Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Pengarsipan: Studi Kasus Fakultas Biologi UKSW

BAB III
PERANCANGAN SISTEM

3.1 Pengumpulan Kebutuhan
Setelah melalukan observasi, wawancara dan analisa
diketahui bahwa pelaksanaan proses pengarsipan masih
dilakukan secara manual yaitu arsip hanya disimpan di dalam
map dan rak buku.
Surat masuk
datang

dicatat dibuku
agenda surat
masuk

Surat masuk
diletakkan di
map/rak

Gambar 3.1 Proses pengarsipan surat masuk di Fakultas Biologi UKSW

Surat masuk ke Fakultas Biologi akan diarsipkan oleh
tata usaha dengan langkah awal yaitu mencatat dibuku
agenda surat masuk. Hal-hal yang dicatat di buku agenda
surat masuk meliputi tanggal surat datang/diterima ke tata
usaha, nomor surat, pengirim, tujuan dan keterangan dari
surat tersebut. Kemudian surat akan diletakkan di map/rak
yang sesuai dengan kategori surat.

17

18

Catat di buku
agenda surat
keluar

Buat nomor
surat

Buat surat

keluar

Kirim ke alamat
yang dituju
Cetak surat
Jadikan arsip

Letakkan di
map/rak

Gambar 3.2 Proses pembuatan surat keluar hingga proses pengarsipan di
Fakultas Biologi UKSW

Proses awal dalam pembuatan surat keluar di Fakultas
Biologi UKSW yaitu dengan membuat nomor surat sesuai
dengan format yang sudah ditentukan. Nomor surat yang
sudah dibuat akan dicatat di buku agenda surat keluar. Selain
nomor surat, tanggal pembuatan surat, pengirim, alamat yang
dituju serta keterangan dari surat juga perlu dicatat.
Kemudian barulah surat dibuat dan dicetak menjadi 2, satu

untuk dikirim ke alamat yang dituju dan yang satu untuk
diarsipkan dengan meletakkan surat di map/rak sesuai
dengan kategori surat.

19

3.2 Ruang Lingkup Aplikasi
3.2.1 Dekstop Application
Dekstop application merupakan aplikasi yang
menghubungkan pengguna dengan websevice dan
database yang memiliki fungsi sebagai berikut:
- Menambah, memperbaharui dan menghapus data
informasi arsip digital dan arsip digital itu sendiri.
- Mencari arsip digital.
- Melihat data informasi arsip digital dan arsip digital
itu sendiri.
- Mencetak agenda surat masuk atau surat keluar.
3.2.2 Report
Report diperlukan untuk memudahkan pengguna
dalam mencetak secara langsung agenda surat masuk

atau surat keluar.
a. Fungsi
Digunakan untuk menampilkan dan mencetak
agenda surat.
b. Fitur
- Dapat

langsung

mencetak

agenda

surat

berdasarkan beberapa kriteria antara lain: jenis
surat, kategori dan atau sub kategori surat, tanggal
surat dibuat, tanggal surat diterima (berlaku untuk
surat masuk), tanggal surat diinput ke sistem.

20

- Pengguna dapat melihat daftar surat-surat sesuai
kriteria yang sudah pengguna tentukan sendiri.

3.3 Konsep Perancangan Aplikasi
3.3.1 Gambaran Umum
Sistem

Informasi

Pengarsipan

merupakan

aplikasi pengarsipan dengan komputerisasi yang terdiri
atas module sebagai berikut :
1.

Business Library terdiri atas class-class yang

berisi

function/command

untuk

melihat,

menyimpan, mengubah, menghapus data dalam
database.
2.

Web Service sebagai penghubung antara bussiness
layer dengan user interface.

3.

