PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI S
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI SMART CAMPUS UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN DI POLITEKNIK INDONUSA SURAKARTA
Edy Susena, Ema Utami, Andi Sunyoto Magister Teknik Informatika, STMIK AMIKOM Yogyakarta Email: email: edysusena@gmail.com
Abstract
Perencanaan Strategis Sistem Informasi Smart Campus Untuk Meningkatkan Pelayanan di Politeknik Indonusa Surakarta. Penelitian ini sangat penting bagi Perguruan Tinggi untuk dapat meningkatkan pelayanan terhadap stakeholder. Batasan variabel penelitian adalah (1) Penelitian ini terbatas pada lingkup perencanaan strategis sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta, (2) Kerangka penelitian yang digunakan adalah analisis PIECES, SWOT dan Ward dan Peppard. Penelitian ini bertujuan (1) Untuk menghasilkan perencanaan strategis sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta, (2) Untuk menyusun roadmap pengembangan sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta, (3) Sebagai syarat kelulusan jenjang Strata 2 Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Penelitian ini dimulai dengan perumusan masalah, pengumpulan data melalui studi pustaka, dokumentasi, wawancara, observasi dan kuisioner. Data diolah dengan menggunakan analisis SWOT terhadap kondisi Politeknik Indonusa Surakarta dan analisis PIECES terhadap sistem informasi yang sudah dikembangkan di Politeknik indonusa surakarta. Hasil dari analisis SWOT dan PIECES ini dijadikan sebagai masukan pada analisis Ward and Peppard. Hasil penelitian merekomendasikan perencanaan strategis dan roadmap pengembangan sistem informasi smart campus sebanyak 24 sistem informasi yang mendapatkan prioritas untuk dikembangkan, yang terdiri dari 14 sistem informasi yang sangat diprioritaskan dan 10 sistem informasi yang diprioritaskan. Sedangkan roadmap pengembangan sistem infomasi smart campus direncanakan dalam kurun waktu 5 tahun dari tahun 2015 – 2019 dengan perincian pengembangan yaitu pada tahun 2015 sebanyak 6 sistem informasi, tahun 2016 sebanyak 5 sistem informasi, tahun 2017 sebanyak
4 sistem informasi, tahun 2018 sebanyak 5 sistem informasi dan pada tahun 2019 sebanyak 4 sistem informasi.
Kata kunci: Perencanaan, Strategis, Sistem, Informasi, Smart Campus
1. PENDAHULUAN
Penyelenggaraan dan segala usaha ICT (Information Comunication
yang dilakukan perguruan tinggi akan Technology) telah dimanfaatkan sebagai
didedikasikan pada bagian yang tidak terpisahkan untuk
berujung
atau
stakeholder, terutama adalah mahasiswa. meningkatkan mutu pendidikan tinggi. ICT
Prestasi akademik merupakan salah satu dapat digunakan
indikator kinerja perguruan tinggi disamping meningkatkan proses belajar dan mengajar,
untuk memperbaiki/
pencapaian 3 misi utama perguruan tinggi, riset (penelitian), perpustakaan dan layanan
yaitu Tri Dharma Pendidikan yang meliputi informasi, serta manajemen perguruan tinggi.
misi pendidikan, penelitian dan pengabdian Jejaring seperti ini sudah berkembang dengan
pada masyarakat. Kinerja perguruan tinggi baik di Amerika, Eropa, dan Australia;
inilah yang menjadi acuan utama dalam bahkan di Amerika Latin, Mediterania dan
proses manajemen kelembagaan. (Etin Timur Tengah. Survei yang dilakukan oleh
Indrayani, 2011)
keberhasilan smart Asia (kecuali Jepang, Korea, dan Singapura
DANTE pada tahun 2005 di beberapa Negara
Indikator
campus adalah apabila kebutuhan pemakai yang memang sudah sangat maju dalam
dan pelanggan dapat dipenuhi dengan penggunaan lCT), jelas menunjukkan bahwa
memuaskan dan konsisten. Untuk itu perlu kegiatan seperti ini telah berjalan dengan baik
didukung dengan pola bisnis yang sesuai, di negara China, Malaysia, Filipina, Thailand.
sehingga pelayanan dapat berkelanjutan dan (TELKOM SMART Campus, 2008)
tidak memberatkan pemakai. (TELKOM SMART Campus, 2008) tidak memberatkan pemakai. (TELKOM SMART Campus, 2008)
Dalam upaya
meningkatkan
SIAKAD
mengelola data akademik seperti daftar hadir Indonusa
atau presensi kuliah, daftar kurikulum, dosen pengembangan sistem informasi berbasis
Surakarta
saat ini
dalam
pengampu, distribusi matakuliah, Kartu smart campus. Sistem informasi smart
Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi campus yang sudah dikembangkan ada empat
(KHS), transkrip nilai. Keuntungan yang (4) yaitu Sistem Informasi Manajemen
dimiliki oleh sistem ini adalah bahwa sistem Penerimaan Mahasiswa Baru (SIMARU),
sudah berbasis web, sistem sudah dapat Sistem Informasi Akademik (SIAKAD),
berinteraksi dengan mahasiswa, sedangkan Sistem Informasi Keuangan (SIKEU) dan
kelemahan yang dimiliki oleh sistem ini Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
adalah bahwa masih banyak fitur – fitur (SIMPUS). Sistem informasi yang telah
tentang akademik belum ada pada sistem ini dikembangkan menurut kepala sub bagian
seperti surat keterangan lulus, batasan studi Unit Teknologi Informasi (UTI) belum dapat
mahasiswa, rekap kehadiran mahasiswa dan memberikan informasi yang akurat, belum
dosen.
banyak memberikan informasi yang up to SIKEU berfungsi untuk mengelola date. Pada saat pengembangan empat (4)
keuangan. Sistem dapat mencetak bukti sistem informasi diatas belum memiliki
pembayaran yang dilakukan oleh mahasiswa. roadmap atau perencanaan yang jelas dan
Kelemahan yang ada pada sistem ini adalah pasti serta terkesan asal dibangun, sehingga
sistem baru dapat mengolah data pembayaran sistem – sistem informasi yang dikembangkan
dari mahasiswa, sebagian sistem masih tidak sejalan dan tidak sesuai dengan
bersifat offline, hanya informasi tagihan kebutuhan.
kekurangan pembayaran yang sudah dapat Berdasarkan audit yang dilakukan
dilihat secara online. Laporan keuangan oleh bagian Unit Teknologi dan Informasi
masih belum sempurna, masih banyak laporan (UTI) bahwa sistem informasi yang
– lapran yang tidak dapat dilakukan oleh dikembangkan belum semuanya terintegrasi.
sistem, sehingga masih perlu pengembangan Sistem informasi yang sudah terintegrasi
lebih lanjut.
