Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

PERANAN STRUKTUR ORGANISASI DALAM MENINGKATKAN KOORDINASI KERJA PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

TUGAS AKHIR

Oleh:

GETA WIJAYANTI

082102028

AKUNTANSI

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Medan 2011

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

TANDA PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

Nama : GETA WIJAYANTI NIM : 082102028

Jurusan : D-III AKUNTANSI

Judul : Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tanggal : Pembimbing

Penanggung Jawab

(Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si) NIP. 195912291989031002

Tanggal : Ketua Jurusan

(Drs. Rustam, M.Si, Ak.) NIP. 195111141982031002

Tanggal : Dekan

(3)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan pendidikan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Program Diploma III Jurusan Akuntansi.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara” yang merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Untuk yang selalu menjadi yang teristimewa dan menjadi inspirasi dalam hidup penulis, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada kedua orangtuaku tercinta, Bambang Hermanto, S.T., dan Rosni, S.Pd., yang telah memberikan doa, semangat, nasehat, dukungan moril dan materil serta pengorbanan yang tiada tara dalam setiap langkah hidup penulis sehingga penulis bisa menyelesaikan pendidikan hingga tahap ini dan insya Allah sampai seterusnya. Mungkin hanya ini yang bisa penulis berikan untuk bapak dan ibu, penulis akan selalu berusaha untuk membuat bapak dan ibu bangga, bahagia, dan menjadi anak yang terbaik untuk bapak dan ibu.

Pada kesempatan ini penulis tidak lupa menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar - besarnya kepada :

(4)

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak., selaku Ketua Jurusan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak., selaku Sekretaris Jurusan Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 4. Bapak Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si., selaku Dosen Pembimbing yang

telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

5. Seluruh Dosen/Staf Pengajar serta Pegawai yang telah banyak memberikan ilmu kepada penulis.

6. Buat adik – adikku tersayang Lendra Sismanto dan Adzani Dhuhrijah yang telah memberikan semangat, doa, serta menemani dan menghiburku selama ini.

7. Buat sahabat - sahabatku Desi Andini Lubis, Ditha Silvia, Aswita Sari, dan Bani Pamungkas yang telah banyak membantu dan memberikan semangat kepada penulis setiap saat sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

8. Buat semua teman – teman magang, khususnya kelompok 6: Ali, Rinda, Fitri, Ermi, Shintya, Fitri, yang telah memberikan kritik dan saran kepada penulis pada tugas akhir ini.

(5)

9. Seluruh teman – teman seperjuangan di D3 Akuntansi ’08 Grup A, B, dan C yang tidak dapat saya sebutkan namanya satu persatu yang telah banyak membantu penulis.

10. Buat semua pihak yang telah banyak membantu penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

Akhirnya atas bantuan dan perhatian yang telah diberikan sekali lagi penulis haturkan banyak terima kasih. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembacanya. Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan karunianya pada kita semua.

Medan, Maret 2011 Penulis

(6)

DAFTAR ISI

halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ... vi

BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah ... 12

B.Perumusan Masalah ... 12

C.Tujuan dan manfaat penelitian ... 12

1. Tujuan penelitian ... 12

2. Manfaat penelitian ... 12

D.Metodologi Penelitian ... 13

E. Jadwal Survey dan Sistematika Penulisan ... 14

1. Jadwal Survey ... 14

2. Sistematika penulisan ... 15

BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 16

B. Struktur Organisasi ... 19

C. Job Description ... 24

D. Jaringan Usaha / Kegiatan ... 29

(7)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi... 32

B. Asas-Asas Organisasi ... 35

C. Struktur Organisasi ... 38

D. Bentuk – Bentuk Organisasi... 40

E. Pengertian Kinerja ... 46

F. Koordinasi ... 47

1. Pengertian Koordinasi ... 47

2. Bentuk – Bentuk Koordinasi ... 49

3. Sistem Koordinasi ... 50

G. Hambatan Dalam Koordinasi ... 51

BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 55

B. Saran ... 56

(8)

DAFTAR TABEL

halaman

(9)

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 ... 20

Gambar 3.1 ... 42

Gambar 3.2 ... 43

Gambar 3.3 ... 44

(10)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam hidup bermasyarakat, perlu adanya kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini disebabkan keterbatasan kemampuan yang ada pada manusia baik fisik, waktu, pengetahuan dan sebagainya, sehingga untuk memenuhi kebutuhannya ia memerlukan bantuan orang lain.

Proses kerja sama dari kelompok orang untuk mencapai tujuan yang sudah tentu didasarkan atas norma dan ketentuan yang sudah disetujui secara bersama-sama, sehingga bentuk kerja sama tersebut terorganisasi dalam suatu kumpulan yang formil dan dipimpin oleh seorang pemimpin yang diangkat dan diakui oleh anggota perkumpulan tersebut, maka hal ini dinamakan organisasi.

Pengorganisasian didefenisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan menunjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi).

(11)

1. Cara (sistem) Pendelegasian Tugas dan Wewenang

Pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas memungkinkan tenaga kerja mengetahui tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dan yang menjadi tanggung jawabnya. Tenaga kerja juga akan mengetahui ruang lingkup wewenang yang dimilikinya atau tugas-tugas yang akan dilaksanakannya.

Dengan kondisi kerja tersebut tenaga kerja mengetahui sumber pemberi delegasi tugas dan tempat melaporkan hasilnya. Cara atau sistem pendelegasian tugas dan wewenang yang jelas tidak akan menyebabkan dualisme dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan.

