Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan , Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara Chapter III IV
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1Gambaran Umum Badan perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara
3.1.1Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara
Berdasarkan Perda Provinsi Sumatera Utara No.4 Tahun 2001 tentang
Lembaga Teknis Daerah bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara merupakan
lembaga teknis yang berada dalam perangkat peemerintah Provinsi Sumatera
Utara, yang dulunya bernama Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara.
Perubahan nama tersebut setelah di berlakukannya UU No.22 Tahun 1999
tentang Otonomi Daerah.
Berdasarkan keputusan presiden No. 11 tahun 1999 tentang Perpustakaan
Nasional RI, yang dulunya bernama Perpustakaan Wilayah berubah menjadi
Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.Kemudian Setelah Lahirnya Keputusan
presiden No.50 tahun 1997 dan Keputusan kepala Perpustakaan Nasional RI No.
44 tahun 1998 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi
Sumatera Utara.
Semenjak berdirinya hingga sekarang BPAD Provinsi Sumatera Utara
dipimpin oleh :
1.Pada tahun 1957 sampai dengan 1959 dijabat oleh Daniel Marpaung
2.Pada tahun 1959 sampai dengan tahun 1963 dijabat oleh Bachrun Hutasuhut
3.Pada tahun 1963 sampai dengan 1965 dijabat oleh Tengku Ferial Amiruddin
4.Pada tahun 1965 mengalami dua kali pergantian kepemimpinan , yaitu pertama
dijabat oleh R. Adnan dan yang kedua di jabat oleh R.Adil Musa sampai tahun
1969
34
Universitas Sumatera Utara
5.Pada tahun 1974 juga terjadi dua kali pergantian kepemimpinan , yaitu pertama
dijabat oleh SP.Hutauruk dan yang kedua dijabat oleh contnin Siagian sampai
tahun 1975
6.Pada tahun 1975 sampai dengan tahun 1983 dijabat oleh DRS,Abdul Sani
7.Pada tahun 1983 sampai dengan tahun 1993 dijabat oleh Drs. Sabirin Nasution
8.Pada tahun 1993 sampai dengan tahun 1998 dijabat oleh Dra. Ria Chazana
9.Pada tahun 1998 sampai dengan tahun 1999 dijabat oleh Drs. Idris kamah
10.Pada tahun 1999 sampai dengan tahun 2004 dijabat oleh Drs. Elazar Mangku
Barus, SH
11.Pada tahun 2004 sampai dengan tahun 2007 dijabat oleh Drs. H.Ahmad Raja
Thamrin,MM
12.Pada tahun 2008 Sampai dengan 2010 di jabat oleh Drs. Syaiful Syafri, MM
13.Pada tahun 2010 sampai sekarang dijabat oleh Nurdin Pane, SE,M.AP
3.1.2
Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara
Sebelum tahun 1994, lembaga yang mengelola, menyelamatkan dan
melestarikan arsip provinsi sumatera utara adalah Sekretariat Wilayah Daerah
provinsi Tingkat I Smatera Utara. Pada tahun 1992 terbitlah peraturan Daerah
Tingkat I Sumatera Utara Nomor 10 Tahun 1992 Tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata kerja Kantor Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang
kemudian pada tahun 1994 peraturan daerah tersebut disahkan oleh Menteri
Dalam Negeri dengan keputusan Nomor 53 tahun 1994 dan Keputusan Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara dengan nomor 05.011/1217/KT/TAHUN
1994 dan sejak saat itu berdirilah kantor Arsip Daerah Provinsi I Sumatera utara
dengan fungsi pengelolaan, penyelamatan , dan pelestarian arsip Provinsi
Sumatera Utara.
35
Universitas Sumatera Utara
Pada tahun 2001 terjadi perubahan struktur organisasi dengan keluarnya
peraturan pemerintah tentang penghapusan dan penggabungan Lembaga-Lembaga
Negara. Salah Satu Lembaga Negara yang tergabung adalah Kantor rsip Daerah
Tingkat I provinsi sumatera Utara yang bergabung dengan Perpustakaan Nasional
Sumatera Utara dengan nama Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan peraturan Daerah provinsi Sumatera Utara
Nomor 9 tahun 2001.
