Bab V (Proses Rapat)
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
BAB V
PROSES RAPAT
Proses Persiapan Rapat Komisaris
Direksi
Mulai
Corporate Secretary
Menerima Formulir Usulan Agenda
Rapat dan Materi Rapat yang telah
ditandatangani oleh Direksi.
1. Meminta Unit Kerja di bawah
koordinasinya untuk menyiapkan
materi rapat.
2. Mengisi dan menandatangani
Formulir Usulan Agenda Rapat
Membuat draft Undangan Rapat.
Menyerahkan materi rapat dan
Formulir Usulan Agenda Rapat
yang telah ditandatngani kepada
Coporate Secretary.
Menerima materi rapat dari
Coporate Secretary untuk
dikoreksi.
Terima pemberitahuan Undangan
Rapat dan Materi Rapat (soft copy/
hard copy).
Menyerahkan draft Undangan Rapat dan
Materi Rapat yang diajukan oleh Direksi
kepada Sekretaris Komisaris untuk
mendapat persetujuan dari Komisaris.
Serahkan Materi Rapat ke Direksi untuk
dikoreksi.
Komisaris
Menerima draft Undangan Rapat dan
Materi Rapat dari
Coporate Secretary.
Memeriksa jadwal rapat dan mereview
materi rapat.
Setuju ?
Tidak
Ya
Kembalikan ke
Coporate Secretary
untuk diserahkan ke
Direksi untuk
dikoreksi.
Kembalikan ke
Coporate
Secretary untuk
diproses
selanjutnya.
Terima Undangan Rapat Dewan
Komisaris yang telah ditandatngani
Komisaris Utama.
Terima pemberitahuan Undangan Rapat
dan Materi Rapat (soft copy/hard copy).
Kirim Undangan Rapat dan Materi
Rapat ke seluruh peserta rapat.
Menerima dan menandatangani Surat
Penunjukkan Notulis Rapat.
Mengirimkan dan meminta Komisaris
untuk menandatangani Surat
Penunjukkan Notulis Rapat.
Menyerahkan Surat Penunjukkan
Notulis Rapat yang telah
ditandatangani kepada Coporate
Secretary.
Menerima Surat Penunjukkan Notulis
Rapat dari Komisaris.
Selesai
*) : Apabila yang mengajukan rapat adalah Dewan Komisaris, maka persiapan materi rapat dan pengisisan Formulir Usulan Agenda Rapat
dapat dilakukan oleh Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
1 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Komisaris
Corporate Secretary
Mulai
Anggota Dewan Komisaris
Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya
yang berwenang menandatangani Risalah Rapat
menerima dan mereview Risalah Rapat dari Corporate
Secretary
Membuat Risalah Rapat dan
mengirimkan Risalah Rapat ke
Dewan Komisaris untuk mendapat
persetujuan
Setuju ?
Tidak
Ya
Menerima dan melakukan koreksi
terhadap Risalah Rapat
Kembalikan ke
Corporate Secretary
untuk dikoreksi
Terima Risalah Rapat yang telah
ditandatangi oleh Ketua Rapat dan
salah seorang anggota Dewan
Komisaris yang ditunjuk
Menandatangani risalah rapat dan
mengembalikan ke Corporate
Secretary untuk diproses
selanjutnya
Menerima dan mereview salinan Risalah Rapat
Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke
seluruh anggota Dewan Komisaris
Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat dari
seluruh anggota Dewan Komisaris (bila ada) dan
merevisi Risalah Rapat
Meminta persetujuan kembali kepada Ketua Rapat
dan anggota Dewan Komisaris lainnya terhadap
hasil revisi Risalah Rapat
Mengirimkan Risalah Rapat yang telah direvisi
kepada seluruh anggota Dewan Komisaris
Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk
menindaklanjuti hasil rapat dengan membuat
Internal Memorandum (bila diperlukan)
Mengirimkan tanggapan terhadap Risalah
Rapat (bila ada maksimum 10 hari sejak
tanggal pengiriman Risalah Rapat oleh
Corporate Secretary)
Menerima Risalah Rapat yang telah direvisi
dari Corporate Secretary
Simpan salinan
Risalah Rapat
Simpan Risalah
Rapat asli
(softcopy &
hardcopy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
2 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi
Unit Kerja di bawah Koordinasi
Direksi
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Meminta Unit Kerja untuk
menyiapkan materi rapat *)
Menyiapkan materi rapat
Meminta persetujuan/
tanda tangan Direksi atas
materi rapat
Menerima dan mereview
materi rapat dari Unit
Kerja
Setuju ?
