ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM KOPERASI (1)
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM KOPERASI SIMPAN PINJAM
PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Sharazita Dyah Anggita
08.12.2916
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
THE ANALYZE AND DESIGNING OF KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA
TUNAS HARAPAN CREDIT UNION SYSTEM
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM
PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN
Sharazita Dyah Anggita
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information technology is one of area in which progress more rapidly than other areas, such
as agriculture, industrial, automotive, and others. Furthermore the current information
technology give a great influence on various aspects of community life. Computers as tools of
technology eventually selected as one of the most likely alternative in helping to complete the
work and handle the information flow in large quantities to make the right decisions and
accurate.
“Koperasi Pegawai Republik Indonesia Tunas Harapan” as a business entity that has
a lot of activities and work program also need a computer system that can process data in
order to get the information they need. In this case the unit is taken as the unit of savings and
loans cooperative members. The cooperative process data and financial flows still using
a manual bookkeeping. Although it uses a calculator but it still often wrong. Surely it hinders
the performance of the officer to process data efficiently so that’s not guarantee the accuracy
of the information.
Given this research are expected to facilitate the cooperative unit in processing the
data on credit union system so as to produce accurate information.
Keywords : information , data , accurate
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengambilan keputusan
dapat dilakukan dengan cepat dan cermat. Pada umumnya setiap instansi pemerintahan
maupun swasta membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengolah dan melihat
kembali suatu informasi. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih
sebagai salah satu alternatif yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan
pekerjaan dan menangani arus informasi dalam jumlah yang besar, serta membantu
dalam pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.
Koperasi Pegawai Republik Indonesia Tunas Harapan sebagai badan usaha yang
memiliki banyak kegiatan dan program kerjapun juga membutuhkan suatu sistem untuk
dapat mengolah data guna mendapatkan informasi yang mereka butuhkan pada unit
simpan pinjamnya.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Definisi Sistem
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan
operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2. Definisi Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John
Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya
dengan istilah entropy.
Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.2.1. Siklus Informasi
Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam
siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya
melahirkan informasi.
Prose
(Model)
Output
(Information)
Input Data
Dasar Data
Data
(Tangkap)
Penerima
Keputusan
Tindakan
Hasil Tindakan
Gambar 2.1 Siklus Informasi
2.2.2. Kualitas Informasi
Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:
1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan
dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada
penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua
hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan
bernilai
bila
manfaatnya
lebih
efektif
dibandingkan
dengan
biaya
mendapatkannya.
2.3. Definisi Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut
juga dengan processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4. Definisi Koperasi
Definisi koperasi sebenarnya sangatlah beragam di seluruh dunia, namun Indonesia
terdapat dua acuan tentang definisi koperasi, yaitu:
1. Menurut Moh. Hatta (Bapak Koperasi Indonesia) seperti yang dikutip oleh Sitio dan
Tamba (2001, h.17), “koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaiki nasib
penghidupan ekonomi berdasarkan tolong-menolong. Semangat tolong-menolong
tersebut didorong oleh keinginan memberi jasa kepada kawan berdasarkan
„seorang buat semua dan semua buat seorang‟”
2. Definisi UU No.25/1992, koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang
seorang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiatannya
berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat, yang
berdasar atas azas kekeluargaan.
2.4.1. Koperasi Simpan Pinjam
Koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit dibentuk untuk memberikan
peluang kepada anggota-anggotanya untuk memperoleh pinjaman dengan mudah
dan dengan bunga yang ringan. Koperasi simpan pinjam sendiri memiliki pengertian
sebagai koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui
tabungan-tabungan para anggota secara teratur dan terus-menerus untuk kemudian
dipinjamkan kepada para anggota dengan cara mudah, murah, cepat, dan tepat
untuk tujuan produktif dan kesejahteraan (Anoraga dan Widiyanti, 1996, h.23).
2.5. Analisis Sistem
Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian
komponennya
dengan
maksud
mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
untuk
mengidentifikasikan
kesempatan-kesempatan,
dan
hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).