adalah SIMARU, SIKEU dan SIAKAD, SIMPUS berfungsi untuk mengelola sedangkan SIMPUS masih berdiri sendiri
manajemen perpustakaan. Sistem ini sudah (standlone). Sistem informasi yang sudah
berbasis web akan tetapi datanya belum terintegrasi itupun juga masih memiliki
sistem lainnya. kelemahan yaitu data di masing – masing
terintegrasi
dengan
Keuntungan dari sistem ini adalah sistem sistem informasi terkadang tidak terjadi
sudah dapat membantu kinerja bagian sinkronisasi, sehingga data yang ada pada
pustakawan, sistem dapat memberikan masing – masing sistem informasi tidak sama.
informasi tata letak buku yang ada di SIMARU
perpustakaan, jumlah pengunjung dapat mengelola data penerimaan mahasiswa baru.
berfungsi
untuk
dilaporkan dengan mudah, sistem dapat SIMARU sudah berbasis web, sehingga
peminjaman dan memiliki keuntungan antara lain bahwa
mengolah
transaksi
buku. Sedangkan informasi penerimaan mahasiswa baru dapat
pengembalian
kelemahannya bahwa data belum terintegrasi disebarluaskan secara online, informasi
dengan sistem yang lain, informasi denda mudah diterima oleh calon mahasiswa, calon
tidak dapat dilaporkan dengan sistem ini. mahasiswa dapat melakukan pendaftaran
Menurut Jogiyanto 2005 sistem secara online. Sementara kelemahan pada
informasi dikenal dengan senjata strategi sistem ini adalah proses pendaftaran yang
karena dapat dilakukan secara online terkadang data tidak
(strategic
weapon)
meningkatkan dan mempercepat pelayanan di tersimpan pada server, sistem belum
organisasi. Sistem informasi merupakan memberikan laporan tentang penerimaan
sebuat alat penting untuk mencapai tujuan mahasiswa baru yang dinginkan oleh
organisasi secara efektif. pimpinan, ketika pada saat penyimpanan data
Oleh karena itu berdasarkan latar pendaftaran tidak berhasil maka semua isian
belakang diatas maka Politeknik Indonusa kosong lagi dan harus mengulang pengisian
Surakarta harus memiliki rencana strategis data dari awal lagi.
sistem informasi yang jelas dan terarah untuk sistem informasi yang jelas dan terarah untuk
diterima oleh Mahasiswa. stakeholder dan masyarakat. Penelitian ini
Metode pengembangan sistem yang diharapkan akan menghasilkan sebuah
digunakan peneliti ini adalah metode Sistem rencana strategis (renstra) sistem informasi
Development Life Cycle (SDLC). Kesimpulan smart campus sesuai dengan renstra
dari penelitian ini adalah bahwa peneliti Politeknik Indonusa Surakarta pada tahap 2
melakukan analisis dan yaitu tahap peningkatan mutu, relevansi dan
berhasil
pengembangan sistem informasi akademik ini efisiensi program studi secara internal.
yang bisa menjadi solusi alternatif pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas pokok dan
2. KAJIAN LITERATUR DAN
fungsi bagi pengguna sistem sehingga
PEGEMBANGAN HIPOTESIS
menyebabkanpeningkatan kinerja karyawan,
2.1. Penelitian Terdahulu
terhadap pengguna sistem, Eltayeb Salih Abuelyaman pada tahun
pelayanan
khususnya mahasiswa menjadi lebih baik dan 2008 dari Prince Sultan University (PSU)
cepat.
Riyadh, Arab Saudi melakukan penelitian Menurut Lendy Rahmadi (2014) dalam yang berjudul: “Making a Smart Campus in
penelitiannya yang berjudul: “Perencanaan Saudi Arabia”. Penelitian ini bertujuan untuk
Informasi Untuk membangun sebuah smart campus di Prince
Strategis
Sistem
Meningkatkan Keunggulan Kompetitif di Sultan University (PSU) Saudi Arabia.
AMIK Lembah Dempo Paralam”, bertujuan Kesimpulan dari penelitian ini adalah :
untuk membuat sebuah perencanaan strategi menghasilkan sebuah sistem smart campus
sistem informasi dengan menggunakan yang dapat mendukung pekerjaan untuk
analisis Ward and Peppard sehingga dapat melakukan evaluasi dan penilaian terkait
meningkatkan keunggulan kompetitif pada dengan efektifitas pendidikan.
Pagaralam sehingga Penelitian yang dilakukan oleh Eko
AMIK
Lembah
membantu organisasi untuk mencapai visi, Purwanto, Ema Utami, Emha Taufiq Luthfi
misi dan tujuan organisasi. pada tahun 2013 yang berjudul “Implementasi
Analisis yang digunakan adalah Sistem Informasi Akademik Terintegrasi
analisis ward and Peppard dengan metode Untuk Menunjang Kegiatan Pembelajaran
analisis Five Forces Model, SWOT, Value Pada STMIK Duta Bangsa Surakarta”
Chain, Cristical Success Factor dan PEST. bertujuan untuk menganalisa, merancang dan
Kesimpulan dari penelitian ini adalah menguji
peneliti berhasil merancang portofolio Akademik yang ada di STMIK Duta Bangsa.
perencanaan strategis sistem informasi Desain sistem informasi dan integrasi
menggunakan Analisis Ward and Peppard sistem dengan menentukan pemodelan proses
untuk meningkatkan keunggulan kompetitif informasi dengan metode matrik proses
dalam jangka waktu 5 tahun ke depan mulai kemudian penggambaran diagram konteks
tahun 2015-2019.
yang dilakukan oleh dengan mengembangkan database sistem
dan diagram arus data. Pemodelan database
Penelitian
Rahmawati (2012) yang berjudul: “Analisis yang lama dengan menggunakan model ERD
Penerapan Sistem Informasi Akademik dan metode Sistem Development Life Cycle
(SIAKAD) Online di Universitas Sultan (SDLC).
Ageng Tirtayasa” bertujuan untuk untuk Kesimpulan dari penelitian ini adalah
mengetahui tingkat kepuasan responden atas bahwa
peneliti berhasil menganalisis, penerapan SIAKAD online. mengintegrasikan dan melakukan pengujian
Metode dalam penelitian ini adalah Sistem Informasi Akademik di STMIK Duta
kuantitatif deskriptif. Populasinya dosen PNS Bangsa Surakarta
dan mahasiswa sebanyak 3651. Pengambilan Menurut Peniarsih pada tahun 2011
sampel dengan menggunakan rumus slovin dalam penelitiannya yang berjudul “Analisis
derajat kesalahan 10%. Teknik pengambilan dan Perancangan Sistem Informasi Akademik
sampel menggunakan cluster random Universitas Suryadarma Jakarta”, bertujuan
sampling. Alat analisisnya adalah dengan uji untuk meningkatkan pelayanan kepada
validitas dan reliabilitas serta uji hipotesis mahasiswa dalam pembuatan penerimaan
dengan uji t-test satu sampel.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah efektivitas manajemen SIA, Budaya TIK, Penerapan sistem informasi akademik
Ketersediaan Fasilitas TIK, Kualitas SDM (SIAKAD) online di Untirta masih rendah
SIA secara simultan memberikan pengaruh atau kurang memadai serta kepuasan
yang signifikan dan memiliki sumbangan responden atas penerapan sistem informasi
yang sangat besar terhadap kinerja lembaga. akademik (SIAKAD) online di Untirta masih rendah.
