Proses Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Tanggal Untuk Menunjang Efisiensi Kerja Pada Fraksi Partai Golkar Di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi saat ini instansi pemerintah harus mendukung terwujudnya
penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih. Semakin majunya bisnis di sektor
pemerintah dan swasta menimbuklan persaingan untuk meningkatkan profesionalisme. Untuk
memajukan suatu instansi diperlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola
manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat, dan cepat. Informasi yang sangat penting
bagi suatu kantor atau instansi adalah catatan dari kegiatan bisnis instansi itu sendiri. Salah
satu bukti nyata dari kegiatan suatu instansi adalah arsip.
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, instansi politik,
instansi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Pada instansi pemerintah, instansi pemerintah harus menjalankan sistem kearsipan
nasional yang komperensif dan terpadu untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap
publik, meningkatkan penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan.
Kearsipan mempunyai peranan didalam administrasi, peranan kearsipan dalam
administrasi ialah sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan
Universitas Sumatera Utara
kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan penilaian, pengendalian dan bukti pertanggungjawaban yang tepat.
Seorang sekretaris berperan penting dalam mengelola arsip disuatu instansi. Sekretaris
berperan dalam menyimpan dan memelihara asrsip, menggandakan arsip serta menyusun
arsip. Sistem yang efektif bagi seorang sekretaris dalam mengelola arsip adalah sistem
elektronik karena lebih efesien bagi suatu instansi, sehingga pencarian arsip dapat lebih muda
ditemukan.
Menurut Sedarmayanti (2003:68) ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam
penyimpanan arsip, yaitu memisah-misahkan, meneliti arsip yang akan disimpan dan
kemudian menyimpan arsip. Faktor kerusakan arsip bisa berasal dari faktor eksternal dan
insternal. Seorang sekretaris yang mengelola arsip harus terampil, teliti, cerdas, cermat, rapi,
tekun dalam melaksanakan tugas, mampu memegang/menyimpan rahasia, dan memiliki
keahlian dalam bidang kearsipan.
Meskipun kearsipan berperan penting, sampai saat ini masih banyak instansi yang
belum melakukan penataan kearsipan dengan baik. Banyak dijumpain arsip yang hanya
menumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan
banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kearsipan hanya pekerjaan mudah dan remeh,
padahal jika ditinjau lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan peanganan yang khusus untuk
menjamin kelangsungan organisasi.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan
bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus
dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan
mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan.
Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan
sebaik – baiknya. Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan juga harus memiliki efektifitas
Universitas Sumatera Utara
dalam melakukan pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip
tersebut.
Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan di Partai Fraksi Golkar DPRD Sumatera
Utara bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga
harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik
dan mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan
kearsipan.
Adapun masalah yang terjadi pada bagian Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD
Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Masih adanya folder yang dengan nama yang sama (data double) antara folder baru
dan folder lama.
2. Kurangnya fasilitas komputer sehingga meghambat pekerjaan untuk dapat
menyelesaikan tugas sesuai waktunya.
Dengan alasan terserbut maka Penulis memilih judul “Proses Penyimpanan Arsip
berdasarkan Sistem Tanggal dalam Menunjang Efisiensi Kerja pada Fraksi Partai Golkar di
DPRD Sumatera Utara” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar
dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana proses penyimpanan arsip dengan
sistem tanggal yang digunakan di Fraksi Partai Golkar dalam menunjang efisiensi kerja?”
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem Proses
Penyimpanan Arsip di Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
a. Bagi instansi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk
penyempurnaan penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan
pada Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara
b. Bagi penulis, menambah wawasan pengetahuan dan wawasan dibidang
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan pada Fraksi Partai
Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara
c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang
sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian
D. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 untuk
pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, peelitian di lakukan di Fraksi
Partai Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara Jalan Imam Bonjol No.5 Medan-Sumatera
Utara.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
Minggu Ke
NO
Kegiatan
I
II
III
Persiapan
1
Pengumpulan Data
2
Penulisan Laporan
3
E. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab
antara lain :
BAB 1
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian, dan
Sistematika Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Instansi, Job description,
Kegiatan Instansi, Kinerja Usaha Terkini dan Rencana Kegiatan
Universitas Sumatera Utara
BAB III
: PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara yang
berkaitan dengan pemeliharaan dan proses penyimpanan arsip.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD
Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
Universitas Sumatera Utara
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Sumatera
Utara
Provinsi Sumatera Utara di bentuk pada tanggal 15 April 1948, berdasarkan Undang –
Undang No. 10 Tahun 1948. Daerah ini meliputi kresidenan Aceh, Sumatera Timur dan
Tapanuli. Berdasarkan surat penetapan Persiapan Kemerdekaan Indonesia ( PPKI ), Sumatera
Utara menjadi sebuah Provinsi dan daerah administrasi. Seperti halnya pulau Jawa, berangsur
– angsur di bentuk Komite Nasional. Daerah yang kedudukannya di atur oleh maklumat
Gubernur Sumatera Utara tertanggal 12 April 1945. Dengan maklumat tersebut di tetapkan
bahwa komite nasional daerah yang dibentuk di Provinsi dan keresidenan tersebut menjadi
kota otonom. Daerah – daerah tersebut memiliki Dewan Perwakilan Rakyat dan berhak untuk
mengatur rumah tangganya sendiri. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah di Sumatera Utara
berjumlah 100 orang mewakili penduduk.
1. Sub Provinsi Sumatera Utara meliputi : Keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan
Tapanuli.
2. Sub Provinsi Sumatera Selatan meliputi : Keresidenan Bangka, Belitung, Lampung
dan Palembang.
3. Sub Provinsi Sumatera Tengah meliputi : keresidenan Sumatera Barat, Jambi dan
Riau. Setiap Provinsi diketuai oleh Gubernur Muda yang bertindak sebagai
coordinator keresidenan dan jabatan pemerintahan yang ada di wilayahnya.
Pemerintahan Sumatera Utara tanggal 30 Agustus 1946, yang mengatakan bahwa
Pemerintahan Provinsi disesuaikan dengan Pemerintahan Pusat
Universitas Sumatera Utara
Pembentukan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Sumatera menjadi
daerah yang di delegalisasi oleh Pemerintah Pusat. Diciptakan melalui proses peraturan
Pemerintah No. 8 Tahun 1974 yang mengatakan dengan tegas bahwa Provinsi Sumatera
Utara di jalankan oleh Gubernur dan diserahkan kepada Dewan pertimbangan rakyat
dan badan eksekutif
Pemerintah Daerah Sumatera Utara berhubungan dengan
Pemerintah Pusat dan dibawah Menteri – menteri dan selanjutnya dalam peraturan
Pemerintah No. 8 Tahun 1974 dinyatakan yang merupakan Daerah otonom di Sumatera
adalah keresidenan dan daerah – daerah yang ditunjukkan sebagai daerah otonom.
