PENATAAN ARSIP DINAMIS
PENATAAN ARSIP
DINAMIS
BIRO UMUM - SETJEN
PENDAHULUAN
ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
p e r u s a h a a n , o rga n i s a s i p o l i t i k , o r ga n i s a s i
ke m a sya ra kata n , d a n p e rs e o ra n ga n d a l a m
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
(Undang-undang Nomor 43 tahun 2009)
PENGERTIAN
ARSIP AKTIF adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/ atau terus menerus.
ARSIP INAKTIF adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
ARSIP VITAL adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang
DAUR HIDUP ARSIP
1. PENCIPTAAN ARSIP
1. Meliputi kegiatan: Pembuatan Arsip dan Penerimaan Arsip;
2. Dilaksanakan berdasarkan: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip,
serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip;
Ditetapkan oleh Pimpinan Pencipta Arsip berdasarkan pedoman yang
ditetapkan oleh Menteri Kesehatan, meliputi:
1)
Permenkes Nomor 14 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Kesehatan;
2)
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor: HK.02.02/Menkes/377/2016 tentang
Pedoman Pola Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah di Lingkungan Kementerian
Kesehatan;
3)
Permenkes Nomor 77 Tahun 2016 tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
PEMBUATAN ARSIP
PENERIMAAN ARSIP
(Pasal 33 ,Peraturan
Pemerintah RI Nomor 28/2012)
(Pasal 34 ,Peraturan
Pemerintah RI Nomor 28/2012)
•Pembuatan Arsip
harus diREGISTRASI;
•Sesudah diregistrasi;
Penerimaan Arsip
dianggap sah setelah
diterima oleh pihak
yang berhak;
1.Didistribusikan kepada
pihak yang berhak
secara: CEPAT, TEPAT,
LENGKAP dan AMAN;
2.Diikuti tindakan
PENGENDALIAN
Diregistrasi oleh
pihak penerima
Didistribusikan
kepada Unit
Pengolah diikuti
dengan tindakan
pengendalian
2. PENGGUNAAN ARSIP
1. Diperuntukkan bagi kepentingan: Pemerintahan dan
Masyarakat
2. Pimpinan UNIT PENGOLAH bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, penyajian ARSIP VITAL dan ARSIP
AKTIF
3. Pimpinan UNIT KEARSIPAN bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, penyajian ARSIP INAKTIF untuk
kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik
4. Penggunaan arsip dilaksanakan berdasarkan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
3. PEMELIHARAAN ARSIP
1.
2.
3.
Tujuan pemeliharaan arsip dinamis dilakukan???
a) Untuk menjaga keautentikan (ttd/paraf pejabat yg
berwenang);
b) Keutuhan (lengkap);
c) Keamanan (tertata dan tersimpan); dan
d) Keselamatan arsip (bukti akuntabilitas kinerja)
Pemeliharaan arsip dinamis meliputi ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF dan
ARSIP INAKTIF;
Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a) Pemberkasan Arsip Aktif;
b) Penataan Arsip Inaktif;
c) Penyimpanan Arsip;
d) Alih Media Arsip.
PERBEDAAN
ARSIP AKTIF
1. Penyimpanan dilaksanakan di tiap
UNIT PENGOLAH
2. Pemberkasan dilaksanakan sesuai
materi arsip (alfabetis, numerik,
subjek, geografis)
3. Instrumen yang digunakan : pola
klasifikasi dan indeks
4. Peralatan : folder, sekat/guide,
filing cabinet.
ARSIP INAKTIF
1. Dilaksanakana di UNIT
KEARSIPAN pada Kementerian
dan Unit Kearsipan pada Unit
Utama.
2. Prinsip penataan: original order
(Aturan Asli) dan provenance (Asal
Usul)
3. Instrumen yang digunakan :
daftar arsip inaktif
4. Peralatan : boks arsip, sekat,
lemari/rak arsip
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1.
Pemeliharaan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan:
PEMBERKASAN dan PENYIMPANAN ARSIP;
2.
Dilakukan terhadap arsip yang DIBUAT dan yang DITERIMA;
3.
