EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PT. BAHAGIA SUMBER ABADI KEBAKKRAMAT.

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PT. BAHAGIA SUMBER ABADI

KEBAKKRAMAT

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

RIKA ARUM KURNIA F3310102

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

commit to user

ii

ABSTRACT

EVALUATION OF PAYROLL SYSTEM PT. BAHAGIA SUMBER ABADI

KEBAKKRAMAT

RIKA ARUM KURNIA F3310102

The purpose of this research is to determine how the system and procedures payroll at PT. BAHAGIA SUMBER ABADI and to identify the strengths and weaknesses of the payroll system is applied to the PT. BAHAGIA SUMBER ABADI.

PT. BAHAGIA SUMBER ABADI (PT BSA) is company trade in goods (distributor) category of basic needs of everyday. The company provides benefits to employees in the form of wages and salaries. Along with the development of companies use technology is payroll software. Payroll Software is software that help count the salaries count. Addition the company used the machine timer is present in the form of finger scan.

From the research conducted, then the strenght found are improvements absent form help employees correct the time delay is present, SPL’s helping the human resources department record of employees who work overtime, maker payroll functions separetes from finance functions and timekeeper functions separetes from operation functions, salary payment with bank services more efficiently and save time, the authorization checks in the check making proves that creating a check can be accounted for its accuracy, and use of the SAP program in recording transactions. While the weakness found are timekeeper functions and maker payroll functions operated by one person, and the collection of improvement absent form that does not have the collection time limits

Based on the weakness found, the researcher give some recommendations so that supervision of the Auditor Intern to timekeeper functions and maker payroll functionsif it is still held by one person, and improvement absent form must be given time limit of one week so that the human resources department of corrections can process them.

commit to user

commit to user

commit to user

commit to user

vi

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“ Dengan Allah akan kita lakukan perbuatan-perbuatan gagah perkasa” (Mazmur 60:14)

“ You must be the change you want to see in the world”

(Mahatma Gandhi)

“ Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya, bahkan Ia memberikan kekekalan dalam hati mereka “

(Pengkhotbah 3:10a)

“God will make a way”

( Isaiah 43:19)

Penulis persembahkan kepada : - Tuhan Yesus Kristus

- Papah dan mamah tersayang - Saudara kembarku Riza

- Mas kiki, Bella dan Mbak Endah - Adik kecilku Lio

- Sahabat dan teman-teman tersayang - Almamater tercinta

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Salam Sejahtera,

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas pemaliharaan dan kasih karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PT. BAHAGIA

SUMBER ABADI KEBAKKRAMAT “

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi Universitas Sebelas Maret. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, Penulis banyak memperoleh dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini Penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada :

1. Bapak Dr.Wisnu Untoro, MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Drs.Agus Budiatmanto, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

3. Bapak Santosa Tri Hananto, Drs,M.Si,Ak selaku Pembimbing Akademik yang telah membantu Penulis dalam kelancaran aktivitas selama perkuliahan. 4. Bapak Anis Widjajanto,SE.,M.Si.,Ak selaku Pembimbing Tugas Akhir yang

membimbing Penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.

5. Bapak Adi Firman Ramadhan,SE.,M.Ak.,Ak selaku Penguji Tugas Akhir yang membantu dan mendukung Penulis dalam penyempurnaan Tugas Akhir ini.

commit to user

viii

6. Bapak Dany Wibowo dan Ibu Christina Sitorini selaku General Manager dan Chief Accounting PT. BAHAGIA SUMBER ABADI yang telah memberikan ijin magang di perusahaan.

7. Mas Yonathan Tri Yoga Pamungkas selaku Auditor yang membantu dalam dalam kegiatan magang kerja.

8. Mas Aditya Pranasakti selaku Assistant Chief Accounting sekaligus Pembimbing Intitusi Mitra yang telah membantu dan membimbing penulis dalam pengumpulan data dan informasi yang dibutuhkan.

9. Bapak dan Ibu Dosen yang telah memberikan bekal ilmu bagi penulis serta sahabat dan teman-teman di Fakultas Ekonomi khususnya Diploma III Akuntansi.

