ANALISIS PEKERJAAN DAN JABATAN serta

ANALISIS PEKERJAAN JABATAN
Makalah untuk memenuhi tugas mata kuliah MSDM
Dosen pengampu: Sri Eka Astutiningsih, SE., MM

Disusun oleh :
Mita ambarsari

(1741143224)

JURUSAN PERBANKAN SYARIAH PS 3 F
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam
Institut Agama Islam Negeri Tulungagung
hTahun Akademik 2015-2016

KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah Swt. atas rahmat dan hidayahnya sehingga kami
dapat menyelesaikan makalah ini dan tak lupa sholawat serta salam semoga tetap
tercurah kepada Nabi Besar Muhammad SAW. kepada keluarganya dan para
sahabatnya serta orang-orang yang mengikuti jejak langkah mereka sampai hari
kiamat.
Dengan selesainya pembuatan makalah ini, kami tidak lupa mengucapkan

terimakasih kepada:
1. Dr.Maftuhin, M.Ag, selaku rector IAIN Tulungagung
2. Bu Sri Eka Astutiningsih, SE., MM selaku dosen pengampu mata kuliah
Manajemen Sumber Daya Manusia.
3. Serta semua pihak yang turut membantu dalam penyelesaian makalah ini
Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Dan apabila ada
salah kata dalam penulisan makalah ini, kami mohon maaf sebesar-besarnya, dan
mengharapkan kritik dan saran agar kekurangan dan kelemahan yang ada tidak
sampai terulang dalam pembuatan makalah selanjutnya.

Tulungagung, 15 September 2015

Penyusun

1

DAFTAR ISI
Halaman Judul..................................................................................................
Kata Pengantar..................................................................................................i
Daftar Isi...........................................................................................................ii

BAB 1. PENDAHULUAN
A. Latar belakang................................................................................1
B. Rumusan Masalah...........................................................................2
C. Maksud dan Tujuan Penulisan.......................................................2
BAB 2. PEMBAHASAN
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.

Pengertian analisis jabatan....................................................................3
Uraian tentang analisis jabatan.............................................................3
Tujuan analisis jabatan.........................................................................4
Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan....................................................4
Kegunaan dari analisis kerja jabatan....................................................5

Faktor-faktor yang mempengaruhi desain pekerjaan............................6
Bidang-bidang yang menggunakan analisis jabatan.............................10
Rencanakan analisis jabatan dan tahap pelaksanaannya......................11
Metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan......................13

BAB 3. PENUTUP
A. Kesimpulan...........................................................................................15
Daftar Pustaka...................................................................................................

2

BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap organisasi tentunya mempunyai berbagai tujuan yang hendak
dicapai. Tujuan tersebut di raih dengan mendayagunakan sumber-sumber daya
yang ada. Kendati berbagai sumber daya yang ada penting bagi oraganisasi, satusatunya faktor yang menunjukkan keunggulan kompetitif potensial adalah sumber
daya manusia dan bagaimana sumber daya itu dikelola.
Menurut Homawan Sutanto dalam artikelnya tentang analisa jabatan
mengatakan bahwa salah satu tugas manajemen adalah untuk mendayagunakan

sumber daya yang dimiliki secara optimal. Pendayagunaan ini sering berarti
mengupayakan agar sumber daya manusia itu mampu dan mau bekerja secara
optimal demi tercapainya tujuan organisasi. Manusia akan mau dan mampu
bekerja dengan baik bilamana ia ditempatkan pada posisi dengan jabatan dan
sesuai menurut minat dan kemampuannya serta bilamana ia bisa memenuhi
kebutuhannya dengan melakukan pekerjaan itu.
Tanpa pengetahuan yang memadai tentang apa yang dilakukan oleh para
karyawan atas pekerjaanya, organisasi tidak akan membentuk prosedur sumber
daya manusia yang efektif untuk memilih ,mempromosikan,melatih, menilai dan
memberikan kompensasi kepada karyawan (Henry Simamora, 2006;77). Hal ini
mengkibatkan pengkajian dan pemahaman pekerjaan melalui proses yang disebut
analisis pekerjaan merupakan bagian vital dari setiap program manajemen sumber
daya manusia.
Analisis jabatan memang sangat penting dalam organisasi untuk
menempatkan orang pada suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya
ada organisasi tidak merasa perlu untuk menbuat uraian jabatan dan spesifikasi
jabatan karena beranggapan bahwa semua karyawan pasti tahu apa yang akan di
kerjakan. Hal ini membuat kegundahan yang sangat mendalam pada karyawan
karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang di
bayangkan,selain itu karyawan terkadang merasa tidak menemukan kecocokan

antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya juga
menunjukkan hasil yang tidak maksimal.kenyataan tersebut mungkin tidak asing
karena hal ini dianggap wajar mengingat bahwa di masa krisis seperti sekarang ini

1

banyak perusahaan yang melakukan efesiensi dengan mempekerjakan satu orang
untuk beberapa bidang pekerjaan sekaligus. Sehingga sulit membuat uraian
jabatan karena nama jabatan sering tidak nyambung dengan pekerjaan sehari-hari.
Apalagi perusahaan masih tetap survive meskipun tnpa uraian jabatan secara
tertulis.
B.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

9.

Rumusan Masalah
Bagaimana pengertian analisis jabatan?
Bagaimana uraian tentang analisis jabatan?
Apa tujuan analisis jabatan?
Bagaimana Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan?
Apa saja kegunaan dari analisis kerja jabatan?
Faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi desain pekerjaan?
Apa saja bidang-bidang yang menggunakan analisis jabatan?
Bagaimana merencanakan analisis jabatan dan tahap pelaksanaannya?
Bagaimana metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan?

C. Maksud dan tujuan
1. Menjelaskan pengertian analisis jabatan.
2. Menjelaskan uraian tentang analisis jabatan.
3. Menjelaskan tujuan analisis jabatan.

4. Menjelaskan spesifikasi atau persyaratan jabatan
5. Menjelaskan kegunaan dari analisis kerja jabatan.

6. Mendeskripsikan Faktor-faktor yang mempengaruhi desain pekerjaan.
7. Menjelaskan bidang-bidang yang menggunakan analisis jabatan.
8. Menjelaskan rencanakan analisis jabatan dan tahap pelaksanaannya.
9. Mendeskripsikan metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan.

BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Analisis Jabatan Pekerjaan
Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis
merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian,
2

komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan
jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan,
sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu.
Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk
mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang
lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo,
2002:127).
Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya

manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan
mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab
suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan
utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan
tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
Analisis Jabatan (job analysis) adalah Proses, metode, dan teknik untuk
mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan
menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta
ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang
menggunakannya atau memberikan gambaran spesifikasi jabatan tertentu. Jadi
analisis jabatan terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: pengumpulan data jabatan,
pengolahan data jabatan, dan penyajian informasi jabatan untuk berbagai
program.1
B. Uraian Jabatan
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan
tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang
ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk
menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya
meliputi :

1 http://makalainet.blogspot.co.id/2014/01/analisis-jabatan.html, diakses pada hari minggu 20
september 2015 pukul 10.20

3

i.

Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian

ii.

dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut;
yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai
tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan
tidak cukup jelas
Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti

iii.

dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk
dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan
mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa
suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.
Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini

iv.

menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini,
dan tingkat pengawasan yang terlibat.
Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal

v.

dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam
hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja

vi.
vii.

dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lainlain terutama kondisi kerja yang berbahaya2

C.

Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi

oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara
terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
a. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
b. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
2 http://www.academia.edu/6235790/Analisa_jabatan, diakses pada hari minggu tanggal 20
september 2015 pukul 10.45.