Arsip Daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan dipimpin oleh seorang
Kepala Kantor menjadi salah satu Bidang pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah Provinsi Sumatera Utara.Walaupun ada penggabungan tersebut tugas
pokok dan fungsi Bidang Arsip tetap untuk mengelola, menyelamatkan dan
melestarikan arsip yang ada di Provinsi Sumatera Utara.
Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur Badan
Perpustakaan Dan Arsip Daerah berubah lagi menjadi Badan Perpustakaan, Arsip
Daerah dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Peraturan
Daerah Provinsi Sumatera Utara nomor 9 tahun 2009.
3.2Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan
Dokumentasi yang Profesional.
3.3
Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
1.Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan
naskah – naskah / dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa.
2.Meningkatkan Promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip
36
Universitas Sumatera Utara
3.Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis
teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan
wisata baca.
4.Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan
kearsipan pada instansi pemerintah BUMD, swasta dan masyarakat.
5.Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata
pemerintah yang baik.
3.4 Tugas pokok dan Fungsi
Bidang Arsip Daerah sebagai Lembaga Pembina dan Pengembangan
Kearsipan menyelenggarakan urusan pemerintahadalam bidang pengelolaan
arsip.Dengan perjalanan waktu, Bidang Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara
berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip
juga peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa
pembinaan dan pelatihan bagi tenaga-tenaga pengelola kearsipan
37
Universitas Sumatera Utara
3.5
Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP
DANDOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
38
Universitas Sumatera Utara
Untuk bidang arsip daerah di kepalai oleh seorang kepala bidang yang
membawahi tiga sub bidang yakni sub bidang pengelolaan arsip in aktif,
pengelolaan sub bidang arsip statis dan sub bidang pembinaan kearsipan. Bidang
ini adalah merupakan peleburan dari kantor arsip daerah Provinsi Sumatera
Utara. Adapun tugas bidang kearsipan ini mengurus berbagai hal yang berkaitan
dengan masalah kearsipan.
Untuk bagian kesektariatan di kepalai oleh seorang kepala bagian
sekretariat membawahi sub bagian umun, sub bagian keuangan dan sub bagian
program. Adapun yang menjadi tugas di bagian sekretariat ini adalah yang
berkaitan dengan urusan surat menyurat, administrasi, kepegawaian, dan urusan
rumah tangga perkantoran dan urusan perkantoran dann urusan keuangan.
Bidang pengembangan dan pengolahan membawahi dua sub bidang yakni
sub bidang deposit dan sub bidang pengembangan dan pengolahan bahan pustaka.
Tugas bagian ini adalah untuk malakukan pemasyarakatan UU Nomor 4 tahun
1990 tentang serah cetak dan karya rekam serta melakukan pengadaan dan
pengolahan bahan pustaka. Bidang layanan pepustakaan membawahi dua sub
bidang yakni sub bidang layanan dan sub bidang automasi dan multimedia. Tugas
di bagian ini adalah melaksanakan layanan informasi, melakukan kerjasama dan
aotomasi, bibliografi, serta melakukan kegiatan promosi perpustakaan seperti
melakukan pameran, perlombaan, serta membuat literatur sekunder.
Bidang pembinaan ini perpustaka membawahi dua sub bidang yakni sub
bidang sumberdaya manusia dan sub bidang kelembagaan. Adapun tugas dibagian
pembinaan perpustakaan ini adalah melakukan pembinaan sumber daya manusia
dan melakukan pembinaan semua jenis perpustakaan.
39
Universitas Sumatera Utara
3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan
3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD
Kompetensi
Arsiparis
Membangun
Citra
Diri
Menguatkan
Profesi,mempunyai 3 (tiga) aspek kompetensi yang ada dalam profesi arsiparis.
a. Aspek Pengetahuan:
Aspek pengetahuan, yaitu hal yang berhubungan erat dengan pendidikan
yang sesuai dengan profesi, diklat yang menjadi persyaratan dan dimilikinya
pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan.