Aplikasi Dekstop dirancang untuk digunakan oleh
dua pengguna, yaitu admin dan user. Semua data
yang ada pada aplikasi didapatkan dan disimpan di

database melalui web server, aplikasi ini juga
tidak menggunakan jaringan internet namun hanya
menggunakan jaringan lokal saja. Cara kerja dari
Sistem Informasi Pengarsipan yaitu admin atau
user

harus

melakukan

login

dengan

nama

pengguna(username) dan kata sandi (password)
yang telah ditentukan. Setelah berhasil melakukan
login, pengguna baru dapat menjalankan fitur-fitur

21

yang ada pada aplikasi sesuai dengan hak akses
(admin/user) yang sudah ditentukan.
3.3.2 Pengguna Aplikasi
Sistem Informasi Pengarsipan memiliki dua hak
akses yaitu hak akses sebagai admin dan user. Hak
akses admin diperuntukkan untuk pegawai tata usaha
dan hak akses user diperuntukkan untuk dosen pejabat.
Tabel 3.1 Tabel Fitur-fitur pada Admin & User

Admin
√

User
√

√

√

√

-

√

-

√

√

mengganti kata sandi

√

√

membuat nomor surat

√

√

Melihat atau mencetak agenda surat

√

√

√

-

Fasilitas/fitur
Melihat atau mencari data arsip
Mengelola (insert, update, delete)
data arsip
melihat aktivitas yang sudah

dilakukan user
mengelola (insert, update, delete)
data daftar pengguna
mengelola (insert dan atau update)
profil

Mengelola (insert, update, delete)
kategori/ sub kategori arsip

22

3.4 Perancangan Antar Muka Aplikasi
Perancangan antar muka aplikasi Sistem informasi
Pengarsipan berbasis dekstop sebagai berikut:
3.4.1 Form Login (T2)
Login

SIP

Sistem Informasi
Pengarsipan
LOGIN

Nama Pengguna

Kata Sandi

Lihat Kata Sandi
Masuk

Gambar 3.3 Rancangan form login

 Pada tampilan ini terdapat dua textbox yang masingmasing berisi nama pengguna (username) dan kata
sandi (password) pengguna aplikasi.
 Pada checkbox “Lihat Kata Sandi”, jika di centang
maka kata sandi yang semula * akan menampilkan kata
sandi yang sesungguhnya.
 Pada Tombol yang bertuliskan “Masuk” berfungsi
untuk masuk ke aplikasi jika nama pengguna
(username) dan kata sandi (password) valid.
 Tombol

digunakan untuk keluar dari aplikasi.

23

3.4.2 Form Menu Utama User (T1)
Form Menu Utama

Informasi
Pengarsipan
SIP Sistem
Arsip

Buat Nomor Surat

Cari Arsip

(nama pengguna)

Petunjuk

ToolStripMenuItem

Profil

Agenda Surat

Ganti kata sandi

Cari Berdasarkan:

Keluar

No. Surat
(textbox)

Jenis_ Kode
Kode
Kata
No_Arsip Tanggal Tanggal
Pengirim Penerima
Kategori
Sub Kategori
Keterangan Loker
dibuat diterima
Surat Kategori
Sub Kategori
Kunci

Pengirim
(textbox)
Alamat yang dituju/ Penerima
(textbox)
Pengirim
(textbox)
Surat Masuk

Surat Keluar

Lain-lain

Kategori
(combobox)
Sub Kategori
(combobox)

Kata Kunci
(textbox)
Keterangan
(textbox)

Tanggal Pembuatan Arsip/Surat
(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat diterima
(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem
(datetimepicker)
Cari

Tambah Baru Arsip

Hapus Semua

Wednesday, 31 May 2017

Gambar 3.4 Rancangan menu utama untuk user

 Pengguna yang memiliki hak akses sebagai user,
setelah berhasil login maka akan tampil tampilan menu
awal seperti pada gambar 3.4.
 Pada tabcontrol1 terdiri atas tiga tabpages yaitu: arsip,
Buat Nomor Surat dan Petunjuk. Tabpage “Arsip”
sebagai active tab ketika form pertama kali tampil.

SIP

Sistem Informasi
Pengarsipan

Arsip

Buat Nomor Surat

Cari dan Lihat Arsip

Petunjuk

Agenda Surat

Gambar 3.5 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 & tabcontrol2

24

 Didalam tabpage “Arsip” terdapat tabcontrol2 yang
terdiri atas dua tabpages yaitu: Cari dan Lihat Arsip,
Agenda Surat.
 Tabpage “Cari dan Lihat Arsip” digunakan untuk
mencari dan melihat arsip-arsip digital yang tersimpan
pada database.
 Tabpage “Agenda Surat” digunakan untuk melihat dan
mencetak agenda surat masuk atau surat keluar.
Arsip
Cari Arsip