10. Keluarga besar yang selalu mendukung, memotivasi dan mendoakan Penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, maka kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Surakarta, 1 April 2013

commit to user

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL... i

ABSTRAK ... ii

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS... iii

HALAMAN PERSETUJUAN ... iv

HALAMAN PENGESAHAN... v

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BABI. PENDAHULUAN ... 1

A.Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 4

C.Tujuan Penelitian ... 4

commit to user

x

II.

TINJAUAN PUSTAKA ...

6

A.Pengertian Sistem ... 6

B. Pengertian Prosedur ... 6

C.Pengertian Sistem Akuntansi ... 8

D.Pengertian Penggajian ... 8

E. Sistem Akuntansi Penggajian ... 9

F. Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir (Document Flow Chart) .... 20

III. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN... . 26

A. Gambaran Umum Perusahaan ... 26

1. Sejarah dan Profil Perusahaan ... 26

2. Visi dan Misi Perusahaan ... 27

3. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan PT. BAHAGIA SUMBER ABADI ... 27

4. Jam Masuk Kerja Perusahaan ... 37

5. Sistem Penggajian PT. BAHAGIA SUMBER ABADI ... 38

B. Analisis Dan Pembahasan ... 39

1. Sistem Penggajian PT. BAHAGIA SUMBER ABADI ... 39

a. Fungsi yang Terkait ... 40

b. Dokumen yang Digunakan ... 41

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 43

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 43

commit to user

xi

f. Bagan Alir ... 49

g. Uraian Singkat Bagan Alir ... 55

2. Evaluasi Sistem Penggajian PT. BAHAGIA SUMBER ABADI... 57

a. Evaluasi Terhadap Fungsi yang Terkait ... 57

b. Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan ... 58

c. Evaluasi Terhadap Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 60

d. Evaluasi Terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 60

C. Temuan... 61

1. Kelebihan ... 61

2. Kelemahan ... 63

IV. PENUTUP... 64

A. Simpulan ... 64

B. Rekomendasi ... 65

DAFTAR PUSTAKA

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

TABEL Halaman

commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR

Halaman

3.1 Struktur Organisasi Perusahaan ... 27

3.2 Bagan Alir Prosedur Pencatatan Waktu Hadir ... 49

3.3 Bagan Alir Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah ... 51

commit to user

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Pernyataan Tugas Akhir

2. Surat Keterangan Magang

3. Surat Keterangan Nilai

4. Slip Gaji

5. Laporan Penggajian

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Mafruhah (2009: 2) mendefinisikan sumber daya manusia atau yang disebut dengan SDM adalah potensi yang terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan perannya sebagai makhluk sosial yang adaptif dan transformatif yang mampu mengelola dirinya sendiri serta seluruh potensi yang terkandung dialam menuju tercapainya kesejahteraan bersama dalam tatanan yang seimbang dan berkesinambungan. Heidjrachman Ranupandojo mengemukakan bahwa sumber daya manusia mengandung konotasi yaitu apa yang dimiliki manusia seperti akal budi, perasaan kasih sayang, keinginan untuk bebas, perasaan sosial, bakat berkomunikasi dengan pihak lain dan sebagainya.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi berpengaruh pada kemajuan SDM. Perlu kita sadari bahwa sumber daya manusia merupakan kunci keberhasilan dalam menghadapi persaingan global, karena dengan SDM yang berkualitas diharapkan mampu mengikuti perkembangan jaman yang semakin pesat.

Dewasa ini, dalam suatu organisasi perusahaan membutuhkan SDM yang berkompeten dan berkualitas. Maka dari itu perlu adanya pengembangan SDM yang bertujuan untuk peningkatan mutu SDM itu sendiri. Disamping itu perlu adanya peningkatan kesejahteraan bagi

commit to user

karyawan atau pegawai terhadap kinerjanya, sehingga terjadi keseimbangan antara jasa yang diberikan karyawan pada perusahaan itu sendiri dengan pendapatan yang diperoleh.

