ANALISIS ALGORITMA BLOCPLAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI UIN SUNAN AMPEL SURABAYA.

ANALISIS ALGORITMA BLOCPLAN _{TERHADAP EFISIENSI KERJA}

PEGAWAI UIN SUNAN AMPEL SURABAYA

SKRIPSI

Oleh: Lilik Zainiyah NIM. C04212022

Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya

Jurusan Ekonomi dan Bisnis Islam

Prodi Ekonomi Syariah

Surabaya

i

ANALISIS ALGORITMA BLOCPLAN _{TERHADAP EFISIENSI KERJA}

PEGAWAI UIN SUNAN AMPEL SURABAYA

SKRIPSI Diajukan kepada

Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Program Sarjana Strata Satu

Ilmu Ekonomi Syariah

Oleh : Lilik Zainiyah NIM. C04212022

Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam

Program Studi Ekonomi Syariah Surabaya

ABSTRAK

UIN Sunan Ampel Surabaya merupakan lembaga pendidikan yang berada pada luas tanas sebesar 8 hektar. Saat ini UIN Sunan Ampel berada pada kondisi pembangunan gedung-gedung baru untuk sarana dan prasaran mahasiswa, namun mempunyai kendala yakni belum adanya perencanaan akan tata ruang administrasi secara keilmuan teori untuk efisiensi kerja pegawai. Penelitian ini menggunakan sampel Rektorat, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, dan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Penelitian ini bertujuan untuk menjawab bagaimana kondisi tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel, bagaimana analisa efisiensi kerja pegawai dan bagaimana rancangan tata letak ruang administrasi dengan menggunakan software Blocplan. Data sumber untuk software ini adalah Activity Relation Chart (ARC), dan penghitungan total luas area stasiun kerja yang dibutuhkan.

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif. Prosedur pengumpulan data dilakukan melalui survei pendahuluan, studi kepustakaan, studi lapangan yang terdiri atas wawancara, observasi, dan dokumentasi.

Hasil kondisi UIN Sunan Ampel belum efisien berdasarkan analisis azas-azas tata letak ruang yang baik dan analisis Blocplan. Secara azas-azas-azas-azas tata ruang yang baik, hanya Fakultas Dakwah dan Komunikasi yang sudah menerapkannya. Analisa algoritma Blocplan, didapatkan 20 tata letak dan dipilih tata letak terbaik di setiap sampelnya sehingga tata letak yang baru memiliki luas bangunan dan hubungan keterkaitan aktivitas serta alasan hubungan menghasilkan efisiensi dan pengelompokkan pada pekerjaan yang sejenis.

Hasil dari analisa di atas, sehingga disarankan bahwa untuk mengaplikasikan tata letak yang direkomendasikan, mengingat tata letak yang ada masih kurang efisien dalam hal kerja pegawai.

ABSTRAK

UIN Sunan Ampel Surabaya is the education institute with area 8 ha. The condition UIN Sunan Ampel today is new builds the contruction for facility the new students, but UIN Sunan Ampel have a problem on planning the building because they haven’t planning on layout for administration spaces based on theory to purpose efficients. In this research use the sampel Rektorat, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, dan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. The purpose on this research is to explain how the layout condition administration spaces UIN Sunan Ampel, how efficient analysis on the work of employee, and how the plan layout in administration spaces if use the software Blocplan. Central data the software needs are Activity Relation Chart (ARC), and wide area work station needed.

This Research use the kualitatif description. The Procedur of collect data is survei on pra research, study on literature, study on field like interview, observation, dan documentation.

The result this research is condition of UIN Sunan Ampel efficient not yet based on analysis of good office layout principle and Blocplan analysis, except Fakultas Dakwah dan Komunikasi. Blocplan analysis will get 20 layout for opsi and can choosed the best layout for each sampel. The best layout will be have the good on wide of space and best on the relation activity and the reason relation for efficient and organize the same works.

Based on the analysis, one of the opinion is apply layout on the recommendation, because UIN Sunan Ampel have a layout less efficient if we talk about work employee.

DAFTAR ISI

Halaman

SAMPUL DALAM ...……… i

PERNYATAAN KEASLIAN ………... ii

PERSETUJUAN PEMBIMBING ………. iii

PENGESAHAN ……….……… iv

ABSTRAK ………..………... v

KATA PENGANTAR …………..……… vi

DAFTAR ISI ………..………..………. viii

DAFTAR TABEL ………..………..………. xi

DAFTAR GAMBAR ………..……… xii

DAFTAR TRANSLITERASI ………..………. xv

BAB I PENDAHULUAN ………... 1

A. Latar Belakang Masalah ..………... 1

B. Identifikasi dan Batasan Masalah... 8

C. Rumusan Masalah ………….………. 9

D. Kajian Pustaka ………... 10

E. Tujuan Penelitian ……….….……….. 14

F. Kegunaan Hasil Penelitian …….……… 15

G. Definisi Operasional …...………... 15

H. Metode Penelitian ………….……… 17

BAB II MANAJEMEN OPERASIONAL KANTOR………

24

A. Tata Letak Ruang ……… 26

B. Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor... 28

C. Azas-Azas Pokok Tata Ruang Kantor …... 31

D. Penyusunan Perabot Kantor……... 32

E. Alur Kerja……….………….………... 35

F. Efisiensi Kerja ………... 37

G. Perancangan Tata Letak Fasilitas.………. 41

BAB III DATA PENELITIAN TATA LETAK RUANG ADMINISTRASI UIN SUNAN AMPEL SURABAYA ……….. 48 A. Sejarah Umum dan Perkembangannya... 48

B. Visi dan Misi UIN Sunan Ampel Surabaya………. 51

C.Struktur Organisasi ………... 52

D. Tata Letak UIN Sunan Ampel Surabaya... 59

E. Aliran Kerja……….………... 66

F. Data Masalah Ruang UIN Sunan Ampel Surabaya……… 68

BAB IV ANALISIS DATA ……… 80

A. Kondisi Tata Letak RuangAdministrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya ………. 80

B. Analisis Efisiensi Kerja Pegawai di UIN Sunan Ampel

Surabaya ……….

82

C. Tata Letak Ruang Administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya

Menggunakan Analisis Blocplan …………...

BAB V PENUTUP ……… 117

A. Kesimpulan……….. …………... 117

B. Saran……… 121

DAFTAR PUSTAKA ………...

LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

4.1 Alasan Hubungan Antar Stasiun Kerja…………... 92

4.2 Total Kebutuhan Ruang Rektorat... 95

4.3 Layout Score Rektorat……… 96

4.4 Total Kebutuhan Ruang Fakultas Tarbiyah dan Keguruaan ……… 103 4.5 Layout Score Fakultas Tarbiyah dan Keguruaan ……….... 104

4.6 Total Kebutuhan Ruang Fakultas Dakwah dan Komunikasi ……… ₁₀₉

4.7 Layout Score Fakultas Dakwah dan Komunikasi ………... 110

4.8 Total Kebutuhan Ruang FEBI dan FISIP …………... 113

DAFTAR GAMBAR

Gambar Halaman

2.1 Alur Kerja ………... ₃₆

2.2 Contoh ARC dan Alasan Kedekatan………...……….…. 43

2.3 Tampilan Muka Blocplan SS for Windows 1.6………...……. 44

2.4 Contoh Tata Letak yang Dihasilkan Blocplan………...……... 45

3.1 Struktur Organisasi Rektorat UIN Sunan Ampel Surabaya……… 53

3.2 Struktur Organisasi Fakultas Tarbiyah dan Keguruan……... 56

3.3 Struktur Organisasi Fakultas Dakwah dan Komunikasi………... 57

3.4 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik……… 58

3.5 Denah UIN Sunan Ampel Surabaya……….………..……… 60

3.6 Denah Gedung Rektorat Lantai 1………...………... 61

3.7 Denah Gedung Rektorat Lantai 2……….. 62

3.8 Denah Gedung Fakultas Tarbiyah dan Keguruan………...……….. 63

3.9 Denah Gedung Fakultas Dakwah dan Komunikasi………...…... 64

3.10 Denah Gedung Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik………..……… 65

3.11 Aliran Kerja Rektorat………...………. 67

3.12 Aliran Kerja Fakultas Dakwah dan Komunikasi………...…... ₆₈

3.13 Aliran Kerja dalam Pengurusan Surat Masuk di Rektorat…………... 71

3.14 Aliran Kerja dalam Pengurusan Surat Masuk di Fakultas Tarbiyah dan Keguruan………..………. 74

3.15 Aliran Kerja dalam Pengurusan Surat Masuk di Fakultas Dakwah dan

Komunikasi………...……... 76

3.16 Aliran Kerja dalam Pengurusan Surat Masuk di Fakultas Ekonomi dan

Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ………. 78

4.1 Peta Keterkaitan Aktifitas Antar Ruangan dan Alasan Hubungan Kerja

Pada Gedung Rektorat………...……… 93

4.2 Tata Letak Hasil Blocplan pada Rektorat………...…………... 97

4.3 Tata Letak Hasil Blocplan pada Rektorat………... 98

4.4 Layout Usulan Rektorat dengan Gedung Baru Untuk Bagian Akademik,

Kemahasiswaan dan Kerjasama…... 99

4.5 Layout Usulan Rektorat dengan Gedung Baru Untuk Kepala Biro

AUPKK dan Kepala Biro AAKK………... 100

4.6 Layout Usulan Rektorat dengan Gedung Baru Untuk Bagian Umum,

Perencanaan, Keuangan, dan Kepegawaian………... 101

4.7 Peta Keterkaitan Aktifitas Antar Ruangan dan Alasan Hubungan Kerja di Fakultas Tarbiyah dan Keguruan……... 102

4.8 Tata Letak Hasil Blocplan pada Fakultas Tarbiyah dan Keguruan…...…… 105

4.9 Layout Usulan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan……… 106

4.10 Peta Keterkaitan Aktifitas Antar Ruangan dan Alasan Hubungan Kerja di

Fakultas Dakwah dan Komunikasi……… 107

4.11 Tata Letak Hasil Blocplan Fakultas Dakwah dan Komunikasi………… ₁₁₁ 4.12 Peta Keterkaitan Aktifitas Antar Ruangan dan Alasan Hubungan Kerja di

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik……… 112

4.13 Tata Letak Hasil Blocplan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik………... 115

4.14 Layout Usulan Hasil Blocplan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik………... 116

5.2 Hasil Blocplan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan……… 119

5.3 Hasil Blocplan Fakultas Dakwah dan Komunikasi………... 120

5.4 Hasil Blocplan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu

Sosial dan Ilmu Politik………..…………

DAFTAR TRANSLITERASI

Di dalam naskah skripsi ini banyak dijumpai nama dan istilah teknis (technical term) yang berasal dari bahasa Arab ditulis dengan huruf Latin. Pedoman transliterasi yang digunakan untuk penulisan tersebut adalah sebagai berikut:

A. Konsonan

No Arab Indonesia Arab Indonesia

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. ا ج د ر س ص ض ’ b t th j h kh d dh r z s sh shot dhot ط ع ف ق ك و ء tho dzo ش gh f q k l m n w h ’ y

Sumber: Kate L.Turabian. A Manual of Writers of Term Papers, Disertations (Chicago and London: The University of Chicago Press, 1987).

