Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif pada Bagian Administrasi Kredit PD BPR Bank Solo
DATA COLLECTION
Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi
Kredit
No
1
Hari /
Catatan Penting
Tanggal
Jumat /
Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai PD
29 Maret
BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tentang kearsipan yang
2013
ada di PD BPR Bank Solo, dari wawancara tersebut peneliti
melihat adanya beberapa kekurangan mengenai kearsipan di PD
BPR Bank Solo bagian administrasi kredit, diantaranya adalah :
a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan
berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap
unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan
pengetahuan pengelolaan arsip.
b. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan
seadanya, hanya 2,4 X 3Meter ada delapan filling cabinet untuk
menyimpan seluruh arsip aktif, sedangkan arsip inaktif di luar
ruangan atau berangkas yaitu satu ruangan dengan pegawai dan
di taruh di bawah meja pegawai.
c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan
sikap ragu–ragu pegawai untuk melakukan pemusnahan,
sehingga dari tahun ke tahun tumpukan kertas arsip semakin
banyak, hal ini mengakibatkan penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit.
Berdasarkan
hal–hal
93
tersebut
peneliti
tertarik
untuk
mengadakan penelitian tentang sistem pengelolaan kearsipan di
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.
2
Senin/
Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo, Kemudian menemui
1 April
Bapak Rizal Satria, SH yang merupakan pegawai administrasi
2013
kredit. Peneliti memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan
tujuan dan maksud peneliti untuk mengadakan penelitian tentang
sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR
Bank Solo bagian administrasi kredit.
Bapak Rizal menyambut baik dan Menceritakan sedikit
tentang kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi
kredit, beliau mengungkap tentang kekurangan PD BPR Bank
Solo yang belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan
tempat yang kurang luas di PD BPR Bank Solo.
3
Rabu/
Peneliti melakukan wawancara kepada pegawai administrasi
3 April
kredit tentang struktur organisasi PD BPR Bank Solo. PD BPR
2013
Bank Solo memiliki 38 pegawai yang terdiri dari Dewan
Pengawas; Direksi; Satuan Pengawas Intern; Bagian Kredit (Sub
Bagian Pemasaan Kredit Pasar, Sub bagian Pemasaran Kredit
UMKM/Umum, Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai, Sub
Bagian Analis dan Administrasi Kredit, Sub Bagian Penyelesaian
Kredit Bermasalah); Bagian Operasional dan Dana (Sub Bagian
Kas dan Loket, Sub Bagian Penghimpunan Dana, Sub Bagian
Pelayanan dan Humas); Bagian Umum, SDM dan Akuntansi (Sub
Bagian Umum dan Kesekretariatan, Sub Bagian Akuntansi dan
Pelaporan, Sub Bagian Pengembangan SDM).
Peneliti menanyakan tentang sistim penyimpanan arsip di PD
BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Pegawai administrasi
kredit memberikan informasi bahwa PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit menggunakan sistem penyimpanan arsip secara
desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya.
94
Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga PD BPR
Bank Solo bagian administrasi kredit masih banyak kekurangan.
4
Senin /
Peneliti meminta Visi dan Misi serta struktur organisasi
8 April
pegawai PD BPR Bank Solo, namun peneliti tidak bisa
2013
mendapatkan dengan cepat, peneliti harus menunggu selama lebih
dari 10 menit karena arsip tersebut harus dicari terlebih dahulu.
Karena visi dan misi PD BPR Bank Solo tidak dapat ditemukan,
peneliti diminta datang 2 hari lagi karena jika menunggu akan
terlalu lama, dan pada saat itu seluruh pegawai sedang sibuk. Hal
ini menambah penasaran dan keinginan peneliti untuk mengetahui
bagaimana Sistem pengelolaan kearsipan di PD BPR Bank Solo
bagian administrasi kredit.
5
Rabu /
Peneliti menenemui Bapak Rizal, kemudian meminta visi dan
10 April
misi PD BPR Bank Solo. Kali ini peneliti dapat dengan mudah dan
2013
cepat mendapatkan data yang diminta karena sudah disiapkan
sebelumnya. Peneliti kemudian meminta izin untuk mulai
melakukan penelitian PD BPR Bank Solo.
6
Senin/
Setelah mendapatkan surat izin penelitian dari fakultas peneliti
15 April
meminta rekomendasi ke PD BPR Bank Solo. Dengan adanya
2013
surat tersebut peneliti dipersilahkan melakukan penelitian di PD
BPR Bank Solo.
7
Rabu/
Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo bagian administrasi
17 April
kredit untuk meminta SOP (standar operasional prosedur)
2013
kearsipan di PD BPR Bank Solo.
Peneliti mengamati pegawai yang kesulitan menemukan data
yang dicari, bahkan peneliti diminta untuk membantu mencari data
tersebut. Dari pengamatan dan pengalaman peneliti terungkap
bahwa sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang dimasukkan
dalam map-map dan diikat hanya diletakkan di bawah meja
pegawai dan sebagian di taruh di kantor lama PD BPR Bank Solo
95
di Sriwedari. Tanpa almari, koding ataupun klasifikasi yang jelas
sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan.
8
Selasa/
Peneliti melakukan wawancara kepada Bapak Rizal, SH
23 April
merupakan pegawai sekaligus pengurus arsip bagian administrasi
2013
kredit di PD BPR Bank Solo. Dari wawancara ini peneliti
menemui keterangan yang berbeda dari keterangan sebelumnya
mengenai sistem kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit. Sistem yang digunakan adalah desentralisasi
antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana arsip aktif dan
dikelola oleh masing-masing seksi/ unit kerja.
Sudah ada ruangan khusus yang di sebut brankas hanya untuk
menyimpan arsip dinamis aktif namun kecil hanya berukuran 2,5
X 3Meter yang hanya menyimpan surat-surat jaminan seperti
(BPKB, sertifikat, Deposito, Surat hak milik penempatan Kios)
dan juga ruang bagian dana. Peneliti ditunjukkan filing cabinet dan
lemari besi penyimpanan arsip aktif dan kemudian peneliti melihat
penyimpanan inaktif yang terletak di ruang kerja yang sempit dan
hanya di tempatkan dibawah meja kerja pegawai.
9
Rabu/
Peneliti melakukan pengamatan dalam hal tempat dan
1 Mei
peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif
2013
dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.
Peneliti mendapat informasi dari pegawai PD BPR Bank Solo
bagian administrasi kredit bahwa arsip aktif dan inaktif di PD
BPR Bank Solo disimpan dalam tempat yang berbeda. Arsip aktif
disimpan
dalam
brankas
karena
mempunyai
nilai
yang
penting/berharga sedangkan arsip inaktif hanya disimpan dalam
satu ruangan dengan pegawai, penataanya hanya di taruh di bawah
meja kerja pegawai karena tidak mempunyai tempat/ruangan
96
penyimpanan arsip. Arsip-arsip aktif dan inaktif PD BPR Bank
Solo bagian administrasi kredit ditangani oleh pegawai sendiri.
Pegawai sekaligus menagani arsip aktif dan inaktif. Arsip
dinamis aktif disimpan dalam brankas, sedangkan inaktif hanya
ditumpuk dibawah meja kerja masing-masing unit pegawai
administrasi kredit karena tidak ada peralatan dan tempat yang
cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat
mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.
Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit adalah hanya 8 (delapan) filing cabinet dalam
brankas, 5 filling cabinet dalam ruangan bagian dana, dan 1 almari
besi untuk penyimpanan dana. Peralatan ini seluruhnya digunakan
untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh pegawai
administrasi kredit itu sendiri.
10
Senin/
Peneliti melakukan wawancara tentang pengelolaan arsip
6 Mei
dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian
2013
administrasi kredit dengan pegawai administrasi kredit PD BPR
Bank Solo. Pegawai mengakui bahwa dia ragu-ragu dalam hal
penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk
di bawah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak
rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih
aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif
masih bercampur dengan arsip yang masih aktif.
Penumpukan arsip dibawah meja kerja bukan sepenuhnya
kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang
baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip
hanya ditumpuk di bawah meja kerja.
11
Rabu/
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tidak
8 Mei
mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip inaktif. Arsip
2013
inaktif disimpan di bawah meja dengan tanpa pengkategorian yang
97
tidak jelas. Filling cabinet dan lemari besi hanya untuk
menyimpan arsip dinamis aktif, sudah terlihat penuh dan sesak
karena tempat yang kurang memadahi.
12
jumat/
Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan
17 Mei
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit yang berhubungan
2013
dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan
arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip.
13
Senin/
Peneliti mendapat informasi tentang klasifikasi arsip dan kode
20 Mei
yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit
2013
dari pengurus arsip yang sekaligus pegawai administrasi kredit.
Klasifikasi dan kode arsip yang diterapkan di PD BPR Bank Solo
bagian administrasi kredit Sebagai berikut:
1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006
ke bawah.