2. Koordinasi

Jika pendelegasian tugas dan wewenang sudah jelas maka keadaan tersebut harus diikuti oleh koordinasi, sebab setiap individu maupun bagian dalam organisasi perusahaan sudah mengetahui posisi, tugas, wewenang yang dimiliki. Dengan kata lain koordinasi diperlukan untuk mengatur kondisi tersebut.

3. Komunikasi

Agar koordinasi dapat diterapkan, maka perlu komunikasi yang bermanfaat untuk mendekatkan setiap tenaga kerja maupun kelompok kerja. Hal tersebut dimaksudkan untuk saling memberikan informasi antara tenaga kerja maupun kelompok kerja. Tanpa komunikasi akan terjadi kondisi yang membingungkan dan tidak mendukung aktivitas-aktivitas dalam upaya pencapaian sasaran dari organisasi tersebut.

Jelaslah struktur organisasi sangat penting bagi suatu perusahaan, karena merupakan gambaran umum perusahaan tersebut. Menyadari manfaat struktur

(12)

organisasi bagi setiap perusahaan maupun instansi yang berhubungan dengan koordinasi maka penulis terdorong dan tertarik untuk membahas mengenai “Peranan Struktur Organisasi Dalam Meningkatkan Koordinasi Kerja Pegawai Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang dijabarkan di atas maka dapat dirumuskan masalah yang menjadi objek penelitian, yakni Apakah struktur organisasi yang telah diterapkan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat meningkatkan koordinasi kerja pegawai?”

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Penelitian memiliki fungsi yang berguna untuk penulis, adapun tujuan penelitian ini adalah :

a. Untuk memenuhi salah satu syarat guna menyelesaikan pendidikan dan program Diploma III Jurusan Akuntansi Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Untuk mengetahui peranan struktur organisasi dalam meningkatkan koordinasi kerja pegawai pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Manfaat Penelitian

Selain tujuan penelitian, penulis juga memperoleh manfaat dalam penelitian ini diantaranya adalah :

(13)

a. Berguna bagi penulis yaitu sebagai bahan untuk menambah ilmu pengetahuan, wawasan dan memenuhi rasa ingin tahu penulis dalam hal srtuktur organisasi dalam meningkatkan koordinasi kerja pegawai.

b. Berguna bagi yang diteliti, yaitu memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan masukan bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

c. Bagi pembaca, yaitu sebagai bahan pertimbangan dan informasi bagi penelitian berikutnya.

D. Metodologi Penelitian

Dalam menyelesaikan tugas akhir ini, penulis melakukan beberapa cara dalam hal memperoleh data yang secara garis besar dapat digolongan atas dua bagian besar, yaitu :

1. Data Primer

Yaitu data yang dikumpulkan untuk penelitian yang dilakukan dan diambil secara langsung dari lapangan.

2. Data Sekunder

Yaitu data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan/publikasi, missal : buku-buku, literature, tulisan serta dari hasil-hasil kuliah yang ada hubungannya dengan struktur organisasi perkantoran.

(14)

E. Jadwal Survei dan Sistematika Penulisan 1. Jadwal survey / Observasi

Dalam penulisan skripsi minor ini penulis membuat jadwal kegiatan yang digunakan untuk menyusun waktu yang diperluan agar penyelesaian skripsi minor ini dapat berjalan dengan teratur dan selesai dengan tepat waktu. Jadwal observasi, penulisan sampai dengan skripsi minor ini selesai dimulai pada tanggal 22 Februari 2011 dan berakhir pada tanggal 24 Maret 2011. Observasi dilakukan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang beralamat di Jalan Prof. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Survey

No Kegiatan Februari Maret

I II III IV I II III IV

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data 3 Penulisan

2. Sistematika Pembahasan

Sistematika pembahasan dari tugas akhir ini terdiri dari beberapa bab dan masing-masing bab terdiri dari beberapa sub bab sebagai berikut :

(15)

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis akan memaparkan alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, dan ditutup dengan jadwal survey dan sistematika pembahasan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN / INSTANSI

Dalam bab ini penulis akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, jenis usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian organisasi, prisip-prinsip organisasi, struktur dan bentuk organisasi, pengertian kinerja dan koordinasi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari bab topik penelitian setelah dibandingkan dengan hipotesis dan saran berupa tindakan-tindakan perbaikan yang mungkin dapat diterapkan pada fakultas agar permasalahan tidak sampai terjadi atau setidaknya dapat dikurangi.

Bagian akhir sekali akan dicantumkan daftar pustaka dalam lampiran-lampiran.

(16)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

(17)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

(18)

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional. b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian

dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.

(19)

B. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.

(20)

(21)

Pimpinan Universitas Sumatera Utara

Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H, M.Sc (CTM), Sp. A(K) Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc.

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc, M.Sc, Ph.D Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni

Pimpinan Fakultas

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak. Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M. , Ak.

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si

Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec, Acc

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak Prof. Dr. Lic.rer.reg Sirozujilam, SE Prof. Dr. Ramli, MS

(22)

Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak. Drs. Arifin Lubis, MM, Ak.

Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Dr. Murni Daulay

Prof. Dr. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Rismayani, MS

Prof. Dr. Sya’ad Afifuddin Sembiring, M.Ec Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Dr. Safruddin Ginting Prof. Dr. Erlina, M.Si, Ak

Departemen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si Manajemen

Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si Akuntansi

Ketua : Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak

(23)

PROGRAM STUDI SARJANA (S1) FAKULTAS EKONOMI USU Ekonomi Pembangunan

Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.SocSc Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si Manajemen

Ketua : Dra. Endang Sulistiani Rini, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak

Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Keuangan

Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si Kasub. Personalia : Kammariyah, SE

(24)

Kasub Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub Akademik : Fepti Aniar, SE

Kasub Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos

PMUC : Suparyo,SE

C. Job Description

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun suatu struktur organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Dekan dan Pembantu Dekan

Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi serta bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu setiap kegiatan Dekan. Apabila Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan menunjuk salah seorang Pembantu Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan.

2. Kepala Bagian Tata Usaha Tugas bagian tata usaha adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

(25)

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas. f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian /

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2.1

Tugas sub bagian akademik adalah : Sub Bagian Akademik

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

(26)

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.

2.2

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah : Sub Bagian Umum dan Keuangan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.

(27)

g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

2.3

Tugas sub bagian kepegawaian adalah : Sub Bagian Kepegawaian

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian. c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.

g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

(28)

2.4

Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah : Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

2.5

Tugas sub bagian perlengkapan adalah : Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

(29)

d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan perlengkapan.

e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

(30)

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’aMi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada

(31)

F. Rencana Kegiatan

Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar – mengajar, silabus metode dan alat yang

digunakan dapat ditingkatkan.

2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.

3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid smester dan jadwal ujian smester telah terprogram

4. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca 5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru

diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru

6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach, workshop, seminar, lokakarya

7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya

8. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen

9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh departemen

10.Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program studi S2 dan S3 baik di dalam maupun di luar negeri

(32)

11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima

12.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan pimpinan fakultas

13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar mendapatkan kelulusan yang berkualitas 14.Departemen menyiapkan borang, laporan evaluasi diri per semester untuk

meningkatkan nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik 15.Dengan adanya kerjasama pihak fakultas dengan instansi luar maka beasiswa

yang diterima mahasiswa dapat bertambah.

(33)

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Organisasi

Selama masa hidupnya orang lebih banyak berada dalam saling pengaruhnya dengan orang lain daripada menyendiri. Pada dasarnya manusia tidak bisa hidup sendiri. Hampir sebagian besar dari tujuan sesorang hanya dapat terpenuhi apabila dia berhubungan dengan orang lain. Oleh karena itu dalam pencapaian tujuan diharapkan menimbulkan kepuasan.

Dengan adanya organisasi maka tenaga manusia dan peralatan atau faktor produksi lainnya dapat digunakan secara terpadu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Orang mendirikan organisasi karena alasan bahwa organisasi dapat mencapai sesuatu yang tidak dapat dicapai secara perorangan.

Organisasi adalah alat yang digunakan orang-orang secara individu maupun kelompok untuk mencapai beberapa tujuan. Organisasi menggabungkan pengetahuan kolektif, nilai, dan visi orang-orang yang secara sadar (dan kadang tidak sadar) berusaha untuk memperoleh sesuatu yang mereka inginkan.

Organisasi berasal dari bahasa Yunani yaitu Organon, yang artinya alat. Satu alat saja belum lagi menimbulkan organisasi baru dengan penyatuan dengan alat-alat lain timbullah keharusan akan kerja sama rasional (efisien) untuk mencapai hasil atau sasaran tertentu maka timbullah organisasi.

Untuk mengetahui arti dan defenisi organisasi tersebut, berikut terdapat beberapa defenisi organisasi:

(34)

1. “Organization is the process of so combining the work which individuals or groups have to perform with the faculties necessary for it execution that the duties, so formed, provide the best channels for the efficient, systematic, positive, and co-ordinated application of the available effort.” (Organisasi adalah proses penggabungan pekerjaan yang para individu atau kelompok-kelompok harus melakukan dengan bakat-bakat yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas, sedemikian rupa, memberikan saluran yang terbaik untuk pemakaian yang efisien, sistematis, positif, dan terkoordinasi dari usaha yang tersedia.) (Oliver Sheldon dalam Sutarto, 2002:22)

2. “Organisasi adalah alat yang digunakan orang-orang secara individu maupun kelompok untuk mencapai beberapa tujuan. Organisasi menggabungkan pengetahuan kolektif, nilai, dan visi orang-orang yang secara sadar (dan kadang tidak sadar) berusaha untuk memperoleh sesuatu yang mereka inginkan.” (Dicky Wisnu UR dan Siti Nurhasanah 2005:3) Dari beberapa defenisi diatas, dapat disimpulkan unsur-unsur dari suatu organisai meliputi:

a. Adanya dua orang atau lebih sebagai kelompok.

b. Adanya maksud untuk kerjasama.

c. Adanya proses pembagian kerja.

(35)

B. Asas-Asas Organisasi

Pengorganisasian mempersatukan sumber-sumber daya pokok dengan cara yang teratur dan mengatur orang dalam pola yan demikian rupa, hingga mereka dapat melaksakan aktifitas-aktifitas guna mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Istilah pengorganisasian berasal dari perkataan Organism (Organisme) yang merupakan sebuah entitas dengan bagian-bagian yang terintegrasi demikian rupa hinggga hubungan mereka sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka terhadap keseluruhan

Untuk membentuk atau menyusun suatu organisasi yang efektif dan efisien perlu diperhatikan dan dipedomani beberapa asas atau prinsip-prinsip organisasi yang menjadi landasan dalam melaksankan kegiatan.

Prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh Sutarto adalah sebagai berikut: 1. Asas Perumusan Tujuan

Dalam mencapai tujuan organisasi diperlukan perumusan tujuan yang jelas dan tertulis. Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman dalam menyusun fungsi-fungsi dan tugas pelaksanaan aktivitas sehari-hari dalam bekerja. Tujuan yang jelas mempermudah pencapaian sasaran organisasi yang telah ditetapkan, karena tujuan hanya tercapainya melalui kerjasama yang baik, teratur antar pegawai. Hal ini dapat menyebabkan konsekuensi adanya kesatuan antara pimpinan dan kesatuan gerak pegawai atau karyawan.

2. Asas Departementasi

Departementasi adalah pengelompokan individi-individu kedalam departemen dan pengelompokan departemen secara total. Dalam mencapai efisiensi kegiatan

(36)

perlu dikelompokkan menurut jenis dan hubungannya sehingga setiap unit kerja mempunyai batas-batas kerja yang jelas dan tegas.

3. Asas Pembagian Kerja

Pembagian kerja dapat menciptakan keseimbangan terhadap tugas, tanggung jawab dan kekuasaan, sehingga setiap bagian mempunyai berban dan tanggung jawab yang sesuai dengan tingkat pekerjaannya.

4. Asas Delegasi Kekuasaan

Delegasi merupakan penyerahan hak dalam mengambil keputusan melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Pelimpahan wewenang atau kekuasaan harus dirumuskan secara tertulis dengan kata-kata yang mudah dipahami dan jelas sehingga pendelegasian wewenang menunjukkan isi materi dan batasan-batasan tugas sehingga tidak terjadi kesalah pahaman.

5. Asas Kesatuan Komando

Asas kesatuan komando adalah asas dimana perintah dan tanggung jawab barada pada keputusan pemimpin. Dengan tidak adanya kesatuan komando dapat menimbulkan kebingungan, keraguan dari para bawahan.

6. Asas Koordinasi

Asas koordinasi adalah keselarasan melaksanakan aktivitas satuan, tugas dalam organisasi.

Adapun manfaat dari asas koordinasi adalah : a. Menjamin kesatuan kebijaksanaan b. Menjamin kesatuan sikap

(37)

e. Menghindari kesalahaan dalam pekerjaan f. Menghindari dalam perebutan fasilitas g. Menghindari kekosongan dalam bekerja 7. Asas Rentang Kontrol

Asas ini dimaksudkan agar pimpinan mudah dalam melakukan pengawasan atas perintah-perintah yang diberikan kepada bawahan secara tepat.

8. Asas Organisasi

Yang dimaksud asas organisasi adalah tingkatan-tingkatan suatu organisasi yang di dalamnya terdapat pimpinan, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang dari pimpinan ke bawahan dalam fungsi tertentu.

9. Asas Fleksibelitas

Asas ini membantu organisasi dalam menyelesaikan organisasi dengan melihat perubahan dari lingkungan internal atau eksternal organisasi.

10.Asas Kelangsungan

Dalam membentuk organisasi diharapkan organisasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai harapan, oleh karena itu sebelum membentuk organisasi para pembentuk harus menyediakan sarana yang ada dalam menunjang aktivitas operasional organisasi secara baik dan terus-menerus.

11.Asas Keseimbangan

Asas keseimbangan yaitu penetapan susunan organisasi dalam yang sesuai dengan tugas, wewenang, peran dan tanggung jawab masing-masing bagian. Hal ini dilakukan agar penempatan lebih mudah dilakukan sesuai dengan jenjang organisasi yang setingkat sehingga dapat meningkatkan efisiensi sewaktu bekerja dan aktifitas operasi organisasi berjalan terus-menerus.

(38)

C. Struktur Organisasi

Struktur organisasi mempunyai hubungan yang erat dengan organisasi. Secara umum pengorganisasian menyebabkan perlunya sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi).

Yang dimaksud dengan struktur organisasi adalah kerangka antar hubungna satuan-satuan orgaisasi yan didalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang yan masing-masing mempunyai peranan tertentu dalam kesatuan yang utuh.

Pengertian struktur organisasi tersebut merupakan kesimpulan sederhana dari beberapa pendapat sebagai berikut:

a. Ralph Currier Davis dalam Sutarto (2002:41) :

“Organization structure is a relationship between certain function, physical factors, and personel.”

(Struktur orgsanisasi adalah hubungan antara fungsi-fungsi tertentu, faktor-faktor fisik, dan orang.)

b. John Pfiffner & Owen Lane dalam Sutarto (2002:41) :

“Organization structure is the relationship of workers and their activities to oe another and the whole, the parts being the task, jobs, or functions and the respective members of the personel who perform them.”

(Struktur organisasi adalah hubungan antara para pegawai dan aktivitas-aktivitas mereka satu sama lain serta terhadap keseluruhan,

(39)

bagian-bagiannya adalah tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau fungsi-fungsi dan masing-masing anggota kelompok pegawai yang melaksanakannya.)

