Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

TINJAUAN TERHADAP STRUKTUR ORGANISASI

DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR Diajukan Oleh : MULIA SARI AGUSTINA

082101026

DIPLOMA III KEUANGAN

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : MULIA SARI AGUSTINA

NIM : 082101026

JURUSAN : D III KEUANGAN

JUDUL SKRIPSI : TINJAUAN TERHADAP STRUKTUR

ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN

KOORDINASI KERJA KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA.

TANGGAL……… 2010 DOSEN PEMBIMBING

NIP. 19780930 200812 2 001 (Yasmin Chairunisa SP, MBA)

TANGGAL……… 2010 KETUA JURUSAN

NIP. 19530519 198403 1 001

(Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS)

TANGGAL……… 2010 DEKAN

NIP. 19550810 198303 1 004 (Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan berkat dan rahmatnya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Tinjauan Terhadap Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.” Adapun tujuan dari pembuatan Tugas Akhir ini adalah guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Diploma III pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih sangat sederhana. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun demi penyempurnaan tugas akhir ini.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang terdalam kepada :

1. Ayahanda tercinta Mulyadi, dan ibunda tercinta Aminah, yang dengan

penuh kesabaran telah mendidik penulis dan memberikan dukungan kepada penulis baik moril maupun materi, serta selalu mendoakan penulis di setiap kesempatan. Semoga tugas akhir ini dapat membuat ayahanda dan ibunda bangga terhadap penulis.

2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

3. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS, selaku Ketua Program Studi Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Syafrizal Helmi Situmorang, SE, Msi, selaku sekretaris

Jurusan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA, selaku dosen pembimbing

penulis yang telah banyak memberikan masukan dan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

6. Seluruh Dosen / Staf Pengajar serta Pegawai di Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara yang telah banyak memberikan ilmu kepada penulis.

7. Buat adik-adikku Wawan, Andre, dan Nabilla, rajin-rajin belajar ya dik, dan jadilah kebanggaan bagi orang tua kita.

8. Buat teman-temanku, Sheilla, Melan, Tyme, Nova, Iboenk, terima kasih ya buat kerja sama dan dukungannya selama ini.

9. Buat Eka, terima kasih ya atas dukungan dan perhatiannya selama ini.

10. Buat teman-teman magang group 2, Rini, Tyas, Leo, Edhita, Widya, terima kasih ya atas kebersamaan kita selama ini. Good luck ya.

11. Buat teman-teman seperjuanganku di FE USU khusunya anak-anak keuangan stanbuk 08, teman-temanku di grup A,B, dan C. Senior dan

junior di departemen keuangan yang selama ini banyak membantu selama masa perkuliahan.

Semua kebaikan, perhatian dan curahan kasih sayang yang telah diberikan akan selalu ada dihati dan menjadi kenangan terindah yang takkan dapat dilupakan penulis. Semoga Allah Swt membalas semua kebaikan dengan limpahan rahmat dan kasih sayang-Nya kepada kita semua. Akhir kata penulis sampaikan terima kasih dan semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi para pembacanya.

Medan, Desember 2010 Penulis

(Mulia Sari Agustina)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... vi

BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Rencana Penulisan ... 4

1. Jadwal Survei ... 4

2. Rencana Isi ... 5

BAB II : PROFIL INSTANSI / LEMBAGA A. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara ... 6

1. Visi dan Misi Universitas Sumatera Utara ... 7

B. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 8

1. Visi Fakultas Ekonomi USU ... 10

2. Misi Fakultas Ekonomi USU ... 10

C. Tujuan Fakultas Ekonomi USU ... 11

D. Jenis Usaha / Kegiatan ... 12

E. Struktur Organisasi ... 13

F. Job Description... 17

G. Kinerja Usaha Terkini ... 22

H. Rencana Kegiatan ... 23 BAB III : PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi ... 26

1. Pengertian Organisasi ... 26

2. Pengertian Struktur Organisasi ... 28

B. Prinsip-Prinsip Organisasi ... 30

C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi ... 32

D. Komunikasi Dalam Organisasi ... 43

E. Koordinasi ... 45

F. Hambatan Dalam Koordinasi ... 51

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 55

B. Saran ... 56

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

Halaman

Tabel I.I Jadwal Kegiatan Penelitian ... 4

Gambar 2.1 Struktur Organisasi FE USU... 14

Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis ... 35

Gambar 3.2 Organisasi Bentuk Garis Dan Staf ... 38

Gambar 3.3 Organisasi Bentuk Fungsional ... 40

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Organisasi adalah suatu sistem yang menghubungkan sumber-sumber daya sehingga memungkinkan pencapaian tujuan atau sasaran tertentu. Pelaksanaan suatu proses pengorganisasi yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.

