Proyek Perubahan Diklat Pim Tk. IV

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN
PENYUSUNAN PEDOMAN LAYANAN KONSULTASI ARAH
PENGEMBANGAN KOTA YANG BERWAWASAN LINGKUNGAN
YANG DIAJUKAN OLEH MASYARAKAT

Oleh :
IDA WARASTUTI
NIP. 19760214 199503 2 001

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV
PEMERINTAH PROVINSI RIAU
DILINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS
ANGKATAN III TAHUN 2014
KERJASAMA
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI RIAU
DENGAN
BADAN DIKLAT PEGAWAI KAB. BENGKALIS

RENCANA AKSI PERUBAHAN
(Project Charter)

1.0

IDENTITAS PROYEK

Nama

Penyusunan Pedoman Layanan Konsultasi
Arah

Pengembangan

Kota

Yang

Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan
Oleh Masyarakat
Deskripsi

-

Setiap orang yang akan mendirikan
bangunan gedung wajib mendapatkan
layanan konsultasi arah pengembangan
kota dari Pemerintah Daerah. Layanan
konsultasi

tersebut

memberikan

dalam

bentuk

informasi

rencana

kabupaten.

-

Untuk

memudahkan

aparatur

dalam

memberikan layanan konsultasi perlu
dibuat suatu pedoman yang menjadi
panduan dalam memberikan informasi
rencana kabupaten. Dalam pedoman
layanan konsultasi antara lain memuat
ketentuan-ketentuan tentang :


Fungsi bangunan gedung yang
dapat

dibangun

pada



bersangkutan;



gedung yang diizinkan;

lokasi

Ketinggian maksimum bangunan

Jumlah lantai bangunan gedung
dibawah

tanah

dan

koefisien

tapak bangunan yang diizinkan;

2



Garis sempadan dan jarak bebas
minimum bangunan gedung yang



diizinkan



diizinkan;



diizinkan;



wajibkan;


-

Koefisien dasar bangunan yang

Koefisien lantai bangunan yang

Koefisien

daerah

hijau

yang

Jaringan utilitas kota; dan
Keterangan lainnya yang terkait

Dalam memperoleh layanan konsultasi
tersebut setiap masyarakat mengajukan
surat permohonan kepada Dinas Tata
Kota, Tata Ruang dan Pemukiman
Kabupaten

Bengkalis

sesuai

format

yang ada, berdasarkan permohonan
tersebut Dinas Tata Kota, Tata Ruang
dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis
menerbitkan surat keterangan rencana
kabupaten

sesuai

dengan

lokasi

pemohon.

Sponsor

Nama : SUGENG SANTOSO, S.T
Jabatan : Kepala Bidang Tata Kota

Project Leader

Nama : IDA WARASTUTI
Jabatan : Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota

Sumber Daya Tim

a. Sumber Daya
Manusia

1. Kepala Dinas
2. Sekretaris
3. Kepala Bidang

3

Tata Ruang
4. Kepala Seksi
Pengendalian
Tata Ruang

5. Kepala Bidang
Tata Bangunan
6. Kepala Sub
Bagian
Penyusunan
Program
7. Staf Seksi
Pelayanan Tata
Kota
8. Staf Sekretariat
b. Purundangundangan

Seluruh peraturan
perundang-undangan
yang diperlukan
untuk menjadi dasar
hukum pelaksanaan
proyek perubahan

c. Sarana dan

prasarana

Sarana yang tersedia
dalam menunjang
proyek perubahan
seperti ruang rapat
dan printer.