B. Vokal

1. Vokal Tunggal (monoftong) Tandadan

Huruf Arab

Nama Indonesia

ــــــــ

fathah a

ــــــــ

kasrah i

ــــــــ

dammah u

Catatan: Khusus untuk hamzah, penggunaan apostrof hanya berlaku jika hamzah berharakat sukun atau didahului oleh huruf yang berharakat sukun. Contoh: iqtida’(ءاضتقا)

2. Vokal Rangkap (diftong) Tanda dan

Huruf Arab Nama Indonesia Ket.

ْ يــــ

fathah dan ya’ ay a dan y

ْ وـــــ

fathah dan wawu aw a dan w

Contoh : bayna ( نيب ) :mawdu‘ ( ومعوض ) 3. Vokal Panjang (mad)

Tanda dan Huruf Arab

Nama Indonesia Keterangan

اــــ

fathah dan alif a> a dan garis di atas

يـــ

kasrah dan ya’ i> i dan garis di atas

وــــ

dammah dan wawu u> u dan garis di atas

Contoh :al-jama‘ah ( ةعامجلا ) : takhyir ( رييخت ) : yaduru ( رودي )

C. Ta’ Marbutah

Transliterasi untuk ta’ marbutah ada dua :

1. Jika hidup (menjadi mudaf) transliterasinya adalah t. 2. Jika mati atau sukun, transliterasinya adalah h.

Contoh : shari‘at al-Islam (اسااْةعيرشم)

: shari‘ah islamiyah (ْةيماسإْةعيرش)

D. Penulisan Huruf Kapital

Penulisan huruf besar dan kecil pada kata, phrase (ungkapan) atau kalimat yang ditulis dengan transliterasi Arab-Indonesia mengikuti ketentuan penulisan yang berlaku dalam tulisan. Huruf awal (initial latter) untuk nama diri, tempat, judul buku, lembaga dan yang lain ditulis dengan huruf besar.

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Berkembangnya ilmu pengetahuan dan semakin ketatnya persaingan perusahaan pada saat ini telah membawa dampak pada perusahaan untuk terus mengembangkan penetapan strategi keputusan manajemen operasional perusahaan, baik itu pada desain jasa, pengelolaan kualitas, strategi penetapan proses, strategi lokasi dan strategi penetapan tata letak (plant layout). Keputusan-keputusan tersebut dilakukan karena adanya dinamika yang terjadi dari berbagai macam tekanan, globalisasi perdagangan dunia, perpindahan ide, produk, dan uang dengan kecepatan yang sangat tinggi. Sehingga setiap perusahaan dituntut untuk dapat menyeimbangkan antara waktu, kinerja, dan hasil secara efektif dan efisien.

Salah satu upaya agar pekerjaan organisasi dapat berjalan dengan lancar adalah dengan cara menjalankan setiap aktivitas organisasi dengan berlandaskan pada efisiensi yakni perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai. Efisiensi yang berati penghematan yaitu dalam penggunaan tenaga, pikiran, waktu, ruang, dan benda termasuk uang.

2

Efisien dalam konteks pengubahan sumber daya menjadi jasamaka hasilnya menjadi semakin produktif dan nilai yang ditambahkan pada jasa yang dihasilkan menjadi lebih tinggi. Mendukung keputusan keefisiensian didalam lingkup manajemen operasional yaitu dengan strategi tata letak ruang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya serta kualitas lingkungan kerja, kontak pelanggan dan citra perusahaan1_{. Tata} letak yang efektif dapat membantu perusahaan mencapai strategi yang menunjang differensiasi, biaya rendah serta respon cepat dalam pekerjaan. Desain tata letak ruang perlu dipandang sebagai sesuatu yang dinamis. Hal ini berarti mempertimbangkan peralatan yang kecil, mudah dipindahkan dan fleksibilitas sehingga dapat merespon dengan cepat dan mudah terhadap perubahan-perubahan yang mungkin terjadi pada saat aktivitas perusahaan. Pengaturan tata ruang kantor yang sesuai azas dapat pula membuat pegawai menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat membantu terciptanya suatu proses mekanisme dan mobilitas kerja yang baik pula sehingga efisiensi kerja dapat terwujud dan tujuan dapat dengan mudah dicapai.

Untuk mencapai desain tata letak yang baik ada beragam pendekatan telah dikembangakan. Pendekatan tersebut dibagi menjadi enam pendekatan:

1 _{Jay Heizer dan Barry Render, Manajemen Operasi (Operations Management), Dwianoegrahwati}

3

1. Tata letak dengan posisi tetap, memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.

2. Tata letak yang berorientasi pada proses, berhubungan dengan produksi yang bervolume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai “job shop” atau produksi terputus).

3. Tata letak kantor, menempatkan para pekerja, peralatan kantor dan ruangan/kantor melancarkan aliran informasi.

4. Tata letak ritel, menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan.

5. Tata letak gudang, melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan system penanganan bahan.

6. Tata letak yang berorientasi pada produk, mencari utilisasi karyawan dan mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu dan berulang.2

Pengaturan tata letak (layout) pada lini kantor juga merupakan aktivitas yang sangat vital dan sering memunculkan berbagai permasalahan. Tata letak yang baik membutuhkan perhitungan yang akurat, konfigurasi yang tepat, serta simulasi yang cermat. Tata letak merupakan suatu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangaka panjang3.Tata ruang

2 _{Manahan P Tampubolon, Manajemen operasional (operation management), (Jakarta: Ghalia}

Indonesia, 2004), 78.

4

kantor merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang diangggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Menurut Sedarmayanti4“Tata ruang kantor dapat pula diartikan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas bergerak, guna mencapai efisiensi kerja”.

Efisiensi tata ruang kantor harus dijadikan dasar unuk menciptakan lingkungan kerja yang selaras antara pekerjaan dan karyawan. Tujuan dari setiap penataan ruangan adalah mengefisiensikan pengaturan perabot kantor dan tata letak suatu ruang dalam ruangan yang ada agar terciptanya kinerja yang baik. Sedarmayanti berpendapat “pengaturan tata ruang kantor yang baik akan mengakibakan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja”5_.

4 _{Sedarmayanti, Tata Kerja & Produktivitas Kerja, (Bandung: Mandar Maju,2009), 101.} 5 _Ibid.

5

Seperti firman Allah SWT dalam Surat Al-Isra’ ayat 26-27, yang berbunyi:

اًريِذْبَ ت ْرّذَبُ ت اَو ِليِبّسلا َنْباَو َنِكْسِمْلاَو ُهّقَح ََْرُقْلا اَذ ِتآَو

ًروُفَك ِهّبَرِل ُناَطْيّشلا َناَكَو ِنِطاَيّشلا َناَوْخِإ اوُناَك َنيِرّذَبُمْلا ّنِإ

Artinya:26 Dan berikanlah kepada keluarga-keluarga yang dekat akan haknya, kepada orang miskin dan orang yang dalam perjalanan; dan janganlah kamu menghambur-hamburkan (hartamu) secara boros. 27 Sesungguhnya pemboros-pemboros itu adalah saudara-saudara setan dan setan itu adalah sangat ingkar kepada Tuhannya.6

Ayat diatas memberikan penegasan bahwa kita dilarang untuk menghambur-hamburkan harta yang kita miliki secara boros atau berlebihan, Islam mengajarkan kita kesederhanaan dan efisiensi, begitu pula terhadap efisiensi tata letak ruang. Membelanjakan harta sesuai dengan kebutuhan, seperlunya dan tidak boleh berlebihan dengan perumpamaan bahwa orang-orang yang berperilaku boros adalah saudara-saudaranya setan. Setan adalah makhluk yang Allah swt ciptakan, tetapi ia ingkar kepada Allah swt atau tidak mau menjalankan yang diperintahkan.

Efisiensi tata letak ruang atau tata letak ruang dapat diatur secara komputerisasi dengan memasang software atau program pada PC (Personal Computer).Program untuk membuat satu tata letak yang telah ada sampai saat ini antara lain : CRAFT (Computerized Relative Allocation of Facilities Techniques), CORELAP (Computerized Relationship Layout Techniques),

6

Kementrian Agama Republik Indonesia, Al-Qur’an dan Tafsirnya (Edisi yang disempurnakan) Jilid 5 (Jakarta: Widya Cahaya, 2011), 464.

