Sistem Informasi Akuntansi Piutang Prose
Sistem Informasi Akuntansi Piutang
Prosedur Order Penjualan
Dosen : Ira Murwenie, S.E, M.M.
Disusun Oleh :
Kelompok 1
Anggi Wafiratullaela (15.401.289)
Erya Fajriani (15.401.135)
Liawati (15.401.108)
Nana Sentani (15.401.115)
Giyar Resta Guminar (17.404.187)
KAT-R41/15
POLITEKNIK PIKSI GANESHA
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan YME, karena atas berkat
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan karya tulis untuk memenuhi mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi
Dalam penulisan karya tulis ini kami membahas tentang “Sistem Informasi
Akuntansi Piutang Prosedur Order Penjualan” sesuai dengan tujuan instruksional
khusus mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi, Program Studi D4
Komputerisasi Akuntansi, Politeknik Piksi Ganesha Bandung.
Dengan menyelesaikan karya tulis ini, tidak jarang kami menemui kesulitan.
Namun kami sudah berusaha sebaik mungkin untuk menyelesaikannya, oleh
karena itu kami mengharapkan kritik dan saran, dari semua pihak yang membaca,
yang sifatnya membangun untuk dijadikan bahan masukan guna penulisan yang
akan datang sehingga menjadi lebih baik lagi. Semoga karya tulis ini bisa
bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Dalam penyusunan karya tulis ini, kami banyak memperoleh bantuan dari
berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima
kasih kepada :
1.
Ibu Ira Murwenie, S.E., M.M.
2.
Kedua orang tua yang telah memberikan dukungan serta doanya
3.
Teman-teman D4 Komputeriasi Akuntansi KAT-R41/15 sebagai
tempat untuk berdiskusi dan bertukar pikiran
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Bandung, 5 Juni 2018
Penulis
1
DAFTAR ISI
Kata Pengantar………………………………...……………………………….……
Daftar Isi………………………...…………………………………………….…….
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ……………...……………..…………………………….
B. Pokok Permasalahan…………...……………………………….…..........
C. Tujuan Penelitian…………………………………………………………
D. Lokasi Penelitian…………………………………………………………
BAB II KAJIAN TEORI
A. Landasan Teori ………………………..…………………………………
1. Sistem Informasi Akuntansi…………………………………………
2. Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penjualan Kredit…………
BAB III PEMBAHASAN
A. Sejarah
Perusahaan……..
………………………………………………..
B. Struktur Organisasi……………..……………………………………….
C. Bagian-bagian yang terkait dalam Prosedur Order Penjualan ..………...
D. Dokumen-dokumen yang terkait dalam Prosedur Order Penjualan …….
E. Fungsi Fungsi Terkait Prosedur Order Penjualan PT. Hasjrat Abadi …..
F. Document Flow Diagram Prosedur Order Penjualan PT. Hasjrat
Abadi.........................................................................................................
BAB IV KESIMPULAN
A. Kesimpulan……………………………………………...……………….
Daftar Pustaka…………………………………………………………………….....
Daftar Anggota Kelompok…………………………………………………………..
2
1
2
3
4
4
4
5
5
6
8
9
15
17
18
19
24
25
26
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Perkembangan teknologi saat ini merupakan pemicu perusahaan untuk
menggali
potensi
yang
dimiliki
perusahaan
untuk
dapat
lebih
meningkatkan performance perusahaan. Sistem informasi akuntansi
merupakan suatu sistem yang terstruktur dalam unit usaha bisnis untuk
membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari dalam
mengatasi permasalahan-permasalahan yang dimulai dari sudut pandang
akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, membantu
manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan, dan juga untuk
memenuhi pelaksanaan kebijakan pemerintah dalam perusahaan.
Aktivitas penjualan merupakan salah satu tujuan utama perusahaan setelah
memproduksi barang-barangnya. Untuk itu, setiap perusahaan harus
mampu mengawasi pelaksanaan penjualan dalam perusahaan itu dengan
baik sehingga dari kegiatan penjualan yang terkendali itu, perusahaan
dapat memaksimalkan keuntungannya. Selain memiliki sistem penjualan
yang baik, perusahaan juga harus memiliki sistem pemberian dan
penagihan piutang yang baik karena banyak perusahaan pemakai barang
atau jasa membutuhkan waktu dalam melakukan pembayaran pada saat
mereka membeli barang atau jasa dalam jumlah dan harga yang tidak
sedikit. Piutang merupakan unsur penting yang harus diperhatikan oleh
perusahaan. Piutang yang terhambat akan mengakibatkan kesulitan bagi
perusahaan dalam mengelola atau melaksanakan aktivitas operasional
perusahaan sehari-hari. Hal ini disebabkan kurang adanya daya tunai
berupa jumlah aktiva lancar yang tersedia secara cukup untuk menunjang
keperluan operasi perusahaan.
3
B. Pokok Permasalahan
1. Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi Piutang Prosedur Penjualan di
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon ?
2. Bagaimana .Document Flow Diagram Prosedur Pengelolaan Penjualan
kredit di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon ?
3. Apa saja Fungsi yang terkait Prosedur Pengelolaan Penjualan Kredit di
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon ?
4. Apa kelebihan dan kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Piutang
Prosedur Order Penjualan di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon ?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan yang kami lakukan adalah sebagai berikut :
1. Sebagai salah satu pemenuhan tugas salah satu mata kuliah yaitu
Sistem Informasi Akuntansi
2. Sarana untuk memahami pelajaran.
3. Sebagai bahan pembelajaran dalam mempelajari Sistem Informasi
Akuntansi perusahaan
D. Lokasi Penelitian
Lokasi Penulisan dilakukan di kota Bandung dengan mendapatkan
informasi dari berbagai sumber.
4
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Landasan Teori
1. Sistem Informasi Akuntasi
Menurut Wilkinson et al. (2000, p7) Sistem Informasi Akuntansi
adalah kesatuan struktur dalam sebuah entitas, seperti perusahaan, yang
mempekerjakan sumber-sumber fisik dan komponen-komponen lain untuk
mengubah data ekonomi ke dalam informasi akuntansi, dengan tujuan
untuk memuaskan kebutuhan informasi dari beragam pemakai. Menurut
Horngren et al. (2002, p227) Sistem Informasi Akuntansi adalah
kombinasi dari orangorang, catatan-catatan dan prosedur-prosedur yang
digunakan oleh bisnis untuk menyediakan data keuangan.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi
Akuntansi adalah perusahaan yang mempekerjakan orang-orang dan
menggunakan catatan-catatan, serta prosedurprosedur untuk mengubah
data ekononomi menjadi informasi keuangan yang diperlukan pihak
internal maupun eksternal. Pihak internal yang menggunakan yaitu
manajer, maupun eksternal, yaitu pelanggan, pemasok, pemilik saham,
kreditor, satuan buruh, pihak bank, pemerintah, dan para stakeholder
lainnya.
Wilkinson et al. (2000, p8) mangatakan bahwa Sistem Informasi
Akuntansi mempunyai tujuan sebagai berikut:
a. Untuk mendukung operasi sehari-hari. Transaksi dalam perusahaan
merupakan operasi sehari-hari yang dilakukan secara rutin. Adapun
transaksi terdiri dari:
Transaksi akuntansi seperti penjualan biasanya menggunakan
Sistem Informasi Akuntansi untuk pemrosesan.
transaksi non akuntansi seperti melakukan pemesanan , pada
akhirnya akan mengarah kepada transaksi akuntansi. Misalnya
5
jika suatu pesanan telah terpenuhi, dan pengiriman pesanan
telah diterima, maka akan dicatat sebagai transaksi akuntansi.
b. Untuk menunjang pengambilan keputusan oleh pembuat keputusan
internal.
c. Untuk memenuhi kewajiban seperti pelaporan finansial kepada
para stakeholder.
2. Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penjualan Kredit
Menurut Boockholdt (1999, p538) sistem akuntansi penjualan
kredit terkomputerisasi dimulai dari pemesanan yang kemudian dientry
ke dalam sistem aplikasi. Setelah barang dan jasa dikirim, sistem
aplikasi akan mencatat pengiriman. Sistem billing akan membuat
permohonan pembayaran. Kemudian sistem aplikasi penerimaan kas
mencatat pembayaran yang diterima. Kadang-kadang billing dan
aplikasi penerimaan kas disebut accounts receivable system. Menurut
Weston dan Brigham (1998, p. 474) kebijakan penjualan kredit
mengandung empat unsur:
a. Periode kredit, yaitu jangka waktu antara terjadinya penjualan
hingga tanggal jatuh tempo pembayaran.
b. Diskon yang diberikan untuk mendorong pembayaran yang
lebih cepat.\
c. Standar kredit, yaitu persyaratan minimum atas kemampuan
keuangan dari para pelanggan agar bisa membeli secara kredit.
d. Kebijakan mengenai penagihan, yaitu sampai sejauh mana
tindakan atau kelonggaran yang diberikan perusahaan atas
piutang yang tidak dibayar pada waktunya. Misalnya, surat
tagihan bisa dikirimkan kepada setiap pelanggan yang
menunggak 10 hari, surat tegoran, yang diikuti pembicaraan
lewat
telepon,
bisa
diadakan
jika
pembayaran
belum
diterimadalam 30 hari, dan piutang tersebut bisa dialihkan
kepada perusahaan penagih (collection agency) setelah 90 hari.
6
Menurut Horngren et al. (2002, p314) jika perusahaan tidak
mampu menagih piutang dari pelanggan sehingga menciptakan beban,
maka disebut beban piutang tak tertagih. Ada dua cara untuk
mengestimasi piutang tidak tertagih yaitu dengan metode persentase
penjualan (pendekatan laporan keuangan) yaitu dengan menghitung
beban akun tidak tertagih sebagai persentase dari penjualan kredit
bersih. Metode kedua yang terkenal disebut metode analisis umur
piutang, di mana piutang pelanggan dianalisis berdasarkan lamanya
waktu terutang dari pelanggan.
Menurut Weston dan Brigham (1998, p476, 477) standar kredit
mengacu pada layak tidaknya seorang pelanggan untuk mendapat
kredit. Faktorfaktor utama yang dipertimbangkan dalam pemberian
kredit tersebut dikaitkan dengan kemungkinan terjadinya pembayaran
yang melampaui jadwal, atau bahkan kemungkinan tidak adanya
pembayaran sama sekali. Metode tradisional untuk mengukur kualitas
kredit adalah dengan menyelidiki calon pembeli kredit berdasarkan
lima faktor yang disebut 5K. Masing-masing dari 5K itu adalah:
a. Karakter, sejauh mana pelanggan berusaha memenuhi
kewajiban kreditnya.
b. Kapasitas,
penilaian
subjektif
mengenai
kemampuan
pelanggan untuk membayar.
c. Kapital,
dapat dilihat
dari analisis
laporan keuangan
perusahaan yaitu rasio utang terhadap aktiva, rasio lancar, rasio
kemampuan membayar beban bunga
d. Kolateral, setiap aktiva yang ditawarkan pelanggan sebagai
jaminan agar memperoleh kredit.
e. Kondisi, menurut tren-tren ekonomi nasional dan regional
yang bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk
membayar.
7
BAB III
PEMBAHASAN
A. Sejarah Perusahaan
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon adalah salah satu perusahaan yang
bergerak dalam bidang penjualan barang bermerek Yamaha. Kehadirannya
dalam dunia usaha adalah jawaban atas tuntutan masalah transportasi yang
dibutuhkan di Provinsi Maluku, khususnya kota Ambon. Untuk mengenal
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon maka kita perlu untuk mengenal sejarah
singkat perusahaan tersebut. Sebelumnya perusahaan tersebut berada di
luar kota Ambon, perusahaan ini memiliki kantor pusat di Jakarta, sebagai
sentral operasional sehingga dalam rangka pengembangan perusahaan
memperlebar jangkauan usaha, maka lewat berbagi kerja keras yang
dilakukan, perusahaan ini mulai membangun usaha kerja sama dengan Fa.
Tri Dharma yang bergerak dalam bidang penjualan kendaraan bermerek
Yamaha. Selama Terjalinnya kerja sama antara kedua perusahaan, terakhir
kerja sama ini menunjukan kekuatan masing-masing pada tanggal 27 Juni
1986 saham masing-masing yang di peroleh PT Hasjrat Abadi 49%,
sedangkan Fa. Tri Dharma 51%. Kerja sama antara keduanya di buat
dalam bentuk akta notaris dengan nama PT. Lawamena Abadi, didirikan
pada tanggal 15 Agustus 1986, dengan kegiatan usahanya adalah bengkel
dan dipimpin oleh Bapak Sandy Tanamal, kemudian dialihkan ke adiknya
Ibu Merry Tanamal. Pada tahun 1988 terjadi pengalihan saham ke Tn
Willy Lontoh, yang juga bergerak pada kegiatan penjualan.
8
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Prosedur Penjualan di PT. Hasjrat Abadi Cabang
Ambon
9
Berdasarkan bentuk struktur organisasi tersebut maka uraian tugas dan
tanggung jawab masing – masing adalah sebagai berikut:
1. Kepala Cabang
a. Bertindak untuk dan atas nama perusahaan, baik kedalam ataupun
kelauar.
b. Memberikan laporan kepada pihak perusahaan di Jakarta.
c. Menetapkan usaha dari perusahaan demi kelancaran
pengembangan usaha dan keuangan perusahaan
d. Menandatangani semua perikatan dengan berbagai pihak dan
semua surat keluar untuk atas nama perusahaan.
e. Menerima semua laporan harian, mingguan, dan bulanan, termasuk
laporan indensital dari semua bagian seksi, menganalisa,
menetapkan semua kebijakan- kebijakan selanjutnya.
2. Bagian Penjualan
a. Membuat anggaran operasional dan program kerja dengan bantuan
dari kepala-kepala seksi bawahannya dan mengajukan kepada
kepala kantor cabang
b. Mengawasi prosedur kerja, di bidang pengawasan penjualan sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
c. Menjaga hubungan baik dengan konsumen serta memperluas
daerah pemasaran.
d. Mengkoordinir penjualan unit yang ada dengan pihak gudang.
3. Bagian Administrasi dan Penjualan
a. Mengontrol keuangan perusahaan baik dibidang keuangan,
pembukuan, penggudangan, serta administrasi sesuai dengan
peraturan yang ada.
b. Mengadakan pemeriksaan harian terhadap pekerja di bidang
keuangan dan pembukuan
4. Seksi Penjualan PT. Hasjrat Abadi
a. Membantu bagian penjualan dalam pembuatan anggaran
operasional dan program kerja dibidang penjualan bermotor.
b. Melaksanakan penjualan kendaraan bermotor merk Yamaha yang
dimulai sejak saat realisasi.
c. Melaksanakan kegiatan di bidang penjualan kendaraan.
d. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan
perusahaan menggenai hasil penjualan.
10
5. Seksi Spare Part PT. Hasjrat Abadi
a. Membantu kepala bagian penjualan dalam membuat anggran
operasional dan program kerja di bidang Yamaha.
b. Melakukan spare part Yamaha yang di mulai sejak tanggal
pemesanan sampai dengan direalisasinya.
c. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan
menggenai hasil penjualan.
6. Seksi Penjualan Barang Umum
a. Membantu kepala bagian penjualan dan menyusun anggaran
operasional dan program kerja di bidang barang umum.
b. Melakukan penjualan barang dangang umum yang dimulai sejak
saat barang di pesan.
c. Membuat laporan pertangungjawaban kepada pimpinan perusahaan
menggenai hasil penjualan barang dagang umum.
7. Seksi Administrasi Sales / Penjualan
a. Mengawasi semua karywan dari seksi administrasi penjualan.
b. Melakukan pemeriksaan kembali konfirmasi penjualan / penjualan
barang yang diminta.
c. Membuat permintaan faktur kendaraan ke Jakarta, mencatat nomor
faktur pada register motor.
d. Adanya pemeriksaan / pengawasan administrasi pengurusan surat –
surat.
e. Melakukan penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya
buku kendaraan bermotor.
f. Melakukan Penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya
Surat Penagihan spare part yamaha ocet board motor / motor
temple.
g. Membuat laporan dari hasil penjualan dan persediaan barang serta
masalahnya.
h. Melakukan pemeriksaan tagihan lalu lintas angkutan jalan raya.
i. Membuat order pembelian local.
