Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumaterautara

TUGAS AKHIR

PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN

KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERAUTARA

OLEH :

FATHIA NADHIRAH NASUTION 102103040

PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMIUNIVERSITAS

SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : FATHIA NADHIRAH NASUTION

NIM : 102103040

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM

MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal: ... Juli 2013 Ketua Program StudI DIII Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM) NIP. 19741012200003 2 003

Tanggal: ... Juli 2013 Dekan Fakultas Ekonomi USU

(Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak) NIP. 19560407198002 1 001

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : FATHIA NADHIRAH NASUTION

NIM : 102103040

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM

MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, Juli 2013

Menyetujui, Dosen Pembimbing

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM) NIP. 19741012200003 2 003

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan curahan rahmat, kesehatan dan keselamatan, pengetahuan kepada Penulis. Dan atas ridho-Nya yang telah memberikan kesempatan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Tugas akhir yang berjudul “PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA

UTARA”ini dimaksudkan guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan

pendidikan pada Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Selama proses penulisan Tugas Akhir ini, Penulis banyak menemukan berbagai kendala dan kesulitan. Tetapi dengan bantuan, arahan dan bimbingan dari berbagai pihak baik yang berupa; materil, informasi, prosedur, moril, dan spiritual, maka kesulitan tersebut dapat diantisipasi oleh Penulis dengan baik dan proses penulisan Tugas Akhir ini dapat berjalan dengan baik. Untuk membalas bantuan yang telah diberikan oleh berbagai pihak pada kesempatan ini dengan ketulusan hati dan penuh rasa hormat, Penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Kepada Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM), Sp. Ak selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Kepada Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak. Selaku Dekan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Kepada Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua

Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan selaku Pembimbing yang sudah meluangkan waktu untuk Penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.

4. Kepada Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Kepada Seluruh Dosen/Staf Pengajar serta Pegawai yang telah banyak

memberikan ilmu kepada Penulis.

6. Kepada Orang Tua tersayang Drs. Anwar Nasution, Chairani dan

adik-adik tersayang Muhammad Fadhlan Nasution dan Mar’ie Muhammad Nasution yang memberikan semangat, doa serta menemani dan menghibur Penulis selama ini.

7. Kepada sahabat-sahabat Penulis Yudhi, Dwi, Risma, Indi, Lia dan

kayamiko yang telah membantu Penulis dan memberikan semangat sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir.

8. Kepada teman-teman magang kelompok 25 Seftin, Sofian, Echa, Rifa

dan teman-teman seperjuangan di D-III Kesekretariatan ’10 Grup A dan B yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu Penulis.

Akhirnya atas bantuan dan perhatian yang telah diberikan sekali lagi Penulis tuturkan banyak terima kasih. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi Penulis dan pembacanya. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan karunianya pada kita semua.

Medan, Juli 2013

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL………...v

DAFTAR GAMBAR……….vi

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Manfaat Penelitian ... 3

D. Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan ... 4

1. Jadwal survey / Observasi ... 4

2. Sistematika Pembahasan ... 5

BAB II : PROFIL INSTANSI ... 6

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 6

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 8

C. Job Description ... 12

D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 12

E. Kinerja Usaha Terkini ... 13

F. Rencana Kegiatan ... 14

BAB III : PEMBAHASAN ... 16

A. Pengertian Organisasi ... 16

B. Asas-Asas Organisasi ... 17

C. Struktur Organisasi ... 20

D. Bentuk - Bentuk Organisasi ... 20

E. Koordinasi ... 26

1. Pengertian Koordinasi ... 26

2. Bentuk-Bentuk Koordinasi ... 26

3. Sistem Koordinasi ... 27

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 31

A. Kesimpulan ... 31

B. Saran ... 32

DAFTAR TABEL

No. Judul Halaman

DAFTAR GAMBAR

No. Judul Halaman

2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara..9

3.1 Struktur Organisasi Garis ………24

3.2 Struktur Organisasi Garis dan Staf ……….25

3.3 Struktur Organisasi Fungsional ………..26

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam hidup bermasyarakat, perlu adanya kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan keterbatasan kemampuan yang ada pada manusia baik fisik, pengetahuan, waktu dan faktor-faktor lain. Karena keterbatasan tersebut, maka dibutuhkan suatu wadah untuk bekerjasama yaitu organisasi, guna mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan.

