Pengembangan Sistem Administrasi Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan di Jurusan Akuntansi Program Diploma III
Pengembangan Sistem Administrasi
Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan
di Jurusan Akuntansi Program Diploma III
I Gusti Ayu Purnamawati *
Universitas Pendidikan Ganesha, Singaraja, Indonesia
(igapurnamawati2gmail.com)
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan: untuk mengetahui Pengembangan Sistem Administrasi
Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan di Jurusan Akuntansi Program Diploma III.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian research and
development. Pengumpulan data dilakukan melalui studi pustaka, observasi dan
wawancara. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
mengikuti prosedur analisis data kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa
pengembangan Sistem Informasi Akademik Universitas terhadap pengelolaan
administrasi di tingkat jurusan sudah tersinergi. Sistem administrasi jurusan
berbasis komputer menggunakan local host XAMPP v3.2.1. Sistem administrasi
berbasis komputer terbukti dapat memberikan kemudahan bagi pengelola jurusan
dalam efektivitas dan efisiensi waktu, data tersimpan dengan aman.Kata kunci: Sistem, Administrasi, layanan PENDAHULUAN
terbukti dengan meningkatnya Dunia pendidikan Nasional jumlah lembaga pendidikan di dari tahun ke tahun terus berbagai daerah dan menurunnya mengalami perkembangan. Salah jumlah angka putus sekolah. satu faktor penyebabnya karena Perguruan Tinggi saat ini adanya kesadaran dari masyarakat selalu dituntut agar mampu akan pentingnya pendidikan untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa, generasi penerusnya. Semua itu sehingga perguruan tinggi harus mampu meningkatkan kualitas melalui evaluasi didalam perguruan tinggi itu sendiri. Sebuah evaluasi merupakan suatu langkah dalam memperbaiki kualitas perguruan tinggi di Indonesia. Perbaikan ini seharusnya dilakukan dengan menyeluruh terhadap berbagai unsur yang terkait didalamnya. Demi mencapai keberhasilan dalam bidang pendidikan, para pengelola di perguruan tinggi seperti pimpinan, dosen, dan pegawai harus memperhatikan kepuasan mahasiswa sebagai pengguna jasa. Kepuasan mahasiswa dan segenap unsur tersebut harus menjadi landasan manajemen, sehingga perguruan tinggi harus menjadikan peningkatan kepuasan mahasiswa sebagai suatu sasaran yang utama.
Suatu Perkantoran dimanapun selalu bersangkutan dengan aktifitas informasi, baik dari segi data yang masuk kemudian dilanjutkan pada pemrosesan data informasi hingga penginformasian data yang telah diolah. Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas didalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan bebagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. merupakan teknologi pengolahan dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital. Teknologi informasi telah menjadi fasilitas utama bagi kegiatan berbagai sektor kehidupan dimana memberikan andil besar terhadap
Purnamawati - Pengembangan Sistem Administrasi Untuk Meningkatkan Kualitas...
253
perubahan – perubahan yang mendasar pada struktur operasi dan manajemen organisasi, pendidikan, transportasi, kesehatan dan penelitian. Berdasarkan pemaparan diatas maka dirasa perlu untuk mengkaji lebih dalam mengenai Pengembangan teknologi informasi dalam administrasi perkantoran di jurusan Diploma III Akuntansi Undiksha. Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat- warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam CD, flashdisk. arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas. Di kantor yang sudah maju, penyimpanan arsip telah dilaksanakan dengan menggunakan komputer tersendiri yang menggunakan “Jaringan Area Lokal” (Local Area Network-LAN).
Komputer terdiri dari komputer pusat yang mempunyai harddisk dengan daya tampung yang sangat besar. Komputer ini dihubungkan dengan komputer-komputer lain di masing-masing unit organisasi. Cara kerjanya yaitu apabila unit organisasi memerlukan data/informasi, melalui komputer yang dimilikinya ia minta ke komputer pusat. Oleh komputer pusat data dikirim ke memory komputer unit, yang selanjutnya data tersebut digunakan oleh unit organisasi yang bersangkutan (di-
print, diperbanyak atau hanya cukup dibaca saja).
Perkataan administrasi “administrare”. Dalam bahasa Inggris perkataan administrasi itu adalah administration, yang dalam bahasa Indonesia mengandung arti melayani, memenuhi, mengatur, menyelenggarakan, suatu usaha atau suatu organisasi/lembaga dalam mencapai tujuannya secara intensif. Administrasi dapat diartikan sebagai usaha bersama untuk mendayagunakan semua sumber baik personil maupun meteril secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu.
