Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan , Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

DAFTAR PUSTAKA

Arikunto, S & Jabar.2004. Evaluasi Program Pendidikan. Jakarta: Bumi Aksara Tayibnapis, F.Y. (2000). Evaluasi Program. Jakarta: Rineka Cipta

Spencer, Lyle, M.Jr. dan Signe M.Spencer. 1993. Competence at Work. New York: John

Rahardjo Adisasmita, 2011. Pengelolaan Pendapatan dan Anggaran Daerah. Yang Menerbitkan Graha Ilmu : Yogyakarta.

Sedarmayanti.2003.Tata Kearsipan:Dengan Memanfaatkan Teknologi

Modern.Bandung:Bandar Maju.

Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Undang Undang nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

kearsipan.

Wursanto,Ig.1991.Kearsipan II.Yogyakarta:Kanasius. Wursanto,Ig.1991.Kersipan I.Yogyakarta:Kanasius.

Widjaja, A.W.1986.Administrasi Kearsipan:Suatu Pengantar.Jakarta:Rajawali Press

Widjaja,A.W.1993.Administarsi Kearsipan : Suatu Pengantar.Edisi Revisi,Jakarta:PT Raja Garffindo Persada.

Barthos, Basir.2007. Mangement Kearsipan : Untuk lembaga Negara, Swasta,

Dan Perguruan Tinggi.Edisi I,Jakarta:Bumi Aksara.

Brichford,maynard.1977.Archives and manuscript :Appraisa/and

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1Gambaran Umum Badan perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

3.1.1Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

Berdasarkan Perda Provinsi Sumatera Utara No.4 Tahun 2001 tentang Lembaga Teknis Daerah bahwa BPAD Provinsi Sumatera Utara merupakan lembaga teknis yang berada dalam perangkat peemerintah Provinsi Sumatera Utara, yang dulunya bernama Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Perubahan nama tersebut setelah di berlakukannya UU No.22 Tahun 1999 tentang Otonomi Daerah.

Berdasarkan keputusan presiden No. 11 tahun 1999 tentang Perpustakaan Nasional RI, yang dulunya bernama Perpustakaan Wilayah berubah menjadi Perpustakaan Daerah Sumatera Utara.Kemudian Setelah Lahirnya Keputusan presiden No.50 tahun 1997 dan Keputusan kepala Perpustakaan Nasional RI No. 44 tahun 1998 namanya berubah menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara.

Semenjak berdirinya hingga sekarang BPAD Provinsi Sumatera Utara dipimpin oleh :

1.Pada tahun 1957 sampai dengan 1959 dijabat oleh Daniel Marpaung

2.Pada tahun 1959 sampai dengan tahun 1963 dijabat oleh Bachrun Hutasuhut 3.Pada tahun 1963 sampai dengan 1965 dijabat oleh Tengku Ferial Amiruddin 4.Pada tahun 1965 mengalami dua kali pergantian kepemimpinan , yaitu pertama

dijabat oleh R. Adnan dan yang kedua di jabat oleh R.Adil Musa sampai tahun 1969

5.Pada tahun 1974 juga terjadi dua kali pergantian kepemimpinan , yaitu pertama dijabat oleh SP.Hutauruk dan yang kedua dijabat oleh contnin Siagian sampai tahun 1975

6.Pada tahun 1975 sampai dengan tahun 1983 dijabat oleh DRS,Abdul Sani 7.Pada tahun 1983 sampai dengan tahun 1993 dijabat oleh Drs. Sabirin Nasution 8.Pada tahun 1993 sampai dengan tahun 1998 dijabat oleh Dra. Ria Chazana 9.Pada tahun 1998 sampai dengan tahun 1999 dijabat oleh Drs. Idris kamah

10.Pada tahun 1999 sampai dengan tahun 2004 dijabat oleh Drs. Elazar Mangku Barus, SH

11.Pada tahun 2004 sampai dengan tahun 2007 dijabat oleh Drs. H.Ahmad Raja Thamrin,MM

12.Pada tahun 2008 Sampai dengan 2010 di jabat oleh Drs. Syaiful Syafri, MM 13.Pada tahun 2010 sampai sekarang dijabat oleh Nurdin Pane, SE,M.AP

3.1.2 Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara

Sebelum tahun 1994, lembaga yang mengelola, menyelamatkan dan melestarikan arsip provinsi sumatera utara adalah Sekretariat Wilayah Daerah provinsi Tingkat I Smatera Utara. Pada tahun 1992 terbitlah peraturan Daerah Tingkat I Sumatera Utara Nomor 10 Tahun 1992 Tentang Pembentukan Organisasi dan Tata kerja Kantor Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang kemudian pada tahun 1994 peraturan daerah tersebut disahkan oleh Menteri Dalam Negeri dengan keputusan Nomor 53 tahun 1994 dan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Sumatera Utara dengan nomor 05.011/1217/KT/TAHUN 1994 dan sejak saat itu berdirilah kantor Arsip Daerah Provinsi I Sumatera utara dengan fungsi pengelolaan, penyelamatan , dan pelestarian arsip Provinsi Sumatera Utara.

Pada tahun 2001 terjadi perubahan struktur organisasi dengan keluarnya peraturan pemerintah tentang penghapusan dan penggabungan Lembaga-Lembaga Negara. Salah Satu Lembaga Negara yang tergabung adalah Kantor rsip Daerah Tingkat I provinsi sumatera Utara yang bergabung dengan Perpustakaan Nasional Sumatera Utara dengan nama Organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan peraturan Daerah provinsi Sumatera Utara Nomor 9 tahun 2001.

Arsip Daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan dipimpin oleh seorang Kepala Kantor menjadi salah satu Bidang pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara.Walaupun ada penggabungan tersebut tugas pokok dan fungsi Bidang Arsip tetap untuk mengelola, menyelamatkan dan melestarikan arsip yang ada di Provinsi Sumatera Utara.

Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur Badan

Perpustakaan Dan Arsip Daerah berubah lagi menjadi Badan Perpustakaan, Arsip Daerah dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara nomor 9 tahun 2009.

3.2Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional.

3.3 Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

1.Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah – naskah / dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa.

3.Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi dan wisata baca.

4.Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah BUMD, swasta dan masyarakat.

5.Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintah yang baik.

3.4 Tugas pokok dan Fungsi

Bidang Arsip Daerah sebagai Lembaga Pembina dan Pengembangan Kearsipan menyelenggarakan urusan pemerintahadalam bidang pengelolaan arsip.Dengan perjalanan waktu, Bidang Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga-tenaga pengelola kearsipan

3.5 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DANDOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA

Untuk bidang arsip daerah di kepalai oleh seorang kepala bidang yang membawahi tiga sub bidang yakni sub bidang pengelolaan arsip in aktif, pengelolaan sub bidang arsip statis dan sub bidang pembinaan kearsipan. Bidang ini adalah merupakan peleburan dari kantor arsip daerah Provinsi Sumatera Utara. Adapun tugas bidang kearsipan ini mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kearsipan.

Untuk bagian kesektariatan di kepalai oleh seorang kepala bagian sekretariat membawahi sub bagian umun, sub bagian keuangan dan sub bagian program. Adapun yang menjadi tugas di bagian sekretariat ini adalah yang berkaitan dengan urusan surat menyurat, administrasi, kepegawaian, dan urusan rumah tangga perkantoran dan urusan perkantoran dann urusan keuangan.

Bidang pengembangan dan pengolahan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang deposit dan sub bidang pengembangan dan pengolahan bahan pustaka. Tugas bagian ini adalah untuk malakukan pemasyarakatan UU Nomor 4 tahun 1990 tentang serah cetak dan karya rekam serta melakukan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka. Bidang layanan pepustakaan membawahi dua sub bidang yakni sub bidang layanan dan sub bidang automasi dan multimedia. Tugas di bagian ini adalah melaksanakan layanan informasi, melakukan kerjasama dan aotomasi, bibliografi, serta melakukan kegiatan promosi perpustakaan seperti melakukan pameran, perlombaan, serta membuat literatur sekunder.

Bidang pembinaan ini perpustaka membawahi dua sub bidang yakni sub bidang sumberdaya manusia dan sub bidang kelembagaan. Adapun tugas dibagian pembinaan perpustakaan ini adalah melakukan pembinaan sumber daya manusia dan melakukan pembinaan semua jenis perpustakaan.