Dalam perundang – undangan Nomor 10 Tahun 1948 tentang pembagian
Sumatera menjadi 3 Provinsi yaitu :
1. Provinsi Sumatera Utara
2. Provinsi Sumatera Tengah
3. Provinsi Sumatera Selatan
Pada tanggal 13 Desember 1948 untuk pertama kalinya anggota Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Provinsi Sumatera Utara yang bertempat di Tapak
Tuan, yang anggotanya berasal dari masing – masing Sub Provinsi terdahulu.
Dengan Undang – undang Nomor 24 Tahun 1956 ditentukan Provinsi Aceh
dibekas keresidenan Aceh, dengan demikian Provinnsi Sumatera Utara otomatis
menjadi tersendiri dari keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli. Sebagai pelaksana
Undang – undang tanggal 15 April 1948 tentang penetapan Komisariat Pemerintah
Pusat di Sumatera yang kemudian diubah menjadi peraturan Pemerintah Nomor 24
Tahun 1948, maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur Sumatera sehingga tugas
Universitas Sumatera Utara
– tugas tersebut diserahkan kepada pelaksanaannya. Komisariat Pusat di Sumatera Utara
yang berkedudukan di Bukit Tinggi yang di pimpin oleh Mr. Teuku Mohammad Hasan.
Gambaran umum DPRD Provinsi Sumatera Utara Tugas DPRD :
1. Menetapkan anggaran pendapatan dan belanja daerah bersama dengan
kepala daerah.
2. Membentuk peraturan daerah yang di bahas bersama dengan Kepala
Daerah untuk mencapai tujuan bersama.
3. Meminta laporan pertanggung jawaban Kepala Daerah dalam pelaksanaan
tugas desentralisasi.
4. Mengusulkan pendapatan dan pertimbangan Kepala Daerah terhadap
rencana perjanjian Internasional yang menyangkut kepentingan daerah.
5. Melaksanakan pengawasan terhadapt pelaksanaan peraturan daerah dan
peraturan perundang – undangan lainnya, Keputusan Kepala Daerah,
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, Kebijakan pemerintah daerah
dalam melaksanakan program pembangunan Daerah dan kerjasama
Internasional di daerah.
6. Tugas – tugas lain yang diberikan oleh undang – undang.
7. Mengusulkan pengangkatan dan pemberentian Kepala Daerah atau wakil
Kepala Daerah Kepala Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia melalui
Gubernur.
Universitas Sumatera Utara
Fungsi DPRD :
a. Legislasi : Diwujudkan dalam membuat peraturan – peraturan daerah
bersama Kepala Daerah.
b. Anggaran : Diwujudkan dalam menyusun dan menetapkan APBD bersama
Pemerintah Daerah.
c. Pengawasan : Diwujudkan dalam bentuk pengawasan / controlling
terhadap pelaksana Peraturan daerah, Undang – undang dan kebijakan
yang ditetapkan oleh Pemerintah Daerah.
B. Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Gambar 2.1
Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Sumber : Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara (2016)
Universitas Sumatera Utara
Adapun arti dari logo tersebut adalah :
a. Kepala tangan yang diacungkan keatas dengan menggenggam rantai
beserta perisainya adalah lambing kebulatan tekad perjuangan rakyat
Provinsi Sumatera Utara melawan imperialism, Kolonialisme, Feodalisme
dan Komunisme.
b. Batang bersudut lima, perisai dan rantai melambangkan kesatuan
masyarakat didalam membela dan mempertahankan Pancasila.
c. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, daun tembakau, ikan, daun
padi, dan tulisan “SUMATERA UTARA”, melambangkan daerah yang
indah permai, mashur dengan kekayaan alamnya yang berlimpah – limpah.
d. Tujuh belas, kuntum kapas, delapan sudut sarang laba – laba dan empat
puluh lima butir padi menggambarkan tanggal, bulan dan tahun
kemerdekaan RI.
e. Tongkat dibawah kepala tangan, melambangkan watak kebudayaan yang
mencerminkan kebesaran bangsa, patriotism, pecinta dan pembela
keadilan.
f. Bukit barisan yang berpuncak lima, melambangkan tata kemasyarakatan
yang berkepribadian luhur, bersemangat persatuan, kegotong – royongan
yang dinamis.
”Motto Daerah adalah Tekun Berkarya, Hidup Sejahtera, Mulia
Berbudidaya”
Universitas Sumatera Utara
C. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas Sekretariat DPRD Provinsi
Sumatera Utara
1. Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Organisasi adalah suatu badan terdiri dari sekelompok orang yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah digariskan sebelumnya.
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran secara sistematis tentang
hubungan kerja sama dari orang – orang didalamnya serta tanggung jawab
personil.
Struktur organisasi Sekretariat DPRD-SU berbentuk bagan, bentuk ini
menunjukkan bahwa instansi tersebut bekerja sesuai dengan bagian –
bagiannya masing – masing, dimana di Sekretariat DPRD-SU terdapat 5
bagian yang di pimpin oleh seorang kepala bagian ( Kabag ) dan
secretariat DPRD-SU ini di pimpin oleh Sekretariat Dewan.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Kesekretariat DPRD
Provinsi Sumatera Utara
SEKRETARIS
DEWAN
KA. BAGIAN
UMUM
BAGIAN
PERSIDANGAN
/ RISALAH
BAGIAN
KEUANGAN
BAGIAN
INFORMASI
DAN
PROTOKOL
BAGIAN
HUKUM DAN
PERUNDANGUNDANGAN
SUBBAG.
TATA
USAHA
SUBBAG.
PERS/PMP. DPRD
DAN PARIPURNA
DPRD
SUBBAG.
ANGGARAN
SUBBAG.
INFORMASI
SUBBAG. PERUU DAN
RANCANGAN
PERDA
SUBBAG.
PERLENGKAPAN
DAN
PENDISTRIBUSIAN
SUBBAG.
PERSIDANGAN
DAN FRAKSI
DPRD
SUBBAG.
VERIFIKASI
SUBBAG.
PROTOKOL /
HUB. ANTAR
LEMBAGA
SUBAG.
PENYUSUNAN
PRODUK
HUKUM
SUBBAG.
RUMAH
TANGGA DAN
PERAWATAN
SUBBAG.
RISALAH DAN
PANITIA
DPRD
SUBBAG.
PEMBUKUAN
SUBBAG.
PELAYANAN
MASYARAKAT
/ASPIRASI
SUBBAG.
PENGKAJIAN
DAN
EVALUASI
Sumber : Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara (2016)
Universitas Sumatera Utara
Uraian Tugas dari Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Sumatera
Utara
Deskripsi jabatan dan pengerjaan sangat diperlukan dalam struktur
organisasi agar dapat mengindentifikasi pekerjaan – pekerjaan yang penting dan
jenis – jenis yang kegiatan di laksanakan oleh pimpinan dan lain sebagainya.