Aspek pengetahuan sebagai salah satu aspek kewenangan arsiparis nyata
sekali merupakan wujud nyata dari yang dituntut oleh undang-undang terhadap
seorang arsiparis. Baik dalam UU maupun peraturan pemerintah jelas sekali
disebutkan bahwa untuk menjadi seorang arsiparis dituntut memiliki suatu yang
berlatar belakang, baik melalui pendidikan atau lewat pelatihan/diklat. Di sini
diharapkan seseorang yang telah lulus dalam pendidikan kearsipan, bukan terus
berhenti sampai disitu, tetapi seorang arsiparis harus terus mencari dan mencari
untuk mendapatkan pengetahuan baru mengenai hal-hal yang berhubungan dengan
bidang kearsipan, karena bidang ilmu kearsipan bersifat tidak statis melainkan
bersifat dinamis yang senantiasa berkembang dari waktu ke waktu. Karena aspek
pengetahuan tentang kearsipan bukan terbatas pada masalah mengelola
ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan arsip, dan pemeliharaan
arsip saja, akan tetapi bidang kearsipan juga menyangkut
disiplin ilmu-ilmu
lainnya seperti, ilmu sejarah, informasi, teknologi, budaya, ekonomi dsb.
b.Aspek Keterampilan:
Antara lain keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola
pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan
mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan
lingkungan pekerjaan.
40
Universitas Sumatera Utara
Aspek keterampilan , dimana keterampilan dalam hal melaksanakan suatu
pekerjaan, mengatur suatu pekerjaan, mengantisipasi akan segala sesuatu
kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan di dalam mengelola lingkungan
kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan. Pada
sisi keterampilan dimaksud adalah peran serta seorang arsiparis dalam lingkungan
sosialnya harus bisa menyesuaikan diri dalam berinteraksi di lingkungan, baik
yang berupa intrapersonal ataupun interpersonal.
c.Aspek Sikap:
Aspek sikap antara lain penampilan sikap di tempat kerja, tanggapan
lingkungan kerja, penghargaan dan penilaian.
Sehubungan dengan keterkaitannya seorang arsiparis haruslah bersikap
profesional, mandiri, penuh tanggung jawab dalam mengelola dan mengambil
suatu keputusan yang akan diambil dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang
arsiparis. Selain itu seorang arsiparis juga harus memiliki sikap dan kepribadian
yang kuat dalam menghadapi permasalahan yang dihadapi, memiliki komitmen,
pandai memanfaatkan peluang, motivasi yang tinggi, berpartisifasi aktif, dan
mempunyai wawasan yang jauh kedepan. (pendapat Sudarijanto yang dikutip oleh
wahid Nashihuddin). Seorang arsiparis dituntut akan keprofesionalannya dalam
mengelola arsip. Selain profesional, seorang arsiparis harus memiliki kesabaran,
ketelitian, pengetahuan, memiliki wawasan ke depan, semangat yang tinggi dan
juga tanggung jawab di dalam melaksanakan tugas-tugasnya seperti , merawat,
mengelola, menjaga warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang
dan selanjutnya. Di dalam melaksanakan tugas-tugas keseharian, seorang arsiparis
bekerja tanpa ada diskriminasi dalam berbagai hal dan disertai pula kearifan serta
mendayagunakan segenap informasi yang ada demi
kepentingan Bangsa dan
Negara.
41
Universitas Sumatera Utara
3.6.2Kegiatan Pengelolaan Arsip
3.6.2.1Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan Badan Arsip dan DokumentasiPemrovsu
sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada
warkat/dokumen.Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat
dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.Dan sistem
yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
a.Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan
disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b.Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan
arsipnya.
3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat
diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.Adalah kegiatan yang di lalukan
Badan Arsip dan Dokumentasi Pemrovsu untuk mempermudah Sistem
penyimpanan yang sesuai diantaranya:
a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat
berdasarkan abjad
b.Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali
menurut isi pokok atau perihal surat.
c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
d.Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,
bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
e.Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat
yang diterima.