Organisasi merupakan elemen yang sangat diperlukan dalam kehidupan manusia. Organisasi membantu kita melaksanakan kegiatan-kegiatan dengan sistem saling berpengaruh antara orang dan kelompok yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan memilki faktor-faktor,yaitu orang-orang, kerjsama, dan tujuan tertentu. (Winardi, 2003:1)

Dalam menciptakan kerja sama dalam suatu organisasi perlu dibentuk struktur organisasi. Menurut Stoner, struktur organisasi dapat dirumuskan sebagai pengaturan dan antar hubungan bagian-bagian komponen dan posisi sesuatu perusahaan. Struktur suatu organisasi menspesifikasi aktifitas-aktifitas kerjanya.(Winardi, 2003:96)

Dalam hal ini struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan hubungan antara bagian dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi juga menjelaskan pembagian aktivitas tugas. Dengan adanya pembagian tugas dalam struktur organisasi maka akan menjadi jelas tujuan yang harus di capai untuk masing– masing bagian guna menopang tercapainya tujuan perusahaan/organisasi. Disamping itu, dengan adanya pembagian tugas akan menjadi jelas wewenang dan tanggung jawab dari masing - masing bagian. Dengan adanya keselarasan wewenang dan tanggung jawab tersebut maka akandapat diketahui penyimpangan – penyimpangan yang terjadi serta usaha untuk memperbaikinya dan siapa yang bertanggung jawab atas penyimpangan tersebut.

2

berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individu dalam kelompok kerja (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi), standardisasi kegiatan yang merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan, koordinasi kegiatan yang menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi, sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi

atau letak kekuasaan pembuat keputusan, ukuran satuan kerja yang

menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

Agar struktur organisasi dapat mendukung pencapaian tujuan hendaknya Cara (sistem) Pendelegasian Tugas dan Wewenang yang jelas sehingga memungkinkan tenaga kerja mengetahui tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dan yang menjadi tanggung jawabnya. Tenaga kerja juga akan mengetahui ruang lingkup wewenang yang dimilikinya atau tugas-tugas yang akan dilaksanakannya. Dengan kondisi kerja tersebut tenaga kerja mengetahui sumber pemberi delegasi tugas dan tempat melaporkan hasilnya. Cara atau sistem pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas tidak akan menyebabkan dualisme dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan.

Oleh karena itu, sutu struktur organisasi yang baik akan membawa pengaruh sistem pembagian kerja yang baik pula dan akhirnya memudahkan pengkoordinasian anggota-anggotanya akan sangat membantu dalam usaha pencapaian tujuan organisasi. Jika pendelegasian tugas dan wewenang sudah jelas maka keadaan tersebut harus diikuti oleh koordinasi. Menurut Koontz dan

O’Donnel koordinasi adalah pencapaian keselarasan usaha individu dalam usaha mencapai tujuan serta sasaran kelompok. Jadi, suatu sistem koordinasi kerja yang baik mutlak diperlukan agar pelaksanaan kegiatan tepat pada sasarannya. Sistem kerja sama diantara para anggota perlu diatur dan diadakan pembagian tugas sesuai bidang keahliannya masing – masing. Tanpa adanya pembagian tugas, maka akan berakibat adanya tumpang tindih antara satu bagian dengan bagian lain.

3

Agar koordinasi dapat diterapkan, maka perlu komunikasi yang bermanfaat untuk mendekatkan setiap tenaga kerja maupun kelompok kerja. Hal tersebut dimaksudkan untuk saling memberikan informasi antara tenaga kerja maupun kelompok kerja. Tanpa komunikasi akan terjadi kondisi yang membingungkan dan tidak mendukung aktivitas-aktivitas dalam upaya pencapaian sasaran dari organisasi tersebut.

