Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Penataan Ruang Kantor Penunjang Efisiensi Kerja pada Kantor Tata Usaha di SMK Negeri 1 Salatiga T1 162012016 BAB II

9

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Kantor

2.1.1. Definisi Kantor

Kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan dengan kata office dalam bahasa Inggris1. Menurut Nurasih kantor merupakan suatu istilah yang berasal dari bahasa Belanda, kantoor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.2

Oleh karena itu, para ahli memberikan definisi tentang kantor. Menurut Sedarmayanti menyatakan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi.3 Sedangkan Moekijat menyatakan bahwa kantor itu sebagai tempat dimana pekerjaan tata usaha dilakukan.4 Sebagai upaya dalam mencapai tujuan yang

1

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia,Bandung, hal. 27.

2_{Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia} Cerdas,Jakarta, hal. 3.

3_{Sedarmayanti., 2014,Tugas dan Pengembangan Sekretaris P rofesional Untuk} Meraih Keberhasilan Edisi Revisi, Mandar Maju, Bandung, hal. 2.

4

Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, hal. 17-18.

10

diinginkan maka berbagai pekerjaan kantor dilakukan dengan sebaik mungkin. Sejalan dengan pemikiran Moekijat, Sayuti juga mengungkapkan pengertian kantor, kantor adalah tempat karyawan melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi.5

Menurut Laksmi, Fuad Gani dan Budiantoro mendifinisikan kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor sebagai tempat dan kantor sebagai proses. Menurutnya kantor sebagai tempat, kantoor berasal dari bahasa Belanda, berarti ruang, kamar kerja, meja tulis, atau markas, kompleks (yang terdiri dari ruang-ruang) di mana seorang pemimpin beserta staffnya menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokonya.6Sedangkan kantor sebagai proses adalah rangkaian kegiatan menangani informasi, mulai dari menerima, menyimpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

Nuraida juga mengemukakan definisi kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkannya kepada pihak-pihak yang

5_{Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung,} hal. 91.

6_{Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern,} Grafindo Persada, Jakarta, hal. 23-24.

11

berkepentingan.7Berdasarkan beberapa pendapat mengenai arti kantor dapat disimpulkan bahwa kantor memiliki arti sebagai tempat yang dipergunakan untuk melakukan tata usaha dan sebagai proses mencakup kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi tertentu.

2.1.2. Pekerjaan kantor

Penggunaan kantor akan lengkap jika kantor tersebut beroperasional sebagaimana mestinya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan oleh organisasi tertentu. Kegiatan operasional yang terjadi di sebuah kantor memiliki kesamaan arti sebagai pekerjaan kantor. Pekerjaan-pekerjaan kantor dilaksanakan oleh tenaga karyawan dalam suatu organisasi. Menurut Nurasih, pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna .8 Dalam pelaksanaannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-mesin maupun manual yang dapat memudahkan penyelesaian pekerjaan yang dilakukan.

Hal ini sejalan dengan pendapat Sayuti, pekerjaan kantor (office work) adalah semua hal yang berkaitan dengan tata penyelenggaraan komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi, artinya semua kegiatan tulis menulis, arus informasi, dan semua warkat pendukungnya harus

7

Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, . Yogyakarta, hal. 1.

8_{Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia} Cerdas,Jakarta, hal. 5.

12

ditata baik dan benar, baik artinya mudah digunakan dan benar artinya tidak ada kekeliruan dalam penataannya.9Sedangkan menurut Moekijat menyatakanpekerjaan kantor itu berhubungan dengan warkat-warkat dan statistik-statistik, dengan komunikasi-komunikasi, dengan penghitungan, dengan perencanaan, dan dengan penentuan waktu.10 Berdasarkan pendapat beberapa ahli dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan pekerjaan yang berkaitan dengan warkat-warkat, komunikasi baik lisan maupun tulisan, penghitungan serta target waktu yang harus dipenuhi agar efektif dan efisien.

Charles O. Libbey dalam Laksmi yang membagi pekerjaan perkantoran menjadi 9 besar kelompok yang masing-masing terdiri dari 9 hingga 10 butir, pekerjaan perkantoran sangat luas cakupannya11. Kesembilan kelompok tersebut adalah sebagai berikut:

a. Ruang perkantoran (office space). b. Komunikasi (communication).

c. Kepegawaian perkantoran (office personel)

d. Perabotan dan perlengkapan (furniture and equpment). e. Peralatan dan mesin (appliances and machines).

f. Perbekalan dan keperluan tulis (supplies and stationery) g. Metode (methods).

h. Arsip dinamis (records).

i. Kontrol pejabat pimpinan (executive contols).

9_{Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung,} hal. 11.

10_{Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,} Bandung, hal. 18.

11

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern, Grafindo Persada, Jakarta, hal. 28.

13

Berbagai tugas dan pekerjaan memiliki keterkaitan satu dengan yang lainnya. Pekerjaan-pekerjaan tersebut harus diselesaikan dengan waktu, biaya dan tenaga yang seefisien mungkin. Setiap pekerjaan kantor memiliki tata cara atau sistematika dalam menyelesaikannya. Hal ini terangkum dalam sebuah prosedur kerja yang perlu untuk diperhatikan oleh personel organisasi yang ada. Namun dalam pelaksanaannya pekerjaan kantor harus senantiasa direncanakan, diatur, dikembangkan oleh pimpinan yang mengawasi jalannya organisasi. Sedangkan menurut Umam ciri-ciri pekerjaan kantor12, yaitu:

a. Bersifat pelayanan

Sifat layanan adalah pekerjaan kantor bersifat melayani kegiatan organisasi yang lain.

b. Berkaitan dengan seluruh organisasi

Pekerjaan kantor memiliki keterkaitan dan pengaruh dengan pekerjaan kantor lainnya, bahkan dengan kegiatan organisasi lainnya.

c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Pekerjaan kantor merupakan kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi.

Berdasarkan beberapa pendapat mengenai ciri-ciri pekerjaan kantor dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor memiliki ciri-ciri sebagai bagian yang melaksankan pelayanan dengan organisasi, memudahkan kegiatan operasi di dalam organisasi dan semua orang terlibat dalam kegiatan pekerjaan kantor tersebut. Pekerjaan kantor ini akan menentukan kualitas kegiatan yang berlangsung dalam sebuah organisasi dalam mencapai tujuan mereka.

12

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 46.

14 2.1.3. Fungsi kantor

Selain melihat dari sudut pandang pekerjaan kantor, kantor memiliki fungsi dalam organisasi tersebut. Menurut Moekijat kantor mempunyai fungsi, fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat.13 Mengadakan komunikasi berarti memberi dan menerima keterangan, tetapi biasanya ada pencatatan dan sering penyusunan keterangan dalam suatu bentuk yang sesuai dengan manajemen.

Sedangkan menurut Mills dalam Nuraida, fungsi kantor 14 adalah sebagai berikut :

1) Menerima informasi (to receive information)

Misalnya menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. 2) Merekam dan menyimpan data serta informasi (to record

information)

Pembuatan rekaman ini dimaksudkan agar informasi dapat disiapkan sesegera mungkin apabila manajemen memintanya. Contohnya menurut hukum seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu Perseroan Terbatas atau menurut kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti perincian negosiasi, transaksi, operasi, korespondensi, pesanan, faktur, dan lain-lain.

3) Mengatur informasi (to arrange information)

Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat penghitungan/pembukuan.

4) Memberi informasi (to receive information)

Apabila manajemen meminta, kantor membagiakan informasi dari rekamannya. Contohnya adalah pesanan, anggaran, faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dan instruksi atas perintah manajemen.

13_{Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,} Bandung, hal. 22.

14_{Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .} Yogyakarta, hal. 2.

15 5) Melindungi aset (to saveguard assets

Mengamati secara cermat urusan dalam perusahaan seperti dalam rekaman dan memperingatkan akan adanya hal-hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Contohnya adalah melaporkan adanya kekurangan persediaan; melaporkan adanya utang yang buruk atau meragukan sebelum harapan untuk memulihkan berlalu, dan lain sebagainya.

Beberapa fungsi yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebenarnya hampir memiliki kesamaan hanya berbeda istilah saja. Kelima fungsi tersebut perlu dilaksanakan di dalam suatu organisasi. Fungsi-fungsi yang telah dikemukakan tersebut akan berguna jika fungsi tersebut dijalankan dalam suatu pekerjaan kantor karena tujuan utama dari kegiatan kantor ialah berfungsi dengan baik demi tercapainya suatu tujuan organisasi.

