EFISIENSI KANTOR departemen agama kabupaten
EFISIENSI KANTOR
Dwi Nanda Lesmana
Administrasi Niaga
Abstract
Office
work
places
should
be
work. Companies that beropersai in
planned, supervised, controlled, or in
uncontrolled
short laid out with the best. If not so
conditions will face difficulty in
arranged as to be creation of a
creating an efficient office. Office
collection
of
efficiency
abysmally.
The
confusion
in
activities
can
potentially
be
organizations
provision
of
environmental changes that someday
an
uncontrolled. Efficiency means in
organization, it may not help the
brief "saving everything". Briefly
success of the work that is operating,
efficiency is an effort to save on
but instead to obstruct, may also
material, energy, time and so forth in
cause delays in the implementation
order to do something to achieve
of other administrative elements, but
certain goals. The efficiency of work
is certain is lead to wastage of
is the implementation of work with
various
certain ways without compromising
the
required
sources
Structuring
of
of
the
in
employment.
office
to
adapt
help
may
information
result
that
environmental
to
and
the objectives undertaken by the
execution of the work itself must
easiest way to do it, the cheaper the
always be oriented to the efficiency.
cost, the least energy, the lightest
Efficiency is necessary be used as a
load and shortest time. In the office,
rationale,
the
an efficient employee who certainly
ultimate goal for all the office work
has high working speed, and also the
execution. Stationery that can be
opposite, if he wants to finish the job
used quickly and smoothly is more
in a short time, he should be able to
important than a pen whose ink made
increase his speed, means he has to
of gold but jammed used for office
work with efficiently. An employee
measurement,
and
who works inefficient, it is definitely
work of the office. As a theoretical
slow speed of work, so it is often
basis, the authors took the source of
referred
lazy.
the research that has been done by
Provided motivated, efficient way of
several agencies and various books
working that can be applied by every
tentan office management.
to
people
being
employee for all office jobs both big
and small. This article was written
aims to find ways to improve
efficiency in office work and office
KEYWORDS:
Planning
,
streamlining , saving , deleting,
merging , Resource Efficiency ,
Working Procedures
efficiency determine the effect on the
Efisiensi Pekerjaan Kantor
Efisiensi pekerjaan kantor dapat
mempersingkat waktu penyelesaian
tugas yang telah diberikan dengan
memaksimalkan sebaik mungkin
waktu dan tenaga. Maka dari itu,
semua karyawan di sebuah kantor di
harapkan agar berorientasi terhadap
segala aspek mengenai keefisienan
dengan maksud semuanya bisa
mencapai keberhasilan bersama
secara menyeluruh. Dalam etikanya,
setiap karyawan di dalam kantor,
sebaiknya tidak memiliki pikiran
pemborosan atau penghamburan,
tidak boleh memiliki pikiran bekerja
lamban, dan tidak boleh memiliki
pikiran egois, karena semua itu pasti
akan berdampak terhadap hasil akhir
kerja. Seorang karyawan yang hasil
akhir kerjanya jelek,sudah pasti akan
mendapat teguran dari pimpinan,
bahkan bisa berhentikan apabila
dianggap sudah tidak bisa terkontrol
lagi oleh pimpinan. karyawan seperti
ini termasuk pegawai tidak efisien,
atau pegawai yang memiliki
produktivitas kerja yang buruk.
Ukuran Efisiensi pekerjaan seorang
karyawan dalam kantor harus yang
baik. Pegawai yang tidak menyukai
pemborosan, umumnya akan bekerja
dengan efisien, dan pegawai yang
bekerja dengan penuh efisiensi tidak
mengeluh walaupun banyak tugas
atau
pekerjaan
yang
harus
dikerjakan. Sebaliknya, pegawai
yang bekerja tidak dengan efisiensi
tinggi akan mengeluh jika ia
diberikan oleh pimpinan pekerjaan
yang banyak, bahkan sedikit lebih
banyak dari biasanya saja ia akan
mengeluh. Pegawai seperti ini jelas
adalah yang buruk dan tidaktermasuk
di
dalam
lingkaran
efisiensi
pekerjaan. Oleh karena itu, tata kerja
yang efisien harus terus menerus
diimplementasikan dan diterapkan
agar jiwa efisiensi betul-betul bisa
tertanam dalam jiwa setiap orang
sehingga seluruh aspek kantor
menjadi berpotensi (memiliki tenaga)
besar. Untuk menerapkan efisiensi
dalam kantor pada umumnya
pimpinan harus menerapkan asas-
asas penting dalam efisiensi untuk
perkantoran modern yaitu adalah
asas perencanaan, penyederhanaan,
penghematan, penghapusan dan
penggabungan.
Asas perencanaan
Berdasarkan artikel terdahulu yang
banyak
menuliskan
pengaruh
perencanaan
terhadap
kinerja
menyatakan bahwa terdapat dua
aliran utama, yaitu yang pertama
menyatakan bahwa perencanaan
meningkatkan keuntungan (Aram
and Cowen, 1991 dalam Rue and
Ibrahim, 1998), dan yang kedua
menyatakan bahwa perencanaan
yang baik merupakan kunci menuju
sukses. Literatur yand ada sangat
mendukung
pendapat
yang
menyatakan bahwa pada perusahaan
kecil perencanaan merupakan hal
kunci. Perencanaan tidak hanya
menignktakan keberhasilan, tetapi
juga mempengaruhi tingkat kinerja
(Schewnk
and
Shrader,1993).
Gagasan ini juga didukung oleh
pendapat Bracker and Pearson
(1986),
yang
mengidentifikasi
tingkat kinerja yang berbeda
dihubungkan dengan tingkat kinerja
yang berbeda pula.
Menurut Shrader et al. (1989) bahwa
perencanaan
strategi
memiliki
hubungan yang lebih sedikit dan
kurang signifikan degnan kinerja
perusahaan pada industry kecil
menengah,
namun
dalam
penelitiannya ada beberapa dari
perusahaan ini yang melibatkan
perencanan strategi secara formal
dan menunjukan adanya hubungan
yang kuata antara perencanaan
strategi
degnan
kinerja
perusahaannya.
Sedangkan
perencanaan operasional memiliki
korelasi yang positif degnan kinerja
perusahaan pada industry kecil
menengah. Karena perencanaan
operasional melibatkan rencanan
area fungsional seperti perencanaan
anggaran, perencanaan anggaran ,
perencanaan
penjualan
dan
perencanaan persediaan.
Kelemahan dari penelitian strategi
adalah
operasionalisasi
dan
pengukuran kinerja (venkeatraman
and Ramunajam 1986), efektifitas
perencanaan
harus
diukur
berdasarkan seberapa baik sistem
perencanaan membantu organsiasi
untuk memenuhi tujuan perencanaan.
Penelitian
terdahulu
telah
menyatakan agar kinerja perushaan
ditentukan dengan menggunakan
kriteria subyektif dan obyektif.
Selain itu kinerja lebih baik diukur
dengan kriteria finasial maupun non
finansial, dengan data subyektif
maupun obyektif
Asas penyederhanaan
Penyederhanaan bisa merupakan
penyederhanan arus kerja dan atau
penyederhanaan terhadap sistem
yang ada. Penyederhanaan berarti
membuta sistem yang pada awalnya
berbelit atau pekerjaan yang sulit
menjadi lebih sederhana sehingga
menjadi
lebih
mudah
untuk
diterapkan di kantor.
Arus
kerja
pada
dasarnya
meruapakan masalaha pengendalian
output kerja. Berkaitan degnan ini
leffingwell
menjelaskan,
pertimbangan pertama dan utama
adalah
menangani
pekerjaan
sehingga akan mengalir terus tanpa
gangguan, kecepatan pada semua
titik harus sama, dan tidak terganggu,
dengan demikian arus kerja harus
direncakan sedemikian rupa sehingga
terdapat arus kerja yang konstan dan
tidak ada pemborosan waktu karena
gangguan dalam aliran. Chaniago
(2013) berpendapat bahwa terdapat
beberapa
langkah
dalam
menederhanakan
arus
kerja,
diantaranya, adalah:
tahap, sehingga semua pihak
dapat menerimanya.