3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan 3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD

Kompetensi Arsiparis Membangun Citra Diri Menguatkan Profesi,mempunyai 3 (tiga) aspek kompetensi yang ada dalam profesi arsiparis. a. Aspek Pengetahuan:

Aspek pengetahuan, yaitu hal yang berhubungan erat dengan pendidikan yang sesuai dengan profesi, diklat yang menjadi persyaratan dan dimilikinya pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan.

Aspek pengetahuan sebagai salah satu aspek kewenangan arsiparis nyata sekali merupakan wujud nyata dari yang dituntut oleh undang-undang terhadap seorang arsiparis. Baik dalam UU maupun peraturan pemerintah jelas sekali disebutkan bahwa untuk menjadi seorang arsiparis dituntut memiliki suatu yang berlatar belakang, baik melalui pendidikan atau lewat pelatihan/diklat. Di sini diharapkan seseorang yang telah lulus dalam pendidikan kearsipan, bukan terus berhenti sampai disitu, tetapi seorang arsiparis harus terus mencari dan mencari untuk mendapatkan pengetahuan baru mengenai hal-hal yang berhubungan dengan bidang kearsipan, karena bidang ilmu kearsipan bersifat tidak statis melainkan bersifat dinamis yang senantiasa berkembang dari waktu ke waktu. Karena aspek pengetahuan tentang kearsipan bukan terbatas pada masalah mengelola ketatalaksanaan kearsipan, pengolahan arsip, perawatan arsip, dan pemeliharaan arsip saja, akan tetapi bidang kearsipan juga menyangkut disiplin ilmu-ilmu lainnya seperti, ilmu sejarah, informasi, teknologi, budaya, ekonomi dsb.

b.Aspek Keterampilan:

Antara lain keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan.

Aspek keterampilan , dimana keterampilan dalam hal melaksanakan suatu pekerjaan, mengatur suatu pekerjaan, mengantisipasi akan segala sesuatu kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan di dalam mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan pekerjaan. Pada sisi keterampilan dimaksud adalah peran serta seorang arsiparis dalam lingkungan sosialnya harus bisa menyesuaikan diri dalam berinteraksi di lingkungan, baik yang berupa intrapersonal ataupun interpersonal.

c.Aspek Sikap:

Aspek sikap antara lain penampilan sikap di tempat kerja, tanggapan lingkungan kerja, penghargaan dan penilaian.

Sehubungan dengan keterkaitannya seorang arsiparis haruslah bersikap profesional, mandiri, penuh tanggung jawab dalam mengelola dan mengambil suatu keputusan yang akan diambil dalam melaksanakan tugasnya sebagai seorang arsiparis. Selain itu seorang arsiparis juga harus memiliki sikap dan kepribadian yang kuat dalam menghadapi permasalahan yang dihadapi, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang, motivasi yang tinggi, berpartisifasi aktif, dan mempunyai wawasan yang jauh kedepan. (pendapat Sudarijanto yang dikutip oleh wahid Nashihuddin). Seorang arsiparis dituntut akan keprofesionalannya dalam mengelola arsip. Selain profesional, seorang arsiparis harus memiliki kesabaran, ketelitian, pengetahuan, memiliki wawasan ke depan, semangat yang tinggi dan juga tanggung jawab di dalam melaksanakan tugas-tugasnya seperti , merawat, mengelola, menjaga warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan selanjutnya. Di dalam melaksanakan tugas-tugas keseharian, seorang arsiparis bekerja tanpa ada diskriminasi dalam berbagai hal dan disertai pula kearifan serta mendayagunakan segenap informasi yang ada demi kepentingan Bangsa dan Negara.

3.6.2Kegiatan Pengelolaan Arsip

3.6.2.1Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan Badan Arsip dan DokumentasiPemrovsu sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen.Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

a.Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

b.Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat

diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.Adalah kegiatan yang di lalukan Badan Arsip dan Dokumentasi Pemrovsu untuk mempermudah Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

b.Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder d.Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

e.Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Gambar 2 : Penyimpanan arsip sistem subjek Sumber : anugerahdino.blogspot.com

Gambar 3 : Penyimpanan Arsip Sistem Subjek Sumber : anugerahdino.blogspot.com

3.7 Penyimpanan Arsip

Arsip yang telah di buat label bungkus , arsip ini disimpan kedalam kotak box dan di tandai dengan label kotak.

Gambar 4 : kotak penyimpanan arsip Sumber : Badan Arsip Daerah

Kotak penyimpanan arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi adalah terbuat dari kardus yang di bentuk menjadi segi empat pada bagian bawah di beri lubang sebagai ventilasi udara dan pada bagian atas di beri label kotak arsip.

Gambar 5 : Label Kotak Asip

Sumber : Badan Arsip Daerah Sumatera Utara.

Label kotak arsip mempunyai keterangan isi yang sama dengan label bungkus terdiri dari fond, kode referensi, dan tahun,label kotak arsip di tandai pada kotak arsip.

3.8 Penempatan Arsip

Semua arsip yang telah disimpan di dalam kotak dan di tandai dengan label kotak di tempatkan dalam lemari. Penempatan disusun berdasarkan kode angka untuk memudahkan temu balik arsip yang di simpan

3.9 Pemeliharaan

Pencegahan kerusakan arsip di gunakan penggunaan AC, fumigasi satu bulan sekali, meletakkan kapur barus dalam lemari dan

penyemprotan.pemeliharaan arsip di lihat dari segi pengaturan ruangan, tempat dan kebersihannnya. Untuk mencegah arsip agar tidak mudah rusak.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 kesimpulan

Dari hasil observasi pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi pemprovsu bidang arsip daerah, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. badan arsip bukan lah badan yang menciptakan arsip tapi mengkhususkan diri sebagai badanyang menyelamatkan arsip arsip yang memiliki nilai guna sejarah dan penelitian sebagai bahan bukti pertanggung jawaban nasional pada generasi yang akan datang.

2. Sarana dan prasarana belum memadai, seperti tempat atau ruangan penyimpanan khusus untuk arsip statis belum memadai.

3. Untuk kepentingan penyelamatan arsiparis membuat duplikat arsip atau mengalih bentukan kedalam media lain seperti scan dan CD.

4.Peralatan dan perlengkapan arsip yang tersedia pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara bidang arsip daerah seperti filling cabinet,ordner,lemari arsip dan sebagainya.

5. Arsiparis pada Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara semuanya telah mencakup sebagai seorang arsiparis yang berkompetensi dalam bidang pengelolaan arsip arsip.

6. Pemeliharaan arsip di lakukan dengan fumigasi satu bulan sekali, penyemprotan, dan kapur barus.

7. Kode klasifikasi di gunakan dengan kode angkadan kode tersebut berdasarkan bidang kerja.

8. Belum adanya kesadaran dari beberapa badan organisasi dan instansi yang belum menyerahkan asipnya.

4.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas penulis ingin memberikan saran pada Badan Arsip Daerah Pemprovsu antara lain:

1.Upaya yang di lakukan untuk mengatasi kendala-kendala tersebut adalah dengan jaringan kerja sama pemerintah, pihak swasta , dan masyarakat

2. Meningkatkan kemmpuan SDM kearsipan, menyediakan peralatan TI lebih baik, dan terus menerus melakukan pembenahan agar lebih dapat berdaya guna. 3. Perlu menyediakan anggaran untuk pengadaan tempat dan ruangan arsip sesuai standarisasi penyimpanan arsip

4. Badan Arsip Daerah Pemprovsu lebih giat dan gigih lagi memberitahukan kepada lembaga atau instansi untuk menyerahkan arsip.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip

2.1.1 Pengertian Evaluasi

Arikunto (2003) mengungkapkan bahwa evaluasi adalah serangkaian kegiatan yang ditujukan untuk mengukur keberhasilan program pendidikan.sedangkan menurut Tayibnapis (2000) evaluasi adalah program dalam konteks tujuan yaitu sebagai proses menilai sampai sejauh mana tujuan pendidikan dapat dicapai.

Secara umum orang hanya mengidentikkan kegiatan evaluasi sama dengan menilai, karena aktifitas mengukur biasanya sudah termasuk didalamnya. Pengukuran, penilaian dan evaluasi merupakan kegiatan yang bersifat hierarki.