4

c. Persyaratan fisik dan mental
d. Persyaratan umur dan jenis kelamin3
D. Tujuan Analisis Jabatan
Analisis jabatan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga
kerja. Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis
pekerjaan, yang juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan.
Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu,
1)
Memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat,
2)
Memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja,
3)
Menciptakan iklim dan kondisi kerja yang kondusif (Sastrohadiwiryo).4
E. Kegunaan Analisis Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:
a. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan.
b. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang.
c. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai
baru.
d. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan.
e. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi.
f. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja.
g. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja.5

F. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Desain Pekerjaan
1.
Individu
Bahwa individu memiliki perbedaan sikap, sifat, karakter, pandangan,
persepsi ,sosial budaya,norma yang berbeda untuk setiap individunya dalam
organisasi yang sama. Tiap individu memiliki, kebutuhan, tujuan, serta motivasi
berbeda dalam menanggapi sebuah pekerjaan. Peran individu dalam organisasi
yang sama. Tiap individu memiliki kebutuhan,tujuan, serta motivasi berbeda
dalam menanggapi sebuah pekerjaan. Peran individu dalam organisasi

5

3 http://www.perpustakaan.depkeu.go.id/FOLDERDOKUMEN/industri-sugih2.pdf, diakses pada
hari minggu, 20 september 2015, pukul 20.32.
4 http://anastshely.blogspot.co.id/2013/04/analisa-jabatan.html, diakses pada hari senin, 21
september 2015, pukul 08.03.
Hasibuan, M.S.P,Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta: Bumi Aksara, 2007),

5

,mempunyai arti yang sama pentingnya dengan pekerjaan itu sendiri sehingga
interaksi antara organisasi dan individu (SDM) menjadi focus perhatian para
manajer. Oleh sebab itu ,nilai-nilai baru yang sesuai dengan tuntutan lingkungan
organisasi perlu diperkenalkan dan disosialisasikan kepada semua individu
dalam organisasi.
Organisasi masa depan akan cenderung berbentuk flat dan ramping.
Bentuk organisasi konvesional yang hirarkis akan digantikan dengan bentuk
jaringan kerja atau selular yang lebeih memberdayakan kerja sama kelompok.
Melalui organisasi yang demikian setiap individu akan memiliki informasi dengan
mudah sehingga tidak selalu hanya terletak pada pimpinan organisasi. Individu
akan bekerja pada organisasi kluster dimana individu tidak lagi terikat secara kaku
dengan tingkatan manajement yang hirarkis.
Individu atau manusia memiliki keunikan yang tidak dimiliki oleh faktor produksi
lain.

Pertama,
Manusia memiliki sisi psikologis. Artinya manusia tidak dapat dengan
mudah dibongkar pasang,seperti mesin. Individu tidak bisa diperlakukan
demikian. Karyawan akan dengan mudah bereaksi jika mereka tahu bahwa
mereka dibayar lebih rendah dari usaha yang dikeluarkan,diperlakukan tidak adil,
atau di –PHK dengan alasan sepihak tau tidak masuk akal.
Kedua,
Individu sebagai input produksi,tapi juga yang akan menikmati outputnya. Tujuan akhir sebuah proses produksi adalah menciptakan produk dan jasa
yang sesuai dengan keinginan konsumen. Bentuk output yang dinikmati adalah
gaji,insentif,

bonus,

kesejahtraan,

perlindungan,

keamanan

dan

bentuk

penghargaan nonmaterial lainya. Jadi sangat tidak wajar bila ada sebuah
organisasi dengan pertumbuhan baik tetapi kesejahtraan karyawanya masih
memprihatinkan.
Ketiga,
Apabila faktor produksi yang lain berkurang dalam proses produksi,tetapi
manusia dalam kurung waktu tertentu akan bertambah,yaitu bertambah
6

keterampilan,pengalaman, dan pengetahuan. Jadi individu mengalami proses
belajar (learning process)yang akan bermanfaat untuk kepentingan organisasi
keseluruhan.
Keempat,
Individu adalah penentuan eksistensi organisasi,bahkan faktor yang mutlak
harus ada. Pengusaha boleh memiliki modal, mesin, dan material yang
berkualitas, tetapi tidak akan berfungsi baik jika tidak ada manusia yang
mengelolanya.
2.Tegnologi yang digunakan
Tegnologi mempunyai damapak terhadap desain pekerjaan.jenis pekerjaan, alat
yang digunakan, tata letak,dan teknik untuk menghasilkan output produk
merupakan beberapa alasan penyebab kendala yang dapat menghambat
kelancaran sebuah pekerjaan.

