ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PEMBEL
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN DAN
PENJUALAN PADA BUM MINI MARKET KEBUMEN
JAWATENGAH
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ahmad Ihsan Adi Kurniawan
06.11.1020
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ANALYSIS AND DESIGN APPLICATION OF PURCHASE
AND SALES AT BUM MINI MART KEBUMEN
CENTRAL OF JAVA
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN
PADA BUM MINI MARKET KEBUMEN
JAWATENGAH
Ahmad Ihsan Adi K
Bambang Sudaryatno
Jurusan Teknik Informatika
STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Minimarket is actually a kind of "grocery stores" or stores that sell all kinds
of goods and food, but not as complete and as big as a supermarket. In contrast
to the grocery store, mini implement self-service, where buyers pick up their
goods they need from the shelves of merchandise and pay dikasir. This system
also helps that the buyer does not owe.
BUM Mini Market is a business unit of the Cooperative BUM (Independent
Business Development), which was established in 2009. Recording the sale and
purchase of products on the BUM Mini Market is still done manually stored in the
sheet - the sheet of paper and recorded every bulanya this can lead to the
accumulation of data.
The results of the analysis are still stout is overlooked in the recording and
preparation of reports. BUM Mini Market need to implement a new method of
data storage each transaction that can process data quickly and accurately.
Keywords : Minimarket, BUM Mini Market, Cooperative, Independent.
1.
PENDAHULUAN
Usaha kecil menengah saat ini sedang ditumbuh kembangkan di daerah
pedesaan maupun perkotaan. Hal ini ditandai dengan banyaknya warung, toko, koperasi
maupun mini market telah menjamur diperkotaan hingga pedesaan, dengan maraknya
usaha-usaha kecil menengah berjalan dibidang yang sama, dapat menyebabkan tingkat
persaingan diantara mereka lebih tinggi, untuk mengatasi persaingan-persaingan
tersebut tentunya memerlukan sebuah teknik atau cara tersendiri agar dapat berjalan
secara efektif dan diharapkan dapat menjadi usaha kecil menengah yang inovatif dan
memiliki keunggulan dalam bersaing tanpa harus melupakan estetika-estetika dalam
persaingan perdagangan.
Sejalan dengan perkembangannya teknologi informasi dapat membantu manusia
memasuki peradaban yang baru diera globalisasi dan teknologi yang di ciptakan untuk
membantu pekerjaan sehari – hari. Keunggulan bersaing mengacu pada penggunaan
teknologi informasi untuk mendapatkan prestasi dan nama baik didalam laju
perkembangan perusahaan. Salah satu pekembangan teknologi informasi yang begitu
cepat dan pesat adalah teknologi informasi berbasis database yang dapat menarik
perhatian dan rasa ingin tahu seseorang ketika ingin memanfaatkan teknologi tersebut.
BUM Mini Market yaitu salah satu unit usaha dari Koperasi BUM (Bina Usaha
Mandiri) terletak di Jl.Kelurahan Rt.08 Rw.02 (Komplek Yayasan Al-Hikmah) Desa
Selokerto Sempor Kebumen Jawa Tengah Telp. (0287) 471885 yang berdiri pada tahun
2009. Pencatatan penjualan dan pembelian produk pada BUM Mini Market masih
dilakukan secara manual yang disimpan dalam lembaran – lembaran kertas dan
dibukukan tiap bulanya hal ini dapat mengakibatkan penumpukan data, sehingga
diperlukan metode baru dalam penyimpanan data setiap transaksi yang mampu
memproses data secara cepat, tepat dan akurat.
2.
2.1
2.1.1
LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Sistem
Pengertian sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Elemen yang terdapat di dalam sistem itulah
yang disebut dengan subsistem Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil
dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi. Pendekatan yang menekankan prosedur
mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu ( Richard F.Neuschel ).
2.1.2 Karakteristik Sistem
1. Komponen ( Components )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen – komponen sistem,
elemen – elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian – bagian dari
sistem.
2. Batas Sistem ( Boundary )
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut, tergantung
pada manfaatnya dan fungsinya.
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari satu
subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya dengan melalui
penghubung.
5. Masukkan Sistem ( Input )
Masukkan sistem merupakan bagian dari sistem yang menerima data
masukan, yang data ini dijadikan sebagai energi dari data yang dimasukan
didalam suatu sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan ( agar sisem
tersebut dapat beroperasi dengan baik ) dan masukan signal ( energi yang
diproses untuk mendapatkan keluaran ).
6. Keluaran Sistem ( Output )
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan tidak berguna tergantung dari manfaatnya.
Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra
sistem.
7. Pengolah Sistem ( Proses )
Pengolah sistem merupakan bagian dalam sistem yang melakukan
pengolahan masukan untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan.
8. Sasaran Sistem ( Objective )
Suatu sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem keluaran yang
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuan.
2.2
2.2.1
Konsep Dasar Informasi
Pengertian Informasi
Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan
pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan, pada masa kini maupun masa
yang akan datang untuk mencapai tujuan yang sangat bermanfaat.
2.2.2
Siklus Informasi
Siklus informasi merupakan gambaran secara umum mengenai proses data yang
dihasilkan dari pengolahan data – data sebelumnya yang akan digunakan kembali
sebagai data untuk menghasilkan informasi berikutnya dan begitu juga seterusnya dalam
perjalanan siklus informasi.
Gambar 2.1 Siklus Informasi
2.2.3
Kualitas Informasi
Tiga hal pokok yang sangat dipengaruhi pada kualitas informasi, diantaranya :
1. Akurat ( Accurate )
Sebuah informasi dapat tidak akurat karena mengalami gangguan pada
sumber informasi ( data ) yang asli. Informasi harus benar – benar bebas dari
kesalahan – kesalahan data yang dihasilkan, agar penerima tidak merasa
dirugikan. Point yang dapat mempengaruhi keakuratan sebuah informasi antara
lain pada tidak lengkapnya sebuah informasi, kebenaran suatu informasi,
keamanan pada informasi.
2. Tepat Waktu ( Time Lines )
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan datangnya tidak
terlambat pada penyampaian informasi dan harus tepat waktu, sebab
keterlambatan suatu informasi dapat menghilangkan peluang bisnis.
3. Relevan ( Relevances )
Informasi akan relevan jika informasi tersebut sesuai dengan yang
dibutuhkan bagi penggunanya. Informasi tersebut dapat dikatakan berkualitas
apabila yang dibutuhkan bermanfaat bagi penerima informasi.
2.2.4
Nilai Informasi
Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan
biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif disbanding dengan
biaya untuk mendapatkannya dan sebagian informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
2.3
2.3.1
Konsep Dasar Sistem Informasi
Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis). Tujuan
dibuatnya sistem informasi yaitu agar dapat tercapainya manajemen yang baik pada
suatu organisasi.
2.3.2
Komponen Sistem Informasi
Menurut John Burch dan Gary Grundnitski “Bahwa sistem informasi terdiri dari
komponen yang disebutkannya dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan, blok
model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok basis kendali. Sebagai
suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya”. Mereka membuat gambaran
komponen sistem informasi seperti pada gambar 2.2 di bawah.
user
user
user
Input
Model
Output
technology
database
control
user
user
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi
user
1. Blok Masukan ( Input Block )
Input pada sistem informasi dapat berupa dokumen – dokumen dasar.
Input termasuk metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan.
2. Blok model ( Model Block )
Blok model dari kombinasi prosedur , logika dan model matematik adalah
informasi yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan pada
basis data.
3. Blok Keluaran ( Output Block )
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi ( Technology Block )
Digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data ( Database Block )
Data yang terdapat didalam basis data perlu diorganisasikan sedimikian
rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan
DBMS (Data Base Management System). Kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer
dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya merupakan blok basis
data.
6. Blok Kendali ( Control Block )
Membantu pengendalian sistem operasional agar dapat mencegah
terjadinya kesalahan sistem.
2.4
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan sistem manusia atau mesin yang
terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
2.4.1
Sistem Informasi Pembelian
Pembelian yaitu suatu aktifitas yang bertujuan mendapatkan suatu barang dari
distributor, yang kemudian diolah sebelum dipasarkan kepada konsumen. Sistem
informasi pembelian merupakan suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait bertujuan
untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis, dan mengembangkan informasi yang
spesifik, tepat waktu, dan teratur untuk digunakan oleh para pengambil keputusan
dibidang pembelian dengan tujuan menyempurnakan perencanaan, pelaksanaan dan
pengendalian pengadaan barang.
2.4.2
Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjualan merupakan suatu struktur yang belanjut dan saling
terkait dari orang, peralatan, dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan,
menyaring, menganalisis, dan mengembangkan informasi untuk digunakan oleh para
pengambil keputusan dibidang penjualan dengan tujuan memperlancar penjualan
barang. Untuk mewujudkan kepuasan konsumen dalam bertransaksi perusahaan harus
mempunyai sistem penjualan yang lebih baik.
2.5
Konsep Dasar Basis Data
Basis data (database) adalah sekumpulan data yang saling terikat dan
diorganisasikan sedemikian sehingga dapat memudahkan aktivitas untuk memperoleh
informasi sesuai kebutuhan.
2.5.1
Tujuan Basis Data
Basis data bertujuan untuk mengatur data seingga diperoleh kemudahan,
ketetapan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuannya,
syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut :
1. Tidak Adanya Redudansi dan Inkonsistensi Data
Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan dibeberapa tempat.
