabila salah satu unit komputer terhubung ke internet melalui modem? atau LAN, maka semua atau
sebagian unit komputer dalam jaringan dapat mengakses dengan metode sharing connection.
2.5 Peranan Teknologi Informasi dalam pengembangan SIMPEG
Peranan TI (Teknologi Informasi) dalam pengembangan SIMPEG sangat besar artinya. Peranannya
dijabarkan menjadi 3 poin:
a. Memberikan dukungan dalam tugas-tugas pengolahan informasi
Dalam pengolahan informasi tentunya kita tidak akan lepas dengan namanya Teknologi Informasi. Hal
yang paling sederhana yaitu apabila kita berkomunikasi tentunya kita tidak lepas dari pesawat telepon.
Kemudian dalam mengolah data kita perlu komputer dan untuk menyajikannya kita perlu printer.
Untuk melihat peran Teknologi Informasi dalam pengolahan informasi dapat kita lihat pada tabel berikut:
Tabel 2.1 PROSES PENGOLAHAN INFORMASI
Kegiatan-kegiatan
Pengolahan Informasi Uraian Perangkat Teknologi Informasi
Capturing Information Menangkap informasi Input Technologies ( mouse, keyboard )
Conveying Information Menampilkan/mempresentasikan informasi Output Technologies
(screen, printer)
Creating Information Memproses informasi untuk memperoeh informasi yang baru Sofware
Technologies
(word processing, expert system, aplikasi)
Cradling Information Menyimpan Informasi Storage Technologies
( hardisk, cd-rom, tape)
Communicating Information Mengirim Informasi Telco Technologies
( modem, satelit, telepon )
a. Sebagai pendorong inovasi
Seiring dengan makin pesatnya kemajuan Teknologi Informasi makin canggih pula cara penyajian
informasi. Kalau dulu kita akrab dengan radio dan televisi kini makin beragam pula cara untuk
menangkap informasi. Contohnya adalah ponsel, internet. Kalo dulu telegram dianggap sebagai cara
tercepat dalam penyampaian berita maka kini ada layanan SMS dan email sebagai penggantinya. Dalam
hitungan detik, data yang kirim dapat sampai ke tempat tujuan. Bahkan beberapa terobosan mulai
dikembangkan. Misalnya teknologi 3G dan WIFI memungkinkan seseorang dapat mengirimkan data
dalam ukuran yang besar melalui ponsel. Bahkan karena canggihnya layanan ini maka dimungkinkan
sesorang dapat ber-teleconference atau panggilan gambar dan suara melalui ponsel.
a. Sebagai peniada (collapser) waktu dan ruang
Makin berkembangnya Teknologi Informasi berkaibat makin hilangnya batasan ruang dan waktu. Kalau
dulu untuk menyusun Daftar Urut kepangkatan (DUK) diperlukan waktu yang sangat lama maka kini
dalam hitungan menit bahkan detik, data yang sedemikian banyaknya dapat diurutkan sesuai urutan
kepangkatannya. Apalagi didukung dengan makin cepatnya komputer dalam mengolah data. Adanya
fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan
puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian
banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta
karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. Bandingkan pula dengan
DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD.
Dengan adanya flash disk, CD-RW dan hard disk external maka tranfer data dalam jumlah besar makin
mudah. Kalau dulu kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk yang
kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Bahkan beberapa tahun, beberapa bulan atau bahkan
beberapa hari ke depan dipasarkan alat dengan kapasitas penyimpanan yang besarnya ribuan kali lipat.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sebagai Implementasi E- Government dalam
Pelayanan BKN di Bidang Kepegawaian
Untuk mewujudkan Pemerintah yang baik, perlu diawali dengan Reformasi Kepegawaian. Reformasi
kepegawaian mencakup kelembagaan, ketatalaksanaan dan Pegawai Negeri Sipil yang merupakan public
personnel. Reformasi di bidang kepegawaian harus dimulai dari perencanaan, recruitment dan seleksi,
pendidikan dan latihan, penempatan, mutasi dan promosi, gaji dan kesejahteraan sampai jaminan social
hari tua, yang semuanya ini harus terintergrasi dalam satu system manajemen kepegawaian. Untuk
membangun system manajemen kepegawaian diperlukan data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat
dan lengkap yang dapat menjawab tantangan. Untuk memperoleh data PNS yang terkini, Badan
Kepegawaian Negara telah melaksanakan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) tahun 2003
yang lalu, hasil PUPNS ini dijadikan Benchmark dalam membangun database kepegawaian.
Dari hasil PUPNS diperoleh jumlah PNS 3.648.005 orang. Jumlah ini jauh lebih kecil dibandingkan dengan
perkiraan yang selama ini selalu dikatakan 4 juta orang, angka ini sangat beralasan karena setiap tahun
tidak kurang dari Rp. 3,2 triliun belanja pegawai disetor kembali ke- KPKN, dan dari hasil PUPNS tersebut
diperoleh 341.316 orang PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas. Disamping itu ditemukan pula PNS
yang punya NIP ganda, ataupun satu NIP dipakai lebih dari satu orang PNS, dan ada pula yang
menggunakan NIP dari PNS yang sudah pensiun. Permasalahan ini tentu menjadi fatal karena baru
diketahui disaat salah satu dari yang bersangkutan akan pensiun, dan tentu hal ini akan sangat
merugikan keungan Negara.