3.Biaya atau anggaran
Anggaran merupaakan variabel yang kursial ditiap organisasi yang beroprasi.
Apapun yang digunakan manajemen,harus berpijak dari sisi ekonomis organisasi.
Oleh karena itu sumber daya yang representatif harus direncanakan sebagai awal
langkah keberhasilan organisasi. Manajemen harus secara kontinu menyelaraskan
manfaat-manfaat desain pekerjaan dengan pertimbangan biaya.apalagi sebuah
keputusan untuk melakukan rencana ulang desain pekerjaan baru membutuhkan
energi, waktu,dan biaya yang cukup untuk memenuhi target tersebut.
4.Struktur organisasi
Saat ini sebuah organisasi akan menjadi lebih lincah apabilaa digerakan oleh roda
operasional yang gesit, cakap, visioner,dan mampu melihat perubahan kedepan.
Organisasi tersebut haruslah lebih ramping untuk dapat melakukan kecepatan
perubahan dan ketidakpastian global. Oleh karena itu,struktur organisasi memang
sangat berpengaruh terhadap keberhasilan desain pekerjaan. Coba kita lihat
beberapa contoh kasus organisasi yang kelimpungan mengatur konsolidasi
internalnya gara-gara terlalu gemuknya operasional yang harus ditanggung.

7

Bagi dunia usaha di Indonesia, peran struktur organisasi terasa semakin
penting karena dua hal yaitu :
a)

Struktur orgaanisasi yang efektif akan mempermudah pengawasan. Seperti kita
ketahaui

bahwa

masalah

pengawasan

kegiatan

badan

usaha

menjadi

krusial,terutama sejak tumbangnya rejim orde baru,yang mendorong keinginan
kuat masyarakat untuk menghapus KKN disegala bidang. Dengan alasan itu,
penerapan Good Corporate Governance digalakan sehingga dapat dikatakan
bahwa struktur organisasi yang efektif berdampak pada efektivitas implementasi
Good Corporate Governance .
b) Tidak stabilnya dunia usaha diindonesia. Kita melihat sendiri bagaimana
rentannya dunia usaha terhadap gejolak mata uang asing,terutama dollar amerika.
Akibatnya,sector perdagangan dan perekonomian semakin terbuka sehingga
mendorong marakanya persaingan disejumlah industri yang semula tertutup bagi
pemodal asing atau pemodal swasta nasional. Perubahan yang terjadi begitu cepat
menuntut kesiapan kita menghadapinya dan struktur organisasi yang efektif dapat
menjadi jangkar sehingga badan usaha tidak mudah hanyut oleh gelombang
keterbukaan.
Dalam efektivitas struktur organisasi,teori menyebutkan bahwa salah satu
landasannya adalah diferensiasi (pembagian kerja),yang dapat diliahat secara
horizontal maupun vertikal. Diferensiasi horizontal mengindikasikan pembagian
kerja yang jelas antara posisi yang berkedudukan sejajar, sedangkan diferensiasi
vertical menggambarkan pembagian kerja yang jelas antara posisi yang
berkedudukan tidak sejajar. Landasan lainya adalah integrasi,yaitu suatu
mekanisme untuk mengoordinasikan posisi-posisi yang telah didiferensiasikan.
Landasan ini penting untuk menciptakan sinergi posisi-posisi yang ada didalam
struktur.
5.Variabel Internal
a. Manajemen
Manajemen mempunyai kepentingan sendiri dalam organisasi. Semua
karyawan tentu demikian, tetapi manajemen bertanggung jawab terhadap
organisasi secara keseluruhan, suatu tanggung jawab yang sering kali

