ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALA
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM PENJUALAN PT. TOTAL
SOLUTION
W I TA S A R I / 2 92 1 3 35 4
S M A K 0 7 , J U R U S A N A K U N T A N S I FA K U LT A S E K O N O M I
U N I V E R S I TA S G U N A D A R M A
Gambaran Umum PT. Total Solution
PT Total Solution adalah sebuah perusahaan
distribusi hardware peralatan komputer (PC,
jaringan dan software) di Jakarta yang
didirikan pada tanggal 28 Agustus 1991.
Perusahaan tersebut membeli barang dari
berbagai suplier dalam partai besar. Barangbarang tersebut dikemas dan didistribusikan
ke retailer seluruh wilayah DKI Jakarta dan
Jabodetabek.
Bagian-bagian Struktur Organisasi
PT. Total Solution
PENERIMAA
N
GUDANG
PENGEPAKAN
PENGIRIMAN
BENGKEL
KANTOR
Struktur Organisasi Berjalan
Flowchart Penjualan Berjalan
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Diasumsikan bahwa permasalahan-permasalahan
yang terjadi dalam system penjualan, yaitu sebagai
berikut:
Pelanggan mengeluh karena barang yang dipesan
mengalami kecatatan atau kualitas barang buruk
Adanya kesalahan informasi dari perhitungan
persediaan fisik gudang dengan master file
persediaan dalam sistem.
Evaluasi pemberian kredit yang tidak benar.
Banyaknya kerugian piutang yang tidak tertagih.
Pengendalian manajemen yang kurang efektif.
ANALISIS DISTRIBUSI PEKERJAAN
Tugas dan tanggungjawab untuk tiap pegawai di PT.
Total Solution telah didefinisikan dan diterapkan
dengan jelas. Hal ini dapat diketahui dari deskripsi
pekerjaan yang telah dibuat untuk masing-masing
pegawai. Berikut ini tampilan desain untuk struktur
organisasi PT. Total Solution pada system penjualan.
Desain Struktur Organisasi
ANALISIS DOKUMEN
Terkait atas penjualan yang terjadi dokumen yang diperlukan dalam
penjualan kredit diantaranya;
Order Penjualan (OP) atas permintaan pelanggan,
Order Penjualan yang telah Disetujui (OPD) oleh bagian kredit,
Order Permintaan Barang (OPB) kepada gudang,
Order Pengiriman Barang (OPBrg),
Surat Tanda Terima Barang (STTB) sebagai bukti pengiriman barang
Invoice penjualan (INV) oleh bagian piutang.
Selain dokumen yang berkaitan atas transaksi penjualan
terdapat laporan-laporan yang timbul atas dokumendokumen tersebut yang telah diproses diantaranya; laporan
penjualan, laporan piutang, laporan buku pembantu piutang,
laporan kartu piutang, laporan persediaan, laporan aging
schedule piutang, laporan pelanggan (customer) dan laporan
jurnal penjualan.
Desain Siklus Penjualan
RANCANGAN FLOWCHART PENJUALAN BERJALAN PT.
TOTAL SOLUTION
RANCANGAN FLOWCHART PENJUALAN BERJALAN PT.
