Strategi Mengembangkan Bisnis Proses mel
Strategi Mengembangkan Bisnis Proses
melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi
Prof. Richardus Eko Indrajit
indrajit@post.harvard.edu
Organisasi dan Proses Bisnis
Organisasi merupakan kumpulan dari manusia yang
distrukturkan untuk mencapai tujuan tertentu
Perusahaan memiliki obyektif utama untuk
memaksimalkan kekayaan (wealth) dalam berbagai
bentuk manifestasinya
Sementara organisasi non for profit memiliki tujuan utama
untuk memastikan tercapaianya misi yang dicanangkan
Definisi Proses Bisnis yang Relevan
Serangkaian aktivitas runtut, terstruktur, dan sistematis
untuk menciptakan produk dan/atau jasa demi
pemenuhan kebutuhan pelanggan
Baik institusi maupun pelanggan yang berinteraksi
melalui proses bisnis ingin mengalami suatu interaksi
yang efektif, efisien, dan terkendali dengan baik
Alasan Fokus pada Proses Bisnis
Tanpa proses bisnis, maka tidak ada produk atau jasa
yang ditawarkan
Produk dan jasa tersebut mencerminkan alasan
mengapa institusi atau organisasi tersebut dibentuk
Dengan demikian, kinerja aktivitas terkait dengan
penciptaan produk/jasa dalam rangka memenuhi
kebutuhan pelanggan merupakan kunci keberhasilan
sebuah organisasi
Jenis dan Klasifikasi Proses Bisnis
Proses Bisnis Utama – berdampak langsung pada
pemenuhan misi, biasanya merupakan tupoksi institusi
Proses Manajemen – melingkupi rangkaian
perencanaan, penerapan, dan pengawasan (termasuk
di dalamnya proses pengambilan keputusan dan
supervisory)
Proses Pendukung – kumpulan beragam aktivitas back
office yang ada dalam teritori institusi (pengelolaan
sumber daya manusia, infrastruktur/fasilitas, keuangan,
hukum, administrasi, dan lain sebagainya)
Fokus: Proses Bisnis Utama
Langsung memberikan dampak pelayanan bagi
pelanggan (customers) atau masyarakat (publik)
Bersifat unik dan membawa manfaat bagi mereka yang
mendapatkan pelayanan (value propositions)
Merupakan alasan mengapa institusi terkait beroperasi
(reasons for being)
Kunci keberhasilan institusi dalam memenuhi misinya
secara strategis dan berkesinambungan (jangka
panjang)
1. Mulailah dari Tawaran Manfaat
Apakah value propositions dari institusi terkait ?
Apakah yang membedakan antara produk/jasa yang
ditawarkan institusi dengan hal serupa yang diberikan
oleh organisasi lain ?
Apakah indikator keberhasilan (target kinerja) yang
dijanjikan kepada penerima produk/jasa ?
2. Rancanglah Rangkaian Proses
Iterasi pertama: pastikan efektivitas proses bisnis dalam
arti kata memenuhi ruang lingkup produk/jasa yang
ditawarkan dengan indikator kinerja sebagaimana telah
dijanjikan
Iterasi kedua: pastikan bahwa rangkaian aktivitas pada
proses bisnis tersebut menggunakan sumber daya
seoptimal mungkin
Iterasi ketiga: pastikan adanya titik-titik kendali (kontrol)
pada setiap aktivitas yang dilaksanakan untuk menjamin
kualitas penciptaan produk/jasa
3. Lakukan Simulasi Proses Bisnis
Uji cobalah proses bisnis yang ada dalam lingkungan
nyata (observasi) maupun laboratorium (analisa)
dengan atribut generik terlebih dahulu
Pergunakan teknik pemetaan proses bisnis dengan
memanfaatkan piranti aplikasi pendukung (software)
Tidak perlu ragu melakukan reengineering proses bisnis
(dengan cara eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan
automatisasi)
4. Rancanglah Struktur Organisasi
Kembangkan struktur dan model organisasi yang paling
tepat dalam menunjang proses bisnis yang ada
Berorientasilah pada pelayanan pelanggan/publik
terlebih dahulu, baru kemudian melihat ke internal
Kualitas layanan harus diimbangi pula dengan sistem
governance dan manajemen yang baik
5. Tentukan Atribut Detail Proses
Untuk masing-masing aktivitas pada proses bisnis,
identifikasikan atributnya dengan detail (ruang lingkup,
biaya, durasi, penanggung jawab, model kendali,
indikator kinerja, dan lain sebagainya)
Petakan keseluruhan proses tersebut secara terintegrasi
dan terpadu dengan menggunakan piranti aplikasi