2.1.2 Pengertian kompetensi

Kompetensi merupakan landasan dasar karakteristik orang dan mengindikasikan cara berperilaku atau berpikir, menyamakan situasi, dan mendukung untuk periode waktu yang lama ( Spencer dan Spencer,1993:9 ). Spencer dan Spencer dalam Hamzah B. Uno (2007: 63), kompetensi merupakan karakteristik yang menonjol bagi seseorang dan menjadi cara-cara berperilaku dan berfikir dalam segala situasi, dan berlangsung dalam periode waktu yang lama.Dari pendapat tersebut dapat dipahami bahwa kompetensi menunjuk pada kinerja seseorang dalam suatu pekerjaan yang bisa dilihat dari pikiran, sikap, dan perilaku.

secara garis besar mendefinisikan kompetensi merupakan suatu karakteristik dasar individu, seperti pengetahuan, keahlian dan kemampuan yang dipersyaratkan atau sebagai acuan agar individu tersebut profesional, unggul, efektif dan efisien dalam menyelesaikan pekerjaan atau memegang suatu jabatan.

2.1.3 Pengelolaan Arsip

2.1.3.1 Pengertian Pengelolaan

Pengertian Pengelolaan menurut Moekijat merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, petunjuk, pelaksanaan, pengendalian dan pengawasan.

Menurut Hamalik, Pengertian Pengelolaan adalah suatu proses untuk menggerakkan, mengorganisasikan dan mengerahkan usaha manusia untuk mencapai tujuannya.

Dari pengertian pengelolaan di atas, dapat disimpulkan bahwa Pengertian Penelolan yaitu bukan hanya melaksanakan suatu kegiatan, yang meliputi fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2.1.3.2 Pengertian Arsip

Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa yunani arche yang berarti permulaan, jabatan, fungsi atau kuasa hukum.Kata arche berubah menjadi ta arche yang artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi archevum yang dalam bahasa latin berarti balaikota. Menurut schellenberg yag dikutip oleh wursanto (1991 : 14), arsi adalah surat-surat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang di putuskan sebagai dokumen berharga untuk d awetkan secara tepat guna mencari keterangan, penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008: 32) istilah arsip meliputi: a.Kumpulan naskah atau dokumen.

b.Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

c.Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Agus Sugiarto (2005: 5)“Arsip adalah Kumpulan Dokumen yangdisimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.

Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Bab I, Pasal 1 ayat 2 yang di maksud dengan arsip adalah :

“arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan teknologi informasi dan komunikasi yang di buat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.

Menurut Undang-Undang no. 7 tahun 1971 pasal 1 yang dimaksud dengan arsip ialah:

a.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan .

2.2Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip 2.2.1 Tujuan Arsip

Arsip mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan penyelengaraan kehidupan kebangsaan serta untuk bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.(UU no.7 tahun 1971 pasal 3).

Widjaja (1993 : 8) mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuan untuk menyimpan surat dengan nyaman dan mudah selama diperlukan, menyiapkan surat setiap saat di perlukan, mengumpulkan bahan-bahan yang bersangkutan dengan suatu masalah yang diperlukan sebai pelengkap.

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pada Bab II menjelaskan bahwa arsip bertujuan sebagai berikut :

1.Menjamin ketersediaan arsip yang auntik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

2.Menjamin terwujudnya pngelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3.Menjamin pelindungan kepentingan dan hak hak keperdataan rakyat melalui dan pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

4.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu.

5.Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

6.Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa. 7.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan

arsip yang autentik dan terpercaya.

2.2.2 Fungsi Arsip

Arsip punya peranan penting dalam berbagai bidang pekerjaan, karena arsip di butuhkan dalam mengambil suatu tindakan atas keputusan.Arsip juga merupakan suatu catatan dan alat komunikasi, serta di butuhkan oleh individu maupun bagi administrasi atau manager dalam pelaksanaan pekerjaannya.

Oleh karena itu pentingnya arsip data dilihat dari fungsi arsip baik secara makro maupun mikro dalam kesatuan kearsipan adalah sebagai berikut:

1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai suber ingatan 5. Arsip sebagai sumber komunikasi

Dari kelima fungsi arsip tersebut arsip harus mempunyai sifat antara lain : 1.Informasi adalah arsip tersebut dapat di gunakan sebagai bahan / data dalam kegiatan dan arsip tersebut harus dapat menggerakkan baik individu maupun orrganisasi untuk berbuat sesuatu.

2.Dokumntasi adalah arsip tersebut dapat dengan nyata, data dilihat dan dapat disebarluaskan dalam pentingnya dan dipertanggungjawaban .

Dari uraian diatas jelaslah bahwa arsip berfungsi sebagai sumber informasi untuk kegiatan yang dilaksanakan serta dalam pengambilan keputusan bagi kelangsungan hidup suatu instansi atau organisasi.

Fungsi arsip bagi setiap organisasi menurut Wursanto (1991:33) yaitu aktifitas yang dimilliki oleh kantor atau organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis, dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terkena masalah, dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban serta dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga.

Adapun fungsi arsip lain adalah sebagai berikut : 1.Menbantu pengambilan keputusan

Dalam mengambil keputusan, para manajer atau pimpinan memerlukan informasi

2.Menunjang perencanaan

Untuk membuat perencanaan memerlukan informasi, bagi perencanaan jangka panjang informasi retrospektif yang tersedia pada arsip inaktif dan statis. Untuk

menengah 1-5 tahun informasi terdapat pada arsip aktif, semiaktif dan inaktif dan untuk jangka pendek informasi terdapat pada arsip aktif.

2.2.3 Peranan Arsip

Barthos, Basir (2007 : 2) menegemukakan bahawa arsip mempunyai peranan penting sebagai pusat ingatan, sumber infomasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembngan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat tepatnya.

Menurut Sedarmayanti (2003 : 19) peranan arsip adalah alat utama organisasi, bahan atau alat pembuktian, bahan dasar perencanaan dan pengembalian keputusan, barometer kegiatan suatu organisasi mengingat kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip, bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya. Oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengap, cepat, dan benar harus ada sistem dan prosedur yang baik di bidang kearsipan.

Menurut Wursanto (1991:5) arsip memiliki peranan yang potensial dalam administrasi yaitu Sebagai pusat daya ingat, Sebagai sumber informasi, Sebagai ala pengawasan, Sebagai pembuatan keputusan. Arsip mempunyai peranan yang penting dalam proses penyajian informasi kepada pimpinan yang digunakan dalam proses pembuatan keputusan dan juga perumusan kebijakan. Oleh sebab itulah didalam menyajikan informasi yang cepat dan akurat harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

2.3 Jenis- Jenis Arsip

Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, yang di maksud dengan arsip dinamis dan arsip aktif adalah sebagai berikut :

1.Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

2.Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan

yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia / atau lembaga kearsipan.

Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat di golongkan menjadi arsip dinamis dan arsip stati. Menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebaagai berikut :

1.Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnyaatau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip yang berada pada masing-masing organisasi pencipta arsip karena masih diperlakukan untuk kepentingan pelaksanaan tugas perkerjaan sehari-hari.

1.Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Menurut Hasugian (1999,14), Jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya :

a. Arsip dinamis

Arsip dinamis yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas

:Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminstrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah. Arsip In-aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.

b. Arsip statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

Sedangkan menurut Widjaja (1986 :16) “penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis”.

1.Arsip dinamis adalah arsip yang masih di pergunakan secara langsung dalam menyusun perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat di rinci menjadi : a.Arsip aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi. b.Arsip semi aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dari arsip aktif.

c.Arsip in-aktif adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya di gunakan sebagai referensi saja.

2.Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka

penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik.

2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2003: 110), “pemeliharaan arsip/dokumen adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab”.

Dalam Peraturan Bupati Pemalang (2010: 1) menjelaskan bahwa: “Pemeliharaan adalah suatu usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip”. Sedangkan menurut As'ad, et al. (2009: 1) bahwa: “pemeliharaan merupakan kegiatan mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat

mengalami kerusakan, awet, dan bisa dipakai lebih lama serta bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan”.

Menurut Sedarmayanti (2003: 111) Tujuan pemeliharaan arsip adalah: 1. Untuk menjamin keamanan dan penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip sudah tersimpan pada tempat yang seharusnya.

2. Agar pertanggungjawaban arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

Berdasarkan pendapat di atas dapat diuraikan bahwa pemeliharaan adalah suatu kegiatan untuk melakukan perawatan terhadap arsip, dengan tujuan untuk menjamin keamanan dan pencegahan terjadinya kerusakan dalam penyimpanan arsip.