2.1.4. Peranan pekerjaan kantor

Berkaitan dengan fungsi-fungsi yang dapat diberikan oleh kantor, Nuraida membagi peranan pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi. b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi untuk

menetapkan keputusan atau melakukan tindakan tepat.

c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.15

Mengingat betapa pentingnya peranan pekerjaan kantor yang telah disebutkan maka hal ini perlu untuk diperhatikan lebih lagi dalam menentukan kebijakan yang akan diambil oleh pimpinan atau pihak yang berkaitan. Jika organisasi mengutamakan keberadaan melalui peranan yang dimiliki dari

15_{Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .} Yogyakarta, hal. 9.

16

kantor itu sendiri beserta fungsi-fungsi yang didapat akan mempermudah setiap kegiatan yang akan dilakukan demi mencapai tujuan organisasi tersebut.

2.2. Tata Ruang Kantor

2.2.1. Pengertian Tata Ruang Kantor

Menurut Nurasih menyatakan bahwa tata ruang kantor diambil dari kata yang berasal dari bahasa Inggris, office layout.16Istilah tersebut memiliki makna sebagai pengaturan semua yang berlaku terhadap perabotan, permesinan, benda-benda yang berada di dalam ruangan tersebut. Selain itu, kegiatan adminitrasi dalam pekerjaan kantor menggunakan sebuah ruangan yang dijadikan sebagai tempat bekerja baik ruangan terbuka maupun ruangan tertutup. Ruang kerja kantor merupakan tempat berlangsungnya semua proses pekerjaan administrastif. Oleh karena itu dalam pengerjaan pekerjaan administratif diperlukan sebuah ruangan yang dapat melindungi keamanan dokumen yang ada di sekolah karena bersangkutan dengan kegiatan operasional sekolah.

Tata ruang kantor yang baik apabila dalam penggunaannya disusun sedemikian rupa sehingga membantu dalam penyelesaian akan suatu pekerjaan. Penyusunan ruang kerja kantor yang tepat dan penempatan peralatan yang digunakan dalam bekerja akan memudahkan setiap pegawai yang ingin

16_{Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia} Cerdas,Jakarta, hal. 5.

17

menyelesaikan suatu pekerjaan. Oleh karena itu, pihak manajemen sekolah perlu memperhatikan hal-hal dalam menyusun sebuah ruang kantor.

Menurut Quible dalam Sukoco tata ruang kantor adalah penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.17 Littlefield and Peterson dalam Gie juga mengungkapkan arti tata ruang kantor ialah penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia18. Sejalan dengan pemikiran Littlefield dan Peterson, Nuraida mendefinisikan tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana bagi pekerja19. Untuk mendapatkan kantor yang efektif dan efisien diperlukan desain kantor yang standar, untuk mendesain kantor yang standar itu perlu memperhatikan tiga hal pokok, yaitu peralatan, arus kerja dan pegawai. Sayuti menambahkan bahwa selain mempertimbangkan peralatan, arus kerja dan pegawai, menata kantor juga harus mempertimbangkan kondisi lingkungan fisik yang baik20.

17_{Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern,} Erlangga, Jakarta, hal. 189.

18_{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,} hal. 186.

19_{Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran,} Kanisius,Yogyakarta, hal. 161.

20_{Abdul Jalaluddin Sayuti, 2013,Manajemen Kantor Praktis,Alfabeta, Bandung,} hal. 92.

18

Pengertian tata ruang kantor yang telah dikemukakan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penentuan akan kebutuhan-kebutuhan dan penggunaan sebuah ruang kerja kantor seperti peralatan dan perabotan kantor pada luas lantai yang tersedia untuk memberikan sarana dan kepuasan dalam bekerja. Penempatan peralatan dan perlengkapan harus dipertimbangkan agar tidak menggangu dalam penggunaannya. Bukan hanya dalam pengaturan akan kebutuhan dalam suatu ruangan kantor saja namun didalam bekerja dapat memberikan dampak kepuasan tersendiri. Hal ini karena ketepatan dalam penempatan baik dari perabot, perlengkapan, peralatan serta lingkungan fisik yang ada di kantor yang mendukung untuk bekerja secara menyenangkan. Keadaan yang seperti ini juga akan menguntungkan sekolah karena pengerjaan akan tugas-tugas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.

2.2.2. Tujuan Tata Ruang Kantor

Penentuan dalam tata ruang akan memudahkan setiap penyelesaian pekerjaan yang ada. Oleh karena itu, pengaturan tata ruang kantor hendaknya memiliki tujuan yang mendasari mengapa diadakannya kegiatan tersebut. Menurut Nuraida tujuan dalam tata ruang kantor21 adalah sebagai berikut:

1) Menggunakan ruangan untuk mendapatkan keuntungan ekonomis yang besar.

2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staff yang bekerja.

3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja. 4) Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.

21 _{IdaNuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius,} Yogyakarta, hal. 162.

19

5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai.

6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan arsip.

7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan mengganggu dari pekerjaan yang membutuhkan suasana tenang dan membutuhkan konsentrasi tinggi.

9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu perusahaan.

Mills dan Standingford dalam Gie juga mengemukakan tujuan dari pengaturan tata ruang22 adalah diantaranya:

1) Persyaratan peraturan perundangan-undangan dipenuhi. 2) Ruang digunakan sampai manfaat yang terbesar.

3) Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga listrik, telepon, dan lain-lain.

4) Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang. 5) Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja.

6) Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara. 7) Komunikasi dan arus kerja diperlancar.

8) Lalu lalang para juru tata usaha di antara meja -meja dan lemari-lemari arsip dipermudah.

9) Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan.

10) Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan. 11) Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.

Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan oleh beberapa ahli maka dapat disimpulkan bahwa tujuan, dari penataan ruang kantor dalam penelitian ini adalah memudahkan dan melancarkan penyelesaian pekerjaan administratif secara efektif dan efisien, ruangan dapat digunakan secara optimal dan fleksibel, dan menciptakan kesatuan dalam bekerja antar

22_{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,} hal. 189.

20

staff. Hal ini berorientasi pada kemudahan pegawai tata usaha dalam bekerja menggunakan peralatan dan ruangan kantor.

Disisi lain, penataan ruang kerja kantor tata usaha akan menguntungkan pihak lain yang berkaitan. Seperti pimpinan dimana ia akan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja pegawainya karena adanya pengaturan tata ruang kantor yang baik. Bahkan pihak lain yang dapat merasakan kemudahan dalam mendapatkan informasi sesuai kebutuhannya adalah tamu yang berkunjung. Mereka akan terbantu dengan adanya penataan ruang kantor yang efektif karena tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk mendapat apa yang diperlukannya. Hal ini perlu diperhatikan pimpinan bagi kantor yang tujuannya memberikan pelayanan bagi masyarakat.

2.2.3. Manfaat Tata Ruang Kantor

Pengaturan tata ruang dalam pelaksanaannya pastilah memiliki beberapa manfaat yang akan didapatkan. Beberapa manfaat tersebut akan dijadikan pertimbangan diadakannya penataan tata ruang bagi sebuah kantor.

Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari adanya penataan ruang kantor23menurut Gie antara lain:

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan modar-mandir yang sebetulnya tidak perlu.

b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

23_{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,} hal. 188.

21

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien. Yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

d. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu.

Kelancaran dalam bekerja dengan membutuhkan waktu yang relatif sedikit serta penempatan peralatan dan perabot yang tepat. Sukoco menyatakan bahwa layout kantor yang efektif akan memberikan manfaat24 sebagai berikut:

1) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang efektif.

2) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai. 3) Memberikan kesan yang positif terhadap masyarakat.

4) Menjamin efisiensi dari arus yang ada. 5) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

6) Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel.

Kesimpulan dari manfaat penataan tata ruang kantor adalah menciptakan kelancaran dalam proses pekerjaan sehingga tercapai efisiensi, penggunaan ruang kantor secara optimal dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi tamu yang datang.

Kegiatan yang tidak mampu memberikan manfaat bagi pihak yang mengadakannya akan menjadi sia-sia. Namun apabila perubahan tersebut dapat memberikan manfaat yang besar bahkan keuntungan bagi semua pihak maka kegiatan tersebut perlu untuk dilaksanakan. Sama halnya dengan adanya

24_{Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern,} Erlangga, Jakarta, hal. 189.

22

penataan ruang kantor bagi tata usaha karena hal ini akan memberikan manfaat baik bagi pihak intern organisasi maupun pihak ektern organisasi.

