Treaty Room - Treaty
REPUBLIK INDONESIA
PENGATURAN KERJASAMA
ANTARA
SADAN NASIONAL PENGANGGULANGAN BENCANA
REPUBLIK INDONESIA
DAN
KEMENTERIAN LUAR NEGERI DAN PERDAGANGAN SELANDIA BARU
TENT ANG
PENGEMBANGAN KERANGKA KERJA TANGGAP BENCANA NASIONAL
Pengaturan Kerjasama ini (Pengaturan) adalah antara Sadan Nasional
Penanggulangan
bencana
Nasional
Republik
Indonesia
(BNPB)
Kementerian Luar Negeri dan Perdagangan Selandia Baru (MFAT)
Pengaturan
ini
untuk
mengatur
kolaborasi,
pengaturan,
1
•
dan
Tujuan
prinsip
dan
pemahaman, antara BNPB dan MFAT, yang bersama - bersama disebut
sebagai Mitra, yang akan memberikan panduan untuk pengembangan
Kerangka Kerja Tanggap Bencana Nasional (NDRF).
Latar Belakang dan Rasional
1.
Pengaturan ini sejalan dengan Kerangka Kerja Strategis Negara untuk
Pembangunan 2012-2016 antara Pemerintah Indonesia (RI) dengan
Pemerintah Selandia Baru yang disetujui pada September 2012, di
mana Manajemen Risiko Bencana (MRS) merupakan salah satu dari
lima bidang utama. Pengaturan ini mendukung rencana Pemerintah RI
untuk mengembangkan kerangka logis dari peran, akuntabilitas dan
1
MFAT bertanggung jawab untuk mengelola Program bantuan negara Selandla Baru. Program bantuan
negara Selandia Baru adalah bantuan lntema sional dan program pembangunan darl Pemerintah
Selandia Baru.
1
koordinasi pengelolaan tanggap bencana di Indonesia sebagaimana
djamanatkan oleh Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun
2007 tentang Penanggulangan Bencana.
2.
Pengaturan
ini
berkontribusi
pada
Memorandum
Kerja
Sama
Manajemen Risiko Bencana antara Pemerintah Selandia Baru dan
Republik Indonesia (MK) yang ditandatangani pada 10 April 2015.
3.
Kegiatan NDRF (Kegiatan) telah dirancang untuk berkontribusi pada
bidang lingkup kerjasama antara Mitra sebagaimana diatur dalam MK.
4.
MFAT telah mengembangkan Nata Konsep Kegiatan dan draf Ookumen
Rancangan Kegiatan (ORK) untuk mendukung pengembangan NORF.
5.
Pengaturan ini menetapkan pemahaman terkait kontrak MFAT dengan
satu, atau lebih, pihak ketiga untuk melaksanakan Kegialan (Penyedia
Jasa). BNPB berhak untuk menyetujui dan I atau keberatan dengan
Penyedia
Jasa
sebelum
kontrak
untuk
pengembangan
NORF
ditandatangani.
6.
MFAT akan menyesuaikan kontrak Penyedia Jasa dengan Pengaturan
dan ORK.
7.
ORK final akan mengarahkan implementasi dan meliputi kegiatan kunci
yang diperlukan untuk memperoleh capaian dan mendapatkan hasil
yang diinginkan. ORK dan kegiatan kunci akan dimuat dalam Rencana
Kerja Tahunan (RKT). RKT akan disusun oleh Penyedia Jasa dan akan
menguraikan kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Mitra
untuk 12 (dua belas) bulan ke depan. MFAT akan menyampaikan RKT
kepada BNPB setiap tahunnya untuk mendapatkan pertimbangan dan
persetujuan BNPB. RKT akan disetujui oleh BNPB secara tertulis dalam
3 (tiga) bulan setelah diterimanya RKT dari MFAT.
2
Prinsip Kemitraan
8.
Mitra, dengan itikad baik, akan mematuhi proses, protokol dan harapan
yang
diatur dalam
Pengaturan
ini,
didasarkan
pada
semangat
kemitraan.
9.
Hubungan antara Mitra di bawah Pengaturan ini akan didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut:
a) Transparansi, kesetaraan dan komunikasi yang terbuka dan tepat
waktu, dan berbagi informasi;
b) Saling menghormati dan akuntabel;
c) Kemitraan kelembagaan yang kuat antar Mitra;
d) Fokus bersama dalam membangun kapasitas dan mengembangkan
kekuatan organisasi;
e) Pendekatan yang partisipatif dan konsultatif selama pelaksanaan
Kegiatan; dan
f) Pendekatan strategis dan terencana untuk pelaksanaan yang
memastikan fokus pad a hasii pembangunan yang efektif, yang
berkelanjutan, mencerminkan pentingnya pengembangan praktek
terbaik, dan mewujudkan hak-hak asasi manusia, kesetaraan
gender, dan perlindungan terhadap lingkungan.
Lingkup Kegiata n
10.
Tujuan dari keseluruhan kegiatan ini adalah untuk pengembangan
NDRF. NDRF akan menjadi acuan kerangka kerja Pemerintah untuk
tanggap bencana di Indonesia yang akan memberikan kejelasan tentang
peran dan akuntabilitas, mekanisme koordinasi tanggap bencana dan
berkontribusi pada pelaksanaan Undang - Undang Republik Indonesia
Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana. BNPB akan
mengambil semua langkah yang diperlukan untuk melaksanakan tindak
lanjut dari NDRF.
3
rri
11.
NDRF bertujuan untuk memberikan kemajuan dalam bidang berikut:
IN
II'!
;
ｾ＠
..
ｾ＠
a) Peningkatan koordinasi tanggap bencana lintas sektor publik dan
I
J
swasta di Indonesia; dan
rｾ＠
'i
ｾＮ＠
i
ｾ＠
ｾ＠
dan lokal.
ｾ＠
IJ
ｾ＠
b) Peningkatan koordinasi tanggap bencana di tingkat nasional, regional
l
ｾ＠
ｾ＠
Iii.
11
12.
I:
1,1
ｾ＠
RKT akan dinilai oleh MFAT dan disahkan oleh BNPB. Mitra dapat
IX
melihat kembali RKT dan melakukan klarifikasi terhadap maksud atau
ｾ＠
tujuan dalam Pengaturan ini. Jika terjadi konflik antara Pengaturan ini
'l
dan RKT, maka Pengaturan ini yang akan berlaku.
ｉ ｩｾ＠
I!
•
i
,,
IJ
Pendanaan
l!i
w
l.l
13.
MFAT akan memberikan dukungan dana maksimum sebesar NZD 1,5
"'
ｾ＠
juta untuk pengembangan dan pelaksanaan NDRF yang meliputi:
I!
a)
'
Syarat dan ketentuan kontrak, setelah MFAT berkonsultasi
ｾ＠
dengan BNPB, maka akan mulai memasuki pengembangan dan
ｾ＠
ｾ＠
ｾ＠
pelaksanaan Kegiatan; dan
ｾ＠
b)
Kebijakan
Pemerintah
Selandia
Baru
dan
apropriasi
oleh
Parlemen Selandia Baru mengenai dana yang mencukupi untuk
membiayai kegiatan yang tercantum dalam Pengaturan ini.
14.
,
l
ｾ＠
Tidak ada pendanaan yang akan dilakukan atau dibayarkan secara
langsung kepada Pemerintah Indonesia atau BNPB.
15.
Kontribusi non-finansial yang diberikan oleh Mitra untuk Kegiatan ini
akan termuat dalam RKT yang disetujui.
•
4
i
.iii
Tata Kelola dan Pengelolaan
16.
Kelompok berikut ini akan, atau telah, dibentuk untuk menata dan
mengelola
pelaksanaan
Kegiatan.
lnformasi
lebih
lanjut
terkait
pengaturan dan kelompok-kelompok akan dipertegas dalam RKT.
Kelompok Pengarah Kegiatan NDRF
17.
Kegiatan akan diatu r oleh Kelompok Pengarah NDRF (ASG) diketuai
bersama oleh BNPB dan Kementerian Koordinator Pembangunan
Manusia dan Kebudayaan (Kemenko PMK). MFAT akan menjadi
anggota ASG. Anggota ASG dapat terdiri dari Kementerian Kesehatan
(Kemenkes), Kementerian Sosial (Kemensos), Kementerian Pekerjaan
Umum dan
Perumahan Rakyat (Kernen
PU-Pera). Kementerian
Komunikasi dan lnformasi (Kemenkominfo), Kementerian Luar Negeri
(Kemenlu), Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri), Sadan SAR
Nasional (BASARNAS), Tentara Nasional Indonesia (TNI), Kepolisian
Republik Indonesia (POLRI), dan kementerian terkait lainnya, organisasi
internasional, CSO, LSM, dan sektor swasta juga akan terlibat ketika
partisipasi yang lebih luas diperlukan untuk berkontribusi terhadap
NDRF.
18.
ASG akan melakukan pertemuan sekurang - kurangnya satu kali setiap
enam bulan dan akan:
a)
Mengawasi pelaksanaan kegiatan;
b)
Memberikan
dukungan
pada
tataran
tingkat
tinggi
untuk
pelaksanaan Kegiatan;
c)
Memastikan adanya dialog antara BNPB dan MFAT;
d)
Bekerja secara erat dan melakukan tindakan kolaboratif dengan
Penyedia Jasa dan Kelompok Kerja NDRF (WG);
e)
Mengkaji dan mengesahkan setiap rencana kerja Kegiatan,
kerangka acuan kerja, anggaran dan laporan perkembangan
yang diserahkan oleh Kelompok Kerja dan Penyedia Jasa; dan
5
f)
Mem berikan
masukan
tentang
keselarasan
dan
koordinasi
Kegiatan dengan program kerja BNPB, kebijakan nasional,
strategi dan prosedur, serta inisiatif sektor swasta.
Kelompok Kerja Kegiatan NDRF
19.
