ANALISIS SWOT JABATAN BOMBA DAN PENYELAM
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
ANALISIS SWOT : JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA
1.0 Pengenalan:
Perkhidmatan Bomba Malaysia bermula pada tahun 1883 dengan penubuhan
Bomba sukarela Negeri Selangor yang diketuai oleh H.F Bellamy bersama 15 anggota.
Pasukan ini yang diletakkan dibawah Lembaga Kebersihan telah menjadi Pasukan
Bomba dan Penyelamat Tetap pada tahun 1895. Perkhidmatan terus berkembang di setiap
negeri dan diletakkan di bawah Majlis Perbandaran atau Lembaga Luar Bandar. Pada
tahun 1946, iaitu selepas perang Dunia Kedua, pasukan 'Malayan Union Fire Services'
telah dibentuk dan ia beribu pejabat di Kuala Lumpur. Melalui perjanjian Persekutuan
Tanah Melayu, Perkhidmatan Bomba diserahkan kembali kepada kerajaan-kerajaan
negeri dibawah pentadbiran Lembaga Bandaran dan Lembaga Luar Bandar mengikut
negeri masing-masing. Oleh itu, untuk menyelaraskan Perkhidmatan Bomba ditubuhkan
di bawah Kementerian Pembangunan dan Kerajaan Tempatan.
Perkhidmatan Bomba Malaysia disatukan sebagai sebuah jabatan diperingkat
persekutuan dan penyatuan Bomba dan Penyelamat di Negeri-negeri Persekutuan pada
1 Januari 1976. Penyatuan ini meletakkan Perkhidmatan Bomba Malaysia dibawah
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan dan ini diikuti oleh perkhidmatan
Bomba Pulau Pinang, Kuala Lumpur dan Melaka pada 1 Januari 1977 serta pada 15 Mei
1981, perkhidmatan Bomba Sabah dan Sarawak telah disatukan. Pada 8 Januari 1997,
Jemaah Menteri telah bersetuju perubahan nama Jabatan Perkhidmatan Bomba Malaysia
kepada Jabatan Bomba dan Penyelamat, Malaysia dimana pada 21 Febuari 1997, YAB
Page | 1
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
Perdana Menteri Malaysia keempat dengan rasminya telah mengumumkan dan
melancarkan pertukaran nama, logo dan bendera Jabatan Bomba dan Penyelamat,
Malaysia di Genting Highlands. Pada tahun 1998, Jabatan telah memiliki dua buah
helikopter dan bermulalah Unit Udara Bomba. Pada tahun 2005 pula, JBPM telah
mendapat pengiktirafan MS ISO 9001:2000 dalam bidang operasi kebombaan dan
menyelamat.
Berikut merupakan serba sedikit latar belakang berkaitan dengan Jabatan Bomba
dan Penyelamat Malaysia (JBPM). Hakikatnya JBPM merupakan organisasi yang sama
dengan organisasi lain terdapat di Malaysia cuma yang membezakan adalah skop serta
bidang tugas yang dimiliki. Secara asasnya sebuah organisasi berkomunikasi dari
dalaman dan juga luaran. Menurut Sharifah Baharum (2010), menyatakan bahawa
komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk menyampaikan maklumat yang benar dan
tepat pada waktu kepada ahli-ahli dalam organisasi supaya meningkatkan prestasi
organisasi. Melihat dari petikan kata-kata sarjana komunikasi organisasi memerlukan
komunikasi untuk menyampaikan maklumat dan berinteraksi bagi tujuan utama mereka
iaitu matlamat organisasi. Oleh itu, komunikasi yang melibatkan JBPM akan dianalisis
dan pengunaan kaedah Analisis SWOT dijalankan bagi merancang strategi komunikasi
organisasi ini.
Page | 2
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
2.0 Aktiviti Komunikasi:
Menurut Goldhaber (1986) komunikasi dalam organisasi boleh ditakrifkan
sebagai proses mewujudkan dan bertukar-tukar mesej dalam rangkaian hubungan saling
bergantung untuk menghadapi ketidakpastian persekitaran. Komunikasi dalam organisasi
dilihat sangat penting di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan interaksi diantara
ahli-ahli organisasi berjalan dengan baik. Interaksi yang baik di dalam organisasi sudah
boleh membawa kepada impak positif terhadap aktiviti kerja, aliran maklumat, kualiti
dan akhirnya sudah tentu pencapaian matlamat organisasi yang mencabar. Sehubungan
itu, komunikasi dilihat boleh membawa kepada impak yang bersifat negatif serta
menjatuhkan terutamnya bila tiada interaksi dan pertukaran maklumat.
Organisasi didefinisikan sebagai satu unit sosial yang sengaja dibentuk (atau
pengelompokan manusia) dan dibentuk kembali untuk mencapai matlamat-matlamat
tertentu (Etzioni, 1964). Seperti yang telah diterangkan di atas berkaitan dengan
komunikasi organisasi kita perlu melihat mengapa terjadinya komunikasi dalam
organisasi. Definisi organisasi yang telah diberikan oleh sarjana komunikasi di atas telah
menunujukan bahawa terdapat sekumpulan manusia yang wujud dalam organisasi maka,
komunikasi merupakan medium penyampaian maklumat yang paling berkesan bagi
kesemua aktiviti harian mereka. Oleh yang demikian, begitu juga perkara yang sama
boleh kita takrifkan dengan melihat pelbagai organisasi lain terutamanya subjek skop
perbincangan iaitu Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia. Di dalam JBPM terdapat
Page | 3
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
komunikasi luaran dan juga dalaman yang seperti kita sedia ketahui. Komunikasi
dalaman iaitu komunikasi berpola menegak dan mendatar dan komunikasi luaran adalah
komunikasi dua hala atau linear.