2.6. Konsep Pemodelan Sistem
2.6.1.Flowchart
Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara
keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem
serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang
dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain.
2.6.2. DFD
Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai
maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi
secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem
informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.
2.7. Definisi Basis Data
Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan (berelasi). Dalam ilmu
komputer, definisi basis data bertambah spesifik, yaitu kumpulan file/tabel/arsip yang
saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (disk). Data
diwujudkan dengan bentuk tabel-tabel. Relasi antar tabel ditunjukkan dengan adanya
kunci (key) pada kolom (field) yang memiliki keterkaitan fungsi.
Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan,
ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1. Identifikasi Masalah
Masalah utama dari koperasi tersebut ada pada proses pencatatan yang tidak
teratur dan tidak efisien. Koperasi masih menggunakan arsip kertas dan buku untuk
melakukan pencatatan yang dibantu dengan perhitungan kalkulator, sehingga
proses perhitungan cukup menyita konsentrasi.
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem
Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.
a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses
system apa saja yang ada di sana.
b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan
digunakan.
3.3. Analisis Kelayakan Sistem
Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan
apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini
merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap
sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem
layak untuk diimplementasikan atau tidak.
3.4. Perancangan Sistem
3.4.1.Flowchart Sistem
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.
3.4.2. DFD
Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem
informasi simpan pinjam yang terstruktur dan jelas.
3.5. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen
database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam
perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe
datanya.
3.6. Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar
muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini
sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah
dilakukan seleksi.
4.1. Rencana Implementasi Sistem
Rencana implementasi merupakan suatu arah dan
batasan yang harus
dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk
memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat
penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi.
4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar
dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk
menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi
dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut
adalah:
4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil
1. Pemilihan Personil
Personil yang dipilih adalah karyawan dari KPRI Tunas Harapan, dalam hal ini
adalah juru buku koperasi tersebut, dengan pertimbangan bahwa karyawan
tersebut sudah memahami sistem simpan pinjam, sehingga hanya diperlukan
penyesuaian terhadap sistem yang baru.
2. Pelatihan Personil
Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang
belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan
personil, yaitu:
1) Pelatihan Prosedur
2) Pelatihan Tutorial
3) Pelatihan Praktek Kerja
4.2.2.Instalasi Perangkat Lunak
1. Instalasi SQL Server 2000.
2. Instalasi aplikasi.
4.2.3. Pengetesan Program
Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang
dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data,
simpan data dan media output/keluaran.
1.
Pengetesan terhadap input dan edit data
2. Pengetesan terhadap item pencarian data
3. Pengetesan terhadap item simpan data
4. Pengetesan terhadap media output
4.2.4.Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen
sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah
untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai
dengan yang diharapkan.
4.2.5. Konversi Sistem
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem
selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem
merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,
diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.
Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang
ada pada sistem koperasi simpan pinjam dikonversi ke dalam sistem baru.
Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan
bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan
maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan
data akan tetap berjalan lancer.
4.3. Manual Program
Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi.
Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam.
4.3.1 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.4 Form Menu
Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem
koperasi simpan pinjam ini. Terdapat beberapa sub menu yaitu:
1) File : Exit
2) Olah Data Master : Data anggota , Data Jenis Simpanan
3) Transaksi : Simpanan, Penarikan Simpanan, Pinjaman, Angsuran, Tutup
Angsuran
4) Laporan : Laporan anggota, Laporan simpanan, Laporan penarikan, Laporan
pinjaman, Laporan angsuran
4.3.2
Form Anggota
Gambar 4.5 Form Anggota
Gambar 4.6 Tampilan Data Anggota
Form ini berfungsi untuk menginputkan data anggota. Langkah awal menginputkan
data dengan menekan tombol tambah maka seluruh textbox akan aktif. Tombol edit
digunakan untuk mengubah data anggota apabila ada pembaruan data. Pada Gambar 4.6
juga disediakan menu pencarian anggota berdasar Nip dan nama sehingga memudahkan
user dalam mencari data anggota. Dengan klik satu kali data anggota yang ada di tab data
anggota, maka data tersebut akan muncul di textbox pada tab formulir.