Organisasi yang merupakan alat untuk mencapai tujuan, harus menyusun suatu sistem untuk melakukan tindakan yang ditentukan dengan merancang struktur hubungan antara pekerja, personalia, dan faktor-faktor fisik.

Didalam organisasi umumnya sering menghadapi permasalahan seiring dengan perkembangan zaman dan perubahan lingkungan. Masalah ini merupakan tantangan bagi organisasi agar dapat mencari jalan keluar dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan perkembangan zaman tersebut.

Semua kegiatan dari tiap bagian harus terkoordinir untuk mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Untuk menciptakan koordinasi dalam organisasi, perlu diciptakan suatu wadah yang dapat menjembatani semua bagian dalam organisasi, yaitu “struktur organisasi”.

Agar struktur organisasi dapat mendukung pencapaian tujuan hendaknya mengandung 3 (tiga) hal, yaitu :

1. Pendelegasian wewenang dan desentralisasi

Salah satu faktor penentu efektivitas organisasi dapat dilihat dari kemampuan mengenali situsi organisasi oleh pemimpin yang pada akhirnya dapat menentukan pendelegasian wewenang kepada para bawahannya.

Pendelegasian wewenang oleh atasa kepada bawahannya diperlukan agar organisasi berfungsi secara efisien, karena tidak ada atasan dapat mengawasi setiap saat tugas-tugas bawahannya, terlebih apabila organisasi tersebut mempunyai aktivitas yang banyak dan kompleks.

2. Koordinasi

Koordinasi diperlukan untuk mengintegrasikan berbagai macam komponen yang berbeda untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi secara menyeluruh.

3. Komunikasi

Komunikasi merupakan proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.

Agar koordinasi dapat diterapkan, maka perlu komunikasi yang bermanfaat untuk mendekatkan setiap tenaga kerja maupun kelompok kerja.

Struktur organisasi mempuyai hubungan yang erat dengan organisasi. Secara umum, pengorganisasian menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi. Untuk mencapai apakah struktur organisasi memberikan sumbangan positif bagi keefektifan organisasi atau tidak, harus ada asumsi tentang kemampuan dan motivasi dari orang-orang yang mempunyai kekuasaan untuk menciptakannya.

Menyadari pentingnya peranan struktur organisasi dalam meningkatkan koordinasi kerja antara setiap fungsi, maka penilis tertarik untuk memilih judul “Tinjauan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Rumusan Masalah

Struktur organisasi dan koordinasi memegang peranan penting dan mempunyai hubungan yang erat dalam pencapaian tujuan organisasi, sehingga dapat dibuat rumusan masalah, yakni Bagaimana Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, dapat nencapai tujuannya?

C. Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, apakah sudah terkoordinasi dengan baik atau belum.

Adapun manfaat penelitian ini adalah :

1. Membandingkan antara teori dan kenyataan atau praktek di lapangan yang berhubungan dengan pokok permasalahan sehingga dapat diketahui sejauh mana pengaplikasian antara teori dengan praktek.

2. Untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan penulis khususnya dalam hal struktur organisasi dalam meningkatkan koordinasi kerja.

D. Rencana Penulisan 1. Jadwal Survei

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadual kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

1 2 3

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Dalam kegiatan Pengumpulan Data, penulis melakukan riset mulai tanggal 21 Oktober s/d 02 Desember 2010 di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Rencana Isi

Sebagai gambaran singkat dari pembahasan dan penyusunan dengan memasukkan data yang relevan dalam tugas akhir ini, maka penulis mengemukakan sistematika dari pembahasan.

Adapun uraiannya adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba menguraikan pengertian organisasi, prisip-prinsip organisasi, struktur dan bentuk organisasi, juga tentang rentang manajemen dan koordinasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan.

BAB II

PROFIL INSTANSI / LEMBAGA

A. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara

Pendirian Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh yakni dengan membentuk Yayasan Universitas Sumatera Utara serta mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.

Sehubungan dengan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Banda Aceh yang kemudian menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala pada tahun 1961, Universitas Sumatera Utara membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku terhitung mulai tanggal 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Negara) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan).

PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi,dan DIII Kesekretariatan.

Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 November 2003, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat Universitas Sumatera Utara menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 14 fakultas.

1. Visi dan Misi Universitas Sumatera Utara Visi :

University for Industry Misi :

1. Mempersiapkan Mahasiswa menjadi anggota masyarakat bermoral dengan

kemampuan akademik dan/atau profesional dan/atau vokasional untuk menerapkan, mengembangkan, dan memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.

2. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan seni

terutama pada kerjasama berbasis industri, dan pengembangan aplikasinya untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.

