Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Dalam Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Pada Kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini,masyarakat Indonesia sudah semakin sadar akan hak dan
kewajibannya,mereka juga semakin mengerti bahwa pemerintah bukanlah sebagai
pemilik negara melainkan sebagai pelayan masyarakat,sesungguhnya pemerintah
merupakan penyelenggara negara yang memiliki tugas ketatalaksanaan yang
berorientasi pada kesejahteraan masyarakat.Dalam rangka menjalankan fungsinya
sebagai pelayan
masyarakat, maka pemerintah menyelenggarakan pelayanan
publik. Pelayanan publik adalah salah satu usaha yang dilakukan kelompok atau
seorang birokrasi untuk memberikan bantuan kepada masyarakat dalam rangka
mencapai tujuan tertentu.Dalam pasal 1 undang-undang Nomor 25 Tahun 2009
Tentang Pelayanan Publik disebutkan bahwa pengertian pelayanan publik adalah :
“Kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan
pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara
dan penduduk atas barang,jasa dan pelayanan administratif yang disediakan oleh
penyelenggara pelayanan publik.Pelayanan publik yang baik dan berkualitas
menjadi hak warga negara sekaligus merupakan kewajiban pemerintah”.
Pelayanan
publik
merupakan
tanggung
jawab
pemerintah
dan
dilaksanakan oleh instansi pemerintah baik itu di pusat, di daerah, dan lingkungan
Badan Usaha Milik Negara. Pelayanan publik merupakan unsur yang sangat
penting dalam penyelenggaraan pemerintahan karena menyangkut aspek
kehidupan yang sangat luas. Oleh karenanya pemerintah wajib hukumnya
Universitas Sumatera Utara
menyelenggarakan pelayanan publik yang sebaik-baiknya kepada masyarakat.
Namun seringkali hal tersebut tidak sesuai dengan kenyataan yang ada,sebagian
masyarakat seringkali mendapat pengabaian pelayanan publik yang baik dari
penyelenggara pelayanan publik.Lebih buruk lagi kondisi ini menjadikan sebagian
pengelola pelayanan memanfaatkan untuk mengambil keuntungan pribadi dan
cenderung mempersulit prosedur pelayanannya.Hal ini terlihat dari masih
banyaknya keluhan dan pengaduan dari masyarakat baik secara langsung maupun
melalui media massa,seperti : Prosedur yang berbelit-belit,tidak ada kepastian
jangka waktu penyelesaian,biaya yang harus dikeluarkan,persyaratan yang tidak
transparan,sikap kurang responsif, dan lain-lain.Akibat permasalahan tersebut
citra buruk pada pengelolaan pelayanan publik masih melekat hingga saat ini
sehingga tidak ada kepercayaan masyarakat pada pengelolaan pelayanan. Untuk
mengatasi kondisi tersebut perlu dilakukan upaya peningkatan kualitas pelayanan
publik secara berkesinambungan demi mewujudkan pelayanan publik yang prima.
Salah satu bentuk pelayanan publik yang diberikan pemerintah adalah
mengenai administrasi kependudukan.Administrasi kependudukan yang dimaksud
menyangkut seluruh masalah penerbitan dokumen kependudukan seperti Nomor
Induk Penduduk (NIK),Kartu Tanda Penduduk (KTP),Kartu Keluarga (KK) dan
Akta-akta catatan sipil termasuk, dimana ini sangat penting karena bersentuhan
langsung dengan setiap aktivitas kehidupan di Indonesia diantaranya adalah saat
pemilu legislatif,pemilu presiden,pemilu kepala daerah,mengurus surat-surat
kendaraan,mengurus surat-surat tanah dan masih banyak lagi kebutuhan
masyarakat mengenai administrasi kependudukan.Masalah ini tentu saja tidak
mudah mengingat besarnya jumlah penduduk Indonesia yang mencapai kurang
Universitas Sumatera Utara
lebih 250 juta jiwa yang tentu saja seluruhnya harus melakukan pendataan
administrasi kependudukan agar dapat mengurus segala kebutuhannya. Dalam
pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah
kota/kabupaten,dimana dalam pelaksanaannya diawali dari desa/kelurahan selaku
ujung tombak pendaftaran penduduk,hingga setiap warga negara terdaftar secara
administrasi sebagai warga negara Indonesia dan sesuai dengan undang-undang
nomor 24 Tahun 2013 tentang perubahan atas undang- undang No 23 tahun 2006
tentang administrasi kependudukan. Dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan
dengan benar dan cepat agar penduduk sebagai pelanggan merasa dapat pelayanan
yang memuaskan.