2.2. Landasan Teori
Menurut Fadilah Retno Hapsari, Tomy
2.2.1 Konsep Dasar Strategi
organisasi dapat yang
Dwi Dayanto (2012) dalam penelitiannya
Strategi
didefisinisikan sebagai “Rencana Permainan” Informasi Akademik Berbasis Push SMS
berjudul: “Perancangan
Sistem
(Game Plan) yang dilakukan oleh pihak Pada Sekolah Tinggi Teknologi Dharma
manajemen untuk memperoleh posisi yang Iswara Madiun”, bertujuan untuk merancang
dapat memenangkan kepuasan pelanggan dan sistem informasi akademik berbasis push
kinerja bisnis. Strategi SMS.
meningkatkan
organisasi terdiri dari serangkaian kegiatan – Metode penelitian yang digunakan
kegiatan kompetitif dan pendekatan – adalah metode SWOT yang mengidentifikasi
yang diterapkan adanya faktor internal dan eksternal yang
pendekatan
bisnis
menajemen dalam menjalankan kegiatan mendukung dan tidak mendukung terhadap
operasional organisasinya (Hartono, 2006). perancangan sistem informasi akademik
Strategi sebenarnya adalah suatu berbasis push SMS di STT Dharma Iswara
bentuk kegiatan atau cara pendekatanyang Madiun. Arsitektur Push SMS pada layanan
diterapkan manajer – manajer untuk informasi berbasis push SMS terdiri dari 4
memuaskan pelanggannya, membentuk posisi (empat) pihak yaitu SMS Gateway Server,
pasar yang menarik dan mencapai sasaran – Content Provider, Cellular Operator dan
Organisasi atau Pelanggan.
sasaran
organisasi.
perusahaan perlu mempunyai strategi yang Kesimpulan penelitian ini adalah
tepat karena dua hal yaitu: sistem informasi akademik menjadi salah satu
1. Organisasi atau perusahaan perlu secara alat bantu media berbagi informasi akademik
aktif membentuk kegiatan – kegiatan. suatu kampus, telah berhasil merancang dan
Suatu strategin perusahaan menyediakan mengidentifikasi sistem informasi akademik
suatu cara atau pendekatan bagi berbasis SMS dengan metode SWOT.
perusahaan untuk dapat melakukan Menurut Etin Indrayani (2011) dalam
menyediakan peta jalan (roadmap) untuk penelitiannya yang berjudul: “Pengelolaan
beroperasi, petunjuk – petunjuk untuk Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi
melakukan .bisnis, perencanaan untuk Berbasis
membangun pelayanan yang baik Komunikasi
melebihi pesaing – menjelaskan pengaruh langsung dan tidak
langsung antara faktor-faktor penentu kinerja
menyatukan keputusan – lembaga yang berasal dari pengelolaan sistem
2. Untuk
keputusan, inisiasi – inisiasi kegiatan informasi akademik (efektivitas manajemen
yang dilakukan oleh departemen – SIA, Budaya TIK, Fasilitas TIK dan kualitas
departemen, manajer – manajer dan SDM SIA).
karyawan – karyawan di dalam organisasi Penelitian ini menggunakan metode
perencanaan yang deskriptif analitik yang berjenis survei dengan
kedalam
suatu
terkoordinasi dan teritegrasi di level pendekatan kuantitatif untuk mengkaji
korporasi.
hubungan dan pengaruh antar variabel. Data
2.2.2 Strategi Sistem Informasi
yang terkumpul dianalisis dengan teknik Menurut Rockart, teknologi informasi statistik, baik statistik deskriptif ataupun
telah menjadi erat kaitannya dengan bisnis. inferensial
Dalam industri seperti telekomunikasi, media, pengumpulan data yang digunakan adalah
hiburan dan jsa keuangan, teknologi informasi angket dan studi dokumentasi.
sudah semakin medapatkan perhatian yang Kesimpulan dari penelitian ini adalah:
khusus. Keberadaan suatu organisasi sangat keempat variabel yang diteliti meliputi khusus. Keberadaan suatu organisasi sangat keempat variabel yang diteliti meliputi
penentuan aplikasi sistem informasi yang Dalam rangka mengelola sistem
dibutuhkan organisasi. Esensi dari strategi SI informasi dan teknologi informasi (SI/TI)
pertanyaan “apa?”, tergantung pada pemahaman bagaimana peran
adalah
menjawab
sedangkan strategi TI lebih menekankan pada sistem informasi berbasis teknologi telah
pemilihan teknologi, infrastruktur, dan berkembang dalam organisasi. Sementara
keahlian khusus yang terkait untuk menjawab organisasi saat ini ingin mengembangan
pertanyaan “bagaimana? ” (Earl, 1997). pendekatan yang lebih strategis untuk
Untuk menentukan strategi SI/TI mengelola SI/TI. Membangun strategi sistem
yang dapat mendukung pencapaian visi dan informasi dan teknologi informasi (SI/TI)
misi organisasi, diperlukan pemahaman berarti berpikir strategis dan berencana untuk
tentang strategi bisnis organisasi. Pemahaman efektivitas proses manajemen jangka panjang
tersebut mencakup penjelasan terhadap dan berpengaruh kepada informasi yang
beberapa pertanyaan berikut: mengapa suatu optimal dalam berbagai bentuk SI maupun TI
bisnis dijalankan?, kemana tujuan dan arah yang menggunakan sistem manual maupun
bisnisnya?, kapan tujuan tersebut dicapai?, sistem komputer, teknologi komputer dan
bagaimana cara mencapai tujuan, dan adakah telekomunikasi serta aspek organisasi dalam
perubahan yang harus dilakukan?. Jadi dalam manejemen SI/TI.
membangun suatu strategi SI/TI, yang Umumnya tujuan utama organisasi
menjadi isu sentral adalah penyelarasan mengadopsi proses SI/TI antara lain:
(alignment) strategi SI/TI dengan strategi penyelarasan SI/TI dengan bisnis untuk
bisnis organisasi.
menentukan dimana SI/TI paling memberikan
2.2.3 Perencanaan
Strategi Sistem
kontribusi serta menentukan urutan prioritas
Informasi
R. Terry (1975), baik kepada stakeholder. Untuk membangun
investasi untuk memberikan pelayanan yang
Menurut
George
adalah pemilihan dan infrastruktur teknologi yang efektif dalam
perencanaan
menghubungkan fakta – fakta, membuat serta harga serta fleksibel dalam mengembangkan
menggunakan asumsi – asumsi yang di masa mendatang. Agar penerapan SI/TI
berkaitan dengan masa datang dengan dapat optimal, dibutuhkan suatu strategi SI/TI
menggambarkan dan merumuskan kegiatan – yang selaras dengan strategi bisnis organisasi,
kegiatan tertentu yang diyakini diperlukan supaya investasi yang telah dikeluarkan untuk
untuk mencapai suatu hasil tertentu. SI/TI sesuai dengan kebutuhan dan
Sedangkan menurut George Pickett & John J. memberikan manfaat yang dapat diukur dari
perencanaan adalah proses pencapaian tujuan dan sasaran organsasi.