4.3.3
Form Jenis Simpanan
Gambar 4.7 Form Jenis Simpanan
Untuk menginputkan data jenis simpanan diawali dengan menekan tombol tambah,
maka kode jenis simpanan akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan
duplikat kode jenis simpanan. Tombol simpan untuk menyimpan data setelah selesai
menginputkan data. Tombol hapus untuk menghapus data jenis simpanan. Tombol batal
untuk membatalkan input data. Semua data jenis simpanan akan ditampilkan pada tab data
jenis simpanan.
4.3.4
Form Simpanan
Gambar 4.8 Form Simpanan
Untuk mengawali input data pada transaksi simpanan ini diawali dengan menekan
tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode penarikan. Data anggota tidak
perlu dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang
akan menampilkan form pop up anggota. Di dalam form pop up anggota user dapat
melakukan pencarian data anggota dengan mengetikkan nip atau nama anggota yang dicari
yang kemudian data anggota tersebut akan ditampilkan di text box nip, nama, komisariat dan
alamat pada formulir simpanan.
4.3.5
Form Penarikan Simpanan
Gambar 4.9 Form Penarikan Simpanan
Untuk mengawali input data pada transaksi penarikan simpanan ini, diawali dengan
menekan tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode penarikan. Sama
seperti pada form simpanan, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user
dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up
anggota. Jika anggota sudah pernah melakukan transaksi simpanan maka data simpanan
akan muncul di formulir dan datagrid form penarikan simpanan.
4.3.6
Form Pinjaman
Gambar 4.10 Form Pinjaman
Untuk mengawali input data pada transaksi pinjaman ini, diawali dengan menekan
tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode pinjaman. Sama seperti
pada form sebelumnya, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat
menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota.
Di sini akan dicek terlebih dahulu apakah anggota masih mempunyai tanggungan
pinjaman. Jika ternyata masih mempunyai tanggungan maka akan muncul peringatan dan
user tidak dapat melakukan transaksi pinjaman.
4.3.7
Form Angsuran
Gambar 4.11 Form Angsuran
Untuk mengawali input data pada transaksi pinjaman ini, diawali dengan menekan
tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode angsuran. Sama seperti
pada form sebelumnya, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat
menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota.
Setelah data anggota masuk di form angsuran maka kode pinjaman, pokok pinjaman,
angsuran pokok, angsuran ke dan sisa pinjaman akan terisi secara otomatis. Penyimpanan
data dilakukan dengan menekan tombol simpan yang akan mengupdate otomatis sisa
pinjaman. Seluruh data angsuran anggota akan ditampilkan pada tab data angsuran
anggota.
4.3.8
Form Tutup Pinjaman
Gambar 4.12 Form Tutup Pinjaman
Setelah data anggota masuk di formulir tutup pinjaman maka semua data yang ada
pada form ini akan terisi. Pada dasarnya alur pada form ini tidak jauh beda dengan form
angsuran. Karena data yang diinputkan pada form ini juga akan disimpan pada tabel
angsuran. Hanya saja pada form ini terdapat perhitungan jasa yang harus dibayarkan
anggota. Penyimpanan data dilakukan dengan tombol simpan dan data transaksi akan tampil
pada tab data angsuran.
4.3.9
Laporan Anggota
Gambar 4.13 Laporan Anggota
4.3.10 Laporan Simpanan
Gambar 4.14 Laporan Simpanan
4.3.11 Laporan Penarikan
Gambar 4.15 Laporan Penarikan
4.3.12 Laporan Pinjaman
Gambar 4.16 Laporan Pinjaman
4.3.13 Laporan Angsuran
Gambar 4.17 Laporan Angsuran
5. KESIMPULAN
Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab
sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS
HARAPAN ” maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :
a. Penyimpanan data dan bukti transaksi simpan pinjam anggota Koperasi Pegawai
Republik Indonesia “Tunas Harapan” ini masih disimpan berupa berkas dan
dibukukan secara manual sehingga memperbesar kemungkinan kehilangan data.
Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi
karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan petugas hanya tinggal
mencetak data-data tersebut pada saat diperlukan.
b. Pencatatan
dan
pengolahan
data
transaksi
simpan
pinjam
masih
belum
terkomputerisasi sehingga menyebabkan informasi yang tidak akurat. Belum adanya
program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai
data transaksi simpan pinjam masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan
dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan perhitungan dan pencatatan data yang
membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi.
Dengan adanya sistem ini maka akan menghindari kesalahan perhitungan transaksi
dan mempermudah pencarian data.
Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa
kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program, output
program dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya kami berharap
dapat menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna untuk user.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI
Isroi dan Ramadhan, Arief. 2004. Seri Pelajaran Komputer Microsoft Visual Basic 6.0.
Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan
dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI
Ramalho, Jose. 2001. SQL Server 7.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta: Penerbit ANDI
PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Sharazita Dyah Anggita
08.12.2916
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
THE ANALYZE AND DESIGNING OF KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA
TUNAS HARAPAN CREDIT UNION SYSTEM
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KOPERASI SIMPAN PINJAM
PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS HARAPAN
Sharazita Dyah Anggita
Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information technology is one of area in which progress more rapidly than other areas, such
as agriculture, industrial, automotive, and others. Furthermore the current information
technology give a great influence on various aspects of community life. Computers as tools of
technology eventually selected as one of the most likely alternative in helping to complete the
work and handle the information flow in large quantities to make the right decisions and
accurate.
“Koperasi Pegawai Republik Indonesia Tunas Harapan” as a business entity that has
a lot of activities and work program also need a computer system that can process data in
order to get the information they need. In this case the unit is taken as the unit of savings and
loans cooperative members. The cooperative process data and financial flows still using
a manual bookkeeping. Although it uses a calculator but it still often wrong. Surely it hinders
the performance of the officer to process data efficiently so that’s not guarantee the accuracy
of the information.
Given this research are expected to facilitate the cooperative unit in processing the
data on credit union system so as to produce accurate information.
Keywords : information , data , accurate
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi telah memungkinkan pengambilan keputusan
dapat dilakukan dengan cepat dan cermat. Pada umumnya setiap instansi pemerintahan
maupun swasta membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengolah dan melihat
kembali suatu informasi. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih
sebagai salah satu alternatif yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan
pekerjaan dan menangani arus informasi dalam jumlah yang besar, serta membantu
dalam pengambilan keputusan yang tepat dan akurat.
Koperasi Pegawai Republik Indonesia Tunas Harapan sebagai badan usaha yang
memiliki banyak kegiatan dan program kerjapun juga membutuhkan suatu sistem untuk
dapat mengolah data guna mendapatkan informasi yang mereka butuhkan pada unit
simpan pinjamnya.
2. LANDASAN TEORI
2.1. Definisi Sistem
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan
operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2. Definisi Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Robert N. Anthony dan John
Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya
dengan istilah entropy.
Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.2.1. Siklus Informasi
Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam
siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya
melahirkan informasi.
Prose
(Model)
Output
(Information)
Input Data
Dasar Data
Data
(Tangkap)
Penerima
Keputusan
Tindakan
Hasil Tindakan
Gambar 2.1 Siklus Informasi
2.2.2. Kualitas Informasi
Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu:
1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan
dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas
mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada
penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua
hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan
bernilai
bila
manfaatnya
lebih
efektif
dibandingkan
dengan
biaya
mendapatkannya.