3. Mendukung pengembangan masyarakat sipil yang demokratis melalui peran Universitas Sumatera Utara sebagai suatu kekuatan moral yang otonom untuk mencapai kemampuan yang kuat dalam lingkungan kompetisi global melalui pengelolaan secara profesional sumber daya manusia, memperluas partisipasi dalam pembelajaran, memenuhi kebutuhan nasional dalam pembelajaran, dan memodernisasi cara pembelajaran.

B. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan Tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen

3. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan

2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 1. Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

2. Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu Ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan

Tinggi penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.

C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan dan perubahan.

c. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.

d. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan

teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.

e. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya

sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masayarakat.

f. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan teknologi sehingga

mampu menemukan, memahami, menjelaskan dan merumuskan cara penyelesaian masalah.

g. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berpikir, bersikap, dan

h. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.

D. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

E. Struktur Organisasi

Struktur organisasi diperlukan untuk memperjelas pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana berbagai aktivitas berkaitan satu sama lain, sampai tingkat tertentu. Struktur organisasi juga menunjukkan hirarki organisasi dan pendelegasian wewenang serta memperlihatkan hubungan pelaporan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian hasil yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi.

Melalui struktur organisasi yang baik, memungkinkan pengaturan pelaksanaan serta perancangan dan pembinaan lingkungan yang memiliki prestasi

dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan

melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik dan tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan seluruh perorangan, maupun kelompok kerja dengan melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini :

Gambar 2.1. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Rektor dan Pembantu Rektor Dekan dan Pembantu Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Ketua Lab/ Study Bengkel Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Program Studi Intra Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Kepala Sub Bagian Tata Usaha

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE,M.Si

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Ac

Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec

Anggota : Prof.Dr.Ade FatmaLubis,MAFIS,MBA,Ak

Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si

Prof.Dr.Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak

Prof.Dr.Ramli, MS

Prof.Dr.Paham Ginting,MS Prof.Dr.Syaad Afifudin S., M.Ec Prof.Dr.Rismayani, MS

Drs.Hasan Sakti Siregar, Msi, Ak Prof.Dr.Lic.rer.reg.Sirojuzilam, SE Drs.Raja Bongsu Hutagalung, M.Si, Ak Dr.Murni Daulay, SE, M.Si

PROGRAM S-1 Akuntansi

Ketua : Drs. Hassan Sakti Siregar,M.Si, Ak

Manajemen

Ketua : Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si

Sekertaris : Nisrul Irawati,SE,MBA

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec

Sekertaris : Dr. Irsyad Lubis,SE,M.SocSc

PROGRAM DIPLOMA Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MA

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, Msi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistiana Rini, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Kamariah, SE Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, MSi Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE

F. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,

kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan surat-menyurat, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan

fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan membina hubungan dengan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.

i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

kegiatan fakultas.

k. Menyusun dan mempersiapkan penyusunan laporan kerja fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan surat-menyurat dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan

pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji, honorium, lembur, vakasi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan

jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

c. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan.

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

e. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

f. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

G. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, dibutuhkan waktu untuk mencapainya. Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, terus diupayakan agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademik agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj) sehingga para civitas akademik memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

H. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : 1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

2. Perkuliahan semester genap/ganjil.

3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus, metode dan peralatan yang lebih

modern/ berteknologi tinggi.

2. Jumlah lulusan meningkat dengan kelulusan tepat waktu, serta indeks prestasi yang lebih tinggi.

3. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu

Hasil Studi, Jadual Kuliah, Jadual Ujian Mid Semester, dan Jadual Ujian Semester yang telah terprogram.

4. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang

baca.

5. Meningkatkan kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru

diadakan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,

Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.

8. Proses kenaikan pangkat dan jabatan Dosen.

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dengan terlebih dahulu

dirapatkan oleh Departemen.

10. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2 dan S3 baik dalam maupun di Luar Negeri.

11. Menambahkan kegiatan Seminar, Lokakarya, Kuliah umum yang dikoordinasi Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Departemen menyiapkan Laporan Evaluasi per semester untuk meningkatkan nilai Akreditas masing-masing departemen.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi dan Struktur Organisasi 1. Pengertian Organisasi

Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dimana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.

Di bawah ini, terdapat pendapat yang berbeda dari beberapa para ahli. Hal ini terkait dengan perbedaan sudut pandang dan displin ilmu yang berlainan. Akan tetapi jika dilihat dari unsur-unsur yang terkandung di dalam masing-masing defenisi tersebut terdapat banyak persamaan.

Berikut adalah beberapa pendapat para ahli mengenai defenisi organisasi: a. G.R. Terry

Organisasi berasal dari kata organisme, yaitu suatu struktur dengan bagian-bagian yang demikian diintegrasi hingga hubungan mereka satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan.

