Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Penataan Ruang Kantor Penunjang Efisiensi Kerja pada Kantor Tata Usaha di SMK Negeri 1 Salatiga T1 2162012016 BAB V
BAB V
PENUTUP
Berdasarkan hasil dan pembahasan penelitian yang telah dilaksanakan,
maka dapat ditarik beberapa kesimpulan dan saran. Kesimpulan ini merupakan
jawaban dari tujuan penelitian, sedangkan saran merupakan jawaban dari
signifikansi penelitian yang berkaitan dengan penataan ruang kantor di SMK
Negeri 1 Salatiga. Kesimpulan dan saran dapat dilihat secara rinci sebagai berikut:
1.1. Kesimpulan
Kantor sebagai tempat dan proses dalam melaksanakan kegiatan
administrasi suatu organisasi guna mencapai tujuan tertentu. Administrasi sangat
penting peranannya karena sebagai pusat informasi yang dibutuhkan oleh
pimpinan
dalam
pengambilan
keputusan
maupun
pihak-pihak
yang
berkepentingan. SMK Negeri 1 Salatiga memiliki ruang kantor tata usaha yang
memiliki fungsi sebagai tempat berpusatnya kegiatan administrasi sekolah. Ruang
kantor tata usaha terdiri dari sumber daya manusia sebagai pengelola informasi,
peralatan dan perlengkapan kantor sebagai alat yang digunakan dalam
memudahkan pekerjaan kantor, dan beberapa benda fisik lainnya yang dapat
mendukung kegiatan administrasi sekolah. Selain itu, kantor juga memiliki
prosedur kerja yang harus dilaksanakan oleh semua pihak yang berkepentingan.
128
Pekerjaan kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga terdiri dari kegiatan
mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan semua dokumen yang berkaitan
dengan kesiswaan, kepegawaian, surat-menyurat, iuran komite sekolah, proses
belajar mengajar, inventarisasi sekolah, data pokok pendidikan, sistem informasi
manajemen, dan masih banyak lainnya. Berbagai kegiatan tersebut dilakukan oleh
staff tata usaha di ruang kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga.
Proses penyelesaian pekerjaan kantor tidak terlepas dari adanya penataan
ruang kantor tersebut. Penataan ruang kantor yang baik akan meningkatkan
efisiensi kerja pegawai yang ada. Selain itu, penataan ruang kantor yang baik
memberikan citra organisasi yang baik pula. Penataan ruang tata usaha SMK
Negeri 1 Salatiga dapat ditinjau dari penataan ruangan secara umum, penataan dan
penempatan meja kerja staff tata usaha, pengaturan pealatan dan perabot kantor
dan keadaan lingkungan fisik di sekitar ruangan. Penataan beberapa komponen
tersebut dijadikan dalam satu ruangan terbuka.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan
bahwa penataan ruang kantor yang dilaksanakan di SMK Negeri 1 Salatiga tidak
menunjang efisiensi kerja. Penataan ruang kantor belum memenuhi tujuan
penataan kantor seperti memudahkan gerakan pegawai dari penyimpanan arsip,
mobilitas staff dalam melewati lorong utama untuk akses jalan, dan kelancaran
proses pekerjaan bersangkutan. Serangkaian pekerjaan dalam prosedur kerja harus
melewati berbagai rintangan seperti dokumen, arsip, dan barang-barang yang
berserakan dan tidak sesuai dengan tempatnya, jarak yang sempit menghambat
129
proses pekerjaan. Hal ini menjadikan gerakan yang berlebihan karena penataan
yang kurang efektif.
Selain itu, penataan meja dan kursi kerja staff yang terlalu rapat
menghambat jalannya pekerjaan karena membutuhkan waktu dan tenaga dalam
berpindah
untuk
menyelesaikan
pekerjaan
tertentu.
Hal
tersebut
akan
membutuhkan waktu lebih lama, jarak tempuh menjadi semakin panjang, dan
menyebabkan kelelahan dimana staff masih mengerjakan pekerjaan yang lainnya.
Penempatan peralatan dan perabot yang cukup jauh juga menjadikan
penjangkauan sulit dilakukan, staff masih menghindari berkas yang berserakan di
sekitar ruangan, luas lorong yang sempit dalam berjalan dan masih banyak lagi.