5. Evaluasi
Secara periodik lakukan
evaluasi terhadap metode
yang baru tersebut bersamasama dengan tim dengan tim
dan
disesuaikan
dengan
kondisi yang telah ada tanpa
harus
mengubah
tujuan
penyederhanaan arus kerja.
1. Ambil data
Melakukan survey secara
kolektif tentang sistem kerja
yang ada, termasuk bagian
pendukungnya, siapa saja
yang terkait, arus kerja
seperti apa. Catat semua fakta
yang ada.
2. Analisa
menganalisa data dan fakta
dilapangan, sebisa mungkin
menggunakan simbol-simbol
yang ada di flow chart,
gunakan juga metode lain
seperti
diagram
pohon,
organisasi, dan metode data
flow diagram dan lain
sebagainya, sehingga dapat
diketahui
akar
dari
permasalahan
3. Temukan metode
Tentukan metode yang tepat,
alat dan mesin yang akan
digunakan, prosedur yang
baru akan diterapkan dan
form-form baru (bila memang
berubah agar sesuai dengan
metode baru ) dan lain
sebagainya
4. Implementasikan
Sosialisasikan cara yang telah
dilakukan
tersebut
dan
terapkan
dengan
cara
perlahan-lahan, tahap demi
Untuk membantu efisiensi pekerjaan
pada sumber daya manusia perlu
adanya standarisasi, akan tetapi
standarisasi
itu
tidak
boleh
ditentukan berdasarkan kinerja yang
akan dicapai oleh pegawai yang
paling
produktif
dan
efisien
melainkan harus diatur pada tingkat
dimana standar itu akan mampu
memberika motivasi kepada pegawai
untuk bekerja dengan baik.
Sedangkan untuk penyederhanaan
sistem bisa dilakukan dengan
melakukan revisi terhadap sistem
tersebut. Sistem berasal dari konsep
systematic yang mengacu pada
pendekatan yang terorgnaisasi dan
teratur untuk memecahkan masalah.
Dalam
kajian
manajemen
perkantoran,
“System”,
dapat
dianggap sebagai pendekatgn yang
direncanakan untuk suatu kegiatan
dalam usaha mencapai tujuan.
Perusahaan bisnis memiliki sejumlah
aktivitas
seperti
penjualan
,
produksi , pembelian , dan distribusi.
Agar semua aktivitas tersebut dapat
dilaksanakan
secara
efisien
diperlukan
pendekatan
yang
sistematis.
Oleh
karena
itu
penyederhanaan terhadap sistem
kantor akan membuat pekerjaan
kantor lebih efisien.
Sistem
memiliki
keterbatasan.
Seiring
degnan
perkembangan
waktu, kegunaannya akan semakin
menyusut. Oleh karena itu , dalam
rangka membuat sistem yang lebih
efektif dan untuk memperoleh
manfaat
terbaik
dari
sistem,
diperlukan revisi sistem tersebut
secara terus menerus. Terry et al.
telah meletakan permasalahan ini
dalam perspektif yang benar ketika
memberikan penjelasan bahwa revisi
sistem hanya masalah waktu, yang
disebabkan oleh munculnya ide-ide
baru, hadirnya mesin-mesin baru
dipasaran, berkembangnya aplikasi
baru, dan tingkat persaingan yang
semakin meningkat. Revisi sistem
harus dilaksanakan dengan mengkaji
masalah-masalah berikut:
1. Siapa yang membutuhkan
informasi
2. Jenis informasi apa saja yang
dibutuhkan
3. Dalam bentuk apa dan
bagaimana aliran informasi
yan dibutuhkan
4. Adakah kendala biaya dalam
menyediakan informasi
5. Siapa saja yang akan
merevisi sistem.
Asas penghematan.
Dalam sebuah kantor Efisiensi
sangat dibutuhkan karna selain akan
menghemat anggaran dan juga biaya,
efisiency juga bisa meningkatkan
kinerja dan semangat kerja seluruh
pegawai yang bernaung dalam
sebuah perusahaan atau organisasi di
dalam kantor. Untuk menciptakan
efisiensi di dalam sebuah kantor
dapat juga dilakukan dengan
mengikutsertakan seluruh pegawai.
Memberikan
pertanggungjawaban
pada semua pegawai dalam kantor
tersebut lebih terjamin efektif dari
pada memberikan tanggung jawab
kepada sebagian kelompok saja.
Penghematan dapat terjadi dalam
bentuk efisiensi penggunaan sumber
daya yang ada dan peralatan /
perlengkapan kantor. Penghematan
terahadap energi listrik adalah bentuk
efisiensi energi, dapat pula menjadi
efisiensi anggaran dalam sebuah
kantor tergantung sudut pandang
yang diambil. Dalam hal penggunaan
peralatan&perlengkapan
kantor
seperti mesin dan alat tulis kantor
sebagian
orang
terbiasa
menggunakannya dengan cara boros
dan sesuka hati. Tanpa sadar bahwa
pada waktu yang sama sumber daya
alam kita habis dieksploitasi
diantaranya
untuk
memenuhi
kebutuhan kertas. Dalam hal
menghemat di dalam pemakaian
Listrik , air & Telepon, langkah
penghematan
dapat
dilakukan
dengan melakukana hal berikut:
1. Penggunaan daya listrik
sebagai penerangan kantor,
pendingin
udara,
dan
peralatan kantor lainnya,
serta pemakaian air dan
telepon harus dilakukan
seminimal mungkin. Agar
setiap kantor menargetkan
pengurangan
penggunaan
daya listrik, air, dan telepon.
2. Ruangan
kantor yang
mendapatkan
cahaya
matahari, agar dilakukan
sebaik mungkin. Penggunaan
pencahayaan listrik agar
diberi baatas untuk ruang
kantor yang tidak banyak
memperoleh cahaya matahari
didalamnya.
Sedangkan
untuk ruangan yg sedang
tidak digunakan, listrik harus
dimatikan.
3. Penggunaan listrik untuk
penggunaan AC & Kipas
angin dibatasi pada saat
kegiatan kerja atau pada jam
operasional
berlangsung,
sehingga
segera
mematikannya
setelah
digunakan.
4. Dalam
penggunaan
Komputer, para pegawai juga
dapat menghemat listrik
dengan cara mematikan 1
komputer minimal 1 jam
pada saat istirahat makan
siang.
5. Penggunaan telepon hanya
untuk kepentingan kantor
dengan prinsip hemat. Perlu
diperhatikan
juga,
jika
perusahaan
membayar
tagihan telepon via Bank atau
Pendebetan rekening yang
mengakibatkan tidak bisa
melihat rincian penggunaan
telepon tersebut. Karena ada
banyak
pelanggan
yg
dirugikan dengan hadirnya
paket tagihan yang tidak
diinginkan setelah melihat
rinciannya sehingga tagihan
telepon menjadi tinggi.
Disini penulis membagi dua tipe
penghematan, yaitu penghematan
terhadap peralatan/perlengkapan dan
penghematan terhadap sumber daya
manusia.
Dalam
penghematan
peralatan dan perlengkapan kantor ,
pimpinan hendaknya melakukan
batasan-batasan dalam penggunaan.
