Cover Sistem Kearsipan Surat Masuk di Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor Walikota Medan
TUGAS AKHIR
SISTEM KEARSIPAN SURAT MASUK DI BIDANG EKONOMI BADAN
PERENCANAANDAN PEMBANGUNAN DAERAH
PADA KANTOR WALIKOTA MEDAN
OLEH :
TRIADEVI
122103042
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Puji dan Syukur, penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT, yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya kepada penulis
sehingga dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi serta
melengkapi salah satu syarat yang telah ditentukan untuk menyelesaikan Program
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Sistem Kearsipan Surat Masuk di
Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor
Walikota Medan”.Penulis menyadari bahwa dalam Penulisan Tugas Akhir ini
masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan baik dari segimateril maupun
teknis.
Dalam Penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan moral
maupun materil. Maka pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih
kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, Selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, Selaku Wakil Dekan I
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara
i
4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si, Selaku Wakil Dekan III Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, Selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
7. Bapak Drs. Zulkarnain, M.Si, Selaku Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Kota Medan.
8. Bapak H.M. Reza Hanafi, SSTP.MAP, selaku Sekretaris Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Medan.
9. Ibu Siti Khalijah, SE, selaku kepala Sub bagian Umum Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan.
10. Bapak Regen, SE, M.Si, Selaku Kepala Bidang Ekonomi.
11. Seluruh Staff Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan
terkhususnya Staff di Bidang Ekonomi.
12. Kedua Orang Tua Tercinta, Bapak Trisman dan Ibu Khadijah, yang selalu
senantiasa memberikan do’a, motivasi dan dukungan. Terimakasih untuk
segala pengorbanan yang tidak ternilai. Semoga Allah SWT membalas
semua kebaikan kalian. Amin ya Allah.
13. Seluruh Sabahat dan Teman-teman khususnya stambuk 2012 yang tidak
bisa penulis sebutkan satu persatu. Terimakasih atas persahabatan yang
tidak akan pernah penulis lupakan.
ii
Akhir kata penulis berharap upaya ini dapat mencapai maksud yang
diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.
Medan, Juni 2015
Penulis
(Tria Devi)
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................................................
i
DAFTAR ISI ...................................................................................................
iv
DAFTAR TABEL ..........................................................................................
vi
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................
vii
BAB I
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN ........................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ...........................................................
1
B. Perumusan Masalah ..................................................................
5
C.Tujuan dan Manfaat ...................................................................
5
1. Tujuan Penelitian ..................................................................
5
2. Manfaat Penelitian ...............................................................
6
D. Jadwal Kegiatan .......................................................................
6
E. Sistematika Penulisan ...............................................................
8
PROFIL INSTANSI ....................................................................
9
A. Sejarah Ringkas Bappeda pada Kantor Walikota Medan.........
9
1) Visi Bappeda Kota Medan ...................................................
10
2) Misi Bappeda Kota Medan...................................................
11
B. Kegiatan Organisasi .................................................................
12
C. Struktur Organisasi ...................................................................
13
D. Job Description ........................................................................
14
E. Jenis Usaha/ Kegiatan ..............................................................
22
F. Kinerja Usaha Terkini Bappeda pada Kantor Walikota Medan
26
PEMBAHASAN ..........................................................................
27
A. Pengertian Arsip .......................................................................
27
B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip Bappeda di Bidang
Ekonomi pada Kantor Walikota Medan. ..................................
29
1. Pengorganisasian Arsip ......................................................
29
2. Penataan Arsip ....................................................................
32
iv
C. Metode dan Prosedur Penyimpan Arsip Badan Perencanaan
dan Pembagunan Daerah di Bidang Ekonomi pada Kantor
Walikota Medan ......................................................................
33
1. Metode Penyimpanan Arsip ..............................................
33
2. Prosedur Penyimpanan Arsip bidang Ekonomi Bappeda
di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan ............
37
D. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip ..............................
38
1. Metode Pemeliharaan Arsip ..............................................
38
2. Prosedur Pemeliharaan Arsip ............................................
40
E. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip ..................................
40
1. Metode Penyusutan Arsip .................................................
41
2. Prosedur Penyusutan Arsip ...............................................
43
F. Pedoman Pengelolaan Surat Masuk .........................................
44
1. Surat Penting ....................................................................
44
2. Surat Rahasia dan Pribadi (tertutup) ................................
44
3. Surat Biasa ........................................................................
45
KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................