Jadi administrasi komputerisasi adalah usaha untuk mendayagunakan semua sumber daya berupa personil maupun materil untuk penyelengaraan suatu tujuan tertentu dengan bantuan perangkat/mesin yang disebut dengan komputer, guna mempercepat, mempermudah dan penghematan biaya dan waktu.
Menurut pendapat Sutabri (2004:4-5) terdapat sepuluh alasan yang kuat mengapa komputer mempunyai dampak yang besar : a) Komputer dapat menyimpan dan menjalankan program yang tadinya hanya dapat dikerjakan oleh seorang pakar. b) Data dapat langsung diberikan ke komputer pada saat transaksi berlangsung dan langsung diproses secara otomatis untuk bagian-bagian yang sesuai. c) Data dapat dipakai bersama. d) Data lama dan data baru selalu tersedia untuk kepentingan manajemen.
e) Dokumen tercetak dapat diterbitkan seketika untuk jumlah terbatas dengan biaya yang lebih ringan.
f) Komputer dapat mempercepat tugas-tugas pengolahan data yang berulang- ulang dan membosankan seperti perhitungan dan pengurutan. g) Komputer sangat dapat diandalkan, sangat kecil sekali ralat yang disebabkan oleh mesin dan produktivitas secara keseluruhan dapat ditingkatkan
Berdasarkan latar belakang diatas, maka yang menjadi tujuan penelitian ini untuk mengetahui mahasiswa dan dosen terkait dengan penerapan teknologi informasi pada pengelolaan administrasi di Jurusan Diploma III Akuntansi FE Undiksha. Untuk mengetahui pengembangan teknologi informasi dalam pengelolaan administrasi bagi mahasiswa dan dosen di Jurusan DIII Akuntansi sebagai unit kerja
Purnamawati - Pengembangan Sistem Administrasi Untuk Meningkatkan Kualitas...
255
agar dapat mewujudkan sinkronisasi dan sinergitas. Untuk mengetahui pengembangan Sistem Informasi Akademik Universitas terhadap pengelolaan administrasi di tingkat jurusan
METODE
Berdasarkan tujuan penelitiannya, maka metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian pengembangan (Research and
Development), yaitu menerapkan
teknologi informasi dalam kegiatan administrasi di Jurusan Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi. Penelitian ini akan diawali dengan pendahuluan pada objek penelitian.
Kegiatan pertama yang akan dilakukan adalah kegiatan pendahuluan yaitu mengadakan observasi dan wawancara pada pengelola, staf dosen, dan mahasiswa tentang teknologi informasi dalam kegiatan administrasi yang diterapkan saat ini sehingga dapat diketahui kendala-kendala yang dihadapi dalam pelayanan administrasi. Kegiatan kedua adalah Pelaksanaan. Pada tahap ini dilakukan implementasi teknologi informasi akademik di jurusan Akuntansi Program Diploma III. Tahap selanjutnya adalah analisis sistem elektronik adalah kegiatan yang mendeskripsikan teknologi informasi yang sedang berjalan, masalah, dan rekomendasi umum untuk memperbaiki, meningkatkan atau mengganti sistem teknologi informasi yang sedang berjalan (Al Fatta, 2007).
Selanjutnya kegiatan yang Bila ditemukan kelemahan teknologi informasi dalam kegiatan administrasi yang diterapkan, maka dilakukan revisi sampai dinilai cukup memadai sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Subjek penelitian ini adalah pengelola, staf dosen, dan mahasiswa jurusan Diploma III Akuntansi Undiksha. Objek
3.
penelitiannya adalah Wawancara yaitu memahami pengembangan sistem administrasi kendala-kendala yang ditemui dalam kegiatan administrasi di mahasiswa dan dosen dalam jurusan Diploma III Akuntansi pemanfaatan sistem Fakultas Ekonomi. administrasi pada kegiatan
Data yang digunakan dalam administrasi yang telah tersedia penelitian ini dikumpulkan melalui di jurusan Diploma
III beberapa metode yaitu: Akuntansi serta
1. Studi Pustaka mengidentifikasi permasalahan Studi Pustaka merupakan yang ada dengan melakukan metode pengumpulan data tanya jawab dan diskusi dengan cara mempelajari dengan pihak-pihak terkait beberapa keputusan yang relevan dengan penelitian dan
bertujuan untuk memperoleh
Hasil Penelitian
data pendukung guna memperkuat argumentasi Kegiatan ini dilaksanakan (Koentjaraningrat, 1997:115). selama 6 bulan yaitu bulan Maret proses yang kompleks, suatu 2017. Sesuai dengan metodologi proses yang tersusun dari pengembangan elektronik (sistem berbagai proses biologis dan online), kegiatan yang dilakukan psikologis. Pada penelitian ini pada penelitian ini adalah tahapan yang diobservasi adalah penerapan/ implementasi, tahap kegiatan administrasi dengan analisis, dan tahap evaluasi. menggunakan sistem administrasi yang diterapkan selama ini.