TOTAL SOLUTION
Desain Diagram Konteks Penjualan
Desain DFD Level Zero Penjualan
Desain ERD Penjualan
NORMALISASI DATA
UNF
Data yang direkam dan dimasukkan secara mentah dalam suatu tabel pada
bentuk ini sangat mungkin terjadi inkonsistensi dan anomali data
Kode_Pelanggan, Nama 1, Nama 2, Alamat, No_Telpeon, Jabatan,
Batasan Kredit, ID_Barang, Nama Barang, Jenis, Merek, Satuan, HPP,
Barang_Masuk, Terjual, Barang_Akhir, Harga_Jual, No_Penawaran,
Kode_Pelanggan, Tanggal, Nama 1, ID_Barang, Nama Barang, Jenis,
Merek, Jumlah, Satuan, Harga_Jual, Order_Pesanan, Kode_Pelanggan,
Tanggal, ID_Barang, Jumlah, No_Penjualan, Tanggal, Order_Pesanan,
Kode_Pelanggan,
ID_Barang,
Jumlah,
Harga_Total,
Keterangan,
Order_Permintaan, No_Penjualan, Kode_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah,
Order_Pengiriman, Order_Permintaan, Kode_Pelanggan, ID_Barang,
Jumlah, Alamat, No_Telepon, Tanggal, No_Faktur, Nama 1, Jumlah,
Tanggal,
ID_Barang,
Harga_Total,
Order_Pengiriman,
Satuan,
Kode_Pelanggan, Harga_Jual, No_Penerimaan Kas, Akun Pembayaran,
No_Faktur, Kode_Pelanggan, Tanggal, Jumlah Dibayar, Lp. Penjualan, Lp.
Piutang, Lp. Persediaan.
NORMALISASI DATA
1NF
Bentuk normal yang pertama
atau 1NF mensyaratkan
beberapa kondisi dalam
sebuah database, berikut
adalah fungsi dari bentuk
normal pertama ini.
Menghilangkan duplikasi
kolom dari tabel yang sama.
Buat tabel terpisah untuk
masing-masing kelompok
data terkait dan
mengidentifikasi setiap baris
dengan kolom yang unik
(primary key).
Kode_Pelanggan*,
Nama 1,
Nama 2,
Alamat,
No_Telepon,
Jabatan,
Batasan Kredit,
ID_Barang*,
Nama Barang,
Jenis,
Merek,
Satuan,
HPP,
Harga_Jual
Barang_Masuk,
Terjual
Barang_Akhir,
No_Penawaran*,
Tanggal,
Order_Pesanan*,
Tanggal,
No_Penjualan*,
Tanggal,
Harga_Total,
Keterangan,
Order_Permintaan*,
Tanggal,
Order_Pengiriman*,
Tanggal,
No_Faktur*,
Tanggal,
No_Penerimaan
Kas*,
Tanggal,
Akun Pembayaran,
Jumlah Dibayar,
Lp. Penjualan,
Lp. Piutang,
Lp. Persediaan.
NORMALISASI DATA
2NF
Syarat untuk menerapkan normalisasi bentuk kedua ini adalah data telah dibentuk dalam 1NF, berikut adalah beberapa
fungsi normalisasi 2NF.
Menghapus beberapa subset data yang ada pada tabel dan menempatkan mereka pada tabel terpisah.
Menciptakan hubungan antara tabel baru dan tabel lama dengan menciptakan foreign key.
Tidak ada atribut dalam tabel yang secara fungsional bergantung pada candidate key tabel tersebut.
PELANGGAN
PERSEDIAAN
Kode_Pelang
gan*,
Nama 1,
Nama 2,
Alamat,
No_Telepon,
Jabatan,
Batasan
Kredit,
ID_Barang*,
Nama Barang,
Jenis,
Merek,
Satuan,
HPP,
Harga_Jual
Barang_Masuk
,
Terjual
Barang_Akhir,
PENAWARAN
HARGA
No_Penawaran*,
Tanggal,
ORDER
PELANGGAN
PENJUALAN
Order_Pesanan*, No_Penjualan*,
Tanggal,
Tanggal,
Harga_Total,
Keterangan,
NORMALISASI DATA
2NF
PERMINTAAN
BARANG
Order_Permintaan*
,
Tanggal,
PENGIRIMAN
INVOICE
Order_Pengiriman*
,
Tanggal,
No_Faktur*,
Tanggal,
PENERIMAAN
KAS
No_Penerimaan
Kas*,
Tanggal,
Akun Pembayaran,
Jumlah Dibayar,
LAPORAN
Lp. Penjualan,
Lp. Piutang,
Lp. Persediaan.