8. Seksi Administrasi Keuangan
a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan kasir.
b. Mengkoordinir posisi keuangan menyangkut dengan permintaan
dan pengeluaran penyimpanan uang cek dan giro.
c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi
penagihan.
d. Melakukan daftar gaji karywan serta pembayaran gaji upah
karyawan. Membuat rekonsiliasi bank.
11
9. Seksi Administrasi Pembukuan
a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan seksi
pembukuan
b. Mengawasi seksi pembukuan menyangkut dengan pengeluaran kas
dan memeriksa daftar penjualan serta jurnal umum.
c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi
pembukuan umum.
d. Melakukan pemeriksaan kembali terhadap seksi pembukuan dan
seksi pembukuan umum terkait dengan dokumen-dokumen yang di
gunakan selama satu periode.
10. Seksi Pembukuan
a. Membuat nota debit / kredit
b. Membuat buku harian, buku penerimaan dan pengeluaran kas serta
daftar penjualan dan jurnal umum.
c. Mencatat buku besar secara mutasi.
d. Membuat rekonsiliasi bank antara kantor cabang dan kantor pusat
atau perusahaan lainnya.
e. Membuat pembukuan CV. Motor cabang ambon.Membuat
konfirmasi dan Kartu Gudang / faktur.
f. Membuat daftar piutang.
g. Memeriksa bukti kas / bank.
h. Membuat kartu piutang / hutang
i. Menganalisis saldo piutang.
11. Pembukuan Umum
a. Melakukan pencatatan dengan benar terhadap transaksi hutang,
piutang, uang, jaminan, uang muka penjualan, dana pengobatan,
panjar karywan, dan BDN.
b. Membuat daftar mutasi atas perkiraan-perkiraan terbukti pada
setiap akhir bulan.
c. Membuat daftar umum piutang.
d. Membuat daftar pengiriman barang antara kantor dan perusahaan.
e. Membuat pengiriman barang
12. Kepala Seksi Umum
a. Melakukan pengaturan dan pengawasan ketertiban umum di
lingkungan perusahaan.
b. Melakukan pengurusan perijinan
c. Melakukan pencatatan pemeliharaan barang – barang inventaris
perusahaan.
d. Membuat surat – surat teguran kepada debitur yang menyalahi
kontrak perjanjian.
12
13. Kasir
a. Melakukan pencatatan laporan kas baik harian berdasarkan buku
penerimaan dan pengeluaran kas.
b. Membuat daftar penerimaan serta pengeluaran cek, bilyet
langganan.
c. Melakukan pengecekan giro, bilyet dari faktur pengeluaran setipa
akhir periode.
14. Penagihan
a. Membuat kwitansi untuk penagihan dan mencatatnya ke dalam
buku register piutang.
b. Melakukan pengaturan dan member penugasan kepada juru tagih
unutk melaksanakan penagihan.
c. Melakukan penyimpanan kwitansi yang belum tertagih.
15. Administrasi Perpajakan
a. Membuat buku penjualan
b. Membuat buku pembelian
c. Membuat surat pemberitahuan mas / bulan dan tahun
d. Melakukan penyetoran ke kas negara
e. Membuat laporan daftar pajak penghasilan dari pegawai
f. Melapor pajak ke kantor pajak
16. Administrasi Persediaan
a. Melakukan pencatatan atas pengeluaran barang pada kartu
persediaan
b. Melakukan pencatatan buku pembantu untuk mengawasi
pengeluaran barang pada kartu persediaan
c. Membuat daftar penerimaan barang.
d. Membuat daftar mutasi persediaan setiap akhir bulan.
17. Seksi Pergudangan
a. Mengontrolpenerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang.
b. Mengawasi administrasi dan adanya laporan penggudangan yang
dikerjakan oleh pengurus gudang.
c. Membuat berita acara laporan atas kekurangan dan kehilangan
barang sejak penerimaan.
d. Mencatat penerimaan dan pengeluaran pada kartu gudang.
e. Membuat mutasi laporan barang setiap hari.
13
18. Ekspedisi
a. Menyusun jadwal pengiriman barang karena steder dari bagian
penjualan.
b. Mempersiapkan klaim apabila terjadi kerusakan / kehilangan
barang yang di kirim / diterima.
19. Sekretari
a. Mengatur dan menerima surat – surat dan mencatat dalam buku
agenda.
b. Mendistribusikan surat – surat masuk ke alamat yang
bersangkutan.
c. Mengerjakan surat keluar serta mengetiknya.
d. Mengatur penggunaan telex dan telepon.
e. Mengatur keguanaan mesin ketik, mesin hitung, komputer dan
mesin foto copy.
Prosedur Persyaratan – Persyaratan dan Dokumen Penjualan Kredit
motor pada PT. Hasjrat Abadi
Dalam penjualan kredit motor pada suatu perusahaan perlu adanya
beberapa persyaratan serta dokumen yang dilengkapi atau dipenuhi oleh
pelanggan atau kreditur terhadap PT. Hasjrat Abadi, yaitu :
Berlaku bagi wiraswasta
a.
b.
c.
d.
e.
KTP Suami dan Istri
Kartu Keluarga
Rekening Listri
PBB ( Rumah )
Buku Tabungan
Berlaku bagi PNS dan Karyawan Swasta
a. Slip Gaji
b. Surat Keputusan (SK)
14
C. Bagian - bagian yang Terkait dalam Prosedur Order Penjualan
1
Bagian
Bagian order
Ada/Tidak
Ada
penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini
memiliki tanggung jawab untuk menerima order
dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan,
memberi otorisasi kredit dan membuat daftar
pesanan untuk menambahkan informasi yang
belum ada pada surat order tersebut (seperti
spesifikasi barang dan rute untuk pengiriman),
meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
pengiriman dan dari gudang mana barang akan
dikirim, dan mengisi surat pengantar pengiriman.
Bagian ini juga bertangung jawab untuk
membuat “ back order “ pada saat di ketahui
tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi
order pelanggan, sebaliknya bagian ini juga
bertanggung jawab untuk membuat surat
pengantar sebagai pengantar pengiriman
2
Bagian Kredit
Ada
kepada pelanggan.
Bagian ini berada di bawah bagian keuangan yang
dalam transaksi penjualan kredit, bertangung
jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam
perusahaan dagang merupakan penjualan kredit,
maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi,
harus lebih dulu diperoleh otoritas penjualan
3
Bagian Gudang
Ada
kredit dari bagian kredit.
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini
berfungsi untuk bertangung jawab menyimpan
barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan, serta menyerahkan barang yang
4
Bagian
Pengiriman
Ada
dipesan ke bagian pengiriman.
Dalam Bagian pengiriman ini, fungsi gudang
memberikan barang sesuai dengan pesanan dan
15
menyiapkan barang kemudian mengirimkan
barang dan faktur kepada pelanggan sesuai
dengan informasi yang tercantum pada surat
pengantar yang diterima dari bagain order
penjualan yang sudah di otorisasi oleh fungsi
5
Bagian Penagihan
Ada
pengiriman.
Dalam bagian penagihan ini bertugas, fungsi
akuntansi menerima faktur dari fungsi penjualan
dan bagian penagihan membuat faktur kemudian
mengirimkannya kepada pelanggan dengan
dilampiri kwitansi. Serta menyediakan copy faktur
bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan
6
Bagian Akuntansi
Ada
oleh fungsi akuntansi.
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini
mencatat piutang yang timbul dan bertangung
jawab untuk mencatat daftar pesanan barang,
membuat surat penagihan dan membuat kwitansi
serta mengirimkan pernyataan piutang kepada
para
pelanggan.
bertanggung
jawab
Serta
untuk
bagian
ini
mencatat
juga
jurnal
penjualan dan mencatat piutang ke buku piutang
yang timbul dari transaksi penjualan kredit.