2.3. Definisi Sistem Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut
juga dengan processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4. Definisi Koperasi
Definisi koperasi sebenarnya sangatlah beragam di seluruh dunia, namun Indonesia
terdapat dua acuan tentang definisi koperasi, yaitu:
1. Menurut Moh. Hatta (Bapak Koperasi Indonesia) seperti yang dikutip oleh Sitio dan
Tamba (2001, h.17), “koperasi adalah usaha bersama untuk memperbaiki nasib
penghidupan ekonomi berdasarkan tolong-menolong. Semangat tolong-menolong
tersebut didorong oleh keinginan memberi jasa kepada kawan berdasarkan
„seorang buat semua dan semua buat seorang‟”
2. Definisi UU No.25/1992, koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang
seorang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan kegiatannya
berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat, yang
berdasar atas azas kekeluargaan.
2.4.1. Koperasi Simpan Pinjam
Koperasi simpan pinjam atau koperasi kredit dibentuk untuk memberikan
peluang kepada anggota-anggotanya untuk memperoleh pinjaman dengan mudah
dan dengan bunga yang ringan. Koperasi simpan pinjam sendiri memiliki pengertian
sebagai koperasi yang bergerak dalam lapangan usaha pembentukan modal melalui
tabungan-tabungan para anggota secara teratur dan terus-menerus untuk kemudian
dipinjamkan kepada para anggota dengan cara mudah, murah, cepat, dan tepat
untuk tujuan produktif dan kesejahteraan (Anoraga dan Widiyanti, 1996, h.23).
2.5. Analisis Sistem
Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian
komponennya
dengan
maksud
mengevaluasi
permasalahan-permasalahan,
untuk
mengidentifikasikan
kesempatan-kesempatan,
dan
hambatan-
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).
2.6. Konsep Pemodelan Sistem
2.6.1.Flowchart
Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara
keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem
serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang
dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain.
2.6.2. DFD
Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai
maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi
secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem
informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.
2.7. Definisi Basis Data
Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan (berelasi). Dalam ilmu
komputer, definisi basis data bertambah spesifik, yaitu kumpulan file/tabel/arsip yang
saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (disk). Data
diwujudkan dengan bentuk tabel-tabel. Relasi antar tabel ditunjukkan dengan adanya
kunci (key) pada kolom (field) yang memiliki keterkaitan fungsi.
Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan,
ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1. Identifikasi Masalah
Masalah utama dari koperasi tersebut ada pada proses pencatatan yang tidak
teratur dan tidak efisien. Koperasi masih menggunakan arsip kertas dan buku untuk
melakukan pencatatan yang dibantu dengan perhitungan kalkulator, sehingga
proses perhitungan cukup menyita konsentrasi.
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem
Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.
a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses
system apa saja yang ada di sana.
b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan
digunakan.
3.3. Analisis Kelayakan Sistem
Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan
apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Fase ini
merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi kelayakan terhadap
sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dari berbagai sisi apakah sistem
layak untuk diimplementasikan atau tidak.
3.4. Perancangan Sistem
3.4.1.Flowchart Sistem
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.
3.4.2. DFD
Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem
informasi simpan pinjam yang terstruktur dan jelas.
3.5. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen
database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam
perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe
datanya.
3.6. Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar
muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini
sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah
dilakukan seleksi.
4.1. Rencana Implementasi Sistem
Rencana implementasi merupakan suatu arah dan
batasan yang harus
dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk
memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat
penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi.
4.2. Pelaksanaan Proses Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar
dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk
menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi
dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut
adalah:
4.2.1. Pemilihan dan Pelatihan Personil
1. Pemilihan Personil
Personil yang dipilih adalah karyawan dari KPRI Tunas Harapan, dalam hal ini
adalah juru buku koperasi tersebut, dengan pertimbangan bahwa karyawan
tersebut sudah memahami sistem simpan pinjam, sehingga hanya diperlukan
penyesuaian terhadap sistem yang baru.