Jadi organisasi terdiri dari dua bagian pokok yaitu: (1) Bagian-bagian dan

b. John M. Gaus

Organisasi adalah tata hubungan antara orang-orang untuk dapat memungkinkan tercapainya tujuan bersama dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab.

c. James A.F Stoner

Organisasi memiliki dua arti umum, arti yang pertama adalah pada suatu lembaga (institution) atau kelompok sedangkan arti yang kedua adalah mengacu pada proses pengorganisasian yaitu cara pengaturan pekerjaan dan mengalokasikan pekerjaan diantara anggota organisasi dapat tercapai secara efisien.

d. Chester I Bernand

Organisasi adalah suatu sistem kegiatan kerjasama dari dua orang atau lebih, sesuatu yang tidak terwujud dan tidak bersifat perseorangan sebagian besar mengenai hal hubungan-hubungan.

e. Jhon Pfifner dan S. Owen Lane

Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh orang-orang, atau kelompok-kelompok dengan kekuasaan yang diperlukan untuk pelaksanaan itu, sehingga kewajiban yang dilaksanakan demikian itu memberikan saluran-saluran yang terbaik bagi penyelenggaraan usaha yang efisien, teratur, positif dan terkoordinasi.

Dari beberapa defenisi ini, dapat disimpulkan unsur-unsur dari suatu organisai meliputi:

a. Adanya sekelompok orang yang terikat pada sistem. b. Adanya proses pembagian agar tercapai spesialisasi kerja.

c. Adanya hubungan-hubungan dan pembagian kerja secara sadar

terkoordinasi.

d. Adanya tujuan bersama yang hendak dicapai.

2.Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefenisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dimana organisasi dikelola. Struktur orgaisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara funsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.

Beberapa defenisi pengorganisasian secara luas antara lain :

a. Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur

formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas di antara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai.

b. Pengorganisasian merupakan proses yang menetapkan hubungan antara

kekuasaan dan tanggung jawab diantara orang yang terlibat didalam organisasi dan terikat pada sistem.

c. Pengorganisasian adalah proses panyesuaian struktur organisasi dengan tujuan sumber daya dan lingkupnya. Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian-bagian atau komponen dan posisi dalam suatu organisasi.

Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga prosedur sebagai berikut :

1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai

tujuan organisasi.

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara

logis dapat dilaksanakan oleh satu orang.

3. Pengadaan dan pengembanagn suatu mekanisme untuk

mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Adapun faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara atasan dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.

2. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

Kemampuan dan cara berpikir anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi.

4. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun

satuan-satuan kerjanyaakan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisas, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

B. Prinsip-Prinsip Organisasi

Beberapa prinsip organisasi yang perlu diperhatikan dalam menganalisis struktur organisasi antara lain :

1. Prinsip Kesatuan Tujuan

Struktur organisasi akan efektif apabila memudahkan sumbangan individual dalam pencapaian tujuan organisasi

2. Prinsip Efisiensi

Organisasi akan efisien bila disusun untuk membantu pencapaian tujuannya.

3. Prinsip Rentang Manajemen

Ada batas dalam setiap keduduka n manajerial mengenai jumlah orang yang dapat dikelola secara efektif, tetapi jumlah yang tepat akan berbeda sesuai dengan pengaruh variabel yang mendasari dan dampaknya atas kebutuhan waktu untuk mengelola secara efektif

4. Prinsip Delegasi Berdasarkan Hasil Yang Diharapkan

Wewenang yang didelegasikan diharapkan cukup memadai untuk menjamin kemampuan hasil mereka mencapai hasil yang diharapkan.

5. Prinsip Kemutlakan Tanggung Jawab

Pertanggung jawaban bawahan atas prestasi mereka kepada para atasan merupakan hal yang mutlak, dan atasan tidak dapat menghindari tanggung jawab aktivitas organisasi dari bawahan mereka.

6. Prinsip Tingkat Wewenang

Pemeliharaan wewenang yang diinginkan mengharuskan pemgambilan keputusan yang berada dalam kompetisi wewenang dan tidak diteruskan ke dalam struktur organisasi.

7. Prinsip Pembagian Kerja

Struktur organisasi mencerminkan klasifikasi tuga atau aktivitas yang perlu untuk mencapai tujuan dan memudahkan upaya pengkoordinasiaannya. Peranan dirancang agar sesuai dengan kemampuan dan motivasi orang-orang tersedia untuk mengisinya.

8. Prinsip Keseimbangan

Prinsip atau teknik yang digunakan organisasi harus diseimbangkan dalam rangka keefektifan struktur secara menyeluruh untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

9. Prinsip Pemisahan

Bila beberapa aktivitas dirancang sebagai sarana pengawasan terhadap aktivitas lainnya, maka individu yang diserahi aktivitas pertama tidak dapat melepaskan tanggung jawabbya apabila mereka melapor ke departemen yang aktivitasnya harus mereka nilai.

