06102 MP Tinjauan Manajemen THP
Manual Prosedur
Tinjauan Manajemen
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
Manual Prosedur
Tinjauan Manajemen
Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diusulkan oleh
:
:
:
:
01001 06102
0
11 Februari 2014
Ketua Tim Unit Jaminan Mutu
Diajukan oleh
Indria Purwantiningrum,STP.,MSi.
NIP. 19791017 200501 2 001
: Sekretaris Jurusan
Disetujui oleh
Dr. Teti Estiasih, STP. MP.
NIP. 19701226 200212 2 001
: Ketua Jurusan
Dr. Agustin Krisna Wardani, STP. MSi.
NIP. 19690807 199702 2 001
i
1.
Tujuan
Memberikan arahan kepada top management untuk melakukan evaluasi SMM
secara berkala dan berkesinambungan dalam hubungannya dengan
penerapan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
2.
Ruang Lingkup
Sistem Manajemen Mutu yang berlaku/dilaksanakan di Jurusan THP UB.
3.
Tanggung Jawab
Ketua Jurusan bertanggung jawab selaku top management.
4.
Pihak Terkait
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
5.
Ketua Jurusan
Sekretaris Jurusan
Ketua Laboratorium
Ketua Program Studi
Reviewer internal
Reviewer eksternal
UJM Jurusan THP UB
Staf Administrasi Jurusan THP UB
Definisi
5.1. Sistem Manajemen Mutu (SMM) Jurusan THP UB adalah keseluruhan
sistem manajemen yang diselenggarakan di Jurusan THP UB sesuai
dengan Kebijakan Mutu untuk mencapai Sasaran Mutu yang telah
ditetapkan.
5.2. Tinjauan Manajemen adalah evaluasi yang dilaksanakan secara periodik
terhadap SMM Jurusan THP UB.
5.3. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat yang dilakukan oleh
jajaran manajemen dan undangan lainnya untuk mengevaluasi
implementasi SMM Jurusan THP secara berkala.
5.4. Jajaran manajemen Jurusan THP adalah Ketua Jurusan, Sekretaris
Jurusan, Ketua Program Studi dan Ketua Laboratorium.
5.5. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas :
- Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu
(SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan
terlaksana serta terpelihara
- Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan
manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Jurusan THP UB
- Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di
lingkungan Jurusan THP UB
merencanakan, merumuskan,
- Membantu Top Management
memantau harapan kepuasan pelanggan dan feedback pelanggan
lainnya
- Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu
minimal dua kali setiap tahun
1
5.6. Reviewer adalah perorangan yang merupakan dosen dan tenaga
penunjang akademik dari Jurusan THP UB (internal) ataupun dari luar
Jurusan THP UB (eksternal) yang memiliki pengalaman di bidang
manajemen dan bertugas mereview/mengevaluasi dan memberi
masukan terhadap SMM Jurusan THP UB.
6.
Garis Besar Prosedur
6.1. Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal dua kali dalam setahun.
6.2. Tinjauan tengah tahun dilakukan untuk mengevaluasi capaian dalam
tengah tahun berjalan.
6.3. Tinjauan akhir tahun dilakukan untuk mengevaluasi SMM secara
keseluruhan selama satu tahun terakhir.
6.4. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) diselenggarakan dengan dihadiri
oleh seluruh jajaran manajemen, reviewer dan dosen/staf Jurusan yang
lain.
6.5. Surat undangan RTM dikirimkan minimal 3 hari sebelum pelaksanaan
rapat.
6.6. Jika RTM gagal dilaksanakan, Ketua Jurusan membatalkan surat
undangan dan mengirim surat undangan baru.
6.7. Sekretaris Jurusan bertugas menyiapkan agenda rapat yang dapat
berupa:
- Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
- Hasil audit mutu (AIM) dan tindak lanjutnya
- Peninjauan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
- Perbaikan implementasi SMM
- Sosialisasi adanya peraturan baru yang membawa konsekuensi
perubahan dokumen mutu dan implementasinya
- Rencana, program kerja dan atau pelaksanaan kerjasama dengan
pihak eksternal
- Penentuan waktu RTM berikutnya
- Hal-hal lain yang dianggap perlu untuk kepentingan Jurusan
6.8. Ketua Jurusan dan atau jajaran manajemen Jurusan THP menyiapkan
laporan implementasi SMM yang akan dilaporkan dan dievaluasi pada
RTM.