Dalam contoh penggunaan mesin
printer
atau
mesin
fotokopi,
karyawan hendaknya meminimalisir
kesalahan-kesalahan sehingga tidak
ada yang terbuang, hal ini secara
tidak langsung akan berdampak pada
penghematan listrik dan penggunaan
kertas. Sedangkan penghematan
terhadap sumber daya manusia
pimpinan hendaknya melakukan
pengawasan terhadap karyawannya
agar mengurangi melakukan hal
yang tidak penting dalam bekerja,
memaksimalkan waktu yang ada
dikantor untuk melakukan pekerjaan
kantor saja, dan memberlakukan
aturan tepat waktu jam kerja yang
tentunya akan memberi efek efisien
dalama sumber daya manusia. Selain
melakukan
pengawasan,
dalam
penghematan dapat juga dilakukan
oleh pimpinan dengan mengurangi
jumlah karyawan dan menerapkan
otomatisasi
kantor
sebagai
pengganti. Pengurangan tenaga kerja
atau penhematan pegawai terjadi
apabili
pemabtasan
dana
mengakibatkan
perlunya
memberhentikan pegawai. Dalam
kenyataanya
kadang
perlu
memberhentikan
pegawai
yang
sangaat cakap. Apabila keadaan
tenaga
kerja
stabil
maka
pemberhentian jarang dilakukan dan
dengan demikian tidak menimbulkan
persoalan yang sulit.
Asas penghapusan.
penghapuskan berarti mentiadakan
langkah-langkah atau kegiatankegiatan dalam melaksanakan suatu
pekerjaan yang dianggap kurang
perlu atau tidak berhubungan dengan
orientasi kerja yang ingin dicapai.
Dari survey yang pernah dilakukan
sebelumnya
didapati
25%-50%
pekerjaan fisik di toko, kantor,
pabrik, dan rumah adalah tidak perlu;
pekerjaan termaksud bisa dilakukan
dengan cara yang mengeluarkan
tenaga yang lebih kecil tetapi
memberian hasil output yang sama.
Itu berarti banyak diantara karyawan
didalam kantor melakukan gerakan
yang bukan hanya dikurangi akan
tetapi harus dihapus. Selain itu
didalam kantor perlunya pimpinan
melakukan pengawasan terhadap
pekerjaan kantor yang terjadi
didalam
instansinya
apakah
pekerjaan yang dilakukan sudah
sesuai dengan perencanaan awal atau
tidak. Setelah pengawasan mungkin
pimpinan
dapat
mengevaluasi
pekerjaan yang tidak perlu dilakukan
agar dihapus dari sebuah sistem yang
ada dikantor atau pimpinan bisa
membatasi pekerjaan tersebut dengan
penghapusan sebagian dari pekerjaan
tersebut . Sebagai contoh didalam
sebuah kantor yang biasanya
mengirim surat penawaran kesemua
kantor yang ada diwilayahnya tanpa
menyortir sehingga perusahaan yang
tidak mungkin membeli juga
mendapatkan
surat
penawaran
tersebut, hal itu dapat diberikan
tindakan dengan hanya mengirim
surat keluar kepada perusahaan yang
memiliki potensi untuk bekerjasama
dengannya atau dalam pelaksanaanna
administrasi
tembusan-tembusan
surat kepada instansi-instansi yang
kurang perlu atau tidak langsung
bersangkutan hendaknya ditiadakan.
Begitu pula, penyalinan atau
penyetensilan
suatu
warkat
sebaiknya tidak dilakukan apabila
dokumen itu dapat dipakai secara
bergantian.
Selain itu ada beberapa hal yang bisa
dilakukan dalam menerapkan asas
penghapusan.
Salah
satunya
penghapusan terhadap peralatan
kantor.
Definisi penghapusan
peralatan dan perlengkapan kantor
adalah “penghapusan sebagai upaya
untuk menghapus peralatan dan
perelengkapan
kantor
karena
kerusakan
yang
tidak
dapat
diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua
dari
segi
keuangan
maupun
kegunaan,
kelebihan,
hilang,
penyusutan, dan karena hal-hal lain
menurut perundang-undangan yang
berlaku.:
Sedangkan
menurut
Barnawi dan Arifin (2012:79)
mendefinisikan
“penghapusan
sebagai kegiatan pembebasan sarana
dan prasarana dari pertanggung
jawaban yang berlaku dengan alasan
yang
dapat
dipertanggung
jawabkan.”
Berdasar beberapa
pendapat para ahli yang telah ada
dapat disimpulkan penghapusan
peralatan kantor adalah kegiatan
penghapusan
peralatan
dan
perlengkapan kantor dari sebuah
sistem kantor tersebut yang sudah
tidak layak pakai dan telah berkurang
nilai ekonomis dan teknisnya dengan
alasan
yang
dapat
dipertanggungjawabkan
.
pada
umumnyaa terdapat enam cara untuk
melakukan penghapusan perbekalan
yaitu :
1. Dijual atau dilelang;
2. Ditukarkan
dengan
perbekalan
lain
yang
dibutuhkan oleh institusi;
3. Dipindahkan;
4. Dihibahkan;
5. Pemanfaatan
kembali
(recycle);
6. Dimusnahkan.
Sedangkan menurut Barnawi dan
Arifin (2012:83) menyebutkan empat
cara penghapusan peralatan kantor
yaitu Pengadaan lelang; Hibah ke
orang
lain;
Pembakaran;
Penghapusan
secara
langsung
disaksikan oleh atasan. Berdasar
pada beberapa pendapat dan
penelitian yan gada yang telah
dinyatakan maka dapat dirangkum
cara penghapusan peralatan kantor
dapat dilakukan dengan cara
pelelangan , penukaran , pemindahan
, penghibahan , pemanfaatan kembali
, dan pemusnahan.
Kekembaran
kerja
tatausaha
dalam
hendaknya
dihindarkan
dengan
sebanyak
jalan
mungkin
menggabungkan pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan
sejenis.
Misalnya
pembuatan
yang
dalam
macam-macam
formulir,
penstensilan
sekaligus dua model atau
lebih pada helai sit akan
menghemat
tenaga
dan
waktu.
2. Pedoman tentang Pemakaian
Alat-alat Serbaguna
Dalam pengadaan perbekalan
tatausaha hendaknya dibeli
alat-alat kerja yang serbaguna
atau setidak-tidaknya yang
Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti menyatukan
pekerjaan - pekerjaan yang memiliki
persamaan atau benda-benda yang
mungkin dikerjakan sekaligus dalam
saatu
langkah
sehingga
sedapat
mungkin bisa menghemat waktu
kerja.
Pedoman
-
pedoman
pelaksanaan asas ini adalah sebagai
merupakan
penggabungan
antara 2 satuan yang lebih
sederhana. Ini misalnya ialah
potlot
pengapus
merah-biru,
kombinasi,
karet
atau
mesin hitung yang dapat
dipakai untuk macam-macam
cara berhitung.
berikut:
1. Pedoman
Sekali Jalan
tentang
Kerja
Sumber Efisiensi kerja
Sumber utama efisiensi kerja dalam
kantor adalah Pegawainya, karena
dengan akal pikiran dan pengetahuan
lebih
tinggi
yang ada pegawai akan mampu
menggunakan
menciptakan tata kerja yang efisien,
lengkap.
daripada
tanpa
peralatan
yang
kaitanya
dengan
dan sumber efisiensi kerja yang erat
hubungannya pada manusia adalah:
3. Disiplin.
1. Kesadaran
Disiplin
Kesadaran manusia akan sesuatu
kesadaran sebab disiplin tercipta dari
adalah pokok utama keberhasilan.
kesadaran.