d. Anggaran

Anggaran dibutuhkan
untuk membiayai
semua tahapan
pelaksanaan proyek
perubahan

4

2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis
dibentuk atas dasar Peraturan Daerah Nomor 03 Tahun 2012
tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah. Struktur organisasi
Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis
terdiri Sekretariat yang membawahi 3 (tiga) sub bagian, Bidang Tata
Kota, Bidang Tata Bangunan, Bidang Pemukiman dan Pengendalian
Lingkungan dan Bidang Tata Ruang yang masing-masing Kepala
Bidang membawahi 3 (tiga) Seksi. Seksi Pelayanan Tata Kota
berada

pada

Bidang

menyelenggarakan,
koordinasi,

Tata

Kota

melaksanakan,

pembinaan,

perencanaan,

yang

mempunyai

tugas

penyiapan,

kebijakan,

pelayanan,

pengadilan,

pengawasan dan evaluasi serta pelaporan bidang Tata Kota,
sedangkan salah satu fungsi Bidang Tata Kota adalah pelaksanaan
pelayanan, pengadilan dan pengawasan dan penataan kota.
Untuk melaksanakan fungsi pelayanan, Kepala Bidang Tata Kota
dibantu oleh Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota yang mempunyai
tugas pemberian pelayanan konsultasi arah pengembangan kota
yang berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat,
swasta dan instansi terkait sebagaimana diatur dalam Peraturan
Bupati Bengkalis Nomor 69 Tahun 2012 tentang Tugas Pokok dan
Fungsi serta Rincian Tugas pada Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan
Pemukiman Kabupaten Bengkalis.
Berdasarkan kondisi yang ada pelaksanaan tugas pemberian
pelayanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan
lingkungan yang diajukan oleh masyarakat, swasta dan instansi
terkait belum terlaksana dengan baik sehingga masyarakat belum
dapat menikmati jasa layanan tersebut. Layanan konsultasi arah
pengembangan kota dimaksudkan agar masyarakat mendapat
informasi tentang rencana kabupaten dalam rangka pelaksanaan
pembangunan.

5

Informasi ini biasanya dibutuhkan pada saat masyarakat akan
mendirikan bangunan gedung, sehingga pendirian bangunan gedung
tersebut tidak menyalahi peraturan dan ketentuan yang berlaku yang
berakibat pada pembongkaran. Selama ini keterangan rencana
kabupaten tidak pernah diberikan secara tertulis dalam bentuk surat
keterangan rencana kabupaten namun sebagian isi keterangan
tercantum dalam berita acara pemeriksaan dokumen rencana teknis
izin mendirikan bangunan gedung. Belum dilaksanakannya layanan
konsultasi tentang keterangan rencana kabupaten disebabkan belum
adanya regulasi yang mengatur tentang kewajiban pemerintah
Daerah memberikan keterangan rencana kabupaten.
Peraturan yang mengatur tentang kewajiban Pemerintah Daerah
memberikan keterangan rencana kabupaten adalah Undang-Undang
Nomor 28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung dan Peraturan
Pemerintah Nomor 36 Tahun 2005 tentang Peraturan Pelaksanaan
Undang-undang Nomor 28 Tahun 20002 tentang Bangunan Gedung.
Namun

untuk

melaksanakan

peraturan

perundang-undangan

tersebut di daerah, Pemerintah Daerah diwajibkan untuk membuat
Peraturan Daerah tentang Bangunan Gedung. Berdasarkan amanat
Undang-undang tersebut Pemerintah Kabupaten Bengkalis melalui
Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis
telah menyusun Rancangan Peraturan Daerah tentang Bangunan
Gedung yang salah satu pasalnya memuat tentang kewajiban
Pemerintah Kabupaten Bengkalis memberikan keterangan rencana
kabupaten kepada masyarakat yang akan mendirikan bangunan.
Rancangan

Peraturan

Daerah

tentang

Bangunan

Gedung

direncanakan ditetapkan menjadi Peraturan Daerah pada tahun
2014.

