PROSES MENULIS PESAN BISNIS

  PROSES M ENULIS PESAN BISNIS

• Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita

BAB III

• Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga

  M ERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS langkah dalam proses menulis yaitu:

  1. Merencanakan pesan bisnis,

  2. Menulis pesan bisnis,

  3. Menyelesaikan pesan

• Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai macam pesan

PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS

  1. M enet apkan Tujuan Pesan Bisnis

• Penentuan tujuan yang jelas bagi organisasi akan dapat membantu

  Perencanaan pesan bisnis adalah proses penet apan dalam proses pengambilan keputusan yang mencakup: berbagai kegiat an yang akan dilakukan sebelum

  a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan  jika pesan penting dan pesan bisnis t ersebut diluncurkan.

  mempunyai pengaruh yang besar bagi organisasi sebaiknya disampaikan.

  b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens  mengetahui

• Purw anto (2006:69) proses perencanaan meliputi

  motif/tujuan audiens, supaya dapat menanggapinya dengan baik dan tepat.

  kegiatan; c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan  memasukkan

  1. M enentukan tujuan informasi yang tepat, sehingga isinya tidak kabur dan dapat

  2. M enganalisis audiens dimengerti.

  3. M enentukan ide pokok

  d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang digunakan 

  media / saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan

  4. M enyeleksi saluran dan m edia disesuaikan dengan tujuan yang dikehendaki, dapat berupa lisan maupun tulisan.

Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan

1. M enet apkan Tujuan Pesan Bisnis

  Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator

• Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;

  Kolaborasi s

  1. Memberikan Informasi (memberi tahu) tentang segala hal yang Tinggi

  n ie berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. d u

  2. Melakukan Persuasi (membujuk) kepada pihak lain agar apa

  A Persuasi i

  Sedang yang disampaikan dapat dipahami dan direspon sebagimana s

  a dikehendaki. ip is

  3. Melakukan Kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara seseorang

  rt a

  Rendah dengan pihak lain. P

  Informasi

• Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu apa yang

  Sedang Rendah Tinggi diharapkan oleh komunikator, dan apa yang seharusnya dilakukan

  Kendali Komunikator oleh komunikan setelah mereka menerima pesan.

  Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129) Komunikasi dan Negosiasi Bisnis

• Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat menjawab lima pertanyaan;

  5. Apakah tujuan penyampaian pesan mengacu pada tujuan organisasi? (Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan untuk mengirimkannya)

  (Bila jawabannya “TIDAK”, sebaliknya di tunda atau dibatalkan penyampaiannya)

  Perusahaan?  Penyampaian pesan mengacu pada tujuan organiasi secara keseluruhan (kebijakan organisasi).

  c.Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat?  Penyampaian ide/gagasan yang disampaikan oleh yang berkedudukan tinggi lebih dapat diterima, dari pada yang berkekdudukan rendah. d.Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi

  Cara M enguji Tujuan

  b. Apakah Waktunya Tepat?  Penyampaian ide/gagasan disesuaian dengan ketepatan waktu (misal: waktu krisis, tidak melakukan ekspansi pabrik).

  a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?  Penyampaian ide/gagasan disesuaikan dengan kemampuan yang dimiliki (finansial, manajerial, sumber daya, teknis operasional) .

  Cara M enguji Tujuan

  4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat?

  3. Apakah waktunya tepat?

  2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?

  1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat dari pesan yang akan dikirimkan?

  Cara M enguji Tujuan

  Persuasi (M em bujuk) M eyakinkan M anajer Pemasaran untuk m engangkat karyaw an baru bagian penjualan. Kolaborasi M em bantu Departem en Personalia m engem bangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru.

  M em beri Inform asi M enyajikan penjualan bulan lalu ke M anajer Pem asaran

• Djoko Purwanto (2011:89), apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan 4 (empat) pertanyaan berikut:
• Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dengan audiens / komunikan.
• Audiens bisa individu atau organisasi.
• Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan memprediksi reaksinya terhadap pesan
• Kegiatan dalam analisis audiens meliputi; – Mengembangkan profil audiens.
• Besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan menentukan bentuk dan format penulisan pesan.
• Semakin banyak audiens, semakin beragam perilaku, pendidikan, status, sikap.
• Mengenali audiens utama.
• Kenali dan pastikan orang yang paling berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan (posisi kunci).
• Menentukan tingkat pemahaman audiens.
• Memprediksi kemampuan serap audiens • Memperkirakan reaksi audiens.
• Untuk menghindari kritik dan perdebatan pesan bisnis perlu dilengkapi argumentasi yang didukung dengan bukti memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.<
  • – Memenuhi kebutuhan informasi audiens.
  • – Memuaskan kebutuhan motivasional audiens.

• Metode yang dapat digunakan untuk analisis audiens adalah pengamatan / observasi, wawancara, survei.

  Komunikasi dan Negosiasi Bisnis Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN UM UM TUJUAN KHUSUS

  Cara M engembangkan Profil audiens • Menentukan ukuran dan komposisi audiens.

• Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan Informasi audiens:
• Komunikator yang belum dikenal Audiensi, Audiensi harus diyakinkan terlebuh dahulu.
• Komunikaotr dengan pemampilan meyakinkan, membuat Audien termotivasi untuk menyimak pesan yang disampaikan. Sehingga pesan tersampakan dengan baik.

