Transparansi Rencana Pembangunan | Payakumbuh Kota renja arsip 2014
RENJA
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KOTA PAYAKUMBUH TAHUN 2014
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
Kota Payakumbuh
Tahun 2013
RENJA SKPD KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
TAHUN 2014
I. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Arsip yang merupakan dokumen otentik dan legal tercipta karena pelaksanaan kegiatan
pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip juga merupakan akuntabilitas
kinerja aparatur yang dapat dijadikan sebagai saksi abadi terhadap keberhasilan dan kegagalan
tugas aparatur negara. Arsip juga dapat dijadikan sebagai budaya dan sejarah. Untuk itu arsip
harus diselamatkan dan dikelola dengan baik.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh berdasarkan Peraturan Daerah
Kota Payakumbuh nomor 04 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat dan
Lembaga Teknis dilingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh, berarti pelaksanaan tugas
pemerintah maupun pembangunan di bidang kearsipan dan perpustakaan harus lebih
berdaya guna dan berhasil guna secara efektif dan efisien.
Usaha yang dapat dilakukan kearah itu adalah dengan meningkatkan volume kerja serta
kerjasama yang terkoordinir dan bertanggung jawab, baik antara SKPD atau unit kerja di
dalam Kota payakumbuh, Propinsi Sumatera barat maupun diluar Propinsi Sumatera Barat.
Program kegiatan kantor Arsip dan Perpustakaan tahun 2014 ini dibuat berpedoman kepada
Peraturan daerah Kota Payakumbuh nomor 04 tahun 2008 dan Peraturan Walikota
Payakumbuh nomor 66 tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Kantor
Arsip dan Perpustakaan kota payakumbuh.
Organisasi ini bertujuan agar pengelolaan arsip dan pengelolaan perpustakaan
terinventarisir secara baik, jelas dan akurat sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat
dipenuhi dengan cepat.
Dalam pengelolaan arsip dan perpustakaan kantor ini dari tahun ke tahun sudah
mengalami peningkatan baik dari segi pemenuhan sarana dan prasarana, pencapaian target
kinerja maupun anggaran yang dibutuhkan seperti :
1. Pengelolaan Arsip
Kantor Arsip dan Perpustakaan urusannya mengelola arsip dan perpustakaan
dalam perjalanannya banyak menemui kesulitan yang harus dicarikan solusinya
seperti :
a. Belum punyanya gedung kantor yang memenuhi standar.
b. Belum adanya tenaga pengaman/penjaga kantor
c. Masih kurangnya pemahaman pengelola arsip pada setiap unit kerja terhadap
arti pentingnya arsip, sehingga arsip yang akan dipilah pengelola (Kantor Arsip
dan Perpustakaan) dalam bentuk karungan.
d. Belum cukup tersedianya tenaga arsiparis baik di Kantor Arsip dan
perpustakaan maupun pada unit kerja lainnya.
Walaupun demikian sesuai dengan keterbatasan sarana dan prasarana serta
personil, secara bertahap kami telah berupaya untuk melaksanakan pengelolaan
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
1
arsip yang berada pada unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh
melalui kegiatan pemilahan arsip.
Arsip-arsip SKPD yang telah dipilah dari tahun 2005 sampai dengan tahun
2012 sebanyak 29 SKPD, dalma kurun waktu tersebut telah terealisasi 3.665 box
dan 23.695 berkas. Namun belum seluruhnya arsip-arsip SKPD tersebut diserahkan
ke Kantor Arsip dan Perpustakaan.
Arsip tersebut telah kami simpan di box arsip dan roling pack/lemari dorong
yang saat ini telah memenuhi 3 (tiga) ruang kelas.
Untuk menampung arsip hasil pilahan 29 unit kerja dan Badan Usaha Milik
Daerah (BUMD) serta arsip-arsip Komisi Pemilihan Umum (KPU) yang belum
diserahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan sangat dibutuhkan ruang
penyimpanan arsip yang memenuhi standar/depo arsip.
Untuk lebih meningkatkan pengelolaan arsip-arsip Pemerintah Payakumbuh di
masa yang akan datang, kedepan diharapkan :
1. Terlaksananya pembangunan gedung kantor dan depo arsip
2. Perlunya peningkatan SDM/Aparatur dalam bentuk Bimtek Kearsipan.
3. Penambahan jumlah personil kantor Arsip dan perpustakaan dengan tenaga
yang kapabel, terutama tenaga Arsiparis dan Pustakawan. Disamping itu juga
diharapkan tersedianya minimal 1 (satu) orang tenaga arsiparis pada setiap unit
kerja.
2. Perpustakaan
Perpustakaan Umum Daerah Kota payakumbuh yang sudah ada sebelum
dibentuknya kantor Arsip dan Perpustakaan memang sering berpindah-pindah lokasi.
Sejak menjadi bagian urusan Kantor Arsip dan perpustakaan daerah, unit
perpustakaan sebelumnya berada di Balaikota Bukit Sibaluik, kemudian pindah ke eks
SD Negeri 07 Kubu Gadang, sekarang berada di gedung eks. Dinas Kesehatan Kota.
Sejalan dengan kepindahan Kantor Arsip dan Perpustakaan ke Jalan SoekarnoHatta Np. 175 eks gedung DKK, keberadaan perpustakaan umum daerah diharapkan
semakin diminati masyarakat Kota Payakumbuh, lebih-lebih dengan semakin
bertambahnya keberadaan Perguruan Tinggi di kota Payakumbuh.
Dengan segala keterbatasan, kami telah mencoba meningkatkan minat dan budaya
baca dengan menambah koleksi buku-buku dan mengadakan kerjasama dengan Badan
Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat dalam bentuk pembinaan-pembinaan terhadap
taman-taman bacaan dan perpustakaan yang ada di Kota Payakumbuh.
Taman-taman bacaan dan perpustakaan yang ada saat ini :
-
Taman bacaan 6 buah yakni :
1. Taman Bacaan Seroja di Kec. Payakumbuh Timur
2. Taman Bacaan Bunga Mawar di Kec. Payakumbuh Utara.
3. Taman Bacaan Fatwa Bunda di Kec. Payakumbuh barat.
4. Taman Bacaan Nagari Koto Nan Gadang.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
2
5. Taman Bacaan Karang Taruna di Kelurahan Koto panjang Payobasung.
6. Taman bacaan Iqra di kelurahan payobasung.
-
Perpustakaan sekolah-sekolah yang dibina saat ini 18 buah.
Dalam rangka meningkatkan minat dan budaya baca kantor Arsip dan
Perpustakaan selalu menambah koleksi buku-buku perpustakaan bik yang
bersumber dari unit-unit kerja yang ada di Kota Payakumbuh, kerjasama dengan
Badan Pustaka Sumatera barat, sumbangan masyarakat dan melalui pengadaan
langsung yang dibiayai APBD Kota Payakumbuh.
-
Tahun 2005 : 3772 eksemplar
-
Tahun 2006 : 1744 eksemplar
-
Tahun 2007 : -
-
Tahun 2008 : 2500 eksemplar. Total keseluruhan sampai dengan 31 Desember 2012
sebanyak 15.485 elsemplar atau 8.084 judul.
Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan dalam upaya mencerdaskan
masyarakat, pada tahun anggaran 2013 dan tahun 2014 kantor Arsip dan Perpustakaan
kembali mengusulkan kegiatan pengadaan bahan perpustakaan.
Landasan Hukum
1. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tenang Kearsipan
2. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang perpustakaan
Masud dan Tujuan
Penyusunan Rencana Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Tahun 2014 dimaksudkan
sinergitas antara Perencanaan, Penganggaran, Pelaksanaan dan Pelayanan serta mewujudkan
efesiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dan perpustakaan
Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Landasan Hukum
1.3 Maksud dan Tujuan
1.4 Sistematika Penulisan
Bab II Evaluasi Pelaksanaan Rencana kerja
Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja
Analisis Kinerja Pelayanan
Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi
Bab III Tujuan, Sasaran, Program dan Kegiatan
3.1 Tujuan Pembangunan
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
3
3.2 Sasaran dan Program Tahun 2014
3.3 Program dan Kegiatan
Bab IV Penutup
II. Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD 2011
2.1 Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja
Hasil evaluasi pelaksanaan Rencana Kerja Tahun 2011 capaian akhir program kegiatan rata-rata
93.08 % dengan anggaran Rp. 476.749.650,- sedangkan capaian program kegiatan akhir tahun
2012 rata-rata 95.16 % dengan anggaran Rp. 443.215.450,- sementara anggaran untuk belanja
langsung tahun 2013 sebesar Rp. 445.394.540, jika dikaitkan target Renstra dengan capaian
akhir progaram kegiatan dari Renja tahun 2011 dan tahun 2012 belum mencapai 100 %
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran yang terdiri dari :
a. Penyediaan Jasa Surat menyurat.