Akibat dari redudansi adalah inkonsistensi data atau data yang tidak konsisten.
2. Kesulitan Pengaksesan Data
Basis data memiliki fasilitas untuk melakukan pencarian informasi
dengan menggunakan query. Selain itu, basis data bisa dihubungkan dengan
program aplikasi sehingga memudahkan pengguna untuk memperoleh informasi.
3. Multiple User
Basis data memungkinkan penggunaan data bersama-sama oleh banyak
pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda.
2.5.2
Manfaat Basis Data
Banyak manfaat yang dapat kita peroleh dengan menggunakan basis data,
diantarana :
1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat
dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam
mengelompokkan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan matematika.
Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi dapat dilakukan
dengan cepat dan mudah.
2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)
Dengan pemakaian bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat
penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga akan
menghemat ruang penyimpanan yang dimiliki.
3. Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data,
hubungan
antar
data
dapat
menekan
ketidakakuratan
dalam
pemasukan/penyimpanan data.
4. Ketersediaan (Availability)
Menggunakan Basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah
data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke
tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu
ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.
5. Keamanan (Security)
Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna.
Pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingan
dan posisinya.
6. Kebebasan Data (Data Independence)
Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan
isi/struktur data, maka dengan basis data perubahan ini hanya perlu dilakukan
pada DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.
2.6
Perancangan Sistem Basis Data
Perancangan merupakan proses pengembangan spesifikasi system baru
berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Perancangan sistem basis data
dilakukan guna menghindari masalah – masalah yang sering terjadi dalam proses
pengolahan data seperti, redudansi, inkonsistensi dan lainnya.
2.6.1
Analisis PIECES
Perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan ini menggunakan
metode PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service ).
Analisis ini akan membantu perancangan sistem yang lebih baik dan akan diperoleh
berbagai usulan.
1. Kinerja ( Performance )
Kinerja yang peningkatan terhadap sistem yang baru menjadi lebih
sangat efektif. Jumlah kinerja yang dilakukan selama periode waktu tertentu
dapat diukur dari response time. Response time adalah rata – rata waktu yang
tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan.
2. Informasi ( Information )
Peningkatan pada informasi agar mendapatkan kualitas yang bermutu.
3. Ekonomis ( Economy )
Peningkatan terhadap manfaat – manfaat atau penurunan – penurunan
biaya yang terjadi.
4. Pengendalian ( Control )
Peningkatan terhadap pengendalian untuk memperbaiki kesalahan –
kesalahan yang akan terjadi.
5. Efisiensi ( Efficiency )
Peningkatan terhadap efisiensi yang berhubungan dengan bagaimana
sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimun.
Efisiensi diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Pelayanan ( Service )
Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
2.6.2
Flowchart
Sistem flowchart merupakan diagram aliran data, penggambaran secara grafik
dari langkah – langkah dan urut - urutan prosedur dari suatu program. Untuk
memecahkan masalah kedalam segmen – segmen yang lebih kecil dan dalam
menganalisis alternatif – alternatif lain dalam pengoperasian.
2.6.3
Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram ( DFD ) merupakan gambaran sistem secara logika.
Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai
bidang komputer untuk mengerti isi sistem yang akan dikerjakan / dikembangkan.
2.6.4
Konsep Normalisasi
Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun perancangan
lojik basis data relasional yang tidak secara langsung, dengan menerapkan aturan –
aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Teknik
normalisasi itu sendiri merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel –
tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Apabila terjadi kesulitan dalam
memecahkan relasi tersebut maka dipecahkan menjadi beberapa tabel lagi atau
perancangan yang dibentuk dalam mencapai database yang optimal. Bentuk – bentuk
normalisasi diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Normal Pertama
Bentuk normal tahap pertama ( 1NF ) terpenuhi jika sebuah tabel tidak
memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang
sama.
2. Bentuk Normal Kedua
Bentuk normal tahap kedua ( 2NF ) terpenuhi jika bentuk kedua telah
memenuhi bentuk normal pertama. Atribut buakan kunci haruslah bergantung
secara fungsi pada kunci utama atau primary sehingga untuk membentuk normal
kedua harus sudah ditentukan kunci – kunci field yang unik.
3. Bentuk Normal Ketiga
Bentuk normal ketiga ( 3NF ) relasi haruslah ada dalam normal kedua
dan semua atribut bukan kunci bergantung pada primary key secara menyeluruh
yang terbentuk dalam foreign key.
2.7
2.7.1
Perangkat Lunak
Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrograman berorientasi objek yang
sering digunakan pada saat ini. Selain mudah dipelajari sendiri, visual basic juga cukup
handal untuk digunakan dalam pembuatan berbagai aplikasi, terutama aplikasi database.
Visual basic merupakan bahasa pemrograman terkendali ( event drive ), dimana program
menunggu sampai ada respon dari pemakai berupa kejadian atau event, ( Ema Utami
dan Sukrisno : 2005 ). Dibandingkan dengan pemrograman yang lain seperti pascal yang
mengharuskan penulisan kode program untuk segala sesuatu yang diinginkan dalam
penulisan kejadian, maka visual basic memberikan berbagai macam kemudahan untuk
pemula.
2.7.2
Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL server 2000 merupakan aplikasi database yang dibuat oleh
microsoft. Fungsi utamanya sebagai database server yang mengatur semua proses
penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. Microsoft SQL server 2000 juga
merupakan pendobrak dan inovasi database yang modern dengan mengetengahkan
kemudahan, kecepatan, ketepatan dan kecanggihan dalam mengelola sebuah database
modern berskala kecil, menengah dan besar.
3.
3.1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Gambaran Umum BUM Mini Market
Yayasan Al-hikmah sebagai salah satu wadah riil aktualisasi (wajihah amal) para
insan dakwah adalah berawal dari kumpulan insan dakwah yang mempunyai visi, misi
dan manhaj yang sama. Dengan kegiatan yang meliputi Bidang Pendidikan, Bidang
Sosial dan Bidang Dakwah semuanya berorientasi ’social oriented’. Tidak ada muatan
’business oriented’, yayasan berjalan dengan semangat motto ”Isilah Hidup Dengan
Dakwah”.
Pada perjalanannya tidak dipungkiri bahwa kendala kegiatan telah banyak
dialami. Kendala manajemen pengelolaan (non materiil) harus diatasi dengan
pembenahan manajemen pengelolaan, kendala maliyah dan pembiayaan (materiil) harus
diatasi dengan solusi bagaimana ada ketersediaan sumber pembiayaan yang memadai.
Sumber pembiayaan yang sudah ada sekarang lebih bersifat pasif dari
penyelenggaraan pelayanan / jasa yakni pada bidang pendidikan yang bersifat pasti
tetapi terbatas, maupun pada bidang dakwah dan Bidang Sosial yang bersifat tidak pasti
tetapi tidak terbatas.
BUM mini market merupakan salah satu unit usaha koperasi dari Yayasan AlHikmah yang didirikan untuk menciptakan sumber pembiayaan yang bersifat pasti dan
tidak terbatas sebagai solusi ekonomi yang mampu memberikan sumber pembiayaan
kegiatan yayasan.
3.2
Analisis Sistem
Analisis sistem yaitu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
beberapa bagian komponen dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi untuk mengelola kebutuhan agar
dapat diusulkan perbaikannya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah – langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
Analyze, yaitu menganalisis sistem
Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
3.2.1
Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada BUM
Mini Market, dapat diidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut :
a. Proses pelayanan administrasi serta pembuatan laporan membutuhkan
waktu yang lama.
b. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih
berbentuk hard document.
3.2.2
Penyebab Masalah
Beberapa masalah tersebut timbul karena adanya beberapa faktor yang
mempengaruhinya, diantaranya sebagai berikut :
a. Pencatatan transaksi yang masih manual
b. Sistem yang ada kurang mampu mengatasi pertambahan data barang dan
jenis barang.
c.
Pembuatan laporan membutuhkan waktu untuk merekap data transaksi
penjualan maupun pembelian agar bisa menjadi laporan yang utuh.
3.2.3
Analisis Kelemahan Sistem
Penulis menggunakan metode PIECES ( Performance, Information, Economy,
Control, Efficiency dan Security ), untuk mengidentifikasi masalah – masalah ataupun
kelemahan – kelemahan yang terdapat pada sistem manual yang diterapkan pada BUM
Mini Market.
1. Kinerja ( Performance )
Kinerja diukur dari jumlah produksi ( Troughtput ) dan waktu tanggap (
Response Time ). Kelemahan kinerja pada sistem manual yang diterapkan pada
BUM Minimarket dapat dilihat pada tabel 3.1 berikut.
Tabel 3.1 Analisis Kinerja
Parameter
Kelemahan
Pelayan
merekap
data
setiap
harinya
untuk
Troughput
mempermudah pembuatan laporan bulanan.
Membutuhkan waktu lebih dari 2 menit dalam melayani
Roesponse time
( Waktu Tanggap )
setiap
permintaan
calon
pembeli,
sehingga
mengakibatkan antrian.
2. Informasi ( Information )
Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan
informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi dan menangani
masalah yang muncul. oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat,
tepat waktu dan relevan
Tabel 3.2 Analisis Informasi
Parameter
Kelemahan
Akurat
Koperasi sering mengalami kerugian akibat kesalahan
dari karyawan dalam memberikan informasi harga
barang.