2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun
2007.
3. 200001 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun
2008.
4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun
2009.
5. 400001
angka empat digit pertama menandakan arsip
tahun 2010.
6.
500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun
2011.
98
7.
600001
angka enam digit pertama menandakan arsip
tahun 2012.
8. 700001
angka tujuh digit pertama menandakan arsip
tahun 2013.
A. Filling Cabinet Kredit Pegawai
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan
16 (enam belas) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif
bagi satu seksi yaitu kredit pegawai yang ada di PD BPR
Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit
yang berupa:
persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit,
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
SK terakhir.
Surat rekomendasi pimpinan.
Slip gaji terakhir (untuk pegawai PNS/ TNI/ POLRI/
BUMD/BUMN/Swasta).
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :
1. Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001575) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan
(001-514) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian
sebagai berikut:
99
a. Berisi 1.089 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.178 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.178 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.089 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.089 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (0011.030) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006,
dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 1.030 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.060 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.060 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.030 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.030 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-702)
yang menandakan arsip tahun 2007, dan (201181-201336)
yang menandakan arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 857 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 1.714 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.714 lembar.
d. SK terakhir 577 lembar.
e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 857 lembar.
100
4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(200001-201180) angka dua digit pertama menandakan arsip
tahun 2008, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 1.180 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.360 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.360 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.180 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.180 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (300001300118) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun
2009, dan (600618-600699) angka enam digit pertama
menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 119 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 418 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar.
e. SK terakhir berisi 100 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 119 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(600700-600779) angka enam digit pertama menandakan
arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 158 lembar asli formulir permohonan kredit.
101
b. Arsip foto copy KTP berisi 316 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 316 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 158 lembar.
e. SK terakhir berisi 79 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 158 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(500224-500453) angka empat digit pertama menandakan
arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 229 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 458 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 458 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 229 lembar.
e. SK terakhir 229 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 229 lembar.
8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(400423-400889) angka emapat digit pertama menandakan
arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 466 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 932 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 932 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 466 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
102
(500001-500223) angka lima digit pertama menandakan
arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 446 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 892 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 892 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 446 lembar.
e. SK terakhir berisi 400 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 446 lembar.
10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700201-700250) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 147 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 294 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 294 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 49 lembar.
e. SK terakhir berisi 49 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 147 lembar.
11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700251-700310) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 177 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 354 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 354 lembar.
103
d. Surat rekomendasi pimpinan 59 lembar.
e. SK terakhir berisi 59 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 177 lembar.
12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700311-700380) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 207 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 414 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 414 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 69 lembar.
e. SK terakhir berisi 69 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 207 lembar.
13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700381-700455) angka lima digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 222 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.
e. SK terakhir berisi 74 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar.
14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700456-700530) angka tujuh digit pertama menandakan
104
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 222 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.
e. SK terakhir berisi 74 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar.
15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700531-700595) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 138 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 286 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 286 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 64 lembar.
e. SK terakhir berisi 64 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 138 lembar.
16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700596) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 42 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 84 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 84 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 42 lembar.
105
e. SK terakhir berisi 42 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 42 lembar.
B. Filling Cabinet Kredit UKM
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9
(sembilan) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit
UKM yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumendokumen persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit,
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli,
akta/perjanjian sewa, BPKB.
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:
1. Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-124)
tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001136) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 260 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 520 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 520 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-154)
tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan (001124) menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai
106
berikut:
a. Berisi 278 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 556 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 556 lembar.
d. Sertifikat tanah 278 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode (200008200134) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun
2008, dan (300001-300087) angka
tiga digit pertama
menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 219 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 438 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 438 lembar.
d. Sertifikat tanah 57 lembar.
e. BPKB 50 lembar.
4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode (400001400142) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun
2010, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 142 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 284 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 284 lembar.
d. Sertifikat tanah 65 lembar.
e. BPKB 77 lembar.
107
5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode (500001500143) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun
2011, dan (600147-600177) angka enam digit pertama
menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 173 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 346 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 346 lembar.
d. Sertifikat tanah 70 lembar.
e. BPKB 103 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode (600001600145) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun
2012, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 145 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 290 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 290 lembar.
d. Sertifikat tanah 63 lembar.
e. BPKB 82 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode (700001700070) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 140 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 280 lembar.
108
c. Arsip foto copy kartu keluarga 280 lembar.
d. Sertifikat tanah 70 lembar.
8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode
(700071-700130) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 59 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 118 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 118 lembar.
d. Sertifikat tanah 59 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode
(700131-700) angka tujuh digit pertama menandakan arsip
tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 20 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 40 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 40 lembar.
d. Sertifikat tanah 7 lembar.
e. BPKB 13 lembar.
C. Filling Cabinet Kredit Pasar
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan
10 (sepuluh) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit
pasar yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumendokumen persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit,
109
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta/perjanjian sewa,
SHP toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB.
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :
1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-156)
tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001170) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 326 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 652 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 652 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-143)
tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan (001130) menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 273 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 546 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 546 lembar.
d. SHP toko 173 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode (200122200368) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun
2008, dan (300005-300197) angka tiga digit pertama
110
menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 438 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 876 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 876 lembar.
d. SHP toko 173 lembar.
e. SHP kios 205 lembar.
f. SHP kios 35 lembar.
g. SHP konter 22 lembar.
4. Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400001400036) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun
2010, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 288 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 576 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 576 lembar.
d. SHP lapak 72 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400037400265) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun
2010,
(500001-500223)
angka
lima
digit
pertama
menandakan arsip tahun 2011, dan (600001-600122) angka
enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan
rincian sebagai berikut:
a. Berisi 573 lembar asli formulir permohonan kredit.
111
b. Arsip foto copy KTP berisi 1.146 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.146 lembar.
d. BBKB 200 lembar.
e. SHP toko 80 lembar.
f. SHP kios 130 lembar.
g. SHP lapak 110 lembar.
h. SHP konter 53 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode (600123600186) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun
2012 dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 126 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 252 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 252 lembar.
d. BBKB 20 lembar.
e. SHP kios 26 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700001700045) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 180 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 360 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 360 lembar.
d. BBKB 20 lembar.
e. SHP lapak 25 lembar.
112
8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode
(700046-700100) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 64 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 108 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 108 lembar.
d. BBKB 14 lembar.
e. SHP lapak 40 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode
(700101-700140) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 156 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 312 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 312 lembar.
d. SHP toko 22 lembar.
e. SHP kios 17 lembar.
10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode
(400141) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 34 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 68 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 68 lembar.
d. BBKB 34 lembar.
113
Almari Besi
Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai.
PD BPR Bank Solo mempunyai satu almari besi.
Almari satu memiliki dua pintu:
a. Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata
berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas
yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai,
dengan kode klasifikasi (300198-301156) angka tiga digit
pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang
958 lembar formulir asli permohonan kredit, 1.916 lembar
foto copy KTP suami/istri, !.916 foto copy kartu keluarga,
958 lembar surat rekomendasi pimpinan, 958 lembar SK,
958 lembar slip gaji terakhir.
b. Pintu dua bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata
berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas
yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai,
dengan kode klasifikasi (600001-600617) angka enam digit
pertama menandakan arsip tahun 2012 yang berisi tentang
1.232 lembar formulir asli permohonan kredit, 2.464 lembar
foto copy KTP suami/istri, 2.464 foto copy kartu keluarga,
617 lembar surat rekomendasi pimpinan, 617 lembar SK,
1.232 lembar slip gaji terakhir.
114
Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses
yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif
hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat dengan tali
raffia.
Buku Register
PD
BPR
Bank
Solo
mencatat
pemasukan
dan
pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi/filling cabinet untuk
dokumen-dokumen yang baru ataupun yang sudah lunas dari
nasabah.
14
Senin/
Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo untuk melakukan
3 Juni
wawancara tentang penciptaan dan pemusnahan arsip di PD BPR
2013
Bank Solo bagian administrasi kredit. Kemudian Bapak Rizal
menyarankan untuk membaca SOP karena semua sudah sesuai
prosedur tersebut. Namun belum pernah ada pemusnahan arsip
selama dia bekerja sejak tahun 2000.
15
Senin/
14 Juni
2013
Peneliti
mengamati
peralatan
yang
digunakan
untuk
penyimpanan arsip lebih detail dari pengamatan sebelumnya.
1. PD BPR Bank Solo mempunyai 8 (delapan) Filling Cabinet.
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit
mempunyai filling Cabinet dengan 32 laci untuk menyimpan
arsip dinamis aktif sedangkan, arsip inaktif tidak menggunakan
Filling Cabinet, justru hanya menumpuk arsip di bawah meja
kerjanya. Berikut laci filling cabinet dinamis aktif bagian
administrasi kredit :
1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006
115
ke bawah
2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun
2007
3. 200002 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun
2008
4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun
2009
5. 400001
angka empat digit pertama menandakan arsip
tahun 2010
6.