Masukan
:
Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 1.286.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya pendistribusian surat menyurat.
Hasil
:
Meningkatnya pelayanan jasa administrasi 100%
Secara fisik kegiatan ini berhasil direalisir sebesar 100 % sedangkan realisasi keuangan
hanya 97,98%.
Tingginya capaian kinerja kegiatan ini dikarenakan banyaknya surat-surat yang
membutuhkan penggunaan perangko dan benda pos lainnya, atau berarti kegiatan ini
terlaksana dengan baik, dari anggaran sebesar Rp. 1.286.000,b. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor.
Masukan
:
Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 814.400,-
Keluaran
:
Terlaksananya jasa kebersihan kantor 1 tahun.
Hasil
:
Meningkatnya kebersihan kantor 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 76,19% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini tidak terlaksana dengan baik.
c. Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kendaraan Dinas/Operasional.
Masukan
:
Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 2.010.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya
pemeliharaan
dan
perizinan
kendaraan
dinas
/operasional 7 unit
Hasil
:
Tersedianya jasa pemeliharaan dan perizinan kendaraan dinas/
operasional
Capaian input kegiatan ini 95,07% dan capaian output 100%. Ini berarti kegiatan ini
terlaksana dengan baik.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
4
d. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 29.400.000,-
Keluaran
:
Tersedianya Jasa pengelolaan administrasi keuangan untuk 7 orang
Hasil
:
Tersedianya tertip administrasi keuangan SKPD 100%
Capaian input kegiatan ini 89,80% dan capaian output 100%. Hal ini berarti kegiatan ini
terlaksana dengan sangat baik.
e. Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kerja.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 200.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya jasa perbaikan peralatan kerja untuk 20 unit.
Hasil
:
Tercapainya perbaikan peralatan kerja sebanyak 100%.
Capaian input kegiatan ini sebesar 42,50% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini tidak terlaksana dengan baik.
f. Penyediaan Alat Tulis Kantor.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp.9.611.875,-
Keluaran
:
Terpenuhinya alat tulis kantor untuk 1 tahun.
Hasil
:
Tersedianya alat tulis kantor 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 63,78 % dan capaian output sebesar 100%.ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan baik.
g. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 6.092.700,-
Keluaran
:
Terlaksananya penyediaan barang cetakan dan penggandaan untuk 1
tahun.
Hasil
:
Terlaksananya penyediaan barang cetakan dan penggandaan.
Capaian input kegiatan ini sebesar 81,49% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan baik dan berhasil menekan pembelanjaan anggaran sebesar
Rp. 1.127.700,- dari dana yang di alokasikan sebesar Rp. 6.092.700,h. Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 17.800.700,-
Keluaran
:
Terlaksananya pembayaran rekenening air, listrik dan telepon 1 tahun.
Hasil
:
Tersedianya air, listrik dan telepon 100%
Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik capaian inputnya
76,87% sedangkan capaian output kegiatan ini sebesar 100% terealisasi.
Rendahnya capaian input kegiatan ini disebabkan karena efisiensi pemakaian air, listrik dan
telepon sesuai kebutuhan. Dari kegiatan ini berhasil menekan pembelanjaan dan anggaran
sebesar Rp. 4.116.862,- dari dana yang dialokasikan sebesar Rp. 17.800.700,-
i. Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
5
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 10.416.500,-
Keluaran
:
Tersedianya bahan bacaan 1 tahun
Hasil
:
Tersedianya bahan bacaan kantor 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 96,28% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana secara baik dan berhasil menekan pembelanjaan anggaran sebesar
Rp. 388.000,- dari dana yang di alokasikan sebesar Rp. 10.416.500,j. Penyediaan Makanan dan Minuman.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 3.850.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya penyediaan makan minum 1 tahun.
Hasil
:
Tersedainya Makan dan minum 100%.
Capaian input kegiatan ini sebesar 61,84% dan capaian output sebesar 100%.
Rendahnya capaian kegiatan ini disebabkan karena pada umumnya rapat-rapat interen
Kantor dilakukan pagi hari waktu sebelum makan siang, disamping itu tamu yang datang
sedikit. Dari anggaran yang disediakan sebesar Rp. 3.850.000,- terealisasi sebesar Rp.
2.380.950,-. Ini berarti penekanan anggaran bisa dilakaukan sebesar Rp. 1.469.050,k. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi keluar daerah
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 72.436.500,-
Keluaran
:
Terlaksananya rapat-rapat Koordinasi dan konsultasi keluar daerah 1
tahun
Hasil
:
Meningkatnya SDM aparatur 100%.
Capaian input kegiatan ini sebesar 94,15% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kgiatan ini terlaksana dengan sangat memuaskan. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini
sebesar Rp. 4.236.000,- dari anggaran yang tersedia sebesar Rp. 72.436.500,l. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan bangunan Kantor
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 458.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya penyediaan komponen instalasi listrik 1 tahun.
Hasil
:
Tersedianya instalasi listrik/elektronik yang dibutuhkan 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 100 % dan capaian output sebesar 100 %.
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur, dengan kegiatan :
a. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 51.932.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya Pemeliharaan Rutin Kendaraan Dinas Operasional 1
tahun
Hasil
:
Mendukung Kelancaran pelaksanaan tugas 100%
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
6
Capaian input kegiatan ini sebesar 78,08% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan sangat baik dari rencana pemeliharaan 7 unit kendaraan
terealisasi 7 unit kendaraan.
b. Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp.4.893.880,-
Keluaran
:
Terlaksananya Pemeliharaan gedung kantor 1 tahun
Hasil
:
Meningkatnya kualitas gedung kantor 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 88,47% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan baik. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini sebesar
Rp.564.480,- dari anggaran yg dialokasikan sebesar Rp. 4.893.880,3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur, dengan kegiatan :
a. Pengadan Pakaian dinas Beserta perlengkapannya.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 5.250.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya pengadaan pakaian dinas dan perlengkapannya untuk 15
stel
Hasil
:
Tersedainya pakaian dinas 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 100 % dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan sangat memuaskan dari rencana untuk 15 stel pakaian dinas
terealisasi seluruhnya.
4. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan, dengan kegiatan :
a. Pengadaan Sarana Penyimpanan
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 49.212.450,-
Keluaran
:
Tersedianya Sarana Penyimpanan Arsip 3 jenis barang
Hasil
:
Tertata dan tersedianya arsip 50%
Capaian input kegiatan ini sebesar 98,25% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan sangat memuaskan dari rencana pengadaan untuk 3 jenis
barang terealisasi 3 jenis barang.
5. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Arsip daerah :
a. Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 105.308.700,-
Keluaran
:
Terlaksananya Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah 1 tahun
Hasil
:
Terpilahnya arsip daerah dan terjaminnya keutuhan dokumen/Arsip
dar pelapukan dan hama serangga 100%.
Capaian input kegiatan ini sebesar 84,13% dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini
berarti secara fisik kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik dan berhasil menekan
anggaran sebesar Rp. 1.710.700,- dari anggaran yang tersedia sebesar Rp. 105.308.700,-
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
7
6. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan :
a. Pengembangan Minat dan Budaya Baca
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 15.246.500,-
Keluaran
:
Terlaksananya Perpustakaan Keliling 1 tahun
Hasil
:
Meningkatnya Minat Baca Masyarakat di kelurahan dan sekolah 50%
Capaian input kegiatan ini sebesar Rp. 46,10% dari capaian output sebesar 100 %. Dilihat
dari persentase keuangan capaiannya rendah, namun dari segi fisik telah dapat dilaksanakan
sesuai rencana.
b. Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 24.392.300,-
Keluaran
:
Terlaksananya Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca kepada
masyarakat
Hasil
:
Meningkatnya pengetahuan masyarakat akan pentingnya membaca dan
mengunjungi perpustakaan 50%
Nilai capaian input kegiatan ini sebesar 71,29% dan capaian output sebesar 85%.
c. Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan
Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 14.400.750,-
Keluaran
:
Terlaksananya Supervisi dan Pembinaan Perpustakaan Masyarakat dan
Sekolah 5 kecamatan.
Hasil
:
Terbinanya Perpustakaan Masyarakat dan Perpsutakaan Sekolah 50%
Capaian input kegiatan ini sebesar 74,72 % dan capaian outpur sebesar 100%.
Rendahnya capaian input kegiatan ini disebabkan semula untuk satu perpustakaan
dikunjungi 4 kali dalam satu kegiatan, kenyataannya dapat dilakukan dengan 3 kali
kunjungan.
d. Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 49.936.395,-
Keluaran
:
Tersedianya bahan bacaan masyarakat 1 tahun.
Hasil
:
Meningkatnya jumlah bahan bacaan perpustakaan
Capaian input kegiatan ini sebesar 98,88 % dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini
berarti dapat terlaksana dengan baik. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini sebesar Rp.