Purnamawati - Pengembangan Sistem Administrasi Untuk Meningkatkan Kualitas...
Tahap berikutnya yang dilakukan Reliabilitas instrumen setelah mengulas kebutuhan penelitian dinilai melalui besaran dengan pemakai informasi yaitu koefisien Alpha Cronbach, yang dengan memberikan kuesioner menunjukan konsistensi internal kepada pemakai informasi. item-item yang mendasari sebuah Kuesioner yang dibuat variabel. Nilai suatu instrumen menggunakan skala likert 1-5. dikatakan reliabel bila nilai Alpha Responden dari penelitian ini yaitu Cronbach lebih besar dari 0,7 berjumlah 49 orang yang terdiri (Nunnally, 1994) dalam Ghozali dari mahasiswa dan dosen jurusan (2011: 48). Hasil uji reliabilitas D3 Akuntansi. Teknik pengambilan menunjukkan bahwa semua sampel menggunakan random variabel memiliki Alpha Cronbach
sampling. lebih besar dari 0,7. Jadi, dapat
Dasar estimasi untuk valid disimpulkan bahwa instrumen- atau tidak valid tiap butir instrumen pengembangan Sistem instrumen adalah dengan Administrasi dan Efektivitas Sistem menggunakan indeks korelasi Administrasi adalah reliable. validitas soal, di mana jika korelasi
1. Data pengembangan sistem
product (rhitung)
dari 49 responden memiliki besar dari rtabel, maka tiap butir skor minimum sebesar 22, skor instrumen dikatakan valid. Jumlah maksimum sebesar 29, responden kuesioner sebanyak 49 simpangan baku sebesar 1,875, responden sehingga diperoleh dan skor rata-rata sebesar
0,279 dan harga rtabel sebesar 26,16. Hasil tersebut koefisien korelasi product moment menyatakan bahwa secara rata- tiap butir instrumen lebih besar rata skor variabel PSA mendekati dari Jadi, setiap butir rtabel. nilai maksimumnya, maka kuesioer adalah valid. secara rata-rata variabel PSA
257 memiliki nilai yang hampir sistem administrasi maka diperoleh sama. hasil melalui adanya sistem
2. Data Efektivitas pengembangan administrasi yaitu sebagian besar sistem administrasi memiliki responden menjawab bahwa skor minimum sebesar 17, skor banyaknya dosen dan mahasiswa maksimum sebesar 25, yang menggunakan sistem simpangan baku sebesar 1,712, administrasi khususnya teknologi dan skor rata-rata sebesar komputer dalam melaksanakan 21,84. Hasil tersebut tugas atau pekerjaan harian, menyatakan bahwa secara rata- Pekerjaan yang dilakukan menjadi rata skor variabel EPSA lebih menarik dan mudah jika mendekati nilai maksimumnya, memanfaatkan sistem administrasi, maka secara rata-rata variabel Pemanfaatan sistem administrasi EPSA memiliki nilai yang hampir dalam melaksanakan pekerjaan sama. tidak banyak menyita waktu,
Menggunakan teknologi informasi dapat membantu dalam
Pembahasan
menyelesaikan tugas, dan dosen terkait dengan akan meningkatkan kesempatan penerapan sistem administrasi untuk melakukan tugas berbeda pada pengelolaan administrasi di dan meraih posisi yang lebih baik, Jurusan Diploma III Akuntansi FE Terdapat teman/ rekan sejawat Undiksha sudah dilaksanakan atau atasan yang membantu dan dengan baik. Walaupun masih mendorong baik dalam terdapat kendala-kendala pada memperkenalkan maupun dalam sistem online. pemanfaatan sistem administrasi.