Dilaksanakan berdasarkan KLASIFIKASI ARSIP;
4.
Kegiatan pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan:
a) Tertatanya Fisik Arsip;
b) Tertatanya Informasi Arsip;
c) Tersusunnya Daftar Arsip Aktif.
2.
Daftar Arsip Aktif terdiri dari: DAFTAR BERKAS dan DAFTAR ISI
BERKAS.
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Pemberkasan adalah Pengaturan dan penyimpanan arsip
secara logis dan sistematis dengan menggunakan huruf,
nomor atau kombinasi huruf dan nomor yang digunakan
sebagai identitas arsip yang akan disimpan
v Pemberkasan Arsip dilakukan terhadap ARSIP AKTIF dan
ARSIP VITAL
v Instrumen yang digunakan adalah POLA KASIFIKASI ARSIP
TUJUAN
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. Menyatukan informasi arsip;
2. Memudahkan temu balik arsip secara cepat, tepat,
lengkap dan aman
3. Arsip akan mempunyai identitas
4. Menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara
5. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.
MENGAPA DILAKUKAN
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Ø Ruang kerja penuh dengan arsip;
Ø Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas;
Ø Tidak ada petugas yang secara khusus menangani arsip;
Ø Informasi tidak aman;
Ø Arsip disimpan sesuai kepentingan petugas masing-masing;
Ø Penemuan kembali arsip tidak bisa dilakukan secara cepat
dan tepat.
DIMANA
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Pemberkasan Arsip Aktif dilakukan di UNIT PEGOLAH;
Unit Pengolah adalah Satuan Kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab MENGOLAH SEMUA
ARSIP yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
Contoh Unit Pengolah di Biro Umum
vBagian TU Pimpinan dan Protokol
vBagian Kearsipan dan Administrasi
vBagian Rumah Tangga
vBagian Gaji dan TU
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1.
Pemeriksaan (Inspecting)
Ø Apakah sudah ada disposisi simpan atau belum?
Ø Arsip yang saling terkait dalamsatu kegiatan atau permasalahan dijadikan satu
berkas, sedangkan untuk arsip yang tidak terkait dipisahkan.
Ø Untuk arsip yang klasifikasinya berbeda tetapi berkaitan agar dibuatkan tunjuk
silang.
Ø Apabila terdapat lampiran berupa peta, buku, bagan, atau sesuatu yang tidak
sesuai dengan jenis fisik arsipnya agar dipisahkan dan disimpan tersendiri.
2.
Membuat Indeks (Indexing)
Ø
Ø Indeks harus singkat, jelas, dan mewakili isi arsip;
Ø Indeks harus satu pengertian/tidak bermakna ganda;
Ø Kata yang digunakan adalah yang lazim;
Ø Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya;
Indeks harus kata benda atau yang dibendakan.
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
3.
Pengkodean (Coding)
Merupakan kegiatan pemberian tanda/kode yang mewakili arsip yang akan
menunjukkan pada tempat yang paling tepat dalam file, sehingga petugas dapat
menempatkan sesuai tempatnya.
Contoh:
Kode Klasifikasi Arsip :
Primer
: UM. UMUM
Sekunder : UM.01. KETATAUSAHAAN
Tersier : UM.01.03.AGENDA PIMPINAN
Indeksnya : RAPAT DENGAN DPR
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
4.
Tunjuk Silang (Cross Reference)
Merupakan sarana untuk memudahkan penemuan kembali, diperlukan bila ada
berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang lain.
Contoh
Indeks :
Rapat Dengan DPR
Kode: UM.01.03.
Agenda Pimpinan
Tanggal
No.
: 20 Feb.2017
: UM.01.03/I/223/2017
Tanggal
No.
: 20 Feb. 2017
: UM.01.03/I/223/2017
Lihat : Arsip foto UM.01.03/I/223/2017 Rapat Dengan DPR
Indeks :
Kunjungan DPR
Kode :UM.01.03
Agenda Pimpinan
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
5.
Filing
Arsip yang telah ditentukan kode dan indeksnya dimasukkan dalam folder,
kemudian disusun sesuai dengan kelompoknya yang ditunjukkan dengan sekat /
guide kemudian menempatkan folder pada bagian belakang sekat sesuai dengan
urutan abjadnya / kelompoknya.