Kesadaran akan arti dan makna
kesadaran dapat memerlukan waktu
efisiensi sangat membantu upaya ke
lama dan agak sulit dilaksanakan
arah efisiensi kerja. Efisiensi kerja
tetapi disiplin dapat ditumbuhkan
sangat
dengan
dalam waktu yang singkat dan pada
prilaku dan cara hidup pegawai. Oleh
awalnya dapat dipaksakan dengan
karena itu penerapan efisiensi kerja
suatu aturan. Sehingga sebuah aturan
tidak dapat diharapkan timbul dalam
untuk meningktakan efisiensi akan
waktu singkat, melainkan melalui
memakasa
proses yang panjang dan kompleks.
efisiensi dengan bimbingan aturan
2. Keahlian
tersebut
Suatu pekerjaan yang dikerjakan
dilakukan sesuai dengan prosedur.
dekat
kaitannya
dekat
Timbulnya
pegawai
apabila
proses
melakukan
aturan
tersebut
oleh seorang pegawai yanga ahli
hasilnya pasti lebih baik dan lebih
Penerapan
cepat
kantor
daripada
apabila
suatu
pekerjaan dilakukan oleh yang tidak
memiliki keahlian tersebut atau yang
bukan ahlinya. Unsur keahlian dalam
efisiensi
kerja
sangat
erat
hubunganya pada manusia, seperti
halnya dengan kesadaran. Keahlian
manusa di bidang tertentu perlu
didukung dengan peralatan agar
efisiensi kerja yang aka dicapai dapat
efisiensi
dalam
Bedasarkan asas efisiensi yang telah
disebutkan
dapat
sebelumnya
lebih
dirincikan
mungkin
apabila
langsung mengimplementasikannya
kedalam
sebuah
pekerjaan,
dan
sejalan dengan lima unsur sumber
kerja sebuah kantor yang modern
maka penerapan efisiensi dalam
sebuah
pekerjaan
digolongkan
kantor
dapat
berdasarkan
C. Waktu - untuk mencapai cara
yang tercepat
penggunaan masing-masing sumber
Hari, bulan dan tahun hendaknya
kerja yang ada, yaitu:
direncanakan
pemakaiannya
dengan sebaik-baiknya sehingga
A. Pikiran – untuk mencapai cara
yang termudah.
yang banyak melibatka mental,
visual, pekerjaan yang bersifat
berlainan dan ruwet harus bisa
diselesaikan
pikiran, contoh: untuk pekerjaan
melakukan
perhitungan
berulang-ulang hendaknya bisa
menggunakan
mesin
atau
komputer .
terlambat,
yang
atau
terbengkalai. Serta memaksimalkan jam kerja yang ada untuk
digunakan sebaik mungkin di
dalam kantor.
D. Ruang - untuk mencapai cara
yang terdekat
Lalulintas
kantor
pekerjaan
harusnya
dalam
diusahakan
menggunakan asas jarak yang
terpendek dengan menghapuskan
B. Tenaga – untuk mencapai cara
yang teringan
pekerjaan
perjalanan dari satu stasiun ke
stasiun lain yang tak perlu atau
yang
memerlukan kekuatan fisik ekstra
dalam pengerjaannya sebaiknya
dimodifikasi menjadi pekerjaan
otomatis dengan bantuan mesin,
selain itu juga memperhatikan
keamanan untuk pekerjaan jenis
fisik ini agar terhindar dari
cedera
pekerjaan
dengan
menggunakan sedikit kekuatan
Suatu
ada
tertunda,
Dalam penerapannya pekerjaan
yang
tidak
mengubah letak peralatan dan
perlengkapan
dengan
urutan
kantor
sesuai
penyelesaian
pekerjaan itu. Dalam tata letak
peralatan
dan
perlengkapan
kantor sebaiknya diletakan di
tempat pegawai yang akan sering
menggunakannya
agar
mengurangi lalu lintas orang di
dalam kantor dan barang yang
tidak diperlukan lagi sebaiknya
dibuang atau letak di gudang agar
tidak memakan tempat dalam
kantor.
E. Benda - untuk mencapai cara
yang termurah
Pada
dasarnya
konsep
ini
menawarkan untuk menghemat
dana sebanyak mungkin. Untuk
pembelian mesin, peralatan dan
perlengkapan kantor hendaknya
dengan strategi, mesin harusnya
bisa melakukan banyak pekerjaan
atau bisa merangkap banyak
pekerjaan, selain itu agar bahan
baku
lebih
murah
sedapat
mungkin membeli bahan yang
masi mentah lalu mengolahnya
sendiri hingga bisa di gunakan
dan
paling
utama
adalah
memperhatikan kualitas barang
tersebut
agar
tidak
penghematan yang semu.
terjadi
Kesimpulan
Berdasarkan semua data yang sudah
dimiliki dapat disimpulkan bahwa
efisiensi kantor sangat vital dan perlu
dilakukan oleh seorang pimpinan
untuk mengatur kantor yang di
urusnya. Pimpinan pertama kali
harus memahami dan mengkaji
tentang asas dalam efisiensi kantor
yaitu asas perencanaan pekerjaan
kantor
agar
semua
kegiatan
terencana
dengan
baik
dan
meminimalisir
kesalahan,
penghematan terhadap segala aspek
di kantor baik benda maupun
manusianya
sehingga
bisa
mengurangi
pemborosan,
penyederhanaan terhadap arus kerja
dan sistem yang ada dikantor agar
lebih
mudah
dikerjakan
dan
terselesaikan
dengan
baik,
penghapusan terhadap hal yang
sudah tidak memiliki nilai guna atau
yang mengalami penyusutan baik
benda
maupun
SDM,
dan
penggabungan sistem didalam kantor
untuk yang memiliki jenis yang
sama, yang dimana semuanya paling
utama harus disesuaikan dengan
keadaan kantor.
Setelah itu pimpinan bisa mengorek
potensi
efisiensi
dalam
diri
pegawainya dengan memahami dan
mengkaji sumber efisiensi didalam
kantor yang di pimpinnya, yaitu
kesadaran setiap pegawainya akan
efisiensi kerja harus di buka dengan
melakukannya secara berkala agar
kesadaran ituterus tumbu, keahlian
setiap pegawai lebih dimatangkan
lagi agar dalam bekerja pegawai
dapat mengerjakan tugas lebih
efisien hal itu bisa dilakukan dengan
pelatihan, disiplin pegawai yang
akan terus di terapkan didalam
kantor dengan memberikan aturan
sehingga pekerjaan pegawai lebih
tertata
dengan
efisien.
Dan
Penerapan terhadap efisiensi didalam
kantor yang harus sesuai dengan
unsur yang ada dikantor yaitu,
1)Efisiensi pikiran dengan berupaya
mencapai cara yang termudah,
2)Efisiensi tenaga denga upaya untuk
mencapai cara yang paling ringan,
3)Efisiensi waktu dengan upaya
menggunakan
waktu
sesingkat
mungkin,4)Efisiensi ruang untuk
mencapai jarak yang terdekat dalam
tata letak, dan 5)Efisiensi Benda
untuk mencapai cara yang termurah
sehingga bisa menghemat anggaran.
Semua prihal baik asas, Sumber
maupun penerapan efisiensi dalam
kantor tersebut secara simultan
berperan kuat dalam kemajuan
sebuah Kantor.
Daftar pustaka
Arora,
S.P.
2009.
Office
Organisation and management. 2nd
edition. Verlag vikas publishing
house Pvt Ltd.
Sedarmayanti. 2009. Tata kerjadan
produktivitas kerja. Bandung: cv
Mandar Maju
Laksmi, dkk. 2015. Manajemen
Perkantoran Modern. Jakarta: PT
Rajagrafindo Persada
Sukoco,
Badri
Munir.
2007.
Manajemen
Adminsitrasi
Perkantoran Modern.
Surabaya:
Erlangga.
Plagiarism Checker X
Originality Report
Similarity Found: 4%
Date: Tuesday, June 07, 2016
Statistics: 125 words Plagiarized / 3318 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs
Optional Improvement.