Tepat waktu
Pelayan masih kesulitan dalam mencari informasi data
barang yang diinginkan calon pembeli, hal ini menambah
Relevan
waktu untuk mencari informasi data barang tersebut.
Para pelayan sering tidak mengetahui barang yang
diminta tersedia atau tidak, sehingga informasi yang
diberikan oleh calon pembeli sering kali tidak sesuai
dengan data yang ada.
3. Ekonomi ( Economy )
Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan manfaat.
Dengan adanya kelemahan – kelemahan yang ada pada sistem yang lama maka
akan mungkin terjadi biaya yang tidak dapat diramal atau dikenal. Dalam
pembuatan laporan, sistem yang manual menyebabkan tingkat kesalahan tiggi
sehingga membutuhkan banyak biaya.
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi
Parameter
Kelemahan
Biaya
Sering terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan
usaha,pencatatan transaksi penjualan dan pemesanan
yang mengakibatkan biaya operasional sistem menjadi
dua kali lebih besar.
Manfaat
Informasi yang disampaikan tidak jelas dan tidak lengkap
karena masih bersifat dokumen, sehingga manfaat yang
diperoleh tidak sesuai atau sebanding dengan biaya yang
dikeluarkan.
4. Pengendalian ( Control )
Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan yaitu untuk
menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap kesalahan-kesalahan yang
terjadi serta untuk menjamin keamanan data atau informasi, dengan adanya
pengendalian maka tugas – tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa
diatasi.
Tabel 3.4 Analisis Control
Parameter
Kelemahan
Hak akses
Data dapat dibuka dan diolah oleh setiap orang, karena
tidak adanya pembatasan hak akses.
Keamanan data
Data disimpan dalam bentuk dokumen manual yang
mengakibatkan seringnya terjadi kerusakan ataupun
kehilangan data.
5. Efisiensi ( Efficiency )
Efisiensi erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber data
yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi
pemborosan. Tingkat ketelitian dan kemempuan manusia cukup terbatas
sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan pada
kemampuan manusia, hal ini dapat mengakibatkan kesalahan.
Tabel 3.5 Analisis efisiensi
Parameter
Kelemahan
Pencatatan
data Setiap dokumen transaksi penjualan, pembelian, dan
transaksi
pemesanan harus dibedakan satu dengan yang lain,
sehingga memerlukan waktu yang cukup lama. Tingkat
kesulitan dalam pencatatan dan penyimpanan data
transaksi sangat tinggi karena masih berbentuk hard
document.
Pembuatan laporan Dokumen – dokumen penyimpanan data yang akan
dijadikan laporan kepada pemilik / pemimpin perusahaan
sangat banyak, sehingga membutuhkan sumber daya
manusia yang berlebih.
6. Pelayanan ( Service )
Peningkatan jumlah pelanggan dan pendapatan tidak terlepas dari
kualitas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Penyimpanan laporan serta
dokumentasi mengenai pengolahan data akan menurunkan kualitas pelayanan
dan akan mengakibatkan pegawai menjadi terganggu, sehingga pelayanan perlu
ditingkatkan.
Tabel 3.6 Analisis pelayanan
Parameter
Kelemahan
Kualitas pelayanan Proses pencarian data masih lambat karena banyaknya
arsip yang menumpuk, sehingga pelayanan yang
diberikan bagi pelanggan kurang memuaskan.
Waktu pelayanan
Jika melayani satu konsumen yang membeli banyak
barang, waktu yang dibutuhkan cukup lama.
3.2.4
Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis system digunakan untuk menentukan seluruh kebutuhan secara lengkap,
maka untuk mempermudahnya analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis
yaitu kebutuhan fungsional ( Functional requirement ) dan kebutuhan nonfungsional.
3.2.4.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses – proses yang
di lakukan oleh sistem dan informasi – informasi yang dihasilkan oleh sistem. Adapun
proses yang dilakukan sistem dan informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah :
1. Pengguna dapat membuat laporan dari semua transaksi penjualan.
2. Pengguna dapat membuat laporan dari semua transaksi pembelian.
3. Pengguna dapat melakukan pendataan karyawan ( pelayan )
a. Pengguna dapat merubah data karyawan apabila alamat dan no telepon
berubah.
b. Pengguna dapat memasukkan data karyawan baru dengan memasukkan
nama, alamat, dan no telepon karyawan.
4. Sistem dapat melakukan transaksi penjualan.
a. Pengguna dapat menyimpan semua data transaksi penjualan.
b. Pengguna dapat memasukkan jumlah barang yang terjual.
5. Sistem dapat melakukan transaksi pembelian.
a. Pengguna dapat melihat dan mencari data barang.
b. Pengguna dapat mengganti kode barang.
c. Pengguna dapat menghapus data barang beserta atribut dari barang
yang dihapus tersebut.
d. Pengguna dapat menghitung jumlah stok barang secara keseluruhan.
e. Pengguna dapat memasukkan jenis data barang yang dibeli dari
pemasok beserta dengan kode barang, nama barang, jenis barang, dan
lain – lain.
3.2.4.2 Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan nonfungsional merupakan kebutuhan yang berisi properti yang
perilaku yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan nonfungsional ini meliputi antara lain :
1. Operasional
Operasional ini menjelaskan secara teknis tentang bagaimana sistem baru
akan bekerja.
2. Kinerja
Peningkatan terhadap sistem yang baru dalam mengolahkan data dan
menampilkan informasi secara keseluruhan dalam menyelesaikan proses yang
ditangani. Adapun kinerjaaa yang diharapkan dari sistem yang baru ini antara lain :
a. Memudahkan membuat laporan dan cepat.
b. Waktu yang dibutuhkan untuk semua transaksi lebih cepat.
3. Keamanan ( Security )
Keamanan yang diimplementasikan pada sistem berisi keamanan aplikasi,
keamanan data, dan keamanan transaksi. Adapun kebutuhan yang mencakup
dengan keamanan antara lain :
a. Pengguna diberikan hak akses yang berbeda – beda.
b. Sistem aplikasi dan database dilengkapi dengan nama (username) dan kata
sandi ( Password ).
4. Informasi
Informasi yang dapat dilakukan oleh pengguna pada sistem aplikasi ini
berisi hal – hal yang dilakukan. Antara lain :
a. Digunakan untuk memantau pengguna dengan hak aksesnya.
b. Digunakan untuk menginformasikan pengguna apabila kata sandi (
Password ) yang dimasukkan salah.
3.3
Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahapan yang bertujuan untuk memberikan
ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan
program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan pada
perancangan program. Adapun perancangan sistem yang diusulkan antara lain :
3.3.1 Perancangan Proses
3.3.1.1 Bagan Alir Sistem (Flowchart)
Bagan alir sistem ( Flowchart ) merupakan bagan yang menunjukkan aliran kerja
sistem secara keseluruhan dan menunjukkan apa yang dikerjakan didalam sistem.
Gambar 3.1 Bagan Alir Sistem ( Flowchart )
3.3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram merupakan gambaran sistem secara logical yang tidak
tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur maupun organisasi file. Data
flow diagram berfungsi untuk memudahkan user yang kurang mengerti komputer untuk
mengerti sistem yang diusulkan. Berikut ini gambar data flow diagram yang diusulkan.
Gambar 3.2 Data Flow Diagram ( DFD )
3.3.2 Perancangan Basis Data
3.3.2.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel –
tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Tujuan utama dari normalisasi database
adalah mencegah terjadinya insertion anomayi ( kesalahan penambahan data kedalam
database ), delection anomaly ( kesalahan dalam menghapus data yang ada didalam
database ), dan update anomaly ( kesalahan dalam mengubah data, baik dalam
penambahan data atau pengurangan data ).
3.3.2.2 Relasi Antar Tabel
Database didefinisikan sebagai suatu kumpulan tabel yang saling berelasi dan
mempunyai hubungan keterkaitan antara satu tabel dengan tabel yang lainnya sehingga
membentuk suatu bangunan data. Relasi antar tabel / field merupakan perancangan
lanjutan yang mempunyai tujuan tujuan agar perancang program dapat memahami arah
dan hubungan dari masing – masing tabelnya. Dengan adanya hubungan antar tabel
maka masing – masing tabel akan terkait dan saling berhubungan antara satu dengan
yang lainnya. Berikut adalah perancangan relasi antar tabel dalam sistem ini.
Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel
4.
4.1
PEMBAHASAN
Implementasi Program
Implementasi program merupakan tahap meletakkan sistem yang baru
dikembangkan agar nantinya sistem terebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang
diharapkan. Tujuan tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan
sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
Pada aplikasi sistem informasi penjualan BUM MiniMarket ini, diimplementasikan
dengan menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan
untuk penyimpanan database menggunakan Microsoft SQL Server 2000.
4.1.1
Pemrograman
Pemograman adalah tahap implementasi dimana dilakukan pengkodean
berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat, sehingga berbentuk
sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan.
4.1.1.1 Membuat Database
Pembuatan database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field
sekaligus pembuatanya. Dalam membangun aplikasi ini, penyusun menguanakan
Microsoft SQL Server 2000 dalam pembuatan database.
4.1.1.2 Membuat Form
Form bisa juga disebut halaman interface, digunakan untuk meletakan komponen
– komponen yang dibutuhkan dalam mendesain tampilan progam aplikasi sistem
informasi penjualan BUM MiniMarket
Penulis mengggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 untuk membuat desain
tampilan. Untuk membuat form yaitu dengan cara membuka Microsoft Visual Basic 6.0
pada start menu komputer, pilih standard exe dan klik open.