27 26

6

COFAD (Computerized Facilities Design), ALDEP (Automated Layout Design Program), BLOCPLAN (Block Layout Overview with Computerized Planning), dan masih banyak yang tidak diperjualbelikan7. BLOCPLAN yang dibuat oleh Donaghey dan Pire pada tahun 1990 memiliki logika yang hampir sama dengan CRAFT yakni menggunakan tabel kedekatan (relationship chart), perbedaannya BLOCPLAN terdapat konsepcontinuous respresentatif(tata letak yang telah berubah dapat diubah kembali menjadi tata letak yang lebih optimal menurut perancang tata letak). Outputyang dihasilkan BLOCPLAN berupa garis-garis yang terhubung, sehingga membentuk kotak yang menandakan daerah suatu departemen.

Efisiensi Tata letak ruang dengan menggunakan program BLOCPLAN dapat diaplikasikan di perkantoran, lembaga pendidikan, pemerintahan, dan sebagainya. Dalam hal ini peneliti menggunakan objek universitas yakni UIN Sunan Ampel Surabaya dalam pengaplikasian program BLOCPLAN.

Menurut pra penelitian, UIN Sunan Ampel Surabaya sebagai salah satu universitas yang telah berdiri sejak 1965 di Kota Surabaya terbagi menjadi beberapa fakultas dengan pembagian job description yang jelas. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa suatu organisasi/perusahaan yang terdiri dari beberapa departemen yang berbeda dan beberapa tahapan proses yang berbeda

7 _{Rika Ampuh Hadiguna, Manajemen Operasi: Pendekatan Sistem Untuk Efisiensi Dan Efektivitas,}

7

menuntut agar proses produksi dalam hal jasa yang dijalankan dapat mencapai efisiensinya, baik dari segi waktu, ruang maupun biaya. Oleh karenanya konsep tata letak ruang yang baik juga dibutuhkan, sehingga jika setiap departemen direncanakan dan disusun dengan optimal, organisasi akan mampu menekan waktu pekerjaan khususnya pada aktivitas administrasi pada umumnya dan sekaligus meningkatkan standar pelayanan kepada mahasiswa.

Kondisi kampus UIN Sunan Ampel tahun 2015 saat ini berada pada posisi untuk menentukan keputusan tata letak ruang di fakultas-fakultas, mengingat lahan dan bangunan yang ditempati sekarang adalah masih bersifat sementara dikarenakan UIN Sunan Ampel Surabaya dalam tahap proses pembangunan gedung baru dan renovasi gedung lama.

Susunan atau tata ruang di fakultas-fakultas sedikit banyak menentukan keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu pihak manajemen UIN Sunan Ampel Surabaya membutuhkan studi yang baik atas perencanaan tata ruang yang baru terlebih dahulu, sehingga di ruang yang baru UIN Sunan Ampel Surabaya dapat beroperasi secara optimal. Berdasarkan uraian diatas dan mengingat pentingnya tata letak ruang baru segera dirancang untuk kebutuhan pelayanan jasa di masa depan inilah, penulis bermaksud melakukan perancangan ulang tata letak ruang UIN Sunan Ampel untuk gedung yang baru sehingga terdapat efisiensi kerja pegawai dengan menggunakan aplikasi BLOCPLAN.

8

B. Identifikasi dan Batasan Masalah

Berdasarkan uraian-uraian yang telah dikemukakan di latar belakang, maka dapat diidentifikasikan dan batasan masalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Masalah

a. Bagaimana keadaan tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya?

b. Bagaimana pemahaman pegawai terhadap tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya?

c. Bagaimana bentuk tata letak ruang adminstrasi di UIN Sunan Ampel? d. Apakan efisiensi sudah terbentuk dengan tata letak ruang administrasi

di UIN Sunan Ampel Surabaya?

e. Apakah tata letak yang ada di UIN Sunan Ampel sudah menggunakan program komputer yang dapat membantu penyelesaian masalah tata ruang?

f. Apa Adanya budaya kerja yang diterapkan di UIN Sunan Ampel Surabaya bahwa ruangan tidak boleh berkelambu menjadi ganguan dalam mencapai efisiensi kerja?

9

2. Batasan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah di atas masalah penelitian ini terfokus pada tata letak ruang administrasi dengan menggunakan program komputer. Sehingga output yang diharapkan adalah bagaimana program komputer dapat membantu penyelesaian masalah efisiensi kerja tata ruang administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya.

C. Rumusan Masalah

Melihat dari Identifikasi dan Batasan Masalah diatas, dalam penelitian ini saya menentukan rumusan sebagaimana berikut:

1. Bagaimana kondisi tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya?

2. Bagaimana analisisefisiensi kerja pegawai di UIN Sunan Ampel Surabaya? 3. Bagaimana rancangan tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel

10

D. Kajian Pustaka

Penulis menelusuri kajian pustaka yang memiliki objek penelitian yang hamper sama dengan objek penelitian ini. Adapun penelitian terdahulu yang diambil penulis lima diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Ahmad Fajar Ariyanto (2012) yang berjudul “Desain Interior Hotel

Syariah” memaparkan bahwa perancangan desain interior hotel syariah perlu mempertimbangkan efek efisiensi dan kenyamanan. Dua aspek ini secara keseluruhan akan mempengaruhi keputusan-keputusan rancangan sebuah hotel dengan melihat kepentingan konsumen. Hasil penelitian ini dijelaskan bahwa aspek-aspek dalam perencanaan ruangan adalah salah satunya program ruang, perencanaan tata letak ruang dilakukan dengan mempertimbangkan fungsi ruang secara efisien dan produktif dengan pola kegiatan yang akan diwadahi. Dalam program ruang terdapat pembagian zona dengan tuntutan karakter dan tuntutan struktural yang berbeda, seperti zona publik dan zona layanan. Zona publik adalah zona yang berhubungan langsung dengan publik seperti lobby, restaurant, bar, meeting room, corridor, kamar dan lain-lain. Zona layanan adalah zona yang aktifitasnya meliputi pelayanan dan pemeliharaan, misalnya dapur, back office, ruang pertemuan internal, lavatory, gudang dan lain-lain8.

8Ahmad Fajar Ariyanto, “_Desain Interior Hotel Syariah”, Fakultas Seni Rupa dan Desain ISI

11

Penelitian ini sama-sama di tinjau dari segi syariah namun berbeda objek penelitian. Jika penelitian ini di tujukan untuk Hotel Syariah sedangkan penelitian yang dilakukan penulis fokus pada efisiensi ruang administrasi pada lembaga pendidikan.

2. Iis Mariam dan Ocvisarita Narasis (2014) yang berjudul “ Implementasi

Tata Ruang Kantor Dalam Mewujudkan Produktifitas Kerja Pegawai Pada PT Telekomunikasi Seluler (Telkomsel)” hasil penelitian menunjukkan konsep penataan ruang kantor yang dipilih PT Telkomsel adalah konsep minimalis, kondisi ini diwujudkan dengan pemilihan furniture dan peralatan kantor yang mengacu pada konsep minimalis serta yang dipilih dalam desain tata ruang kantor cenderung berwarna : merah, putih, dan abu-abu yang mencerminkan warna dari logo PT Telkomsel. Selain itu, terdapat pula prinsip 5R yang di terapkan dalam tata letak kantor yakni : Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rilek. Serta dalam office layout mengacu pada empat prinsip yaitu : asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas perubahan susunan tempat kerja dan asas prosedur penataan ruang kerja dengan dibantu analisis flowchart9_{. Penelitian ini berbeda} dengan yang penulis lakukan yakni daricara dari pengambilan sudut teori yang digunakan dalam analisisi. Peneltian ini menggunakan analisisi dengan teori 5R yang di bantu oleh analisis flowchart.

9Iis Mariam dan Ocvisarita Narasis, “Implementasi Tata Ruang Kantor Dalam Mewujudk_an

Produktivitas Kerja Pegawai Pada PT Telkomsel Seluler (Telkomsel)”, Epigram, Vol 1 No. 1 (April, 2014).

12

3. Natta Sanjaya (2011) “Pengaruh Efektifitas Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai di Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah

Provinsi Banten” yang memaparkan bahwa tidak ada pengaruh yang dapat

dikatakan signifikan antara efektifitas tata ruang kantor terhadap kinerja pegawai pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Banten. Hasil penelitian ini bahwa Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Banten masih belum mampu melaksanakan efektivitas tata ruang kantor. Misalnya dengan terganggunya mobilitas pekerjaan dan kenyamanan bekerja para pegawai serta pengawasan yang intensif yang dilakukan oleh pimpinan yang masih kurang, hal tersebut disebabkan oleh efektifitas tata ruang kantor yang masih buruk sehingga berdampak pada penurunan terhadap kinerja pegawai di unit atau bagian satuan kerja10. Penelitian ini berbeda dari penelitian yang diambil oleh peneliti karena penelitian ini mengambil dari sisi pengaruh dari efektifitas untuk pengaturan tata letak ruangan. Sedangkan penelitian yang penulis lakukan terfokus pada sisi efisiensi tata ruang administrasi terhadap pegawai UIN Sunan Ampel Surabaya.

4. Maeda Dicky Candra (2015) “Analisis Perancangan Ulang Tata Letak

Fasilitas Menggunakan Algoritma BLOCPLAN pada CV Bayu Mandiri”. Hasil penelitian ini beberapa stasiun kerja yang ada di CV Bayu Mandiri

10Natta Sanjaya, “_{Pengaruh Efektifitas Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai Di Biro Umum}

Dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Banten” (Skripsi- Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Banten 2011).