Buat Nomor Surat

Petunjuk

Agenda Surat

Cari Berdasarkan:
No. Surat
(textbox)

Jenis_ Kode
Kode
Kata
No_Arsip Tanggal Tanggal
Pengirim Penerima
Kategori
Sub Kategori
Keterangan Loker
dibuat diterima
Surat Kategori
Sub Kategori
Kunci

Pengirim
(textbox)
Alamat yang dituju/ Penerima
(textbox)

Pengirim
(textbox)
Surat Masuk

Surat Keluar

Lain-lain

Kategori
(combobox)

Sub Kategori
(combobox)
Kata Kunci
(textbox)
Keterangan
(textbox)
Tanggal Pembuatan Arsip/Surat
(datetimepicker)

Tanggal Arsip/ Surat diterima
(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem
(datetimepicker)

Cari

Tambah Baru Arsip

Hapus Semua

Gambar 3.6 Rancangan tabpages “Cari dan Lihat Arsip”

 Pada tabpages “Cari dan Lihat Arsip” terdapat tombol
“Cari” berfungsi untuk melakukan pencarian arsip
berdasarkan kriteria-kriteria yang tersedia dan hasil
pencarian akan tampil pada datagridview.
 Tombol

“Tambah

baru

arsip”

berfungsi

untuk

memanggil form “Arsip detail” guna menambah arsip
digital baru.

25

 Tombol “Hapus semua” berfungsi untuk menghapus
semua arsip-arsip yang ada pada datagridview.
Arsip

Buat Nomor Surat

Cari dan Lihat Arsip

Petunjuk

Agenda Surat

Agenda Surat
Surat Masuk

Surat Keluar

Kategori
(combobox)

Sub Kategori
(combobox)
Tanggal Pembuatan Arsip/Surat
(datetimepicker)
(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat diterima
(datetimepicker)
(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem
(datetimepicker)
(datetimepicker)
Lihat

(Crystal Report Viewer)

Wednesday, 31 May 2017

Gambar 3.7 Rancangan tabpages “Agenda Surat”

 Tombol “Lihat” berfungsi untuk menampilkan agenda
surat masuk atau surat keluar pada crystal report
viewer yang kemudian dapat dicetak.

26

Form Menu Utama

SIP

Sistem Informasi
Pengarsipan

Arsip

Buat Nomor Surat

Petunjuk

Nomor Surat
Pengirim
Jabatan

(textboxt)

Nama

(textboxt)

Alamat yang dituju/ Penerima
Internal UKSW
Kepada

Eksternal UKSW

No. Surat

(textboxt)

Kategori
(combobox)

+

Sub Kategori
(combobox)

√

x

+

Kata Kunci
(textbox)
Keterangan

(textbox)

Cek

Wednesday, 31 May 2017

Gambar 3.8 Rancangan tabpages “Buat Nomor Surat”

 Page “Buat Nomor Surat” berfungsi untuk membuat
nomor surat dari Fakultas Biologi baik di internal
fakultas atau universitas ataupun eksternal universitas
agar memiliki keseragaman format nomor surat dan
terhindar dari kesalahan pengkodean yang ada pada
format nomor surat.
 Tombol “Cek” berfungsi untuk mengecek nomor surat
yang siap untuk dipakai.
 Tombol

√

berfungsi untuk menyimpan nomor surat

yang sudah dipakai.
 Tombol

x

berfungsi

untuk

membatalkan

penggunaan nomor surat yang akan digunakan dan

27

melakukan reset data pada semua toolbox yang ada
pada tabpage “Buat Nomor Surat”.
 Tombol

+

digunakan untuk menambah kategori.

Informasi
Pengarsipan
SIP Sistem
Arsip

Buat Nomor Surat

Petunjuk

Pendahuluan
Sistem Informasi Pengarsipan (SIP) merupakan Aplikasi berbasis dekstop yang
digunakan untuk mengarsipkan surat - surat dalam bentuk softfile (Hasil Scan)
dengan memanfaatkan teknologi Informasi.

Gambar 3.9 Rancangan pada tabpages “Petunjuk”

 Tabpages “Petunjuk” berisi berisi penjelasan mengenai
Sistem

Informasi

penggunaan aplikasi.

