Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip Pada Badan Perpustakaan , Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik
organisasi pemerintah maupun organisasi swasta.Keseluruhan kegiatan organisasi
pada dasarnya membutuhkan informasi.oleh karena itu, informasi menjadi bagian
yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan
fungsi-fungsi manajemen dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang
berkembang dengan sangat cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses
kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh
aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan
keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain.
Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ad manajemen
atau

pengelolaan

arsip

yang

baik

sejak

penciptaan

sampai

dengan

penyusutan.Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan
administrasi agar lebih lancar seringkali di abaikan dengan berbagai macam
alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis ataupun terbatasnya
sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hamper
sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta.
Arsip mempunyai arti yang sangat penting, selain dari pada untuk
menyusun rancana program untuk melaksanakan kegiatan berikutnya ia juga
berfungsi sebagai alat pertanggung jawaban. Karena dengan arsip, dapat diketahui

bermacam-macam informasi yang dimiliki, sehingga dapat di tentukan sasaran
yang akan di capai , dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal.
Selain itu, arsip yang memiliki nilai guna yang tinggi harus disimpan dan di
pelihara secara permanen oleh lembaga kearsipan karena memiliki nilai sejarah
atau historis dan penelitian.

1
Universitas Sumatera Utara

Mengelola arsip tidak semata mata memperlakukannya dari sudut
teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip
sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai
tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi. Di dunia
yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan
pelaksana atau pelakunya.Apa yang harus dilakukan adalah mengelola
informasi melalui pengelolaan arsipnya.
Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen
organisasi, dari perencanaan,pelaksanaan, dan pengawasan. Maka arsip sebagai
salah satu sumber informasi yang harus di kelola dalam suatu sistem/manajemen,
sehingga informasi arsip akan memungkinkan untuk di sajikan secara tepat, kepada

orang yang tepat dan waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin.
Oleh karena itu berdasarkan uraian diatas dan untuk mengatahui lebih jelas
bagaimana evaluasi kompetensi pengelolaan arsip yang dilakukan oleh Badan
Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.Penulis merasa
tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai Evaluasi Kompetensi Pengelolaan
Arsip Pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.

1.2

Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengatahui secara langsung evaluasi kompetensi pengelolaan arsip
pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera
Utara.
2. Untuk menambah wawasan penulis mengenai evaluasi kompetensi
pengelolaan arsip pada Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara.

1.3 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini yaitu membahas

tentang Evaluasi Kompetensi Pengelolaan Arsip.Pembahasannya mencakup

2
Universitas Sumatera Utara

kegatan pengelolaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip
serta kompetensi dalam pengelolaan arsip.

1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode penulisan kertas karya marupkan cara untuk memperoleh data maupun
informasi yang di butuhkan. Pada dasarnya penulis dalam penulisan kertas
karya ini menggunakan dua metode yaitu:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Data yang di peroleh dengan menggunakan bahan bacaan yang ada
kaitannya

dengan

judul

penulisan

kertas

karya

ini

yang

sifat

teoritis.Misalnya melalui buku-buku, literature dan sumber-sumber lain
yang berhubungan dengan penulisan kertas karya ini sebagai pedoman
untuk menyusun kertas karya ini.
2. Penelitian Lapangan
Yaitu usaha mengumpulkan data melalui pengamatan secara langsung ke
Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
untuk mendapatkan informasi yang relevan sesuai dengan topik yang akan
di bahas.

3
Universitas Sumatera Utara