500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun
2011
7.
600001
angka enam digit pertama menandakan arsip
tahun 2012
8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013.
PD BPR Bank Solo mempunyai buku register untuk
pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi
yang harus di catat.
c. 2. satu almari besi memiliki dua pintu bersisi arsip tentang
kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan
klasifikasi kode yang jelas yaitu:
kode (000001) angka nol pertama menandakan arsip
tahun 2006-kebawah berisikan kredit pagawai.
116
kode (100001) angka satu pertama menandakan arsip
tahun 2007 berisikan kredit pagawai.
kode (200001) angka dua pertama menandakan arsip
tahun 2008 berisikan kredit pagawai.
kode (300001) angka tiga pertama menandakan arsip
tahun 2009 berisikan kredit pagawai.
kode (400001) angka empat pertama menandakan arsip
tahun 2010 berisikan kredit pagawai.
kode (500001) angka lima pertama menandakan arsip
tahun 2011 berisikan kredit pagawai.
kode (600001) angka enam pertama menandakan arsip
tahun 2012 berisikan kredit pagawai.
kode (700001) angka tujuh pertama menandakan arsip
tahun 2013 berisikan kredit pagawai.
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit mempunyai
filling cabinet delapan dengan 32 laci untuk menyimpan
dokumen kredit asli debitur serta pendukungnya yang berupa
(asli formulir permohonan kredit, asli persetujuan kredit, asli
perjanjian kredit, asli pengikatan anggunan, asli kepemilikan
anggunan. Dan satu almari besi yang berisi kredit pegawai.
117
DATA REDUCTION
Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti
No
1
Hari /
Catatan Penting
Tanggal
Jumat /
Peneliti mendapatkan gejala problematic yang didapatkan dari
29 Maret
wawancara dengan salah satu Pegawai PD BPR Bank Solo bagian
2013
administrasi kredit. Peneliti merumuskan masalah penelitian
berdasarkan gejala problematic tersebut “ Bagaimanakah sistem
pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi
kredit di PD BPR Bank Solo?
2
Senin/
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum
1 April 2013 mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang
layak dan besar di PD BPR Bank Solo.
3
Jumat/
PD. BPR Bank Solo bagian administrasi kredit memiliki 3
5 April 2013 pegawai yang terdiri dari satu orang analisis kredit UKM, satu
orang administrasi kredit sekaligus (back office Credit), satu
register jaminan kredit.
Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit secara desentralisasi dimana setiap unit kerja
mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang
menangani arsip sehingga PD BPR Bank Solo masih banyak
kekurangan.
4
Selasa /
Penemuan Kembali arsip di PD BPR Bank Solo bagian
9 April 2013 administrasi kredit lama dan sulit.
5
jumat /
Peneliti mendapatkan Visi dan Misi PD BPR Bank Solo.
12 April
2013
6
Kamis/
Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang hanya di
118
18 April
masukkan kedalam map-map dan diikat dengan rafia hanya
2013
diletakkan pada bawah meja pegawai dan sebagian di taruh pada
kantor lama PD BPR Bank Solo di Sriwedari tanpa koding ataupun
klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali
arsip yang diperlukan.
7
Rabu/
24 April
2013
Sistem yang digunakan adalah sentralisasi. Dimana arsip aktif
dan inaktif dikelola oleh petugas administrasi kredit itu sendiri.
Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap
lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan
kertas.
Sudah ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip namun,
hanya arsip dinamis aktif saja bisa disebut juga dengan brankas
yang hanya berukuran 2,5 X 3 Meter dengan delapan filing cabinet
dimana hanya untuk menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta
hak penempatan Kios). Dan lima filling cabinet di ruangan bagian
dana dan satu almari besi untuk penyimpanan kredit pegawai.
Peneliti ditunjukkan penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi
karena terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah
meja pegawai.
8
Rabu/
1 Mei 2013
Arsip aktif dan inaktif disimpan oleh masing-masing unit yaitu
oleh pegawai sendiri.
Arsip aktif disimpan oleh masing-masing unit kerja. Arsip
dinamis aktif di simpan di Brankas yang hanya berukuran 2,5 X 3
Meter dengan delapan filing cabinet dimana hanya untuk
menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta hak penempatan
Kios), dan juga ada lima filling cabinet dan satu almari besi di
ruangan bagian dana dan hanya uantuk menyimpan kredit pegawai.
Penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi karena terletak di
ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja pegawai. Hal
ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.
119
Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo diantaranya
adalah 8 (delapan) buah filing cabinet dalam brankas, lima filling
cabinet di luar brankas yaitu ruangan bagian dana dan satu almari
besi untuk menyimpan kredit pegawai. Peralatan ini seluruhnya
digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh
masing-masing pegawai bagian administrasi kredit di PD BPR
Bank Solo.
9
Senin /
6 Mei 2013
Pegawai masih ragu-ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis
inaktif. Arsip yang tertumpuk di bawah meja kerjanya semakin hari
kian menumpuk. Penumpukan arsip disisi bawah meja kerja bukan
sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem
kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang
membuat arsip hanya ditumpuk di bawah meja kerja.
10
Jumat/
PD BPR Bank Solo tidak mempunyai ruang khusus untuk
10 Mei 2013 menyimpan arsip dinamis aktif, namun tidak untuk arsip dinamis
inaktif. Penyimpanan arsip dinamis inaktif yang kurang rapi karena
terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja
pegawai. Arsip inaktif disimpan dalam filing cabinet dan almari
besi dengan pengkategorian sesuai dengan unit kerja masingmasing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang
kurang memadahi.
Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur barus di sela-sela
arsip agar tidak dimakan rengat. Dan dalam ruangan ber AC
membuat penjagaan kelembapan arsip.
11
Rabu/
Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan
15 Mei 2013 PD BPR Bank Solo yang berhubungan dengan kearsipan. Foto
yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang
digunakan untuk menyimpan arsip.
12
Selasa / 4
Mengetahui klasifikasi dan kode arsip yang digunakan di PD
120
Juni 2013
13
Senin/ 10
juni 2013
BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.
Mengetahui secara detail peralatan penyimpanan arsip di PD
BPR Bank Solo dan arsip yang ada didalamnya.
121
DATA DISPLAY
Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada
bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo
Sentralisasi
Arsip dinamis inaktif
Arsip dinamis aktif
Sistem pengelolaan
kearsipan yang baik
sudah tercapai
Kendala yang
dihadapi
Sarana dan prasarana yang
Pegawai kearsipan
kurang
yang memiliki
memadahi
PD
BPR Bank Solo bagian
pekerjaan ganda
administrasi kredit.
Sistem pengelolaan
kearsipan yang baik
belum tercapai
Gambar 6.1 Penyajian Data
122
KETERANGAN DATA DISPLAY
1. Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit
adalah sentralisasi. Arsip aktif dan inaktif dikelola secara sentralisasi oleh
petugas administrasi kredit.
2. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit adalah :
a. Sarana dan prasarana yang kurang memadahi PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit.
-
Belum ada tempat dan peralatan khusus untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif, arsip hanya di tumpuk di bawah meja kerja.
-
Filing cabinet kurang sehingga arsip terlalu penuh sehingga sulit
diambil.
b. Pegawai yang kurang menguasai sistem pengelolaan kearsipan dan
memiliki pekerjaan ganda sehingga waktu untuk mengelola arsip tergangu.
-
Sikap ragu-ragu pegawai dalam penyusutan arsip. Arsip inaktif masih
menumpuk sehingga mengakibatkan penumpukan terlalu banyak
sehingga mengakibatkan banyaknya memakan tempat.
-
Perawatan arsip yang kurang baik sehingga arsip tidak rapi.
-
Penyimpanan arsip inaktif yang hanya di simpan dalam map-map dan
diikat dengan rafia tidak ada kategorisasi, hanya ditata di bawah meja
kerja pegawai dan sebagian besar di taruh di kantor lama di Sriwedari.
3. Kendala yang dihadapi menjadikan sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan
inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo tidak dapat
menghasilkan kemudahan penemuan kembali arsip pada saat dibutukan.
123
CONCLUTION DWAWING / VERIFYING
1. Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif adalah seluruh proses
efisiensi administrasi perkantoran dalam hal pengelolaan dan pemusnahan
arsip aktif dan inaktif .
2. Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga arsip agar tidak hilang atau
rusak dan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan.
3. Sistem penyimpanan arsip secara sentralisasi tidak dapat mewujudkan tujuan
utama kearsipan jika tidak ditunjang dengan peralatan dan pengetahuan
pegawai
tentang
kearsipan
124
yang
memadahi.