6.9. Ketua Jurusan (pimpinan rapat) memimpin RTM, menyampaikan
laporan, memberikan tanggapan dan mengambil kesimpulan dalam
rangka perbaikan mutu berkelanjutan.
6.10. Jajaran manajemen yang dievaluasi melaporkan capaian SMM pada
bidang masing-masing dan dapat memberikan penjelasan serta
tanggapan.
6.11. Reviewer mengevaluasi, memberikan masukan dan arahan kepada
jajaran manajemen guna perbaikan SMM Jurusan THP UB.
6.12. Hasil evaluasi, semua keputusan dan atau ketetapan yang diambil
dalam RTM dicatat oleh notulis rapat yang ditentukan pada saat RTM
dimulai. Notulis mengisi berita acara dan membacakan hasil rapat
sebelum RTM ditutup oleh Ketua Jurusan.
6.13. Ketua Jurusan mengesahkan hasil RTM.
2
6.14. Ketua Jurusan mengirimkan hasil RTM kepada UJM THP UB untuk
ditindaklanjuti jika ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik
pada ranah implementasi maupun ranah dokumentasi sesuai dengan
MP yang berlaku.
6.15. UJM THP UB melaporkan hasil kerjanya kepada MR.
6.16. Semua catatan yang berhubungan dengan RTM didokumentasikan dan
dikendalikan oleh UJM THP UB sesuai dengan MP Pengendalian
Dokumen dan Rekaman.
7.
Rekaman Mutu
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
Surat Undangan RTM/ Surat Pembatalan RTM
Daftar Hadir RTM
Berita Acara RTM
Laporan Implementasi Sistem Manajemen Mutu
Hasil Rapat Tinjauan Manajemen (Notulen Rapat)
3
8.
Bagan Alir Tinjauan Manajemen
Mulai
Ketua Jurusan
Menyiapkan laporan
Sekretaris Jurusan &
Jajaran manajemen implementasi SMM (1 bulan)
Sekretaris Jurusan
Laporan Implementasi
SMM
Menyiapkan agenda RTM
(1 hari)
Ketua Jurusan
Staf Administrasi
Jurusan
Mengirimkan undangan RTM/
Pembatalan RTM (1 hari)
Surat Undangan RTM/
Surat Pembatalan
Ketua Jurusan
Memimpin RTM (2-3 jam)
Daftar Hadir RTM
Jajaran Manajemen
Reviewer
Notulis
Ketua Jurusan
Menyampaikan laporan,
Menanggapi (2-3 jam)
Melakukan Tinjauan
Manajemen/ Evaluasi (1-2 jam)
Mencatat hasil RTM (2-3 jam)
Mengesahkan hasil RTM
dengan diketahui Reviewer (5 menit)
Melakukan perbaikan/
UJM THP UB &
perubahan
SMM (2 minggu)
Jajaran Manajemen
UJM THP UB
UJM THP UB
Hasil RTM (Notulen Rapat)
Berita Acara
Laporan perbaikan/
perubahan
Melaporkan kembali
kepada MR (1 hari)
Mendokumentasikan, mengendalikan
Dokumen & Rekaman (5 menit)
Selesai
4
9.
Lampiran
9.1.
Daftar Hadir Rapat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA - MALANG
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
DAFTAR HADIR RAPAT JURUSAN THP
No.
Peserta Rapat
Tanda tangan
Malang,…./…../……
Pimpinan Rapat,
…………………….
5
9.2.
Berita Acara Rapat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA - MALANG
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
BERITA ACARA RAPAT JURUSAN THP
Rapat Jurusan Teknologi Hasil Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas
Brawijaya Malang,
Hari/Tanggal
Agenda
Peserta Hadir
Notulis
:……….
:……….
………..
………..
………..
:……orang
:………….
Hasil/Keputusan/Ketetapan:
Keterangan lainnya:……………
Malang,……/……/……
Mengetahui,
Reviewer,
Mengesahkan,
Ketua Jurusan,
…………..
