1. Anjab Ka UPT Humas

(1)

A. IDENTITAS JABATAN

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Kapala UPT Hubungan Masyarakat

(Humas)

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: Universitas Diponegoro

4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

Kementerian Pendidikan Nasional

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: KBAUK

6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja anda):

Kota : Semarang Provinsi : Jawa Tengah

(2)

B. STRUKTUR ORGANISASI

REKTOR

KA UPT HUMAS

KA UPT KOMPUTER, KA UPT PERPUSTAKAAN WA KA HUMAS

(3)

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

D. RINCIAN TUGAS

a. Memimpin semua kegiatan informasi dan publikasi dalam upaya untuk kepentingan membangun pencitraan dan promosi universitas serta mengembangkan relasi yang baik dengan berbagai satkeholder baik internal maupun eksternal.

b. Mengkoordinir semua kegiatan dokumentasi universitas baik yang berbentuk cetak, audio visual maupun yang berbasis website.

a. Tugas Pokok

 Peranan/Wewenang

1. Melakukan pernecanaan kegiatan promosi universitas khususnya yang berkaitan dengan kegiatan kehumasan.

2. Melakukan kegiatan pendokumentasian acara-acara universitas

3. Melakukan kegiatan publikasi kegiatan universitas ke kalangan stakeholder.

 Indikator Prestasi

1. UPT Humas Undip mempunyai jadwal kegiatan kehumasan yang terstruktur, lengkap yang mencakup kegiatan pemberian informasi dan juga kegiatan pendokumentasian acara universitas

2. UPT Humas Undip memiliki sistem dokumentasi yang baik sehingga akan memudahkan dalam pencarian arsip dokumentasi yang akan sangat berkontribusi dalam penyusunan dan jejak rekam kegiatan, kebijakan atau informasi tentang prestasi institusi

3. Meningkatnya frekuensi pemberitaan institusi di media massa dan website serta diterbitkannya media internal organisasi yang berfungsi strategis mengedukasi publik internal khususnya dosen, karyawan dan mahasiswa, sehingga stakeholder selalu update dengan perkembangan terbaru program dan kebijakan institusi

b. Tugas Tambahan

 Peranan

Memberikan pelatihan kehumasan bagi karyawan internal Undip dan juga karyawan humas di perguruan tinggi lain.

 Indikator

c. Tugas lain-lain

1. Mengkoordinir palaksanaan kegiatan seminar/diskusi yang dilakukan oleh universitas.

2. Mengkoordinir kegiatan.

(4)

d. Tugas Berkala

JABATAN YANG DIHUBUNGI

NAMA UNIT KERJANYA MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERN INSTANSI REKTOR

PEMBANTU REKTOR KBAUK

KABAG

DEKAN/KEPALA LEMBAGA

Meminta Arahan dan Persetujuan, Melaporkan

Kegiatan, koordinasi

pelaksanaan kegiatan

EKSTERN INSTANSI TIDAK ADA TIDAK ADA

JABATAN YANG SETARA

INTERN ORGANISASI KASUBAG Meminta data untuk

penyusunan bahan informasi dan publikasi, berkoordinasi dalam pelaksanaan kegiatan

EKSTERN INSTANSI Kementerian Pendidikan

Nasional

Pemimpin Redaksi Media Massa

Koordinasi Pelaksanaan

Kegiatan Kehumasan

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

INTERN INSTANSI TIDAK ADA TIDAK ADA

EKSTERN INSTANSI TIDAK ADA TIDAK ADA

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

E

. HUBUNGAN KERJA

(Hubungan-hubungan terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas dalam pekerjaan ini.