Adapun uraian tugas dan tanggung jawab masing – masing jabatan adalah sebagai
berikut :
Tugas Sekretariat
Sekretariat
Dewan mempunyai tugas melaksanakan urusan umum,
administrasi, keuangan, persidangan dan risalah, informasi, keprotokolan serta
hokum dan perundang – undangan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan
fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasi tenaga ahli yang
diperlukan oleh DPRD sesuai Kebutuhan dan Kemampuan.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Dewan menyelenggarakan
fungsi :
1. Penyelenggara administrasi kesekretariatan DPRD
2. Penyelenggara administrasi keuangan DPRD
3. Penyelenggara rapat – rapat DPRD
4. Penyedia dan pengkoordinasi Tenaga Ahli yang di perlukan oleh DPRD
Untuk tugas dan fungsi diatas, Sekretaris Dewan mempunyai tugas :
1. Menyelenggarakan penetapan pedoman tata tertib DPRD provinsi
2. Menyelenggarakan fasilitas penyusun DPRD provinsi
Universitas Sumatera Utara
3. Menyelenggarakan peresmian pengangkatan dan pemberhentian anggota
DPRD
4. Menyelenggarakan fasilitas penyusunan kedudukan protokoler dan
keuangan DPRD provinsi
Untuk melaksanakan Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas sebagaimana
dimaksud, Sekretariat Dewan dibantu oleh :
1. Bagian Keuangan
Untuk uraian Kepala Bagaian keuangan sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan penyusunan rencana anggaran DPRD dan Sekretariat
DPRD
b. Menyelenggarakan penyiapan bahan/data untuk penyempurnaan dan
penyusunan
kebijakan
dan
standar
pengelolaan
anggaran
pemeriksaan/penelitian realisasi anggaran dan pembukaan
c. Menyelenggarakan evaluasi/analisa pelaksanaan anggaran berdasarkan
realisasi penerimaan maupun pengeluaran
d. Menyelenggarakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsi
2. Bagian Umum
Untuk uraian dan fungsi Kepala Bagian Umum yaitu :
a. Menyelenggarakan pengkajian bahan/data untuk penyempurnaan dan
penyusunan kebijakan, ketentuan dan standart penyelenggaraan Urusan
Tata Usaha, Rumah Tangga DPRD, Perlengkapan, Distribusi dan
perawatan inventaris
b. Menyelenggarakan urusan kepegawaian
Universitas Sumatera Utara
c. Menyelenggarakan system pengendalian intern
d. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggung jawaban Kepada Sekretaris
Dewan sesuai standar yang ditetapkan
e. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah sesuai bidang tugas dan fungsinya
f. Menyelenggarakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja/unit
organisasi terkait dalam rangka pembinaan ketatausahaan Sekretariat
DPRD-SU
g. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Kepada Sekretaris Dewan
3. Bagian Persidangan dan Risalah
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Persidangan dan Risalah
mempunyai Uraian Tugas sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan pengkajian bahan/data untuk penyempurnaan dan
penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar persiapan persidangan
DPRD dan pembuatan risalah
b. Menyelenggarakan program kegiatan persidangan dan peninjauan DPRD
c. Menyelenggarakan persiapan persidangan DPRD
d. Menyelenggarakan pembuatan risalah
e. Menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat Pimpinan Dewan
f. Mengelenggarakan dan memfasilitasi rapat pimpinan Dewan dengan
pimpinan Fraksi DPRD
g. Menyelenggarakan dan memfasilitasi Rapat Pimpinan Dewan dengan
Komisi DPRD
Universitas Sumatera Utara
h. Menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat Pimpinan Dewan dengan alat
kelengkapan Dewan lainnya
i.
Menyelenggarakan dan memfasilitasi Rapat Paripurna DPRD
j.
Menyelenggarakan penyusunan surat laporan, penjelasan acara dan catatan
singkat/risalah rapat-rapat dan peninjauan DPRD yang diberikan oleh
Sekretaris Dewan
4. Bagian Hukum dan Perundang – undangan
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Hukum dan Perundangan –
undangan mempunyai Uraian Tugas :
a. Menyelenggarakan hokum dan perundang-undangan
b. Menyelenggarakan layanan kajian bahan bahasa rancangan produk hokum
c. Menyelenggarakan layanan bantuan hokum dan keduduka n hokum
Anggota DPRD
d. Menyelenggarakan fasilitas dan koordinasi tenaga ahli
e. Menyelenggarakan pemantauan dan evaluasi Bagian Hukum dan
Perundang – undangan
f. Menyelenggarakan telaahan staf bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan
g. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait
h. Menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsi
Universitas Sumatera Utara
5. Bagian Informasi dan Protokol
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Informasi dan Protokol mempunyai
Uraian Tugas :
a. Menyelenggarakan
koordinasi
pengumpulan
dan
pengelolaan
bahan/informasi yang dibutuhkan untuk penyusunan standar layanan
informasi, penyusunan urusan protocol/hubungan lembaga, perpustakaan
dan pelayanan aspirasi
b. Menyelenggarakan evaluasi dan menganalisa bahan/data/informasi yang
dibutuhkan untuk penyusunan dan pelayanan aspirasi
c. Menyelenggarakan persiapan pertemuan/tamu Pers secara terbuka
d. Menyelenggarakan
pengkoordinasi,pembinaan/pengawasan
pegawai
dalam bidang tugas sesuai standar yang ditetapkan
e. Menyelenggarakan penyusunan laporan pertanggung jawaban bulanan
kegiatan bidang layanan sesuai standar yang ditetapkan
f. Menyelenggarakan dan mengikuti kegiatan Pimpinan Dewan untuk
pemberitahuan melalui Media Cetak dan Elektronik
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.3
Struktur Fraksi Partai Golkar Provinsi Sumatera Utara
H. AJIB SYAH, S.Sos
Penasehat
INDRA ALAMSYAH, SH
Ketua
H. WAGIRIN ARMAN,
S.SOS
LEONARD S SAMOSIR, BA
H. MUCHRID NASUTION,
SE
H. SYAMSUL BAHRI
BATUBARA, SH
Wakil Ketua
Wakil Ketua
Wakil Ketua
Wakil Ketua
H.M. HANAFIAH
HARAHAP, SH
AROTA LASE, AMD
M. FAISAL, SE
Wakil Sekretaris
Wakil Sekretaris
Sekretaris
Hj. HELMIATI
NOVITA SARI, SH
Bendahara
Wakil Bendahara
PUTRI SUSI MELANI
DAULAY, SE
Anggota
SAMPANG MALEM
JANTER SIRAIT, SE
Anggota
Anggota
FL. FERNANDO
SIMANJUNTAK, SH, MH
Ir. H. CHAIDIR RITONGA,
MM
H. A. YASYIR RIDHO
LOEBIS, SH, ST, MSP
Anggota
Anggota
Anggota
Staff Fraksi Partai Golkar :
•
Erni Megawati Rambe
Staff Pendukung Fraksi Partai Golkar :
1.
Sumarno
2.
Amelia Rezeki, SE
3.
Rionaldo De Vickri, S.Kom
4.
Erma Lestari
Sumber : Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara (2016)
Universitas Sumatera Utara
Job Description Struktur Organisasi Fraksi Partai Golkar
1. Penasehat Fraksi Partai Golkar
a. Membina dan membimbing pimpinan fraksi
b. Memberikan nasehat, petunjuk, bimbingan dan intervensi yang
dianggap perlu atas pengelolaan dan pelaksanaan fraksi
c. Melakukan pengawasan dan penilaian atas sitem pengendalian,
pengelolaan dan pelaksanaan pada seluruh kegiatan fraksi dan
memberikan saran-saran perbaikannya.