Penghargaan bagi kinerja karyawan diantaranya adalah dengan pemberian gaji. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang memiliki jenjang jabatan manager, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana/buruh (Mulyadi, 2001:373). Dengan adanya pemberian gaji diharapkan dapat memotivasi semangat karyawan dalam bekerja. Penentuan besarnya gaji tidak terlepas dari Sistem Akuntansi yang handal yang diterapkan diperusahaan.

Dengan adanya Sistem Akuntansi yang memadai, mampu memudahkan para akuntan perusahaan dalam menyadiakan informasi keuangan bagi setiap pengguna laporan keuangan. Sistem ini dapat dipakai oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasional suatu perusahaan. Dalam hal ini manajemen perusahaan menggunakan Sistem Akuntansi gaji dan upah.

Sistem Akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur penghitungan dan pembayaran gaji bagi karyawan secara efisien dan efektif. Dengan adanya Sistem Akuntansi gaji dan upah yang diterapkan diperusahaan mampu memberikan motivasi dan semangat bagi kinerja karyawan yang kurang produktif dan meningkatkan karyawan yang produktif, dengan demikian tujuan perusahaan untuk mendapatkan

commit to user

keuntungan dapat terpenuhi dengan produktifitas kinerja karyawan yang kompeten.

Adanya Sistem penggajian dan pengupahan diharapkan mampu mengurangi adanya kekeliruan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah. Sistem penggajian dan pengupahan dibuat oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah sehingga memudahkan karyawan.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis akan membahas Sistem penggajian yang diterapakan pada PT. BAHAGIA SUMBER ABADI. PT. BAHAGIA SUMBER ABADI (PT. BSA) merupakan perusahaan perdagangan barang (distributor) ketegori kebutuhan pokok sehari-hari yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT). Perusahaan tersebut memberikan imbalan jasa kepada karyawan berupa gaji. Seiring dengan perkembangan teknologi perusahaan menggunakan softwre penggajian berupaSoftware

Payroll.Software Payrolmerupakan software yang mempermudah dalam

perhitungan gaji mulai dari kegiatan mencari karyawan baru, menyeleksi karyawan baru, kenaikan pangkat, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan yang dapat diupdate sendiri dan dilengkapi dengan perhitungan PPh pasal 21. Selain itu perusahaan menerapkan sistem dan prosedur gaji melalui mesin pencatatat waktu hadir berupa Scan Finger. Dengan pengguaan scan finger dapat mengurangi resiko menipulasi data dan mempermudah dalam penginputan waktu hadir ke payroll system.

commit to user

Dari latar belakang yang telah penulis uraikan diatas, penulis tertarik untuk menulis Tugas Akhir dengan judul “EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PT. BAHAGIA SUMBER ABADI KEBAKKRAMAT ”.

B. Perumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah diuraikan penulis diatas, maka pokok masalah yang akan dibahas penulis adalah :

1. Bagaimana sistem dan prosedur penggajian yang diterapkan pada PT. BAHAGIA SUMBER ABADI ?

2. Apakah kelebihan dan kelemahan dari penerapan sistem penggajian pada PT.BAHAGIA SUMBER ABADI ?

C. Tujuan Penelitian

Dari rumusan masalah diatas, tujuan penelitian yang ingin dicapai penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem dan prosedur penggajian pada PT. BAHAGIA SUMBER ABADI.

2. Untuk mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan dari sistem penggajian pada PT. BAHAGIA SUMBER ABADI.

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk memberikan manfaat bagi semua pihak . Adapun manfaat penelitian ini adalah :.

commit to user

1. Bagi Perusahaan

Hasil penelitian yang dilakukan penulis diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan untuk pengelolaan operasional perusahaan.

2. Bagi Kalangan akademis

Sebagai dasar dan bahan untuk menambah informasi dan pengetahuan bagi kalangan akademis pada umumnya serta sebagai bahan referensi bagi pihak yang berkepentingan.

commit to user BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.Pengertian Sistem

Sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama (Hall, 2006 :6).

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:5).

Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Romney dan Steinbart, 2003:2).

Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output (Widjajanto, 2001:2).

Dari pengertian yang telah diuraikan diatas, penulis menyimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan dua atau lebih komponen yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai satu tujuan.