13

mutlak harus ditempatkan berdekatan dengan beberapa alasan. Setelah melalui proses algoritma BLOCPLAN, didapat bentuk tata letak yang baru dengan luas bangunanan seluas 320,99 meter persegi dan panjang jarak tempuh material adalah sepanjang 135,70 meter. Hal ini berarti pada tata letak yang baru, jarak tempuh mesin produksi berkurang sebesar 36,10%. Berkurangnya jarak tempuh ini mampu meningkatkan kecepatan produksi dan juga biaya penanganan material yang lebih murah. Tata letak yang dihasilkan algoritma BLOCPLAN juga lebih mengelompokkan beberapa departmen pada sisi tertentu, sehingga akan meningkatkan kemudahan aliran barang, informai serta pengawasan11. Penelitian ini program yang di jalankan dalam pengaturan tata ruang sama dengan penelitian yang diambil oleh peneliti, namun terdapat perbedaan dalam pengambilan macam-macam tata ruang. Jika penelitian ini menggunakan industry manufaktur atau percetakan sehingga efisiensi yang diukur ialah efisiensi kerja mesin yang digunakan dalam proses produksi. Penelitian yang penulisdilakukan yakni menganalisis dengan jenis tata ruang kantor sedangkan yang diukur ialah kerja pegawai dengan antar ruangan.

5. Niken Nurnovita Sari (2011), “Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha Dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010)” dengan hasil Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan azas-azas

14

penataan ruangan diantaranya: jarak terpendek dalam penataan ruangan belum diterapkan, azas rangkaian kerja belum dilibatkan dalam proses kerjanya, azas penggunaan segenap ruang belum diterapkan karena penurut pengamatan peneliti masih ditemukan ruangan yang komposisi atau alokasi ruangnya belum seimbang, serta azas perubahan susunan tempat kerja belum diterapkan secara maksimal12. Penelitian inisama dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis, perbedaannya dalam penelitian saudari Niken Nurnovita Sari alat analisisnya tidak menggunakan BLOCPLAN.

E. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Mengetahui desain tata letak ruang administrasiUIN Sunan Ampel Surabaya

2. Mengetahui kondisi ulang tata letak sebagai suatu rekomendasi bagi UIN Sunan Ampel Surabaya

3. Mengetahui efisiensi kerja pegawai melalui penataan tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya.

12Niken Nurnovita Sari, “_{Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha Dalam Mencapai Efisiensi}

Kerja Pegawai (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010)” (Skripsi- Universitas Sebelas Maret Surakarta 2011).

15

F. Kegunaan Hasil Penelitian

Harapan penulis atas penelitian ini adalah hasil penelitian ini akan bermanfaat untuk:

1. Teoritis

Penelitian ini dapat berguna dalam pengembangan dan penerapan efisiensi kerja pegawai melalui tata ruang administrasi di lembaga pendidikan.

2. Praktis

a. Operasional Lembaga Pendidikan, bahwa hasil dari penelitian iniakan menjadi masukan bagi UIN Sunan Ampel Surabaya dalam menata ruang kerja administrasi untuk mewujudkan efisiensi kerja sebagai bahan evaluasi atau sekedar menjadi second opinion dari pihak eksternal.

b. Bahwa selain bermanfaat bagi UIN Sunan Ampel Surabaya, hasil penelitian ini juga akan bermanfaat bagi perusahaan lain, terutama perusahaan baru, dan juga perusahaan jasa sejenis.

G. Definisi Operasional

Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang penelitian ini penulis menjelaskan focus dari penelitian yang terdapat dalam pembahasan ini.

16

1. Algoritma BLOCPLAN singkatan dari Block Layout Overview with Computerized Planning. Perancangan menggunakan algoritma BLOCPLAN melihat peta keterkaitan hubungan aktivitas atau ARC (Activity Relationship Chart). Perancangan tata letak menggunakan BLOCPLANmenghasilkan alternatif tataletak departemen yang masing-masing mempunyai layout score. Tata letak yang diajukan sebagai alternatif saran sebanyak 20 layout, pilih layout score mendekati angka 1 yang berarti nilai kedekatan antar departemen terpenuhi dengan baik. 2. Tata letak ruang yang akan diteliti adalah tata letak ruang administrasi

Rektorat, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik merupakan tata cara pengaturan fasilitas-fasilitas (Ruang) guna menunjang kelancaran proses aktivitas, dimana dalam pengaturan tersebut akan dilakukan pemanfaatan luas area untuk penempatan mesin atau fasilitas penunjang, penyimpanan baik yang bersifat permanen atau temporer, personel kerja dan sebagainya13.

3. Efisiensi kerja merupakan komponen input yang digunakan seperti waktu, ruang, tenaga, dan biaya dapat dihitung penggunaannya dan tidak berdampak pada pemborosan atau pengeluarannya yang tidak berarti,

13Nunung Nurhasanah dan Bima Prasetya Simawang, “Perbaikan Rancangan Tata Letak Lantai Produksi di CV XYZ”, Al-Azhar Indonesia Seri Sains dan Teknologi, Vol 2 No 2 (September, 2013), 82.

17

sehingga sumber daya yang dimiliki oleh organisasi dapat dimanfaatkan dan dipergunakan sebaik-baiknya.

H. Metode Penelitian 1. Sumber Data

Sumber data merupakan suatu sumber dimana data dapat diperoleh. Dalam memilih sumber data, peneliti harus benar-benar berpikir mengenai kemungkinan kelengkapan informasi yang akan dikumpulkan dan juga validitasnya. Menurut H.B Sutopo “Sumber data penelitian kualitatif dapat berupa manusia, peristiwa dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta berbagai benda lain”.

a. Data Primer yakni melakukan observasi diUIN Sunan Ampel Surabaya tentang tata letak fasilitas. Selain itu, sumber data primer lainnya adalah wawancara. Dalam hal ini subyek peneliti yang dilakukan kepada para pegawai. Serta di lengkapi dengan adanya dokumen, yakni merupakan bahan tertulis/benda yang berkaitan dengan peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam penelitian ini, dokumen yang digunakan sebagai sumber data antara lain: foto, denah tata ruang, dan laporan-laporan.

18

2. Sampel

Sampel penelitian ini adalah ruang yang ada di UIN Sunan Ampel Sunan Ampel dengan ruang bagian yang berhubungan dengan unit pelayanan mahasiswa atau pegawai semua berada di lantai 1, di lantai 1 juga terdapat kantor Dekan, Wakil Dekan I,II,III dan ruang meeting. Praktis semua kegiatan terpusat di lantai 1 sehingga lantai 1 menjadi lantai utama di setiap Fakultasnya yakni di:

a. Rektorat UIN Sunan Ampel Surabaya.

b. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

c. Fakultas Tarbiyah dan Keguruan d. Fakultas Dakwah.dan Komunikasi 3. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, teknik-teknik pengumpulan data yang digunakan adalah:

a. Observasi merupakan metode pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan danpengindraan. Dalam hal ini, peneliti mengamati proses pertukaran informasi dan mobilisasi pegawai di UIN Sunan Ampel Surabaya. b. Wawancara, merupakan suatu interaksi yang di dalamnya terdapat

pertukaran atau sharing aturan, tanggung jawab, kepercayaan, motif dan informasi dengan mewawancarai pegawai di Rektorat, Fakultas

19

Dakwah dan Komunikasi, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UIN Sunan Ampel Surabaya. Dalam hal ini, penulis membuat daftar pertanyaan yang relevan dengan penelitian yang dilakukan. Jawaban atas pertanyaan tersebut digunakan sebagai data utama dalam mendukung kebenaran-kebenaran data-data yang ada.

c. Analisis Dokumentasi, dilakukan dengan mengumpulkan data dengan mempelajari dokumen, arsip, dan laporan-laporan yang ada di UIN Sunan Ampel Surabaya, antara lain berupa struktur organisasi, job description, denah tata ruang kantor, serta dokumen lain yang relevan. 4. Validasi

Pengumpulan data sering kali terjadi perbedaan bahkan pertentangan antara sumber data terhadap data yang diperoleh. Untuk itu diperlukan suatu teknik pengabsahan data, dalam penelitian kualitatif data yang dikumpulkan diolah dan diuji validitasnya melalui trianggulasi. Menurut Lexy J. Moleong (2001:178) menjelaskan bahwa “trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap suatu data itu”.

Patton dalam H. B. Sutopo (2002) terdapat empat macam teknik trianggulasi, yaitu:

20

a. Trianggulasi data, cara ini mengarahkan peneliti agar dalam mengumpulkan data, peneliti wajib menggunakan beragam sumber yang tersedia. Artinya, data yang sejenis akan lebih mantap kebenarannya jika digali dari berbagai sumber yang berbeda. Trianggulasi data sering disebut trianggulasi sumber.

b. Trianggulasi peneliti, hasil peneliti baik data maupun kesimpulan mengenai bagian atau keseluruhannya bisa diuji validitasnya dari beberapa peneliti.

c. Trianggulasi metodologi, jenis trianggulasi ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan mengumpulkan data sejenis tetapi menggunakan teknik atau metode yang pengumpulan data yang berbeda. Dengan menggunakan metode yang berbeda untuk satu informasi yang sama, peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap.

d. Trianggulasi teoritis, menggunakan prespektif lebih dari satu teori dalam membahas permasalahan yang dikaji. Hal ini dikarenakan setiap pandangan teori selalu memiliki kekhususan cara pandang, maka dengan menggunakan beberapa prespektif dapat menghasilkan simpulan yang multidimensi.

Untuk memastikan keabsahan data, dalam penelitian ini menggunakan trianggulasi data. Data yang didapat akan dilakukan perbandingkan dan

21

mengecek balik dengan SOP (Standart Operasional Prosedur) UIN Sunan Ampel. Dengan teknik ini data yang diperoleh melalui sember yang satu bisa lebih teruji kebenarannya bila dibandingkan dengan data sejenis yang diperoleh dari sumber yang berbeda.