Pengarsipan

serta

petunjuk

28

3.4.3 Form Menu Utama Admin (T1)
Form Menu Utama

Informasi
Pengarsipan
SIP Sistem
Arsip
Cari Arsip

Buat Nomor Surat
Agenda Surat

Kelola Pengguna

(nama pengguna)

Petunjuk

ToolStripMenuItem

Profil

Pengaturan Arsip

Ganti kata sandi

Cari Berdasarkan:

Keluar

No. Surat
(textbox)

Jenis_ Kode
Kode
Kata
No_Arsip Tanggal Tanggal
Pengirim Penerima
Kategori
Sub Kategori
Keterangan Loker
dibuat diterima
Surat Kategori
Sub Kategori
Kunci

Pengirim
(textbox)
Alamat yang dituju/ Penerima
(textbox)
Pengirim
(textbox)
Surat Masuk

Surat Keluar

Lain-lain

Kategori
(combobox)
Sub Kategori
(combobox)

Kata Kunci
(textbox)
Keterangan
(textbox)

Tanggal Pembuatan Arsip/Surat
(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat diterima
(datetimepicker)
Tanggal Arsip/ Surat dimasukkan disistem
(datetimepicker)
Cari

Tambah Baru Arsip

Hapus Semua

Wednesday, 31 May 2017

Gambar 3.10 Rancangan menu utama untuk admin

Setelah pengguna yang memiliki hak akses sebagai admin
berhasil login akan tampil form seperti pada Gambar 3.10.
Keterangan:
 Pada tabcontrol1 terdiri atas empat tabpages yaitu:
arsip, Buat Nomor Surat, Kelola Pengguna dan
Petunjuk. Tabpage “Arsip” sebagai active tab ketika
form pertama kali tampil.
 Tabpage “Buat Nomor Surat” dan “Petunjuk” pada
menu admin memiliki fungsi dan cara kerja yang sama
seperti pada menu user.

29

SIP

Sistem Informasi
Pengarsipan

Arsip

Buat Nomor Surat

Cari dan Lihat Arsip

Kelola Pengguna

Agenda Surat

Petunjuk

Pengaturan Arsip

Gambar 3.11 Rancangan tabpages pada tabcontrol1 & tabcontrol2

 Didalam tabpage “Arsip” terdapat tabcontrol2 yang
terdiri atas tiga tabpages yaitu: Cari dan Lihat Arsip,
Agenda Surat, Pengaturan Arsip.
 Tabpage “Cari dan Lihat Arsip” dan “Agenda Surat”
pada menu admin memiliki cara kerja dan fungsi yang
sama seperti menu pada user.
Arsip

Buat Nomor Surat

Cari dan Lihat Arsip

Kelola Pengguna

Agenda Surat

Petunjuk

Pengaturan Arsip

Data Kategori:
Kategori
(combobox)

Daftar Sub Kategori
Kode Sub Kategori

Sub Kategori

Detail

Deskripsi

Kode Kategori :

(textboxt)

Kategori :

(combobox)

Kode Sub Kategori :

(textboxt)

Sub Kategori :

(textbox)

Deskripsi :

(Datagridview)

(textbox)

Bersihkan

Edit Kategori

Edit Sub Kategori

Hapus Sub Kategori

Hapus Semua Sub Kategori

Groupbox

Wednesday, 31 May 2017

Gambar 3.12 Rancangan tabpages “Pengaturan Arsip”

Simpan

30

 Button “Edit Kategori” berfungsi untuk memanggil
form “EditKategori” yang digunakan untuk mengubah
kode kategori atau nama kategori.
“Edit

 Button

Sub

Kategori”

berfungsi

untuk

memindahkan data data dari sub kategori yang sudah
dipilih pengguna ke dalam toolbox-toolbox yang sesuai
didalam groupbox.
 Button

“Hapus

Sub

Kategori”

berfungsi

untuk

menghapus data sub kategori yang dipilih pada
datagridview.
 Button “Hapus Semua Sub Kategori” berfungsi untuk
menghapus semua data sub kategori yang ada pada
datagridview.
 Button “Bersihkan” berfungsi menghapus semua data
yang ada pada textbox dan reset data pada combobox
yang ada pada groupbox.
 Button “Simpan” berfungsi untuk menyimpan data ke
database.