NORMALISASI DATA
3NF
Normalisasi database dalam bentuk 3NF bertujuan untuk menghilangkan seluruh
atribut atau field yang tidak berhubungan dengan primary key. Dengan demikian tidak
ada ketergantungan transitif pada setiap kandidat key. Syarat dari bentuk normal
ketiga atau 3NF adalah :
Memenuhi semua persyaratan dari bentuk normal kedua.
Menghapus kolom yang tidak tergantung pada primary key.
PELANGGAN
Kode_Pelanggan*
,
Nama 1,
Nama 2,
Alamat,
No_Telepon,
Jabatan,
Batasan Kredit,
PERSEDIAA
N
ID_Barang*,
Nama Barang,
Jenis,
Merek,
Satuan,
Harga_Jual
HPP,
Barang_Masuk
,
Terjual,
Barang_Akhir,
PENAWARAN
HARGA
No_Penawaran*,
Tanggal,
ID_Barang**,
Kode_Pelanggan**,
ORDER
PELANGGAN
Order_Pesanan*,
Tanggal,
ID_Barang**,
Kode_Pelanggan**,
Jumlah
PENJUALAN
No_Penjualan*,
Tanggal,
Harga_Total,
Keterangan,
Order_Pesanan**,
Kode_Pelanggan**,
ID_Barang**,
NORMALISASI DATA
3NF
PERMINTAAN
BARANG
Order_Permintaan
*,
Tanggal,
No_Penjualan**,
Kode_Pelanggan**,
ID_Barang**,
PENGIRIMAN
INVOICE
Order_Pengiriman*
,
Tanggal,
Order_Permintaan*
*,
Kode_Pelanggan**,
ID_Barang**,
No_Faktur*,
Tanggal,
Order_Pengiriman*
*,
Kode_Pelanggan**,
ID_Barang**,
PENERIMAAN
KAS
No_Penerimaan
Kas*,
Tanggal,
No_Faktur**,
Kode_Pelanggan**,
Akun Pembayaran,
Jumlah Dibayar,
LAPORAN
Lp. Penjualan,
Lp. Piutang,
Lp. Persediaan.
SISTEM PENJUALAN PT. TOTAL
SOLUTION
W I TA S A R I / 2 92 1 3 35 4
S M A K 0 7 , J U R U S A N A K U N T A N S I FA K U LT A S E K O N O M I
U N I V E R S I TA S G U N A D A R M A
Gambaran Umum PT. Total Solution
PT Total Solution adalah sebuah perusahaan
distribusi hardware peralatan komputer (PC,
jaringan dan software) di Jakarta yang
didirikan pada tanggal 28 Agustus 1991.
Perusahaan tersebut membeli barang dari
berbagai suplier dalam partai besar. Barangbarang tersebut dikemas dan didistribusikan
ke retailer seluruh wilayah DKI Jakarta dan
Jabodetabek.
Bagian-bagian Struktur Organisasi
PT. Total Solution
PENERIMAA
N
GUDANG
PENGEPAKAN
PENGIRIMAN
BENGKEL
KANTOR
Struktur Organisasi Berjalan
Flowchart Penjualan Berjalan
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Diasumsikan bahwa permasalahan-permasalahan
yang terjadi dalam system penjualan, yaitu sebagai
berikut:
Pelanggan mengeluh karena barang yang dipesan
mengalami kecatatan atau kualitas barang buruk
Adanya kesalahan informasi dari perhitungan
persediaan fisik gudang dengan master file
persediaan dalam sistem.
Evaluasi pemberian kredit yang tidak benar.
Banyaknya kerugian piutang yang tidak tertagih.
Pengendalian manajemen yang kurang efektif.
ANALISIS DISTRIBUSI PEKERJAAN
Tugas dan tanggungjawab untuk tiap pegawai di PT.
Total Solution telah didefinisikan dan diterapkan
dengan jelas. Hal ini dapat diketahui dari deskripsi
pekerjaan yang telah dibuat untuk masing-masing
pegawai. Berikut ini tampilan desain untuk struktur
organisasi PT. Total Solution pada system penjualan.