Keterbatasan peralatan yang digunakan dan ketidakbaharuan alat yang digunakan
juga akan menghambat pekerjaan kantor.
Beberapa kondisi lingkungan fisik kantor seperti kondisi udara yang masih
alami menjadikan pegawai memanfaatkan ruangan untuk merokok, penambahan
peralatan akan sangat dibutuhkan kaitannya dengan udara yang dapat dikontrol.
Pemerataan cahaya dalam ruangan kantor akan sangat memengaruhi proses
pekerjaan sehingga penataan
perabot
yang menghalangi
cahaya
dapat
diperhatikan. Beberapa perabot memiliki warna yang sudah memudar seperti
almari, meja, kursi dan lain sebagainya. Selain itu, sumber suara yang dihasilkan
karyawan sendiri mengganggu konsentrasi dan menunda pekerjaan. Dari berbagai
kondisi lingkungan fisik, tata ruang akan menentukan rasa aman dan puas dalam
bekerja yang mana akan berpengaruh pada efisiensi kerja karena hal ini saling
berhubungan. Secara keseluruhan dampak penataan yang tidak sesuai menjadikan
130
proses pekerjaan menjadi semakin lama, tenaga yang dibutuhkan semakin besar,
keterlambatan penyelesaian pekerjaan akan menambah biaya, dan hasil yang
diberikan belum memberikan yang sebaik-baiknya karena terhambat oleh
beberapa penataan yang tidak efektif.
1.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka peneliti dapat mengemukakan
saran sebagai berikut:
1. Staff Tata Usaha
a. Hendaknya
rutin
mengikuti
kegiatan jumat
bersih dalam
memelihara baik peralatan/perabotan, menyimpan dokumen arsip
pada tempat penyimpanan dan memperhatikan lingkungan fisik
disekitarnya agar ruangan terasa rapi, indah dan nyaman setiap
harinya.
b. Hendaknya fokus pada pekerjaan yang harus segera diselesaikan
dengan mengurangi diskusi dengan staff lainnya maupun guruguru yang singgah di ruang TU pada jam kerja.
2. Koordinator Tata Usaha
a. Hendaknya memperhatikan lingkungan fisik yang mengganggu
seperti udara, cahaya, suara, dan pewarnaan pada dinding dan
peralatan serta kelengkapan peralatan yang digunakan.
b. Hendaknya
mengatur
ulang
ruang
kantor
atas
kondisi
peralatan/perabot lama yang sudah rapuh dan menggantinya,
pemberian jarak antar meja staff yang dapat dilalui dalam
131
perpindahan,
penataan/pemindahan
ruangan
dapodik,
dan
kebijakan pembatasan penggunaan atau penutupan pintu keluar
masuk staff tata usaha supaya meningkatkan efisiensi dan
keefektifan penggunaan ruangan.
c. Hendaknya bersedia memberi teguran kepada staff yang mulai
berdiskusi antar staff dan guru yang dapat mengganggu konsentrasi
staff lainnya sehingga ruangan menjadi kondusif untuk bekerja.
d. Merencanakan penambahan perabot/peralatan seperti printer, AC,
mesin foto kopi, tenaga kerja penerima telepon tata usaha, meja
dan kursi tamu staf tata usaha, almari arsip dan sekat antar meja
staff dalam meningkatkan efisiensi kerja staff tata usaha.
3. Kepala SMK Negeri 1 Salatiga
a. Hendaknya memberikan pengawasan terhadap kinerja staff tata
usaha melalui CCTV di ruang tata usaha maupun kunjungan
langsung di ruang tata usaha pada waktu tertentu.
b. Hendaknya mendukung penambahan peralatan, perlengkapan dan
perabot-perabot berkualitas yang dibutuhkan oleh staff tata usaha
demi menunjang efisiensi kerja.
c. Hendaknya mendukung perubahan tatanan ruang TU yang dapat
menunjang efisiensi kerja staff tata usaha.
d. Hendaknya meningkatkan pelayanan melalui penggunaan sistem
teknologi yang lebih canggih dalam mengolah segala data dan
132
informasi yang dapat memudahkan staff usaha bekerja lebih efisien
dan efektif.
4. Peneliti Selanjutnya
Bagi peneliti selanjutnya yang ingin melakukan penelitian tentang
penataan ruang kantor penunjang efisiensi kerja memahami wawasan
mengenai penataan ruang kantor beserta komponen-komponen yang
ada dalam tata ruang.