Menerima materi rapat
dari Direksi untuk
dikoreksi
Ya
Tidak
Kembalikan ke
Unit Kerja untuk
dikoreksi
Menandatangani
materi rapat
Mengisi dan
menandatangani Formulir
Usulan Agenda Rapat
Menyerahkan Formulir
Usulan Agenda Rapat dan
materi rapat kepada
Corporate Secretary
Menerima undangan rapat
untuk disetujui
Menerima materi rapat dan
Formulir Usulan Agenda
Rapat dari Direksi
Membuat Undangan Rapat
Meminta Direktur Utama/
Pengganti menandatangani
Undangan Rapat
A
*) Apabila yang mengajukan rapat adalah anggota Dewan Komisaris atau pemegang saham, maka persiapan materi rapat dan pengisian Formulir
Usulan Agenda Rapat dapat dilakukan oleh Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
3 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi
Unit Kerja di bawah Koordinasi
Direksi
Direksi
Corporate Secretary
A
Setuju ?
Tidak
Ya
Kembalikan
ke Corporate
Secretary
untuk
dikoreksi
Menerima undangan rapat
dan materi rapat dari
Corporate Secretary
Tanda tangani Surat
Undangan dan
kembalikan ke Corporate
Secretary untuk diproses
lebih lanjut
Menerima undangan rapat
yang telah ditandatangani
Direktur Utama/Pengganti
Menerima undangan rapat
dan materi rapat dari
Corporate Secretary
Mengirimkan undangan rapat
dan materi rapat ke seluruh
Direksi dan peserta rapat
lainnya disertai tanda terima
Menerima dan
menandatangani Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Mengirimkan dan meminta
Direksi untuk
menandatangani Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Menyerahkan Surat
Penunjukan Notulis Rapat
yang telah ditandatangani
kepada Corporate Secretary
Menerima Surat Penunjukan
Notulis Rapat dari Direksi
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
4 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Direksi
Corporate Secretary
Direksi
Mulai
Membuat risalah rapat dan mengirimkan draft risalah
rapat tersebut ke seluruh anggota Direksi dan peserta rapat
lainnya untuk mendapat persetujuan
Menerima dan mereview draft risalah rapat dari
Corporate Secretary
Tidak
Ya
Setuju ?
Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat
Kembalikan ke Corporate
Secretary untuk dikoreksi
dan dirangkum (bila
terdapat beberapa
masukan dari beberapa
Direksi)
Menandatangani risalah
rapat dan mengembalikan
ke Corporate Secretary
untuk diproses
selanjutnya
Menerima risalah rapat yang telah ditandatangani oleh
seluruh peserta rapat
Mengirimkan salinan risalah rapat ke seluruh peserta rapat
Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil
rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan)
Menerima risalah rapat dari Corporate Secretary
Simpan salinan
risalah rapat
Simpan risalah
rapat asli (hard
copy & soft
copy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
5 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Komite
Pengaju Rapat (Ketua/Anggota
Komite)
Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/
Remunerasi dan Nominasi
Mulai
Menyampaikan permintaan
untuk dilakukan Rapat
Komite (Audit/Pemantau
Risiko/Remunerasi dan
Nominasi)
Menerima permintaan rapat
Komite dari pengaju rapat
Mempersiapkan materi rapat
Mengisi dan
menandatangani
Formulir Usulan
Agenda Rapat
Menyerahkan formulir
usulan Agenda Rapat
yang telah ditandatangani
oleh Komisaris kepada
Corporate Secretary
Menerima Formulir usulan
Agenda Rapat dari pengaju rapat
Meminta materi rapat dari Komite
Menerima permintaan materi rapat
Mengirimkan materi rapat kepada
Corporate Secretary sesuai dengan
permintaan
Menerima materi rapat dari
Komite
Membuat draft undangan rapat dan
meminta persetujuan Ketua
Komite
Ketua Komite menerima draft
undangan rapat
A
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
6 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Komite
Pengaju Rapat (Ketua/Anggota
Komite)
Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi
dan Nominasi
A
Ketua Komite
Setuju ?