5. Teknik Analisis Data

Data yang telah berhasil dikumpulkan selanjutnya akan dianalisis secara deskriptif kualitatif, yaitu analisis yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati dengan metode yang telah ditentukan. Tujuan dari metode ini adalah untuk membuat deskripsi atau gambaran mengenai objek penelitian secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Analisis yang dilakukan dengan menggunakan analisis isi (content analysis), yaitu motode ilmiah untuk mengkaji dan menarik kesimpulan atas suatu fenomena dengan memanfaatkan dan menggunakan dokumen (teks) sebagai bahan penelitian. Fakta-fakta yang dikumpulkan adalah dokumentasi-dokumentasi dari observasi (pengamatan) yang dilakukan oleh penulis serta diikuti dengan wawancara kepada pegawai yang terkait

Analisis isi peneliti mengungkapkan hal-hal yang terdapat pada dokumen yang didapatkan dari UIN Sunan Ampel Surabaya, yaitu terkait dengan tata letak ruang. Selain itu dokumen-dokumen yang terkumpul

22

juga digunakan untuk mengungkapkan tata letak ruang yang lama untuk bisa diubah ke tata letak ruang baru UIN Sunan Ampel Surabaya.

I. Sistematika penulisan

Sistematika pembahasan ini dipaparkan dengan tujuan untuk memudahkan penelitian dan pemahaman. Oleh karena itu, dalam penelitian skripsi ini dibagi dalam beberapa bab, pada tiap-tiap bab terdiri dari beberapa sub bab, sehingga pembaca dapat memahami dengan mudah. Adapun sistematika pembahasannya adalah:

Bab pertama adalah pendahuluan. Dalam bab ini terdiri dari latar belakang masalah, identifikasi masalah dan batasan masalah, rumusan masalah, tujuan penelitaian, kegunaan penelitian, definisi operasional, kajian pustaka, metodologi penelitian (meliputi data yang dikumpulkan, sumber data, teknik pengumpulan data, teknik pengolahan data, dan teknik analisis data) serta sistematika pembahasan.

Bab kedua adalah landasan teori, yang memuat tentang tata letak ruang dan analisis BLOCPLAN.

Bab ketiga adalah deskripsi hasil yang meliputi gambaran umum tentang UIN Sunan Ampel Surabaya, deskripsi tata letak ruang gedung Rektorat, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas

23

Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di lapangan.

Bab keempat adalah analisis masalah yang diangkat peneliti dalam penelitian. Adapun bab ini menjelaskan pelaksanaan tata letak ruang kantor dalam mencapai efisiensi kerja pegawai di Uin Sunan Ampel Surabaya. Bab ini juga mengemukaan permasalahan yang timbul mengenai layoutkantor dalam mencapai efisiensi kerja pegawai di Uin Sunan Ampel Surabaya. Analisis ini dilakukan agar menemukan solusi yang tepat dalam penerapanlayout baruyang sesuai dan baik.

Bab kelima merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan dari hasil penelitian dan saran-saran yang sebaiknya dilakukan Uin Sunan Ampel Surabaya dalam menerapkan tata letak ruang yang baru dengan analisi BLOCPLAN.

BAB II

MANAJEMEN OPERASIONAL PERKANTORAN

Manajemen operasi merupakan salah satu fungsi utama dari sebuah organisasi dan secara utuh berhubungan dengan semua fungsi bisnis lainnya. Semua organisasi memasarkan, membiayai, dan memproduksi. Manajemen operasi merupakan studi tentang pembuatan keputusan dalam fungsi operasi. Sebagian pengeluaran perusahaan terletak pada fungsi manajemen operasi, walaupun demikian manajemen operasi memberikan peluang untuk meningkatkan keuntungan dan pelayanan terhadap masyarakat.

Lukiastuti dan Prasetya dalam bukunya Manajemen Operasimenjelaskan bahwa

“Suatu proses yang secara berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi

manajemen untuk mengitegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rengka

mencapai tujuanس1_{. Sedangkan menurut Heizer dan Render dalam bukunya Operation}

Management mengemukakan bahwa “Manajemen operasi adalah kegiatan yangberhubungan dengan penciptaan barang dan jasa melalui adanya pengubahan

input menjadi outputس2_.

Disimpulkan dari berbagai pendapat diatas bahwa manajemen operasi merupakan proses pengolahan secara optimal penggunaan sumber daya secara efektif an efisien

1

Fitri Lukiastuti dan Hery Prasetya, Manajemen Operasi, (Yogyakarta : Media Pressindo, 2009), 15

25

untuk menciptakan suatu barang dan jasa sesuai dengan tujuan. Menurut Melnyk3, manajemen operasional terintegrasi pada 3 komponen utama yang mendukung dalam proses organisasi, diantaranya:

a. Pelanggan (Customer)

Pelanggan merupakan seseorang yang selalu mengkonsumsi kebutuhan pada sistem manajemen operasional. Pelanggan merupakan orang yang memiliki peran khusus dimana selalu memberikan saran serta pendapat di awal dan di akhir sistem manajemen operasional Saran dan pendapat dapat menjadi sumber informasi bagi manajemen perusahaan. Saat sumber informasi didapatkan dan manajemen mengolahnya akan ada hasil yang akan berguna bagi pelayanan terhadap pelanggan itu sendiri, sehingga pelayanan menjadi lebih efisien dari yang sebelumnya.

b. Proses (Process)

Sebuah proses dalam perusahaan merupakan hubungan dari semua aktifitas yang diperlukan untuk megubah input menjadi output. Proses menggambarkan keseluruhan input, aktifitas perubahan, dan output pada keseluruhan sistem. Hal itu menandakan hal-hal yang dibutuhkan dalam sebuah kegiatan serta menspesifikasikan terhadap apasaja yang perlu diperbaiki. Pada akhirnya seluruh kegiatan pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa semua memenuhi standrat kualitas, kuantitas, lead time (pembagian waktu). Proses manajemen operasional dapat melibatkan produksi pada sebuah produk jasa maupun barang. Proses juga menghasilkan informasi, sehingga aka nada hasil untuk pelayanan yang efisiensi dari yang sudah ada.

c. Kapasitas (Capacity)

Saat proses menjelaskan bagaimana sistem manajemen operasional bekerja, kapasitas mendeterminasikan seberapa besar sistem produksi. Untuk kebanyakan orang, kapasitas produk barang mengartikan seberapa besar hasil yang diproduksi perusahaan bahkan membatasi hasil per unit dalam satuan waktu. Produk jasa dalam kapasitasnya mengartikan seberapa cepat pelayanan yang dapat dilakukan oleh pegawai dalam melayani pelanggan.

Manajemen perkantoran menurut Goerge R Terry dalam buku The Liang Gie4

“Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta

3

Steven A Melynk, Operation Management, (New York: A Value-Drivent Approach, Irwin Mc Graw Hill,2000), 6.

26

penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan Millis Geoffrey menjelaskan “Manajemen perkantoran adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan

lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkanس5_.

Dapat disimpulkan, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan control) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan.

A. Tata Letak Ruang

Menurut Ida Nuraida “Tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor

beserta alat-alat dan perabot kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai. Hal ini, memaparkan bahwa segala bentuk perabot beserta tata letaknya akan sangat berpengaruh terhadap

kinerja seorang karyawanس6_.

Menurut The Liang Gie “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai

kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari suatu ruang untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang

5

Geoffrey Mills et al, Manajemen Perkantoran Modern, Budiyanto, (Jakarta: Binarupa Aksara, 1991), 45.

27

layakس7_{. Sedangkan menurut Sukoco, layout menjelaskan penggunaan ruang}

secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai8.

Menurut Hadiguna dan Setiawan 9 “Tata letak fasilitas dapat didefinisikan sebagai kumpulan unsur-unsur fisik yag diatur mengikuti aturan atau logika tertentu. Tata letak ruang merupakan bagian perancangan fasilitas yang lebih fokus kepada pengaturan unsur-unsur fisik. Unsur-unsur fisik dapat berupa mesin, peralatan, meja, bangunan, dan sebagainya. Aturan atau logika pengaturan dapat berupa ketetapan fungsi misalnya total jarak atau total biaya

perpindahan bahanس.

Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penyususnan perabot, peralatan dan perlengkapan kantor serta pengaturan tempat kerja yang disesuaikan dengan ruangan yang bertujuan untuk mewujudkan efisiensi kerja bagi pegawai. Tata ruang kantor tidak hanya sebatas tentang penempatan dan penyusunan peralatan dan perlengkapan kantor saja, tetapi juga menyangkut jumlah peralatan dan perlengkapan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan fungsi ruangan serta biaya yang diperlukan.

7 _{The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern}…_{, 186.}

8 _{Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga, 2009),}

189.

28

Menurut Geoffry Mills, Oliver Standingford dan Robert C Appleby (ahli perkantoran inggris) menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor ialah10 :

a. Persyaratan perundang-undang dipenuhi b. Ruang digunakan sampai manfaat terbesar

c. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon, dan lain-lain.

d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang. e. Pengawas dapat melihat para petugas sedang bekerja. f. Komunikasi arus pekerja diperlancar

g. Lalu lintas para pegawai tata usaha diantara meja dan arsip dipisahkan. h. Saling mengganggu diantara para juru tata usaha dihindarkan.

i. Kebebasan diri dan keamanan sangat diperlukan.

B. Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor

Secara umum tata ruang kantor memiliki 2 (dua) jenis, yaitu tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup. Kita dapat membedakan dengan mudah, yaitu tata ruang kantor terbuka biasanya seluruh pegawai dalam beberapa bagian menempati satu ruangan yang sama dan berbagi tempat dengan pegawai lainnya. Biasanya terdapat sekatan-sekatan kecil sebagai pembatas. Sedangkan tata ruang kantor tertutup biasanya masing-masing atau sekumpulan pegawai dalam satu bagian memiliki ruangan tertutup atau terpisah yang dipisahkan oleh tembok permanen, biasanya pun letaknya berjauhan.