Hanlon,
menentukan bagaimana mencapai suatu SI/TI dapat membantu organisasi untuk
tujuan yang telah ditetapkan. memperkecil biaya – biaya transaksi. SI/TI
Menurut Fidler & Rogerson (1996), khususnya yang berbasis jaringan dapat
perencanaan strategi sistem informasi adalah membantu organisasi untuk menekan biaya
merupakan proses untuk menentukan sistem transaksi.
aplikasi yang dapat mendukung dan Pelayanan yang baik dapat diperoleh
mengembangkan strategi organisasi, serta dari posisi organisasi dalam memberikan
framework untuk sesuatu kepada stakeholder, salah satunya
menyediakan
mengimplementasikan sistem tersebut secara tergantung pada strategi – strategi yang
efektif.
strategis sistem Organisasi dapat memperoleh keunggulan
diterapkan oleh
informasi/teknologi informasi merupakan yang baik jika strategi strategi yang dipilih
proses identifikasi portfolio aplikasi sistem dapat diimplementasikan dan dieksekusi
informasi berbasis komputer (SIBK) yang dengan baik dan sesuai pada bidangnya. Salah
organisasi dalam satunya
akan
mendukung
rencana bisnis untuk mengimplementasikan dan mengeksekusikan
cara yang
merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategi
strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI menggunakan sistem informasi dan teknologi
terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi informasi (Jogiyanto, 2005).
organisasi dalam memilih langkah-langkah organisasi dalam memilih langkah-langkah
maupun penghormatan. dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
penghargaan
Pelayanan yang diperlukan manusia pada menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi
dasarnya ada dua jenis, yaitu layanan fisik bisnis, bahkan digunakan untuk mencari
yang sifatnya pribadi sebagai manusia dan kesempatan baru melalui penerapan teknologi
layanan administratif yang diberikan orang yang inovatif (Ward dan Peppard, 2002).
lain selaku anggota organisasi, baik itu Kesimpulan dari perencanaan strategi sistem
organisasi massa atau Negara. informasi adalah suatu proses untuk
2.2.6 Metode Analisis SWOT
menyusun perencanaan, penggunaan dan
adalah singkatan dari implementasi sistem informasi dan teknologi
SWOT
Strengths (kekuatan), Weakness (kelemahan), informasi (SI/TI) secara komprehensif pada
Opportunities (peluang), Threats (tantangan). suatu organisasi yang sejalan dengan strategi
Analisis SWOT adalah alat yang digunakan bisnis
untuk mengidentifikasi isu-isu internal dan pencapaian tujuan organisasi secara efektif
eksternal yang mempengaruhi kemampuan dan efisien. Strategi SI/TI hendaknya
dalam memasarkan. Analisa SWOT adalah mengarah pada kinerja sistem yang
sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi terintegrasi untuk menghasilkan informasi
yang bersifat deskriptif (memberi gambaran). yang akurat yang dapat digunakan sebagai
Analisa ini terbagi atas empat komponen masukan dalam mengambil keputusan (Ward
dasar yaitu :
and Peppard, 2002).
2.2.4 Smart Campus
Smart Campus sebagai salah satu program pemanfaatan ICT di berbagai Kampus perguruan Tinggi. Penerapan ICT secara tepat akan meningkatkan pelayanan pada mahasiswa dan masyarakat sekaligus meningkatkan citra kampus sebagai center of excellence. Smart Campus merupakan
layanan total solusi informasi dan komunikasi Gambar 1. Model Analisis SWOT terintegrasi untuk kebutuhan komunikasi
multimedia. Pengembangan Smart Campus Analisis SWOT dilakukan dengan mencakup
maksud untuk mengenali tingkat kesiapan penyediaan layanan dasar kampus, aplikasi
penyediaan
infrastruktur,
setiap fungsi dari keseluruhan fungsi yang dan content, serta pengelolaan bisnis dan
diperlukan untuk mencapai sasaran yang telah kustomer di lingkungan kampus. (Telkom
ditetapkan. Berhubung tingkat kesiapan Smart Campus, 2008:4,19)
fungsi ditentukan oleh tingkat kesiapan
masing-masing faktor yang terlibat pada Pengertian pelayanan adalah proses
2.2.5 Pelayanan
setiap fungsi, maka analisis SWOT dilakukan pemenuhan kebutuhan melalui aktivitas orang
terhadap keseluruhan faktor dalam setiap lain secara langsung. Sedangkan, pengertian
fungsi, baik faktor internal maupun eksternal pelayanan dalam Kamus Umum Bahasa
2.2.7 Metode Analisis PIECES
Indonesia, pelayanan adalah menolong Analisis PIECES digunakan untuk menyediakan segala apa yang diperlukan
melakukan pemotretan terhadap sistem yang orang lain seperti tamu atau pembeli. Menurut
sedang berjalan. Dengan menggunakan Kotler (1994), pelayanan adalah aktivitas atau
analisis PIECES ini akan diperoleh kelebihan hasil yang dapat ditawarkan oleh sebuah
dan kekurangan dari sistem yang sedang lembaga kepada pihak lain yang biasanya
berjalan, sehingga dapat disimpulkan untuk tidak kasat mata, dan hasilnya tidak dapat
perbaikan. Berikut gambar metode analisis dimiliki oleh pihak lain tersebut. Hadipranata
PIECES.
(1980) berpendapat bahwa, pelayanan adalah
aktivitas tambahan di luar tugas pokok (job description)
yang
diberikan
kepada
konsumen-pelanggan,
nasabah,
dan
2.3. Hipotesa
Hipotesa yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah dengan berhasilnya penelitian ini maka akan terbentuknya sebuah Rencana Strategis (Renstra) sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta.
Gambar 2. Metode Analisis PIECES
3. METODE PENELITIAN
3.1. Metode Penelitian dan Pengumpulan
2.2.8 Metode Analisis
penelitian yang akan Tahapan pada Ward and Peppard dilakukan oleh penulis diawali dengan terdiri dari tahapan masukan dan tahapan perumusan masalah, kemudian melakukan keluaran. Kerangka kerja dalam menyusun tinjauan pustaka dengan metode studi pustaka perencanaan strategik sistem informasi mengacu pada referensi penelitian – berdasarkan metodologi ini, memerlukan penelitian sebelumnya, refernsi buku teks dan analisis terhadap empat masukan (input),
Metode
metode dokumentasi meliputi sebagai berikut: dokumen – dokuemn dari Politeknik Indonusa
dengan
1. Lingkungan Bisnis Internal
Surakarta.