31

SIP
Arsip

Sistem Informasi
Pengarsipan
Buat Nomor Surat

Aktivitas Pengguna

Kelola Pengguna

Petunjuk

Pengaturan Pengguna
Tanggal Aktivitas Keterangan Lihat Arsip

Nama Pengguna

Lihat Arsip

(Datagridview)

Wednesday, 31 May 2017

Gambar 3.13 Rancangan tabpage “Kelola Pengguna”

 Pada tabpage “Kelola Pengguna” terdapat 2 tabpage
yaitu: Aktivitas Pengguna dan Pengaturan Pengguna.
 Pada

tabpage

“Aktivitas

Pengguna”

terdapat

datagridview yang berfungsi untuk menampilkan
aktivitas-aktivitas para pengguna dala mengelola arsip
(log transaction).

32

Arsip

Buat Nomor Surat

Aktivitas Pengguna

Kelola Pengguna

Petunjuk

Pengaturan Pengguna

Data Pengguna

Profil Pengguna
Nama Lengkap Pengguna

Nama Pengguna

(textbox)

Hak Akses

Jabatan
(textbox)
Golongan
(textbox)
Alamat
(textbox)
Tanggal Lahir
(textbox)

(Datagridview)

(PictureBox)

No. Telpon
(textbox)
E-mail
(textbox)

Tambah

Edit

Hapus

Wednesday, 31 May 2017

Gambar 3.14 Rancangan tabpage “Pengaturan Pengguna”

 Pada

tabpage

“Pengaturan

Pengguna”

terdapat

datagridview yang digunakan untuk menampilkan
nama-nama pengguna (username) beserta hak aksesnya
(admin/user).
 Jika baris yang berisi nama pengguna (username)
beserta hak aksesnya (admin/user) pada datagridview
di klik maka akan menampilkan profil pengguna yang
meliputi: nama lengkap pengguna, jabatan, golongan,
alamat, tanggal lahir, no. Telpon, e-mail serta foto.
 Tombol
“Account

Tambah

digunakan untuk memanggil form

Pengguna”

yang

berfungsi

menambahkan account pengguna baru.

untuk

33

 Tombol

Edit

digunakan untuk memanggil form

“Account Pengguna” yang berfungsi untuk mengubah
account pengguna.
 Tombol

Hapus

digunakan untuk menghapus account

pengguna.
3.4.4 Form “Arsip_detail” (T3)
Arsip_detail

Detail Arsip
No. Surat
(textbox)

Preview Arsip

Softfile Arsip
(textbox)

Pengirim
(textbox)

Cari file

Jenis Surat
Surat Masuk

Alamat yang dituju/ Penerima
(textbox)

Surat Keluar

Lain-lain

Kata Kunci
(textbox)

Pengirim
(textbox)
Kategori

PictureBox

Keterangan
(textbox)

(combobox)

Lokasi penyimpanan hardfile Arsip
(textbox)

Sub Kategori
(combobox)
Tanggal Arsip/ Surat diterima
(datetimepicker)
Tanggal Pembuatan Arsip/Surat
(datetimepicker)

Batal

Simpan

Gambar 3.15 Rancangan form “Arsip_detail”

 Form “Arsip_detail” digunakan sebagai menambah
data arsip baru ke database atau mengubah data arsip
yang tersimpan di database.
 Tombol

Batal

digunakan menutup form

tanpa

melakukan penyimpanan data.
 Tombol

Simpan

digunakan untuk menyimpan data ke

database, baik itu data baru atau pun data yang diubah.

34

3.4.5 Form “EditKategori” (T4)
EditKategori
Pilh kategori yang akan diubah
(combobox)

Kode kategori baru

(textbox)

kategori baru

(textbox)
Ubah

Simpan

Gambar 3.16 Rancangan form “editKategori”

 Form “EditKategori” digunakan untuk menampung
data yang akan diubah.
 Tombol

Ubah

digunakan untuk penyimpan data

yang diubah ke database.
 Tombol

Batal

digunakan untuk menutup form tanpa

melakukan perubahan data.
3.4.6 Form “TambahBaru_Kategori” (T5)
TambahBaru_Kategori
Detail
Kode Kategori :

(textboxt)

Kategori :

(combobox)