10. Prinsip Kemudahan Kepemimpinan

Struktur organisasi dan pendelegasian wewenang yang baik memungkinkan untuk merancang dan membina lingkungan untuk berprestasi, sehingga menciptakan kemudahan dalam memimpin.

C. Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Menurut J. Sudarsono ada 4 elemen dalam struktur organisasi yaitu,

1. Spesialisasi aktivitas, yang mengacu pada spesifikasi tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi pembagian kerja dan penyatuan tugas-tugas tersebut kedalam unit kerja (departementalization).

2. Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan menjamin

kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitasnya.

3. Koordinasi aktivitas, adalah prosedur untuk mengintegrasikan

4. Menurut Mintzberg, mekanisme standardisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola unit.

5. Unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam satu

kelompok kerja.

Struktur organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu Organisasi Garis (Line Organization), Organisasi Garis dan Staf (Line-Staf Organization), Organisasi Fungsional dan Organisasi Fungsional Staf.

1. Organisasi Garis (Line Organization)

Bentuk organisasi ini paling banyak dipakai serta paling sederhana dan merupakan tipe organisasi yang paling tua. Bentuk tata hubungannya masih sederhana, sehingga praktis dan mudah dipakai. Pada sistem organisasi ini, wewenang dialirkan dari atas ke bawah, demikian juga tanggung jawab bawahan dialirkan kepada atasannya secara bertingkat, sehingga setiap bawahan hanya mempunyai tanggung jawab kepada seorang atasan saja. Pemberian perintah pada organisasi ini bergerak vertical melalui garis lurus sehingga saluran perintah dan tanggung jawabnya tegas.

Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Bentuknya sederhana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif kecil.

c. Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang. d. Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit.

e. Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan

hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.

f. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks.

g. Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.

h. Alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih

sederhana.

i. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah. j. Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.

k. Dari pucuk pimpinan sampai kebawah, segala sesuatu berlangsung

menurut garis komando.

Organisasi Garis memiliki kebaikan dan kelemahan yaitu : a. Kebaikan organisasi garis yaitu :

1. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah 2. Pengambilan keputusan lebih cepat 3. Solidaritas karyawan tinggi

4. Biayanya rendah

b. Kelemahan organisasi garis, yaitu :

1. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia

tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut

2. Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis

3. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas

4. Tujuan organisasi sama, apalagi didasarkan atas tujuan pribadi

pimpinan teringgi dalam organisasi 5. Sulit mengadakan koordinasi

Secara skematis organisasi bentuk garis dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 3.1 Organisasi Bentuk Garis Sumber : Wursanto (2003 : 102)

Manajer

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

2. Organisasi Garis dan Staf (Line Staf Organization)

Dalam organisasi garis dan staf, para anggota organisasi dikelompokkan menjadi 2 kategori besar, yaitu :

1. Mereka yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pokok yang harus dilakukan oleh organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Mereka yang menyelenggarakan kegiatan penunjang guna

mendukung pelaksanaan tugas pokok organisasi.

Untuk mempertahankan kesatuan pimpinan dari sistem garis, staf tidak mengganggu kalancaran organisasi garis dan kewajibannya dalam memberi pelayanan, nasehat, dan kontrol kepada pimpinan organisasi.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks b. Jumlah anggotanya relatif banyak

c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling bawah.

2. Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf. Unit staf adalah unit yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan.

d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh anggota.

Dalam struktur organisasi garis dan staf juga dijumpai kebaikan dan kelemahan.

Adapun kebaikan organisasi garis dan staf yaitu : 1. Relevan untuk perusahaan besar

2. Delegasi yang jelas antara tugas pokok dan tugas penunjang dalam

pengelolaan suatu kesatuan yang bulat

3. Pengetahuan dan ketrampilan yang khusus dimanfaatkan sedemikian rupa 4. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli

5. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place” Adapun kelemahan organisasi garis dan staf yaitu : 1. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan

2. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak

sehingga mereka tidak saling mengenal

3. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi

4. Kehadiran tenaga ahli yang berperan sebagai penasihat bagi manajemen sering menimbulkan masalah

5. Sering menimbulkan kesukaran dalam memperoleh tenaga kerja yang

Gambar 3. 2 Organisasi Bentuk Garis dan Staf Sumber : Wursanto (2003 : 107)

3. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan fungsi yang harus dilaksanakan, yang tidak terlalu menekankan hirarki struktural.

Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga

b. Tidak terlalu menggunakan kriteria ukuran besar kecilnya organisasi c. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian

fungsi.