Struktur organisasi sangat diperlukan dalam sebuah organisasi. Dengan adanya struktur organisasi pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, karyawan dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan, serta tanggungjawab kepada atasan.

Melalui struktur organisasi yang baik, maka dapat diwujudkan koordinasi kerja karyawan yang baik pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara agar terciptanya efisiensi dan efektivitas kerja. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran antara karyawan dengan karyawan atau antara atasan dengan karyawan untuk saling bertukar pendapat mengenai masalah yang dihadapi sehingga menghindari kemungkinan buruk yang terjadi.

Menyadari peransan struktur organisasi bagi setiap organisasi yang berhubungan dengan koordinasi maka penulis terdorong dan tertarik untuk

membahas mengenai “Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam

Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang dijabarkan di atas maka dapat dirumuskan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Apakah struktur organisasi yang telah diterapkan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan koordinasi kerja pegawai?”

C. Manfaat Penelitian

4

1. Bagi Fakultas Ekonomi Ekonomi

Memberikan bahan masukan kepada Fakultas Ekonomi dalam mengenai masalah tentang peranan struktur organisasi dalam meningkatkan kerja karyawan.

2. Bagi Peneliti

Dapat membandingkan antara teori dengan praktek yag diterapkan pada obyek penelitian.

3. Bagi peneliti selanjutnya

Sebagai bahan referensi khususnya penelitian tentang struktur organisasi.

D. Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal survey / Observasi

Dalam penulisan skripsi minor ini Penulis membuat jadwal kegiatan yang digunakan untuk menyusun waktu yang diperluan agar penyelesaian skripsi minor ini dapat berjalan dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Jadwal observasi, penulisan sampai dengan skripsi minor ini selesai dimulai pada tanggal 10 Juni 2013 dan berakhir pada tanggal 15 Juli 2013. Observasi dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Prof. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan

Juni Juli

I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan

5

2. Sistematika Pembahasan Tugas Akhir

Sistematika pembahasan dari tugas akhir ini terdiri dari beberapa bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa sub bab sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis akan memaparkan alsan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dn manfaat penelitian, metode penelitian, dan ditutup dengan jadwal survey dan sistematika pembahasan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Dalam bab ini penulis akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan

BAB III : TOPIK PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian organisasi, prinsip-prinsip organisasi, struktur dan bentuk organisasi, pengertian kinerja dan koordinasi di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari bab topik penelitian setelah dibandingkan dengan hipotesis dan saran berupa tindakan-tindakan perbaikan yang mungkin dapat diterapkan pada fakultas agar permasalahan tidak sampai terjadi atau setidaknya dapat dikurangi.

Bagian akhir sekali akan dicantumkan daftar pustaka dalam lampiran-lampiran.

BAB II PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Diploma III.

7

Program Studi Strata-1 terdiri dari :

a. Program Studi Manajemen

b. Program Studi Ekonomi pembangunan

c. Program Studi Akuntasi

Sedangkan Program Studi Diploma III terdiri dari : a. Program Studi Kesekretariatan

b. Program Studi Akuntansi

c. Program Studi Keuangan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmua dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayaan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan

pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

8

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

a. Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b. Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

c. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

d. Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

9

Sumber: Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara (2013)

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

10

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak.

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M,Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA

Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

Program Studi Stara-1 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc

Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si

Manajemen

Ketua : Dr. Endang Sulistiani Rini, M.Si Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak

Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Studi Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Keuangan

11

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SE,CN

Kasub. Personalia : Kammariyah, SE

Kasub Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

PMUC : Suparyo,SE

Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan

FakultasEkonomi Universitas Sumatera Utara

Pembantu Dekan III Drs. Ami Dilham, S.E, M.Si.

Kepala Bagian Tata Usaha M. Simba Sembiring, S.E, M.Si.

Kepala Subbagian Kemahasiswaan

Zailiani, S.Sos.