8

mengaharuskan manajemen menghadapi berbagai pihak yang berkepentingan dan
menyeimbangkan tuntutan yang saling bertentangan. Para pemegang saham,
misalnya, ingin pendapatan lebih besar dengan berusaha merampingkan desain
pekerjaan yang singat dan padat, sementara bagian penelitian dan pengembangan
memiliki keinginan untuk melakukan investasi yang tentu menuntut pembentukan
desain pekerjaan baru dan membutuhkan waktu dan biaya yang besar. Contoh
lain, karyawan ingin gaji yang lebih tinggi dan berbagai tunjangan kesejahtraan
laianya, masyarakat sekitar menginginkan lingkungan yang lebih baik dan fasilitas
yang layak untuk public dengan alasan tanggung jawab sosial. Untuk menjamin
organisasi tetapi dapat bertahan, manajemen harus mengupayakan hubungan
antara pihak-pihak yang berkepentingan tetap seimbang dalam jangka pendek
maupun jangka panjang.
b.Karyawan
Hampir dalam semua organisasi,sifat dari tenanga kerja adalah berubah,
sebagian karena faktor demografi. Faktor ini akan mengubah pergeseran
kepentingan-kepentingan

konsumsi,produk,biaya,dan

pemasaran

kareana

menyangkut segmen pasar yang terus berubah. Ledakan bayi era 1990-an banyak
mempengaruhi orientasi produk yang merupakan kebutuhan primer masyarakat.
c. Mengelola karyawan
Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya
manusia secara efektif. Hal ini dapat diperoleh dengan menerapkan semua praktik
berikut secara berkaitan,karena sulit untuk menangani suatu tindakan bila hanya
menerapkan secara terpisah.6
J. Bidang-Bidang Yang Menggunakan Analisis Jabatan
Bidang dan program yang mutlak perlu memanfaatkan hasil Analisis jabatan
adalah sebagai berikut:
a. Rancangan Bangunan Organisasi dan Pekerjaan/Jabatan
Karena analisis jabatan juga meliputi pekerjaan penelitian atau audit atas lokasi
tuga, pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab, jenjang komunikasidan

6 Sofyandi, H,Manajemen Sumber Daya Manusia,( Yogyakarta: Graha Ilmu, 2008),

9

pengawasan, maupun penentuan mana pekerjaan/tugas yang sifatnya core dan
esensial dalam struktur organisasi.
b.

Bimbingan dan Pengawasan
Hasil analisis jabatan yang disajikan dalam bentuk sebuah dokumen tertulis yang
disebut ”Uraian Jabatan” (Job Description) akan membantu memperoleh
gambaran yang jelas tentang apa kontribusi dari setiap pekerjaan / jabatan pada
pencapaian tujuan organisasi.

c.

Rekrutmen
Hasil analisis jabatan akan sangat membantu petugas rekrutmen dalam
melaksanakan seleksi dengan tepat dan benar, sehingga hanya orang yang tepat
yang akan diperoleh. Keluhan dan protes atau tuduhan bahwa proses seleksi
penuh dengan praktek nepotisme dan kecurangan, misalnya, akan jauh berkurang.

d.

Penilaian Prestasi Kerja
Analisis jabatan yang sempurna seharusnya mencakup standar prestasi yang harus
dicapai oleh pemegang jabatan untuk setiap tugas dan tanggung jawab yang
diambil bagian dari pekerjaan ini.

e.

Penggajian/Imbalan
Telah disinggung pada bagian awal bahwa sebagian terbesar perusahaan di
Indonesia justru hanya melakukan analisis jabatan pada saat akan menata ulang
sistem penggajian mereka. Analisis jabatan memang diperlukan karena hasilnya
akan digunakan dalam proses penilaian jabatan ( Job Evaluation) untuk mengukur
bobot dan nilai jabatan.

f.