------------------------------------------------------------------------------------------Judul : EFISIENSI KANTOR Nama : Dwi Nanda Lesmana Nim :
145213018
Dwi Nanda Lesmana
Administrasi Niaga
Abstract
Office
work
places
should
be
work. Companies that beropersai in
planned, supervised, controlled, or in
uncontrolled
short laid out with the best. If not so
conditions will face difficulty in
arranged as to be creation of a
creating an efficient office. Office
collection
of
efficiency
abysmally.
The
confusion
in
activities
can
potentially
be
organizations
provision
of
environmental changes that someday
an
uncontrolled. Efficiency means in
organization, it may not help the
brief "saving everything". Briefly
success of the work that is operating,
efficiency is an effort to save on
but instead to obstruct, may also
material, energy, time and so forth in
cause delays in the implementation
order to do something to achieve
of other administrative elements, but
certain goals. The efficiency of work
is certain is lead to wastage of
is the implementation of work with
various
certain ways without compromising
the
required
sources
Structuring
of
of
the
in
employment.
office
to
adapt
help
may
information
result
that
environmental
to
and
the objectives undertaken by the
execution of the work itself must
easiest way to do it, the cheaper the
always be oriented to the efficiency.
cost, the least energy, the lightest
Efficiency is necessary be used as a
load and shortest time. In the office,
rationale,
the
an efficient employee who certainly
ultimate goal for all the office work
has high working speed, and also the
execution. Stationery that can be
opposite, if he wants to finish the job
used quickly and smoothly is more
in a short time, he should be able to
important than a pen whose ink made
increase his speed, means he has to
of gold but jammed used for office
work with efficiently. An employee
measurement,
and
who works inefficient, it is definitely
work of the office. As a theoretical
slow speed of work, so it is often
basis, the authors took the source of
referred
lazy.
the research that has been done by
Provided motivated, efficient way of
several agencies and various books
working that can be applied by every
tentan office management.
to
people
being
employee for all office jobs both big
and small. This article was written
aims to find ways to improve
efficiency in office work and office
KEYWORDS:
Planning
,
streamlining , saving , deleting,
merging , Resource Efficiency ,
Working Procedures
efficiency determine the effect on the
Efisiensi Pekerjaan Kantor
Efisiensi pekerjaan kantor dapat
mempersingkat waktu penyelesaian
tugas yang telah diberikan dengan
memaksimalkan sebaik mungkin
waktu dan tenaga. Maka dari itu,
semua karyawan di sebuah kantor di
harapkan agar berorientasi terhadap
segala aspek mengenai keefisienan
dengan maksud semuanya bisa
mencapai keberhasilan bersama
secara menyeluruh. Dalam etikanya,
setiap karyawan di dalam kantor,
sebaiknya tidak memiliki pikiran
pemborosan atau penghamburan,
tidak boleh memiliki pikiran bekerja
lamban, dan tidak boleh memiliki
pikiran egois, karena semua itu pasti
akan berdampak terhadap hasil akhir
kerja. Seorang karyawan yang hasil
akhir kerjanya jelek,sudah pasti akan
mendapat teguran dari pimpinan,
bahkan bisa berhentikan apabila
dianggap sudah tidak bisa terkontrol
lagi oleh pimpinan. karyawan seperti
ini termasuk pegawai tidak efisien,
atau pegawai yang memiliki
produktivitas kerja yang buruk.
Ukuran Efisiensi pekerjaan seorang
karyawan dalam kantor harus yang
baik. Pegawai yang tidak menyukai
pemborosan, umumnya akan bekerja
dengan efisien, dan pegawai yang
bekerja dengan penuh efisiensi tidak
mengeluh walaupun banyak tugas
atau
pekerjaan
yang
harus
dikerjakan. Sebaliknya, pegawai
yang bekerja tidak dengan efisiensi
tinggi akan mengeluh jika ia
diberikan oleh pimpinan pekerjaan
yang banyak, bahkan sedikit lebih
banyak dari biasanya saja ia akan
mengeluh. Pegawai seperti ini jelas
adalah yang buruk dan tidaktermasuk
di
dalam
lingkaran
efisiensi
pekerjaan. Oleh karena itu, tata kerja
yang efisien harus terus menerus
diimplementasikan dan diterapkan
agar jiwa efisiensi betul-betul bisa
tertanam dalam jiwa setiap orang
sehingga seluruh aspek kantor
menjadi berpotensi (memiliki tenaga)
besar. Untuk menerapkan efisiensi
dalam kantor pada umumnya
pimpinan harus menerapkan asas-
asas penting dalam efisiensi untuk
perkantoran modern yaitu adalah
asas perencanaan, penyederhanaan,
penghematan, penghapusan dan
penggabungan.
Asas perencanaan
Berdasarkan artikel terdahulu yang
banyak
menuliskan
pengaruh
perencanaan
terhadap
kinerja
menyatakan bahwa terdapat dua
aliran utama, yaitu yang pertama
menyatakan bahwa perencanaan
meningkatkan keuntungan (Aram
and Cowen, 1991 dalam Rue and
Ibrahim, 1998), dan yang kedua
menyatakan bahwa perencanaan
yang baik merupakan kunci menuju
sukses. Literatur yand ada sangat
mendukung
pendapat
yang
menyatakan bahwa pada perusahaan
kecil perencanaan merupakan hal
kunci. Perencanaan tidak hanya
menignktakan keberhasilan, tetapi
juga mempengaruhi tingkat kinerja
(Schewnk
and
Shrader,1993).
Gagasan ini juga didukung oleh
pendapat Bracker and Pearson
(1986),
yang
mengidentifikasi
tingkat kinerja yang berbeda
dihubungkan dengan tingkat kinerja
yang berbeda pula.
Menurut Shrader et al. (1989) bahwa
perencanaan
strategi
memiliki
hubungan yang lebih sedikit dan
kurang signifikan degnan kinerja
perusahaan pada industry kecil
menengah,
namun
dalam
penelitiannya ada beberapa dari
perusahaan ini yang melibatkan
perencanan strategi secara formal
dan menunjukan adanya hubungan
yang kuata antara perencanaan
strategi
degnan
kinerja
perusahaannya.
Sedangkan
perencanaan operasional memiliki
korelasi yang positif degnan kinerja
perusahaan pada industry kecil
menengah. Karena perencanaan
operasional melibatkan rencanan
area fungsional seperti perencanaan
anggaran, perencanaan anggaran ,
perencanaan
penjualan
dan
perencanaan persediaan.
Kelemahan dari penelitian strategi
adalah
operasionalisasi
dan
pengukuran kinerja (venkeatraman
and Ramunajam 1986), efektifitas
perencanaan
harus
diukur
berdasarkan seberapa baik sistem
perencanaan membantu organsiasi
untuk memenuhi tujuan perencanaan.
Penelitian
terdahulu
telah
menyatakan agar kinerja perushaan
ditentukan dengan menggunakan
kriteria subyektif dan obyektif.
Selain itu kinerja lebih baik diukur
dengan kriteria finasial maupun non
finansial, dengan data subyektif
maupun obyektif
Asas penyederhanaan
Penyederhanaan bisa merupakan
penyederhanan arus kerja dan atau
penyederhanaan terhadap sistem
yang ada. Penyederhanaan berarti
membuta sistem yang pada awalnya
berbelit atau pekerjaan yang sulit
menjadi lebih sederhana sehingga
menjadi
lebih
mudah
untuk
diterapkan di kantor.
Arus
kerja
pada
dasarnya
meruapakan masalaha pengendalian
output kerja. Berkaitan degnan ini
leffingwell
menjelaskan,
pertimbangan pertama dan utama
adalah
menangani
pekerjaan
sehingga akan mengalir terus tanpa
gangguan, kecepatan pada semua
titik harus sama, dan tidak terganggu,
dengan demikian arus kerja harus
direncakan sedemikian rupa sehingga
terdapat arus kerja yang konstan dan
tidak ada pemborosan waktu karena
gangguan dalam aliran. Chaniago
(2013) berpendapat bahwa terdapat
beberapa
langkah
dalam
menederhanakan
arus
kerja,
diantaranya, adalah:
tahap, sehingga semua pihak
dapat menerimanya.