Karyawan Emma Dahliana S.E.

Karyawan Sapparudin, S.E.

Karyawan Sri Wardhani, S.E.

12

C. Job Description

Berikut ini adalah job description Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Subbagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

3. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

4. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni. 10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni. 11.Menyusun laporan kerja subbagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

D. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat, dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan nonprofit (tidak berorientasi pada perolehan laba), tidak seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian - penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan

13

kegiatan social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Pendidikan, yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dengan demikian, diaharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing di dunia kerja.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan dan butuh waktu untuk mencapainya. Demikian juga halnya dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terus berupaya agar tujuan yang telah ditetapkan oleh fakultas dapat terwujud. Untuk mencapainya diperlukan kerja keras, disiplin, dan loyalitas yang tinggi dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang baik dan efisien. Kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran yerhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa, dan masyarakat, melakukan pengabdian kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, melakukan kegiatan bakti social kepada masyarakat, dan sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Dalam usaha melakukan pekerjaan secara berhasil guna dan berdaya guna, perlu ditunjang oleh perencanaan kerja/kegiatan yang tepat. Perencanaan

14

kerja/kegiatan adalah kegiatan menggambarkan di muka tentang pekerjaan yang harus dilaksanakan berikut cara pelaksanaan kerjanya. Hal ini bertujuan agar dapat menghemat waktu, mengurangi kesimpangsiuran, dan untuk menciptakan keberhasilan kerja. Perencanaan kerja hendaknya dibuat secara rational (masuk akal), simple (sederhana), flexible (luwes), comprehensive (mencakup kegiatan yang menyeluruh), continue (terus menerus).

Demikian juga dengan Fakultas Ekonomi yang telah membuat beberapa rencana kegiatan. Adapun rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil. 2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester atau ujian semester genap/ganjil. 4. Wisuda mahasiswa.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberap langkah kegiatan, antara lain:

1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.

2. Peningkatan jumlah lulusan yang tepat waktu dan memiliki indeks prestasi yang lebih baik.

3. Melakukan inovasi database mahasiswa, Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah mahasiswa, ruang dosen, departemen, dan ruang baca.

5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dengan mengadakan kegiatan

kepemimpinan mahasiswa dalam kegiatan perkenalan untuk setiap penerimaan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied, Approach, Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

15

8. Proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.

9. Melakasanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dengan terlebih dahulu dirapatkan Departemen.

10.Memberi dorongan kepada dosen-dosen untuk melanjutkan studi S2

dan S3 baik dalam dan Luar Negeri.

11.Menambahkan jumlah mahasiswa yang diterima.

12.Menambahkan kegiatan seminar, Lokakarya, Kuliah Umum yang di

koordinasi pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan

magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang berkualitas.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi

Selama masa hidupnya orang lebih banyak berada dalam saling pengaruhnya dengan orang lain daripada menyendiri. Pada dasarnya manusia tidak bisa hidup sendiri. Hampir sebagian besar tujuan dari seseorang hanya dapat terpenuhi apabila dia berhubungan dengan orang lain. Oleh karena itu dalam pencapaian tujuan diharapkan menimbulkan kepuasan. Dengan adanya organisasi maka tenaga manusia dan peralatan atau faktor produksi lainnya dapat digunakan secara terpadu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Orang mendirikan organisasi karena alasan bahwa organisasi dapat mencapai sesuatu yang tidak dapat dicapai secara perorangan.

Organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, yang artinya alat. Satu alat saja belum lagi menimbulkan organisasi baru dengan penyatuan dengan alat-alat lain timbullah keharusan akan kerja sama rasional (efisien) untuk mencapai hasil atau sasaran tertentu maka timbullah organisasi.