6.
Pelabelan Berkas
Kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab folder, dengan ukuran label
sesuai dengan ukuran tab folder dan guide. Label diketik judul berkas, indeks yang
telah ditetapkan serta kode klasifikasi selanjutnya ditempel pada guide atau tab
folder di mana berkas surat akan disimpan.
7.
Pembuatan Daftar Arsip Aktif (Daftar Isi Berkas dan Daftar Berkas)
DAFTAR ISI BERKAS
DAFTAR BERKAS
PERALATAN
PEMBERKASAN ARSIF AKTIF
FILING CABINET
• Digunakan sebagai tempat menyimpan folder berkas arsip aktif.
• Penggunaannya menurut susunan laci dari atas ke bawah. Guide/sekat dan
folder diatur dalam posisi berdiri di dalam laci.
• Setiap laci idealnya berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20 – 40 buah.
GUIDE/SEKAT
Guide/Sekat adalah sekat pembatas sebagai sarana penunjuk dari bagian satu
ke bagian lain dalam file.
Fungsi guide/sekat antara lain adalah :
q
Menunjuk ke suatu kelompok folder
q
Menunjuk pada suatu urusan kegiatan masalah khusus
q
Menunjuk pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks.
FOLDER
q Folder adalah tempat seperti map yang terbuat dari bahan kertas/manila
yang tidak terlalu tebal dan tidak terlalu tipis, bila folder terlalu tebal akan
banyak memakan tempat dan kurang efisien sedangkan bila terlalu tipis
akan cepat rusak dan jika diletakkan berdiri akan cepat jatuh.
q Satu folder digunakan untuk menyimpan satu berkas nama koresponden
dan bila sudah penuh dapat digunakan atau ditambah lebih dari satu folder
dengan catatan diberi kode serta indeks yang sama dan nomor urut folder.
LABEL
q Label adalah kertas yang di tempelkan di folder
q Pelabelan merupakan realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode.
q Label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah
rusak, mudah dihapus dengan tidak meninggalkan bekas, dan mudah
dibaca karena berwarna terang.
OUT INDICATOR
adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari
laci atau filing cabinet
q Apabila yang sedang dipinjam semua berkas
(satu folder) maka yang digunakan adalah out
guide
q Sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa
lembar maka akan mempergunakan out sheet
Pola Klasifikasi Arsip
Keputusan Menteri Kesehatan
No HK.02.02/MENKES/377/2016
(Revisi Kepmenkes RI No.
198/MENKES/SK/V/2012)
(Revisi Kepmenkes RI No.
198/MENKES/SK/V/2012)
Pola klasifikasi adalah suatu skema yang digunakan sebagai
landasan atau pegangan untuk penataan berkas, khususnya
bagi arsip yang diatur atas dasar masalah.
Pola klasifikasi arsip adalah pengkelasan atau penggolongan
a rs i p ya n g d i d a s a r ka n a ta s p e rs a m a a n - p e r s a m a a n
masalah/subjek. Arsip yang memiliki kesamaan-kesamaan
s e r t a a d a n ya h u b u n ga n a t a u p u n ka i t a n ya n g l o g i s
dikelompokkan menjadi satu dalam golongan atau kelas
tertentu.
Kode klasifikasi adalah tanda pengganti masalah yang berguna
u nt uk m e m b e da ka n su b j e k/ m a s a l a h ya ng s at u d e n ga n
subjek/masalah yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
Kode klasifikasi Kementerian Kesehatan gabungan angka dan
huruf sebagai tanda pengganti/pengenal subyek.
Penggunaan kode ini untuk mempermudah dalam menunjukan
kelompok dari suatu subyek juga akan memudahkan dalam
penentuan lokasi dan urutan penyimpanan.