Melalui hasil kuesioner yang Sedangkan dari segi efektivitas diberikan kepada para pengguna sistem administrasi melalui hasil
Purnamawati - Pengembangan Sistem Administrasi Untuk Meningkatkan Kualitas...
kuesioner yang disebarkan disimpan dengan data yang sebagian besar responden diperlukan, Sistem dapat menyatakan bahwa dengan sistem memberikan laporan /data yang administrasi maka perlunya back- dibutuhkan dengan sangat variatif.
up sebagai cadangan atau Adapun sistem administrasi
pengganti untuk keamanan data yang dikembangkan di jurusan yang disimpan di komputer, Diploma III Akuntansi FE Undiksha Kecepatan waktu dalam pelayanan adalah menggunakan
XAMPP administrasi akademik, Ketelitian Control Panel V3.2.1 dengan dalam pengolahan dan penyajian menggunakan Module dan Apache, data, Kesesuaian antara data yang seperti gambar 1 berikut ini:
Gambar 2. Sistem Administrasi Jurusan Diploma III Akuntansi FE Undiksha SIMPULAN
dikembangkannya sistem Berdasarkan hasil dan administrasi dalam pengelolaan pembahasan bab sebelumnya maka administrasi di jurusan D3 dapat disimpulkan sebagai berikut: Akuntansi maka sudah lebih 1. Dalam hal pelayanan yang maksimal dan cepat. diberikan kepada mahasiswa
2. Pengembangan sistem dan dosen dengan administrasi dalam pengelolaan
259 administrasi bagi mahasiswa Tunas Patria). Tesis universitas Gunadarma. dan dosen di Jurusan DIII
Dormatio, R. 2012. Definisi Akuntansi dalam unit kerja komputer dan komputerisasi. telah dapat mewujudkan
http://bilongtuyu.blogspot.c
sinkronisasi dan sinergitas. om/2012/12/definisi-
komputer-dan-
3. Pengembangan Sistem
komputerisasi.html . Diakses Informasi Akademik Universitas tanggal 14 Februari 2015.
Pukul 20.15 Wita terhadap pengelolaan Indrayani, E. 2011. Pengelolaan administrasi di tingkat jurusan Sistem Informasi Akademik
Perguruan Tinggi Berbasis sudah baik dan bersinergi. Teknologi Informasi dan
Saran
Komunikasi. Jurnal
Penelitian dan Pendidikan
Saran yang dapat diajukan Vol.
12 No 1 April. untuk pengembangan sistem http://jurnal
.upi.edu/file/5.pdf. diakses administrasi dalam pengelolaan tanggal 14 Februari 2015. administrasi di jurusan Diploma 3 Pukul 21.00 wita.
Khairani, T., dan Riyadi, H., S. Akuntansi yaitu: untuk
2013. Implementasi Sistem mempermudah pelaksanaan PKL, Informasi Administrasi Rumah Sakit Berbasis penyusunan TA dan penyusunan Komputer Untuk Karyawan (Studi Pada Billing diupload dokumen atau formulir Systems RSUD Dr.Saiful yang mendukung agar Anwar Malang). Jurnal
Administrasi Bisnis (JAB).
memudahkan dosen maupun Vol. 6 No. 2 Desember. mahasiswa dalam hal administrasi. Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya Malang.
REFERENSI
Koentjaraningrat. 1997. Metode-
metode Penelitian
Afriyani,
D. 2013. Rancangan
Masyarakat. Jakarta:
Pengembangan Sistem Gramedia. Informasi Administrasi
Maturidi,
A, M, A. 2013. Akademik Terintegrasi
Administrasi Dalam Arti dengan Menggunakan Sempit dan Luas. Jaringan (Studi Kasus di
Purnamawati - Pengembangan Sistem Administrasi Untuk Meningkatkan Kualitas... http://edimansure.blogspot. com/2013/02/administrasi- dalam-arti-sempit-dan- luas.html . Diakses tanggal
14 Februari 2015 pukul 20.00 wita. Sugiyono. 2007. Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta. Sutabri, T.S. 2004. Analisa Sistem
Informasi. Yogyakarta : Andi UPI Administrasi Pendidikan. 2012.
Pengertian, Tujuan dan Fungsi Administrasi Pendidikan.http://adpend- upi2012.blogspot.com/2012 /12/pengertian-tujuan-dan- fungsi.html
Yazdi, M. 2009. Desain Datawarehouse Akademik untuk Mendukung Sistem Administrasi Data Akademik di Universitas Tadulako.
Jurnal Ilmiah Matematika Terapan. Vol 6, No 2,
November.
261