Untuk pencegahan kerusakan pada arsip yang harus dilakukan dalam pemeliharan dalam Sedarmayanti (2003: 112) pencegahan kerusakan dapat

1. Penggunaan Air Condition, dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara dapat diatur dengan baik.

2. Fumigasi,yaitu menyemprotan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri. Fumugasi dapat dilakukan dengan empat cara yaitu: (a). fumigasi untuk seluruh gudang, (b). fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip. (c). fumigasi untuk beberapa bundel arsip. (d). fumigasi rutin.

3. Restorasi arsip, yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada dua cara, yaitu: (a). tradisional yaitu dengan cara melapiskan kertas”handmade” dan “chippon”. (b). laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/ arsip diantara lembar plastik.

4. Mikrofil adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya.

Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Pengatur ruangan, ruangan penyimpanan arsip harus: a). dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengen kelembaban antara 50-60%), b). terang (terkena sinar matahari tak langsung), mempunyai ventilasi yang merata, d). terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga, dan sebagainya.

2. Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara diantara berkas yang disimpan. Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.

3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip, salah satunya caranya adalah meletakkan kapur barus (kamper) di tempat penyimpanan, atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia, secara berkala.

4. Larangan-larangan, perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain: a). dilarang membawa dan makan di tempat penyimpanan arsip, b). dalam ruangan

penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

5. Kebersihan, arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Menurut As'ad, et al. (2009: 1), beberapa cara pencegahan kerusakan: 1. Faktor Biologi

a. Tikus, diupayakan agar setiap pengunjung dilarang membawa makanan dan minuman ke ruang baca.

b. Serangga

− Diupayakan ruangan tetap selalu bersih

− Susunan buku dalam rak-rak ditata secara rapi, sehingga ada sirkulasi udara udara.

− Rak harus dibuat dari bahan yang tidak disukai oleh serangga (kayu jati/logam)

− Pada rak diberikan bahan yang berbau, dan tidak disukai oleh serangga, seperti kamper, naftalen, dan lain-lain.

− Penyuntikan dengan bahan anti serangga (DTT)

− Fumigasi : mencegah, mengobati dan mensterilkan bahan pustaka c. Jamur

− memeriksa buku secara berkala

− membersihkan tempat penyimpanan

− menurunkan suhu udara

2. Faktor Fisika a. Debu

− dilakukan penyedotan debu (vacuum cleaner)

− dipasang AC/filter penyaring udara

− dipasang alat pembersih udara (air cleaner)

− disediakan almari kaca b. Suhu Udara/Kelembaban

− mengatur suhu udara dalam ruangan menjadi 20– 24 C

− memasang alat dehumidifier (untuk ruangan) atau silicale (untuk almari), untuk mengatur tingkat kelembaban

c. Cahaya

− Matahari, koleksi dihindarkan dari sinar matahari langsung, dengan memasang filter flexy glass atau polyester film.

− Lampu/Listrik, koleksi harus dihindarkan dari sinar ultra violet yang berasal dari lampu neon dengan cara memberikan filter (UV fluorescent light) atau seng oksida dan titanium oksida.

3. Faktor Kimia

a. Dengan memilih bahan pustaka yang baik dengan teliti, perlu dilihat jenis kertas dan tulisan.

b. Menetralkan asam yang terkandung dalam kertas dengan deasidifikasi atau memberi bahan penahan ( buffer)

4. Faktor Lain-Lain a. Manusia

− menumbuhkan kesadaran terhadap pemakai tentang pentingnya peduli terhadap keutuhan bahan pustaka

− memberikan sanksi kepada perusak bahan pustaka.

− memasang rambu-rambu (Tata Tertib). b. Bencana Alam

− menghindarkan dari bahaya api, banjir, dan listrik.

− dilarang merokok di dalam ruangan

− memeriksa kabel listrik secara berkala

− memasang alarm ( smoke detector)

− menempatkan bahan-bahan yang mudah terbakar ditempat tersendiri.

− mengontrol air setiap ada turun hujan.

Berdasarkan penjelasan di atas maka untuk melakukan perawatan terhadap arsip atau dokumen, perlu diperhatikan secara rutin bertujuan menjamin mutu atau kualitas arsip/dokumen.Demikian hal yang perlu dilakukan dalam pencegahan kerusakan pada arsip adalah dengan menggunakan AC di tempat penyimpanan.

2.5. Penyusutan Arsip

Sedarmayanti (2003: 102) dalam Peraturan Pemerintahan Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979, maka penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan:

1. Pemindahan arsip in-aktif dari unit pengelolaan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah

masing-2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional.

Sedangkan Martono (1997: 39) menyatakan bahwa: “penyusutan merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan, kegiatan ini merupakan upaya mengurangi jumlah arsip yang tercipta”.

Dalam Sedarmayanti (2003: 102) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:

a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

c. Mempercepat penemuan kembali arsip

d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja (1993: 180) tujuan penyusutan arsip adalah:

a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan.

b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan fidingnya.

c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang diperlukan. d.Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan

dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja.

e.Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.

Dan menurut Martono (1997: 39) tujuan penyusutan arsip adalah: a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi

b. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)

c.Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi

d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

Berdasarkan pendapat di atas dapat didefinisikan bahwa penyusutan merupakan suatu kegiatan yang mengurangi jumlah arsip yang tercipta, atau pemindahan arsip in-aktif, memusnahkan arsip, atau menyerahkan arsip statis ke arsip nasional.Yang mana penyusutan bertujuan untuk memudahkan pengawasan, pemeliharaan, menghemat tempat terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi.Kegiatan penyusutan yang perlu dilakukan adalah penentuan jadwal retensi. Sedarmayanti (2003: 102) menyatakan bahwa:

Jadwal/daftar retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.dengan demikian jadwal/daftar retensi merupakan suatu daftar yang menunjukan: (1). Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in-aktif), dan (2). Jangka waktu penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip belum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip nasional.

Sedangkan Martono (1997: 44) menyatakan bahwa: “jadwal retensi merupakan suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip dan penetapan simpan permanen dan musnah”. Menurut Abubakar (1996: 99) bahwa: “jadwal retensi adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang digunakan sebagai pedoman”.

Berdasarkan pendapat di atas dijabarkan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar kegiatan yang memuat kebijaksanaan dalam menentukan jangka waktu, sejauh mana arsip dapat digunakan, disimpan, dan dimusnahkan.

2.5.1 Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana suatu dokumen atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu yang cepat dan tepat. Penemuan kembali arsip atau dokumen sangat erat hubungannya dengan sistem penataan dan penyimpanan, jika tidak memiliki sistem yang mendukung dapat mempersulit dalam pencarian arsip atau dokumen yang diinginkan.

Temu balik informasi merupakan kegiatan yang menyediakan informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan berdasarkan kebutuhan pemakai.Maka dalam temu balik informasi dibutuhkan suatu alat sistem tertentu yang dapat membantu dalam mencari atau menemukan bahan informasi yang diperlukan, alat atau sistem inilah yang merupakan kunci untuk mengetahui segala isi kekayaan suatu lembaga adalah pembuatan katalog.

Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 107) bahwa: “katalog merupakan himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi”. Menurut Suhendar (2005: 1) bahwa: “ katalog diartikan sebagai suatu daftar barabg atau benda yang terdapat pada tempat tertentu”. Menurut Suhendar (2005: 3) Bentuk fisik katalog dapat dibedakan menjadi katalog buku, katalog berkas, katalog kartu, komputer. Sedangkan menurut Widjaja (1993: 139) bahwa: “katalog adalah daftar bahan yang ada di perpustakaan yang disusun menurut suatu sistem tertentu (secara alphabetis maupun sistematis) untuk memudahkan mencari dan menempatkan kembali bahan yang dibutuhkan oleh para pembaca serta petugas perpustakaan”.

Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa katalog adalah suatu daftar buku atau media lain dengan segala keterangan dan kelengkapan (data bibliografisnya) yang didaftarkannya disusun menurut sistem tertentu dan

mencatat secara teratur, dengan tujuan untuk mempermudah mencari atau menempatkan kembali bahan pustaka, arsip atau dokumen yang diinginkan atau diperlukan kembali.

Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian mesin otomatis.Sarana yang dapat digunakan atau membantu dalam temu balik informasi secara efisien yaitu komputer.Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam kearsipan merupakan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual, penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 117) bahwa: “komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan”.

Menurut Ajoes (2009: 1) dalam buku Computer Today:Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah/instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).

