Sistem Informasi Reservasi Kamar Hotel (1)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Sistem informasi berbasis komputer merupakan suatu alat yang dapat
menunjang tingkat kelancaran dalam melaksanakan suatu kegiatan.
Penerapan sistem informasi di berbagai bidang merupakan suatu keharusan.
Diharapkan segala masalah dapat diatasi dengan mudah. Salah satu
pengolahan data yang menggunakan sistem komputerisasi adalah sistem
Informasi pemesanan kamar hotel.
Hotel sandro adalah hotel yang telah terkenal sejak tahun 1996. Terletak di
kawasan pegunungan yang sejuk, dapat dicapai dengan mudah dari jalan tol,
hotel sandro telah dikenal luas di kalangan tertentu sebagai hotel berkelas
yang merupakan pilihan tepat untuk
berteriterah bersam keluarga atau
teman. Hotel sandro memiliki 300 kamar dam menyediakan menyediakan
fasilitas golf, tenis, kolam renang, dan sebagainya.
Semua tamu di hotel sandro dilakukan sebagai VIP dan tingkat huninya
mencapai 400 persen selama masa liburan. Dan pihak hotel pun membangun
kamar dan fasilitas tambahan, dan berarti mempertinggi tingkat hunian dan
tingkat pemesanan kamar hotel. Seorang Receptionist sering kewalahan
untuk menentukan secara cepat kamar yang tersedia dan sesuai dengan
keinginan tamu. Sering terjadi perubahan mengenai tarif, potongan harga,
dll. Dan sering mengalami beberapa kesulitan seperti double-booking,
kamar-kamar yang hanya di pesan dalam 1 malam, akibatnya kamar-kamar
seperti ini tidak berhasil terjual.
Dan kadang para tamu ingin melihat
seberapa besar pengeluaran yang telah mereka keluarkan.
Untuk itu pihak manajemen hotel ingin membangun suatu system komputer
yang dapat membantu pihak hotel untuk melayani tamu. Adapun judul yang
dikemukakan dalam rancangan ini adalah “Sistem Informasi Reservasi
Kamar Hotel Sandro Tangerang”.
1
1.2
Batasan Masalah
a.
Sistem ini terbatas pada pengelolaan informasi mengenai pemesana
kamar yang ada pada hotel sandro
b.
Tagihan dilakukan pada saat check out, meliputi tagihan sewa kamar,
restorasi, laundry dan sebagainya.
1.3
Rumusan Masalah
Rumusan masalah pada sistem ini :
a.
Dengan apa dan bagaimana cara sistem aplikasi dapat meningkatkan
pelayanan dan memberikan informasi pemesanan kamar dengan
lengkap dan cepat terhadap tamu ?
b.
Bagaimana merancang sistem aplikasi pemesanan kamar yang
menghindari double-booking ?
c.
Bagaimana merancang sistem aplikasi yang selalu terupdate apabila ada
perubahan data/cost ?
d.
Bagaimana merancang sisitem aplikasi yang bisa memberikan
keakurasian informasi terhadap jumlah kamar yang kosong ?
1.4
Hipotesis
90 % tamu yang datang ke hotel sandro dari kalangan kelas menengah ke
atas.
Setiap masa liburan tingkat hunian di hotel sandro melonjak tinggi.
Membutuhkan sebuah sistem yang dapat mendata pemesanan kamar
sesuai keinginan tamu-tamu dengan cepat dan tepat.
1.5
Tujuan dan Manfaat
1.5.1
Tujuan Umum
Tujuan Penelitian ini adalah untuk Meningkatkan Pelayanan Hotel
dan
menigkatkan
keuntungan
2
hotel
dengan
bertambahnya
pelanggan yang membooking kamar hotel pada saat hari libur,
weekday maupun weekend.
1.5.2
Tujuan Khusus
Untuk Mengetahui berapa banyak tamu yang datang dan
membooking kamar setiap harinya ?
Untuk Mengetahui berapa banyak kamar yang tersewa dan
tidak setiap harinya ?
Menghasilkan model sistem informasi Reservasi Hotel
berbasis web yang dapat meningkatkan kulitas pelayanan
hotel.
1.5.3
Manfaat
Dapat Mempermudah Receptionist dalam menentukan kamar
yang tersedia sesuai keinginan tamu
Dapat Mempermudah pendataan kamar-kamar yang kosong
setelah tamu check out
Dapat Memberikan Informasi kamar dan fasilitas Hotel denga
cepat dan tepat.
1.6
Metode Penelitian
1.6.1
Jenis Penelitian
Jenis Penelitian ini menggunakan jenis Penelitian Kuantitatif.
1.6.2
Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan proposal riset ini, penulis mempergunakan
beberapa metode dalam proses pengumpulan data, antara lain :
1.
Wawancara
Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa
pertanyaan terhadap orang yang mempunyai peran penting
pada objek penelitian penulis. Penulis melakukan wawancara
secara langsung kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan
sistem reservasi kamar hotel.
3
2.
Observasi
Proses pengamatan objek penelitian secara langsung di
lapangan pada saatmelakukan riset. Penulis melakukan
pengamatan
langsung
ke
perusahaan
tersebut
untuk
mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan
kegiatan penjualan konsinyasi untuk mengetahui masalah yang
terjadi pada sistem berjalan.
1.6.3
Metode Analisa Perancangan
Metode ini menghitung seberapa besar manfaat yang dihasilkan
dari pembangunan sistem dalam jangka waktu yang telah
ditentukan.
( Total Manfaat – Total Biaya )
ROI = ---------------------------------------- x 100%
Total Biaya
Di mana ROI = Return On Investment (Pengembalian Investasi)
1.7
Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan laporan ini, pembahasan dan penganalisaannya
diklasifikasikan secara sistematis ke dalam 5 (lima) bab yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang latar belakang
masalah,
perumusan
masalah,
tujuan
penelitian,
ruang
lingkup/batasan masalah, metoda penelitian serta sistematika
penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini merupakan bagian yang terdiri dari konsep dasar sistem.
Teori-teori dan tinjuan umum yang berhubungan dengan
penelitian yang akan dilakukan, seperti pengertian akan sistem
4
informasi manajemen, sistem informasi akademik, pengertian
proses belajar mengajar, analisis dan perancangan sistem
informasi.
BAB III : ANALISA SISTEM
Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum organisasi/
lembaga, struktur organisasi, analisa sistem yang sedang berjalan,
analisa masukan, analisa keluaran, permasalahan dan pemecahan
sistem berjalan.
BAB IV : RANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang usulan perbaikan, peracangan ulang
alur data atau alur proses untuk perancangan sistem informasi
akademik yang meliputi rancangan manual yang terstruktur dan
rancangan sistem komputerisasi yang didalamnya terdapat Bagan
terstruktur, Rancangan masukan, Rancangan keluar, Rancangan
proses yang berupa Use Case Diagram, dan spesifikasi proses,
spesifikasi file, dan juga terdapat rancangan dialog layar sebagai
output nya.
BAB V : PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan hasil
penulisan skripsi, dan saran-saran yang bermanfaat untuk lebih
meningkatkan
kemampuan
selanjutnya.
5
sistem
dalam
pengembangan
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Deskripsi Teori
2.1.1
Teori Khusus
a. Pengertian Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau himpunan unsur, komponen atau variabelvariabel yang berorganisasi, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain dan terpadu (Lucas, 1987 : 5).
Teori Sistem Umum (The General System Theory) yang
pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama
menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang
membentuk sebuah sistem.
Unsur – unsur yang mewakili suatu sistem secara umum
adalah Masukan (Input), Pengolahan (Processing), Keluaran
(Output).
b. Pengertian Data dan Informasi
Data Merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka,
teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi
verbal / kode tertentu, dan semacamnya. Apabila telah di
saring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga
memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah
fungsi menjadi informasi.
c. Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
menurut Robert dalam Jogiyanto (1999)
”Sistem Informasi adalah informasi yang diorganisasikan
untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”
Menurut JOG
6
“Sistem Informasi adalah sistem yang dibuat oleh manusia
yang terdiri dari komponen-komponen dari suatu organisasi
untuk memperoleh suatu informasi yang merupakan tujuan
dari organisasi tersebut”
d. Pengertian Reservasi
Reservasi atau pemesanan berasal dari kata pesan yang artinya
adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan
maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.
Pesan menjadi inti dari setiap proses komunikasi yang terjalin.
e. Pengertian Kamar
Kamar adalah ruang yg bersekat (tertutup) dinding yg menjadi
bagian rumah atau bangunan (biasanya disekat atau dibatasi
empat dinding); bilik; (nomina)
f. Pengertian Hotel
Definisi hotel berdasarkan Keputusan Menteri Parpostel no
KM 94/HK103/MPPT 1987 adalah sebagai berikut: “Hotel
adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian
atau seluruh bangunannya untuk menyediakan jasa pelayanan,
penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum
yang dikelola secara komersial serta memenuhi ketentuan
persyaratan yang ditetapkan didalam keputusan pemerintah”.
Dari pengertian diatas, maka hotel juga dapat definisi seperti di
bawah ini :
1. Salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian
atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan,
penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi
masyarakat
umum
yang
dikelola
secara
komersil
(Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT
1987)
2. Sarana tempat tinggal umum untuk wisatawan dengan
memberikan pelayanan jasa kamar, penyedia makanan dan
7
minuman serta akomodasi dengan syarat pembayaran
(Lawson, 1976:27)
3. Bangunan yang dikelola
secara
komersil
dengan
memberikan fasilitas penginapan untuk masyarakat umum
dengan fasilitas sebagai berikut :
o Jasa penginapan
o Pelayanan makanan dan minuman
o Pelayanan barang bawaan
o Pencucian pakaian
o Penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang
ada di dalamnya.(Endar Sri,1996:8)
2.1.2
Teori Umum
a.
Aplikasi Pemrograman
Pada Aplikasi ini, menggunakan Software Adobe Dreamweaver
CS3 dengan My SQL sebagai Databasenya.
b. Database
Database adalah sebuah struktur yang umumnya terbag dalam 2
hal, yaitu sebuah database flat dan sebuah database relasional.
Database relasional lebih mudah dipahami dari pada database
flat karena database relasional mempunyai bentuk yang
sederhana serta mudah dilakukan operasi data.
My SQL adalah sebuah database yang relasional. Database
yang memiliki struktur relasional terdapat tabel – tabel untuk
menyimpan data. Pada setiap tabel terdiri dari kolom dan baris
serta sebuah kolom untuk mendefinisikan jenis informasi apa
yang harus disimpan.
c.