2. Pelatihan Personil
Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang
belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan
personil, yaitu:
1) Pelatihan Prosedur
2) Pelatihan Tutorial
3) Pelatihan Praktek Kerja
4.2.2.Instalasi Perangkat Lunak
1. Instalasi SQL Server 2000.
2. Instalasi aplikasi.
4.2.3. Pengetesan Program
Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang
dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data,
simpan data dan media output/keluaran.
1.
Pengetesan terhadap input dan edit data
2. Pengetesan terhadap item pencarian data
3. Pengetesan terhadap item simpan data
4. Pengetesan terhadap media output
4.2.4.Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen
sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah
untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai
dengan yang diharapkan.
4.2.5. Konversi Sistem
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem
selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem
merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,
diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.
Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang
ada pada sistem koperasi simpan pinjam dikonversi ke dalam sistem baru.
Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan
bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan
maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan
data akan tetap berjalan lancer.
4.3. Manual Program
Digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi.
Berikut petunjuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Koperasi Simpan Pinjam.
4.3.1 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.4 Form Menu
Pada form ini menampilkan menu-menu yang dapat digunakan dalam sistem
koperasi simpan pinjam ini. Terdapat beberapa sub menu yaitu:
1) File : Exit
2) Olah Data Master : Data anggota , Data Jenis Simpanan
3) Transaksi : Simpanan, Penarikan Simpanan, Pinjaman, Angsuran, Tutup
Angsuran
4) Laporan : Laporan anggota, Laporan simpanan, Laporan penarikan, Laporan
pinjaman, Laporan angsuran
4.3.2
Form Anggota
Gambar 4.5 Form Anggota
Gambar 4.6 Tampilan Data Anggota
Form ini berfungsi untuk menginputkan data anggota. Langkah awal menginputkan
data dengan menekan tombol tambah maka seluruh textbox akan aktif. Tombol edit
digunakan untuk mengubah data anggota apabila ada pembaruan data. Pada Gambar 4.6
juga disediakan menu pencarian anggota berdasar Nip dan nama sehingga memudahkan
user dalam mencari data anggota. Dengan klik satu kali data anggota yang ada di tab data
anggota, maka data tersebut akan muncul di textbox pada tab formulir.
4.3.3
Form Jenis Simpanan
Gambar 4.7 Form Jenis Simpanan
Untuk menginputkan data jenis simpanan diawali dengan menekan tombol tambah,
maka kode jenis simpanan akan muncul secara otomatis untuk menghindari penulisan
duplikat kode jenis simpanan. Tombol simpan untuk menyimpan data setelah selesai
menginputkan data. Tombol hapus untuk menghapus data jenis simpanan. Tombol batal
untuk membatalkan input data. Semua data jenis simpanan akan ditampilkan pada tab data
jenis simpanan.
4.3.4
Form Simpanan
Gambar 4.8 Form Simpanan
Untuk mengawali input data pada transaksi simpanan ini diawali dengan menekan
tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode penarikan. Data anggota tidak
perlu dimasukkan secara manual, user dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang
akan menampilkan form pop up anggota. Di dalam form pop up anggota user dapat
melakukan pencarian data anggota dengan mengetikkan nip atau nama anggota yang dicari
yang kemudian data anggota tersebut akan ditampilkan di text box nip, nama, komisariat dan
alamat pada formulir simpanan.
4.3.5
Form Penarikan Simpanan
Gambar 4.9 Form Penarikan Simpanan
Untuk mengawali input data pada transaksi penarikan simpanan ini, diawali dengan
menekan tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode penarikan. Sama
seperti pada form simpanan, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user
dapat menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up
anggota. Jika anggota sudah pernah melakukan transaksi simpanan maka data simpanan
akan muncul di formulir dan datagrid form penarikan simpanan.
4.3.6
Form Pinjaman
Gambar 4.10 Form Pinjaman
Untuk mengawali input data pada transaksi pinjaman ini, diawali dengan menekan
tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode pinjaman. Sama seperti
pada form sebelumnya, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat
menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota.