(5)

Tugas yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan 1) Menyiapkan data atau bahan untuk pemberian

tanggapan terhadap berita media massa;

2) Menyusun, menghimpun dan

menyebarluaskan siaran Pers;

3) Melayani,menghubungi dan membina hubungan yang serasi dengan Pers dan TV Lokal;

4) Menyusun tanggapan pemberitaan media bila dipandang ada isi berita yang dipandang akan memberikan implikasi negatif Undip

5) Menyusun materi informasi dan jawaban yang ditanyakan public melalui media massa 6) Menyiapkan bahan dan data serta mengatur

penyelenggaraan jumpa pers atau keterangan Pers secara berkala

7) Menyajikan data dan informasi tentang Undip dalam rangka pameran, expo, presentasi 8) Memilih topic atau tema yang akan

disampaikan ke media massa

9) Menyediakan data tertulis yang disampaikan kepada media

10) Memilih media yang akan diundang dalam jumpa pers serta membuat daftar undangannya.

11) Menyiapakan pendirian Media Center, Front Office dan VIP Lounge

12) Menyiapkan data/bahan penyelenggaraan penerbitan buletin Undip sebagai media intern 13) Pengelolaan Media Humas baik Internal atau

eksternal

14) Mendisain dan merumuskan content media internal atau eksternal

15) Mengumpulkan data/informasi untuk bahan

penyusunan content media humas

16) Menentukan isi yang akan dimuat dalam

media humas KBAUK Rektor KBAUK Rektor, PR, KBAUK Rektor, PR, KBAUK KBAUK

PR dan KBAUK Rektor Rektor Rektor dan KBAUK Rektor Rektor Rektor Rektor Rektor Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Minggu Tiap Minggu Tiap Minggu Tiap Minggu Tiap Minggu

(6)

17) Penerbitan media internal perusahaan berkala dalam bentuk majalah universitas, tabloid, atau buletin

18) Mendokumentasikan hasil peliputan dalam bentuk kliping berita dan photo

19) Mengumpulkan naskah dan

mendokumentasikan naskah penting terutama pidato rektor

20) Mendokumentasikan hasil peliputan dalam bentuk kliping berita dan photo

21) Pemeliharan web untuk kepentingan promosi dan komunikasi perusahaan

22) Melakukan koordinasi dengan institusi yang menangani IT di UNdip berkaitan dengan up date tampilan dan isi website

23) Mengumpulkan informasi secara rutin tentang kegiatan yang berlangsung di Undip

24) Melakukan koordinasi dengan panitia penyelenggara untuk ijin peliputan

25) Melakukan peliputan dan wawancara dengan narasumber kegiatan

26) Melakukan penulisan release berita untuk dimuat di website

27) Melakukan kegiatan penulisan materi berita / informasi penting berkaitan dengan program dan kebijakan Undip

28) Merencanakan program kegiatan pelayanan Informasi

29) Memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat baik secara tatap muka

30) Perencanaan dan Penyusunan Program/ kegiatan Kehumasan

31) Penyiapan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis pembinaan dan pelaksanaan hubungan masyarakat

32) Merencanakan kegiatan dan pengeloaan keuangan

33) Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan sesuai dengan prosedur keuangan

Rektor Rektor Rektor dan KBAUK Rektor KBAUK Rektor, KaBAPSI PR, KaBAPSI KBAUK KBAUK

Rektor dan Kepala Biro KBAPSI KBAUK, kaBAPSI KBAUK KBAUK KBAUK

PR dan KBAUK

Tiap Minggu Tiap Minggu Tiap Minggu Tiap Minggu Tiap Hari Tiap Hari Tiap Minggu Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Hari Tiap Minggu

(7)

yang benar

PR dan KBAUK

PR dan KBAUK KBAUK

Tiap Minggu Tiap Minggu

Tiap Minggu Tiap Periode

PERALATAN/MESIN/BAHAN

Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan

NAMA ALAT/BAHAN/BAHAN AKIBAT KESALAHAN

KOMPUTER Bila tidak berfungsi dengan baik tidak dapat

melaksanakan kegiatan penulisan berita dan pengiriman release

(8)

pada saat melakukan peliputan di lapangan tidak bisa langsung menyajikan berita karena harus kembali dulu ke kantor, hal ini sangat menganggu efisiensi dan efektifitas pekerjaan, dan kadangkala berita tidak bisa langsung tersaji atau tidak aktual sehingga menjadi kurang bermanfaat atau tidak menarik