Desain Struktur Organisasi
ANALISIS DOKUMEN
Terkait atas penjualan yang terjadi dokumen yang diperlukan dalam
penjualan kredit diantaranya;
Order Penjualan (OP) atas permintaan pelanggan,
Order Penjualan yang telah Disetujui (OPD) oleh bagian kredit,
Order Permintaan Barang (OPB) kepada gudang,
Order Pengiriman Barang (OPBrg),
Surat Tanda Terima Barang (STTB) sebagai bukti pengiriman barang
Invoice penjualan (INV) oleh bagian piutang.
Selain dokumen yang berkaitan atas transaksi penjualan
terdapat laporan-laporan yang timbul atas dokumendokumen tersebut yang telah diproses diantaranya; laporan
penjualan, laporan piutang, laporan buku pembantu piutang,
laporan kartu piutang, laporan persediaan, laporan aging
schedule piutang, laporan pelanggan (customer) dan laporan
jurnal penjualan.
Desain Siklus Penjualan
RANCANGAN FLOWCHART PENJUALAN BERJALAN PT.
TOTAL SOLUTION
RANCANGAN FLOWCHART PENJUALAN BERJALAN PT.
TOTAL SOLUTION
Desain Diagram Konteks Penjualan
Desain DFD Level Zero Penjualan
Desain ERD Penjualan
NORMALISASI DATA
UNF
Data yang direkam dan dimasukkan secara mentah dalam suatu tabel pada
bentuk ini sangat mungkin terjadi inkonsistensi dan anomali data
Kode_Pelanggan, Nama 1, Nama 2, Alamat, No_Telpeon, Jabatan,
Batasan Kredit, ID_Barang, Nama Barang, Jenis, Merek, Satuan, HPP,
Barang_Masuk, Terjual, Barang_Akhir, Harga_Jual, No_Penawaran,
Kode_Pelanggan, Tanggal, Nama 1, ID_Barang, Nama Barang, Jenis,
Merek, Jumlah, Satuan, Harga_Jual, Order_Pesanan, Kode_Pelanggan,
Tanggal, ID_Barang, Jumlah, No_Penjualan, Tanggal, Order_Pesanan,
Kode_Pelanggan,
ID_Barang,
Jumlah,
Harga_Total,
Keterangan,
Order_Permintaan, No_Penjualan, Kode_Pelanggan, ID_Barang, Jumlah,
Order_Pengiriman, Order_Permintaan, Kode_Pelanggan, ID_Barang,
Jumlah, Alamat, No_Telepon, Tanggal, No_Faktur, Nama 1, Jumlah,
Tanggal,
ID_Barang,
Harga_Total,
Order_Pengiriman,
Satuan,
Kode_Pelanggan, Harga_Jual, No_Penerimaan Kas, Akun Pembayaran,
No_Faktur, Kode_Pelanggan, Tanggal, Jumlah Dibayar, Lp. Penjualan, Lp.
Piutang, Lp. Persediaan.
NORMALISASI DATA
1NF
Bentuk normal yang pertama
atau 1NF mensyaratkan
beberapa kondisi dalam
sebuah database, berikut
adalah fungsi dari bentuk
normal pertama ini.
Menghilangkan duplikasi
kolom dari tabel yang sama.
Buat tabel terpisah untuk
masing-masing kelompok
data terkait dan
mengidentifikasi setiap baris
dengan kolom yang unik
(primary key).
Kode_Pelanggan*,
Nama 1,
Nama 2,
Alamat,
No_Telepon,
Jabatan,
Batasan Kredit,
ID_Barang*,
Nama Barang,
Jenis,
Merek,
Satuan,
HPP,
Harga_Jual
Barang_Masuk,
Terjual
Barang_Akhir,
No_Penawaran*,
Tanggal,
Order_Pesanan*,
Tanggal,
No_Penjualan*,
Tanggal,
Harga_Total,
Keterangan,
Order_Permintaan*,
Tanggal,
Order_Pengiriman*,
Tanggal,
No_Faktur*,
Tanggal,
No_Penerimaan
Kas*,
Tanggal,
Akun Pembayaran,
Jumlah Dibayar,
Lp. Penjualan,
Lp. Piutang,
Lp. Persediaan.