D. Document Prosedur Order Penjualan
16
Dokumen-dokumen
Jenis Dokumen
1
Surat Order
Pengiriman
2 Faktur penjualan
Ada/Tidak
Pada PT. Hasjrat Abadi dokumen yang digunakan yaitu daftar pesanan
barang, daftar pesanan barang adalah dokumen yang berisi order
Tidak ada
permintaan dari pelanggan/konsumen yang dibuat oleh bagian penjualan
dan ditandatangani oleh bagian penjualan dan bagian akuntansi.
Ada
Faktur penjualan adalah dokumen yang berisikan harga barang dan
sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan.
Pada PT. Hasjrat abadi tidak mengunakan dokumen rekapitulasi harga
pokok penjualan. Tetapi dokumen yang digunakan yairu surat yang
Rekapitulasi harga
3
Tidak ada berisikan rincian tagihan, tanggal pembayaran, tanggal jatuh tempo, rincian
pokok penjualan
tiap bulannya atas piutang dan digunakan untuk menagih piutang yang
timbul akibat transaksi penjualan kredit kepada pelanggan/konsumen.
4 Bukti memorial
Dalam Penjualan kredit dokumen yang di gunakan oleh PT. Hasjrat abadi
Tidak ada cabang ambon yaitu kwitansi, kwitansi digunakan sebagai bukti
pembayaran pelanggan atas transaksi penjualan.
Surat Pengantar /
5
Surat Jalan
Surat pengantar adalah surat yang memberikan otoritas kepada
fungsi pengiriman untuk mengirimkan barang kepada pelanggan/konsumen
dan bukti bahwa barang sudah diterima oleh pelanggan.
Ada
E. Fungsi Fungsi Terkait Prosedur
17
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas memeriksa
daftar pesanan barang dan membuat faktur.
1 Fungsi penjualan
Ada
2 Fungsi kredit
PT. Hasjrat Abadi sendiri fungsi kredit memiliki tugas Bertanggung
Ada jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan
otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3 Fungsi gudang
Dalam transaksi penjualan kredit Pada PT. Hasjrat Abadi, gudang
berfungsi untuk menjalankan tugas menyiapkan barang dan
Ada
menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan serta membuat
kartu gudang dan menyerahkannya ke bagian pengiriman.
4 Fungsi pengiriman
PT. Hasjrat abadi dalam melakukan penjualan kredit transaksi
Ada penjualan kredit, fungsi ini bertugas membuat surat pengantar dan
mengirimkan barang.
5 Fungsi penagihan
Pada PT. Hasjrat abadi fungsi penagihan bertugas bertangung
Ada jawab untuk membuat surat pengantar/ faktur penjualan dan
kwitansi kepada pelanggan.
6 Fungsi akuntansi
Pada PT. Hasjrat abadi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini
Ada bertugas mencatat harga pokok penjualan, jurnal penjualan, dan
mencatat piutang ke dalam buku piutang.
18
19
20
Uraian Flowchart Bagan Alir Dokumen Dari Prosedur Penjualan
Kredit Sepeda Motor Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
21
1. Bagian Order Penjualan
a. Menerima order pelanggan (order Pembelian).
b. Menyetujui order dari pelanggan
c. Membuat Daftar Pesanan Barang tiga rangkap.
d. DPB (daftar pesanan barang) lembar satu di simpan di bagian
order penjualan.
e. DPB (daftar pesanan barang) lembar dua, ke bagian
penagihan. Dan DPB (daftar pesanan barang) lembar tiga ke
bagian kredit.
f. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar satu
kemudian membuat Surat Pengantar rangkap tiga.
g. SP (surat pengantar) lembar satu, diarsip secara permanen
berdasarkan nomor.
h. SP lembar dua, dan tiga ke bagian gudang.
i. SP lembar tiga, di berikan kepada pelanggan.
2. Bagian Kredit
a. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar tiga dari
bagian order penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit
dan memberikan otorisasi kredit, serta
b. Daftar pesanan barang (DPB) lembar tiga dikembalikan ke
bagian order penjualan dan disimpan menurut abjad
3. Bagian Gudang
a. Menerima DPB lembar dua dan SP (surat pengantar) dari
bagian order penjualan kemudian menyiapkan barang yang
dipesan pelanggan.
b. Menyerahkan barang dan SP (surat pengantar) ke bagian
pengiriman dan dicatat di kartu gudang.
c. Menerima SPB Lembar ke empat dan di arsip berdasarkan
nomor.
4. Bagian Pengiriman,
22
a. Menerima DPB Lembar dua dan SP (surat pengantar) dan
daftar pesanan barang dari bagian gudang.
b. Membuat Surat pengantar barang rangkap lima.
c. Menyerahkan barang kepada pelanggan, dan
d. Membuat surat pengantar barang.
e. SPB (surat pengantar barang) lembar satu,dua,tiga dan DPB
lembar dua serta SP (surat pengantar), ke bagian penagihan.
f. SPB (surat pengantar barang) lembar keempat diberikan
kebagian gudang dan di arsip menurut nomor, dan SPB
lembarkelima, diarsip berdasarkan nomor secara tidak
permanen.
5. Bagian Penagihan,
a. Berdasarkan daftar pesanan barang lembar dua (DPB) dari
order penjualan dan SPB (surat pengantar barang) serta SP
(surat
pengantar)
dari
bagian
pengiriman,
kemudian
dibuatkan faktur rangkap tiga.
b. SPB( surat pengantar barang)lembar satu, dua ke bagian
akuntansi, SPB lembar tiga dan SP (surat pengantar) serta
DPB lembar dua di arsip secara permanen berdasarkan
nomor.
c. Faktur lembar satu, dua di kirim ke pelanggan. Faktur lembar
tiga ke bagian akuntansi.
6. Bagian Akuntansi
a. Menerima faktur dan SPB (surat pengantar barang) dari
bagian penagihan
b. Berdasarkan faktur dan SPB (surat pengantar barang),
kemudian membuat surat penagihan rangkap dua.
c. Surat penagihan lembar satu, dikirim ke pelanggan. Surat
penagihan lembar dua, diarsip berdasarkan nomor.
BAB IV
23
KESIMPULAN
A.
Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang di lakukan terkait sistem akuntansi terjadinya
piutang dari jaringan prosedur order penjualan pada PT. Hasjrat Abadi
cabang Ambon, dapat diambil kesimpulan bahwa
PT. Hasjrat Abadi cabang Ambon telah melaksanakan sistem dengan cukup
baik dan sesuai dengan landasan teoritis yang dilihat dari besarnya bidang
usaha perusahaan, mulai dari prosedur yang dilakukan, fungsi-fungsi yang
terkait, dokumen-dokumen yang digunakan serta catatan akuntansi yang
dibuat. PT. Hasjrat Abadi cabang Ambon juga telah melaksanakan
pemisahan masing-masing fungsi dengan cukup baik sehingga dapat
mengakibatkan informasi akuntansi yang dihasilkan dapat dijamin
keakuratannya, dan dapat digunakan oleh manajemen sebagai dasar
pengambilan keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
24
https://si-akuntansi.blogspot.co.id/2012/09/sistem-akuntansipiutang.html diakses pada tanggal 1/06/2018 pukul 06.00
http://tjiaieming.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi-akuntansipenjualan.html diakses pada tanggal 01/06/2018 pukul 06.15
http://shantycr7.blogspot.com/2013/04/praktek-dan-seminar-akuntansiakuntansi.html pada tanggal 01/06/2018 pukul 07.00
DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK
25
Anggi Wafiratullaela
NPM. 15.401.289
Erya Fajriani
NPM. 15.401.135
Liawati
NPM. 15.401.108
Nana Sentani
NPM. 15.401.115
Giyar Resta Guminar
NPM. 17.404.187
26
Prosedur Order Penjualan
Dosen : Ira Murwenie, S.E, M.M.