5. Evaluasi
Secara periodik lakukan
evaluasi terhadap metode
yang baru tersebut bersamasama dengan tim dengan tim
dan
disesuaikan
dengan
kondisi yang telah ada tanpa
harus
mengubah
tujuan
penyederhanaan arus kerja.
1. Ambil data
Melakukan survey secara
kolektif tentang sistem kerja
yang ada, termasuk bagian
pendukungnya, siapa saja
yang terkait, arus kerja
seperti apa. Catat semua fakta
yang ada.
2. Analisa
menganalisa data dan fakta
dilapangan, sebisa mungkin
menggunakan simbol-simbol
yang ada di flow chart,
gunakan juga metode lain
seperti
diagram
pohon,
organisasi, dan metode data
flow diagram dan lain
sebagainya, sehingga dapat
diketahui
akar
dari
permasalahan
3. Temukan metode
Tentukan metode yang tepat,
alat dan mesin yang akan
digunakan, prosedur yang
baru akan diterapkan dan
form-form baru (bila memang
berubah agar sesuai dengan
metode baru ) dan lain
sebagainya
4. Implementasikan
Sosialisasikan cara yang telah
dilakukan
tersebut
dan
terapkan
dengan
cara
perlahan-lahan, tahap demi
Untuk membantu efisiensi pekerjaan
pada sumber daya manusia perlu
adanya standarisasi, akan tetapi
standarisasi
itu
tidak
boleh
ditentukan berdasarkan kinerja yang
akan dicapai oleh pegawai yang
paling
produktif
dan
efisien
melainkan harus diatur pada tingkat
dimana standar itu akan mampu
memberika motivasi kepada pegawai
untuk bekerja dengan baik.
Sedangkan untuk penyederhanaan
sistem bisa dilakukan dengan
melakukan revisi terhadap sistem
tersebut. Sistem berasal dari konsep
systematic yang mengacu pada
pendekatan yang terorgnaisasi dan
teratur untuk memecahkan masalah.
Dalam
kajian
manajemen
perkantoran,
“System”,
dapat
dianggap sebagai pendekatgn yang
direncanakan untuk suatu kegiatan
dalam usaha mencapai tujuan.
Perusahaan bisnis memiliki sejumlah
aktivitas
seperti
penjualan
,
produksi , pembelian , dan distribusi.
Agar semua aktivitas tersebut dapat
dilaksanakan
secara
efisien
diperlukan
pendekatan
yang
sistematis.
Oleh
karena
itu
penyederhanaan terhadap sistem
kantor akan membuat pekerjaan
kantor lebih efisien.
Sistem
memiliki
keterbatasan.
Seiring
degnan
perkembangan
waktu, kegunaannya akan semakin
menyusut. Oleh karena itu , dalam
rangka membuat sistem yang lebih
efektif dan untuk memperoleh
manfaat
terbaik
dari
sistem,
diperlukan revisi sistem tersebut
secara terus menerus. Terry et al.
telah meletakan permasalahan ini
dalam perspektif yang benar ketika
memberikan penjelasan bahwa revisi
sistem hanya masalah waktu, yang
disebabkan oleh munculnya ide-ide
baru, hadirnya mesin-mesin baru
dipasaran, berkembangnya aplikasi
baru, dan tingkat persaingan yang
semakin meningkat. Revisi sistem
harus dilaksanakan dengan mengkaji
masalah-masalah berikut:
1. Siapa yang membutuhkan
informasi
2. Jenis informasi apa saja yang
dibutuhkan
3. Dalam bentuk apa dan
bagaimana aliran informasi
yan dibutuhkan
4. Adakah kendala biaya dalam
menyediakan informasi
5. Siapa saja yang akan
merevisi sistem.
Asas penghematan.
Dalam sebuah kantor Efisiensi
sangat dibutuhkan karna selain akan
menghemat anggaran dan juga biaya,
efisiency juga bisa meningkatkan
kinerja dan semangat kerja seluruh
pegawai yang bernaung dalam
sebuah perusahaan atau organisasi di
dalam kantor. Untuk menciptakan
efisiensi di dalam sebuah kantor
dapat juga dilakukan dengan
mengikutsertakan seluruh pegawai.
Memberikan
pertanggungjawaban
pada semua pegawai dalam kantor
tersebut lebih terjamin efektif dari
pada memberikan tanggung jawab
kepada sebagian kelompok saja.
Penghematan dapat terjadi dalam
bentuk efisiensi penggunaan sumber
daya yang ada dan peralatan /
perlengkapan kantor. Penghematan
terahadap energi listrik adalah bentuk
efisiensi energi, dapat pula menjadi
efisiensi anggaran dalam sebuah
kantor tergantung sudut pandang
yang diambil. Dalam hal penggunaan
peralatan&perlengkapan
kantor
seperti mesin dan alat tulis kantor
sebagian
orang
terbiasa
menggunakannya dengan cara boros
dan sesuka hati. Tanpa sadar bahwa
pada waktu yang sama sumber daya
alam kita habis dieksploitasi
diantaranya
untuk
memenuhi
kebutuhan kertas. Dalam hal
menghemat di dalam pemakaian
Listrik , air & Telepon, langkah
penghematan
dapat
dilakukan
dengan melakukana hal berikut:
1. Penggunaan daya listrik
sebagai penerangan kantor,
pendingin
udara,
dan
peralatan kantor lainnya,
serta pemakaian air dan
telepon harus dilakukan
seminimal mungkin. Agar
setiap kantor menargetkan
pengurangan
penggunaan
daya listrik, air, dan telepon.
2. Ruangan
kantor yang
mendapatkan
cahaya
matahari, agar dilakukan
sebaik mungkin. Penggunaan
pencahayaan listrik agar
diberi baatas untuk ruang
kantor yang tidak banyak
memperoleh cahaya matahari
didalamnya.
Sedangkan
untuk ruangan yg sedang
tidak digunakan, listrik harus
dimatikan.
3. Penggunaan listrik untuk
penggunaan AC & Kipas
angin dibatasi pada saat
kegiatan kerja atau pada jam
operasional
berlangsung,
sehingga
segera
mematikannya
setelah
digunakan.
4. Dalam
penggunaan
Komputer, para pegawai juga
dapat menghemat listrik
dengan cara mematikan 1
komputer minimal 1 jam
pada saat istirahat makan
siang.
5. Penggunaan telepon hanya
untuk kepentingan kantor
dengan prinsip hemat. Perlu
diperhatikan
juga,
jika
perusahaan
membayar
tagihan telepon via Bank atau
Pendebetan rekening yang
mengakibatkan tidak bisa
melihat rincian penggunaan
telepon tersebut. Karena ada
banyak
pelanggan
yg
dirugikan dengan hadirnya
paket tagihan yang tidak
diinginkan setelah melihat
rinciannya sehingga tagihan
telepon menjadi tinggi.
Disini penulis membagi dua tipe
penghematan, yaitu penghematan
terhadap peralatan/perlengkapan dan
penghematan terhadap sumber daya
manusia.
Dalam
penghematan
peralatan dan perlengkapan kantor ,
pimpinan hendaknya melakukan
batasan-batasan dalam penggunaan.
