Rancang Bangun Sistem Penggajian Pegawai
28
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
Rancang Bangun Sistem Penggajian
Pegawai Politeknik Kediri
Ari Kuswinda 1, Wahyuni Sofiana 2, Andika Kurnia Adi Pradana3, Rudy Ariyanto 3
Politeknik Kediri, Politeknik Kediri,Politeknik Kediri, Politeknik Negeri Malang
Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri, Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri, Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri,Jl.Sukarno Hatta No.9 Malang
Email : 08010040@student.poltek-kediri.ac.id, 08010063@student.poltek-kediri.ac.id , andika@poltek-kediri.ac.id ,
rudy.ariyanto@polinema.ac.id
Abstrak— Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri dapat
dipergunakan sebagai alat bantu dalam melakukan pengelolaan
gaji pegawai dan membantu menyediakan informasi mengenai
gaji pegawai dengan mudah dan cepat, karena Sistem Penggajian
Pegawai Politeknik Kediri ini berbasis web. Aplikasi Sistem
Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini dirancang dan dibuat
dengan bahasa pemrograman PHP dan diakses menggunakan
web browser melalui jaringan internet. Setelah aplikasi ini dibuat
kemudian dilakukan percobaan dan pengkajian melalui beberapa
tahapan. Antara lain uji coba aplikasi melalui web browser
komputer. Dengan adanya Sistem Penggajian Pegawai Politeknik
Kediri ini, akan menjadikan kinerja pegawai Politeknik Kediri
lebih efisien. Baik pengelolaan data ataupun penyampaian
laporan penggajian pegawai, karena dapat diakses melalui
jaringan internet.
Kata Kunci— Sistem Penggajian, Web
I. PENDAHULUAN
Politeknik Kediri merupakan sebuah instansi pendidikan
yang didalamnya banyak terdapat mahasiswa, dosen dan
pegawai yang melakukan berbagai macam kegiatan. Salah satu
unsur yang memiliki peran yang penting dalam kelangsungan
kegiatan operasional di Politeknik Kediri adalah para pegawai.
Setiap pegawai melaksanakan tugasnya masing-masing dan
mendapat gaji sesuai jabatannya. Dalam hal ini dibutuhkan
suatu sistem penggajian yang dapat mendukung kelancaran
proses tersebut. Sistem pengajian pegawai ini mencakup
informasi mengenai jumlah gaji yang diperoleh oleh masingmasing pegawai dan komponen-komponen lain yang
mempengaruhi pendapatan gaji yang lain misalnya tunjangan,
uang lembur, golongan ruang, pajak. Sebelumnya sistem
penggajian itu dilakukan tanpa sistem yaitu menggunakan
lembar sebar. Dilatarbelakangi oleh kondisi ini, maka penulis
akan mencoba membuat suatu aplikasi yang berbasis web
dengan judul: “Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri”.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan
masalah dalam pembuatan program aplikasi ini adalah sebagai
berikut Bagaimana membuat sebuah aplikasi Sistem
Penggajian Pegawai Politeknik Kediri yang dapat
memudahkan pengelolaan gaji pegawai. Dan bagaimana
membuat program aplikasi berbasis web yang dapat diakses
oleh seluruh pengguna. Karena sistem penggajian pegawai
yang digunakan di Politeknik Kediri masih berbasis desktop.
II. SISTEM PENGGAJIAN
Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan
yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa
dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah,
ISSN: 2252 – 486X
dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni
imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja
yang diberikan kepada seorang pegawai. Pada dasarnya
terdapat beberapa prinsip yang berhubungan dengan pemberian
gaji kepada pegawai (Ahmad Najib : 2010), yaitu :
1)
Tingkat bayaran bisa diberikan tinggi, rata-rata atau
rendah bergantung pada kondisi perusahaan. Artinya, tingkat
pembayaran bergantung pada kemampuan perusahaan
membayar jasa pegawainya.
2)
Struktur Pembayaran
Struktur pembayaran berhubungan dengan rata-rata bayaran,
tingkat pembayaran, dan klasifikasi jabatan di perusahaan.
3)
Penentuan Bayaran Individu
Penentuan bayaran individu perlu didasarkan pada rata-rata
tingkat bayaran, tingkat pendidikan, masa kerja, dan prestasi
kerja pegawai
4)
Metode Pembayaran
Ada dua metode pembayaran, yaitu metode pembayaran
yang didasarkan pada waktu (per jam, per hari, per minggu, per
bulan). Kedua metode pembayaran yang didasrkan pada
pembagian hasil
5)
Kontrol Pembayaran
Kontrol pembayaran merupakan pengendalian secara
langsung dan tak langsung dari biaya kerja. Pengendalian biaya
merupakan faktor utama dalam administrasi upah dan gaji.
Besar kecilnya gaji yang diterima seorang pegawai pada
suatu instansi akan berbeda dengan pegawai yang lain. Hal ini
disebabkan oleh beberapa faktor penentu besarnya gaji, antara
lain :
1)
Jenis profesi
Profesi berupakan tolak ukur dasar dalam penggajian,
misalnya gaji seoerang direktur akan berbeda dengan seorang
teknisi.