2. Ketua Fraksi Partai Golkar
a. Memimpin, mengendalikan dan mengkoordinasikan pelaksanaan
kegiatan fraksi
b. Memimpin rapat fraksi
c. Menentukan dan memegang kebijakan umum fraksi
d. Bersama sekretaris menandatangani semua surat keputusan dan
Peraturan fraksi
e. Selaku
mandataris
melaksanakan
rapat
anggota,
amanah
ketua
rapat
bertanggung
anggota
jawab
dan
mempertanggungjawabkannya di hadapan rapat anggota
3. Wakil Ketua Fraksi Partai Golkar
a. Membantu tugas-tugas Ketua
b. Membantu tugas dan kedudukan Ketua apabila berhalangan
c. Melakukan wewenang Ketua apabila berhalangan
Universitas Sumatera Utara
d. Bersama Sekretaris atau wakil sekretaris menandatangani surat-surat
keluar dan ke dalam yang berkaitan dengan bidangnya
e. Wakil
ketua
dalam
melaksanakan
tugas
dan
wewenangnya
bertanggung jawab kepada ketua
4. Sekretaris Fraksi Partai Golkar
a. Membantu Ketua dan Wakil Ketua dalam mengendalikan kegiatan
fraksi
b. Bersama
wakil
sekretaris,
Bendahara,
dan
Wakil
Bendahara
mengusahakan dan melengkapi perangkat yang dibutuhkan fraksi
c. Menyusun rumusan dan rancangan keputusan fraksi
d. Bersama wakil sekretaris, Bendahara, dan Wakil Bendahara membuat
rancangan anggaran pendapatan dan anggaran belanja rutin serta
anggaran insidental fraksi
e. Bersama Ketua menandatangani surat-surat keputusan dan peraturan
fraksi
f. Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan keteraturan fraksi dan
mempertanggungjawabkannya kepada Ketua
5. Wakil Sekretaris Fraksi Partai Golkar
a. Membantu tugas-tugas Sekretaris
b. Mewakili tugas Sekretaris apabila berhalangan
c. Melakukan wewenang sekretaris apabila berhalangan
d. Bertanggungjawab kepada pengurus harian
Universitas Sumatera Utara
6. Bendahara Fraksi Partai Golkar
a. Mengatur, mengendalikan dan mencatat penerimaan, penyimpanan,
dan pengeluaran uang, dan surat-surat berharga serta segala inventaris
fraksi
b. Membuat petunjuk teknis mekanisme pengajuan, pembayaran dan
pengeluaran uang serta pendayagunaan inventaris fraksi
c. Melaporkan neraca keuangan secara berkala setiap bulan sekali
d. Menentukan kebijakan pengalihan dana dan pengalokasiannya
bersama Ketua dan Sekretaris
e. Mengadakan penghimpunan dana dari berbagai sumber dengan cara
yang halal dan tidak mengikat
f. Bersama Sekretaris,
Wakil Sekretaris,
Wakil Bendahara dan
Koordinator Bidang menyusun anggaran biaya kegiatan fraksi
g. Bersama Ketua dan Sekretaris mendisposisi usulan pengeluaran
keuangan sesuai dengan kebutuhan
h. Bertanggung jawab kepada pengurus harian
7. Wakil Bendahara Fraksi Partai Golkar
a. Membantu tugas-tugas bendahara
b. Melakukan wewenang Bendahara apabila berhalangan
c. Bertanggung jawab kepada bendahara
Universitas Sumatera Utara
Tugas dan Wewenang dari Struktur Fraksi Partai Golkar
Fraksi Dewan Perwakilan Rakyat adalah suatu kelompok dalam Dewan
Perwakilan Rakyat (DPR) yang sepaham atas beberapa anggota yang sepaham
dan sependirian, biasanya satu partai.
Fraksi dibentuk dari pengelompokkan anggota berdasarkan konfigurasi
partai politik hasil pemilihan umum. Fraksi bukanlah merupakan alat kelengkapan
DPR seperti layaknya Pimpinan DPR, Badan Musyawarah (Bamus), komisi,
Panitia Anggaran, maupun Panitia Khusus (Pansus). Berdasarkan Tatib DPR,
pembentukan fraksi bertujuan mengoptimalkan dan membuat efektif pelaksanaan
tugas, wewenang, dan hak DPR.
Dalam menselaraskan kepentingan Anggota Dewan yang beragam, perlu
dibentuk fraksi atau kelompok Anggota DPR yang memiliki pandangan politik
yang sejalan. Dengan adanya fraksi memungkinkan Anggota Dewan untuk dapat
menjalankan tugas dan wewenangnya secara maksimal. Setiap Anggota Dewan
wajib menjadi anggota salah satu fraksi.
Fraksi
bertugas
mengkoordinasikan
kegiatan
anggotanya
demi
mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja Anggota Dewan. Fraksi juga
bertanggungjawab untuk mengevaluasi kinerja anggotanya dan melaporkan hasil
evaluasi tersebut kepada publik.
Pimpinan dari Fraksi Partai Golkar adalah Penasehat Fraksi, Ketua Fraksi,
Wakil Ketua, dan Sekretaris Fraksi. Dalam hal ini tugas setiap Anggota Fraksi
sama, tugas Fraksi tidak dapat disamakan dengan perusahaan tertentu yang
memiliki tugas tetap disetiap harinya dalam hal ini dikarenakan Pimpinan dan
Universitas Sumatera Utara
Anggota DPRD memiliki wewenang yang sama untuk bertanggung jawab ditiap
daerah masing-masing dapil mereka, jadi tugas dan fungsi tiap Pimpinan Anggota
DPRD bukan hanya berfokus pada Fraksi akan tetapi mengawasi dan menindak
lanjuti suatu masalah yang terjadi di masing-masing daerah dan juga mengawasi
tiap-tiap instansi terkait.
Fraksi mempunyai tugas:
1. Menyalurkan dan
memperjuangkan aspirasi anggota masing-masing
fraksinya
2. Menentukan dan mengatur segala sesuatu yang menyangkut urusan fraksi
3. Meningkatkan kualitas, kemampuan, efisiensi, dan efektifiras kerja para
Anggota
4. Memberikan pertimbangan kepada pimpinan DPRD mengenai hal-hal
yang dianggap perlu
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Pada era globalisasi saat ini instansi pemerintah harus mendukung terwujudnya
penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih. Semakin majunya bisnis di sektor
pemerintah dan swasta menimbuklan persaingan untuk meningkatkan profesionalisme. Untuk
memajukan suatu instansi diperlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola
manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat, dan cepat. Informasi yang sangat penting
bagi suatu kantor atau instansi adalah catatan dari kegiatan bisnis instansi itu sendiri. Salah
satu bukti nyata dari kegiatan suatu instansi adalah arsip.
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, instansi politik,
instansi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
Pada instansi pemerintah, instansi pemerintah harus menjalankan sistem kearsipan
nasional yang komperensif dan terpadu untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap
publik, meningkatkan penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan
perseorangan.