Untuk membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran kependudukan
yang sesuai dengan berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah
merumuskan sebuah kebijakan baru yaitu Sistem Informasi
Administrasi
Kependudukan (SIAK).
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) merupakan sistem
informasi yang memanfaatkan teknologi dan komunikasi untuk memfasilitasi
pengelolaan informasi administrasi kependudukan ditingkat penyelenggara dan
instansi
pelaksana
sebagai
satu
kesatuan
yang
dimaksudkan
untuk
terselenggaranya administrasi kependudukan dalam skala nasional yang terpadu
dan tertib,terpenuhnya hak penduduk dibidang administrasi kependudukan dengan
pelayanan yang profesional dan tersedianya data dan informasi mengenai
pendaftaran,pencatatan sipil dan berbagai tingkatan akurat,lengkap, mutakhir dan
mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan dan
pembangunan pada umumnya. SIAK diharapkan dapat menjadi solusi dari
Universitas Sumatera Utara
berbagai masalah kependudukan yang ada. Dengan adanya pengelolaan data
secara online,maka kelemahan-kelemahan pengolahan data secara konvensional
dapat ditekan. SIAK sendiri memberikan banyak manfaat antara lain, hasil
perhitungan dan pengolahan data statistik tersebut dapat digunakan sebagai bahan
perumusan
dan
penyempuranaan
kebijakan,strategi
dan
program
bagi
penyelenggaraan dan pelaksanaan pembangunan di bidang kualitas,kuantitas, dan
mobilitas penduduk,kepentingan pembangunan lainnya. Penerapan SIAK ini
dipengaruhi oleh beberapa faktor,antara lain sarana dan prasarana,sumber daya
manusia,dan sosialisasi.
Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 Tentang Perubahan
Atas Undang –Undang Nomor 23
Tahun 2006 Tentang Administrasi
Kependudukan, Kabupaten Labuhanbatu Selatan merupakan salah satu daerah
yang menerapkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan. Salah satu latar
belakang dibuatnya sistem ini tentunya untuk mampu melakukan pemetaan yang
tepat tentang komposisi penduduk,kepadatan penduduk dipelosok,serta melihat
kemajuan apa yang telah mampu dicapai oleh pemerintah untuk menanggulangi
kemiskinan dan kesehatan. Tentunya tujuan ini perlu koordinasi dengan dinas lain
yang bersangkutan. SIAK diharapkan mampu memberikan Nomor Induk
Penduduk yang telah terdaftar di Depdagri untuk memudahkan pemerintah pusat
dan daerah guna melihat permasalahan penduduk yang ada serta meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam bidang pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil.Namun hingga saat ini masih banyak kendala-kendala yang dihadapi oleh
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam penerapan sistem informasi
kependudukan,diantaranya adalah kurangnya jumlah tenaga aparat Dinas
Universitas Sumatera Utara
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan yang tidak
sebanding dengan masyarakat yang ingin dilayani, serta masih kurangnya
pengetahuan dan kesadaran masyarakat tentang pentingnya administrasi
kependudukan. Oleh karena itu,peneliti memutuskan untuk melakukan penelitian
mengenai. “Penerapan Sistem Informasi Administrasi Dalam Upaya
Peningkatan Pelayanan Publik Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas,maka rumusan masalah dalam penelitian
ini adalah bagaimana Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
Untuk menggambarkan dan menganalisis keterkaitan penerapan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan dalam upaya peningkatan kualitas
pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Labuhanbatu Selatan berdasarkan 5 dimensi kualitas pelayanan publik yaitu :
1. Dimensi Tangibel, yang memiliki indikator :
a. Penampilan petugas/aparatur dalam melayani pengguna layanan.
b. Kenyamanan tempat melakukan pelayanan.
c. Kemudahan dalam proses pelayanan.
Universitas Sumatera Utara
d. Kedisiplian pegawai dalam melakukan pelayanan
e. Kemudahan akses pelanggan.
f. Penggunaan alat bantu dalam pelayanan.
2. Dimensi Reliability, yang memiliki indikator :
a. Kecermatan petugas/ aparatur dalam melayani masyarakat.
b. Memiliki standar pelayanan yang jelas.
c. Kemampuan petugas/aparatur dalam menggunakan alat bantu dalam proses
pelayanan
d. Keahlian petugas/aparatur dalam menggunakan alat bantu dalam proses
pelayanan.