Permasalahan lainnya seperti pemberian NIP, nota pertimbangan untuk mutasi kepegawaian seperti
kenaikan pangkat, pensiun masih manual, sehingga sering terjadi pemberian NIP ganda, nomor
pertimbangan ganda atau salah,pengetikan nama yang salah
dan tanggal lahir salah dan tidak jarang terjadi PNS yang sedang menjalani hukuman disiplin tetap
promosi ataupun naik pangkat dan juga PNS yang diberhentikan dengan tidak hormat, diangkat menjadi
CPNS kembali. Hal ini sangat bertentangan dengan peraturan kepegawaian yang berlaku, satu hal yang
sangat mendasar bahwa selama ini terjadi perbedaan data antara BKN dengan para stakeholder. Objek
dari operasionalnya adalah satu yaitu PNS, yang berakibat pemborosan anggaran, seperti duplikasi data
karena masing-masing instansi memiliki data kepegawaian yang semestinya dapat dihindari apabila
setiap instansi ataupun Pemerintah daerah terintegrasi dalam satu system informasi kepegawaian
nasional.
Untuk mengatasi permasalahan diatas BKN sejak tahun 2004 sudah membuat grand desaign arsitektur
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI). Sistem ini merupakan
implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di bidang kepegawaian secara transparan dan
objektif. System ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, khusus untuk
meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian, seperti untuk kenaikan pangkat, penetapan NIP,
pindah wilayah kerja, peningkatan pendidikan dan status PNS, pensiun serta mutasi lainnya. BKN sudah
membangun system aplikasi pelayanan kepegawaian yang dapat diakses oleh para Badan Kepegawaian
Daerah ataupun biro kepegawaian departemen/lemabag Non departemen dengan mengisi formulir
untuk akses on-line ke BKN. Konfigurasi arsitektur system informasi manajemen kepegawaian seperti
pada gambar dibawah ini:
Gambar 3.1 Konfigurasi arsitektur SIM Gambar 3.2 Database SIM Kepegawaian Kepegawaian
3.2 Layanan Umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Untuk mensosialisasikan system informasi manajemen kepegawaian, BKN telah membangun situs
internet dengan address: http:/www.bkn.go.id. situs ini merupakan gate way untuk masuk ke BKN,
sehingga memudahkan pencarian informasi tentang kepegawaian dan bila membutuhkan informasi
tingkat regional dapat langsung tersambung ke situs regional karena telah disediakan connecting untuk
dapat berhubungan langsung dengan Sembilan kantor regional BKN di daerah. Disamping itu situs ini
memuat berbagai informasi, antara lain semua perundang-undangan dan peraturan yang berkaitan
dengan kepegawaian, data statistic PNS dan tata cara pelayanan dibidang kepegawaian. Disamping itu
situs ini menyediakan fasilitas untuk question and answer dan seluruh pertanyaan yang masuk akan
dijawab oleh dewan redaksi paling lambat dalam 5 hari kerja.
3.3 Pembangunan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK)
Untuk meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian BKN sudah membangun program aplikasi
computer, dengan system ini pelayanan akan lebih cepat, transparan, dan efisien. Fasilitas akses
disediakan untuk seluruh Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah daerah Propinsi/Kabupaten/Kota
ataupun Biro kepegawaian instansi pusat. Bagi instansi yang sudah terregister di BKN akan diberikan
kode akses yaitu user id dan password, sehingga dapat berhubungan dengan system aplikasi yang ada di
BKN. Seluruh system aplikasi ini terintegrasi satu dengan lainnya, dan system ini menyediakan fasilitas
untuk para eksekutif di pemerintahan yang memerlukan informasi PNS antara lain profile PNS menurut
golongan ataupun pendidikan ataupun fasilitas untuk proses kenaikan pangkat, penetapan NIP, maupun
untuk pensiun yang langsung dapat mencetak nota pertimbangan, ataupun surat keputusan sehingga
dapat menghindari kesalahan ketik yang selama ini sering terjadi karena data dasar langsung diambil dari
database. Jenis aplikasi dalam pelayanan kepegawaian ini adalah sebagai berikut:
1. Program aplikasi untuk menghitung kebutuhan PNS sesuai dengan formasi dan kopetensi yang
diperlukan. Dengan sistem ini diharapkan kedepan dapat mengevaluasi usulan formasi yang disampaikan
para Pejabat Pembina Kepegawaian atau bahkan dengan tersedianya data yang akurat maka kebutuhan
riel untuk tiap jabatan dapat diketahui secara pasti, sehingga formasi yang diperlukan itu dapat dipenuhi.
2. Program aplikasi untuk penetapan NIP, dirancang secara otomatis yang lansung dicreate oleh
komputer (seperti PIN pada kartu kredit), sehingga dapat mengihindari kesalahan pemberian NIP ganda
dan disamping itu sistem program melakukan validasi dengan hasil seleksi kelulusan CPNS sehingga
keabsahan CPNS yang ditetapkan NIP dapat dipertanggung jawabkan. Sistem ini juga dihubungkan
dengan sistem pengawasan dan pengendalian, sehingga PNS yang dapat hukuman disiplin berat tidak
dapat diangkat kembali menjadi CPNS.
3. Program aplikasi untuk kenaikan pangkat. Sistem ini menyediakan fasiltas untuk download data PNS
yang akan naik pangkat pada periode April dan Oktober, sehingga unit organisasi sudah dapat
mempersiapkan berkas lebih awal. Dengan sistem ini nota pertibangan kenaikan pangkat akan selesai
tepat waktu sesuai dengan priode kenaikan pangkat PNS yang bersangkutan. Disamping untuk
mempersingkat waktu penyelesaian nota pertimbangan Kenaikan Pangkat, sistem ini ditujukan pula
untuk mengindari kesalahan duplikasi dalam penetapan nota pertimbangan itu sendiri dan sistem
program ini dihubungkan pula dengan sistem pengawasan dan pengendalian pegawai, sehingga PNS
yang sedang menjalankan hukuman disiplin tidak dapat naik pangkat.