Untuk mengetahui arti dan defenisi organisasi tersebut, berikut terdapat beberapa defenisi organisasi:

1. “Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang harus

dilaksanakan oleh orang-orang, atau kelompok-kelompok dengan kekuasaan yang diperlukan untuk pelaksanaan itu, sehingga kewajiban yang dilaksanakan demikian itu memberikan saluran-saluran yang terbaik bagi penyelenggaraan usaha yang efisien, teratur, positif dan dikoordinasikan” (Pfiffner dan Lane dalam Supardi dan Anwar, 2002:4) 2. “Organisasi adalah alat yang digunakan orang-orang secara individu

maupun kelompok untuk mencapai beberapa tujuan. Organisasi menggabungkan pengetahuan kolektif, nilai, dan visi orang-orang yang secara sadar (dan kadang tidak sadar) berusaha untuk memperoleh sesuatu yang mereka inginkan.” ( Wisnu dan Nurhasanah, 2005:3)

17

B. Asas-Asas Organisasi

Pengorganisasian mempersatukan sumber-sumber daya pokok dengan cara yang teratur dan mengatur orang dalam pola yang demikian rupa, hingga mereka dapat melaksanakan aktifitas-aktifitas guna mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Istilah pengorganisasian berasal dari perkataan Organism (Organisme) yang merupakan bagian-bagian yang terintegrasi demikian rupa hinggga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan.

Untuk membentuk atau menyusun suatu organisasi yang efektif dan efisien perlu diperhatikan dan dipedomani beberapa asas atau prinsip-prinsip organisasi yang menjadi landasan dalam melaksanakan kegiatan.

Prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh Sutarto adalah sebagai berikut: 1. Asas Perumusan Tujuan

Dalam mencapai tujuan organisasi diperlukan perumusan tujuan yang jelas dan tertulis. Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman dalam menyusun fungsi-fungsi dan tugas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam bekerja. Tujuan yang jelas mempermudah pencapaian sasaran organisasi yang telah ditetapkan, karena tujuan hanya tercapainya melalui kerjasama yang baik, teratur antar pegawai. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi adanya kesatuan antara pimpinan dan kesatuan gerak pegawai atau karyawan.

2. Asas Departementasi

Departementasi adalah pengelompokan individi-individu kedalam departemen dan pengelompokan departemen secara total. Dalam mencapai efisiensi kegiatan perlu dikelompokkan menurut jenis dan hubungannya sehingga setiap unit kerja mempunyai batas-batas kerja yang jelas dan tegas.

3. Asas Pembagian Kerja

Pembagian kerja dapat menciptakan keseimbangan terhadap tugas, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga setiap bagian mempunyai beban dan tanggung jawab yang sesuai dengan tingkat pekerjaannya.

18

4. Asas Delegasi Kekuasaan

Delegasi merupakan penyerahan hak dalam mengambil keputusan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Pelimpahan wewenang atau kekuasaan harus dirumuskan secara tertulis dengan kata-kata yang mudah dipahami dan jelas sehingga pendelegasian wewenang menunjukkan isi materi dan batasan-batasan tugas sehingga tidak terjadi kesalah pahaman.

5. Asas Kesatuan Komando

Asas kesatuan komando adalah asas dimana perintah dan tanggung jawab berada pada keputusan pemimpin. Dengan tidak adanya kesatuan komando dapat menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.

6. Asas Koordinasi

Asas koordinasi adalah keselarasan melaksanakan aktivitas satuan, tugas dalam organisasi.

Adapun manfaat dari asas koordinasi adalah :

a. Menjamin kesatuan kebijaksanaan

b. Menjamin kesatuan sikap

c. Menjamin kesatuan pelaksanaan

d. Menghindari konflik

e. Menghindari kesalahan dalam pekerjaan f. Menghindari dalam perebutan fasilitas

g. Menghindari kekosongan dalam bekerja

7. Asas Rentang Kontrol

Asas ini dimaksudkan agar pimpinan mudah dalam melakukan pengawasan atas perintah-perintah yang diberikan kepada bawahan secara tepat.

8. Asas Organisasi

Yang dimaksud asas organisasi adalah tingkatan-tingkatan suatu organisasi yang di dalamnya terdapat pimpinan, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang dari pimpinan ke bawahan dalam fungsi tertentu.