Penjelasan Tentang Adobe Dreamweaver CS3
1. Pengertian
Adobe Dreamweaver CS3 merupakan salah satu software
dari kelompok Macromedia yang banyak digunakan untuk
8
mendesain situs Web. Adapun Adobe Dreamweaver CS3 itu
sendiri adalah sebuah HTML editor professional untuk
mendesain secara visual dan mengelolah situs atau halaman
Web. Dreamweaver CS3 memiliki performa yang lebih
baik dan memiliki tampilan yang memudahkan anda untuk
membuat halaman web, baik dalam jendela desain maupun
dalam jendela kode rumus. Dreamweaver CS3 didukung
dengan cara pemakaian yang praktis dan standar, dan juga
didukung untuk pengembangan penggunaan CSS, XML,
dan RSS, dan kemudahan-kemudahan lain yang diperlukan.
Dreamweaver merupakan software yangdigunakan oleh
Web
desainer
maupun
Web
programmer
dalam
mengembangkan Web. Hal ini disebabkan ruang kerja,
fasilitas, dan kemampuan Dreamweaver yang mampu
meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain
maupun membangun sebuah situs Web.
2. Ruang Kerja
Perhatikan ruang kerja Adobe Dreamweaver CS3 pada
gambar dibawah ini. Ruang kerja pada Dreamweaver CS3
memiliki komponen-komponen yang memberikan faslitas
dan ruang untuk menuangkan kreasi saat bekerja. Sebelum
memulai untuk merancang sebuah web, pemakai harus
mengenal tampilan layar dari Adobe Dreamweaver CS3
Tampilan layer Adobe Dreamweaver CS3 terbagi menjadi
enam area utama, yaitu Insert Bar, Document Toolbar,
Document Window, Panel Groups, Tag Selector, dan
Property Inspector dimana area ini digunakan sebagai
workspace untuk mendesain, membuat layout membuat
script dan lain-lain. Setiap tool - tool yang ada pada toolbox
dapat dipergunakan untuk membangun dan merancang
suatu website mulai dari dasar.
9
Gambar 2.1.2 Layout Dreamweaver CS3
o Document Window, berfungsi untuk menampilkan
dokumen di mana anda sekarang bekerja
o Insert Bar, berisi tombol-tombol untuk menyisipkan
berbagai macam objek seperti image, table, dan frame
ke dalam dokumen.
o Dokumen Toolbar, berisi tombol-tombol dan menu popup yang menyediakan tampilan berbeda dari Document
Window, misalnya Code Split, atau Design.
o Coding Toolbar, berisi tombol-tombol yang digunakan
untuk mempermudah pekerjaan pada jendela Code.
o Panels Group, adalah Kumpulan panel yang saling
berkaitan satu sama lainnya yang dikelompokkan di
bawah satu judul.
o Tag selector, berfungsi untuk menampilakan hirarki tag
di sekitar pilihan yang aktif pada Design view.
10
o Property Inspector, digunakan untuk melihat dan
mengubah berbagai property objek yang terpilih.
o Status Bar, Hand Tool dan Zoom, menampilkan status
pekerjaan anda dan mengatur tampilan jendela desain.
o Ruler, mempermudah pengukuran secara akurat.
o Files Panel, digunakan untuk mengatur file-file dan
folder-folder yang membentuk situs web anda.Apabila
pada tampilan, Workspace Setup, anda memilih Coder,
maka akan tampil ruang kerja Code yang sama seperti
pada tampilan jendela Designer. Pada ruang kerja tipe
Coder ini anda bisa bekerja dengan menggunakan kodekode program PHP ataupun bahasa pemrograman lain.
d. Konsep Use Case Diagram
Use Case atau diagram use case merupakan pemodelan buat
melakukan sistem informasi yang akan dibuat.Use case
Menseskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor
denga sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use
case digunakan buat mengetahui fungsi apa saja yang ada di
dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak
menggunakan fungsi-fungsi itu.
Syarat
penamaan
pada
Use
Case
adalah
nama
di
identifikasikan sesimpel mungkin dan dapat dipahami. Ada dua
hal utama pada use case yaitu mendefinisikan apa yang disebut
aktor dan use case.
o
Aktor Merupakan orang, Proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di
luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi
11
walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi
aktor belum tentu merupakan orang.
o
Use Case merupakan fungsionalitas yang disediakan
sistem sebagai unit-unit yang paling bertukar pesan
antarunit atau aktor.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram Use
Case :
Simbol
Use Case
Nama Use Case
Deskripsi
Fungsionalitas yang
disediakan sistem sebagai
unit-unit yang saling
bertukar pesan anatar unit
atau aktor, biasanya
dinyatakan dengan
menggunakan kata kerja di
awal frase nama use case.
Orang, proses, atau sistem lain
Aktor / Actor
yang
berinteraksi
dengan
sistem informasi yang akan
dibuat di luar sistem informasi
yang akan dibuat itu sendiri,
jadi walaupun simbol dari
Nama Aktor
aktor
adalah
gambar
dari
orang, tapi aktor belum tentu
merupakan orang. Baiasanya
dinyatakan menggunakan kata
Asosiasi / association
benda diawal frase nama.
Komunikasi antara aktor dan
Name
useValidasi
caseUseryang
berpartisipasi
pada use case atau use case
«extends»
memiliki
Ekstensi / Extend
interaksi
dengan
aktor.
Relasi
useUser
case tambahan ke
Validasi
«extends»
12
validasi sidik jari
sebuah use case dimana use
case yang ditambahkan dapat
berdiri sendiri walau tanpa use
«extends»
case
tambahan
dengan
itu,
prinsip
pada
mirip
inheritance
pemrograman
berorientasi objek, biasanya
use case tambahan memiliki
nama depan yang sama denga
use case yang ditambahkan,
misal
Arah panah mengarah pada
use case yang ditambahkan
Hubungan generalisai dan
Generalisai /
Generalization
spesialisai
(umum-khusus)
anatara dua buah use case
dimana
adalah
fungsi
fungsi
yang
yang
satu
lebih
umum dari lainnya, misalnya :
Ubah data
Mengelola
data
hapus data
Arah panah mengarah pada
13
use
case
yang
menjadi
generalisasinya (umum)
Menggunakan/ Include/ Relasi use case tambahan ke
uses
sebuah use case dimana uase
case
yang
ditambahkan
memerlukan use case ini buat
«uses»
menjalankan fungsinya atau
sebagai syarat dijalankan use
case ini
Ada dua sudut pandang yang
cukup beasr mengenai include
di use case :
Include berarti use case
yang ditambahkan akan
selalu di panggil saat
use
case
tambahan
dijalankan, misal pada
kasus berikut:
Validasi user name
Login
Include berarti use case
yang di tambahan akan
selalu
melakukan
pengecekan apakan use
case
yang
ditambahkan
akan
telah
dijalankan sebelum use
case
14
tambahan
dijalankan, misal pada
kasus berikut :
Validasi user
Ubah data
Kedua
interpretasi
di
atas
dapat dianut salah satu atau
keduanya
tergantung
pada
pertimbangan dan interpretasi
yang dibutuhkan.
Tabel 2.1.2 simbol diagram use case
e.
Activity Diagram
Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan
workflow (aliran kerja) atau aktifitas dari sebuah sistem atau
proses bisnis. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa
diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa
yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh
sistem.
Diagram aktifitas juga dapat digunakan buat mendefinisikan
hal-hal berikut :
Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktifitas
yang digambarkan merupakan proses bisnis sistem yang
didefinisikan
Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user
interface dimana setiap aktivitas dianggap memiliki
sebuah rancangan antarmuka tampilan
15
Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap
memerlukan sebuah pengujian yang perlu didefinisikan
kasus ujinya.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas:
Simbol
Deskripsi
Status awal aktivitas sistem,
Status awal
sebuah
diagram
aktivitas
memiliki sebuah status awal
Aktivitas yang dilakukan
Aktivitas
sistem, aktivitas biasanya di
Percabangan / desicion
awali dengan kata kerja
Asosiasi percabangan dimana
jika ada pilihan aktivitas lebih
dari satu
Asosiasi penggabungan
dimana lebih dari satu
aktivitas digabungkan
menjadi satu
Status akhir yang dilakukan
Penggabungan / join
Status akhir
sistem,
sebuah
aktivitas
memiliki
diagram
sebuah
status akhir.
Tabel 2.1.2 simbol diagram aktivitas
2.2
Penelitian yang Relevan
No
1
Judul / Penulis
Hasil
Adopsi
Aplikasi reservasi a. Telah berhasil dibangun aplikasi Prosedur
kamar
hotel
reservasi kamar hotel di Hotel Sistem
berbasis web (Studi
Surya dan aplikasi ini menjadi Berjalan
Kasus hotel surya
pangandaran) /
Kurtiswan, Solikin,
alternatif lain dalam proses
Ali Hanifa.
reservasi kamar bagi pelanggan.
b. Aplikasi
ini
juga
dapat
menampilkan laporan jumlah
pemesanan di Hotel Surya.
16
2
Aplikasi Komputer a. Sistem dapat menyimpan dan Desain
Berbasis Web buat
menampilkan
Menangani
yang
Reservasi,
Check-In, dan
dimasukkan
oleh ka
kesalahan yang dilakukan oleh
pengguna dalam mengisi form
dengan
regristrasi sehingga data yang
Studi Kasus “Hotel
masuk ke dalam sistem adalah
Cipaku Indah” –
data yang tepat sesuai dengan
Bandung / Elisabet
Setiawan
reservasi Antarmu
pengguna secara online.
b. Sistem
dapat
mendeteksi
Check-Out Secara
Online
data
yang dibutuhkan oleh hotel
c. Sistem
menyediakan
form
check-in
yang
terintegrasi
dengan reservasi dimana data
tidak perlu dimasukkan dua kali
oleh staf sehingga proses checkin menjadi lebih cepat dan tepat
d. Sistem
menyediakan
form
check-out
yang
terintegrasi
dengan
check-in
kalkulasi
harga
dimana
yang
harus
dibayar oleh pelanggan dapat
otomatis ditampilkan sehingga
mengurangi human error dalam
e.
perhitungan
Sistem menyediakan beberapa
laporan yang dapat digunakan
oleh manajemen hotel untuk
mengetahui
keadaan
hotel
(jumlah reservasi, ketersediaan
kamar,
daftar
pembatalan
reservasi, laporan pendapatan,
17
dll.)
3
“Sistem Informasi
dan
merencanakan
pengembangan ke depannya
a. Sistem Informasi Reservasi Struktur
Reservasi Kamar di
Hotel yang berjalan pada Organisa
Hotel
CV.Mutiara
Augusta
Tour
dan si
Bandung Berbasis
Travel, dapat dilihat dari
Web”.
proses pemberian informasi
masih kurang jelas, karena
informasi yang diberikan
hanya
informasi
yang
didapat
dari
atau
buku
brosur.proses transaksi yang
masih menggunakan sistem
konvensional
pelanggan
langsung
dimana
harus
ke
datang
CV.Mutiara
Tour
dan
Travel.pengarsipan
data
mengenai reservasi hotel
masih dicatat ke dalam
buku dan belum adanya
sistem
terutama
berbasis
dalam
web
proses
reservasi hotel oleh karena
itu agar sistem reservasi
hotel yang ada dapat lebih
baik perlu adanya sistem
reservasi
hotel
yang
berbasis web dengan tujuan
untuk menangani masalahmasalah yang ada pada CV.