4.1.2
Pembahasan Program
Program aplikasi sistem informasi penjualan BUM MiniMarket ini memiliki dua
level pengguna yaitu Admin dan Kasir. Perbedaan level pengguna terdapat pada hak
akses untuk dapat mengoperasikan menu-menu tertentu.
Administrator (admin) dapat mengakses semua menu yang terdapat pada sistem
ini, sedangkan Kasir tidak dapat mengakses menu pengolahan data karyawan dan menu
pengolahan data pengguna.
Menu utama merupakan halaman yang muncul ketika pengguna berhasil login,
menu utama terbagi dalam beberapa bagian menu antara lain sistem, master data,
transaksi, laporan, bantuan dan informasi.
4.1.3
Pengetesan Program
Pemograman adalah tahap implementasi dimana dilakukan pengkodean
berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat, sehingga berbentuk
sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Sebelum program
diterapkan, program tersebut harus terbebas dari kesalahan – kesalahan. Oleh karena itu
program harus diuji untuk menemukan kesalahan yang mungkin dapat terjadi.
4.2
Instalasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak dalam hal ini adalah perangkat lunak yang telah dihasilkan dari
pengkodean sebuah sistem yang baru yaitu sistem informasi penjualan BUM MiniMarket,
dan sistem ini akan ditempatkan pada sistem komputerisasi dengan cara instalasi. Untuk
menginstal program aplikasi penjualan BUM MiniMarket, ikuti langkah berikut.
4.3
Pengetesan Sistem
Pada pengetesan sistem informasi penjualan BUM MiniMarket ini penulis
menggunakan metode white box testing guna melihat kedalam modul untuk meneliti
kode-kode program dan menganalisis ada kesalahan atau tidak. Langkah-langkah yang
dapat dilakukan untuk pengetesan program yang telah dibuat adalah sebagai berikut.
1. Pengetesan sistem informasi BUM Minimarket dengan cara menjalakankan
aplikasi apakah sudah bekerja dengan baik dan benar.
2. Pengetesan input data, simpan data dan pembuatan laporan, Jika semua sudah
berjalan dengan baik maka aplikasi layak diterapkan.
3. Interaksi tampilan dengan pengguna, untuk mengetahui apakah program
aplikasi dan langkah-langkah pengoperasian mudah dipahami oleh pengguna
atau tidak. Jika masih terdapat kesulitan atau kendala dalam menjalankan
program aplikasi maka perlu ditinjau lagi atau pengguna perlu dilatih kembali
dalam menjalankan sistem.
4.4
Pelatihan
Pelatihan pada sistem yang baru dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu sebagai
beriku :
4.1.1
Pelatihan prosedur ( Procedural Training )
Merupakan pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur – prosedur
tertulis pada personil yang akan dilatih.
4.1.2
Pelatihan tutorial ( Tutorial Training )
Merupakan pelatihan yang dilakukan dengan cara tatap muka dengan
memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil. Pelatihan ini dilakukan untuk
tugas – tugas rumit yang membutuhkan bimbingan secara langsung.
4.1.3
Pelatihan langsung dengan pekerjaan ( On The Job Training )
Merupakan pelatihan yang memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada
personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan
sistem pada situasi kerja sebenarnya.
4.5
Manual Program
Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
sebagai rancangan antarmuka ( Interface ), untuk tempat penyimpanan data ( Database )
menggunakan Microsoft SQL Server 2000.
4.1.1
Form Login
Sebelum masuk menu utama, pengguna diwajibkan untuk login kedalam sistem
terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui hak akses pengguna.
Gagal login terjadi jika salah memasukan username atau password. Sistem akan
member informasi jika terjadi kesalahan login. Gambar dibawah ini merupakan tampilan
form login ketika salah memasukan username.
Gambar 4.42 Tampilan Informasi Salah Username
Gambar dibawah ini merupakan tampilan form login ketika salah memasukan
password.
Gambar 4.43 Tampilan Informasi Salah Password
4.1.2
Form Pengguna
Agar pengguna dapat melakukan login kedalam sistem, maka perlu membuat
data pengguna didalam sistem. Untuk membuatnya, buka terlebih dahulu form pengguna
dengan cara buka menu pengguna yang berada di sub menu sistem pada menu utama.
Setelah form pengguna terbuka, klik tombol baru untuk menambahkan pengguna baru.
Masukan semua data yang diperlukan beserta status pengguna.
4.1.3
Form data barang
Form ini digunakan untuk mengisi daftar data barang yang nantinya akan
digunakan pada pengisian data penjualan. Untuk melakukan pengentrian data barang
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Gambar 4.47 Form Data Barang
4.1.4
Form Transaksi Pembelian
Form ini merupakan form yang memuat daftar pembelian barang dari pemasok
yang dilakukan oleh BUM Minimarket. Untuk melakukan pengentrian data pembelian
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Gambar 4.48 Form Transaksi Pembelian
4.1.5
Form Transaksi Penjualan
Form ini merupakan form yang digunakan untuk melakukan pengentrian data
penjualan barang.
4.1.6
Form Transaksi Retur Pembelian
Form ini merupakan form yang memuat daftar retur yang diakukan oleh BUM
Minimarket. Untuk melakukan pengentrian data penjualan barang dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
4.6
Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan sistem dilakukan setelah tahap implementasi. Sistem baru yang
berjalan digunakan sesuai dengan organisasi. Selama hidupnya sistem secara periodik
akan ditinjau. Perubahan dilakukan jika muncul masalah atau jika ternyata ada
kebutuhan baru. Langkah – langkah pemeliharaan sistem terdiri atas berikut.
4.1.1
Penggunaan sistem
Yaitu menggunakan sistem sesuai dengan fungsi tugasnya masing – masing
untuk operasi rutin atau sehari – hari.
4.1.2
Audit sistem
Yaitu melakukan penggunaan dan penelitian formal untuk menentukan seberapa
baik sistem baru dapat memenuhi kriteria kinerjahal semacam ini dapat dilakukan oleh
seorang auditor internal.
4.1.3
Penjagaan sistem
Yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin sehingga sistem dapat
beroperasi dengan baik. Selain itu juga untuk menjaga kemutakhiran sistem jika sewaktu
– waktu terjadi perubahan lingkungan sistem atau modifikasi rancangan software.
4.1.4
Perbaikan sistem
Yaitu melakukan perbaikan jika dalam operasi terjadi kesalahan dalam program
atau kelemahan rancangan yang terdeteksi saat tahap pengujian sistem.
4.1.5
Peningkatan sistem
Yaitu melakukan modifikasi terhadap sistem ketika terdapat potensi peningkatan
sistem setelah sistem berjalan beberapa waktu, biasanya adanya potensi peningkatan
sistem tersebut terlihat oleh manajer kemudian diteruskan kepada spesialis informasi
untuk dilakukan modifikasi sesuai keinginan manajer.
5.
5.1
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi
pada bab-bab sebelumnya maka penyusun mengambil kesimpulan penelitian dan
perancangan yang dikerjakan dan mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu
bagaimana merancang sebuah aplikasi penjualan yang dapat memberikan kemudahan
bagi para pegawai pada koperasi BUM MiniMarket, maka dapat diambil beberapa
kesimpulan yaitu :
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga
mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak koperasi. Dengan
sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan
data, pencarian data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara
terkomputerisasi sehingga dapat memberikan kemudahan dalam menyajikan
informasi secara cepat, tepat dan akurat.
2. Dengan adanya sistem ini dapat menghemat waktu untuk pencarian data dan
pencatatan data.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini diharapkan dapat mendukung kinerja
proses pengolahan data pada koperasi menjadi lebih efisien.
5.2
SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak koperasi
di dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan, penyusun mempunyai
beberapa saran-saran yang dapat dipertimbangkan. Adapun saran yang penyusun
usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak koperasi guna untuk meningkatkan
kualitas dan kuantitas kerja.
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun
berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data,
pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan. Sehingga dapat
menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan
keputusan bagi kemajuan koperasi BUM MiniMarket Kebumen.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : C.V
ANDI OFFSET
Arief, M Rudyanto. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan
Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET
Emma Utami. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database Dengan
SQL Server, Ms.Access dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET
Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET
PENJUALAN PADA BUM MINI MARKET KEBUMEN
JAWATENGAH
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ahmad Ihsan Adi Kurniawan
06.11.1020
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ANALYSIS AND DESIGN APPLICATION OF PURCHASE
AND SALES AT BUM MINI MART KEBUMEN
CENTRAL OF JAVA
ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN
PADA BUM MINI MARKET KEBUMEN
JAWATENGAH
Ahmad Ihsan Adi K
Bambang Sudaryatno
Jurusan Teknik Informatika
STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Minimarket is actually a kind of "grocery stores" or stores that sell all kinds
of goods and food, but not as complete and as big as a supermarket. In contrast
to the grocery store, mini implement self-service, where buyers pick up their
goods they need from the shelves of merchandise and pay dikasir. This system
also helps that the buyer does not owe.
BUM Mini Market is a business unit of the Cooperative BUM (Independent
Business Development), which was established in 2009. Recording the sale and
purchase of products on the BUM Mini Market is still done manually stored in the
sheet - the sheet of paper and recorded every bulanya this can lead to the
accumulation of data.