Disusun Oleh :
Kelompok 1
Anggi Wafiratullaela (15.401.289)
Erya Fajriani (15.401.135)
Liawati (15.401.108)
Nana Sentani (15.401.115)
Giyar Resta Guminar (17.404.187)
KAT-R41/15
POLITEKNIK PIKSI GANESHA
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan YME, karena atas berkat
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan karya tulis untuk memenuhi mata kuliah
Sistem Informasi Akuntansi
Dalam penulisan karya tulis ini kami membahas tentang “Sistem Informasi
Akuntansi Piutang Prosedur Order Penjualan” sesuai dengan tujuan instruksional
khusus mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi, Program Studi D4
Komputerisasi Akuntansi, Politeknik Piksi Ganesha Bandung.
Dengan menyelesaikan karya tulis ini, tidak jarang kami menemui kesulitan.
Namun kami sudah berusaha sebaik mungkin untuk menyelesaikannya, oleh
karena itu kami mengharapkan kritik dan saran, dari semua pihak yang membaca,
yang sifatnya membangun untuk dijadikan bahan masukan guna penulisan yang
akan datang sehingga menjadi lebih baik lagi. Semoga karya tulis ini bisa
bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Dalam penyusunan karya tulis ini, kami banyak memperoleh bantuan dari
berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima
kasih kepada :
1.
Ibu Ira Murwenie, S.E., M.M.
2.
Kedua orang tua yang telah memberikan dukungan serta doanya
3.
Teman-teman D4 Komputeriasi Akuntansi KAT-R41/15 sebagai
tempat untuk berdiskusi dan bertukar pikiran
Wassalamu’alaikum Wr. Wb
Bandung, 5 Juni 2018
Penulis
1
DAFTAR ISI
Kata Pengantar………………………………...……………………………….……
Daftar Isi………………………...…………………………………………….…….
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ……………...……………..…………………………….
B. Pokok Permasalahan…………...……………………………….…..........
C. Tujuan Penelitian…………………………………………………………
D. Lokasi Penelitian…………………………………………………………
BAB II KAJIAN TEORI
A. Landasan Teori ………………………..…………………………………
1. Sistem Informasi Akuntansi…………………………………………
2. Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penjualan Kredit…………
BAB III PEMBAHASAN
A. Sejarah
Perusahaan……..
………………………………………………..
B. Struktur Organisasi……………..……………………………………….
C. Bagian-bagian yang terkait dalam Prosedur Order Penjualan ..………...
D. Dokumen-dokumen yang terkait dalam Prosedur Order Penjualan …….
E. Fungsi Fungsi Terkait Prosedur Order Penjualan PT. Hasjrat Abadi …..
F. Document Flow Diagram Prosedur Order Penjualan PT. Hasjrat
Abadi.........................................................................................................
BAB IV KESIMPULAN
A. Kesimpulan……………………………………………...……………….
Daftar Pustaka…………………………………………………………………….....
Daftar Anggota Kelompok…………………………………………………………..
2
1
2
3
4
4
4
5
5
6
8
9
15
17
18
19
24
25
26
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang
Perkembangan teknologi saat ini merupakan pemicu perusahaan untuk
menggali
potensi
yang
dimiliki
perusahaan
untuk
dapat
lebih
meningkatkan performance perusahaan. Sistem informasi akuntansi
merupakan suatu sistem yang terstruktur dalam unit usaha bisnis untuk
membantu pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari dalam
mengatasi permasalahan-permasalahan yang dimulai dari sudut pandang
akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, membantu
manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan, dan juga untuk
memenuhi pelaksanaan kebijakan pemerintah dalam perusahaan.
Aktivitas penjualan merupakan salah satu tujuan utama perusahaan setelah
memproduksi barang-barangnya. Untuk itu, setiap perusahaan harus
mampu mengawasi pelaksanaan penjualan dalam perusahaan itu dengan
baik sehingga dari kegiatan penjualan yang terkendali itu, perusahaan
dapat memaksimalkan keuntungannya. Selain memiliki sistem penjualan
yang baik, perusahaan juga harus memiliki sistem pemberian dan
penagihan piutang yang baik karena banyak perusahaan pemakai barang
atau jasa membutuhkan waktu dalam melakukan pembayaran pada saat
mereka membeli barang atau jasa dalam jumlah dan harga yang tidak
sedikit. Piutang merupakan unsur penting yang harus diperhatikan oleh
perusahaan. Piutang yang terhambat akan mengakibatkan kesulitan bagi
perusahaan dalam mengelola atau melaksanakan aktivitas operasional
perusahaan sehari-hari. Hal ini disebabkan kurang adanya daya tunai
berupa jumlah aktiva lancar yang tersedia secara cukup untuk menunjang
keperluan operasi perusahaan.
3
B. Pokok Permasalahan
1. Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi Piutang Prosedur Penjualan di
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon ?
2. Bagaimana .Document Flow Diagram Prosedur Pengelolaan Penjualan
kredit di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon ?
3. Apa saja Fungsi yang terkait Prosedur Pengelolaan Penjualan Kredit di
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon ?
4. Apa kelebihan dan kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Piutang
Prosedur Order Penjualan di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon ?
C. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan yang kami lakukan adalah sebagai berikut :
1. Sebagai salah satu pemenuhan tugas salah satu mata kuliah yaitu
Sistem Informasi Akuntansi
2. Sarana untuk memahami pelajaran.
3. Sebagai bahan pembelajaran dalam mempelajari Sistem Informasi
Akuntansi perusahaan
D. Lokasi Penelitian
Lokasi Penulisan dilakukan di kota Bandung dengan mendapatkan
informasi dari berbagai sumber.
4
BAB II
KAJIAN TEORI
A. Landasan Teori
1. Sistem Informasi Akuntasi
Menurut Wilkinson et al. (2000, p7) Sistem Informasi Akuntansi
adalah kesatuan struktur dalam sebuah entitas, seperti perusahaan, yang
mempekerjakan sumber-sumber fisik dan komponen-komponen lain untuk
mengubah data ekonomi ke dalam informasi akuntansi, dengan tujuan
untuk memuaskan kebutuhan informasi dari beragam pemakai. Menurut
Horngren et al. (2002, p227) Sistem Informasi Akuntansi adalah
kombinasi dari orangorang, catatan-catatan dan prosedur-prosedur yang
digunakan oleh bisnis untuk menyediakan data keuangan.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi
Akuntansi adalah perusahaan yang mempekerjakan orang-orang dan
menggunakan catatan-catatan, serta prosedurprosedur untuk mengubah
data ekononomi menjadi informasi keuangan yang diperlukan pihak
internal maupun eksternal. Pihak internal yang menggunakan yaitu
manajer, maupun eksternal, yaitu pelanggan, pemasok, pemilik saham,
kreditor, satuan buruh, pihak bank, pemerintah, dan para stakeholder
lainnya.
Wilkinson et al. (2000, p8) mangatakan bahwa Sistem Informasi
Akuntansi mempunyai tujuan sebagai berikut:
a. Untuk mendukung operasi sehari-hari. Transaksi dalam perusahaan
merupakan operasi sehari-hari yang dilakukan secara rutin. Adapun
transaksi terdiri dari:
Transaksi akuntansi seperti penjualan biasanya menggunakan
Sistem Informasi Akuntansi untuk pemrosesan.
transaksi non akuntansi seperti melakukan pemesanan , pada
akhirnya akan mengarah kepada transaksi akuntansi. Misalnya
5
jika suatu pesanan telah terpenuhi, dan pengiriman pesanan
telah diterima, maka akan dicatat sebagai transaksi akuntansi.
b. Untuk menunjang pengambilan keputusan oleh pembuat keputusan
internal.
c. Untuk memenuhi kewajiban seperti pelaporan finansial kepada
para stakeholder.
2. Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penjualan Kredit
Menurut Boockholdt (1999, p538) sistem akuntansi penjualan
kredit terkomputerisasi dimulai dari pemesanan yang kemudian dientry
ke dalam sistem aplikasi. Setelah barang dan jasa dikirim, sistem
aplikasi akan mencatat pengiriman. Sistem billing akan membuat
permohonan pembayaran. Kemudian sistem aplikasi penerimaan kas
mencatat pembayaran yang diterima. Kadang-kadang billing dan
aplikasi penerimaan kas disebut accounts receivable system. Menurut
Weston dan Brigham (1998, p. 474) kebijakan penjualan kredit
mengandung empat unsur:
a. Periode kredit, yaitu jangka waktu antara terjadinya penjualan
hingga tanggal jatuh tempo pembayaran.
b. Diskon yang diberikan untuk mendorong pembayaran yang
lebih cepat.\
c. Standar kredit, yaitu persyaratan minimum atas kemampuan
keuangan dari para pelanggan agar bisa membeli secara kredit.
d. Kebijakan mengenai penagihan, yaitu sampai sejauh mana
tindakan atau kelonggaran yang diberikan perusahaan atas
piutang yang tidak dibayar pada waktunya. Misalnya, surat
tagihan bisa dikirimkan kepada setiap pelanggan yang
menunggak 10 hari, surat tegoran, yang diikuti pembicaraan
lewat
telepon,
bisa
diadakan
jika
pembayaran
belum
diterimadalam 30 hari, dan piutang tersebut bisa dialihkan
kepada perusahaan penagih (collection agency) setelah 90 hari.
6
Menurut Horngren et al. (2002, p314) jika perusahaan tidak
mampu menagih piutang dari pelanggan sehingga menciptakan beban,
maka disebut beban piutang tak tertagih. Ada dua cara untuk
mengestimasi piutang tidak tertagih yaitu dengan metode persentase
penjualan (pendekatan laporan keuangan) yaitu dengan menghitung
beban akun tidak tertagih sebagai persentase dari penjualan kredit
bersih. Metode kedua yang terkenal disebut metode analisis umur
piutang, di mana piutang pelanggan dianalisis berdasarkan lamanya
waktu terutang dari pelanggan.
Menurut Weston dan Brigham (1998, p476, 477) standar kredit
mengacu pada layak tidaknya seorang pelanggan untuk mendapat
kredit. Faktorfaktor utama yang dipertimbangkan dalam pemberian
kredit tersebut dikaitkan dengan kemungkinan terjadinya pembayaran
yang melampaui jadwal, atau bahkan kemungkinan tidak adanya
pembayaran sama sekali. Metode tradisional untuk mengukur kualitas
kredit adalah dengan menyelidiki calon pembeli kredit berdasarkan
lima faktor yang disebut 5K. Masing-masing dari 5K itu adalah:
a. Karakter, sejauh mana pelanggan berusaha memenuhi
kewajiban kreditnya.
b. Kapasitas,
penilaian
subjektif
mengenai
kemampuan
pelanggan untuk membayar.
c. Kapital,
dapat dilihat
dari analisis
laporan keuangan
perusahaan yaitu rasio utang terhadap aktiva, rasio lancar, rasio
kemampuan membayar beban bunga
d. Kolateral, setiap aktiva yang ditawarkan pelanggan sebagai
jaminan agar memperoleh kredit.
e. Kondisi, menurut tren-tren ekonomi nasional dan regional
yang bisa mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk
membayar.
7
BAB III
PEMBAHASAN
A. Sejarah Perusahaan
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon adalah salah satu perusahaan yang
bergerak dalam bidang penjualan barang bermerek Yamaha. Kehadirannya
dalam dunia usaha adalah jawaban atas tuntutan masalah transportasi yang
dibutuhkan di Provinsi Maluku, khususnya kota Ambon. Untuk mengenal
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon maka kita perlu untuk mengenal sejarah
singkat perusahaan tersebut. Sebelumnya perusahaan tersebut berada di
luar kota Ambon, perusahaan ini memiliki kantor pusat di Jakarta, sebagai
sentral operasional sehingga dalam rangka pengembangan perusahaan
memperlebar jangkauan usaha, maka lewat berbagi kerja keras yang
dilakukan, perusahaan ini mulai membangun usaha kerja sama dengan Fa.
Tri Dharma yang bergerak dalam bidang penjualan kendaraan bermerek
Yamaha. Selama Terjalinnya kerja sama antara kedua perusahaan, terakhir
kerja sama ini menunjukan kekuatan masing-masing pada tanggal 27 Juni
1986 saham masing-masing yang di peroleh PT Hasjrat Abadi 49%,
sedangkan Fa. Tri Dharma 51%. Kerja sama antara keduanya di buat
dalam bentuk akta notaris dengan nama PT. Lawamena Abadi, didirikan
pada tanggal 15 Agustus 1986, dengan kegiatan usahanya adalah bengkel
dan dipimpin oleh Bapak Sandy Tanamal, kemudian dialihkan ke adiknya
Ibu Merry Tanamal. Pada tahun 1988 terjadi pengalihan saham ke Tn
Willy Lontoh, yang juga bergerak pada kegiatan penjualan.
8
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Prosedur Penjualan di PT. Hasjrat Abadi Cabang
Ambon
9
Berdasarkan bentuk struktur organisasi tersebut maka uraian tugas dan
tanggung jawab masing – masing adalah sebagai berikut:
1. Kepala Cabang
a. Bertindak untuk dan atas nama perusahaan, baik kedalam ataupun
kelauar.
b. Memberikan laporan kepada pihak perusahaan di Jakarta.
c. Menetapkan usaha dari perusahaan demi kelancaran
pengembangan usaha dan keuangan perusahaan
d. Menandatangani semua perikatan dengan berbagai pihak dan
semua surat keluar untuk atas nama perusahaan.
e. Menerima semua laporan harian, mingguan, dan bulanan, termasuk
laporan indensital dari semua bagian seksi, menganalisa,
menetapkan semua kebijakan- kebijakan selanjutnya.
2. Bagian Penjualan
a. Membuat anggaran operasional dan program kerja dengan bantuan
dari kepala-kepala seksi bawahannya dan mengajukan kepada
kepala kantor cabang
b. Mengawasi prosedur kerja, di bidang pengawasan penjualan sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
c. Menjaga hubungan baik dengan konsumen serta memperluas
daerah pemasaran.
d. Mengkoordinir penjualan unit yang ada dengan pihak gudang.
3. Bagian Administrasi dan Penjualan
a. Mengontrol keuangan perusahaan baik dibidang keuangan,
pembukuan, penggudangan, serta administrasi sesuai dengan
peraturan yang ada.
b. Mengadakan pemeriksaan harian terhadap pekerja di bidang
keuangan dan pembukuan
4. Seksi Penjualan PT. Hasjrat Abadi
a. Membantu bagian penjualan dalam pembuatan anggaran
operasional dan program kerja dibidang penjualan bermotor.
b. Melaksanakan penjualan kendaraan bermotor merk Yamaha yang
dimulai sejak saat realisasi.
c. Melaksanakan kegiatan di bidang penjualan kendaraan.
d. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan
perusahaan menggenai hasil penjualan.
10
5. Seksi Spare Part PT. Hasjrat Abadi
a. Membantu kepala bagian penjualan dalam membuat anggran
operasional dan program kerja di bidang Yamaha.
b. Melakukan spare part Yamaha yang di mulai sejak tanggal
pemesanan sampai dengan direalisasinya.
c. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan
menggenai hasil penjualan.
6. Seksi Penjualan Barang Umum
a. Membantu kepala bagian penjualan dan menyusun anggaran
operasional dan program kerja di bidang barang umum.
b. Melakukan penjualan barang dangang umum yang dimulai sejak
saat barang di pesan.
c. Membuat laporan pertangungjawaban kepada pimpinan perusahaan
menggenai hasil penjualan barang dagang umum.
7. Seksi Administrasi Sales / Penjualan
a. Mengawasi semua karywan dari seksi administrasi penjualan.
b. Melakukan pemeriksaan kembali konfirmasi penjualan / penjualan
barang yang diminta.
c. Membuat permintaan faktur kendaraan ke Jakarta, mencatat nomor
faktur pada register motor.
d. Adanya pemeriksaan / pengawasan administrasi pengurusan surat –
surat.
e. Melakukan penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya
buku kendaraan bermotor.
f. Melakukan Penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya
Surat Penagihan spare part yamaha ocet board motor / motor
temple.
g. Membuat laporan dari hasil penjualan dan persediaan barang serta
masalahnya.
h. Melakukan pemeriksaan tagihan lalu lintas angkutan jalan raya.
i. Membuat order pembelian local.