Manajer

Staf

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

d. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi yang ada dibawahnya, dan pimpinan dari setiap organisasi tersebut berhak untuk memberikan perintah kepada semua pelaksaan sepanjang perintah itu menyangkut bidang tugas masing-masing

e. Seorang bawahan dapat menerima perintah dari beberapa orang pimpinan. f. Jenjang karir para anggota organisasi tidak terikat pada tingkat pangkat dan jabatan struktural diperuntukkan bagi mereka yang memimpin kegiatan penunjang.

g. Bawahan bertanggung jawab kepada pimpinan yang memberikan

perintah.

h. Karena setiap satuan organisasi dapat memberikan perintah kepada semua pelaksana sepanjang menyangkut bidang masing-masing maka bagian organisasi fungsional tidak terlalu menekankan pada hirarki struktural. Sebagaimana dua struktur sebelumnya dalam organisasi fungsional juga dijumpai kebaikan dan kelemahan

Kebaikan organisasi fungsional antara lain : a. Pembagian tugas jelas

b. Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal

mungkin

c. Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya

sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahlian

d. Koordinasi dalam lingkungan satu kesatuan kerja mudah dilakukan e. Disiplin kerja tinggi

Kelemahan organisasi fungsional antara lain :

a. Tidak adanya kesatuan perintah karena karyawan dapat menerima

perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan

b. Karyawan yang tidak merasa ahli dalam bidangnya sulit bekerja sama

karena masing-masing merasa bidang spesialisasinya yang terpenting c. Sulit menciptakan kriteria objektif tentang prestasi kerja karena banyak

kegiatan fungsional yang hasilnya sulit diukur.

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Fungsional Sumber : Wursanto (2003 : 114)

Manajer

Manajer Personalia

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

4. Organisasi Fungsional dan Staf

Bentuk organisasi fungsional dan staf merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staf. Dalam organisasi fungsional dan staf wewenang dari pimpinan tertinggi organisasi dilimpahkan kepada satua-satuan kerja di bawahnya dalam bidang kerja tertentu dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggungjawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksana yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

Bentuk struktur organisasi fungsional juga memiliki kebaikan dan kelemahan, antara lain :

Kebaikan struktur Organisasi fungsional dan Staf yaitu : a. Pembagian tugas jelas

b. Spesialisasi kerja karyawan dapat dikembangkan c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks

d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan

Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf yaitu :

a. Sukar mengadakan mutasi

b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi

Gambar 3.4 Struktur Organisasi Bentuk Fungsional dan Staf Sumber : Wursanto (2003 : 116)

Dari bentuk struktur organisasi ini jelas bahwa struktur organisasi yang digunakakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Uatara adalah struktur organisasi fungsional dan staf atau gabungan dari antara struktur organisasi fungsional dengan struktur organisasi garis.

Direktur

Staf Penasehat

Produksi Perdagangan Personalia Keuangan

D. Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi merupakan bagian penting dalam kegiatan organisasi yang dirancang untuk mencapai tujuan, karena komunikasi dibutuhkan untuk masing-masing fungsi organisasi. Tanpa komunikasi tidak akan terwujud pelaksanaan kegiatan atau aktivitas organisasi.

Komunikasi merupakan proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Perpindahan pengertian tidak hanya melibatkan sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan. Untuk perpindahan yang efektif dan suksesnya pertukaran informasi tidak hanya transmisi data yang diperlukan tetapi juga ketrampilan lainnya.

Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu :

1. Dari segi sifat dapat dibedakan menjadi 2 (dua) , yaitu : a. Komunikasi Lisan

Komunikasi melalui ucapan kata-kata atau kalimat, melalui apa-apa yang dikatakan dan bagaimana mengatakannya.

b. Komunikasi Tertulis

Komunikasi dengan menggunakan rangkaian kata-kata atau kalimat, kode-kode yang mengandung arti tertulis dan dapat dimengerti pihak lain. 2. Menurut arahnya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi ke atas

Komunikasi langsung dari bawahan ke atasan, atau dari suatu organisasi rendah dengan suatu organisasi yang tertinggi.

b. Komunikasi ke bawah

Komunikasi yang berlangsung dari suatu bagian yang lebih tinggi kepada satuan-satuan organisasi yang ada di bawahnya.

c. Komunikasi Dialog ke atas

Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih rendah dengan jabatan atau pimpinan yang lebih tinggi.

d. Komunikasi yang berlangsung antara pejabat yang lebih tinggi dengan

jabatan atau pimpinan yang lebih rendah. e. Komunikasi Horizontal

Komunikasi antara pimpinan atau jabatan yang setingkat dalam suatu organisasi.

f. Komunikasi Satu Arah

Komunikasi yang tidak mendapat respon dari pihak penerima informasi.

g. Komunikasi Dua Arah

Komunikasi yang berlangsung secara timbal balik.