…………
6
Tinjauan Manajemen
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
Manual Prosedur
Tinjauan Manajemen
Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diusulkan oleh
:
:
:
:
01001 06102
0
11 Februari 2014
Ketua Tim Unit Jaminan Mutu
Diajukan oleh
Indria Purwantiningrum,STP.,MSi.
NIP. 19791017 200501 2 001
: Sekretaris Jurusan
Disetujui oleh
Dr. Teti Estiasih, STP. MP.
NIP. 19701226 200212 2 001
: Ketua Jurusan
Dr. Agustin Krisna Wardani, STP. MSi.
NIP. 19690807 199702 2 001
i
1.
Tujuan
Memberikan arahan kepada top management untuk melakukan evaluasi SMM
secara berkala dan berkesinambungan dalam hubungannya dengan
penerapan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
2.
Ruang Lingkup
Sistem Manajemen Mutu yang berlaku/dilaksanakan di Jurusan THP UB.
3.
Tanggung Jawab
Ketua Jurusan bertanggung jawab selaku top management.
4.
Pihak Terkait
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
5.
Ketua Jurusan
Sekretaris Jurusan
Ketua Laboratorium
Ketua Program Studi
Reviewer internal
Reviewer eksternal
UJM Jurusan THP UB
Staf Administrasi Jurusan THP UB
Definisi
5.1. Sistem Manajemen Mutu (SMM) Jurusan THP UB adalah keseluruhan
sistem manajemen yang diselenggarakan di Jurusan THP UB sesuai
dengan Kebijakan Mutu untuk mencapai Sasaran Mutu yang telah
ditetapkan.
5.2. Tinjauan Manajemen adalah evaluasi yang dilaksanakan secara periodik
terhadap SMM Jurusan THP UB.
5.3. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat yang dilakukan oleh
jajaran manajemen dan undangan lainnya untuk mengevaluasi
implementasi SMM Jurusan THP secara berkala.
5.4. Jajaran manajemen Jurusan THP adalah Ketua Jurusan, Sekretaris
Jurusan, Ketua Program Studi dan Ketua Laboratorium.
5.5. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas :
- Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu
(SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan
terlaksana serta terpelihara
- Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan
manajemen, audit internal serta perbaikan SMM Jurusan THP UB
- Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di
lingkungan Jurusan THP UB
merencanakan, merumuskan,
- Membantu Top Management
memantau harapan kepuasan pelanggan dan feedback pelanggan
lainnya
- Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu
minimal dua kali setiap tahun
1
5.6. Reviewer adalah perorangan yang merupakan dosen dan tenaga
penunjang akademik dari Jurusan THP UB (internal) ataupun dari luar
Jurusan THP UB (eksternal) yang memiliki pengalaman di bidang
manajemen dan bertugas mereview/mengevaluasi dan memberi
masukan terhadap SMM Jurusan THP UB.
6.
Garis Besar Prosedur
6.1. Tinjauan Manajemen dilaksanakan minimal dua kali dalam setahun.
6.2. Tinjauan tengah tahun dilakukan untuk mengevaluasi capaian dalam
tengah tahun berjalan.
6.3. Tinjauan akhir tahun dilakukan untuk mengevaluasi SMM secara
keseluruhan selama satu tahun terakhir.
6.4. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) diselenggarakan dengan dihadiri
oleh seluruh jajaran manajemen, reviewer dan dosen/staf Jurusan yang
lain.
6.5. Surat undangan RTM dikirimkan minimal 3 hari sebelum pelaksanaan
rapat.
6.6. Jika RTM gagal dilaksanakan, Ketua Jurusan membatalkan surat
undangan dan mengirim surat undangan baru.
6.7. Sekretaris Jurusan bertugas menyiapkan agenda rapat yang dapat
berupa:
- Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
- Hasil audit mutu (AIM) dan tindak lanjutnya
- Peninjauan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
- Perbaikan implementasi SMM
- Sosialisasi adanya peraturan baru yang membawa konsekuensi
perubahan dokumen mutu dan implementasinya
- Rencana, program kerja dan atau pelaksanaan kerjasama dengan
pihak eksternal
- Penentuan waktu RTM berikutnya
- Hal-hal lain yang dianggap perlu untuk kepentingan Jurusan
6.8. Ketua Jurusan dan atau jajaran manajemen Jurusan THP menyiapkan
laporan implementasi SMM yang akan dilaporkan dan dievaluasi pada
RTM.