125
126
127
Filling cabinet kredit pegawai
Filling cabinet kredit
UKM
Filling cabinet kredit pasar
Almari besi untuk meyimpan kredit
pegawai
128
Buku Register
Keterangan Buku Register
Brankas untuk menyimpan
dokumen asli debitur
Ruang brankas
129
Tabel 6.3
Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo
No.
1.
NOMOR
KODE
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
2.
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
NAMA
TAHUN
DOKUMEN
Asli
formulir 2009
permohonan kredit
Asli
formulir 2009
permohonan kredit
Asli
formulir 2010
permohonan kredit
Asli
formulir 2011
permohonan kredit
Asli
formulir 2011
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
131
BANYAKNYA
60
958
466
446
229
617
119
158
147
177
2013
207
2013
222
2013
222
2013
138
2013
42
JUMLAH
2009
2009
2010
2011
4.227
120
1.916
932
892
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
3.
4.
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
458
1.234
238
316
294
354
414
444
444
276
84
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
JUMLAH
2009
2009
2010
2011
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
8.416
120
1.916
932
892
458
1.234
238
316
294
354
414
444
444
276
84
JUMLAH
2009
2009
2010
2011
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
8.416
100
958
466
400
229
617
100
79
49
59
69
74
74
64
42
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
132
5.
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
6.
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
JUMLAH
Surat rekomendasi 2009
pimpinan
Surat rekomendasi 2009
pimpinan
Surat rekomendasi 2010
pimpinan
Surat rekomendasi 2011
pimpinan
Surat rekomendasi 2011
pimpinan
Surat rekomendasi 2012
pimpinan
Surat rekomendasi 2012
pimpinan
Surat rekomendasi 2012
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
3.380
81
JUMLAH
2009
2009
2010
2011
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
3.617
118
958
466
446
458
617
81
79
49
59
69
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
133
958
466
446
458
617
81
79
49
59
69
74
74
64
42
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
134
2013
2013
2013
2013
74
74
64
42
JUMLAH
3.617
Tabel 6.4
Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo
No.
1.
NOMOR
KODE
001-124
200008-200134
300001-300087
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
NAMA
TAHUN
DOKUMEN
Asli
formulir 2007
permohonan kredit
Asli
formulir 2008
permohonan kredit
Asli
formulir 2009
permohonan kredit
Asli
formulir 2010
permohonan kredit
Asli
formulir 2011
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
BANYAKNYA
124
126
87
142
143
145
31
140
59
20
2.
001-124
200008-200134
300001-300087
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
JUMLAH
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
1.017
372
219
174
284
429
290
93
280
118
40
3.
001-124
200008-200134
300001-300087
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
JUMLAH
2007
2008
2009
2.299
372
219
174
135
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
4.
5.
001-124
200008-200134
300001-300087
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
001-124
200008-200134
300001-300087
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
136
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
284
429
290
93
280
118
40
JUMLAH
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
2.299
18
20
30
77
49
54
82
53
20
13
JUMLAH
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
416
18
220
60
57
65
70
63
70
59
7
JUMLAH
689
Tabel 6.5
Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo
No.
1.
NOMOR
KODE
001-156
001-170
001-143
001-130
200122-200368
300005-600197
400001-400036
400037-400265
500001-500223
600001-600122
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700101-700140
700141
2.
001-156
001-170
001-143
001-130
200122-200368
NAMA
TAHUN
DOKUMEN
Asli
formulir 2004
permohonan kredit
Asli
formulir 2005
permohonan kredit
Asli
formulir 2006
permohonan kredit
Asli
formulir 2007
permohonan kredit
Asli
formulir 2008
permohonan kredit
Asli
formulir 2009
permohonan kredit
Asli
formulir 2010
permohonan kredit
Asli
formulir 2010
permohonan kredit
Asli
formulir 2011
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
137
JUMLAH
2004
2005
2006
2007
2008
BANYAKNYA
156
170
143
130
219
219
288
150
200
223
126
180
64
156
34
2.458
260
326
273
273
438
300005-600197
400001-400036
400037-400265
500001-500223
600001-600122
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700101-700140
700141
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
2009
2010
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
2013
438
288
382
382
382
252
360
108
312
68
3.
001-156
001-170
001-143
001-130
200122-200368
300005-600197
400001-400036
400037-400265
500001-500223
600001-600122
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700101-700140
700141
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
JUMLAH
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
2013
4.269
260
326
273
273
438
438
288
382
382
382
252
360
108
312
68
4.
001-156
001-170
001-143
001-130
200122-200368
300005-600197
400001-400036
400037-400265
500001-500223
600001-600122
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700101-700140
700141
JUMLAH
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
2013
4.269
22
17
86
173
86
87
72
80
130
110
53
51
40
22
20
SHP Konter
SHP Kios
SHP Toko
SHP Toko
SHP Toko
SHP Toko
SHP Lapak
SHP Toko
SHP Kios
SHP Lapak
SHP Konter
SHP Kios
SHP Lapak
SHP Toko
SHP Toko
138
5.
400037-400265
500001-500223
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700141
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
JUMLAH
2010
2011
2012
2013
2013
2013
JUMLAH
139
1.049
100
100
20
20
14
34
288
Tabel 6.6
Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo
No.
1.
NOMOR
KODE
001-575
001-124
001-156
001-514
001-136
001-170
001-1.030
001-154
001-143
001-702
001-124
001-130
200001-201180
201181-201336
200122-200368
NAMA
TAHUN
DOKUMEN
Asli
formulir 2004
permohonan kredit
001-575
001-124
001-156
001-514
001-136
001-170
001-1.030
001-154
001-143
001-702
001-124
001-130
200001-201180
201181-201336
200122-20036
001-575
001-124
BANYAKNYA
968
Asli
formulir
permohonan kredit
2005
968
Asli
formulir
permohonan kredit
2006
865
Asli
formulir
permohonan kredit
2007
842
Asli
formulir
permohonan kredit
2008
934
Foto copy KTP
JUMLAH
2004
Foto copy KTP
2005
Foto copy KTP
2006
Foto copy KTP
2007
Foto copy KTP
2008
4.577
544
278
326
544
278
326
575
278
273
857
278
273
786
219
292
Foto copy KK
JUMLAH
2004
140
6.127
544
278
001-156
001-514
001-136
001-170
001-1.030
001-154
001-143
001-702
001-124
001-130
200001-201180
201181-201336
200122-20036
001-575
001-514
001-1030
001-702
201181-201336
300001-300118
300198-301156
001-575
001-514
001-1030
001-702
201181-201336
300001-300118
300198-301156
Foto copy KK
2005
Foto copy KK
2006
Foto copy KK
2007
Foto copy KK
2008
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
141
326
544
278
326
575
278
273
857
278
273
786
219
292
JUMLAH
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2009
6.127
520
569
1030
420
437
118
958
JUMLAH
2004
4.052
520
2005
569
2006
1030
2007
420
2008
437
2009
118
2009
958
JUMLAH
4.052
Tabel 6.1 Kegiatan Peneliti di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi
Kredit
No
1
Hari /
Catatan Penting
Tanggal
Jumat /
Peneliti melakukan wawancara kepada seorang pegawai PD
29 Maret
BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tentang kearsipan yang
2013
ada di PD BPR Bank Solo, dari wawancara tersebut peneliti
melihat adanya beberapa kekurangan mengenai kearsipan di PD
BPR Bank Solo bagian administrasi kredit, diantaranya adalah :
a. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan
berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap
unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan
pengetahuan pengelolaan arsip.
b. Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip terkesan
seadanya, hanya 2,4 X 3Meter ada delapan filling cabinet untuk
menyimpan seluruh arsip aktif, sedangkan arsip inaktif di luar
ruangan atau berangkas yaitu satu ruangan dengan pegawai dan
di taruh di bawah meja pegawai.
c. Tempat yang kurang memadahi semakin diperparah dengan
sikap ragu–ragu pegawai untuk melakukan pemusnahan,
sehingga dari tahun ke tahun tumpukan kertas arsip semakin
banyak, hal ini mengakibatkan penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit.
Berdasarkan
hal–hal
93
tersebut
peneliti
tertarik
untuk
mengadakan penelitian tentang sistem pengelolaan kearsipan di
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.
2
Senin/
Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo, Kemudian menemui
1 April
Bapak Rizal Satria, SH yang merupakan pegawai administrasi
2013
kredit. Peneliti memperkenalkan diri, kemudian menyampaikan
tujuan dan maksud peneliti untuk mengadakan penelitian tentang
sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif di PD BPR
Bank Solo bagian administrasi kredit.
Bapak Rizal menyambut baik dan Menceritakan sedikit
tentang kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi
kredit, beliau mengungkap tentang kekurangan PD BPR Bank
Solo yang belum mempunyai pegawai khusus kearsipan dan
tempat yang kurang luas di PD BPR Bank Solo.