WG akan terdiri dari Penyedia Jasa dan pejabat lintas kementerian yang
ditunjuk oleh BNPB dan Kemenko PMK, juga disebut sebagai Kelompok
Kerja Kesiapsiagaan.
20.
WG ini akan diketuai bersama oleh Direktur Kesiapsiagaan dan Direktur
Tanggap Darurat BNPB.
21.
WG ini akan menjadi mitra bagi Penyedia Jasa pada tingkatan teknis
dan akan memberikan dukungan yang diperlukan selama proses
pengembangan NDRF.
22.
WG akan:
a)
Melaksanakan Kegiatan, seperti yang digariskan dalam ORK dan
RKT;
b)
Melapor
kepada
memberikan
ASG
informasi
setidaknya
terbaru
setiap
mengenai
kuartal
untuk
perkembangan
Kegiatan; dan
c)
Bekerja secara erat dan bertindak secara kolaboratif dengan
Penyedia Jasa dan ASG.
Penyedia Jasa
23.
Penyedia Jasa akan berkoordinasi dan mengelola Kegiatan di Kantor
Manajemen Kegiatan dan kantor di lapangan. Penyedia jasa akan
berkoordinasi dan bekerja sama dengan WG dalam melaksanakan
Pengaturan ini.
6
24.
MFAT akan meminta Penyedia Jasa untuk:
a)
Bekerja sama dan bertindak secara kolaboratif dengan BNPB dan
seluruh
kelompok
yang
terlibat
dalam
tata
kelola
dan
pengelolaan;
b)
Memenuhi layanan jasa sesuai dengan ORK dan RKT yang telah
disetujui dan disahkan o\eh BNPB;
c)
Mengatur, memberikan dukungan dan mengawasi efektivitas dari
tata kelola dan kelompok manajemen, termasuk ASG dengan
baik;
d)
Memberikan informasi yang relevan dan melaporkan secara
berkala perkembangan Kegiatan kepada Mitra secara tepat
waktu;
e)
Menguji
dan
melapor
kepada
Mitra
mengenai
efektivitas
keseluruhan Kegiatan (berdasarkan kerangka kerja hasil dalam
ORK);
f)
Bekerja secara legal dan wajar setiap saat termasuk ketika
memberikan layanan jasa di Indonesia; dan
g)
25.
Hal - hal lain yang ditentukan oleh Mitra.
Penyedia Jasa akan memperlakukan informasi rahasia Mitra secara baik
dan hanya memberikan informasi setelah mendapatkan izin tertulis dari
Mitra.
Peran dan Tanggung Jawab
MFAT
26.
Tanggung jawab utama MFAT adalah memberikan dukungan dana yang
diperlukan untuk meraih capaian Kegiatan dan berkontribusi pada tata
kelola dan pengelolaan Kegiatan sesuai kepatutan. Secara khusus,
MFAT akan:
7
a)
Melakukan penandatanganan kontrak dengan Penyedia Jasa dan
mengatur Penyedia Jasa agar dapat melaksanakan Kegiatan
sesuai dengan kontrak, DRK dan Pengaturan ini;
b)
Mengawasi dan mengevaluasi kemajuan Kegiatan sesuai dengan
rencana
kerja
yang
disetujui,
capa1an
dan
hasil,
mempertimbangkan hasil diskusi dan konsultasi dengan BNPB;
c)
lkut serta dalam ASG;
d)
Memberikan alokasi anggaran untuk kegiatan yang termuat
dalam RKT yang telah disetujui;
e)
Memberikan rincian dari kontribusi finansial dan non-finansial
untuk RKT;
Mencatat proses perkembangan dan pelaksanaan NDRF untuk
f)
menjadi acuan bagi Pemerintah Indonesia;
g)
Memberikan pelatihan yang relevan untuk BNPB dan pemangku
kepentingan yang terkait dengan BNPB untuk mendukung
pengembangan dan sosialisasi NDRF; dan
h)
Melengkapi pencatatan dalam formul ir Serita Acara Serah Terima
terkait dengan semua kontribusi tahunan yang dibuat oleh MFAT
untuk pengembangan dan pelaksanaan NDRF sesuai dengan
hukum dan peraturan yang berfaku.
BNPB
27.
Tanggung jawab utama BNPB adalah untuk berkontribusi pada tata
kelola dan pengelofaan Kegiatan serta memberikan sumber daya terka it
untuk memperoleh capaian Kegiatan. Secara khusus, BNPB akan:
a.
Menyediakan sumber daya untuk memastikan pelaksanaan dan
kesinambungan NDRF dan tujuan dari NDRF; termasuk:
i. Membentuk tim yang diketuai oleh pejabat setingkat Deputi untuk
berkontribusi pada pengembangan dan pelaksanaan Kegiatan;
ii. Memfasilitasi Penyedia Jasa dalam memperoleh visa bagi
personil dari luar negeri sesuai dengan hukum dan peraturan
yang berlaku di Republik Indonesia; dan
8
iii. Berupaya untuk menyediakan ruang kantor yang sesuai di kantor
BNPB, sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku di
Republik Indonesia, bagi Penyedia Jasa untuk bekerja dengan
BNPB dan tim yang terdiri dari instansi pemerintah dalam
menyusun NDRF.
b.
Mendukung dan bekerja secara kolaboratif dengan Penyedia Jasa
untuk memastikan Kegiatan dapat berjalan.
c.
Mengetuai ASG dan secara aktif terlibat dalam WG bersama mitra
dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan dukungan
dan
keikutsertaannya
dalam
pengembangan
NDRF
dan
pelaksanaan Kegiatan.
BNPB dan MFAT
28.
Mitra akan:
a. Bertindak dengan itikad baik dan menunjukkan kejujuran, integritas,
keterbukaan
dan
tanggungjawabnya
akuntabilitas
termasuk
dalam
melakukan
upaya
melaksanakan
terbaik
untuk
menghindari munculnya konflik kepentingan;
b. Saling mengingatkan terhadap setiap isu aktual dan isu yang perlu
diantisipasi terkait Kegiatan, pelaksanaannya atau Pengaturan ini.
Secara khusus, Mitra secepatnya saling mengingatkan isu - isu
penting, yang mendapat sorotan media, atau terkait dengan
permintaan atau pengaduan resmi berdasarkan undang - undang
yang berlaku di negara Mitra, termasuk peraturan atau sejenisnya;
c. Dengan itikad baik:
i.
Mencari jalan keluar terhadap isu aktual dan isu yang perlu
diantisipasi terkait Kegiatan, pelaksanaannya atau Pengaturan ini;
ii. Mendiskusikan
dan
mengesahkan
atau
menyetujui
(sesuai
dengan) ORK (termasuk capaian) dan hal - hal terkait lainnya.
d. Saling memberikan informasi yang relevan dalam pelaksanaan
Kegiatan secara tepat waktu, kelompok terkait dalam tata kelola dan
pengelolaan. dan Penyedia Jasa;
9
e. Terlibat dan menjalankan peran yang telah ditentukan dalam
kelompok terkait dalam tata kelola dan pengelolaan;
f.
Memberikan masukan pada, dan mengesahkan atau menyetujui
(sesuai dengan kebutuhan) rencana kerja , anggaran, dan laporan
perkembangan Kegiatan;
g. Memberikan saran dan masukan teknis terkait dengan Kegiatan,
sesuai permintaan;
h. Tidak membuat komitmen atas nama Mitra lain, termasuk komitmen
atau pengeluaran apapun dari dana Mitra lainnya;
i.
Mengetahui bahwa NDRF dirancang untuk mendukung peningkatan
sektor MRB di Indonesia dengan cara memastikan kesinambungan
NDRF melalui peningkatan kapasitas BNPB;
j.
Berkonsultasi dan mendapatkan persetujuan sebelumnya untuk:
i. Penyerahan dokumen ataupun informasi apapun kepada pihak
ketiga terkait dengan Pengaturan ini, termasuk siaran pers;
ii. Penggunaan atau penyiaran informasi rahasia Mitra terkait
dengan NDRF; dan
iii. Memenuhi tugas dan tanggung jawab yang ditentukan dalam
Pengaturan ini;
29.
Apabila diperlukan, Mitra dapat melakukan konfirmasi tentang kewajiban
khusus, keuntungan atau tanggung jawab dalam pengaturan terpisah
lainnya yang akan mengikuti prinsip dan pengaturan yang ditetapkan
dalam Pengaturan ini.
Um um
Amandemen atas Pengaturan
30.
Pengaturan ini dapat diamandemen atau diubah atas persetujuan Mitra.
Amandemen atau perubahan baru akan berlaku setelah disetujui secara
tertulis dan ditandatangani oleh Mitra.
10
Penyelesaian Perbedaan
31.
Mitra akan berkonsultasi satu sama lain setiap saat, atas permintaan
salah satu Mitra, mengenai hal yang berkaitan dengan pelaksanaan
Pengaturan ini dan akan berusaha bersama-sama dalam semangat
kerja sama, niat baik dan saling percaya untuk menyelesaikan setiap
perbedaan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul.
Kejadian Luar biasa
32.
Mitra tidak akan bertanggung jawab atas setiap kegagalan dalam
menjalankan atau keterlambatan dalam melaksanakan tanggung jawab
mereka di bawah Pengaturan ini di mana penyebab kegagalan atau
keterlambatan tersebut adalah di luar kontrol yang wajar (force majeure).
Apabila salah satu Mitra mengklaim penundaan atau ketidakmampuan
dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan alasan tersebut, maka
Mitra tersebut perlu segera memberikan pemberitahuan tertulis kepada
Mitra lainnya.
Hak Kekayaan lntelektual
33.
Pengaturan mengenai Hak Kekayaan lntelektual di dalam kontrak
Penyedia Jasa, akan diatur sebagai berikut:
i. Semua kekayaan intelektual yang sudah ada sebelumnya akan
tetap menjadi milik pemiliknya;
ii. Segala bentuk kekayaan intelektual yang timbul sebagai hasil
pelaksanaan Pengaturan ini akan menjadi milik bersama Mitra.
