Bab13 msdm Sistem Informasi SDM

SISTEM INFORMASI SDM

• Pengertian • Perkembangan sistem informasi SDM(human resource information systems/HRISs)
• Jenis-jenis dan terminologi HRISs
• Arti HRISs
• Masalah-masalah aplikasi HRISs

  

Pengertian Sistem Informasi SDM

  Diantara perubahan signifkan dalam bidang MSDM pada tahun-tahun terakhir ini adalah penggunaan komputer untuk akhirnya berkembang dengan apa yang kini disebut sebagai Human Resource Information

  Systems (HRISs) atau Sistem Informasi SDM.

  Dengan meningkatnya kebutuhan untuk menyimpan data personalia serta berbagai kebijakan yang menyertainya, HRISs menjadi

  bagian integral dari sistem manajemen informasi

Arti HRISs

  HRISs dapat didefnisikan sebagai berikut : “ A human resources informatioan system (HRISs) is the system used to acquire,

store, manipulate, analyze, retrieve,

and distribute pertinent information

regarding an organization’s human resources”

  ( sebuah sistem informasi SDM adalah sistem yang digunakan untuk memperoleh, menyimpan, memanipulasi, menganalisis, mendapatkan kembali, dan mendistribusikan informasi yang berhubungan dengan

Arti HRISs

  Sebuah HRISs bukanlah sekedar perangkat keras komputer dan perangkat lunak atau program yang berkaitan dengan SDM, melainkan juga meliputi operator, bentuk sistem, kebijakan, dan prosedur, serta data.

  Berbagai survei menunjukkan bahwa akhir- akhir ini telah banyak organisasi berskala besar yang menggunakan HRISs sebagai pendukung manajemen SDM, namun untuk perusahaan yang berskala kecil-menengah banyak yang belum menggunakan HRISs.

Alasan organisasi lambat dalam menggunakan HRISs, antara lain:

  a)

  Banyak organisasi enggan menggunakan sarana HRISs sebagai akibat pengaruh hasil analisis cost-beneft yang merekomendasikan bahwa biaya penggunaannya jauh melebihi hasil yang diperoleh

  b)

  Kurangnya pemahaman manajer SDM tentang HRISs sebagai akibat tidak adanya pelatihan untuk menguasai teknologi HRISs.

  Alasan organisasi lambat dalam menggunakan HRISs, antara lain:

  c)

  Penolakan sejumlah organisasi untuk menggunakan komputer dalam mengelola SDM sebagai akibat upaya defensive guna mempertahankan cara-cara lama

  d)

  Sikap defensive mengarahkan tindakan manajer SDM menjadi kian tertutup pada manajer bidang lainnya. Akibatnya manajer non-SDM mengabaikan persoalan SDM yang bekerja di bidangnya

  Laju kemajuan teknologi HRISs, dapat ditingkatkan pada tingkatan organisasional, dengan cara:

  a)

  Meningkatkan komitmen manajemen puncak untuk menyadari makna penting HRISs dan mendukung implementasinya

  b)

  Meningkatkan pemahaman bahwa cara-cara lama dalam manajemen SDM perlu diubah dengan cara-cara baru agar efektivitas dan efsiensi manajemen SDM meningkat.

  Laju kemajuan teknologi HRISs, dapat ditingkatkan pada tingkatan organisasional, dengan cara:

  c)

  Memacu kesadaran manajer SDM untuk meningkatkan kualitas standar operasional manajemen SDM

  d)

  Pemrograman pelatihan dan pengembangan SDM di bidang teknologi HRISs.

  Tujuan utama dibentuknya HRISs adalah

  untuk memberi layanan dalam bentuk informasi kepada klien atau pengguna dari system tersebut.

  Karena terdapat berbagai jenis clients dan

  users, maka pusat perhatian HRISs , yaitu :

  a)

  Memberi fasilitas atau dukungan pada keputusan strategis, taktis, dan operasional (misalnya melakukan perbandingan berbagai alternatif strategi kompensasi)

  pusat perhatian HRISs , yaitu : …

  b)

  Menghindari proses pengadilan (litigation), misalnya untuk mengidentifkasi pola-pola diskriminasi dalam pekerjaan

  c)

  Mengevaluasi program, kebijakan, atau praktek- praktek (misalnya untuk memantau biaya dalam menunjang kesehatan pegawai)

  d)

  Mendukung operasional sehari-hari (misalnya mengingatkan tentang kenaikan penggajian dan memastikan bahwa seluruh pegawai telah digaji secara tepat waktu) Bagaimana pun bentuk tujuan yang akan

diperoleh dari penyediaan informasi

tersebut, data yang diolah haruslah

akurat dan berbasis waktu (tidak usang, selalu up to date), serta dapat dipahami oleh pada clients dan users.

  Peran operator sangat vital dalam mengimplementasikan HRISs.

  Sistem komputer yang mutakhir dengan dukungan operator yang tidak terlatih, akan menyebabkan HRISs tidak efektif. Demikian pula jika rancangan prosedur aplikasi tidak disusun dengan cermat, akan mengurangi efektivitas HRISs.  Oleh karena itu, untuk mencapai tingkat efektivitas setinggi mungkin, organisasi harus mengintergrasikan komputer, operator, dan prosedur, serta alur informasi yang terjadi

Masalah SDM dalam aplikasi HRISs

  Persoalan besar dalam HRISs adalah terbatasnya SDM yang memiliki keahlian dan pengetahuan, serta memiliki kemampuan teknis- manajerial, khususnya yang berkaitan

dengan teknologi komputer secara

komprehensif.