18
Mutiara Tour dan Travel.
b. Perancangan
Sistem
Informasi Reservasi Hotel
pada CV.Mutiara Tour dan
Travel dapat memudahkan
administrator
melakukan
untuk
proses-proses
data reservasi hotel dan data
pengolahan reservasi hotel.
Dan keuntungan yang di
dapat bagi pelanggan lebih
efisien dan tidak memakan
waktu karena dapat dilihat
dari proses informasi yang
didapat mengenai data hotel
pada CV.Mutiara Tour dan
Travel,
pelanggan
tidak
perlu datang ke CV.Mutiara
Tour dan Travel. Pelanggan
hanya memanfaatkan media
internet
untuk
proses
reservasi
hotel
secara
online,
dan
mengenai
pembayaran cukup dengan
transfer
rekening.
Guna
meningkatkan
loyalitas
pelanggan
terhadap
CV.Mutiara
Tour
dan
Travel.
c. Pengujian Sistem Informasi
Reservasi
19
Hotel
berbasis
web pada CV.Mutiara Tour
dan Travel ini menggunakan
pengujian Black box yang
bertujuan untuk menjamin
perangkat
lunak
yang
dibangun memiliki kualitas
yang handal, yaitu mampu
mempresentasikan
pokok
dan
kajian
spesifikasi,
analisis, perancangan dan
pengkodean dari perangkat
lunak itu sendiri.
d. Implementasi
Sistem
Informasi Reservasi Hotel
pada CV.Mutiara Tour dan
Travel
ini,
dilakukan
menggunakan bahasa dan
lingkungan
pemrograman
PHP, dengan basis data
yang
digunakan
MySQL.
Tabel 2.2 Penelitian Relevan
20
adalah
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Objek yang diteliti
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Hotel sandro adalah hotel yang telah terkenal sejak tahun 1996.
Terletak di kawasan pegunungan yang sejuk, dapat dicapai dengan
mudah dari jalan tol, hotel sandro telah dikenal luas di kalangan
tertentu sebagai hotel berkelas yang merupakan pilihan tepat untuk
berteriterah bersam keluarga atau teman. Hotel sandro memiliki 300
kamar dam menyediakan menyediakan fasilitas golf, tenis, kolam
renang, dan sebagainya.
Selama tamu menginap di hotel sandro, tamu tersebut tidak perlu
membayar konstan setiap transaksi yang ia lakukan. Misalkan saja
untuk membayar makanan di rumah makan hotel, sang tamu tinggal
menandatangani nota pembayaran tersebut. Pembayaran dilakukan
pada saat sang tamu akan keluar dari hotel tersebut (Check Out).
3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam melakukan kegiatan sehari-harinya perusahaan dalam hal ini
perlu menyusun suatu struktur organisasi, karena dengan adanya
struktur organisasi dapat membantu perusahaan dalam melakukan
penetapan pembagian kerja,pendelegasian wewenang dan penetapan
21
pegawai pada posisi tertentu agar dapat berjalan secara efektif dan
efisien.
Dengan adanya struktur organisasi,maka dapat dengan jelas
wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian, sehingga
menimbulkan kesimpang siuran data pembagian tugas dan
pemberian perintah.
Adapun strukur organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI HOTEL SANDRO
GM
Manager
Marketing
Maintenanc
e
3.2
Room Boy
Manager
Oprational
Manager
Personalia
Front Office
House
Keeping
Manager
Accounting
Laundry
Security
Prosedur Sistem Berjalan
Langkah Pada pembuatan prosedur mengacu pada sistem yang sedang
berjalan pada lembaga yang bersangkutan, yaitu sebagai berikut :
3.2.1
Informasi & Pemesanan Kamar
Jika Seorang tamu datang atau menelpon, seorang receptionist
dengan cepat mencatat nama, alamat, nomor telepon dan beberapa
informasi lainnya. Setelah itu, receptionist menenyakan kebutuhan
dan keinginan tamu, setra hal-hal yang berhubungan dengan
penginapan, seperti lama tinggal, tipe tempat tidur, jumlah orang
22
dewasa dan anak yang menginap, preferensi lokasi kamar (termasuk
pemandangan yang ingin dilihat dari jendela kamar).
Setelah Informasi terkumpul, receptionist kemudian mengecek
kamar yang tersedia pada tanggal tersebut dan memberikan saran
kamar yang sesuai dengan keinginan tamu. Setiap receptionist
dituntut untuk dapat memberikan informasi Yang relative lengkap
tentang kamar dan fasilitas hotel sehingga tamu dapat terlayani
denga baik.
Ketika sang tamu telah membuat keputusan kamar apa yang akan
diambil, receptionist membuat tanda konfirmasi yang akan
dikirimkan kepada sang tamu pada hari yang sama. Konfirmasi ini
menandakan sang tamu telah memesan kamar sekaligus berhak
menggunakan fasilitas-fasilitas lain yang ada di hotel tersebut.
Adapun Use Case Sistem Berjalan seperti berikut :
23
Gambar 3.1.1 Use Case Informasi dan Pemesanan Kamar
Berdasarkan gambar diatas terdapat 5 Use Case, dengan
Keterangan sebagai berikut :
1. Use Case
Pelaku
: Informasi
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu datang langsung atau menelpon
untuk menayakan informasi dan kemudian
receptionist menjawab sesuai kebutuhan
apa yang di butuhkan seorang tamu.
2. Use Case
Pelaku
: Daftar & Kebutuhan
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu memberikan data diri dan kebutuhan
kamar, dan receptionist kemudian mencatat
ke dalam daftar tamu.
3. Use Case
Pelaku
: Pemesanan Kamar
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Setelah kebutuhan tercatat, kemudian sang
tamu memesan kamar yangmereka
butuhkan kepada receptionist
4. Use Case
Pelaku
: Cek Ketersediaan
: Tamu dan Receptionist
24
Keterangan : Receptionist kemudian mengecek dan
memastikan ketersediaan kamar yang di
butuhkan oleh seorang tamu
5. Use Case
Pelaku
: Bukti Pesanan
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Receptionist Membuat bukti pemesanan
kamar dan di berikan kepada tamu yang
nantinya dapat di pergunakan ketika
hendak menempati kamar.
3.2.2 Pembayaran Kamar dan Fasilitas Hotel
Selama tamu menginap di hotel sandro, tamu tersebut tidak perlu
membayar kontan setiap transaksi yang ia lakukan. Misalkan saja
buat membayar makanan di rumah makan hotel, sang tamu tinggal
menandatangani nota pembayaran makanan tersebut. Pembayaran
dilakukan pada saat sang tamu akan keluar dari hotel tersebut
(Check Out). Untuk itu pihak hotel harus mengumpulkan data
mengenai semua pengeluaran yang dilakukan oleh tamu selama
menginap di hotel.
Adapun Use Case Sistem Berjalan seperti berikut :
25
Gambar 3.1.2 Use Case Informasi Biaya & Pelunasan Biaya
Administrasi
Berdasarkan gambar diatas terdapat 3 Use Case, dengan
Keterangan sebagai berikut :
1.
Use Case
: Pelunasan Biaya Kamar
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Setelah mendapatkan kamar maka tamu
wajib melunasi biaya kamar yang telah di
pesan, dan receptionist mencatat kedalam
daftar biaya.
2.
Use Case
: Informasi Pengeluaran
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu menanyakan kepada receptionist
tentang informasi pengeluaran setiap
waktunya.
3.
Use Case
: Pelunasan Biaya Menginap
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : setelah mengetahui biayanya, Tamu wajib
melunasi biaya selama menginap sebelum
26
tamu melakukan check out. setelah lunas,
maka akan diberi tanda bukti penginapan
dan pelunasan biaya.
3.3 Masalah yang dihadapi
1.
Receptionist sering kali kewalahan untuk menentukan secara cepat dan
tepat kamar yang tersedia dan sesuai denga keinginan tamu
2.
Sering terjadi perubahan kebijakan hotel mengenai tarif dan potongan
harga
3.
Sering sekali terjadinya double booking
4.
Adanya kamar-kamar kosong hanya buat satu malam (tanggung buat
dipesan oleh seorang tamu). Padahal pada hotel buat berteriterah, jarang
sekali ada tamu yang hanya tinggal buat satu hari. Akibatnya kamarkamar seperti ini tidak berhasil terjual.
3.4
Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan adanya masalah-masalah yang terjadi di sistem sebelumnya, maka
penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah buat masalah yang
sedang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan saat ini, atara lain :
3.1
1.
Membuat sistem Reservasi kamar hotel berbasis web
2.
Convert penyimpanan data manual ke dalam sebuah database.
Waktu dan Tempat
Penelitian dilakukan pada tanggal 16 Juli 2013 sampai tanggal tanggal 21
Juli 2013. Penelitian di Hotel Sandro sekitar kawasan pegunungan di
Puncak Bogor.
Schedule sistem :
Nama Kegiatan
1
2
27
JULI
HARI
3
4
5
System
Engineering
(Observasi)
Analysis(Analisis
Data)
Design
(Merancang
Interface)
Penyelesaian
Tabel 3.4 schedule sistem
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1
Prosedur Sistem Usulan
Untuk mengurang permasalahan pada sistem yang sedang berjlan pada
Hotel sandro, maka kami mengusulan sistem sebagai berikut :
4.1.1
Informasi Pemesanan Kamar
Sistem Pemesanan yang menggunakan web secara online otomatis
mempermudah tamu untuk membooking kamar yang mereka
inginkan, dan juga memperluas jaringan dan informasi promo dan
perubahan biaya tarif, jenis kamar telah terdapat pada website.
Pemesanan Kamar bisa dilakukan secara online atau dengan datang
langsung ke tempat. Sebelum memesan kamar tamu mengisi form
data tamu terlebih dahulu, kemudian apabila sudah pernah registrasi
sebelumnya langsung login sebagai pelanggan hotel sandro dan
apabila belum pernah registrasi sebelumnya diharap melakukan
registrasi terlebih dahulu. Kemudia mengisi form pemesanan kamar
28
yang telah di sediakan. Setelah itu calon tamu wajib mengkonfirmasi
kepada receptionist hotel via email ataupun telepon. Dan calon tamu
wajib mencetak tanda bukti pemesanan kamar buat menjadi tanda
bukti bahwa calon tamu benar telah memesan kamar tersebut.
Gambar 4.1.1 Use Case Informasi Reservasi Kamar
29
Berdasarkan gambar diatas terdapat 5 Use Case, dengan
Keterangan sebagai berikut :
1.
Use Case
: Informasi
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Mendapatkan Informasi dari website
dan receptionist membantu apabila dibutuhkan
2.