3
Rabu/
Peneliti melakukan wawancara kepada pegawai administrasi
3 April
kredit tentang struktur organisasi PD BPR Bank Solo. PD BPR
2013
Bank Solo memiliki 38 pegawai yang terdiri dari Dewan
Pengawas; Direksi; Satuan Pengawas Intern; Bagian Kredit (Sub
Bagian Pemasaan Kredit Pasar, Sub bagian Pemasaran Kredit
UMKM/Umum, Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai, Sub
Bagian Analis dan Administrasi Kredit, Sub Bagian Penyelesaian
Kredit Bermasalah); Bagian Operasional dan Dana (Sub Bagian
Kas dan Loket, Sub Bagian Penghimpunan Dana, Sub Bagian
Pelayanan dan Humas); Bagian Umum, SDM dan Akuntansi (Sub
Bagian Umum dan Kesekretariatan, Sub Bagian Akuntansi dan
Pelaporan, Sub Bagian Pengembangan SDM).
Peneliti menanyakan tentang sistim penyimpanan arsip di PD
BPR Bank Solo bagian administrasi kredit. Pegawai administrasi
kredit memberikan informasi bahwa PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit menggunakan sistem penyimpanan arsip secara
desentralisasi dimana setiap unit kerja mengurus sendiri arsipnya.
94
Tidak ada petugas khusus yang menangani arsip sehingga PD BPR
Bank Solo bagian administrasi kredit masih banyak kekurangan.
4
Senin /
Peneliti meminta Visi dan Misi serta struktur organisasi
8 April
pegawai PD BPR Bank Solo, namun peneliti tidak bisa
2013
mendapatkan dengan cepat, peneliti harus menunggu selama lebih
dari 10 menit karena arsip tersebut harus dicari terlebih dahulu.
Karena visi dan misi PD BPR Bank Solo tidak dapat ditemukan,
peneliti diminta datang 2 hari lagi karena jika menunggu akan
terlalu lama, dan pada saat itu seluruh pegawai sedang sibuk. Hal
ini menambah penasaran dan keinginan peneliti untuk mengetahui
bagaimana Sistem pengelolaan kearsipan di PD BPR Bank Solo
bagian administrasi kredit.
5
Rabu /
Peneliti menenemui Bapak Rizal, kemudian meminta visi dan
10 April
misi PD BPR Bank Solo. Kali ini peneliti dapat dengan mudah dan
2013
cepat mendapatkan data yang diminta karena sudah disiapkan
sebelumnya. Peneliti kemudian meminta izin untuk mulai
melakukan penelitian PD BPR Bank Solo.
6
Senin/
Setelah mendapatkan surat izin penelitian dari fakultas peneliti
15 April
meminta rekomendasi ke PD BPR Bank Solo. Dengan adanya
2013
surat tersebut peneliti dipersilahkan melakukan penelitian di PD
BPR Bank Solo.
7
Rabu/
Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo bagian administrasi
17 April
kredit untuk meminta SOP (standar operasional prosedur)
2013
kearsipan di PD BPR Bank Solo.
Peneliti mengamati pegawai yang kesulitan menemukan data
yang dicari, bahkan peneliti diminta untuk membantu mencari data
tersebut. Dari pengamatan dan pengalaman peneliti terungkap
bahwa sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang dimasukkan
dalam map-map dan diikat hanya diletakkan di bawah meja
pegawai dan sebagian di taruh di kantor lama PD BPR Bank Solo
95
di Sriwedari. Tanpa almari, koding ataupun klasifikasi yang jelas
sehingga sulit untuk menemukan kembali arsip yang diperlukan.
8
Selasa/
Peneliti melakukan wawancara kepada Bapak Rizal, SH
23 April
merupakan pegawai sekaligus pengurus arsip bagian administrasi
2013
kredit di PD BPR Bank Solo. Dari wawancara ini peneliti
menemui keterangan yang berbeda dari keterangan sebelumnya
mengenai sistem kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit. Sistem yang digunakan adalah desentralisasi
antara sentralisasi dan desentralisasi. Dimana arsip aktif dan
dikelola oleh masing-masing seksi/ unit kerja.
Sudah ada ruangan khusus yang di sebut brankas hanya untuk
menyimpan arsip dinamis aktif namun kecil hanya berukuran 2,5
X 3Meter yang hanya menyimpan surat-surat jaminan seperti
(BPKB, sertifikat, Deposito, Surat hak milik penempatan Kios)
dan juga ruang bagian dana. Peneliti ditunjukkan filing cabinet dan
lemari besi penyimpanan arsip aktif dan kemudian peneliti melihat
penyimpanan inaktif yang terletak di ruang kerja yang sempit dan
hanya di tempatkan dibawah meja kerja pegawai.
9
Rabu/
Peneliti melakukan pengamatan dalam hal tempat dan
1 Mei
peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif
2013
dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.
Peneliti mendapat informasi dari pegawai PD BPR Bank Solo
bagian administrasi kredit bahwa arsip aktif dan inaktif di PD
BPR Bank Solo disimpan dalam tempat yang berbeda. Arsip aktif
disimpan
dalam
brankas
karena
mempunyai
nilai
yang
penting/berharga sedangkan arsip inaktif hanya disimpan dalam
satu ruangan dengan pegawai, penataanya hanya di taruh di bawah
meja kerja pegawai karena tidak mempunyai tempat/ruangan
96
penyimpanan arsip. Arsip-arsip aktif dan inaktif PD BPR Bank
Solo bagian administrasi kredit ditangani oleh pegawai sendiri.
Pegawai sekaligus menagani arsip aktif dan inaktif. Arsip
dinamis aktif disimpan dalam brankas, sedangkan inaktif hanya
ditumpuk dibawah meja kerja masing-masing unit pegawai
administrasi kredit karena tidak ada peralatan dan tempat yang
cukup untuk meletakkan arsip ini. Hal ini tentunya sangat
mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.
Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit adalah hanya 8 (delapan) filing cabinet dalam
brankas, 5 filling cabinet dalam ruangan bagian dana, dan 1 almari
besi untuk penyimpanan dana. Peralatan ini seluruhnya digunakan
untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh pegawai
administrasi kredit itu sendiri.
10
Senin/
Peneliti melakukan wawancara tentang pengelolaan arsip
6 Mei
dinamis aktif dan inaktif di PD BPR Bank Solo bagian
2013
administrasi kredit dengan pegawai administrasi kredit PD BPR
Bank Solo. Pegawai mengakui bahwa dia ragu-ragu dalam hal
penyusutan arsip dinamis aktif dan inaktif. Arsip yang tertumpuk
di bawah meja kerjanya semakin hari kian menumpuk dan tidak
rapi karena tidak bisa menentukan arsip tersebut apakah masih
aktif atau tidak, sehingga arsip yang seharusnya sudah tidak aktif
masih bercampur dengan arsip yang masih aktif.
Penumpukan arsip dibawah meja kerja bukan sepenuhnya
kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem kearsipan yang
baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang membuat arsip
hanya ditumpuk di bawah meja kerja.
11
Rabu/
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit tidak
8 Mei
mempunyai ruang khusus untuk menyimpan arsip inaktif. Arsip
2013
inaktif disimpan di bawah meja dengan tanpa pengkategorian yang
97
tidak jelas. Filling cabinet dan lemari besi hanya untuk
menyimpan arsip dinamis aktif, sudah terlihat penuh dan sesak
karena tempat yang kurang memadahi.
12
jumat/
Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan
17 Mei
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit yang berhubungan
2013
dengan kearsipan. Foto yang diambil berupa tempat penyimpanan
arsip dan peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip.
13
Senin/
Peneliti mendapat informasi tentang klasifikasi arsip dan kode
20 Mei
yang digunakan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit
2013
dari pengurus arsip yang sekaligus pegawai administrasi kredit.
Klasifikasi dan kode arsip yang diterapkan di PD BPR Bank Solo
bagian administrasi kredit Sebagai berikut:
1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006
ke bawah.
2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun
2007.
3. 200001 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun
2008.
4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun
2009.
5. 400001
angka empat digit pertama menandakan arsip
tahun 2010.
6.
500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun
2011.
98
7.
600001
angka enam digit pertama menandakan arsip
tahun 2012.
8. 700001
angka tujuh digit pertama menandakan arsip
tahun 2013.
A. Filling Cabinet Kredit Pegawai
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan
16 (enam belas) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif
bagi satu seksi yaitu kredit pegawai yang ada di PD BPR
Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit
yang berupa:
persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit,
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
SK terakhir.
Surat rekomendasi pimpinan.
Slip gaji terakhir (untuk pegawai PNS/ TNI/ POLRI/
BUMD/BUMN/Swasta).
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :
1. Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001575) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan
(001-514) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian
sebagai berikut:
99
a. Berisi 1.089 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.178 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.178 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.089 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.089 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (0011.030) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006,
dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 1.030 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.060 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.060 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.030 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.030 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-702)
yang menandakan arsip tahun 2007, dan (201181-201336)
yang menandakan arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 857 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 1.714 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.714 lembar.
d. SK terakhir 577 lembar.
e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 857 lembar.