Menurut Masrukhin (2009: 1) bahwa: “komputer merupakan suatu perangkat elektronika yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi, menjalankan program yang tersimpan pada memori, serta dapat bekerja secara otomatis dengan aturan tertentu”. Maka yang perlu diperhatikan pencarian dokumen atau arsip ialah: klasifikasi, kode, indeks, petunjuk silang.

2.5.2 Klasifikasi Arsip

Menurut Widjaja (1993: 133) bahwa: “klasifikasi atau penggolongan adalah pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok”. Sedangkan Sulistyo-Basuki (1992: 88) menyatakan bahwa:

“klasifikasi adalah deskripsi isi untuk menentukan subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dan bahas dokumenter yang digunakan”.

Towa P. Hmakotrda dan J.N.B. Tairas dalam Subrata (2009: 1) mengatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah obyek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama. Selanjutnya Sedarmayanti (2003: 37) menyatakan bahwa: “klasifikasi adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya”.

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan tujuan memudahkan penemuan kembali secara cepat dan mudah ketika dibutuhkan.

Untuk mengetahui deskripsi isi yang akan diolah oleh seorang dokumentalis, prosedur tersebut menggunakan bahasa dokumenter yang menuangkan bentuk klasifikasi deskripsi isi dalam bentuk angka atau tesaurus. Menurut Wursanto (1991: 187) bahwa “pencarian dokumen merupakan “salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi”.

Menurut Sulistyo-Basuki (1992: 37) prosedur klasifikasi sama dengan pola umum deskripsi isi, adapun yang menjadi langka-langkah yang akan ditempuh yakni:

1. Identifikasi subjek utama dokumen.

2. Penggolongan kelas sesuai dengan subjek dokumen.

3. Indentifikasi karakteristik sekunder (ruang, waktu, bentuk bahasa) bilamana sistem penomoran klasifikasi menyertakan informasi tersebut.

4. Penelusuran nomor yang sesuai dengan kelas yang telah ditentukan.

5. Pemilihan atau pencantuman nomor berkaitan sesuai dengan peraturan sistem klasifikasi.

6. Penambahan nomor panggil (call number). Yang terdiri atas nomor kelas, tiga huruf pertama nama pengarang, dan tahun terbit.

7. Penempelan nomor panggil pada dokumen.

8. Penandaan nomor klasifikasi pada lembar masukan atau cantuman bibliografis pada ruang yang telah disediakan.

Sedangkan menurut Widjaja (1993: 109) agar pola klasifikasi itu efektif diperlukan syarat-syarat:

1. Harus ditulis.

2. Golongan masalah dan perinciannya harus sesuai dengan fungsi dan kegiatan kantor.

3. Perinciannya tidak terlalu terurai dan sebaiknya tidak melebihi dari tiga tingkatan masalah.

4. Istilah yang dipakai untuk masalah harus singkat tetapi mampu memberikan pengertian luas, mudah dipergunakan secara teknis ilmiah tertentu.

5. Dilengkapi dengan berbagai penjelasan tentang arti dan ruang lingkup masing-masing subjek/masalah.

6. Dilengkapi dengan kode (tanda) baik berbentuk huruf atau angka. 7. Bentuk dan susunan pola hendaknya teratur dan luwes

8. Dilengkapi dengan indeks subjek/masalah yang disusun secara alphabetis. Berdasarkan pendapat di atas memiliki persamaan dalam menentukan pola klasifikasi, dengan menggunakan teknik ini dapat memudahkan pekerjaan seorang

dokumentalis dalam menentukan subjek yang efektif dan memudahkan penemuan kembali dokumen.

Menurut Wursanto (1991: 23), sistem klasifikasi terbagi atas dua yakni: 1. Sistem klasifikasi menurut nomor (numerikal) adalah “sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor. Jadi, kode yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip adalah nomor”. Sistem klasifikasi numerik dibagi lagi menjadi: a. Sistem numerikal seri (serial numbering system) adalah nomor yang dipergunakan sebagai kode penyimpanan adalah nomor seri.

b. Sistem numerikal blok (blok numbering system) adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan kode nomor blok, nomor blok adalah nomor untuk masing-masing fungsi, kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan demikian kegiatan dalam organisasi dibagi menjadi beberapa kategori atau beberapa blok. Setiap kategori atau setiap blok memuat sejumlah angka tertentu yang seragam. c. Sistem numerikal sandi (code numbering sandy system) adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan nomor kode sandi sebagai kode penyimpanan.

d. Sistem numerical D.D.C (dewey decimal classification system) adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan angka sebagai kode penyimpanan arsip.

e. Sistem numerikal U.D.C (universal decimal classification system)

2. Sistem klasifikasi menurut abjad (alfabetis) adalah sistem peyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan. Sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi:

a. Arsip nama adalah sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan, abjad diambilkan dari abjad nama (nama orang, nama organisasi, nama tempat, dan sebagainya).

b. Arsip korespondensi adalah arsip-arsip diklasifikasikan menurut abjad. c. Arsip informasi, semua arsip diberi kode sesuai dengan isi arsip tersebut.

d. Arsip ihwal adalah arsip-arsip yang diklasifikasikan menurut hal atau menurut pokok surat atau menurut subjeknya, dengan demikian arsip disimpan berdasarkan subjek sebagai kode penyimpanan, arsip disimpan dan disusun menurut susunan abjad subjek surat yang bersangkutan.

Berdasarkan pendapat di atas diuraikan bahwa sistem klasifikasi dapat mempermudah kinerja seorang dokumentalis dalam pencarian dokumen, sistem penyimpanan dokumen pada umumnya yang digunakan adalah sistem nomor (numerikal) dan abjad (alfabetis).

2.5.3 Kode Arsip

Widjaja (1993: 133-141) menyatakan bahwa: “kode merupakan alat untuk memelihara hubungan dan urusan masalah dalam pola klasifikasi, juga merupakan alat pengatur susunan dan urutan berkas dalam penyimpanan jika penataannya berdasarkan masalah secara sistematis (systematic subject filing)”. Sesuai dengan fungsi kegunaannya kode harus: (a). Sederhana, (b). Singkat, (c). Mudah diingat, (d). Dapat ditulis, (e) Dapat ditulis, diketik.

Menurut Sedarmayanti (2003: 38-39) bahwa: “kode arsip adalah tanda pengenal urusan/masalah dari klasifikasi arsip”. Syarat-syarat pemberian kode harus: a). Sederhana, (b). Mudah diingat, (c). mudah untuk menulisnya.

Sedangkan menurut Wursanto (1991: 196) bahwa: “kode adalah alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam warkat/arsip”.

Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa kode merupakan alat/sarana untuk pengatur susunan atau urutan berkas dalam penyimpanan, maka penataannya tersusun secara sistematis dan mudah di temu balik dokumen/arsip.Dan syarat dalam pemberian kode harus sederhana, mudah diingat, mudah ditulis, dan diketik.

2.5.4 Indeks Arsip

Widjaja (1993: 172) menyatakan bahwa: “ indeks adalah kata tanggap (caption, catch word) dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah (subject) dan nama tempat (negara, provinsi, kota dsb)”.

Menurut Abubakar (1996: 58): Indeks merupakan sarana penemuan kembali surat atau arsip dengan cara mengindentifisir surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainya atau alat pembantu dalam penemuan informasi dalam arsip. Syarat-syarat indeks: (a). singkat, jelas dan mudah diingat, (b). kata benda atau kata pengertian kebendaan, (c). harus berasal dari surat masuk atau keluar si pemakai, (d). harus berorientasi kepada kebutuhan si pemakai. Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003: 27):Indeks merupakan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan, menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali. Syarat-syarat mengindeks yaitu: (a). singkat, jelas dan mudah diingat, (b). berorientasi kepada kebutuhan pemakai, (c). merupakan kata yang mudah dimengerti, (d). diambil atau ditentukan dari isi surat. Berdasarkan pendapat di atas maka dapat diuraikan bahwa indeks merupakan sarana yang dapat memudahkan penemuan kembali dokumen dengan cara mengidentifikasikan melalui tanda pengenal, dan dalam mengindeks harus singkat, mudah dingat, kata mudah mengerti, dan berasal dari surat masuk atau keluar.

Menurut Widjaja (1993: 147) indek dapat disusun sebagai berikut:

a. Menurut abjad seperti kamus (dictionary arrangement), ataupun secara kelompok yang sejenis yang tersusun secara abjad, misalnya kelompok nama orang, nama tempat, nama barang, dan sebagainya.

b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah pokok kedua, ketiga, dan

masalah pokok kedua dan seterusnya masing-masing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatnya.