Program-program lain
Masih ada progra-program lain dalam bidang manajemen SDM yang dapat
memanfaatkan hasil analisis jabatan, antara lain: program keselamatan dan
kesehatan kerja (K3) dan penentuan kempatan kerja untuk panyandang cacat.7

7 http://makalainet.blogspot.co.id/2014/01/analisis-jabatan.html, diakses pada hari minggu 20
september 2015 pukul 10.20

10

H.Merencanakan Analisis Jabatan dan Tahap Pelaksanaannya
Ada beberapa tahap yang perlu diikuti bila pelaksanaan Analisis Jabatan ingin
dilaksanakan dengan benar dan sukses:
a. Tahap I Tetapkan Tujuan Analisis jabatan Ini
Diatas telah disebutkan 7 kelompok bidang yang biasanya memerlukan analisis
jabatan. Tetapkan mana dari 7 alternatif tersebut yang menjadi tujuan anda.
Mungkin saja lebih darisatu. Langkah pertama ini perlu karena langkah-langkah
berikutnya akan ditentukan oleh langkah ini.
b. Tahap II – Tetapkan Apa yang Dianalisis?
a)

Identitas pekerjaan/jabatan dalam struktur organisasi yang sekarang berlaku

b)

Tugas-tugas yang esensial

c)

Sumber daya yang dipercayakan/alokasikan pemegang jabatan ini

d)

Alus ”input-output

e)

Jenis, dimensi, dan lingkup keputusan

f)

Kompleksitas atau tingkat kesulitan dari pekerjaan ini

g)

Hubungan-hubungan (interaksi) yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan
dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya

h)

Persyaratan jabatan

i)

Kondisi lingkungan kerja

c. Tahap III – Kumpulkan Informasi tentang Struktur Organisasi, Kegiatan Operasi,
dan Arus Kerja
Untuk langkah ini dokumen yang perlu diperoleh adalah skema organisasi yang
sekarang digunakan, Job Description yang ada, Skema Proses (Process Cbart)
maupun manual sistem dan prosedur yang ada. Andaikan dalam organisasi ini
d.

belum ada skema organisasi yang formal, maka harus dibuat skema sementara.
Tahap IV – Tetapan Metode yang Akan Digunakan
Ada 4 (empat) metode atau cara yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi dan
mengumpulkan data, fakta dan informasi tentang pekerjaan/jabatan dalam proses
analisis jabatan. Empat metode atau cara tersebut adalah :

 Job Questionnaire
 Interview
 Observasi di lapangan
 The Work Log

11

e. Tahap V – Implementasi Program dengan Mengikuti Langkah-langkah yang Benar
Langkah-langkah implementasi yangbenar antara lain mencakup kegiatan
komunikasi untuk menjamin dukungan dan kerja sama penuh dari semua
tingkatan dan memperkecil penolakan.
1.

”Kick-off Meeting” oleh pimpinan puncak dengan semua unsur pimpinan
organisasi.

2.

Pertemuan-pertemuan denga semua staf pada setiap unit kerja dipimpin oleh
kepala unut kerja yang bersangkutan.

3.

Komunikasi tertulis untuk seluruh karyawan oleh pimpinan puncak, atau yang
memberi wewenang, agar semua karyawan mengetahui.8

I. Metode-metode dalam Analisis Jabatan
Adapun metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan antara lain:
1. Wawancara
Terdapat tiga jenis wawancara untuk mengumpulkan data analisis pekerja,
a. Wawancara individual dengan setiap karyawan
b. Wawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang pekerjaannya sama
c. Wawancara penyelia satu dengan banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan
tersebut
Wawncara merupakan metode yang paling banyak digunakan untuk mengenali
kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan yang dimilikinya. Cara ini merupakan
cara yang relative sederhana dan cepat mengumpulkan informasi, termasuk
informasi yang mungkin tidak muncul secara tertulis.
2. Kuesioner
Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menjelaskan kewajiban dan
tanggung jawab mereka yang terkait dengan pekerjaan adalah cara lain yang baik
untuk memperoleh informasi analisa jabatan.
3. Observasi
Observasi langsung sangat berguna terutama untuk pekerjaan yang terdiri dari
aktivitas fisik yang dapat diamati. Para manajer sering menggunakan observasi
langsung dan mewawancarai juga. Satu pendekatan adalah mengamati pekerja
pada pekerjaan itu selama siklus kerja penuh.
8 http://makalainet.blogspot.co.id/2014/01/analisis-jabatan.html, diakses pada hari minggu 20
september 2015 pukul 10.20