Struktur organisasi mengandung unsur-unsur yang harus diterapkan yaitu:

a. Spesialisasi aktivitas

Spesialisasi aktivitas mengacu pada ‘spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) dan pengaturan tugas-tugas tersebut ke dalam unit kerja (pendepartementasian).

b. Stardardisasi aktivitas

Stardardisasi aktivitas merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin kelayakdugaan dari aktivitas-aktivitasnya.

c. Koordinasi aktivitas

Koordinasi aktivitas adalah prosedur yang mengintegrasi fungsi-fungsi sub unit dalam organisasi.

d. Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan

Sentralisasi dan desentralisasi pengambilan keputusan mengacu pada kekuasaan (power) dari pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang didesentralisasikan, keputusan diambil pada tingkat tinggi atau oleh manajer teras atau bahkan oleh seorang raja. Dalam struktur yang didesentralisasikan, daya pengambilan keputusan dibagi-bagi di antara orang-orang pada manajemen tingkat menengah dan tingkat bawah.

(40)

e. Ukuran Unit Kerja

Ukuran unit kerja mengaju kepada jumlah pegawai dala suatu kelompok kerja.

Dalam merancang struktur organisasi ada empat factor utama yang mempengaruhi, yaitu :

a. Strategi atau rencana untuk mencapai tujuan perusahaan. b. Teknologi yang digunakan untuk melaksanakan strategi. c. Orang-orang dipekerjakan pada semua tingkat dan fungsinya. d. Ukuran organisasi secara keseluruhan.

D. Bentuk - Bentuk Organisasi

Bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi 4 (empat) pola utama yaitu : 1. Organisasi Garis (Line Organization)

Bentuk organisasi garis memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

a. Bentuknya sederhana, dipergunakan oleh organisasi-organisasi yang relatif kecil.

b. Bawahan hanya mengenal satu pimpinan.

c. Pucuk pimpinan merupakan sumber dari pada wewenang.

d. Organisasinya kecil dan jumlah karyawannya sedikit.

e. Hubungan kerja antara pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya, dan hubungan kerja antarkaryawan masih bersifat tatap muka sehingga semua anggota organisasi masih saling mengenal satu sama lain.

(41)

f. Tujuan organisasi yang hendak dicapai masih sederhana sehingga kegiatan organisasi belum merupakan suatu kegiatan kompleks.

g. Tingkat spesialisasi kerja yang rendah.

h. Alat-alat yang dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan masih sederhana.

i. Bawahan hanya bertindak sebagai pelaksana perintah.

j. Hanya dikenal unsur pimpinan dan unsur pelaksana.

k. Dari pucuk pimpinan sampai kebawah, segala sesuatu berlangsung menurut garis komando.

Organisasi Garis memiliki kebaikan dan kelemahan yaitu : a. Kebaikan organisasi garis yaitu :

1. Kesatuan dalam pimpinan dan perintah 2. Pengambilan keputusan lebih cepat 3. Solidaritas karyawan tinggi

4. Biayanya rendah

b. Kelemahan organisasi garis, yaitu :

1. Terlalu bergantung pada satu orang (pimpinan). Sehingga, kalau ia tidak mampu, akan mempengaruhi kelangsungan hidup organisasi tersebut.

2. Adanya kecendrungan pimpinan untuk bertindak otokratis. 3. Perkembangan kesempatan karyawan terbatas.

(42)

Gambar 3.1

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Garis

2. Organisasi Garis dan Staf (Line Staf Organization) Ciri-ciri organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut : a. Dipergunakan oleh organisasi yang besar dan kompleks b. Jumlah anggotanya relatif banyak

c. Unit-unit organisasi dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :

1. Unit-unit atau garis yang satu sama lain berhubungan menurut garis komando mulai top manajer sampai dengan unit lini yang paling bawah. 2. Unit staf yang dihubungkan dengan tata hubungan staf. Unit staf adalah unit

yang tidak langsung terlibat dalam pencapaian tujuan organisasi tetapi hanya memberikan bantuan bila dibutuhkan.

d. Karena jumlah anggota organisasi relatif banyak maka hubungan yang sifatnya tatap muka tidak mungkin lagi dapat dilaksanakan bagi seluruh anggota.

DIREKTUR

(43)

Dalam struktur organisasi garis dan staf juga dijumpai kebaikan dan kelemahan. Adapun kebaikan organisasi garis dan staf yaitu :

1. Relevan untuk perusahaan besar

2. Keputusan lebih rasional karena adanya staf ahli 3. Dapat diwujudkan “The Right Man in The Right Place” Adapun kelemahan organisasi garis dan staf yaitu :

1. Koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan.

2. Solidaritas sesama karyawan berkurang karena jumlahnya yang banyak sehingga mereka tidak saling mengenal.

3. Organisasi rumit karena kompleksnya susunan organisasi.

Gambar 3.2

Struktur Organisasi Garis dan Staff STAFF AHLI

STAFF STAFF AHLI

PIMPINAN

STAFF

(44)

3. Organisasi Fungsional

Ciri-ciri organisasi bentuk fungsional adalah sebagai berikut : a. Pada umumnya digunakan oleh organisasi-organisasi niaga.

b. Disusun atas dasar sifat dan macam-macam fungsi sesuai pada pembagian fungsi.

c. Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan kepada satuan-satuan organisasi

yang ada dibawahnya, dan pimpinan dari setiap organisasi.