560.195,- dari dana yang di alokasikan sebesar Rp. 49.936.395,-
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
8
2.2 Analisis Kinerja Pelayanan
INDIKATOR KINERJA DAN PENCAPAIAN KINERJA PROGRAM DAN KEGIATAN
TAHUN ANGGARAN 2012
SKPD
: KANTOR ARSIP DAN
PERPUSTAKAAN
KEADAAN
: DESEMBER 2012
PROGRAM/KEGIATAN/SUB
KEGIATAN
NO
1
I
INPUT (DANA)
TARGET REALISASI
(Rp)
(Rp)
5
A.
PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI
7
204.448.100
186.803.185
3.986.000
3.610.500
3.986.000
3.610.500
600.000
597.000
3.386.000
3.013.500
34.100.000
28.800.385
34.100.000
28.800.385
10.800.000
10.498.665
8.900.000
6.804.360
14.400.000
11.497.360
OUTPUT
SATUAN
KET
TARGET
REALISASI
9
10
1
1
Tahun
-
1
1
Tahun
-
11
PERKANTORAN
1.
PENYEDIAAN JASA SURAT
MENYURAT
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Perangko,materai dan benda pos
lainnya
Belanja paket/pengiriman
2.
PENYEDIAAN JASA KOMUNIKASI,
SUMBER DAYA AIR DAN LISTRIK
BELANJA BARANG DAN JASA
Rekening Telepon
Belanja Air
Belanja Listrik
3.
PENYEDIAAN JASA
PEMELIHARAAN DAN
PERIZINAN KEND. DINAS
OPERASIONAL
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Jasa KIR
Belanja Surat Tanda Nomor Kendaraan
4.
PENYEDIAAN JASA ADM
KEUANGAN
BELANJA PEGAWAI
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
5.
PENYEDIAAN JASA KEBERSIHAN
KANTOR
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Peralatan Kebersihan dan Bahan
Pembersih
6.
PENY. JASA PERBAIKAN
PERALATAN KERJA
BELANJA PEGAWAI
Belanja jasa service
3.445.000
2.234.000
3.445.000
2.234.000
120.000
107.500
3.325.000
2.126.500
30.060.000
30.060.000
30.060.000
30.060.000
30.060.000
30.060.000
858.700
711.000
858.700
711.000
858.700
711.000
4.724.600
3.205.000
4.724.600
3.205.000
4.724.600
3.205.000
7
7
Orang
-
7
7
Orang
-
1
1
Tahun
-
8
8
unit
7.
PENYEDIAAN ALAT TULIS KANTOR
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Alat Tulis Kantor
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
5.688.900
3.618.000
5.688.900
3.618.000
5.688.900
3.618.000
1
1
Tahun
-
9
8.
PENY. BARANG CETAKAN &
PENGGANDAAN
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Cetak
Belanja Penggandaan
Belanja Penjilidan
5.964.000
3.444.500
5.964.000
3.444.500
2.098.000
1.560.000
2.880.000
1.507.500
986.000
377.000
1
1
Tahun
9.
PENY. KOMPONEN INSTALASI
LISTRIK/
PENERANGAN BANGUNAN
KANTOR
BELANJA BARANG DAN JASA
B. alat listrik & elektronik (lampu
pijar,battery kering)
10.
PENY. PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN
KANTOR
BELANJA MODAL
BM. Pengadaan Faximile
BM. Pengadaan Monitor/Display
BM. Pengadaan UPS/Stabilizer
BM. Pengadaan Kelengkapan Komputer
11.
PENYEDIAAN BAHAN BACAAN DAN
442.000
442.000
442.000
442.000
442.000
442.000
7.690.000
6.409.000
7.690.000
6.409.000
4.000.000
2.970.000
1.200.000
1.199.000
2.040.000
1.815.000
450.000
425.000
8.475.000
8.254.500
8.475.000
8.254.500
8.475.000
8.254.500
3.560.900
1.058.200
3.560.900
1.058.200
2.300.900
577.500
1.260.000
480.700
95.453.000
94.956.100
95.453.000
94.956.100
12.125.000
11.630.000
83.328.000
83.326.100
56.518.000
46.706.800
56.518.000
46.706.800
56.518.000
46.706.800
2.500.000
1.020.000
12.640.000
12.309.300
41.378.000
33.377.500
6.750.000
6.750.000
6.750.000
6.750.000
1
1
Tahun
1
1
Tahun
1
1
Tahun
-
1
1
Tahun
-
1
1
Tahun
-
1
1
Tahun
15
15
Stel
PERATURAN PERUNDANGUNDANGAN
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Surat Kabar/Majalah
12.
PENYEDIAAN MAKANAN DAN
MINUMAN
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Makanan dan Minuman Rapat
Belanja Makanan dan Minuman Tamu
13.
RAPAT-RAPAT KOORDINASI DAN
KONSULTASI KELUAR DAERAH
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Perjalanan Dinas dalam daerah
Belanja Perjalanan Dinas luar daerah
B.
PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN
PRASARANA APARATUR
1
PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA
KENDARAAN DINAS/OPERASIONAL
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Jasa Service
Belanja Penggantian Suku Cadang
Belanja Bahan Bakar Minyak/Gas dan
Pelumas
II
C.
PROGRAM PENINGK. DISIPLIN
APARATUR
1.
PENGADAAN PAKAIAN DINAS
BESERTA
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
10
KELENGKAPANNYA
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Pakaian Sipil Harian (PSH)
D.
PROGRAM PERBAIKAN SIST. ADM
KEARSIPAN
1.
PENGADAAN SARANA
PENYIMPANAN
BELANJA PEGAWAI
H. Panitia Pelaksana Kegiatan
H.Tim Pengadaan Barang dan Jasa
H. Tim Pemeriksa Barang dan Jasa
BELANJA BARANG DAN JASA
B. ATK
B. Makan dan Minum Tamu
BELANJA MODAL
BM. Pengadaan Peralatan Lainnya
BM. Bahan Kain
BM. Tangga
BM. Pengadaan Rak Buku/TV/Kembang
E.
PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/
6.750.000
6.750.000
6.750.000
6.750.000
22.907.850
21.080.000
22.907.850
21.080.000
1.390.000
700.000
690.000
-
250.000
250.000
450.000
450.000
481.000
-
145.000
-
5
5
Jns Barang
-
336.000
21.036.850
20.380.000
1.506.850
1.400.000
1.780.000
1.710.000
1.500.000
1.155.000
16.250.000
16.115.000
83.910.050
73.986.250
83.910.050
73.986.250
51.185.000
45.085.000
4.060.000
4.060.000
46.000.000
40.500.000
1.125.000
525.000
32.725.050
23.901.250
764.250
764.250
200.000
200.000
480.000
480.000
27.500.000
21.395.000
250.000
240.000
328.800
120.000
70.000
30.000
2.250.000
600.000
882.000
72.000
68.681.450
63.252.250
9.307.000
8.504.500
BERKALA SARANA & PRASARAN
KEARSIPAN
1.
PEME. RUTIN/BERKALA ARSIP
DAERAH
BELANJA PEGAWAI
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
Honorarium Tenaga
Ahli/Instruktur/Narasumber
Honorarium Pegawai Honorer/Pegawai
Tidak Tetap
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja alat Tulis Kantor
Belanja Bahan Baku Bangunan
Belanja Peralatan Studio
Belanja Jasa Transportasi dan Akomodasi
Belanja Dokumentasi
Belanja Penggandaan
Belanja Jilid
Belanja Sewa Sarana Mobilitas Darat
Belanja Makanan dan Minuman Tamu
F.
PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA
BACA
DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN
1
SUPERVISI,PEMBINAAN DAN
STIMULASI
PADA PERPUSTAKAAN UMUM,
PERPUSTAKAAN
KHUSUS,PERPUSTAKAAN
SEKOLAH DAN
PERPUSTAKAAN MASYARAKAT
1
1
Tahun
5
5
Kecamatan
BELANJA PEGAWAI
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
11
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Alat Tulis Kantor
Belanja Perjalanan Dinas dalam daerah
2
PENGEMBANGAN MINAT &
BUDAYA BACA
BELANJA PEGAWAI
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Perjalanan Dinas dalam daerah
3
PENYEDIAAN BAHAN PUSTAKA
8.910.000
8.242.500
8.910.000
8.242.500
397.000
262.000
397.000
262.000
-
-
10.810.000
7.772.500
9.635.000
7.472.500
9.635.000
7.472.500
1.175.000
300.000
1.175.000
300.000
48.564.450
46.975.250
1.305.000
615.000
690.000
-
165.000
165.000
450.000
450.000
4.451.450
3.860.250
409.450
360.250
3.500.000
3.500.000
150.000
-
35.000
-
357.000
-
42.808.000
42.500.000
42.808.000
42.500.000
443.215.450
398.578.485
-
1
1
Tahun
-
1
1
Paket
PERPUSTAKAAN UMUM
DAERAH
BELANJA PEGAWAI
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
Honorarium Tim Pengadaan Barang dan
Jasa
Honorarium Tim Pemeriksa Barang dan
Jasa
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Alat tulis kantor
Belanja Cetak
Belanja Penggandaan
Belanja Penjilidan
Belanja Makanan dan Minuman Rapat
BELANJA MODAL
Belanja Modal Pengadaan buku
pengetahuan umum
2.3 Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi
1. Sesuai dengan tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan untuk menyelenggarakan arsip
secara langsung maupun tidak langsung secara terus menerus diperlukan dan dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi di lingkungan pemerintah serta pelayanan di bidang
perpustakaan dan informasi, secara terus tetap berupaya meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat/pemustaka dan SKPD Kota Payakumbuh.
Di bidang perpustakaan mestinya upaya-upaya yang kita lakukan adalah dengan
meningkatkan/menambah koleksi buku-buku, majalah, baik yang bersumber dari dana
APBD kota, propinsi, atau pun APBN, serta memberikan pelayanan langsung kepada
pemustaka di lapangan dengan memanfaatkan mobil pustaka keliling datang ke kelurahan,
sekolah dan perguruan tinggi di kota payakumbuh dan memgembangkan perpustakaan
berbasis IT dengan bekerja sama dengan Perpustakaan Nasional RI serta pihak swasta
yayasan Coca cola Foundation Indonesia.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
12
Sementara di bidang Kearsipan kita selalu meningkatkan sarana dan prasarana untuk
penyimpanan arsip SKPD yang telah di pilah, seperti adanya pengadaan Roll Opack dan
Rak Siku serta sarana pendukung lainnya. Mengembangkan kearsipan SIKS (sistem
informasi kearsipan statis) dan jaringan informasi kearsipan dengan jaringan informasi
dengan Nasional. Dalam Anggaran tahun 2013 telah dianggarkan pembangunan database
informasi kearsipan secara digital. Hal kritis dalam pelayanan adalah Kantor Arsip dan
Perpustakaan belum memiliki gedung yang sesuai standar Perpustakaan dan Kearsipa.
2. Permasalahan dan hambatan yang dihadapi dalam menyelenggarakan Tugas dan fungsi
•
Tidak atau Belum mempunyai tenaga pustakawan dan arsiparis pelaksana hanya 1
orang
•
Belum adanya Gedung yang representatif
•
Masih berkurang nya koleksi buku-buku perpustakaan
•
Masih kurang nya sarana dan prasarana Kearsipan dan Perpustakaan
3. Dampaknya terhadap pencapaian Visi dan Misi Kepala Daerah
•
Semakin meningkatnya SDM Kota Payakumbuh
•
Semakin meningkatnya minat dan budaya baca
•
Semakin pedulinya SKPD untuk penyelamatan arsipnya melalui Kantor Arsip dan
Perpustakaan.
4. Tantangan dan peluang dalam meningkatkan Pelayanan
Tantangan
•
Fasilitas Perpustakaan dan Kearsipan yang kurang memadai
•
SDM yang kurang memadai
Peluang
•
Adanya kerja sama dengan pihak swasta coca cola foundation
•
Adanya kerja sama dengan Perpustakaan Propinsi dan Perpuseru serta ANRI
•
Tersedianya kendaraan dinas pustaka keliling
•
Meningkatnya kepedulian masyarakat payakumbuh terhadap pelayanan masyarakat
III. Tujuan dan Sasaran Program dan Kegiatan
3.1. Tujuan Pembangunan 2014
Tujuan Pembangunan yang akan dicapai bidang Kearsipan dan Perpustakaan :
1. Terealisasinya pengelolaan arsip yang efisien dan efektif untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban arsip dalam penyelenggaraan pemerintah.
2. Tersedianya perpustakaan yang lengkap untuk sumber informasi dan ilmu bagi masyarakat
Kota Payakumbuh.
3. Tersedianya petugas yang profesional baik kwalitas maupun kwantitas.
4. Meningkatkan kesadaran dan kebersamaan swasta dalam pembangunan.
3.2. Sasaran Program Tahun 2014
Sasaran Yang Akan Dicapai
1.
Tercapainya tertib pengelolaan arsip sebagai sumber kearsipan tentang hasil kegiatan
Pemerintah :
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
13
a. Meningkatkan akuisisi arsip.
b. Peningkatan pemeliharaan dan pelestarian arsip.
c. Terciptanya pola pembinaan kearsipan yang sistimatis dan berkesinambungan.
2.
Tersedianya perpustakaan yang lengkap.
a. Terciptanya tertib pengelolaan perpustakaan.
b. Tersedianya literatur yang lengkap dan up to date.
c. Terciptanya pola pelayanan untuk mendukung pelayanan prima kepada pengunjung
perpustakaan.
3.
Meningkatnya kemampuan pengelola arsip dan perpustakaan
4.
Meningkatnya sarana dan prasarana untuk mendukung pelayanan dan optimalisasi,
kearsipan dan perpustakaan.
5.
Meningkatnya kepedulian dan peranserta masyarakat/swasta dalam pembangunan.
Cara Pencapaian Sasaran dan Tujuan
Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan diatas diformulasikan cara
mencapai tujuan dan sasaran melalui kebijakan sebagai berikut :
a. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
b. Melakukan penyempurnaan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan daerah.
c. Meningkatkan pelayanan dan pembinaan, arsip dan perpustakaan.
d. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
e. Tersedianya gedung perpustakaan yang memenuhi standar.
3.3. Program dan Kegiatan 2014
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran yang terdiri dari :
a.
Penyediaan Jasa Surat menyurat.
b. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor.
c. Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kend. Dinas/Operasional.
d. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan.
e. Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kerja.
f.
Penyediaan Alat Tulis Kantor.
g. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.
h. Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor.
i.
Penyediaan Komunikasi Sumber daya Air dan Listrik.
j.
Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundan-undangan.
k. Penyediaan Makanan dan Minuman.
l.
Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Keluar Daerah.
m. Penyediaan Komponen Instalasi/Penerangan Bangunan Kantor.
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur :
a. Pengadaan Mebeleur
b. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
c. Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional.
.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
14
3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur.
a. Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya.
4. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan.
a. Pengadaan Sarana Penyimpanan.
b. Pembangunan Database Informasi Kearsipan
5. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan.
a. Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah.
b. Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Situasi Data.
6. Program Penyelamatan dan Pelestarian dokumen/Arsip Daerah
a. Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah.
b. Penyusutan Arsip In-aktif
7. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
a.
Pengembangan Minat dan Budaya baca.
b. Supervisi, pembinaa dan stimulasi pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan
Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat.
c. Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah.
IV. Penutup
Perencanaan Tahunan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh merupakan
penjabaran dan upaya untuk ikut mempercepat mewujudkan visi dan misi Kota Payakumbuh
melalui bidang tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan.
Rencana Tahunan ini sekaligus menjadi arah tujuan yang hendak dicapai dalam rentang waktu satu
tahun kedepan dan sekaligus menjadi Program Kegiatan Tahunan
Rencana Tahunan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh tidaklah berdiri
sendiri dan akan dapat terlaksana apabila didukung dan ditunjang oleh program unit kerja lain.
Penyusunan Rencana Tahunan ini sangat sederhana dan sangat besar pula kemungkinan terjadi
kesalahan di sana-sini yang kesemuanya bukan merupakan suatu kesengajaan dan diharapkan
kepada semua pihak dapat memberikan kontribusi untuk penyempurnaan Penyusunan Rencana
Tahunan ini selanjutnya. Terima Kasih.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
15
/012313 4/56/37 831 906:3;31 4/:5/:;3< 830/3= 95;3 43>39?7@?= ABCD
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KOTA PAYAKUMBUH TAHUN 2014
KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
Kota Payakumbuh
Tahun 2013
RENJA SKPD KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
TAHUN 2014
I. Pendahuluan
1.1. Latar Belakang
Arsip yang merupakan dokumen otentik dan legal tercipta karena pelaksanaan kegiatan
pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Arsip juga merupakan akuntabilitas
kinerja aparatur yang dapat dijadikan sebagai saksi abadi terhadap keberhasilan dan kegagalan
tugas aparatur negara. Arsip juga dapat dijadikan sebagai budaya dan sejarah. Untuk itu arsip
harus diselamatkan dan dikelola dengan baik.
Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh berdasarkan Peraturan Daerah
Kota Payakumbuh nomor 04 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat dan
Lembaga Teknis dilingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh, berarti pelaksanaan tugas
pemerintah maupun pembangunan di bidang kearsipan dan perpustakaan harus lebih
berdaya guna dan berhasil guna secara efektif dan efisien.