8. Seksi Administrasi Keuangan
a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan kasir.
b. Mengkoordinir posisi keuangan menyangkut dengan permintaan
dan pengeluaran penyimpanan uang cek dan giro.
c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi
penagihan.
d. Melakukan daftar gaji karywan serta pembayaran gaji upah
karyawan. Membuat rekonsiliasi bank.
11
9. Seksi Administrasi Pembukuan
a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan seksi
pembukuan
b. Mengawasi seksi pembukuan menyangkut dengan pengeluaran kas
dan memeriksa daftar penjualan serta jurnal umum.
c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi
pembukuan umum.
d. Melakukan pemeriksaan kembali terhadap seksi pembukuan dan
seksi pembukuan umum terkait dengan dokumen-dokumen yang di
gunakan selama satu periode.
10. Seksi Pembukuan
a. Membuat nota debit / kredit
b. Membuat buku harian, buku penerimaan dan pengeluaran kas serta
daftar penjualan dan jurnal umum.
c. Mencatat buku besar secara mutasi.
d. Membuat rekonsiliasi bank antara kantor cabang dan kantor pusat
atau perusahaan lainnya.
e. Membuat pembukuan CV. Motor cabang ambon.Membuat
konfirmasi dan Kartu Gudang / faktur.
f. Membuat daftar piutang.
g. Memeriksa bukti kas / bank.
h. Membuat kartu piutang / hutang
i. Menganalisis saldo piutang.
11. Pembukuan Umum
a. Melakukan pencatatan dengan benar terhadap transaksi hutang,
piutang, uang, jaminan, uang muka penjualan, dana pengobatan,
panjar karywan, dan BDN.
b. Membuat daftar mutasi atas perkiraan-perkiraan terbukti pada
setiap akhir bulan.
c. Membuat daftar umum piutang.
d. Membuat daftar pengiriman barang antara kantor dan perusahaan.
e. Membuat pengiriman barang
12. Kepala Seksi Umum
a. Melakukan pengaturan dan pengawasan ketertiban umum di
lingkungan perusahaan.
b. Melakukan pengurusan perijinan
c. Melakukan pencatatan pemeliharaan barang – barang inventaris
perusahaan.
d. Membuat surat – surat teguran kepada debitur yang menyalahi
kontrak perjanjian.
12
13. Kasir
a. Melakukan pencatatan laporan kas baik harian berdasarkan buku
penerimaan dan pengeluaran kas.
b. Membuat daftar penerimaan serta pengeluaran cek, bilyet
langganan.
c. Melakukan pengecekan giro, bilyet dari faktur pengeluaran setipa
akhir periode.
14. Penagihan
a. Membuat kwitansi untuk penagihan dan mencatatnya ke dalam
buku register piutang.
b. Melakukan pengaturan dan member penugasan kepada juru tagih
unutk melaksanakan penagihan.
c. Melakukan penyimpanan kwitansi yang belum tertagih.
15. Administrasi Perpajakan
a. Membuat buku penjualan
b. Membuat buku pembelian
c. Membuat surat pemberitahuan mas / bulan dan tahun
d. Melakukan penyetoran ke kas negara
e. Membuat laporan daftar pajak penghasilan dari pegawai
f. Melapor pajak ke kantor pajak
16. Administrasi Persediaan
a. Melakukan pencatatan atas pengeluaran barang pada kartu
persediaan
b. Melakukan pencatatan buku pembantu untuk mengawasi
pengeluaran barang pada kartu persediaan
c. Membuat daftar penerimaan barang.
d. Membuat daftar mutasi persediaan setiap akhir bulan.
17. Seksi Pergudangan
a. Mengontrolpenerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang.
b. Mengawasi administrasi dan adanya laporan penggudangan yang
dikerjakan oleh pengurus gudang.
c. Membuat berita acara laporan atas kekurangan dan kehilangan
barang sejak penerimaan.
d. Mencatat penerimaan dan pengeluaran pada kartu gudang.
e. Membuat mutasi laporan barang setiap hari.
13
18. Ekspedisi
a. Menyusun jadwal pengiriman barang karena steder dari bagian
penjualan.
b. Mempersiapkan klaim apabila terjadi kerusakan / kehilangan
barang yang di kirim / diterima.
19. Sekretari
a. Mengatur dan menerima surat – surat dan mencatat dalam buku
agenda.
b. Mendistribusikan surat – surat masuk ke alamat yang
bersangkutan.
c. Mengerjakan surat keluar serta mengetiknya.
d. Mengatur penggunaan telex dan telepon.
e. Mengatur keguanaan mesin ketik, mesin hitung, komputer dan
mesin foto copy.
Prosedur Persyaratan – Persyaratan dan Dokumen Penjualan Kredit
motor pada PT. Hasjrat Abadi
Dalam penjualan kredit motor pada suatu perusahaan perlu adanya
beberapa persyaratan serta dokumen yang dilengkapi atau dipenuhi oleh
pelanggan atau kreditur terhadap PT. Hasjrat Abadi, yaitu :
Berlaku bagi wiraswasta
a.
b.
c.
d.
e.
KTP Suami dan Istri
Kartu Keluarga
Rekening Listri
PBB ( Rumah )
Buku Tabungan
Berlaku bagi PNS dan Karyawan Swasta
a. Slip Gaji
b. Surat Keputusan (SK)
14
C. Bagian - bagian yang Terkait dalam Prosedur Order Penjualan
1
Bagian
Bagian order
Ada/Tidak
Ada
penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini
memiliki tanggung jawab untuk menerima order
dari pelanggan, mengedit order dari pelanggan,
memberi otorisasi kredit dan membuat daftar
pesanan untuk menambahkan informasi yang
belum ada pada surat order tersebut (seperti
spesifikasi barang dan rute untuk pengiriman),
meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal
pengiriman dan dari gudang mana barang akan
dikirim, dan mengisi surat pengantar pengiriman.
Bagian ini juga bertangung jawab untuk
membuat “ back order “ pada saat di ketahui
tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi
order pelanggan, sebaliknya bagian ini juga
bertanggung jawab untuk membuat surat
pengantar sebagai pengantar pengiriman
2
Bagian Kredit
Ada
kepada pelanggan.
Bagian ini berada di bawah bagian keuangan yang
dalam transaksi penjualan kredit, bertangung
jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan
memberikan otorisasi pemberian kredit kepada
pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam
perusahaan dagang merupakan penjualan kredit,
maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi,
harus lebih dulu diperoleh otoritas penjualan
3
Bagian Gudang
Ada
kredit dari bagian kredit.
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini
berfungsi untuk bertangung jawab menyimpan
barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh
pelanggan, serta menyerahkan barang yang
4
Bagian
Pengiriman
Ada
dipesan ke bagian pengiriman.
Dalam Bagian pengiriman ini, fungsi gudang
memberikan barang sesuai dengan pesanan dan
15
menyiapkan barang kemudian mengirimkan
barang dan faktur kepada pelanggan sesuai
dengan informasi yang tercantum pada surat
pengantar yang diterima dari bagain order
penjualan yang sudah di otorisasi oleh fungsi
5
Bagian Penagihan
Ada
pengiriman.
Dalam bagian penagihan ini bertugas, fungsi
akuntansi menerima faktur dari fungsi penjualan
dan bagian penagihan membuat faktur kemudian
mengirimkannya kepada pelanggan dengan
dilampiri kwitansi. Serta menyediakan copy faktur
bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan
6
Bagian Akuntansi
Ada
oleh fungsi akuntansi.
Dalam transaksi penjualan kredit, bagian ini
mencatat piutang yang timbul dan bertangung
jawab untuk mencatat daftar pesanan barang,
membuat surat penagihan dan membuat kwitansi
serta mengirimkan pernyataan piutang kepada
para
pelanggan.
bertanggung
jawab
Serta
untuk
bagian
ini
mencatat
juga
jurnal
penjualan dan mencatat piutang ke buku piutang
yang timbul dari transaksi penjualan kredit.