100
4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(200001-201180) angka dua digit pertama menandakan arsip
tahun 2008, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 1.180 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 2.360 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.360 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 1.180 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.180 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (300001300118) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun
2009, dan (600618-600699) angka enam digit pertama
menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 119 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 418 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar.
e. SK terakhir berisi 100 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 119 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(600700-600779) angka enam digit pertama menandakan
arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 158 lembar asli formulir permohonan kredit.
101
b. Arsip foto copy KTP berisi 316 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 316 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 158 lembar.
e. SK terakhir berisi 79 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 158 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(500224-500453) angka empat digit pertama menandakan
arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 229 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 458 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 458 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 229 lembar.
e. SK terakhir 229 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 229 lembar.
8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(400423-400889) angka emapat digit pertama menandakan
arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 466 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 932 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 932 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 466 lembar.
e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
102
(500001-500223) angka lima digit pertama menandakan
arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 446 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 892 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 892 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 446 lembar.
e. SK terakhir berisi 400 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 446 lembar.
10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700201-700250) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 147 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 294 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 294 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 49 lembar.
e. SK terakhir berisi 49 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 147 lembar.
11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700251-700310) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 177 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 354 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 354 lembar.
103
d. Surat rekomendasi pimpinan 59 lembar.
e. SK terakhir berisi 59 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 177 lembar.
12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700311-700380) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 207 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 414 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 414 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 69 lembar.
e. SK terakhir berisi 69 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 207 lembar.
13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700381-700455) angka lima digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 222 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.
e. SK terakhir berisi 74 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar.
14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700456-700530) angka tujuh digit pertama menandakan
104
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 222 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 444 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar.
e. SK terakhir berisi 74 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 222 lembar.
15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700531-700595) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 138 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 286 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 286 lembar.
d. Surat rakomendasi pimpinan 64 lembar.
e. SK terakhir berisi 64 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 138 lembar.
16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode
(700596) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 42 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 84 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 84 lembar.
d. Surat rekomendasi pimpinan 42 lembar.
105
e. SK terakhir berisi 42 lembar.
f. Arsip slip gaji terakhir berisi 42 lembar.
B. Filling Cabinet Kredit UKM
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9
(sembilan) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit
UKM yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumendokumen persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit,
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli,
akta/perjanjian sewa, BPKB.
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:
1. Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-124)
tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001136) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 260 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 520 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 520 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-154)
tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan (001124) menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai
106
berikut:
a. Berisi 278 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 556 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 556 lembar.
d. Sertifikat tanah 278 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode (200008200134) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun
2008, dan (300001-300087) angka
tiga digit pertama
menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 219 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 438 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 438 lembar.
d. Sertifikat tanah 57 lembar.
e. BPKB 50 lembar.
4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode (400001400142) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun
2010, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 142 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 284 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 284 lembar.
d. Sertifikat tanah 65 lembar.
e. BPKB 77 lembar.
107
5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode (500001500143) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun
2011, dan (600147-600177) angka enam digit pertama
menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 173 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 346 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 346 lembar.
d. Sertifikat tanah 70 lembar.
e. BPKB 103 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode (600001600145) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun
2012, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 145 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 290 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 290 lembar.
d. Sertifikat tanah 63 lembar.
e. BPKB 82 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode (700001700070) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 140 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 280 lembar.
108
c. Arsip foto copy kartu keluarga 280 lembar.
d. Sertifikat tanah 70 lembar.
8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode
(700071-700130) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 59 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 118 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 118 lembar.
d. Sertifikat tanah 59 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode
(700131-700) angka tujuh digit pertama menandakan arsip
tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 20 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 40 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 40 lembar.
d. Sertifikat tanah 7 lembar.
e. BPKB 13 lembar.
C. Filling Cabinet Kredit Pasar
PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan
10 (sepuluh) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit
pasar yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumendokumen persyaratan kredit yang berupa:
Asli formulir permohonan kredit,
109
Foto Copy KTP suami/istri.
Foto Copy Kartu Keluarga.
Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta/perjanjian sewa,
SHP toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB.
Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya :
1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-156)
tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001170) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 326 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 652 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 652 lembar.
2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-143)
tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan (001130) menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 273 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 546 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 546 lembar.
d. SHP toko 173 lembar.
3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode (200122200368) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun
2008, dan (300005-300197) angka tiga digit pertama
110
menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai
berikut:
a. Berisi 438 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 876 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 876 lembar.
d. SHP toko 173 lembar.
e. SHP kios 205 lembar.
f. SHP kios 35 lembar.
g. SHP konter 22 lembar.
4. Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400001400036) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun
2010, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 288 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 576 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 576 lembar.
d. SHP lapak 72 lembar.
5. Laci lima diberi judul Kredit Pasar dengan kode (400037400265) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun
2010,
(500001-500223)
angka
lima
digit
pertama
menandakan arsip tahun 2011, dan (600001-600122) angka
enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan
rincian sebagai berikut:
a. Berisi 573 lembar asli formulir permohonan kredit.
111
b. Arsip foto copy KTP berisi 1.146 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.146 lembar.
d. BBKB 200 lembar.
e. SHP toko 80 lembar.
f. SHP kios 130 lembar.
g. SHP lapak 110 lembar.
h. SHP konter 53 lembar.
6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode (600123600186) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun
2012 dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 126 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 252 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 252 lembar.
d. BBKB 20 lembar.
e. SHP kios 26 lembar.
7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700001700045) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 180 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 360 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 360 lembar.
d. BBKB 20 lembar.
e. SHP lapak 25 lembar.
112
8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode
(700046-700100) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 64 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 108 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 108 lembar.
d. BBKB 14 lembar.
e. SHP lapak 40 lembar.
9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode
(700101-700140) angka tujuh digit pertama menandakan
arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 156 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 312 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 312 lembar.
d. SHP toko 22 lembar.
e. SHP kios 17 lembar.
10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode
(400141) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013, dengan rincian sebagai berikut:
a. Berisi 34 lembar asli formulir permohonan kredit.
b. Arsip foto copy KTP berisi 68 lembar.
c. Arsip foto copy kartu keluarga 68 lembar.
d. BBKB 34 lembar.
113
Almari Besi
Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai.
PD BPR Bank Solo mempunyai satu almari besi.
Almari satu memiliki dua pintu:
a. Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata
berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas
yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai,
dengan kode klasifikasi (300198-301156) angka tiga digit
pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang
958 lembar formulir asli permohonan kredit, 1.916 lembar
foto copy KTP suami/istri, !.916 foto copy kartu keluarga,
958 lembar surat rekomendasi pimpinan, 958 lembar SK,
958 lembar slip gaji terakhir.
b. Pintu dua bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata
berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas
yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai,
dengan kode klasifikasi (600001-600617) angka enam digit
pertama menandakan arsip tahun 2012 yang berisi tentang
1.232 lembar formulir asli permohonan kredit, 2.464 lembar
foto copy KTP suami/istri, 2.464 foto copy kartu keluarga,
617 lembar surat rekomendasi pimpinan, 617 lembar SK,
1.232 lembar slip gaji terakhir.
114
Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses
yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif
hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat dengan tali
raffia.
Buku Register
PD
BPR
Bank
Solo
mencatat
pemasukan
dan
pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi/filling cabinet untuk
dokumen-dokumen yang baru ataupun yang sudah lunas dari
nasabah.
14
Senin/
Peneliti datang ke PD BPR Bank Solo untuk melakukan
3 Juni
wawancara tentang penciptaan dan pemusnahan arsip di PD BPR
2013
Bank Solo bagian administrasi kredit. Kemudian Bapak Rizal
menyarankan untuk membaca SOP karena semua sudah sesuai
prosedur tersebut. Namun belum pernah ada pemusnahan arsip
selama dia bekerja sejak tahun 2000.
15
Senin/
14 Juni
2013
Peneliti
mengamati
peralatan
yang
digunakan
untuk
penyimpanan arsip lebih detail dari pengamatan sebelumnya.
1. PD BPR Bank Solo mempunyai 8 (delapan) Filling Cabinet.
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit
mempunyai filling Cabinet dengan 32 laci untuk menyimpan
arsip dinamis aktif sedangkan, arsip inaktif tidak menggunakan
Filling Cabinet, justru hanya menumpuk arsip di bawah meja
kerjanya. Berikut laci filling cabinet dinamis aktif bagian
administrasi kredit :
1. 000001 angka nol pertama menandakan arsip tahun 2006
115
ke bawah
2. 100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun
2007
3. 200002 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun
2008
4. 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun
2009
5. 400001
angka empat digit pertama menandakan arsip
tahun 2010
6.
500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun
2011
7.
600001
angka enam digit pertama menandakan arsip
tahun 2012
8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun
2013.