42
Universitas Sumatera Utara
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk
penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat
ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling
sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain
lain.
Gambar 2
: Penyimpanan arsip sistem subjek
Sumber
: anugerahdino.blogspot.com
43
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3
: Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Sumber
: anugerahdino.blogspot.com
3.7 Penyimpanan Arsip
Arsip yang telah di buat label bungkus , arsip ini disimpan kedalam kotak
box dan di tandai dengan label kotak.
Gambar 4
: kotak penyimpanan arsip
Sumber
: Badan Arsip Daerah
44
Universitas Sumatera Utara
Kotak penyimpanan arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
adalah terbuat dari kardus yang di bentuk menjadi segi empat pada bagian bawah
di beri lubang sebagai ventilasi udara dan pada bagian atas di beri label kotak
arsip.
Gambar 5
: Label Kotak Asip
Sumber
: Badan Arsip Daerah Sumatera Utara.
Label kotak arsip mempunyai keterangan isi yang sama dengan label
bungkus terdiri dari fond, kode referensi, dan tahun,label kotak arsip di tandai
pada kotak arsip.
3.8 Penempatan Arsip
Semua arsip yang telah disimpan di dalam kotak dan di tandai dengan label
kotak di tempatkan dalam lemari. Penempatan disusun berdasarkan kode angka
untuk memudahkan temu balik arsip yang di simpan
3.9 Pemeliharaan
Pencegahan kerusakan arsip di gunakan penggunaan AC, fumigasi satu
bulan
sekali,
meletakkan
kapur
barus
dalam
lemari
dan
45
Universitas Sumatera Utara
penyemprotan.pemeliharaan arsip di lihat dari segi pengaturan ruangan, tempat
dan kebersihannnya. Untuk mencegah arsip agar tidak mudah rusak.
46
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 kesimpulan
Dari hasil observasi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
pemprovsu bidang arsip daerah, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. badan arsip bukan lah badan yang menciptakan arsip tapi mengkhususkan diri
sebagai badanyang menyelamatkan arsip arsip yang memiliki nilai guna sejarah
dan penelitian sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional pada generasi
yang akan datang.
2. Sarana dan prasarana belum memadai, seperti tempat atau ruangan
penyimpanan khusus untuk arsip statis belum memadai.
3. Untuk kepentingan
penyelamatan arsiparis membuat duplikat arsip atau
mengalih bentukan kedalam media lain seperti scan dan CD.
4.Peralatan dan perlengkapan arsip yang tersedia pada Badan Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara bidang arsip daerah seperti filling
cabinet,ordner,lemari arsip dan sebagainya.
5. Arsiparis pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara semuanya telah mencakup sebagai seorang arsiparis yang berkompetensi
dalam bidang pengelolaan arsip arsip.
6. Pemeliharaan arsip di lakukan dengan fumigasi satu bulan sekali,
penyemprotan, dan kapur barus.
7. Kode klasifikasi di gunakan dengan kode angkadan kode tersebut berdasarkan
bidang kerja.
8. Belum adanya kesadaran dari beberapa badan organisasi dan instansi yang
belum menyerahkan asipnya.
47
Universitas Sumatera Utara
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas penulis ingin memberikan saran pada
Badan Arsip Daerah Pemprovsu antara lain:
1.Upaya yang di lakukan untuk mengatasi kendala-kendala tersebut adalah dengan
jaringan kerja sama pemerintah, pihak swasta , dan masyarakat
2. Meningkatkan kemmpuan SDM kearsipan, menyediakan peralatan TI lebih
baik, dan terus menerus melakukan pembenahan agar lebih dapat berdaya guna.
3. Perlu menyediakan anggaran untuk pengadaan tempat dan ruangan arsip sesuai
standarisasi penyimpanan arsip
4. Badan Arsip Daerah Pemprovsu lebih giat dan gigih lagi memberitahukan
kepada lembaga atau instansi untuk menyerahkan arsip.