2.2.4. Asas-Asas Tata Ruang Kantor

Ruang kantor akan menjadi efektif apabila memperhatikan beberapa hal yang dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaanya. Tata ruang merupakan faktor penting dalam membantu dalam kelancaran kegiatan kantor. Semakin baik tata ruang kantor akan memberikan kenyamanan bagi karyawan dalam bekerja dan menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Oleh karena itu ada beberapa asas yang perlu diperhatikan dalam menyusun tata ruang yang efektif dan efisien. Menurut Richard Muther dalam Nuraida asas dalam menyusun tata ruang adalah sebagai berikut:25

1. Asas jarak terpendek

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian suatu pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Garis lurus antara dua titik adalah jarak terpendek. Dalam penyusunan tempat kerja dan penempatan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan semaksimal mungkin.

2. Asas rangkaian kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Jarak terpendek

25 _{IdaNuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .} Yogyakarta, hal. 165-166.

23

tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditempatkan berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaikan pekerjaan hendaknya bergerak maju, sedapat mungkin tidak ada gerak mundur atau menyilang.

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan

Seluruh ruangan yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas lantai (ruang datar), melainkan juga ruangan yang vertikal ke atas maupun ke bawah.

4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja

Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, dimungkinkan adanya perubahan atau penyusunan kembali apabila diperlukan, tanpa banyak kesulitan dan tidak memakan biaya besar.

5. Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus mengintegrasikan kegiatan antarbagian dan interbagian yang ada dalam organisasi. 6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai

Tata ruang dan peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas.

Berbagai asas tersebut akan sangat bermanfaat jika dapat dilaksanakan dalam penataan ruang kantor tata usaha. Setiap tindakan hendaknya berpedoman pada beberapa asas tersebut agar diperoleh manfaat

24

yang sebesar-besarnya dan ketepatan dalam pencapaian tujuan dari organisasi yang telah ditetapkan. Adapun manfaat yang diperoleh dari penerapan beberapa asas tersebut diantaranya dapat mengoptimalkan luas lantai yang tersedia, memperoleh jarak yang terpendek yang memudahkan dalam pengerjaan, serta fleksibilitas yang tinggi dari adanya tempat yang dapat diubah sewaktu-waktu jika diperlukan.

2.2.5. Prinsip Tata Ruang Kantor

Pengaturan yang baik perlu adanya sebuah prinsip yang hendak dijadikan pedoman dalam penataan ruang kantor. Ketepatan dalam penataan merupakan hal yang hendak dicapai dalam kegiatan ini. Martinez dan Quible dalam Sukoco mengemukakan beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain tata ruang kantor yang efektif26, antara lain:

1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja.

2) Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backcrossing.

3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam area yang berdekatan.

4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.

5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus ditempatkan di ruang kerja yang suasanya lebih tenang.

6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dila kukan dan peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu. 7) Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.

26_{Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern, Erlangga, Jakarta,} hal. 196.

25

8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari para pekerja. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi.

9) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil tertutup.

10) Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan kontrol suara.

11) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang. 12) Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.

Sedangkan menurut Maryati menyatakan agar tujuan tercapai maka penataan ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut ini:27

1) Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus. 2) Fungsi sama atau berhubungan diletakkan berdekatan. 3) Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah. 4) Tidak permanen, agar fleksibel jika terjadi perubahan. 5) Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan.

6) Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh, misalnya bagian produksi.

7) Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja.

8) Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga.

Sejalan dengan pemikiran maryati, Nurasih mengungkapkan juga prinsip yang digunakan dalam tata ruangan28, yaitu:

1) Usahakan untuk menjadikan tata ruang yang bisa membuat aliran pekerjaan menjadi sederhana.

27_{Maryati, M. (2008). Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Sekolah} Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.

28_{Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia} Cerdas,Jakarta, hal. 132.

26

2) Ruang lantai harus terbebas dari semua rintangan. 3) Meja staff harus mudah terlihat oleh pimpinan.

4) Setiap perlengkapan kerja harus berada dekat dengan penggunanya.

5) Jumlah jalan atau koridor yang memadai pada setiap ruangnya dan luasnya harus memadai.

6) Semua ruangan dipastikan untuk mendapatkan penerangan yang cukup.

7) Peralatan maupun mesin harus dipisahkan dari ruangan yang memerlukan ketenangan.

8) Tata ruang yang dibuat harus dibuat dengan nyaman.

Berdasarkan beberapa prinsip yang telah dikemukakan oleh beberapa pendapat para ahli dapat disimpulkan prinsip penataan ruang kerja meliputi penataan ruangan yang cukup memadai dalam koridor untuk berjalan, pemisahan ruangan untuk pekerjaan yang menggangu pekerjaan yang membutuhkan ketenangan, pengerjaan tugas dapat diawasi oleh pimpinan, adanya jarak tempuh yang digunakan untuk menjangkau peralatan dan perlengkapan serta berdekatan dengan staff.

Beberapa prinsip tersebut dapat membantu pencapaian efisiensi dalam bekerja serta pencapaian tujuan yang hendak dicapai oleh pihak organisasi. Perbaikan dari tata ruang yang kurang efisien dan efektif dapat dilakukan demi kelancaran proses pengerjaan tugas dan pekerjaan tertentu dengan aliran dan jarak terpendek.

27 2.2.6. Jenis Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor dapat dibagi berdasarkan macam-macamnya. Adapun pembagian jenis tata ruang kantor menurut Mills dan Standingford menerangkan jenis tata ruang terbagi menjadi tiga bagian29yaitu:

1. Kantor bersel

Kantor bersel maksudnya adalah untuk memberikan ruangan yang terpisah kepada departemen, bagian atau kelompok pegawai. 2. Kantor rancangan terbuka

Kantor terbuka yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang manajer ditampung di dalam satu wilayah yang luas. Untuk memperoleh pemanfaat ruang yang maksimum, meja kerja biasanya diatur dalam garis lurus berdasarkan kelompok dan bagian.

3. Kantor lanscape

Sedangkan kantor lanscap adalah pengaturan lantai terbuka yang menghindari pengaturan meja berupa garis lurus seperti yang didapatkan pada kantor rancangan terbuka. Meja kerja disusun secara individual atau dalam kelompok dengan sudut yang berbeda satu dari lain; lorong yang berbelok, menyusuri sekeliling wilayah yang bervariasi ukurannya.

Berdasarkan pembagian jenis ruang kantor yang ada dapat disimpulkan bahwa secara umum dibagi dua jenis yaitu terbuka dan tertutup. Namun seiring berkembangnya zaman, berbagai hiasan maupun dekorasi pendukung lainnya juga menghiasi ruang kantor dewasa ini. Pemilihan jenis ruang kantor sebenarnya yang paling efektif apabila sesuai dengan kondisi dan kebutuhan lingkungan kantor tersebut. Masing-masing kantor memiliki sifat dan jenis pekerjaan yang berbeda sehingga pemilihan bentuk dan jenis ruang

29

GeoffreyMills, Oliver Standingford dan Robert C. Appleby, 1991, Manajemen Perkantoran Modern Edisi ketujuh dari Office Orga nization and Methods, Bina Rupa Aksara, Tangerang, hal. 398-400.

28

kantor berdasarkan kebutuhan kantor tersebut dengan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan yang dimiliki masing-masing jenis kantor. Oleh karena itu, efisiensi dalam penataan baik ruang dan peralatan dibutuhkan untuk membantu dalam bekerja lebih ringan.

2.2.7. Teknik Menyusun Tata Ruang

Pengaturan yang dikerjakan dalam penataan ruang kantor diupayakan dapat memberikan keuntungan bagi organisasi yang melaksanakannya. Menurut Gie teknik yang dapat dilakukan untuk mencapai tata ruang yang terbaik30 adalah sebagai berikut:

a. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang sama.

b. Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja -meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.

c. Di antara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm dan lorong-lorong lainnya cukup 80 cm.

d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.

e. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para pegawainya. Disitu akan memudahkan pengawasan, dipihak lain akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan.

f. Pada tata ruang terbuka di mana bekerja banyak orang, apabila pegawai-pegawai dikelompok-kelompokkan di bawah pengawasan seseorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-masing pejabat yang bertanggungjawab atas kelompok itu.

g. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya. h. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang

mengandung resiko besar, ditempatkan dipojok yang tidak dilalui lalu lintas orang-orang.

30_{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,} hal. 186.