Apabila ada salah satu Mitra yang ingin menggunakannya, Mitra
tersebut harus memperoleh izin tertulis dari Mitra lainnya. Apabila
salah satu Mitra ingin menggunakannya dengan tujuan komersil
maka Mitra yang lain berhak mendapatkan porsi royalti yang sama.
11
34.
Mitra tidak diperkenankan dengan sengaja melanggar atau melakukan
hal yang merugikan hak - hak kekayaan intelektual Mitra lain atau
warga negara Mitra lainnya, sepanjang mereka berhubungan dengan
BNPB.
Pemberitahuan
35.
Seluruh pemberitahuan formal dalam Pengaturan ini akan dikirimkan
melalui surat elektronik, surat, fax, atau diserahkan langsung ke alamat
berikut di bawah ini, atau ke alamat perseorangan lainnya yang
diberitahukan secara tertulis oleh salah satu Mitra kepada Mitra yang
lain:
Alamat BNPB
Untuk pengiriman:
Surat:
Sadan Nasional Penanggulangan
Sadan Nasional
Bencana
Penanggulangan Sencana
Gedung Graha SNPS
Gedung Graha SNPB
JI. Pramuka Kav. 38
JI. Pramuka Kav. 38
Jakarta Timur 13120
Jakarta Timur 13120
Ditujukan kepada Kepala BNPB
12
Alamat MFAT
Untuk pengiriman:
Surat:
New Zealand Embassy
New Zealand Embassy
Sentral Senayan 2
PO Box 2439
Lantai 10th
Jakarta 10024
JI Asia Afrika No 8
Gelora Bung Karno
Jakarta Pusat 10270
Oitujukan kepada Duta Besar Selandia Baru
Tata Kelola yang Baik
36.
Mitra setuju bahwa Pengaturan ini akan dilaksanakan sesuai dengan
hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di masing-masing negara
serta menurut kewajiban internasional mereka masing-masing, termasuk
komitmen untuk mempromosikan tata pemerintahan yang baik, antikorupsi dan anti-terorisme.
Mempromosikan Kegiatan
37.
Mitra akan saling mengakui bantuan serta dukungan terhadap NDRF
pada setiap publikasi, pelaporan media dan laporan tahunan. Dalam
melakukannya Mitra akan memperjelas bahwa mereka bersama-sama
bertanggung jawab atas pelaksanaan Kegiatan.
38.
Sebelum menggunakan logo masing-masing, tanda dan desain harus
mendapatkan persetujuan tertulis dari Mitra lainnya terlebih dahulu.
Jangka Waktu
39.
Pengaturan
kerjasama
ini
akan
berlaku
pada
tanggal
Mitra
menandatangani Pengaturan ini dan akan berlaku hingga 30 Juli 2018.
13
Pengakhiran
40.
Salah satu Mitra dapat mengakhiri Pengaturan ini dengan memberikan
pernyataan tertu lis kepada Mitra lainnya sekurang - kurangnya 30 hari
sebelum waktu pengakhiran hubungan kerjasama.
SEBAGAJ BUKTI, yang bertandatangan di bawah ini, memiliki wewenang
untuk menandatangani Pengaturan Kerjasama ini.
DIBUAT dalam rangkap dua di Jakarta pada ........... /.
ｾ Ｎ＠ /:1.ｾｩｬ
ｭ＠
Bahasa Indonesia dan Bahasa lnggris, kedua dokumen memiliki kekuatan
hukum yang sama. Apabila terjadi perbedaan interpretasi dalam Pengaturan
Kerjasama ini, maka dokumen dalam bahasa lnggris yang akan berlaku.
Untuk
Untuk
Badan Nasional
Kementerian Luar Negeri
Penanggulangan Bencana
dan Perdagangan
Republik Indonesia
Selandia Baru
Mehaka Rountree
Sekretaris Utama
Konselor Pembangunan
14
7i/l'l!I
REPUBLIK INDONESIA
PARTNERSHIP ARRANGEMENT
BETWEEN
THE NATIONAL DISASTER MANAGEMENT AUTHORITY OF THE REPUBLIC
OF INDONESIA
AND
THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS AND TRADE OF NEW ZEALAND
ON
NATIONAL DISASTER RESPONSE FRAMEWORK DEVELOPMENT
This Partnership Arrangement (Arrangement) is between the National Disaster
Management Authority of the Republic of Indonesia (BNPB) and the New Zealand
Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT). 1 The purpose of this Arrangement is
to set out the collaboration , arrangements, principles and understandings,
between BNPB and MFAT, together the Partners, which will guide the
development of the National Disaster Response Framework (NDRF).
Background and Rationale
1.
This Arrangement aligns with the Country Strategic Framework for
Development 2012 - 2016 between the Governments of Indonesia (Gol)
and New Zealand approved September 2012, under which Disaster Risk
Management (ORM) is one of the five focal areas. The Arrangement
supports the Gol's plans to develop a logical framework of roles,
accountability and coordination for disaster response management in
1
MFAT is responsible for managing the New Zealand Aid Programme. The New Zealand Aid Programme Is
the New Zealand Government's international aid and development programme.
Indonesia as mandated by the Indonesian Law Number 24 Year 2007
regarding Disaster Management.
2.
This Arrangement contributes to the Memorandum of Cooperation on
Disaster Risk Management between the Government of New Zealand and
the Republic of Indonesia (the MoC) signed on 10 April 2015.
3.
The NDRF Activity (the Activity) has been designed to contribute to the
areas of cooperation between the Partners outlined in the Moc.
4.
MFAT has developed an Activity Concept Note and draft Activity Design
Document (ADD} to support the development of the NDRF.
5.
This Arrangement sets out the understandings associated with MFAT
contracting one, or more, third parties to implement the Activity (the Service
Provider(s)}. BNPB reserves the rights to endorse and/or object to the
Service Provider(s} before the contract to develop the NDRF is signed.
6.
MFAT will align the contracts with the Service Provider(s) with this
Arrangement and the final ADD.
7.
The final ADD will guide implementation and includes key activities required
to deliver outputs and achieve desired outcomes. The final ADD and key
activities will be reflected in the Annual Work Plan (AWP). The AWP will
be provided by the Service Provider and will outline the activities which will
be implemented by the Partners for the next 12 (twelve} months. MFAT will
provide BNPB with the AWP each year for BNPB's consideration and
approval. The AWP will be approved by BNPB in writing within 3 (three)
months following receipt of the AWP from MFAT.
2
II
Partnership Principles
]
8.
I
-
The Partners, in good faith . will adhere to the processes, protocols and
expectations set out in this Arrangement, based on the spirit of partnership.
ｾ＠
I'
ｾ＠
9.
ｾ＠
The relationship between the Partners under this Arrangement will be
based on the following principles:
ｾ＠
I
'
'
,'
I'
1:1
!"'
b)
Mutual respect and accountability;
ｾ＠
c)
Strong institutional partnership between the Partners;
d)
A joint focus on building capacity and developing organisational
II
I
Transparency, equality and open and timely communications, and
'
'
ｾ＠
ｾ＠
IO
strength;
ｾ＠
ｾ＠
shared information;
a)
1:1
ｾ＠
•
e)
ｾ＠
A participatory and consultative approach while implementing the
"'
Activity; and
f)
A strategic and planned approach to implementation that ensures a
'
focus on effective development outcomes which are sustainable,
::
reflect the importance of development best practice, and realise
i
:
..."'
human rights, gender equity, and environmental protection.
I
II
Scope of the Activity
10.
The overall goal of the Activity is to develop the NDRF. The NDRF will be
an all-of-government framework for disaster response in Indonesia that will
provide clarity on roles and accountabilities, mechanisms for coordination of
disaster response and give effect to Indonesia Law Number 24 Year 2007
regarding Disaster Management. BNPB will take all reasonable steps to
take follow up actions of the NDRF.
'
ｾ＠
3
!I
11.
The NDRF aims to deliver improvements in the following areas:
a)
Enhanced disaster response coordination across Indonesia's public
and private sectors; and
b)
Enhanced coordination between national, regional and local levels
for disaster response.
12.
The final ADD will be appraised by MFAT and endorsed by BNPB. The
Partners may look to the final ADD for clarification of intent or purpose
under this Arrangement. If there is any conflict between this Arrangement
and the ADD , this Arrangement will prevail to the extent of the conflict.
Funding
13.
MFAT will provide a maximum of NZD 1.5 million for the development and
implementation of the NDRF subject to:
a)
The terms and conditions of the contracts , MFAT, after consultation
with BNPB, will enter for the development and implementation of the
Activity; and
b)
New Zealand Government policy and an appropriation by the New
Zealand Parliament of sufficient funds for the type of activities
provided for under this Arrangement.
14. No Funding will be committed or paid directly to Gol or BNPB.
15. Non-financial contributions made by the Partners to the Activity will be
reflected in the approved AWP.
4
Governance and Management
16.
The following groups will be, or have already been, created to govern and
manage the delivery of the Activity. Further information about these
arrangements and the groups will be confirmed in the final ADD.
The NDRF Activity Steering Group
17.
The Activity will be governed by the NDRF Activity Steering Group (ASG)
co-chaired by BPNB and Coordinating Ministry of Human Development and
Culture (Kemenko PMK). MFAT will be a member of the ASG. The ASG
may also comprise members from the Ministry of Health (Kemenkes), the
Ministry of Social Affairs (Kemensos ), the Ministry of Public Works and
Public Housing (Kernen PU-Pera), the Ministry of Communication and
Information (Kemenkominfo), the Ministry of Foreign Affairs (Kemenlu), the
Ministry of Home Affairs (Kemendagri), the National Search and Rescue
Body (BASARNAS), the Indonesian National Military (TNI), the Indonesian
National Police (POLRI), and other relevant ministries, international
organizations, CSOs, NGOs, and private sectors will also be engaged when
wider audience or participation is required to contribute to the NDRF.