48
Universitas Sumatera Utara
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1Gambaran Umum Badan perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Provinsi
Sumatera Utara
3.1.1Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara
Berdasarkan Perda Provinsi Sumatera Utara No.4 Tahun 2001 tentang
Lembaga Teknis Daerah bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara merupakan
lembaga teknis yang berada dalam perangkat peemerintah Provinsi Sumatera
Utara, yang dulunya bernama Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara.
Perubahan nama tersebut setelah di berlakukannya UU No.22 Tahun 1999
tentang Otonomi Daerah.
Berdasarkan keputusan presiden No. 11 tahun 1999 tentang Perpustakaan
Nasional RI, yang dulunya bernama Perpustakaan Wilayah berubah menjadi
Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.Kemudian Setelah Lahirnya Keputusan
presiden No.50 tahun 1997 dan Keputusan kepala Perpustakaan Nasional RI No.
44 tahun 1998 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi
Sumatera Utara.
Semenjak berdirinya hingga sekarang BPAD Provinsi Sumatera Utara
dipimpin oleh :
1.Pada tahun 1957 sampai dengan 1959 dijabat oleh Daniel Marpaung
2.Pada tahun 1959 sampai dengan tahun 1963 dijabat oleh Bachrun Hutasuhut
3.Pada tahun 1963 sampai dengan 1965 dijabat oleh Tengku Ferial Amiruddin
4.Pada tahun 1965 mengalami dua kali pergantian kepemimpinan , yaitu pertama
dijabat oleh R. Adnan dan yang kedua di jabat oleh R.Adil Musa sampai tahun
1969
34
Universitas Sumatera Utara
5.Pada tahun 1974 juga terjadi dua kali pergantian kepemimpinan , yaitu pertama
dijabat oleh SP.Hutauruk dan yang kedua dijabat oleh contnin Siagian sampai
tahun 1975
6.Pada tahun 1975 sampai dengan tahun 1983 dijabat oleh DRS,Abdul Sani
7.Pada tahun 1983 sampai dengan tahun 1993 dijabat oleh Drs. Sabirin Nasution
8.Pada tahun 1993 sampai dengan tahun 1998 dijabat oleh Dra. Ria Chazana
9.Pada tahun 1998 sampai dengan tahun 1999 dijabat oleh Drs. Idris kamah
10.Pada tahun 1999 sampai dengan tahun 2004 dijabat oleh Drs. Elazar Mangku
Barus, SH
11.Pada tahun 2004 sampai dengan tahun 2007 dijabat oleh Drs. H.Ahmad Raja
Thamrin,MM
12.Pada tahun 2008 Sampai dengan 2010 di jabat oleh Drs. Syaiful Syafri, MM
13.Pada tahun 2010 sampai sekarang dijabat oleh Nurdin Pane, SE,M.AP
3.1.2
Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara
Sebelum tahun 1994, lembaga yang mengelola, menyelamatkan dan
melestarikan arsip provinsi sumatera utara adalah Sekretariat Wilayah Daerah
provinsi Tingkat I Smatera Utara. Pada tahun 1992 terbitlah peraturan Daerah
Tingkat I Sumatera Utara Nomor 10 Tahun 1992 Tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata kerja Kantor Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang
kemudian pada tahun 1994 peraturan daerah tersebut disahkan oleh Menteri
Dalam Negeri dengan keputusan Nomor 53 tahun 1994 dan Keputusan Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara dengan nomor 05.011/1217/KT/TAHUN
1994 dan sejak saat itu berdirilah kantor Arsip Daerah Provinsi I Sumatera utara
dengan fungsi pengelolaan, penyelamatan , dan pelestarian arsip Provinsi
Sumatera Utara.
35
Universitas Sumatera Utara
Pada tahun 2001 terjadi perubahan struktur organisasi dengan keluarnya
peraturan pemerintah tentang penghapusan dan penggabungan Lembaga-Lembaga
Negara. Salah Satu Lembaga Negara yang tergabung adalah Kantor rsip Daerah
Tingkat I provinsi sumatera Utara yang bergabung dengan Perpustakaan Nasional
Sumatera Utara dengan nama Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan peraturan Daerah provinsi Sumatera Utara
Nomor 9 tahun 2001.