133
PENUTUP
Berdasarkan hasil dan pembahasan penelitian yang telah dilaksanakan,
maka dapat ditarik beberapa kesimpulan dan saran. Kesimpulan ini merupakan
jawaban dari tujuan penelitian, sedangkan saran merupakan jawaban dari
signifikansi penelitian yang berkaitan dengan penataan ruang kantor di SMK
Negeri 1 Salatiga. Kesimpulan dan saran dapat dilihat secara rinci sebagai berikut:
1.1. Kesimpulan
Kantor sebagai tempat dan proses dalam melaksanakan kegiatan
administrasi suatu organisasi guna mencapai tujuan tertentu. Administrasi sangat
penting peranannya karena sebagai pusat informasi yang dibutuhkan oleh
pimpinan
dalam
pengambilan
keputusan
maupun
pihak-pihak
yang
berkepentingan. SMK Negeri 1 Salatiga memiliki ruang kantor tata usaha yang
memiliki fungsi sebagai tempat berpusatnya kegiatan administrasi sekolah. Ruang
kantor tata usaha terdiri dari sumber daya manusia sebagai pengelola informasi,
peralatan dan perlengkapan kantor sebagai alat yang digunakan dalam
memudahkan pekerjaan kantor, dan beberapa benda fisik lainnya yang dapat
mendukung kegiatan administrasi sekolah. Selain itu, kantor juga memiliki
prosedur kerja yang harus dilaksanakan oleh semua pihak yang berkepentingan.
128
Pekerjaan kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga terdiri dari kegiatan
mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan semua dokumen yang berkaitan
dengan kesiswaan, kepegawaian, surat-menyurat, iuran komite sekolah, proses
belajar mengajar, inventarisasi sekolah, data pokok pendidikan, sistem informasi
manajemen, dan masih banyak lainnya. Berbagai kegiatan tersebut dilakukan oleh
staff tata usaha di ruang kantor tata usaha SMK Negeri 1 Salatiga.
Proses penyelesaian pekerjaan kantor tidak terlepas dari adanya penataan
ruang kantor tersebut. Penataan ruang kantor yang baik akan meningkatkan
efisiensi kerja pegawai yang ada. Selain itu, penataan ruang kantor yang baik
memberikan citra organisasi yang baik pula. Penataan ruang tata usaha SMK
Negeri 1 Salatiga dapat ditinjau dari penataan ruangan secara umum, penataan dan
penempatan meja kerja staff tata usaha, pengaturan pealatan dan perabot kantor
dan keadaan lingkungan fisik di sekitar ruangan. Penataan beberapa komponen
tersebut dijadikan dalam satu ruangan terbuka.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan
bahwa penataan ruang kantor yang dilaksanakan di SMK Negeri 1 Salatiga tidak
menunjang efisiensi kerja. Penataan ruang kantor belum memenuhi tujuan
penataan kantor seperti memudahkan gerakan pegawai dari penyimpanan arsip,
mobilitas staff dalam melewati lorong utama untuk akses jalan, dan kelancaran
proses pekerjaan bersangkutan. Serangkaian pekerjaan dalam prosedur kerja harus
melewati berbagai rintangan seperti dokumen, arsip, dan barang-barang yang
berserakan dan tidak sesuai dengan tempatnya, jarak yang sempit menghambat
129
proses pekerjaan. Hal ini menjadikan gerakan yang berlebihan karena penataan
yang kurang efektif.
Selain itu, penataan meja dan kursi kerja staff yang terlalu rapat
menghambat jalannya pekerjaan karena membutuhkan waktu dan tenaga dalam
berpindah
untuk
menyelesaikan
pekerjaan
tertentu.
Hal
tersebut
akan
membutuhkan waktu lebih lama, jarak tempuh menjadi semakin panjang, dan
menyebabkan kelelahan dimana staff masih mengerjakan pekerjaan yang lainnya.
Penempatan peralatan dan perabot yang cukup jauh juga menjadikan
penjangkauan sulit dilakukan, staff masih menghindari berkas yang berserakan di
sekitar ruangan, luas lorong yang sempit dalam berjalan dan masih banyak lagi.
Keterbatasan peralatan yang digunakan dan ketidakbaharuan alat yang digunakan
juga akan menghambat pekerjaan kantor.