Tidak
Ya
Kembalikan ke
Corporate
Secretary untuk
dikoreksi
Menandatangani surat
undangan dan
menyerahkan surat
undangan ke Corporate
Secretary untuk
diproses selanjutnya
Terima Undangan Rapat Komite
yang telah ditandatangani oleh
Ketua Komite
Terima pemberitahuan
undangan rapat dan Materi
Rapat
Kirim Undangan Rapat dan Materi
Rapat ke seluruh peserta rapat
Terima pemberitahuan Undangan
rapat dan Materi Rapat
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
7 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Komite
Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi
Mulai
Ketua Komitemenerima dan mereview Risalah
Rapat dari Corporate Secretary
Membuat Risalah Rapat dan
megirimkan Risalah Rapat ke
Ketua Komite
Setuju ?
Tidak
Ya
Menerima dan melakukan koreksi
terhadap Risalah Rapat
Kembalikan ke
Corporate Secretary
untuk dikoreksi
Menerima Risalah Rapat yang
telah ditandatangani oleh Ketua
Komite
Menandatangani risalah rapat dan
mengembalikan ke Corporate
Secretary untuk diproses
selanjutnya
Anggota Komite menerima salinan Risalah
Rapat
Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke
seluruh anggota Komite
Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat
dari seluruh anggota anggota Komite
Meminta persetujuan kembali kepada Ketua
Komite
Mengirimkan salinan R isalah R apat ke
seluruh anggota Komite
Anggota Komite memberikan tanggapan
terhadap Risalah Rapat (bila ada
maksimum 10 hari sejak tanggal
pengiriman salinan Risalah Rapat oleh
Corporate Secretary
Menerima Risalah Rapat yang telah
direvisi dari Corporate Secretary
Simpan Risalah
Rapat asli
(softcopy &
hardcopy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Simpan salinan
Risalah Rapat
Proses Rapat
8 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi Bersama Komisaris
Komisaris
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Menerima dan mereview
materi rapat
Meminta persetujuan/
tanda tangan Direksi atas
materi rapat
Menyiapkan materi rapat
Setuju ?
Ya
Tidak
Menandatangani
materi rapat
Kembalikan
untuk dikoreksi
Menerima materi rapat
untuk dikoreksi
Menerima materi rapat dan
Formulir Usulan Agenda
Rapat dari Direksi
Mengisi dan
menandatangani Formulir
Usulan Agenda Rapat
Menyerahkan Formulir
Usulan Agenda Rapat dan
materi rapat kepada
Corporate Secretary
Membuat Undangan Rapat
Mengirim Undangan Rapat
dan Materi Rapat
Menerima Undangan
Rapat Dan Materi Rapat
Menerima Undangan
Rapat Dan Materi Rapat
Menyetujui Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Membuat Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Menerima Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
9 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Direksi Bersama Komisaris
Komisaris
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Membuat Draft Risalah Rapat dan
mengirimkannya ke semua
Direksi dan Komisaris
Menerima dan mereview
Draft Risalah Rapat
Ya
Setuju ?
Setuju Risalah
Rapat
Tidak
Kembalikan
untuk dikoreksi
Menerima dan mereview
Draft Risalah Rapat
Setuju ?
Ya
Tidak
Kembalikan
untuk dikoreksi
Setuju Risalah
Rapat
Menerima Draft Risalah Rapat
dikoreksi
M e ne ri m a D ra ft Ri sa l a h
Rapat yang disetujui
Membuat Risalah Rapat dan
mengirimkanya ke semua
Direksi dan Komisaris
Menandatangani Risalah
Rapat dan mengirimkan
kepada Corporate Secreatary
Menandatangani Risalah
Rapat dan mengirimkan
kepada Corporate Secreatary
Mengirimkan salinan Risalah yang telah
ditandatangani Peserta Rapat ke semua
peserta rapat
Menerima Risalah Rapat
yang telah ditandatangani
Simpan
Salinan
Risalah Rapat
Menerima Risalah Rapat
yang telah ditandatangani
Simpan
Salinan
Risalah Rapat
Simpan Salinan
Risalah Rapat
hard copy &
soft copy
Dalam hal Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat bersama, yang bersangkutan wajib menyebutkan
alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
10 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 1
Formulir Usulan Agenda Rapat Komisaris/ Direksi/ Komite/Direksi Bersama Komisaris……*)
Hari / Tanggal
: ____________________________________________________
Agenda Rapat
: ____________________________________________________
Jenis Agenda
:
Pembicara
: ____________________________________________________
No
Prensentasi
Agenda
Persetujuan
Lama Presentasi
Pembicara
Jakarta……………………..