6

Layanan

konsultasi

dilaksanakan

keterangan

setelah

Rancangan

rencana

kabupaten

Peraturan

Daerah

harus
tentang

Bangunan Gedung disahkan menjadi Peraturan Daerah. Agar
aparatur Seksi Pelayanan Tata Kota dapat memberikan keterangan
rencana kabupaten dengan baik perlu dibuat suatu pedoman
layanan konsultasi.
Pedoman layanan konsultasi disusun berdasarkan asas-asas umum
pemerintahan yang baik. Asas-asas umum yang digunakan dalam
pemberian layanan konsultasi sebagaimana tercantum dalam
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
antara lain sebagai berikut :
a. Kepentingan

umum,

layanan

konsultasi

diberikan

kepada

masyarakat yang memerlukan.
b. Kepastian hukum, memberikan kepastian hak dan kewajiban baik
kepada pengguna layanan maupun pemberi layanan.
c. Persamaan

perlakuan,

dalam

memberikan

layanan

tidak

membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status
ekonomi.
d. Keprofesinalan,

pelaksana

pelayanan

harus

mempunyai

kompetensi yang sesuai dengan bidang tugas.
e. Keterbukaan, setiap pengguna layanan dapat dengan mudah
mengakses dan memperoleh informasi yang diinginkan.
f. Akuntabilitas,

proses

penyelenggaraan

pelayanan

dapat

dipertanggungjawabkan.
g. Kecepatan,

kemudahan,

keterjangkauan,

pelayanan

yang

diberikan dilakukan secara cepat, mudah dan terjangkau.
Berdasarkan latar belakang diatas, maka judul, fokus dan lokus
dalam

penyusunan

proyek

perubahan

adalah

“Penyusunan

Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang
Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat”.

7

3.0 TUJUAN
Tujuan Jangka Pendek
Tersusunnya pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan
Kota

Yang

Berwawasan

Lingkungan

Yang

Diajukan

Oleh

Masyarakat menjadi dasar Seksi Pelayanan Tata Kota dalam
melaksanakan tugas pemberian layanan konsultasi sehingga dapat
memberikan kepuasan kepada masyarakat.
Tujuan Jangka Menengah
Masyarakat dapat berkonsultasi tentang arah pengembangan kota
kepada Seksi Pelayanan Tata Kota secara langsung maupun secara
elektronik melalui website.

4.0 MANFAAT
Dengan tersusunnya pedoman layanan konsultasi menjadi panduan
bagi pegawai Seksi Pelayanan Tata kota dalam memberikan
pelayanan konsultasi arah pengembangan kota yang berwawasan
lingkungan yang diajukan oleh masyarakat.

5.0 RUANG LINGKUP
Dalam

penyusunan

pedoman

layanan

konsultasi

terdapat

seperangkat kegiatan meliputi :
1. Melakukan konsultasi dengan Kepala Bidang Tata Kota dan
diskusi dengan staf Seksi Pelayanan Tata Kota terkait rencana
aksi perubahan mengenai Penyusunan Pedoman Layanan
Konsultasi

Arah

Pengembangan

Kota

Yang

Berwawasan

Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.
2. Melakukan rapat koordinasi dan konsultasi bersama stakeholder
terkait dalam rangka membangun tim efektif untuk menyusun
Pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan Kota Yang
Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.

8

3. Membentuk tim penyusun Penyusunan Pedoman Layanan
Konsultasi

Arah

Pengembangan

Kota

Yang

Berwawasan

Lingkungan Yang Diajukan Oleh Masyarakat.
4. Menyusun pedoman Layanan Konsultasi Arah Pengembangan
Kota Yang Berwawasan Lingkungan Yang Diajukan Oleh
Masyarakat

6.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERADLES)
Nama

Deskripsi

1. Keputusan Kepala Dinas Mengupayakan Keputusan Kepala
Tata Kota, Tata Ruang Dinas tentang pembentukan tim
dan
Kabupaten

Pemukiman penyusun,

tugas

dan

tanggung

Bengkalis jawab tim penyusun.

tentang pembentukan Tim
Penyusunan

Pedoman

Layanan Konsultasi Arah
Pengembangan Kota Yang
Berwawasan Lingkungan.
2. Tersusunnya
pedoman

dokumen Tersedianya pedoman bagi pegawai
layanan Seksi Pelayanan Tata Kota untuk

Konsultasi

Arah memberikan

layanan

konsultasi

Pengembangan Kota Yang arah pengembangan kota.
Berwawasan Lingkungan

7.0 PENTAHAPAN (MILESTONE)
No.

Tahap Utama

A.