3. Dimensi Responsiviness, yang memiliki indikator :
a. Merespon setiap pengguna layanan yang ingin mendapatkan pelayanan.
b. Petugas/ aparatur melakukan pelayanan dengan cepat,
c. Petugas/aparatur melakukan pelayanan dengan tepat.
d. Petugas/aparatur melakukan pelayanan dengan cermat.
e. Petugas/aparatur melakukan pelayanan dengan waktu yang tepat.
f. Semua keluhan pelanggan di respon oleh petugas.
4. Dimensi Assurance, yang memiliki indikator :
a. Petugas/aparatur memberikan jaminan tepat waktu dalam pelayanan
b. Petugas/aparatur memberikan jaminan biaya dalam pelayanan,
c. Petugas/aparatur memberikan jaminan legalitas dalam pelayanan.
d. Petugas memberikan jaminan kepastian biaya dalam pelayanan.
5. Dimensi Emphaty, yang memiliki indikator :
a. Mendahulukan kepentingan pelanggan/ pemohon.
Universitas Sumatera Utara
b. Petugas melayani dengan sikap ramah
c. Petugas melayani dengan sikap sopan santun.
d. Petugas menghargai dan melayani setiap pelanggan.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian diharapkan dapat bermanfaat dalam hal :
1.
Untuk
mengembangkan
kemampuan
penulis
dalam
menulis
karya
ilmiah,terutama dalam menganalisa permasalahan yang terjadi di masyarakat
yang ada kaitannya dengan ilmu yang didapat diperkuliahan.
2. Untuk melengkapi ragam penelitian yang telah dilakukan oleh para
mahasiswa serta dapat menjadi bahan masukan bagi fakultas dan diharapkan
dapat menjadi salah satu refrensi tambahan bagi mahasiswa dimasa yang akan
datang di lingkungan Departemen Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
3. Sebagai bahan masukan yang berguna bagi kemajuan Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan.
Universitas Sumatera Utara
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini,masyarakat Indonesia sudah semakin sadar akan hak dan
kewajibannya,mereka juga semakin mengerti bahwa pemerintah bukanlah sebagai
pemilik negara melainkan sebagai pelayan masyarakat,sesungguhnya pemerintah
merupakan penyelenggara negara yang memiliki tugas ketatalaksanaan yang
berorientasi pada kesejahteraan masyarakat.Dalam rangka menjalankan fungsinya
sebagai pelayan
masyarakat, maka pemerintah menyelenggarakan pelayanan
publik. Pelayanan publik adalah salah satu usaha yang dilakukan kelompok atau
seorang birokrasi untuk memberikan bantuan kepada masyarakat dalam rangka
mencapai tujuan tertentu.Dalam pasal 1 undang-undang Nomor 25 Tahun 2009
Tentang Pelayanan Publik disebutkan bahwa pengertian pelayanan publik adalah :
“Kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan
pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara
dan penduduk atas barang,jasa dan pelayanan administratif yang disediakan oleh
penyelenggara pelayanan publik.Pelayanan publik yang baik dan berkualitas
menjadi hak warga negara sekaligus merupakan kewajiban pemerintah”.
Pelayanan
publik
merupakan
tanggung
jawab
pemerintah
dan
dilaksanakan oleh instansi pemerintah baik itu di pusat, di daerah, dan lingkungan
Badan Usaha Milik Negara. Pelayanan publik merupakan unsur yang sangat
penting dalam penyelenggaraan pemerintahan karena menyangkut aspek
kehidupan yang sangat luas. Oleh karenanya pemerintah wajib hukumnya
Universitas Sumatera Utara
menyelenggarakan pelayanan publik yang sebaik-baiknya kepada masyarakat.
Namun seringkali hal tersebut tidak sesuai dengan kenyataan yang ada,sebagian
masyarakat seringkali mendapat pengabaian pelayanan publik yang baik dari
penyelenggara pelayanan publik.Lebih buruk lagi kondisi ini menjadikan sebagian
pengelola pelayanan memanfaatkan untuk mengambil keuntungan pribadi dan
cenderung mempersulit prosedur pelayanannya.Hal ini terlihat dari masih
banyaknya keluhan dan pengaduan dari masyarakat baik secara langsung maupun
melalui media massa,seperti : Prosedur yang berbelit-belit,tidak ada kepastian
jangka waktu penyelesaian,biaya yang harus dikeluarkan,persyaratan yang tidak
transparan,sikap kurang responsif, dan lain-lain.Akibat permasalahan tersebut
citra buruk pada pengelolaan pelayanan publik masih melekat hingga saat ini
sehingga tidak ada kepercayaan masyarakat pada pengelolaan pelayanan. Untuk
mengatasi kondisi tersebut perlu dilakukan upaya peningkatan kualitas pelayanan
publik secara berkesinambungan demi mewujudkan pelayanan publik yang prima.