Arsip Daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan dipimpin oleh seorang
Kepala Kantor menjadi salah satu Bidang pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah Provinsi Sumatera Utara.Walaupun ada penggabungan tersebut tugas
pokok dan fungsi Bidang Arsip tetap untuk mengelola, menyelamatkan dan
melestarikan arsip yang ada di Provinsi Sumatera Utara.
Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur Badan
Perpustakaan Dan Arsip Daerah berubah lagi menjadi Badan Perpustakaan, Arsip
Daerah dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Peraturan
Daerah Provinsi Sumatera Utara nomor 9 tahun 2009.
3.2Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan
Dokumentasi yang Profesional.
3.3
Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
1.Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan
naskah – naskah / dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa.
2.Meningkatkan Promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip
36
Universitas Sumatera Utara
3.Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis
teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan
wisata baca.
4.Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan
kearsipan pada instansi pemerintah BUMD, swasta dan masyarakat.
5.Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata
pemerintah yang baik.
3.4 Tugas pokok dan Fungsi
Bidang Arsip Daerah sebagai Lembaga Pembina dan Pengembangan
Kearsipan menyelenggarakan urusan pemerintahadalam bidang pengelolaan
arsip.Dengan perjalanan waktu, Bidang Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara
berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip
juga peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa
pembinaan dan pelatihan bagi tenaga-tenaga pengelola kearsipan
37
Universitas Sumatera Utara
3.5
Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP
DANDOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
38
Universitas Sumatera Utara
Untuk bidang arsip daerah di kepalai oleh seorang kepala bidang yang
membawahi tiga sub bidang yakni sub bidang pengelolaan arsip in aktif,
pengelolaan sub bidang arsip statis dan sub bidang pembinaan kearsipan. Bidang
ini adalah merupakan peleburan dari kantor arsip daerah Provinsi Sumatera
Utara. Adapun tugas bidang kearsipan ini mengurus berbagai hal yang berkaitan
dengan masalah kearsipan.
Untuk bagian kesektariatan di kepalai oleh seorang kepala bagian
sekretariat membawahi sub bagian umun, sub bagian keuangan dan sub bagian
program. Adapun yang menjadi tugas di bagian sekretariat ini adalah yang
berkaitan dengan urusan surat menyurat, administrasi, kepegawaian, dan urusan
rumah tangga perkantoran dan urusan perkantoran dann urusan keuangan.
Bidang pengembangan dan pengolahan membawahi dua sub bidang yakni
sub bidang deposit dan sub bidang pengembangan dan pengolahan bahan pustaka.
Tugas bagian ini adalah untuk malakukan pemasyarakatan UU Nomor 4 tahun
1990 tentang serah cetak dan karya rekam serta melakukan pengadaan dan
pengolahan bahan pustaka. Bidang layanan pepustakaan membawahi dua sub
bidang yakni sub bidang layanan dan sub bidang automasi dan multimedia. Tugas
di bagian ini adalah melaksanakan layanan informasi, melakukan kerjasama dan
aotomasi, bibliografi, serta melakukan kegiatan promosi perpustakaan seperti
melakukan pameran, perlombaan, serta membuat literatur sekunder.
Bidang pembinaan ini perpustaka membawahi dua sub bidang yakni sub
bidang sumberdaya manusia dan sub bidang kelembagaan. Adapun tugas dibagian
pembinaan perpustakaan ini adalah melakukan pembinaan sumber daya manusia
dan melakukan pembinaan semua jenis perpustakaan.
39
Universitas Sumatera Utara
3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan
3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD
Kompetensi
Arsiparis
Membangun
Citra
Diri
Menguatkan
Profesi,mempunyai 3 (tiga) aspek kompetensi yang ada dalam profesi arsiparis.
a. Aspek Pengetahuan:
Aspek pengetahuan, yaitu hal yang berhubungan erat dengan pendidikan
yang sesuai dengan profesi, diklat yang menjadi persyaratan dan dimilikinya
pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan.