KKA untuk Fungsi Fasilitatif
KP 01 01
POKOK MASALAH: KEPEGAWAIAN
SUB MASALAH: PENGADAAN PEGAWAI
SUB SUB MASALAH: PENYUSUNAN FORMASI DAN KEBUTUHAN
PEGAWAI
Penggunaan kode klasifikasi arsip KP.01.01 adalah untuk sub sub masalah yang ada
kaitannya dengan penyusunan formasi dan kebutuhan pegawai meliputi bezetting dan
usulan formasi CPNS, rincian alokasi formasi CPNS, formasi tenaga penugasan khusus D-III
Kesehatan, perencanaan kebutuhan tenaga penugasan khusus D-III Kesehatan, formasi
pengangkatan tenaga honorer menjadi CPNS melalui formasi khusus (Insendentil) baik
untuk persiapan meliputi undangan peserta, narasumber, moderator, nota dinas, telaah,
kajian maupun laporan kegiatan.
KKA untuk Fungsi Substantif
JP 02 01
POKOK MASALAH: PEMBIAYAAN DAN JAMINAN KESEHATAN
SUB MASALAH: BIDANG JAMINAN KESEHATAN
SUB SUB MASALAH: KEPESARTAAN
Penggunaan kode klasifikasi arsip JP.02.01 adalah untuk sub sub masalah yang ada kaitannya
dengan KEPESERTAAN baik untuk persiapan meliputi undangan peserta, narasumber,
moderator, nota dinas, telaah, kajian maupun laporan kegiatan.
PENOMORAN NASKAH DINAS
Con toh pen om ora n :
KP.…../ …../ ……./ …….
Kode Klas ifika si ya n g berka itan den ga n Kepegawaia n
Kode Un it Pen gola h
Nom or Uru t Su rat
Tah u n Pem bu a ta n Su ra t
NASKAH DINAS YANG DITANDATANGANI
MENTERI KESEHATAN
NASKAH DINAS YANG DITANDATANGANI
ESELON I
NASKAH DINAS YANG DITANDATANGANI
ESELON II
DINAMIS
BIRO UMUM - SETJEN
PENDAHULUAN
ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
p e r u s a h a a n , o rga n i s a s i p o l i t i k , o r ga n i s a s i
ke m a sya ra kata n , d a n p e rs e o ra n ga n d a l a m
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
(Undang-undang Nomor 43 tahun 2009)
PENGERTIAN
ARSIP AKTIF adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/ atau terus menerus.
ARSIP INAKTIF adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
telah menurun.
ARSIP VITAL adalah arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang
DAUR HIDUP ARSIP
1. PENCIPTAAN ARSIP
1. Meliputi kegiatan: Pembuatan Arsip dan Penerimaan Arsip;
2. Dilaksanakan berdasarkan: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip,
serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip;
Ditetapkan oleh Pimpinan Pencipta Arsip berdasarkan pedoman yang
ditetapkan oleh Menteri Kesehatan, meliputi:
1)
Permenkes Nomor 14 Tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Kesehatan;
2)
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor: HK.02.02/Menkes/377/2016 tentang
Pedoman Pola Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah di Lingkungan Kementerian
Kesehatan;
3)
Permenkes Nomor 77 Tahun 2016 tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kementerian Kesehatan;
PEMBUATAN ARSIP
PENERIMAAN ARSIP
(Pasal 33 ,Peraturan
Pemerintah RI Nomor 28/2012)
(Pasal 34 ,Peraturan
Pemerintah RI Nomor 28/2012)
•Pembuatan Arsip
harus diREGISTRASI;
•Sesudah diregistrasi;
Penerimaan Arsip
dianggap sah setelah
diterima oleh pihak
yang berhak;
1.Didistribusikan kepada
pihak yang berhak
secara: CEPAT, TEPAT,
LENGKAP dan AMAN;
2.Diikuti tindakan
PENGENDALIAN
Diregistrasi oleh
pihak penerima
Didistribusikan
kepada Unit
Pengolah diikuti
dengan tindakan
pengendalian
2. PENGGUNAAN ARSIP
1. Diperuntukkan bagi kepentingan: Pemerintahan dan
Masyarakat
2. Pimpinan UNIT PENGOLAH bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, penyajian ARSIP VITAL dan ARSIP
AKTIF
3. Pimpinan UNIT KEARSIPAN bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, penyajian ARSIP INAKTIF untuk
kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik
4. Penggunaan arsip dilaksanakan berdasarkan Sistem
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
3. PEMELIHARAAN ARSIP
1.