2.1 Komunikasi Dalaman
Menurut Pincus dalam kajian Sarifah Baharum (2010), komunikasi ke atas,
komunikasi mendatar dan komunikasi ke bawah mempunyai hubungan positif yang kuat
dengan kepuasan kerja dan prestasi kerja. Tambahnya lagi dalam sesebuah organisasi,
komunikasi ke atas diperlukan pihak atasan supaya cadangan daripada pekerja bawahan
dapat membantu mereka membuat keputusan dan perancangan organisasi. Maklumat
yang benar dan tepat pada waktu daripada pekerja bawahan ini juga dapat membantu
pihak atasan menyelesaikan konflik organisasi dan membuat keputusan yang tepat dalam
menjalankan tugas organisasi. Komunikasi ke bawah pula diperlukan oleh pekerja
bawahan supaya mendapat maklumat yang tepat dan jelas tentang tugas untuk
melaksanakan tugas organisasi dengan berjaya. Dalam erti kata lain komunikasi jenis ini
boleh kita panggil sebagai komunikasi menegak. Di dalam JBPM komunikasi menegak di
laksanakan dari peringakat atas dengan menggunakan pelbagai medium komunikasi
seperti dokumentasi, telefon, memo, e-mail dan juga penggunaan radio komunikasi atau
Government Integrated Radio Network (GIRN).
Manakala, bagi komunikasi mendatar pula penggunaan alat komunikasi seperti
telefon adalah paling bersesuaian kerana mereka berada diperingkat yang sama serta
jalinan hubungan antara mereka adlah lebih baik atau akrab. Contoh yang boleh diberikan
Page | 4
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
seperti perhubungan diantara Balai Bomba Chowkit dan Balai Bomba Sentul dari sudut
informasi panngilan telefon merupakan medium yang pantas dan cepat serta individu
yang yang dicari juga merupakan individu dikenali. Sehubungan itu, komunikasi
mendatar dan menegak dijalankan oleh JBPM secara menyeluruh di dalam organisasi. Ia
dilihat memberikan banyak kelebihan dan memudahkan urusan harian serta aktiviti kerja
dalam organisasi terutamanya yang melibat operasi kebakaran.
2.2 Komunikasi Luaran
Menurut Antal dalam kajian Che Su Mustaffa (2004), kakitangan sesebuah
organisasi
juga
seharusnya
dimaklumkan
tentang
perspektif
organisasi
bagi
membolehkan mereka turut serta dalam menjana matlamat organisasi di samping
meningkatkan pelaburan. Melihat dari keterangan sarjana komunikasi di atas persekitaran
luaran yang dimaksudkan adalah pelanggan. Bagi JBPM pelanggan merupakan aspek
utama luaran organisasi kerana pelanggan adalah masyarakat dan khidmat yang
disediakan oleh JBPM adalah untuk mereka. Kebiasaanya pelanggan akan menggunakan
kaedah komunikasi dua hala untuk berkomunikasi dengan JBPM, iaitu dengan
menggunakan kaedah aduan. Cara ini kebiasaanya dilaksanakan dengan memberikan
maklum balas di Portal Rasmi JBPM atau media sosial facebook. Berikut merupakan
kaedah yang cepat dan mudah bagi pelanggan untuk menyampaikan aduan atau pendapat
mereka kepada JBPM dari sudut perkhidmatan kebombaan dan sebagainya.
Dari sudut lain pula JBPM melaksanakan komunikasi luaran dengan
menggunakan komunikasi dua hala, kumpulan kecil dan besar. Jenis-jenis komunikasi ini
Page | 5
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
dilakukan oleh JBPM dengan membuat penguatkuasaan dan aktiviti kesedaran awam.
Melalui penguatkuasaan JBPM akan menghantar pegawai yang berkelayakan untuk hadir
ke premis-premis tertentu bagi membuat pemeriksaan dari segi keselamatan kebakaran
dan sistem menentang kebakaran. Melalui penguatkuasaan, komunikasi dua hala adalah
sangat penting hal ini kerana pegawai bomba yang bertugas perlu bersemuka dan
mendapatkan kerjasama dari tuan penmuya premis. Selain itu, melalui kumpalan kecil
dan besar pula aktiviti kesedaran awam dilaksanakan oleh JBPM dengan menghantar
pegawai-pegawai bomba yang berkelayakan untuk memberikan ceramah berkenaan
dengan JBPM dan keselamatan kebakaran. Dengan menggunakan kaedah ini JBPM dapat
melaksanakan tugasan mereka bukan sahaja menerusi operasi kebombaan malahan dari
sudut komunikasi korporat.
Kesemua aktiviti diatas dapat menerangkan komunikasi luaran dan juga dalaman
dalam JBPM secara keseluruhannya. Ia secara langsung dapat menerangkan betapa
pentingnya komunikasi dalam sesebuah organisasi melalui interaksi ahli. Sehubungan itu,
penilaian terhadap iklim komunikasi dalam dan luar organisasi perlu dilaksanakan bagi
mengenalpasti tahap keberkesanan komunikasi itu sendiri. Menurut Barker & Camarata
dalam kajian Che Su Mustaffa (2004), komunikasi yang berkesan juga harus dilihat dari
segi dimensi kesepaduan organisasi iaitu tahap sejauh mana kakitangan bersepadu dan
terlibat dalam interaksi interpersonal bagi mencapai matlamat yang dikongsi bersama.
Page | 6
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
3.0 Analisis SWOT:
Menurut Fredi Rangkuti (2004), menjelaskan bahawa Analisis SWOT adalah
identifikasi berbagai faktor secara sistematik untuk merumuskan strategi perusahan.