Salah satu bentuk pelayanan publik yang diberikan pemerintah adalah
mengenai administrasi kependudukan.Administrasi kependudukan yang dimaksud
menyangkut seluruh masalah penerbitan dokumen kependudukan seperti Nomor
Induk Penduduk (NIK),Kartu Tanda Penduduk (KTP),Kartu Keluarga (KK) dan
Akta-akta catatan sipil termasuk, dimana ini sangat penting karena bersentuhan
langsung dengan setiap aktivitas kehidupan di Indonesia diantaranya adalah saat
pemilu legislatif,pemilu presiden,pemilu kepala daerah,mengurus surat-surat
kendaraan,mengurus surat-surat tanah dan masih banyak lagi kebutuhan
masyarakat mengenai administrasi kependudukan.Masalah ini tentu saja tidak
mudah mengingat besarnya jumlah penduduk Indonesia yang mencapai kurang
Universitas Sumatera Utara
lebih 250 juta jiwa yang tentu saja seluruhnya harus melakukan pendataan
administrasi kependudukan agar dapat mengurus segala kebutuhannya. Dalam
pengelolaan pendaftaran penduduk merupakan tanggung jawab pemerintah
kota/kabupaten,dimana dalam pelaksanaannya diawali dari desa/kelurahan selaku
ujung tombak pendaftaran penduduk,hingga setiap warga negara terdaftar secara
administrasi sebagai warga negara Indonesia dan sesuai dengan undang-undang
nomor 24 Tahun 2013 tentang perubahan atas undang- undang No 23 tahun 2006
tentang administrasi kependudukan. Dalam pelayanan tersebut perlu dilakukan
dengan benar dan cepat agar penduduk sebagai pelanggan merasa dapat pelayanan
yang memuaskan.
Untuk membantu berbagai pekerjaan mengenai pendaftaran kependudukan
yang sesuai dengan berbagai standar yang diperlukan maka pemerintah
merumuskan sebuah kebijakan baru yaitu Sistem Informasi
Administrasi
Kependudukan (SIAK).
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) merupakan sistem
informasi yang memanfaatkan teknologi dan komunikasi untuk memfasilitasi
pengelolaan informasi administrasi kependudukan ditingkat penyelenggara dan
instansi
pelaksana
sebagai
satu
kesatuan
yang
dimaksudkan
untuk
terselenggaranya administrasi kependudukan dalam skala nasional yang terpadu
dan tertib,terpenuhnya hak penduduk dibidang administrasi kependudukan dengan
pelayanan yang profesional dan tersedianya data dan informasi mengenai
pendaftaran,pencatatan sipil dan berbagai tingkatan akurat,lengkap, mutakhir dan
mudah diakses sehingga menjadi acuan bagi perumusan kebijakan dan
pembangunan pada umumnya. SIAK diharapkan dapat menjadi solusi dari
Universitas Sumatera Utara
berbagai masalah kependudukan yang ada. Dengan adanya pengelolaan data
secara online,maka kelemahan-kelemahan pengolahan data secara konvensional
dapat ditekan. SIAK sendiri memberikan banyak manfaat antara lain, hasil
perhitungan dan pengolahan data statistik tersebut dapat digunakan sebagai bahan
perumusan
dan
penyempuranaan
kebijakan,strategi
dan
program
bagi
penyelenggaraan dan pelaksanaan pembangunan di bidang kualitas,kuantitas, dan
mobilitas penduduk,kepentingan pembangunan lainnya. Penerapan SIAK ini
dipengaruhi oleh beberapa faktor,antara lain sarana dan prasarana,sumber daya
manusia,dan sosialisasi.
Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 Tentang Perubahan
Atas Undang –Undang Nomor 23
Tahun 2006 Tentang Administrasi
Kependudukan, Kabupaten Labuhanbatu Selatan merupakan salah satu daerah
yang menerapkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan. Salah satu latar
belakang dibuatnya sistem ini tentunya untuk mampu melakukan pemetaan yang
tepat tentang komposisi penduduk,kepadatan penduduk dipelosok,serta melihat
kemajuan apa yang telah mampu dicapai oleh pemerintah untuk menanggulangi
kemiskinan dan kesehatan. Tentunya tujuan ini perlu koordinasi dengan dinas lain
yang bersangkutan. SIAK diharapkan mampu memberikan Nomor Induk
Penduduk yang telah terdaftar di Depdagri untuk memudahkan pemerintah pusat
dan daerah guna melihat permasalahan penduduk yang ada serta meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam bidang pendaftaran penduduk dan pencatatan
sipil.Namun hingga saat ini masih banyak kendala-kendala yang dihadapi oleh
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dalam penerapan sistem informasi
kependudukan,diantaranya adalah kurangnya jumlah tenaga aparat Dinas
Universitas Sumatera Utara
Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan yang tidak
sebanding dengan masyarakat yang ingin dilayani, serta masih kurangnya
pengetahuan dan kesadaran masyarakat tentang pentingnya administrasi
kependudukan. Oleh karena itu,peneliti memutuskan untuk melakukan penelitian
mengenai. “Penerapan Sistem Informasi Administrasi Dalam Upaya
Peningkatan Pelayanan Publik Pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas,maka rumusan masalah dalam penelitian
ini adalah bagaimana Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan
dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan
Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan?
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
Untuk menggambarkan dan menganalisis keterkaitan penerapan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan dalam upaya peningkatan kualitas
pelayanan publik di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Labuhanbatu Selatan berdasarkan 5 dimensi kualitas pelayanan publik yaitu :
1. Dimensi Tangibel, yang memiliki indikator :
a. Penampilan petugas/aparatur dalam melayani pengguna layanan.
b. Kenyamanan tempat melakukan pelayanan.
c. Kemudahan dalam proses pelayanan.
Universitas Sumatera Utara
d. Kedisiplian pegawai dalam melakukan pelayanan
e. Kemudahan akses pelanggan.
f. Penggunaan alat bantu dalam pelayanan.
2. Dimensi Reliability, yang memiliki indikator :
a. Kecermatan petugas/ aparatur dalam melayani masyarakat.
b. Memiliki standar pelayanan yang jelas.
c. Kemampuan petugas/aparatur dalam menggunakan alat bantu dalam proses
pelayanan
d. Keahlian petugas/aparatur dalam menggunakan alat bantu dalam proses
pelayanan.
3. Dimensi Responsiviness, yang memiliki indikator :
a. Merespon setiap pengguna layanan yang ingin mendapatkan pelayanan.
b. Petugas/ aparatur melakukan pelayanan dengan cepat,
c. Petugas/aparatur melakukan pelayanan dengan tepat.
d. Petugas/aparatur melakukan pelayanan dengan cermat.
e. Petugas/aparatur melakukan pelayanan dengan waktu yang tepat.
f. Semua keluhan pelanggan di respon oleh petugas.
4. Dimensi Assurance, yang memiliki indikator :
a. Petugas/aparatur memberikan jaminan tepat waktu dalam pelayanan
b. Petugas/aparatur memberikan jaminan biaya dalam pelayanan,
c. Petugas/aparatur memberikan jaminan legalitas dalam pelayanan.
d. Petugas memberikan jaminan kepastian biaya dalam pelayanan.
5. Dimensi Emphaty, yang memiliki indikator :
a. Mendahulukan kepentingan pelanggan/ pemohon.
Universitas Sumatera Utara
b. Petugas melayani dengan sikap ramah
c. Petugas melayani dengan sikap sopan santun.
d. Petugas menghargai dan melayani setiap pelanggan.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian diharapkan dapat bermanfaat dalam hal :
1.
Untuk
mengembangkan
kemampuan
penulis
dalam
menulis
karya
ilmiah,terutama dalam menganalisa permasalahan yang terjadi di masyarakat
yang ada kaitannya dengan ilmu yang didapat diperkuliahan.
2. Untuk melengkapi ragam penelitian yang telah dilakukan oleh para
mahasiswa serta dapat menjadi bahan masukan bagi fakultas dan diharapkan
dapat menjadi salah satu refrensi tambahan bagi mahasiswa dimasa yang akan
datang di lingkungan Departemen Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
3. Sebagai bahan masukan yang berguna bagi kemajuan Dinas Kependudukan
dan Pencatatan Sipil Kabupaten Labuhanbatu Selatan.
Universitas Sumatera Utara