Pastikan integritas keseluruhan proses bisnis tersebut
telah tercapai secara utuh, konsisten, dan sistemik
(holistik)
6. Lakukan Simulasi Kinerja
Berdasarkan atribut yang ada, lakukanlah simulasi akhir
untuk mengetahui jenis dan seberapa besar sumber
daya yang dibutuhkan
Perhitungan sumber daya ini dibutuhkan untuk mengatur
strategi pengadaan dan utilisasi resources dimaksud
Keseimbangan antara efektivitas, efisiensi, dan
pengendalian menjadi faktor utama alokasi sumber
daya ke masing-masing aktivitas atau proses
7. Kembangkan SOP yang Jelas
Setelah proses bisnis selesai dirancang, secara otomatis
SOP telah dikembangkan
Pastikan terjadinya sosialisasi dan edukasi SOP ini bagi
seluruh pemangku kepentingan (terutama user)
Sistem teknologi dapat membantu mengotomatisasikan
SOP dengan baik (workflow)
8. Persiapkan Sumber Daya
Dari hasil identifikasi sebelumnya, manajemen
mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan dengan
menggunakan berbagai strategi
Kembangkan proses bisnis back office yang menunjang
kinerja proses bisnis utama
Pastikan tidak terjadi aktivitas antrean atau bottle neck
yang dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan
9. Kembangkan Sistem Insentif
Kembangkan lingkungan kondusif yang menunjang
pelaksanaan proses bisnis dimaksud
Jadikan kepatuhan terhadap proses bisnis sebagai kultur
organisasi
Standar kerap kali dipergunakan untuk menjamin
konsistensi dan kualitas penerapan proses bisnis
10. Kendalikan dan Revisi Berkala
Lakukan proses evaluasi dan penilaian secara berkala
untuk tujuan perbaikan berkesinambungan dan
pembelajaran
Buka kesempatan untuk inovasi dan kreativitas demi
perbaikan kinerja proses bisnis organiasi
Tidak perlu ragu-ragu melibatkan pelanggan dalam
usaha revisi dan penyempurnaan proses bisnis yang ada
Terima Kasih
Prof. Richardus Eko Indrajit
indrajit@post.harvard.edu
melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi
Prof. Richardus Eko Indrajit
indrajit@post.harvard.edu
Organisasi dan Proses Bisnis
Organisasi merupakan kumpulan dari manusia yang
distrukturkan untuk mencapai tujuan tertentu
Perusahaan memiliki obyektif utama untuk
memaksimalkan kekayaan (wealth) dalam berbagai
bentuk manifestasinya
Sementara organisasi non for profit memiliki tujuan utama
untuk memastikan tercapaianya misi yang dicanangkan
Definisi Proses Bisnis yang Relevan
Serangkaian aktivitas runtut, terstruktur, dan sistematis
untuk menciptakan produk dan/atau jasa demi
pemenuhan kebutuhan pelanggan
Baik institusi maupun pelanggan yang berinteraksi
melalui proses bisnis ingin mengalami suatu interaksi
yang efektif, efisien, dan terkendali dengan baik
Alasan Fokus pada Proses Bisnis
Tanpa proses bisnis, maka tidak ada produk atau jasa
yang ditawarkan
Produk dan jasa tersebut mencerminkan alasan
mengapa institusi atau organisasi tersebut dibentuk
Dengan demikian, kinerja aktivitas terkait dengan
penciptaan produk/jasa dalam rangka memenuhi
kebutuhan pelanggan merupakan kunci keberhasilan
sebuah organisasi
Jenis dan Klasifikasi Proses Bisnis
Proses Bisnis Utama – berdampak langsung pada
pemenuhan misi, biasanya merupakan tupoksi institusi
Proses Manajemen – melingkupi rangkaian
perencanaan, penerapan, dan pengawasan (termasuk
di dalamnya proses pengambilan keputusan dan
supervisory)
Proses Pendukung – kumpulan beragam aktivitas back
office yang ada dalam teritori institusi (pengelolaan
sumber daya manusia, infrastruktur/fasilitas, keuangan,
hukum, administrasi, dan lain sebagainya)
Fokus: Proses Bisnis Utama
Langsung memberikan dampak pelayanan bagi
pelanggan (customers) atau masyarakat (publik)
Bersifat unik dan membawa manfaat bagi mereka yang
mendapatkan pelayanan (value propositions)
Merupakan alasan mengapa institusi terkait beroperasi
(reasons for being)
Kunci keberhasilan institusi dalam memenuhi misinya
secara strategis dan berkesinambungan (jangka
panjang)
1. Mulailah dari Tawaran Manfaat
Apakah value propositions dari institusi terkait ?