Kearsipan mempunyai peranan didalam administrasi, peranan kearsipan dalam
administrasi ialah sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan
Universitas Sumatera Utara
kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan penilaian, pengendalian dan bukti pertanggungjawaban yang tepat.
Seorang sekretaris berperan penting dalam mengelola arsip disuatu instansi. Sekretaris
berperan dalam menyimpan dan memelihara asrsip, menggandakan arsip serta menyusun
arsip. Sistem yang efektif bagi seorang sekretaris dalam mengelola arsip adalah sistem
elektronik karena lebih efesien bagi suatu instansi, sehingga pencarian arsip dapat lebih muda
ditemukan.
Menurut Sedarmayanti (2003:68) ada beberapa tahap yang harus dilakukan dalam
penyimpanan arsip, yaitu memisah-misahkan, meneliti arsip yang akan disimpan dan
kemudian menyimpan arsip. Faktor kerusakan arsip bisa berasal dari faktor eksternal dan
insternal. Seorang sekretaris yang mengelola arsip harus terampil, teliti, cerdas, cermat, rapi,
tekun dalam melaksanakan tugas, mampu memegang/menyimpan rahasia, dan memiliki
keahlian dalam bidang kearsipan.
Meskipun kearsipan berperan penting, sampai saat ini masih banyak instansi yang
belum melakukan penataan kearsipan dengan baik. Banyak dijumpain arsip yang hanya
menumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk ditemukan kembali. Bahkan
banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kearsipan hanya pekerjaan mudah dan remeh,
padahal jika ditinjau lebih dalam pekerjaan ini membutuhkan peanganan yang khusus untuk
menjamin kelangsungan organisasi.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan
bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus
dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan
mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan kearsipan.
Disamping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan dengan
sebaik – baiknya. Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan juga harus memiliki efektifitas
Universitas Sumatera Utara
dalam melakukan pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip
tersebut.
Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan di Partai Fraksi Golkar DPRD Sumatera
Utara bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga
harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik
dan mempunyai ilmu pengetahauan sangat dibutuhkan dalam suatu unit pengelolaan
kearsipan.
Adapun masalah yang terjadi pada bagian Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD
Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Masih adanya folder yang dengan nama yang sama (data double) antara folder baru
dan folder lama.
2. Kurangnya fasilitas komputer sehingga meghambat pekerjaan untuk dapat
menyelesaikan tugas sesuai waktunya.
Dengan alasan terserbut maka Penulis memilih judul “Proses Penyimpanan Arsip
berdasarkan Sistem Tanggal dalam Menunjang Efisiensi Kerja pada Fraksi Partai Golkar di
DPRD Sumatera Utara” dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang maka penulis merumuskan masalah yang menjadi dasar
dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut “Bagaimana proses penyimpanan arsip dengan
sistem tanggal yang digunakan di Fraksi Partai Golkar dalam menunjang efisiensi kerja?”
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem Proses
Penyimpanan Arsip di Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
a. Bagi instansi, sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk
penyempurnaan penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan kearsipan
pada Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara
b. Bagi penulis, menambah wawasan pengetahuan dan wawasan dibidang
penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan kearsipan pada Fraksi Partai
Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara
c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan dan referensi terhadap objek yang
sama bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian
D. Jadwal Kegiatan
Dalam penulisan Tugas Akhir, jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 untuk
pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir ini, peelitian di lakukan di Fraksi
Partai Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara Jalan Imam Bonjol No.5 Medan-Sumatera
Utara.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir
Minggu Ke
NO
Kegiatan
I
II
III
Persiapan
1
Pengumpulan Data
2
Penulisan Laporan
3
E. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan tiap bab dibagi atas beberapa sub bab
antara lain :
BAB 1
: PENDAHULUAN
Bab ini berisikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Permasalahan,
Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Jadwal Penelitian, dan
Sistematika Penulisan.
BAB II
: PROFIL INSTANSI
Bab ini berisikan Sejarah Instansi, Struktur Instansi, Job description,
Kegiatan Instansi, Kinerja Usaha Terkini dan Rencana Kegiatan
Universitas Sumatera Utara
BAB III
: PEMBAHASAN
Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan
penulis pada Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD Sumatera Utara yang
berkaitan dengan pemeliharaan dan proses penyimpanan arsip.
BAB IV
: KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisikan kesimpulan berdasarkan pembahasan dan hasil
penelitian yang dilakukan di Fraksi Partai Golkar Kantor DPRD
Sumatera Utara dan beberapa saran yang bermanfaat dikemudian hari.
Universitas Sumatera Utara
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Sumatera
Utara
Provinsi Sumatera Utara di bentuk pada tanggal 15 April 1948, berdasarkan Undang –
Undang No. 10 Tahun 1948. Daerah ini meliputi kresidenan Aceh, Sumatera Timur dan
Tapanuli. Berdasarkan surat penetapan Persiapan Kemerdekaan Indonesia ( PPKI ), Sumatera
Utara menjadi sebuah Provinsi dan daerah administrasi. Seperti halnya pulau Jawa, berangsur
– angsur di bentuk Komite Nasional. Daerah yang kedudukannya di atur oleh maklumat
Gubernur Sumatera Utara tertanggal 12 April 1945. Dengan maklumat tersebut di tetapkan
bahwa komite nasional daerah yang dibentuk di Provinsi dan keresidenan tersebut menjadi
kota otonom. Daerah – daerah tersebut memiliki Dewan Perwakilan Rakyat dan berhak untuk
mengatur rumah tangganya sendiri. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah di Sumatera Utara
berjumlah 100 orang mewakili penduduk.
1. Sub Provinsi Sumatera Utara meliputi : Keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan
Tapanuli.
2. Sub Provinsi Sumatera Selatan meliputi : Keresidenan Bangka, Belitung, Lampung
dan Palembang.
3. Sub Provinsi Sumatera Tengah meliputi : keresidenan Sumatera Barat, Jambi dan
Riau. Setiap Provinsi diketuai oleh Gubernur Muda yang bertindak sebagai
coordinator keresidenan dan jabatan pemerintahan yang ada di wilayahnya.
Pemerintahan Sumatera Utara tanggal 30 Agustus 1946, yang mengatakan bahwa
Pemerintahan Provinsi disesuaikan dengan Pemerintahan Pusat
Universitas Sumatera Utara
Pembentukan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Sumatera menjadi
daerah yang di delegalisasi oleh Pemerintah Pusat. Diciptakan melalui proses peraturan
Pemerintah No. 8 Tahun 1974 yang mengatakan dengan tegas bahwa Provinsi Sumatera
Utara di jalankan oleh Gubernur dan diserahkan kepada Dewan pertimbangan rakyat
dan badan eksekutif
Pemerintah Daerah Sumatera Utara berhubungan dengan
Pemerintah Pusat dan dibawah Menteri – menteri dan selanjutnya dalam peraturan
Pemerintah No. 8 Tahun 1974 dinyatakan yang merupakan Daerah otonom di Sumatera
adalah keresidenan dan daerah – daerah yang ditunjukkan sebagai daerah otonom.