2)
Posisi dalam instansi
Posisi ini juga bisa disebut dengan jabatan. Orang yang
memiliki jabatan yang lebih tinggi biasanya mendapatkan porsi
gaji dan fasilitas yang lebih karena keputusannya dianggap
lebih mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan/instansi.
3)
Jenis instansi/usaha
Setiap industri juga memiliki struktur penggajian yang
berbeda. Setiap jenis usaha memiliki rentang gaji yang
berbeda-beda. Hal ini akan sesuai dengan skala pekerjaannya,
waktu yang diperlukan seseorang, tanggung jawabnya, dan
besarnya pengaruh keputusan berdasarkan hasil kerjanya.
4)
Lama kerja (pengalaman)
Jelas semakin lama pengalaman kerjanya seseorang maka
akan semakin tinggi nilainya.
Kuswinda: Rancang Bangun Sistem Penggajian …
29
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
Kuswinda, Sofiana, Pradana, dan Ariyanto
Gambar 1 Diagram Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri
Pada Gambar 1 di atas dapat kita lihat terdapat satu proses
yaitu Absen, lembur dan penggajian serta terdapat empat
entitas yaitu Pegawai, Admin Kasir dan Direktur, dalam hal ini
Kasir adalah Bagian Keuangan di Politeknik Kediri. Pada
diagram tersebut Kasir bertugas memasukkan data-data
pegawai seperti gaji pokok, tunjangan, pajak, lembur, slip gaji
dan cetak laporan slip gaji. Pegawai akan mendapatkan slip gaji.
Kasir bertugas untuk mengatur data pegawai dan direktur,
absen, lembur, jabatan dan peran. Sedangkan direktur akan
mendapatkan laporan data-data pegawai dan gaji pegawai yang
sudah terdaftar.
Dalam aplikasi Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini
dibutuhkan suatu database yang berguna sebagai tempat
penyimpanan seluruh data yang diperlukan dalam aplikasi yang
dirancang. Data-data ini nantinya akan disimpan dalam
MySQL. Perancangan sistem juga dilakukan dengan
menggunakan pendekatan Entity Relational Diagram (ERD)
maka akan dihasilkan rancangan seperti pada Gambar 2:
Slip_gaji
Data_jabatan
Id_jabatan
Nama_jabatan
Gaji_pokok
mempunyai
menghitung
Absen_pegawai
Id_absen
Id_pegawai
Bulan
Tahun
Jumlah_hari_kerja
mempunyai
Pegawai
Absen_dosen
Id_absen
Id_pegawai
Bulan
Tahun
Jumlah_sks
Jumlah_teori
Jumlah_praktek
Jumlah_pertemuan
transport
mempunyai
roll
Id_roll
roll
Id_pegawai
Nama_pegawai
Nama_jabatan
Jenis_kelamin
NIP
Status
PNS
NPWP
Alamat
Telp
Pendidikan_terakhir
Email
User
Password
roll
Id_gaji
Bulan
Tahun
Id_pegawai
Gaji_pokok
Jumlah_tunjangan
Transport
Total_lembur
Pajak
Total_gaji
menghitung
pajak
Id_pajak
Jenis_pajak
Jumlah_pajak
menjelaskan
Uang_lembur
Id_lembur
Jenis_lembur
Uang_lembur
bonus
Data_lembur
mempunyai
Id_data
Id_pegawai
Id_lembur
Tanggal
Bulan
Tahun
Jumlah_jam
Bonus
Total_lembur
menghitung
A. Analisa Permasalahan
Aplikasi ini dibangun berdasarkan pengamatan yang kami
lakukan mengenai sistem pengelolaan penggajian pegawai di
Politeknik Kediri yang dilakukan dengan cara yang masih
manual. Penyimpanan data yang belum terstruktur dan
penggunaan program aplikasi lembar sebar serta belum
digunakannya program database. Dari sini dapat kita lihat
bahwa tingkat efektivitas waktu yang masih belum terpenuhi.
Banyak waktu yang masih terbuang sia-sia karena pengelolaan
manual yang membutuhkan waktu yang relatif banyak.
Dari permasalahan tersebut maka, penulis berencana
membangun suatu program aplikasi pengelolaan penggajian
pegawai berbasis web yang dapat digunakan untuk
memberikan kemudahan pengelolaan yang berhubungan
dengan gaji karywan dan pegawai di Politeknik Kediri.
Sehingga kegiatan pengelolaan gaji pegawai dan karyawan
dapat berjalan dengan efektif dan efisien, yang akhirnya dapat
memperlancar seluruh kegiatan akademik di lingkungan
Politeknik Kediri.