18.
The ASG will meet at least once every six months and will:
a)
Oversee the implementation of the Activity;
b)
Provide high-level support to the delivery of the Activity;
c)
Ensure dialogue between BNPB and MFAT;
d)
Work closely and act in a collaborative way with the Service
Provider(s) and the NDRF Activity Working Group (the WG);
e)
Review and endorse any Activity work plans, terms of reference,
budgets and progress reports submitted by the WG and Service
Provider(s); and
5
f)
Provide advice on the alignment and coordination of the Activity with
BNPB's work programme, national policy, strategy and procedures
and private sector initiatives.
The NDRF Activity Working Group
19.
The WG will comprise of the Service Provider(s) and cross-ministry officials
assigned by BNPB and Kemenko PMK, also known as Preparedness
Working Group.
20.
The WG will be co-chaired by Director for Preparedness and Director for
Emergency Response of BNPB.
21.
The WG will be the partner for the Service Provider(s) at technical level and
will provide necessary support throughout the NDRF development process.
22.
The WG will:
a)
Implement the Activity, as outlined in the final ADD and AWP ;
b)
Report to ASG at least every quarter to update progress on the
Activity; and
c)
Work closely and act in a collaborative way with the Service
Provider(s) and the ASG.
Service Provider(s)
23.
The Service Provider(s) will coordinate and manage the activities of Activity
management offices and field offices. The Service Provider(s) will
coordinate and work with the WG to implement this Arrangement.
6
24.
MFAT will require the Service Provider(s) to:
a)
Work closely and
act in a collaborative way with BNPB and all of the
governance and management groups;
b)
Deliver services in accordance with the final ADD and AWP that have
been approved and endorsed by BNPB;
c)
Organise, provide support and monitor the effectiveness of the
governance and management groups, including the ASG as
appropriate;
d)
Share relevant information with and regularly report the progress of
the Activity to the Partners in a timely fashion ;
e)
Assess and report to the Partners on the overall effectiveness of the
Activity {against the results framework in the ADD);
f)
Act legally and appropriately at all times including when delivering
services in Indonesia; and
g)
25.
Any other matter that the Partners may decide upon.
The Service Provider{s) will treat the Partners' confidential information
appropriately and only disclose that information after obtaining written
approval from the Partners.
Roles and Responsibilities
MFAT
26.
MFAT's major responsibilities are to provide the financial resources
necessary to deliver the Activity outputs and to contribute to the Activity
governance and management where appropriate. In particular, MFAT will:
7
a)
Enter into contract(s) with the Service Provider(s) and manage the
Service Provider(s) to deliver the Activity in accordance with the
contract(s), the final ADD and this Arrangement;
b)
Monitor and evaluate the progress of the Activity against approved
work plans, outputs and outcomes, taking into account discussions
and consultations with BNPB;
c)
Participate in the ASG;
d)
Provide Budget allocation for the Activity reflected in the approval
AWP ;
e)
Provide breakdown of the financial and non-financial contributions for
the AWP;
Document the development and implementation process of NDRF to
f)
become a guideline for Gol ;
g)
Provide relevant trainings and exercises to BNPB and relevant
BNPB's stakeholders to support the development and socialization of
NDRF; and
h)
Complete the "Form of Record Transfer" documentation recording all
annual contributions made by MFAT for the development and
implementation of the NDRF in accordance with prevailing laws and
regulations.
BNPB
27 .
BNPB's major responsibilities are to contribute to the Activity governance
and management and provide resources necessary to deliver the Activity
outputs. In particular. BNPB will:
a.
Make resources available to ensure the delivery and sustainability of
the NDRF and its objectives, including:
i. Establishing a team chaired by a deputy level official to contribute to
the Activity's development and implementation;
g
ii. Facilitating the Service Provider(s) in obtaining visas for its overseas
personnel in accordance with the prevailing laws and regulations of
the Republic of Indonesia; and
iii. Using best endeavours to provide appropriate office space at
BNPB's office, in accordance with the prevailing laws and regulations
of the Republic of Indonesia, for the Service Provider(s) to work with
BNPB and the team of officials in developing the NDRF.
b.
Support and work collaboratively with the Service Provider(s) to ensure
the delivery of the Activity.
c.
Co-chair the ASG and actively engage with WG and other partners and
stakeholders to help ensure support and engagement in the NDRF
development and implementation of the Activity.
l3NPB and MFAT
28.
The Partners will:
a. Act in good faith and demonstrate honesty, integrity, openness and
accountability while carrying out their responsibilities including doing
their best to avoid conflicts of interests arising;
b. Notify each other of any actual or anticipated issues relating to the
Activity, its implementation or this Arrangement. In particular, the
Partners will notify each other immediately where such issues are
significant, may receive media attention, or may be subject to an official
request or complaint under a Partner's domestic legislation, including
regulations or similar;
c. In good faith:
i.
Seek to resolve any actual or anticipated issues relating to the
Activity, its implementation or this Arrangement;
ii.
Discuss and endorse or approve (as appropriate) of the ADD
(including outputs) and any other associated matters;
9
d. Share information relevant to the delivery of the Activity in a timely
fashion with each other, relevant governance and management groups
and the Service Provider(s);
e. Engage with and carry out any role assigned to them in the governance
and management groups;
f. Provide input into, and endorse or approve (as appropriate) workplans,
budgets and progress reports for the Activity;
g. Provide advice and technical inputs in relation to the Activity, as
required;
h. Not make any commitments on behalf of the other Partner including any
commitment or expenditure of the other Partner's official funds ;
i.
Acknowledge that the NDRF is designed to support improvements in the
ORM sector in Indonesia by seeking to ensure the sustainability of the
NDRF by building the capacity of BNPB;
j . Consult and seek approval in advance on:
i. The release to any third party of any document or information
relating to this Arrangement including any press releases;
ii. The use or release of any confidential information of either Partner
relating to the NDRF; and
iii.
Complete any tasks and responsibilities assigned to them in the
Arrangement;
29.
If necessary, the Partners may confirm specific duties, benefits or
responsibilities in separate arrangements which will follow the principles
a d arrangements set out in this Arrangement.
10
General
Amendments to th is Arrangement
30.
This Arrangement may be amended or varied at the request of either
Partner. No amendment or variation to this Arrangement will be effective
unless it is in writing and signed by both Partners.
Settlement of Differences
31.
The Partners will consult each other at any time, upon request of either
Partner, regarding any matter relating to the implementation of this
Arrangement and will endeavour jointly in a spirit of cooperation, goodwill
and mutual trust to resolve any differences or misunderstandings that may
arise.
Extraordinary Events
32.
No Partner will be liable for any failure to perform or any delay in performing
their responsibilities under this Arrangement where the cause of such failure
or delay is beyond that Partner's reasonable control (force majeure). The
Partner claiming suspension of or inability to perform its responsibilities for
this reason will immediately give written notice to the other Partner.
Intellectual Property Rights
33.
Under the Service Provider(s) contract the intellectual property relating to
the services will be owned as follows:
i.
all pre-existing intellectual property will remain the property of their
current owner;
11
ii.
any intellectual property arising out under the implementation of this
Arrangement shall be jointly owned by the Partners. If either Partner
wishes to use that intellectual property, that Partner must obtain prior
written consent from the other Partner. In the event either Partner
wishes to use that intellectual property for commercial purposes, the
other Partner shall be entitled to obtain equitable portion of royalty.
34.
Neither Partner will deliberately infringe nor do anything prejudicial to the
intellectual property rights of the other Partner or any national of the country
of those Partners, in so far as they relate to the BNPB.
Notices
35.
All formal notices under this Arrangement will be sent by email, mail, fax or
be hand delivered, to the following addresses, or to such other address or
person as that Partner may specify by notice in writing to the other Partner:
Notices to BNPB
For deliveries:
For mail:
Badan Nasional Penanggulangan
Sadan Nasional
Ben can a
Penanggulangan Bencana
Gedung Graha BNPB
Gedung Graha BNPB
JI. Pramuka Kav. 38
JI. Pramuka Kav. 38
Jakarta Timur 13120
Jakarta Timur 13120
For the attention of the Head of BNPB
12
Notices to MFAT
For deliveries:
For mail:
New Zealand Embassy
New Zealand Embassy
Sentral Senayan 2
PO Box 2439
10th Floor
Jakarta 10024
JI Asia Afrika No 8
Gelora Bung Karno
Jakarta Pu sat 10270
For the attention of the Ambassador of New Zealand
Good Governance
36.
The Partners agreed that this Arrangement shall be implemented in
accordance with the prevailing laws, regulations and policies of their
respective countries and their respective international obligations, including
commitments to promote good governance, anti-corruption and antiterrorism.
Promoting the Activity
37.
The Partners will acknowledge their mutual assistance and support for the
NDRF in any publicity material, media reporting and annual reports. In
doing so the Partners will make it clear that they are jointly responsible for
the implementation of the Activity.
38.
Before using each other's logos, branding or design the Partners will first
obtain the other Partner's written consent.
13
Duration
39.
This Arrangement will commence on the date both Partners have signed
this Arrangement and will continue to have effect until 30 July 2018.
Termination
40 .
Either Partner may terminate this Arrangement by giving written notification
to the other Partner at least 30 calendar days prior to the intended date of
termination.
IN WITNESS WHEREOF , the undersigned, being duly authorised to do so have
signed this Partnership Arrangement.
DONE
in duplicate .............. .. ...... on .... \Q ...M d ..?.o.1.S:in Indonesian and
English languages, all texts being equally authentic. In case of any divergence of
interpretation of this Arrangement, the English text will prevail.