Analisis SWOT merupakan satu bentuk analisis yang digunakan oleh sesebuah organisasi
yang sistematik dan dapat membantu dalam merancang serta susun atur suatu untuk
mencapai tujuan atau matlamat organisasi. Ia tidak mengira sama ada pelan tersebut
merupakan pelan jangka panjang atau pendek. Selain itu, ia juga berfungsi untuk
mengenalpasti gambaran keadaan sesebuah organisasi dan seterusnya membuat
rancangan strategik bagi mencari penyelesaian masalah. Analisis SWOT membandingkan
antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan
kelemahan. Faktor internal dimasukan kedalam matrik yang disebut matrik faktor strategi
internal atau IFAS (Internal Strategic Factor Analisis Summary). Faktor eksternal
dimasukkan ke dalam matrik yang disebut matrik faktor strategi eksternal EFAS
(Eksternal Strategic Factor Analisis Summary).
3.1 Kekuatan (Strenght)
Kekuatan merupakan kelebihan yang terdapat di dalam organisasi dimana ia boleh
dimaksimakan untuk mengurangkan kelemahan yang ada. Bagi JBPM kekuatan
komunikasi dalam yang dimiliki ialah mendatar dan menegak. Komunikasi menegak di
dalam JBPM adalah merupakan arahan semasa bagi anggto-anggota bomba. Seperti yang
kita sedia maklum organisasi JBPM merupakan agensi yang bekerja dalam situasi
kebakaran dan melibat nyawa serta harta benda. Oleh itu, pematuhan arahan semasa
diperlukan untuk mengubah iklim komunikasi supaya selaras dengan situasi semasa
Page | 7
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
operasi. Arahan semasa kebanyakannya digunakan bagi memberikan arahan kepada
anggota bawahan untuk melaksanakan tugasan semasa operasi. Sebagai contoh operasi
yang melibatkan kebakaran strukur / bangunan. Arahan dari komanden operasi kanan
adalah sangat penting dalam pelaksanaan tugas pemadaman kebakaran. Hal ini kerana
operasi pemadaman perlu mengikut Standart Operation Procedure (SOP), bagi
memastikan keselamatan anggota serta membuat perancangan untuk membuat serang
pemadaman yang sistematik. Tuntasnya, keberkesanan dalam memadam kebakaran dapat
mengurangkan kemusnahan harta benda dan risiko kepada kemerebakan api. Oleh itu,
komunikasi pegawai yang lebih kanan perlulah efektif bagi memastikan ia diikuti oleh
anggota-anggota bertugas.
Dari segi komunikasi mendatar pula adalah melibatkan komunikasi diantara
bahagian-bahagian di dalam organisasi. Di dalam organisasi JBPM terdapat 11 bahagian
yang boleh dikenalpasti contohnya bahagian Operasi Pemadaman, Latihan, Pengurusan,
Kejuruteraan, Unit Udara, Keselamatan Kebakaran dan lain-lain. Kesemua bahagian
adalah berada di bawah pimpinan Ketua Pengarah Bomba Malaysia. Komunikasi
mendatar yang melibatkan bahagian-bahagian ini kebiasaannya adalah dalam bentuk
formal dan informal. Hal ini kerana kesemua bahagian mempunyai kepentingan dan
peranan dalam JBPM. Kerjasama kumpulan adalah sangat penting dalam setiap
pelaksaan pelan kotengensi organisasi. Menurut Lewis & Shea dalam kajian Che Su
Mustaffa (2004) maklumat yang tepat, lengkap, mempunyai darjah kesahihan yang tinggi
serta memenuhi kehendak kakitangan organisasi merupakan maklumat yang berkualiti
dan diperlukan oleh kakitangan bagi membantu menyelesaikan masalah dan
Page | 8
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
memangkinkan perubahan dalam organisasi. Setiap ketua-ketua bahagian akan
mengadakan mesyuarat bagi setiap perubahan atau pelaksanaan agenda baharu
organisasi. Ia adalah bertujuan untuk memastikan setiap tindakan dapat dijalankan oleh
semua bahagian dengan sistematik. Selain itu, jalinan hubungan juga memainkan peranan
dalam pertukaran maklumat dimana kesemua bahgian boleh berkongsi maklumat bukan
sahaja secara formal malahan informal.
3.2 Kelemahan (Weaknesess)
Kelemahan merupakan kekurang yang dimiliki sesebuah organisasi secara
dalaman dan memerlukan penambahbaikan. Kelemahan dari sudut komunikasi yang
dimiliki oleh JBPM adalah dari segi komunikasi menegak. Komunikasi menegak boleh
kita kenali dengan nama lain ialah komunikasi atas dan kebawah. Dalam JBPM
komunikasi atas-bawah dijalankan dengan baik akan tetapi kelemahan yang dimiliki
adalah komunikasi bawah-atas. Pada kebiasaannya komunikasi bawah-atas akan
melibatkan kepercayaan dan juga penglibatan anggota dalam pembuatan keputusan.
Menurut Shockley-Zalabak, Ellis & Cesaria (2000), menyatakan faktor kepercayaan
adalah faktor kritikal dalam semua bentuk interaksi jalinan hubungan dan kepercayaan
boleh diperihalkan sebagai jangkaan positif terhadap gelagat orang lain berdasarkan
pengalaman, peranan, rangkaian dan jalinan. Oleh itu, dapat dikenalpasti bahawa tahap
kepercayaan dan jalinan hubungan antara pegawai dan anggota bawahan adalah kurang.
Kekurang kepercayaan dalam hubungan dapat mengagalkan sesuatu urusan komunikasi
contohnya perubahan dalam jadual kerja anggota boleh menimbulkan ketidakpuashatian
Page | 9
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
anggota terhadap arahan yang diberikan. Justeru itu, ia boleh mendatang kesan negatif
dalam aktiviti kerja pasukan seperti tidak hadir tugas dan surat sakit.