Gambar 3.3

Struktur Organisasi Fungsional

4. Organisasi Fungsional dan Staff

Bentuk struktur organisasi fungsional juga memiliki kebaikan dan kelemahan, antara lain:

Kebaikan struktur Organisasi Fungsional dan Staf yaitu : a. Pembagian tugas jelas

DIREKTUR UTAMA

D. LITBANG

D. PRODUKSI D. PEMASARAN D. PERSONALIA

Kepala Produksi

Kepala Administrasi

Kepala Pemasaran

(45)

c. Dapat digunakan organisasi yang besar dan kompleks

d. Pengambilan keputusan lebih mudah dilakukan

Kelemahan struktur Organisasi Fungsional dan Staf yaitu : a. Sukar mengadakan mutasi.

b. Sukar dikoordinasi karena adanya spesialisasi.

c. Kurangnya solidaritas sesama karyawan karena tidak saling mengenal.

Gambar 3.4

Struktur Organisasi Fungsional dan Staff

Dari bentuk struktur organisasi ini jelas bahwa struktur organisasi yang digunakakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Uatara adalah struktur organisasi fungsional dan staf atau gabungan dari antara struktur organisasi

Direktur

Staff Penasehat

Produksi Perdagangan Personalia Keuangan

(46)

E. Pengertian Kinerja

Kinerja dapat dipandang senagai proses maupun hasil pekerjaan. Kinerja merupakan suatu proses tentang bagaimana pekerjaan berlanngsung untuk mencapai hasil kerja. Namun, hasil pekerjaan itu sendiri juga menunjukkan kinerja.

Kinerja adalah merupakan implementasi dari rencana yang telah disusun tersebut. Implementasi kinerja dilakukan oleh sumber daya manusia yang memiliki kemampuan, kompetensi, motivasi, dan kepentingan. Bagaimana organisasi menghargai dan memperlakkukan sumber daya manusianya akan mempengaruhi sikap dan perilakunya dalam menjalankan kinerja.

Berikut ini pendapat beberapa ahli mengenai kinerja: 1. Armstrong dan Baron dalam Prof. Dr. Wibowo, SE, M.Phil

“Kinerja merupakan hasil pekerjaan yang mempunyai hubungan kuat dengan tujuan strategis organisasi, kepuasan konsumen dan memberikan kontribusi ekonomi.”

2. Costello dalam Prof. Dr. Wibowo, SE, M.Phil

“Apabila pekerja jelas memahami mengenai apa yang diharapkan dari mereka dan mendapat dukungan yang diperlukan untuk memberikan kontribusi pada organisasi secara efisien dan produktif, pemahaman akan tujuan, motivasi, dan harga dirinya akan meningkat.”

Kinerja organisasional merupakan produk dari banyak faktor, termasuk struktur organisasi, pengetahuan, sumber daya bukan manusia. Kinerja

(47)

memrlukan strategi, tujuan, dan integrasi. Strategi merupakan integrasi rencana tindak yang sangat luas untuk mencapai tujuan organisasi.

F. Koordinasi

1. Pengertian Koordinasi

Koordinasi merupakan proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri, yang sering merugikan pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan. Untuk mencapai tujuan perusahaan, diperlukan serangkaian kegiatan yang selalu berhubungan satu sama lain sesuai dengan prinsip organisasi yaitu dengan membagi-bagi pekerjaan, misalnya bagian produksi, pemasaran, administrasi, keuangan dan lain-lain.

Untuk mengelola bagia-bagian ini, diperlukan orang yang mempunyai keahlian (skill) pada bagian masing-masing sehingga setiap bagian dapat beroperasi secara efisien. Dengan adanya orang-orang yang mempunyai keahlian, pada dasarnya telah diadakan spesialisasi. Maksud diadakannya spesialisasi ini supaya setiap bagian atau individu dapat mengkonsentrasikan semua faktor-faktor produksi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bagian tersebut.

Melaksanakan departemenisasi dan spesialisasi ini tanpa melaksanakan koordinasi akan menimbulkan masalah pada setiap suatu organisasi atau setiap pejabat untuk berjalan sendiri tanpa kesatuan arah dan kemudian akan menyimpang dari tujuan perusahaan keseluruhan.

(48)

Ada beberapa gejala yang dihadapi perusahaan apabila koordinasi berkurang : a. Orang-orang di dalam organisasi sering berbeda pendapat karena menurut suatu

bidang kerja atau wewenang masing-masing menganggap termasuk dalam lingkungan tugasnya. Hal ini terjadi karena dualisme dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan tenaga, waktu dan material.

b. Orang-orang di dalam organisasi saling melempar tanggung jawab kepada yang lain karena masing-masing merasa bahwa pekerjaan itu tidak termasuk dalam ruang lingkup tugasnya.

c. Pelemparan tanggung jawab biasanya mengakibatkan pencapaian tujuan

organisasi tidak berjalan lancar karena suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak ragu dalam pelaksanaan pekerjaan, bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari.

Untuk menghindari hal ini, maka perlu diadakan koordinasi supaya keseimbangan antara kegiatan-kegiatan tiap bagian dengan usaha penyatuan pekerjaan.

Untuk melihat manfaat dari adanya koordinasi, maka penulis mengemukakan beberapa defenisi koordinasi, antara lain :

a. Leonard D. White

Koordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian-bagian satu sama lain, dan gerakan serta pengerjaan bagian-bagian pada saat yang tepat sehingga masing-masing dapat memberiakan sumbangan yang maksimum pada hasil secara keseluruhan.

(49)

b. Dalton E. Mcfarland

Koordinasi adalah proses dimana pimpinan mengembangkan pola yang teratur dari usaha kelompok di antara para bawahannya dan kepastian kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan bersama.

c. William R. Spriegel

Koordinasi adalah sinkronisasi usaha yang bertitik pangkal waktu dan urutan pelaksanaan.