Untuk membangun aplikasi ini penulis menggunakan
perangkat lunak pendukung yaitu PHP sebagai script yang
digunakan. Desain web memakai Macromedia Dreamweaver
B. Perancangan Sistem
Teknik yang digunakan dalam penyusunan proses program
aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini salah
satunya menggunakan DFD, dapat kita lihat pada Gambar 1 :
menghitung
III. ANALISA DAN PERANCANGAN
karena dapat memudahkan saat penulisan script dan
perancangan tampilan web. MySQL sebagai penyimpanan data
(database), karena berbagai kelebihannya yang telah penulis
kemukakan pada bab sebelumnya serta Apache sebagai Web
Server. Oleh karena itu, penulis menggunakan XAMPP yang
sudah mencakup database MySQL dan Apache.
mendapat
5)
Lokasi bekerja
Bekerja di luar kantor seringkali terkesan bekerja fisik yang
keras, dan sedikit memerlukan otak. Dimana akhirnya sering
terlihat pekerja di luar kantor posisinya lebih rendah dari yang
bekerja di dalam kantor. Dengan demikian pekerja kantor akan
memiliki gaji lebih besar ketimbang pekerja di luar kantor.
Namun dalam industri tertentu hal ini tidak berlaku, misalnya
perusahaan migas justru yang bekerja di luar kantor seringkali
mendapatkan fasilitas khusus sebagai pengganti kenyamanan
bekerja di kantor. Mereka akan mendapatkan tunjangan
tambahan.
6)
Status pekerja
Status pekerjaan ini dapat dibagi menjadi pegawai tetap,
pegawai tidak tetap. Tentu saja gaji yang didapat pegawai tetap
lebih tinggi dari pegawai tidak tetap.
Sistem penggajian di Politeknik Kediri diatur dalam
Keputusan Direktur Politeknik Kediri Nomor 02.1 Tahun 2011
tentang Penetapan Gaji Pimpinan dan Pegawai di Lingkungan
Politeknik Kediri Tahun Anggaran 2011 yang disahkan pada
tanggal 3 Januari 2011. Dalam Surat Keputusan tersebut berisi
tentang aturan-aturan yang berhubungan dengan gaji pegawai
dan karyawan sesuai dengan jabatannya.
Di Politeknik Kediri gaji diberikan setiap bulan kepada para
pegawai. Setiap pegawai akan menerima slip gaji. Slip gaji ini
dicetak pada kertas yang berisi data nama pegawai, jumlah gaji
pokok, tunjangan dan lembur jika ada serta gaji total yang
diperoleh.
Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang pegawai
tergantung dari jabatan yang dipegangnya. Selain faktor jabatan,
faktor lain yang mempengaruhi gaji adalah tunjangan
(tunjangan struktural dan fungsional), uang lembur dan
transport (hanya untuk dosen tidak tetap).
Tunjangan_struktural
mempunyai
mempunyai
Id_tunjangan_struktural
Jenis_tunjangan
Jumlah_tunjangan
Tunjangan_fungsional
mempunyai
Id_tunjangan_fungsional
Jenis_tunjangan
Jumlah_tunjangan
Gambar 2 ERD Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri
ISSN: 2252 – 486X
30
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
C. Perancangan Menu
Program aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik
Kediri ini dibuat berbasis web. Oleh karena itu, tampilan
aplikasi ini berupa menu-menu yang menuju ke halaman yang
ditunjukkan oleh menu tersebut.
Susunan Menu Halaman Index
Menu Halaman Admin
Menu Halaman User
Menu Halaman Direktur
Menu Halaman Kasir
IV. ANALISA DAN PERANCANGAN
A. Implementasi Antarmuka
1) Halaman Login: Halaman login merupakan halaman awal
yang akan ditampilkan saat aplikasi pertama kali dibuka. Pada
halaman ini pengguna diminta memasukkan username dan
password ke dalam form login.
Gambar 5 Form Data Direktur
4) Halaman Slip Gaji: Pada halaman ini user bisa mencari
data gaji tiap bulan.
Gambar 6 Form pencarian data gaji
Gambar 3 Form Login
Jika user menekan tombol cari maka akan ditampilkan data
gaji yang didapatkan pada bulan dan tahun yang dipilih.
2) Halaman Data Pegawai: Halaman ini digunakan untuk
menambahkan data pegawai baru. Pada halaman ini admin
memasukkan data-data pegawai seperti pada Gambar 4.
Gambar 7 Form data gaji pegawai
5) Halaman Laporan Gaji: Pada halaman ini direktur dapat
mencari dan mencetak laporan gaji pegawai berdasarkan bulan,
nama pegawai dan tahun yang dipilih.
Gambar 4 Form Data Pegawai
3) Halaman Data Direktur: Pada halaman ini, admin bisa
memasukkan data baru yang nantinya mempunyai hak masuk
sebagai direktur.
ISSN: 2252 – 486X
Kuswinda: Rancang Bangun Sistem Penggajian …
31
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
Gambar 8 Form cetak slip gaji direktur
B.
Evaluasi Sistem
Aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri
adalah aplikasi yang memfasilitasi Bagian Keuangan di
Politeknik Kediri dalam melakukan pengelolaan gaji pegawai
yang berbasis web. Selama ini pengelolaan yang dilakukan oleh
Bagian Keuangan ini masih bersifat manual, yaitu
menggunakan program lembar sebar sebagai alat bantunya,
serta penyimpanan data yang belum terorganisir dalam satu
sistem sehingga menyulitkan proses pencarian data dan laporan.