9. Asas Fleksibelitas

Asas ini membantu organisasi dalam menyelesaikan organisasi dengan melihat perubahan dari lingkungan internal atau eksternal organisasi.

19

10. Asas Kelangsungan

Dalam membentuk organisasi diharapkan organisasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan, oleh karena itu sebelum membentuk organisasi para pembentuk harus menyediakan sarana yang ada dalam menunjang aktivitas operasional organisasi secara baik dan terus-menerus.

11. Asas Keseimbangan

Asas keseimbangan yaitu penetapan susunan organisasi dalam yang sesuai dengan tugas, wewenang, peran dan tanggung jawab masing-masing bagian. Hal ini dilakukan agar penempatan lebih mudah dilakukan sesuai dengan jenjang organisasi yang setingkat sehingga dapat meningkatkan efisiensi sewaktu bekerja dan aktifitas operasi organisasi berjalan terus-menerus.

20

C. Struktur Organisasi

Dalam hal ini struktur organisasi diartikan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja,maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem kerjasama. Struktur organisasi ini harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan organisasi dan menurut sumber-sumber kemampuannya, biasanya disusun oleh pihak pimpinan. Pengembangan struktur organisasi harus ditekankan pada prinsip-prinsip organisasi komunikasi, pada azas pertukaran informasi dan kewajiban bawahannya untuk selalu melaporkan kepada atasan tentang jalannya operasi pada azas kewajiban pimpinan untuk selalu mengadakan pengecekan terhadap jalannya pelaksanaan perintah-perintahnya.

Fungsi dari struktur organisasi adalah untuk menentukan kelancaran jalannya pelaksanaan dan berupa pewadahan atau pengaturan lebih lanjut daripada kekuasaan, pekerjaan, tanggung jawab dan orang-orang yang harus sehingga setiap orang tahu apa kedudukannya, apa tugasnya, apa tanggung jawabnya, kewajibannya, fungsinya, pekerjaannya maupun wewenangnya.

D. Bentuk - Bentuk Organisasi

Bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu : 1. Organisasi Garis (Line Organization)

Tipe organisasi yang paling umum terdapat dalam perusahaan, dan di mana ada garis-garis otoritas langsung dari bagian puncak sampai bagian terbawah, dimana tiap pimpinan memikul tanggung jawab tertentu untuk seksinya dalam perusahaan.

Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Bentuk sederhana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang

relative kecil.

b. Bawahan hanya mengenal satu pimpinan.

c. Pucuk pemimpin merupakan sumber dari pada wewenang.

21

e. Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya,

dan hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.

f. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga

kegiatan organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks. g. Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.

h. Alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih

sederhana.

i. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah. j. Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.

k. Dari pucuk pimpinan sampai kebawah, segala sesuatu berlangsung

menurut garis komando.

Organisasi Garis memiliki kebaikan dan kelemahan yaitu : a. Kebaikan organisasi garis yaitu :

1. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah 2. Pengambilan keputusan lebih cepat 3. Solidaritas karyawan tinggi

4. Biayanya rendah

b. Kelemahan organisasi garis, yaitu :

1. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.

2. Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis. 3. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas.

22

Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai berikut :

Sumber : Dalam buku Supardi dan Anwar (2002:23)

Gambar 3.1

Struktur Organisasi Garis

2. Organisasi Garis dan Staf (Line Staf Organization) Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks b. Jumlah anggotanya relatif banyak.

c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis

komando mulai top manager sampai dengan unit lini yang paling bawah. 2. Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf. Unit staf adalah

unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan.

Dalam struktur organisasi garis dan staf juga dijumpai kebaikan dan kelemahan.

Adapun kebaikan organisasi garis dan staf yaitu : 1. Relavan untuk perusahaan besar.

2. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli.

3. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place” .

DIRECTUR

23

Adapun kelemahan organisasi garis dan staf yaitu : 1. Koordinasi kadang-kadang sukar di terapkan.

2. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak

sehingga mereka tidak saling mengenal.

3. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi.

Sumber : Dalam buku Supardi dan Anwar (2002:26)

Gambar 3.2

Struktur Organisasi Garis dan Staff

3.Organisasi fungsional

Organisasi dimana ahli-ahli ditempatkan dan dibebani dengan suatu macam pekerjaan tertentu di seluruh organisasi.

Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga.

b. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada

pembagian fungsi.

PIMPINAN

STAFF AHLI STAFF AHLI

STAFF STAFF

LINI LINI

LINI LINI

24

c. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan

organisasi yang ada di bawahnya, dan pimpinan dari setiap organisasi.

Sumber : Dalam buku Supardi dan Anwar (2002:29)

Gambar 3.3

Struktur Organisasi Fungsional

4.Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk struktur organisasi fungsional juga memiliki kebaikan dan kelemahan, antara lain:

Kebaikan struktur organisasi fungsional dan staf yaitu : a. Pembagian tugas jelas.

b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan. c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks. d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan.

Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf yaitu : a. Sukar mengadakan mutasi.

b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi.

c. Kurangnya solidaritas sesama karyawan karena tidak saling mengenal.

DIREKTUR UTAMA

D. PRODUKSI D. LITBANG D. PEMASARAN D. PERSONALIA

Kepala Produksi

Kepala Administrasi

Kepala Pemasaran

25

Sumber : Dalam buku Supardi dan Anwar (2002:44)

Gambar 3.4

Struktur Organisasi Fungsional dan Staff

Direktur

Staff Penasehat

Produksi Perdagangan Personalia Keuangan

Proyek C Proyek B

26

E. Koordinasi

1. Pengertian Koordinasi

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan serangkaian kegiatan yang selalu berhubungan satu sama lain sesuai dengan prinsip organisasi yaitu dengan membagi-bagi pekerjaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, administrasi, keuangan dan lain-lain.

Untuk mengelola bagian-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai keahlian (skill) pada bagian masing-masing sehingga setiap bagian dapat beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksud diadakannya spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua faktor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.

Melaksanakan departemenisasi dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan menyimpang dari tujuan perusahaan keseluruhan.

2. Bentuk-Bentuk Koordinasi

Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bawahan, menunjukkan orang yang tepat dan sesuai, memerintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan

27

yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu : a. Koordinasi Vertikal

Kordinasi vertikal adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.

b. Koordinasi Horizontal

Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahakan untuk saling mengisi.

3. Sistem Koordinasi

Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :

a. Authority

Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha bersama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertikal maupun horizontal dalam pencapaian tujuan secara keseluruhan.

Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.

28

b. Mutual Service

Yaitu kesediaan untuk saling membantu antar para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujudnya koordinasi, tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerjasama dan saling membantu. c. Doktrin

Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.

Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seluruh aktivitas.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu:

a. Para pejabat dan satuan-satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.

b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat

dalam memecahkan masalah.

c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.

d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar pejabat.

F. Hambatan Dalam Koordinasi

Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah,

29

tujuan serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah administrasi.

Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain:

1. Dalam Bidang Organisasi

Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi didasarkan atas faktor diluar administrasi, seperti faktor politik, sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.

2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.

30

4. Dalam Bidang Kepegawaian

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat, pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.

5. Dalam Bidang Tata Keuangan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Peranan struktur organisasi ini sangat penting dalam mewujudkan

hubungan kerjasama dengan baik dan hubungan wewenang maupun tanggung jawab baik secara vertical dan horizontal yang menunjukkan bagian-bagian maupun fungsi-fungsi dari tenaga kerja dalam suatu perusahaan.

2. Struktur organisasi yang digunakan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara berbentuk struktur organisasi garis yang memiliki ciri-ciri bentuk sedrehana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relative kecil, bawahan hanya mengenal satu pimpinan, pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang, organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit beserta tingkat spesialisasi kerja yang rendah.