2. Bentuk-Bentuk Koordinasi

Tujuan yang paling penting dari pengorganisasian adalah untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian berarti mengkoordinir segala kegiatan yang dilaksanakan bawahan, menunjukkan orang yang tepat dan sesuai, memerintah kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan serta menselaraskan kegiatan yang ada sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Bentuk-bentuk koordinasi dapat dibedakan atas 2 (dua) bentuk, yaitu : a. Koordinasi Vertikal

Kordinasi vertikal adalah tindakan penyatuan, atau pengarahan yang dijalankan oleh atasan terhadap kegiatan-kegiatan unit-unit atau kesatuan kerja yang ada di bawah wewenang dan tanggung jawab.

b. Koordinasi Horizontal

Koordinasi horizontal ini maksudnya penyatuan kegiatan-kegiatan antar departemen-departemen yang mempunyai hirarki atau tindakan yang sama dalam memcapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Karena tugas-

(50)

tugas dari setiap bagian di dalam perusahaan berbeda-beda maka untuk mencapai hasil yang diharapkan diperlukan koordinasi agar setiap bagian-bagian tidak merugikan satu sama lain, tetapi diusahakan untuk saling mengisi.

3. Sistem Koordinasi

Karena koordinasi merupakan suatu proses penciptaan hubungan yang baik dan harmonis diantara bagian-bagian, maka agar proses berjalan lancar diperlukan beberapa syarat, antara lain :

a. Authority

Authority adalah wewenang atau kekuasaan di dalam suatu organisasi di mana fungsi authority tersebut adalah mempersatukan atau memimpin dan memberikan usaha pada usaha besama. Sedangkan koordinasi adalah usaha untuk menyelaraskan semua kegiatan-kegiatan baik secara vertikal maupun horizontal dalam pencapaian tujuan secara keseluruhan.

Dengan adanya authority maka pelaksanaan koordinasi akan menjadi lebih baik. Karena itu koordinasi dapat tercapai dengan adanya authority.

b. Mutual Service

Yaitu kesediaan untuk saling membantu antara para anggota, dengan demikian harus ada kesadaran dari masing-masing peserta bahwa mereka sedang mengejar tujuan bersama dan tujuan itu hanya dapat dicapai dengan adanya kesadaran masing-masing untuk saling membantu. Jadi kesadaran tersebut merupakan syarat mutlak bagi terwujudnya koordinasi, tetapi sebaliknya dengan koordinasi akan dapat dipelihara dan dipupuk adanya

(51)

c. Doktrin

Yaitu ajaran dimana termuat tujuan yang jelas dan diyakini oleh setiap peserta di samping memuat pula jalan-jalan atau cara-cara bagaimana tujuan tersebut dicapai.

Setiap organisasi menginginkan untuk melaksanakan koordinasi yang efektif di antara unit-unit organisasinya. Akan tetapi sering terjadi masalah yang menyebabkan kurang efektifnya pelaksanaan koordinasi. Koordinasi mempunyai peraturan penting dalam meningkatkan pencapaian suatu kelompok dengan mengharmoniskan seluruh aktivitas.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh apabila suatu organisasi melaksanakan koordinasi, yaitu :

a. Para pejabat dan satuan-satuan organisasi merasa satu dalam organisasi.

b. Dapat menumbuhkan kesadaran dan saling membantu antara pejabat dalam memecahkan masalah.

c. Dapat menghindari kekembaran ataupun kekosongan tugas.

d. Adanya kesatuan langkah, kesatuan tindakan, dan kesatuan sikap antar pejabat.

G. Hambatan Dalam Koordinasi

Hambatan merupakan suatu keadaan yang dapat memperlambat jalannya suatu organisasi, di dalam organisasi sering timbul masalah atau konflik yang menyebabkan munculnya hambatan. Masalah-masalah tersebut yakni dapat kita lihat pada saat ini hampir setiap organisasi baik swasta atau pemerintah, tujuan serta kedudukannya tentu menghadapi masalah seperti masalah seperti masalah

(52)

administrasi, dimana masalah tersebut jika tidak segera diperoleh pemecahannya dapat menghambat kelancaran aktifitas dalam organisasi sehingga tujuan organisasi tidak dapat tercapai.

Ada beberapa masalah administrasi yang pada umumnya dihadapi, antara lain:

1. Dalam Bidang Organisasi

Terdapat masalah pegawai yang banyak dan tidak mengetahui tujuan organisasi tempatnya bekerja, adanya pembentukan satuan-satuan organisasi didasarkan atas faktor diluar administrasi, seperti faktor politik, sosial, para pegawai tidak memiliki rincian tugas yang jelas yang dapat dijadikan pegangan untuk mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab pokok pegawai sehingga banyak yang bekerja menunggu perintah pimpinan, adanya pelayanan kepada masyarakat yang berhenti karena pagawai yang terlambat maupun berhalangan, adanya penempatan satuan organisasi yang belum tepat, adanya pembagian struktur organisasi yang sulit dan bawahan yang merasa bingung serta ragu-ragu dalam melaksanakan perintah karena yang bersangkutan memiliki atasan ganda.