4. Program aplikasi untuk nota pertimbangan pensiun. Sistem ini menyediakan fasilitas untuk download
data PNS yang akan pensiun selama periode satu tahun kedepan , sehingga PNS pada unit organisasi
sudah dapat mempersiapkan berkas lebih awal. Dengan sistem ini nota pertibangan pensiun akan dapat
selesai tepat waktu sesuai dengan TMT pensiun PNS yang bersangkutan. Disamping untuk
mempersingkat waktu penyelesaian nota pertimbangan pensiun , sistem ini ditujukan pula untuk
mengindari kesalahan duplikasi dalam penetapan nota pertimbangan itu sendiri dan sistem program ini
dihubungkan pula dengan sistem pengawasan dan pengendalian pegawai, sehingga PNS yang
menggunakan NIP PNS yang sudah pensiun tidak dapat ditetapkan lagi nota pertimbangan pensiun untuk
PNS lainnya . PNS yang sudah ditetapkan nota pertimbangan pensiun secara otomatis masuk dalam
database PNS pensiun.
5. Program Aplikasi untuk mutasi kepegawaian lainnya, seperti peningkatan pendidikkan, baik pendidikan
formal, penjenjangan maupun teknis, pindah wilayah kerja, peningkatan jabatan, mutasi keluarga, dan
mutasi lainnya. Aplikasi ini merupakan program updating untuk peremajaan data PNS dari waktu ke
waktu.
6. Sistem Pengawasan dan Pengendalian Kepegawaian, bertujuan untuk mengevaluasi penyimpangan
administrasi yang terjadi di bidang kepegawaian, seperti penyalahgunaan NIP, pengangkatan dalam
jabatan menyalahi peraturan kepegawaian, hukuman disipilin PNS, penyimpangan dalam pengangkatan
CPNS dan sebagainya. Disamping itu sistem ini dapat pula mengevaluasi tindak lanjut dari penyelesaian
masalah di bidang kepegawaian.
7. Program aplikasi untuk konversi NIP dalam rangka pembangunan Single ID number PNS yang
multiguna, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dari segi anggaran, karena satu identitas dapat
berfungsi multiguna. Aplikasi ini akan mencetak kartu pegawai elektronik atau yang dikenal dengan
smart card untuk meningkatkan pelayanan kesejahteraan PNS, yang manfaatnya antara lain untuk
meningkatkan mutu pelayanan, antara lain untuk pembayaran gaji PNS melalui ATM , ASKES, Taspen, dan
Bapertarum.
8. Program aplikasi untuk penataan dokumen PNS menggunakan Office Automation System (OAS),
aplikasi perkantoran ini dikembangkan untuk mendukung sistem administrasi manajemen tata naskah
kepegawaian secara elektronik. Tatanaskah PNS yang harus tersimpan dalam hard copy dalam takah,
terdokumentasi dengan baik, sehingga dengan mudah dapat diperolah bila diperlukan. Disamping itu
untuk dokumen PNS yang tidak merupakan dokumen otentik direkam dalam media elektronik, dan bila
sewaktu-waktu diperlukan dapat di cetak ulang.
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah lembaga pemerintah pusat yang dibentuk untuk melaksanakan
tugas pemerintahan tertentu dari Presiden. BKN berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Presiden dan dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia
(SIMKRI), Sistem ini merupakan implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di bidang
kepegawaian secara transparan dan objektif. System ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan
kepegawaian, khusus untuk meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian, seperti untuk
kenaikan pangkat, penetapan NIP, pindah wilayah kerja, peningkatan pendidikan dan status PNS, pensiun
serta mutasi lainnya. Untuk meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian BKN sudah membangun
program aplikasi computer, dengan system ini pelayanan akan lebih cepat, transparan, dan efisien.
Beberapa Jenis aplikasi dalam pelayanan kepegawaian ini adalah sebagai berikut:
1. Program aplikasi untuk menghitung kebutuhan PNS sesuai dengan formasi dan kopetensi yang
diperlukan.
2. Program aplikasi untuk penetapan NIP, dirancang secara otomatis yang lansung dicreate oleh
komputer (seperti PIN pada kartu kredit).
3. Program aplikasi untuk kenaikan pangkat. Sistem ini menyediakan fasiltas untuk download data PNS
yang akan naik pangkat pada periode April dan Oktober.
4. Program aplikasi untuk nota pertimbangan pensiun. Sistem ini menyediakan fasilitas untuk download
data PNS yang akan pensiun selama periode satu tahun kedepan.
5. Program Aplikasi untuk mutasi kepegawaian lainnya, seperti peningkatan pendidikkan, baik pendidikan
formal.
6. Sistem Pengawasan dan Pengendalian Kepegawaian, bertujuan untuk mengevaluasi penyimpangan
administrasi yang terjadi di bidang kepegawaian, seperti penyalahgunaan NIP.
7. Program aplikasi untuk konversi NIP dalam rangka pembangunan Single ID number PNS yang
multiguna.
8. Program aplikasi untuk penataan dokumen PNS menggunakan Office Automation System (OAS),
aplikasi perkantoran ini dikembangkan untuk mendukung sistem administrasi manajemen tata naskah
kepegawaian secara elektronik.
4.2 Saran
Berbagai jenis aplikasi yang sudah diciptakan oleh BKN yang sudah dijelaskan diatas harus direalisasikan
dengan baik agar system informasi manajemen kepegawaian sebagai implementasi E-Government dalam
pelayanan BKN di bidang kepegawaian dapat diwujudkan dan dilaksanakan dengan lancer sehingga
permasalahan-permasalahan yang ada pada PNS dapat diminimalisir atau bahkan tidak terjadi lagi
kesalahan sehingga menyebabkan permasalahan yang sering timbul dan merugikan pegawai negeri sipil
serta keuangan Negara.
SIMPEG sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena
pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik.
Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam
lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan / pemerintah secara
keseluruhan. Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas
pengelolaan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan
salah satu prioritas dalam tahapan pengembangan e-government.