3. Menurut Lawan Komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi Satu Lawan

Komunikasi antar pribadi damana dapat terjadi antara pimpinan dan bawahan, antara pimpinan dan pimpinan yang setingkat dan bawahan ke bawahan.

b. Komunikasi Satu Lawan Banyak

c. Komunikasi Kelompok Lawan Saturda

Komunikasi dengan beberapa orang dalam satu kelompok.

d. Komunikasi Lawan Kelompok

Komunikasi antar sekelompok pegawai/karyawan dengan kelompok pegawai lain.

4. Menurut keresmiannya, komunikasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi Formal

Komunikasi yang terjadi di antara para anggota organisasi, yang secara tegas diatur dan telah ditentukan dalam struktur organisasi.

b. Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam struktur organisasi.

E. Koordinasi

1. Pengertian Koordinasi

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian berbagai macam komponen yang berbeda dari pembagian kerja untuk mencapai sasaran-sasaran organisasi secara menyeluruh. Koordinasi merupakan proses dari aktivitas individu dan kelompok yang dikaitkan satu sama lain, untuk memastikan tercapainya tujuan bersama.

Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antara lain :

a. Leonard D. White

Koordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan gerakan serta pengerjaan bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberiakan sumbangan yang maksimum pada hasil secara keseluruhan.

b. Dalton E. Mcfarland

Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.

c. William R. Spriegel

Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal waktu dan urutan pelaksanaan.

Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan serangkaian kegiatan yang selalu berhubungan satu sama lain sesuai dengan prinsip organisasi yaitu dengan membagi-bagi pekerjaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, administrasi, keuangan dan lain-lain.

Untuk mengelola bagian-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai keahlian (skill) pada bagian masing-masing sehingga setiap bagian dapat beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksud diadakannya spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua faktor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.

Inti dari koordinasi adalah sebagai berikut :

a. Koordinasi berisi tentang penyesuaian antar bagian yang terikat pada

sistem

b. Koordinasi berisi tentang keseimbangan dan keselarasan antar satuan c. Koordinasi berisi tentang kesatuan tindakan dan usaha

Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi berkurang :

a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut suatu bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan material.

b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada

yang lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak termasuk dalam ruang lingkup tugasnya.

c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancar karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari.

Untuk menghindari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan pekerjaan.

2. Bentuk-Bentuk Koordinasi

Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bawahan, menunjukkan orang yang tepat dan sesuai, memerintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu : a. Koordinasi Vertikal

Kordinasi vertikal adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.

b. Koordinasi Horizontal

Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam memcapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena tugas-tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahakan untuk saling mengisi.

3. Sistem Koordinasi

Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :

a. Authority

Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha besama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertikal maupun horizontal dalam pencapaian tujuan secara keseluruhan.

Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.

b. Mutual Service

Yaitu kesediaan untuk saling membantu antara para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujudnya koordinasi, tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya kesadaran untuk bekerjasama dan saling membantu.

c. Doktrin

Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.

Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seluruh aktivitas.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu :

a. Para pejabat dan satuan - satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.

b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat

c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.

d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar

pejabat.

F. Hambatan Dalam Koordinasi

Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah, tujuan serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah administrasi , dimana masalah tersebut jika tidak segera diperoleh pemecahannya dapat menghambat kelancaran aktifitas dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tidak dapat tercapai.

Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain :

1. Dalam Bidang Organisasi

Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi didasarkan atas faktor diluar administrasi, seperti faktor politik, sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena

pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.

2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan, peneguran, memperingati, terhadap penyimpangan yang dilakukan bawahan, belum tertanamnya pedoman kerja yang baik.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.

4. Dalam Bidang Kepegawaian

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat,

pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.

5. Dalam Bidang Tata Keuangan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Perbekalan

Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari instansi pimpinan yang tidak sesuai sengan kebutuhan instansi bawahan, tidak adanya kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata ruang yang tidak memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak terpakai di sudut-sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan barang tersebut dengan baik.

7. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

Koordinasi dalam organisasi akan berjalan dengan maksimal apabila tercipta keadaan sebagai berikut :

1. Setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya

2. Dibagian tersendiri, berbagai seksi dan urusan memperoleh instruksi

mengenai peranannya dan kerjasama dengan yang lain

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan keterangan serta uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis dalam melengkapi Tugas Akhir ini, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut :

1. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dan susunan sebagai

perwujudan pola tetap yang menghubungkan wewenang dan tanggung jawab baik secara vertikal maupun horizontal yang menunjukkan posisi-posisi, fungsi-fungsi dan bagian-bagian dalam perusahaan.