D. Document Prosedur Order Penjualan
16
Dokumen-dokumen
Jenis Dokumen
1
Surat Order
Pengiriman
2 Faktur penjualan
Ada/Tidak
Pada PT. Hasjrat Abadi dokumen yang digunakan yaitu daftar pesanan
barang, daftar pesanan barang adalah dokumen yang berisi order
Tidak ada
permintaan dari pelanggan/konsumen yang dibuat oleh bagian penjualan
dan ditandatangani oleh bagian penjualan dan bagian akuntansi.
Ada
Faktur penjualan adalah dokumen yang berisikan harga barang dan
sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan.
Pada PT. Hasjrat abadi tidak mengunakan dokumen rekapitulasi harga
pokok penjualan. Tetapi dokumen yang digunakan yairu surat yang
Rekapitulasi harga
3
Tidak ada berisikan rincian tagihan, tanggal pembayaran, tanggal jatuh tempo, rincian
pokok penjualan
tiap bulannya atas piutang dan digunakan untuk menagih piutang yang
timbul akibat transaksi penjualan kredit kepada pelanggan/konsumen.
4 Bukti memorial
Dalam Penjualan kredit dokumen yang di gunakan oleh PT. Hasjrat abadi
Tidak ada cabang ambon yaitu kwitansi, kwitansi digunakan sebagai bukti
pembayaran pelanggan atas transaksi penjualan.
Surat Pengantar /
5
Surat Jalan
Surat pengantar adalah surat yang memberikan otoritas kepada
fungsi pengiriman untuk mengirimkan barang kepada pelanggan/konsumen
dan bukti bahwa barang sudah diterima oleh pelanggan.
Ada
E. Fungsi Fungsi Terkait Prosedur
17
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas memeriksa
daftar pesanan barang dan membuat faktur.
1 Fungsi penjualan
Ada
2 Fungsi kredit
PT. Hasjrat Abadi sendiri fungsi kredit memiliki tugas Bertanggung
Ada jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan
otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan.
3 Fungsi gudang
Dalam transaksi penjualan kredit Pada PT. Hasjrat Abadi, gudang
berfungsi untuk menjalankan tugas menyiapkan barang dan
Ada
menyimpan barang yang dipesan oleh pelanggan serta membuat
kartu gudang dan menyerahkannya ke bagian pengiriman.
4 Fungsi pengiriman
PT. Hasjrat abadi dalam melakukan penjualan kredit transaksi
Ada penjualan kredit, fungsi ini bertugas membuat surat pengantar dan
mengirimkan barang.
5 Fungsi penagihan
Pada PT. Hasjrat abadi fungsi penagihan bertugas bertangung
Ada jawab untuk membuat surat pengantar/ faktur penjualan dan
kwitansi kepada pelanggan.
6 Fungsi akuntansi
Pada PT. Hasjrat abadi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini
Ada bertugas mencatat harga pokok penjualan, jurnal penjualan, dan
mencatat piutang ke dalam buku piutang.
18
19
20
Uraian Flowchart Bagan Alir Dokumen Dari Prosedur Penjualan
Kredit Sepeda Motor Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
21
1. Bagian Order Penjualan
a. Menerima order pelanggan (order Pembelian).
b. Menyetujui order dari pelanggan
c. Membuat Daftar Pesanan Barang tiga rangkap.
d. DPB (daftar pesanan barang) lembar satu di simpan di bagian
order penjualan.
e. DPB (daftar pesanan barang) lembar dua, ke bagian
penagihan. Dan DPB (daftar pesanan barang) lembar tiga ke
bagian kredit.
f. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar satu
kemudian membuat Surat Pengantar rangkap tiga.
g. SP (surat pengantar) lembar satu, diarsip secara permanen
berdasarkan nomor.
h. SP lembar dua, dan tiga ke bagian gudang.
i. SP lembar tiga, di berikan kepada pelanggan.
2. Bagian Kredit
a. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar tiga dari
bagian order penjualan dilakukan pemeriksaan status kredit
dan memberikan otorisasi kredit, serta
b. Daftar pesanan barang (DPB) lembar tiga dikembalikan ke
bagian order penjualan dan disimpan menurut abjad
3. Bagian Gudang
a. Menerima DPB lembar dua dan SP (surat pengantar) dari
bagian order penjualan kemudian menyiapkan barang yang
dipesan pelanggan.
b. Menyerahkan barang dan SP (surat pengantar) ke bagian
pengiriman dan dicatat di kartu gudang.
c. Menerima SPB Lembar ke empat dan di arsip berdasarkan
nomor.
4. Bagian Pengiriman,
22
a. Menerima DPB Lembar dua dan SP (surat pengantar) dan
daftar pesanan barang dari bagian gudang.
b. Membuat Surat pengantar barang rangkap lima.
c. Menyerahkan barang kepada pelanggan, dan
d. Membuat surat pengantar barang.
e. SPB (surat pengantar barang) lembar satu,dua,tiga dan DPB
lembar dua serta SP (surat pengantar), ke bagian penagihan.
f. SPB (surat pengantar barang) lembar keempat diberikan
kebagian gudang dan di arsip menurut nomor, dan SPB
lembarkelima, diarsip berdasarkan nomor secara tidak
permanen.
5. Bagian Penagihan,
a. Berdasarkan daftar pesanan barang lembar dua (DPB) dari
order penjualan dan SPB (surat pengantar barang) serta SP
(surat
pengantar)
dari
bagian
pengiriman,
kemudian
dibuatkan faktur rangkap tiga.
b. SPB( surat pengantar barang)lembar satu, dua ke bagian
akuntansi, SPB lembar tiga dan SP (surat pengantar) serta
DPB lembar dua di arsip secara permanen berdasarkan
nomor.
c. Faktur lembar satu, dua di kirim ke pelanggan. Faktur lembar
tiga ke bagian akuntansi.
6. Bagian Akuntansi
a. Menerima faktur dan SPB (surat pengantar barang) dari
bagian penagihan
b. Berdasarkan faktur dan SPB (surat pengantar barang),
kemudian membuat surat penagihan rangkap dua.
c. Surat penagihan lembar satu, dikirim ke pelanggan. Surat
penagihan lembar dua, diarsip berdasarkan nomor.
BAB IV
23
KESIMPULAN
A.
Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang di lakukan terkait sistem akuntansi terjadinya
piutang dari jaringan prosedur order penjualan pada PT. Hasjrat Abadi
cabang Ambon, dapat diambil kesimpulan bahwa
PT. Hasjrat Abadi cabang Ambon telah melaksanakan sistem dengan cukup
baik dan sesuai dengan landasan teoritis yang dilihat dari besarnya bidang
usaha perusahaan, mulai dari prosedur yang dilakukan, fungsi-fungsi yang
terkait, dokumen-dokumen yang digunakan serta catatan akuntansi yang
dibuat. PT. Hasjrat Abadi cabang Ambon juga telah melaksanakan
pemisahan masing-masing fungsi dengan cukup baik sehingga dapat
mengakibatkan informasi akuntansi yang dihasilkan dapat dijamin
keakuratannya, dan dapat digunakan oleh manajemen sebagai dasar
pengambilan keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
24
https://si-akuntansi.blogspot.co.id/2012/09/sistem-akuntansipiutang.html diakses pada tanggal 1/06/2018 pukul 06.00
http://tjiaieming.blogspot.com/2012/04/sistem-informasi-akuntansipenjualan.html diakses pada tanggal 01/06/2018 pukul 06.15
http://shantycr7.blogspot.com/2013/04/praktek-dan-seminar-akuntansiakuntansi.html pada tanggal 01/06/2018 pukul 07.00
DAFTAR ANGGOTA KELOMPOK
25
Anggi Wafiratullaela
NPM. 15.401.289
Erya Fajriani
NPM. 15.401.135
Liawati
NPM. 15.401.108
Nana Sentani
NPM. 15.401.115
Giyar Resta Guminar
NPM. 17.404.187
26