Apakah yang membedakan antara produk/jasa yang
ditawarkan institusi dengan hal serupa yang diberikan
oleh organisasi lain ?
Apakah indikator keberhasilan (target kinerja) yang
dijanjikan kepada penerima produk/jasa ?
2. Rancanglah Rangkaian Proses
Iterasi pertama: pastikan efektivitas proses bisnis dalam
arti kata memenuhi ruang lingkup produk/jasa yang
ditawarkan dengan indikator kinerja sebagaimana telah
dijanjikan
Iterasi kedua: pastikan bahwa rangkaian aktivitas pada
proses bisnis tersebut menggunakan sumber daya
seoptimal mungkin
Iterasi ketiga: pastikan adanya titik-titik kendali (kontrol)
pada setiap aktivitas yang dilaksanakan untuk menjamin
kualitas penciptaan produk/jasa
3. Lakukan Simulasi Proses Bisnis
Uji cobalah proses bisnis yang ada dalam lingkungan
nyata (observasi) maupun laboratorium (analisa)
dengan atribut generik terlebih dahulu
Pergunakan teknik pemetaan proses bisnis dengan
memanfaatkan piranti aplikasi pendukung (software)
Tidak perlu ragu melakukan reengineering proses bisnis
(dengan cara eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan
automatisasi)
4. Rancanglah Struktur Organisasi
Kembangkan struktur dan model organisasi yang paling
tepat dalam menunjang proses bisnis yang ada
Berorientasilah pada pelayanan pelanggan/publik
terlebih dahulu, baru kemudian melihat ke internal
Kualitas layanan harus diimbangi pula dengan sistem
governance dan manajemen yang baik
5. Tentukan Atribut Detail Proses
Untuk masing-masing aktivitas pada proses bisnis,
identifikasikan atributnya dengan detail (ruang lingkup,
biaya, durasi, penanggung jawab, model kendali,
indikator kinerja, dan lain sebagainya)
Petakan keseluruhan proses tersebut secara terintegrasi
dan terpadu dengan menggunakan piranti aplikasi
Pastikan integritas keseluruhan proses bisnis tersebut
telah tercapai secara utuh, konsisten, dan sistemik
(holistik)
6. Lakukan Simulasi Kinerja
Berdasarkan atribut yang ada, lakukanlah simulasi akhir
untuk mengetahui jenis dan seberapa besar sumber
daya yang dibutuhkan
Perhitungan sumber daya ini dibutuhkan untuk mengatur
strategi pengadaan dan utilisasi resources dimaksud
Keseimbangan antara efektivitas, efisiensi, dan
pengendalian menjadi faktor utama alokasi sumber
daya ke masing-masing aktivitas atau proses
7. Kembangkan SOP yang Jelas
Setelah proses bisnis selesai dirancang, secara otomatis
SOP telah dikembangkan
Pastikan terjadinya sosialisasi dan edukasi SOP ini bagi
seluruh pemangku kepentingan (terutama user)
Sistem teknologi dapat membantu mengotomatisasikan
SOP dengan baik (workflow)
8. Persiapkan Sumber Daya
Dari hasil identifikasi sebelumnya, manajemen
mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan dengan
menggunakan berbagai strategi
Kembangkan proses bisnis back office yang menunjang
kinerja proses bisnis utama
Pastikan tidak terjadi aktivitas antrean atau bottle neck
yang dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan
9. Kembangkan Sistem Insentif
Kembangkan lingkungan kondusif yang menunjang
pelaksanaan proses bisnis dimaksud
Jadikan kepatuhan terhadap proses bisnis sebagai kultur
organisasi
Standar kerap kali dipergunakan untuk menjamin
konsistensi dan kualitas penerapan proses bisnis
10. Kendalikan dan Revisi Berkala
Lakukan proses evaluasi dan penilaian secara berkala
untuk tujuan perbaikan berkesinambungan dan
pembelajaran
Buka kesempatan untuk inovasi dan kreativitas demi
perbaikan kinerja proses bisnis organiasi
Tidak perlu ragu-ragu melibatkan pelanggan dalam
usaha revisi dan penyempurnaan proses bisnis yang ada
Terima Kasih
Prof. Richardus Eko Indrajit
indrajit@post.harvard.edu