Dalam perundang – undangan Nomor 10 Tahun 1948 tentang pembagian
Sumatera menjadi 3 Provinsi yaitu :
1. Provinsi Sumatera Utara
2. Provinsi Sumatera Tengah
3. Provinsi Sumatera Selatan
Pada tanggal 13 Desember 1948 untuk pertama kalinya anggota Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Provinsi Sumatera Utara yang bertempat di Tapak
Tuan, yang anggotanya berasal dari masing – masing Sub Provinsi terdahulu.
Dengan Undang – undang Nomor 24 Tahun 1956 ditentukan Provinsi Aceh
dibekas keresidenan Aceh, dengan demikian Provinnsi Sumatera Utara otomatis
menjadi tersendiri dari keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli. Sebagai pelaksana
Undang – undang tanggal 15 April 1948 tentang penetapan Komisariat Pemerintah
Pusat di Sumatera yang kemudian diubah menjadi peraturan Pemerintah Nomor 24
Tahun 1948, maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur Sumatera sehingga tugas
Universitas Sumatera Utara
– tugas tersebut diserahkan kepada pelaksanaannya. Komisariat Pusat di Sumatera Utara
yang berkedudukan di Bukit Tinggi yang di pimpin oleh Mr. Teuku Mohammad Hasan.
Gambaran umum DPRD Provinsi Sumatera Utara Tugas DPRD :
1. Menetapkan anggaran pendapatan dan belanja daerah bersama dengan
kepala daerah.
2. Membentuk peraturan daerah yang di bahas bersama dengan Kepala
Daerah untuk mencapai tujuan bersama.
3. Meminta laporan pertanggung jawaban Kepala Daerah dalam pelaksanaan
tugas desentralisasi.
4. Mengusulkan pendapatan dan pertimbangan Kepala Daerah terhadap
rencana perjanjian Internasional yang menyangkut kepentingan daerah.
5. Melaksanakan pengawasan terhadapt pelaksanaan peraturan daerah dan
peraturan perundang – undangan lainnya, Keputusan Kepala Daerah,
Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, Kebijakan pemerintah daerah
dalam melaksanakan program pembangunan Daerah dan kerjasama
Internasional di daerah.
6. Tugas – tugas lain yang diberikan oleh undang – undang.
7. Mengusulkan pengangkatan dan pemberentian Kepala Daerah atau wakil
Kepala Daerah Kepala Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia melalui
Gubernur.
Universitas Sumatera Utara
Fungsi DPRD :
a. Legislasi : Diwujudkan dalam membuat peraturan – peraturan daerah
bersama Kepala Daerah.
b. Anggaran : Diwujudkan dalam menyusun dan menetapkan APBD bersama
Pemerintah Daerah.
c. Pengawasan : Diwujudkan dalam bentuk pengawasan / controlling
terhadap pelaksana Peraturan daerah, Undang – undang dan kebijakan
yang ditetapkan oleh Pemerintah Daerah.
B. Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Gambar 2.1
Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Sumber : Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara (2016)
Universitas Sumatera Utara
Adapun arti dari logo tersebut adalah :
a. Kepala tangan yang diacungkan keatas dengan menggenggam rantai
beserta perisainya adalah lambing kebulatan tekad perjuangan rakyat
Provinsi Sumatera Utara melawan imperialism, Kolonialisme, Feodalisme
dan Komunisme.
b. Batang bersudut lima, perisai dan rantai melambangkan kesatuan
masyarakat didalam membela dan mempertahankan Pancasila.
c. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, daun tembakau, ikan, daun
padi, dan tulisan “SUMATERA UTARA”, melambangkan daerah yang
indah permai, mashur dengan kekayaan alamnya yang berlimpah – limpah.
d. Tujuh belas, kuntum kapas, delapan sudut sarang laba – laba dan empat
puluh lima butir padi menggambarkan tanggal, bulan dan tahun
kemerdekaan RI.
e. Tongkat dibawah kepala tangan, melambangkan watak kebudayaan yang
mencerminkan kebesaran bangsa, patriotism, pecinta dan pembela
keadilan.
f. Bukit barisan yang berpuncak lima, melambangkan tata kemasyarakatan
yang berkepribadian luhur, bersemangat persatuan, kegotong – royongan
yang dinamis.
”Motto Daerah adalah Tekun Berkarya, Hidup Sejahtera, Mulia
Berbudidaya”
Universitas Sumatera Utara
C. Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas Sekretariat DPRD Provinsi
Sumatera Utara
1. Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
Organisasi adalah suatu badan terdiri dari sekelompok orang yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah digariskan sebelumnya.
Struktur organisasi merupakan suatu gambaran secara sistematis tentang
hubungan kerja sama dari orang – orang didalamnya serta tanggung jawab
personil.
Struktur organisasi Sekretariat DPRD-SU berbentuk bagan, bentuk ini
menunjukkan bahwa instansi tersebut bekerja sesuai dengan bagian –
bagiannya masing – masing, dimana di Sekretariat DPRD-SU terdapat 5
bagian yang di pimpin oleh seorang kepala bagian ( Kabag ) dan
secretariat DPRD-SU ini di pimpin oleh Sekretariat Dewan.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Kesekretariat DPRD
Provinsi Sumatera Utara
SEKRETARIS
DEWAN
KA. BAGIAN
UMUM
BAGIAN
PERSIDANGAN
/ RISALAH
BAGIAN
KEUANGAN
BAGIAN
INFORMASI
DAN
PROTOKOL
BAGIAN
HUKUM DAN
PERUNDANGUNDANGAN
SUBBAG.
TATA
USAHA
SUBBAG.
PERS/PMP. DPRD
DAN PARIPURNA
DPRD
SUBBAG.
ANGGARAN
SUBBAG.
INFORMASI
SUBBAG. PERUU DAN
RANCANGAN
PERDA
SUBBAG.
PERLENGKAPAN
DAN
PENDISTRIBUSIAN
SUBBAG.
PERSIDANGAN
DAN FRAKSI
DPRD
SUBBAG.
VERIFIKASI
SUBBAG.
PROTOKOL /
HUB. ANTAR
LEMBAGA
SUBAG.
PENYUSUNAN
PRODUK
HUKUM
SUBBAG.
RUMAH
TANGGA DAN
PERAWATAN
SUBBAG.
RISALAH DAN
PANITIA
DPRD
SUBBAG.
PEMBUKUAN
SUBBAG.
PELAYANAN
MASYARAKAT
/ASPIRASI
SUBBAG.
PENGKAJIAN
DAN
EVALUASI
Sumber : Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara (2016)
Universitas Sumatera Utara
Uraian Tugas dari Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Sumatera
Utara
Deskripsi jabatan dan pengerjaan sangat diperlukan dalam struktur
organisasi agar dapat mengindentifikasi pekerjaan – pekerjaan yang penting dan
jenis – jenis yang kegiatan di laksanakan oleh pimpinan dan lain sebagainya.