Kamera Jumlah kamera yang terbatas sangat

berpengaruh tidak optimalnya pekerjaan dokumentasi, hal tersebut sangat terasa bila dalam satu waktu yang bersamaan terjadi beberapa kegiatan yang harus diliput atau didokumentasikan

Voice Recorder Tidak adanya fasilitas ini mengakibatkan

dalam melakukan kegiatan peliputan menjadi tidak optimal bahkan data yang diperoleh langsung dari narasumber yang diwawancari tidak akurat

Video Handycam Jumlah handycam yang terbatas sangat

berpengaruh tidak optimalnya pekerjaan dokumentasi, hal tersebut sangat terasa bila dalam satu waktu yang bersamaan terjadi beberapa kegiatan yang harus diliput atau didokumentasikan

Internet Bila koneksi internet sedang mengalami

gangguan, sementara tidak disupport dengan modem pendukung mengakibatkan tidak bisa dilakukannya kegiatan peliputan berita dengan baik, dalam artian hasil reportase yang dibuat tidak dapat dikirimkan ke email media massa serta tidak dapat mengupdate isi website undip

Telepon dan Faximili Pekerjaan di Humas menjadi sangat

terganggu bila tidak didukung dengan line telepon atau faximili sendiri, selama ini

(9)

memanfaatkan line telepon atau faximili dari para sekretaris pimpinan, bahkan koordinasi dan komunikasi dengan pimpinan dan juga pihak luar kerapkali terkendala, bahkan tertinggal informasi

LINGKUNGAN KERJA

1. Akibat Kecelakaan : Tidak Ada

2. Gangguan Kesehatan : yang mungkin terjadi adalah gangguan berupa iritasi mata karena frekuensi menggunakan komputer yang sangat tinggi sekali, serta gangguan pencernaan karena seringkali terlambat atau tidak mempunyai pola makan yang teratur terutama bila sedang melakukan tugas peliputan di luar.

3. Kegiatan Pemegang Jabatan ini

a. Duduk : 40 %

b. Berdiri : 40 %

c. Berjalan : 20 %

4. Tempat Kerja

a. Di Dalam Gedung : 70 %

b. Di luar gedung : 30 %

5. Kondisi Lingkungan

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu V

b. Penerangan V

c. Ventilasi V

d. Ketenangan V

e. Kebersihan V

f. Keleluasaan

- Luas Ruang

- Luas Meja

V V 6. Alat Keselamatan Kerja

PERSYARATAN JABATAN DAN KOMPETENSI 1. Pendidikan Formal Minimal

a. Pendidikan Formal Minimal adalah S1 Ilmu Komunikasi

b. Mempunyai keahlian merencanakan kegiatan komunikasi dan keahlian jurnalistik yang baik

2. Pendidikan /Pelatihan Spesialisai Khusus

Nama Pendidikan / Pelatihan Khusus Sertifikat

Jurnalistik Advance Sertifikat

Desain Grafis Sertifikat

Fotografi Sertifikat

(10)

Grafika dan Penerbitan Sertifikat 3. Pengalaman

- Tidak

- Diperlukan pengalaman kerja yang relevan/terkait sebagai Kepala UPT Humas

dengan lama minimum 1 (satu) tahun 4. Persyaratan Fisik :

- Kemampuan berbahasa inggris yang baik secara lesan atau tertulis

- Daya tahan tubuh yang kuat

- Performa fisik yang menarik

5. Persyaratan Umur Minimal dan maksimal Umur Minimal 25 Tahun maksimal 40 Tahun

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan :______________________

Nama Jelas : Agus Naryoso, S.Sos., MSi

(11)