3. Struktur organisasi yang diterapkan dalam organisasi sudah dapat

dijalankan fungsinya sebagai alat untuk suatu pengawasan, pengarahan, mengendalikan, dan menyalurkan para anggota untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai dalam suatu organisasi.

B. Saran

1. Dalam pengkoordinasian perlu adanya suatu komunikasi yang jelas antara pimpinan dan bawahannya agar tidak ada suatu pekerjaan yang terhambat.

2. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar pimpinan

tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan.

3. Agar suatu kerja sama dapat lebih ditingkatkan antara pimpinan dan

karyawan ataupun karyawan dan karyawan perlu adanya suatu hubungan informal dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

33

DAFTAR PUSTAKA

Arep Ishak, Hendri Tanjung, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Ke – 2, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2003.

Daft L, Richard, Manajemen, Edisi 6 Buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2007.

Supardi, Syaiful Anwar, Dasar-Dasar Perilaku Organisasi, Cetakan Pertama, UII Press, Jogjakarta, 2002.

Soyandi Herman, Manajemen Sumber Daya Manusia, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008.

Tangkilisan, Hessel Nogi S, Manajemen Publik, Grasindo, Jakarta, 2005

UR, Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah, Teori Organisasi Struktur dan Design, Edisi Ke – 2, Universitas Muhammadiyah Malang Press, Malang, 2005.

28

b. Mutual Service

Yaitu kesediaan untuk saling membantu antar para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujudnya koordinasi, tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerjasama dan saling membantu. c. Doktrin

Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.

Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seluruh aktivitas.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu:

a. Para pejabat dan satuan-satuan organisasi merasa satu dalam organisasi. b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat

dalam memecahkan masalah.

c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.

d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar pejabat.

F. Hambatan Dalam Koordinasi

Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah,

29

tujuan serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah administrasi.

Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain:

1. Dalam Bidang Organisasi

Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi didasarkan atas faktor diluar administrasi, seperti faktor politik, sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.

2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan

30

4. Dalam Bidang Kepegawaian

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat, pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.

5. Dalam Bidang Tata Keuangan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A.Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Peranan struktur organisasi ini sangat penting dalam mewujudkan hubungan kerjasama dengan baik dan hubungan wewenang maupun tanggung jawab baik secara vertical dan horizontal yang menunjukkan bagian-bagian maupun fungsi-fungsi dari tenaga kerja dalam suatu perusahaan.

2. Struktur organisasi yang digunakan di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berbentuk struktur organisasi garis yang memiliki ciri-ciri bentuk sedrehana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relative kecil, bawahan hanya mengenal satu pimpinan, pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang, organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit beserta tingkat spesialisasi kerja yang rendah.

3. Struktur organisasi yang diterapkan dalam organisasi sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk suatu pengawasan, pengarahan, mengendalikan, dan menyalurkan para anggota untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai dalam suatu organisasi.

B. Saran

1. Dalam pengkoordinasian perlu adanya suatu komunikasi yang jelas antara pimpinan dan bawahannya agar tidak ada suatu pekerjaan yang terhambat.

2. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar pimpinan tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan.

3. Agar suatu kerja sama dapat lebih ditingkatkan antara pimpinan dan karyawan ataupun karyawan dan karyawan perlu adanya suatu hubungan informal dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

33

DAFTAR PUSTAKA

Arep Ishak, Hendri Tanjung, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Ke – 2, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2003.

Daft L, Richard, Manajemen, Edisi 6 Buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2007.

Supardi, Syaiful Anwar, Dasar-Dasar Perilaku Organisasi, Cetakan Pertama, UII Press, Jogjakarta, 2002.

Soyandi Herman, Manajemen Sumber Daya Manusia, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008.

Tangkilisan, Hessel Nogi S, Manajemen Publik, Grasindo, Jakarta, 2005

UR, Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah, Teori Organisasi Struktur dan Design, Edisi Ke – 2, Universitas Muhammadiyah Malang Press, Malang, 2005.