Adapun dalam sebuah pembangunan suatu sistem, terkadang
tidak semua hal yang telah direncanakan, dianalisis dan
dirancang dapat diimplementasikan dengan baik. Berikut akan
dijelaskan beberapa hal baik yang berhasil diimplementasikan
pada sistem (kelebihan sistem) maupun yang kurang berhasil
diimplementasikan pada sistem (kekurangan sistem).
1) Kelebihan Sistem
Sistem keamanan lebih terjamin karena sudah
menggunakan authentifikasi username dan password
sehingga hanya user yang mempunyai hak saja yang
dapat mengakses aplikasi.
Metode akses yang lebih mudah karena aplikasi ini
berbasis web, sehingga dapat diakses dari tempat lain.
Sistem penyimpanan yang efektif karena didukung
dengan database MySQL.
Pembuatan laporan yang lebih mudah dan cepat.
2) Kekurangan Sistem
Format laporan akan berbeda jika digunakan pada web
browser yang berbeda.
Jika terdapat perubahan pada format laporan, maka
harus diubah dari source code.
V. KESIMPULAN
Dari hasil pembuatan dan implementasi program aplikasi
Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri di atas, maka
dapat diambil kesimpulan bahwa :
Kuswinda, Sofiana, Pradana, dan Ariyanto
1)
Sistem Penggajian Pegawai mampu membantu dalam
pengelolaan penggajian para pegawai di Politeknik Kediri
2)
Para pegawai dan karyawan bisa melihat gaji yang
diperolehnya pada waktu tertentu.
3)
Administrator yaitu Bagian Keuangan mampu
mengelola seluruh komponen Sistem Penggajian Pegawai
Politeknik Kediri.
Kemudahan dalam pembuatan laporan dalam system
Program aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik
Kediri yang kami buat ini masih tergolong sederhana. Masih
ada kekurangan yang perlu diperbaiki. Banyak komponen dan
fitur lainnya yang bisa dikembangkan dan ditambahkan ke
dalam program aplikasi ini, misalnya :
1)
Absen secara otomatis, karena dalam aplikasi ini
masih memasukkan secara manual.
2)
Pembuatan tabel khusus untuk pegawai tertentu,
misalnya tabel gaji untuk PNS. Dalam aplikasi ini semua
pegawai dan karyawan masih disimpan dalam satu tabel.
3)
Fitur penyusunan format laporan.
Oleh karena itu, kesempatan dalam pengembangan dan
perbaikan Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini
masih terbuka lebar.
REFERENSI
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
[16]
Ari, Rosihan. 2007. CSS Tutorial. http://www.rosihanari.net. Diakses
pada tanggal 23 Juli 2011.
Astamal, Rio. 2006. Mastering Kode HTML. www.rahasiawebmaster.com. Diakses pada tanggal 23 Juli 2011.
Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. PT. Elex
Media Komputindo, Jakarta
Madcoms. 2005. Membuat Aplikasi Database Karyawan Online
Berbasis Web dengan PHP dan MySQL. Andi, Yogyakarta.
Mei, Cheng. 2004. Perancangan dan Pembuatan Sistem Penggajian pada
Perusahaan Jaya Logam. www.informasi-training.com/strategimenciptakan-sistem-penggajian-yang-adil. Diakses pada tanggal 22
Maret 2011
Najib, Ahmad. 2010. Analisa Sistem Penggajain Pegawai.
http://20208018.blogspot.com/2010/02/analisa-sistem-penggajianpegawai.html. Diakses pada tanggal 16 Maret 2011
Peranginangin, Kasiman. 2006. Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL.
Andi, Yogyakarta.
Purwanto, Eko. 2003. Membangun Web Bisnis dengan Frontpage 2000.
http://www.ilmukomputer.com. Diakses pada tanggal 24 Juni 2011.
Ridha, Muhammad. 2011. Pemrograman Web 2011. Sistem Informasi
UIN Suska Riau.
Riyadi,
Taufan.
2006.
Struktur
Dasar
HTML.
http://www.ilmukomputer.com. Diakses pada tanggal 18 Juli 2011.
Sidarta, Lani. 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta
Sidik, Betha. 2006. Pemrograman Web dengan PHP. Informatika,
Bandung.
Sidik, Betha dan Husni I. Pohan. 2002. HTML dan XML. Informatika,
Bandung.
Simanjuntak,
Gihon.
2009.
Penyusunan
Sistem
Gaji.
http://gihon.simanjuntak.or.id/?p=13. Diakses pada tanggal 22 Maret
2011
Sulhan, Moh. 2007. Pembangunan Aplikasi Berbasis Web dengan PHP
dan ASP. Gava Media, Yogyakarta.
Windarizki. 2009. Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Bagian
Keuangan. http://windarizki.blog.upi.edu/2009/10/20/sistem-informasipenggajian-karyawan-pada-bagian-keuangan/. Diakses pada tanggal 16
Maret 2011.