Sedangkan menurut Abubakar (1997: 16) indeks disusun berdasarkan: a. Nama orang, nama instansi/perusahaan dan nama wilayah.

b. Subyek.

c. Nama orang yang mempunyai gelar bangsawan/gelar/keserjanaan/ pangkat/profesi.

d. Nama keluarga majemuk (compound surname). Indeks nama dan subjek ini disusun dalam kartu-kartu.

Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2003: 28) mengindeks dapat digolongkan kedalam empat kategori, yaitu:

a. Indeks nama orang

b. Indeks nama badan pemerintah swasta.

c. Indeks organisasi atau badan sosial dan sejenisnya. d. Indeks nama tempat atau wilayah

Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa indeks disusun untuk menentukan ciri atau tanda dari suatu arsip, yang dijadikan suatu petunjuk dan memudahkan penyusunan pada file, yang nantinya dapat ditemukan kembali.

2.5.5 Tunjuk Silang Arsip

Widjaja (1993: 153) menyatakan bahwa: “Tunjuk silang arsip (cross reference) adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda tetapi kesemuanya mengenai satu hal yang sama”. Sedangkan menurut Abubakar (1996: 58): “ tunjuk silang adalah alat untuk melengkapi indeks dalam menampung penanaman dan peristilahan lain yang mempunyai arti yang sama,

dengan filingnya yang berbeda pula”. Selanjutnya menurut Sedarmayanti (2003: 34), “tajuk silang adalah suatu formulir yang dipergunakan untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda, tetapi mengenai suatu perihal yang sama”. Berdasarkan pendapat di atas dapat dijelaskan bahwa tajuk silang adalah suatu cara untuk melengkapi indeks dalam mempertemukan beberapa keterangan yang mempunyai arti yang sama atau berbeda.

2.6. Pengertian Media Audiovisual 2.6.1. Media

Menurut Hafied (2000: 8) Media adalah “alat atau sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak”. Sedangkan media menurut kamus Online Merriem-Webster dalam Hernandez (2007: 5) adalah “suatu saluran atau system komunikasi yang dirancang untuk menjangkau sejumlah besar orang”.Sedangkan menurut Ariyus (2009: 12) Media adalah “alat untuk menyampaikan atau membuat sesuatu, perantara, atau alat pengantar, suatu bentuk komunikasi, seperti surat kabar, majalah, atau televisi”.

Dari pendapat di atas berbeda tetapi memiliki tujuan yang sama dalam mengungkapkan pengertian media tersebut, maka dapat diuraikan bahwa media merupakan suatu alat yang berfungsi sebagai penyebar atau alat pengantar pesan atau informasi kepada khalayak umum seperti televisi, surat kabar.

Dalam hal ini media tidak terlepas dari peran dan fungsi dalam penyampaian pesan Menurut Hafied (2000: 15) fungsi media antara lain:

1. Pengawasan (Surveillance), adalah memberi informasi dan menyediakan berita. 2. Korelasi (Correlation), adalah seleksi dan interpretasi informasi tentang lingkungan.

3. Penyampaian warisan budaya (Transmission of the Social Heritage), merupakan suatu fungsi dimana media menyampaikan informasi, nilai, dan norma dari suatu

4. Hiburan (Entertainment), dimaksudkan untuk memberi waktu istirahat dari masalah setiap hari dan mengisi waktu luang.

Dari penjelasan di atas maka dapat diuraikan bahwa selain media sarana yang digunakan untuk menyampaikan pesan pada khalayak, terdapat juga fungsi media yang mana sebagai sumber pengetahuan, pengawasan, korelasi, penyampaian warisan budaya, dan hiburan, yang mana media ini dapat mempengaruhi pola pikir individu.

2.6.2. Audiovisual

Media merupakan komunikasi yang dapat menyebarkan informasi keseluruh lapisan masyarakat yang dapat dikemas atau dibentuk dalam audiovisual. Maka, audiovisual menurut Sondjaja (2007: 2) adalah: “alat bantu dalam kegiatan pembelajaran yang mengandung unsur pendengaran (audio) dan penglihatan (visual) seperti film, video, VCD, DVD dan media berbasis computer baik CAI (Computer Assested Instructional ) maupun CMI (Computer Managed Instructional)”. Sedangkan Nazar (2004: 4) menyatakan bahwa: “audiovisual adalah berkaitan dengan penglihatan dan bunyi”. Dalam Peraturan Bupati Pemalang (2010: 1) bahwa: “Arsip audio visual adalah arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan memakai alat khusus serta memiliki bentuk fisik yang bermacam-macam tergantung pada media teknologi yang digunakan pada saat penciptaannya”.

Menurut Mustolih (2007: 1) dari berbagai ragam dan bentuk dari media, pengelompokan atas media dapat juga ditinjau dari jenisnya, seperti:

1. Media Audio: radio, piringan hitam, pita audio, tape recorder, dan telepon. 2. Media Visual : (a). Media visual diam : foto, buku, ensiklopedia, majalah, surat kabar, buku referensi dan barang hasil cetakan lain, gambar, ilustrasi, kliping, film bingkai/slide, film rangkai (film stip) , transparansi, mikrofis, overhead proyektor, grafik, bagan, diagram, sketsa, poster, gambar kartun, peta, dan globe. (b). Media visual gerak : film bisu.

3. Media Audio-visual: (a). Media audiovisual diam : televisi diam, slide dan suara, film rangkai dan suara , buku dan suara. (b). Media audiovisual gerak : video, CD, film rangkai dan suara, televisi, gambar dan suara.

4. Media serba aneka: (a). Papan dan display: papan tulis, papan pamer/pengumuman/majalah dinding, papan magnetic, white board, mesin pengganda. (b). Media tiga dimensi: realia, sampel, artifact, modeldiorama, display. (c). Media teknik dramatisasi : drama, pantomim, berm-ain peran, demonstrasi, pawai/karnaval, pedalangan/pangung boneka simu-lasi (d). Sumber belajar pada masyarakat: kerja lapangan, studi wisata, perkemahan. (e). Belajar terprogram (f). Komputer.

Menurut Dikrullah dalam Djamarah (2009: 5), mengelompokkan media ini berdasarkan jenisnya ke dalam beberapa jenis :

1. Media auditif, yaitu media yang hanya mengandalkan kemampuan suara saja, seperti tape recorder.

2. Media visual, yaitu media yang hanya mengandalkan indra penglihatan dalam wujud visual.

3. Media audiovisual, yaitu media yang mempunyai unsur suara dan unsur gambar.

Jenis media ini mempunyai kemampuan yang lebih baik, dan media ini dibagi ke dalam dua jenis:

1. Audiovisual diam, yang menampilkan suara dan visual diam, seperti film sound slide.

2. Audiovisual gerak, yaitu media yang dapat menampilkan unsur suara dan gambar yang bergerak, seperti film, video cassete dan VCD.

Berdasarkan uraian di atas dapat dijelaskan bahwa audiovisual merupakan bagian dari program yang dapat didengar dan dapat dilihat secara umum dan

biasanya digunakan untuk dalam kegiatan pembelajaran seperti: presentasi, home theater, film, video, VCD, DVD.

Menurut Barthos (2007:50) ada beberapa hal yang mestinya diperhatikan dalam pemeliharaan dan penjagaan arsip.

1. Menghindari beberapa akibat kerusakan seperti,

a. Akibat kelembaban udara yang tidak terkontrol akan memungkinkan akibat-akibat seperti timbulnya jamur,pasta/ lem hilang, kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit kertas.

b. Sinar matahari sebagai akibat, kertas menjadi buruk, coklat, dan tintanyapun luntur

c. Debu, jamur dan sejenisnya, rayap, Gegat (silverfish) yang sering merusakkan kertas, biasanya terdapat pada dinding-dinding yang basah.

2. Ruangan Penyimpanan Arsip

Menyimpan arsip hendaknya ditempat yang memenuhi syarat, pergunakanlah rak logam dari pada menggunkan almari yang tertutup.Ukuran antara rak yang dibawah dengan lantai sekitar enam inci.Karena hal ini memudahkan udara bergerak dengan bebas, disamping pula itu untuk memudahkan membersihkan lantai dibawah rak tersebut.

c. Penjagaan

Membersihkan ruangan, pemerikasaan ruangan dan sekitarnya, penggunaan racun serangga, mengawasi serangan anai-anai, larangan makan dan merokok dibawa ketempat penyimpanan arsip, pergunakanlah klip plastik dalam meletakkan arsip, membersihkan arsip.

