Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan , Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN ARSIP PADA BADAN
PERPUSTAKAAN , ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI
SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Di ajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar ahli madya (Amd) dalam bidang ilmu perpustakaan dan
informasi
OLEH:
ARITHA NURMALA SARI SURBAKTI
122201065
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
MEDAN
2015
i
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas karya
: Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
Oleh
: Aritha Nurmala Sari Surbakti
Nim
: 122201065
PROGRAM STUDI D-IIIPERPUSTAKAAN
Ketua
: Dra. Zaslina zainuddin, M. Pd
Nip
: 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan
:
_______________________
Tanggal
:
________________________
ii
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan
Perpustakaan, ArsipDan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
Oleh
: Aritha Nurmala Sari Surbakti
Nim
: 122201065
Dosen Pembimbing
: Ishak,S.S., M.Hum.
NIP
: 19670424 200112 1 001
Tanda Tangan
:
_______________________
Tanggal
:
_______________________
Dosen Pembaca
NIP
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
: 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
_______________________
Tanggal
:
______________________
iii
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah, penulis ucapkan puji syukur kehadirat allah SWT , Karena Rahmat
dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Shalawat dan
salam kepada Nabi Muhammad SAW , yang telah membawa kita ke zaman
kegelapan menjadi zaman terang benderang dan semoga kita mendapatkan
pertolongannya di Yaumul Akhir nanti , Amin.
Kertas karya ini Berjudul “ EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN
ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN , ARSIP DAN DOKUMENTASI
PROVINSI SUMATERA UTARA ” . Di susun untuk melengkapi persyaratan
kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima
kasih yang sebesar besarnya kepada Ayahanda tercinta Sehat Surbakti dan wanita
yang paling tersayang dan terkagumi Ibunda Lasainah Br Sinaga , yang begitu
banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi , moral , dan doa serta
yang telah bersusah payah mengasuh dan membesarkan penulis dengan penuh rasa
kasih sayang yang tidak terbalas , dan kepada seluruh keluarga besar ade (Mala) (
Kakak , dan Abang) yang telah memberikan semangat kepada penulis agar sukses
dan tidak berputus asa.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini , penulis juga telah banyak menerima
bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang
tidak ternilai harganya . Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
i
Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dra. zaslina zainuddin, M. Pd selaku ketua program studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan
selaku Dosen pembaca penulis yang telah memberikan arahan dalam
penulisan kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum. sebagai dosen wali penulis selama perkuliahan
di program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara
dan selaku Dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu kepada
penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya
ini.
4. Seluruh Staf Pengajar beserta Staf Admnistrasi Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah
mendidik penulis selama perkuliahan.
5. Bapak Hasangapan Tambunan S.Pd ., M.Si , Selaku kepala Badan
Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi provinsi Sumatera Utara yang telah
mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data
sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
6. Arsiparis dan Staf Pegawai Pada Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera
Utara yang telah mengizinkan dan meluangkan waktu kepada penulis
dalam
mengumpulkan
data/informasi
sehingga
penulis
dapat
menyelesaikan kertas karya ini.
7. Kepada Sahabat penulis Hesti_Izzi (Tom tom) , Rahmi, Shinta, yang
selalu sama-sama selama kuliah, sering Kuliner bareng, sering jalan-jalan
bareng , kenangan itu tidak akan pernah terlupakan bagi penulis,
Khususnya buat Hesti_izzi (Tom tom) dan rahmi (songot), Penulis sangat
mengucapkan terima kasih banyak telah membantu dan menemani penulis
dalam observasi dan penyusunan kertas karya ini.
8. Seluruh teman-teman Angkatan 2012 D-III Perpustakaan yang tidak bisa
penulis sebutkan satu-persatu penulis ucapkan semangat kawan.
ii
Universitas Sumatera Utara
Akhir kata , penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat
bagi kita semua.