Menurut Sedarmayanti pada dasarnya terdapat 4 (empat) macam tata ruang kantor11 :

29

1. Tata Ruang Tertutup (Private Office)

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apapbila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian karena keadaan gedung-gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disengaja dibuat pemisah buatan.

Keuntungan dari pola ini, antara lain: a. Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

b. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga c. Menghindari ganguan pekerja satu ke yang lain

d. Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kerugian dari tipe ini, antara lain:

a. Pengawasan akan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat b. Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih

pengap dan gerah

c. Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

d. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan akan sulit menampungnya.

2. Tata Ruang Terbuka (Open Plan Office)

Suasana ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilakukan pada satu ruang besar sehingga semua bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungan dari tipe ini antara lain:

a. Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai b. Hubungan antar pegawai cepat dan mudah

c. Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

d. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar e. Mudah merubah ruangan

f. Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes

Kekurangan dari tipe ini, antara lain:

a. Dapat merendahkan moral atau staff. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus

b. Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia c. Pekerja akan hilang kepribadian

11 _{Sedarmayanti, Tata Kerja & Produktivitas Kerja}ذ, 104.

30

d. Apabila ada pekerja yang mengobrol dan bermalas-malasan antar teman sekerja dapat menganggu yang lain.

e. Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan mengganggu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan f. Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan

dengan ruang tertutup.

3. Tata Ruang Kantor Berhias/Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices) Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan lain sebagainya. Bentuk ruang kantor berhias ini bertujuan agar lingkungan ruang kantor seperti pemandangan alam terbuka dan merupakan lingkungan yang nyaman, menyegarkan, serta ekonomis.

Keuntungan tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama adalah: a. Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.

b. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan. c. Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan.

d. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas kerja dapat meningkat, sehingga tujuan organisasi mudah tercapai.

Sedangkan kerugian tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama adalah:

a. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya. b. Biaya pemeliharaan tinggi.

c. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah. 4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Offices)

Ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk ruang kantor berkamar kerja, terbuka, dan bertaman hias. Karena ketiga bentuk ruang masing-masing mempunyai kerugian, maka untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

31

C. Azas-Azas Pokok Tata Ruang Kantor

Menurut Ricard Mutter yang dikutip oleh Sedarmayanti, menjelaskan ada empat azas atas tata ruang pada suatu kantor12. Azas tersebut diantaranya: 1. Azas Jarak Terpendek

Perubahan tata ruang kantor pada azas ini adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai meja lain.

2. Azas Rangkaian Kerja

Azas penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainnya, karena pengaturan mejanya sudah runtut atau teratur. asas yang menghendaki suatu tata ruang yang baik harus menempatkan para pegawai dan alat-alat unit pelayanan administrasi menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan hingga selesai. Tidak boleh ada gerakan mundur ataupun menyilang.

3. Azas Penggunaan Segenap Ruangan

Menurut asas ini, penataan ruangan yang baik adalah penataan yang menggunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang yang dimaksud tidak hanya berupa luas lantai saja (ruang datar) melainkan juga ruang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi dalam suatu ruangan jangan terdapat ruang yang kosong.

Tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakkan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri. 4. Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Azas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai, tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Dalam mendukung suasana kerja yang baik, seperti adanya hiasan, lukisan dan musik yang diputar membuat staf merasa nyaman dan rilek ketika bekerja.

Keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipnya suasana ruang kantor yang rapi dan teratur.

32

D. Penyusunan Perabot Kantor

Untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik maka harus ditunjang dengan fasilitas yang disediakan, fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Dengan adanya teknologi yang digunakan dalam penyelesaian tugas kantor, bukan berarti tenaga manusia tidak diperlukan lagi. Perusahaan yang modern memiliki fasilitas perkantoran yang lengkap, sehingga dapat memberikan bantuan kepada karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan juga meningkatkan aktivitas kerja serta kemampuan karyawan.

1. Perabot kantor

Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam kantor adalah perabot kantor dan mesin kantor. Perabot kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya. Dianatara perabot kantor yang biasa mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis dan kursi, karena perabot tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor. Untuk memilik perabot kantor yang akan digunakan maka harus memperhatikan beberapa faktor.

Menurut Moekijat yang dikutip oleh Sedarmayanti13_{, faktor-faktor} yang perlu diperhatikan dalam memilih perabot kantor yakni :

a. Harus menghemat ruang lantai b. Tinggi meja dan kursi harus sepadan

c. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan

d. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk membersihkan

e. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan f. Keawetan, perkakas dari logam adalah lebih awer ketimbang perkakas

dari kayu

33

g. Resiko Kebakaran, perabotan dari logam lebih baik ketimbang perabot dari kayu terhadap bahaya kebakaran.

Pengadaan meja tulis kantor juga harus memperhatikan persyaratan sebagai berikut:

a. Mulai permukaan sampai ke lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahanya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka, dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung dengan lancar dan bagian kaki karyawan tidak terlalu panas. Meja kerja yang terbuka bawahnya memudahkan pembersihan lantai.

b. Permukaan meja tidak perlu berkilauan sehingga menyilaukan mata pegawai yang memakainya. Permukaan meja juga tidak boleh berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberikan warna yang muda atau terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas berwarna putih, mudah melelahkan warna.

c. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan meja yang terlampau luas umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja. Bahkan seringkali digunakan untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang harus disimpan dalam lemari atau rak sendiri.

Sebagiamana pengadaan meja tulis, maka untuk pengadaan kursi juga harus memperhatikan persyaratan khusus, yaitu :

a. Kursi dapat diatur tinggu rendahnya kerangka terbuat dari baja. b. Kursi harus kokoh, sebaiknya kerangka terbuat dari baja

c. Kursi sebaiknya disesuaikan dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tapi tempat duduk hendaknya berbentuk bulat.

d. Kursi harus mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.

Penyusunan perabot kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan dalam suatu kantor. Penyusunan perabotan yang tidak tertata rapi akan menyulitkan karyawan dalam beraktifitas, kantor juga tidak akan terlihat rapid an bersih sehingga kenyamanan dalam bekerja akan sulit didapatkan oleh pegawai.

34

Untuk menyusun perabot kantor perusahaan juga harus memperhatikan azas-azas dalam tata ruang kantor, salah satunya adalah mempergunakan segenap ruang. Mempergunakan segenap ruang yang ada bukan berarti ruang kantor diisi penuh dengan alat dan perabot kantor, tetapi alat dan perabot kantor ditempatkan dengan memperhatikan arus garis lurus, penerangan, ventilasi, dan arah sumber cahaya, sehingga pegawai merasa puas dan dapat bekerja dengan baik.

2. Mesin-Mesin Kantor

Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, juga harus memperhatikan perencanaan mesin-mesin kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin-mesin yang akan digunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. Dan pertimbangan mengenai orang yang akan melakukan pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang akan digunakan.

Mesin-mesin kantor itu banyak macamnya antara lain : mesin ketik, computer, stempel tanggal, mesin label, printer, mesin fax, mesin fotocopy unit, intertelekomunikasi, alat pemotong kertas, dan lain-lain. Walaupun mesin kantor itu banyak macamnya namun tidak semua harus dimiliki sebuah kantor. Untuk itu harus diadakan pemilihan untuk menentukan mesin kantoryang akan digunakan.

35

Menurut Moekijat yang dikutip oleh Sedarmayanti14 dalam memilih mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain: a. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan

b. Jenis mesin hendaknya praktis

c. Meisn tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksana pekerjaan d. Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan

e. Mutu mesin harus benar-benar baik

f. Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan

g. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan h. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah.

E. Alur Kerja

Menurut Kamus Bisnis alur kerja (workflow) adalah serangkaian tugas yang ditetapkan dalam suatu organisasi untuk memproduksi hasil akhir. Alur kerja dapat diartikan sebagai otomatisasi prosedur ketika dokumen, informasi atau pekerjaan dilewatkan melalui sejumlah orang menurut aturan tertentu untuk mencapai suatu tujuan 15 . Alur kerja merupakan sarana yang memodelkan dan mengimplementasikan proses bisnis.

Alur Kerja ini terdiri dari langkah-langkah aktivitas yang berurutan dan memiliki aturan-aturan tertentu yang ada di dalamnya sehingga dapat digunakan untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan16.

14_Ibid. 15

Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga, 2007), 41-42.

36

Gambar 2.1 Alur Kerja

Sumber:Sukoco

Pada gambar satu terdapat alur kerja yang tidak teratur karena supervisor mengecek langsung semua aplikasi yang ada di analis. Sehingga alur yang terjadi berabtakan karena semua terpusat pada supervisor. Namun berbeda pada gambar dua yang semua alur kerjanya sudah terorganisi, karena supervisor bertindak sebagai pengontrol aplikasi yang tidak bisa. Kesimpulan pada kedua gambar tersebut terlihat jelas bahwa alur kerja yang kurang optimal para staff mengandalkan atasannya sedangkan alur kerja yang optimal system kerjanya hanya diawasi oleh satu pimpinan.

Rasulullah dalam memilih seseorang ketika akan diberi tugas, melakukannya dengan selektif. Diantaranya dilihat dari segi keahlian, keutamaan (iman) dan kedalaman ilmunya. Beliau senantiasa mengajak mereka agar itqon (tekun, rapi dan teliti) dalam bekerja. Pandangan Islam tentang pekerjaan perlu kiranya diperjelas dengan usaha sedalam-dalamnya. Dalam ayat yang lain dalam Surat At-Taubah ayat 105 Allah SWT berfirman:

37

ف ْا ْعا لقو

مْ ْلاو هل سرو ْم ع هّ ي

Artinya: "Dan Katakanlah: "Bekerjalah kamu, Maka Allah SWT dan rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu ituذ".17

F. Efisiensi Kerja

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “Efisiensi adalah kecepatan cara dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya) kedayagunaan. Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak membuang-buang tenaga dan biaya)س18.