3.3 Peluang (Opportunities)
Peluang merupakan faktor luaran yang boleh digunakan oleh organisasi untuk
meningkatkan peluang dalam pencapaian matlamat organisasi yang berjaya. Oleh itu
peluang boleh kita lihat sebagai satu bentuk kecemasan yang tidak hadir selalu dalam
bidang kerja atau global organisasi. Dalam erti kata lain, peluang organisasi itu sendiri
meningkatkan kekuatan dalam menghadapi persaingan global. Menurut Rosidayu Hj
Sabran (2009), menyatakan bahawa bagi membolehkan pihak pengurusan melaksanakan
proses komunikasi yang berkesan, mereka harus terlebih dahulu mengenalpasti
‘pelanggan atau pihak’ yang memerlukan kepuasan layanan daripada sesebuah syarikat.
Pihak-pihak utama yang berkait rapat dengan sesebuah syarikat adalah pekerja,
pelanggan, pemegang saham dan masyarakat. Oleh itu, adalah sangat penting bagi
sesebuah organisasi menilai faktor luaran yang mereka miliki. Bagi JBPM faktor luaran
yang perlu dititik beratkan bagi peningkatan peluang organisasi di peringkat global
adalah kerjasama atau hubungan baik dengan pihak media. Dalam erti kata lain pihak
media mempunyai kuasa bagi mempengaruhi pandangan masyarakat iaitu pelanggan
kepada JBPM. Sehubungan itu, adalah sangat penting bagi sesebuah organisasi
menjalinkan hubungan dengan organisasi lain tidak kira media, kerajaan mahupun badanbadan bukan kerajaan. Dalam perniagaan ia dipanggil rangkaian atau‘Networking’ yang
mampu untuk meningkatkan lagi peluang sesebuah organisasi itu meningkatkan kualiti
dan produktivi organisasi serta saingan yang sihat.
Page | 10
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
3.4 Halangan/Ancaman (Threats)
Halangan pula merupakan ancaman yang mendatangkan kesan negatif kepada
organisasi. Bagi JBPM halangan yang mereka sering kali hadapi ialah wujudnya pesaing
dan juga rangkaian yang kurang meluas. Untuk mengupas dengan lebih lanjut terdapat
badan atau organisasi penyelamatan lain yang wujud di dalam negara kita seperti
Angkatan pertahanan Awam (APAM). APAM atau nama antarabangsanya Civil
Defences merupakan badan yang mempunyai status tinggi di luar negara seperti di negara
Singapura, Thailand dan Brunei. Dengan skop kerja yang hampir sama APAM
memberikan saingan kepada JBPM dari segi populariti di media cetak dan sosial. Hal ini
kerana APAM mempunyai rangkaian di dalam dunia media terutamanya saluran berita
yang berada di bawah naugan Media Prima. Sehubungan itu, kesedaran dalam perlunya
komunikasi korporat pada setiap badan kerajaan adalah penting untuk menjana imej yang
positif di mata masyarakat.
Page | 11
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
4.0 Kesimpulan:
Komunikasi organisasi yang efektif boleh membawa banyak perubahan dalam
kegiatan aktiviti yang dilaksanakan dalam dan luar organisasi. Interaksi diantara ahli-ahli
dalam organisasi dari peringkat atasan hingga bawahan memerlukan aliran komunikasi
serta keberkesanan dalam setiap penyampaian. Dalam aspek komunikasi organisasi
maklum balas dalam perhubungan dua hala sangat memainkan peranan penting dari segi
penyampaian maklumat. Oleh itu, telah menjadi tanggunjawab seorang pemimpin
organisasi untuk memastikan semua ahli dalam organisasi penerimaan maklumat
berkaitan dengan pelan kotengensi atau perubahan diterima dengan baik oleh setiap ahli
organisasi disetiap peringkat. JBPM merupakan sebuah organisasi yang mmengamalkan
iklim komunikasi yang pelbagai. Maka telah menjadi kewajiban organisasi memastikan
pegawai dan anggota yang berkhidmat memahami tujuan dan matlamat organisasi
tersebut contohnya misi JBPM iaitu “Memberi Perkhidmatan Kebombaan dan
Penyelamatan yang Profesional bagi menyelamatkan nyawa dan harta benda demi
kesejahteraan rakyat”.
Kaedah Analisis SWOT pula merupakan kaedah asas yang membantu dalam
melakukan analisis strategi. Ia merupakan analisis yang berupaya untuk mencari
kelemahan yang terdapat dalam organisasi. Analisis ini juga memberikan hujahan dari 4
sudut yang berbeza di mana megenal kekuatan dan mengurangkan kelemahan serta
meningkatkan peluang dan mengurangkan ancaman. Bagi JBPM ia adalah sangat perlu
Page | 12
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
untuk dijadikan penambahbaikan dalam organisasi yang berasas kualiti antarabangsa iaitu
International Organization for Standardization (ISO).
5.0 Rujukan:
Sharifah Baharum, and Joki Perdani Sawai, and R. Balan Rathakrishnan. (2006).
Hubungan Antara Komunikasi Dalam Organisasi Dengan Kepuasan Kerja, Prestasi Kerja
Dan Komitmen Kerja. Faculty of Psychology and Education, Universiti Malaysia Sabah.
1675-1930
Che Su Mustaffa.(2004). Keberkesanan Komunikasi Organisasi: Satu Analisis
Multidimensi. Fakulti Komunikasi dan Bahasa Moden Universiti Utara Malaysia. 91122.
Wan Idros Wan Sulaiman, Maizatul Haizan Mahbob. (2015). Hubungan Komunikasi
Keorganisasian Dengan Perancangan Strategik Modal Insan Universiti Kebangsaan
Malaysia. Jurnal Komunikasi Malaysian Journal of Communication Jilid 31. 1-14.
Zuhrotun Nisak.(2013). Analisis Swot Untuk Menentukan Strategi Kompetitif. Jurnal
Penelitian Unisal. Vol 9.
Rosidayu Hj Sabran.(2006). Kepentingan Audit Komunikasi. Program Komunikasi
Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan Kolej Universiti Islam Malaysia (KUIM).