Proses
selanjutnya adalah
2. Lingkungan Bisnis Eksternal pengumpulan data. Pengumpulan data melalui
3. Lingkungan SI/TI Internal observasi, wawancara dan kuisioner. Data –
4. Lingkungan SI/TI Eksternal data yang dihasilkan dari pengumpulan data Output
akan diolah dan dianalisis menggunakan perancangan strategik sistem informasi ini analisis SWOT dan analisis PIECES. menghasilkan tiga keluaran, sebagai berikut: Hasilnya akan diolah lagi dengan
1. Strategi bisnis sistem informasi (Business analisis Ward and Peppard, sehingga akan IS/IT Strategy) menghasilkan rekomendasi perencanaan
2. Strategi manajemen (IS/IT Management strategis dan roadmap pengembangan sistem Strategy) informasi smart campus.
3. Strategi teknologi informasi (IS/IT
3.2. Alur Penelitian
Strategy) Berikut alur penelitian yang dilakukan Hasil akhir dari perencanaan strategik
oleh penulis:
sistem informasi adalah sebuah portofolio aplikasi pada masa yang akan datang (future application
portfolio).
Setelah
diimplementasikan, portofolio ini akan menjadi
aplikasi (current application portfolio) yang akan menjadi dasar untuk perbaikan atau
pengembangan sistem berikutnya. Berikut model strategis Ward and Peppard (Ward, Peppard, 2002)
Gambar 3. Model Strategis Ward and Gambar 4. Alur Penelitian Peppard
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2. Analisis Lingkungan Bisnis Eksternal
Sesuai dengan kerangka kerja Ward Berikut disajikan tabel hasil analisis and Peppard yang digunakan dalam
SWOT Politeknik Indonusa Surakarta secara menyelesaikan penelitian ini, maka tahap
eksternal:
awal penelitian dilakukan: Tabel 2. Hasil Analisis SWOT Politeknik
4.1. Analisis Lingkungan Bisnis Internal
Indonusa Surakarta secara Eksternal Berikut disajikan tabel hasil analisis
PELUANG
ANCAMAN (THREATS)
SWOT Politeknik Indonusa Surakarta secara T
(OPPORTUNITIES)-O
1. Program studi sejenis
sangat banyak,
Tabel 1. Hasil Analisis SWOT Politeknik
semakin
ketat,
persaingan makin tajam.
Indonusa Surakarta secara Internal biaya
operasional institusi
KEKUATAN
KELEMAHAN
Manusia terlatih.
3. Masuknya pendidikan
(STRENGTH) - S
dari luar negeri 1. Memiliki
(WEAKNESS) - W
2. Pendidikan
yang
4. Adanya perguruan dari Pemerintah
tinggi lain yang 2. Sebagian unit sudah
belum memiliki sistem
vokasi
yang
menawarkan pendidikan memiliki
informasi tatakelola
dibutuhkan oleh dunia
Strata 1 (S1) informasi
5. Perkembangan yang baik
tatakelola
evaluasi kinerja input,
3. Politeknik
dapat
teknologi informasi dan 3. Memiliki
proses dan output
membuka
jenjang
komunikasi semakin perusahaan
mitra
3. Nilai akreditasi program
pendidikan D4 atau
meningkat kerjasama
dalam
studi masih rendah
profesi
6. Keterbatasan Sumber magang
baik
4. Kompetensi mahasiswa
4. Tersedia
dana
Daya Manusia yang penempatan alumni
maupun
masih rendah sehingga
beasiswa
untuk
kreatif 4. Sebagian besar alumni
waktu tunggu lulusan
pendidikan
lanjutan
7. Adanya kejahatan di terserap
masih lama
dunia maya (internet) kerja
ke dunia
5. Input mahasiswa masih
5. Sudah dimilikinya
6. Jumlah Penelitian dan
kwalitas Sumber Daya
sistem perencanaan,
pengabdian Dosen Tetap
Manusia
pelaksanaan dan
yang masih kurang
perpustakaan yang
fungsi laboratorium dan
6. Memiliki dosen dan
karyawan yang masih
ketrampilan mahasiswa
disekitarnya
untuk
muda – muda
sumber daya manusia
pemasukkan institusi.
kemampuannya dapat
9. Belum
memiliki
6. Tersedianya peluang
7. Memiliki tenaga IT
pengembangan
sistem
proposal hibah
yang masih muda
8. Memiliki struktur
10. Kinerja
disebagaian
tenaga IT baru
kelembagaan yang
besar unit masih lambat
4.3. Analisis Lingkungan SI/TI Internal
sesuai dengan
Berikut hasil analisis sistem informasi smart
9. Selalu dilakukan
sudah dikembangkan
peninjauan kurikulum
mendukung kinerja dan
sebelumnya dengan metode analisis PIECES.
sesuai dengan
pengajaran
kebutuhan DUDI
4.3.1. SIMARU
10. Memiliki dana
operasional yang baik
Sistem ini digunakan untuk mengelola
untuk
pendaftaran mahasiswa baru, hasil analisis
mengembangkan sistem informasi
PIECES terhadap SIMARU adalah sebagai
11. Perkembangan jumlah
berikut:
mahasiswa selalu
Tabel 3. Hasil Analisis PIECES Terhadap
meningkat
12. Mempunyai SIMARU
komitmen untuk
Jenis Analisis
Penilaian
selalu berkembang
berjalan lambat, sistem dalam
Perfomance
Sistem
mengikuti berespons lambat, performance kurang perkembangan
Total waktu sistem dalam memproses teknologi
informasi satu data mahasiswa baru relatif lama dan komunikasi (ICT)
(membutuhkan waktu lebih dari 5 13. Semua rumpun ilmu
apabila sistem mengalami dapat diselenggarakan
menit),
gangguan ( hang / data errors ), di Perguruan Tinggi
performance kurang. dalam
yang disajikan hanya Politeknik
rekapitulasi pendaftaran mahasiswa baru
Jenis Analisis
Penilaian
Jenis Analisis
Penilaian
dan jumlah pendaftar. Informasi hanya dan user name sendiri, password untuk unit humas dan publikasi, tidak
yang ada disetiap hak akses masih dapat terdistribusi ke unit lain.
sama sehingga dapat digunakan Informasi yang disajikan tidak lengkap
oleh orang lain, sistem belum dapat Informasi yang disajikan serta data yang
membatasi user masuk ke sistem, ada dalam database, mudah untuk diolah
desain password masih lemah ataupun terorganisir dengan rapi, sistem
Penggunaan sistem mendukung sudah baik.