Menyetujui,
( ..................................................... )
Komisaris/Direktur/Anggota Komite.
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
11 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 2
Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris.….*)
Kepada
:
Dari
:
Hari / Tanggal :
Perihal
: Rapat Komisaris/Direksi/Komite / Direksi Bersama Komisaris ………..
=====================================================================
Kepada Yth : Seluruh Komisaris/Direksi/Anggota Komite,
Dengan ini kami mengundang Bapak untuk hadir pada rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi
Bersama Komisaris yang akan diadakan pada :
Hari / Tanggal
Jam
Tempat
Agenda
No
:
:
:
:
Agenda
Lama presentasi
Pembicara
Jakarta,…………………….
(..............................................)
Komisaris Utama/Direktur Utama/Ketua Komite
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
12 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 3
Pembatalan Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris .….*)
Kepada
: Corporate Secretary
Dari
:
Hari /Tanggal :
: Pembatalan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi Bersama Komisaris ……*)
Perihal
Dengan ini kami membatalkan rencana Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama
Komisaris ……*) yang akan diadakan pada :
Hari/Tanggal :
Jam
:
Tempat
:
Agenda
:
Alasan :
Jakarta……………………
Pemohon Pembatalan,
(......................................)
Komisaris/Direktur/Anggota Komite
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
13 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 4
Surat Penunjukkan Notulis
Kepada Yth
Dari
Perihal
:
: Komisaris/Direksi *)
: Penunjukkan sebagai Notulis Rapat
Dengan hormat,
Dengan ini kami meminta kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi Notulis pada Rapat Komisaris/
Direksi/ Komite /Direksi Bersama Komisaris…….*) yang akan diadakan pada :
Hari/Tanggal :
Jam
:
Tempat
:
Agenda
:
Terima kasih,
Jakarta……….......
(...................................)
Komisaris/ Direksi
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
14 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 5
Risalah Rapat Komisaris / Direksi / Komite/ Direksi Bersama Komisaris .......*)
Peserta rapat :
Tempat
:
Hari/Tgl/Jam :
Agenda
:
=====================================================================
Isi Rapat :
Perbedaan Pendapat (dissenting opinions) :
(Nama pembicara
berbeda pendapat)
yang (Isi dengan pendapat pembicara)
(Nama Pembicara
berbeda pendapat)
yang (Isi dengan pendapat pembicara)
Kesimpulan Rapat :
(termasuk hasil keputusan atas perbedaan pendapat)
Jakarta, …………………………..
(
Notulis
)
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
15 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 6
Formulir persetujuan dari Dewan Komisaris/ Direksi/ Komite/………*)
Materi yang didistribusikan :
1. Risalah Rapat Komisaris /Direksi/ Komite/ Direksi Bersama Komisaris
Tgl…………………
2. Permohonan persetujuan dengan sirkulasi untuk materi :…………………..
3. Lain- lain
Dengan ini kami telah membaca dan menyetujui risalah rapat
Tgl ……………../materi ……………………………………………….*)
No
Nama dan Jabatan
Tanda Tangan dan
Tanggal
Keterangan
1
(Komisaris / Direktur Utama)
2
( Komisaris / Direktur )
3
(Komisaris /Direktur)
4.
(Komisaris/Direktur)
5
Note *) : Coret yang tidak perlu
— OOO —
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
16 / 16
BAB V
PROSES RAPAT
Proses Persiapan Rapat Komisaris
Direksi
Mulai
Corporate Secretary
Menerima Formulir Usulan Agenda
Rapat dan Materi Rapat yang telah
ditandatangani oleh Direksi.
1. Meminta Unit Kerja di bawah
koordinasinya untuk menyiapkan
materi rapat.
2. Mengisi dan menandatangani
Formulir Usulan Agenda Rapat
Membuat draft Undangan Rapat.