For the National Disaster
For
Management Authority
Ministry of Foreign Affairs
of
the Republic of Indonesia
the
New
Zealand
and Trade
Mehaka Rountree
Development Counsellor
Secretary General
14
PENGATURAN KERJASAMA
ANTARA
SADAN NASIONAL PENGANGGULANGAN BENCANA
REPUBLIK INDONESIA
DAN
KEMENTERIAN LUAR NEGERI DAN PERDAGANGAN SELANDIA BARU
TENT ANG
PENGEMBANGAN KERANGKA KERJA TANGGAP BENCANA NASIONAL
Pengaturan Kerjasama ini (Pengaturan) adalah antara Sadan Nasional
Penanggulangan
bencana
Nasional
Republik
Indonesia
(BNPB)
Kementerian Luar Negeri dan Perdagangan Selandia Baru (MFAT)
Pengaturan
ini
untuk
mengatur
kolaborasi,
pengaturan,
1
•
dan
Tujuan
prinsip
dan
pemahaman, antara BNPB dan MFAT, yang bersama - bersama disebut
sebagai Mitra, yang akan memberikan panduan untuk pengembangan
Kerangka Kerja Tanggap Bencana Nasional (NDRF).
Latar Belakang dan Rasional
1.
Pengaturan ini sejalan dengan Kerangka Kerja Strategis Negara untuk
Pembangunan 2012-2016 antara Pemerintah Indonesia (RI) dengan
Pemerintah Selandia Baru yang disetujui pada September 2012, di
mana Manajemen Risiko Bencana (MRS) merupakan salah satu dari
lima bidang utama. Pengaturan ini mendukung rencana Pemerintah RI
untuk mengembangkan kerangka logis dari peran, akuntabilitas dan
1
MFAT bertanggung jawab untuk mengelola Program bantuan negara Selandla Baru. Program bantuan
negara Selandia Baru adalah bantuan lntema sional dan program pembangunan darl Pemerintah
Selandia Baru.
1
koordinasi pengelolaan tanggap bencana di Indonesia sebagaimana
djamanatkan oleh Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun
2007 tentang Penanggulangan Bencana.
2.
Pengaturan
ini
berkontribusi
pada
Memorandum
Kerja
Sama
Manajemen Risiko Bencana antara Pemerintah Selandia Baru dan
Republik Indonesia (MK) yang ditandatangani pada 10 April 2015.
3.
Kegiatan NDRF (Kegiatan) telah dirancang untuk berkontribusi pada
bidang lingkup kerjasama antara Mitra sebagaimana diatur dalam MK.
4.
MFAT telah mengembangkan Nata Konsep Kegiatan dan draf Ookumen
Rancangan Kegiatan (ORK) untuk mendukung pengembangan NORF.
5.
Pengaturan ini menetapkan pemahaman terkait kontrak MFAT dengan
satu, atau lebih, pihak ketiga untuk melaksanakan Kegialan (Penyedia
Jasa). BNPB berhak untuk menyetujui dan I atau keberatan dengan
Penyedia
Jasa
sebelum
kontrak
untuk
pengembangan
NORF
ditandatangani.
6.
MFAT akan menyesuaikan kontrak Penyedia Jasa dengan Pengaturan
dan ORK.
7.
ORK final akan mengarahkan implementasi dan meliputi kegiatan kunci
yang diperlukan untuk memperoleh capaian dan mendapatkan hasil
yang diinginkan. ORK dan kegiatan kunci akan dimuat dalam Rencana
Kerja Tahunan (RKT). RKT akan disusun oleh Penyedia Jasa dan akan
menguraikan kegiatan - kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Mitra
untuk 12 (dua belas) bulan ke depan. MFAT akan menyampaikan RKT
kepada BNPB setiap tahunnya untuk mendapatkan pertimbangan dan
persetujuan BNPB. RKT akan disetujui oleh BNPB secara tertulis dalam
3 (tiga) bulan setelah diterimanya RKT dari MFAT.
2
Prinsip Kemitraan
8.
Mitra, dengan itikad baik, akan mematuhi proses, protokol dan harapan
yang
diatur dalam
Pengaturan
ini,
didasarkan
pada
semangat
kemitraan.
9.
Hubungan antara Mitra di bawah Pengaturan ini akan didasarkan pada
prinsip-prinsip berikut:
a) Transparansi, kesetaraan dan komunikasi yang terbuka dan tepat
waktu, dan berbagi informasi;
b) Saling menghormati dan akuntabel;
c) Kemitraan kelembagaan yang kuat antar Mitra;
d) Fokus bersama dalam membangun kapasitas dan mengembangkan
kekuatan organisasi;
e) Pendekatan yang partisipatif dan konsultatif selama pelaksanaan
Kegiatan; dan
f) Pendekatan strategis dan terencana untuk pelaksanaan yang
memastikan fokus pad a hasii pembangunan yang efektif, yang
berkelanjutan, mencerminkan pentingnya pengembangan praktek
terbaik, dan mewujudkan hak-hak asasi manusia, kesetaraan
gender, dan perlindungan terhadap lingkungan.
Lingkup Kegiata n
10.
Tujuan dari keseluruhan kegiatan ini adalah untuk pengembangan
NDRF. NDRF akan menjadi acuan kerangka kerja Pemerintah untuk
tanggap bencana di Indonesia yang akan memberikan kejelasan tentang
peran dan akuntabilitas, mekanisme koordinasi tanggap bencana dan
berkontribusi pada pelaksanaan Undang - Undang Republik Indonesia
Nomor 24 Tahun 2007 tentang Penanggulangan Bencana. BNPB akan
mengambil semua langkah yang diperlukan untuk melaksanakan tindak
lanjut dari NDRF.
3
rri
11.
NDRF bertujuan untuk memberikan kemajuan dalam bidang berikut:
IN
II'!
;
ｾ＠
..
ｾ＠
a) Peningkatan koordinasi tanggap bencana lintas sektor publik dan
I
J
swasta di Indonesia; dan
rｾ＠
'i
ｾＮ＠
i
ｾ＠
ｾ＠
dan lokal.
ｾ＠
IJ
ｾ＠
b) Peningkatan koordinasi tanggap bencana di tingkat nasional, regional
l
ｾ＠
ｾ＠
Iii.
11
12.
I:
1,1
ｾ＠
RKT akan dinilai oleh MFAT dan disahkan oleh BNPB. Mitra dapat
IX
melihat kembali RKT dan melakukan klarifikasi terhadap maksud atau
ｾ＠
tujuan dalam Pengaturan ini. Jika terjadi konflik antara Pengaturan ini
'l
dan RKT, maka Pengaturan ini yang akan berlaku.
ｉ ｩｾ＠
I!
•
i
,,
IJ
Pendanaan
l!i
w
l.l
13.
MFAT akan memberikan dukungan dana maksimum sebesar NZD 1,5
"'
ｾ＠
juta untuk pengembangan dan pelaksanaan NDRF yang meliputi:
I!
a)
'
Syarat dan ketentuan kontrak, setelah MFAT berkonsultasi
ｾ＠
dengan BNPB, maka akan mulai memasuki pengembangan dan
ｾ＠
ｾ＠
ｾ＠
pelaksanaan Kegiatan; dan
ｾ＠
b)
Kebijakan
Pemerintah
Selandia
Baru
dan
apropriasi
oleh
Parlemen Selandia Baru mengenai dana yang mencukupi untuk
membiayai kegiatan yang tercantum dalam Pengaturan ini.
14.
,
l
ｾ＠
Tidak ada pendanaan yang akan dilakukan atau dibayarkan secara
langsung kepada Pemerintah Indonesia atau BNPB.
15.
Kontribusi non-finansial yang diberikan oleh Mitra untuk Kegiatan ini
akan termuat dalam RKT yang disetujui.
•
4
i
.iii
Tata Kelola dan Pengelolaan
16.
Kelompok berikut ini akan, atau telah, dibentuk untuk menata dan
mengelola
pelaksanaan
Kegiatan.
lnformasi
lebih
lanjut
terkait
pengaturan dan kelompok-kelompok akan dipertegas dalam RKT.
Kelompok Pengarah Kegiatan NDRF
17.
Kegiatan akan diatu r oleh Kelompok Pengarah NDRF (ASG) diketuai
bersama oleh BNPB dan Kementerian Koordinator Pembangunan
Manusia dan Kebudayaan (Kemenko PMK). MFAT akan menjadi
anggota ASG. Anggota ASG dapat terdiri dari Kementerian Kesehatan
(Kemenkes), Kementerian Sosial (Kemensos), Kementerian Pekerjaan
Umum dan
Perumahan Rakyat (Kernen
PU-Pera). Kementerian
Komunikasi dan lnformasi (Kemenkominfo), Kementerian Luar Negeri
(Kemenlu), Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri), Sadan SAR
Nasional (BASARNAS), Tentara Nasional Indonesia (TNI), Kepolisian
Republik Indonesia (POLRI), dan kementerian terkait lainnya, organisasi
internasional, CSO, LSM, dan sektor swasta juga akan terlibat ketika
partisipasi yang lebih luas diperlukan untuk berkontribusi terhadap
NDRF.
18.
ASG akan melakukan pertemuan sekurang - kurangnya satu kali setiap
enam bulan dan akan:
a)
Mengawasi pelaksanaan kegiatan;
b)
Memberikan
dukungan
pada
tataran
tingkat
tinggi
untuk
pelaksanaan Kegiatan;
c)
Memastikan adanya dialog antara BNPB dan MFAT;
d)
Bekerja secara erat dan melakukan tindakan kolaboratif dengan
Penyedia Jasa dan Kelompok Kerja NDRF (WG);
e)
Mengkaji dan mengesahkan setiap rencana kerja Kegiatan,
kerangka acuan kerja, anggaran dan laporan perkembangan
yang diserahkan oleh Kelompok Kerja dan Penyedia Jasa; dan
5
f)
Mem berikan
masukan
tentang
keselarasan
dan
koordinasi
Kegiatan dengan program kerja BNPB, kebijakan nasional,
strategi dan prosedur, serta inisiatif sektor swasta.
Kelompok Kerja Kegiatan NDRF
19.