Dalam contoh penggunaan mesin
printer
atau
mesin
fotokopi,
karyawan hendaknya meminimalisir
kesalahan-kesalahan sehingga tidak
ada yang terbuang, hal ini secara
tidak langsung akan berdampak pada
penghematan listrik dan penggunaan
kertas. Sedangkan penghematan
terhadap sumber daya manusia
pimpinan hendaknya melakukan
pengawasan terhadap karyawannya
agar mengurangi melakukan hal
yang tidak penting dalam bekerja,
memaksimalkan waktu yang ada
dikantor untuk melakukan pekerjaan
kantor saja, dan memberlakukan
aturan tepat waktu jam kerja yang
tentunya akan memberi efek efisien
dalama sumber daya manusia. Selain
melakukan
pengawasan,
dalam
penghematan dapat juga dilakukan
oleh pimpinan dengan mengurangi
jumlah karyawan dan menerapkan
otomatisasi
kantor
sebagai
pengganti. Pengurangan tenaga kerja
atau penhematan pegawai terjadi
apabili
pemabtasan
dana
mengakibatkan
perlunya
memberhentikan pegawai. Dalam
kenyataanya
kadang
perlu
memberhentikan
pegawai
yang
sangaat cakap. Apabila keadaan
tenaga
kerja
stabil
maka
pemberhentian jarang dilakukan dan
dengan demikian tidak menimbulkan
persoalan yang sulit.
Asas penghapusan.
penghapuskan berarti mentiadakan
langkah-langkah atau kegiatankegiatan dalam melaksanakan suatu
pekerjaan yang dianggap kurang
perlu atau tidak berhubungan dengan
orientasi kerja yang ingin dicapai.
Dari survey yang pernah dilakukan
sebelumnya
didapati
25%-50%
pekerjaan fisik di toko, kantor,
pabrik, dan rumah adalah tidak perlu;
pekerjaan termaksud bisa dilakukan
dengan cara yang mengeluarkan
tenaga yang lebih kecil tetapi
memberian hasil output yang sama.
Itu berarti banyak diantara karyawan
didalam kantor melakukan gerakan
yang bukan hanya dikurangi akan
tetapi harus dihapus. Selain itu
didalam kantor perlunya pimpinan
melakukan pengawasan terhadap
pekerjaan kantor yang terjadi
didalam
instansinya
apakah
pekerjaan yang dilakukan sudah
sesuai dengan perencanaan awal atau
tidak. Setelah pengawasan mungkin
pimpinan
dapat
mengevaluasi
pekerjaan yang tidak perlu dilakukan
agar dihapus dari sebuah sistem yang
ada dikantor atau pimpinan bisa
membatasi pekerjaan tersebut dengan
penghapusan sebagian dari pekerjaan
tersebut . Sebagai contoh didalam
sebuah kantor yang biasanya
mengirim surat penawaran kesemua
kantor yang ada diwilayahnya tanpa
menyortir sehingga perusahaan yang
tidak mungkin membeli juga
mendapatkan
surat
penawaran
tersebut, hal itu dapat diberikan
tindakan dengan hanya mengirim
surat keluar kepada perusahaan yang
memiliki potensi untuk bekerjasama
dengannya atau dalam pelaksanaanna
administrasi
tembusan-tembusan
surat kepada instansi-instansi yang
kurang perlu atau tidak langsung
bersangkutan hendaknya ditiadakan.
Begitu pula, penyalinan atau
penyetensilan
suatu
warkat
sebaiknya tidak dilakukan apabila
dokumen itu dapat dipakai secara
bergantian.
Selain itu ada beberapa hal yang bisa
dilakukan dalam menerapkan asas
penghapusan.
Salah
satunya
penghapusan terhadap peralatan
kantor.
Definisi penghapusan
peralatan dan perlengkapan kantor
adalah “penghapusan sebagai upaya
untuk menghapus peralatan dan
perelengkapan
kantor
karena
kerusakan
yang
tidak
dapat
diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua
dari
segi
keuangan
maupun
kegunaan,
kelebihan,
hilang,
penyusutan, dan karena hal-hal lain
menurut perundang-undangan yang
berlaku.:
Sedangkan
menurut
Barnawi dan Arifin (2012:79)
mendefinisikan
“penghapusan
sebagai kegiatan pembebasan sarana
dan prasarana dari pertanggung
jawaban yang berlaku dengan alasan
yang
dapat
dipertanggung
jawabkan.”
Berdasar beberapa
pendapat para ahli yang telah ada
dapat disimpulkan penghapusan
peralatan kantor adalah kegiatan
penghapusan
peralatan
dan
perlengkapan kantor dari sebuah
sistem kantor tersebut yang sudah
tidak layak pakai dan telah berkurang
nilai ekonomis dan teknisnya dengan
alasan
yang
dapat
dipertanggungjawabkan
.
pada
umumnyaa terdapat enam cara untuk
melakukan penghapusan perbekalan
yaitu :
1. Dijual atau dilelang;
2. Ditukarkan
dengan
perbekalan
lain
yang
dibutuhkan oleh institusi;
3. Dipindahkan;
4. Dihibahkan;
5. Pemanfaatan
kembali
(recycle);
6. Dimusnahkan.
Sedangkan menurut Barnawi dan
Arifin (2012:83) menyebutkan empat
cara penghapusan peralatan kantor
yaitu Pengadaan lelang; Hibah ke
orang
lain;
Pembakaran;
Penghapusan
secara
langsung
disaksikan oleh atasan. Berdasar
pada beberapa pendapat dan
penelitian yan gada yang telah
dinyatakan maka dapat dirangkum
cara penghapusan peralatan kantor
dapat dilakukan dengan cara
pelelangan , penukaran , pemindahan
, penghibahan , pemanfaatan kembali
, dan pemusnahan.
Kekembaran
kerja
tatausaha
dalam
hendaknya
dihindarkan
dengan
sebanyak
jalan
mungkin
menggabungkan pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan
sejenis.
Misalnya
pembuatan
yang
dalam
macam-macam
formulir,
penstensilan
sekaligus dua model atau
lebih pada helai sit akan
menghemat
tenaga
dan
waktu.
2. Pedoman tentang Pemakaian
Alat-alat Serbaguna
Dalam pengadaan perbekalan
tatausaha hendaknya dibeli
alat-alat kerja yang serbaguna
atau setidak-tidaknya yang
Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti menyatukan
pekerjaan - pekerjaan yang memiliki
persamaan atau benda-benda yang
mungkin dikerjakan sekaligus dalam
saatu
langkah
sehingga
sedapat
mungkin bisa menghemat waktu
kerja.
Pedoman
-
pedoman
pelaksanaan asas ini adalah sebagai
merupakan
penggabungan
antara 2 satuan yang lebih
sederhana. Ini misalnya ialah
potlot
pengapus
merah-biru,
kombinasi,
karet
atau
mesin hitung yang dapat
dipakai untuk macam-macam
cara berhitung.
berikut:
1. Pedoman
Sekali Jalan
tentang
Kerja
Sumber Efisiensi kerja
Sumber utama efisiensi kerja dalam
kantor adalah Pegawainya, karena
dengan akal pikiran dan pengetahuan
lebih
tinggi
yang ada pegawai akan mampu
menggunakan
menciptakan tata kerja yang efisien,
lengkap.
daripada
tanpa
peralatan
yang
kaitanya
dengan
dan sumber efisiensi kerja yang erat
hubungannya pada manusia adalah:
3. Disiplin.
1. Kesadaran
Disiplin
Kesadaran manusia akan sesuatu
kesadaran sebab disiplin tercipta dari
adalah pokok utama keberhasilan.
kesadaran.