The results of the analysis are still stout is overlooked in the recording and
preparation of reports. BUM Mini Market need to implement a new method of
data storage each transaction that can process data quickly and accurately.
Keywords : Minimarket, BUM Mini Market, Cooperative, Independent.
1.
PENDAHULUAN
Usaha kecil menengah saat ini sedang ditumbuh kembangkan di daerah
pedesaan maupun perkotaan. Hal ini ditandai dengan banyaknya warung, toko, koperasi
maupun mini market telah menjamur diperkotaan hingga pedesaan, dengan maraknya
usaha-usaha kecil menengah berjalan dibidang yang sama, dapat menyebabkan tingkat
persaingan diantara mereka lebih tinggi, untuk mengatasi persaingan-persaingan
tersebut tentunya memerlukan sebuah teknik atau cara tersendiri agar dapat berjalan
secara efektif dan diharapkan dapat menjadi usaha kecil menengah yang inovatif dan
memiliki keunggulan dalam bersaing tanpa harus melupakan estetika-estetika dalam
persaingan perdagangan.
Sejalan dengan perkembangannya teknologi informasi dapat membantu manusia
memasuki peradaban yang baru diera globalisasi dan teknologi yang di ciptakan untuk
membantu pekerjaan sehari – hari. Keunggulan bersaing mengacu pada penggunaan
teknologi informasi untuk mendapatkan prestasi dan nama baik didalam laju
perkembangan perusahaan. Salah satu pekembangan teknologi informasi yang begitu
cepat dan pesat adalah teknologi informasi berbasis database yang dapat menarik
perhatian dan rasa ingin tahu seseorang ketika ingin memanfaatkan teknologi tersebut.
BUM Mini Market yaitu salah satu unit usaha dari Koperasi BUM (Bina Usaha
Mandiri) terletak di Jl.Kelurahan Rt.08 Rw.02 (Komplek Yayasan Al-Hikmah) Desa
Selokerto Sempor Kebumen Jawa Tengah Telp. (0287) 471885 yang berdiri pada tahun
2009. Pencatatan penjualan dan pembelian produk pada BUM Mini Market masih
dilakukan secara manual yang disimpan dalam lembaran – lembaran kertas dan
dibukukan tiap bulanya hal ini dapat mengakibatkan penumpukan data, sehingga
diperlukan metode baru dalam penyimpanan data setiap transaksi yang mampu
memproses data secara cepat, tepat dan akurat.
2.
2.1
2.1.1
LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Sistem
Pengertian sistem
Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Elemen yang terdapat di dalam sistem itulah
yang disebut dengan subsistem Dengan kata lain elemen adalah bagian yang terkecil
dari sistem yang sudah tidak bisa diurai lagi. Pendekatan yang menekankan prosedur
mendefinisikan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu ( Richard F.Neuschel ).
2.1.2 Karakteristik Sistem
1. Komponen ( Components )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen – komponen sistem,
elemen – elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian – bagian dari
sistem.
2. Batas Sistem ( Boundary )
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut, tergantung
pada manfaatnya dan fungsinya.
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Penghubung merupakan media penghubung antara subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber – sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari satu
subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya dengan melalui
penghubung.
5. Masukkan Sistem ( Input )
Masukkan sistem merupakan bagian dari sistem yang menerima data
masukan, yang data ini dijadikan sebagai energi dari data yang dimasukan
didalam suatu sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan ( agar sisem
tersebut dapat beroperasi dengan baik ) dan masukan signal ( energi yang
diproses untuk mendapatkan keluaran ).
6. Keluaran Sistem ( Output )
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan tidak berguna tergantung dari manfaatnya.
Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra
sistem.
7. Pengolah Sistem ( Proses )
Pengolah sistem merupakan bagian dalam sistem yang melakukan
pengolahan masukan untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan.
8. Sasaran Sistem ( Objective )
Suatu sistem pasti memiliki tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem
sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem keluaran yang
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuan.
2.2
2.2.1
Konsep Dasar Informasi
Pengertian Informasi
Informasi adalah sekumpulan data yang diproses sebagai tambahan
pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan, pada masa kini maupun masa
yang akan datang untuk mencapai tujuan yang sangat bermanfaat.
2.2.2
Siklus Informasi
Siklus informasi merupakan gambaran secara umum mengenai proses data yang
dihasilkan dari pengolahan data – data sebelumnya yang akan digunakan kembali
sebagai data untuk menghasilkan informasi berikutnya dan begitu juga seterusnya dalam
perjalanan siklus informasi.
Gambar 2.1 Siklus Informasi
2.2.3
Kualitas Informasi
Tiga hal pokok yang sangat dipengaruhi pada kualitas informasi, diantaranya :
1. Akurat ( Accurate )
Sebuah informasi dapat tidak akurat karena mengalami gangguan pada
sumber informasi ( data ) yang asli. Informasi harus benar – benar bebas dari
kesalahan – kesalahan data yang dihasilkan, agar penerima tidak merasa
dirugikan. Point yang dapat mempengaruhi keakuratan sebuah informasi antara
lain pada tidak lengkapnya sebuah informasi, kebenaran suatu informasi,
keamanan pada informasi.
2. Tepat Waktu ( Time Lines )
Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan datangnya tidak
terlambat pada penyampaian informasi dan harus tepat waktu, sebab
keterlambatan suatu informasi dapat menghilangkan peluang bisnis.
3. Relevan ( Relevances )
Informasi akan relevan jika informasi tersebut sesuai dengan yang
dibutuhkan bagi penggunanya. Informasi tersebut dapat dikatakan berkualitas
apabila yang dibutuhkan bermanfaat bagi penerima informasi.
2.2.4
Nilai Informasi
Nilai informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan
biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif disbanding dengan
biaya untuk mendapatkannya dan sebagian informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
2.3
2.3.1
Konsep Dasar Sistem Informasi
Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis). Tujuan
dibuatnya sistem informasi yaitu agar dapat tercapainya manajemen yang baik pada
suatu organisasi.
2.3.2
Komponen Sistem Informasi
Menurut John Burch dan Gary Grundnitski “Bahwa sistem informasi terdiri dari
komponen yang disebutkannya dengan istilah blok bangunan, yaitu blok masukan, blok
model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok basis kendali. Sebagai
suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya”. Mereka membuat gambaran
komponen sistem informasi seperti pada gambar 2.2 di bawah.
user
user
user
Input
Model
Output
technology
database
control
user
user
Gambar 2.2 Komponen Sistem Informasi
user
1. Blok Masukan ( Input Block )
Input pada sistem informasi dapat berupa dokumen – dokumen dasar.
Input termasuk metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan.
2. Blok model ( Model Block )
Blok model dari kombinasi prosedur , logika dan model matematik adalah
informasi yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan pada
basis data.
3. Blok Keluaran ( Output Block )
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi ( Technology Block )
Digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data ( Database Block )
Data yang terdapat didalam basis data perlu diorganisasikan sedimikian
rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan
DBMS (Data Base Management System). Kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer
dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya merupakan blok basis
data.
6. Blok Kendali ( Control Block )
Membantu pengendalian sistem operasional agar dapat mencegah
terjadinya kesalahan sistem.
2.4
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan sistem manusia atau mesin yang
terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
2.4.1
Sistem Informasi Pembelian
Pembelian yaitu suatu aktifitas yang bertujuan mendapatkan suatu barang dari
distributor, yang kemudian diolah sebelum dipasarkan kepada konsumen. Sistem
informasi pembelian merupakan suatu struktur yang berlanjut dan saling terkait bertujuan
untuk mengumpulkan, menyaring, menganalisis, dan mengembangkan informasi yang
spesifik, tepat waktu, dan teratur untuk digunakan oleh para pengambil keputusan
dibidang pembelian dengan tujuan menyempurnakan perencanaan, pelaksanaan dan
pengendalian pengadaan barang.
2.4.2
Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjualan merupakan suatu struktur yang belanjut dan saling
terkait dari orang, peralatan, dan prosedur yang ditujukan untuk mengumpulkan,
menyaring, menganalisis, dan mengembangkan informasi untuk digunakan oleh para
pengambil keputusan dibidang penjualan dengan tujuan memperlancar penjualan
barang. Untuk mewujudkan kepuasan konsumen dalam bertransaksi perusahaan harus
mempunyai sistem penjualan yang lebih baik.
2.5
Konsep Dasar Basis Data
Basis data (database) adalah sekumpulan data yang saling terikat dan
diorganisasikan sedemikian sehingga dapat memudahkan aktivitas untuk memperoleh
informasi sesuai kebutuhan.
2.5.1
Tujuan Basis Data
Basis data bertujuan untuk mengatur data seingga diperoleh kemudahan,
ketetapan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai tujuannya,
syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut :
1. Tidak Adanya Redudansi dan Inkonsistensi Data
Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan dibeberapa tempat.
Akibat dari redudansi adalah inkonsistensi data atau data yang tidak konsisten.
2. Kesulitan Pengaksesan Data
Basis data memiliki fasilitas untuk melakukan pencarian informasi
dengan menggunakan query. Selain itu, basis data bisa dihubungkan dengan
program aplikasi sehingga memudahkan pengguna untuk memperoleh informasi.
3. Multiple User
Basis data memungkinkan penggunaan data bersama-sama oleh banyak
pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda.