29

i. Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-bagian lainnya atau publik, ditempatkan dekat pintu. j. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya taruh didekat

pagawai-pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu. k. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut ditaruh dekat

jendela.

l. Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran tidak boleh menempel tembok.

m. Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok sehingga mendapat kekuatan untuk menyangganya.

n. Bagi pejabat pimpinan yang sering-sering harus menerima tamu penting dan membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia dapat dibuatkan kamar tamu tersendiri.

o. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaan benar-benar membutuhkan ruang tersendiri dapatlah dibuatkan kantor pribadi berukuran 2,5 x 3,6 meter (9 m2).

Beberapa teknik akan memberikan manfaat kepada organisasi apabila dapat diterapkan secara tepat. Manfaat yang didapatkan berguna memperoleh kenyamanan dan kepuasan kerja staff yang bersangkutan.

2.2.8. Lingkungan fisik kantor yang mendukung penataan ruang kantor Lingkungan merupakan keadaan tempat yang ada disekitar staff tata usaha itu bekerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Moekijat menyatakan bahwa “kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang”31Banyaknya faktor yang mendukung dalam penataan ruang kantor akan menentukan apakah penataan dan pengaturan peralatan, penempatan pegawai maupun penempatan yang lainnya di kantor sudah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan atau belum. Salah satu faktor yang mempengaruhi dalam pekerjaan kantor dan penataan ruangan adalah dengan

31_{Moekijat, 2002,Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju,} Bandung, hal. 120.

30

melihat lingkungan fisik di sekitar kantor. Kondisi lingkungan ini dapat secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi efisiensi dari proses kegiatan administratif yang berlangsung. Umam menyatakan bahwa “ada beberapa faktor yang memengaruhi tata ruang kantor”32

adalah sebagai berikut:

a. Penambahan atau pengurangan pegawai pada unit/ bagian bersangkutan;

b. Penambahan atau pergantian perabot atau alat-alat lainnya; c. Perubahan terhadap proses ataupun penyelesaian suatu pekerjaan; d. Perubahan terhadap susunan organisasi atau tugas pokok

pekerjaan.

Sedangkan Nuraida mengungkapkan bahwa ada beberapa faktor-faktor yang termasuk dalam lingkungan fisik atau lingkungan kerja33 adalah sebagai berikut:

1. Pencahayaan/ penerangan

Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai karena memengaruhi kesehatan dan keselamatan serta kelancaran kerja. Penerangan yang baik merupakan hal vital yang dibutuhkan indra penglihat agar dapat melaksanakan tugas kantor. Penerangan kantor yang optimal berguna untuk:

a. Meningkatkan produktivitas kerja b. Mengurangi mutu kerja

c. Mengurangi terjadinya kesalahan

32

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 166-167.

33_{Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .} Yogyakarta, hal. 174-179.

31

d. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata e. Mengurangi rasa lelah

f. Meningkatkan semangat kerja pegawai

g. Memberikan citra yang lebih baik bagi perusahaan

Secara garis besar ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam penerangan yaitu:

a. Banyaknya penerangan

Satuan untuk mengukur cahaya adalah foot candle. Foot candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari lilin ukuran biasa pada sebuah benda yang berjarak 1 kaki (30,84 cm) dari lilin tersebut.

b. Mutu penerangan

Pertimbangan dalam mutu penerangan adalah kadar cahaya, kecerahan, kesilauan, daya kontras, dan usia pegawai. Oleh karena itu, penempatan sumber cahaya perlu diatur secara untuk mencapai kualitas penerangan yang baik, yaitu penerangan yang tidak menyilaukan mata dan tersebar secara merata di seluruh daerah yang harus diterangi.

2. Warna

Warna juga merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna-warna muda apabila ingin menghemat biaya penerangan. Penggunaan tata warna

32

dalam kantor berpengaruh besar terhadap keadaan psikologis atau perasaan seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan terhadap orang, atau setiap orang akan menunjukkan reaksi yang berbeda terhadap warna-warna tertentu.

Tabel 2.1. Tabel Pengaruh Warna

Warna Jarak Temperatur Efek Psikis

Putih Netral Dingin Ketenangan

Biru Jauh Dingin/sejuk Keleluasaan,

ketentraman

Hijau Jauh Sangat

dingin/netral

Menyenangkan

Merah Dekat Panas Merangsang

kegembiraan dan kegiatan kerja, tetapi juga bisa mengganggu Oranye Sangat dekat Sangat hangat Merangsang

Kuning Dekat Hangat Merangsang

kegembiraan, melenyapkan perasaan tertekan

Cokelat Sangat dekat Netral Merangsang

Ungu Sangat dekat Dingin Agresif

Hitam Sangat dekat Panas Agresif,

menakutkan, menolak, mengganggu

33

Efek warna-warna ini dapat diberlakukan dalam penggunaan pada dinding kantor, langit-langit, lantai, karpet, tirai, perabotan kantor, dan lain-lain. Masing-masing warna jika terkena cahaya akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan memantulkan kembali cahaya yang datang disebut daya pantul warna, yang dinyatakan dalam presentase. Daya pantul tinggi berpengaruh besar terhadap kesilauan yang mungkin dialami oleh pagawai akibat terlampau banyak cahaya. Ruangan yang berwarna putih memantulkan kembali hampir semua cahaya sehingga menyilaukan para pekerja. 3. Udara

Udara dalam hal ini lebih dilihat dari sisi suhu/temperatur, kelembapan, sirkulasi/ventilasi dan kebersihan. Menurut Moekijat dalam Nuraida menyatakan bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan kebersihan. Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata -rata 20 persen setelah diberi AC34. Terpenuhinya kualitas dan kuantitas udara yang baik akan memberikan banyak keuntungan bagi kantor antara lain:

a. Meningkatkan produksi tetap b. Meningkatkan mutu kerja kantor c. Menjaga kesehatan pegawai

34_{Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .} Yogyakarta, hal. 178.

34 d. Meningkatkan semangat kerja

e. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu 4. Bunyi/suara

Terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, faktor suara dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang bising dapat mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan pekerja. Pengaruh suara yang gaduh adalah sebagai berikut:

1. Menimbulkan gangguan mental dan saraf pegawai

2. Menimbulkan kesulitan berkonsentrasi, mengurangi hasil, meningkatkan kesalahan, menimbulkan kesulitan menggunakan telepon, dan menciptakan lebih banyak ketidakhadiran.

3. Menambah kelelahan dan mengurangi semangat kerja pegawai.

5. Musik

Musik dapat memengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai. Musik berguna untuk hal-hal berikut:

a. Meningkatkan efisiensi, kepuasan, dan produktifitas.

b. Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi rasa gugup dan kejenuhan, serta menambah kegembiraan kerja. Hal ini terjadi apabila:

35

- Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan kerja

- Terdengar samar, volume tidak terlalku kuat, tempo sedang, lembut, tenang

- Tidak dibunyikan secara terus menerus, melainkan pada waktu tertentu saja.

Sejalan dengan pendapat Nuraida, Sukoco juga menjelaskan komponen-komponen yang termasuk dalam lingkungan perkantoran 35antara lain:

1. Sistem pencahayaan

Menurut McShane dalam Sukoco membagi jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, antara lain:

a. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan biasanya dipasang pada langit-langit ruang. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-satunya pencahayaan yang terdapat di ruangan kantor tersebut;

b. Task lighting, yang digunakan utnuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja kerja.

c. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya ada area yang akan dituju. Biasanya jenis lampu ini dirancang

35_{Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern,} Erlangga, Jakarta, hal. 208-224.

36

pada lorong sebuah kantor atau area yang lain yang membutuhkan penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.

d. Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding serta cahaya langit. Jenis cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai namun cahaya ini tidak selalu tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap.

2. Warna

Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak banyak yang sadar akan dampak psikologisnya-baik positif maupun negatif- pada produktivitas, kelelahan, moral, tingkah laku dan ketegangan. Warna dalam kegiatan perkantoran memiliki nilai keindahan bagi suatu ruang tertentu, selain itu warna juga memiliki nilai fungsi menurut jenis-jenis warna yang ada bagi kegiatan perkantoran.

Quible membagi beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor yaitu:

1. Kombinasi warna

Kombinasi dari warna-warna primer –kuning, merah dan biru- menghasilkan warna sekunder. Contohnya dengan mencampur warna merah dengan kuning akna menghasilkan warna

37

oranye. Warna tersier dihasilkan dengan mencampur warna sekunder dengan warna primer. Beberapa pilihan koordinasi warna yang bisa digunakan :

a. Warna komplementer – warna yang saling berlawanan pada bagan warna contoh merah-kuning, biru-oranye.

b. Warna split-komplementer – warna pada sisi dari warna komplementer. Contohnya biru-violet merupakan split komplementer dari oranye.

c. Warna triad – tiga warna yang berjarak satu sama lain pada bagan warna. Warna triad adalah warna oranye, hijau, violet. 2. Efek cahaya pada warna

Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya hanya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya.