WG akan terdiri dari Penyedia Jasa dan pejabat lintas kementerian yang
ditunjuk oleh BNPB dan Kemenko PMK, juga disebut sebagai Kelompok
Kerja Kesiapsiagaan.
20.
WG ini akan diketuai bersama oleh Direktur Kesiapsiagaan dan Direktur
Tanggap Darurat BNPB.
21.
WG ini akan menjadi mitra bagi Penyedia Jasa pada tingkatan teknis
dan akan memberikan dukungan yang diperlukan selama proses
pengembangan NDRF.
22.
WG akan:
a)
Melaksanakan Kegiatan, seperti yang digariskan dalam ORK dan
RKT;
b)
Melapor
kepada
memberikan
ASG
informasi
setidaknya
terbaru
setiap
mengenai
kuartal
untuk
perkembangan
Kegiatan; dan
c)
Bekerja secara erat dan bertindak secara kolaboratif dengan
Penyedia Jasa dan ASG.
Penyedia Jasa
23.
Penyedia Jasa akan berkoordinasi dan mengelola Kegiatan di Kantor
Manajemen Kegiatan dan kantor di lapangan. Penyedia jasa akan
berkoordinasi dan bekerja sama dengan WG dalam melaksanakan
Pengaturan ini.
6
24.
MFAT akan meminta Penyedia Jasa untuk:
a)
Bekerja sama dan bertindak secara kolaboratif dengan BNPB dan
seluruh
kelompok
yang
terlibat
dalam
tata
kelola
dan
pengelolaan;
b)
Memenuhi layanan jasa sesuai dengan ORK dan RKT yang telah
disetujui dan disahkan o\eh BNPB;
c)
Mengatur, memberikan dukungan dan mengawasi efektivitas dari
tata kelola dan kelompok manajemen, termasuk ASG dengan
baik;
d)
Memberikan informasi yang relevan dan melaporkan secara
berkala perkembangan Kegiatan kepada Mitra secara tepat
waktu;
e)
Menguji
dan
melapor
kepada
Mitra
mengenai
efektivitas
keseluruhan Kegiatan (berdasarkan kerangka kerja hasil dalam
ORK);
f)
Bekerja secara legal dan wajar setiap saat termasuk ketika
memberikan layanan jasa di Indonesia; dan
g)
25.
Hal - hal lain yang ditentukan oleh Mitra.
Penyedia Jasa akan memperlakukan informasi rahasia Mitra secara baik
dan hanya memberikan informasi setelah mendapatkan izin tertulis dari
Mitra.
Peran dan Tanggung Jawab
MFAT
26.
Tanggung jawab utama MFAT adalah memberikan dukungan dana yang
diperlukan untuk meraih capaian Kegiatan dan berkontribusi pada tata
kelola dan pengelolaan Kegiatan sesuai kepatutan. Secara khusus,
MFAT akan:
7
a)
Melakukan penandatanganan kontrak dengan Penyedia Jasa dan
mengatur Penyedia Jasa agar dapat melaksanakan Kegiatan
sesuai dengan kontrak, DRK dan Pengaturan ini;
b)
Mengawasi dan mengevaluasi kemajuan Kegiatan sesuai dengan
rencana
kerja
yang
disetujui,
capa1an
dan
hasil,
mempertimbangkan hasil diskusi dan konsultasi dengan BNPB;
c)
lkut serta dalam ASG;
d)
Memberikan alokasi anggaran untuk kegiatan yang termuat
dalam RKT yang telah disetujui;
e)
Memberikan rincian dari kontribusi finansial dan non-finansial
untuk RKT;
Mencatat proses perkembangan dan pelaksanaan NDRF untuk
f)
menjadi acuan bagi Pemerintah Indonesia;
g)
Memberikan pelatihan yang relevan untuk BNPB dan pemangku
kepentingan yang terkait dengan BNPB untuk mendukung
pengembangan dan sosialisasi NDRF; dan
h)
Melengkapi pencatatan dalam formul ir Serita Acara Serah Terima
terkait dengan semua kontribusi tahunan yang dibuat oleh MFAT
untuk pengembangan dan pelaksanaan NDRF sesuai dengan
hukum dan peraturan yang berfaku.
BNPB
27.
Tanggung jawab utama BNPB adalah untuk berkontribusi pada tata
kelola dan pengelofaan Kegiatan serta memberikan sumber daya terka it
untuk memperoleh capaian Kegiatan. Secara khusus, BNPB akan:
a.
Menyediakan sumber daya untuk memastikan pelaksanaan dan
kesinambungan NDRF dan tujuan dari NDRF; termasuk:
i. Membentuk tim yang diketuai oleh pejabat setingkat Deputi untuk
berkontribusi pada pengembangan dan pelaksanaan Kegiatan;
ii. Memfasilitasi Penyedia Jasa dalam memperoleh visa bagi
personil dari luar negeri sesuai dengan hukum dan peraturan
yang berlaku di Republik Indonesia; dan
8
iii. Berupaya untuk menyediakan ruang kantor yang sesuai di kantor
BNPB, sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku di
Republik Indonesia, bagi Penyedia Jasa untuk bekerja dengan
BNPB dan tim yang terdiri dari instansi pemerintah dalam
menyusun NDRF.
b.
Mendukung dan bekerja secara kolaboratif dengan Penyedia Jasa
untuk memastikan Kegiatan dapat berjalan.
c.
Mengetuai ASG dan secara aktif terlibat dalam WG bersama mitra
dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan dukungan
dan
keikutsertaannya
dalam
pengembangan
NDRF
dan
pelaksanaan Kegiatan.
BNPB dan MFAT
28.
Mitra akan:
a. Bertindak dengan itikad baik dan menunjukkan kejujuran, integritas,
keterbukaan
dan
tanggungjawabnya
akuntabilitas
termasuk
dalam
melakukan
upaya
melaksanakan
terbaik
untuk
menghindari munculnya konflik kepentingan;
b. Saling mengingatkan terhadap setiap isu aktual dan isu yang perlu
diantisipasi terkait Kegiatan, pelaksanaannya atau Pengaturan ini.
Secara khusus, Mitra secepatnya saling mengingatkan isu - isu
penting, yang mendapat sorotan media, atau terkait dengan
permintaan atau pengaduan resmi berdasarkan undang - undang
yang berlaku di negara Mitra, termasuk peraturan atau sejenisnya;
c. Dengan itikad baik:
i.
Mencari jalan keluar terhadap isu aktual dan isu yang perlu
diantisipasi terkait Kegiatan, pelaksanaannya atau Pengaturan ini;
ii. Mendiskusikan
dan
mengesahkan
atau
menyetujui
(sesuai
dengan) ORK (termasuk capaian) dan hal - hal terkait lainnya.
d. Saling memberikan informasi yang relevan dalam pelaksanaan
Kegiatan secara tepat waktu, kelompok terkait dalam tata kelola dan
pengelolaan. dan Penyedia Jasa;
9
e. Terlibat dan menjalankan peran yang telah ditentukan dalam
kelompok terkait dalam tata kelola dan pengelolaan;
f.
Memberikan masukan pada, dan mengesahkan atau menyetujui
(sesuai dengan kebutuhan) rencana kerja , anggaran, dan laporan
perkembangan Kegiatan;
g. Memberikan saran dan masukan teknis terkait dengan Kegiatan,
sesuai permintaan;
h. Tidak membuat komitmen atas nama Mitra lain, termasuk komitmen
atau pengeluaran apapun dari dana Mitra lainnya;
i.
Mengetahui bahwa NDRF dirancang untuk mendukung peningkatan
sektor MRB di Indonesia dengan cara memastikan kesinambungan
NDRF melalui peningkatan kapasitas BNPB;
j.
Berkonsultasi dan mendapatkan persetujuan sebelumnya untuk:
i. Penyerahan dokumen ataupun informasi apapun kepada pihak
ketiga terkait dengan Pengaturan ini, termasuk siaran pers;
ii. Penggunaan atau penyiaran informasi rahasia Mitra terkait
dengan NDRF; dan
iii. Memenuhi tugas dan tanggung jawab yang ditentukan dalam
Pengaturan ini;
29.
Apabila diperlukan, Mitra dapat melakukan konfirmasi tentang kewajiban
khusus, keuntungan atau tanggung jawab dalam pengaturan terpisah
lainnya yang akan mengikuti prinsip dan pengaturan yang ditetapkan
dalam Pengaturan ini.
Um um
Amandemen atas Pengaturan
30.
Pengaturan ini dapat diamandemen atau diubah atas persetujuan Mitra.
Amandemen atau perubahan baru akan berlaku setelah disetujui secara
tertulis dan ditandatangani oleh Mitra.
10
Penyelesaian Perbedaan
31.
Mitra akan berkonsultasi satu sama lain setiap saat, atas permintaan
salah satu Mitra, mengenai hal yang berkaitan dengan pelaksanaan
Pengaturan ini dan akan berusaha bersama-sama dalam semangat
kerja sama, niat baik dan saling percaya untuk menyelesaikan setiap
perbedaan atau kesalahpahaman yang mungkin timbul.
Kejadian Luar biasa
32.
Mitra tidak akan bertanggung jawab atas setiap kegagalan dalam
menjalankan atau keterlambatan dalam melaksanakan tanggung jawab
mereka di bawah Pengaturan ini di mana penyebab kegagalan atau
keterlambatan tersebut adalah di luar kontrol yang wajar (force majeure).
Apabila salah satu Mitra mengklaim penundaan atau ketidakmampuan
dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan alasan tersebut, maka
Mitra tersebut perlu segera memberikan pemberitahuan tertulis kepada
Mitra lainnya.
Hak Kekayaan lntelektual
33.
Pengaturan mengenai Hak Kekayaan lntelektual di dalam kontrak
Penyedia Jasa, akan diatur sebagai berikut:
i. Semua kekayaan intelektual yang sudah ada sebelumnya akan
tetap menjadi milik pemiliknya;
ii. Segala bentuk kekayaan intelektual yang timbul sebagai hasil
pelaksanaan Pengaturan ini akan menjadi milik bersama Mitra.