2.
3.
Tujuan pemeliharaan arsip dinamis dilakukan???
a) Untuk menjaga keautentikan (ttd/paraf pejabat yg
berwenang);
b) Keutuhan (lengkap);
c) Keamanan (tertata dan tersimpan); dan
d) Keselamatan arsip (bukti akuntabilitas kinerja)
Pemeliharaan arsip dinamis meliputi ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF dan
ARSIP INAKTIF;
Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a) Pemberkasan Arsip Aktif;
b) Penataan Arsip Inaktif;
c) Penyimpanan Arsip;
d) Alih Media Arsip.
PERBEDAAN
ARSIP AKTIF
1. Penyimpanan dilaksanakan di tiap
UNIT PENGOLAH
2. Pemberkasan dilaksanakan sesuai
materi arsip (alfabetis, numerik,
subjek, geografis)
3. Instrumen yang digunakan : pola
klasifikasi dan indeks
4. Peralatan : folder, sekat/guide,
filing cabinet.
ARSIP INAKTIF
1. Dilaksanakana di UNIT
KEARSIPAN pada Kementerian
dan Unit Kearsipan pada Unit
Utama.
2. Prinsip penataan: original order
(Aturan Asli) dan provenance (Asal
Usul)
3. Instrumen yang digunakan :
daftar arsip inaktif
4. Peralatan : boks arsip, sekat,
lemari/rak arsip
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1.
Pemeliharaan arsip aktif dilaksanakan melalui kegiatan:
PEMBERKASAN dan PENYIMPANAN ARSIP;
2.
Dilakukan terhadap arsip yang DIBUAT dan yang DITERIMA;
3.
Dilaksanakan berdasarkan KLASIFIKASI ARSIP;
4.
Kegiatan pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan:
a) Tertatanya Fisik Arsip;
b) Tertatanya Informasi Arsip;
c) Tersusunnya Daftar Arsip Aktif.
2.
Daftar Arsip Aktif terdiri dari: DAFTAR BERKAS dan DAFTAR ISI
BERKAS.
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Pemberkasan adalah Pengaturan dan penyimpanan arsip
secara logis dan sistematis dengan menggunakan huruf,
nomor atau kombinasi huruf dan nomor yang digunakan
sebagai identitas arsip yang akan disimpan
v Pemberkasan Arsip dilakukan terhadap ARSIP AKTIF dan
ARSIP VITAL
v Instrumen yang digunakan adalah POLA KASIFIKASI ARSIP
TUJUAN
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1. Menyatukan informasi arsip;
2. Memudahkan temu balik arsip secara cepat, tepat,
lengkap dan aman
3. Arsip akan mempunyai identitas
4. Menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara
5. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.
MENGAPA DILAKUKAN
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Ø Ruang kerja penuh dengan arsip;
Ø Perbedaan arsip aktif dan inaktif tidak jelas;
Ø Tidak ada petugas yang secara khusus menangani arsip;
Ø Informasi tidak aman;
Ø Arsip disimpan sesuai kepentingan petugas masing-masing;
Ø Penemuan kembali arsip tidak bisa dilakukan secara cepat
dan tepat.
DIMANA
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
Pemberkasan Arsip Aktif dilakukan di UNIT PEGOLAH;
Unit Pengolah adalah Satuan Kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab MENGOLAH SEMUA
ARSIP yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya.
Contoh Unit Pengolah di Biro Umum
vBagian TU Pimpinan dan Protokol
vBagian Kearsipan dan Administrasi
vBagian Rumah Tangga
vBagian Gaji dan TU
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
1.
Pemeriksaan (Inspecting)
Ø Apakah sudah ada disposisi simpan atau belum?
Ø Arsip yang saling terkait dalamsatu kegiatan atau permasalahan dijadikan satu
berkas, sedangkan untuk arsip yang tidak terkait dipisahkan.
Ø Untuk arsip yang klasifikasinya berbeda tetapi berkaitan agar dibuatkan tunjuk
silang.