PD BPR Bank Solo mempunyai buku register untuk
pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi
yang harus di catat.
c. 2. satu almari besi memiliki dua pintu bersisi arsip tentang
kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan
klasifikasi kode yang jelas yaitu:
kode (000001) angka nol pertama menandakan arsip
tahun 2006-kebawah berisikan kredit pagawai.
116
kode (100001) angka satu pertama menandakan arsip
tahun 2007 berisikan kredit pagawai.
kode (200001) angka dua pertama menandakan arsip
tahun 2008 berisikan kredit pagawai.
kode (300001) angka tiga pertama menandakan arsip
tahun 2009 berisikan kredit pagawai.
kode (400001) angka empat pertama menandakan arsip
tahun 2010 berisikan kredit pagawai.
kode (500001) angka lima pertama menandakan arsip
tahun 2011 berisikan kredit pagawai.
kode (600001) angka enam pertama menandakan arsip
tahun 2012 berisikan kredit pagawai.
kode (700001) angka tujuh pertama menandakan arsip
tahun 2013 berisikan kredit pagawai.
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit mempunyai
filling cabinet delapan dengan 32 laci untuk menyimpan
dokumen kredit asli debitur serta pendukungnya yang berupa
(asli formulir permohonan kredit, asli persetujuan kredit, asli
perjanjian kredit, asli pengikatan anggunan, asli kepemilikan
anggunan. Dan satu almari besi yang berisi kredit pegawai.
117
DATA REDUCTION
Tabel 6.2 Rangkuman Kegiatan Peneliti
No
1
Hari /
Catatan Penting
Tanggal
Jumat /
Peneliti mendapatkan gejala problematic yang didapatkan dari
29 Maret
wawancara dengan salah satu Pegawai PD BPR Bank Solo bagian
2013
administrasi kredit. Peneliti merumuskan masalah penelitian
berdasarkan gejala problematic tersebut “ Bagaimanakah sistem
pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi
kredit di PD BPR Bank Solo?
2
Senin/
PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum
1 April 2013 mempunyai pegawai khusus kearsipan dan tempat yang kurang
layak dan besar di PD BPR Bank Solo.
3
Jumat/
PD. BPR Bank Solo bagian administrasi kredit memiliki 3
5 April 2013 pegawai yang terdiri dari satu orang analisis kredit UKM, satu
orang administrasi kredit sekaligus (back office Credit), satu
register jaminan kredit.
Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit secara desentralisasi dimana setiap unit kerja
mengurus sendiri arsipnya. Tidak ada petugas khusus yang
menangani arsip sehingga PD BPR Bank Solo masih banyak
kekurangan.
4
Selasa /
Penemuan Kembali arsip di PD BPR Bank Solo bagian
9 April 2013 administrasi kredit lama dan sulit.
5
jumat /
Peneliti mendapatkan Visi dan Misi PD BPR Bank Solo.
12 April
2013
6
Kamis/
Sistem penyimpanan arsip dinamis inaktif yang hanya di
118
18 April
masukkan kedalam map-map dan diikat dengan rafia hanya
2013
diletakkan pada bawah meja pegawai dan sebagian di taruh pada
kantor lama PD BPR Bank Solo di Sriwedari tanpa koding ataupun
klasifikasi yang jelas sehingga sulit untuk menemukan kembali
arsip yang diperlukan.
7
Rabu/
24 April
2013
Sistem yang digunakan adalah sentralisasi. Dimana arsip aktif
dan inaktif dikelola oleh petugas administrasi kredit itu sendiri.
Perawatan arsip dengan cara pemberian kapur barus di setiap
lemari arsip. Kapur barus dapat mencegah rengat dan pembusukan
kertas.
Sudah ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip namun,
hanya arsip dinamis aktif saja bisa disebut juga dengan brankas
yang hanya berukuran 2,5 X 3 Meter dengan delapan filing cabinet
dimana hanya untuk menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta
hak penempatan Kios). Dan lima filling cabinet di ruangan bagian
dana dan satu almari besi untuk penyimpanan kredit pegawai.
Peneliti ditunjukkan penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi
karena terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah
meja pegawai.
8
Rabu/
1 Mei 2013
Arsip aktif dan inaktif disimpan oleh masing-masing unit yaitu
oleh pegawai sendiri.
Arsip aktif disimpan oleh masing-masing unit kerja. Arsip
dinamis aktif di simpan di Brankas yang hanya berukuran 2,5 X 3
Meter dengan delapan filing cabinet dimana hanya untuk
menyimpan (BPKB, Sertifikat, Deposito, serta hak penempatan
Kios), dan juga ada lima filling cabinet dan satu almari besi di
ruangan bagian dana dan hanya uantuk menyimpan kredit pegawai.
Penyimpanan arsip inaktif yang kurang rapi karena terletak di
ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja pegawai. Hal
ini tentunya sangat mengganggu kenyamanan dan keindahan kerja.
119
Peralatan yang digunakan di PD BPR Bank Solo diantaranya
adalah 8 (delapan) buah filing cabinet dalam brankas, lima filling
cabinet di luar brankas yaitu ruangan bagian dana dan satu almari
besi untuk menyimpan kredit pegawai. Peralatan ini seluruhnya
digunakan untuk pengelolaan arsip dinamis aktif yang dikelola oleh
masing-masing pegawai bagian administrasi kredit di PD BPR
Bank Solo.
9
Senin /
6 Mei 2013
Pegawai masih ragu-ragu dalam hal penyusutan arsip dinamis
inaktif. Arsip yang tertumpuk di bawah meja kerjanya semakin hari
kian menumpuk. Penumpukan arsip disisi bawah meja kerja bukan
sepenuhnya kesalahan pegawai yang tidak mengetahui sistem
kearsipan yang baik. Keterbatasan tempat dan peralatanlah yang
membuat arsip hanya ditumpuk di bawah meja kerja.
10
Jumat/
PD BPR Bank Solo tidak mempunyai ruang khusus untuk
10 Mei 2013 menyimpan arsip dinamis aktif, namun tidak untuk arsip dinamis
inaktif. Penyimpanan arsip dinamis inaktif yang kurang rapi karena
terletak di ruang kerja yang sempit dan di taruh dibawah meja
pegawai. Arsip inaktif disimpan dalam filing cabinet dan almari
besi dengan pengkategorian sesuai dengan unit kerja masingmasing. Filling sudah terlihat penuh dan sesak karena tempat yang
kurang memadahi.
Pemeliharaan arsip dengan meletakkan kapur barus di sela-sela
arsip agar tidak dimakan rengat. Dan dalam ruangan ber AC
membuat penjagaan kelembapan arsip.
11
Rabu/
Peneliti mengambil gambar dengan kamera mengenai keadaan
15 Mei 2013 PD BPR Bank Solo yang berhubungan dengan kearsipan. Foto
yang diambil berupa tempat penyimpanan arsip dan peralatan yang
digunakan untuk menyimpan arsip.
12
Selasa / 4
Mengetahui klasifikasi dan kode arsip yang digunakan di PD
120
Juni 2013
13
Senin/ 10
juni 2013
BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.
Mengetahui secara detail peralatan penyimpanan arsip di PD
BPR Bank Solo dan arsip yang ada didalamnya.
121
DATA DISPLAY
Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada
bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo
Sentralisasi
Arsip dinamis inaktif
Arsip dinamis aktif
Sistem pengelolaan
kearsipan yang baik
sudah tercapai
Kendala yang
dihadapi
Sarana dan prasarana yang
Pegawai kearsipan
kurang
yang memiliki
memadahi
PD
BPR Bank Solo bagian
pekerjaan ganda
administrasi kredit.
Sistem pengelolaan
kearsipan yang baik
belum tercapai
Gambar 6.1 Penyajian Data
122
KETERANGAN DATA DISPLAY
1. Sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit
adalah sentralisasi. Arsip aktif dan inaktif dikelola secara sentralisasi oleh
petugas administrasi kredit.
2. Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip di PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit adalah :
a. Sarana dan prasarana yang kurang memadahi PD BPR Bank Solo bagian
administrasi kredit.
-
Belum ada tempat dan peralatan khusus untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif, arsip hanya di tumpuk di bawah meja kerja.
-
Filing cabinet kurang sehingga arsip terlalu penuh sehingga sulit
diambil.
b. Pegawai yang kurang menguasai sistem pengelolaan kearsipan dan
memiliki pekerjaan ganda sehingga waktu untuk mengelola arsip tergangu.
-
Sikap ragu-ragu pegawai dalam penyusutan arsip. Arsip inaktif masih
menumpuk sehingga mengakibatkan penumpukan terlalu banyak
sehingga mengakibatkan banyaknya memakan tempat.
-
Perawatan arsip yang kurang baik sehingga arsip tidak rapi.