Menyerahkan materi rapat dan
Formulir Usulan Agenda Rapat
yang telah ditandatngani kepada
Coporate Secretary.
Menerima materi rapat dari
Coporate Secretary untuk
dikoreksi.
Terima pemberitahuan Undangan
Rapat dan Materi Rapat (soft copy/
hard copy).
Menyerahkan draft Undangan Rapat dan
Materi Rapat yang diajukan oleh Direksi
kepada Sekretaris Komisaris untuk
mendapat persetujuan dari Komisaris.
Serahkan Materi Rapat ke Direksi untuk
dikoreksi.
Komisaris
Menerima draft Undangan Rapat dan
Materi Rapat dari
Coporate Secretary.
Memeriksa jadwal rapat dan mereview
materi rapat.
Setuju ?
Tidak
Ya
Kembalikan ke
Coporate Secretary
untuk diserahkan ke
Direksi untuk
dikoreksi.
Kembalikan ke
Coporate
Secretary untuk
diproses
selanjutnya.
Terima Undangan Rapat Dewan
Komisaris yang telah ditandatngani
Komisaris Utama.
Terima pemberitahuan Undangan Rapat
dan Materi Rapat (soft copy/hard copy).
Kirim Undangan Rapat dan Materi
Rapat ke seluruh peserta rapat.
Menerima dan menandatangani Surat
Penunjukkan Notulis Rapat.
Mengirimkan dan meminta Komisaris
untuk menandatangani Surat
Penunjukkan Notulis Rapat.
Menyerahkan Surat Penunjukkan
Notulis Rapat yang telah
ditandatangani kepada Coporate
Secretary.
Menerima Surat Penunjukkan Notulis
Rapat dari Komisaris.
Selesai
*) : Apabila yang mengajukan rapat adalah Dewan Komisaris, maka persiapan materi rapat dan pengisisan Formulir Usulan Agenda Rapat
dapat dilakukan oleh Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
1 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Komisaris
Corporate Secretary
Mulai
Anggota Dewan Komisaris
Ketua Rapat dan anggota Dewan Komisaris lainnya
yang berwenang menandatangani Risalah Rapat
menerima dan mereview Risalah Rapat dari Corporate
Secretary
Membuat Risalah Rapat dan
mengirimkan Risalah Rapat ke
Dewan Komisaris untuk mendapat
persetujuan
Setuju ?
Tidak
Ya
Menerima dan melakukan koreksi
terhadap Risalah Rapat
Kembalikan ke
Corporate Secretary
untuk dikoreksi
Terima Risalah Rapat yang telah
ditandatangi oleh Ketua Rapat dan
salah seorang anggota Dewan
Komisaris yang ditunjuk
Menandatangani risalah rapat dan
mengembalikan ke Corporate
Secretary untuk diproses
selanjutnya
Menerima dan mereview salinan Risalah Rapat
Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke
seluruh anggota Dewan Komisaris
Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat dari
seluruh anggota Dewan Komisaris (bila ada) dan
merevisi Risalah Rapat
Meminta persetujuan kembali kepada Ketua Rapat
dan anggota Dewan Komisaris lainnya terhadap
hasil revisi Risalah Rapat
Mengirimkan Risalah Rapat yang telah direvisi
kepada seluruh anggota Dewan Komisaris
Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk
menindaklanjuti hasil rapat dengan membuat
Internal Memorandum (bila diperlukan)
Mengirimkan tanggapan terhadap Risalah
Rapat (bila ada maksimum 10 hari sejak
tanggal pengiriman Risalah Rapat oleh
Corporate Secretary)
Menerima Risalah Rapat yang telah direvisi
dari Corporate Secretary
Simpan salinan
Risalah Rapat
Simpan Risalah
Rapat asli
(softcopy &
hardcopy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
2 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi
Unit Kerja di bawah Koordinasi
Direksi
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Meminta Unit Kerja untuk
menyiapkan materi rapat *)
Menyiapkan materi rapat
Meminta persetujuan/
tanda tangan Direksi atas
materi rapat
Menerima dan mereview
materi rapat dari Unit
Kerja
Setuju ?