Ø Apabila terdapat lampiran berupa peta, buku, bagan, atau sesuatu yang tidak
sesuai dengan jenis fisik arsipnya agar dipisahkan dan disimpan tersendiri.
2.
Membuat Indeks (Indexing)
Ø
Ø Indeks harus singkat, jelas, dan mewakili isi arsip;
Ø Indeks harus satu pengertian/tidak bermakna ganda;
Ø Kata yang digunakan adalah yang lazim;
Ø Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya;
Indeks harus kata benda atau yang dibendakan.
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
3.
Pengkodean (Coding)
Merupakan kegiatan pemberian tanda/kode yang mewakili arsip yang akan
menunjukkan pada tempat yang paling tepat dalam file, sehingga petugas dapat
menempatkan sesuai tempatnya.
Contoh:
Kode Klasifikasi Arsip :
Primer
: UM. UMUM
Sekunder : UM.01. KETATAUSAHAAN
Tersier : UM.01.03.AGENDA PIMPINAN
Indeksnya : RAPAT DENGAN DPR
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
4.
Tunjuk Silang (Cross Reference)
Merupakan sarana untuk memudahkan penemuan kembali, diperlukan bila ada
berkas yang memiliki keterkaitan dengan berkas yang lain.
Contoh
Indeks :
Rapat Dengan DPR
Kode: UM.01.03.
Agenda Pimpinan
Tanggal
No.
: 20 Feb.2017
: UM.01.03/I/223/2017
Tanggal
No.
: 20 Feb. 2017
: UM.01.03/I/223/2017
Lihat : Arsip foto UM.01.03/I/223/2017 Rapat Dengan DPR
Indeks :
Kunjungan DPR
Kode :UM.01.03
Agenda Pimpinan
LANGKAH-LANGKAH
PEMBERKASAN ARSIP AKTIF
5.
Filing
Arsip yang telah ditentukan kode dan indeksnya dimasukkan dalam folder,
kemudian disusun sesuai dengan kelompoknya yang ditunjukkan dengan sekat /
guide kemudian menempatkan folder pada bagian belakang sekat sesuai dengan
urutan abjadnya / kelompoknya.
6.
Pelabelan Berkas
Kegiatan pemberian tanda pengenal berkas pada tab folder, dengan ukuran label
sesuai dengan ukuran tab folder dan guide. Label diketik judul berkas, indeks yang
telah ditetapkan serta kode klasifikasi selanjutnya ditempel pada guide atau tab
folder di mana berkas surat akan disimpan.
7.
Pembuatan Daftar Arsip Aktif (Daftar Isi Berkas dan Daftar Berkas)
DAFTAR ISI BERKAS
DAFTAR BERKAS
PERALATAN
PEMBERKASAN ARSIF AKTIF
FILING CABINET
• Digunakan sebagai tempat menyimpan folder berkas arsip aktif.
• Penggunaannya menurut susunan laci dari atas ke bawah. Guide/sekat dan
folder diatur dalam posisi berdiri di dalam laci.
• Setiap laci idealnya berisi 50 buah folder, dengan jumlah sekat 20 – 40 buah.
GUIDE/SEKAT
Guide/Sekat adalah sekat pembatas sebagai sarana penunjuk dari bagian satu
ke bagian lain dalam file.
Fungsi guide/sekat antara lain adalah :
q
Menunjuk ke suatu kelompok folder
q
Menunjuk pada suatu urusan kegiatan masalah khusus
q
Menunjuk pada suatu kelompok yang mempunyai persamaan indeks.
FOLDER
q Folder adalah tempat seperti map yang terbuat dari bahan kertas/manila
yang tidak terlalu tebal dan tidak terlalu tipis, bila folder terlalu tebal akan
banyak memakan tempat dan kurang efisien sedangkan bila terlalu tipis
akan cepat rusak dan jika diletakkan berdiri akan cepat jatuh.
q Satu folder digunakan untuk menyimpan satu berkas nama koresponden
dan bila sudah penuh dapat digunakan atau ditambah lebih dari satu folder
dengan catatan diberi kode serta indeks yang sama dan nomor urut folder.