Kode Sub Kategori :

(textboxt)

Sub Kategori :

(textboxt)

Deskripsi :
(textbox)

Tutup

Simpan

Gambar 3.17 Rancangan form “TambahBaru_Kategori”

35

 Form

“TambahBaru_Kategori”

digunakan

untuk

menampung data kategori atau sub kategori baru untuk
disimpan ke database.
 Tombol

Simpan

digunakan untuk penyimpan data

yang diubah ke database.
 Tombol

Tutup

digunakan untuk menutup form

tanpa melakukan perubahan data.
3.4.7 Form “Account Pengguna” (T6)
Account_Pengguna

SIP

Sistem Informasi
Pengarsipan
Account Pengguna

Nama Pengguna
(textboxt)
Nama Lengkap Pengguna
(textboxt)
Kata Sandi
(textboxt)
Hak Akses
(combobox)
Simpan
Tutup

Gambar 3.18 Rancangan form “Account_Pengguna”

 Form

“Account_Pengguna”

digunakan

untuk

menampung data baru untuk disimpan ke database atau
data yang akan diperbaharui.

36

 Tombol

Simpan

digunakan untuk menyimpan data

baru atau memperbaharui data ke database.
 Tombol

Tutup

digunakan untuk menutup form

tanpa melakukan perubahan atau penyimpanan data ke
database.
3.4.8 Form “Ubah_KataSandi” (T7)
Ubah_KataSandi

SIP

Sistem Informasi
Pengarsipan

Ubah Kata Sandi
Kata Sandi Baru

Ulangi Kata Sandi Baru

Lihat Kata Sandi
Simpan

Tutup

Gambar 3.19 Rancangan form “Ubah_KataSandi”

 Form “Ubah_KataSandi” digunakan untuk megubah
kata sandi pengguna.

37

3.4.9 Form “Preview_Arsip” (T8)
Preview_Arsip

SIP

Sistem Informasi
Pengarsipan

Preview

Gambar 3.20 Rancangan form “Preview_Arsip”

 Form “Preview_Arsip” digunakan untuk melihat arsip
yang berupa gambar yang berekstensi: bmp, jpg, jpeg
dan png.

38

3.4.10 Form “Profil” (T9)
Profil

SIP

Sistem Informasi
Pengarsipan

Profil Pengguna
Nama Lengkap Pengguna
(textbox)

Jabatan
(textbox)
Golongan
(textbox)
Alamat
(textbox)
Tanggal Lahir

(PictureBox)

No. Telpon
(textbox)
E-mail
(textbox)

Unggah Foto
Simpan

Gambar 3.21 Rancangan form “Profil”

 Form “Profil” digunakan untuk melihat data pengguna
serta memperbaharui data jika diperlukan.

39

3.4.11 Jaringan Semantik Tampilan

Kembali

T9

T8

Kembali
lihat

T3

Input

T1

T4

Kembali

Kembali

T7

Menu ut ama

T2

T5

Keterangan:
T1 : Tampilan Menu utama
T2 : Tampilan form Login
T3 : Tampilan form Arsip_detail
T4 : Tampilan form editKategori
T5 :Tampilan form
TambahBaru_Kategori
T6 :Tampilan form Account_Pengguna
T7: Tampilan form Ubah_KataSandi
T8 : Tampilan form Preview_Arsip
T9 : Tampilan form Profil

T6
Gambar 3.22 Jaringan Semantik Tampilan Aplikasi Sistem Informasi
Pengarsipan untuk hak akses admin

Input

T3

Input

T1

Kembali

Lihat

Kembali

Kembali

T6

Menu ut ama

Kembali

T2

T4

Keterangan:
T1 : Tampilan Menu utama
T2 : Tampilan form Login
T3 : Tampilan form Arsip_detail
T4 : Tampilan form Ubah_KataSandi
T5 : Tampilan form Preview_Arsip
T6 : Tampilan form Profil

T5
Gambar 3.23 Jaringan Semantik Tampilan Aplikasi Sistem Informasi
Pengarsipan untuk hak akses user

