T0__BAB I Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Otomatisasi Sistem Informasi Pembelian Kebutuhan Stationery di PT Purinusa Ekapersada T0 BAB I
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Zaman modern seperti sekarang ini teknologi merupakan kebutuhan yang
penting bagi semua orang baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan di
perusahaan.Teknologi merupakan bagian dari sistem informasi. Berbagai
perusahaan pasti akan menggunakan teknologi dalam menjalankan aktivitas bisnis
dan manajemen. Perusahaan yang memiliki kredibilitas dan manajemen yang
baik pasti menerapkan sistem informasi yang baik pula, yang terorganisir dan
sistematis. Ketepatan informasi dan
laporan yang diberikan perusahaan juga
terpengaruh dari sistem informasi yang berlangsung dalam perusahaan.
PT. Purinusa Ekapersada merupakan perusahaan yang besar dan bonafit,
yang bergerak di bidang industri Kotak Karton Gelombang (KKG).Produk KKG
adalah produk turunan kertas dengan jenis kertas kraft coklat / brown kraft paper.
Pada kegiatan pmbelian bahan baku perusahaan ini telah menggunakan sistem
SAP, namun dalam proses pembelian stationery mulai dari pencatatan hingga
cetakPO (Purchase Order) masih menggunakan Microsoft Excel, yang masih
kurang efisien dan efektif dalam proses pencatatan hingga cetak PO (Purchase
Order).
Berdasarkan latar belakang diatas, perlu adanya sistem informasi yang dapat
menghasilkan informasi yang lebih efektif dan efisien guna mempermudah dalam
pencatatan hingga proses pengarsipan dokumen. Dengan demikian penulis akan
1
2
menyusun dan membuat “Sistem Informasi Pembelian Manual Kebutuhan
Stationery di PT. Purinusa Ekapersada”.
1.2
Tujuan
1.2.1.
a.
Tujuan Umum
Memenuhi matakuliah Praktek Kerja dan Tugas Akhir untuk menyusun
Laporan Tugas Akhir sebagai syarat mengikuti Ujian Akhir D3
Komputerisasi Akuntansi.
b.
Mendapatkan pengalaman dan pengetahuan mengenai dunia kerja secara
langsung sebagai modal ketika terjun ke dunia kerja.
1.2.2.
a.
Tujuan Khusus
Untuk memperoleh dan mengetahui data sistem informasi di PT. Purinusa
Ekapersada guna mengetahui penerapan di perusahaan dengan teori yang
selama ini telah diperoleh dan dipelajari.
b.
Mengetahui, memahami, menganalisis sistem informasi yang dijalankan di
PT. Purinusa Ekapersada baik secara komputer maupun manual.
c.
Membuat dan merancang Sistem Informasi Pembelian kebutuhan Stationery
di PT. Purinusa Ekapersada Semarang.
1.3
1.
Cakupan Topik Bahasan
Analisis Sistem Informasi Pembelian Kebutuhan Stationery di PT. Purinusa
Ekapersada.
3
2.
Rancangan dan implementasi Sistem Informasi Pembelian Kebutuhan
Stationery di PT. Purinusa Ekapersada.
4
1.4
Jadwal Kerja Praktek
Kerja Praktek dilaksanakan pada 4 Mei 2015 sampai dengan 31 Juli 2015 di
PT Purinusa Ekapersada selama tiga bulan. Berikut uraian pekerjaan yang
dilakukan selama kerja praktek :
Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktek
Bulan
Uraian Pekerjaan
Mei
- Scan Tender Result
2015
- Upload Tender Result ke Sistem SAP
- Arsip Purchase Documents
- Input data kebutuhan Stationery
- Assign Purchase Request di Sistem SAP
- Membuat Tanda Terima Tagihan
- InputPurchase Order
- Verifikasi Dokumen Tagi
- InputInvoice
- Input Daftar Harga Stationery
- Membuat Purchase Order Stationery
- Upload Tanda Terima Tagihan dan Invoice
Juni
- Scan Tender Result
2015
- Upload Tender Result ke Sistem SAP
- Arsip Purchase Documents
- Assign PR (Purchase Request)
- Membuat Tanda Terima Tagihan
- Menggabungkan GR (General Receipts) dan PO (Purchase
Order)
- Fotocopy Penawaran Harga
- Verifikasi Faktur Pajak
- Fotocopy Faktur Pajak
- Arsip gambar mekanik
- Input Daftar Harga Stationery
- Membuat Purchase Order Stationery
5
- Input Faktur Pajak dan Invoice
- Menggabungkan GR (General Receeipts), PO (Purchase
Order) dan Faktur Pajak
- Fotocopy Permintaan Penawaran Harga
- Fotocopy SPK (Surat Perjanjian Kontrak)
- Fotocopy Invoice
- Menulis basic Tender Result
- Fotocopy Tender Result
Juli
- Scan Tender Resultke ixos
2015
- Upload Tender Result ke Sistem SAP
- Arsip Purchase Documents
- Assign PR (Purchase Request)
- Membuat Tanda Terima Tagihan
- Menggabungkan GR (General Receipts) dan PO (Purchase
Order)
- Fotocopy Penawaran Harga
- Fotocopy Faktur Pajak
- Arsip gambar mekanik
- Fotocopy Permintaan Penawaran Harga
- Fotocopy Surat Jalan
1.5
1.
Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data
Praktek Kerja
Bermodalkan teori yang telah diperoleh selama kuliah, pada saat praktek
kerja Penulis dapat menerapkan dan mempraktikkan teori tersebut, sehingga
selama praktek kerja dapat memahami sistem yang ada di perusahaan
dengan baik. Selama praktek kerja tugas yang diberikan dan dilakukan
sesuai dengan data yang akan dianalisis, sehingga data yang dipeoleh akurat
dan dapat menganalisis kekurangan/ masalah yang terjadi pada sistem
informasi di perusahaan.
6
2.
Pengamatan
Selama praktek kerja selain melakukan tugas yang diberikan dan
mempratikkan teori yang diperoleh selama kuliah juga mengamati sistem
informasi dan segala yang berhubungan dengan tujuan penulisan secara
langsung.Selama melakukan pengamatan diperoleh data yang lebih akurat,
sehingga data yang diperoleh berdasarkan hasil kejadian secara langsung.
Pengamatan dilakukan di bagian Purchasingyang merupakan bagian yang
melakukan pembelian bahan baku, stationery dan segala kebutuhan
perusahaan. Pada tujuan penulisan kali ini adalah sistem informasi
pembelian kebutuhan stationery, sehingga pengamatan dikhususkan pada
proses pembeian stationery.
Berikut yang diamati guna memperoleh data dan informasi yang akan
diolah dan dianalisis antara lain:
a. Proses pemesanan kebutuhan stationery
b. Proses pencatatan daftar kebutuhan stationery
c. Proses permintaan penawaran harga
d. Proses pencatatan harga dan pembuatan purchasing order stationery
e. Proses penerimaan barang
f. Formulir dan catatan yang digunakan selama terjadi transaksi pembelian
stationery
g. Sistem informasi/progam yang digunakan selama transaksi terjadi.
3.
Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data secara lisan.
Wawancara dilakukan guna memperoleh informasi yang lebih akurat dan
7
lebih jelas mengenai sistem informasi pembelian stationerydan pembelian
bahan baku.Wawancara juga dilakukan dengan bagian HR & GA, MBOS
dan bagian produksi untuk mengetahui gambaranperusahaan dan proses
produksi.
4.
Studi Pustaka
Sebagai pedoman dalam penulisan dalam metode pengumpulan data dan
informasi menggunakan beberapa referensi dari beberapa buku mengenai
sistem informasi akuntansi, macro excel.
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Zaman modern seperti sekarang ini teknologi merupakan kebutuhan yang
penting bagi semua orang baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan di
perusahaan.Teknologi merupakan bagian dari sistem informasi. Berbagai
perusahaan pasti akan menggunakan teknologi dalam menjalankan aktivitas bisnis
dan manajemen. Perusahaan yang memiliki kredibilitas dan manajemen yang
baik pasti menerapkan sistem informasi yang baik pula, yang terorganisir dan
sistematis. Ketepatan informasi dan
laporan yang diberikan perusahaan juga
terpengaruh dari sistem informasi yang berlangsung dalam perusahaan.
PT. Purinusa Ekapersada merupakan perusahaan yang besar dan bonafit,
yang bergerak di bidang industri Kotak Karton Gelombang (KKG).Produk KKG
adalah produk turunan kertas dengan jenis kertas kraft coklat / brown kraft paper.
Pada kegiatan pmbelian bahan baku perusahaan ini telah menggunakan sistem
SAP, namun dalam proses pembelian stationery mulai dari pencatatan hingga
cetakPO (Purchase Order) masih menggunakan Microsoft Excel, yang masih
kurang efisien dan efektif dalam proses pencatatan hingga cetak PO (Purchase
Order).
Berdasarkan latar belakang diatas, perlu adanya sistem informasi yang dapat
menghasilkan informasi yang lebih efektif dan efisien guna mempermudah dalam
pencatatan hingga proses pengarsipan dokumen. Dengan demikian penulis akan
1
2
menyusun dan membuat “Sistem Informasi Pembelian Manual Kebutuhan
Stationery di PT. Purinusa Ekapersada”.
1.2
Tujuan
1.2.1.
a.
Tujuan Umum
Memenuhi matakuliah Praktek Kerja dan Tugas Akhir untuk menyusun
Laporan Tugas Akhir sebagai syarat mengikuti Ujian Akhir D3
Komputerisasi Akuntansi.
b.
Mendapatkan pengalaman dan pengetahuan mengenai dunia kerja secara
langsung sebagai modal ketika terjun ke dunia kerja.
1.2.2.
a.
Tujuan Khusus
Untuk memperoleh dan mengetahui data sistem informasi di PT. Purinusa
Ekapersada guna mengetahui penerapan di perusahaan dengan teori yang
selama ini telah diperoleh dan dipelajari.
b.
Mengetahui, memahami, menganalisis sistem informasi yang dijalankan di
PT. Purinusa Ekapersada baik secara komputer maupun manual.
c.
