Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 20042005 PENGUKURAN KINERJA DIVISI TI PT.WHITE HORSE CERAMIC INDONESIA DENGAN METODE BALANCED SCORECARD
Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi
Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2004/2005
INDONESIA DENGAN METODE BALANCED SCORECARD
Suriadi 0500567513 Andreanto 0500567570 Freddy 0500568314 Kelas / Kelompok: 08 PBA / 08
Abstrak
Tujuan penulisan skripsi ini ialah untuk mengkaji sejauh mana keselarasan antara visi, misi dan strategi perusahaan dengan divisi TI pada PT. White Horse Ceramic Indonesia untuk kemudian mengukur kinerja divisi TI pada perusahaan yang bergerak dalam bidang industri keramik tersebut, dengan menggunakan pendekatan IT Balanced Scorecard dan merancang hasil pengukuran dalam bentuk
digital dashboard. Adapun metode penelitian yang dilakukan adalah studi kepustakaan
dengan mempelajari teori-teori pendukung yang diperlukan dan penelitian lapangan yaitu mengumpulkan data, wawancara dan peyebaran kuesioner secara langsung ke bagian yang terkait. Hasil yang diperoleh menunjukan hasil pengukuran IT Balanced Scorecard pada PT. White Horse Ceramic Indonesia yang menunjukkan belum adanya keseimbangan antara keempat perspektif yang ada. Dimana pada perpektif kontribusi perusahaan hasil yang diperoleh adalah 95,62 %, perspektif orientasi pengguna 81,68 %, perspektif penyempurnaan operasional 98,53 % dan perspektif orientasi masa depan 84,1%. Secara keseluruhan disimpulkan bahwa kinerja divisi TI pada PT White Horse Ceramic Indonesia sudah baik dan mampu memberikan nilai tambah bagi perusahaan sesuai dengan investasi yang dikeluarkan namun ada beberapa ukuran yang masih perlu ditingkatkan lagi pemenuhan targetnya.
Kata Kunci
: Pengukuran kinerja, IT Balanced Scorecard.
Prakata
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nyalah, penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi ini dalam rangka memenuhi persyaratan penyelesaian Jenjang Strata-1 pada Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, penulis menyadari bahwa skripsi yang disusun masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan penulis demi sempurnanya skripsi ini.
Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada orang tua penulis atas segala dukungan, nasehat, petunjuk, doa, saran dan bimbingan serta kesempatan yang telah diberikan selama penulisan skripsi ini. Rasa terima kasih juga penulis tujukan kepada :
1. Bpk. Envermy Vem, M.sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan sarana dan prasarana kepada penulis untuk menyelesaikan studi pada Universitas Bina Nusantara.
2. Bpk. Siswono, S.kom, MM selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara.
3. Bpk. Idris Gautama, S.E, S.Kom, MM selaku Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntasi Universitas Bina Nusantara.
4. Bpk. Win Ce, S.kom, MM, selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan pengarahan, nasehat, saran, kritik, dan perhatian yang besar serta masukan yang sangat berharga dalam penyusunan skripsi ini.
5. Bpk. Hendrick Wangsagunawan, selaku Direktur Utama PT. White Horse Ceramic Indonesia atas kesempatan yang diberikan kepada kami untuk melakukan survey dalam penulisan skripsi ini.
6. Bpk. Rudy Heryadi, selaku Ka. Divisi TI pada PT. White Horse Ceramic Indonesia atas semua bantuan dan informasi yang diberikan sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
7. Seluruh Staff dan karyawan PT. White Horse Ceramic Indonesia, atas waktu yang diluangkan untuk penulis dalam melakukan survey penulisan skripsi ini.
8. Dosen-dosen Universitas Bina Nusantara atas semua saran dan masukan yang sangat membantu dalam terselesaikannya penulisan skripsi ini.
9. Teman-teman penulis yang telah memberikan dukungan moril dan materil demi terselesaikannya skripsi ini.
10. Pihak-pihak lain yang tidak mungkin disebutkan namanya satu-persatu atas nasehat, bantuan dan semangat pada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Akhir kata, semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkannya.