  1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat diterima oleh audiens.

  Memberikan butir yang menengenai jawaban Siapa (who),

  Jurnalistic Approach.

  (Conclusions), dan rekomendasi (Rekomendations) yang akan diberikan.

  Dengan membuat lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan temuan (Findings), kesimpulan

  CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet.

  Membuat nulis ide-ide pokok dalam daftar mengenai segala sesuatu yang dipikirkan.

  keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dengan mempertimbangkan alternatif tentang tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain: Random List.

  M em enuhi M em enuhi Kebut uhan Kebut uhan M ot ivasional M ot ivasional Audiens Audiens

  5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens dan berikan perhatian khusus.

  4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya

  3. Berikan semua informasi yang diperlukan

  2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan informasi tambahan yang relevan perlu diberikan

  1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan segera penuhi

  M em enuhi M em enuhi Kebut uhan Kebut uhan Inform asi Inform asi

• Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens.
• Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yang dapat dilakukan.
• Setiap pesan bisnis akan bermuara pasa satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea).
• Selain ide pokok dibutuhkan juga ide pendukung (supporting idea).
• Topik dan Ide Pokok merupakan sesuatu yang berbeda • Topik adalah subjek pesan yang lebih luas.
• Ide Pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.
• Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan diperoleh bila kegiatan dilakukan.
• Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:
>Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya pada pertimbangan logika.
• Menjelaskan sebab-akibat (Misalnya: menaikkan pinjaman ke bank) 2. Menggunakan pendekatan emosional audiens.
• Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, menaikkan status / gengsi, suka, benci, dan lain-
  • Menggali Ilham (brainstorming), yang memberikan
  • Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi berulang-ulang

  Komunikasi dan Negosiasi Bisnis Cara M engembangkan Profil audiens • Hubungan Komunikator dengan Audiens.

  Apa (what), Kapan (when), Dimana (where), Bagaimana (how) yang akan menjelaskan ide pokok.

  Saluran Komunikasi lisan Komunikasi lisan dapat digunakan apabila:

• Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu Saluran Lisan dan Saluran Tertulis. • Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
• Pesan relatif sederhana dan mudah dimeng>Saluran mana yang digunakan tergantung pada tujuan pesan, waktu, formalitas dan harapan • Tidak membutuhkan catatan permanen audiensnya.
• Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
• Ingin mendorong interaksi untuk pemec
• Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media yang dapat dipilh seperti; surat, surat masalah dan pengambilan keputusan. elektronik, telepon, faximile, buletin.

  Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Lisan SALURAN KOM UNIKASI TERTULIS KELEBIHAN KELEM AHAN Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:

• M enyediakan umpan Tidak menyediakan rekam- • Tidak diperlukan umpan balik secara langsung.

  balik dengan segera. an komunikasi yg dapat dibukt ikan t anpa alat

• Pesan terperinci dan kompleks.

  perekam.

• Memerlukan perencanaan yang seksama.
• M em ungkinkan t erjadinya
• M engurangi kendali kenyamanan berint eraksi.

  komunikat or pada pesan • Memerlukan catatan yg permanen.

  M eliput i berbagai isyarat Seringkali mengabai kan nonverbal.

• Penerima dalam jumlah yang banyak.

  kemungkinan memperbaiki at au mengedit pesan

• Penerima sulit dijangkau karena tersebar
• M em ungkinkan mengeks- secara geografis.

  presikan em osi dibalik pesan.

• Ingin meminimalkan distorsi.

  Kelebihan Dan Kelemahan Komunikasi Tertulis M EDIA Kelebihan Kelemahan

• M em ungkinkan m em buat M em butuhkan w aktu untuk

SALURAN LISAN SALURAN TERTULIS

  rencana dan m engendalikan um pan balik

• Percakapan t at ap m uka Surat , m em o, laporan pesan.

  (pidat o,rapat , dll) selebaran, proposal

• M eningggalkan bukti yang
>Kekurangan isyarat
• Telepon E-m ail

  verbal dapat diverifikasi

• Audio, TV, kom put er Telepon (SM S)

  M embutuhkan keterampilan M em inim alkan distorsi

• khusus dlam m enyiapkan, Teleconference Kom put er pesan.

  dan m em produksinya

  Video conference Faks Dapat m enjangkau M em butuhkan banyak

• Telegram

  penerim a yang secara sum berdaya utk membuat

• Pos biasa dan khusus

  geografis jauh. dan m endistribusikannya

  Komunikasi dan Negosiasi Bisnis

  Pertimbangan dalam Pemilihan M edia Gambar : Kekayaan media

• Kekayaan sebuah m edia, yait u kem am puan m edia

  Termasuk: percakapan, Termasuk: catatan, memo, unt uk; m enyam paikan pesan, m enfasilit asi um pan rapat,presentasi, surat, e-mail dan IM videoconference balik.

• Form alit as sebuah pesan. Dokumen Dokumen

  Telepon Lebih Bertatap

  Lebih tidak yang dan e-

• “kurus” muka Ket erbat asn m edia.

  kaya beralamat beralamat mail

• Tujuan pengirim .
• Urgensi dan biaya.

  Termasuk: voice mail Termasuk: pamflet, buletin,

• dan teleconference Preferensi / harapan penerim a.

  dan laporan standar

  Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142) Komunikasi dan Negosiasi Bisnis