2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur

organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian personalia berdasarkan garis dan ditambah dengan staf dimana wewenang dari pimpinan organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja dibawahnya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksanaan yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

3. Koordinasi yang dilakukan oleh seluruh tingkat organisasi yang dimulai dari tingkat tertinggi sampai terendah. Jadi masing-masing atasan akan bertugas mengkoordinir setiap kegiatan yang dilakukan oleh bawahan,

demikian juga dengan kegiatan antar bagian satu dengan yang lainnya juga harus dikoordinasi sehingga satu kesatuan yang saling mendukung.

B. Saran

1. Untuk lebih meningkatkan kerjasama yang lebih baik antara pemimpin

dengan karyawan atau karyawan dengan karyawan perlu dipelihara hubungan informal di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Agar lebih memperlancar setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh

bawahan, hendaknya pemimpin terlebih dahulu memberikan instruksi yang dibutuhkan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar atasan

tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan dan orang lain yang berhak melakukannya.

DAFTAR PUSTAKA

Flippo, Edwin, Manajemen Personalia, Edisi Keenam, Erlangga, Jakarta, 1995 Handoko, Hani, Manajemen, Cetakan Kedelapanbelas, BPFE, Yogyakarta, 2003. Jhon Soeprihanto, Murti Sumarni, Pengantar Bisnis, Cetakan Ke-I, Liberty

Yogyakarta, Yogyakarta, 1995.

Koontz, Harold, Prinsip-Prinsip Manajemen, 1994

Supardi, Syaiful Anwar, Dasar-Dasar Prilaku Organisasi, Cetakan Ke-I, Uii Press Yogyakarta, Yogyakarta, 2002.

Winardi, J., Teori Organisasi Dan Pengorganisasian , Cetakan Ke-I , PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2003.

pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda. 2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan, peneguran, memperingati, terhadap penyimpangan yang dilakukan bawahan, belum tertanamnya pedoman kerja yang baik.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.

4. Dalam Bidang Kepegawaian

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat,

pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.

5. Dalam Bidang Tata Keuangan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Perbekalan

Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari instansi pimpinan yang tidak sesuai sengan kebutuhan instansi bawahan, tidak adanya kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata ruang yang tidak memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak terpakai di sudut-sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan barang tersebut dengan baik.

7. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

Koordinasi dalam organisasi akan berjalan dengan maksimal apabila tercipta keadaan sebagai berikut :

1. Setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya

2. Dibagian tersendiri, berbagai seksi dan urusan memperoleh instruksi mengenai peranannya dan kerjasama dengan yang lain

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan keterangan serta uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis dalam melengkapi Tugas Akhir ini, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut :

1. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dan susunan sebagai perwujudan pola tetap yang menghubungkan wewenang dan tanggung jawab baik secara vertikal maupun horizontal yang menunjukkan posisi-posisi, fungsi-fungsi dan bagian-bagian dalam perusahaan.

2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian personalia berdasarkan garis dan ditambah dengan staf dimana wewenang dari pimpinan organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja dibawahnya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksanaan yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

3. Koordinasi yang dilakukan oleh seluruh tingkat organisasi yang dimulai dari tingkat tertinggi sampai terendah. Jadi masing-masing atasan akan bertugas mengkoordinir setiap kegiatan yang dilakukan oleh bawahan,

demikian juga dengan kegiatan antar bagian satu dengan yang lainnya juga harus dikoordinasi sehingga satu kesatuan yang saling mendukung.

B. Saran

1. Untuk lebih meningkatkan kerjasama yang lebih baik antara pemimpin dengan karyawan atau karyawan dengan karyawan perlu dipelihara hubungan informal di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Agar lebih memperlancar setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh bawahan, hendaknya pemimpin terlebih dahulu memberikan instruksi yang dibutuhkan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar atasan tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan dan orang lain yang berhak melakukannya.

DAFTAR PUSTAKA

Flippo, Edwin, Manajemen Personalia, Edisi Keenam, Erlangga, Jakarta, 1995 Handoko, Hani, Manajemen, Cetakan Kedelapanbelas, BPFE, Yogyakarta, 2003. Jhon Soeprihanto, Murti Sumarni, Pengantar Bisnis, Cetakan Ke-I, Liberty

Yogyakarta, Yogyakarta, 1995.

Koontz, Harold, Prinsip-Prinsip Manajemen, 1994

Supardi, Syaiful Anwar, Dasar-Dasar Prilaku Organisasi, Cetakan Ke-I, Uii Press Yogyakarta, Yogyakarta, 2002.

Winardi, J., Teori Organisasi Dan Pengorganisasian , Cetakan Ke-I , PT. Rajagrafindo Persada, Jakarta, 2003.