Medan, 7 Maret 2015
Penulis
Aritha Nurmala Sari Surbakti
NIM 122201065
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ......... ............................................... ....................... i
DAFTAR ISI ....................... ............................................... ....................... ii
DAFTAR GAMBAR ........... ............................................... ....................... vi
BAB I PENDAHULUAN .... ............................................... ....................... 1
1.1 Latar Belakang dan Masalah .......................................... ....................... 1
1.2 Tujuan Penuliasan .......... ............................................... ....................... 2
1.3 Ruang lingkup ................ ............................................... ....................... 2
1.4 Metode Pengumpulan Data ............................................ ....................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................... ....................... 4
2.1 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip ......................... ....................... 4
2.1.1 Pengertian Evaluasi ............................................... ....................... 4
2.1.2 Pengertian kompetensi............................................ ....................... 4
2.1.3 Pengelolaan Arsip... ............................................... ....................... 5
2.1.3.1 Pengertian Pengelolaan .............................. ....................... 5
2.1.3.2 Pengertian Arsip ......................................... ....................... 5
2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip ................................. ....................... 6
2.2.1 Tujuan Arsip ........... ............................................... ....................... 6
2.2.2 Fungsi Arsip ........... ............................................... ....................... 7
2.2.3 Peranan Arsip ................................................................................. 9
2.3 Jenis- Jenis Arsip ..................................................................................... 9
2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip ......................................................... 12
2.5.Penyusutan Arsip ..................................................................................... 16
2.5.1 Penemuan Kembali Arsip ............................................................... 19
2.5.2 Klasifikasi Arsip ............................................................................. 20
2.5.3 Kode Arsip...................................................................................... 24
2.5.4 Indeks Arsip.................................................................................... 25
2.5.5 Tunjuk Silang Arsip ....................................................................... 26
2.6.Pengertian Media Audiovisual ................................................................ 27
2.6.1. Media ............................................................................................. 27
2.6.2. Audiovisual.................................................................................... 28
2.7 Kompetensi arsiparis dalam pengolahan arsip ........................................ 30
2.7.1. Tipe Kompetensi Pengetahuan ...................................................... 31
2.7.2 Tipe Kompetensi Keterampilan ...................................................... 32
BAB IIIHASIL DAN PEMBAHASAN...................................................... 34
3.1 Gambaran Umum Badan perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara .......................................................................... 34
3.1.1 Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan , Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ................. ....................... 34
3.1.2 Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah
Provinsi Sumatera Utara ......................................... ....................... 35
3.2 Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara .. ............................................... ....................... 36
3.3Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara ........................................................................ . 36
iv
Universitas Sumatera Utara
3.4 Tugas pokok dan Fungsi........................................................................ 37
3.5Struktur Organisasi ................................................................................. . 38
3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan ............... . 40
3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD .................. . 40
3.6.2 Kegiatan Pengelolaan Arsip. ........................................................ . 42
3.6.2.1 Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai ...................... . 42
3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai ............................ . 42
3.7 Penyimpanan Arsip ............................................................................... . 44
3.8 Penempatan Arsip.................................................................................. 45
3.9 Pemeliharaan ......................................................................................... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ................................................... . 46
4.1 Kesimpulan ............................................................................................ . 46
4.2 Saran ...................................................................................................... . 47
DAFTAR PUSTAKA
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Bagan Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Sumatera Utara .....................................................
Gambar 2 Penyimpanan arsip sistem subjek ...............................................
Gambar 3 Penyimpanan Arsip Sistem Subjek.............................................
Gambar 4 kotak penyimpanan arsip ............................................................
Gambar 5 Label Kotak Asip ........................................................................