Use Case
: Guest Book
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Mengisi Form tamu dan Receptionist
Mgecek data tamu yang masuk ke dalam
database
3.
Use Case
: Reservasi
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Mengisi Form Pemesanan di
wajibkan buat tamu untuk login terlebih
dahulu, apadila tamu baru pertama kali
melakukan reservasi di harapkan buat
registrasi terlebih dahulu dan Receptionist
mengecek kebenaran data calon tamu.
4.
Use Case
: Konfirmasi Pemesanan
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu harus mengkonfirmasi kepada
receptionist apakah data sudah tersimpan
30
atau belum, dan receptionist mengecek
data ke dalam database.
5.
Use Case
: Bukti Pesanan
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Mengeprint bukti pesanan pada
website sebagai bukti bahwa benar calon
tamu telah memesan kamar pada hotel
tersebut dan memberikannya kepada
receptionist.
Dan untuk aktifitas atau kegiatan Informasi Tentang seorang customers
sebagai berikut :
Tamu
Sistem
start
Halaman Utama
Melihat Informasi
Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Informasi pada sistem Usulan
End
31
Tamu
Sistem
start
Halaman Utama
Pilih Guest Book
Input Data Tamu
Simpan Database
End
Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Guest Book pada sistem Usulan
32
Receptionist/Tamu
Sistem
start
Pilih menu Registrasi
Tampilkan Hal Regist
Input data diri
Simpan Database
Login
Invalid
valid
Isi Form Pesanan
Tampilkan Menu Pemesanan
Simpan Data Base
End
Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Reservasi pada sistem
Usulan
Tamu
Sistem
start
Tampilkan Hal Regist
Confirm Pesanan
End
Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Confirm Pesanan pada sistem Usulan
start
Tamu
Cetak Bukti Pesanan
Menu Pesanan
Sistem
33
End
Gambar 4.1.2 Activiti Diagram Bukti Pesanan pada sistem Usulan
4.2.1
Informasi Biaya & Pelunasan Biaya
Mengenai Informasi bisa dilihat melalui website, dan Pembiayaan
Pihak tamu dan receptionist ada kesepakatan terlebih dahulu, tamu
ingin melunasi biaya penginapan secara langsung atau tidak. Tetapi
Tamu wajib membayar biaya muka setengahnya dari harga yang di
tentukan, ini menghindari tamu yang kurang bertanggung jawab.
Dan sisanya bisa di bayar setelah tamu akan melakukan check out.
Pihak hotel tidak lagi mengumpulkan data-data semua pengeluaran,
karena Fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu maka
datanya sudah terseve di dalam database server. Tamu bisa
konfirmasi pelunasan biaya berapa uang yang akan mereka
keluarkan dan mereka bisa mendownload rincian biayanya di
website resmi hotel, dan mereka bisa membayarnya ketika mereka
akan check out dari kamar hotel. Dan bukti penginapan dan total
pelunasan biaya penginapan secara otomatis akan terprint dan
recertionist memberikan tanda bukti tersebut kepada pihak tamu.
34
Gambar 4.2.1 Use Case Informasi Biaya & Pelunasan Biaya
Berdasarkan gambar diatas terdapat 4 Use Case, dengan
Keterangan sebagai berikut :
1.
Use Case
: Informasi Biaya
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Melihat Informasi Biaya melalui
Website, receptionist akan membantu
apabila informasi kurang jelas, melalui
telepon.
2.
Use Case
: Konfirmasi Pelunasan
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Receptionist memberikan Informasi
konfirmasi pelunasan kepada tamu, dan
tamu bisa mendownload rincian biayanya
melalui website.
35
3.
Use Case
: Pelunasan Biaya Menginap
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : setelah mengetahui biayanya, Tamu wajib
melunasi biaya selama menginap sebelum
tamu melakukan check out.
4.
Use Case
: Tanda Bukti Penginapan & Pelunasan
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : setelah lunas, maka akan diberi tanda bukti
penginapan dan pelunasan biaya.
Dan untuk aktifitas atau kegiatan Informasi Tentang seorang customers
sebagai berikut :
Tamu
Sistem
start
Menu Biaya
Lihat Informasi Biaya
End
Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Confirm Pesanan pada sistem Usulan
start
Tamu
Sistem
Menu Biaya
Confirmasi Biaya Pelunasan
36
Cetak total biaya pelunasan
End
Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Confirm Biaya Pelunasan pada sistem
Usulan
Tamu
Sistem
start
Menu Biaya
Cetak Bukti Pelunasan
End
Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Bukti Biaya Pelunasan pada sistem
Usulan
Tamu
Sistem
start
Menu Biaya
Cek Total Biaya
Database Biaya
Pelunasan Biaya
End
Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Pelunasan Biaya pada sistem Usulan
4.2
Rancangan Basis Data
37
Disini penulis mengusulkan pembuatan web dengan menggunakan bahasa
pemrograman php, dengan editor Macromedia Dreamwaver CS3, dan
database MySQL. Adapun detail tabel dan field dalam databasenya sebagai
Berikut :
1.
Tabel Tamu
Nama File : Tamu
Kunci File : id_Tamu
Keterangan : Digunakan untuk menyimpan data tamu
No
Nama_Field
1
2
3
4
id_tamu
Nama_pemesan
alamat
telepon
2.
Type
Length
Varchar
5
Varchar
15
Varchar
30
Int
10
Tabel 4.2 Tabel Tamu
Keterangan
User Id untuk login
Nama user
alamat User
telepon _user
Tabel Reservasi
Nama File : Reservasi
Kunci File : id_reservasi
Keterangan : Digunakan untuk mengolah data pemesanan
No
Nama_Field
Type
Length
Keterangan
1
Id _resevasi
Varchar
5
2
email
Varchar
15
User Id untuk
reservasi
Email user
3
Jenis kamar
Varchar
10
Nama jenis kamar
4
Tgl_check_in
Int
15
Tgl masuk user
5
Tgl_check_out
Int
15
Tgl keluar user
6
Jumlah_kamar
Varchar
10
Nomor urut kamar
7
Id_tamu
Varchar
5
User Id untuk login
8
kebangsaan
Varchar
15
9
pekerjaan
Varchar
10
Nama Kebangsaan
user
Nama pekerjaan
user
38
10
Total harga
-
Bigint
Jumlah uang
Tabel 4.2 Tabel Reservasi
3. Tabel Detail
Nama File :detail
Kunci File : id_reservasi
Keterangan : Digunakan untuk mengolah data detail
No
Nama_File
Type
Length
Keterangan
1
Id _resevasi
Varchar
5
User Id untuk reservasi
2
No_kamar
Varchar
10
Nama kamar
Tabel 4.2 Tabel Detail
4.
Tabel Kamar
Nama File : kamar
Kunci File : no_kamar
Keterangan : Digunakan untuk data penjualan kamar
No
Nama_Field
Type
Length
Keterangan
1
Jenis _kamar
Varchar
10
Nama kamar
2
No_kamar
Varchar
10
No urut kamar
3
Harga_weekday
int
10
Jumlah uang
4
Harga_weekend
int
10
Jumlah uang
5
Status_kamar
Varchar
10
Status kamar
6
Harga_ high_season
int
15
Jumlah uang
Tabel 4.2 Tabel Kamar
5. Tabel Tipe Kamar
Nama File : Tipe kamar
39
Kunci File : no_ Type kamar
Keterangan : Digunakan untuk data penjualan kamar
Field
Type
Panjang
Ket
Id_type
Int
10
No type kamar
Nama_kamar
Varchar
15
Nama kamar
Harga
Int
8
Jumlah Uang
Tabel 4. 2 Tabel Tipe Kamar
4.3
Rancangan Prototipe / Tampilan
4.3.1
Tampilan Booking Kamar
Gambar 4.3.1 Booking Kamar
BAB V
PENUTUP
5.1
Kesimpulan
40
1.
Perancangan
Sistem
Informasi
Reservasi
Hotel
Sandro
dapat
memudahkan Receptionist untuk melakukan proses-proses data
reservasi hotel dan data pengolahan reservasi hotel. Dan keuntungan
yang di dapat bagi pelanggan lebih efisien dan tidak memakan waktu
karena dapat dilihat dari proses informasi yang didapat mengenai data
hotel pada Hotel Sandro, pelanggan tidak perlu datang ke Hotel Sandro
secara langsung.
2.
Pelanggan hanya memanfaatkan media internet untuk proses reservasi
hotel secara online, dan mengenai pembayaran cukup dengan transfer
rekening. Guna meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap Hotel
Sandro.
5.2
Saran
Agar sistem yang diusulkan dapat digunakan dan berjalan sesuai dengan
yang diharapkan, maka ada beberapa saran yang dapat dijadikan bahan
pertimbangan yaitu :
1.
Pembangunan website ini masih sederhana terutama tampilan web itu
sendiri, ada baiknya dibuat semenarik mungkin dan dikembangkan
semenarik mungkin dan dikembangkan lebih lanjut.
2.
Agar website ini dapat lebih terkesan lebih interaktif lagi, diharapkan
dapat menambahkan menu-menu lain.
3.
Dalam segi informasi yang disajikan mungkin belum sepenuhnya
sempurna, oleh karena itu ada baiknya dengan menambah beberapa
informasi yang lebih lengkap dan aktual.
DAFTAR PUSTAKA
1. http://tatagraha.com/pengertian-hotel/
41
2. http://www.kamusbesar.com
3. Kumorotomo, wahyu. dkk Sistem Informasi Manajemen dalam Organisai
– organisasi Publik. Yogyakarta, 1994.Print
4. A.S, Rosa. Salahuddin, M. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat
Lunak (Terstruktur dan Berorintasi Objek). Bandung, 2011. Print
5. Kurtiswan, Solikin. dkk Aplikasi Reservasi Kamar Hotel Berbasis Web
(Studi Kasus: Hotel Surya Pangandaran). Politeknik Telkom Bandung,
2012.
6. Setiawan, Elisabet. Aplikasi Komputer Berbasis Web untuk Menangani
Reservasi, Check-In, dan Check-Out Secara Online dengan Studi Kasus
“Hotel Cipaku Indah” – Bandung. Fakultas Teknologi Informasi,
Universitas Kristen Maranatha.
42
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Sistem informasi berbasis komputer merupakan suatu alat yang dapat
menunjang tingkat kelancaran dalam melaksanakan suatu kegiatan.
Penerapan sistem informasi di berbagai bidang merupakan suatu keharusan.
Diharapkan segala masalah dapat diatasi dengan mudah. Salah satu
pengolahan data yang menggunakan sistem komputerisasi adalah sistem
Informasi pemesanan kamar hotel.