DAFTAR PUSTAKA
PELAYANAN BKN DI BIDANG KEPEGAWAIAN
KATA PENGANTAR
Sembah sujud taat setia hanya kepada Allah SWT, kuasa tunggal alam sejagat raya. Tuhan dengan sifat
kemahaan-Nya, otoriter, absolute, dan sifat rahim-Nya yang merata di setiap makhluk-Nya. Sehingga
pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Pariwisata
yang berjudul SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN SEBAGAI IMPLEMENTASI EGOVERNMENT DALAM PELAYANAN BKN DI BIDANG KEPEGAWAIAN.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pembuatan tugas
ini. Ucapan terima kasih penulis tujukan kepada :
1. Saripudin, Spd.mt, selaku dosen Mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Pariwisata
2. Orang tua tercinta yang senantiasa mendukung baik moril dan materil.
3. Rekan-rekan di Manajemen Pemasaran Pariwisata yang senantiasa
membantu dan mendukung.
Penulis berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak khususnya bagi penulis.
Bandung, April 2009
Penulis
ABSTRAKSI
Salah satu unsur pendukung pelaksanaan fungsi manajemen adalah sebuah Organisasi, keberadaan dan
kelancaran aktifitas pegawai dalam kegiatan organisasi tersebut. Sistem Kepegawaian di pemerintahan
adalah untuk kelancaran tugas organisasi dan menjadi unsur pendukung Pelaksanaan fungsi dari
manajemen sebuah organisasi, keberadaan dan Kelancaran aktifitas administrasi. Pemanfaatan teknologi
informasi dapat menghasilkan efisiensi berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh
kecepatan dan ketepatan waktu, pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang
dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi
pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi. Sistem
informasi manajemen kepegawaian merupakan suatu aplikasi perangkat lunak (Software) yang
dipergunakan untuk mengelola data-data kepegawaian di lingkungan Pemerintah Daerah yang
terintegrasi dan menyeluruh. Beberapa fitur utama yang tersedia pada aplikasi ini diantaranya
pengelolaan data umum, pengelolaan data mutasi, pengelolaan data pegawai, pengelolaan data laporan,
pengelolaan data surat keputusan, serta manajemen data pengguna aplikasi. Di beberapa fitur-fitur yang
telah disebutkan, Sistem Informasi Kepegawaian menyediakan fasilitas untuk mencetak data sebagai
bahan untuk laporan.
Sistem informasi manajemen kepegawaian dalam BKN (Badan Kepegawaian Negara) merupakan
implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di bidang kepegawaian secara transparan dan
objektif. System ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, khusus untuk
meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian. Sistem informasi manajemen kepegawaian
bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di BKN. Permasalan yang ada diantaranya
adalah PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas, hal ini menggambarkan buruknya administrasi
kepegawaian yang ada, PNS yang sudah pensiun, meninggal atau berhenti data kepegawaiannya tidak
diperbaharui. Data PNS tidak up todate, sehingga jumlah PNS tidak diketahui secara pasti, dan data yang
ada saling berbeda, pemutakhiran data tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik di instansi, maupun
Pemerintah Daerah.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR 0
ABSTRAKSI 1
DAFTAR ISI 2
BAB I PENDAHULUAN 3
1.1 Latar Belakang 3
1.2 Tujuan 4
1.3 Ruang Lingkup 4
BAB II LANDASAN TEORI 5
2.1 Pencatatan data Kepegawaian 5
2.2 Pengertian SIMPEG 6
2.3 Komponen SIM 6
2.4 Tujuan dan Manfaat 7
2.5 Peranan Teknologi Informasi dalam pengembangan SIMPEG 8
BAB III PEMBAHASAN 11
3.1 Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sebagai Implementasi E- Government dalam
Pelayanan BKN di Bidang Kepegawaian 11
3.2 Layanan Umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian 13
3.3 Pembangunan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) 13
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 17
4.1 Kesimpulan 17
4.2 Saran 18
DAFTAR PUSTAKA 19
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah lembaga pemerintah pusat yang dibentuk untuk melaksanakan
tugas pemerintahan tertentu dari Presiden. BKN berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Presiden dan dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. BKN mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di
bidang manajemen kepegawaian Negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berlaku. BKN menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional dibidang kepegawaian dan penyelenggaraan koordinasi
identifikasi kebutuhan pendidikan dan pelatihan, pengawasan dan pengendalian pemanfaatan
pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia Pegawai Negeri Sipil, Penyelenggaraan administrasi
kepegawaian pejabat Negara dan mantan pejabat Negara, Penyelenggaraan administrasi dan system
informasi manajemen kepegawaian dan mutasi antar propinsi dan penyelenggaraan koordinasi
penyusunan norma standar dan prosedur, Penyelenggaraan bimbingan teknis pelaksanaan peraturan
perundang-undangan dibidang kepegawaian kepada instansi pemerintah dan koordinasi kegiatan
fungsional dalam pelaksanaan tugas BKN, pelancaran kegiatan instansi pemerintah dibidang administrasi
kepegawaian, penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum dibidang perencanaan
umum ketatausahaan organisasi dan tata laksana kepegawaian keuangan kearsipan persandingan
perlengakapan dan rumah tangga, penyelenggaraan administrasi kepegawaian secara nasional dan
perencanaan kebijakan dan pemantauan pemanfaatan pendidikan dan pelatihan structural, serta
pengawasan dan pengendalian norma standar dan prosedur kepegawaian.
1.2 Tujuan
Sistem informasi manajemen (SIM) muncul di tahun 1970-an untuk memusatkan pada system informasi
berbasis-komputer bagi para manajer. SIM mengkombinasikan teori-teori pengetahuan computer,
pengetahuan manajemen, dan operasi riset dengan suatu orientasi praktis ke arah pengembangan solusi
system atas permasalahan nyata dan mengelola sumber-sumber teknologi informasi. Juga perlu
diperhatikan isu-isu perilaku yang melingkupi pengembangan, penggunaan, dan dampak system
informasi yang disebabkan oleh sosiologi, ekonomi, dan psikologi.
Sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di
bidang kepegawaian bertujuan untuk mengatasi berbagai masalah yang ada dan untuk menyajikan
informasi yang terkait dengan kepegawaian serta mengatur segala jenis bentuk permasalahan PNS yang
menjadi salah satu akibat membengkaknya keuangan Negara. Meningkatkan efektivitas kegiatan
pengolahan data kepegawaian agar lebih terarah dan terpadu, serta mempermudah operasi dalam
mengolah data yang berhubungan dengan segala ketentuan kepegawaian.
1.3 Ruang Lingkup
Ruang lingkup Sistem informasi manajemen kepegawaian sebagai implementasi E-Government dalam
pelayanan BKN di bidang kepegawaian meliputi:
? Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sebagai Implementasi E-Government dalam
Pelayanan BKN di Bidang Kepegawaian
? Tujuan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
? Layanan umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
? Pembangunan system aplikasi pelayanan kepegawaian (SAPK)
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pencatatan data Kepegawaian
Manfaat pencatatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana untuk menyimpan data kepegawaian
secara sistimatis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Data kepegawaian diolah
menjadi informasi kepegawaian, sangat diperlukan untuk bahan pembinaan pegawai. Pengelolaan
kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis administratif selalu berhubungan dengan data,
dalam bentuk yang tercetak maupun data elektronik. Kegiatan administrasi kepegawaian akan
berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun keseluruhan. Seringkali perubahan
perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi yang lain. Keberadaan
perangkat komputer tidak banyak membantu karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing
pelaksana dan tidak ada kesatuan plaltform dalam penyimpanannya. Akibatnya dalam hal data pokok
sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya bahkan terjadi kesalahan.
Sangat penting peranan Data Kepegawaian dalam rangka melaksanakan Pembinaan pegawai Negeri Sipil
sehingga perlu adanya Pembentukan sistem pencatatan Kepegawaian dapat dilaksanankan dengan 2
(dua) cara yaitu:
Secara Manual : merupakan pelaksanaan kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan
dilaksanakan secara manual , dengan media Buku Induk, File / Tata Naskah perorangan yang disimpan
dalam unit almari khusus
Secara Elektronik : merupakan pelaksanaan kegiatan perekaman dan penyimpanan dalam Media
Komputer
Berdasarkan keadaan di atas, dibangun suatu program aplikasi komputer yang kita namakan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian disimgkat SIMPEG. Program ini memungkinkan kita menghimpun
data tiap PNS, merekam perubahan yang terjadi, serta menyimpannya dalam satu himpunan data
(disebut database). Dari database tersebut bisa dijadikan sumber data dalam pelaksanaan administrasi
kepegawaian maupun output yang dapat dijadikan informasi untuk membantu pembuatan kebijakan
kepegawaian.
2.2 Pengertian SIMPEG
Yang dimaksud dengan SIM adalah segala sesuatu yang menyangkut perencanaan, pengembangan,
pengelolaan dan penggunaan alat bantu teknologi informasi untuk membantu manusia dalam
menyelesaikan seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan dan pengelolaan informasi.
2.3 Komponen SIM
a. Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna mnagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan
mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk
memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.
b. Teknologi Informasi (hardware dan software)
Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim
ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya.
Informasi
Sumber Daya Manusia (brainware)
Sedangkan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi
terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia
dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka
mendukung administrasi kepegawaian.
Lingkup Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
1. Sistem informasi dan aplikasi
2. Sarana komputer dan penunjang
3. Sarana komunikasi
4. Organisasi dan Sumber Daya Manusia pelaksana
5. Pembiayaan
6. Dukungan Manajemen
2.4 Tujuan dan Manfaat
- Tujuan SIMPEG di Lingkup Pemerintahan
Sistem informasi manajemen kepegawaian yang handal dan terintegrasi? secara nasional dapat
menjawab berbagai informasi tentang PNS yang dibutuhkan oleh para pengambil kebijakkan untuk
perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan PNS.
Sistem informasi manajemen kepegawaian dapat menjamin penyelenggraan? kebijakkan di bidang
manajemen kepegawaian baik secara organisasional, wilayah maupun nasional dan pada gilirannya
menjadi perekat bangsa dalam NKRI.
Mewujudkan data PNS yang akurat disetiap instansi baik di pusat? maupun daerah yang terintegrasi
secara nasional dab untuk bahan dalam penyusunan standar kompetensi dan klasifikasi jabatan.
Meningkatkan pelayanan dibidang kepegawaian secara transparan dan? objektif sehingga setiap PNS
dapat dengan mudah mendapatkan informasi tentang kepegawaian.
Mewujudkan identitas tunggal (multi guna), kartu pegawai elektronik? dalam bentuk smart card yang
mendukung peningkatan mutu, pelayanan kepegawaian dan kesejahteraan PNS secara nasional.
- Manfaat SIMPEG
? Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian.
? Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi.
? Pengelolaan data yang lebih mudah
? Memberikan system kesejahteraan yang optimal sesuai prestasi yang dicapai
- Keuntungan SIMPEG Online (Berbasis Intranet/ Internet)
? Dapat memelihara satu data besar secara bersama-sama
? Kesalahan / data yang kurang valid dapat dimonitor dan dikoreksi bersama
? Dapat melakukan pertukaran data dan file
? Berbagi sumber daya misalnya pemakaian satu printer untuk beberapa komputer yang terhubung
dalam jaringan computer
? Mempermudah komunikasi dalam suatu lingkungan kerja, misalnya dengan adanya program E-mail
atau Chatting
Apabila salah satu unit komputer terhubung ke internet melalui modem? atau LAN, maka semua atau
sebagian unit komputer dalam jaringan dapat mengakses dengan metode sharing connection.