Usaha yang dapat dilakukan kearah itu adalah dengan meningkatkan volume kerja serta
kerjasama yang terkoordinir dan bertanggung jawab, baik antara SKPD atau unit kerja di
dalam Kota payakumbuh, Propinsi Sumatera barat maupun diluar Propinsi Sumatera Barat.
Program kegiatan kantor Arsip dan Perpustakaan tahun 2014 ini dibuat berpedoman kepada
Peraturan daerah Kota Payakumbuh nomor 04 tahun 2008 dan Peraturan Walikota
Payakumbuh nomor 66 tahun 2008 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Kantor
Arsip dan Perpustakaan kota payakumbuh.
Organisasi ini bertujuan agar pengelolaan arsip dan pengelolaan perpustakaan
terinventarisir secara baik, jelas dan akurat sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat
dipenuhi dengan cepat.
Dalam pengelolaan arsip dan perpustakaan kantor ini dari tahun ke tahun sudah
mengalami peningkatan baik dari segi pemenuhan sarana dan prasarana, pencapaian target
kinerja maupun anggaran yang dibutuhkan seperti :
1. Pengelolaan Arsip
Kantor Arsip dan Perpustakaan urusannya mengelola arsip dan perpustakaan
dalam perjalanannya banyak menemui kesulitan yang harus dicarikan solusinya
seperti :
a. Belum punyanya gedung kantor yang memenuhi standar.
b. Belum adanya tenaga pengaman/penjaga kantor
c. Masih kurangnya pemahaman pengelola arsip pada setiap unit kerja terhadap
arti pentingnya arsip, sehingga arsip yang akan dipilah pengelola (Kantor Arsip
dan Perpustakaan) dalam bentuk karungan.
d. Belum cukup tersedianya tenaga arsiparis baik di Kantor Arsip dan
perpustakaan maupun pada unit kerja lainnya.
Walaupun demikian sesuai dengan keterbatasan sarana dan prasarana serta
personil, secara bertahap kami telah berupaya untuk melaksanakan pengelolaan
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
1
arsip yang berada pada unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh
melalui kegiatan pemilahan arsip.
Arsip-arsip SKPD yang telah dipilah dari tahun 2005 sampai dengan tahun
2012 sebanyak 29 SKPD, dalma kurun waktu tersebut telah terealisasi 3.665 box
dan 23.695 berkas. Namun belum seluruhnya arsip-arsip SKPD tersebut diserahkan
ke Kantor Arsip dan Perpustakaan.
Arsip tersebut telah kami simpan di box arsip dan roling pack/lemari dorong
yang saat ini telah memenuhi 3 (tiga) ruang kelas.
Untuk menampung arsip hasil pilahan 29 unit kerja dan Badan Usaha Milik
Daerah (BUMD) serta arsip-arsip Komisi Pemilihan Umum (KPU) yang belum
diserahkan ke Kantor Arsip dan Perpustakaan sangat dibutuhkan ruang
penyimpanan arsip yang memenuhi standar/depo arsip.
Untuk lebih meningkatkan pengelolaan arsip-arsip Pemerintah Payakumbuh di
masa yang akan datang, kedepan diharapkan :
1. Terlaksananya pembangunan gedung kantor dan depo arsip
2. Perlunya peningkatan SDM/Aparatur dalam bentuk Bimtek Kearsipan.
3. Penambahan jumlah personil kantor Arsip dan perpustakaan dengan tenaga
yang kapabel, terutama tenaga Arsiparis dan Pustakawan. Disamping itu juga
diharapkan tersedianya minimal 1 (satu) orang tenaga arsiparis pada setiap unit
kerja.
2. Perpustakaan
Perpustakaan Umum Daerah Kota payakumbuh yang sudah ada sebelum
dibentuknya kantor Arsip dan Perpustakaan memang sering berpindah-pindah lokasi.
Sejak menjadi bagian urusan Kantor Arsip dan perpustakaan daerah, unit
perpustakaan sebelumnya berada di Balaikota Bukit Sibaluik, kemudian pindah ke eks
SD Negeri 07 Kubu Gadang, sekarang berada di gedung eks. Dinas Kesehatan Kota.
Sejalan dengan kepindahan Kantor Arsip dan Perpustakaan ke Jalan SoekarnoHatta Np. 175 eks gedung DKK, keberadaan perpustakaan umum daerah diharapkan
semakin diminati masyarakat Kota Payakumbuh, lebih-lebih dengan semakin
bertambahnya keberadaan Perguruan Tinggi di kota Payakumbuh.
Dengan segala keterbatasan, kami telah mencoba meningkatkan minat dan budaya
baca dengan menambah koleksi buku-buku dan mengadakan kerjasama dengan Badan
Perpustakaan Propinsi Sumatera Barat dalam bentuk pembinaan-pembinaan terhadap
taman-taman bacaan dan perpustakaan yang ada di Kota Payakumbuh.
Taman-taman bacaan dan perpustakaan yang ada saat ini :
-
Taman bacaan 6 buah yakni :
1. Taman Bacaan Seroja di Kec. Payakumbuh Timur
2. Taman Bacaan Bunga Mawar di Kec. Payakumbuh Utara.
3. Taman Bacaan Fatwa Bunda di Kec. Payakumbuh barat.
4. Taman Bacaan Nagari Koto Nan Gadang.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
2
5. Taman Bacaan Karang Taruna di Kelurahan Koto panjang Payobasung.
6. Taman bacaan Iqra di kelurahan payobasung.
-
Perpustakaan sekolah-sekolah yang dibina saat ini 18 buah.
Dalam rangka meningkatkan minat dan budaya baca kantor Arsip dan
Perpustakaan selalu menambah koleksi buku-buku perpustakaan bik yang
bersumber dari unit-unit kerja yang ada di Kota Payakumbuh, kerjasama dengan
Badan Pustaka Sumatera barat, sumbangan masyarakat dan melalui pengadaan
langsung yang dibiayai APBD Kota Payakumbuh.
-
Tahun 2005 : 3772 eksemplar
-
Tahun 2006 : 1744 eksemplar
-
Tahun 2007 : -
-
Tahun 2008 : 2500 eksemplar. Total keseluruhan sampai dengan 31 Desember 2012
sebanyak 15.485 elsemplar atau 8.084 judul.
Sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan dalam upaya mencerdaskan
masyarakat, pada tahun anggaran 2013 dan tahun 2014 kantor Arsip dan Perpustakaan
kembali mengusulkan kegiatan pengadaan bahan perpustakaan.
Landasan Hukum
1. Undang-undang No. 43 Tahun 2007 tenang Kearsipan
2. Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang perpustakaan
Masud dan Tujuan
Penyusunan Rencana Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Tahun 2014 dimaksudkan
sinergitas antara Perencanaan, Penganggaran, Pelaksanaan dan Pelayanan serta mewujudkan
efesiensi dan efektifitas pengelolaan arsip dan perpustakaan
Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
1.2 Landasan Hukum
1.3 Maksud dan Tujuan
1.4 Sistematika Penulisan
Bab II Evaluasi Pelaksanaan Rencana kerja
Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja
Analisis Kinerja Pelayanan
Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi
Bab III Tujuan, Sasaran, Program dan Kegiatan
3.1 Tujuan Pembangunan
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
3
3.2 Sasaran dan Program Tahun 2014
3.3 Program dan Kegiatan
Bab IV Penutup
II. Evaluasi Pelaksanaan Renja SKPD 2011
2.1 Evaluasi Pelaksanaan Rencana Kerja
Hasil evaluasi pelaksanaan Rencana Kerja Tahun 2011 capaian akhir program kegiatan rata-rata
93.08 % dengan anggaran Rp. 476.749.650,- sedangkan capaian program kegiatan akhir tahun
2012 rata-rata 95.16 % dengan anggaran Rp. 443.215.450,- sementara anggaran untuk belanja
langsung tahun 2013 sebesar Rp. 445.394.540, jika dikaitkan target Renstra dengan capaian
akhir progaram kegiatan dari Renja tahun 2011 dan tahun 2012 belum mencapai 100 %
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran yang terdiri dari :
a. Penyediaan Jasa Surat menyurat.
Masukan
:
Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 1.286.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya pendistribusian surat menyurat.
Hasil
:
Meningkatnya pelayanan jasa administrasi 100%
Secara fisik kegiatan ini berhasil direalisir sebesar 100 % sedangkan realisasi keuangan
hanya 97,98%.
Tingginya capaian kinerja kegiatan ini dikarenakan banyaknya surat-surat yang
membutuhkan penggunaan perangko dan benda pos lainnya, atau berarti kegiatan ini
terlaksana dengan baik, dari anggaran sebesar Rp. 1.286.000,b. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor.
Masukan
:
Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 814.400,-
Keluaran
:
Terlaksananya jasa kebersihan kantor 1 tahun.
Hasil
:
Meningkatnya kebersihan kantor 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 76,19% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini tidak terlaksana dengan baik.
c. Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kendaraan Dinas/Operasional.