Hotel sandro adalah hotel yang telah terkenal sejak tahun 1996. Terletak di
kawasan pegunungan yang sejuk, dapat dicapai dengan mudah dari jalan tol,
hotel sandro telah dikenal luas di kalangan tertentu sebagai hotel berkelas
yang merupakan pilihan tepat untuk
berteriterah bersam keluarga atau
teman. Hotel sandro memiliki 300 kamar dam menyediakan menyediakan
fasilitas golf, tenis, kolam renang, dan sebagainya.
Semua tamu di hotel sandro dilakukan sebagai VIP dan tingkat huninya
mencapai 400 persen selama masa liburan. Dan pihak hotel pun membangun
kamar dan fasilitas tambahan, dan berarti mempertinggi tingkat hunian dan
tingkat pemesanan kamar hotel. Seorang Receptionist sering kewalahan
untuk menentukan secara cepat kamar yang tersedia dan sesuai dengan
keinginan tamu. Sering terjadi perubahan mengenai tarif, potongan harga,
dll. Dan sering mengalami beberapa kesulitan seperti double-booking,
kamar-kamar yang hanya di pesan dalam 1 malam, akibatnya kamar-kamar
seperti ini tidak berhasil terjual.
Dan kadang para tamu ingin melihat
seberapa besar pengeluaran yang telah mereka keluarkan.
Untuk itu pihak manajemen hotel ingin membangun suatu system komputer
yang dapat membantu pihak hotel untuk melayani tamu. Adapun judul yang
dikemukakan dalam rancangan ini adalah “Sistem Informasi Reservasi
Kamar Hotel Sandro Tangerang”.
1
1.2
Batasan Masalah
a.
Sistem ini terbatas pada pengelolaan informasi mengenai pemesana
kamar yang ada pada hotel sandro
b.
Tagihan dilakukan pada saat check out, meliputi tagihan sewa kamar,
restorasi, laundry dan sebagainya.
1.3
Rumusan Masalah
Rumusan masalah pada sistem ini :
a.
Dengan apa dan bagaimana cara sistem aplikasi dapat meningkatkan
pelayanan dan memberikan informasi pemesanan kamar dengan
lengkap dan cepat terhadap tamu ?
b.
Bagaimana merancang sistem aplikasi pemesanan kamar yang
menghindari double-booking ?
c.
Bagaimana merancang sistem aplikasi yang selalu terupdate apabila ada
perubahan data/cost ?
d.
Bagaimana merancang sisitem aplikasi yang bisa memberikan
keakurasian informasi terhadap jumlah kamar yang kosong ?
1.4
Hipotesis
90 % tamu yang datang ke hotel sandro dari kalangan kelas menengah ke
atas.
Setiap masa liburan tingkat hunian di hotel sandro melonjak tinggi.
Membutuhkan sebuah sistem yang dapat mendata pemesanan kamar
sesuai keinginan tamu-tamu dengan cepat dan tepat.
1.5
Tujuan dan Manfaat
1.5.1
Tujuan Umum
Tujuan Penelitian ini adalah untuk Meningkatkan Pelayanan Hotel
dan
menigkatkan
keuntungan
2
hotel
dengan
bertambahnya
pelanggan yang membooking kamar hotel pada saat hari libur,
weekday maupun weekend.
1.5.2
Tujuan Khusus
Untuk Mengetahui berapa banyak tamu yang datang dan
membooking kamar setiap harinya ?
Untuk Mengetahui berapa banyak kamar yang tersewa dan
tidak setiap harinya ?
Menghasilkan model sistem informasi Reservasi Hotel
berbasis web yang dapat meningkatkan kulitas pelayanan
hotel.
1.5.3
Manfaat
Dapat Mempermudah Receptionist dalam menentukan kamar
yang tersedia sesuai keinginan tamu
Dapat Mempermudah pendataan kamar-kamar yang kosong
setelah tamu check out
Dapat Memberikan Informasi kamar dan fasilitas Hotel denga
cepat dan tepat.
1.6
Metode Penelitian
1.6.1
Jenis Penelitian
Jenis Penelitian ini menggunakan jenis Penelitian Kuantitatif.
1.6.2
Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan proposal riset ini, penulis mempergunakan
beberapa metode dalam proses pengumpulan data, antara lain :
1.
Wawancara
Suatu bentuk metode riset dengan mengajukan beberapa
pertanyaan terhadap orang yang mempunyai peran penting
pada objek penelitian penulis. Penulis melakukan wawancara
secara langsung kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan
sistem reservasi kamar hotel.
3
2.
Observasi
Proses pengamatan objek penelitian secara langsung di
lapangan pada saatmelakukan riset. Penulis melakukan
pengamatan
langsung
ke
perusahaan
tersebut
untuk
mendapatkan segala sesuatu yang ada kaitannya dengan
kegiatan penjualan konsinyasi untuk mengetahui masalah yang
terjadi pada sistem berjalan.
1.6.3
Metode Analisa Perancangan
Metode ini menghitung seberapa besar manfaat yang dihasilkan
dari pembangunan sistem dalam jangka waktu yang telah
ditentukan.
( Total Manfaat – Total Biaya )
ROI = ---------------------------------------- x 100%
Total Biaya
Di mana ROI = Return On Investment (Pengembalian Investasi)
1.7
Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan laporan ini, pembahasan dan penganalisaannya
diklasifikasikan secara sistematis ke dalam 5 (lima) bab yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang latar belakang
masalah,
perumusan
masalah,
tujuan
penelitian,
ruang
lingkup/batasan masalah, metoda penelitian serta sistematika
penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini merupakan bagian yang terdiri dari konsep dasar sistem.
Teori-teori dan tinjuan umum yang berhubungan dengan
penelitian yang akan dilakukan, seperti pengertian akan sistem
4
informasi manajemen, sistem informasi akademik, pengertian
proses belajar mengajar, analisis dan perancangan sistem
informasi.
BAB III : ANALISA SISTEM
Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum organisasi/
lembaga, struktur organisasi, analisa sistem yang sedang berjalan,
analisa masukan, analisa keluaran, permasalahan dan pemecahan
sistem berjalan.
BAB IV : RANCANGAN SISTEM
Bab ini menjelaskan tentang usulan perbaikan, peracangan ulang
alur data atau alur proses untuk perancangan sistem informasi
akademik yang meliputi rancangan manual yang terstruktur dan
rancangan sistem komputerisasi yang didalamnya terdapat Bagan
terstruktur, Rancangan masukan, Rancangan keluar, Rancangan
proses yang berupa Use Case Diagram, dan spesifikasi proses,
spesifikasi file, dan juga terdapat rancangan dialog layar sebagai
output nya.
BAB V : PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan hasil
penulisan skripsi, dan saran-saran yang bermanfaat untuk lebih
meningkatkan
kemampuan
selanjutnya.
5
sistem
dalam
pengembangan
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1
Deskripsi Teori
2.1.1
Teori Khusus
a. Pengertian Sistem
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu
kumpulan atau himpunan unsur, komponen atau variabelvariabel yang berorganisasi, saling berinteraksi, saling
tergantung satu sama lain dan terpadu (Lucas, 1987 : 5).
Teori Sistem Umum (The General System Theory) yang
pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding terutama
menekankan pentingnya perhatian terhadap setiap bagian yang
membentuk sebuah sistem.
Unsur – unsur yang mewakili suatu sistem secara umum
adalah Masukan (Input), Pengolahan (Processing), Keluaran
(Output).
b. Pengertian Data dan Informasi
Data Merujuk kepada fakta-fakta baik berupa angka-angka,
teks, dokumen, gambar, bagan, suara yang mewakili deskripsi
verbal / kode tertentu, dan semacamnya. Apabila telah di
saring dan diolah melalui suatu sistem pengolahan sehingga
memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah
fungsi menjadi informasi.
c. Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut:
menurut Robert dalam Jogiyanto (1999)
”Sistem Informasi adalah informasi yang diorganisasikan
untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi”
Menurut JOG
6
“Sistem Informasi adalah sistem yang dibuat oleh manusia
yang terdiri dari komponen-komponen dari suatu organisasi
untuk memperoleh suatu informasi yang merupakan tujuan
dari organisasi tersebut”
d. Pengertian Reservasi
Reservasi atau pemesanan berasal dari kata pesan yang artinya
adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan
maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.
Pesan menjadi inti dari setiap proses komunikasi yang terjalin.
e. Pengertian Kamar
Kamar adalah ruang yg bersekat (tertutup) dinding yg menjadi
bagian rumah atau bangunan (biasanya disekat atau dibatasi
empat dinding); bilik; (nomina)
f. Pengertian Hotel
Definisi hotel berdasarkan Keputusan Menteri Parpostel no
KM 94/HK103/MPPT 1987 adalah sebagai berikut: “Hotel
adalah suatu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian
atau seluruh bangunannya untuk menyediakan jasa pelayanan,
penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum
yang dikelola secara komersial serta memenuhi ketentuan
persyaratan yang ditetapkan didalam keputusan pemerintah”.
Dari pengertian diatas, maka hotel juga dapat definisi seperti di
bawah ini :
1. Salah satu jenis akomodasi yang mempergunakan sebagian
atau keseluruhan bagian untuk jasa pelayanan penginapan,
penyedia makanan dan minuman serta jasa lainnya bagi
masyarakat
umum
yang
dikelola
secara
komersil
(Keputusan Menteri Parpostel no Km 94/HK103/MPPT
1987)
2. Sarana tempat tinggal umum untuk wisatawan dengan
memberikan pelayanan jasa kamar, penyedia makanan dan
7
minuman serta akomodasi dengan syarat pembayaran
(Lawson, 1976:27)
3. Bangunan yang dikelola
secara
komersil
dengan
memberikan fasilitas penginapan untuk masyarakat umum
dengan fasilitas sebagai berikut :
o Jasa penginapan
o Pelayanan makanan dan minuman
o Pelayanan barang bawaan
o Pencucian pakaian
o Penggunaan fasilitas perabot dan hiasan-hiasan yang
ada di dalamnya.(Endar Sri,1996:8)
2.1.2
Teori Umum
a.
Aplikasi Pemrograman
Pada Aplikasi ini, menggunakan Software Adobe Dreamweaver
CS3 dengan My SQL sebagai Databasenya.
b. Database
Database adalah sebuah struktur yang umumnya terbag dalam 2
hal, yaitu sebuah database flat dan sebuah database relasional.
Database relasional lebih mudah dipahami dari pada database
flat karena database relasional mempunyai bentuk yang
sederhana serta mudah dilakukan operasi data.
My SQL adalah sebuah database yang relasional. Database
yang memiliki struktur relasional terdapat tabel – tabel untuk
menyimpan data. Pada setiap tabel terdiri dari kolom dan baris
serta sebuah kolom untuk mendefinisikan jenis informasi apa
yang harus disimpan.
c.