ل ْغم ك ي ْل ْ تاو

طْ بْلا َلك ْ ْبتاو ك ع ل ً

ًرْ ْ م ًمْ م ْ ف

ا

Artinya:“Dan janganlah kamu jadikan tanganmu terbelenggu pada

lehermu dan janganlah kamu terlalu mengulurkannya (sangat pemurah)

nanti kamu menjadi tercela dan menyesal.س 19

Dari ayat di atas, menjelaskan janganlah kamu menjadi orang kikir dan selalu menolak orang yang meminta serta tidak pernah sekalipun memberikan sesuatu kepada seseorang.

Menurut The Liang Gie “efisiensi yaitu suatu azas-azas dasar tentang

perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnyaس 20 _{. Ibnu}

Syamsimengatakan “efisiensi diterjemahkan dengan daya gunaس21_.

17_{Kementrian Agama Republik Indonesia, Al-}Qur’an dan Tafsirnya _{(Edisi yang disempurnakan) Jilid}

4 (Jakarta: Widya Cahaya, 2011), 198.

18

Kamus Besar Bahasa Indonesia Online 2015 versi 1.8

19

Kementrian Agama Republik Indonesia, Al-Qur’an dan Tafsirnyaذ, 464

38

Dari beberapa pendapat dapat diambil kesimpulan bahwa efisiensi adalah perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai dengan tidak membuang waktu, biaya, dan tenaga.

Efisiensi kerja menurut Allan H. Morgensen dalam The Liang Gie 22

merumuskan bahwa “penggunaan akal sehat secara teratur untuk menemukan

cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaanس. The Liang Gie 23 mengungkapkan bahwa “Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.

Berdasarkan berapa pendapat tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa efisiensi kerja adalah keseluruhan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan dengan perbandingan terbaik antara usaha dan hasil yang dicapai. The Liang Gie24 meninjau tentang efisiensi kerja dari dua segi, yaitu:

a. Segi Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Ibnu Syamsi25mengatakan bahwa “efisiensi ditinjau dari segi usaha yaitu hasil minimum yang dikehendaki ditetapkan terlebih dahulu, kemudian pengorbanan maksimalnya (tenaga, pikiran, uang, atau lainnya) juga ditetapkan. Namun jika ternyata pengorbanan lebih sedikit daripada yang ditetapkan, itu termasuk efisien. Tetapi jika pengorbanan yang lebih banyak, itu termasuk tidak efisien.

21

Ibnu Syamsi, Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja (Edisi Revisi), (Yogyakarta: Bumi Askara, 2007), 2.

22_{The Liang Gie, Administrasi Perkantoran}ذ, 173. 23

Ibid.

24 _Ibid.,172

39

b. Segi Hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien jika dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.

1. Efisiensi Pelayanan

Dalam pelayanan efisiensi diperlukan seperti dari Hadist yang berbunyi:

ك وبأو ْْ نْباو رع ْشأْارماعوبأو ةبْيش ِأ ْب رْكب وبا انث ح

ُ ٍْْر

ِأ ْ ع ْمه

ْ ع ةدْرب ِأ ج ْ ع ْْرب انث ح ةماسأ وبأ انث حرماع وبأ لاقةماسأ

ِأ

يمأا َ ْس ْلَ ا ْلا ن أ لاق َسو هْيلع هلىلص بنلا ْ ع َوم

ِْنْ َا

ا ب و

ف هسِْن هب ةب يطارفوم امَ هيطْعيِِرمأ ام يطْعْ لاق

هعف ْ ي

ا

َا َ

26

ْيق صت ْلا حأ هب َرما

Artinya : Telah menceritakan kepada kami Abu Bakar bin Abi Syaibah dan Abu Amir Al Asy'ari dan Ibnu Numair dan Abu Kuraib semuanya dari Abu Usamah - Abu Amir berkata- Telah menceritakan kepada kami Abu Usamah Telah menceritakan kepada kami Buraid dari kakeknya Abu Burdah, dari Abu Musa dari Nabi shallallahu 'alaihi wasallam, beliau bersabda: "Seorang bendahara muslim yang melaksanakan tugasnya dengan jujur, dan membayar sedekah kepada orang yang diperintahkan oleh majikannya secara sempurna, dengan segera dan dengan pelayanan yang baik, maka ia mendapat pahala yang sama seperti orang yang bersedekah."

2. Efisiensi Ruang Dalam Teori Islam

Dr Abdul Baki mengatakan bahwa arsitektur Islam memiliki dua bagian. Yang pertama peoman dan yang kedua adalah bentuk. Pedoman alam arsitektur Islami didasarkan oleh ajaran dan nilai-nilai yang ditetapkan Islam, baik apayang disebutkan alam Al-Qur’an ataupun

40

Sunnah atau ketetapan para ulama27. Nilai-nilai ini mungkin ada secara langsung atapun tidak langsung dengan mengidentifkasikan nilai-nilai dengan membandingkan arsitektur dengan gambaran situasi ekonomi, social, budaya, dan politik masyarakat. Sehingga Nilai yang terukur tersebut dapat disimpulkan mempengaruhi atau menentukan pedoman dari bangunan Islam. Misalnya kurikulum moderasi dalam sisi ekonomi, transaksi dan dalam gerakan manusia dan aktivitasnya. Moderasi ini dalam sisi desain dan ekonomi dalam bangunan yakni tidak ada pemborosan dan tidak terlalu kikir. Islam juga menyarankan privasi tempat dan otorisasi untuk masuk dan lain-lain. Semua ini dapat diterapkan melalui gambar dan laksana arsitek bangunan dan cara tata unsur-unsur bagian dalam bangunan. Agama Islam juga tidak menyarankan dekorasi yang berlebihan dalam setiap ruangannya dalam bangunan.

Abdul Baki Ibrahim meyakini dengan memperjelas hal-hal dasar atas isi pedoman dapat menemukan aturan ideology Islam yang mempengaruhi arsitektur bangunan, Sebab sejauh ini membangun dan mengevaluasi standart terfokus hanya pada bentuk. Jadi dalam mengevaluasi bangunan mempunyai dua cara yakni pedoman dan bentuknya. Dengan menerapkan kedua penilaian ini, kita akan menemukan bahwa ada banyak bangunan yang dianggap sebagai bangunan Islam menurut segi bentuknya, namun dari segi pedoman tidak sesuai dengan konten Islami.

G. Perancangan Tata Letak Fasilitas Ruang

27 _{Abdul Baki,} “Mereka Yang Berkomitmen Untuk Fondasi Arsitektur Agama _Islam Timur Tengahس

41

Menurut Hadiguna28, “perancangan fasilitas adalah kegiatan menghasilkan fasilitas yang terdiri atas penataan unsur fisiknya, pengaturan aliran bahan dan penjaminan keamanan para pekerja. Kegiatan perancangan fasilitas adalah menganalisis, membentuk konsep, merancang, dan mewujudkan sistem bagi

pembuatan barang atau jasa.س

Menurut Tompkins yang dikutip oleh Hadiguna29_{, proses atau tahapan}

perancangan fasilitas adalah sebagai berikut:

1. Menentukan atau menentukan kembali tujuan dari fasilitas;

2. Menentukan aktivitas utama dan aktivitas pendukung yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan;

3. Menentukan hubungan antar semua aktivitas;

4. Menentukan kebutuhan ruang untuk semua aktivitas;

5. Melakukan pembuatan atau penghitungan rencana fasilitas alternatif; 6. Mengevaluasi rencana fasilitas alternatif;

7. Memilih satu rencana fasilitas;

8. Mengimplementasikan rencana fasilitas; 9. Mengadaptasi rencana fasilitas.

Perancangan tata letak dengan menggunakan BLOCPLAN, dapat diuraikan yaitu:

1. Activity Relationship Chart (ARC)

Pendekatan kualitatif sistematis untuk mengatasi masalah pada tata letak fasilitas dengan alat Activity Relationship Chart(ARC) atau Peta Hubungan Kerja. Menurut Heragu bahwa Metode ini menghubungkan aktivitas-aktivitas secara berpasangan sehingga semua aktivitas akan diketahui tingkat hubungannya, sehingga dapat diketahui penting atau tidaknya kedekatan jarak antar ruangan atau departemen. Hubungan aktivitas dapat ditinjau dari sisi keterkaitan secara organisasi, keterkaitan aliran, keterkaitan lingkungan dan keterkaitan proses. ARC disusun berdasarkan alasan–alasan tertentu dan tingkat kepentingan yang

28

Rika Ampuh Hadiguna, Manajemen Operasi:Pendekatan Sistemذ,5.

42

A 1

A

O 1 U

1

U 1 U

A 1 I 1 U

1

U 2 U 1

E 1 U 1

3

A 1

A 3

3

4 Stasiun Kerja D

5 Stasiun Kerja E

6 Stasiun Kerja F 1 Stasiun Kerja A

2 Stasiun Kerja B

3 Stasiun Kerja C

disimbolkan dengan huruf A, I, E, O, U, dan X. Huruf-huruf tersebut menunjukkan aktivitas dari setiap stasiun kerja akan mempunyai hubungan secara langsung atau erat kaitannya dengan satu sama lain. Simbol-simbol yang seringdigunakan untuk menunjukkan derajat keterkaitan aktivitas adalah sebagai berikut:

A : Mutlak perlu (Absolutely necessary) E : Sangat penting (Especially important) I : Penting (Important)

O : Cukup/biasa (Ordinary) U : Tidak penting (Uninmportant) X : Tidak dikehendaki (Undesirable)

Dalam membuat ARC ini, perlu pula di di tambahkan dengan alasan untuk kedekatan antar ruangan.