Adapun uraian tugas dan tanggung jawab masing – masing jabatan adalah sebagai
berikut :
Tugas Sekretariat
Sekretariat
Dewan mempunyai tugas melaksanakan urusan umum,
administrasi, keuangan, persidangan dan risalah, informasi, keprotokolan serta
hokum dan perundang – undangan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan
fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasi tenaga ahli yang
diperlukan oleh DPRD sesuai Kebutuhan dan Kemampuan.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Dewan menyelenggarakan
fungsi :
1. Penyelenggara administrasi kesekretariatan DPRD
2. Penyelenggara administrasi keuangan DPRD
3. Penyelenggara rapat – rapat DPRD
4. Penyedia dan pengkoordinasi Tenaga Ahli yang di perlukan oleh DPRD
Untuk tugas dan fungsi diatas, Sekretaris Dewan mempunyai tugas :
1. Menyelenggarakan penetapan pedoman tata tertib DPRD provinsi
2. Menyelenggarakan fasilitas penyusun DPRD provinsi
Universitas Sumatera Utara
3. Menyelenggarakan peresmian pengangkatan dan pemberhentian anggota
DPRD
4. Menyelenggarakan fasilitas penyusunan kedudukan protokoler dan
keuangan DPRD provinsi
Untuk melaksanakan Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas sebagaimana
dimaksud, Sekretariat Dewan dibantu oleh :
1. Bagian Keuangan
Untuk uraian Kepala Bagaian keuangan sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan penyusunan rencana anggaran DPRD dan Sekretariat
DPRD
b. Menyelenggarakan penyiapan bahan/data untuk penyempurnaan dan
penyusunan
kebijakan
dan
standar
pengelolaan
anggaran
pemeriksaan/penelitian realisasi anggaran dan pembukaan
c. Menyelenggarakan evaluasi/analisa pelaksanaan anggaran berdasarkan
realisasi penerimaan maupun pengeluaran
d. Menyelenggarakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsi
2. Bagian Umum
Untuk uraian dan fungsi Kepala Bagian Umum yaitu :
a. Menyelenggarakan pengkajian bahan/data untuk penyempurnaan dan
penyusunan kebijakan, ketentuan dan standart penyelenggaraan Urusan
Tata Usaha, Rumah Tangga DPRD, Perlengkapan, Distribusi dan
perawatan inventaris
b. Menyelenggarakan urusan kepegawaian
Universitas Sumatera Utara
c. Menyelenggarakan system pengendalian intern
d. Menyelenggarakan pelaporan dan pertanggung jawaban Kepada Sekretaris
Dewan sesuai standar yang ditetapkan
e. Menyelenggarakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah sesuai bidang tugas dan fungsinya
f. Menyelenggarakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja/unit
organisasi terkait dalam rangka pembinaan ketatausahaan Sekretariat
DPRD-SU
g. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Kepada Sekretaris Dewan
3. Bagian Persidangan dan Risalah
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Persidangan dan Risalah
mempunyai Uraian Tugas sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan pengkajian bahan/data untuk penyempurnaan dan
penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar persiapan persidangan
DPRD dan pembuatan risalah
b. Menyelenggarakan program kegiatan persidangan dan peninjauan DPRD
c. Menyelenggarakan persiapan persidangan DPRD
d. Menyelenggarakan pembuatan risalah
e. Menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat Pimpinan Dewan
f. Mengelenggarakan dan memfasilitasi rapat pimpinan Dewan dengan
pimpinan Fraksi DPRD
g. Menyelenggarakan dan memfasilitasi Rapat Pimpinan Dewan dengan
Komisi DPRD
Universitas Sumatera Utara
h. Menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat Pimpinan Dewan dengan alat
kelengkapan Dewan lainnya
i.
Menyelenggarakan dan memfasilitasi Rapat Paripurna DPRD
j.
Menyelenggarakan penyusunan surat laporan, penjelasan acara dan catatan
singkat/risalah rapat-rapat dan peninjauan DPRD yang diberikan oleh
Sekretaris Dewan
4. Bagian Hukum dan Perundang – undangan
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Hukum dan Perundangan –
undangan mempunyai Uraian Tugas :
a. Menyelenggarakan hokum dan perundang-undangan
b. Menyelenggarakan layanan kajian bahan bahasa rancangan produk hokum
c. Menyelenggarakan layanan bantuan hokum dan keduduka n hokum
Anggota DPRD
d. Menyelenggarakan fasilitas dan koordinasi tenaga ahli
e. Menyelenggarakan pemantauan dan evaluasi Bagian Hukum dan
Perundang – undangan
f. Menyelenggarakan telaahan staf bahan pertimbangan pengambilan
kebijakan
g. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait
h. Menyelenggarakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsi
Universitas Sumatera Utara
5. Bagian Informasi dan Protokol
Untuk tugas dan fungsi Kepala Bagian Informasi dan Protokol mempunyai
Uraian Tugas :
a. Menyelenggarakan
koordinasi
pengumpulan
dan
pengelolaan
bahan/informasi yang dibutuhkan untuk penyusunan standar layanan
informasi, penyusunan urusan protocol/hubungan lembaga, perpustakaan
dan pelayanan aspirasi
b. Menyelenggarakan evaluasi dan menganalisa bahan/data/informasi yang
dibutuhkan untuk penyusunan dan pelayanan aspirasi
c. Menyelenggarakan persiapan pertemuan/tamu Pers secara terbuka
d. Menyelenggarakan
pengkoordinasi,pembinaan/pengawasan
pegawai
dalam bidang tugas sesuai standar yang ditetapkan
e. Menyelenggarakan penyusunan laporan pertanggung jawaban bulanan
kegiatan bidang layanan sesuai standar yang ditetapkan
f. Menyelenggarakan dan mengikuti kegiatan Pimpinan Dewan untuk
pemberitahuan melalui Media Cetak dan Elektronik
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.3
Struktur Fraksi Partai Golkar Provinsi Sumatera Utara
H. AJIB SYAH, S.Sos
Penasehat
INDRA ALAMSYAH, SH
Ketua
H. WAGIRIN ARMAN,
S.SOS
LEONARD S SAMOSIR, BA
H. MUCHRID NASUTION,
SE
H. SYAMSUL BAHRI
BATUBARA, SH
Wakil Ketua
Wakil Ketua
Wakil Ketua
Wakil Ketua
H.M. HANAFIAH
HARAHAP, SH
AROTA LASE, AMD
M. FAISAL, SE
Wakil Sekretaris
Wakil Sekretaris
Sekretaris
Hj. HELMIATI
NOVITA SARI, SH
Bendahara
Wakil Bendahara
PUTRI SUSI MELANI
DAULAY, SE
Anggota
SAMPANG MALEM
JANTER SIRAIT, SE
Anggota
Anggota
FL. FERNANDO
SIMANJUNTAK, SH, MH
Ir. H. CHAIDIR RITONGA,
MM
H. A. YASYIR RIDHO
LOEBIS, SH, ST, MSP
Anggota
Anggota
Anggota
Staff Fraksi Partai Golkar :
•
Erni Megawati Rambe
Staff Pendukung Fraksi Partai Golkar :
1.