Jakarta, Juni 2005 Penulis
Halaman Judul Luar ................................................................................................... i Halaman Judul Dalam ................................................................................................. ii Halaman Persetujuan hardcover ................................................................................ iii Pernyataan Dewan Penguji.......................................................................................... iv Abstrak ........................................................................................................................ vii Prakata ......................................................................................................................... viii Daftar Isi ...................................................................................................................... x Daftar Tabel ................................................................................................................. xv Daftar Gambar ............................................................................................................. xvii Daftar Lampiran ......................................................................................................... xix
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang .................................................................................... 1
1.2. Ruang Lingkup .................................................................................... 2
1.3. Tujuan Dan Manfaat ........................................................................... 2
1.4. Metodologi Penelitian ......................................................................... 3
1.5. Sistematika Penulisan ......................................................................... 4
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Pengukuran Kinerja .......................................................... 6
2.2. Pengertian Teknologi Informasi .......................................................... 7
2.3. Visi. Misi dan Strategi ......................................................................... 8 2.3.1 Pengertian Visi ........................................................................
8 2.3.2 Pengertian Misi .......................................................................
8
2.3.3 Pengertian Strategi....................................................................
8
2.4. Balanced Scorecard ............................................................................ 9
2.4.1 Sejarah Balanced Scorecard .................................................. 9
2.4.2 Definisi Balanced Scorecard ................................................. 10
2.4.3 Keunggulan Balanced Scorecard ........................................... 11
2.4.4 Langkah - Langkah Perancangan Balanced Scorecard .......... 12
2.4.5 Empat Perspektif Dalam Balanced Scorecard............................ 15
2.5. IT Balanced Scorecard ....................................................................... 21
2.5.1 Definisi IT Balanced Scorecard .............................................. 21
2.5.2 Empat perspektif dalam IT Balanced Scorecard .................... 23
2.6. Model Analisis Perusahaan.................................................................. 28
2.6.1 Model Competitive Forces oleh Porter .................................. 28
2.6.2 Analisis SWOT ....................................................................... 31
2.7. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 38
2.7.1 Kuesioner dan Wawancara ...................................................... 38
2.7.2 Populasi dan Sampel ................................................................ 42
2.8. Digital Dashboard .............................................................................. 43
2.8.1 Pengertian Digital Dashboard ................................................. 43
2.8.2 Bagian – Bagian Digital Dashboard ........................................ 43
2.8.3 Keuntungan Digital Dashboard .............................................. 44
2.9 IS Strategic Grid .................................................................................. 45
2.10 Strategic maps...................................................................................... 48
3.1. Gambaran Umum Perusahaan ............................................................. 50
3.3.4 Visi, Misi dan Strategi Divisi TI............................................. 73
3.3.9 IS Strategic Grid...................................................................... 94
3.3.8 Aplikasi – Aplikasi yang Telah Berhasil Dibangun................ 89
3.3.7.3 Prosedur Permintaan Hardware dan Perbaikan......... 88
3.3.7.2 Prosedur Permintaan Modifikasi Aplikasi................ 86
3.3.7.1 Prosedur Permintaan Aplikasi Baru.......................... 84
3.3.7 Proses Bisnis Divisi TI............................................................ 84
3.3.6 Infrastruktur Jaringan PT. White Horse Ceramic Indonesia... 82
3.3.5 Analisis SWOT Divisi TI........................................................ 74
3.3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang Divisi TI........................... 72
3.1.1 Sejarah Perusahaan ................................................................. 50
3.3.2 Struktur Divisi TI.................................................................... 71