2.7 Kompetensi arsiparis dalam pengolahan arsip

kesimpulanyang dapat dilakukan dan dipertahankan oleh seseorang pada waktu periodetertentu. Dari karakteristik dasar tersebut tampak tujuan penentuan tingkatkompetensi atau standar kompetensi yang dapat mengetahui tingkat kinerja yangdiharapkan dan mengkategorikan tingkat tinggi atau di bawah rata-rata.KelompokHay-McBer (1982) mengemukakan tipe-tipe kompetensi berdasarkan tingkatkesulitan pengkajian dan pengembangan kompetensi itu sendiri dan memberikansebutan “Model Kompetensi Ice-Berg”. Pada kompetensi arsiparis yangdikonsepkan oleh ANRI ini akan peneliti lihat dari segi tipe kompetensi ModelIce-berg. Namun dengan keterbatasan studi hanya dari tipe kompetensipengetahuan dan tipe kompetensi skill atau keterampilan.

2.7.1. Tipe Kompetensi Pengetahuan

Diukur dengan tipe ini dimulai dari pengetahuan dasar dan pendidikan yang ditempuh oleh arsiparis.Pengetahuan dasar meliputi pengetahuan mengenai arsip, jenis-jenisnya, pemahaman pemeliharaan arsip, pengetahuan pengelolaan dan pemberkasan arsip, penyusutan arsip dan pelayanan arsip.Sedangkanpendidikan yang ditempuh meliputi jenjang pendidikan terakhir, keikut-sertaan dalam diklat dan frekuensinya mengikuti diklat-diklat yang diselenggarakan.

a. Pengetahuan dasar

Untuk pengetahuan dasar, setidak ada 5 poin penting yang harus mereka ketahui dan pahami.

b.Pendidikan yang ditempuh

Pendidikan kearsipan sangat menunjang seorang arsiparis dalam melaksanakan tugasnya.Terlihat pada peringkat rata-rata pendidikan berdasarkan data lapangan kembali didominasi oleh golongan arsiparis ahli.Tampak pada poin jenjang pendidikan terakhir, pelatihan diklatyang diikuti baik diklat yang diadakan oleh pusat maupun kalangan sendiri atau kalangan diluar lingkup kerja, beserta frekuensi mengikuti diklat yang diadakan oleh pusat atau kalangan sendiri.Hal

ini menunjukkan pendidikan yang dimiliki oleh golongan arsiparis ahli memberikan mereka nilai arsiparis sangat ahli karena pendidikan dan semangat belajar untuk terus mengikuti pelatihan-pelatihan terkait.

2.7.2 Tipe Kompetensi Keterampilan

Kompetensi arsiparis dengan konsep pengembangan dari ANRI dimulai dari pengalaman mengelola data/arsip, pemanfaatan teknologi dan peran media sosial dalam pengelolaan, keterlibatan diri dalam pelaksanaan pameran arsip virtual dan keterlibatan dalam pengembangan dan penerapan konsep kompetensi yang mudah dikembangkan.Dari hasil lapangan kembali didominasi oleh golongan arsiparis ahli dengan peringkat rata-rata diatas rata-rta golongan arsiparis terampil.Hal ini menunjukkan bahwa dalam pengalamannya mengelola data mulai dari kegiatannya pengelolaan, dan tahap mengelola arsip tematik, golongan arsiparis ahli sangat berpengalaman hingga sangat ahli dibandingkan arsiparis terampil.Bahkan dilihat dari pekerjaan sebelumnya, golongan arsiparis ahli juga termasuk dalam kategori yang sangat berpengalaman.Teknologi yang semakin berkembang pesat dan semakin canggih sangat membantu manusia untuk meringan segala pekerjaan yang dirasa berat atau tidak efisien apabila dilakukan secara manual.Hal ini dirasakan oleh golongan arsiparis terampil dalam mengalih-mediakan arsip.

Syarat Arsiparis dalam melakukan petugas Arsip :

a. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat, seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan. b.Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.

c.Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan pekerjaan. d.Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.

g.Loyal dan dapAt menyimpan rahasia. h.Sehat rohani dan jasmani.

BAB I PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang

Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta.Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi.oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan sangat cepat.

Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ad manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali di abaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis ataupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hamper sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta.

Arsip mempunyai arti yang sangat penting, selain dari pada untuk menyusun rancana program untuk melaksanakan kegiatan berikutnya ia juga berfungsi sebagai alat pertanggung jawaban. Karena dengan arsip, dapat diketahui bermacam-macam informasi yang dimiliki, sehingga dapat di tentukan sasaran yang akan di capai , dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Selain itu, arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi harus disimpan dan di pelihara secara permanen oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai sejarah atau historis dan penelitian.

Mengelola arsip tidak semata mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi. Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya.Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya.

Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan,pelaksanaan, dan pengawasan. Maka arsip sebagai salah satu sumber informasi yang harus di kelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip akan memungkinkan untuk di sajikan secara tepat, kepada orang yang tepat dan waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin.

Oleh karena itu berdasarkan uraian diatas dan untuk mengatahui lebih jelas bagaimana evaluasi kompetensi pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.Penulis merasa tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

1.2 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian kertas karya ini adalah :

1. Untuk mengatahui secara langsung evaluasi kompetensi pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

2. Untuk menambah wawasan penulis mengenai evaluasi kompetensi pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

1.3Ruang Lingkup

Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini yaitu membahas tentang Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip.Pembahasannya mencakup

kegatan pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip serta kompetensi dalam pengelolaan arsip.

1.4Metode Pengumpulan Data

Metode penulisan kertas karya marupkan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang di butuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas karya ini menggunakan dua metode yaitu:

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Data yang di peroleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang sifat teoritis.Misalnya melalui buku-buku, literature dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman untuk menyusun kertas karya ini.

2. Penelitian Lapangan

Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara untuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan topik yang akan di bahas.

EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN , ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI

SUMATERA UTARA

KERTAS KARYA

Di ajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) dalam bidang ilmu perpustakaan dan

informasi OLEH:

ARITHA NURMALA SARI SURBAKTI 122201065

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA

PROGRRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Kertas karya : Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

Oleh : Aritha Nurmala Sari Surbakti

Nim : 122201065

PROGRAM STUDI D-IIIPERPUSTAKAAN

Ketua : Dra. Zaslina zainuddin, M. Pd

Nip : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

_______________________

Tanggal :

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan, ArsipDan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

Oleh : Aritha Nurmala Sari Surbakti

Nim : 122201065

Dosen Pembimbing : Ishak,S.S., M.Hum.

NIP : 19670424 200112 1 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

_______________________

_______________________

Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd NIP : 19570407 198603 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

_______________________

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah, penulis ucapkan puji syukur kehadirat allah SWT , Karena Rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW , yang telah membawa kita ke zaman kegelapan menjadi zaman terang benderang dan semoga kita mendapatkan pertolongannya di Yaumul Akhir nanti , Amin.

Kertas karya ini Berjudul “ EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN , ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA ” . Di susun untuk melengkapi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih yang sebesar besarnya kepada Ayahanda tercinta Sehat Surbakti dan wanita yang paling tersayang dan terkagumi Ibunda Lasainah Br Sinaga , yang begitu banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi , moral , dan doa serta yang telah bersusah payah mengasuh dan membesarkan penulis dengan penuh rasa kasih sayang yang tidak terbalas , dan kepada seluruh keluarga besar ade (Mala) ( Kakak , dan Abang) yang telah memberikan semangat kepada penulis agar sukses dan tidak berputus asa.

Dalam menyelesaikan kertas karya ini , penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tidak ternilai harganya . Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. zaslina zainuddin, M. Pd selaku ketua program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen pembaca penulis yang telah memberikan arahan dalam penulisan kertas karya ini.

3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum. sebagai dosen wali penulis selama perkuliahan di program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

dan selaku Dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.

4. Seluruh Staf Pengajar beserta Staf Admnistrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama perkuliahan.

5. Bapak Hasangapan Tambunan S.Pd ., M.Si , Selaku kepala Badan Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi provinsi Sumatera Utara yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

6. Arsiparis dan Staf Pegawai Pada Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah mengizinkan dan meluangkan waktu kepada penulis dalam mengumpulkan data/informasi sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

7. Kepada Sahabat penulis Hesti_Izzi (Tom tom) , Rahmi, Shinta, yang selalu sama-sama selama kuliah, sering Kuliner bareng, sering jalan-jalan bareng , kenangan itu tidak akan pernah terlupakan bagi penulis, Khususnya buat Hesti_izzi (Tom tom) dan rahmi (songot), Penulis sangat mengucapkan terima kasih banyak telah membantu dan menemani penulis dalam observasi dan penyusunan kertas karya ini.