2.5.2
Manfaat Basis Data
Banyak manfaat yang dapat kita peroleh dengan menggunakan basis data,
diantarana :
1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Dengan menggunakan basis data pengambilan informasi dapat
dilakukan dengan cepat dan mudah. Basis data memiliki kemampuan dalam
mengelompokkan, mengurutkan bahkan perhitungan dengan matematika.
Dengan perancangan yang benar, maka penyajian informasi dapat dilakukan
dengan cepat dan mudah.
2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)
Dengan pemakaian bersama, kita tidak perlu menyediakan tempat
penyimpanan di berbagai tempat, tetapi cukup satu saja sehingga akan
menghemat ruang penyimpanan yang dimiliki.
3. Keakuratan (Accuracy)
Penerapan secara ketat aturan tipe data, domain data, keunikan data,
hubungan
antar
data
dapat
menekan
ketidakakuratan
dalam
pemasukan/penyimpanan data.
4. Ketersediaan (Availability)
Menggunakan Basis data kita dapat mem-backup data, memilah-milah
data mana yang masih diperlukan dan data mana yang perlu kita simpan ke
tempat lain. Hal ini mengingat pertumbuhan transaksi suatu organisasi dari waktu
ke waktu membutuhkan media penyimpanan yang semakin besar.
5. Keamanan (Security)
Kebanyakan DBMS dilengkapi dengan fasilitas manajemen pengguna.
Pengguna diberikan hak akses yang berbeda-beda sesuai dengan kepentingan
dan posisinya.
6. Kebebasan Data (Data Independence)
Jika sebuah program telah selesai dibuat, dan ternyata ada perubahan
isi/struktur data, maka dengan basis data perubahan ini hanya perlu dilakukan
pada DBMS tanpa harus membongkar kembali program aplikasinya.
2.6
Perancangan Sistem Basis Data
Perancangan merupakan proses pengembangan spesifikasi system baru
berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Perancangan sistem basis data
dilakukan guna menghindari masalah – masalah yang sering terjadi dalam proses
pengolahan data seperti, redudansi, inkonsistensi dan lainnya.
2.6.1
Analisis PIECES
Perancangan sistem informasi pembelian dan penjualan ini menggunakan
metode PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service ).
Analisis ini akan membantu perancangan sistem yang lebih baik dan akan diperoleh
berbagai usulan.
1. Kinerja ( Performance )
Kinerja yang peningkatan terhadap sistem yang baru menjadi lebih
sangat efektif. Jumlah kinerja yang dilakukan selama periode waktu tertentu
dapat diukur dari response time. Response time adalah rata – rata waktu yang
tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan.
2. Informasi ( Information )
Peningkatan pada informasi agar mendapatkan kualitas yang bermutu.
3. Ekonomis ( Economy )
Peningkatan terhadap manfaat – manfaat atau penurunan – penurunan
biaya yang terjadi.
4. Pengendalian ( Control )
Peningkatan terhadap pengendalian untuk memperbaiki kesalahan –
kesalahan yang akan terjadi.
5. Efisiensi ( Efficiency )
Peningkatan terhadap efisiensi yang berhubungan dengan bagaimana
sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimun.
Efisiensi diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Pelayanan ( Service )
Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
2.6.2
Flowchart
Sistem flowchart merupakan diagram aliran data, penggambaran secara grafik
dari langkah – langkah dan urut - urutan prosedur dari suatu program. Untuk
memecahkan masalah kedalam segmen – segmen yang lebih kecil dan dalam
menganalisis alternatif – alternatif lain dalam pengoperasian.
2.6.3
Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram ( DFD ) merupakan gambaran sistem secara logika.
Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai
bidang komputer untuk mengerti isi sistem yang akan dikerjakan / dikembangkan.
2.6.4
Konsep Normalisasi
Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun perancangan
lojik basis data relasional yang tidak secara langsung, dengan menerapkan aturan –
aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Teknik
normalisasi itu sendiri merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel –
tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Apabila terjadi kesulitan dalam
memecahkan relasi tersebut maka dipecahkan menjadi beberapa tabel lagi atau
perancangan yang dibentuk dalam mencapai database yang optimal. Bentuk – bentuk
normalisasi diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Bentuk Normal Pertama
Bentuk normal tahap pertama ( 1NF ) terpenuhi jika sebuah tabel tidak
memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang
sama.
2. Bentuk Normal Kedua
Bentuk normal tahap kedua ( 2NF ) terpenuhi jika bentuk kedua telah
memenuhi bentuk normal pertama. Atribut buakan kunci haruslah bergantung
secara fungsi pada kunci utama atau primary sehingga untuk membentuk normal
kedua harus sudah ditentukan kunci – kunci field yang unik.
3. Bentuk Normal Ketiga
Bentuk normal ketiga ( 3NF ) relasi haruslah ada dalam normal kedua
dan semua atribut bukan kunci bergantung pada primary key secara menyeluruh
yang terbentuk dalam foreign key.
2.7
2.7.1
Perangkat Lunak
Microsoft Visual Basic 6.0
Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrograman berorientasi objek yang
sering digunakan pada saat ini. Selain mudah dipelajari sendiri, visual basic juga cukup
handal untuk digunakan dalam pembuatan berbagai aplikasi, terutama aplikasi database.
Visual basic merupakan bahasa pemrograman terkendali ( event drive ), dimana program
menunggu sampai ada respon dari pemakai berupa kejadian atau event, ( Ema Utami
dan Sukrisno : 2005 ). Dibandingkan dengan pemrograman yang lain seperti pascal yang
mengharuskan penulisan kode program untuk segala sesuatu yang diinginkan dalam
penulisan kejadian, maka visual basic memberikan berbagai macam kemudahan untuk
pemula.
2.7.2
Microsoft SQL Server 2000
Microsoft SQL server 2000 merupakan aplikasi database yang dibuat oleh
microsoft. Fungsi utamanya sebagai database server yang mengatur semua proses
penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. Microsoft SQL server 2000 juga
merupakan pendobrak dan inovasi database yang modern dengan mengetengahkan
kemudahan, kecepatan, ketepatan dan kecanggihan dalam mengelola sebuah database
modern berskala kecil, menengah dan besar.
3.
3.1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Gambaran Umum BUM Mini Market
Yayasan Al-hikmah sebagai salah satu wadah riil aktualisasi (wajihah amal) para
insan dakwah adalah berawal dari kumpulan insan dakwah yang mempunyai visi, misi
dan manhaj yang sama. Dengan kegiatan yang meliputi Bidang Pendidikan, Bidang
Sosial dan Bidang Dakwah semuanya berorientasi ’social oriented’. Tidak ada muatan
’business oriented’, yayasan berjalan dengan semangat motto ”Isilah Hidup Dengan
Dakwah”.
Pada perjalanannya tidak dipungkiri bahwa kendala kegiatan telah banyak
dialami. Kendala manajemen pengelolaan (non materiil) harus diatasi dengan
pembenahan manajemen pengelolaan, kendala maliyah dan pembiayaan (materiil) harus
diatasi dengan solusi bagaimana ada ketersediaan sumber pembiayaan yang memadai.
Sumber pembiayaan yang sudah ada sekarang lebih bersifat pasif dari
penyelenggaraan pelayanan / jasa yakni pada bidang pendidikan yang bersifat pasti
tetapi terbatas, maupun pada bidang dakwah dan Bidang Sosial yang bersifat tidak pasti
tetapi tidak terbatas.
BUM mini market merupakan salah satu unit usaha koperasi dari Yayasan AlHikmah yang didirikan untuk menciptakan sumber pembiayaan yang bersifat pasti dan
tidak terbatas sebagai solusi ekonomi yang mampu memberikan sumber pembiayaan
kegiatan yayasan.
3.2
Analisis Sistem
Analisis sistem yaitu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
beberapa bagian komponen dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi untuk mengelola kebutuhan agar
dapat diusulkan perbaikannya.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah – langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut :
1.
2.
3.
4.
Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
Analyze, yaitu menganalisis sistem
Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
3.2.1
Identifikasi Masalah
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada BUM
Mini Market, dapat diidentifikasikan beberapa masalah sebagai berikut :
a. Proses pelayanan administrasi serta pembuatan laporan membutuhkan
waktu yang lama.
b. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih
berbentuk hard document.
3.2.2
Penyebab Masalah
Beberapa masalah tersebut timbul karena adanya beberapa faktor yang
mempengaruhinya, diantaranya sebagai berikut :
a. Pencatatan transaksi yang masih manual
b. Sistem yang ada kurang mampu mengatasi pertambahan data barang dan
jenis barang.
c.
Pembuatan laporan membutuhkan waktu untuk merekap data transaksi
penjualan maupun pembelian agar bisa menjadi laporan yang utuh.
3.2.3
Analisis Kelemahan Sistem
Penulis menggunakan metode PIECES ( Performance, Information, Economy,
Control, Efficiency dan Security ), untuk mengidentifikasi masalah – masalah ataupun
kelemahan – kelemahan yang terdapat pada sistem manual yang diterapkan pada BUM
Mini Market.
1. Kinerja ( Performance )
Kinerja diukur dari jumlah produksi ( Troughtput ) dan waktu tanggap (
Response Time ). Kelemahan kinerja pada sistem manual yang diterapkan pada
BUM Minimarket dapat dilihat pada tabel 3.1 berikut.
Tabel 3.1 Analisis Kinerja
Parameter
Kelemahan
Pelayan
merekap
data
setiap
harinya
untuk
Troughput
mempermudah pembuatan laporan bulanan.