Aspek pengetahuan sebagai salah satu aspek kewenangan arsiparis nyata
sekali merupakan wujud nyata dari yang dituntut oleh undang-undang terhadap
seorang arsiparis. Baik dalam UU maupun peraturan pemerintah jelas sekali
disebutkan bahwa untuk menjadi seorang arsiparis dituntut memiliki suatu yang
berlatar belakang, baik melalui pendidikan atau lewat pelatihan/diklat. Di sini
diharapkan seseorang yang telah lulus dalam pendidikan kearsipan, bukan terus
berhenti sampai disitu, tetapi seorang arsiparis harus terus mencari dan mencari
untuk mendapatkan pengetahuan baru mengenai hal-hal yang berhubungan dengan
bidang kearsipan, karena bidang ilmu kearsipan bersifat tidak statis melainkan
bersifat dinamis yang senantiasa berkembang dari waktu ke waktu. Karena aspek
pengetahuan tentang kearsipan bukan terbatas pada masalah mengelola
ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan arsip, dan pemeliharaan
arsip saja, akan tetapi bidang kearsipan juga menyangkut
disiplin ilmu-ilmu
lainnya seperti, ilmu sejarah, informasi, teknologi, budaya, ekonomi dsb.
b.Aspek Keterampilan:
Antara lain keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola
pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan
mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan
lingkungan pekerjaan.
40
Universitas Sumatera Utara
Aspek keterampilan , dimana keterampilan dalam hal melaksanakan suatu
pekerjaan, mengatur suatu pekerjaan, mengantisipasi akan segala sesuatu
kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan di dalam mengelola lingkungan
kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan. Pada
sisi keterampilan dimaksud adalah peran serta seorang arsiparis dalam lingkungan
sosialnya harus bisa menyesuaikan diri dalam berinteraksi di lingkungan, baik
yang berupa intrapersonal ataupun interpersonal.
c.Aspek Sikap:
Aspek sikap antara lain penampilan sikap di tempat kerja, tanggapan
lingkungan kerja, penghargaan dan penilaian.
Sehubungan dengan keterkaitannya seorang arsiparis haruslah bersikap
profesional, mandiri, penuh tanggung jawab dalam mengelola dan mengambil
suatu keputusan yang akan diambil dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang
arsiparis. Selain itu seorang arsiparis juga harus memiliki sikap dan kepribadian
yang kuat dalam menghadapi permasalahan yang dihadapi, memiliki komitmen,
pandai memanfaatkan peluang, motivasi yang tinggi, berpartisifasi aktif, dan
mempunyai wawasan yang jauh kedepan. (pendapat Sudarijanto yang dikutip oleh
wahid Nashihuddin). Seorang arsiparis dituntut akan keprofesionalannya dalam
mengelola arsip. Selain profesional, seorang arsiparis harus memiliki kesabaran,
ketelitian, pengetahuan, memiliki wawasan ke depan, semangat yang tinggi dan
juga tanggung jawab di dalam melaksanakan tugas-tugasnya seperti , merawat,
mengelola, menjaga warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang
dan selanjutnya. Di dalam melaksanakan tugas-tugas keseharian, seorang arsiparis
bekerja tanpa ada diskriminasi dalam berbagai hal dan disertai pula kearifan serta
mendayagunakan segenap informasi yang ada demi
kepentingan Bangsa dan
Negara.
41
Universitas Sumatera Utara
3.6.2Kegiatan Pengelolaan Arsip
3.6.2.1Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan Badan Arsip dan DokumentasiPemrovsu
sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada
warkat/dokumen.Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat
dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.Dan sistem
yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
a.Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan
disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
b.Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak
dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan
arsipnya.
3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat
diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan,
pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.Adalah kegiatan yang di lalukan
Badan Arsip dan Dokumentasi Pemrovsu untuk mempermudah Sistem
penyimpanan yang sesuai diantaranya:
a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat
berdasarkan abjad
b.Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali
menurut isi pokok atau perihal surat.
c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
d.Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,
bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
e.Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat
yang diterima.