  Masalah SDM dalam aplikasi HRISs

  Dalam konteks pengembangan SDM, para profesional yang bekerja dalam fungsi-fungsi HRISs harus memiliki skill dan knowledge di berbagai kajian _a) berikut :

  Sistem SDM dan hubungannya dengan lingkungan _b) organisasi Konsep sistem yang dapat diaplikasikan dalam konteks _c) SDM Keahlian manajemen dalam merancang dan _d) menjastifkasi HRISs Keahlian komputer dalam memahami keterkaitan antara teknologi komputer dan fungsi-fungsi MSDM

  Masalah SDM dalam aplikasi HRISs

  Organisasi mengalami masalah serius dalam hal memenuhi kebutuhan-kebutuhan personel yang mampu menguasai persyaratan seperti tersebut di atas.

  Demikian pula dengan ketersediaan calon pekerja di pasar tenaga kerja yang sangat terbatas, sehingga organisasi harus berkompetisi dengan organisasi lainnya untuk mendapatkan tenaga yang memiliki kualifkasi. Dalam konteks yang demikian inilah organisasi harus mampu menarik perhatian calon tenaga potensial tersebut untuk bersedia bergabung dengan tawaran yang lebih baik.

Jenis-jenis HRISs

  1)

Electronic Data Processing (EDP) atau

Pemrosesan Data Elektronik

  Level EDP dapat diartikan sebagai pemrosesan informasi rutin secara otomatis.

  Bentuk aplikasi pertamanya adalah untuk melakukan otomatisasi paperwork pada tingkat operasional yang lebih rendah dalam sebuah organisasi. Pusat perhatiannya adalah pada data, penyimpanan, pemrosesan, dan alur pada tingkat operasional.

  EDP … Sistem EDP untuk SDM memiliki fungsi yang sama.

  Namun demikian karena sistem EDP untuk SDM secara normal berada pada mainframe computer dan dikendalikan oleh departemen yang lain, misalnya pusat komputer, kemungkinan sistem tersebut tidak dapat diakses oleh semua users dalam departemen SDM.

  Bentuk fle yang umum dijumpai dalam system EDP adalah tentang informasi penggajian dan basic

  personnel tentang para pegawai.

  Awalnya informasi tersebut diproses secara manual, namun karena organisasi membutuhkan informasi akurat tentang penggajian dan data pegawai secara cepat, maka dilakukan otomatisasi

  Jenis-jenis HRISs 2)

  Management Information System (MIS) atau Sistem Informasi Manajemen

  MIS mengubah pusat perhatian kegiatan sistem

informasi level EDP pada penekanan terhadap

integrasi dan perencanaan fungsi sitem informasi.

  Oleh karena itu MIS didefnisikan sebagai kepemilikan sebuah fokus informasi yang ditujukan pada manajemen menengah (middle managers), dan kepemilikan kapabilitas untuk mendukung pencarian dan pembuatan pelaporan.

  MIS ….

  MIS untuk SDM memiliki fungsi yang sama, kecuali fokusnya adalah tentang informasi SDM.

  Penggunaan sistem informasi ini ditujukan untuk maksud-maksud Equal Employment Opportunity (EEO) atau kesetaraan peluang dalam pekerjaan, serta laporan-laporan tentang kebijakan pemerintah dan juga tentang laporan kehadiran dan turnover.

  MIS juga dapat mendukung pembuatan laporan sementara, seperti data tentang distribusi umur dan gender dari pegawai.

  Jenis-jenis HRISs 3)

   Decision Support System (DSS) atau Sistem Pendukung Keputusan

  Fokus dari DSS adalah pembuatan keputusan pada level yang lebih tinggi dalam organisasi, biasanya oleh manajer puncak dan eksekutif.

  DSS merupakan sistem interaktif yang dapat melakukan analisis melalui penggunaan model- model dan dapat menjawab tentang apa saja yang berkaitan dengan alternatif keputusan.

  DSS ...

  DSS untuk SDM memiliki fungsi yang sama. Contoh penggunaan sistem ini adalah tentang perencanaan SDM atau human resources planning dengan didukung oleh sistem informasi berbasis komputer, dapat melakukan pengujian skenario masa depan yang berkaitan dengan bagaimana organisasi dapat secara terus-menerus menarik perhatian dan merekrut pekerja secara efektif dari pasar tenaga kerja.

  DSS dalam perencanaan SDM akan dapat menjawab pertanyaan tentang stafng pada masa-masa mendatang dan ketersediaan SDM suatu organisasi.

  Tiga jenis Sistem Informasi SDM berbasis komputer Kontinuum kegiatan user Tidak aktif Aktif EDP MIS DSS

• Penyimpanan data/
• Mendapatkan
• Interaktif untuk

  file

• Pemrosesan

• •Penganalisisan data

• Pencarian informasi

  transaksi

• Pembuatan
• Ringkasan

  pelaporan transaksi

  kembali informasi

  dan pembuatan laporan

  user tentang apa (what if) yang dianalisis

  alternatif keputusan

  

Tiga jenis Sistem Informasi SDM berbasis komputer

  Ketiga jenis HRISs tersebut berada pada sebuah continuum kegiatan relative dari users yang terbentang mulai dari penyimpanan fle sampai pada system keputusan interaktif pada ujung akhir yang lainnya.

  Kegiatan continuum ini memiliki dua atribut penting, yaitu :

  

  Tingkat atau level penggunaan

  

  Kemudahaan (easy) penggunaan