40

3.5. Perancangan Proses Bisnis
3.5.1. UML (Unified Modelling Language )
UML adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi
standar untuk visualisasi, merancang, membangun,
memspesifikasikan dan mendokumentasikan sistem
peranti lunak berbasis object oriented. UML pada
sistem yang dibangun ini terdiri dari use case diagram,
flowchart dan activity diagram.
3.5.1.1. Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas
yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case
merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan
sistem.

menambah
mengubah

melihat/ mencari

data arsip
mengelola data arsip

menghapus



mengelola profil





menambah






mengganti kata sandi

mengubah




membuat nomor surat

user

melihat agenda surat

Gambar 3.24 Use case diagram aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan
dengan hak akses sebagai user

41

mengubah
menambah

menghapus






mengelola data arsip
melihat/ mencari
data arsip

melihat aktivitas yang
sudah dilakukan
pengguna

menambah


mengubah



mengelola data daftar pengguna







menghapus



mengelola profil







mengganti kata sandi



menambah






admin

membuat nomor surat

mengubah



melihat agenda surat
Mengelola kategori/
sub kategori arsip

Gambar 3.25 Use case diagram aplikasi Sistem Informasi
Pengarsipan dengan hak akses sebagai admin

Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan berbasis
dekstop dirancang menggunakan akses login pengguna,
karena tidak diperuntukkan semua orang melainkan
hanya untuk pegawai tata usaha dan dosen. Aplikasi ini
memanfaatkan fitur dari web service agar dapat diakses
dikantor tata usaha dan kantor dosen.
3.5.1.2. Flowchart Proses Pengarsipan
Flowchart adalah bagan

atau chart yang

menunjukkan alir atau flow di dalam program atau
prosedur sistem secara logika.

42

mulai

Input nama
pengguna
dan kata
sandi

tidak

Nama pengguna dan
kata sandi sudah benar?

ya

login

Menu Utama,
Data arsip
tampil

Input arsip baru

Ubah data arsip

Hapus arsip

Scan surat

Cari arsip

Pilih kategori
tidak
Input kata kunci

Selesai scan?

ya

Input data

tidak
Selesai input
data?

ya

simpan

selesai

Gambar 3.26 Proses pengarsipan, ubah data arsip, hapus arsip dan pencarian
arsip

43

3.5.1.3. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alur
aktivitas dalam sistem

yang sedang dirancang,

bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang
mungkin terjadi, dan bagaimana berakhir.

44

Pengguna

Windows Aplication

Web service

Membuka Aplikasi
Menampilkan form
login
Input username dan
password

cek apakah ada yang
kosong
tidak
ya

mengirim data
username dan
password
menerima data

memproses data

valid
Tidak
valid

mengirim error
message

menampilkan error
message

Phase

Menampilkan form
menu utama

Gambar 3.27 activity diagram, proses login

45

3.6. Perancangan Basis Data
Tabel beserta relasi yang digunakan dalam Aplikasi
Sistem Informasi Pengarsipan berbasis Dekstop:

Gambar 3.28 Rancangan basis data

Deskripsi Tabel:
a. Tabel HakAkses_Detail
- Merupakan tabel yang berisikan field ID_HakAkses,
Hak_Akses, Deskripsi yang berfungsi untuk menyimpan
data hak akses.
- ID_HakAkses menjadi primary key atau kode unik yang
memiliki relasi dengan table login_Pengguna.
- Hak_Akses berisi Admin dan user.

46

- Deskripsi merupakan penjelasan singkat tentang hak akses
admin dan user.
b. Tabel Login_Pengguna
Merupakan

tabel

yang

berisikan

ID_Pengguna,

Nama_Pengguna, Kata_Sandi, ID_HakAkses yang befungsi
agar pengguna dapat login ke aplikasi.
c. Tabel Profil_Pengguna
Merupakan

tabel

yang

berisikan

ID_Pengguna,

Nama_Lengkap, Jabatan, Golongan, Alamat, Tanggal_Lahir,
Telp, Mail, Foto yang berfungsi untuk menampung profil
pengguna yang meliputi: nama lengkap, jabatan, golongan,
alamat, tanggal lahir, nomor telpon, e-mail serta foto diri.
d. Tabel Aktivitas_Pengguna
Merupakan
ID_Pengguna,

tabel
ID_Arsip,

yang

berisikan

Tanggal,

ID_Aktivitas,

Keterangan.