38
42
44
44
45
vi
Universitas Sumatera Utara
PERPUSTAKAAN , ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI
SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Di ajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk
memperoleh gelar ahli madya (Amd) dalam bidang ilmu perpustakaan dan
informasi
OLEH:
ARITHA NURMALA SARI SURBAKTI
122201065
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
MEDAN
2015
i
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas karya
: Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
Oleh
: Aritha Nurmala Sari Surbakti
Nim
: 122201065
PROGRAM STUDI D-IIIPERPUSTAKAAN
Ketua
: Dra. Zaslina zainuddin, M. Pd
Nip
: 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan
:
_______________________
Tanggal
:
________________________
ii
Universitas Sumatera Utara
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan
Perpustakaan, ArsipDan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara
Oleh
: Aritha Nurmala Sari Surbakti
Nim
: 122201065
Dosen Pembimbing
: Ishak,S.S., M.Hum.
NIP
: 19670424 200112 1 001
Tanda Tangan
:
_______________________
Tanggal
:
_______________________
Dosen Pembaca
NIP
: Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
: 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
_______________________
Tanggal
:
______________________
iii
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah, penulis ucapkan puji syukur kehadirat allah SWT , Karena Rahmat
dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Shalawat dan
salam kepada Nabi Muhammad SAW , yang telah membawa kita ke zaman
kegelapan menjadi zaman terang benderang dan semoga kita mendapatkan
pertolongannya di Yaumul Akhir nanti , Amin.
Kertas karya ini Berjudul “ EVALUASI KOMPETENSI PENGELOLAAN
ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN , ARSIP DAN DOKUMENTASI
PROVINSI SUMATERA UTARA ” . Di susun untuk melengkapi persyaratan
kelulusan Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terima
kasih yang sebesar besarnya kepada Ayahanda tercinta Sehat Surbakti dan wanita
yang paling tersayang dan terkagumi Ibunda Lasainah Br Sinaga , yang begitu
banyak memberikan dukungan kepada penulis baik materi , moral , dan doa serta
yang telah bersusah payah mengasuh dan membesarkan penulis dengan penuh rasa
kasih sayang yang tidak terbalas , dan kepada seluruh keluarga besar ade (Mala) (
Kakak , dan Abang) yang telah memberikan semangat kepada penulis agar sukses
dan tidak berputus asa.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini , penulis juga telah banyak menerima
bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang
tidak ternilai harganya . Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis
mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Syahron Lubis, M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Sumatera Utara.
i
Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dra. zaslina zainuddin, M. Pd selaku ketua program studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan
selaku Dosen pembaca penulis yang telah memberikan arahan dalam
penulisan kertas karya ini.
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum. sebagai dosen wali penulis selama perkuliahan
di program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara
dan selaku Dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu kepada
penulis serta memberikan banyak masukan dalam penyusunan kertas karya
ini.
4. Seluruh Staf Pengajar beserta Staf Admnistrasi Program Studi D-III
Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah
mendidik penulis selama perkuliahan.
5. Bapak Hasangapan Tambunan S.Pd ., M.Si , Selaku kepala Badan
Perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi provinsi Sumatera Utara yang telah
mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data
sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
6. Arsiparis dan Staf Pegawai Pada Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera
Utara yang telah mengizinkan dan meluangkan waktu kepada penulis
dalam
mengumpulkan
data/informasi
sehingga
penulis
dapat
menyelesaikan kertas karya ini.
7. Kepada Sahabat penulis Hesti_Izzi (Tom tom) , Rahmi, Shinta, yang
selalu sama-sama selama kuliah, sering Kuliner bareng, sering jalan-jalan
bareng , kenangan itu tidak akan pernah terlupakan bagi penulis,
Khususnya buat Hesti_izzi (Tom tom) dan rahmi (songot), Penulis sangat
mengucapkan terima kasih banyak telah membantu dan menemani penulis
dalam observasi dan penyusunan kertas karya ini.
8. Seluruh teman-teman Angkatan 2012 D-III Perpustakaan yang tidak bisa
penulis sebutkan satu-persatu penulis ucapkan semangat kawan.
ii
Universitas Sumatera Utara
Akhir kata , penulis berharap semoga kertas karya ini dapat bermanfaat
bagi kita semua.