LABEL
q Label adalah kertas yang di tempelkan di folder
q Pelabelan merupakan realisasi dari kegiatan penentuan indeks dan kode.
q Label sebaiknya mempergunakan kertas yang berkualitas agar tidak mudah
rusak, mudah dihapus dengan tidak meninggalkan bekas, dan mudah
dibaca karena berwarna terang.
OUT INDICATOR
adalah alat yang digunakan untuk menandai adanya keluarnya arsip dari
laci atau filing cabinet
q Apabila yang sedang dipinjam semua berkas
(satu folder) maka yang digunakan adalah out
guide
q Sedangkan bila yang dipinjam hanya beberapa
lembar maka akan mempergunakan out sheet
Pola Klasifikasi Arsip
Keputusan Menteri Kesehatan
No HK.02.02/MENKES/377/2016
(Revisi Kepmenkes RI No.
198/MENKES/SK/V/2012)
(Revisi Kepmenkes RI No.
198/MENKES/SK/V/2012)
Pola klasifikasi adalah suatu skema yang digunakan sebagai
landasan atau pegangan untuk penataan berkas, khususnya
bagi arsip yang diatur atas dasar masalah.
Pola klasifikasi arsip adalah pengkelasan atau penggolongan
a rs i p ya n g d i d a s a r ka n a ta s p e rs a m a a n - p e r s a m a a n
masalah/subjek. Arsip yang memiliki kesamaan-kesamaan
s e r t a a d a n ya h u b u n ga n a t a u p u n ka i t a n ya n g l o g i s
dikelompokkan menjadi satu dalam golongan atau kelas
tertentu.
Kode klasifikasi adalah tanda pengganti masalah yang berguna
u nt uk m e m b e da ka n su b j e k/ m a s a l a h ya ng s at u d e n ga n
subjek/masalah yang lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
Kode klasifikasi Kementerian Kesehatan gabungan angka dan
huruf sebagai tanda pengganti/pengenal subyek.
Penggunaan kode ini untuk mempermudah dalam menunjukan
kelompok dari suatu subyek juga akan memudahkan dalam
penentuan lokasi dan urutan penyimpanan.
KKA untuk Fungsi Fasilitatif
KP 01 01
POKOK MASALAH: KEPEGAWAIAN
SUB MASALAH: PENGADAAN PEGAWAI
SUB SUB MASALAH: PENYUSUNAN FORMASI DAN KEBUTUHAN
PEGAWAI
Penggunaan kode klasifikasi arsip KP.01.01 adalah untuk sub sub masalah yang ada
kaitannya dengan penyusunan formasi dan kebutuhan pegawai meliputi bezetting dan
usulan formasi CPNS, rincian alokasi formasi CPNS, formasi tenaga penugasan khusus D-III
Kesehatan, perencanaan kebutuhan tenaga penugasan khusus D-III Kesehatan, formasi
pengangkatan tenaga honorer menjadi CPNS melalui formasi khusus (Insendentil) baik
untuk persiapan meliputi undangan peserta, narasumber, moderator, nota dinas, telaah,
kajian maupun laporan kegiatan.
KKA untuk Fungsi Substantif
JP 02 01
POKOK MASALAH: PEMBIAYAAN DAN JAMINAN KESEHATAN
SUB MASALAH: BIDANG JAMINAN KESEHATAN
SUB SUB MASALAH: KEPESARTAAN
Penggunaan kode klasifikasi arsip JP.02.01 adalah untuk sub sub masalah yang ada kaitannya
dengan KEPESERTAAN baik untuk persiapan meliputi undangan peserta, narasumber,
moderator, nota dinas, telaah, kajian maupun laporan kegiatan.
PENOMORAN NASKAH DINAS
Con toh pen om ora n :
KP.…../ …../ ……./ …….
Kode Klas ifika si ya n g berka itan den ga n Kepegawaia n
Kode Un it Pen gola h
Nom or Uru t Su rat
Tah u n Pem bu a ta n Su ra t
NASKAH DINAS YANG DITANDATANGANI
MENTERI KESEHATAN
NASKAH DINAS YANG DITANDATANGANI
ESELON I
NASKAH DINAS YANG DITANDATANGANI
ESELON II