ISSN: 2252 – 486X
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
Rancang Bangun Sistem Penggajian
Pegawai Politeknik Kediri
Ari Kuswinda 1, Wahyuni Sofiana 2, Andika Kurnia Adi Pradana3, Rudy Ariyanto 3
Politeknik Kediri, Politeknik Kediri,Politeknik Kediri, Politeknik Negeri Malang
Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri, Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri, Jl.Mayor Bismo No.27 Kediri,Jl.Sukarno Hatta No.9 Malang
Email : 08010040@student.poltek-kediri.ac.id, 08010063@student.poltek-kediri.ac.id , andika@poltek-kediri.ac.id ,
rudy.ariyanto@polinema.ac.id
Abstrak— Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri dapat
dipergunakan sebagai alat bantu dalam melakukan pengelolaan
gaji pegawai dan membantu menyediakan informasi mengenai
gaji pegawai dengan mudah dan cepat, karena Sistem Penggajian
Pegawai Politeknik Kediri ini berbasis web. Aplikasi Sistem
Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini dirancang dan dibuat
dengan bahasa pemrograman PHP dan diakses menggunakan
web browser melalui jaringan internet. Setelah aplikasi ini dibuat
kemudian dilakukan percobaan dan pengkajian melalui beberapa
tahapan. Antara lain uji coba aplikasi melalui web browser
komputer. Dengan adanya Sistem Penggajian Pegawai Politeknik
Kediri ini, akan menjadikan kinerja pegawai Politeknik Kediri
lebih efisien. Baik pengelolaan data ataupun penyampaian
laporan penggajian pegawai, karena dapat diakses melalui
jaringan internet.
Kata Kunci— Sistem Penggajian, Web
I. PENDAHULUAN
Politeknik Kediri merupakan sebuah instansi pendidikan
yang didalamnya banyak terdapat mahasiswa, dosen dan
pegawai yang melakukan berbagai macam kegiatan. Salah satu
unsur yang memiliki peran yang penting dalam kelangsungan
kegiatan operasional di Politeknik Kediri adalah para pegawai.
Setiap pegawai melaksanakan tugasnya masing-masing dan
mendapat gaji sesuai jabatannya. Dalam hal ini dibutuhkan
suatu sistem penggajian yang dapat mendukung kelancaran
proses tersebut. Sistem pengajian pegawai ini mencakup
informasi mengenai jumlah gaji yang diperoleh oleh masingmasing pegawai dan komponen-komponen lain yang
mempengaruhi pendapatan gaji yang lain misalnya tunjangan,
uang lembur, golongan ruang, pajak. Sebelumnya sistem
penggajian itu dilakukan tanpa sistem yaitu menggunakan
lembar sebar. Dilatarbelakangi oleh kondisi ini, maka penulis
akan mencoba membuat suatu aplikasi yang berbasis web
dengan judul: “Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri”.
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan
masalah dalam pembuatan program aplikasi ini adalah sebagai
berikut Bagaimana membuat sebuah aplikasi Sistem
Penggajian Pegawai Politeknik Kediri yang dapat
memudahkan pengelolaan gaji pegawai. Dan bagaimana
membuat program aplikasi berbasis web yang dapat diakses
oleh seluruh pengguna. Karena sistem penggajian pegawai
yang digunakan di Politeknik Kediri masih berbasis desktop.
II. SISTEM PENGGAJIAN
Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan
yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa
dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah,
ISSN: 2252 – 486X
dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni
imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja
yang diberikan kepada seorang pegawai. Pada dasarnya
terdapat beberapa prinsip yang berhubungan dengan pemberian
gaji kepada pegawai (Ahmad Najib : 2010), yaitu :
1)
Tingkat bayaran bisa diberikan tinggi, rata-rata atau
rendah bergantung pada kondisi perusahaan. Artinya, tingkat
pembayaran bergantung pada kemampuan perusahaan
membayar jasa pegawainya.
2)
Struktur Pembayaran
Struktur pembayaran berhubungan dengan rata-rata bayaran,
tingkat pembayaran, dan klasifikasi jabatan di perusahaan.
3)
Penentuan Bayaran Individu
Penentuan bayaran individu perlu didasarkan pada rata-rata
tingkat bayaran, tingkat pendidikan, masa kerja, dan prestasi
kerja pegawai
4)
Metode Pembayaran
Ada dua metode pembayaran, yaitu metode pembayaran
yang didasarkan pada waktu (per jam, per hari, per minggu, per
bulan). Kedua metode pembayaran yang didasrkan pada
pembagian hasil
5)
Kontrol Pembayaran
Kontrol pembayaran merupakan pengendalian secara
langsung dan tak langsung dari biaya kerja. Pengendalian biaya
merupakan faktor utama dalam administrasi upah dan gaji.
Besar kecilnya gaji yang diterima seorang pegawai pada
suatu instansi akan berbeda dengan pegawai yang lain. Hal ini
disebabkan oleh beberapa faktor penentu besarnya gaji, antara
lain :
1)
Jenis profesi
Profesi berupakan tolak ukur dasar dalam penggajian,
misalnya gaji seoerang direktur akan berbeda dengan seorang
teknisi.
2)
Posisi dalam instansi
Posisi ini juga bisa disebut dengan jabatan. Orang yang
memiliki jabatan yang lebih tinggi biasanya mendapatkan porsi
gaji dan fasilitas yang lebih karena keputusannya dianggap
lebih mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan/instansi.