6.9. Ketua Jurusan (pimpinan rapat) memimpin RTM, menyampaikan
laporan, memberikan tanggapan dan mengambil kesimpulan dalam
rangka perbaikan mutu berkelanjutan.
6.10. Jajaran manajemen yang dievaluasi melaporkan capaian SMM pada
bidang masing-masing dan dapat memberikan penjelasan serta
tanggapan.
6.11. Reviewer mengevaluasi, memberikan masukan dan arahan kepada
jajaran manajemen guna perbaikan SMM Jurusan THP UB.
6.12. Hasil evaluasi, semua keputusan dan atau ketetapan yang diambil
dalam RTM dicatat oleh notulis rapat yang ditentukan pada saat RTM
dimulai. Notulis mengisi berita acara dan membacakan hasil rapat
sebelum RTM ditutup oleh Ketua Jurusan.
6.13. Ketua Jurusan mengesahkan hasil RTM.
2
6.14. Ketua Jurusan mengirimkan hasil RTM kepada UJM THP UB untuk
ditindaklanjuti jika ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan baik
pada ranah implementasi maupun ranah dokumentasi sesuai dengan
MP yang berlaku.
6.15. UJM THP UB melaporkan hasil kerjanya kepada MR.
6.16. Semua catatan yang berhubungan dengan RTM didokumentasikan dan
dikendalikan oleh UJM THP UB sesuai dengan MP Pengendalian
Dokumen dan Rekaman.
7.
Rekaman Mutu
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
Surat Undangan RTM/ Surat Pembatalan RTM
Daftar Hadir RTM
Berita Acara RTM
Laporan Implementasi Sistem Manajemen Mutu
Hasil Rapat Tinjauan Manajemen (Notulen Rapat)
3
8.
Bagan Alir Tinjauan Manajemen
Mulai
Ketua Jurusan
Menyiapkan laporan
Sekretaris Jurusan &
Jajaran manajemen implementasi SMM (1 bulan)
Sekretaris Jurusan
Laporan Implementasi
SMM
Menyiapkan agenda RTM
(1 hari)
Ketua Jurusan
Staf Administrasi
Jurusan
Mengirimkan undangan RTM/
Pembatalan RTM (1 hari)
Surat Undangan RTM/
Surat Pembatalan
Ketua Jurusan
Memimpin RTM (2-3 jam)
Daftar Hadir RTM
Jajaran Manajemen
Reviewer
Notulis
Ketua Jurusan
Menyampaikan laporan,
Menanggapi (2-3 jam)
Melakukan Tinjauan
Manajemen/ Evaluasi (1-2 jam)
Mencatat hasil RTM (2-3 jam)
Mengesahkan hasil RTM
dengan diketahui Reviewer (5 menit)
Melakukan perbaikan/
UJM THP UB &
perubahan
SMM (2 minggu)
Jajaran Manajemen
UJM THP UB
UJM THP UB
Hasil RTM (Notulen Rapat)
Berita Acara
Laporan perbaikan/
perubahan
Melaporkan kembali
kepada MR (1 hari)
Mendokumentasikan, mengendalikan
Dokumen & Rekaman (5 menit)
Selesai
4
9.
Lampiran
9.1.
Daftar Hadir Rapat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA - MALANG
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
DAFTAR HADIR RAPAT JURUSAN THP
No.
Peserta Rapat
Tanda tangan
Malang,…./…../……
Pimpinan Rapat,
…………………….
5
9.2.
Berita Acara Rapat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA - MALANG
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
BERITA ACARA RAPAT JURUSAN THP
Rapat Jurusan Teknologi Hasil Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas
Brawijaya Malang,
Hari/Tanggal
Agenda
Peserta Hadir
Notulis
:……….
:……….
………..
………..
………..
:……orang
:………….
Hasil/Keputusan/Ketetapan:
Keterangan lainnya:……………
Malang,……/……/……
Mengetahui,
Reviewer,
Mengesahkan,
Ketua Jurusan,
…………..
…………
6