Masukan
:
Jumlah dan yang dibutuhkan Rp. 2.010.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya
pemeliharaan
dan
perizinan
kendaraan
dinas
/operasional 7 unit
Hasil
:
Tersedianya jasa pemeliharaan dan perizinan kendaraan dinas/
operasional
Capaian input kegiatan ini 95,07% dan capaian output 100%. Ini berarti kegiatan ini
terlaksana dengan baik.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
4
d. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 29.400.000,-
Keluaran
:
Tersedianya Jasa pengelolaan administrasi keuangan untuk 7 orang
Hasil
:
Tersedianya tertip administrasi keuangan SKPD 100%
Capaian input kegiatan ini 89,80% dan capaian output 100%. Hal ini berarti kegiatan ini
terlaksana dengan sangat baik.
e. Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kerja.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 200.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya jasa perbaikan peralatan kerja untuk 20 unit.
Hasil
:
Tercapainya perbaikan peralatan kerja sebanyak 100%.
Capaian input kegiatan ini sebesar 42,50% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini tidak terlaksana dengan baik.
f. Penyediaan Alat Tulis Kantor.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp.9.611.875,-
Keluaran
:
Terpenuhinya alat tulis kantor untuk 1 tahun.
Hasil
:
Tersedianya alat tulis kantor 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 63,78 % dan capaian output sebesar 100%.ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan baik.
g. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 6.092.700,-
Keluaran
:
Terlaksananya penyediaan barang cetakan dan penggandaan untuk 1
tahun.
Hasil
:
Terlaksananya penyediaan barang cetakan dan penggandaan.
Capaian input kegiatan ini sebesar 81,49% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan baik dan berhasil menekan pembelanjaan anggaran sebesar
Rp. 1.127.700,- dari dana yang di alokasikan sebesar Rp. 6.092.700,h. Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 17.800.700,-
Keluaran
:
Terlaksananya pembayaran rekenening air, listrik dan telepon 1 tahun.
Hasil
:
Tersedianya air, listrik dan telepon 100%
Kegiatan Penyediaan Jasa Komunikasi Sumber Daya Air dan Listrik capaian inputnya
76,87% sedangkan capaian output kegiatan ini sebesar 100% terealisasi.
Rendahnya capaian input kegiatan ini disebabkan karena efisiensi pemakaian air, listrik dan
telepon sesuai kebutuhan. Dari kegiatan ini berhasil menekan pembelanjaan dan anggaran
sebesar Rp. 4.116.862,- dari dana yang dialokasikan sebesar Rp. 17.800.700,-
i. Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
5
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 10.416.500,-
Keluaran
:
Tersedianya bahan bacaan 1 tahun
Hasil
:
Tersedianya bahan bacaan kantor 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 96,28% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana secara baik dan berhasil menekan pembelanjaan anggaran sebesar
Rp. 388.000,- dari dana yang di alokasikan sebesar Rp. 10.416.500,j. Penyediaan Makanan dan Minuman.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 3.850.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya penyediaan makan minum 1 tahun.
Hasil
:
Tersedainya Makan dan minum 100%.
Capaian input kegiatan ini sebesar 61,84% dan capaian output sebesar 100%.
Rendahnya capaian kegiatan ini disebabkan karena pada umumnya rapat-rapat interen
Kantor dilakukan pagi hari waktu sebelum makan siang, disamping itu tamu yang datang
sedikit. Dari anggaran yang disediakan sebesar Rp. 3.850.000,- terealisasi sebesar Rp.
2.380.950,-. Ini berarti penekanan anggaran bisa dilakaukan sebesar Rp. 1.469.050,k. Rapat-rapat koordinasi dan konsultasi keluar daerah
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 72.436.500,-
Keluaran
:
Terlaksananya rapat-rapat Koordinasi dan konsultasi keluar daerah 1
tahun
Hasil
:
Meningkatnya SDM aparatur 100%.
Capaian input kegiatan ini sebesar 94,15% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kgiatan ini terlaksana dengan sangat memuaskan. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini
sebesar Rp. 4.236.000,- dari anggaran yang tersedia sebesar Rp. 72.436.500,l. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan bangunan Kantor
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 458.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya penyediaan komponen instalasi listrik 1 tahun.
Hasil
:
Tersedianya instalasi listrik/elektronik yang dibutuhkan 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 100 % dan capaian output sebesar 100 %.
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur, dengan kegiatan :
a. Pemeliharaan rutin/berkala kendaraan dinas/operasional.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 51.932.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya Pemeliharaan Rutin Kendaraan Dinas Operasional 1
tahun
Hasil
:
Mendukung Kelancaran pelaksanaan tugas 100%
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
6
Capaian input kegiatan ini sebesar 78,08% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan sangat baik dari rencana pemeliharaan 7 unit kendaraan
terealisasi 7 unit kendaraan.
b. Pemeliharaan rutin/berkala gedung kantor
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp.4.893.880,-
Keluaran
:
Terlaksananya Pemeliharaan gedung kantor 1 tahun
Hasil
:
Meningkatnya kualitas gedung kantor 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 88,47% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan baik. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini sebesar
Rp.564.480,- dari anggaran yg dialokasikan sebesar Rp. 4.893.880,3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur, dengan kegiatan :
a. Pengadan Pakaian dinas Beserta perlengkapannya.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 5.250.000,-
Keluaran
:
Terlaksananya pengadaan pakaian dinas dan perlengkapannya untuk 15
stel
Hasil
:
Tersedainya pakaian dinas 100%
Capaian input kegiatan ini sebesar 100 % dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan sangat memuaskan dari rencana untuk 15 stel pakaian dinas
terealisasi seluruhnya.
4. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan, dengan kegiatan :
a. Pengadaan Sarana Penyimpanan
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 49.212.450,-
Keluaran
:
Tersedianya Sarana Penyimpanan Arsip 3 jenis barang
Hasil
:
Tertata dan tersedianya arsip 50%
Capaian input kegiatan ini sebesar 98,25% dan capaian output sebesar 100%. Hal ini berarti
kegiatan ini terlaksana dengan sangat memuaskan dari rencana pengadaan untuk 3 jenis
barang terealisasi 3 jenis barang.
5. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Arsip daerah :
a. Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 105.308.700,-
Keluaran
:
Terlaksananya Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah 1 tahun
Hasil
:
Terpilahnya arsip daerah dan terjaminnya keutuhan dokumen/Arsip
dar pelapukan dan hama serangga 100%.
Capaian input kegiatan ini sebesar 84,13% dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini
berarti secara fisik kegiatan ini dapat terlaksana dengan baik dan berhasil menekan
anggaran sebesar Rp. 1.710.700,- dari anggaran yang tersedia sebesar Rp. 105.308.700,-
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
7
6. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan :
a. Pengembangan Minat dan Budaya Baca
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 15.246.500,-
Keluaran
:
Terlaksananya Perpustakaan Keliling 1 tahun
Hasil
:
Meningkatnya Minat Baca Masyarakat di kelurahan dan sekolah 50%
Capaian input kegiatan ini sebesar Rp. 46,10% dari capaian output sebesar 100 %. Dilihat
dari persentase keuangan capaiannya rendah, namun dari segi fisik telah dapat dilaksanakan
sesuai rencana.
b. Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 24.392.300,-
Keluaran
:
Terlaksananya Publikasi dan Sosialisasi Minat dan Budaya Baca kepada
masyarakat
Hasil
:
Meningkatnya pengetahuan masyarakat akan pentingnya membaca dan
mengunjungi perpustakaan 50%
Nilai capaian input kegiatan ini sebesar 71,29% dan capaian output sebesar 85%.
c. Supervisi, Pembinaan dan Stimulasi pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan
Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 14.400.750,-
Keluaran
:
Terlaksananya Supervisi dan Pembinaan Perpustakaan Masyarakat dan
Sekolah 5 kecamatan.
Hasil
:
Terbinanya Perpustakaan Masyarakat dan Perpsutakaan Sekolah 50%
Capaian input kegiatan ini sebesar 74,72 % dan capaian outpur sebesar 100%.
Rendahnya capaian input kegiatan ini disebabkan semula untuk satu perpustakaan
dikunjungi 4 kali dalam satu kegiatan, kenyataannya dapat dilakukan dengan 3 kali
kunjungan.
d. Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah.
Masukan
:
Jumlah dana yang dibutuhkan Rp. 49.936.395,-
Keluaran
:
Tersedianya bahan bacaan masyarakat 1 tahun.
Hasil
:
Meningkatnya jumlah bahan bacaan perpustakaan
Capaian input kegiatan ini sebesar 98,88 % dan capaian output sebesar 100 %. Hal ini
berarti dapat terlaksana dengan baik. Efisiensi anggaran dari kegiatan ini sebesar Rp.
560.195,- dari dana yang di alokasikan sebesar Rp. 49.936.395,-
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
8
2.2 Analisis Kinerja Pelayanan
INDIKATOR KINERJA DAN PENCAPAIAN KINERJA PROGRAM DAN KEGIATAN
TAHUN ANGGARAN 2012
SKPD
: KANTOR ARSIP DAN
PERPUSTAKAAN
KEADAAN
: DESEMBER 2012
PROGRAM/KEGIATAN/SUB
KEGIATAN
NO
1
I
INPUT (DANA)
TARGET REALISASI
(Rp)
(Rp)
5
A.
PROGRAM PELAYANAN ADMINISTRASI
7
204.448.100
186.803.185
3.986.000
3.610.500
3.986.000
3.610.500
600.000
597.000
3.386.000
3.013.500
34.100.000
28.800.385
34.100.000
28.800.385
10.800.000
10.498.665
8.900.000
6.804.360
14.400.000
11.497.360
OUTPUT
SATUAN
KET
TARGET
REALISASI
9
10
1
1
Tahun
-
1
1
Tahun
-
11
PERKANTORAN
1.
PENYEDIAAN JASA SURAT
MENYURAT
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Perangko,materai dan benda pos
lainnya
Belanja paket/pengiriman
2.
PENYEDIAAN JASA KOMUNIKASI,
SUMBER DAYA AIR DAN LISTRIK
BELANJA BARANG DAN JASA
Rekening Telepon
Belanja Air
Belanja Listrik
3.
PENYEDIAAN JASA
PEMELIHARAAN DAN
PERIZINAN KEND. DINAS
OPERASIONAL
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Jasa KIR
Belanja Surat Tanda Nomor Kendaraan
4.
PENYEDIAAN JASA ADM
KEUANGAN
BELANJA PEGAWAI
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
5.
PENYEDIAAN JASA KEBERSIHAN
KANTOR
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Peralatan Kebersihan dan Bahan
Pembersih
6.
PENY. JASA PERBAIKAN
PERALATAN KERJA
BELANJA PEGAWAI
Belanja jasa service
3.445.000
2.234.000
3.445.000
2.234.000
120.000
107.500
3.325.000
2.126.500
30.060.000
30.060.000
30.060.000
30.060.000
30.060.000
30.060.000
858.700
711.000
858.700
711.000
858.700
711.000
4.724.600
3.205.000
4.724.600
3.205.000
4.724.600
3.205.000
7
7
Orang
-
7
7
Orang
-
1
1
Tahun
-
8
8
unit
7.
PENYEDIAAN ALAT TULIS KANTOR
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Alat Tulis Kantor
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
5.688.900
3.618.000
5.688.900
3.618.000
5.688.900
3.618.000
1
1
Tahun
-
9
8.
PENY. BARANG CETAKAN &
PENGGANDAAN
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Cetak
Belanja Penggandaan
Belanja Penjilidan
5.964.000
3.444.500
5.964.000
3.444.500
2.098.000
1.560.000
2.880.000
1.507.500
986.000
377.000
1
1
Tahun
9.
PENY. KOMPONEN INSTALASI
LISTRIK/
PENERANGAN BANGUNAN
KANTOR
BELANJA BARANG DAN JASA
B. alat listrik & elektronik (lampu
pijar,battery kering)
10.
PENY. PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN
KANTOR
BELANJA MODAL
BM. Pengadaan Faximile
BM. Pengadaan Monitor/Display
BM. Pengadaan UPS/Stabilizer
BM. Pengadaan Kelengkapan Komputer
11.
PENYEDIAAN BAHAN BACAAN DAN
442.000
442.000
442.000
442.000
442.000
442.000
7.690.000
6.409.000
7.690.000
6.409.000
4.000.000
2.970.000
1.200.000
1.199.000
2.040.000
1.815.000
450.000
425.000
8.475.000
8.254.500
8.475.000
8.254.500
8.475.000
8.254.500
3.560.900
1.058.200
3.560.900
1.058.200
2.300.900
577.500
1.260.000
480.700
95.453.000
94.956.100
95.453.000
94.956.100
12.125.000
11.630.000
83.328.000
83.326.100
56.518.000
46.706.800
56.518.000
46.706.800
56.518.000
46.706.800
2.500.000
1.020.000
12.640.000
12.309.300
41.378.000
33.377.500
6.750.000
6.750.000
6.750.000
6.750.000
1
1
Tahun
1
1
Tahun
1
1
Tahun
-
1
1
Tahun
-
1
1
Tahun
-
1
1
Tahun
15
15
Stel
PERATURAN PERUNDANGUNDANGAN
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Surat Kabar/Majalah
12.
PENYEDIAAN MAKANAN DAN
MINUMAN
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Makanan dan Minuman Rapat
Belanja Makanan dan Minuman Tamu
13.
RAPAT-RAPAT KOORDINASI DAN
KONSULTASI KELUAR DAERAH
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Perjalanan Dinas dalam daerah
Belanja Perjalanan Dinas luar daerah
B.
PROGRAM PENINGKATAN SARANA DAN
PRASARANA APARATUR
1
PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA
KENDARAAN DINAS/OPERASIONAL
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Jasa Service
Belanja Penggantian Suku Cadang
Belanja Bahan Bakar Minyak/Gas dan
Pelumas
II
C.
PROGRAM PENINGK. DISIPLIN
APARATUR
1.
PENGADAAN PAKAIAN DINAS
BESERTA
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
10
KELENGKAPANNYA
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Pakaian Sipil Harian (PSH)
D.
PROGRAM PERBAIKAN SIST. ADM
KEARSIPAN
1.
PENGADAAN SARANA
PENYIMPANAN
BELANJA PEGAWAI
H. Panitia Pelaksana Kegiatan
H.Tim Pengadaan Barang dan Jasa
H. Tim Pemeriksa Barang dan Jasa
BELANJA BARANG DAN JASA
B. ATK
B. Makan dan Minum Tamu
BELANJA MODAL
BM. Pengadaan Peralatan Lainnya
BM. Bahan Kain
BM. Tangga
BM. Pengadaan Rak Buku/TV/Kembang
E.
PROGRAM PEMELIHARAAN RUTIN/
6.750.000
6.750.000
6.750.000
6.750.000
22.907.850
21.080.000
22.907.850
21.080.000
1.390.000
700.000
690.000
-
250.000
250.000
450.000
450.000
481.000
-
145.000
-
5
5
Jns Barang
-
336.000
21.036.850
20.380.000
1.506.850
1.400.000
1.780.000
1.710.000
1.500.000
1.155.000
16.250.000
16.115.000
83.910.050
73.986.250
83.910.050
73.986.250
51.185.000
45.085.000
4.060.000
4.060.000
46.000.000
40.500.000
1.125.000
525.000
32.725.050
23.901.250
764.250
764.250
200.000
200.000
480.000
480.000
27.500.000
21.395.000
250.000
240.000
328.800
120.000
70.000
30.000
2.250.000
600.000
882.000
72.000
68.681.450
63.252.250
9.307.000
8.504.500
BERKALA SARANA & PRASARAN
KEARSIPAN
1.
PEME. RUTIN/BERKALA ARSIP
DAERAH
BELANJA PEGAWAI
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
Honorarium Tenaga
Ahli/Instruktur/Narasumber
Honorarium Pegawai Honorer/Pegawai
Tidak Tetap
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja alat Tulis Kantor
Belanja Bahan Baku Bangunan
Belanja Peralatan Studio
Belanja Jasa Transportasi dan Akomodasi
Belanja Dokumentasi
Belanja Penggandaan
Belanja Jilid
Belanja Sewa Sarana Mobilitas Darat
Belanja Makanan dan Minuman Tamu
F.