3)
Jenis instansi/usaha
Setiap industri juga memiliki struktur penggajian yang
berbeda. Setiap jenis usaha memiliki rentang gaji yang
berbeda-beda. Hal ini akan sesuai dengan skala pekerjaannya,
waktu yang diperlukan seseorang, tanggung jawabnya, dan
besarnya pengaruh keputusan berdasarkan hasil kerjanya.
4)
Lama kerja (pengalaman)
Jelas semakin lama pengalaman kerjanya seseorang maka
akan semakin tinggi nilainya.
Kuswinda: Rancang Bangun Sistem Penggajian …
29
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
Kuswinda, Sofiana, Pradana, dan Ariyanto
Gambar 1 Diagram Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri
Pada Gambar 1 di atas dapat kita lihat terdapat satu proses
yaitu Absen, lembur dan penggajian serta terdapat empat
entitas yaitu Pegawai, Admin Kasir dan Direktur, dalam hal ini
Kasir adalah Bagian Keuangan di Politeknik Kediri. Pada
diagram tersebut Kasir bertugas memasukkan data-data
pegawai seperti gaji pokok, tunjangan, pajak, lembur, slip gaji
dan cetak laporan slip gaji. Pegawai akan mendapatkan slip gaji.
Kasir bertugas untuk mengatur data pegawai dan direktur,
absen, lembur, jabatan dan peran. Sedangkan direktur akan
mendapatkan laporan data-data pegawai dan gaji pegawai yang
sudah terdaftar.
Dalam aplikasi Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini
dibutuhkan suatu database yang berguna sebagai tempat
penyimpanan seluruh data yang diperlukan dalam aplikasi yang
dirancang. Data-data ini nantinya akan disimpan dalam
MySQL. Perancangan sistem juga dilakukan dengan
menggunakan pendekatan Entity Relational Diagram (ERD)
maka akan dihasilkan rancangan seperti pada Gambar 2:
Slip_gaji
Data_jabatan
Id_jabatan
Nama_jabatan
Gaji_pokok
mempunyai
menghitung
Absen_pegawai
Id_absen
Id_pegawai
Bulan
Tahun
Jumlah_hari_kerja
mempunyai
Pegawai
Absen_dosen
Id_absen
Id_pegawai
Bulan
Tahun
Jumlah_sks
Jumlah_teori
Jumlah_praktek
Jumlah_pertemuan
transport
mempunyai
roll
Id_roll
roll
Id_pegawai
Nama_pegawai
Nama_jabatan
Jenis_kelamin
NIP
Status
PNS
NPWP
Alamat
Telp
Pendidikan_terakhir
User
Password
roll
Id_gaji
Bulan
Tahun
Id_pegawai
Gaji_pokok
Jumlah_tunjangan
Transport
Total_lembur
Pajak
Total_gaji
menghitung
pajak
Id_pajak
Jenis_pajak
Jumlah_pajak
menjelaskan
Uang_lembur
Id_lembur
Jenis_lembur
Uang_lembur
bonus
Data_lembur
mempunyai
Id_data
Id_pegawai
Id_lembur
Tanggal
Bulan
Tahun
Jumlah_jam
Bonus
Total_lembur
menghitung
A. Analisa Permasalahan
Aplikasi ini dibangun berdasarkan pengamatan yang kami
lakukan mengenai sistem pengelolaan penggajian pegawai di
Politeknik Kediri yang dilakukan dengan cara yang masih
manual. Penyimpanan data yang belum terstruktur dan
penggunaan program aplikasi lembar sebar serta belum
digunakannya program database. Dari sini dapat kita lihat
bahwa tingkat efektivitas waktu yang masih belum terpenuhi.
Banyak waktu yang masih terbuang sia-sia karena pengelolaan
manual yang membutuhkan waktu yang relatif banyak.
Dari permasalahan tersebut maka, penulis berencana
membangun suatu program aplikasi pengelolaan penggajian
pegawai berbasis web yang dapat digunakan untuk
memberikan kemudahan pengelolaan yang berhubungan
dengan gaji karywan dan pegawai di Politeknik Kediri.
Sehingga kegiatan pengelolaan gaji pegawai dan karyawan
dapat berjalan dengan efektif dan efisien, yang akhirnya dapat
memperlancar seluruh kegiatan akademik di lingkungan
Politeknik Kediri.
Untuk membangun aplikasi ini penulis menggunakan
perangkat lunak pendukung yaitu PHP sebagai script yang
digunakan. Desain web memakai Macromedia Dreamweaver
B. Perancangan Sistem
Teknik yang digunakan dalam penyusunan proses program
aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini salah
satunya menggunakan DFD, dapat kita lihat pada Gambar 1 :
menghitung
III. ANALISA DAN PERANCANGAN
karena dapat memudahkan saat penulisan script dan
perancangan tampilan web. MySQL sebagai penyimpanan data
(database), karena berbagai kelebihannya yang telah penulis
kemukakan pada bab sebelumnya serta Apache sebagai Web
Server. Oleh karena itu, penulis menggunakan XAMPP yang
sudah mencakup database MySQL dan Apache.
mendapat
5)
Lokasi bekerja
Bekerja di luar kantor seringkali terkesan bekerja fisik yang
keras, dan sedikit memerlukan otak. Dimana akhirnya sering
terlihat pekerja di luar kantor posisinya lebih rendah dari yang
bekerja di dalam kantor. Dengan demikian pekerja kantor akan
memiliki gaji lebih besar ketimbang pekerja di luar kantor.