Di sini akan dicek terlebih dahulu apakah anggota masih mempunyai tanggungan
pinjaman. Jika ternyata masih mempunyai tanggungan maka akan muncul peringatan dan
user tidak dapat melakukan transaksi pinjaman.
4.3.7
Form Angsuran
Gambar 4.11 Form Angsuran
Untuk mengawali input data pada transaksi pinjaman ini, diawali dengan menekan
tombol tambah yang secara otomatis akan menampilkan kode angsuran. Sama seperti
pada form sebelumnya, data anggota tidak perlu dimasukkan secara manual, user dapat
menggunakan tombol pencarian anggota yang akan menampilkan form pop up anggota.
Setelah data anggota masuk di form angsuran maka kode pinjaman, pokok pinjaman,
angsuran pokok, angsuran ke dan sisa pinjaman akan terisi secara otomatis. Penyimpanan
data dilakukan dengan menekan tombol simpan yang akan mengupdate otomatis sisa
pinjaman. Seluruh data angsuran anggota akan ditampilkan pada tab data angsuran
anggota.
4.3.8
Form Tutup Pinjaman
Gambar 4.12 Form Tutup Pinjaman
Setelah data anggota masuk di formulir tutup pinjaman maka semua data yang ada
pada form ini akan terisi. Pada dasarnya alur pada form ini tidak jauh beda dengan form
angsuran. Karena data yang diinputkan pada form ini juga akan disimpan pada tabel
angsuran. Hanya saja pada form ini terdapat perhitungan jasa yang harus dibayarkan
anggota. Penyimpanan data dilakukan dengan tombol simpan dan data transaksi akan tampil
pada tab data angsuran.
4.3.9
Laporan Anggota
Gambar 4.13 Laporan Anggota
4.3.10 Laporan Simpanan
Gambar 4.14 Laporan Simpanan
4.3.11 Laporan Penarikan
Gambar 4.15 Laporan Penarikan
4.3.12 Laporan Pinjaman
Gambar 4.16 Laporan Pinjaman
4.3.13 Laporan Angsuran
Gambar 4.17 Laporan Angsuran
5. KESIMPULAN
Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab
sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
KOPERASI SIMPAN PINJAM PADA KOPERASI PEGAWAI REPUBLIK INDONESIA TUNAS
HARAPAN ” maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :
a. Penyimpanan data dan bukti transaksi simpan pinjam anggota Koperasi Pegawai
Republik Indonesia “Tunas Harapan” ini masih disimpan berupa berkas dan
dibukukan secara manual sehingga memperbesar kemungkinan kehilangan data.
Dengan adanya sistem ini maka data tidak perlu disimpan dalam bentuk berkas lagi
karena semua data sudah tersimpan di dalam database dan petugas hanya tinggal
mencetak data-data tersebut pada saat diperlukan.
b. Pencatatan
dan
pengolahan
data
transaksi
simpan
pinjam
masih
belum
terkomputerisasi sehingga menyebabkan informasi yang tidak akurat. Belum adanya
program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi mengenai
data transaksi simpan pinjam masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan
dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan perhitungan dan pencatatan data yang
membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi.
Dengan adanya sistem ini maka akan menghindari kesalahan perhitungan transaksi
dan mempermudah pencarian data.
Program yang kami buat masih terlalu sederhana dan masih terdapat beberapa
kekurangan yang masih dapat dikembangkan lagi, seperti tampilan program, output
program dan masih banyak kesalahan dan kekurangan lainnya, tentunya kami berharap
dapat menyempurnakan lagi sehingga menjadi lebih sempurna untuk user.
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI
Isroi dan Ramadhan, Arief. 2004. Seri Pelajaran Komputer Microsoft Visual Basic 6.0.
Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan
dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI
Ramalho, Jose. 2001. SQL Server 7.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
Sunyoto, Andi. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.
Yogyakarta: Penerbit ANDI