B.Pengertian Prosedur

Mulyadi (2001:5) mengartikan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi secara berulang-ulang.

commit to user

Beberapa pengertian prosedur menurut para ahli dapat dilihat dalam alamat http://necel.wordpress.com/2009/06/28/pengertian-prosedur/

Muhammad Ali (2000:325) mendefinisikan prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan.

Amin Widjaja (1995:83) mendefinisikan prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu.

Kamaruddin (1992:836-837) mendefinisikan prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi.

Ismail Masya (1994:74) mendefinisikan prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut menurut waktu dan dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaaan yang dilaksanakan berulang-ulang.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas maka dapat disimpulkan yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.

Dari beberapa pengertian yang telah penulis uraikan ditas, penulis menyimpulkan bahwa pengertian prosedur adalah urutan kegiatan yang

commit to user

dikerjakan oleh beberapa orang dalam satu departemen untuk menjamin penanganan transaksi perusahaan.

C.Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi terdiri dari dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan, dan prosedur-prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasil-hasilnya (Jusup, 2003 : 395).

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).

Dari pengertian yang telah diuraikan diatas, penulis menyimpulkan sistem akuntansi adalah formulir, dokumen, catatan dan laporan yang dipakai dalam menyediakan informasi bagi pihak yang membutuhkan.

D.Pengertian Penggajian

Siklus manajemen SDM/ penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang yang efektif dalam mengelola pegawai (Romney dan Steinbart, 2003 :184).

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh) (Mulyadi, 2001 : 373).

commit to user

Dari pengertian yang telah diuraikan diatas, penulis menyimpulkan bahwa penggajian adalah aktivitas yang berulang yang berhubungan dengan pengelolaan pegawai.

E.Sistem Akuntansi Penggajian 1. Deskripsi Kegiatan

Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.

Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.

Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

commit to user 2. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen

Mulyadi (2001:374) mengemukakan bahwa informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :

a. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.

b. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

c. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.

d. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

3. Dokumen yang Digunakan

Mulyadi (2001:374-379) mengemukakan bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah : a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini

commit to user

dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan daftar gaji dan upah.

b. Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

d. Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan daftar gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar

commit to user

upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

f. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

g. Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu

h. Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

commit to user 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Mulyadi (2001:382) mengemukakan bahwa catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah :

a. Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

b. Kartu Kos Produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

c. Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi dalam pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

d. Kartu Penghasilan Karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu

commit to user

pengahasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain.

5. Fungsi yang Terkait

Mulyadi (2001:382-384) mengemukakan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :

a. Fungsi kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

b. Fungsi pencatat waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pebayaran gaji dan upah.

commit to user

Dari pengertian yang telah diuraikan diatas, penulis menyimpulkan bahwa penggajian adalah aktivitas yang berulang yang berhubungan dengan pengelolaan pegawai.

E.Sistem Akuntansi Penggajian

1. Deskripsi Kegiatan

Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.

Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.

Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan

pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

commit to user

2. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen

Mulyadi (2001:374) mengemukakan bahwa informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :

a. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama

periode akuntansi tertentu.

b. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat

pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

c. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode

akuntansi tertentu.

d. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan

dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

3. Dokumen yang Digunakan

Mulyadi (2001:374-379) mengemukakan bahwa dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :

a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini

commit to user

dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan daftar gaji dan upah.

b. Kartu jam hadir

Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.

c. Kartu jam kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

d. Daftar gaji dan daftar upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.

e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah

Dokumen ini merupakan ringkasan daftar gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar

commit to user

upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.

f. Surat pernyataan gaji dan upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.

g. Amplop gaji dan upah

Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu

h. Bukti kas keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

commit to user

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Mulyadi (2001:382) mengemukakan bahwa catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah :

a. Jurnal Umum

Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

b. Kartu Kos Produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

c. Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi dalam pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

d. Kartu Penghasilan Karyawan

Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu

commit to user

pengahasilan karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain.

5. Fungsi yang Terkait

Mulyadi (2001:382-384) mengemukakan bahwa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :

a. Fungsi kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

b. Fungsi pencatat waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah

Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pebayaran gaji dan upah.