Sumarno
2.
Amelia Rezeki, SE
3.
Rionaldo De Vickri, S.Kom
4.
Erma Lestari
Sumber : Kesekretariatan DPRD Provinsi Sumatera Utara (2016)
Universitas Sumatera Utara
Job Description Struktur Organisasi Fraksi Partai Golkar
1. Penasehat Fraksi Partai Golkar
a. Membina dan membimbing pimpinan fraksi
b. Memberikan nasehat, petunjuk, bimbingan dan intervensi yang
dianggap perlu atas pengelolaan dan pelaksanaan fraksi
c. Melakukan pengawasan dan penilaian atas sitem pengendalian,
pengelolaan dan pelaksanaan pada seluruh kegiatan fraksi dan
memberikan saran-saran perbaikannya.
2. Ketua Fraksi Partai Golkar
a. Memimpin, mengendalikan dan mengkoordinasikan pelaksanaan
kegiatan fraksi
b. Memimpin rapat fraksi
c. Menentukan dan memegang kebijakan umum fraksi
d. Bersama sekretaris menandatangani semua surat keputusan dan
Peraturan fraksi
e. Selaku
mandataris
melaksanakan
rapat
anggota,
amanah
ketua
rapat
bertanggung
anggota
jawab
dan
mempertanggungjawabkannya di hadapan rapat anggota
3. Wakil Ketua Fraksi Partai Golkar
a. Membantu tugas-tugas Ketua
b. Membantu tugas dan kedudukan Ketua apabila berhalangan
c. Melakukan wewenang Ketua apabila berhalangan
Universitas Sumatera Utara
d. Bersama Sekretaris atau wakil sekretaris menandatangani surat-surat
keluar dan ke dalam yang berkaitan dengan bidangnya
e. Wakil
ketua
dalam
melaksanakan
tugas
dan
wewenangnya
bertanggung jawab kepada ketua
4. Sekretaris Fraksi Partai Golkar
a. Membantu Ketua dan Wakil Ketua dalam mengendalikan kegiatan
fraksi
b. Bersama
wakil
sekretaris,
Bendahara,
dan
Wakil
Bendahara
mengusahakan dan melengkapi perangkat yang dibutuhkan fraksi
c. Menyusun rumusan dan rancangan keputusan fraksi
d. Bersama wakil sekretaris, Bendahara, dan Wakil Bendahara membuat
rancangan anggaran pendapatan dan anggaran belanja rutin serta
anggaran insidental fraksi
e. Bersama Ketua menandatangani surat-surat keputusan dan peraturan
fraksi
f. Bertanggung jawab terhadap kelancaran dan keteraturan fraksi dan
mempertanggungjawabkannya kepada Ketua
5. Wakil Sekretaris Fraksi Partai Golkar
a. Membantu tugas-tugas Sekretaris
b. Mewakili tugas Sekretaris apabila berhalangan
c. Melakukan wewenang sekretaris apabila berhalangan
d. Bertanggungjawab kepada pengurus harian
Universitas Sumatera Utara
6. Bendahara Fraksi Partai Golkar
a. Mengatur, mengendalikan dan mencatat penerimaan, penyimpanan,
dan pengeluaran uang, dan surat-surat berharga serta segala inventaris
fraksi
b. Membuat petunjuk teknis mekanisme pengajuan, pembayaran dan
pengeluaran uang serta pendayagunaan inventaris fraksi
c. Melaporkan neraca keuangan secara berkala setiap bulan sekali
d. Menentukan kebijakan pengalihan dana dan pengalokasiannya
bersama Ketua dan Sekretaris
e. Mengadakan penghimpunan dana dari berbagai sumber dengan cara
yang halal dan tidak mengikat
f. Bersama Sekretaris,
Wakil Sekretaris,
Wakil Bendahara dan
Koordinator Bidang menyusun anggaran biaya kegiatan fraksi
g. Bersama Ketua dan Sekretaris mendisposisi usulan pengeluaran
keuangan sesuai dengan kebutuhan
h. Bertanggung jawab kepada pengurus harian
7. Wakil Bendahara Fraksi Partai Golkar
a. Membantu tugas-tugas bendahara
b. Melakukan wewenang Bendahara apabila berhalangan
c. Bertanggung jawab kepada bendahara
Universitas Sumatera Utara
Tugas dan Wewenang dari Struktur Fraksi Partai Golkar
Fraksi Dewan Perwakilan Rakyat adalah suatu kelompok dalam Dewan
Perwakilan Rakyat (DPR) yang sepaham atas beberapa anggota yang sepaham
dan sependirian, biasanya satu partai.
Fraksi dibentuk dari pengelompokkan anggota berdasarkan konfigurasi
partai politik hasil pemilihan umum. Fraksi bukanlah merupakan alat kelengkapan
DPR seperti layaknya Pimpinan DPR, Badan Musyawarah (Bamus), komisi,
Panitia Anggaran, maupun Panitia Khusus (Pansus). Berdasarkan Tatib DPR,
pembentukan fraksi bertujuan mengoptimalkan dan membuat efektif pelaksanaan
tugas, wewenang, dan hak DPR.
Dalam menselaraskan kepentingan Anggota Dewan yang beragam, perlu
dibentuk fraksi atau kelompok Anggota DPR yang memiliki pandangan politik
yang sejalan. Dengan adanya fraksi memungkinkan Anggota Dewan untuk dapat
menjalankan tugas dan wewenangnya secara maksimal. Setiap Anggota Dewan
wajib menjadi anggota salah satu fraksi.
Fraksi
bertugas
mengkoordinasikan
kegiatan
anggotanya
demi
mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja Anggota Dewan. Fraksi juga
bertanggungjawab untuk mengevaluasi kinerja anggotanya dan melaporkan hasil
evaluasi tersebut kepada publik.
Pimpinan dari Fraksi Partai Golkar adalah Penasehat Fraksi, Ketua Fraksi,
Wakil Ketua, dan Sekretaris Fraksi. Dalam hal ini tugas setiap Anggota Fraksi
sama, tugas Fraksi tidak dapat disamakan dengan perusahaan tertentu yang
memiliki tugas tetap disetiap harinya dalam hal ini dikarenakan Pimpinan dan
Universitas Sumatera Utara
Anggota DPRD memiliki wewenang yang sama untuk bertanggung jawab ditiap
daerah masing-masing dapil mereka, jadi tugas dan fungsi tiap Pimpinan Anggota
DPRD bukan hanya berfokus pada Fraksi akan tetapi mengawasi dan menindak
lanjuti suatu masalah yang terjadi di masing-masing daerah dan juga mengawasi
tiap-tiap instansi terkait.
Fraksi mempunyai tugas:
1. Menyalurkan dan
memperjuangkan aspirasi anggota masing-masing
fraksinya
2. Menentukan dan mengatur segala sesuatu yang menyangkut urusan fraksi
3. Meningkatkan kualitas, kemampuan, efisiensi, dan efektifiras kerja para
Anggota
4. Memberikan pertimbangan kepada pimpinan DPRD mengenai hal-hal
yang dianggap perlu
Universitas Sumatera Utara