Proses Penyimpanan Arsip Berdasarkan Sistem Tanggal Untuk Menunjang Efisiensi Kerja Pada Fraksi Partai Golkar Di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara
TUGAS AKHIR
PROSES PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM TANGGAL UNTUK
MENUNJANG EFISIENSI KERJA PADA FRAKSI PARTAI GOLKAR DI
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH :
NURUL AMALIA L H
132103089
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan
rahmatNya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna
memenuhi serta melengkapi salah satu syarat yang telah ditentukan untuk menyelesaikan
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Proses Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem
Tanggal dalam Menunjang Efisiensi Kerja pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera
Utara”. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan ini masih banyak terdapat kekurangan dan
kelemahan baik dari segi materiil maupun teknis.
Mulai dari awal perkuliahan sampai akhir penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis
banyak memperoleh bimbingan, dorongan dan bantuan moral maupun materiil. Untuk itu
dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Runtung Sitepu, SH. Mhum selaku Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Sibarani, SE, MSi, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Inneke Qomariah Lubis, SE, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah
membimbing dan mengarahkan penulis dengan sabar sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir penulis.
Universitas Sumatera Utara
6. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi D-III Kesekretariatan yang sempat dan telah
mengajar dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis selama masa
perkuliahan
7. Kepada seluruh Pegawai di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah membantu penulis selama
melakukan penelitian dan membantu penulis selama proses magang
8. Kedua orangtua saya tercinta, Ayahanda Ir. A. Anggianto Hutasuhut dan Ibunda Ir.
Sumarah Widiyanti, yang selaku memberikan do’a, dukungan baik secara moral
maupun material yang selama ini diberikan kepada penulis dan memberikan motivasi
penulis untuk menjadi lebih baik lagi. Terimakasih untuk segala perjuangan dan
pengorbanan yang tidak ternilai.
9. Kepada Arief Tondi W Hutasuhut selaku saudara kandung penulis. Terimakasih atas
dukungan, doa dan bantuannya selama ini.
10. Buat teman teman terdekat penulis Bebby Levita, Moya Zam Zam, Michaella
Veronica S, Syafrida Ika Mei , Hani Yudhistira dan Vina Ayu yang selalu membantu
dan memberikan dukungannya selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.
11. Kepada Bimo Prasetyo yang selalu mengajari, membimbing, memberi semangat dan
membantu penulis dengan sabar selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.
12. Sahabat-sahabat seperjuangan Program Studi D-III Kesekretariatan angkatan 2013
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang telah sama-sama
berjuang, terimakasih atas kebersamaan, dukungan, bantuan dan motivasinya selama
ini.
Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi penulis serta
pembacanya dan kiranya Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya
Universitas Sumatera Utara
kepada kita, khususnya seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas
Akhir
Medan,
April 2016
Nurul Amalia L Hutasuhut
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR PUSTAKA
KATA PENGANTAR ................................................................................................
i
DAFTAR ISI ..............................................................................................................
iv
DAFTAR TABEL ......................................................................................................
vii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................
viii
BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ...................................................................................
1
B. Perumusan Masalah ..........................................................................................
3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .........................................................................
4
1. Tujuan Penelitian ........................................................................................
4
2. Manfaat Penelitian ......................................................................................
4
D. Jadwal Kegiatan ...............................................................................................
4
E. Sistematika Penulisan .......................................................................................
5
BAB II PROFIL INSTANSI ......................................................................................
7
A. Sejarah Ringkas DPRD Sumatera Utara ............................................................
7
B. Logo Sekretariat DPRD Sumatera Utara ...........................................................
10
C. Struktur Organisasi & Deskripsi Tugas DPRD Sumatera Utara .........................
12
BAB III PEMBAHASAN ...........................................................................................
25
A. Pengertian Arsip ...............................................................................................
25
B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ...............................................................................................
28
1. Pengorganisasian Arsip ...............................................................................
28
2. Penataan Arsip ............................................................................................
31
Universitas Sumatera Utara
C. Metode dan Prosedur penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ................................................................................................
33
1. Metode Penyimpanan Arsip ........................................................................
33
2. Prosedur Penyimpanan Arsip ......................................................................
34
D. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ................................................................................................