Membutuhkan waktu lebih dari 2 menit dalam melayani
Roesponse time
( Waktu Tanggap )
setiap
permintaan
calon
pembeli,
sehingga
mengakibatkan antrian.
2. Informasi ( Information )
Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan
informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi dan menangani
masalah yang muncul. oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat,
tepat waktu dan relevan
Tabel 3.2 Analisis Informasi
Parameter
Kelemahan
Akurat
Koperasi sering mengalami kerugian akibat kesalahan
dari karyawan dalam memberikan informasi harga
barang.
Tepat waktu
Pelayan masih kesulitan dalam mencari informasi data
barang yang diinginkan calon pembeli, hal ini menambah
Relevan
waktu untuk mencari informasi data barang tersebut.
Para pelayan sering tidak mengetahui barang yang
diminta tersedia atau tidak, sehingga informasi yang
diberikan oleh calon pembeli sering kali tidak sesuai
dengan data yang ada.
3. Ekonomi ( Economy )
Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan manfaat.
Dengan adanya kelemahan – kelemahan yang ada pada sistem yang lama maka
akan mungkin terjadi biaya yang tidak dapat diramal atau dikenal. Dalam
pembuatan laporan, sistem yang manual menyebabkan tingkat kesalahan tiggi
sehingga membutuhkan banyak biaya.
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi
Parameter
Kelemahan
Biaya
Sering terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan
usaha,pencatatan transaksi penjualan dan pemesanan
yang mengakibatkan biaya operasional sistem menjadi
dua kali lebih besar.
Manfaat
Informasi yang disampaikan tidak jelas dan tidak lengkap
karena masih bersifat dokumen, sehingga manfaat yang
diperoleh tidak sesuai atau sebanding dengan biaya yang
dikeluarkan.
4. Pengendalian ( Control )
Pengendalian dalam sebuah sistem sangat diperlukan yaitu untuk
menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap kesalahan-kesalahan yang
terjadi serta untuk menjamin keamanan data atau informasi, dengan adanya
pengendalian maka tugas – tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa
diatasi.
Tabel 3.4 Analisis Control
Parameter
Kelemahan
Hak akses
Data dapat dibuka dan diolah oleh setiap orang, karena
tidak adanya pembatasan hak akses.
Keamanan data
Data disimpan dalam bentuk dokumen manual yang
mengakibatkan seringnya terjadi kerusakan ataupun
kehilangan data.
5. Efisiensi ( Efficiency )
Efisiensi erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber data
yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi
pemborosan. Tingkat ketelitian dan kemempuan manusia cukup terbatas
sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan pada
kemampuan manusia, hal ini dapat mengakibatkan kesalahan.
Tabel 3.5 Analisis efisiensi
Parameter
Kelemahan
Pencatatan
data Setiap dokumen transaksi penjualan, pembelian, dan
transaksi
pemesanan harus dibedakan satu dengan yang lain,
sehingga memerlukan waktu yang cukup lama. Tingkat
kesulitan dalam pencatatan dan penyimpanan data
transaksi sangat tinggi karena masih berbentuk hard
document.
Pembuatan laporan Dokumen – dokumen penyimpanan data yang akan
dijadikan laporan kepada pemilik / pemimpin perusahaan
sangat banyak, sehingga membutuhkan sumber daya
manusia yang berlebih.
6. Pelayanan ( Service )
Peningkatan jumlah pelanggan dan pendapatan tidak terlepas dari
kualitas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Penyimpanan laporan serta
dokumentasi mengenai pengolahan data akan menurunkan kualitas pelayanan
dan akan mengakibatkan pegawai menjadi terganggu, sehingga pelayanan perlu
ditingkatkan.
Tabel 3.6 Analisis pelayanan
Parameter
Kelemahan
Kualitas pelayanan Proses pencarian data masih lambat karena banyaknya
arsip yang menumpuk, sehingga pelayanan yang
diberikan bagi pelanggan kurang memuaskan.
Waktu pelayanan
Jika melayani satu konsumen yang membeli banyak
barang, waktu yang dibutuhkan cukup lama.
3.2.4
Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis system digunakan untuk menentukan seluruh kebutuhan secara lengkap,
maka untuk mempermudahnya analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis
yaitu kebutuhan fungsional ( Functional requirement ) dan kebutuhan nonfungsional.
3.2.4.1 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses – proses yang
di lakukan oleh sistem dan informasi – informasi yang dihasilkan oleh sistem. Adapun
proses yang dilakukan sistem dan informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah :
1. Pengguna dapat membuat laporan dari semua transaksi penjualan.
2. Pengguna dapat membuat laporan dari semua transaksi pembelian.
3. Pengguna dapat melakukan pendataan karyawan ( pelayan )
a. Pengguna dapat merubah data karyawan apabila alamat dan no telepon
berubah.
b. Pengguna dapat memasukkan data karyawan baru dengan memasukkan
nama, alamat, dan no telepon karyawan.
4. Sistem dapat melakukan transaksi penjualan.
a. Pengguna dapat menyimpan semua data transaksi penjualan.
b. Pengguna dapat memasukkan jumlah barang yang terjual.
5. Sistem dapat melakukan transaksi pembelian.
a. Pengguna dapat melihat dan mencari data barang.
b. Pengguna dapat mengganti kode barang.
c. Pengguna dapat menghapus data barang beserta atribut dari barang
yang dihapus tersebut.
d. Pengguna dapat menghitung jumlah stok barang secara keseluruhan.
e. Pengguna dapat memasukkan jenis data barang yang dibeli dari
pemasok beserta dengan kode barang, nama barang, jenis barang, dan
lain – lain.
3.2.4.2 Kebutuhan Nonfungsional
Kebutuhan nonfungsional merupakan kebutuhan yang berisi properti yang
perilaku yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan nonfungsional ini meliputi antara lain :
1. Operasional
Operasional ini menjelaskan secara teknis tentang bagaimana sistem baru
akan bekerja.
2. Kinerja
Peningkatan terhadap sistem yang baru dalam mengolahkan data dan
menampilkan informasi secara keseluruhan dalam menyelesaikan proses yang
ditangani. Adapun kinerjaaa yang diharapkan dari sistem yang baru ini antara lain :
a. Memudahkan membuat laporan dan cepat.
b. Waktu yang dibutuhkan untuk semua transaksi lebih cepat.
3. Keamanan ( Security )
Keamanan yang diimplementasikan pada sistem berisi keamanan aplikasi,
keamanan data, dan keamanan transaksi. Adapun kebutuhan yang mencakup
dengan keamanan antara lain :
a. Pengguna diberikan hak akses yang berbeda – beda.
b. Sistem aplikasi dan database dilengkapi dengan nama (username) dan kata
sandi ( Password ).
4. Informasi
Informasi yang dapat dilakukan oleh pengguna pada sistem aplikasi ini
berisi hal – hal yang dilakukan. Antara lain :
a. Digunakan untuk memantau pengguna dengan hak aksesnya.
b. Digunakan untuk menginformasikan pengguna apabila kata sandi (
Password ) yang dimasukkan salah.
3.3
Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan tahapan yang bertujuan untuk memberikan
ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan
program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan pada
perancangan program. Adapun perancangan sistem yang diusulkan antara lain :
3.3.1 Perancangan Proses
3.3.1.1 Bagan Alir Sistem (Flowchart)
Bagan alir sistem ( Flowchart ) merupakan bagan yang menunjukkan aliran kerja
sistem secara keseluruhan dan menunjukkan apa yang dikerjakan didalam sistem.
Gambar 3.1 Bagan Alir Sistem ( Flowchart )
3.3.1.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram merupakan gambaran sistem secara logical yang tidak
tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur maupun organisasi file. Data
flow diagram berfungsi untuk memudahkan user yang kurang mengerti komputer untuk
mengerti sistem yang diusulkan. Berikut ini gambar data flow diagram yang diusulkan.
Gambar 3.2 Data Flow Diagram ( DFD )
3.3.2 Perancangan Basis Data
3.3.2.1 Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel –
tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Tujuan utama dari normalisasi database
adalah mencegah terjadinya insertion anomayi ( kesalahan penambahan data kedalam
database ), delection anomaly ( kesalahan dalam menghapus data yang ada didalam
database ), dan update anomaly ( kesalahan dalam mengubah data, baik dalam
penambahan data atau pengurangan data ).
3.3.2.2 Relasi Antar Tabel
Database didefinisikan sebagai suatu kumpulan tabel yang saling berelasi dan
mempunyai hubungan keterkaitan antara satu tabel dengan tabel yang lainnya sehingga
membentuk suatu bangunan data. Relasi antar tabel / field merupakan perancangan
lanjutan yang mempunyai tujuan tujuan agar perancang program dapat memahami arah
dan hubungan dari masing – masing tabelnya. Dengan adanya hubungan antar tabel
maka masing – masing tabel akan terkait dan saling berhubungan antara satu dengan
yang lainnya. Berikut adalah perancangan relasi antar tabel dalam sistem ini.
Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel
4.
4.1
PEMBAHASAN
Implementasi Program
Implementasi program merupakan tahap meletakkan sistem yang baru
dikembangkan agar nantinya sistem terebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang
diharapkan. Tujuan tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan
sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
Pada aplikasi sistem informasi penjualan BUM MiniMarket ini, diimplementasikan
dengan menggunakan pemrograman Visual Basic 6.0 sebagai interface, sedangkan
untuk penyimpanan database menggunakan Microsoft SQL Server 2000.