Namun dalam industri tertentu hal ini tidak berlaku, misalnya
perusahaan migas justru yang bekerja di luar kantor seringkali
mendapatkan fasilitas khusus sebagai pengganti kenyamanan
bekerja di kantor. Mereka akan mendapatkan tunjangan
tambahan.
6)
Status pekerja
Status pekerjaan ini dapat dibagi menjadi pegawai tetap,
pegawai tidak tetap. Tentu saja gaji yang didapat pegawai tetap
lebih tinggi dari pegawai tidak tetap.
Sistem penggajian di Politeknik Kediri diatur dalam
Keputusan Direktur Politeknik Kediri Nomor 02.1 Tahun 2011
tentang Penetapan Gaji Pimpinan dan Pegawai di Lingkungan
Politeknik Kediri Tahun Anggaran 2011 yang disahkan pada
tanggal 3 Januari 2011. Dalam Surat Keputusan tersebut berisi
tentang aturan-aturan yang berhubungan dengan gaji pegawai
dan karyawan sesuai dengan jabatannya.
Di Politeknik Kediri gaji diberikan setiap bulan kepada para
pegawai. Setiap pegawai akan menerima slip gaji. Slip gaji ini
dicetak pada kertas yang berisi data nama pegawai, jumlah gaji
pokok, tunjangan dan lembur jika ada serta gaji total yang
diperoleh.
Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang pegawai
tergantung dari jabatan yang dipegangnya. Selain faktor jabatan,
faktor lain yang mempengaruhi gaji adalah tunjangan
(tunjangan struktural dan fungsional), uang lembur dan
transport (hanya untuk dosen tidak tetap).
Tunjangan_struktural
mempunyai
mempunyai
Id_tunjangan_struktural
Jenis_tunjangan
Jumlah_tunjangan
Tunjangan_fungsional
mempunyai
Id_tunjangan_fungsional
Jenis_tunjangan
Jumlah_tunjangan
Gambar 2 ERD Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri
ISSN: 2252 – 486X
30
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
C. Perancangan Menu
Program aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik
Kediri ini dibuat berbasis web. Oleh karena itu, tampilan
aplikasi ini berupa menu-menu yang menuju ke halaman yang
ditunjukkan oleh menu tersebut.
Susunan Menu Halaman Index
Menu Halaman Admin
Menu Halaman User
Menu Halaman Direktur
Menu Halaman Kasir
IV. ANALISA DAN PERANCANGAN
A. Implementasi Antarmuka
1) Halaman Login: Halaman login merupakan halaman awal
yang akan ditampilkan saat aplikasi pertama kali dibuka. Pada
halaman ini pengguna diminta memasukkan username dan
password ke dalam form login.
Gambar 5 Form Data Direktur
4) Halaman Slip Gaji: Pada halaman ini user bisa mencari
data gaji tiap bulan.
Gambar 6 Form pencarian data gaji
Gambar 3 Form Login
Jika user menekan tombol cari maka akan ditampilkan data
gaji yang didapatkan pada bulan dan tahun yang dipilih.
2) Halaman Data Pegawai: Halaman ini digunakan untuk
menambahkan data pegawai baru. Pada halaman ini admin
memasukkan data-data pegawai seperti pada Gambar 4.
Gambar 7 Form data gaji pegawai
5) Halaman Laporan Gaji: Pada halaman ini direktur dapat
mencari dan mencetak laporan gaji pegawai berdasarkan bulan,
nama pegawai dan tahun yang dipilih.
Gambar 4 Form Data Pegawai
3) Halaman Data Direktur: Pada halaman ini, admin bisa
memasukkan data baru yang nantinya mempunyai hak masuk
sebagai direktur.
ISSN: 2252 – 486X
Kuswinda: Rancang Bangun Sistem Penggajian …
31
JURNAL INFORMATIKA & MULTIMEDIA, Vol. 05, No. 01, Tahun 2013
Gambar 8 Form cetak slip gaji direktur
B.
Evaluasi Sistem
Aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri
adalah aplikasi yang memfasilitasi Bagian Keuangan di
Politeknik Kediri dalam melakukan pengelolaan gaji pegawai
yang berbasis web. Selama ini pengelolaan yang dilakukan oleh
Bagian Keuangan ini masih bersifat manual, yaitu
menggunakan program lembar sebar sebagai alat bantunya,
serta penyimpanan data yang belum terorganisir dalam satu
sistem sehingga menyulitkan proses pencarian data dan laporan.