3. Nilai pemantulan warna

Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda. Contohnya warna yang lebih terang memantulkan presentase cahaya yang lebih besar daripada warna gelap. Beberapa area perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang dibanding yang lain.

38

Warna seringkali memengaruhi mood. Warna sejuk-biru, hijau dan violet – menghasilkan mood yang tenang dan melelahkan. Warna hangat- merah,oranye, dan kuning- sebaliknya, menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan warna ungu gelap dan violet pucat seringkali menghasilkan mood depresi, sementara abu-abu cenderung memiliki efek rasa kantuk.

3. Kontrol suara

Kebisingan dalam ruang kantor harus dipertimbangkan oleh manajemen perkantoran karena berpengaruh pada kinerja pegawai. Beberapa gangguan suara akan membuat gangguan fisik dan psikologis pegawai. Adanya suara yang berasal dari dalam ruangan maupun luar ruangan hendaknya diatur sedemikian agar tercipta suasana yang kondusif. Udara

Faktor lingkungan lainnya yang dapat memengaruhi kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor. Sebagian besar bangunan perkantoran saat ini memiliki udara yang mengandung lebih banyak zat kimia dan biologi daripada di luar ruangan. Hal ini kurang terencana dan terpeliharanya sistem HVAC (sistem pemanas, ventilasi, dan AC) sehingga sirkulasi udara di dalam kantor berkurang. Kontaminasi udara juga dapat disebabkan oleh off-gas (bahan kimia yang dihasilkan oleh penuaan gedung maupun

39

beberapa alat perkantoran, misalnya furnitur serta penutup lantai yang jarang dibersihkan). Kondisi inilah yang akan menimbulkan Sick Building Syndrome (sindrom gedung sakit) dan menyebabkan pegawai mengalami kepusingan permanen jika mereka menghirupnya dalam waktu yang relatif lama.

Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur, kelembapan, ventilasi, serta kebersihan udara. Kontributor utama polusi udara dalam ruangan yang ditemukan pada kebanyakan bangunan kantor saat ini adalah tingkat kelembapan yang berlebihan, ventilasi cuaca yang bervariasi, perlu dibangun sistem pengaturan udara yang terintegrasi untuk setiap musim, sehingga kondisi udara di dalam kantor relatif konstan setiap harinya.

4. Musik

Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan kantor. Musik juga memberikan efek menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan. Tipe musik dimainkan akan mempengaruhi produktivitas karyawan. Musik juga mempunyai efek negatif terhadap tingkah laku karyawan, yaitu ser/ong kali membuat karyawan melakukan kesalahan dan ketidakhadiran dalam bekerja. Beberapa alternatif dapat dipilih untuk menggunakan musik di

40

ruang kantor. Musik dapat diperoleh dari penjual biasanya memasang harga sesuai dengan jumlah karyawan dalam perusahaan.

Berdasarkan uraian pendapat dari Sukoco, musik memiliki beberapa manfaat dan efek negatif bagi karyawan itu sendiri. Oleh karena itu musik hendaknya diusahakan dapat digunakan sesuai kebutuhan dan memberikan kenyamanan bagi setiap staff ctata usaha yang sedang bekerja. Hal ini dikarenakan masing-masing staff memiliki jenis dan tipe pekerjaan yang berbeda-beda seperti memerlukan konsentrasi tinggi dan konsentrasi biasa.

5. Konservasi energi

Sukoco juga menyebutkan bahwa salah satu hal yang perlu diperhatikan oleh manager administrasi saat ini adalah kebutuhan akan penghematan energi. Oleh karena itu, membutuhkan program konservasi energi.

6. Keamanan kantor

Faktor lain yang perlu diperhatikan oleh Manajer Administrasi adalah tingkat keamanan kantor. Keamana memiliki dua dimensi; keamanan barang-barang fisik perusahaan dan keamanan informasi penting (dokumen dan arsip) yang apabila hilang akan mempengaruhi jalannya aktivitas perusahaan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan untuk menentukan kebutuhan akan keamanan yang penting adalah; peralatan dan mesin kantor, terminal komputer, file data, dan furnitur

41

kantor. Semakin berharga sesuatu bagi perusahaan, semakin penting mengapa keamanan harus diberikan.

Rowh dalam Sukoco memberikan beberapa saran berkaitan dengan keamanan kantor36;

a. Penggunaann shredder

b. Penggunaan pengaman komputer

c. Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai „mencuri‟ waktu kerja.

d. Sistem keamanan yang terintegrasi

e. Penyimpanan data komputer dengan penggunaan password.

2.3. Kantor Tata Usaha

2.3.1. Pengertian Tata Usaha

Kegiatan administratif kantor merupakan kegiatan yang terus-menerus dilakukan dalam suatu organisasi. Hal tersebut berfungsi dalam menunjang dalam pencapaian tujuan organisasi yang bersangkutan. Kegiatan administratif membutuhkan pegawai agar pekerjaan dapat berjalan secara efisien dan efektif. Oleh karena itu dibutuhkan tenaga kerja bagian pekerjaan perkantoran atau yang disebut tata usaha.

Menurut Gie mendefinisikan bahwa tata usaha adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.37 Adapun uraian dari kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:

36

Ibid., hal. 223.

37 _{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,} hal. 16.

42 1) Menghimpun

Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan-keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan.

2) Mencatat

Merupakan kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yamengolang diperlukan sehingga terwujus tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3) Mengolah

Merupakan bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4) Mengganda

Merupakan kegiatan memperbanyak dengan perbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5) Mengirim

Merupakan kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari datu pihak ke pihak yang lain.

6) Menyimpan

Merupakan kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Berbagai kegiatan yang telah disebutkan dilakukan guna menunjang pencapaian tujuan organisasi. Setiap organisasi baik dari tingkat pimpinan tertinggi sampai terendah sekali pun membutuhkan tata usaha. Setiap bagian-bagian dalam tata usaha saling berhubungan untuk kesatuan tata kerja sebuah organisasi yang ada dalam rangka mencapai memberi layanan kepada pihak tertentu yang saling membutuhkan informasi.

2.3.2. Peranan dan pencirian tata usaha

Pelaksanaan kegiatan operasional kantor dan dalam organisasi mana pun tentu dilaksanakan tata usaha. Menurut Gie menguraikan peranan pokok tata usaha antara lain melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, menyediakan

keterangan-43

keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat dan membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.38

Kaitannya dengan peranan tata usaha yang diungkapkan sebelumnya maksud dari melayani pekerjaan operatif untuk pencapaian tujuan adalah bagaimana tata usaha menyediakan informasi-informasi yang diperlukan melalui berbagai kegiatan pokok tata usaha. Informasi-informasi yang digunakan dapat membantu dalam pencapaian tujuan yang diinginkan. Berkaitan dengan penyediaan informasi bagi pimpinan ini digunakan sebagai alat kontrol bagi pimpinan untuk mengambil suatu keputusan dan kebijakan tertentu. Akhirnya kegiatan tata usaha berperan dalam keseluruhan kegiatan yang memperlancar kegiatan kantor maksudnya adalah fungsi dari tata usaha itu sendiri sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen yang diperlukan dalam kegiatan yang berjalan guna mencapai tujuan organisasi.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha menjadikan dasar dalam pelaksanaan dan pemahaman dari tata usaha. Gie membagi beberapa ciri-ciri dari tata usaha39adalah sebagai berikut:

a. Bersifat pelayanan

Tata usaha merupakan pekerjaan pelayanan. Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

b. Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi

38_{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,} hal. 20.

39_{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta, hal.} 21.

44

Ciri yang kedua berarti tata usaha diperlukan dimana mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi.

c. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

Tata usaha dilaksanakan oleh semua orang dalam setiap organisasi terlepas daripada apakah tugas pokok masing-masing anggota orgnanisasi itu.