4.1.1
Pemrograman
Pemograman adalah tahap implementasi dimana dilakukan pengkodean
berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat, sehingga berbentuk
sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan.
4.1.1.1 Membuat Database
Pembuatan database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field
sekaligus pembuatanya. Dalam membangun aplikasi ini, penyusun menguanakan
Microsoft SQL Server 2000 dalam pembuatan database.
4.1.1.2 Membuat Form
Form bisa juga disebut halaman interface, digunakan untuk meletakan komponen
– komponen yang dibutuhkan dalam mendesain tampilan progam aplikasi sistem
informasi penjualan BUM MiniMarket
Penulis mengggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 untuk membuat desain
tampilan. Untuk membuat form yaitu dengan cara membuka Microsoft Visual Basic 6.0
pada start menu komputer, pilih standard exe dan klik open.
4.1.2
Pembahasan Program
Program aplikasi sistem informasi penjualan BUM MiniMarket ini memiliki dua
level pengguna yaitu Admin dan Kasir. Perbedaan level pengguna terdapat pada hak
akses untuk dapat mengoperasikan menu-menu tertentu.
Administrator (admin) dapat mengakses semua menu yang terdapat pada sistem
ini, sedangkan Kasir tidak dapat mengakses menu pengolahan data karyawan dan menu
pengolahan data pengguna.
Menu utama merupakan halaman yang muncul ketika pengguna berhasil login,
menu utama terbagi dalam beberapa bagian menu antara lain sistem, master data,
transaksi, laporan, bantuan dan informasi.
4.1.3
Pengetesan Program
Pemograman adalah tahap implementasi dimana dilakukan pengkodean
berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat, sehingga berbentuk
sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Sebelum program
diterapkan, program tersebut harus terbebas dari kesalahan – kesalahan. Oleh karena itu
program harus diuji untuk menemukan kesalahan yang mungkin dapat terjadi.
4.2
Instalasi Perangkat Lunak
Perangkat lunak dalam hal ini adalah perangkat lunak yang telah dihasilkan dari
pengkodean sebuah sistem yang baru yaitu sistem informasi penjualan BUM MiniMarket,
dan sistem ini akan ditempatkan pada sistem komputerisasi dengan cara instalasi. Untuk
menginstal program aplikasi penjualan BUM MiniMarket, ikuti langkah berikut.
4.3
Pengetesan Sistem
Pada pengetesan sistem informasi penjualan BUM MiniMarket ini penulis
menggunakan metode white box testing guna melihat kedalam modul untuk meneliti
kode-kode program dan menganalisis ada kesalahan atau tidak. Langkah-langkah yang
dapat dilakukan untuk pengetesan program yang telah dibuat adalah sebagai berikut.
1. Pengetesan sistem informasi BUM Minimarket dengan cara menjalakankan
aplikasi apakah sudah bekerja dengan baik dan benar.
2. Pengetesan input data, simpan data dan pembuatan laporan, Jika semua sudah
berjalan dengan baik maka aplikasi layak diterapkan.
3. Interaksi tampilan dengan pengguna, untuk mengetahui apakah program
aplikasi dan langkah-langkah pengoperasian mudah dipahami oleh pengguna
atau tidak. Jika masih terdapat kesulitan atau kendala dalam menjalankan
program aplikasi maka perlu ditinjau lagi atau pengguna perlu dilatih kembali
dalam menjalankan sistem.
4.4
Pelatihan
Pelatihan pada sistem yang baru dapat dilakukan dengan tiga cara yaitu sebagai
beriku :
4.1.1
Pelatihan prosedur ( Procedural Training )
Merupakan pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur – prosedur
tertulis pada personil yang akan dilatih.
4.1.2
Pelatihan tutorial ( Tutorial Training )
Merupakan pelatihan yang dilakukan dengan cara tatap muka dengan
memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil. Pelatihan ini dilakukan untuk
tugas – tugas rumit yang membutuhkan bimbingan secara langsung.
4.1.3
Pelatihan langsung dengan pekerjaan ( On The Job Training )
Merupakan pelatihan yang memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada
personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan
sistem pada situasi kerja sebenarnya.
4.5
Manual Program
Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0
sebagai rancangan antarmuka ( Interface ), untuk tempat penyimpanan data ( Database )
menggunakan Microsoft SQL Server 2000.
4.1.1
Form Login
Sebelum masuk menu utama, pengguna diwajibkan untuk login kedalam sistem
terlebih dahulu. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui hak akses pengguna.
Gagal login terjadi jika salah memasukan username atau password. Sistem akan
member informasi jika terjadi kesalahan login. Gambar dibawah ini merupakan tampilan
form login ketika salah memasukan username.
Gambar 4.42 Tampilan Informasi Salah Username
Gambar dibawah ini merupakan tampilan form login ketika salah memasukan
password.
Gambar 4.43 Tampilan Informasi Salah Password
4.1.2
Form Pengguna
Agar pengguna dapat melakukan login kedalam sistem, maka perlu membuat
data pengguna didalam sistem. Untuk membuatnya, buka terlebih dahulu form pengguna
dengan cara buka menu pengguna yang berada di sub menu sistem pada menu utama.
Setelah form pengguna terbuka, klik tombol baru untuk menambahkan pengguna baru.
Masukan semua data yang diperlukan beserta status pengguna.
4.1.3
Form data barang
Form ini digunakan untuk mengisi daftar data barang yang nantinya akan
digunakan pada pengisian data penjualan. Untuk melakukan pengentrian data barang
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Gambar 4.47 Form Data Barang
4.1.4
Form Transaksi Pembelian
Form ini merupakan form yang memuat daftar pembelian barang dari pemasok
yang dilakukan oleh BUM Minimarket. Untuk melakukan pengentrian data pembelian
dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Gambar 4.48 Form Transaksi Pembelian
4.1.5
Form Transaksi Penjualan
Form ini merupakan form yang digunakan untuk melakukan pengentrian data
penjualan barang.
4.1.6
Form Transaksi Retur Pembelian
Form ini merupakan form yang memuat daftar retur yang diakukan oleh BUM
Minimarket. Untuk melakukan pengentrian data penjualan barang dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut:
4.6
Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan sistem dilakukan setelah tahap implementasi. Sistem baru yang
berjalan digunakan sesuai dengan organisasi. Selama hidupnya sistem secara periodik
akan ditinjau. Perubahan dilakukan jika muncul masalah atau jika ternyata ada
kebutuhan baru. Langkah – langkah pemeliharaan sistem terdiri atas berikut.
4.1.1
Penggunaan sistem
Yaitu menggunakan sistem sesuai dengan fungsi tugasnya masing – masing
untuk operasi rutin atau sehari – hari.
4.1.2
Audit sistem
Yaitu melakukan penggunaan dan penelitian formal untuk menentukan seberapa
baik sistem baru dapat memenuhi kriteria kinerjahal semacam ini dapat dilakukan oleh
seorang auditor internal.
4.1.3
Penjagaan sistem
Yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin sehingga sistem dapat
beroperasi dengan baik. Selain itu juga untuk menjaga kemutakhiran sistem jika sewaktu
– waktu terjadi perubahan lingkungan sistem atau modifikasi rancangan software.
4.1.4
Perbaikan sistem
Yaitu melakukan perbaikan jika dalam operasi terjadi kesalahan dalam program
atau kelemahan rancangan yang terdeteksi saat tahap pengujian sistem.
4.1.5
Peningkatan sistem
Yaitu melakukan modifikasi terhadap sistem ketika terdapat potensi peningkatan
sistem setelah sistem berjalan beberapa waktu, biasanya adanya potensi peningkatan
sistem tersebut terlihat oleh manajer kemudian diteruskan kepada spesialis informasi
untuk dilakukan modifikasi sesuai keinginan manajer.
5.
5.1
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi
pada bab-bab sebelumnya maka penyusun mengambil kesimpulan penelitian dan
perancangan yang dikerjakan dan mengacu pada rumusan masalah yang ada yaitu
bagaimana merancang sebuah aplikasi penjualan yang dapat memberikan kemudahan
bagi para pegawai pada koperasi BUM MiniMarket, maka dapat diambil beberapa
kesimpulan yaitu :
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga
mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak koperasi. Dengan
sistem baru keterlambatan arus informasi dapat dicegah karena pengolahan
data, pencarian data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara
terkomputerisasi sehingga dapat memberikan kemudahan dalam menyajikan
informasi secara cepat, tepat dan akurat.
2. Dengan adanya sistem ini dapat menghemat waktu untuk pencarian data dan
pencatatan data.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini diharapkan dapat mendukung kinerja
proses pengolahan data pada koperasi menjadi lebih efisien.
5.2
SARAN
Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak koperasi
di dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan, penyusun mempunyai
beberapa saran-saran yang dapat dipertimbangkan. Adapun saran yang penyusun
usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak koperasi guna untuk meningkatkan
kualitas dan kuantitas kerja.
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun
berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data,
pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan. Sehingga dapat
menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan
keputusan bagi kemajuan koperasi BUM MiniMarket Kebumen.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : C.V
ANDI OFFSET
Arief, M Rudyanto. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan
Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET
Emma Utami. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database Dengan
SQL Server, Ms.Access dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET
Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET