Identifikasi Kebutuhan Sistem Informasi

  I dentifikasi Kebutuhan Sistem I nformasi Muhammad Rusman

  Pendahuluan e da u ua Titik Awal Pengembangan PIECES Analysis Pengertian Kebutuhan

  Prinsip Pemenuhan Kebutuhan Proses Pemenuhan Kebutuhan P P h K b t h

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  3

  1. Pendahuluan Sebelum dilakukan pengamatan terhadap proses bisnis • untuk memahaminya dengan baik, diperlukan tahapan penentuan kebutuhan ( t k b t h ( business requirements b i i t ) ). Tahapan ini diperlukan agar rancangan sistem • informasi manufaktur yang dibuat sesuai dengan kebutuhan para pengambil keputusan yang menggunakannya.

• Penentuan kebutuhan tersebut tidak lepas dari critical

  success factors dari sistem dan alasan awal mengapa success acto s da s ste da a asa a a e gapa sistem informasi tersebut akan dikembangkan. Oleh sebab itu, diperlukan suatu kerangka untuk • memahami mengapa sebuah sistem informasi akan dikembangkan.

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  4

  2. Critical Success Factors Setiap bisnis mempunyai faktor-faktor kritis • yang dapat membuat bisnis tersebut berhasil yang dapat membuat bisnis tersebut berhasil.

  Ini disebut sebagai Critical Success Factors • (CSF) » Misalkan pada sistem manufaktur yang berbasis pesanan, kecepatan merespon permintaan pesanan pelanggan (order response) merupakan faktor kritis pelanggan (order response) merupakan faktor kritis dalam keberhasilan bisnis perusahaan.

• Dengan demikian requirements harus ditujukan

  untuk memenuhi CSF ini

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  5

3. Titik Awal Pengembangan

  Pengembangan sistem informasi akan • menjadi bermanfaat jika menjadi bagian menjadi bermanfaat jika menjadi bagian dari strategi perbaikan performansi sistem.

• Pengembangan sistem informasi yang

  hanya sekedar mengikuti mode seringkali tidak menghasilkan apa-apa bahkan banyak yang menjadi pemborosan. Kerangka perbaikan performansi sistem • (manufaktur mislanya) harus menjadi dasar pengembangan sistem informasi

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  6 …titik awal

  Enterprise Transformation Internal and Internal and must be planned. must be planned. External External Environment Environment Constrains and Enables

  Enterprise Vision

  Desired To-Be Future

  Technology Process Strategy Improvement

  Current

  Strategy Cultural Change

  Enterprise

  Strategy Planned

  Transformation Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  7

4. Mengapa Sistem Informasi Dikembangkan ?

   Apapun metode pengembangan yang dipakai, proses pengembangan seharusnya diawali dengan timbulnya pengembangan seharusnya diawali dengan timbulnya masalah (problem), kesempatan (opportunity) atau adanya suatu arah pengembangan baru (directive)

   Problems : situasi yang tidak diharapkan yang membuat organisasi tidak dapat sepenuhnya mencapai tujuannya (current, suspected, anticipated)

   Opportunity : kesempatan untuk memperbaiki performansi organisasi walaupun tidak ada masalah

   Directive : keperluan-keperluan baru yang dituntut oleh manajemen, pemerintah atau faktor eksternal lain.

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  8 ..mengapa

   PIECES - a useful framework for classifying problems, opportunities, and directives.

    It is called PIECES because each of the letters It i ll d PIECES b h f th l tt represent one of six categories.

  P - the need to improve performance. I - the need to improve information (and data). E - the need to improve economics, control costs, or increase profits.

  C - the need to improve control or security. E - the need to improve efficiency of people and processes

  S - the need to improve service to customers, suppliers, partners, employees, etc.

  PIECES (1) The following checklist for problem, opportunity, and directive identification uses Wetherbe's PIECES framework. Note that the categories of PIECES are not mutually exclusive; some possible problems show up in multiple lists. Also, the list of possible problems is not exhaustive. The PIECES framework is

  5. Data is captured redundantly -- same data captured more than once

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  1. Data is not captured

  2. Data is not captured in time to be useful

  3. Data is not accurately captured -- contains errors

  4. Data is difficult to capture

  6. Too much data is captured

  B. Inputs

  7. Illegal data is captured

  C. Stored Data 1.

  Data is stored redundantly in multiple files and/or databases

  2. Stored data is not accurate (may be related to #1)

  3. Data is not secure to accident or vandalism

  4. Data is not well organized

  5. Data is not flexible – not easy to meet new information needs from stored data

  1 D t i t t d

  INFORMATION (and Data) Problems, Opportunities, and Directives

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1. Lack of any information

  9 equally suited to analyzing both manual and computerized systems and applications.

  PERFORMANCE Problems, Opportunities, and Directives A. Throughput – the amount of work performed over some period of time.

  B. Response time – the average delay between a transaction or request and a response to that

  transaction or request

  INFORMATION (and Data) Problems, Opportunities, and Directives

  A. Outputs

  2. Lack of necessary information

  PIECES (2)

  3 Lack of relevant information

  3. Lack of relevant information

  4. Too much information – ``information overload''

  5. Information that is not in a useful format

  6. Information that is not accurate

  7. Information that is difficult to produce

  8. Information is not timely to its subsequent use

  6. Data is not accessible

  PIECES (3)

  1. Bureaucratic red tape slows the system

  A. Too little security or control (continued)

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  2 A. Too little security or control (continued)

  5. Data privacy regulations or guidelines are being (or can be) violated

  6. Processing errors are occurring (either by people, machines, or software)

  7. Decision-making errors are occurring

  B. Too much security or control

  2. Controls inconvenience customers or employees

  PIECES (4)

  3. Excessive controls cause processing delays EFFICIENCY Problems, Opportunities, and Directives

  A. People, machines, or computers waste time

  1. Data is redundantly input or copied

  2 D t i d d tl d

  2. Data is redundantly processed

  3. Information is redundantly generated

  B. People, machines, or computers waste materials and supplies

  C. Effort required for tasks is excessive

  CONTROL (and Security) Problems, Opportunities, and Directives

  4. Redundantly stored data is inconsistent in different files or databases

  ECONOMICS Problems, Opportunities, and Directives

  B. Profits

  A. Costs

  1 C t k

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  1

  1. Costs are unknown

  2. Costs are untraceable to source 3.

  Costs are too high

  1. New markets can be explored

  unauthorized people

  2. Current marketing can be improved

  3. Orders can be increased CONTROL (and Security) Problems, Opportunities, and Directives A.

  Too little security or control

  1. Input data is not adequately edited

  2. Crimes are (or can be) committed against data ( ) g

  a. Fraud

  b. Embezzlement

  3. Ethics are breached on data or information – refers to data or information letting to

  D. Materials required for tasks is excessive

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  3 (5)

  PIECES

  SERVICE Problems, Opportunities, and Directives SERVICE Problems, Opportunities, and Directives

  A. The system produces inaccurate results

  B. The system produces inconsistent results

  C. The system produces unreliable results

  D. The system is not easy to learn

  E. The system is not easy to use

  F. The system is awkward to use

  G. The system is inflexible to new or exceptional situations

  H. The system is inflexible to change

  I. The system is incompatible with other systems J. The system is not coordinated with other systems

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  4

  1

   8 System

Production System

  Survey and Unplanned System Request Install and Users plan the implement

training, support, and feedback

project the production the business,

  Project and system

demonstrations Functional

problems,

  System Scope System and causes, and feedback effects

  2

  2

  7 ideas

  7

  Planned requirements Study and Construct and technical

  System and analyze the and test scope opinions support

  Project rriorities existing the target system ideas system

  System and installation

  Objectives Design opinions technical support

  Specifications leadership

  Prototypes

  3

  6 Define Design and consulting problem statement Information and priortize Business integrate executive services and Technology the business Requirements the leadership feasibility analysis Vendors requirements target system Feasibility Technology Design Design Assessment Integration Business Request Requirements and

4 Requirements Requirements for Project Target a Proposals Plan feasible system

  technology

  5 Technology solution standards Purchase

  Requirements Proposals System any new Owners system hardware and proposal Business Requirements software technology standards technology proposal

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  5

  5. Apa yang dimaksud Kebutuhan Kebutuhan (disebut juga system requirements atau • business requirements) adalah uraian yang jelas tentang keperluan (needs) dan keinginan (desires) untuk sebuah keperluan (needs) dan keinginan (desires) untuk sebuah sistem informasi. Uraian tersebut dapat dalam bentuk fungsi, fitur, dan batasan. Terdapat dua macam kebutuhan: •

  » Functional Requirement: fungsi atau fitur yang harus ada dalam sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan diterima oleh pemakai (user)

  Misal: sistem harus bisa menghitung jumlah penjualan per bulan per • wilayah penjualan wilayah penjualan » Non Functional Requirement: uraian fitur, karakteristik dan atribut sistem yang membatasi usulan solusi.

• Misal: sistem harus user friendly.

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  6

  6. Jenis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional pada dasarnya dapat dikelompokkan atas:

  User Interface Requirements . Kebutuhan pengguna sistem akan • input-output yang didukung sistem informasi.

• Processing Requirements . Spesifikasi kebutuhan pemrosesan yang

  diperlukan untuk melakukan semua aktivitas yang terlibat dalam transformasi input menjadi output.

  Storage Requirements . Pengorganisasian, isi dan ukuran basis data • dan prosedur untuk perawatannya.

• Control Requirements. Isu terkait dengan akurasi, validitas, keselamatan, keamanan dan adaptabilitas.

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  7

  7. Prinsip Penemuan Kebutuhan Banyak kebutuhan yang akan muncul dari rencana • p pembuatan sistem informasi, tetapi secara prinsip , p p p kebutuhan-kebutuhan tersebut harus:

  » Konsisten » Lengkap » Feasible » Diperlukan » Akurat » Traceable » Verifiable

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  8

  8. Proses Perumusan Kebutuhan Secara garis besar, proses perumusan • kebutuhan adalah: kebutuhan adalah:

  » Identifikasi dan analisis masalah » Identifikasi kebutuhan » Analisis dan dokumentasi kebutuhan » Pengelolaan kebutuhan g

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  1

  9

9. Metode Penemuan Kebutuhan

  Identifikasi kebutuhan pada dasarnya adalah • proses fact findings proses fact-findings

• Metode yang dapat digunakan untuk

  identifikasi kebutuhan adalah: » Melihat dokumen, formulir dan basis data yang ada » Riset dan kunjungan langsung » Observasi tempat kerja p j » Kuesioner » Wawancara » Prototyping » Joint requirement planning

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM 2 0

  Examples of Questions to Help Determine User Requirements:

• What on/off-line reporting capabilities do users need?
• What data values need to be included in these reports?

  How often do users need these reports, and when? •

• What on/off-line data entry capabilities do users need?
• What data values do users need for data entry

  capabilities? What data inquiry capabilities are desired by users? • What data values should each user be capable of • viewing? viewing?

• What updating actions do users need and can correctly

  provide?

  Example Questions (cont)

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM 2 1 reporting screens and documents?

• What data values are each user capable of updating?
• What format do users need for data entry, data access, & data
• What desktop/host computer capabilities do users need?
• What desktop to host computer communication capabilities do

  users need?

• What database data access is appropriate for users?
• What desktop computer file formats are needed for host

  t li k ? computer links?

• What training do users need regarding new system

  requirements?

• What is the desired level of security needed for each user?

  2 2 y g g

10. Analisis dan Dokumentasi Kebutuhan

• Setelah kebutuhan-kebutuhan ditemukan, perlu dilakukan

  analisis yang mendalam agar: Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM

  » Tidak ada kebutuhan yang hilang » Tidak ada kebutuhan yang konflik » Tidak ada kebutuhan yang infeasible » Tidak ada kebutuhan yang tumpang tindih » Semua kebutuhan jelas tidak ambigous

• Setelah analisis dilakukan, kebutuhan-kebutuhan tersebut diformalisasikan dalam dokumen resmi.
• Dokumen ini akan menjadi acuan dalam pengembangan sistem informasi.

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM 2 3

  ..dokumen Dokumen formal business requirements yang baik • meliputi: p

  » Kebutuhan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem informasi » Kebutuhan non-fungsional dari sistem termasuk, fitur, karakteristik dan atributnya » Batasan-batasan yang dapat menghambat pengembangan sistem atau pengoperasian sistem pada saat implementasi » Informasi mengenai sistem lain yang harus berhubungan dengan sistem yang akan dikembangkan sistem yang akan dikembangkan

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM 2 4

11. Pengelolaan Kebutuhan

  Pengembangan sistem membutuhkan waktu yang panjang • Selama masa pengembangan tersebut, bisa saja • dit ditemukan kebutuhan-kebutuhan baru atau kebutuhan- k k b t h k b t h b t k b t h kebutuhan yang ada mengalami perubahan Data empiris dalam proses pengembangan sistem • menunjukkan 50% kebutuhan yang telah didefinisikan mengalami perubahan Oleh sebab itu diperlukan pengelolaan yang baik agar • semua perubahan-perubahan ini dapat diakomodasikan dengan baik pada sistem informasi yang tengah dengan baik pada sistem informasi yang tengah dikembangkan.

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM 2 5

12. Penutup

  Pendefinisian Kebutuhan yang baik merupakan syarat • y yang harus dipenuhi dalam pengembangan sistem g p p g g informasi, termasuk jika ingin membeli software siap pakai. Meluangkan waktu yang cukup pada tahap ini adalah • sebuah langkah yang sangat bijak.

  Id e nt ifika s i Ke b utuha n SIM 2 6