Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumaterautara

(1)

BAB II PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Diploma III.

(2)

Program Studi Strata-1 terdiri dari : a. Program Studi Manajemen

b. Program Studi Ekonomi pembangunan c. Program Studi Akuntasi

Sedangkan Program Studi Diploma III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan

b. Program Studi Akuntansi c. Program Studi Keuangan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmua dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayaan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

(3)

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

c. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

d. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

(4)

Sumber: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(5)

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak.

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M,Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Program Studi Stara-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistiani Rini, M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Keuangan

(6)

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SE,CN

Kasub. Personalia : Kammariyah, SE

Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

PMUC : Suparyo,SE

Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pembantu Dekan III Drs. Ami Dilham, S.E, M.Si.

Kepala Bagian Tata Usaha M. Simba Sembiring, S.E, M.Si.

Kepala Subbagian Kemahasiswaan

Zailiani, S.Sos.

Karyawan Emma Dahliana S.E.

Karyawan Sapparudin, S.E.

Karyawan Sri Wardhani, S.E.

(7)

C. Job Description

Berikut ini adalah job description Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Subbagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. 11.Menyusun laporan kerja subbagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

D. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat, dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan nonprofit (tidak berorientasi pada perolehan laba), tidak seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian - penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan

(8)

kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Pendidikan, yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diaharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing di dunia kerja.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan dan butuh waktu untuk mencapainya. Demikian juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan oleh fakultas dapat terwujud. Untuk mencapainya diperlukan kerja keras, disiplin, dan loyalitas yang tinggi dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang baik dan efisien. Kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran yerhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa, dan masyarakat, melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, melakukan kegiatan bakti social kepada masyarakat, dan sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Dalam usaha melakukan pekerjaan secara berhasil guna dan berdaya guna, perlu ditunjang oleh perencanaan kerja/kegiatan yang tepat. Perencanaan

(9)

kerja/kegiatan adalah kegiatan menggambarkan di muka tentang pekerjaan yang harus dilaksanakan berikut cara pelaksanaan kerjanya. Hal ini bertujuan agar dapat menghemat waktu, mengurangi kesimpangsiuran, dan untuk menciptakan keberhasilan kerja. Perencanaan kerja hendaknya dibuat secara rational (masuk akal), simple (sederhana), flexible (luwes), comprehensive (mencakup kegiatan yang menyeluruh), continue (terus menerus).

Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi yang telah membuat beberapa rencana kegiatan. Adapun rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester atau ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberap langkah kegiatan, antara lain:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Peningkatan jumlah lulusan yang tepat waktu dan memiliki indeks prestasi yang lebih baik.

3. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, ruang dosen, departemen, dan ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan mengadakan kegiatan kepemimpinan mahasiswa dalam kegiatan perkenalan untuk setiap penerimaan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied, Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

(10)

8. Proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.

9. Melakasanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dengan terlebih dahulu dirapatkan Departemen.

10.Memberi dorongan kepada dosen-dosen untuk melanjutkan studi S2 dan S3 baik dalam dan Luar Negeri.

11.Menambahkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Menambahkan kegiatan seminar, Lokakarya, Kuliah Umum yang di koordinasi pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan

magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

(1)

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak. Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M,Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Program Studi Stara-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistiani Rini, M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Keuangan

(2)

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SE,CN Kasub. Personalia : Kammariyah, SE Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

PMUC : Suparyo,SE

Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Pembantu Dekan III Drs. Ami Dilham, S.E, M.Si.

Kepala Bagian Tata Usaha M. Simba Sembiring, S.E, M.Si.

Kepala Subbagian Kemahasiswaan

Zailiani, S.Sos.

Karyawan Emma Dahliana S.E.

Karyawan Sapparudin, S.E.

Karyawan Sri Wardhani, S.E.

(3)

C. Job Description

Berikut ini adalah job description Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Subbagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. 11. Menyusun laporan kerja subbagian dan mempersiapkan penyusunan