2.5 Peranan Teknologi Informasi dalam pengembangan SIMPEG
Peranan TI (Teknologi Informasi) dalam pengembangan SIMPEG sangat besar artinya. Peranannya
dijabarkan menjadi 3 poin:
a. Memberikan dukungan dalam tugas-tugas pengolahan informasi
Dalam pengolahan informasi tentunya kita tidak akan lepas dengan namanya Teknologi Informasi. Hal
yang paling sederhana yaitu apabila kita berkomunikasi tentunya kita tidak lepas dari pesawat telepon.
Kemudian dalam mengolah data kita perlu komputer dan untuk menyajikannya kita perlu printer.
Untuk melihat peran Teknologi Informasi dalam pengolahan informasi dapat kita lihat pada tabel berikut:
Tabel 2.1 PROSES PENGOLAHAN INFORMASI
Kegiatan-kegiatan
Pengolahan Informasi Uraian Perangkat Teknologi Informasi
Capturing Information Menangkap informasi Input Technologies ( mouse, keyboard )
Conveying Information Menampilkan/mempresentasikan informasi Output Technologies
(screen, printer)
Creating Information Memproses informasi untuk memperoeh informasi yang baru Sofware
Technologies
(word processing, expert system, aplikasi)
Cradling Information Menyimpan Informasi Storage Technologies
( hardisk, cd-rom, tape)
Communicating Information Mengirim Informasi Telco Technologies
( modem, satelit, telepon )
a. Sebagai pendorong inovasi
Seiring dengan makin pesatnya kemajuan Teknologi Informasi makin canggih pula cara penyajian
informasi. Kalau dulu kita akrab dengan radio dan televisi kini makin beragam pula cara untuk
menangkap informasi. Contohnya adalah ponsel, internet. Kalo dulu telegram dianggap sebagai cara
tercepat dalam penyampaian berita maka kini ada layanan SMS dan email sebagai penggantinya. Dalam
hitungan detik, data yang kirim dapat sampai ke tempat tujuan. Bahkan beberapa terobosan mulai
dikembangkan. Misalnya teknologi 3G dan WIFI memungkinkan seseorang dapat mengirimkan data
dalam ukuran yang besar melalui ponsel. Bahkan karena canggihnya layanan ini maka dimungkinkan
sesorang dapat ber-teleconference atau panggilan gambar dan suara melalui ponsel.
a. Sebagai peniada (collapser) waktu dan ruang
Makin berkembangnya Teknologi Informasi berkaibat makin hilangnya batasan ruang dan waktu. Kalau
dulu untuk menyusun Daftar Urut kepangkatan (DUK) diperlukan waktu yang sangat lama maka kini
dalam hitungan menit bahkan detik, data yang sedemikian banyaknya dapat diurutkan sesuai urutan
kepangkatannya. Apalagi didukung dengan makin cepatnya komputer dalam mengolah data. Adanya
fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan
puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian
banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta
karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. Bandingkan pula dengan
DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD.
Dengan adanya flash disk, CD-RW dan hard disk external maka tranfer data dalam jumlah besar makin
mudah. Kalau dulu kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk yang
kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Bahkan beberapa tahun, beberapa bulan atau bahkan
beberapa hari ke depan dipasarkan alat dengan kapasitas penyimpanan yang besarnya ribuan kali lipat.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Menjadikan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Sebagai Implementasi E- Government dalam
Pelayanan BKN di Bidang Kepegawaian
Untuk mewujudkan Pemerintah yang baik, perlu diawali dengan Reformasi Kepegawaian. Reformasi
kepegawaian mencakup kelembagaan, ketatalaksanaan dan Pegawai Negeri Sipil yang merupakan public
personnel. Reformasi di bidang kepegawaian harus dimulai dari perencanaan, recruitment dan seleksi,
pendidikan dan latihan, penempatan, mutasi dan promosi, gaji dan kesejahteraan sampai jaminan social
hari tua, yang semuanya ini harus terintergrasi dalam satu system manajemen kepegawaian. Untuk
membangun system manajemen kepegawaian diperlukan data Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang akurat
dan lengkap yang dapat menjawab tantangan. Untuk memperoleh data PNS yang terkini, Badan
Kepegawaian Negara telah melaksanakan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil (PUPNS) tahun 2003
yang lalu, hasil PUPNS ini dijadikan Benchmark dalam membangun database kepegawaian.
Dari hasil PUPNS diperoleh jumlah PNS 3.648.005 orang. Jumlah ini jauh lebih kecil dibandingkan dengan
perkiraan yang selama ini selalu dikatakan 4 juta orang, angka ini sangat beralasan karena setiap tahun
tidak kurang dari Rp. 3,2 triliun belanja pegawai disetor kembali ke- KPKN, dan dari hasil PUPNS tersebut
diperoleh 341.316 orang PNS yang status kepegawaiannya tidak jelas. Disamping itu ditemukan pula PNS
yang punya NIP ganda, ataupun satu NIP dipakai lebih dari satu orang PNS, dan ada pula yang
menggunakan NIP dari PNS yang sudah pensiun. Permasalahan ini tentu menjadi fatal karena baru
diketahui disaat salah satu dari yang bersangkutan akan pensiun, dan tentu hal ini akan sangat
merugikan keungan Negara.
Permasalahan lainnya seperti pemberian NIP, nota pertimbangan untuk mutasi kepegawaian seperti
kenaikan pangkat, pensiun masih manual, sehingga sering terjadi pemberian NIP ganda, nomor
pertimbangan ganda atau salah,pengetikan nama yang salah
dan tanggal lahir salah dan tidak jarang terjadi PNS yang sedang menjalani hukuman disiplin tetap
promosi ataupun naik pangkat dan juga PNS yang diberhentikan dengan tidak hormat, diangkat menjadi
CPNS kembali. Hal ini sangat bertentangan dengan peraturan kepegawaian yang berlaku, satu hal yang
sangat mendasar bahwa selama ini terjadi perbedaan data antara BKN dengan para stakeholder. Objek
dari operasionalnya adalah satu yaitu PNS, yang berakibat pemborosan anggaran, seperti duplikasi data
karena masing-masing instansi memiliki data kepegawaian yang semestinya dapat dihindari apabila
setiap instansi ataupun Pemerintah daerah terintegrasi dalam satu system informasi kepegawaian
nasional.