42
Universitas Sumatera Utara
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk
penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat
ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling
sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain
lain.
Gambar 2
: Penyimpanan arsip sistem subjek
Sumber
: anugerahdino.blogspot.com
43
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3
: Penyimpanan Arsip Sistem Subjek
Sumber
: anugerahdino.blogspot.com
3.7 Penyimpanan Arsip
Arsip yang telah di buat label bungkus , arsip ini disimpan kedalam kotak
box dan di tandai dengan label kotak.
Gambar 4
: kotak penyimpanan arsip
Sumber
: Badan Arsip Daerah
44
Universitas Sumatera Utara
Kotak penyimpanan arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi
adalah terbuat dari kardus yang di bentuk menjadi segi empat pada bagian bawah
di beri lubang sebagai ventilasi udara dan pada bagian atas di beri label kotak
arsip.
Gambar 5
: Label Kotak Asip
Sumber
: Badan Arsip Daerah Sumatera Utara.
Label kotak arsip mempunyai keterangan isi yang sama dengan label
bungkus terdiri dari fond, kode referensi, dan tahun,label kotak arsip di tandai
pada kotak arsip.
3.8 Penempatan Arsip
Semua arsip yang telah disimpan di dalam kotak dan di tandai dengan label
kotak di tempatkan dalam lemari. Penempatan disusun berdasarkan kode angka
untuk memudahkan temu balik arsip yang di simpan
3.9 Pemeliharaan
Pencegahan kerusakan arsip di gunakan penggunaan AC, fumigasi satu
bulan
sekali,
meletakkan
kapur
barus
dalam
lemari
dan
45
Universitas Sumatera Utara
penyemprotan.pemeliharaan arsip di lihat dari segi pengaturan ruangan, tempat
dan kebersihannnya. Untuk mencegah arsip agar tidak mudah rusak.
46
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 kesimpulan
Dari hasil observasi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
pemprovsu bidang arsip daerah, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai
berikut :
1. badan arsip bukan lah badan yang menciptakan arsip tapi mengkhususkan diri
sebagai badanyang menyelamatkan arsip arsip yang memiliki nilai guna sejarah
dan penelitian sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional pada generasi
yang akan datang.
2. Sarana dan prasarana belum memadai, seperti tempat atau ruangan
penyimpanan khusus untuk arsip statis belum memadai.
3. Untuk kepentingan
penyelamatan arsiparis membuat duplikat arsip atau
mengalih bentukan kedalam media lain seperti scan dan CD.
4.Peralatan dan perlengkapan arsip yang tersedia pada Badan Perpustakaan, Arsip
dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara bidang arsip daerah seperti filling
cabinet,ordner,lemari arsip dan sebagainya.
5. Arsiparis pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara semuanya telah mencakup sebagai seorang arsiparis yang berkompetensi
dalam bidang pengelolaan arsip arsip.
6. Pemeliharaan arsip di lakukan dengan fumigasi satu bulan sekali,
penyemprotan, dan kapur barus.
7. Kode klasifikasi di gunakan dengan kode angkadan kode tersebut berdasarkan
bidang kerja.
8. Belum adanya kesadaran dari beberapa badan organisasi dan instansi yang
belum menyerahkan asipnya.
47
Universitas Sumatera Utara
4.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas penulis ingin memberikan saran pada
Badan Arsip Daerah Pemprovsu antara lain:
1.Upaya yang di lakukan untuk mengatasi kendala-kendala tersebut adalah dengan
jaringan kerja sama pemerintah, pihak swasta , dan masyarakat
2. Meningkatkan kemmpuan SDM kearsipan, menyediakan peralatan TI lebih
baik, dan terus menerus melakukan pembenahan agar lebih dapat berdaya guna.
3. Perlu menyediakan anggaran untuk pengadaan tempat dan ruangan arsip sesuai
standarisasi penyimpanan arsip
4. Badan Arsip Daerah Pemprovsu lebih giat dan gigih lagi memberitahukan
kepada lembaga atau instansi untuk menyerahkan arsip.
48
Universitas Sumatera Utara