Jangka pendek (8 minggu)

1.

Pembuatan

2.

SK

Kadis

Waktu

tentang

Tim

Oktober 2014

Penyusun Pedoman

(Minggu ke-1)

Melakukan rapat koordinasi dengan stake

Oktober 2014

9

holder
3.

(Minggu ke-1)

Menghimpun data dan informasi tentang

November 2014

penyusunan pedoman layanan konsultasi

(Minggu ke-2 dan

dari para narasumber
4.

ke-3)

Penyusunan pedoman layanan konsultasi

November 2014
(Minggu ke-4 dan
ke-5)
Desember 2014
(Minggu ke-6, ke7 dan ke-8)

B.

Jangka Menengah
Memberikan

layanan

konsultasi

arah

pengembangan kota yang berwawasan
lingkungan

kepada

masyarakat

yang

membutuhkan tahun 2015

8.0 TATA KELOLA PROYEK
Struktur :
Sponsor
Kepala Bidang
Tata Kota

Project Leader
Kasi Pelayanan
Tata Kota

Tim Penyusun

Coach
Drs. Saharisir, M. Pd

Sekretariat
Umum

Deskripsi

10

Sponsor :
1. Sebagai pembimbing dan pengawas Project Leader (PL).
2. Memberikan

dukungan

penuh

kepada

PL

dalam

mengimplementasikan proyek perubahan.
3. Memberikan dukungan PL dalam mendayagunakan seluruh
potensi

sumber

daya

yang

diperlukan

dalam

melakukan

implementasi proyek perubahan.
4. Memberikan bimbingan PL dalam mengatasi kendala yang
muncul selama proses implementasi berlangsung.
5. Berperan sebagai inspirator bagi peserta diklat.
Project Leader :
1. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang
dalam yang telah dirancang dalam dokumen pelaksanaan PP
dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki.
2. Mengambil inisiatif dalam dialog dengan mentor dan coach.
3. Melaporkan progress implementasi PP kepada coach minimal
satu minggu sekali.
4. Mengacu rumusan milestones dalam rancangan proyek sebagai
dasar pencapaian target perubahan.
5. Menggerakkan seluruh elemen stakeholders terkait (internal dan
eksternal).
6. Mengembangkan

instrumen

monitoring

dan

melakukan

perekaman terhadap setiap progress yang dihasilkan.
7. Menyusun laporan proyek perubahan ke dalam sebuah deskripsi
utuh mulai dari proses penyusunan rancangan proyek sampai
dengan hasil/capaian dari implementasi proyek perubahan
(deskripsi dan analisis terhadap critical path dan strategi
mengatasi kendala yang muncul)
Coach :
1. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan PL selama

11

Laboratorium Kepemimpinan.
2. Mengembangkan instrumen monitoring dan perekaman terhadap
progress yang dilaporkan PL.
3. Menginformasikan

progress

yang

dicapai

PL

kepada

penyelenggara diklat.
4. Melakukan monitoring secara reguler terhadap kegiatan PL
selama

tahap

Laboratorium

Kepemimpinan

melalui

media

teknologi informasi (IT).
5. Memberikan feedback terhadap laporan progress implementasi
proyek perubahan yang disampaikan PL minimal seminggu
sekali.
6. Melakukan intervensi bila PL mengalami permasalahan selama
tahapan Laboratorium Kepemimpinan.
Tim Penyusun :
1. Menyusun pedoman layanan konsultasi arah pengembangan
kota

yang

berwawasan

lingkungan

yang

diajukan

oleh

masyarakat.
2. Kepala Bidang Tata Ruang dan Kasi Pengendalian Tata Ruang
sebagai narasumber.
Sekretariat Umum :
1. Membantu secara administrasi proyek perubahan.
2. Mempersiapkan jadwal koordinasi, rapat dan pendukungnya.
3. Membantu pelaksanaan, pengumpulan dan pengolahan serta
penyusunan laporan.