Menerima materi rapat
dari Direksi untuk
dikoreksi
Ya
Tidak
Kembalikan ke
Unit Kerja untuk
dikoreksi
Menandatangani
materi rapat
Mengisi dan
menandatangani Formulir
Usulan Agenda Rapat
Menyerahkan Formulir
Usulan Agenda Rapat dan
materi rapat kepada
Corporate Secretary
Menerima undangan rapat
untuk disetujui
Menerima materi rapat dan
Formulir Usulan Agenda
Rapat dari Direksi
Membuat Undangan Rapat
Meminta Direktur Utama/
Pengganti menandatangani
Undangan Rapat
A
*) Apabila yang mengajukan rapat adalah anggota Dewan Komisaris atau pemegang saham, maka persiapan materi rapat dan pengisian Formulir
Usulan Agenda Rapat dapat dilakukan oleh Corporate Secretary
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
3 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi
Unit Kerja di bawah Koordinasi
Direksi
Direksi
Corporate Secretary
A
Setuju ?
Tidak
Ya
Kembalikan
ke Corporate
Secretary
untuk
dikoreksi
Menerima undangan rapat
dan materi rapat dari
Corporate Secretary
Tanda tangani Surat
Undangan dan
kembalikan ke Corporate
Secretary untuk diproses
lebih lanjut
Menerima undangan rapat
yang telah ditandatangani
Direktur Utama/Pengganti
Menerima undangan rapat
dan materi rapat dari
Corporate Secretary
Mengirimkan undangan rapat
dan materi rapat ke seluruh
Direksi dan peserta rapat
lainnya disertai tanda terima
Menerima dan
menandatangani Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Mengirimkan dan meminta
Direksi untuk
menandatangani Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Menyerahkan Surat
Penunjukan Notulis Rapat
yang telah ditandatangani
kepada Corporate Secretary
Menerima Surat Penunjukan
Notulis Rapat dari Direksi
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
4 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Direksi
Corporate Secretary
Direksi
Mulai
Membuat risalah rapat dan mengirimkan draft risalah
rapat tersebut ke seluruh anggota Direksi dan peserta rapat
lainnya untuk mendapat persetujuan
Menerima dan mereview draft risalah rapat dari
Corporate Secretary
Tidak
Ya
Setuju ?
Menerima dan melakukan koreksi terhadap Risalah Rapat
Kembalikan ke Corporate
Secretary untuk dikoreksi
dan dirangkum (bila
terdapat beberapa
masukan dari beberapa
Direksi)
Menandatangani risalah
rapat dan mengembalikan
ke Corporate Secretary
untuk diproses
selanjutnya
Menerima risalah rapat yang telah ditandatangani oleh
seluruh peserta rapat
Mengirimkan salinan risalah rapat ke seluruh peserta rapat
Minta Unit Kerja terkait/Direksi terkait untuk menindaklanjuti hasil
rapat dengan membuat Internal Memorandum (bila diperlukan)
Menerima risalah rapat dari Corporate Secretary
Simpan salinan
risalah rapat
Simpan risalah
rapat asli (hard
copy & soft
copy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
5 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Komite
Pengaju Rapat (Ketua/Anggota
Komite)
Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/
Remunerasi dan Nominasi
Mulai
Menyampaikan permintaan
untuk dilakukan Rapat
Komite (Audit/Pemantau
Risiko/Remunerasi dan
Nominasi)
Menerima permintaan rapat
Komite dari pengaju rapat
Mempersiapkan materi rapat
Mengisi dan
menandatangani
Formulir Usulan
Agenda Rapat
Menyerahkan formulir
usulan Agenda Rapat
yang telah ditandatangani
oleh Komisaris kepada
Corporate Secretary
Menerima Formulir usulan
Agenda Rapat dari pengaju rapat
Meminta materi rapat dari Komite
Menerima permintaan materi rapat
Mengirimkan materi rapat kepada
Corporate Secretary sesuai dengan
permintaan
Menerima materi rapat dari
Komite
Membuat draft undangan rapat dan
meminta persetujuan Ketua
Komite
Ketua Komite menerima draft
undangan rapat
A
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
6 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Komite
Pengaju Rapat (Ketua/Anggota
Komite)
Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi
dan Nominasi
A
Ketua Komite
Setuju ?
