Anjab Humas Penatausahaan Persuratan dan Kearsipan

FORMULIR KUESIONER
PENYUSUNAN URAIAN JABATAN
BAGIAN I

A. IDENTITAS JABATAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja:
(Tidak Perlu diisi)
2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:

Penatausahaan persuratan dan kearsipan

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: UPT Humas Universitas Diponegoro
4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Universitas Diponegoro
Menko/ LPND/ Sekretariat/

Direktorat/

Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :
5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda:
Ka UPT Humas
6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja Kota

: Semarang
anda):

Provinsi : Jawa Tengah

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
1






Mengelola surat keluar dan surat masuk.
Mendata surat keluar dan surat masuk.
Mengarsipkan kliping koran, buku, laporan-laporan penting lainnya.
Membuat surat keluar (baik internal maupun eksternal)

D. RINCIAN TUGAS
a. Tugas Pokok

 Mengelola surat keluar dan surat masuk.
 Mendata surat keluar dan surat masuk.
 Mengarsipkan kliping koran, buku, laporan-laporan penting lainnya.
 Membuat surat keluar (baik internal maupun eksternal)
b. Tugas Tambahan
Tidak ada
c. Tugas lain-lain
Tidak ada
Indikator prestasi
d. Tugas Berkala

E. HUBUNGAN KERJA (Hubungan-hubungan terkait dengan pelaksanaan
tugas-tugas dalam pekerjaan ini.
JABATAN YANG

NAMA UNIT KERJANYA

DIHUBUNGI
JABATAN YANG LEBIH TINGGI
INTERN INSTANSI

Ka UPT Humas

MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN
Meminta

Arahan

Persetujuan,

Melaporkan

Kegiatan,
EKSTERN INSTANSI
JABATAN YANG SETARA
INTERN ORGANISASI

EKSTERN INSTANSI

koordinasi

TIDAK ADA

pelaksanaan kegiatan
TIDAK ADA

Staf TU

Meminta
penulisan

data
surat

yang benar.
Pemimpin Redaksi Media Koordinasi

Massa
JABATAN YANG LEBIH RENDAH
INTERN INSTANSI

TIDAK ADA
EKSTERN INSTANSI
TIDAK ADA

dan

standarisasi
menyurat
Pelaksanaan

Kegiatan Kehumasan
TIDAK ADA
TIDAK ADA

2

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Tugas yang dilaksanakan






Pengawasan Oleh

Mengelola surat keluar dan
surat masuk.
Mendata surat keluar dan
surat masuk.
Mengarsipkan kliping koran,
buku,
laporan-laporan
penting lainnya.
Membuat surat keluar (baik
internal maupun eksternal)

Ka UPT Humas

Frekuensi

Pengawasan
Tiap hari
Tiap hari
Tiap hari

Tiap hari

PERALATAN/MESIN/BAHAN
Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan

NAMA ALAT/BAHAN/BAHAN
KOMPUTER

AKIBAT KESALAHAN
Bila tidak berfungsi dengan baik tidak dapat
melaksanakan kegiatan penulisan berita dan

Notebook

pengiriman release

Bila tidak tersedia dengan baik, kerapkali
pada saat melakukan peliputan di lapangan
tidak bisa langsung menyajikan berita karena
harus kembali dulu ke kantor, hal ini sangat
menganggu

efisiensi

dan

efektifitas

pekerjaan, dan kadangkala berita tidak bisa
langsung tersaji atau tidak aktual sehingga
menjadi
Kamera

kurang

menarik

Jumlah kamera

bermanfaat
yang

atau

terbatas

tidak
sangat

berpengaruh tidak optimalnya pekerjaan
dokumentasi, hal tersebut sangat terasa bila
dalam satu waktu yang bersamaan terjadi
beberapa kegiatan yang harus diliput atau
Voice Recorder

didokumentasikan
Tidak adanya fasilitas ini mengakibatkan

3

dalam melakukan kegiatan peliputan menjadi
tidak optimal bahkan data yang diperoleh
langsung dari narasumber yang diwawancari
Video Handycam

tidak akurat
Jumlah handycam yang terbatas sangat
berpengaruh tidak optimalnya pekerjaan
dokumentasi, hal tersebut sangat terasa bila
dalam satu waktu yang bersamaan terjadi
beberapa kegiatan yang harus diliput atau

Internet

didokumentasikan
Bila koneksi internet sedang mengalami
gangguan, sementara tidak disupport dengan
modem pendukung mengakibatkan tidak bisa

dilakukannya

kegiatan

peliputan

berita

dengan baik, dalam artian hasil reportase
yang dibuat tidak dapat dikirimkan ke email
media massa serta tidak dapat mengupdate isi
Telepon dan Faximili

website undip
Pekerjaan di

Humas

menjadi

sangat

terganggu bila tidak didukung dengan line
telepon atau faximili sendiri, selama ini
memanfaatkan line telepon atau faximili dari
para sekretaris pimpinan, bahkan koordinasi
dan komunikasi dengan pimpinan dan juga
pihak luar kerapkali terkendala, bahkan
tertinggal informasi
LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat Kecelakaan : Tidak Ada
2. Gangguan Kesehatan : yang mungkin terjadi adalah gangguan berupa iritasi mata
karena frekuensi menggunakan komputer yang sangat tinggi sekali, serta gangguan
pencernaan karena seringkali terlambat atau tidak mempunyai pola makan yang
teratur terutama bila sedang melakukan tugas peliputan di luar.
3. Kegiatan Pemegang Jabatan ini
a. Duduk
: 40 %
b. Berdiri
: 40 %
c. Berjalan : 20 %
4. Tempat Kerja
4

a. Di Dalam Gedung : 70 %
b. Di luar gedung
: 30 %
5. Kondisi Lingkungan

Kondisi
a. Suhu
b. Penerangan
c. Ventilasi
d. Ketenangan
e. Kebersihan
f. Keleluasaan
- Luas Ruang
- Luas Meja

Kurang
V

Cukup

Baik

V
V
V
V
V
V

6. Alat Keselamatan Kerja
PERSYARATAN JABATAN DAN KOMPETENSI
1. Pendidikan Formal Minimal
a. Pendidikan Formal Minimal adalah D3 Ilmu Komunikasi/Public Relations.
b. Mempunyai keahlian merencanakan kegiatan komunikasi dan keahlian
administrasi persuratan yang baik.
2. Pendidikan /Pelatihan Spesialisai Khusus

Nama Pendidikan / Pelatihan Khusus
Jurnalistik Advance
Desain Grafis
Fotografi
Editing Video
Grafika dan Penerbitan

Sertifikat
Sertifikat
Sertifikat
Sertifikat
Sertifikat
Sertifikat

3. Pengalaman
- Tidak
- Diperlukan pengalaman kerja dan skill yang baik.
4. Persyaratan Fisik :
- Kemampuan berbahasa inggris yang baik secara lesan atau tertulis
- Daya tahan tubuh yang kuat
- Performa fisik yang menarik
5. Persyaratan Umur Minimal dan maksimal
Umur Minimal 20 Tahun maksimal 30 Tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

5

Tanda Tangan

:______________________

Nama Jelas
Tanggal

:
: 19 Juni 2011

6