2. Dalam Bidang Manajemen

Terdapat masalah dalam pembuatan keputusan yang lambat, tidak memiliki perencanaan yang jelas, adanya pimpinan yang tidak berani dalam mengambil keputusan sehingga tergantung pada atasan yang lain, seringnya pimpinan dalam menggunakan ancaman dalam menggerakkan bawahannya, adanya displin kerja yang lemah, ketidakberanian dalam melakukan pengontrolan,

(53)

peneguran, memperingati, terhadap penyimpangan yang dilakukan bawahan, belum tertanamnya pedoman kerja yang baik.

3. Dalam Bidang Komunikasi Administrasi

Terdapat masalah dalam pemberian perintah yang terlalu cepat, kurang jelas, pemberian perintah pada saat yang kurang tepat, memberi perintah yang bertentangan, mengambil keuntungan dari para pegawai yang patuh, menyatakan perintah yang negatif, belum adanya tata pelaporan yang baik dan tata penyelenggaraan rapat yang kurang efisien.

4. Dalam Bidang Kepegawaian

Dijumpai masalah-masalah penempatan yang tidak tepat, tata aliran pengangkatan pegawai yang terlambat, tata aliran promosi yang lambat, pengembangan pegawai yang belum terarah, tata pensiunan yang belum lancar.

5. Dalam Bidang Tata Keuangan

Dijumpai masalah-masalah seperti belum dilakukannya standardisasi unsur-unsur biaya bagi pengeluaran rutin, masih perlu dilakukan perbaikan dalam bidang penyusunan anggaran, pembukuan, pertanggungjawaban, pengawasan keuangan, dan cara pembelian barang.

6. Dalam Bidang Tata Perbekalan

Adanya masalah penyusunan kebutuhan seperti kebutuhan barang dari instansi pimpinan yang tidak sesuai sengan kebutuhan instansi bawahan, tidak adanya kemauan dalam memelihara segala barang milik instansi, tata ruang yang tidak memenuhi syarat, adanya penumpukan barang yang tak terpakai di

(54)

sudut-sudut kantor tanpa memikirkan cara-cara menyingkirkan barang tersebut dengan baik.

7. Dalam Bidang Tata Warkat

Terdapat masalah bentuk surat serta isi surat dinas yang tidak efisien, jawaban surat yang terlalu lama, tata kearsipan yang memakan waktu dalam pencatatan dan pencarian, masih banyak instansi menyimpan warkat asal ditaruh dan tidak memakai sistem apapun dalam penyimpanan surat-surat.

(55)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya yang bersumber dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara maupun dari teori-teori yang didapat penulis, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

1. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka dan susunan sebagai perwujudan pola tetap yang menghubungkan wewenang dan tanggung jawab baik secara vertikal maupun horizontal yang menunjukkan posisi-posisi, fungsi-fungsi dan bagian-bagian dalam perusahaan.

2. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menggunakan struktur organisasi berbentuk fungsional dan staf yang ditandai dengan pembagian personalia berdasarkan garis dan ditambah dengan staf dimana wewenang dari pimpinan organisasi dilimpahkan kepada satuan-satuan kerja dibawahnya dalam bidang kerja tertentu, dan pimpinan dapat memerintah dan meminta pertanggung jawaban dari semua pimpinan sebagai satuan pelaksanaan yang ada sepanjang itu menyangkut pekerjaan.

3. Struktur organisasi yang diterapkan dalam organisasi sudah dapat dijalankan fungsinya sebagai alat untuk mengendalikan, menyalurkan dan mengarahkan para anggota untuk mencapai apa yang menjadi tujuan dalam organisasi.

(56)

4. Koordinasi yang dilakukan oleh seluruh tingkat organisasi yang dimulai dari tingkat tertinggi sampai terendah. Jadi masing-masing atasan akan bertugas mengkoordinir setiap kegiatan yang dilakukan oleh bawahan, demikian juga dengan kegiatan antar bagian satu dengan yang lainnya juga harus dikoordinasi sehingga satu kesatuan yang saling mendukung.

B. Saran

1. Dalam pengaturan wewenang hendaknya lebih ditingkatkan agar atasan tidak ragu-ragu dalam mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan dan orang lain yang berhak melakukannya.

2. Untuk lebih meningkatkan kerjasama yang lebih baik antara pemimpin dengan karyawan atau karyawan dengan karyawan perlu dipelihara hubungan informal di dalam Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Agar lebih memperlancar setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh bawahan, hendaknya pemimpin terlebih dahulu memberikan instruksi yang dibutuhkan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

(57)

DAFTAR PUSTAKA

Arep Ishak, Hendri Tanjung, Manajemen Sumber Daya Manusia, Cetakan Ke – 2, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2003.

Daft L, Richard, Manajemen, Edisi 6 Buku 1, Salemba Empat, Jakarta, 2007. Kreitner Robert, Angelo Kinicki, Perilaku Orgaisasi, Buku 1 Edisi 5, Salemba

Empat, Jakarta, 2005.

Prof. Dr. Wibowo, S.E., M.Phil, Manajemen Kinerja, Edisi Ke – 20, Rajawali Pers, Jakarta, 2009.

Soyandi Herman, Manajemen Sumber Daya Manusia, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008.

Sutarto, Dasar – Dasar Organisasi, Cetakan Ke – 20, Gadjah Mada University Press, Yogyakarta, 2002.

UR, Dicky Wisnu, Siti Nurhasanah, Teori Organisasi Struktur dan Design, Edisi Ke – 2, Universitas Muhammadiyah Malang Press, Malang, 2005.

file://localhost/C:/Users/windows%20xp/Downloads/Definisi%20dan%20Pengerti an%20Organisasi%202.mht

(1)