8. Seluruh teman-teman Angkatan 2012 D-III Perpustakaan yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu penulis ucapkan semangat kawan.

Akhir kata , penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 7 Maret 2015 Penulis

Aritha Nurmala Sari Surbakti NIM 122201065

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... ... ... i

DAFTAR ISI ... ... ... ii

DAFTAR GAMBAR ... ... ... vi

BAB I PENDAHULUAN .... ... ... 1

1.1 Latar Belakang dan Masalah ... ... 1

1.2 Tujuan Penuliasan ... ... ... 2

1.3 Ruang lingkup ... ... ... 2

1.4 Metode Pengumpulan Data ... ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... ... 4

2.1 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip ... ... 4

2.1.1 Pengertian Evaluasi ... ... 4

2.1.2 Pengertian kompetensi ... ... 4

2.1.3 Pengelolaan Arsip ... ... ... 5

2.1.3.1 Pengertian Pengelolaan ... ... 5

2.1.3.2 Pengertian Arsip ... ... 5

2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip ... ... 6

2.2.1 Tujuan Arsip ... ... ... 6

2.2.2 Fungsi Arsip ... ... ... 7

2.2.3 Peranan Arsip ... 9

2.3 Jenis- Jenis Arsip ... 9

2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip ... 12

2.5.Penyusutan Arsip ... 16

2.5.1 Penemuan Kembali Arsip ... 19

2.5.2 Klasifikasi Arsip ... 20

2.5.3 Kode Arsip ... 24

2.5.4 Indeks Arsip ... 25

2.5.5 Tunjuk Silang Arsip ... 26

2.6.Pengertian Media Audiovisual ... 27

2.6.1. Media ... 27

2.6.2. Audiovisual... 28

2.7 Kompetensi arsiparis dalam pengolahan arsip ... 30

2.7.1. Tipe Kompetensi Pengetahuan ... 31

2.7.2 Tipe Kompetensi Keterampilan ... 32

BAB IIIHASIL DAN PEMBAHASAN ... 34

3.1 Gambaran Umum Badan perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ... 34

3.1.1 Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ... ... 34

3.1.2 Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara ... ... 35

3.2 Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara .. ... ... 36

3.3Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ... . 36

3.4 Tugas pokok dan Fungsi ... 37

3.5Struktur Organisasi ... . 38

3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan ... . 40

3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD ... . 40

3.6.2 Kegiatan Pengelolaan Arsip. ... . 42

3.6.2.1 Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai ... . 42

3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai ... . 42

3.7 Penyimpanan Arsip ... . 44

3.8 Penempatan Arsip ... 45

3.9 Pemeliharaan ... 45

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... . 46

4.1 Kesimpulan ... . 46

4.2 Saran ... . 47

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Bagan Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi Sumatera Utara ... 38

Gambar 2 Penyimpanan arsip sistem subjek ... 42

Gambar 3 Penyimpanan Arsip Sistem Subjek ... 44

Gambar 4 kotak penyimpanan arsip ... 44

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim

Alhamdulillah, penulis ucapkan puji syukur kehadirat allah SWT , Karena Rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW , yang telah membawa kita ke zaman kegelapan menjadi zaman terang benderang dan semoga kita mendapatkan pertolongannya di Yaumul Akhir nanti , Amin.

Kertas karya ini Berjudul “ EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN , ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA ” . Di susun untuk melengkapi persyaratan kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima kasih yang sebesar besarnya kepada Ayahanda tercinta Sehat Surbakti dan wanita yang paling tersayang dan terkagumi Ibunda Lasainah Br Sinaga , yang begitu banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi , moral , dan doa serta yang telah bersusah payah mengasuh dan membesarkan penulis dengan penuh rasa kasih sayang yang tidak terbalas , dan kepada seluruh keluarga besar ade (Mala) ( Kakak , dan Abang) yang telah memberikan semangat kepada penulis agar sukses dan tidak berputus asa.

Dalam menyelesaikan kertas karya ini , penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tidak ternilai harganya . Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. zaslina zainuddin, M. Pd selaku ketua program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen pembaca penulis yang telah memberikan arahan dalam penulisan kertas karya ini.

3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum. sebagai dosen wali penulis selama perkuliahan di program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara

dan selaku Dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu kepada penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya ini.

4. Seluruh Staf Pengajar beserta Staf Admnistrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama perkuliahan.

5. Bapak Hasangapan Tambunan S.Pd ., M.Si , Selaku kepala Badan Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi provinsi Sumatera Utara yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

6. Arsiparis dan Staf Pegawai Pada Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara yang telah mengizinkan dan meluangkan waktu kepada penulis dalam mengumpulkan data/informasi sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

7. Kepada Sahabat penulis Hesti_Izzi (Tom tom) , Rahmi, Shinta, yang selalu sama-sama selama kuliah, sering Kuliner bareng, sering jalan-jalan bareng , kenangan itu tidak akan pernah terlupakan bagi penulis, Khususnya buat Hesti_izzi (Tom tom) dan rahmi (songot), Penulis sangat mengucapkan terima kasih banyak telah membantu dan menemani penulis dalam observasi dan penyusunan kertas karya ini.

8. Seluruh teman-teman Angkatan 2012 D-III Perpustakaan yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu penulis ucapkan semangat kawan.

Akhir kata , penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 7 Maret 2015 Penulis

Aritha Nurmala Sari Surbakti NIM 122201065

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... ... ... i

DAFTAR ISI ... ... ... ii

DAFTAR GAMBAR ... ... ... vi

BAB I PENDAHULUAN .... ... ... 1

1.1 Latar Belakang dan Masalah ... ... 1

1.2 Tujuan Penuliasan ... ... ... 2

1.3 Ruang lingkup ... ... ... 2

1.4 Metode Pengumpulan Data ... ... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... ... 4

2.1 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip ... ... 4

2.1.1 Pengertian Evaluasi ... ... 4

2.1.2 Pengertian kompetensi ... ... 4

2.1.3 Pengelolaan Arsip ... ... ... 5

2.1.3.1 Pengertian Pengelolaan ... ... 5

2.1.3.2 Pengertian Arsip ... ... 5

2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip ... ... 6

2.2.1 Tujuan Arsip ... ... ... 6

2.2.2 Fungsi Arsip ... ... ... 7

2.2.3 Peranan Arsip ... 9

2.3 Jenis- Jenis Arsip ... 9

2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip ... 12

2.5.Penyusutan Arsip ... 16

2.5.1 Penemuan Kembali Arsip ... 19

2.5.2 Klasifikasi Arsip ... 20

2.5.3 Kode Arsip ... 24

2.5.4 Indeks Arsip ... 25

2.5.5 Tunjuk Silang Arsip ... 26

2.6.Pengertian Media Audiovisual ... 27

2.6.1. Media ... 27

2.6.2. Audiovisual... 28

2.7 Kompetensi arsiparis dalam pengolahan arsip ... 30

2.7.1. Tipe Kompetensi Pengetahuan ... 31

2.7.2 Tipe Kompetensi Keterampilan ... 32

BAB IIIHASIL DAN PEMBAHASAN ... 34

3.1 Gambaran Umum Badan perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ... 34

3.1.1 Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ... ... 34

3.1.2 Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara ... ... 35

3.2 Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara .. ... ... 36

3.3Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ... . 36

3.4 Tugas pokok dan Fungsi ... 37

3.5Struktur Organisasi ... . 38

3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan ... . 40

3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD ... . 40

3.6.2 Kegiatan Pengelolaan Arsip. ... . 42

3.6.2.1 Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai ... . 42

3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai ... . 42

3.7 Penyimpanan Arsip ... . 44

3.8 Penempatan Arsip ... 45

3.9 Pemeliharaan ... 45

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... . 46

4.1 Kesimpulan ... . 46

4.2 Saran ... . 47

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Bagan Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi Sumatera Utara ... 38

Gambar 2 Penyimpanan arsip sistem subjek ... 42

Gambar 3 Penyimpanan Arsip Sistem Subjek ... 44

Gambar 4 kotak penyimpanan arsip ... 44