Untuk mengatasi permasalahan diatas BKN sejak tahun 2004 sudah membuat grand desaign arsitektur
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia (SIMKRI). Sistem ini merupakan
implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di bidang kepegawaian secara transparan dan
objektif. System ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan kepegawaian, khusus untuk
meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian, seperti untuk kenaikan pangkat, penetapan NIP,
pindah wilayah kerja, peningkatan pendidikan dan status PNS, pensiun serta mutasi lainnya. BKN sudah
membangun system aplikasi pelayanan kepegawaian yang dapat diakses oleh para Badan Kepegawaian
Daerah ataupun biro kepegawaian departemen/lemabag Non departemen dengan mengisi formulir
untuk akses on-line ke BKN. Konfigurasi arsitektur system informasi manajemen kepegawaian seperti
pada gambar dibawah ini:
Gambar 3.1 Konfigurasi arsitektur SIM Gambar 3.2 Database SIM Kepegawaian Kepegawaian
3.2 Layanan Umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Untuk mensosialisasikan system informasi manajemen kepegawaian, BKN telah membangun situs
internet dengan address: http:/www.bkn.go.id. situs ini merupakan gate way untuk masuk ke BKN,
sehingga memudahkan pencarian informasi tentang kepegawaian dan bila membutuhkan informasi
tingkat regional dapat langsung tersambung ke situs regional karena telah disediakan connecting untuk
dapat berhubungan langsung dengan Sembilan kantor regional BKN di daerah. Disamping itu situs ini
memuat berbagai informasi, antara lain semua perundang-undangan dan peraturan yang berkaitan
dengan kepegawaian, data statistic PNS dan tata cara pelayanan dibidang kepegawaian. Disamping itu
situs ini menyediakan fasilitas untuk question and answer dan seluruh pertanyaan yang masuk akan
dijawab oleh dewan redaksi paling lambat dalam 5 hari kerja.
3.3 Pembangunan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK)
Untuk meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian BKN sudah membangun program aplikasi
computer, dengan system ini pelayanan akan lebih cepat, transparan, dan efisien. Fasilitas akses
disediakan untuk seluruh Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah daerah Propinsi/Kabupaten/Kota
ataupun Biro kepegawaian instansi pusat. Bagi instansi yang sudah terregister di BKN akan diberikan
kode akses yaitu user id dan password, sehingga dapat berhubungan dengan system aplikasi yang ada di
BKN. Seluruh system aplikasi ini terintegrasi satu dengan lainnya, dan system ini menyediakan fasilitas
untuk para eksekutif di pemerintahan yang memerlukan informasi PNS antara lain profile PNS menurut
golongan ataupun pendidikan ataupun fasilitas untuk proses kenaikan pangkat, penetapan NIP, maupun
untuk pensiun yang langsung dapat mencetak nota pertimbangan, ataupun surat keputusan sehingga
dapat menghindari kesalahan ketik yang selama ini sering terjadi karena data dasar langsung diambil dari
database. Jenis aplikasi dalam pelayanan kepegawaian ini adalah sebagai berikut:
1. Program aplikasi untuk menghitung kebutuhan PNS sesuai dengan formasi dan kopetensi yang
diperlukan. Dengan sistem ini diharapkan kedepan dapat mengevaluasi usulan formasi yang disampaikan
para Pejabat Pembina Kepegawaian atau bahkan dengan tersedianya data yang akurat maka kebutuhan
riel untuk tiap jabatan dapat diketahui secara pasti, sehingga formasi yang diperlukan itu dapat dipenuhi.
2. Program aplikasi untuk penetapan NIP, dirancang secara otomatis yang lansung dicreate oleh
komputer (seperti PIN pada kartu kredit), sehingga dapat mengihindari kesalahan pemberian NIP ganda
dan disamping itu sistem program melakukan validasi dengan hasil seleksi kelulusan CPNS sehingga
keabsahan CPNS yang ditetapkan NIP dapat dipertanggung jawabkan. Sistem ini juga dihubungkan
dengan sistem pengawasan dan pengendalian, sehingga PNS yang dapat hukuman disiplin berat tidak
dapat diangkat kembali menjadi CPNS.
3. Program aplikasi untuk kenaikan pangkat. Sistem ini menyediakan fasiltas untuk download data PNS
yang akan naik pangkat pada periode April dan Oktober, sehingga unit organisasi sudah dapat
mempersiapkan berkas lebih awal. Dengan sistem ini nota pertibangan kenaikan pangkat akan selesai
tepat waktu sesuai dengan priode kenaikan pangkat PNS yang bersangkutan. Disamping untuk
mempersingkat waktu penyelesaian nota pertimbangan Kenaikan Pangkat, sistem ini ditujukan pula
untuk mengindari kesalahan duplikasi dalam penetapan nota pertimbangan itu sendiri dan sistem
program ini dihubungkan pula dengan sistem pengawasan dan pengendalian pegawai, sehingga PNS
yang sedang menjalankan hukuman disiplin tidak dapat naik pangkat.
4. Program aplikasi untuk nota pertimbangan pensiun. Sistem ini menyediakan fasilitas untuk download
data PNS yang akan pensiun selama periode satu tahun kedepan , sehingga PNS pada unit organisasi
sudah dapat mempersiapkan berkas lebih awal. Dengan sistem ini nota pertibangan pensiun akan dapat
selesai tepat waktu sesuai dengan TMT pensiun PNS yang bersangkutan. Disamping untuk
mempersingkat waktu penyelesaian nota pertimbangan pensiun , sistem ini ditujukan pula untuk
mengindari kesalahan duplikasi dalam penetapan nota pertimbangan itu sendiri dan sistem program ini
dihubungkan pula dengan sistem pengawasan dan pengendalian pegawai, sehingga PNS yang
menggunakan NIP PNS yang sudah pensiun tidak dapat ditetapkan lagi nota pertimbangan pensiun untuk
PNS lainnya . PNS yang sudah ditetapkan nota pertimbangan pensiun secara otomatis masuk dalam
database PNS pensiun.