37
1. Metode Pemeliharaan Arsip ........................................................................
37
2. Prosedur Pemeliharaan Arsip ......................................................................
39
E. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera
Utara ................................................................................................................
40
1. Metode Penyusutan Arsip ...........................................................................
40
2. Prosedur Penyusutan Arsip .........................................................................
42
F. Metode dan Prosedur Pemusnahan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ................................................................................................
42
1. Metode Pemusnahan Arsip ..........................................................................
42
2. Prosedur Pemusnahan Arsip ........................................................................
44
G. Pengertian Efisiensi dan Efektifitas Kerja .........................................................
45
1. Efisiensi ......................................................................................................
45
2. Efektifitas ...................................................................................................
46
H. Pengaruh Proses Penyimpanan Arsip terhadap Efisiensi dan Efektifitas keja pada
Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera utara ..................................................
48
1. Pengorganisasian dan Penataan Arsip di Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ..........................................................................................
48
Universitas Sumatera Utara
2. Penyimpanan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara ...
49
3. Pemeliharaan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara ...
50
4. Penyusutan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara ......
51
5. Pemusnahan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara .....
51
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .....................................................................
52
A. Kesimpulan ......................................................................................................
52
B. Saran ................................................................................................................
54
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................
56
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No
Judul
Halaman
1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir ...........................
3.1
Contoh Pencatatan Surat Masuk pada Buku Agenda Berdasarkan
Nomor Surat dan Tanggal Surat .....................................................
3.2
5
36
Contoh Pencatatan Surat Keluar pada Buku Agenda Berdasarkan
Nomor Surat dan Tanggal Surat ......................................................
37
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No
Judul
Halaman
2.1
Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara ......................... 10
2.2
Struktur Organisasi Kesekretariatan DPRD
Provinsi Sumatera Utara................................................................. 13
2.3
Struktur Fraksi Partai Golkar Provinsi Sumatera Utara ................. 19
Universitas Sumatera Utara
PROSES PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN SISTEM TANGGAL UNTUK
MENUNJANG EFISIENSI KERJA PADA FRAKSI PARTAI GOLKAR DI
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH
PROVINSI SUMATERA UTARA
OLEH :
NURUL AMALIA L H
132103089
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2016
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan
rahmatNya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna
memenuhi serta melengkapi salah satu syarat yang telah ditentukan untuk menyelesaikan
Program Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “Proses Penyimpanan Arsip berdasarkan Sistem
Tanggal dalam Menunjang Efisiensi Kerja pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera
Utara”. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan ini masih banyak terdapat kekurangan dan
kelemahan baik dari segi materiil maupun teknis.
Mulai dari awal perkuliahan sampai akhir penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis
banyak memperoleh bimbingan, dorongan dan bantuan moral maupun materiil. Untuk itu
dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Runtung Sitepu, SH. Mhum selaku Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac. Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Sibarani, SE, MSi, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III
Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Inneke Qomariah Lubis, SE, MSi selaku Dosen Pembimbing yang telah
membimbing dan mengarahkan penulis dengan sabar sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir penulis.
Universitas Sumatera Utara
6. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi D-III Kesekretariatan yang sempat dan telah
mengajar dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis selama masa
perkuliahan
7. Kepada seluruh Pegawai di Fraksi Partai Golkar di Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah membantu penulis selama
melakukan penelitian dan membantu penulis selama proses magang
8. Kedua orangtua saya tercinta, Ayahanda Ir. A. Anggianto Hutasuhut dan Ibunda Ir.
Sumarah Widiyanti, yang selaku memberikan do’a, dukungan baik secara moral
maupun material yang selama ini diberikan kepada penulis dan memberikan motivasi
penulis untuk menjadi lebih baik lagi. Terimakasih untuk segala perjuangan dan
pengorbanan yang tidak ternilai.
9. Kepada Arief Tondi W Hutasuhut selaku saudara kandung penulis. Terimakasih atas
dukungan, doa dan bantuannya selama ini.
10. Buat teman teman terdekat penulis Bebby Levita, Moya Zam Zam, Michaella
Veronica S, Syafrida Ika Mei , Hani Yudhistira dan Vina Ayu yang selalu membantu
dan memberikan dukungannya selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.
11. Kepada Bimo Prasetyo yang selalu mengajari, membimbing, memberi semangat dan
membantu penulis dengan sabar selama penulis mengerjakan Tugas Akhir.