Gambar 2.2

Contoh ARC dan Alasan Kedekatan

Sumber: Heragu, 2008

Langkah-langkah dalam menyusun diagram keterkaitan meliputi: code Reason

1 Bulky Material 2 Ease of Supervison 3 Safety

43

a. Menginventarisasi semua ruangan dan fasilitas.

b. Memasukan nomor kegiatan dari peta keterkaitan pada tiap kolom untuk memnunjukan derajat kedekatan dengan kegiatan.

c. Melanjutkan prosedur untuk setiap baris pada lembar kerja, sampai seluruh kegiatan tercatat.

d. Memasukan nama-nama kegiatan yang telah ditentukan dengan menggunakan formulir diagram kegiatan.

e. Mengalirkan angka-angka dari kolom-kolom lembar kerja ke sudut-sudut model kegiatan tadi dengan menggunakan formulir.

f. Memindahkan model kegiatan dari formulir.

g. Menyusun model kedalam sebuah diagram keterkaitan kegiatan. Pasangkan A terlebih dahulu, kemudian E dan seterusnya, dalam susunan paling sesuai.

h. Menyalin susunan terakhir ke atas kertas berkotak (diagram keterkaitan kegiatan).30

2. BLOCPLAN

Algoritma BLOCPLAN merupakan program perancangan fasilitas interaktif yang dikembangankan oleh Charles E. Donaghey dan Vanina F. Pire pada tahun 1991 di Universitas Houston. Program ini mengembangkan tata letak lantai tunggal ataupun ganda dan memiliki banyak fitur yang bermanfaat. Metode BLOCPLAN merupakan metode yang menggabungkan metode pembentukan dan metode perbaikan. Metode pembentukan digunakan untuk tata letak awal dan untuk perbaikannya dilakukan dengan menggunakan metode perbaikan.

Input data BLOCPLANmenggunakan data kualitatif yang diperoleh dari Activity Relation Chart (ARC) dan ukuran bangunan yang akan ditempati oleh fasilitas.

Gambar 2.3

44

Tampilan Muka BLOCPLAN SS For Windows 1.6

Sumber : Heragu, 2008

Gambar 2.4

45

Sumber : Heragu, 2008

BLOCPLAN dapat mengembangkan tata letak secara acak ataupun menggunakan algoritma pencarian yang otomatis. Pengguna juga diberikebebasan melakukan input departemen secara manual. Algoritma tata letak acak menghasilkan tata letak tanpa mempertimbangkan aliran atau interaksi antar departemen. Sedangkan algoritma pencarian otomatis menghasilkan tata letak awal yang acak menggunakan algoritma tata letak acak dan kemudian menggunakan perbaikan untuk menghasilkan tata letak yang baik. Pertukaran departemen terus berlanjut hingga didapatkan tata letak yang lebih baik. Kemudian prosedur tersebut akan berulang (maksimal sebanyak 20 kali pengulangan/interasi) dengan tata letak yang lebih baik.

Penggunaan softwareBLOCPLAN dilakukan dengan melakukan entry data ke softwareBLOCPLANfor windows. Langkah-langkah dalam melakukan entry data adalah sebagai berikut:

1. Membuka aplikasi bpwinss.exe. Aplikasi ini dapat berjalan dengan baik pada operating system microsoft windows apapun, baik windows 32 bit maupun 64 bit. Khusus windows 64 bit, harus melakukan registrasi visual basic 6 dengan file mshflxgd.ocx yang tersedia pada folder instalasi.

2. Pada menu utama, terdapat pilihan untuk melakukan load data problem yang sudah ada ataupun memulai baru dengan melakukan

120

16 10 ₆

13 12 17

15 14

1 8

4 2

5 3 9 7 ₁₁

Komunikasi. Ini menandakan bahwa Fakultas Dakwah dan

Komunikasi sudah menarapkan apa yang di gambarkan oleh Blocplan.

Gambar 5.3

Hasil Blocplan pada Fakultas Dakwah dan Komunikasi

Sumber : Blocplan

d. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik

Hasil analisis Blockplan seperti pada gambar 5.4, efisiensi luas

Fakultas Ekonomi dan Bisnis islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik dari 409.21 menjadi 340.66 meter persegi terjadi pengurangan

sebesar 16%. Untuk keterkaitan aktivitas antar ruangan dan alasan

hubungan menunjukkan hasil yang sesuai dengan kebutuhan akan

intensitas untuk berdekatan karena hasil dari blockplan

121

6

2 3 1

5 4 10 8

9 12

7

11 14 13

Gambar 5.4

Hasil Blocplan pada FEBI dan FISIP

Sumber : Blocplan

B. Saran

Terkait dengan penelitian ini, maka dirumuskan beberapa saran sebagai

berikut:

1. Segera mengaplikasikan tata letak yang direkomendasikan, mengingat tata

letak yang ada masih kurang efisien dalam hal kerja pegawai.

2. Mendukung tata letak yang baik dengan mekanisasi untuk meningkatkan

kecepatan pelayanan administrasi. Sebagai contoh adalah penggunaan dari

departemen satu ke departemen yang lain.

3. Mendukung tata letak yang baik dengan memiliki ruang-ruang yang

122

masalah kepadatan dan keterbatasan ruang. Sebagai contoh adalah

penggunaan meja workstation yang diberi sekat sekat yang mampu

bergerak naik dan turun. Sekat tersebut bergerak dengan sistem yang sama

pada jendela mobil (power window). Selain sekat yang mampu bergerak

naik dan turun meja kerja ini juga mampu memindahkan letak monitor ke

bawah meja dengan tujuan mengubah fungsi meja kerja ini menjadi meja

rapat

4. Meningkatkan pengaturan dan pengadministrasian berkas-berkas dengan

menambah lemari arsip atau tempat penyimpan berkas serta penempatan

perabotan mengingat pada tata letak yang ada saat ini, berkas-berkas dan

pemenpatan perabotan masih kurang tertata dengan baik.

5. Jika masih dimungkinkan, mengoptimalkan integrasi antar departemen

(cross-departmental integration) dengan cara menempatkan ruang dan

segala fasilitas proses pelayanan dengan tipe yang sama atau sejenis pada

tempat yang sama atau berdekatan. Selain itu, jumlah pemisah atau

dinding di dalam ruangan harus diminimalisir untuk mempermudah

DAFTAR PUSTAKA

Ariyanto, Ahmad Fajar. “ Desain Interior Hotel Syariahس, Fakultas Seni Rupa dan

Desain ISI Surakarta, Volume 3 No.2 (Desember, 2012).

Baki, Abdul “Mereka Yang Berkomitmen Untuk Fondasi Arsitektur Agama Islam Timur Tengahس 1989/04/08

Candra, Maeda Dicky. “Analisis Perancangan Ulang Tata Letak Fasilitas

Menggunakan Algoritma BLOCPLAN pada CV Bayu Mandiriس (“Skripsiس,--, Universitas Airlangga, Surabaya, 2015).

Gie, The Liang . Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta : Modern Liberty, 2000).

---. Administrasi Perkantoran Modern. (Yogyakarta: Modern Liberty, 2007).

---. Cara Belajar Yang Efisien. (Yogyakarta:Modern Liberty, 2002).

Hadiguna, Rika Ampuh. Manajemen Operasi : Pendekatan Sistem Untuk Efisiensi

Dan Efektivitas. (Jakarta : Bumi aksara,2008).

Heizer, Jay dan Barry Render. Manajemen Operasi (Operations Management),

Dwianoegrahwati Setyoningsih dan Indra Almahdy, edisi 8, (Jakarta : Salemba Empat, 2006).

Heragu, Sunderesh S. Facilities Design Third Edition. (New York: CRC Press, 2008).

Kamus Besar Bahasa Indonesia Online 2015 versi 1.8

Kementrian Agama Republik Indonesia. Al-Qur’an dan Tafsirnya (Edisi yang

Disempurnakan, jilid 4 (Jakarta: Widya Cahaya, 2011)

---. Al-Qur’an dan Tafsirnya (Edisi yang Disempurnakan, jilid 5 (Jakarta: Widya

Lidwa Pusaka i- Software-Kitab 9 Imam Hadist. Kitab Muslim Hadist No.1699

Lukiastuti, Fitri dan Hery Prasetya. Manajemen Operasi. (Yogyakarta : Media

Pressindo, 2009)

Mariam, Iis dan Ocvisarita Narasis. “Implementasi Tata Ruang Kantor Dalam Mewujudkan Produktivitas Kerja Pegawai Pada PT Telkomsel Seluler

(Telkomsel)س, Epigram, Vol 1 No. 1 (April, 2014).

Melynk, Steven A. Operation Management. (New York: A Value-Drivent Approach,

Irwin Mc Graw Hill, 2000).

Mills, Geoffrey et al. Manajemen Perkantoran Modern, Budiyanto. (Jakarta :

Binarupa Aksara, 1991).

Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran. (Yogyakarta: Kanisius, 2007).

Nurhasanah, Nunung dan Bima Prasetya Simawang. “Perbaikan Rancangan Tata

Letak Lantai Produksi di CV XYZس, Al-Azhar Indonesia Seri Sains

dan Teknologi, Vol 2 No 2 (September, 2013).

Sanjaya, Natta “Pengaruh efektifitas tata ruang kantor terhadap kinerja pegawai di Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Bantenس

(Skripsi- Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Banten 2011).

Sari, Niken Nurnovita “ Analisa Penataan ruang kantor tata usaha Dalam Mencapai

Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Kasus di Kantor Tata Usaha Dekanat

FKIP UNS Surakarta Tahun 2010)س (Skripsi- Universitas Sebelas Maret Surakarta 2011).

Sedarmayanti. Tata Kerja & Produktivitas Kerja. (Bandung: Mandar Maju,2009).

Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. (Surabaya:

Erlangga, 2007).

Syamsi, Ibnu. Efisiensi, Sistem, dan Prosedur Kerja (Edisi Revisi). (Yogyakarta:

Bumi Askara, 2007).

Tampubolon, Manahan P. Manajemen operasional (Operation Management).