Sejalan dengan pemikiran Gie, Nuraida juga mengungkapkan garis besar tata usaha mempunyai tiga peranan pokok40, yaitu sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Menyediakan data dan/atau informasi bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. 3. Membantu menjaga keseimbangan dan kelancaran perkembangan

organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa apapun ciri-ciri yang ada pada tata usaha yang penting ialah tata usaha tidak dapat berdiri sendiri namun membutuhkan bagian lain yang mana membutuhkan pula suatu perencanaan dan pengendalian dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Tata usaha diperuntukkan bagi unit-unit yang membutuhkan dan saling bekerjama antar unit tersebut dalam mencapai tujuan. Berbagai peranan akan bermanfaat secara optimal jika dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara efektif dan efisien.

2.4. Pengaturan peralatan dan perabot kantor

2.4.1. Pengenalan peralatan kantor

Pengerjaan kegiatan administratif kantor yang ada pada tata usaha diperlengkapi dengan adanya peralatan dan perlengkapan yang dapat

40_{Ida Nuraida, 2014,Manajemen Administrasi Perkantoran, Kanisius, .} Yogyakarta, hal. 1-2.

45

membantu dan memudahkan setiap pekerjaan. Adapun peralatan dan perlengkapan yang digunakan pegawai hendaknya diatur sedemikian rupa sehingga dalam hal ini peralatan dan perlengkapan kantor mudah dijangkau keberadaannya. Oleh karena itu untuk kelancaran dalam pelaksanaan pekerjaan tidak hanya dibutuhkan fungsi dan peranan sumber daya manusia namun juga bergantung pada setiap peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam kegiatan operasional. Menurut Nurasih dan Rahayu “fasilitas kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu”41

. Laksmi menambahkan “pemeliharaan peralatan, perabotan, dan gedung kantor perlu diperhatikan oleh semua pekerja. Untuk peralatan tertentu, seperti komputer, listrik, gedung, sofa, karpet perawatannya membutuhkan keahlian tertentu, tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang”.42

Pengertian perlengkapan atau peralatan kantor (office equipment) menurut Ensiklopedi Administrasi dalam Nurasih dan Rahayu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha atau adminitrasi, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor43. Perabot kantor terdiri atas lemari, lemari arsip, lemari

41_{Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia} Cerdas,Jakarta, hal. 53.

42

Laksmi, Fuad Gani, dan Budiantoro, 2015,Manajemen Perkantoran Modern, Grafindo Persada, Jakarta, hal. 39.

46

katalog, lemari besi, meja, kursi, rak. Asbak dan perlengkapan lainnya yang diberikan kepada kerani-kerani perseorangan atau untuk umum.

Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat ditarik kesimpulan peralatan dan perlengkapan adalah benda yang digunakan untuk menyelesaikan tugas-tugas tata usaha yang dapat memberikan kelancaran dan memudahkan dalam pengerjaannya. Benda-benda tersebut membantu dalam kegiatan operasional kantor yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan-tujuan yang hendak dicapai. Dalam hal ini pencapaian tujuan dapat tercapai secara tidak langsung karena peralatan dan perlengkapan dapat membantu secara penyelesaian tugas-tugas dari suatu pekerjaan kantor.

Menurut Nurasih dan Rahayu peralatan kantor digolongkan menjadi empat bagian, yaitu perabotan kantor (Office Furniture, Bekal Kantor (Office Supllies), Mesin-Mesin Kantor (Office Machine), Interior atau Hiasan Kantor (Office Ornament). 44

a. Perabotan kantor (Office Furniture)

Perabotan kantor meliputi meja, kursi, rak, laci-laci, dan sebagainya baik yang terbuat dari kayu, besi maupun bahan lainnya yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khususnya untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif.

Perabot kantor yang dibutuhkan dalam kegiatan tata usaha diantaranya:

44_{Lina Nurasih dan Sri Rahayu, 2014, Manajemen Sekretaris Itu Gampang,Dunia} Cerdas,Jakarta, hal. 53.

47 - Pesawat telepon

- Meja tulis atau kerja, lemari serta brankas yang dapat dikunci

- Meja komputer, mesin ketik, mesin fax dengan rak tempat persediaan kertas

- Filling cabinet tempat menyimpan arsip dan surat-surat - Rak atau lemari buku

- Kotak tempat meletakkan disposisi formulir, tindak lanjut atau pengingat

- Buku sumber informasi atau catatan sumber informasi

Dalam pelaksanaan kerja kantor tata usaha membutuhkan dukungan salah satunya adalah perabot kantor yang tepat dan memadai untuk penyelesaian tugas administratifnya. Dengan dapat memiliki perabotan yang ada dapat mendukung kegiatan dan pekerjaan dapat berfungsi secara optimal.

b. Bekal Kantor (Office Supllies)

Penggolongan yang termasuk dalam bekal kantor yaitu kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus, dan termasuk peralatan habis pakai lainnya. Adapun yang dapat menunjang pekerjaan kantor adalah sebagai berikut:

- Pita mesin ketik, tinta mesin fax, tinta printer, peruncing pensil, pensil serta peralatan tulis lainnya, penghapus, cairan penghapus.

- Alat pelubang kertas, alat penyatu kertas, lem, selotip, penggaris, gunting, pisau pembuka suart, lak stasil, stempel. - Pisau lipat, stapler, tancapan surat, pengungkit kawat jepret,

keranjang sampah.

Bekal kantor ini akan lebih baik digunakan secara efisien dan membutuhkan pengisian atau pembelian bekal kantor secara berkelanjutan dan memiliki persediaan lainnya. Jangan sampai menunggu bekal kantor sampai habis. Hal ini akan menghambat

48

pekerjaan kantor karena apabila dibutuhkan dalam keadaan urgent akan kesulitan dalam memenuhinya.

c. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

Adapun yang termasuk dalam mesin-mesin kantor ialah semua benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas tata usaha, seperti untuk mencatat, mengganda, mengolah kata yang bekerja secara otomatis, mekanis, sistematis, elektris, elektronik, magnetik, di mana tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.

Beberapa mesin yang dipergunakan dalam kegiatan administratif ialah:

- Mesin yang dipergunakan keperluan surat menyurat (Mailing Equipment) salah satunya komputer.

- Mesin yang dipergunakan untuk mencetak (printer).

- Mesin yang digunakan untuk menggandakan (mesin foto kopi atau duplicator)

- Mesin yang digunkaan untuk komunikasi (Communication Machine), diantaranya pesawat telepon serta fax.

- Mesin yang digunakan untuik mendikte (Dictating Machine). - Mesin yang digunakan untuk mengetik (Type Writer).

- Mesin yang digunakan untuk menghitung (Calculating Machine).

d. Interior atau Hiasan Kantor (Office Ornament)

Merupakan perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor. Dalam hal ini meliputi ventilasi, plafon, penerangan, jendela, serta hiasan kantor. Pada dasarnya, hiasan kantor adalah benda kantor yang pada umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung memengaruhi kinerja di dalam kantor.

49

Beberapa pengklasifikasian dari peralatan yang ada dapat dilihat bahwa peralatan kantor terbagi kedalam empat jenis baik dari peralatan, bekal, mesin dan interior kantor. Pengklasifikasian tersebut telah disebutkan beberapa alat yang ada didalamnya. Pembagian dari masing-masing jenis tersebut dibagi kedalam klasifikasi yang hampir memiliki kegunaan maupun jenis yang sama yang digunakan untuk menunjang pengerjaan administratif guna mencapai tujuan organisasi.

Peralatan dan benda-benda yang sudah terbagi tersebut sangatlah membantu dalam bekerja bagi seorang staff. Tanpa adanya peralatan dan perlengkapan yang ada maka setiap pekerjaan tidak dapat terselesaikan dengan mudah dan cepat. Oleh karena itu dalam penataan ruang kantor benda ini juga dalam penempatannya akan mempengaruhi cara kerja pegawai tata usaha. Selain itu, pemilihan peralatan kantor harus disesuai kan dengan kebutuhan staff kantor baik dilihat dari sifat dan jenis pekerjaan masing-masing staff. Jenis pekerjaan staff akan menentukan peralatan yang digunakan mereka. Jadi, perlu dipertimbangkan keefektifan dan efisiensi yang ada pada kantor tersebut kaitannya dengan penggunaan peralatan kantor.