Apabila ada salah satu Mitra yang ingin menggunakannya, Mitra
tersebut harus memperoleh izin tertulis dari Mitra lainnya. Apabila
salah satu Mitra ingin menggunakannya dengan tujuan komersil
maka Mitra yang lain berhak mendapatkan porsi royalti yang sama.
11
34.
Mitra tidak diperkenankan dengan sengaja melanggar atau melakukan
hal yang merugikan hak - hak kekayaan intelektual Mitra lain atau
warga negara Mitra lainnya, sepanjang mereka berhubungan dengan
BNPB.
Pemberitahuan
35.
Seluruh pemberitahuan formal dalam Pengaturan ini akan dikirimkan
melalui surat elektronik, surat, fax, atau diserahkan langsung ke alamat
berikut di bawah ini, atau ke alamat perseorangan lainnya yang
diberitahukan secara tertulis oleh salah satu Mitra kepada Mitra yang
lain:
Alamat BNPB
Untuk pengiriman:
Surat:
Sadan Nasional Penanggulangan
Sadan Nasional
Bencana
Penanggulangan Sencana
Gedung Graha SNPS
Gedung Graha SNPB
JI. Pramuka Kav. 38
JI. Pramuka Kav. 38
Jakarta Timur 13120
Jakarta Timur 13120
Ditujukan kepada Kepala BNPB
12
Alamat MFAT
Untuk pengiriman:
Surat:
New Zealand Embassy
New Zealand Embassy
Sentral Senayan 2
PO Box 2439
Lantai 10th
Jakarta 10024
JI Asia Afrika No 8
Gelora Bung Karno
Jakarta Pusat 10270
Oitujukan kepada Duta Besar Selandia Baru
Tata Kelola yang Baik
36.
Mitra setuju bahwa Pengaturan ini akan dilaksanakan sesuai dengan
hukum, peraturan dan kebijakan yang berlaku di masing-masing negara
serta menurut kewajiban internasional mereka masing-masing, termasuk
komitmen untuk mempromosikan tata pemerintahan yang baik, antikorupsi dan anti-terorisme.
Mempromosikan Kegiatan
37.
Mitra akan saling mengakui bantuan serta dukungan terhadap NDRF
pada setiap publikasi, pelaporan media dan laporan tahunan. Dalam
melakukannya Mitra akan memperjelas bahwa mereka bersama-sama
bertanggung jawab atas pelaksanaan Kegiatan.
38.
Sebelum menggunakan logo masing-masing, tanda dan desain harus
mendapatkan persetujuan tertulis dari Mitra lainnya terlebih dahulu.
Jangka Waktu
39.
Pengaturan
kerjasama
ini
akan
berlaku
pada
tanggal
Mitra
menandatangani Pengaturan ini dan akan berlaku hingga 30 Juli 2018.
13
Pengakhiran
40.
Salah satu Mitra dapat mengakhiri Pengaturan ini dengan memberikan
pernyataan tertu lis kepada Mitra lainnya sekurang - kurangnya 30 hari
sebelum waktu pengakhiran hubungan kerjasama.
SEBAGAJ BUKTI, yang bertandatangan di bawah ini, memiliki wewenang
untuk menandatangani Pengaturan Kerjasama ini.
DIBUAT dalam rangkap dua di Jakarta pada ........... /.
ｾ Ｎ＠ /:1.ｾｩｬ
ｭ＠
Bahasa Indonesia dan Bahasa lnggris, kedua dokumen memiliki kekuatan
hukum yang sama. Apabila terjadi perbedaan interpretasi dalam Pengaturan
Kerjasama ini, maka dokumen dalam bahasa lnggris yang akan berlaku.
Untuk
Untuk
Badan Nasional
Kementerian Luar Negeri
Penanggulangan Bencana
dan Perdagangan
Republik Indonesia
Selandia Baru
Mehaka Rountree
Sekretaris Utama
Konselor Pembangunan
14
7i/l'l!I
REPUBLIK INDONESIA
PARTNERSHIP ARRANGEMENT
BETWEEN
THE NATIONAL DISASTER MANAGEMENT AUTHORITY OF THE REPUBLIC
OF INDONESIA
AND
THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS AND TRADE OF NEW ZEALAND
ON
NATIONAL DISASTER RESPONSE FRAMEWORK DEVELOPMENT
This Partnership Arrangement (Arrangement) is between the National Disaster
Management Authority of the Republic of Indonesia (BNPB) and the New Zealand
Ministry of Foreign Affairs and Trade (MFAT). 1 The purpose of this Arrangement is
to set out the collaboration , arrangements, principles and understandings,
between BNPB and MFAT, together the Partners, which will guide the
development of the National Disaster Response Framework (NDRF).
Background and Rationale
1.
This Arrangement aligns with the Country Strategic Framework for
Development 2012 - 2016 between the Governments of Indonesia (Gol)
and New Zealand approved September 2012, under which Disaster Risk
Management (ORM) is one of the five focal areas. The Arrangement
supports the Gol's plans to develop a logical framework of roles,
accountability and coordination for disaster response management in
1
MFAT is responsible for managing the New Zealand Aid Programme. The New Zealand Aid Programme Is
the New Zealand Government's international aid and development programme.
Indonesia as mandated by the Indonesian Law Number 24 Year 2007
regarding Disaster Management.
2.
This Arrangement contributes to the Memorandum of Cooperation on
Disaster Risk Management between the Government of New Zealand and
the Republic of Indonesia (the MoC) signed on 10 April 2015.
3.
The NDRF Activity (the Activity) has been designed to contribute to the
areas of cooperation between the Partners outlined in the Moc.
4.
MFAT has developed an Activity Concept Note and draft Activity Design
Document (ADD} to support the development of the NDRF.
5.
This Arrangement sets out the understandings associated with MFAT
contracting one, or more, third parties to implement the Activity (the Service
Provider(s)}. BNPB reserves the rights to endorse and/or object to the
Service Provider(s} before the contract to develop the NDRF is signed.
6.
MFAT will align the contracts with the Service Provider(s) with this
Arrangement and the final ADD.
7.
The final ADD will guide implementation and includes key activities required
to deliver outputs and achieve desired outcomes. The final ADD and key
activities will be reflected in the Annual Work Plan (AWP). The AWP will
be provided by the Service Provider and will outline the activities which will
be implemented by the Partners for the next 12 (twelve} months. MFAT will
provide BNPB with the AWP each year for BNPB's consideration and
approval. The AWP will be approved by BNPB in writing within 3 (three)
months following receipt of the AWP from MFAT.
2
II
Partnership Principles
]
8.
I
-
The Partners, in good faith . will adhere to the processes, protocols and
expectations set out in this Arrangement, based on the spirit of partnership.
ｾ＠
I'
ｾ＠
9.
ｾ＠
The relationship between the Partners under this Arrangement will be
based on the following principles:
ｾ＠
I
'
'
,'
I'
1:1
!"'
b)
Mutual respect and accountability;
ｾ＠
c)
Strong institutional partnership between the Partners;
d)
A joint focus on building capacity and developing organisational
II
I
Transparency, equality and open and timely communications, and
'
'
ｾ＠
ｾ＠
IO
strength;
ｾ＠
ｾ＠
shared information;
a)
1:1
ｾ＠
•
e)
ｾ＠
A participatory and consultative approach while implementing the
"'
Activity; and
f)
A strategic and planned approach to implementation that ensures a
'
focus on effective development outcomes which are sustainable,
::
reflect the importance of development best practice, and realise
i
:
..."'
human rights, gender equity, and environmental protection.
I
II
Scope of the Activity
10.
The overall goal of the Activity is to develop the NDRF. The NDRF will be
an all-of-government framework for disaster response in Indonesia that will
provide clarity on roles and accountabilities, mechanisms for coordination of
disaster response and give effect to Indonesia Law Number 24 Year 2007
regarding Disaster Management. BNPB will take all reasonable steps to
take follow up actions of the NDRF.
'
ｾ＠
3
!I
11.
The NDRF aims to deliver improvements in the following areas:
a)
Enhanced disaster response coordination across Indonesia's public
and private sectors; and
b)
Enhanced coordination between national, regional and local levels
for disaster response.
12.
The final ADD will be appraised by MFAT and endorsed by BNPB. The
Partners may look to the final ADD for clarification of intent or purpose
under this Arrangement. If there is any conflict between this Arrangement
and the ADD , this Arrangement will prevail to the extent of the conflict.
Funding
13.
MFAT will provide a maximum of NZD 1.5 million for the development and
implementation of the NDRF subject to:
a)
The terms and conditions of the contracts , MFAT, after consultation
with BNPB, will enter for the development and implementation of the
Activity; and
b)
New Zealand Government policy and an appropriation by the New
Zealand Parliament of sufficient funds for the type of activities
provided for under this Arrangement.
14. No Funding will be committed or paid directly to Gol or BNPB.
15. Non-financial contributions made by the Partners to the Activity will be
reflected in the approved AWP.
4
Governance and Management
16.
The following groups will be, or have already been, created to govern and
manage the delivery of the Activity. Further information about these
arrangements and the groups will be confirmed in the final ADD.
The NDRF Activity Steering Group
17.
The Activity will be governed by the NDRF Activity Steering Group (ASG)
co-chaired by BPNB and Coordinating Ministry of Human Development and
Culture (Kemenko PMK). MFAT will be a member of the ASG. The ASG
may also comprise members from the Ministry of Health (Kemenkes), the
Ministry of Social Affairs (Kemensos ), the Ministry of Public Works and
Public Housing (Kernen PU-Pera), the Ministry of Communication and
Information (Kemenkominfo), the Ministry of Foreign Affairs (Kemenlu), the
Ministry of Home Affairs (Kemendagri), the National Search and Rescue
Body (BASARNAS), the Indonesian National Military (TNI), the Indonesian
National Police (POLRI), and other relevant ministries, international
organizations, CSOs, NGOs, and private sectors will also be engaged when
wider audience or participation is required to contribute to the NDRF.