Page | 13
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
Page | 14
ANALISIS SWOT : JABATAN BOMBA DAN PENYELAMAT MALAYSIA
1.0 Pengenalan:
Perkhidmatan Bomba Malaysia bermula pada tahun 1883 dengan penubuhan
Bomba sukarela Negeri Selangor yang diketuai oleh H.F Bellamy bersama 15 anggota.
Pasukan ini yang diletakkan dibawah Lembaga Kebersihan telah menjadi Pasukan
Bomba dan Penyelamat Tetap pada tahun 1895. Perkhidmatan terus berkembang di setiap
negeri dan diletakkan di bawah Majlis Perbandaran atau Lembaga Luar Bandar. Pada
tahun 1946, iaitu selepas perang Dunia Kedua, pasukan 'Malayan Union Fire Services'
telah dibentuk dan ia beribu pejabat di Kuala Lumpur. Melalui perjanjian Persekutuan
Tanah Melayu, Perkhidmatan Bomba diserahkan kembali kepada kerajaan-kerajaan
negeri dibawah pentadbiran Lembaga Bandaran dan Lembaga Luar Bandar mengikut
negeri masing-masing. Oleh itu, untuk menyelaraskan Perkhidmatan Bomba ditubuhkan
di bawah Kementerian Pembangunan dan Kerajaan Tempatan.
Perkhidmatan Bomba Malaysia disatukan sebagai sebuah jabatan diperingkat
persekutuan dan penyatuan Bomba dan Penyelamat di Negeri-negeri Persekutuan pada
1 Januari 1976. Penyatuan ini meletakkan Perkhidmatan Bomba Malaysia dibawah
Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan dan ini diikuti oleh perkhidmatan
Bomba Pulau Pinang, Kuala Lumpur dan Melaka pada 1 Januari 1977 serta pada 15 Mei
1981, perkhidmatan Bomba Sabah dan Sarawak telah disatukan. Pada 8 Januari 1997,
Jemaah Menteri telah bersetuju perubahan nama Jabatan Perkhidmatan Bomba Malaysia
kepada Jabatan Bomba dan Penyelamat, Malaysia dimana pada 21 Febuari 1997, YAB
Page | 1
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
Perdana Menteri Malaysia keempat dengan rasminya telah mengumumkan dan
melancarkan pertukaran nama, logo dan bendera Jabatan Bomba dan Penyelamat,
Malaysia di Genting Highlands. Pada tahun 1998, Jabatan telah memiliki dua buah
helikopter dan bermulalah Unit Udara Bomba. Pada tahun 2005 pula, JBPM telah
mendapat pengiktirafan MS ISO 9001:2000 dalam bidang operasi kebombaan dan
menyelamat.
Berikut merupakan serba sedikit latar belakang berkaitan dengan Jabatan Bomba
dan Penyelamat Malaysia (JBPM). Hakikatnya JBPM merupakan organisasi yang sama
dengan organisasi lain terdapat di Malaysia cuma yang membezakan adalah skop serta
bidang tugas yang dimiliki. Secara asasnya sebuah organisasi berkomunikasi dari
dalaman dan juga luaran. Menurut Sharifah Baharum (2010), menyatakan bahawa
komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk menyampaikan maklumat yang benar dan
tepat pada waktu kepada ahli-ahli dalam organisasi supaya meningkatkan prestasi
organisasi. Melihat dari petikan kata-kata sarjana komunikasi organisasi memerlukan
komunikasi untuk menyampaikan maklumat dan berinteraksi bagi tujuan utama mereka
iaitu matlamat organisasi. Oleh itu, komunikasi yang melibatkan JBPM akan dianalisis
dan pengunaan kaedah Analisis SWOT dijalankan bagi merancang strategi komunikasi
organisasi ini.
Page | 2
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
2.0 Aktiviti Komunikasi:
Menurut Goldhaber (1986) komunikasi dalam organisasi boleh ditakrifkan
sebagai proses mewujudkan dan bertukar-tukar mesej dalam rangkaian hubungan saling
bergantung untuk menghadapi ketidakpastian persekitaran. Komunikasi dalam organisasi
dilihat sangat penting di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan interaksi diantara
ahli-ahli organisasi berjalan dengan baik. Interaksi yang baik di dalam organisasi sudah
boleh membawa kepada impak positif terhadap aktiviti kerja, aliran maklumat, kualiti
dan akhirnya sudah tentu pencapaian matlamat organisasi yang mencabar. Sehubungan
itu, komunikasi dilihat boleh membawa kepada impak yang bersifat negatif serta
menjatuhkan terutamnya bila tiada interaksi dan pertukaran maklumat.
Organisasi didefinisikan sebagai satu unit sosial yang sengaja dibentuk (atau
pengelompokan manusia) dan dibentuk kembali untuk mencapai matlamat-matlamat
tertentu (Etzioni, 1964). Seperti yang telah diterangkan di atas berkaitan dengan
komunikasi organisasi kita perlu melihat mengapa terjadinya komunikasi dalam
organisasi. Definisi organisasi yang telah diberikan oleh sarjana komunikasi di atas telah
menunujukan bahawa terdapat sekumpulan manusia yang wujud dalam organisasi maka,
komunikasi merupakan medium penyampaian maklumat yang paling berkesan bagi
kesemua aktiviti harian mereka. Oleh yang demikian, begitu juga perkara yang sama
boleh kita takrifkan dengan melihat pelbagai organisasi lain terutamanya subjek skop
perbincangan iaitu Jabatan Bomba dan Penyelamat Malaysia. Di dalam JBPM terdapat
Page | 3
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
komunikasi luaran dan juga dalaman yang seperti kita sedia ketahui. Komunikasi
dalaman iaitu komunikasi berpola menegak dan mendatar dan komunikasi luaran adalah
komunikasi dua hala atau linear.