5. Program Aplikasi untuk mutasi kepegawaian lainnya, seperti peningkatan pendidikkan, baik pendidikan
formal, penjenjangan maupun teknis, pindah wilayah kerja, peningkatan jabatan, mutasi keluarga, dan
mutasi lainnya. Aplikasi ini merupakan program updating untuk peremajaan data PNS dari waktu ke
waktu.
6. Sistem Pengawasan dan Pengendalian Kepegawaian, bertujuan untuk mengevaluasi penyimpangan
administrasi yang terjadi di bidang kepegawaian, seperti penyalahgunaan NIP, pengangkatan dalam
jabatan menyalahi peraturan kepegawaian, hukuman disipilin PNS, penyimpangan dalam pengangkatan
CPNS dan sebagainya. Disamping itu sistem ini dapat pula mengevaluasi tindak lanjut dari penyelesaian
masalah di bidang kepegawaian.
7. Program aplikasi untuk konversi NIP dalam rangka pembangunan Single ID number PNS yang
multiguna, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dari segi anggaran, karena satu identitas dapat
berfungsi multiguna. Aplikasi ini akan mencetak kartu pegawai elektronik atau yang dikenal dengan
smart card untuk meningkatkan pelayanan kesejahteraan PNS, yang manfaatnya antara lain untuk
meningkatkan mutu pelayanan, antara lain untuk pembayaran gaji PNS melalui ATM , ASKES, Taspen, dan
Bapertarum.
8. Program aplikasi untuk penataan dokumen PNS menggunakan Office Automation System (OAS),
aplikasi perkantoran ini dikembangkan untuk mendukung sistem administrasi manajemen tata naskah
kepegawaian secara elektronik. Tatanaskah PNS yang harus tersimpan dalam hard copy dalam takah,
terdokumentasi dengan baik, sehingga dengan mudah dapat diperolah bila diperlukan. Disamping itu
untuk dokumen PNS yang tidak merupakan dokumen otentik direkam dalam media elektronik, dan bila
sewaktu-waktu diperlukan dapat di cetak ulang.
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Badan Kepegawaian Negara (BKN) adalah lembaga pemerintah pusat yang dibentuk untuk melaksanakan
tugas pemerintahan tertentu dari Presiden. BKN berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab
langsung kepada Presiden dan dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Republik Indonesia
(SIMKRI), Sistem ini merupakan implementasi E-Government dalam pelayanan BKN di bidang
kepegawaian secara transparan dan objektif. System ini selain menyajikan informasi yang terkait dengan
kepegawaian, khusus untuk meningkatkan pelayanan di bidang mutasi kepegawaian, seperti untuk
kenaikan pangkat, penetapan NIP, pindah wilayah kerja, peningkatan pendidikan dan status PNS, pensiun
serta mutasi lainnya. Untuk meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian BKN sudah membangun
program aplikasi computer, dengan system ini pelayanan akan lebih cepat, transparan, dan efisien.
Beberapa Jenis aplikasi dalam pelayanan kepegawaian ini adalah sebagai berikut:
1. Program aplikasi untuk menghitung kebutuhan PNS sesuai dengan formasi dan kopetensi yang
diperlukan.
2. Program aplikasi untuk penetapan NIP, dirancang secara otomatis yang lansung dicreate oleh
komputer (seperti PIN pada kartu kredit).
3. Program aplikasi untuk kenaikan pangkat. Sistem ini menyediakan fasiltas untuk download data PNS
yang akan naik pangkat pada periode April dan Oktober.
4. Program aplikasi untuk nota pertimbangan pensiun. Sistem ini menyediakan fasilitas untuk download
data PNS yang akan pensiun selama periode satu tahun kedepan.
5. Program Aplikasi untuk mutasi kepegawaian lainnya, seperti peningkatan pendidikkan, baik pendidikan
formal.
6. Sistem Pengawasan dan Pengendalian Kepegawaian, bertujuan untuk mengevaluasi penyimpangan
administrasi yang terjadi di bidang kepegawaian, seperti penyalahgunaan NIP.
7. Program aplikasi untuk konversi NIP dalam rangka pembangunan Single ID number PNS yang
multiguna.
8. Program aplikasi untuk penataan dokumen PNS menggunakan Office Automation System (OAS),
aplikasi perkantoran ini dikembangkan untuk mendukung sistem administrasi manajemen tata naskah
kepegawaian secara elektronik.
4.2 Saran
Berbagai jenis aplikasi yang sudah diciptakan oleh BKN yang sudah dijelaskan diatas harus direalisasikan
dengan baik agar system informasi manajemen kepegawaian sebagai implementasi E-Government dalam
pelayanan BKN di bidang kepegawaian dapat diwujudkan dan dilaksanakan dengan lancer sehingga
permasalahan-permasalahan yang ada pada PNS dapat diminimalisir atau bahkan tidak terjadi lagi
kesalahan sehingga menyebabkan permasalahan yang sering timbul dan merugikan pegawai negeri sipil
serta keuangan Negara.
SIMPEG sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia yang ada karena
pegawai merupakan aset penting dalam penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik.
Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam
lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan / pemerintah secara
keseluruhan. Mengingat pentingnya pengelolaan data pegawai tersebut, maka peningkatan kualitas
pengelolaan kepegawaian melalui implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan
salah satu prioritas dalam tahapan pengembangan e-government.
DAFTAR PUSTAKA