-
Penyimpanan arsip inaktif yang hanya di simpan dalam map-map dan
diikat dengan rafia tidak ada kategorisasi, hanya ditata di bawah meja
kerja pegawai dan sebagian besar di taruh di kantor lama di Sriwedari.
3. Kendala yang dihadapi menjadikan sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan
inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo tidak dapat
menghasilkan kemudahan penemuan kembali arsip pada saat dibutukan.
123
CONCLUTION DWAWING / VERIFYING
1. Sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif adalah seluruh proses
efisiensi administrasi perkantoran dalam hal pengelolaan dan pemusnahan
arsip aktif dan inaktif .
2. Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga arsip agar tidak hilang atau
rusak dan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan.
3. Sistem penyimpanan arsip secara sentralisasi tidak dapat mewujudkan tujuan
utama kearsipan jika tidak ditunjang dengan peralatan dan pengetahuan
pegawai
tentang
kearsipan
124
yang
memadahi.
125
126
127
Filling cabinet kredit pegawai
Filling cabinet kredit
UKM
Filling cabinet kredit pasar
Almari besi untuk meyimpan kredit
pegawai
128
Buku Register
Keterangan Buku Register
Brankas untuk menyimpan
dokumen asli debitur
Ruang brankas
129
Tabel 6.3
Arsip Dinamis Aktif Kredit Pegawai PD BPR Bank Solo
No.
1.
NOMOR
KODE
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
2.
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
NAMA
TAHUN
DOKUMEN
Asli
formulir 2009
permohonan kredit
Asli
formulir 2009
permohonan kredit
Asli
formulir 2010
permohonan kredit
Asli
formulir 2011
permohonan kredit
Asli
formulir 2011
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Asli
formulir
permohonan kredit
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
131
BANYAKNYA
60
958
466
446
229
617
119
158
147
177
2013
207
2013
222
2013
222
2013
138
2013
42
JUMLAH
2009
2009
2010
2011
4.227
120
1.916
932
892
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
3.
4.
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
458
1.234
238
316
294
354
414
444
444
276
84
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
JUMLAH
2009
2009
2010
2011
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
8.416
120
1.916
932
892
458
1.234
238
316
294
354
414
444
444
276
84
JUMLAH
2009
2009
2010
2011
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
2013
2013
2013
2013
8.416
100
958
466
400
229
617
100
79
49
59
69
74
74
64
42
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
SK Terakhir
132
5.
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
6.
300001-300118
300198-301156
400423-400889
500001-500223
500224-500453
600001-600617
600618-600699
600700-600779
700201-700250
700251-500310
700311-700380
JUMLAH
Surat rekomendasi 2009
pimpinan
Surat rekomendasi 2009
pimpinan
Surat rekomendasi 2010
pimpinan
Surat rekomendasi 2011
pimpinan
Surat rekomendasi 2011
pimpinan
Surat rekomendasi 2012
pimpinan
Surat rekomendasi 2012
pimpinan
Surat rekomendasi 2012
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
Surat rekomendasi 2013
pimpinan
3.380
81
JUMLAH
2009
2009
2010
2011
2011
2012
2012
2012
2013
2013
2013
3.617
118
958
466
446
458
617
81
79
49
59
69
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
133
958
466
446
458
617
81
79
49
59
69
74
74
64
42
700381-700455
700456-700530
700531-700595
700596
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
134
2013
2013
2013
2013
74
74
64
42
JUMLAH
3.617
Tabel 6.4
Arsip Dinamis Aktif Kredit UKM PD BPR Bank Solo
No.
1.
NOMOR
KODE
001-124
200008-200134
300001-300087
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
NAMA
TAHUN
DOKUMEN
Asli
formulir 2007
permohonan kredit
Asli
formulir 2008
permohonan kredit
Asli
formulir 2009
permohonan kredit
Asli
formulir 2010
permohonan kredit
Asli
formulir 2011
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
BANYAKNYA
124
126
87
142
143
145
31
140
59
20
2.
001-124
200008-200134
300001-300087
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
JUMLAH
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
1.017
372
219
174
284
429
290
93
280
118
40
3.
001-124
200008-200134
300001-300087
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
JUMLAH
2007
2008
2009
2.299
372
219
174
135
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
4.
5.
001-124
200008-200134
300001-300087
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
001-124
200008-200134
300001-300087
400001-400142
500001-500143
600001-600145
600146-600177
700001-700070
700071-700130
700071-700
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
Sertifikat Tanah
136
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
284
429
290
93
280
118
40
JUMLAH
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
2.299
18
20
30
77
49
54
82
53
20
13
JUMLAH
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
416
18
220
60
57
65
70
63
70
59
7
JUMLAH
689
Tabel 6.5
Arsip Dinamis Aktif Kredit Pasar PD BPR Bank Solo
No.
1.
NOMOR
KODE
001-156
001-170
001-143
001-130
200122-200368
300005-600197
400001-400036
400037-400265
500001-500223
600001-600122
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700101-700140
700141
2.
001-156
001-170
001-143
001-130
200122-200368
NAMA
TAHUN
DOKUMEN
Asli
formulir 2004
permohonan kredit
Asli
formulir 2005
permohonan kredit
Asli
formulir 2006
permohonan kredit
Asli
formulir 2007
permohonan kredit
Asli
formulir 2008
permohonan kredit
Asli
formulir 2009
permohonan kredit
Asli
formulir 2010
permohonan kredit
Asli
formulir 2010
permohonan kredit
Asli
formulir 2011
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2012
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Asli
formulir 2013
permohonan kredit
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
137
JUMLAH
2004
2005
2006
2007
2008
BANYAKNYA
156
170
143
130
219
219
288
150
200
223
126
180
64
156
34
2.458
260
326
273
273
438
300005-600197
400001-400036
400037-400265
500001-500223
600001-600122
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700101-700140
700141
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
Foto copy KTP
2009
2010
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
2013
438
288
382
382
382
252
360
108
312
68
3.
001-156
001-170
001-143
001-130
200122-200368
300005-600197
400001-400036
400037-400265
500001-500223
600001-600122
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700101-700140
700141
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
Foto copy KK
JUMLAH
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
2013
4.269
260
326
273
273
438
438
288
382
382
382
252
360
108
312
68
4.
001-156
001-170
001-143
001-130
200122-200368
300005-600197
400001-400036
400037-400265
500001-500223
600001-600122
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700101-700140
700141
JUMLAH
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2010
2011
2012
2012
2013
2013
2013
2013
4.269
22
17
86
173
86
87
72
80
130
110
53
51
40
22
20
SHP Konter
SHP Kios
SHP Toko
SHP Toko
SHP Toko
SHP Toko
SHP Lapak
SHP Toko
SHP Kios
SHP Lapak
SHP Konter
SHP Kios
SHP Lapak
SHP Toko
SHP Toko
138
5.
400037-400265
500001-500223
600123-600186
700001-700045
700046-700100
700141
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
BPKB
JUMLAH
2010
2011
2012
2013
2013
2013
JUMLAH
139
1.049
100
100
20
20
14
34
288
Tabel 6.6
Arsip Inaktif PD BPR Bank Solo
No.
1.
NOMOR
KODE
001-575
001-124
001-156
001-514
001-136
001-170
001-1.030
001-154
001-143
001-702
001-124
001-130
200001-201180
201181-201336
200122-200368
NAMA
TAHUN
DOKUMEN
Asli
formulir 2004
permohonan kredit
001-575
001-124
001-156
001-514
001-136
001-170
001-1.030
001-154
001-143
001-702
001-124
001-130
200001-201180
201181-201336
200122-20036
001-575
001-124
BANYAKNYA
968
Asli
formulir
permohonan kredit
2005
968
Asli
formulir
permohonan kredit
2006
865
Asli
formulir
permohonan kredit
2007
842
Asli
formulir
permohonan kredit
2008
934
Foto copy KTP
JUMLAH
2004
Foto copy KTP
2005
Foto copy KTP
2006
Foto copy KTP
2007
Foto copy KTP
2008
4.577
544
278
326
544
278
326
575
278
273
857
278
273
786
219
292
Foto copy KK
JUMLAH
2004
140
6.127
544
278
001-156
001-514
001-136
001-170
001-1.030
001-154
001-143
001-702
001-124
001-130
200001-201180
201181-201336
200122-20036
001-575
001-514
001-1030
001-702
201181-201336
300001-300118
300198-301156
001-575
001-514
001-1030
001-702
201181-201336
300001-300118
300198-301156
Foto copy KK
2005
Foto copy KK
2006
Foto copy KK
2007
Foto copy KK
2008
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Slip gaji terakhir
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
Surat rekomendasi
pimpinan
141
326
544
278
326
575
278
273
857
278
273
786
219
292
JUMLAH
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2009
6.127
520
569
1030
420
437
118
958
JUMLAH
2004
4.052
520
2005
569
2006
1030
2007
420
2008
437
2009
118
2009
958
JUMLAH
4.052