Efficiency
waktu kerja karyawan menjadi Economics
Adanya penghematan dari sisi biaya relatif singkat dan hasil yang (costs)
diperoleh akurat. Secara Otomatis, penggunaan sistem sudah tepat untuk
membantu peningkatan diaplikasikan dalam kegiatan tatakelola
dapat
kinerja Controls
Setiap hak akses memiliki password dan Outputs yang dihasilkan oleh sistem user name sendiri, password yang ada
sudah efektif dan efisien, dalam arti disetiap hak akses masih sama sehingga
informasi yang disajikan sesuai dapat digunakan oleh orang lain, sistem
dengan kebutuhan. Begitu pula belum dapat membatasi user masuk ke
dalam pengelolaan data sistem, desain password masih lemah
Hasil interview menyatakan bahwa Efficiency
Service
Penggunaan sistem mendukung waktu tingkat kepuasan masih kurang kerja karyawan menjadi relatif singkat
Sistem mudah dioperasikan, sistem dan hasil yang diperoleh akurat. Secara
mudah dipelajari dan dipahami Otomatis, dapat membantu peningkatan
Sistem tidak compatible dengan kinerja
sistem pendukung yang lain. Outputs yang dihasilkan oleh sistem
4.3.3. SIMPUS
sudah efektif dan efisien, dalam arti informasi
Sistem ini digunakan untuk mengelola
manajemen perpustakaan, hasil analisis
pengelolaan data Service
PIECES terhadap SIMPUS adalah sebagai
Hasil interview menyatakan bahwa
tingkat kepuasan masih kurang
berikut:
Sistem mudah dioperasikan, sistem
Tabel 5. Hasil Analisis PIECES Terhadap
mudah dipelajari dan dipahami Sistem tidak compatible dengan sistem
SIMPUS
pendukung yang lain.
Jenis Analisis
Penilaian
4.3.2. Sistem berjalan lancar, akan tetapi SIAKAD
Perfomance
sistem responsnya lambat, sehingga
Sistem ini digunakan untuk mengelola
performance kurang, pencarian
matakuliah, Kartu Rencana Studi (KRS) dan
katalog buku lama sehingga data
Kartu Hasil Studi (KHS), hasil analisis tidak dapat ditampilkan
Total
waktu sistem dalam
PIECES terhadap SIAKAD adalah sebagai
memproses pencarian data sangat
berikut: baik, kurang dari 1 menit sudah
dapat
menampilkan data yang
Tabel 4. Hasil Analisis PIECES Terhadap
dicari, apabila sistem mengalami
SIAKAD
gangguan ( hang / data errors ),
performance kurang. Perfomance
Jenis Analisis
Penilaian
Sistem
Informasi yang disajikan hanya responsnya
pencarian katalog buku, untuk performance kurang
proses transaksi tidak dapat secara Total
lambat,
sehingga
online, harus didata oleh petugas memproses satu data KRS atau
perpustakaan. Informasi yang KHS relatif lama (membutuhkan
disajikan dalam sistem SIMPUS waktu lebih dari 5 menit), apabila
belum sempurna, masih banyak sistem mengalami gangguan ( hang
kekurangannya / data errors ), performance kurang.
Informasi yang disajikan serta tidak Information
Informasi yang disajikan hanya relevan masih kurang banyak, data KRS,
ada di dalam database mahasiswa Informasi hanya untuk
terkadang hilang, belum ada unit BAAK, tidak dapat terdistribusi
penyajian data transaksi ke unit lain
peminjaman dan pengembalian Informasi tidak lengkap seperti
buku
cetak kartu ujian, cetak presensi
Adanya penghematan dari sisi biaya kuliah dll
Economics
(costs) dalam institusi, berarti Informasi yang disajikan serta data
penggunaan sistem sudah tepat yang ada dalam database, data yang
untuk diaplikasikan dalam kegiatan ada di dalam database terkadang
tatakelola hilang
Setiap hak akses memiliki password Economics
Controls
Adanya penghematan dari sisi biaya dan user name sendiri, password (costs)
yang ada disetiap hak akses user penggunaan sistem sudah tepat
masih mudah dibajak orang lain, untuk diaplikasikan dalam kegiatan
desain password masih lemah tatakelola
Penggunaan sistem mendukung Controls
Efficiency
Setiap hak akses memiliki password waktu kerja karyawan menjadi
Jenis Analisis
Penilaian
Politeknik Indonusa Surakarta dapat dilihat
relatif singkat dan hasil yang diperoleh akurat. Secara Otomatis,
pada tabel sebagai berikut:
Tabel 7. Tren SI/TI Pada Politeknik Indonusa
kinerja
Surakarta
Outputs yang dihasilkan oleh sistem
Tren SI/TI
Keterangan
sudah efektif dan efisien, dalam arti informasi yang disajikan sesuai
Hampir semua pengembangan aplikasi dengan kebutuhan. Begitu pula
LayananSI/TI
di dunia bisnis saat ini berorientasi web dalam pengelolaan data
berbasis web
perguruan tinggi lain Service
Sentralisasi Data
Beberapa
Hasil interview menyatakan bahwa menerapkan sistem informasi yang tingkat kepuasan masih kurang
bersifat sentralisasi untuk memudahkan pengontrolan
Sistem mudah dioperasikan, sistem mudah dipelajari dan dipahami
Sistem informasi saling terintegrasi Sistem tidak compatible dengan
Sistem
diperlukan tidak terjadi sistem pendukung yang lain.
redundansi data
Layanan Akses
Layanan
akses mobile sangat
4.3.4. SIKEU
Mobile
dibutuhkan agar memudahkan akses
Sistem ini digunakan untuk mengelola
sistem informasi setiap saat
manajemen keuangan, hasil analisis PIECES Keamanan data sangat penting, karena
Sistem
Keamanan
begitu banyak kejahatan di dunia maya
terhadap SIKEU adalah sebagai berikut:
Terbaru
yang dapat mengganggu operasional
Tabel 6. Hasil Analisis PIECES Terhadap
SI/TI perguruan tinggi
SIKEU Untuk mengatasi berbagai keterbatasan
tinggi dalam bidang
pengembangan sistem informasi Perfomance
Jenis Analisis
Penilaian
sistem
Sistem berjalan lancar, respon sistem
menyederhanakan instalasi cepat, sehingga performance baik
Perangkat
Untuk
infrastruktur dan Total waktu sistem dalam memproses
Wireless
perangkat
memudahkan akses sistem informasi pencarian data sangat baik, kurang
tanpa kabel dari
Perangkat yang mudah dipindah untuk menampilkan data yang dicari, apabila
kemudahan akses ke sistem setiap saat sistem mengalami gangguan (hang /
Mobile
diperlukan dan dari manapun data errors), performance kurang.