Kesadaran akan arti dan makna
kesadaran dapat memerlukan waktu
efisiensi sangat membantu upaya ke
lama dan agak sulit dilaksanakan
arah efisiensi kerja. Efisiensi kerja
tetapi disiplin dapat ditumbuhkan
sangat
dengan
dalam waktu yang singkat dan pada
prilaku dan cara hidup pegawai. Oleh
awalnya dapat dipaksakan dengan
karena itu penerapan efisiensi kerja
suatu aturan. Sehingga sebuah aturan
tidak dapat diharapkan timbul dalam
untuk meningktakan efisiensi akan
waktu singkat, melainkan melalui
memakasa
proses yang panjang dan kompleks.
efisiensi dengan bimbingan aturan
2. Keahlian
tersebut
Suatu pekerjaan yang dikerjakan
dilakukan sesuai dengan prosedur.
dekat
kaitannya
dekat
Timbulnya
pegawai
apabila
proses
melakukan
aturan
tersebut
oleh seorang pegawai yanga ahli
hasilnya pasti lebih baik dan lebih
Penerapan
cepat
kantor
daripada
apabila
suatu
pekerjaan dilakukan oleh yang tidak
memiliki keahlian tersebut atau yang
bukan ahlinya. Unsur keahlian dalam
efisiensi
kerja
sangat
erat
hubunganya pada manusia, seperti
halnya dengan kesadaran. Keahlian
manusa di bidang tertentu perlu
didukung dengan peralatan agar
efisiensi kerja yang aka dicapai dapat
efisiensi
dalam
Bedasarkan asas efisiensi yang telah
disebutkan
dapat
sebelumnya
lebih
dirincikan
mungkin
apabila
langsung mengimplementasikannya
kedalam
sebuah
pekerjaan,
dan
sejalan dengan lima unsur sumber
kerja sebuah kantor yang modern
maka penerapan efisiensi dalam
sebuah
pekerjaan
digolongkan
kantor
dapat
berdasarkan
C. Waktu - untuk mencapai cara
yang tercepat
penggunaan masing-masing sumber
Hari, bulan dan tahun hendaknya
kerja yang ada, yaitu:
direncanakan
pemakaiannya
dengan sebaik-baiknya sehingga
A. Pikiran – untuk mencapai cara
yang termudah.
yang banyak melibatka mental,
visual, pekerjaan yang bersifat
berlainan dan ruwet harus bisa
diselesaikan
pikiran, contoh: untuk pekerjaan
melakukan
perhitungan
berulang-ulang hendaknya bisa
menggunakan
mesin
atau
komputer .
terlambat,
yang
atau
terbengkalai. Serta memaksimalkan jam kerja yang ada untuk
digunakan sebaik mungkin di
dalam kantor.
D. Ruang - untuk mencapai cara
yang terdekat
Lalulintas
kantor
pekerjaan
harusnya
dalam
diusahakan
menggunakan asas jarak yang
terpendek dengan menghapuskan
B. Tenaga – untuk mencapai cara
yang teringan
pekerjaan
perjalanan dari satu stasiun ke
stasiun lain yang tak perlu atau
yang
memerlukan kekuatan fisik ekstra
dalam pengerjaannya sebaiknya
dimodifikasi menjadi pekerjaan
otomatis dengan bantuan mesin,
selain itu juga memperhatikan
keamanan untuk pekerjaan jenis
fisik ini agar terhindar dari
cedera
pekerjaan
dengan
menggunakan sedikit kekuatan
Suatu
ada
tertunda,
Dalam penerapannya pekerjaan
yang
tidak
mengubah letak peralatan dan
perlengkapan
dengan
urutan
kantor
sesuai
penyelesaian
pekerjaan itu. Dalam tata letak
peralatan
dan
perlengkapan
kantor sebaiknya diletakan di
tempat pegawai yang akan sering
menggunakannya
agar
mengurangi lalu lintas orang di
dalam kantor dan barang yang
tidak diperlukan lagi sebaiknya
dibuang atau letak di gudang agar
tidak memakan tempat dalam
kantor.
E. Benda - untuk mencapai cara
yang termurah
Pada
dasarnya
konsep
ini
menawarkan untuk menghemat
dana sebanyak mungkin. Untuk
pembelian mesin, peralatan dan
perlengkapan kantor hendaknya
dengan strategi, mesin harusnya
bisa melakukan banyak pekerjaan
atau bisa merangkap banyak
pekerjaan, selain itu agar bahan
baku
lebih
murah
sedapat
mungkin membeli bahan yang
masi mentah lalu mengolahnya
sendiri hingga bisa di gunakan
dan
paling
utama
adalah
memperhatikan kualitas barang
tersebut
agar
tidak
penghematan yang semu.
terjadi
Kesimpulan
Berdasarkan semua data yang sudah
dimiliki dapat disimpulkan bahwa
efisiensi kantor sangat vital dan perlu
dilakukan oleh seorang pimpinan
untuk mengatur kantor yang di
urusnya. Pimpinan pertama kali
harus memahami dan mengkaji
tentang asas dalam efisiensi kantor
yaitu asas perencanaan pekerjaan
kantor
agar
semua
kegiatan
terencana
dengan
baik
dan
meminimalisir
kesalahan,
penghematan terhadap segala aspek
di kantor baik benda maupun
manusianya
sehingga
bisa
mengurangi
pemborosan,
penyederhanaan terhadap arus kerja
dan sistem yang ada dikantor agar
lebih
mudah
dikerjakan
dan
terselesaikan
dengan
baik,
penghapusan terhadap hal yang
sudah tidak memiliki nilai guna atau
yang mengalami penyusutan baik
benda
maupun
SDM,
dan
penggabungan sistem didalam kantor
untuk yang memiliki jenis yang
sama, yang dimana semuanya paling
utama harus disesuaikan dengan
keadaan kantor.
Setelah itu pimpinan bisa mengorek
potensi
efisiensi
dalam
diri
pegawainya dengan memahami dan
mengkaji sumber efisiensi didalam
kantor yang di pimpinnya, yaitu
kesadaran setiap pegawainya akan
efisiensi kerja harus di buka dengan
melakukannya secara berkala agar
kesadaran ituterus tumbu, keahlian
setiap pegawai lebih dimatangkan
lagi agar dalam bekerja pegawai
dapat mengerjakan tugas lebih
efisien hal itu bisa dilakukan dengan
pelatihan, disiplin pegawai yang
akan terus di terapkan didalam
kantor dengan memberikan aturan
sehingga pekerjaan pegawai lebih
tertata
dengan
efisien.
Dan
Penerapan terhadap efisiensi didalam
kantor yang harus sesuai dengan
unsur yang ada dikantor yaitu,
1)Efisiensi pikiran dengan berupaya
mencapai cara yang termudah,
2)Efisiensi tenaga denga upaya untuk
mencapai cara yang paling ringan,
3)Efisiensi waktu dengan upaya
menggunakan
waktu
sesingkat
mungkin,4)Efisiensi ruang untuk
mencapai jarak yang terdekat dalam
tata letak, dan 5)Efisiensi Benda
untuk mencapai cara yang termurah
sehingga bisa menghemat anggaran.
Semua prihal baik asas, Sumber
maupun penerapan efisiensi dalam
kantor tersebut secara simultan
berperan kuat dalam kemajuan
sebuah Kantor.
Daftar pustaka
Arora,
S.P.
2009.
Office
Organisation and management. 2nd
edition. Verlag vikas publishing
house Pvt Ltd.
Sedarmayanti. 2009. Tata kerjadan
produktivitas kerja. Bandung: cv
Mandar Maju
Laksmi, dkk. 2015. Manajemen
Perkantoran Modern. Jakarta: PT
Rajagrafindo Persada
Sukoco,
Badri
Munir.
2007.
Manajemen
Adminsitrasi
Perkantoran Modern.
Surabaya:
Erlangga.
Plagiarism Checker X
Originality Report
Similarity Found: 4%
Date: Tuesday, June 07, 2016
Statistics: 125 words Plagiarized / 3318 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs
Optional Improvement.
------------------------------------------------------------------------------------------Judul : EFISIENSI KANTOR Nama : Dwi Nanda Lesmana Nim :
145213018