Tidak
Ya
Kembalikan ke
Corporate
Secretary untuk
dikoreksi
Menandatangani surat
undangan dan
menyerahkan surat
undangan ke Corporate
Secretary untuk
diproses selanjutnya
Terima Undangan Rapat Komite
yang telah ditandatangani oleh
Ketua Komite
Terima pemberitahuan
undangan rapat dan Materi
Rapat
Kirim Undangan Rapat dan Materi
Rapat ke seluruh peserta rapat
Terima pemberitahuan Undangan
rapat dan Materi Rapat
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
7 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Komite
Corporate Secretary
Komite Audit/Pemantau Risiko/Remunerasi dan Nominasi
Mulai
Ketua Komitemenerima dan mereview Risalah
Rapat dari Corporate Secretary
Membuat Risalah Rapat dan
megirimkan Risalah Rapat ke
Ketua Komite
Setuju ?
Tidak
Ya
Menerima dan melakukan koreksi
terhadap Risalah Rapat
Kembalikan ke
Corporate Secretary
untuk dikoreksi
Menerima Risalah Rapat yang
telah ditandatangani oleh Ketua
Komite
Menandatangani risalah rapat dan
mengembalikan ke Corporate
Secretary untuk diproses
selanjutnya
Anggota Komite menerima salinan Risalah
Rapat
Mengirimkan salinan Risalah Rapat ke
seluruh anggota Komite
Menerima tanggapan terhadap Risalah Rapat
dari seluruh anggota anggota Komite
Meminta persetujuan kembali kepada Ketua
Komite
Mengirimkan salinan R isalah R apat ke
seluruh anggota Komite
Anggota Komite memberikan tanggapan
terhadap Risalah Rapat (bila ada
maksimum 10 hari sejak tanggal
pengiriman salinan Risalah Rapat oleh
Corporate Secretary
Menerima Risalah Rapat yang telah
direvisi dari Corporate Secretary
Simpan Risalah
Rapat asli
(softcopy &
hardcopy)
PT Bank Ina Perdana Tbk
Simpan salinan
Risalah Rapat
Proses Rapat
8 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Proses Persiapan Rapat Direksi Bersama Komisaris
Komisaris
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Menerima dan mereview
materi rapat
Meminta persetujuan/
tanda tangan Direksi atas
materi rapat
Menyiapkan materi rapat
Setuju ?
Ya
Tidak
Menandatangani
materi rapat
Kembalikan
untuk dikoreksi
Menerima materi rapat
untuk dikoreksi
Menerima materi rapat dan
Formulir Usulan Agenda
Rapat dari Direksi
Mengisi dan
menandatangani Formulir
Usulan Agenda Rapat
Menyerahkan Formulir
Usulan Agenda Rapat dan
materi rapat kepada
Corporate Secretary
Membuat Undangan Rapat
Mengirim Undangan Rapat
dan Materi Rapat
Menerima Undangan
Rapat Dan Materi Rapat
Menerima Undangan
Rapat Dan Materi Rapat
Menyetujui Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Membuat Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Menerima Surat
Penunjukan Notulis Rapat
Selesai
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
9 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Risalah Rapat Direksi Bersama Komisaris
Komisaris
Direksi
Corporate Secretary
Mulai
Membuat Draft Risalah Rapat dan
mengirimkannya ke semua
Direksi dan Komisaris
Menerima dan mereview
Draft Risalah Rapat
Ya
Setuju ?
Setuju Risalah
Rapat
Tidak
Kembalikan
untuk dikoreksi
Menerima dan mereview
Draft Risalah Rapat
Setuju ?
Ya
Tidak
Kembalikan
untuk dikoreksi
Setuju Risalah
Rapat
Menerima Draft Risalah Rapat
dikoreksi
M e ne ri m a D ra ft Ri sa l a h
Rapat yang disetujui
Membuat Risalah Rapat dan
mengirimkanya ke semua
Direksi dan Komisaris
Menandatangani Risalah
Rapat dan mengirimkan
kepada Corporate Secreatary
Menandatangani Risalah
Rapat dan mengirimkan
kepada Corporate Secreatary
Mengirimkan salinan Risalah yang telah
ditandatangani Peserta Rapat ke semua
peserta rapat
Menerima Risalah Rapat
yang telah ditandatangani
Simpan
Salinan
Risalah Rapat
Menerima Risalah Rapat
yang telah ditandatangani
Simpan
Salinan
Risalah Rapat
Simpan Salinan
Risalah Rapat
hard copy &
soft copy
Dalam hal Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat bersama, yang bersangkutan wajib menyebutkan
alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
10 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 1
Formulir Usulan Agenda Rapat Komisaris/ Direksi/ Komite/Direksi Bersama Komisaris……*)
Hari / Tanggal
: ____________________________________________________
Agenda Rapat
: ____________________________________________________
Jenis Agenda
:
Pembicara
: ____________________________________________________
No
Prensentasi
Agenda
Persetujuan
Lama Presentasi
Pembicara
Jakarta……………………..