2.1 Komunikasi Dalaman
Menurut Pincus dalam kajian Sarifah Baharum (2010), komunikasi ke atas,
komunikasi mendatar dan komunikasi ke bawah mempunyai hubungan positif yang kuat
dengan kepuasan kerja dan prestasi kerja. Tambahnya lagi dalam sesebuah organisasi,
komunikasi ke atas diperlukan pihak atasan supaya cadangan daripada pekerja bawahan
dapat membantu mereka membuat keputusan dan perancangan organisasi. Maklumat
yang benar dan tepat pada waktu daripada pekerja bawahan ini juga dapat membantu
pihak atasan menyelesaikan konflik organisasi dan membuat keputusan yang tepat dalam
menjalankan tugas organisasi. Komunikasi ke bawah pula diperlukan oleh pekerja
bawahan supaya mendapat maklumat yang tepat dan jelas tentang tugas untuk
melaksanakan tugas organisasi dengan berjaya. Dalam erti kata lain komunikasi jenis ini
boleh kita panggil sebagai komunikasi menegak. Di dalam JBPM komunikasi menegak di
laksanakan dari peringakat atas dengan menggunakan pelbagai medium komunikasi
seperti dokumentasi, telefon, memo, e-mail dan juga penggunaan radio komunikasi atau
Government Integrated Radio Network (GIRN).
Manakala, bagi komunikasi mendatar pula penggunaan alat komunikasi seperti
telefon adalah paling bersesuaian kerana mereka berada diperingkat yang sama serta
jalinan hubungan antara mereka adlah lebih baik atau akrab. Contoh yang boleh diberikan
Page | 4
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
seperti perhubungan diantara Balai Bomba Chowkit dan Balai Bomba Sentul dari sudut
informasi panngilan telefon merupakan medium yang pantas dan cepat serta individu
yang yang dicari juga merupakan individu dikenali. Sehubungan itu, komunikasi
mendatar dan menegak dijalankan oleh JBPM secara menyeluruh di dalam organisasi. Ia
dilihat memberikan banyak kelebihan dan memudahkan urusan harian serta aktiviti kerja
dalam organisasi terutamanya yang melibat operasi kebakaran.
2.2 Komunikasi Luaran
Menurut Antal dalam kajian Che Su Mustaffa (2004), kakitangan sesebuah
organisasi
juga
seharusnya
dimaklumkan
tentang
perspektif
organisasi
bagi
membolehkan mereka turut serta dalam menjana matlamat organisasi di samping
meningkatkan pelaburan. Melihat dari keterangan sarjana komunikasi di atas persekitaran
luaran yang dimaksudkan adalah pelanggan. Bagi JBPM pelanggan merupakan aspek
utama luaran organisasi kerana pelanggan adalah masyarakat dan khidmat yang
disediakan oleh JBPM adalah untuk mereka. Kebiasaanya pelanggan akan menggunakan
kaedah komunikasi dua hala untuk berkomunikasi dengan JBPM, iaitu dengan
menggunakan kaedah aduan. Cara ini kebiasaanya dilaksanakan dengan memberikan
maklum balas di Portal Rasmi JBPM atau media sosial facebook. Berikut merupakan
kaedah yang cepat dan mudah bagi pelanggan untuk menyampaikan aduan atau pendapat
mereka kepada JBPM dari sudut perkhidmatan kebombaan dan sebagainya.
Dari sudut lain pula JBPM melaksanakan komunikasi luaran dengan
menggunakan komunikasi dua hala, kumpulan kecil dan besar. Jenis-jenis komunikasi ini
Page | 5
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
dilakukan oleh JBPM dengan membuat penguatkuasaan dan aktiviti kesedaran awam.
Melalui penguatkuasaan JBPM akan menghantar pegawai yang berkelayakan untuk hadir
ke premis-premis tertentu bagi membuat pemeriksaan dari segi keselamatan kebakaran
dan sistem menentang kebakaran. Melalui penguatkuasaan, komunikasi dua hala adalah
sangat penting hal ini kerana pegawai bomba yang bertugas perlu bersemuka dan
mendapatkan kerjasama dari tuan penmuya premis. Selain itu, melalui kumpalan kecil
dan besar pula aktiviti kesedaran awam dilaksanakan oleh JBPM dengan menghantar
pegawai-pegawai bomba yang berkelayakan untuk memberikan ceramah berkenaan
dengan JBPM dan keselamatan kebakaran. Dengan menggunakan kaedah ini JBPM dapat
melaksanakan tugasan mereka bukan sahaja menerusi operasi kebombaan malahan dari
sudut komunikasi korporat.
Kesemua aktiviti diatas dapat menerangkan komunikasi luaran dan juga dalaman
dalam JBPM secara keseluruhannya. Ia secara langsung dapat menerangkan betapa
pentingnya komunikasi dalam sesebuah organisasi melalui interaksi ahli. Sehubungan itu,
penilaian terhadap iklim komunikasi dalam dan luar organisasi perlu dilaksanakan bagi
mengenalpasti tahap keberkesanan komunikasi itu sendiri. Menurut Barker & Camarata
dalam kajian Che Su Mustaffa (2004), komunikasi yang berkesan juga harus dilihat dari
segi dimensi kesepaduan organisasi iaitu tahap sejauh mana kakitangan bersepadu dan
terlibat dalam interaksi interpersonal bagi mencapai matlamat yang dikongsi bersama.
Page | 6
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
3.0 Analisis SWOT:
Menurut Fredi Rangkuti (2004), menjelaskan bahawa Analisis SWOT adalah
identifikasi berbagai faktor secara sistematik untuk merumuskan strategi perusahan.