NORMALISASI DATA
2NF
Syarat untuk menerapkan normalisasi bentuk kedua ini adalah data telah dibentuk dalam 1NF, berikut adalah beberapa
fungsi normalisasi 2NF.
Menghapus beberapa subset data yang ada pada tabel dan menempatkan mereka pada tabel terpisah.
Menciptakan hubungan antara tabel baru dan tabel lama dengan menciptakan foreign key.
Tidak ada atribut dalam tabel yang secara fungsional bergantung pada candidate key tabel tersebut.
PELANGGAN
PERSEDIAAN
Kode_Pelang
gan*,
Nama 1,
Nama 2,
Alamat,
No_Telepon,
Jabatan,
Batasan
Kredit,
ID_Barang*,
Nama Barang,
Jenis,
Merek,
Satuan,
HPP,
Harga_Jual
Barang_Masuk
,
Terjual
Barang_Akhir,
PENAWARAN
HARGA
No_Penawaran*,
Tanggal,
ORDER
PELANGGAN
PENJUALAN
Order_Pesanan*, No_Penjualan*,
Tanggal,
Tanggal,
Harga_Total,
Keterangan,
NORMALISASI DATA
2NF
PERMINTAAN
BARANG
Order_Permintaan*
,
Tanggal,
PENGIRIMAN
INVOICE
Order_Pengiriman*
,
Tanggal,
No_Faktur*,
Tanggal,
PENERIMAAN
KAS
No_Penerimaan
Kas*,
Tanggal,
Akun Pembayaran,
Jumlah Dibayar,
LAPORAN
Lp. Penjualan,
Lp. Piutang,
Lp. Persediaan.
NORMALISASI DATA
3NF
Normalisasi database dalam bentuk 3NF bertujuan untuk menghilangkan seluruh
atribut atau field yang tidak berhubungan dengan primary key. Dengan demikian tidak
ada ketergantungan transitif pada setiap kandidat key. Syarat dari bentuk normal
ketiga atau 3NF adalah :
Memenuhi semua persyaratan dari bentuk normal kedua.
Menghapus kolom yang tidak tergantung pada primary key.
PELANGGAN
Kode_Pelanggan*
,
Nama 1,
Nama 2,
Alamat,
No_Telepon,
Jabatan,
Batasan Kredit,
PERSEDIAA
N
ID_Barang*,
Nama Barang,
Jenis,
Merek,
Satuan,
Harga_Jual
HPP,
Barang_Masuk
,
Terjual,
Barang_Akhir,
PENAWARAN
HARGA
No_Penawaran*,
Tanggal,
ID_Barang**,
Kode_Pelanggan**,
ORDER
PELANGGAN
Order_Pesanan*,
Tanggal,
ID_Barang**,
Kode_Pelanggan**,
Jumlah
PENJUALAN
No_Penjualan*,
Tanggal,
Harga_Total,
Keterangan,
Order_Pesanan**,
Kode_Pelanggan**,
ID_Barang**,
NORMALISASI DATA
3NF
PERMINTAAN
BARANG
Order_Permintaan
*,
Tanggal,
No_Penjualan**,
Kode_Pelanggan**,
ID_Barang**,
PENGIRIMAN
INVOICE
Order_Pengiriman*
,
Tanggal,
Order_Permintaan*
*,
Kode_Pelanggan**,
ID_Barang**,
No_Faktur*,
Tanggal,
Order_Pengiriman*
*,
Kode_Pelanggan**,
ID_Barang**,
PENERIMAAN
KAS
No_Penerimaan
Kas*,
Tanggal,
No_Faktur**,
Kode_Pelanggan**,
Akun Pembayaran,
Jumlah Dibayar,
LAPORAN
Lp. Penjualan,
Lp. Piutang,
Lp. Persediaan.