Membuat dan merancang Sistem Informasi Pembelian kebutuhan Stationery
di PT. Purinusa Ekapersada Semarang.
1.3
1.
Cakupan Topik Bahasan
Analisis Sistem Informasi Pembelian Kebutuhan Stationery di PT. Purinusa
Ekapersada.
3
2.
Rancangan dan implementasi Sistem Informasi Pembelian Kebutuhan
Stationery di PT. Purinusa Ekapersada.
4
1.4
Jadwal Kerja Praktek
Kerja Praktek dilaksanakan pada 4 Mei 2015 sampai dengan 31 Juli 2015 di
PT Purinusa Ekapersada selama tiga bulan. Berikut uraian pekerjaan yang
dilakukan selama kerja praktek :
Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktek
Bulan
Uraian Pekerjaan
Mei
- Scan Tender Result
2015
- Upload Tender Result ke Sistem SAP
- Arsip Purchase Documents
- Input data kebutuhan Stationery
- Assign Purchase Request di Sistem SAP
- Membuat Tanda Terima Tagihan
- InputPurchase Order
- Verifikasi Dokumen Tagi
- InputInvoice
- Input Daftar Harga Stationery
- Membuat Purchase Order Stationery
- Upload Tanda Terima Tagihan dan Invoice
Juni
- Scan Tender Result
2015
- Upload Tender Result ke Sistem SAP
- Arsip Purchase Documents
- Assign PR (Purchase Request)
- Membuat Tanda Terima Tagihan
- Menggabungkan GR (General Receipts) dan PO (Purchase
Order)
- Fotocopy Penawaran Harga
- Verifikasi Faktur Pajak
- Fotocopy Faktur Pajak
- Arsip gambar mekanik
- Input Daftar Harga Stationery
- Membuat Purchase Order Stationery
5
- Input Faktur Pajak dan Invoice
- Menggabungkan GR (General Receeipts), PO (Purchase
Order) dan Faktur Pajak
- Fotocopy Permintaan Penawaran Harga
- Fotocopy SPK (Surat Perjanjian Kontrak)
- Fotocopy Invoice
- Menulis basic Tender Result
- Fotocopy Tender Result
Juli
- Scan Tender Resultke ixos
2015
- Upload Tender Result ke Sistem SAP
- Arsip Purchase Documents
- Assign PR (Purchase Request)
- Membuat Tanda Terima Tagihan
- Menggabungkan GR (General Receipts) dan PO (Purchase
Order)
- Fotocopy Penawaran Harga
- Fotocopy Faktur Pajak
- Arsip gambar mekanik
- Fotocopy Permintaan Penawaran Harga
- Fotocopy Surat Jalan
1.5
1.
Metode Pelaksanaan dan Pengumpulan Data
Praktek Kerja
Bermodalkan teori yang telah diperoleh selama kuliah, pada saat praktek
kerja Penulis dapat menerapkan dan mempraktikkan teori tersebut, sehingga
selama praktek kerja dapat memahami sistem yang ada di perusahaan
dengan baik. Selama praktek kerja tugas yang diberikan dan dilakukan
sesuai dengan data yang akan dianalisis, sehingga data yang dipeoleh akurat
dan dapat menganalisis kekurangan/ masalah yang terjadi pada sistem
informasi di perusahaan.
6
2.
Pengamatan
Selama praktek kerja selain melakukan tugas yang diberikan dan
mempratikkan teori yang diperoleh selama kuliah juga mengamati sistem
informasi dan segala yang berhubungan dengan tujuan penulisan secara
langsung.Selama melakukan pengamatan diperoleh data yang lebih akurat,
sehingga data yang diperoleh berdasarkan hasil kejadian secara langsung.
Pengamatan dilakukan di bagian Purchasingyang merupakan bagian yang
melakukan pembelian bahan baku, stationery dan segala kebutuhan
perusahaan. Pada tujuan penulisan kali ini adalah sistem informasi
pembelian kebutuhan stationery, sehingga pengamatan dikhususkan pada
proses pembeian stationery.
Berikut yang diamati guna memperoleh data dan informasi yang akan
diolah dan dianalisis antara lain:
a. Proses pemesanan kebutuhan stationery
b. Proses pencatatan daftar kebutuhan stationery
c. Proses permintaan penawaran harga
d. Proses pencatatan harga dan pembuatan purchasing order stationery
e. Proses penerimaan barang
f. Formulir dan catatan yang digunakan selama terjadi transaksi pembelian
stationery
g. Sistem informasi/progam yang digunakan selama transaksi terjadi.
3.
Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data secara lisan.
Wawancara dilakukan guna memperoleh informasi yang lebih akurat dan
7
lebih jelas mengenai sistem informasi pembelian stationerydan pembelian
bahan baku.Wawancara juga dilakukan dengan bagian HR & GA, MBOS
dan bagian produksi untuk mengetahui gambaranperusahaan dan proses
produksi.
4.
Studi Pustaka
Sebagai pedoman dalam penulisan dalam metode pengumpulan data dan
informasi menggunakan beberapa referensi dari beberapa buku mengenai
sistem informasi akuntansi, macro excel.