Menyetujui,
( ..................................................... )
Komisaris/Direktur/Anggota Komite.
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
11 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 2
Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris.….*)
Kepada
:
Dari
:
Hari / Tanggal :
Perihal
: Rapat Komisaris/Direksi/Komite / Direksi Bersama Komisaris ………..
=====================================================================
Kepada Yth : Seluruh Komisaris/Direksi/Anggota Komite,
Dengan ini kami mengundang Bapak untuk hadir pada rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi
Bersama Komisaris yang akan diadakan pada :
Hari / Tanggal
Jam
Tempat
Agenda
No
:
:
:
:
Agenda
Lama presentasi
Pembicara
Jakarta,…………………….
(..............................................)
Komisaris Utama/Direktur Utama/Ketua Komite
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
12 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 3
Pembatalan Undangan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama Komisaris .….*)
Kepada
: Corporate Secretary
Dari
:
Hari /Tanggal :
: Pembatalan Rapat Komisaris/Direksi/Komite/ Direksi Bersama Komisaris ……*)
Perihal
Dengan ini kami membatalkan rencana Rapat Komisaris/Direksi/Komite/Direksi Bersama
Komisaris ……*) yang akan diadakan pada :
Hari/Tanggal :
Jam
:
Tempat
:
Agenda
:
Alasan :
Jakarta……………………
Pemohon Pembatalan,
(......................................)
Komisaris/Direktur/Anggota Komite
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
13 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 4
Surat Penunjukkan Notulis
Kepada Yth
Dari
Perihal
:
: Komisaris/Direksi *)
: Penunjukkan sebagai Notulis Rapat
Dengan hormat,
Dengan ini kami meminta kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi Notulis pada Rapat Komisaris/
Direksi/ Komite /Direksi Bersama Komisaris…….*) yang akan diadakan pada :
Hari/Tanggal :
Jam
:
Tempat
:
Agenda
:
Terima kasih,
Jakarta……….......
(...................................)
Komisaris/ Direksi
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
14 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 5
Risalah Rapat Komisaris / Direksi / Komite/ Direksi Bersama Komisaris .......*)
Peserta rapat :
Tempat
:
Hari/Tgl/Jam :
Agenda
:
=====================================================================
Isi Rapat :
Perbedaan Pendapat (dissenting opinions) :
(Nama pembicara
berbeda pendapat)
yang (Isi dengan pendapat pembicara)
(Nama Pembicara
berbeda pendapat)
yang (Isi dengan pendapat pembicara)
Kesimpulan Rapat :
(termasuk hasil keputusan atas perbedaan pendapat)
Jakarta, …………………………..
(
Notulis
)
Note *) : Coret yang tidak perlu
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
15 / 16
Kebijakan Manajemen Risiko No. COM/001/01/1215
Lampiran 6
Formulir persetujuan dari Dewan Komisaris/ Direksi/ Komite/………*)
Materi yang didistribusikan :
1. Risalah Rapat Komisaris /Direksi/ Komite/ Direksi Bersama Komisaris
Tgl…………………
2. Permohonan persetujuan dengan sirkulasi untuk materi :…………………..
3. Lain- lain
Dengan ini kami telah membaca dan menyetujui risalah rapat
Tgl ……………../materi ……………………………………………….*)
No
Nama dan Jabatan
Tanda Tangan dan
Tanggal
Keterangan
1
(Komisaris / Direktur Utama)
2
( Komisaris / Direktur )
3
(Komisaris /Direktur)
4.
(Komisaris/Direktur)
5
Note *) : Coret yang tidak perlu
— OOO —
PT Bank Ina Perdana Tbk
Proses Rapat
16 / 16