Analisis SWOT merupakan satu bentuk analisis yang digunakan oleh sesebuah organisasi
yang sistematik dan dapat membantu dalam merancang serta susun atur suatu untuk
mencapai tujuan atau matlamat organisasi. Ia tidak mengira sama ada pelan tersebut
merupakan pelan jangka panjang atau pendek. Selain itu, ia juga berfungsi untuk
mengenalpasti gambaran keadaan sesebuah organisasi dan seterusnya membuat
rancangan strategik bagi mencari penyelesaian masalah. Analisis SWOT membandingkan
antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan
kelemahan. Faktor internal dimasukan kedalam matrik yang disebut matrik faktor strategi
internal atau IFAS (Internal Strategic Factor Analisis Summary). Faktor eksternal
dimasukkan ke dalam matrik yang disebut matrik faktor strategi eksternal EFAS
(Eksternal Strategic Factor Analisis Summary).
3.1 Kekuatan (Strenght)
Kekuatan merupakan kelebihan yang terdapat di dalam organisasi dimana ia boleh
dimaksimakan untuk mengurangkan kelemahan yang ada. Bagi JBPM kekuatan
komunikasi dalam yang dimiliki ialah mendatar dan menegak. Komunikasi menegak di
dalam JBPM adalah merupakan arahan semasa bagi anggto-anggota bomba. Seperti yang
kita sedia maklum organisasi JBPM merupakan agensi yang bekerja dalam situasi
kebakaran dan melibat nyawa serta harta benda. Oleh itu, pematuhan arahan semasa
diperlukan untuk mengubah iklim komunikasi supaya selaras dengan situasi semasa
Page | 7
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
operasi. Arahan semasa kebanyakannya digunakan bagi memberikan arahan kepada
anggota bawahan untuk melaksanakan tugasan semasa operasi. Sebagai contoh operasi
yang melibatkan kebakaran strukur / bangunan. Arahan dari komanden operasi kanan
adalah sangat penting dalam pelaksanaan tugas pemadaman kebakaran. Hal ini kerana
operasi pemadaman perlu mengikut Standart Operation Procedure (SOP), bagi
memastikan keselamatan anggota serta membuat perancangan untuk membuat serang
pemadaman yang sistematik. Tuntasnya, keberkesanan dalam memadam kebakaran dapat
mengurangkan kemusnahan harta benda dan risiko kepada kemerebakan api. Oleh itu,
komunikasi pegawai yang lebih kanan perlulah efektif bagi memastikan ia diikuti oleh
anggota-anggota bertugas.
Dari segi komunikasi mendatar pula adalah melibatkan komunikasi diantara
bahagian-bahagian di dalam organisasi. Di dalam organisasi JBPM terdapat 11 bahagian
yang boleh dikenalpasti contohnya bahagian Operasi Pemadaman, Latihan, Pengurusan,
Kejuruteraan, Unit Udara, Keselamatan Kebakaran dan lain-lain. Kesemua bahagian
adalah berada di bawah pimpinan Ketua Pengarah Bomba Malaysia. Komunikasi
mendatar yang melibatkan bahagian-bahagian ini kebiasaannya adalah dalam bentuk
formal dan informal. Hal ini kerana kesemua bahagian mempunyai kepentingan dan
peranan dalam JBPM. Kerjasama kumpulan adalah sangat penting dalam setiap
pelaksaan pelan kotengensi organisasi. Menurut Lewis & Shea dalam kajian Che Su
Mustaffa (2004) maklumat yang tepat, lengkap, mempunyai darjah kesahihan yang tinggi
serta memenuhi kehendak kakitangan organisasi merupakan maklumat yang berkualiti
dan diperlukan oleh kakitangan bagi membantu menyelesaikan masalah dan
Page | 8
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
memangkinkan perubahan dalam organisasi. Setiap ketua-ketua bahagian akan
mengadakan mesyuarat bagi setiap perubahan atau pelaksanaan agenda baharu
organisasi. Ia adalah bertujuan untuk memastikan setiap tindakan dapat dijalankan oleh
semua bahagian dengan sistematik. Selain itu, jalinan hubungan juga memainkan peranan
dalam pertukaran maklumat dimana kesemua bahgian boleh berkongsi maklumat bukan
sahaja secara formal malahan informal.
3.2 Kelemahan (Weaknesess)
Kelemahan merupakan kekurang yang dimiliki sesebuah organisasi secara
dalaman dan memerlukan penambahbaikan. Kelemahan dari sudut komunikasi yang
dimiliki oleh JBPM adalah dari segi komunikasi menegak. Komunikasi menegak boleh
kita kenali dengan nama lain ialah komunikasi atas dan kebawah. Dalam JBPM
komunikasi atas-bawah dijalankan dengan baik akan tetapi kelemahan yang dimiliki
adalah komunikasi bawah-atas. Pada kebiasaannya komunikasi bawah-atas akan
melibatkan kepercayaan dan juga penglibatan anggota dalam pembuatan keputusan.
Menurut Shockley-Zalabak, Ellis & Cesaria (2000), menyatakan faktor kepercayaan
adalah faktor kritikal dalam semua bentuk interaksi jalinan hubungan dan kepercayaan
boleh diperihalkan sebagai jangkaan positif terhadap gelagat orang lain berdasarkan
pengalaman, peranan, rangkaian dan jalinan. Oleh itu, dapat dikenalpasti bahawa tahap
kepercayaan dan jalinan hubungan antara pegawai dan anggota bawahan adalah kurang.
Kekurang kepercayaan dalam hubungan dapat mengagalkan sesuatu urusan komunikasi
contohnya perubahan dalam jadual kerja anggota boleh menimbulkan ketidakpuashatian
Page | 9
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
anggota terhadap arahan yang diberikan. Justeru itu, ia boleh mendatang kesan negatif
dalam aktiviti kerja pasukan seperti tidak hadir tugas dan surat sakit.