12

4. Catatan laporan partisipan
Catatan laporan partisipan adalah daftar harian yang dibuat oleh pekerja dari
setiap aktivitas di mana mereka terlibat serta waktu yang dibutuhkan untuk setiap
aktivitas. Pendekatan ini adalah dengan menanyakan pekerja untuk menyimpan
catatan laporan tentang apa yang mereka lakukan selama sehari itu.
5. teknik analisis pekerjaan kuantitatif
a. Kuesioner analisi posisi
Kuesioner yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat diukur
mengenai kewajiban dan tanggung jawab beragam pekerjaan.
b. Prosedur departemen tenaga kerja
Metode standar untuk membuat rating, mengklasifikasikan, dan membandingkan
hampir semua jenis pekerjaan berdasarkan atas data, manusia, dan benda.
c. Analisis pekerjaan fungsional
Sebuah metode untuk menggolongkan pekerjaan yang serupa dengan model
prosedur departemen tenaga kerja, tetapi secara tambahan mempertimbangkan
hingga luasan di mana instruksi, alasan, penilaian, dan kemampuan matematis dan
verbal dibutuhkan untuk melakukan tugas pekerjaan.
6. Menggunakan berjumlah sumber informasi.9

BAB 111
PENUTUP
9 Sondang P. Siagan, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta: Bumi Aksara, 2012), h.82-88

13

3.1 Kesimpulan
a. Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis
merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi
bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya.
Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung
jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun
waktu tertentu. Dengan demikian analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai
suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan
menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik.
b. Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan
tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta
yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama
untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari
terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung
jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
c. Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugastugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat
disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di
susun secara terpisah.
d. Adapun tujuan analisis pekerjaan yaitu: memperoleh tenaga kerja pada
posisi yang tepat, memberikan kepuasan pada diri tenaga kerja, menciptakan
iklim dan kondisi kerja yang kondusif.
e. Kegunaan dari analisis jabatan yaitu:

sebagai dasar untuk melakukan

evaluasi jabatan, sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja
seseorang, sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan
penempatan pegawai baru, sebagai dasar untuk merancang program
pendidikan dan latihan.
f. Faktor-Faktor yang mempengaruhi desain pekerjaan antara lain: faktor
individu, tegnologi yang digunakan, biaya atau anggaran, struktur
organisasi, variabel internal (manajemen, karyawan, pengelolaan karyawan).
g. Bidang-bidang yang menggunakan analisis jabatan yaitu: rancangan
bangunan organisasi dan pekerjaan/jabatan, bimbingan dan pengawasan,
rekrutmen, penilaian prestasi kerja, penggajian atau imbalan.
14

h. Tahap analisis jabatan yaitu: tahap 1 menetapkan tujuan jabatan, tahap II
yaitu menetapkan apa yang akan dianalisis, tahap III mengumpulkan
informasi tentang struktur organisasi, kegiatan operasi, dan arus kerja,
tahap IV menetapkan metode yang akan digunakan, tahap V implementasi
program dengan mengikuti langkah-langkah yang benar.
i. Metode-metode yang digunakan dalam analisis jabatan adalah sebagai
berikut: wawancara, kuersioner, observasi, catatan laporan partisipan,
teknik analisis pekerjaan kuantitatif, menggunakan berjumlah sumber
informasi.

15

DAFTAR PUSTAKA
Hasibuan, M.S.P. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara.
http://anastshely.blogspot.co.id/2013/04/analisa-jabatan.html.
http://makalainet.blogspot.co.id/2014/01/analisis-jabatan.html,
http://www.academia.edu/6235790/Analisa_jabatan,
http://www.perpustakaan.depkeu.go.id/FOLDERDOKUMEN/industri-sugih2.pdf,
Sofyandi, H. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sondang P. Siagan. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi
Aksara,.