Penjelasan Tentang Adobe Dreamweaver CS3
1. Pengertian
Adobe Dreamweaver CS3 merupakan salah satu software
dari kelompok Macromedia yang banyak digunakan untuk
8
mendesain situs Web. Adapun Adobe Dreamweaver CS3 itu
sendiri adalah sebuah HTML editor professional untuk
mendesain secara visual dan mengelolah situs atau halaman
Web. Dreamweaver CS3 memiliki performa yang lebih
baik dan memiliki tampilan yang memudahkan anda untuk
membuat halaman web, baik dalam jendela desain maupun
dalam jendela kode rumus. Dreamweaver CS3 didukung
dengan cara pemakaian yang praktis dan standar, dan juga
didukung untuk pengembangan penggunaan CSS, XML,
dan RSS, dan kemudahan-kemudahan lain yang diperlukan.
Dreamweaver merupakan software yangdigunakan oleh
Web
desainer
maupun
Web
programmer
dalam
mengembangkan Web. Hal ini disebabkan ruang kerja,
fasilitas, dan kemampuan Dreamweaver yang mampu
meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam desain
maupun membangun sebuah situs Web.
2. Ruang Kerja
Perhatikan ruang kerja Adobe Dreamweaver CS3 pada
gambar dibawah ini. Ruang kerja pada Dreamweaver CS3
memiliki komponen-komponen yang memberikan faslitas
dan ruang untuk menuangkan kreasi saat bekerja. Sebelum
memulai untuk merancang sebuah web, pemakai harus
mengenal tampilan layar dari Adobe Dreamweaver CS3
Tampilan layer Adobe Dreamweaver CS3 terbagi menjadi
enam area utama, yaitu Insert Bar, Document Toolbar,
Document Window, Panel Groups, Tag Selector, dan
Property Inspector dimana area ini digunakan sebagai
workspace untuk mendesain, membuat layout membuat
script dan lain-lain. Setiap tool - tool yang ada pada toolbox
dapat dipergunakan untuk membangun dan merancang
suatu website mulai dari dasar.
9
Gambar 2.1.2 Layout Dreamweaver CS3
o Document Window, berfungsi untuk menampilkan
dokumen di mana anda sekarang bekerja
o Insert Bar, berisi tombol-tombol untuk menyisipkan
berbagai macam objek seperti image, table, dan frame
ke dalam dokumen.
o Dokumen Toolbar, berisi tombol-tombol dan menu popup yang menyediakan tampilan berbeda dari Document
Window, misalnya Code Split, atau Design.
o Coding Toolbar, berisi tombol-tombol yang digunakan
untuk mempermudah pekerjaan pada jendela Code.
o Panels Group, adalah Kumpulan panel yang saling
berkaitan satu sama lainnya yang dikelompokkan di
bawah satu judul.
o Tag selector, berfungsi untuk menampilakan hirarki tag
di sekitar pilihan yang aktif pada Design view.
10
o Property Inspector, digunakan untuk melihat dan
mengubah berbagai property objek yang terpilih.
o Status Bar, Hand Tool dan Zoom, menampilkan status
pekerjaan anda dan mengatur tampilan jendela desain.
o Ruler, mempermudah pengukuran secara akurat.
o Files Panel, digunakan untuk mengatur file-file dan
folder-folder yang membentuk situs web anda.Apabila
pada tampilan, Workspace Setup, anda memilih Coder,
maka akan tampil ruang kerja Code yang sama seperti
pada tampilan jendela Designer. Pada ruang kerja tipe
Coder ini anda bisa bekerja dengan menggunakan kodekode program PHP ataupun bahasa pemrograman lain.
d. Konsep Use Case Diagram
Use Case atau diagram use case merupakan pemodelan buat
melakukan sistem informasi yang akan dibuat.Use case
Menseskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor
denga sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use
case digunakan buat mengetahui fungsi apa saja yang ada di
dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak
menggunakan fungsi-fungsi itu.
Syarat
penamaan
pada
Use
Case
adalah
nama
di
identifikasikan sesimpel mungkin dan dapat dipahami. Ada dua
hal utama pada use case yaitu mendefinisikan apa yang disebut
aktor dan use case.
o
Aktor Merupakan orang, Proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat di
luar sistem informasi yang akan dibuat itu sendiri, jadi
11
walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tapi
aktor belum tentu merupakan orang.
o
Use Case merupakan fungsionalitas yang disediakan
sistem sebagai unit-unit yang paling bertukar pesan
antarunit atau aktor.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram Use
Case :
Simbol
Use Case
Nama Use Case
Deskripsi
Fungsionalitas yang
disediakan sistem sebagai
unit-unit yang saling
bertukar pesan anatar unit
atau aktor, biasanya
dinyatakan dengan
menggunakan kata kerja di
awal frase nama use case.
Orang, proses, atau sistem lain
Aktor / Actor
yang
berinteraksi
dengan
sistem informasi yang akan
dibuat di luar sistem informasi
yang akan dibuat itu sendiri,
jadi walaupun simbol dari
Nama Aktor
aktor
adalah
gambar
dari
orang, tapi aktor belum tentu
merupakan orang. Baiasanya
dinyatakan menggunakan kata
Asosiasi / association
benda diawal frase nama.
Komunikasi antara aktor dan
Name
useValidasi
caseUseryang
berpartisipasi
pada use case atau use case
«extends»
memiliki
Ekstensi / Extend
interaksi
dengan
aktor.
Relasi
useUser
case tambahan ke
Validasi
«extends»
12
validasi sidik jari
sebuah use case dimana use
case yang ditambahkan dapat
berdiri sendiri walau tanpa use
«extends»
case
tambahan
dengan
itu,
prinsip
pada
mirip
inheritance
pemrograman
berorientasi objek, biasanya
use case tambahan memiliki
nama depan yang sama denga
use case yang ditambahkan,
misal
Arah panah mengarah pada
use case yang ditambahkan
Hubungan generalisai dan
Generalisai /
Generalization
spesialisai
(umum-khusus)
anatara dua buah use case
dimana
adalah
fungsi
fungsi
yang
yang
satu
lebih
umum dari lainnya, misalnya :
Ubah data
Mengelola
data
hapus data
Arah panah mengarah pada
13
use
case
yang
menjadi
generalisasinya (umum)
Menggunakan/ Include/ Relasi use case tambahan ke
uses
sebuah use case dimana uase
case
yang
ditambahkan
memerlukan use case ini buat
«uses»
menjalankan fungsinya atau
sebagai syarat dijalankan use
case ini
Ada dua sudut pandang yang
cukup beasr mengenai include
di use case :
Include berarti use case
yang ditambahkan akan
selalu di panggil saat
use
case
tambahan
dijalankan, misal pada
kasus berikut:
Validasi user name
Login
Include berarti use case
yang di tambahan akan
selalu
melakukan
pengecekan apakan use
case
yang
ditambahkan
akan
telah
dijalankan sebelum use
case
14
tambahan
dijalankan, misal pada
kasus berikut :
Validasi user
Ubah data
Kedua
interpretasi
di
atas
dapat dianut salah satu atau
keduanya
tergantung
pada
pertimbangan dan interpretasi
yang dibutuhkan.
Tabel 2.1.2 simbol diagram use case
e.
Activity Diagram
Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan
workflow (aliran kerja) atau aktifitas dari sebuah sistem atau
proses bisnis. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa
diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa
yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh
sistem.
Diagram aktifitas juga dapat digunakan buat mendefinisikan
hal-hal berikut :
Rancangan proses bisnis dimana setiap urutan aktifitas
yang digambarkan merupakan proses bisnis sistem yang
didefinisikan
Urutan atau pengelompokan tampilan dari sistem/user
interface dimana setiap aktivitas dianggap memiliki
sebuah rancangan antarmuka tampilan
15
Rancangan pengujian dimana setiap aktivitas dianggap
memerlukan sebuah pengujian yang perlu didefinisikan
kasus ujinya.
Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram aktivitas:
Simbol
Deskripsi
Status awal aktivitas sistem,
Status awal
sebuah
diagram
aktivitas
memiliki sebuah status awal
Aktivitas yang dilakukan
Aktivitas
sistem, aktivitas biasanya di
Percabangan / desicion
awali dengan kata kerja
Asosiasi percabangan dimana
jika ada pilihan aktivitas lebih
dari satu
Asosiasi penggabungan
dimana lebih dari satu
aktivitas digabungkan
menjadi satu
Status akhir yang dilakukan
Penggabungan / join
Status akhir
sistem,
sebuah
aktivitas
memiliki
diagram
sebuah
status akhir.
Tabel 2.1.2 simbol diagram aktivitas
2.2
Penelitian yang Relevan
No
1
Judul / Penulis
Hasil
Adopsi
Aplikasi reservasi a. Telah berhasil dibangun aplikasi Prosedur
kamar
hotel
reservasi kamar hotel di Hotel Sistem
berbasis web (Studi
Surya dan aplikasi ini menjadi Berjalan
Kasus hotel surya
pangandaran) /
Kurtiswan, Solikin,
alternatif lain dalam proses
Ali Hanifa.
reservasi kamar bagi pelanggan.
b. Aplikasi
ini
juga
dapat
menampilkan laporan jumlah
pemesanan di Hotel Surya.
16
2
Aplikasi Komputer a. Sistem dapat menyimpan dan Desain
Berbasis Web buat
menampilkan
Menangani
yang
Reservasi,
Check-In, dan
dimasukkan
oleh ka
kesalahan yang dilakukan oleh
pengguna dalam mengisi form
dengan
regristrasi sehingga data yang
Studi Kasus “Hotel
masuk ke dalam sistem adalah
Cipaku Indah” –
data yang tepat sesuai dengan
Bandung / Elisabet
Setiawan
reservasi Antarmu
pengguna secara online.
b. Sistem
dapat
mendeteksi
Check-Out Secara
Online
data
yang dibutuhkan oleh hotel
c. Sistem
menyediakan
form
check-in
yang
terintegrasi
dengan reservasi dimana data
tidak perlu dimasukkan dua kali
oleh staf sehingga proses checkin menjadi lebih cepat dan tepat
d. Sistem
menyediakan
form
check-out
yang
terintegrasi
dengan
check-in
kalkulasi
harga
dimana
yang
harus
dibayar oleh pelanggan dapat
otomatis ditampilkan sehingga
mengurangi human error dalam
e.
perhitungan
Sistem menyediakan beberapa
laporan yang dapat digunakan
oleh manajemen hotel untuk
mengetahui
keadaan
hotel
(jumlah reservasi, ketersediaan
kamar,
daftar
pembatalan
reservasi, laporan pendapatan,
17
dll.)