12. Sahabat-sahabat seperjuangan Program Studi D-III Kesekretariatan angkatan 2013
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara, yang telah sama-sama
berjuang, terimakasih atas kebersamaan, dukungan, bantuan dan motivasinya selama
ini.
Akhir kata, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi penulis serta
pembacanya dan kiranya Tuhan Yang Maha Esa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya
Universitas Sumatera Utara
kepada kita, khususnya seluruh pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Tugas
Akhir
Medan,
April 2016
Nurul Amalia L Hutasuhut
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR PUSTAKA
KATA PENGANTAR ................................................................................................
i
DAFTAR ISI ..............................................................................................................
iv
DAFTAR TABEL ......................................................................................................
vii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................................
viii
BAB I PENDAHULUAN ...........................................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ...................................................................................
1
B. Perumusan Masalah ..........................................................................................
3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian .........................................................................
4
1. Tujuan Penelitian ........................................................................................
4
2. Manfaat Penelitian ......................................................................................
4
D. Jadwal Kegiatan ...............................................................................................
4
E. Sistematika Penulisan .......................................................................................
5
BAB II PROFIL INSTANSI ......................................................................................
7
A. Sejarah Ringkas DPRD Sumatera Utara ............................................................
7
B. Logo Sekretariat DPRD Sumatera Utara ...........................................................
10
C. Struktur Organisasi & Deskripsi Tugas DPRD Sumatera Utara .........................
12
BAB III PEMBAHASAN ...........................................................................................
25
A. Pengertian Arsip ...............................................................................................
25
B. Pengorganisasian dan Penataan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ...............................................................................................
28
1. Pengorganisasian Arsip ...............................................................................
28
2. Penataan Arsip ............................................................................................
31
Universitas Sumatera Utara
C. Metode dan Prosedur penyimpanan arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ................................................................................................
33
1. Metode Penyimpanan Arsip ........................................................................
33
2. Prosedur Penyimpanan Arsip ......................................................................
34
D. Metode dan Prosedur Pemeliharaan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ................................................................................................
37
1. Metode Pemeliharaan Arsip ........................................................................
37
2. Prosedur Pemeliharaan Arsip ......................................................................
39
E. Metode dan Prosedur Penyusutan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera
Utara ................................................................................................................
40
1. Metode Penyusutan Arsip ...........................................................................
40
2. Prosedur Penyusutan Arsip .........................................................................
42
F. Metode dan Prosedur Pemusnahan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ................................................................................................
42
1. Metode Pemusnahan Arsip ..........................................................................
42
2. Prosedur Pemusnahan Arsip ........................................................................
44
G. Pengertian Efisiensi dan Efektifitas Kerja .........................................................
45
1. Efisiensi ......................................................................................................
45
2. Efektifitas ...................................................................................................
46
H. Pengaruh Proses Penyimpanan Arsip terhadap Efisiensi dan Efektifitas keja pada
Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera utara ..................................................
48
1. Pengorganisasian dan Penataan Arsip di Fraksi Partai Golkar di DPRD
Sumatera Utara ..........................................................................................
48
Universitas Sumatera Utara
2. Penyimpanan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara ...
49
3. Pemeliharaan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara ...
50
4. Penyusutan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara ......
51
5. Pemusnahan Arsip pada Fraksi Partai Golkar di DPRD Sumatera Utara .....
51
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .....................................................................
52
A. Kesimpulan ......................................................................................................
52
B. Saran ................................................................................................................
54
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................
56
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR TABEL
No
Judul
Halaman
1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir ...........................
3.1
Contoh Pencatatan Surat Masuk pada Buku Agenda Berdasarkan
Nomor Surat dan Tanggal Surat .....................................................
3.2
5
36
Contoh Pencatatan Surat Keluar pada Buku Agenda Berdasarkan
Nomor Surat dan Tanggal Surat ......................................................
37
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
No
Judul
Halaman
2.1
Logo Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara ......................... 10
2.2
Struktur Organisasi Kesekretariatan DPRD
Provinsi Sumatera Utara................................................................. 13
2.3
Struktur Fraksi Partai Golkar Provinsi Sumatera Utara ................. 19
Universitas Sumatera Utara