Tabel

Aktivitas_Pengguna berfungsi untuk menyimpan/ menampung
data aktivitas pengguna yang meliputi: insert, update dan
delete arsip.
e. Tabel No_Surat
- Merupakan tabel yang berisikan ID_Surat, ID_Jabatan,
Jabatan yang berfungsi untuk menyimpan/menampung
kode untuk pejabat struktural.
- ID_Surat merupakan primary key/kode unik.
- ID_Jabatan adalah kode untuk masing masing jabatan
dimana setiap jabatan akan memiliki kode yang berbeda.

47

ID_Jabatan digunakan sebagai salah satu kode dalam
format nomor surat.
- Field Jabatan merupakan keterangan dari ID_Jabatan atau
kode jabatan.
f. Tabel Kategori_Detail
Merupakan

tabel

yang

berisikan

ID_Kategori,

kode_Kategori, kategori, kode_subKategori, sub_Kategori,
Deskripsi

yang

berfungsi

untuk

menampung

daftar

kode_Kategori, kategori, kode_subKategori, sub_Kategori,
Deskripsi..
g. Tabel Info_Arsip
- Merupakan tabel yang berisikan ID_Arsip, No_Surat,
TanggalArsip_dibuat,
Penerima,

TanggalArsip_diterima, Pengirim,

Jenis_surat,

ID_Kategori,

kata_kunci,

keterangan, loker, tanggalArsip_diinput, Arsip_digital,
filename dan filetype.
- Tabel Info_Arsip berfungsi untuk menyimpan arsip digital
berserta informasinya dan ketetangan arsip digital.
- Field loker merupakan field tempat hardfile arsip digital
disimpan.
- Arsip_digital adalah field untuk hasil dari convert arsip
digital dalam bentuk ke dalam bentuk binary.
h. Tabel Recycle_Bin
- Berisikan

ID_Arsip,

No_Surat,

TanggalArsip_dibuat,

TanggalArsip_diterima, Pengirim, Penerima, Jenis_surat,

48

ID_Kategori,

kata_kunci,

keterangan,

loker,

tanggalArsip_diinput, Arsip_digital, filename dan filetype.
- Tabel Recycle_Bin memiliki fungsi yang sama seperti
recycle bin pada windows explorer yaitu untuk menampung
data yang dihapus dari tabel Info_Arsip.

3.7. Model Distribusi Aplikasi

Basis data

Web server

user

admin

Gambar 3.29 Arsitektur Sistem

Aplikasi ini dapat diakses oleh beberapa layer
pengguna seperti pada gambar 3.29. Arsip yang tersimpan di

49

dalam basis data dikelola dalam web server dan bisa diakses
oleh admin dan user melalui dekstop application.
Server
Internet Information
Server

Client 1

SQL Server Database

Paket Business Library

Paket Data Access

Client 2

Gambar 3.30 Pendistribusian Aplikasi

Dalam

praktek,

pendistribusian

aplikasi

Sistem

Informasi Pengarsipan sebagai berikut:
 Aplikasi client berbasis dekstop di install ke setiap
workstation.
 Komponen-komponen dalam paket business library dan
paket data access ditempatkan dalam satu server.
Kebutuhan dalam komputer client sebagai berikut:
Sistem operasi windows 7 atau 10.
Kebutuhan dalam komputer server sebagai berikut:
 Sistem operasi windows 7 atau 10.
 Internet Information Server (IIS).
 Microsoft SQL Server 2008.
 Microsoft Visual Studio 2010.

50

Database web
server

Ruang Ketua
Program Studi

Ruang Dekan &
wakil Dekan

Kantor TU

Gambar 3.31 Skema Rencana Penempatan Aplikasi

Aplikasi dekstop dengan hak akses admin akan
diletakkan di kantor tata usaha (TU) karena pegawai TU
merupakan pengguna yang ditunjuk sebagai pengguna
dengan hak akses admin. Pada bagian TU dibutuhkan satu
buah komputer dan satu buah printer.
Aplikasi dekstop dengan hak akses user

akan

diletakkan di kantor dosen yang menjabat sebagai dekan,
wakil dekan dan ketua program studi. Pada bagian ruang
dekan & wakil dekan dan ruang ketua program studi
dibutuhkan satu buah komputer dan satu buah printer pada
masing masing ruang.