Beberapa kondisi lingkungan fisik kantor seperti kondisi udara yang masih
alami menjadikan pegawai memanfaatkan ruangan untuk merokok, penambahan
peralatan akan sangat dibutuhkan kaitannya dengan udara yang dapat dikontrol.
Pemerataan cahaya dalam ruangan kantor akan sangat memengaruhi proses
pekerjaan sehingga penataan
perabot
yang menghalangi
cahaya
dapat
diperhatikan. Beberapa perabot memiliki warna yang sudah memudar seperti
almari, meja, kursi dan lain sebagainya. Selain itu, sumber suara yang dihasilkan
karyawan sendiri mengganggu konsentrasi dan menunda pekerjaan. Dari berbagai
kondisi lingkungan fisik, tata ruang akan menentukan rasa aman dan puas dalam
bekerja yang mana akan berpengaruh pada efisiensi kerja karena hal ini saling
berhubungan. Secara keseluruhan dampak penataan yang tidak sesuai menjadikan
130
proses pekerjaan menjadi semakin lama, tenaga yang dibutuhkan semakin besar,
keterlambatan penyelesaian pekerjaan akan menambah biaya, dan hasil yang
diberikan belum memberikan yang sebaik-baiknya karena terhambat oleh
beberapa penataan yang tidak efektif.
1.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan tersebut, maka peneliti dapat mengemukakan
saran sebagai berikut:
1. Staff Tata Usaha
a. Hendaknya
rutin
mengikuti
kegiatan jumat
bersih dalam
memelihara baik peralatan/perabotan, menyimpan dokumen arsip
pada tempat penyimpanan dan memperhatikan lingkungan fisik
disekitarnya agar ruangan terasa rapi, indah dan nyaman setiap
harinya.
b. Hendaknya fokus pada pekerjaan yang harus segera diselesaikan
dengan mengurangi diskusi dengan staff lainnya maupun guruguru yang singgah di ruang TU pada jam kerja.
2. Koordinator Tata Usaha
a. Hendaknya memperhatikan lingkungan fisik yang mengganggu
seperti udara, cahaya, suara, dan pewarnaan pada dinding dan
peralatan serta kelengkapan peralatan yang digunakan.
b. Hendaknya
mengatur
ulang
ruang
kantor
atas
kondisi
peralatan/perabot lama yang sudah rapuh dan menggantinya,
pemberian jarak antar meja staff yang dapat dilalui dalam
131
perpindahan,
penataan/pemindahan
ruangan
dapodik,
dan
kebijakan pembatasan penggunaan atau penutupan pintu keluar
masuk staff tata usaha supaya meningkatkan efisiensi dan
keefektifan penggunaan ruangan.
c. Hendaknya bersedia memberi teguran kepada staff yang mulai
berdiskusi antar staff dan guru yang dapat mengganggu konsentrasi
staff lainnya sehingga ruangan menjadi kondusif untuk bekerja.
d. Merencanakan penambahan perabot/peralatan seperti printer, AC,
mesin foto kopi, tenaga kerja penerima telepon tata usaha, meja
dan kursi tamu staf tata usaha, almari arsip dan sekat antar meja
staff dalam meningkatkan efisiensi kerja staff tata usaha.
3. Kepala SMK Negeri 1 Salatiga
a. Hendaknya memberikan pengawasan terhadap kinerja staff tata
usaha melalui CCTV di ruang tata usaha maupun kunjungan
langsung di ruang tata usaha pada waktu tertentu.
b. Hendaknya mendukung penambahan peralatan, perlengkapan dan
perabot-perabot berkualitas yang dibutuhkan oleh staff tata usaha
demi menunjang efisiensi kerja.
c. Hendaknya mendukung perubahan tatanan ruang TU yang dapat
menunjang efisiensi kerja staff tata usaha.
d. Hendaknya meningkatkan pelayanan melalui penggunaan sistem
teknologi yang lebih canggih dalam mengolah segala data dan
132
informasi yang dapat memudahkan staff usaha bekerja lebih efisien
dan efektif.
4. Peneliti Selanjutnya
Bagi peneliti selanjutnya yang ingin melakukan penelitian tentang
penataan ruang kantor penunjang efisiensi kerja memahami wawasan
mengenai penataan ruang kantor beserta komponen-komponen yang
ada dalam tata ruang.
133