46
A. Kesimpulan ..............................................................................
46
B. Saran ........................................................................................
47
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
49
BAB IV
v
DAFTAR TABEL
No
Tabel 1.1
Tabel
Halaman
Jadwal Kegiatan........................................................................
vi
7
DAFTAR GAMBAR
No
Gambar 2.1
Gambar
Halaman
Bagan Struktur Organiasi Bappedapada Kantor Walikota
Medan. ......................................................................................
vii
13
SISTEM KEARSIPAN SURAT MASUK DI BIDANG EKONOMI BADAN
PERENCANAANDAN PEMBANGUNAN DAERAH
PADA KANTOR WALIKOTA MEDAN
OLEH :
TRIADEVI
122103042
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2015
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Puji dan Syukur, penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT, yang telah melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya kepada penulis
sehingga dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi serta
melengkapi salah satu syarat yang telah ditentukan untuk menyelesaikan Program
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Sistem Kearsipan Surat Masuk di
Bidang Ekonomi Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah pada Kantor
Walikota Medan”.Penulis menyadari bahwa dalam Penulisan Tugas Akhir ini
masih banyak terdapat kekurangan dan kelemahan baik dari segimateril maupun
teknis.
Dalam Penulisan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan moral
maupun materil. Maka pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih
kepada :
1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt Rektor Universitas Sumatera
Utara.
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, Selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak, Selaku Wakil Dekan I
Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara
i
4. Bapak Ami Dilham, SE, M.Si, Selaku Wakil Dekan III Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
5. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, Selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Magdalena Linda Leonita S, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
7. Bapak Drs. Zulkarnain, M.Si, Selaku Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Kota Medan.
8. Bapak H.M. Reza Hanafi, SSTP.MAP, selaku Sekretaris Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Medan.
9. Ibu Siti Khalijah, SE, selaku kepala Sub bagian Umum Badan
Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan.
10. Bapak Regen, SE, M.Si, Selaku Kepala Bidang Ekonomi.
11. Seluruh Staff Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kota Medan
terkhususnya Staff di Bidang Ekonomi.
12. Kedua Orang Tua Tercinta, Bapak Trisman dan Ibu Khadijah, yang selalu
senantiasa memberikan do’a, motivasi dan dukungan. Terimakasih untuk
segala pengorbanan yang tidak ternilai. Semoga Allah SWT membalas
semua kebaikan kalian. Amin ya Allah.
13. Seluruh Sabahat dan Teman-teman khususnya stambuk 2012 yang tidak
bisa penulis sebutkan satu persatu. Terimakasih atas persahabatan yang
tidak akan pernah penulis lupakan.
ii
Akhir kata penulis berharap upaya ini dapat mencapai maksud yang
diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak.
Medan, Juni 2015
Penulis
(Tria Devi)
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ....................................................................................
i
DAFTAR ISI ...................................................................................................
iv
DAFTAR TABEL ..........................................................................................
vi
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................
vii
BAB I
BAB II
BAB III
PENDAHULUAN ........................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ...........................................................
1
B. Perumusan Masalah ..................................................................
5
C.Tujuan dan Manfaat ...................................................................
5
1. Tujuan Penelitian ..................................................................
5
2. Manfaat Penelitian ...............................................................
6
D. Jadwal Kegiatan .......................................................................
6
E. Sistematika Penulisan ...............................................................
8
PROFIL INSTANSI ....................................................................
9
A. Sejarah Ringkas Bappeda pada Kantor Walikota Medan.........
9
1) Visi Bappeda Kota Medan ...................................................
10
2) Misi Bappeda Kota Medan...................................................
11
B. Kegiatan Organisasi .................................................................
12
C. Struktur Organisasi ...................................................................
13
D. Job Description ........................................................................
14
E. Jenis Usaha/ Kegiatan ..............................................................
22
F. Kinerja Usaha Terkini Bappeda pada Kantor Walikota Medan
26
PEMBAHASAN ..........................................................................
27
A. Pengertian Arsip .......................................................................
27
B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip Bappeda di Bidang
Ekonomi pada Kantor Walikota Medan. ..................................
29
1. Pengorganisasian Arsip ......................................................
29
2. Penataan Arsip ....................................................................
32
iv
C. Metode dan Prosedur Penyimpan Arsip Badan Perencanaan
dan Pembagunan Daerah di Bidang Ekonomi pada Kantor
Walikota Medan ......................................................................
33
1. Metode Penyimpanan Arsip ..............................................
33
2. Prosedur Penyimpanan Arsip bidang Ekonomi Bappeda
di Bidang Ekonomi pada Kantor Walikota Medan ............
37
D. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip ..............................
38
1. Metode Pemeliharaan Arsip ..............................................
38
2. Prosedur Pemeliharaan Arsip ............................................
40
E. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip ..................................
40
1. Metode Penyusutan Arsip .................................................
41
2. Prosedur Penyusutan Arsip ...............................................
43
F. Pedoman Pengelolaan Surat Masuk .........................................
44
1. Surat Penting ....................................................................
44
2. Surat Rahasia dan Pribadi (tertutup) ................................
44
3. Surat Biasa ........................................................................
45
KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................
46
A. Kesimpulan ..............................................................................
46
B. Saran ........................................................................................
47
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................
49
BAB IV
v
DAFTAR TABEL
No
Tabel 1.1
Tabel
Halaman
Jadwal Kegiatan........................................................................
vi
7
DAFTAR GAMBAR
No
Gambar 2.1
Gambar
Halaman
Bagan Struktur Organiasi Bappedapada Kantor Walikota
Medan. ......................................................................................
vii
13