3.3.1 Sekilas Divisi TI...................................................................... 71
3.3. Gambaran Umum Divisi TI.................................................................. 71
3.2.2 Analisis SWOT........................................................................ 63
3.2.1 Analisis Porter.......................................................................... 58
3.2. Analisis Perusahaan ........................................................................... 58
3.1.4 Visi, Misi dan Strategi PT. White Horse Ceramic Indonesia... 57
3.1.3 Pembagian Tugas dan Wewenang............................................ 53
3.1.2 Struktur Organisasi PT. White Horse Ceramic Indonesia ....... 52
3.3.10 IT Future Plan......................................................................... 98
4.1. Kerangka kerja
IT Balanced Scorecard ............................................... 99
4.1.1 Penyelarasan Visi Perusahaan Dengan Visi Divisi TI................ 101
4.1.2 Penyelarasan Misi Perusahaan Dengan Misi Divisi TI...............102
4.1.3 Penyelarasan Strategi Perusahaan Dengan Strategi Divisi TI..... 103
4.2. Tujuan Strategis .................................................................................. 104
4.2.1 Penjelasan Tujuan Strategis........................................................ 105
4.2.2 Pembobotan Tujuan Strategis........................................ ............. 107
4.3. Strategic Map ...................................................................................... 109
4.4. Ukuran Strategis .................................................................................. 113
4.4.1 Metode Pengumpulan Data ................................................... ..... 114
4.4.2 Target ukuran Strategis.............................................................. . 118
4.5. Pengukuran
IT Balanced Scorecard ................................................... 119
4.5.1 Pengelolaan Kuesioner................................................................ 119
4.5.2 Pengukuran Data Aktual ............................................................. 120
4.5.3 Pengukuran TPT ......................................................................... 133
4.5.4 Ringkasan Hasil pengukuran ...................................................... 144
4.5.5 Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard.................................. 148
4.5.6 Diagram Layang-layang.............................................................. 149
4.6. Perancangan Digital Dashboard .......................................................... 150
4.6.1 Perancangan Database................................................................. 150
4.6.2 Perancangan Layar....................................................................... 152
5.1. Simpulan .............................................................................................. 155
5.2. Saran .................................................................................................... 156
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPI SURAT SURVEI
Tabel 2.1 Ukuran Untuk Perspektif Kontribusi perusahaan.......................................... 24Tabel 2.2 Ukuran Untuk Perspektif Orientasi Pengguna.............................................. 25Tabel 2.3 Ukuran Untuk Perspektif Penyempurnaan Operasional............................... 27Tabel 2.4 Ukuran Untuk Perspektif Orientasi Masa Depan......................................... 28Tabel 2.5 Diagram Matriks SWOT.............................................................................. 34Tabel 3.1 Faktor-Faktor Strategis Internal Perusahaan................................................ 66Tabel 3.2 Faktor-Faktor Strategis External Perusahaan.............................................. 67Tabel 3.3 Matriks SWOT Divisi TI............................................................................. 69Tabel 3.4 Faktor-Faktor Strategis Internal Divisi TI................................................... 77Tabel 3.5 Faktor-Faktor Strategis Eksternal Divisi TI................................................. 78Tabel 3.6 Matriks SWOT Perusahaan.......................................................................... 80Tabel 4.1 Penyelarasan Visi Perusahaan dengan Visi Divisi TI ................................. 101Tabel 4.2 Penyelarasan Misi Perusahaan dengan Misi Divisi TI................................. 102Tabel 4.3 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Strategi Divisi TI....................... 103Tabel 4.4 Tujuan Strategis............................................................................................ 104Tabel 4.5 Pembobotan Tujuan Strategis....................................................................... 108Tabel 4.6 Ukuran Strategis........................................................................................... 113Tabel 4.7 Perspektif Kontribusi Perusahaan................................................................ 115Tabel 4.8 Perspektif Orientasi Pengguna...................................................................... 115Tabel 4.9 Perspektif Penyempurnaan Operasional....................................................... 116Tabel 4.10 Perspektif Orientasi Masa Depan............................................................... 117Tabel 4.11 Target Ukuran Strategis………………………………………………….. 