2.4.2. Pertimbangan memilih peralatan

Berikut adalah faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam memilih peralatan kantor yang diterangkan oleh Quible dalam Sukoco diklasifikasikan menjadi tiga, yaitu pertimbangan peralatan, penjual, dan

50

perawatan45. Hal ini menjelaskan hanya kepada pertimbangan peralatan, yaitu: 1). Tujuan penggunaan peralatan, sebelum memilih peralatan tujuan hendaknya harus ditetapkan. 2). Menentukan peralatan yang sesuai, setelah peralatan ditentukan memilih merek peralatan yang akan digunakan juga menjadi pertimbangan. 3). Tingkat kegunaan peralatan, setelah beberapa merek diketahui tingkat kegunaan harus dipertimbangkan, apakah alat tersebut bisa diharapkan sesuai kebutuhan. 4). Spesifikasi peralatan, untuk beberapa peralatan spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu karena akan menyangkut penempatan peralatan ruangan, jumlah listrik yang dibutuhkan, pemasangan dan lain-lain. 5). Biaya peralatan, punya dampak yang signifikan terhadap pengembalian investasi perusahaan. 6). Proses operasional peralatan, beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat foto kopi dan printer. 7). Fitur keamanan flesibilitas pralatan, fitur ini perlu untuk dipertimbangkan. 8). Kemudahan penggunaan peralatan, karena beberapa peralatan tidak mudah diguankan dan membutuhkan training tambahan. 9). Kecepatan operasi peralatan, kecepatan peralatan menjadi pertimbangan. 10). Standarisasi peralatan, penggunaan hanya beberapa merek peralatan akan menghasilkan peralatan

45_{Badri Munir Sukoco, 2007, ManajemenAdministrasi Perkantoran Modern,} Erlangga, Jakarta, hal. 199.

51

2.5. Efisiensi kerja

2.5.1. Pengertian Efisiensi Kerja

Tata usaha dalam kaitannya kegiatan administratif penting untuk dilakukan suatu perencanaan, pengendalian dan penyempurnaan demi tercapainya sebuah tujuan yang dikehendaki sebuah organisasi. Penataan terhadap tata usaha dan pelaksanaan kerja harus berorientasi pada efisiensi. Banyak manfaat yang didapatkan apabila segala kegiatan berpacu pada efisiensi karena akan menghemat baik tenaga, waktu dan biaya. Pengerjaan pekerjaan yang menghindari dari adanya pemborosan energi. Hal ini dinyatakan oleh Umam cara efisien dan efektif dilakukan agar dalam melaksanakan pekerjaan harus terhindar dari pemborosan energi atau material waktu, karena kalau terjadi pemborosan enerji atau pemborosan sumber-sumber kerja, maka akan mempengaruhi hasil kerja atau akan menurunkan tingkat produktifitas organisasi perusahaan.46

Menurut Gie, efisiensi adalah suatu asas-asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.47Sedangkan menurut Umam mendefinisikan pengertian efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, atau dari

46

Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 168.

47 _{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty,} Yogyakarta, hal. 171.

52

berbagai alternatif usaha kerja yang dapat kita lakukan mendapatkan hasil yang maksimum dengan pengorbanan yang minimal. 48

Berdasarkan definisi tersebut maka dapat diambil inti dari efisiensi ialah perbandingan antar usaha yang dilakukan dengan hasil yang telah didapatkan. Adapun perbandingan dapat dilihat dari dua segi, yaitu:

a. Segi usaha

Adalah suatu usaha yang dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian usaha ini dapat didapatkan lima unsur : pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda termasuk uang.

b. Segi hasil

Adalah sesuatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.

Umam mengungkapkan sumber-sumber kerja yang dapat diefisienkan itu 49adalah;

- Pikiran, maksudnya bagaimana dalam melakukan pekerjaan dapat diselesaikan dengan optimal, namun menggunakan pikiran yang minimal.

- Tenaga, untuk mencapai hasil yang optimal cukup menggunakan tenaga yang minimal.

- Waktu, tujuan dapat dicapai secara optimal, namun waktu yang dihabiskan hanya sedikit atau waktu yang singkat.

48_{Khoirul Umam, 2014, Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para} Akademis dan Praktisi, Pustaka Setia, Bandung, hal. 169.

49

53

- Ruang, dengan ruang atau space yang ada dapat mela kukan berbagai kegiatan melalui pengaturan dan pemanfaatan segenap ruang.

- Benda-benda, termasuk uang, benda dan uang digunakan secara tepat sasaran atau pada tingkat yang sehemat-hematnya melalui pemilihan untuk membayar harga atau biaya yang murah, namun tidak mengurangi kualitas hasil kerja.

Manajemen perkantoran perlu untuk dipertimbangkan agar mencapai hasil yang optimal melalui kegiatan yang bisa dikatakan tidak memboroskan. Pencapaian efisiensi dapat digunakan dengan penyederhanaan kerja agar menemukan cara-cara yang mudah, ekonomis dan lebih baik dalam penggunaan material, tenaga, ruang, dan waktu yang ada.

2.5.2. Asas-asas Efisiensi dalam pekerjaan perkantoran

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan untuk mencapai kerja yang efisien diperlukan asas-asas agar usaha yang dicapai sesuai dengan hasil yang maksimal. Menurut Gie mengungkapkan asas yang dapat diterapkan untuk mencapai efisiensi kerja pada tata usaha antara lain50:

a. Asas perencanaan yang berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Adapun pedoman tersebut seperti pedoman tentang maksud warkat, penetapan prosedur, pengadaan mesin tata usaha, dan perencanaan formulir.

b. Asas penyederhanaan, menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih

50_{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,} hal. 174.

54

mudah atau ringan. Adapun dalam pelaksanaan asas ini adalah pedoman tentang tatacara, perlengkapan tata usaha, pengorganisasian tata usaha.

c. Asas penghematan, menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pengerjaan yang bersangkutan menjadi murah. Adapun pedoman dalam asas ini adalah tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, perhitungan kebutuhan warkat, dan mekanisasi tata usaha.

d. Asas penghapusan, menghapus berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pedomannya adalah tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya.

e. Asas penggabungan, menggabung berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedomannya antara lain tentang kerja sekali jalan, dan pemakaian alat-alat serbaguna. Berbagai asas tersebut akan memudahkan setiap penataan kantor dalam prinsip kerja yang efisien. Banyak manfaat yang akan diperoleh jika asas-asas tersebut digunakan. Hal terpenting dalam hal ini adalah

55

kemudahan dalam bekerja yang tidak menghabiskan banyak waktu, tenaga, pikiran, biaya, bahkan benda yang berwujud uang. Semua kegiatan berujung ututk pencapaian tujuan dengan usaha yang seminimal mungkin.

2.6. Penelitian yang Relevan

Judul : Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha Dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Kasus di Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010) oleh Niken Nurnovitasari.

Masalah : Dalam penelitian ini masalah yang terjadi diantaranya: 1. Penataan ruangan pada sub bagian kemahasiswaan dan pendidikan

tidak sesuai dengan asas penataan ruang kantor yaitu asas jarak terpendek dan asas segenap ruangan. Selain itu Sub Bagian Pendidikan penataan meja dan kursi berdempetan di tengah ruangan dengan jarak antar meja terlalu pendek membuat ruangan terasa sesak dan sempit.

2. Walaupun sudah menggunakan AC namun ruangan masih terasa pengap dan sirkulais udara terganggu dengan adanya ruangan yang banyak barang. Kurang maksimalnya fasilitas yang tersedia di kantor tata usaha menyebabkan proses pelayanan terganggu. Loket palayanan kurang berfungsi dengan baik karena barang-barang yang digunakan untuk melayani tidak diletakkan di dekat loket sehingga pelayanan lebih lama.

56

3. Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan terlihat lemari arsip namun arsip diletakkan di meja dan berbagai sudut ruangan dengan susunan yang belum teratur.

4. Sub bagian kepegawaian dimana penerapan prinsip efisiensi khususnya efisiensi waktu dan tenaga belum terlaksana dengan baik.

Metode : Penelitian yang digunakan adalah penelitian ilmiah. Penelitian ilmiah adalah proses mengumpulkan, menganalisis, dan menafsirkan fakta-fakta atau fenomena yang terjadi sebagai data untuk membuat keputusan dan dilakukan secara sistematik.

Kesimpulan : Kantor tata usaha dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruangnya, selain itu pengunaan layanan posisi ruangan loket belum sesuai dengan asas rangkaian kerja dalam proses legalisir, kantor juga belum menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian. Selain itu kantor tata usaha belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang karena adanya ruang yang masih kosong. Dan ruang tata usaha belum menerapkan asas perubahan susunan tempat kerja secara maksimal.