9.0 ANGGARAN
Jumlah

Deskripsi

Belanja Bahan Pakai Habis Rp. Belanja
500.000,00

bahan

pakai

habis

digunakan untuk pembelian alat
tulis

kantor

dalam

rangka

12

pembuatan
Kepala

surat

keputusan

Dinas

tentang

pembentukan tim penyusun dan
dalam

rangka

penyusunan

pedoman layanan konsultasi.
Belanja makan dan minum rapat Belanja makan dan minum rapat
Rp. 600.000,00

digunakan
snack
dalam

untuk

pembelian

saat

rapat-rapat

pada

rangka

pelaksanaan

proyek perubahan

10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
No.

Deskripsi

1.

Kepala Dinas yang mempunyai kewenangan membuat Surat
Keputusan dan sebagai pengarah

2.

Sekretaris mempunyai kewenangan dalam proses legalitas
Surat Keputusan dan penyusunan anggaran

3.

Kepala Bidang Tata Ruang bertindak sebagai narasumber

4.

Kepala Seksi Pengendalian Tata Ruang (sarjana planologi)
bertindak sebagai narasumber

5.

Kepala Bidang Tata Kota, Kepala Bidang Tata Bangunan,
Kepala Seksi Pelayanan Tata Kota dan staf Seksi Pelayanan
Tata Kota mempunyai tugas untuk menyusun dokumen
pedoman layanan konsultasi.

6.

Kepala Sub Bagian Penyusunan Program membantu dalam
perumusan kegiatan pembuatan website Dinas Tata Kota,
Tata Ruang dan Pemukiman.

7.

Staf Tata Usaha Sekretariat membantu pelaksanaan kegiatan.

8.

Kepala Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan
Terpadu

dan

Camat

se

Kabupaten

Bengkalis

yang

13

berwewenang menerbitkan Surat Izin Mendirikan Bangunan
9.

Kepala UPT Dinas Tata Kota, Tata Ruang dan Pemukiman
yang berwenang melakukan pemeriksaan dokumen teknis di
kecamatan.

10.

Masyarakat yang akan mendirikan bangunan.

11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
No.

Deskripsi

1.

Komitmen

Tim

Penyusun

untuk

menyelesaikan

proyek

perubahan sesuai dengan jadwal.
2.

Kepala Bidang Tata Ruang yang baru dilantik belum
menguasai rencana detail tata ruang.

12. RESIKO
No.

Deskripsi

1.

Penyusunan pedoman layanan konsultasi dapat terhambat
pelaksanaanya

karena

kurangnya

pengetahuan

dan

keterampilan pegawai. Oleh sebab itu bantuan teknis dari
narasumber sangat penting dalam penyusunan pedoman ini.

13. KRITERIA KEBERHASILAN
1. Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas Tata Kota Tata Ruang
dan Pemukiman Kabupaten Bengkalis tentang Tim Penyusun
pedoman layanan konsultasi arah pengembangan kota yang
berwawasan lingkungan yang diajukan oleh masyarakat (1
dokumen).
2. Tersusunnya pedoman layanan konsultasi arah pengembangan
kota

yang

berwawasan

lingkungan

yang

diajukan

oleh

masyarakat (100%).

14

3. Tersedianya

dokumen

pedoman

layanan

konsultasi

bagi

masyarakat yang akan mendirikan bangunan.

14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
1. Adanya dukungan dari sponsor (Kepala Bidang Tata Kota).
2. Adanya komitmen dan dukungan dari seluruh stakeholder untuk
melakukan perubahan.
3. Tersedianya sarana yang mendukung terlaksananya proyek
perubahan.

15. DISETUJUI
Bengkalis, 17 Oktober 2014
Project Sponsor :
Kepala Bidang Tata Kota

SUGENG SANTOSO, S.T, M.T
NIP. 19721028 200312 1 003

15