18.
The ASG will meet at least once every six months and will:
a)
Oversee the implementation of the Activity;
b)
Provide high-level support to the delivery of the Activity;
c)
Ensure dialogue between BNPB and MFAT;
d)
Work closely and act in a collaborative way with the Service
Provider(s) and the NDRF Activity Working Group (the WG);
e)
Review and endorse any Activity work plans, terms of reference,
budgets and progress reports submitted by the WG and Service
Provider(s); and
5
f)
Provide advice on the alignment and coordination of the Activity with
BNPB's work programme, national policy, strategy and procedures
and private sector initiatives.
The NDRF Activity Working Group
19.
The WG will comprise of the Service Provider(s) and cross-ministry officials
assigned by BNPB and Kemenko PMK, also known as Preparedness
Working Group.
20.
The WG will be co-chaired by Director for Preparedness and Director for
Emergency Response of BNPB.
21.
The WG will be the partner for the Service Provider(s) at technical level and
will provide necessary support throughout the NDRF development process.
22.
The WG will:
a)
Implement the Activity, as outlined in the final ADD and AWP ;
b)
Report to ASG at least every quarter to update progress on the
Activity; and
c)
Work closely and act in a collaborative way with the Service
Provider(s) and the ASG.
Service Provider(s)
23.
The Service Provider(s) will coordinate and manage the activities of Activity
management offices and field offices. The Service Provider(s) will
coordinate and work with the WG to implement this Arrangement.
6
24.
MFAT will require the Service Provider(s) to:
a)
Work closely and
act in a collaborative way with BNPB and all of the
governance and management groups;
b)
Deliver services in accordance with the final ADD and AWP that have
been approved and endorsed by BNPB;
c)
Organise, provide support and monitor the effectiveness of the
governance and management groups, including the ASG as
appropriate;
d)
Share relevant information with and regularly report the progress of
the Activity to the Partners in a timely fashion ;
e)
Assess and report to the Partners on the overall effectiveness of the
Activity {against the results framework in the ADD);
f)
Act legally and appropriately at all times including when delivering
services in Indonesia; and
g)
25.
Any other matter that the Partners may decide upon.
The Service Provider{s) will treat the Partners' confidential information
appropriately and only disclose that information after obtaining written
approval from the Partners.
Roles and Responsibilities
MFAT
26.
MFAT's major responsibilities are to provide the financial resources
necessary to deliver the Activity outputs and to contribute to the Activity
governance and management where appropriate. In particular, MFAT will:
7
a)
Enter into contract(s) with the Service Provider(s) and manage the
Service Provider(s) to deliver the Activity in accordance with the
contract(s), the final ADD and this Arrangement;
b)
Monitor and evaluate the progress of the Activity against approved
work plans, outputs and outcomes, taking into account discussions
and consultations with BNPB;
c)
Participate in the ASG;
d)
Provide Budget allocation for the Activity reflected in the approval
AWP ;
e)
Provide breakdown of the financial and non-financial contributions for
the AWP;
Document the development and implementation process of NDRF to
f)
become a guideline for Gol ;
g)
Provide relevant trainings and exercises to BNPB and relevant
BNPB's stakeholders to support the development and socialization of
NDRF; and
h)
Complete the "Form of Record Transfer" documentation recording all
annual contributions made by MFAT for the development and
implementation of the NDRF in accordance with prevailing laws and
regulations.
BNPB
27 .
BNPB's major responsibilities are to contribute to the Activity governance
and management and provide resources necessary to deliver the Activity
outputs. In particular. BNPB will:
a.
Make resources available to ensure the delivery and sustainability of
the NDRF and its objectives, including:
i. Establishing a team chaired by a deputy level official to contribute to
the Activity's development and implementation;
g
ii. Facilitating the Service Provider(s) in obtaining visas for its overseas
personnel in accordance with the prevailing laws and regulations of
the Republic of Indonesia; and
iii. Using best endeavours to provide appropriate office space at
BNPB's office, in accordance with the prevailing laws and regulations
of the Republic of Indonesia, for the Service Provider(s) to work with
BNPB and the team of officials in developing the NDRF.
b.
Support and work collaboratively with the Service Provider(s) to ensure
the delivery of the Activity.
c.
Co-chair the ASG and actively engage with WG and other partners and
stakeholders to help ensure support and engagement in the NDRF
development and implementation of the Activity.
l3NPB and MFAT
28.
The Partners will:
a. Act in good faith and demonstrate honesty, integrity, openness and
accountability while carrying out their responsibilities including doing
their best to avoid conflicts of interests arising;
b. Notify each other of any actual or anticipated issues relating to the
Activity, its implementation or this Arrangement. In particular, the
Partners will notify each other immediately where such issues are
significant, may receive media attention, or may be subject to an official
request or complaint under a Partner's domestic legislation, including
regulations or similar;
c. In good faith:
i.
Seek to resolve any actual or anticipated issues relating to the
Activity, its implementation or this Arrangement;
ii.
Discuss and endorse or approve (as appropriate) of the ADD
(including outputs) and any other associated matters;
9
d. Share information relevant to the delivery of the Activity in a timely
fashion with each other, relevant governance and management groups
and the Service Provider(s);
e. Engage with and carry out any role assigned to them in the governance
and management groups;
f. Provide input into, and endorse or approve (as appropriate) workplans,
budgets and progress reports for the Activity;
g. Provide advice and technical inputs in relation to the Activity, as
required;
h. Not make any commitments on behalf of the other Partner including any
commitment or expenditure of the other Partner's official funds ;
i.
Acknowledge that the NDRF is designed to support improvements in the
ORM sector in Indonesia by seeking to ensure the sustainability of the
NDRF by building the capacity of BNPB;
j . Consult and seek approval in advance on:
i. The release to any third party of any document or information
relating to this Arrangement including any press releases;
ii. The use or release of any confidential information of either Partner
relating to the NDRF; and
iii.
Complete any tasks and responsibilities assigned to them in the
Arrangement;
29.
If necessary, the Partners may confirm specific duties, benefits or
responsibilities in separate arrangements which will follow the principles
a d arrangements set out in this Arrangement.
10
General
Amendments to th is Arrangement
30.
This Arrangement may be amended or varied at the request of either
Partner. No amendment or variation to this Arrangement will be effective
unless it is in writing and signed by both Partners.
Settlement of Differences
31.
The Partners will consult each other at any time, upon request of either
Partner, regarding any matter relating to the implementation of this
Arrangement and will endeavour jointly in a spirit of cooperation, goodwill
and mutual trust to resolve any differences or misunderstandings that may
arise.
Extraordinary Events
32.
No Partner will be liable for any failure to perform or any delay in performing
their responsibilities under this Arrangement where the cause of such failure
or delay is beyond that Partner's reasonable control (force majeure). The
Partner claiming suspension of or inability to perform its responsibilities for
this reason will immediately give written notice to the other Partner.
Intellectual Property Rights
33.
Under the Service Provider(s) contract the intellectual property relating to
the services will be owned as follows:
i.
all pre-existing intellectual property will remain the property of their
current owner;
11
ii.
any intellectual property arising out under the implementation of this
Arrangement shall be jointly owned by the Partners. If either Partner
wishes to use that intellectual property, that Partner must obtain prior
written consent from the other Partner. In the event either Partner
wishes to use that intellectual property for commercial purposes, the
other Partner shall be entitled to obtain equitable portion of royalty.
34.
Neither Partner will deliberately infringe nor do anything prejudicial to the
intellectual property rights of the other Partner or any national of the country
of those Partners, in so far as they relate to the BNPB.
Notices
35.
All formal notices under this Arrangement will be sent by email, mail, fax or
be hand delivered, to the following addresses, or to such other address or
person as that Partner may specify by notice in writing to the other Partner:
Notices to BNPB
For deliveries:
For mail:
Badan Nasional Penanggulangan
Sadan Nasional
Ben can a
Penanggulangan Bencana
Gedung Graha BNPB
Gedung Graha BNPB
JI. Pramuka Kav. 38
JI. Pramuka Kav. 38
Jakarta Timur 13120
Jakarta Timur 13120
For the attention of the Head of BNPB
12
Notices to MFAT
For deliveries:
For mail:
New Zealand Embassy
New Zealand Embassy
Sentral Senayan 2
PO Box 2439
10th Floor
Jakarta 10024
JI Asia Afrika No 8
Gelora Bung Karno
Jakarta Pu sat 10270
For the attention of the Ambassador of New Zealand
Good Governance
36.
The Partners agreed that this Arrangement shall be implemented in
accordance with the prevailing laws, regulations and policies of their
respective countries and their respective international obligations, including
commitments to promote good governance, anti-corruption and antiterrorism.
Promoting the Activity
37.
The Partners will acknowledge their mutual assistance and support for the
NDRF in any publicity material, media reporting and annual reports. In
doing so the Partners will make it clear that they are jointly responsible for
the implementation of the Activity.
38.
Before using each other's logos, branding or design the Partners will first
obtain the other Partner's written consent.
13
Duration
39.
This Arrangement will commence on the date both Partners have signed
this Arrangement and will continue to have effect until 30 July 2018.
Termination
40 .
Either Partner may terminate this Arrangement by giving written notification
to the other Partner at least 30 calendar days prior to the intended date of
termination.
IN WITNESS WHEREOF , the undersigned, being duly authorised to do so have
signed this Partnership Arrangement.
DONE
in duplicate .............. .. ...... on .... \Q ...M d ..?.o.1.S:in Indonesian and
English languages, all texts being equally authentic. In case of any divergence of
interpretation of this Arrangement, the English text will prevail.
For the National Disaster
For
Management Authority
Ministry of Foreign Affairs
of
the Republic of Indonesia
the
New
Zealand
and Trade
Mehaka Rountree
Development Counsellor
Secretary General
14