3
“Sistem Informasi
dan
merencanakan
pengembangan ke depannya
a. Sistem Informasi Reservasi Struktur
Reservasi Kamar di
Hotel yang berjalan pada Organisa
Hotel
CV.Mutiara
Augusta
Tour
dan si
Bandung Berbasis
Travel, dapat dilihat dari
Web”.
proses pemberian informasi
masih kurang jelas, karena
informasi yang diberikan
hanya
informasi
yang
didapat
dari
atau
buku
brosur.proses transaksi yang
masih menggunakan sistem
konvensional
pelanggan
langsung
dimana
harus
ke
datang
CV.Mutiara
Tour
dan
Travel.pengarsipan
data
mengenai reservasi hotel
masih dicatat ke dalam
buku dan belum adanya
sistem
terutama
berbasis
dalam
web
proses
reservasi hotel oleh karena
itu agar sistem reservasi
hotel yang ada dapat lebih
baik perlu adanya sistem
reservasi
hotel
yang
berbasis web dengan tujuan
untuk menangani masalahmasalah yang ada pada CV.
18
Mutiara Tour dan Travel.
b. Perancangan
Sistem
Informasi Reservasi Hotel
pada CV.Mutiara Tour dan
Travel dapat memudahkan
administrator
melakukan
untuk
proses-proses
data reservasi hotel dan data
pengolahan reservasi hotel.
Dan keuntungan yang di
dapat bagi pelanggan lebih
efisien dan tidak memakan
waktu karena dapat dilihat
dari proses informasi yang
didapat mengenai data hotel
pada CV.Mutiara Tour dan
Travel,
pelanggan
tidak
perlu datang ke CV.Mutiara
Tour dan Travel. Pelanggan
hanya memanfaatkan media
internet
untuk
proses
reservasi
hotel
secara
online,
dan
mengenai
pembayaran cukup dengan
transfer
rekening.
Guna
meningkatkan
loyalitas
pelanggan
terhadap
CV.Mutiara
Tour
dan
Travel.
c. Pengujian Sistem Informasi
Reservasi
19
Hotel
berbasis
web pada CV.Mutiara Tour
dan Travel ini menggunakan
pengujian Black box yang
bertujuan untuk menjamin
perangkat
lunak
yang
dibangun memiliki kualitas
yang handal, yaitu mampu
mempresentasikan
pokok
dan
kajian
spesifikasi,
analisis, perancangan dan
pengkodean dari perangkat
lunak itu sendiri.
d. Implementasi
Sistem
Informasi Reservasi Hotel
pada CV.Mutiara Tour dan
Travel
ini,
dilakukan
menggunakan bahasa dan
lingkungan
pemrograman
PHP, dengan basis data
yang
digunakan
MySQL.
Tabel 2.2 Penelitian Relevan
20
adalah
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Objek yang diteliti
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Hotel sandro adalah hotel yang telah terkenal sejak tahun 1996.
Terletak di kawasan pegunungan yang sejuk, dapat dicapai dengan
mudah dari jalan tol, hotel sandro telah dikenal luas di kalangan
tertentu sebagai hotel berkelas yang merupakan pilihan tepat untuk
berteriterah bersam keluarga atau teman. Hotel sandro memiliki 300
kamar dam menyediakan menyediakan fasilitas golf, tenis, kolam
renang, dan sebagainya.
Selama tamu menginap di hotel sandro, tamu tersebut tidak perlu
membayar konstan setiap transaksi yang ia lakukan. Misalkan saja
untuk membayar makanan di rumah makan hotel, sang tamu tinggal
menandatangani nota pembayaran tersebut. Pembayaran dilakukan
pada saat sang tamu akan keluar dari hotel tersebut (Check Out).
3.1.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Dalam melakukan kegiatan sehari-harinya perusahaan dalam hal ini
perlu menyusun suatu struktur organisasi, karena dengan adanya
struktur organisasi dapat membantu perusahaan dalam melakukan
penetapan pembagian kerja,pendelegasian wewenang dan penetapan
21
pegawai pada posisi tertentu agar dapat berjalan secara efektif dan
efisien.
Dengan adanya struktur organisasi,maka dapat dengan jelas
wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian, sehingga
menimbulkan kesimpang siuran data pembagian tugas dan
pemberian perintah.
Adapun strukur organisasi tersebut adalah sebagai berikut:
STRUKTUR ORGANISASI HOTEL SANDRO
GM
Manager
Marketing
Maintenanc
e
3.2
Room Boy
Manager
Oprational
Manager
Personalia
Front Office
House
Keeping
Manager
Accounting
Laundry
Security
Prosedur Sistem Berjalan
Langkah Pada pembuatan prosedur mengacu pada sistem yang sedang
berjalan pada lembaga yang bersangkutan, yaitu sebagai berikut :
3.2.1
Informasi & Pemesanan Kamar
Jika Seorang tamu datang atau menelpon, seorang receptionist
dengan cepat mencatat nama, alamat, nomor telepon dan beberapa
informasi lainnya. Setelah itu, receptionist menenyakan kebutuhan
dan keinginan tamu, setra hal-hal yang berhubungan dengan
penginapan, seperti lama tinggal, tipe tempat tidur, jumlah orang
22
dewasa dan anak yang menginap, preferensi lokasi kamar (termasuk
pemandangan yang ingin dilihat dari jendela kamar).
Setelah Informasi terkumpul, receptionist kemudian mengecek
kamar yang tersedia pada tanggal tersebut dan memberikan saran
kamar yang sesuai dengan keinginan tamu. Setiap receptionist
dituntut untuk dapat memberikan informasi Yang relative lengkap
tentang kamar dan fasilitas hotel sehingga tamu dapat terlayani
denga baik.
Ketika sang tamu telah membuat keputusan kamar apa yang akan
diambil, receptionist membuat tanda konfirmasi yang akan
dikirimkan kepada sang tamu pada hari yang sama. Konfirmasi ini
menandakan sang tamu telah memesan kamar sekaligus berhak
menggunakan fasilitas-fasilitas lain yang ada di hotel tersebut.
Adapun Use Case Sistem Berjalan seperti berikut :
23
Gambar 3.1.1 Use Case Informasi dan Pemesanan Kamar
Berdasarkan gambar diatas terdapat 5 Use Case, dengan
Keterangan sebagai berikut :
1. Use Case
Pelaku
: Informasi
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu datang langsung atau menelpon
untuk menayakan informasi dan kemudian
receptionist menjawab sesuai kebutuhan
apa yang di butuhkan seorang tamu.
2. Use Case
Pelaku
: Daftar & Kebutuhan
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu memberikan data diri dan kebutuhan
kamar, dan receptionist kemudian mencatat
ke dalam daftar tamu.
3. Use Case
Pelaku
: Pemesanan Kamar
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Setelah kebutuhan tercatat, kemudian sang
tamu memesan kamar yangmereka
butuhkan kepada receptionist
4. Use Case
Pelaku
: Cek Ketersediaan
: Tamu dan Receptionist
24
Keterangan : Receptionist kemudian mengecek dan
memastikan ketersediaan kamar yang di
butuhkan oleh seorang tamu
5. Use Case
Pelaku
: Bukti Pesanan
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Receptionist Membuat bukti pemesanan
kamar dan di berikan kepada tamu yang
nantinya dapat di pergunakan ketika
hendak menempati kamar.
3.2.2 Pembayaran Kamar dan Fasilitas Hotel
Selama tamu menginap di hotel sandro, tamu tersebut tidak perlu
membayar kontan setiap transaksi yang ia lakukan. Misalkan saja
buat membayar makanan di rumah makan hotel, sang tamu tinggal
menandatangani nota pembayaran makanan tersebut. Pembayaran
dilakukan pada saat sang tamu akan keluar dari hotel tersebut
(Check Out). Untuk itu pihak hotel harus mengumpulkan data
mengenai semua pengeluaran yang dilakukan oleh tamu selama
menginap di hotel.
Adapun Use Case Sistem Berjalan seperti berikut :
25
Gambar 3.1.2 Use Case Informasi Biaya & Pelunasan Biaya
Administrasi
Berdasarkan gambar diatas terdapat 3 Use Case, dengan
Keterangan sebagai berikut :
1.
Use Case
: Pelunasan Biaya Kamar
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Setelah mendapatkan kamar maka tamu
wajib melunasi biaya kamar yang telah di
pesan, dan receptionist mencatat kedalam
daftar biaya.
2.
Use Case
: Informasi Pengeluaran
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu menanyakan kepada receptionist
tentang informasi pengeluaran setiap
waktunya.
3.
Use Case
: Pelunasan Biaya Menginap
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : setelah mengetahui biayanya, Tamu wajib
melunasi biaya selama menginap sebelum
26
tamu melakukan check out. setelah lunas,
maka akan diberi tanda bukti penginapan
dan pelunasan biaya.
3.3 Masalah yang dihadapi
1.
Receptionist sering kali kewalahan untuk menentukan secara cepat dan
tepat kamar yang tersedia dan sesuai denga keinginan tamu
2.
Sering terjadi perubahan kebijakan hotel mengenai tarif dan potongan
harga
3.
Sering sekali terjadinya double booking
4.
Adanya kamar-kamar kosong hanya buat satu malam (tanggung buat
dipesan oleh seorang tamu). Padahal pada hotel buat berteriterah, jarang
sekali ada tamu yang hanya tinggal buat satu hari. Akibatnya kamarkamar seperti ini tidak berhasil terjual.
3.4
Alternatif Pemecahan Masalah
Dengan adanya masalah-masalah yang terjadi di sistem sebelumnya, maka
penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah buat masalah yang
sedang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan saat ini, atara lain :
3.1
1.
Membuat sistem Reservasi kamar hotel berbasis web
2.
Convert penyimpanan data manual ke dalam sebuah database.
Waktu dan Tempat
Penelitian dilakukan pada tanggal 16 Juli 2013 sampai tanggal tanggal 21
Juli 2013. Penelitian di Hotel Sandro sekitar kawasan pegunungan di
Puncak Bogor.
Schedule sistem :
Nama Kegiatan
1
2
27
JULI
HARI
3
4
5
System
Engineering
(Observasi)
Analysis(Analisis
Data)
Design
(Merancang
Interface)
Penyelesaian
Tabel 3.4 schedule sistem
BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1
Prosedur Sistem Usulan
Untuk mengurang permasalahan pada sistem yang sedang berjlan pada
Hotel sandro, maka kami mengusulan sistem sebagai berikut :
4.1.1
Informasi Pemesanan Kamar
Sistem Pemesanan yang menggunakan web secara online otomatis
mempermudah tamu untuk membooking kamar yang mereka
inginkan, dan juga memperluas jaringan dan informasi promo dan
perubahan biaya tarif, jenis kamar telah terdapat pada website.
Pemesanan Kamar bisa dilakukan secara online atau dengan datang
langsung ke tempat. Sebelum memesan kamar tamu mengisi form
data tamu terlebih dahulu, kemudian apabila sudah pernah registrasi
sebelumnya langsung login sebagai pelanggan hotel sandro dan
apabila belum pernah registrasi sebelumnya diharap melakukan
registrasi terlebih dahulu. Kemudia mengisi form pemesanan kamar
28
yang telah di sediakan. Setelah itu calon tamu wajib mengkonfirmasi
kepada receptionist hotel via email ataupun telepon. Dan calon tamu
wajib mencetak tanda bukti pemesanan kamar buat menjadi tanda
bukti bahwa calon tamu benar telah memesan kamar tersebut.