118Tabel 4.12 Penghitungan Kepuasan terhadap aplikasi yang user friendly ………… 123Tabel 4.13 Penghitungan Kepuasan user terhadap fungsionalitas aplikasi yang ada………………………………………………………………… 124Tabel 4.14 Penghitungan Kepuasan user terhadap perbaikan hardware…………….. 124Tabel 4.15 Penghitungan Kepuasan terhadap fungsionalitas user manual………… 125Tabel 4.16 Penghitungan Keterlibatan user terhadap perancangan aplikasi baru…… 125Tabel 4.17 Penghitungan Keterlibatan user dalam pengembangan aplikasi……….. 126Tabel 4.18 Penghitungan kualitas pelatihan oleh staff TI………………………….. 126Tabel 4.19 Penghitungan kepuasan Staff TI………………………………………… 131Tabel 4.20 Hasil pengukuran IT balanced scorecard pada perspektif kontribusi perusahaan………………………………………………………………. 144Tabel 4.21 Hasil pengukuran IT balanced scorecard pada perspektif orientasi pengguna………………………………………………………………… 145Tabel 4.22 Hasil pengukuran IT balanced scorecard pada perspektif penyempurnaan operasional……………………………………………... 146Tabel 4.23 Hasil pengukuran IT balanced scorecard pada perspektif orientasi masa depan……………………………………………………………….. 147Tabel 4.24 Hasil pengukuran IT balanced Scorecard………………………………... 148Gambar 2.1 Langkah-langkah Perancangan Balanced Scorecard.............................. 15Gambar 2.2 Balanced Scorecard Memberi Kerangka Kerja Untuk PenerjemahanStrategi Ke Dalam Kerangka Operasional............................................... 17
Gambar 2.3 Perspektif Proses Bisnis Internal – Model Rantai Nilai Generik............. 20Gambar 2.4 Kerangka Kerja Pembelajaran dan Pertumbuhan ................................... 22Gambar 2.5 Model IT Balanced Scorecard............................................................... 23Gambar 2.6 Competitive Forces................................................................................ 30Gambar 2.7 Diagram Analisi SWOT......................................................................... 33Gambar 2.8 Bagian dari Digital Dashboard............................................................. 44Gambar 2.9 Analisis IS Strategic Grid..................................................................... 46 Gambar 3.1 Saluran Distribusi PT. White Horse Ceramic Indonesia......................51 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. White Horse Ceramic Indonesia.................... 52
Gambar 3.3 Competitive Force .............................................................................. 58Gambar 3.4 Analis SWOT Perusahaan................................................................... 68Gambar 3.5 Struktur Divisi TI PT. White Horse Ceramic Indonesia..................... 71Gambar 3.6 Analis SWOT Divisi TI..................................................................... 79Gambar 3.7 Infrastruktur Jaringan PT. White Horse Ceramic Indonesia............... 82Gambar 3.8 Prosedur Permintaan Aplikasi Baru.................................................... 84Gambar 3.9 Prosedur Permintaan Modifikasi Aplikasi.......................................... 86Gambar 3.10 Prosedur Permintaan Hardware dan Perbaikan ................................ 88Gambar 3.11 Financial & Trading System............................................................... 90Gambar 3.12 Analisis IS Strategic Grid pada Divisi TI PT. White Horse CeramicIndonesia..................................................................................................... 95
Gambar 4.1 Kerangka Kerja IT Balanced Scorecard.............................................. 99Gambar 4.2 Strategic map...................................................................................... 110Gambar 4.3 Diagram Layang-Layang……………………………………………. 149Gambar 4.4 Rancangan Tabel User........................................................................ 150Gambar 4.5 Rancangan Tabel Perspektif ……………………………………….. 151Gambar 4.6 Rancangan Tabel Tujuan ………………………………………….. 151Gambar 4.7 Rancangan Tabel Ukuran …………………………………………. 152Gambar 4.8 Rancangan Layar Login…………………………………………… 153Gambar 4.9 Rancangan layar Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard……..… 154Gambar 4.10 Rancangan Layar Perspektif………………………………………. 155Gambar 4.11 Rancangan Layar Tujuan…………………………………………... 156Gambar 4.12 Rancangan Layar Penyimpangan………………………………….. 157Kuesioner Perspektif Orientasi Pengguna............................................................... L1 Kuesioner Perspektif Orientasi Masa Depan........................................................... L3 Data Unit Kerja yang Menggunakan Aplikasi ........................................................ L4 Data Realisasi Jadwal perancangan Aplikasi........................................................... L5 Data Personalia Staff TI........................................................................................... L6 Data Keluhan dari User Bulan April 2005............................................................... L7 Dokumentasi Hasil Wawancara............................................................................... L8 Data Aktual Perusahaan........................................................................................... L9 Waktu Kegagalan Konektivitas Jaringan................................................................. L10 Proses Bisnis PT.White Horse Ceramic Indonesia……………………………….. L11 Tampilan layar (user interface)…………………………………………………... L12 CAR form………………………………………………………………………… L44