Adapun dalam sebuah pembangunan suatu sistem, terkadang
tidak semua hal yang telah direncanakan, dianalisis dan
dirancang dapat diimplementasikan dengan baik. Berikut akan
dijelaskan beberapa hal baik yang berhasil diimplementasikan
pada sistem (kelebihan sistem) maupun yang kurang berhasil
diimplementasikan pada sistem (kekurangan sistem).
1) Kelebihan Sistem
Sistem keamanan lebih terjamin karena sudah
menggunakan authentifikasi username dan password
sehingga hanya user yang mempunyai hak saja yang
dapat mengakses aplikasi.
Metode akses yang lebih mudah karena aplikasi ini
berbasis web, sehingga dapat diakses dari tempat lain.
Sistem penyimpanan yang efektif karena didukung
dengan database MySQL.
Pembuatan laporan yang lebih mudah dan cepat.
2) Kekurangan Sistem
Format laporan akan berbeda jika digunakan pada web
browser yang berbeda.
Jika terdapat perubahan pada format laporan, maka
harus diubah dari source code.
V. KESIMPULAN
Dari hasil pembuatan dan implementasi program aplikasi
Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri di atas, maka
dapat diambil kesimpulan bahwa :
Kuswinda, Sofiana, Pradana, dan Ariyanto
1)
Sistem Penggajian Pegawai mampu membantu dalam
pengelolaan penggajian para pegawai di Politeknik Kediri
2)
Para pegawai dan karyawan bisa melihat gaji yang
diperolehnya pada waktu tertentu.
3)
Administrator yaitu Bagian Keuangan mampu
mengelola seluruh komponen Sistem Penggajian Pegawai
Politeknik Kediri.
Kemudahan dalam pembuatan laporan dalam system
Program aplikasi Sistem Penggajian Pegawai Politeknik
Kediri yang kami buat ini masih tergolong sederhana. Masih
ada kekurangan yang perlu diperbaiki. Banyak komponen dan
fitur lainnya yang bisa dikembangkan dan ditambahkan ke
dalam program aplikasi ini, misalnya :
1)
Absen secara otomatis, karena dalam aplikasi ini
masih memasukkan secara manual.
2)
Pembuatan tabel khusus untuk pegawai tertentu,
misalnya tabel gaji untuk PNS. Dalam aplikasi ini semua
pegawai dan karyawan masih disimpan dalam satu tabel.
3)
Fitur penyusunan format laporan.
Oleh karena itu, kesempatan dalam pengembangan dan
perbaikan Sistem Penggajian Pegawai Politeknik Kediri ini
masih terbuka lebar.
REFERENSI
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
[9]
[10]
[11]
[12]
[13]
[14]
[15]
[16]
Ari, Rosihan. 2007. CSS Tutorial. http://www.rosihanari.net. Diakses
pada tanggal 23 Juli 2011.
Astamal, Rio. 2006. Mastering Kode HTML. www.rahasiawebmaster.com. Diakses pada tanggal 23 Juli 2011.
Leman. 1998. Metodologi Pengembangan Sistem Informasi. PT. Elex
Media Komputindo, Jakarta
Madcoms. 2005. Membuat Aplikasi Database Karyawan Online
Berbasis Web dengan PHP dan MySQL. Andi, Yogyakarta.
Mei, Cheng. 2004. Perancangan dan Pembuatan Sistem Penggajian pada
Perusahaan Jaya Logam. www.informasi-training.com/strategimenciptakan-sistem-penggajian-yang-adil. Diakses pada tanggal 22
Maret 2011
Najib, Ahmad. 2010. Analisa Sistem Penggajain Pegawai.
http://20208018.blogspot.com/2010/02/analisa-sistem-penggajianpegawai.html. Diakses pada tanggal 16 Maret 2011
Peranginangin, Kasiman. 2006. Aplikasi Web dengan PHP dan MySQL.
Andi, Yogyakarta.
Purwanto, Eko. 2003. Membangun Web Bisnis dengan Frontpage 2000.
http://www.ilmukomputer.com. Diakses pada tanggal 24 Juni 2011.
Ridha, Muhammad. 2011. Pemrograman Web 2011. Sistem Informasi
UIN Suska Riau.
Riyadi,
Taufan.
2006.
Struktur
Dasar
HTML.
http://www.ilmukomputer.com. Diakses pada tanggal 18 Juli 2011.
Sidarta, Lani. 1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis. PT. Elex Media
Komputindo, Jakarta
Sidik, Betha. 2006. Pemrograman Web dengan PHP. Informatika,
Bandung.
Sidik, Betha dan Husni I. Pohan. 2002. HTML dan XML. Informatika,
Bandung.
Simanjuntak,
Gihon.
2009.
Penyusunan
Sistem
Gaji.
http://gihon.simanjuntak.or.id/?p=13. Diakses pada tanggal 22 Maret
2011
Sulhan, Moh. 2007. Pembangunan Aplikasi Berbasis Web dengan PHP
dan ASP. Gava Media, Yogyakarta.
Windarizki. 2009. Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada Bagian
Keuangan. http://windarizki.blog.upi.edu/2009/10/20/sistem-informasipenggajian-karyawan-pada-bagian-keuangan/. Diakses pada tanggal 16
Maret 2011.
ISSN: 2252 – 486X