Medan, 7 Maret 2015
Penulis
Aritha Nurmala Sari Surbakti
NIM 122201065
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ......... ............................................... ....................... i
DAFTAR ISI ....................... ............................................... ....................... ii
DAFTAR GAMBAR ........... ............................................... ....................... vi
BAB I PENDAHULUAN .... ............................................... ....................... 1
1.1 Latar Belakang dan Masalah .......................................... ....................... 1
1.2 Tujuan Penuliasan .......... ............................................... ....................... 2
1.3 Ruang lingkup ................ ............................................... ....................... 2
1.4 Metode Pengumpulan Data ............................................ ....................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ......................................... ....................... 4
2.1 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip ......................... ....................... 4
2.1.1 Pengertian Evaluasi ............................................... ....................... 4
2.1.2 Pengertian kompetensi............................................ ....................... 4
2.1.3 Pengelolaan Arsip... ............................................... ....................... 5
2.1.3.1 Pengertian Pengelolaan .............................. ....................... 5
2.1.3.2 Pengertian Arsip ......................................... ....................... 5
2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip ................................. ....................... 6
2.2.1 Tujuan Arsip ........... ............................................... ....................... 6
2.2.2 Fungsi Arsip ........... ............................................... ....................... 7
2.2.3 Peranan Arsip ................................................................................. 9
2.3 Jenis- Jenis Arsip ..................................................................................... 9
2.4 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip ......................................................... 12
2.5.Penyusutan Arsip ..................................................................................... 16
2.5.1 Penemuan Kembali Arsip ............................................................... 19
2.5.2 Klasifikasi Arsip ............................................................................. 20
2.5.3 Kode Arsip...................................................................................... 24
2.5.4 Indeks Arsip.................................................................................... 25
2.5.5 Tunjuk Silang Arsip ....................................................................... 26
2.6.Pengertian Media Audiovisual ................................................................ 27
2.6.1. Media ............................................................................................. 27
2.6.2. Audiovisual.................................................................................... 28
2.7 Kompetensi arsiparis dalam pengolahan arsip ........................................ 30
2.7.1. Tipe Kompetensi Pengetahuan ...................................................... 31
2.7.2 Tipe Kompetensi Keterampilan ...................................................... 32
BAB IIIHASIL DAN PEMBAHASAN...................................................... 34
3.1 Gambaran Umum Badan perpustakaan , Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara .......................................................................... 34
3.1.1 Sejarah Berdirinya Badan Perpustakaan , Arsip dan
Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara ................. ....................... 34
3.1.2 Sejarah berdirinya Badan Arsip Daerah
Provinsi Sumatera Utara ......................................... ....................... 35
3.2 Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara .. ............................................... ....................... 36
3.3Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara ........................................................................ . 36
iv
Universitas Sumatera Utara
3.4 Tugas pokok dan Fungsi........................................................................ 37
3.5Struktur Organisasi ................................................................................. . 38
3.6 Evaluasi kompetensi Pengelolaan Arsip pada BPAD Medan ............... . 40
3.6.1 Tahapan Kompetensi Pengelolaan arsip pada BPAD .................. . 40
3.6.2 Kegiatan Pengelolaan Arsip. ........................................................ . 42
3.6.2.1 Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai ...................... . 42
3.6.2.2 Sistem penyimpanan arsip yang sesuai ............................ . 42
3.7 Penyimpanan Arsip ............................................................................... . 44
3.8 Penempatan Arsip.................................................................................. 45
3.9 Pemeliharaan ......................................................................................... 45
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ................................................... . 46
4.1 Kesimpulan ............................................................................................ . 46
4.2 Saran ...................................................................................................... . 47
DAFTAR PUSTAKA
v
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Bagan Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan
Dokumentasi Sumatera Utara .....................................................
Gambar 2 Penyimpanan arsip sistem subjek ...............................................
Gambar 3 Penyimpanan Arsip Sistem Subjek.............................................
Gambar 4 kotak penyimpanan arsip ............................................................
Gambar 5 Label Kotak Asip ........................................................................
38
42
44
44
45
vi
Universitas Sumatera Utara