PROGRAM PENGEMBANGAN BUDAYA
BACA
DAN PEMBINAAN PERPUSTAKAAN
1
SUPERVISI,PEMBINAAN DAN
STIMULASI
PADA PERPUSTAKAAN UMUM,
PERPUSTAKAAN
KHUSUS,PERPUSTAKAAN
SEKOLAH DAN
PERPUSTAKAAN MASYARAKAT
1
1
Tahun
5
5
Kecamatan
BELANJA PEGAWAI
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
11
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Alat Tulis Kantor
Belanja Perjalanan Dinas dalam daerah
2
PENGEMBANGAN MINAT &
BUDAYA BACA
BELANJA PEGAWAI
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Perjalanan Dinas dalam daerah
3
PENYEDIAAN BAHAN PUSTAKA
8.910.000
8.242.500
8.910.000
8.242.500
397.000
262.000
397.000
262.000
-
-
10.810.000
7.772.500
9.635.000
7.472.500
9.635.000
7.472.500
1.175.000
300.000
1.175.000
300.000
48.564.450
46.975.250
1.305.000
615.000
690.000
-
165.000
165.000
450.000
450.000
4.451.450
3.860.250
409.450
360.250
3.500.000
3.500.000
150.000
-
35.000
-
357.000
-
42.808.000
42.500.000
42.808.000
42.500.000
443.215.450
398.578.485
-
1
1
Tahun
-
1
1
Paket
PERPUSTAKAAN UMUM
DAERAH
BELANJA PEGAWAI
Honorarium Panitia Pelaksana Kegiatan
Honorarium Tim Pengadaan Barang dan
Jasa
Honorarium Tim Pemeriksa Barang dan
Jasa
BELANJA BARANG DAN JASA
Belanja Alat tulis kantor
Belanja Cetak
Belanja Penggandaan
Belanja Penjilidan
Belanja Makanan dan Minuman Rapat
BELANJA MODAL
Belanja Modal Pengadaan buku
pengetahuan umum
2.3 Isu-isu Penting Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi
1. Sesuai dengan tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan untuk menyelenggarakan arsip
secara langsung maupun tidak langsung secara terus menerus diperlukan dan dipergunakan
dalam penyelenggaraan administrasi di lingkungan pemerintah serta pelayanan di bidang
perpustakaan dan informasi, secara terus tetap berupaya meningkatkan pelayanan kepada
masyarakat/pemustaka dan SKPD Kota Payakumbuh.
Di bidang perpustakaan mestinya upaya-upaya yang kita lakukan adalah dengan
meningkatkan/menambah koleksi buku-buku, majalah, baik yang bersumber dari dana
APBD kota, propinsi, atau pun APBN, serta memberikan pelayanan langsung kepada
pemustaka di lapangan dengan memanfaatkan mobil pustaka keliling datang ke kelurahan,
sekolah dan perguruan tinggi di kota payakumbuh dan memgembangkan perpustakaan
berbasis IT dengan bekerja sama dengan Perpustakaan Nasional RI serta pihak swasta
yayasan Coca cola Foundation Indonesia.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
12
Sementara di bidang Kearsipan kita selalu meningkatkan sarana dan prasarana untuk
penyimpanan arsip SKPD yang telah di pilah, seperti adanya pengadaan Roll Opack dan
Rak Siku serta sarana pendukung lainnya. Mengembangkan kearsipan SIKS (sistem
informasi kearsipan statis) dan jaringan informasi kearsipan dengan jaringan informasi
dengan Nasional. Dalam Anggaran tahun 2013 telah dianggarkan pembangunan database
informasi kearsipan secara digital. Hal kritis dalam pelayanan adalah Kantor Arsip dan
Perpustakaan belum memiliki gedung yang sesuai standar Perpustakaan dan Kearsipa.
2. Permasalahan dan hambatan yang dihadapi dalam menyelenggarakan Tugas dan fungsi
•
Tidak atau Belum mempunyai tenaga pustakawan dan arsiparis pelaksana hanya 1
orang
•
Belum adanya Gedung yang representatif
•
Masih berkurang nya koleksi buku-buku perpustakaan
•
Masih kurang nya sarana dan prasarana Kearsipan dan Perpustakaan
3. Dampaknya terhadap pencapaian Visi dan Misi Kepala Daerah
•
Semakin meningkatnya SDM Kota Payakumbuh
•
Semakin meningkatnya minat dan budaya baca
•
Semakin pedulinya SKPD untuk penyelamatan arsipnya melalui Kantor Arsip dan
Perpustakaan.
4. Tantangan dan peluang dalam meningkatkan Pelayanan
Tantangan
•
Fasilitas Perpustakaan dan Kearsipan yang kurang memadai
•
SDM yang kurang memadai
Peluang
•
Adanya kerja sama dengan pihak swasta coca cola foundation
•
Adanya kerja sama dengan Perpustakaan Propinsi dan Perpuseru serta ANRI
•
Tersedianya kendaraan dinas pustaka keliling
•
Meningkatnya kepedulian masyarakat payakumbuh terhadap pelayanan masyarakat
III. Tujuan dan Sasaran Program dan Kegiatan
3.1. Tujuan Pembangunan 2014
Tujuan Pembangunan yang akan dicapai bidang Kearsipan dan Perpustakaan :
1. Terealisasinya pengelolaan arsip yang efisien dan efektif untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban arsip dalam penyelenggaraan pemerintah.
2. Tersedianya perpustakaan yang lengkap untuk sumber informasi dan ilmu bagi masyarakat
Kota Payakumbuh.
3. Tersedianya petugas yang profesional baik kwalitas maupun kwantitas.
4. Meningkatkan kesadaran dan kebersamaan swasta dalam pembangunan.
3.2. Sasaran Program Tahun 2014
Sasaran Yang Akan Dicapai
1.
Tercapainya tertib pengelolaan arsip sebagai sumber kearsipan tentang hasil kegiatan
Pemerintah :
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
13
a. Meningkatkan akuisisi arsip.
b. Peningkatan pemeliharaan dan pelestarian arsip.
c. Terciptanya pola pembinaan kearsipan yang sistimatis dan berkesinambungan.
2.
Tersedianya perpustakaan yang lengkap.
a. Terciptanya tertib pengelolaan perpustakaan.
b. Tersedianya literatur yang lengkap dan up to date.
c. Terciptanya pola pelayanan untuk mendukung pelayanan prima kepada pengunjung
perpustakaan.
3.
Meningkatnya kemampuan pengelola arsip dan perpustakaan
4.
Meningkatnya sarana dan prasarana untuk mendukung pelayanan dan optimalisasi,
kearsipan dan perpustakaan.
5.
Meningkatnya kepedulian dan peranserta masyarakat/swasta dalam pembangunan.
Cara Pencapaian Sasaran dan Tujuan
Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan diatas diformulasikan cara
mencapai tujuan dan sasaran melalui kebijakan sebagai berikut :
a. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
b. Melakukan penyempurnaan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan daerah.
c. Meningkatkan pelayanan dan pembinaan, arsip dan perpustakaan.
d. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
e. Tersedianya gedung perpustakaan yang memenuhi standar.
3.3. Program dan Kegiatan 2014
1. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran yang terdiri dari :
a.
Penyediaan Jasa Surat menyurat.
b. Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor.
c. Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kend. Dinas/Operasional.
d. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan.
e. Penyediaan Jasa Perbaikan Peralatan Kerja.
f.
Penyediaan Alat Tulis Kantor.
g. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan.
h. Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor.
i.
Penyediaan Komunikasi Sumber daya Air dan Listrik.
j.
Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundan-undangan.
k. Penyediaan Makanan dan Minuman.
l.
Rapat-rapat Koordinasi dan Konsultasi Keluar Daerah.
m. Penyediaan Komponen Instalasi/Penerangan Bangunan Kantor.
2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur :
a. Pengadaan Mebeleur
b. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor
c. Pemeliharaan Rutin/Berkala Kendaraan Dinas/Operasional.
.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
14
3. Program Peningkatan Disiplin Aparatur.
a. Pengadaan Pakaian Dinas Beserta Perlengkapannya.
4. Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan.
a. Pengadaan Sarana Penyimpanan.
b. Pembangunan Database Informasi Kearsipan
5. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan.
a. Pemeliharaan Rutin/Berkala Arsip Daerah.
b. Monitoring Evaluasi dan Pelaporan Situasi Data.
6. Program Penyelamatan dan Pelestarian dokumen/Arsip Daerah
a. Pendataan dan Penataan Dokumen/Arsip Daerah.
b. Penyusutan Arsip In-aktif
7. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
a.
Pengembangan Minat dan Budaya baca.
b. Supervisi, pembinaa dan stimulasi pada Perpustakaan Umum, Perpustakaan
Khusus, Perpustakaan Sekolah dan Perpustakaan Masyarakat.
c. Penyediaan Bahan Pustaka Perpustakaan Umum Daerah.
IV. Penutup
Perencanaan Tahunan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh merupakan
penjabaran dan upaya untuk ikut mempercepat mewujudkan visi dan misi Kota Payakumbuh
melalui bidang tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan.
Rencana Tahunan ini sekaligus menjadi arah tujuan yang hendak dicapai dalam rentang waktu satu
tahun kedepan dan sekaligus menjadi Program Kegiatan Tahunan
Rencana Tahunan Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Payakumbuh tidaklah berdiri
sendiri dan akan dapat terlaksana apabila didukung dan ditunjang oleh program unit kerja lain.
Penyusunan Rencana Tahunan ini sangat sederhana dan sangat besar pula kemungkinan terjadi
kesalahan di sana-sini yang kesemuanya bukan merupakan suatu kesengajaan dan diharapkan
kepada semua pihak dapat memberikan kontribusi untuk penyempurnaan Penyusunan Rencana
Tahunan ini selanjutnya. Terima Kasih.
Kantor Arsip dan Perpustakaan 2013
15
/012313 4/56/37 831 906:3;31 4/:5/:;3< 830/3= 95;3 43>39?7@?= ABCD