Gambar 4.1.1 Use Case Informasi Reservasi Kamar
29
Berdasarkan gambar diatas terdapat 5 Use Case, dengan
Keterangan sebagai berikut :
1.
Use Case
: Informasi
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Mendapatkan Informasi dari website
dan receptionist membantu apabila dibutuhkan
2.
Use Case
: Guest Book
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Mengisi Form tamu dan Receptionist
Mgecek data tamu yang masuk ke dalam
database
3.
Use Case
: Reservasi
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Mengisi Form Pemesanan di
wajibkan buat tamu untuk login terlebih
dahulu, apadila tamu baru pertama kali
melakukan reservasi di harapkan buat
registrasi terlebih dahulu dan Receptionist
mengecek kebenaran data calon tamu.
4.
Use Case
: Konfirmasi Pemesanan
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu harus mengkonfirmasi kepada
receptionist apakah data sudah tersimpan
30
atau belum, dan receptionist mengecek
data ke dalam database.
5.
Use Case
: Bukti Pesanan
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Mengeprint bukti pesanan pada
website sebagai bukti bahwa benar calon
tamu telah memesan kamar pada hotel
tersebut dan memberikannya kepada
receptionist.
Dan untuk aktifitas atau kegiatan Informasi Tentang seorang customers
sebagai berikut :
Tamu
Sistem
start
Halaman Utama
Melihat Informasi
Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Informasi pada sistem Usulan
End
31
Tamu
Sistem
start
Halaman Utama
Pilih Guest Book
Input Data Tamu
Simpan Database
End
Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Guest Book pada sistem Usulan
32
Receptionist/Tamu
Sistem
start
Pilih menu Registrasi
Tampilkan Hal Regist
Input data diri
Simpan Database
Login
Invalid
valid
Isi Form Pesanan
Tampilkan Menu Pemesanan
Simpan Data Base
End
Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Reservasi pada sistem
Usulan
Tamu
Sistem
start
Tampilkan Hal Regist
Confirm Pesanan
End
Gambar 4.1.1 Activiti Diagram Confirm Pesanan pada sistem Usulan
start
Tamu
Cetak Bukti Pesanan
Menu Pesanan
Sistem
33
End
Gambar 4.1.2 Activiti Diagram Bukti Pesanan pada sistem Usulan
4.2.1
Informasi Biaya & Pelunasan Biaya
Mengenai Informasi bisa dilihat melalui website, dan Pembiayaan
Pihak tamu dan receptionist ada kesepakatan terlebih dahulu, tamu
ingin melunasi biaya penginapan secara langsung atau tidak. Tetapi
Tamu wajib membayar biaya muka setengahnya dari harga yang di
tentukan, ini menghindari tamu yang kurang bertanggung jawab.
Dan sisanya bisa di bayar setelah tamu akan melakukan check out.
Pihak hotel tidak lagi mengumpulkan data-data semua pengeluaran,
karena Fasilitas apa saja yang telah di gunakan oleh tamu maka
datanya sudah terseve di dalam database server. Tamu bisa
konfirmasi pelunasan biaya berapa uang yang akan mereka
keluarkan dan mereka bisa mendownload rincian biayanya di
website resmi hotel, dan mereka bisa membayarnya ketika mereka
akan check out dari kamar hotel. Dan bukti penginapan dan total
pelunasan biaya penginapan secara otomatis akan terprint dan
recertionist memberikan tanda bukti tersebut kepada pihak tamu.
34
Gambar 4.2.1 Use Case Informasi Biaya & Pelunasan Biaya
Berdasarkan gambar diatas terdapat 4 Use Case, dengan
Keterangan sebagai berikut :
1.
Use Case
: Informasi Biaya
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Tamu Melihat Informasi Biaya melalui
Website, receptionist akan membantu
apabila informasi kurang jelas, melalui
telepon.
2.
Use Case
: Konfirmasi Pelunasan
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : Receptionist memberikan Informasi
konfirmasi pelunasan kepada tamu, dan
tamu bisa mendownload rincian biayanya
melalui website.
35
3.
Use Case
: Pelunasan Biaya Menginap
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : setelah mengetahui biayanya, Tamu wajib
melunasi biaya selama menginap sebelum
tamu melakukan check out.
4.
Use Case
: Tanda Bukti Penginapan & Pelunasan
Pelaku
: Tamu dan Receptionist
Keterangan : setelah lunas, maka akan diberi tanda bukti
penginapan dan pelunasan biaya.
Dan untuk aktifitas atau kegiatan Informasi Tentang seorang customers
sebagai berikut :
Tamu
Sistem
start
Menu Biaya
Lihat Informasi Biaya
End
Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Confirm Pesanan pada sistem Usulan
start
Tamu
Sistem
Menu Biaya
Confirmasi Biaya Pelunasan
36
Cetak total biaya pelunasan
End
Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Confirm Biaya Pelunasan pada sistem
Usulan
Tamu
Sistem
start
Menu Biaya
Cetak Bukti Pelunasan
End
Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Bukti Biaya Pelunasan pada sistem
Usulan
Tamu
Sistem
start
Menu Biaya
Cek Total Biaya
Database Biaya
Pelunasan Biaya
End
Gambar 4.2.1 Activiti Diagram Pelunasan Biaya pada sistem Usulan
4.2
Rancangan Basis Data
37
Disini penulis mengusulkan pembuatan web dengan menggunakan bahasa
pemrograman php, dengan editor Macromedia Dreamwaver CS3, dan
database MySQL. Adapun detail tabel dan field dalam databasenya sebagai
Berikut :
1.
Tabel Tamu
Nama File : Tamu
Kunci File : id_Tamu
Keterangan : Digunakan untuk menyimpan data tamu
No
Nama_Field
1
2
3
4
id_tamu
Nama_pemesan
alamat
telepon
2.
Type
Length
Varchar
5
Varchar
15
Varchar
30
Int
10
Tabel 4.2 Tabel Tamu
Keterangan
User Id untuk login
Nama user
alamat User
telepon _user
Tabel Reservasi
Nama File : Reservasi
Kunci File : id_reservasi
Keterangan : Digunakan untuk mengolah data pemesanan
No
Nama_Field
Type
Length
Keterangan
1
Id _resevasi
Varchar
5
2
Varchar
15
User Id untuk
reservasi
Email user
3
Jenis kamar
Varchar
10
Nama jenis kamar
4
Tgl_check_in
Int
15
Tgl masuk user
5
Tgl_check_out
Int
15
Tgl keluar user
6
Jumlah_kamar
Varchar
10
Nomor urut kamar
7
Id_tamu
Varchar
5
User Id untuk login
8
kebangsaan
Varchar
15
9
pekerjaan
Varchar
10
Nama Kebangsaan
user
Nama pekerjaan
user
38
10
Total harga
-
Bigint
Jumlah uang
Tabel 4.2 Tabel Reservasi
3. Tabel Detail
Nama File :detail
Kunci File : id_reservasi
Keterangan : Digunakan untuk mengolah data detail
No
Nama_File
Type
Length
Keterangan
1
Id _resevasi
Varchar
5
User Id untuk reservasi
2
No_kamar
Varchar
10
Nama kamar
Tabel 4.2 Tabel Detail
4.
Tabel Kamar
Nama File : kamar
Kunci File : no_kamar
Keterangan : Digunakan untuk data penjualan kamar
No
Nama_Field
Type
Length
Keterangan
1
Jenis _kamar
Varchar
10
Nama kamar
2
No_kamar
Varchar
10
No urut kamar
3
Harga_weekday
int
10
Jumlah uang
4
Harga_weekend
int
10
Jumlah uang
5
Status_kamar
Varchar
10
Status kamar
6
Harga_ high_season
int
15
Jumlah uang
Tabel 4.2 Tabel Kamar
5. Tabel Tipe Kamar
Nama File : Tipe kamar
39
Kunci File : no_ Type kamar
Keterangan : Digunakan untuk data penjualan kamar
Field
Type
Panjang
Ket
Id_type
Int
10
No type kamar
Nama_kamar
Varchar
15
Nama kamar
Harga
Int
8
Jumlah Uang
Tabel 4. 2 Tabel Tipe Kamar
4.3
Rancangan Prototipe / Tampilan
4.3.1
Tampilan Booking Kamar
Gambar 4.3.1 Booking Kamar
BAB V
PENUTUP
5.1
Kesimpulan
40
1.
Perancangan
Sistem
Informasi
Reservasi
Hotel
Sandro
dapat
memudahkan Receptionist untuk melakukan proses-proses data
reservasi hotel dan data pengolahan reservasi hotel. Dan keuntungan
yang di dapat bagi pelanggan lebih efisien dan tidak memakan waktu
karena dapat dilihat dari proses informasi yang didapat mengenai data
hotel pada Hotel Sandro, pelanggan tidak perlu datang ke Hotel Sandro
secara langsung.
2.
Pelanggan hanya memanfaatkan media internet untuk proses reservasi
hotel secara online, dan mengenai pembayaran cukup dengan transfer
rekening. Guna meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap Hotel
Sandro.
5.2
Saran
Agar sistem yang diusulkan dapat digunakan dan berjalan sesuai dengan
yang diharapkan, maka ada beberapa saran yang dapat dijadikan bahan
pertimbangan yaitu :
1.
Pembangunan website ini masih sederhana terutama tampilan web itu
sendiri, ada baiknya dibuat semenarik mungkin dan dikembangkan
semenarik mungkin dan dikembangkan lebih lanjut.
2.
Agar website ini dapat lebih terkesan lebih interaktif lagi, diharapkan
dapat menambahkan menu-menu lain.
3.
Dalam segi informasi yang disajikan mungkin belum sepenuhnya
sempurna, oleh karena itu ada baiknya dengan menambah beberapa
informasi yang lebih lengkap dan aktual.
DAFTAR PUSTAKA
1. http://tatagraha.com/pengertian-hotel/
41
2. http://www.kamusbesar.com
3. Kumorotomo, wahyu. dkk Sistem Informasi Manajemen dalam Organisai
– organisasi Publik. Yogyakarta, 1994.Print
4. A.S, Rosa. Salahuddin, M. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat
Lunak (Terstruktur dan Berorintasi Objek). Bandung, 2011. Print
5. Kurtiswan, Solikin. dkk Aplikasi Reservasi Kamar Hotel Berbasis Web
(Studi Kasus: Hotel Surya Pangandaran). Politeknik Telkom Bandung,
2012.
6. Setiawan, Elisabet. Aplikasi Komputer Berbasis Web untuk Menangani
Reservasi, Check-In, dan Check-Out Secara Online dengan Studi Kasus
“Hotel Cipaku Indah” – Bandung. Fakultas Teknologi Informasi,
Universitas Kristen Maranatha.
42