Diperlukan server yang besar untuk Information
dapat melayani berbagai aktivitas akses laporan harian,
sistem informasi selama 24 jam sedangkan untuk laporan kekurangan
laporan
bulanan,
Untuk efisiensi dan efektivitas investasi biaya kuliah mahasiswa belum dapat
Outsourching
karena kalau dibeli sendiri terlalu mahal disajikan.
infrastruktur
dan juga tidak termanfaatkan secara maksimal
Informasi yang disajikan serta tidak relevan masih kurang banyak, data
yang ada di dalam database terkadang
4.5. Proses Strategis SI/TI
hilang, dat tidak dapat update secara
4.5.1. Strategis Bisnis Sistem Informasi
otomatis Economics
Adanya penghematan dari sisi biaya
Hasil pembandingan dalam analisis
SWOT yang menghasil isu – isu strategis
penggunaan sistem sudah tepat untuk diaplikasikan
disajikan pada tabel sebagai berikut:
Tabel 8. Isu – Isu Strategis SWOT Politeknik
Controls Setiap hak akses hanya pada unit
Indonusa Surakarta
BAUK, mahasiswa tidak memiliki
STRATEGI S–O
STRATEGI W–O
1. Meningkatkan kapasitas Efficiency
hak akses ke sistem
1. Melakukan
kelas, laboratorium dan kerja karyawan menjadi relatif singkat
Penggunaan sistem mendukung waktu
pengembangan
dan
fasilitas kampus dan hasil yang diperoleh akurat.
pemanfaatan
Teknologi Informasi 2. Meningkatkan tatakerja Secara Otomatis, dapat membantu
dan tatakelola perguruan peningkatan kinerja
dan
Komunikasi
tinggi Outputs yang dihasilkan oleh sistem
(ICT)
secara
untuk 3. Meningkatkan kualitas sudah efektif dan efisien sesuai
menyeluruh
proses pembelajaran, dengan kebutuhan, akan tetapi perlu
mendukung
praktek industri dan ditingkatkan
tatakelola di setiap
magang Service
unit
Hasil interview menyatakan bahwa
4. Meningkatkan kualitas tingkat kepuasan masih kurang
2. Melakukan
pelayanan terhadap Sistem mudah dioperasikan, sistem
pengkajian
aset
civitas akademika mudah dipelajari dan dipahami
inventaris
untuk
dikembangkan lebih 5. Meningkatkan sistem Sistem
penerimaan mahasiswa sistem pendukung yang lain.
baru dan meningkatkan
perguruan
tinggi
daya tampung
4.4. mahasiswa baru Analisis Lingkungan SI/TI Eksternal
dengan bekerjasama
Dari analisis analisis, diperoleh kondisi
meningkatkan
fasilitas dan sarana
kecenderungan atau tren SI/TI saat ini pada
motivasi
calon
perpustakaan
mahasiswa
agar
7. Meningkatkan 7. Meningkatkan
manajemen sumber daya
STRATEGI S–O
Kebutuhan Solusi Sistem
Politeknik Indonusa
Sistem Informasi
mengintegrasika sumber dana baru
4. Mencari peluang
Teknologi Informasi dan
stakeholder
n sistem untuk
Komunikasi (ICT)
untuk
informasi yang mengembangkan
CDmeningkatka
dimiliki Teknologi Informasi
n motivasi calon
Politeknik dan
mahasiswa agar
Indonusa (ICT)
Komunikasi
dapat
Surakarta ke 5. Meningkatkan
meneruskan
sistem yang kegiatan
kuliah
di
dimiliki oleh kemahasiswaan
Politeknik
stakeholder dibawah
Membutuhkan Sistem
STRATEGI S–T
sebuah sistem Informasi 1. Mengembangkan
STRATEGI W–T
kerjasama
informasi yang OSIS program ketrampilan
1. Meningkatkan kualitas
dengan sekolah
menghubungka Community yang spesifik dan
dan mutu pelayanan
(SMA/SMK/MA
n Politeknik selaras dengan
2. Meningkatkan
dan sederajat)
Indonusa kebutuhan DUDI,
penggunaan Teknologi
Surakarta sehingga
Informasi dan
dengan sekolah mengundang
Komunikasi (ICT) yang
Membutuhkan Sistem kesertaan perusahaan
sudah ada
5. Mencari peluang
sebuah sistem Informasi dalam
3. Menetapkan skala
sumber
dana
informasi yang Pendukung penyelenggaraan
prioritas dalam
baru
untuk
dapat Keputusan pendidikan
pengembangan Teknologi
mengembangkan
membantu 2. Menggalang peran
Informasi dan
Teknologi
pengambilan serta alumni dan
Komunikasi (ICT).
Informasi
dan
keputusan untuk stakeholder dalam
4. Meningkatkan kualitas
Komunikasi
meraih sumber mengevaluasi proses
pendidikan
(ICT)
dana baru pembelajaran
Membutuhkan Sistem 3. Mengoptimalkan
6. Meningkatkan
sebuah sistem Informasi penggunaan
penelitian
dan
informasi yang Manajemen Teknologi Informasi
pengabdian
dapat Penelitian dan dan Komunikasi
kepada
membantu Pengabdian (ICT) di perguruan
masyarakat
mengelola tinggi
manajemen
Berdasarkan isu – isu strategis SWOT
penelitian dan
Politeknik Indonusa Surakarta, maka akan pen gabdian
kepada
menghasilkan identifikasi solusi sistem
masyarakat
informasi yang disajikan pada tabel sebagai
7. Meningkatkan
Membutuhkan Sistem
berikut: Informasi
kegiatan
sebuah sistem
kemahasiswaan
informasi yang Manajemen
Tabel 9. Identifikasi Kebutuhan dan Solusi
dibawah
dapat BEM
Sistem Informasi Smart Campus Berdasarkan
naungan BEM
membantu mengelola
Isu Strategis SWOT
manajemen
STRATEGI S–O Kebutuhan
Solusi Sistem
kegiatan BEM
Kebutuhan Solusi Sistem Opportunties)
STRATEGI S–T
Informasi
(Strengths-Treats)
Sistem Informasi
1. Melakukan Membutuhan
Sistem
Informasi
Membutuhkan Sistem dan pemanfaatan
pengembangan sebuah sistem
Informasi
1. Mengembangka
sebuah sistem Informasi Teknologi
informasi yang
Evaluasi Diri
n program
informasi yang Strategis Informasi
dapat
ketrampilan
dapat Pengembanga Komunikasi
dan melakukan
yang spesifik
membantu n Program (ICT)
evaluasi dan
dan selaras
pembuatan Studi menyeluruh
secara monitoring
dengan
keputusan dan untuk
dalam
kebutuhan
rencana mendukung
pengembangan
DUDI, sehingga
pengembangan tatakelola
sistem
mengundang
program setiap unit
di informasi secara
kesertaan
ketrampilan / 2. Melakukan
menyeluruh
perusahaan
program studi pengkajian aset
sebuah sistem
Informasi
penyelenggaraan
inventaris untuk informasi yang
Sarana dan
pendidikan
dikembangkan dapat mengelola
Membutuhkan Sistem lebih lanjut
Prasarana
2. Menggalang
aset sarana dan
sebuah sistem Informasi prasarana
peran serta
informasi Tracer Study 3. Meningkatkan
alumni dan
pelacakan citra perguruan
alumni tinggi
sebuah sistem
Informasi
dalam