3.3 Peluang (Opportunities)
Peluang merupakan faktor luaran yang boleh digunakan oleh organisasi untuk
meningkatkan peluang dalam pencapaian matlamat organisasi yang berjaya. Oleh itu
peluang boleh kita lihat sebagai satu bentuk kecemasan yang tidak hadir selalu dalam
bidang kerja atau global organisasi. Dalam erti kata lain, peluang organisasi itu sendiri
meningkatkan kekuatan dalam menghadapi persaingan global. Menurut Rosidayu Hj
Sabran (2009), menyatakan bahawa bagi membolehkan pihak pengurusan melaksanakan
proses komunikasi yang berkesan, mereka harus terlebih dahulu mengenalpasti
‘pelanggan atau pihak’ yang memerlukan kepuasan layanan daripada sesebuah syarikat.
Pihak-pihak utama yang berkait rapat dengan sesebuah syarikat adalah pekerja,
pelanggan, pemegang saham dan masyarakat. Oleh itu, adalah sangat penting bagi
sesebuah organisasi menilai faktor luaran yang mereka miliki. Bagi JBPM faktor luaran
yang perlu dititik beratkan bagi peningkatan peluang organisasi di peringkat global
adalah kerjasama atau hubungan baik dengan pihak media. Dalam erti kata lain pihak
media mempunyai kuasa bagi mempengaruhi pandangan masyarakat iaitu pelanggan
kepada JBPM. Sehubungan itu, adalah sangat penting bagi sesebuah organisasi
menjalinkan hubungan dengan organisasi lain tidak kira media, kerajaan mahupun badanbadan bukan kerajaan. Dalam perniagaan ia dipanggil rangkaian atau‘Networking’ yang
mampu untuk meningkatkan lagi peluang sesebuah organisasi itu meningkatkan kualiti
dan produktivi organisasi serta saingan yang sihat.
Page | 10
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
3.4 Halangan/Ancaman (Threats)
Halangan pula merupakan ancaman yang mendatangkan kesan negatif kepada
organisasi. Bagi JBPM halangan yang mereka sering kali hadapi ialah wujudnya pesaing
dan juga rangkaian yang kurang meluas. Untuk mengupas dengan lebih lanjut terdapat
badan atau organisasi penyelamatan lain yang wujud di dalam negara kita seperti
Angkatan pertahanan Awam (APAM). APAM atau nama antarabangsanya Civil
Defences merupakan badan yang mempunyai status tinggi di luar negara seperti di negara
Singapura, Thailand dan Brunei. Dengan skop kerja yang hampir sama APAM
memberikan saingan kepada JBPM dari segi populariti di media cetak dan sosial. Hal ini
kerana APAM mempunyai rangkaian di dalam dunia media terutamanya saluran berita
yang berada di bawah naugan Media Prima. Sehubungan itu, kesedaran dalam perlunya
komunikasi korporat pada setiap badan kerajaan adalah penting untuk menjana imej yang
positif di mata masyarakat.
Page | 11
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
4.0 Kesimpulan:
Komunikasi organisasi yang efektif boleh membawa banyak perubahan dalam
kegiatan aktiviti yang dilaksanakan dalam dan luar organisasi. Interaksi diantara ahli-ahli
dalam organisasi dari peringkat atasan hingga bawahan memerlukan aliran komunikasi
serta keberkesanan dalam setiap penyampaian. Dalam aspek komunikasi organisasi
maklum balas dalam perhubungan dua hala sangat memainkan peranan penting dari segi
penyampaian maklumat. Oleh itu, telah menjadi tanggunjawab seorang pemimpin
organisasi untuk memastikan semua ahli dalam organisasi penerimaan maklumat
berkaitan dengan pelan kotengensi atau perubahan diterima dengan baik oleh setiap ahli
organisasi disetiap peringkat. JBPM merupakan sebuah organisasi yang mmengamalkan
iklim komunikasi yang pelbagai. Maka telah menjadi kewajiban organisasi memastikan
pegawai dan anggota yang berkhidmat memahami tujuan dan matlamat organisasi
tersebut contohnya misi JBPM iaitu “Memberi Perkhidmatan Kebombaan dan
Penyelamatan yang Profesional bagi menyelamatkan nyawa dan harta benda demi
kesejahteraan rakyat”.
Kaedah Analisis SWOT pula merupakan kaedah asas yang membantu dalam
melakukan analisis strategi. Ia merupakan analisis yang berupaya untuk mencari
kelemahan yang terdapat dalam organisasi. Analisis ini juga memberikan hujahan dari 4
sudut yang berbeza di mana megenal kekuatan dan mengurangkan kelemahan serta
meningkatkan peluang dan mengurangkan ancaman. Bagi JBPM ia adalah sangat perlu
Page | 12
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
untuk dijadikan penambahbaikan dalam organisasi yang berasas kualiti antarabangsa iaitu
International Organization for Standardization (ISO).
5.0 Rujukan:
Sharifah Baharum, and Joki Perdani Sawai, and R. Balan Rathakrishnan. (2006).
Hubungan Antara Komunikasi Dalam Organisasi Dengan Kepuasan Kerja, Prestasi Kerja
Dan Komitmen Kerja. Faculty of Psychology and Education, Universiti Malaysia Sabah.
1675-1930
Che Su Mustaffa.(2004). Keberkesanan Komunikasi Organisasi: Satu Analisis
Multidimensi. Fakulti Komunikasi dan Bahasa Moden Universiti Utara Malaysia. 91122.
Wan Idros Wan Sulaiman, Maizatul Haizan Mahbob. (2015). Hubungan Komunikasi
Keorganisasian Dengan Perancangan Strategik Modal Insan Universiti Kebangsaan
Malaysia. Jurnal Komunikasi Malaysian Journal of Communication Jilid 31. 1-14.
Zuhrotun Nisak.(2013). Analisis Swot Untuk Menentukan Strategi Kompetitif. Jurnal
Penelitian Unisal. Vol 9.
Rosidayu Hj Sabran.(2006). Kepentingan Audit Komunikasi. Program Komunikasi
Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan Kolej Universiti Islam Malaysia (KUIM).
Page | 13
SCCG 3143 KOMUNIKASI KEPENGURUSAN
Page | 14