57

2.7. Kerangka Berpikir

Keterangan:

Kegiatan administrasi merupakan pusat segala informasi dari suatu organisasi. Kegiatan tersebut membutuhkan suatu ruangan khusus yang dapat dijadikan tempat untuk menyelesaikan tugas-tugas administrasi agar tujuan organisasi tercapai. Salah satu upaya kaitannya dengan pengunaan ruangan kegiatan administrasi ialah dengan cara memperhatikan penataan pada ruang kantor yang digunakan. Penataan ruang kantor membutuhkan penyusunan ruangan yang tepat dan penempatan peralatan yang digunakan dalam bekerja. Selain itu juga membutuhkan pemakaian ruangan secara optimal tanpa membiarkan ruangan yang kosong atau tidak terpakai.

Tujuan diadakannya penataan ruang kantor ialah untuk memudahkan dalam aktivitas yang ada sehingga kelancaran yang akan terjadi, penyelesaian pekerjaan juga akan selesai dengan cepat karena jarak yang digunakan tidak rumit. Hal ini akan memudahkan setiap pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Penyelesaian suatu tugas pekerjaan membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang minimum sehingga mengharapkan hasil kerja yang optimal.

Prinsip yang diutamakan dalam pencapaian efisiensi ialah asas penyederhanaan dan penghematan. Prinsip penghematan dalam kegiatan

Penataan Ruang kantor Efisiensi Kerja Staff Tata Usaha

58

apa pun tidak akan membuat pemborosan baik dari segi watu, tenaga dan biaya yang digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Apabila dikaitkan dengan penyusunan ruangan kantor maka dibutuhkan pertimbangan yang dapat menghasilkan hasil yang optimal dari pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Oleh karena itu, membutuhkan penataan ruangan kantor kaitannya dalam menyelesaikan suatu tugas pekerjaan sehingga pekerjaan dapat terselesaikan secara efisien. Penjelasan tersebut menunjukkan bahwa penataan ruang kantor akan meningkatkan efisiensi kerja pegawai tata usaha.

53

- Ruang, dengan ruang atau space yang ada dapat mela kukan

berbagai kegiatan melalui pengaturan dan pemanfaatan segenap ruang.

- Benda-benda, termasuk uang, benda dan uang digunakan secara

tepat sasaran atau pada tingkat yang sehemat-hematnya melalui pemilihan untuk membayar harga atau biaya yang murah, namun tidak mengurangi kualitas hasil kerja.

Manajemen perkantoran perlu untuk dipertimbangkan agar mencapai hasil yang optimal melalui kegiatan yang bisa dikatakan tidak memboroskan. Pencapaian efisiensi dapat digunakan dengan penyederhanaan kerja agar menemukan cara-cara yang mudah, ekonomis dan lebih baik dalam penggunaan material, tenaga, ruang, dan waktu yang ada.

2.5.2. Asas-asas Efisiensi dalam pekerjaan perkantoran

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan untuk mencapai kerja yang efisien diperlukan asas-asas agar usaha yang dicapai sesuai dengan hasil yang maksimal. Menurut Gie mengungkapkan asas yang dapat diterapkan

untuk mencapai efisiensi kerja pada tata usaha antara lain50:

a. Asas perencanaan yang berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Adapun pedoman tersebut seperti pedoman tentang maksud warkat, penetapan prosedur, pengadaan mesin tata usaha, dan perencanaan formulir.

b. Asas penyederhanaan, menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih

50_{The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta,}

54

mudah atau ringan. Adapun dalam pelaksanaan asas ini adalah pedoman tentang tatacara, perlengkapan tata usaha, pengorganisasian tata usaha.

c. Asas penghematan, menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pengerjaan yang bersangkutan menjadi murah. Adapun pedoman dalam asas ini adalah tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, perhitungan kebutuhan warkat, dan mekanisasi tata usaha.

d. Asas penghapusan, menghapus berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pedomannya adalah tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, penghapusan tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya.

e. Asas penggabungan, menggabung berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedomannya antara lain tentang kerja sekali jalan, dan pemakaian alat-alat serbaguna. Berbagai asas tersebut akan memudahkan setiap penataan kantor dalam prinsip kerja yang efisien. Banyak manfaat yang akan diperoleh jika asas-asas tersebut digunakan. Hal terpenting dalam hal ini adalah

55

kemudahan dalam bekerja yang tidak menghabiskan banyak waktu, tenaga, pikiran, biaya, bahkan benda yang berwujud uang. Semua kegiatan berujung ututk pencapaian tujuan dengan usaha yang seminimal mungkin.

2.6. Penelitian yang Relevan

Judul : Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha Dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Kasus di Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010) oleh Niken Nurnovitasari. Masalah : Dalam penelitian ini masalah yang terjadi diantaranya:

1. Penataan ruangan pada sub bagian kemahasiswaan dan pendidikan tidak sesuai dengan asas penataan ruang kantor yaitu asas jarak terpendek dan asas segenap ruangan. Selain itu Sub Bagian Pendidikan penataan meja dan kursi berdempetan di tengah ruangan dengan jarak antar meja terlalu pendek membuat ruangan terasa sesak dan sempit.

2. Walaupun sudah menggunakan AC namun ruangan masih terasa pengap dan sirkulais udara terganggu dengan adanya ruangan yang banyak barang. Kurang maksimalnya fasilitas yang tersedia di kantor tata usaha menyebabkan proses pelayanan terganggu. Loket palayanan kurang berfungsi dengan baik karena barang-barang yang digunakan untuk melayani tidak diletakkan di dekat loket sehingga pelayanan lebih lama.

56

3. Ruang Sub Bagian Kemahasiswaan terlihat lemari arsip namun arsip diletakkan di meja dan berbagai sudut ruangan dengan susunan yang belum teratur.

4. Sub bagian kepegawaian dimana penerapan prinsip efisiensi khususnya efisiensi waktu dan tenaga belum terlaksana dengan baik.

Metode : Penelitian yang digunakan adalah penelitian ilmiah. Penelitian ilmiah adalah proses mengumpulkan, menganalisis, dan menafsirkan fakta-fakta atau fenomena yang terjadi sebagai data untuk membuat keputusan dan dilakukan secara sistematik.

Kesimpulan : Kantor tata usaha dekanat FKIP UNS belum menerapkan asas jarak terpendek dalam penataan ruangnya, selain itu pengunaan layanan posisi ruangan loket belum sesuai dengan asas rangkaian kerja dalam proses legalisir, kantor juga belum menerapkan asas rangkaian kerja, karena setiap ruangan sudah ditata sesuai dengan aliran prosedur kerja masing-masing bagian. Selain itu kantor tata usaha belum menerapkan asas penggunaan segenap ruang karena adanya ruang yang masih kosong. Dan ruang tata usaha belum menerapkan asas perubahan susunan tempat kerja secara maksimal.

57

2.7. Kerangka Berpikir

Keterangan:

Kegiatan administrasi merupakan pusat segala informasi dari suatu organisasi. Kegiatan tersebut membutuhkan suatu ruangan khusus yang dapat dijadikan tempat untuk menyelesaikan tugas-tugas administrasi agar tujuan organisasi tercapai. Salah satu upaya kaitannya dengan pengunaan ruangan kegiatan administrasi ialah dengan cara memperhatikan penataan pada ruang kantor yang digunakan. Penataan ruang kantor membutuhkan penyusunan ruangan yang tepat dan penempatan peralatan yang digunakan dalam bekerja. Selain itu juga membutuhkan pemakaian ruangan secara optimal tanpa membiarkan ruangan yang kosong atau tidak terpakai.

Tujuan diadakannya penataan ruang kantor ialah untuk memudahkan dalam aktivitas yang ada sehingga kelancaran yang akan terjadi, penyelesaian pekerjaan juga akan selesai dengan cepat karena jarak yang digunakan tidak rumit. Hal ini akan memudahkan setiap pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Penyelesaian suatu tugas pekerjaan membutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang minimum sehingga mengharapkan hasil kerja yang optimal.

Prinsip yang diutamakan dalam pencapaian efisiensi ialah asas penyederhanaan dan penghematan. Prinsip penghematan dalam kegiatan

Penataan Ruang kantor Efisiensi Kerja Staff Tata Usaha

58

apa pun tidak akan membuat pemborosan baik dari segi watu, tenaga dan biaya yang digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Apabila dikaitkan dengan penyusunan ruangan kantor maka dibutuhkan pertimbangan yang dapat menghasilkan hasil yang optimal dari pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Oleh karena itu, membutuhkan penataan ruangan kantor kaitannya dalam menyelesaikan suatu tugas pekerjaan sehingga pekerjaan dapat terselesaikan secara efisien. Penjelasan tersebut menunjukkan bahwa penataan ruang kantor akan meningkatkan efisiensi kerja pegawai tata usaha.