dengan informasi yang
Manajemen
mengevaluasi
bekerjasama dapat
Pemasaran
proses
STRATEGI S–O Kebutuhan
Kebutuhan Solusi Sistem (Strengths-
Solusi Sistem
STRATEGI S–O
Sistem Informasi Opportunties)
manajemen Perpustakaan. 3. Mengoptimalka
pembelajaran
perpustakaan
pengelolaan n penggunaan
Membutuhan
Sistem
perpustakaan Teknologi
sebuah sistem
Informasi
Membutukan Sistem Informasi dan
informasi yang
Evaluasi Diri
7. Meningkatkan
sebuah sistem Informasi Komunikasi
dapat
manajemen
informasi Rencana (ICT) di
pengembangan Pengembanga perguruan tinggi
evaluasi dan
manusia
dalam
sumber daya n Sumber dalam
monitoring
memanfaatkan
manusia Daya pengembangan
Teknologi
Manusia sistem
Informasi
dan
Komunikasi (ICT)
informasi secara
STRATEGI W–T
Kebutuhan Solusi Sistem
menyeluruh
(Weaknesess-Treats)
Sistem Informasi
4. Meningkatkan Membutuhkan
Sistem
Informasi
kualitas sebuah sistem
Membutuhkan Sistem pembelajaran
Informasi E-
1. Meningkatkan
informasi untuk
sebuah sistem Informasi memudahkan
Learning
kualitas dan mutu
informasi Manajemen akses materi
pelayanan
transparasi Presensi kuliah
perkuliahan
kegiatan Kuliah 5. Menngkatkan
perkuliahan hubungan baik
Membutuhkan
Sistem
Membutuhkan Sistem dengan orang
sebuah sistem
Informasi
2. Meningkatkan
sebuah sistem Informasi tua mahasiswa
informasi untuk
Orang Tua
penggunaan
memudahkan
informasi Short memberikan
Mahasiswa
Teknologi
penyebaran Messaging informasi
Informasi
dan
informasi Service (SMS) kepada orang
Komunikasi (ICT)
dengan cepat Gateway tua mahasiswa
dalam penyebaran
informasi dengan
STRATEGI W–O Kebutuhan
Solusi Sistem
3. Menetapkan skala
Membutuhan Sistem
Opportunties) Informasi
sebuah sistem Informasi 1. Meningkatkan
prioritas
dalam
informasi yang Evaluasi Diri kapasitas kelas,
dapat laboratorium dan
sebuah sistem
Informasi
Teknologi
melakukan fasilitas kampus
informasi yang
dapat mengelola
evaluasi dan kelas,
perkuliahan
Komunikasi
monitoring laboratorium
(ICT).
dalam dan fasilitas
pengembangan kampus
sistem 2. Meningkatkan
informasi secara tatakerja
Membutukan
Sistem
menyeluruh tatakelola
dan sebuah sistem
Informasi
Membutuhkan Sistem perguruan tinggi
informasi yang
Pendukung
4. Meningkatkan
dapat membatu
sebuah sistem Informasi meningkatkan
Keputusan
kualitas pelayanan
informasi yang Manajemen tatakerja dan
Manajemen
tugas akhir
dapat mengelola Tugas Akhir tatakelola
PT
manajemen perguruan
tugas akhir tinggi 3. Meningkatkan
Berdasarkan analisis PIECES, Sistem
Membutuhkan
Sistem
kualitas proses sebuah sistem
Informasi
informasi smart campus yang sudah
pembelajaran, informasi yang
Manajemen
dikembangkan di Politeknik Indonusa
praktek industri dapat mengelola
Praktek
Surakarta pada dasarnya sudah dapat
dan magang kegiatan
Industri
praktek industri
membantu dalam pekerjaan di unit terkait.
4. Meningkatkan Membutuhkan
Sistem
Sistem informasi dilihat dari segi ekomonis
kualitas pelayanan sebuah sistem
Informasi
sudah ada penghematan dari sisi biaya (costs)
terhadap civitas informasi yang
Penjaminan
akademika menjamin dan
Mutu
dalam institusi, berarti penggunaan sistem
menjaga
sudah tepat untuk diaplikasikan dalam
kualitas mutu pelayanan
kegiatan tatakelola. Penggunaan sistem
5. Meningkatkan Membutuhkan
Sistem
informasi mendukung waktu kerja karyawan
pengarsipan sebuah sistem
Informasi
menjadi relatif singkat dan hasil yang
dokumentasi informasi yang
Kearsipan
dapat mengelola
diperoleh akurat. Secara Otomatis, dapat
dan
membantu peningkatan kinerja.
meingkatkan kinerja
Sedangkan kelemahan hasil analisis
kearsipan
PIECES adalah bandwidth perlu ditingkatkan
6. Mengembangkan Membutuhkan
Sistem
agar perfomance sistem dapat berjalan dengan
fasilitas dan sebuah sistem
Informasi
cepat, tanggapan sistem lebih baik. Informasi
sarana informasi
Manajemen Manajemen
4.5.2. Strategis Manajemen SI/TI
dengan kebutuhan
Berdasarkan analisis terhadap kondisi pengamanan pada sistem informasi perlu
institusi.
Sistem
Surakarta, perlu disempurnakan agar dapat menjaga kualitas
Politeknik
Indonusa
penambahan sumber daya manusia di Unit data pada sistem. Data terpusat pada server
Teknologi dan Informasi (UTI), sehingga sehingga data dapat terdistribusi dengan baik
diharapkan penanganan SI/TI lebih fokus dan ke Sistem Informasi Penerimaan Mahaasiswa
profesional. Perlu dukungan dana dari Baru (SIMARU), Sistem Informasi Akademik
Surakarta dalam (SIAKAD), Sistem Informasi Keuangan
Politeknik
Indonusa
pengembangan sistem informasi. (SIKEU), Sistem Informasi Manajemen
4.5.3. Strategis Teknologi Informasi
Perpustakaan (SIMPUS) dan ke sistem Berikut gambar arsitektur teknologi pendukung lainnya.
jaringan sistem informasi smart campus di Setelah
Politeknik Indonusa Surakarta. kebutuhan dan solusi sistem informasi dari analisis SWOT dan analisis PIECES, maka didapatkan gambaran rencana strategis sistem informasi masa depan. Rencana strategis sistem informasi yang dihasilkan ini akan digunakan
pengembangan sistem informasi di Politeknik Indonusa Surakarta.
Rencana strategis sistem informasi smart campus yang akan dijadikan acuan dalam pengembangan sistem informasi smart campus di Politeknik Indonusa Surakarta adalah sebagai berikut:
Tabel 10. Strategis Bisnis Sistem Informasi
Smart Campus Hasil Identifikasi Gabungan Gambar 5. Arsitektur Teknologi Jaringan Antara Analisis SWOT dan PIECES
4.5.4. Portofolio SI/TI Mendatang
No Sistem Informasi Smart Campus
1. Sistem Informasi Akademik
Dari hasil proses strategis SI/TI dapat disusun
2. Sistem Informasi E-Learning
3. sebuah portofolio sistem informasi smart Sistem Informasi Evaluasi Diri 4. Sistem Informasi Keuangan
campus mendatang untuk Politeknik Indonusa
5. Sistem Informasi Manajemen BEM
Surakarta dapat dilihat pada tabel sebagai